Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Systeemcertificaat Klimaatcorporatie

BRL 5018 d.d. 2007-03-01

Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Systeemcertificaat Klimaatcorporatie

(Toepassing energiebesparing en duurzame energie door Woningcorporaties)

Techniekgebied: T Vastgesteld door het CvD-systeemcertificaat Klimaatcorporatie d.d. 13 februari 2006 Aanvaard door de Harmonisatie Commissie Bouw van de Stichting Bouw Kwaliteit d.d.

Uitgave:

SKW Certificatie BV

Nadruk verboden

BRL 5018 Klimaatcorporatie d.d. 2007-03-01

2

Uitgave: SKW Certificatie BV Kadegriend 5 1356 CA Almere Postbus 50231 1305 AE Almere Tel: 036-5402204 Fax: 036-5348009 www.skw-certificatie.nl www.skw-certificatie.nl Nadruk verboden

2

3


0.

Ten geleide

Na de introductie van het Inspectiecertificaat Zonnewoning nieuwbouw is door een aantal partijen de wens uitgesproken om een certificaat te ontwikkelen voor de structurele toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie door woningcorporaties in de bestaande voorraad. Het certificaat geeft normen waaraan corporaties willen voldoen om te waarborgen dat de toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie structureel in het beleid van de woningcorporatie is ingebed én wordt uitgevoerd. Certificaathouders kunnen daarmee aan derden inzicht verschaffen in de kwaliteit van hun woningvoorraad op het gebied van energiebesparing en duurzame energie. Het certificaat is gericht op corporatiebreed niveau. Het beoogt aan te geven dat de certificaathouder als organisatie er alles aan doet om vormen van energiebesparing en duurzame energie zo breed mogelijk toe te passen. Speciale dank gaat uit naar de deelnemers in de Stuurgroep die deze Nationale beoordelingsrichtlijn mogelijk hebben gemaakt: Convide De Woningstichting Wageningen Ecofys Ecofys Ecofys Elan Wonen Elan Wonen New Energy Works SKW Certificatie BV Stichting Woondrecht Tablis Wonen Volksbelang Raamsdonksveer Volksbelang Raamsdonksveer Woonstichting Etten Leur Woonstichting Etten Leur

De heer E. van den Berg De heer E. van Elderen De heer R. Kramer De heer B. van der Ree De heer F.T.S. Zegers De heer M. Joosten De heer D. Regter De heer M. Dingenouts De heer W. Englebert De heer Th. de Rooij De heer A.L. Bijkerk De heer J. van Wijgerden De heer M. Naaijen De heer C. Wouters De heer R. van den Boom

De beoordelingsrichtlijn systeemcertificaat Klimaatcorporatie, subtitel Toepassing Energiebesparing en Duurzame Energie door Woningcorporaties, omschrijft de beoordelingscriteria waaraan woningcorporaties worden getoetst wanneer zij zich aanmelden voor certificatie bij een erkende certificerende instelling als bedoeld in de reglementen van de Raad voor Accreditatie. Bij een positief oordeel zal de certificerende instelling een certificaat verlenen waardoor aangegeven wordt dat toepassing van duurzame energie in de woningvoorraad van de gecertificeerde woningcorporatie gewaarborgd is en zal de certificerende instantie er op toezien dat de certificaathouders blijvend voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden. De BRL 5018 is geen statisch instrument; telkens wanneer certificerende instellingen, certificaathouders of derden constateren dat verbeteringen, uitbreidingen of wijzigingen kunnen leiden tot een beter instrument zal SKW voorstellen hiertoe voorleggen aan het College van Deskundigen. Na een bindend advies van dit college en na goedkeuring door de Harmonisatie Commissie Bouw (HCB), zal de gewijzigde BRL 5018 van kracht worden. Deze nationale beoordelingsrichtlijn systeemcertificaat Klimaatcorporatie is juridisch eigendom van, en wordt uitgegeven en beheerd door, SKW Certificatie BV te Almere (hierna te noemen SKW).

3

4


Inhoudsopgave 0.

Ten geleide

3

1. 1.1 1.2 1.3 1.4

Algemene informatie 6 Onderwerp ............................................................................................................................. 6 Doelstelling ............................................................................................................................ 6 Toepassingsgebied van de BRL 5018................................................................................... 6 Publiekrechtelijke eisen ......................................................................................................... 7

2.

Definities en terminologie

3. 3.1

Indeling systeemcertificaat Klimaatcorporatie 10 Algemeen ............................................................................................................................... 10

8

4. Eisen te stellen aan de certificaathouder 11 4.1 Algemeen ............................................................................................................................... 11 4.2 Eisen te stellen aan het kwaliteitsbeleid ................................................................................ 11 4.3 Eisen te stellen aan het kwaliteitssysteem ............................................................................ 13 4.4 Eisen te stellen aan de meerjaren onderhoudsplanning met kostenraming ......................... 15 4.5 Eisen te stellen aan de uitvoering van het onderhoud .......................................................... 16 4.6 Deskundigheid en ervaring .................................................................................................... 18 4.7 Eisen te stellen aan de voorlichting aan bewoners ............................................................... 19 4.8 Klachtenprocedure................................................................................................................. 20 4.9 Onafhankelijke positie; certificatie van (neven)vestigingen. .................................................. 20 4.10 Verenigingen van Eigenaars in relatie tot het systeemcertificaat. ......................................... 21 4.11 Samenwerkingsverbanden met derden. ................................................................................ 22 5.

5.3

Toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing in de woningvoorraad 24 Algemeen ............................................................................................................................... 24 Eisen aan de basisinformatie voor toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing ......................................................................................................... 24 Maatregelen op ingreepniveau .............................................................................................. 25

6 6.1 6.2 6.3

Aanvraagprocedure 27 Aanvraagprocedure ............................................................................................................... 27 De in de aanvraag op te nemen gegevens............................................................................ 27 Bij de aanvraag in te dienen bescheiden............................................................................... 27

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Beoordelingsprocedure 28 Toelatingsonderzoek ............................................................................................................. 28 Herhalingsonderzoek ............................................................................................................. 32 Herbeoordelingonderzoek toelatings- c.q. herhalingsonderzoek .......................................... 33 Hulp aan certificerende instelling ........................................................................................... 33 Algemene procedure-eisen van de certificatie ...................................................................... 33

8 8.1 8.2 8.3 8.4

Externe kwaliteitsbewaking 35 Toelatingsonderzoek ............................................................................................................. 35 Herhalingsonderzoek ............................................................................................................. 35 Vervolgcontroles toelating/herhalingsonderzoek ................................................................... 36 Eisen aan de bekwaamheid van de auditor/ inspecteur ........................................................ 36

9. 9.1

Rechten 38 Rechten en bevoegdheden van de certificaathouder ............................................................ 38

5.1 5.2

10. Register 39 10.1 Register certificaathouders .................................................................................................... 39 10.2 Publicatie BRL 5018 .............................................................................................................. 39

4

5


Bijlagen:

41

Bijlage 1 42 Lijst van vermelde en geraadpleegde documenten ........................................................................... 42 Bijlage 2 43 Lijst van toe te passen vormen van energiebesparing en duurzame energie.................................... 43

5


1.

Algemene informatie

1.1

Onderwerp

6

Deze nationale beoordelingsrichtlijn 5018 (BRL 5018) bestaat uit deze hoofdtekst en de overeenkomstig gekenmerkte bijlagen, onderverdeeld in verplicht te hanteren en voorbeeld bijlagen. De in deze BRL 5018 opgenomen eisen worden gehanteerd, door de vanwege de Raad voor Accreditatie voor het systeemcertificaat Klimaatcorporatie geaccrediteerde certificerende instellingen; bij de behandeling van een aanvraag voor en bij de controle op de instandhouding van het systeemcertificaat Klimaatcorporatie. Certificaten die op basis van deze BRL 5018 door hiervoor geaccrediteerde certificerende instellingen worden afgegeven aan woningcorporaties (verder: certificaathouders) worden aangeduid als systeemcertificaat Klimaatcorporatie. De certificaathouder dient hiervoor bij voortduring te voldoen aan de vigerende versie van de ‘Nationale beoordelingsrichtlijn voor het systeemcertificaat Klimaatcorporatie’. Naast de eisen die in deze BRL 5018 zijn beschreven, kunnen de certificerende instellingen aanvullende eisen stellen in de zin van algemene procedure-eisen van de certificatie. Hiervoor komen alleen in aanmerking de eisen en voorwaarden zoals deze zijn vastgelegd in een algemeen certificatiereglement of een voor dit certificaat gericht systeemcertificatie reglement van de betreffende certificerende instelling.

1.2

Doelstelling

De algemene doelstellingen voor het ontwikkelen van het systeemcertificaat en daarmee voor het uitwerken van de beoordelingsrichtlijn zijn: • •

•

1.3

Het bevorderen en waarborgen van het toepassen van vormen van energiebesparing en duurzame energie in het - strategisch - voorraadbeleid van woningcorporaties. Een bijdrage in het kader van het Kyoto klimaatprotocol van de verplichting van de Nederlandse Staat om een verminderende uitstoot van voor het milieu schadelijke stoffen te realiseren evenals het terugdringen van het energieverbruik. Aansluiten bij de Europese richtlijn betreffende de ‘Energy Performance of Buildings Directive’ (EPBD) en de Nederlandse vertaling daarvan via het Energielabel.

Toepassingsgebied van de BRL 5018

De BRL 5018 wordt door de certificerende instelling als certificatiegrondslag gehanteerd bij het onderzoek, het toetsen en de afweegbeslissing ten behoeve van het verlenen en verlengen van het systeemcertificaat Klimaatcorporatie. Het toepassingsgebied betreft woningcorporaties die op structurele wijze in hun eigen, dan wel de door hen beheerde, woningvoorraad vormen van energiebesparing en duurzame energie toe passen op het moment dat ingrepen aan de woning plaatsvinden. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het planmatig onderhoud aan de woningen. Corporaties beheren echter meer dan alleen woningen. De vastgoedportefeuille van woningcorporaties kent veelal ook bedrijfsruimten, winkelpanden, kantoorruimten etc. In het kader van het taakveld leefbaarheid is een verdergaande verscheidenheid mogelijk.

6


7

Het woningbezit van corporaties kan daarnaast sterk fluctueren. Enerzijds door aankopen, anderzijds door verkopen. Het verkopen van woningen kent binnen de corporatiesector eveneens een grote verscheidenheid. Diverse corporaties hebben verkoopstrategieën waarbij de woningen met onderhoudsgarantie verkocht worden, met terugkoopverplichtingen etc. Het meest bekende zijn de vormen van verkoop via vormen van maatschappelijk eigendom. Naar verwachting is binnen 10 tot 20 jaar een groot deel van het bezit van woningcorporaties in een of andere vorm ondergebracht in Verenigingen van Eigenaars. Deze worden bij wet gevormd op het moment dat er tenminste twee eigenaren bezit hebben in een appartementsgebouw. In feite derhalve bij de verkoop van het eerste appartement. Eigenaren zijn bij wet lid van de VvE. Huurders kunnen geen lid zijn van de vereniging. Besluiten over het onderhoud aan de gemeenschappelijke delen van het woongebouw worden genomen door de algemene ledenvergadering van de VvE. Stemming geschiedt volgens de verdeelsleutel zoals vastgelegd in de splitsingsakte en het splitsingsreglement van de VvE. Een en ander kan betekenen dat een corporatie op enig moment niet meer de meerderheid in de VvE heeft. Het kan er toe leiden dat de VvE beslist om het door de corporatie uitgestippelde onderhoudsbeleid niet uit te voeren. In het kader van dit systeemcertificaat Klimaatcorporatie wordt de corporatie hier niet op aangesproken. Wél dient de corporatie aan de hand van de verslagen en besluiten van de algemene ledenvergadering van de VvE aan te tonen dat zij er alles aan gedaan heeft om binnen de normen het certificaat het onderhoud aan de gemeenschappelijke delen uit te voeren. Dit laat onverlet dat de corporatie in het kader van dit certificaat wel beoordeeld wordt op de toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie in de appartementen waarvan men eigenaar is, voor zover het hier de delen betreft die niet onder de VvE vallen. Het bezit c.q. de deelneming van corporaties in bedrijfsruimten, winkelpanden, kantoorruimten etc valt niet binnen het kader van dit certificaat.

1.4

Publiekrechtelijke eisen

De in deze beoordelingsrichtlijn opgenomen eisen hebben een privaatrechtelijk karakter. Daar waarin deze beoordelingsrichtlijn sprake is van verwijzing naar publiekrechtelijke eisen, wordt dit aangegeven met een verticale lijn in de linker kantlijn. De wettelijke vereisten voor energiebesparing en duurzame energie, voor zover van toepassing voor het systeemcertificaat, staan vermeld in hoofdstuk 3 van de BRL 5018.

7

8


2.

Definities en terminologie

Bouwkundige eenheid

Definitie: Een (deel)complex die naar bouwtypologie, bouwjaar en onderhoudsstaat eenduidig zijn.

Certificaathouder

Definitie Een organisatie die voldoet aan de vigerende eisen van de nationale beoordelingsrichtlijn 5018 en die derhalve op grond van een overeenkomst met een door de RvA erkende certificerende instelling, recht heeft tot het voeren van het onderhavige systeemcertificaat.

Certificerende instelling Definitie Door de Raad voor Accreditatie voor het systeemcertificaat Klimaatcorporatie geaccrediteerde certificerende instelling welke op basis van de normen vastgelegd in de nationale beoordelingsrichtlijn voor vernoemd certificaat certificaten afgeeft. Complex

Definitie: Een groep min of meer gelijksoortige woningen en/of woongebouwen, mogelijk in meerdere gebouwen.

Element

Definitie: onderdeel van een bouwdeel.

Energie-index

Definitie Energieprestatie van een bestaande woning die berekend is op basis van de basismethode EPA.

EPA

Energie Prestatie Advies. Definitie. Methodiek van energieprestatiemeting van een woning conform de nationale beoordelingsrichtlijn voor het KOMO-procescertificaat voor Energieprestatieadvisering voor Woningen’ BRL 9502 d.d. 2002-06-05 .

Gecertificeerde EPA adviseur

Definitie EPA-adviseur woningen, die gecertificeerd is volgens BRL 9502 d.d.200206-05

EPA-rapportage

Definitie Energieprestatie advies afgegeven door een gecertificeerde EPA-adviseur.

EPBD

Definitie Index voor energieprestatie in ontwikkeling. Vooralsnog wordt gewerkt met voorlopige energielabels op basis van de huidige EPA methodiek conform de nationale beoordelingsrichtlijn voor het KOMO-procescertificaat voor Energieprestatieadvisering voor Woningen’ BRL 9502 d.d. 2002-06-05.

EPBD-label

Definitie Label gekoppeld aan de energie-index. De labelindeling is voorlopig en kan nog wijzigen.

8


9

Kwaliteitssysteem

Definitie Het geheel van de bedrijfsorganisatorische voorschriften en procedures, die ten doel hebben zeker te stellen dat een product, proces of dienst aan de in de BRL 5018 vigerende eisen voldoet.

Kwaliteitshandboek

Definitie De schriftelijke dan wel digitale en door de directie geparafeerde, uitwerking van het kwaliteitssysteem aan de hand waarvan de certificaathouder zijn werkzaamheden, voor zover van toepassing op deze BRL 5018, verricht

Mutatie onderhoud

Definitie Op individuele woning gericht onderhoud bij vrijkomen van de woning, voornamelijk gericht op het vervangen en herstellen van onderdelen van de woning die van woontechnische aard zijn.

Planmatig onderhoud

Definitie Onderhoud aan een woning of woningcomplex op basis van meerjaren onderhoudsplanning waarbij op planmatige wijze gelijktijdig onderhoud wordt gepleegd aan de structurele bouwkundige elementen van de woning c.q. het woningcomplex. Het betreft hier met name woorden dak, gevel, groot schilderwerk, gevelelementen en fundering.

Project

Definitie: Een door de opdrachtgever gedefinieerde opdracht welke één of meerdere complexen omvat. Toelichting: Een project omvat één of meerdere (deel)complexen.

Projectdocument

Definitie Een document waarin de gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot het toe te passen en/of te leveren product, proces of dienst.

Projectdossier

Definitie Een verzameling van projectdocumenten, met betrekking tot het houden van gecertificeerd “Toezicht op de Bouw”, volgens uniforme en herkenbare wijze.

Woningcorporatie

Definitie Een door de Minister van V.R.O.M. op grond van de Woningwet 1991 als zodanig erkende ‘Toegelaten Instelling’

Woningvoorraad

Definitie Alle woningen in eigendom dan wel in beheer zijnde bij de certificaathouder.

9


3.

Indeling systeemcertificaat Klimaatcorporatie

3.1

Algemeen

10

Het te certificeren systeem in deze BRL 5018 behelst het voldoen aan een aantal algemene en specifieke voorwaarden. Om het certificaat te verkrijgen dient een certificaathouder te voldoen aan 2 soorten criteria, namelijk criteria met betrekking tot het functioneren van de eigen organisatie en het op structurele wijze toepassen van vormen van energiebesparing en duurzame energie. Hierdoor dient de certificaathouder te voldoen aan: • Vereisten aan de bestuurlijke organisatie van de certificaathouder (hoofdstuk 4 BRL 5018); • Vereisten te stellen aan de interne bedrijfsvoering van de certificaathouder (hoofdstuk 4 BRL 5018); • Vereisten aan de kwaliteit van de certificaathouder, c.q. het in dienst zijnde personeel (hoofdstuk 4 BRL 5018); • De meerjarenplanning (hoofdstuk 4 BRL 5018); • De meerjaren onderhoudsbegroting (hoofdstuk 4 BRL 5018); • De reserveringen voor het onderhoud (hoofdstuk 4 BRL 5018); • De voorwaarden vooruitvoering van het geplande onderhoud (hoofdstuk 4 BRL 5018). • De toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing in de woningvoorraad (hoofdstuk 5 BRL 5018) Daarnaast kent de BRL 5018 een aantal algemene hoofdstukken. Deze betreffen: • De aanvraagprocedure (hoofdstuk 6 BRL 5018) • De beoordelingsprocedure (hoofdstuk 7 BRL 5018) • De externe kwaliteitscontrole (hoofdstuk 8 BRL 5018) • De rechten van de certificaathouder (hoofdstuk 9 BRL 5018) • Het register van certificaathouders (hoofdstuk 10 BRL 5018). De invulling en toepassing van de vereisten door de certificaathouder wordt in het kader van het systeemcertificaat door de certificerende instelling getoetst. De te certificerende certificaathouder dient de relevante stukken bij de aanvraag voor het certificaat te overleggen. De BRL 5018 geeft daarmee een bepalingsmethode met behulp van certificaathouders aan derden inzicht kunnen verschaffen in de kwaliteit van hun woningvoorraad op het gebied van energiebesparing en duurzame energie en de kwaliteit van de eigen organisatie om de woningvoorraad op het beoogde niveau te krijgen c.q. te houden.

10


4.

Eisen te stellen aan de certificaathouder

4.1

Algemeen

11

De certificaathouder is gehouden tot een behoorlijke vervulling van de in het certificaat neergelegde normen. Hij moet handelen conform de inhoud van de beoordelingsrichtlijn en over het algemeen datgene doen en/of nalaten wat in de gegeven omstandigheden van een zorgvuldige en deskundige toepassing van de BRL 5018 door de certificaathouder naar redelijkheid en billijkheid verwacht mag worden. Het corporatiebezit kent een grote verscheidenheid aan eigendomsrelaties. Daarnaast hebben huurders specifieke rechten welke neergelegd zijn in o.a. de Woningwet en de ‘Wet Zelf Aangebrachte Verbeteringen’. Hierdoor bezit de certificaathouder niet altijd de mogelijkheden om de normen zoals neergelegd in de BRL 5018 ook daadwerkelijk tot uitvoering te brengen. Het betreft vooral de (on)mogelijkheden binnen Verenigingen van Eigenaars en de rechten van huurders bij woningverbetering. In geval het bezit (of een deel hiervan) onderdeel vormt van één of meerdere Vereniging(en) van Eigenaars (VvE) dient de certificaathouder in dat geval aan te tonen dat hij naar vermogen gehandeld heeft om de VvE te doen besluiten tot doorvoering van vormen van energiebesparing en duurzame energie bij ingrepen aan de gemeenschappelijke delen. In het geval van huurwoningen heeft de certificaathouder te maken met het recht van de huurder om onderhoudsingrepen aan de woningen welke gerekend worden tot comfortverbeteringen te weigeren. In dit kader dient de certificaathouder echter in het licht van de BRL 5018 de huurder nadrukkelijk voorstellen te doen over de mogelijkheden voor toepassing van duurzame vormen van energie te wijzen. Indien de huurder deze niet wenst dient de certificaathouder hiervan een schriftelijke verklaring van de huurder aan de certificerende instelling te kunnen overleggen.

4.2

Eisen te stellen aan het kwaliteitsbeleid

Het kwaliteitsbeleid van de certificaathouder dient ten minste gericht te zijn op de waarborging van een effectieve toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie. Dit leidt voor certificatie tot de volgende eisen. 4.2.1 De kwaliteitsdoelstellingen en het daarop gebaseerde kwaliteitsbeleid op het gebied van de toepassing van energiebesparing en duurzame energie almede energiebesparing in het woningbezit van de certificaathouder dienen jaarlijks te worden vastgelegd en ondertekend door de directie van de certificaathouder. 4.2.2. De energetische kwaliteit van de woningvoorraad wordt in het kader van het managementinformatiesysteem vastgelegd op basis van EPA-certificatie. 4.2.3 De certificaathouder stelt doelstellingen op m.b.t.: Verbetering van energetische kwaliteit; De toepassing van energiebesparing en duurzame energie in de voorraad én Verwerkt deze doelstellingen in de meerjaren onderhoudplanningen met kostenbegroting en het standaard programma van eisen

11

12


De verbetering van de energetische kwaliteit wordt gekwantificeerd op basis van aantallen woningen en energielabel-klassen volgens de EPBD energieprestatie certificaten. De toepassing van vormen van duurzame energie wordt gekwantificeerd in totaal termen van aantallen woningen cq. vermogen [kW] zoals vermeld in bijlage 3 van deze BRL 5018. 4.2.4 De doelstelling omvat minimaal een tijdpad voor de verwijdering van asbest, loden leidingen en open verbrandingstoestellen uit de voorraad voor zover in bezit van de corporatie. 4.2.5 De woningcorporatie legt in het standaard programma van eisen aantoonbaar de toepassing van FSC-hout bij gebruik van houttoepassingen bij ingrepen aan de woningen (planmatig- en mutatieonderhoud) vast. Indien FSC hout aantoonbaar niet tijdig beschikbaar is Keurhout dan wel PEFC-hout eveneens toegestaan, 4.2.6 De directie is verantwoordelijk voor het communiceren van het kwaliteitsbeleid en doelstellingen binnen de organisatie. Deze communicatie moet aantoonbaar zijn. 4.2.7 Ieder jaar voert de directie van de certificaathouder in zijn organisatie een managementreview uit. In deze review wordt met name bezien: • Welke beleidsmatige wijzigingen of aanvullingen noodzakelijk zijn voor een doelmatige toepassing en invoering van vormen van energiebesparing en duurzame energie in de toekomst. • Of de doelstellingen van het afgelopen jaar gehaald zijn. • Welke activiteiten er ontplooit dienen te worden voor een correcte toepassing van het beleid binnen de organisatie van de certificaathouder. In de managementreview geeft de certificaathouder tevens aan: • Wat bezien is en waarom. • Hoe de beoordeling heeft plaatsgevonden en welke criteria daarbij gehanteerd zijn. • Wie de beoordeling heeft uitgevoerd en welke onderhoudsingrepen en medewerkers in het kader van de managementreview bezien zijn. • De managementreview mag niet worden uitgevoerd door bij de dagelijkse werkzaamheden van de desbetreffende afdeling werkzame personen. 4.2.8 Tijdens de review dient de certificaathouder te bezien of er - structurele - wijzigingen in het kader van het certificaat in het beleid en de vormgeving daarvan nodig zijn en moeten worden doorgevoerd. De bevindingen worden door de certificaathouder vastgelegd in managementreviewrapportages en dienen ter beschikking te worden gesteld aan de certificerende instelling. 4.2.9 Bij de controle (of tussentijds) geconstateerde afwijkingen van de eisen, dienen binnen de termijnen zoals genoemd in de paragrafen 7.1.5 (toelatingsonderzoek) en 7.2.1 (herhalingsonderzoek) te worden verholpen. Uitgevoerde aanpassingen dienen schriftelijk te worden vastgelegd. 4.2.10 De werkprocedures dienen bij de managementreview betrokken te worden waarbij controle op naleving van belang is. Bij afwijkingen dienen de procedures aangepast te worden of het personeel nader geïnstrueerd te worden op naleving.

12


13

4.2.11 De verslagen van de managementreviews dienen minimaal vijf jaar door de certificaathouder te worden bewaard.

4.3

Eisen te stellen aan het kwaliteitssysteem

4.3.1 De directie wijst binnen de organisatie een directielid aan die belast is met het actueel houden van het kwaliteitssysteem. Hiervan dient een registratie aanwezig te zijn. 4.3.2 De certificaathouder dient te beschikken over een kwaliteitshandboek waarin het kwaliteitssysteem is vastgelegd. Het kwaliteitshandboek kan in elke vorm of soort medium uitgewerkt/opgesteld zijn. 4.3.3 Per project is één persoon, de projectleider c.q. projectverantwoordelijke, aanspreekbaar voor de certificerende instelling. Deze projectleider is tevens verantwoordelijk voor de projectgebonden interne kwaliteitszorg. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers van de certificaathouder, met betrekking tot de werkzaamheden in het kader van het certificaat, moeten zodanig worden toegewezen dat er een goede uitvoering gewaarborgd is. In het kwaliteitshandboek dient dit nader uitgewerkt te zijn. 4.3.4 De projectleider is verantwoordelijk voor de goede uitvoering en toepassing van het kwaliteitsbeleid van de certificaathouder, alsmede van deze beoordelingsrichtlijn. Hij is op de hoogte van de inhoud van het projectdossier van een hem toegewezen project. De projectleider bewaakt tevens het activiteitenschema en de personele bezetting; zoals is vastgelegd in het kwaliteitshandboek. 4.3.5 De werkprocedures in het kader van dit certificaat moeten worden vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Hierbij geldt dat de werkprocedures in overeenstemming moeten zijn met de hoofdstukken 4 ‘Eisen te stellen aan de certificaathouder’; 5 ‘Eisen te stellen aan de toepassing van vormen van duurzame energieopwekking en energiebesparing in de voorraad’. 4.3.6 Van een project dient separaat een projectdossier bijgehouden te worden. In dit dossier dienen alle documenten die op de bouwkundige ingrepen aan de woningen betrekking hebben opgeslagen te worden. Minimaal dienen de volgende documenten deel uit te maken van het dossier: • Projectplanning • De personele projectorganisatie • De voor het project opgestelde contract bescheiden met bijbehorende voorwaarden, inclusief de keuringen projectgegevens zoals gesteld in de BRL 5018. • Offerte en getekende opdrachtbevestiging • Correspondentie omtrent nadere informatie (compleetheid gegevens) • De oplevering • Correspondentie over eventuele klachten • De aanduiding van de gebruikte gegevensbestanden (herkomst, peildatum, et cetera). • Garantiebewijzen van de installaties • Bewonersinstructie

13


14

4.3.7 De projectdossiers worden minimaal gedurende vijf jaar na de oplevering afgesloten, voor onbevoegden, opgeslagen. 4.3.8 De projectdossiers worden beheerd door een daarvoor aangewezen/verantwoordelijk persoon. In de projectdossiers mogen alleen geldige documenten c.q. de laatste/definitieve exemplaren aanwezig zijn. Ieder projectdossier dient een inventarisatielijst te bevatten; op deze lijst wordt aangegeven op welke datum, welk document is toegevoegd, respectievelijk is verwijderd. Indien in het dossier ook vervallen, niet geldige stukken aanwezig zijn, dienen deze te zijn voorzien van een beeldmerk van die status om doublures te voorkomen. Dit kan geschieden door middel van een stempel of anderszins. 4.3.9 Het is de certificaathouder toegestaan de (zelf ontwikkelde) gegevens digitaal op te slaan. Hieraan zijn en blijven dezelfde eisen verbonden ten aanzien van beheer door één verantwoordelijk persoon, (alleen) de aanwezigheid van geldige c.q. de laatste gegevens en het onttrekken/verwijderen van gegevens. De wijze van beheren wordt door de certificerende instelling beoordeeld en moet zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek. 4.3.10 De certificaathouder dient minimaal één maal per jaar het eigen kwaliteitssysteem op effectiviteit te beoordelen door middel van een interne audit. De wijze van auditeren moet zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek (procedure), waarbij minimaal opgenomen dient te zijn: • • • • •

Wat moet worden ge-audit? Waarop moet worden ge-audit? Hoe moet worden ge-audit? Wanneer en hoe vaak worden audits gehouden? Wie is de auditor en wie de auditee (wie interviewt en onderzoekt wie)?

4.3.11 Tijdens de audits dienen tevens de toegepaste hulpmiddelen als documentatie, eigen bestanden en lijsten, projectdossiers, et cetera op compleetheid en up-to-date zijn te worden gecontroleerd. De bevindingen van de audits worden door de certificaathouder vastgelegd in auditrapporten en ter beschikking gesteld aan de certificerende instelling. De verslagen van deze interne audits dienen minimaal vijf jaar door de certificaathouder te worden bewaard. 4.3.12 Bij de controles (of tussentijds) geconstateerde afwijkingen van de eisen dienen zo spoedig mogelijk verholpen te worden. Uitgevoerde aanpassingen dienen schriftelijk vastgelegd te worden. 4.3.13 Ook de werkprocedures dienen in de interne audit betrokken te worden waarbij controle op naleving van belang is. Bij afwijkingen dienen de procedures aangepast te worden of het personeel nader geïnstrueerd te worden op correcte uitvoering c.q. naleving.

14


4.4

15

Eisen te stellen aan de meerjaren onderhoudsplanning met kostenraming

Bij onderhoud kan een onderscheid gemaakt worden in het zogenaamde dagelijks onderhoud, ook wel klachtenonderhoud, mutatieonderhoud en planmatig onderhoud op basis van een meerjaren onderhoudsplanning met kostenbegroting. Planmatig onderhoud kan uiteenlopende perioden bestrijken, gewoonlijk variërend van perioden van 5 jaar tot de volledige restant levensduur van de woning c.q. het appartementencomplex. In het kader van dit certificaat bezien certificaathouders bij ingrepen aan de woningen c.q. appartementsgebouwen structureel de mogelijkheden voor toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie. Een en ander is standaard verwerkt in de procedures van de certificaathouder om tot bepaling van de ingrepen aan de woningen/woongebouwen te komen zoals deze neergelegd zijn in het kwaliteitshandboek van de certificaathouder. Het planmatig onderhoud biedt in het algemeen, naast het mutatie- en dagelijks onderhoud, de beste mogelijkheden om tot doorvoering van vormen van energiebesparing en duurzame energieopwekking te komen. Woningcorporaties werken voor het planmatig onderhoud met meerjarenplanningen met kostenbegroting. In het kader van dit certificaat toetst de certificerende instantie of de toepassing van het gestelde in het certificaat ook opgenomen is in de meerjarenplanningen en de procedures voor dagelijks en mutatieonderhoud. Dit staat los van de formele besluitvorming inzake de vaststelling van de voorgelegde meerjaren onderhoudsplanning en kostenbegroting, zeker in het geval een certificaathouder te maken heeft met een vereniging van eigenaars of indien de ingrepen toestemming behoeven van de zittende bewoners. De certificaathouder dient in een dergelijke situatie aan te tonen dat hij binnen zijn mogelijkheden gehandeld heeft door de gewenste maatregelen voor te stellen. Voor certificatie leidt een en ander tot de volgende vereisten: 4.4.1 De certificaathouder dient voor zijn woningen, de woningcomplexen c.q. de woningen die hij in beheer heeft, in het bezit te zijn van meerjaren onderhoudsplanningen met kostenbegroting met een looptijd van tenminste 10 jaar verdeeld in jaarschijven, 4.4.2 De meerjaren onderhoudsplanningen formuleren per jaarschijf maatregelen in het kader van toepassingen duurzame energie en energiebesparing. 4.4.3 De meerjaren onderhoudsplanning dient per te treffen maatregel een kostenraming te bevatten voor de uitvoering van deze maatregelen. 4.4.4 De certificaathouder dient er zorg voor te dragen dat de maatregelen in een jaarschijf corresponderen met de jaarschijven van de meerjaren onderhoudsplanning met kostenbegroting.

15


4.5

16

Eisen te stellen aan de uitvoering van het onderhoud

4.5.1 De certificaathouder beziet standaard bij ingrepen aan de woningen c.q. het woongebouw de mogelijkheden voor toepassing van duurzame vormen van energie c.q. energiebesparing. 4.5.2 De certificaathouder legt standaard aan de bewoners schriftelijk een voorstel voor betreffende de uitvoering van de geplande maatregelen inclusief de maatregelen zoals verwoord in deze BRL 5018. 4.5.3 EPA-rapport Voor het uitvoeren van een renovatie c.q. ingreep aan de woning, dient er op de woning een maatwerkadvies volgens BRL 9500-02 uitgevoerd te worden door een BRL 9500 deel 02 gecertificeerde organisatie. Woningen met EPA’s gemaakt door een op basis van de BRL 9502 gecertificeerd bedrijf, zoals is aangegeven in het Besluit Energieprestatie Gebouwen (BEG 24-11-06), en die nog binnen de geldigheidstermijn vallen van 10 jaar, worden in de telling meegerekend. Voor de woningen dient een berekening te zijn gemaakt waarbij minimaal maatregelen en maatregelpakketten worden doorgerekend op basis van één van de volgende twee scenario’s: Scenario met alle enkelvoudige maatregelen met een terugverdientijd van korter dan 15 jaar op basis van meerinvesteringen. Scenario dat met de kortste terugverdientijd een energiebesparing minimaal 15% oplevert (verlaging energie-index met 15%). Voor woningen met certificaat met label A, B of C- conform de EPBD, afgeven door een daartoe op basis van de BRL 9500-01 hoeven niet in de scenario’s te worden betrokken. Eis 4.5.4 Energiebesparing bij renovatie: geen wijziging Bij complexen met een resterende exploitatieduur van 20 jaar of langer heeft de corporatie de keuze tussen twee opties: 1. 2.

De uitvoering van alle maatregelen met een terugverdientijd van maximaal 15 jaar op basis van de meerinvestering voorleggen aan de bewoners als keuze, of Minimaal 15% energiebesparing bereiken in het complex (verlaging energie-index met 15%).

Indien de vereiste 15% vermindering woningen met een A, B of C-label conform de EPBD betreft, wordt de corporatie geacht voor deze woningen aan de eis te hebben voldaan. 4.5.5 De certificaathouder geeft in het voorstel aan wat het effect is van de voorgestelde maatregelen op energetisch gebied van de woningen, welke alternatieven er zijn die hetzelfde effect sorteren alsmede wat een en ander inhoudt voor de huurprijs c.q. de servicekosten 4.5.6 Het besluit van de bewoner(s) wordt schriftelijk vastgelegd en in het projectdossier opgenomen. 4.5.7 De gecertificeerde certificaathouder draagt zorg voor de tijdige uitvoering van geplande onderhoudswerkzaamheden door: • Het tijdig opvragen van offertes aan verschillende bedrijven voor werkzaamheden.

16


• • • •

17

Het (doen) beoordelen van de offertes op de te leveren kwaliteit en prijsstelling, garanties en voorwaarden; Het (doen) toezien op de correcte uitvoering van de werkzaamheden; Het doen uitvoeren van het klachtenonderhoud; Het (doen) controleren op de uitvoering van de jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden welke op basis van servicecontracten voor de - gemeenschappelijke - installaties door leveranciers dienen te worden uitgevoerd

17


18

4.5.8 De certificaathouder heeft zorg te dragen voor de goede staat van de in de woningen c.q. het woongebouw aanwezige - gezamenlijke - installaties en apparaten, voor zover vallend onder het certificaat, die behoren tot de eigendom van de certificaathouder dan wel van de woningen/woongebouwen welke hij beheert, bijvoorbeeld via onderhoud- en servicecontracten.

4.6

Deskundigheid en ervaring

De certificaathouder dient voldoende deskundigheid en ervaring op het gebied van de toepassing van vormen van energiebesparing en duurzame energie te bezitten of in te huren. Het is de certificaathouder toegestaan voor onderdelen van de hiervoor genoemde aspecten een langdurig samenwerkingsverband met gespecialiseerde bedrijven aan te gaan. De certificaathouder blijft naar derden en de certificerende instelling toe echter verantwoordelijk voor het (de) geleverde product(en). Het samenwerkingsverband dient door middel van een overeenkomst schriftelijk te worden vastgelegd en gearchiveerd. De door het gespecialiseerde bedrijf gehanteerde werkwijze evenals het ingezette personeel dient te voldoen aan de kwalificaties zoals neergelegd in de BRL 5018. De certificaathouder regelt dat de certificerende instelling bij de/het desbetreffende bedrijf(ven) het onderzoek kan uitvoeren om te bezien of aan de in de BRL 5018 gestelde vereisten wordt voldaan. Aan de deskundigheid van het ingezette personeel worden in het certificaat de volgende vereisten gesteld: 4.6.1 Bij een certificaathouder is er minimaal één leidinggevende (directeur, projectverantwoordelijke c.q. projectleider) per (neven)vestiging aanwezig. 4.6.2 De leidinggevende dient aantoonbaar te voldoen aan de volgende kwalificaties: • Te beschikken over een opleiding op MBO niveau dan wel dit niveau te hebben verkregen via kennis en ervaring. • Ten minste drie jaar ervaring te hebben met het dagelijks beheer van woningen c.q. het planmatig onderhoud dan wel • Ten minste drie jaar leidinggevende ervaring te hebben. 4.6.3 Voor het uitvoeren van bouwkundige aspecten zoals beschreven in hoofdstuk 5 en volgende van deze BRL 5018, zoals het opstellen van onderhoudsplannen, het beoordelen van offertes, het aanbesteden van werkzaamheden en de directievoering dient de certificaathouder te beschikken over een of meer medewerker(s) met tenminste de volgende kwalificaties: • De leidinggevende medewerker voor deze aspecten dient te beschikken over een opleiding op werken denkniveau op HBO Bouwkundeniveau dan wel dit niveau verkregen te hebben via kennis en ervaring. • Ten minste drie jaar ervaring te hebben met inspectiemethodieken op het gebied van woningen en woongebouwen. • De overige medewerkers voor deze aspecten dienen te beschikken over een opleiding op werken denkniveau op MBO Bouwkundeniveau dan wel dit niveau verkregen te hebben via kennis en ervaring

18


19

4.6.4 Jaarlijks houdt de leidinggevende van de certificaathouder functioneringsgesprekken met zijn leidinggevenden en bouwkundige medewerkers aan de hand van gesprekslijsten waarbij bezien wordt in hoeverre bijgedragen is aan de realisatie van de doelstellingen in het kader van dit certificaat. Tenminste de volgende aspecten komen aan de orde: • Heeft de medewerker voldoende blijk gegeven van relevante kennis op het noodzakelijke niveau; • Zijn er bijzondere aandachtgebieden waarop specifiek toezicht noodzakelijk is; • Is er, gezien de inhoud van deze functioneringsgesprekken en actuele ontwikkelingen in de markt, een aanvullende opleiding gewenst, en zo ja, op welke wijze wordt dit vormgegeven. 4.6.5 De certificaathouder stelt jaarlijks een opleidingsplan op waarin hij aangeeft, inspelend op ontwikkelingen op het terrein van energiebesparing en duurzame energie, hoe de kennis en deskundigheid van de medewerkers op peil gehouden c.q. verbeterd wordt een zo optimaal mogelijke toepassing van energiebesparing en duurzame energie te realiseren. 4.6.6 De certificaathouder dient haar aansprakelijkheid in verband met schade tijdens en na uitvoering van een door de certificaathouder uit te voeren werkzaamheden verzekerd te hebben door middel van: • • • •

4.7

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale verzekerde som van € 1.000.000,00 per aanspraak en € 2.000.000,00 per verzekeringsjaar: Eigen risico’s van niet gedekte schaden blijven voor rekening van de certificaathouder indien en voor zover de schade aan haar toerekenbaar is. Een kopie van deze verzekering dient gearchiveerd te zijn in het verzekeringsdossier van de certificaathouder; Wanneer de certificaathouder aansprakelijk is en hij krijgt (een deel van) de schade niet vergoedt uitsluitend en alleen omdat er een eigen risico van toepassing is dan zal de certificaathouder de benadeelde tot het bedrag van het eigen risico schadeloos stellen.

Eisen te stellen aan de voorlichting aan bewoners

De beoogde duurzaamheid wordt niet alleen bereikt met de invulling van de eisen van de BRL 5018 door de certificaathouder. Hiermee wordt een belangrijke voorwaarde geschapen voor het duurzaam gebruik van de woning. Minstens zo belangrijk is dat de (toekomstige) bewoners van de woning kennis en begrip hebben van de toegepaste materialen en installaties en daarmee van het optimaal functioneren van de woning. Onbekendheid met het juiste gebruik van de installaties kan leiden tot onoordeelkundig gebruik en verkeerd onderhoud. Hierdoor kan het met het certificaat beoogde resultaat verminderen dan wel te niet worden gedaan. Wanneer bewoners gemotiveerd kiezen voor een duurzame woning, zal in de regel de duurzaamheid ook op de langere termijn gewaarborgd zijn. Voor het certificaat leidt dit tot de volgende eis:

19


20

4.7.1 De certificaathouder dient een duidelijke en eenvoudige bewonershandleiding, al dan niet in digitale vorm verkrijgbaar, op te stellen voor het duurzaam gebruik van de in de woning c.q. het woongebouw aangebrachte installatie en voorzieningen waarin tenminste opgenomen: • Een korte toelichting over het certificaat • Documentatie van fabrikanten en leveranciers over de in de desbetreffende woning aanwezige installaties • Het EPBD label van de woning (Energie indexklasse) . • Documentatie betreffende de installaties te weten: • Functie(s)/werking van de installaties in de woning • Onderdelen/technische specificaties • Inbedrijfstelling/bediening/uitschakeling • Wat te doen bij storingen • Garantie/verzekering • Gebruiktips

4.8

Klachtenprocedure

4.8.1 In het kwaliteitshandboek dient een klachtenprocedure aanwezig te zijn. Klachten van alle bij de systeemcertificaat Klimaatcorporatie betrokken partijen dienen te worden geregistreerd in een klachtenlijst. Bij elke klacht moet minimaal vastgelegd worden: • • • • • •

De datum van de klacht; Naam en adres van de klager; Omschrijving van de klacht; Datum en wijze van afhandeling; Eventuele gevolgen voor het project planningsschema en het organisatieschema; Reactie (tevredenheid) van de klager na afhandeling klacht.

Bij het ontbreken van overeenstemming over de afhandeling van de klacht, kan de klacht worden verlegd naar het College van Beroep van de betreffende certificerende instelling. De termijnen van afhandeling door het College van Beroep zijn geregeld in het reglement van de betreffende certificerende instelling. 4.8.2 Indien een certificaathouder in het bezit is van een geldig KWH-label wordt de certificaathouder geacht aan de eisen onder 4.8 te hebben voldaan.

4.9

Onafhankelijke positie; certificatie van (neven)vestigingen.

Een certificaathouder kan met meerdere nevenvestigingen werken. In dergelijke situaties dient de onafhankelijkheid met betrekking tot de werkwijzen van de gecertificeerde nevenvestigingen gewaarborgd te zijn. Dit leidt voor certificatie tot de volgende vereisten: De toepassing van de normen van de BRL 5018 mag niet beïnvloed worden door de belangen van samenwerkingsverbanden waarvan de certificaathouder, in geval van een onderdeel van een grotere corporatie c.q. woningbeheerder, deel uit maakt; verhurende, coördinerende, adviserende en uitvoerende partijen of het personeel van de certificaathouder. De certificaathouder dient daartoe een onafhankelijke positie in te nemen ten opzichte van andere, bij het bouwkundig beheer van de woningen of woongebouwen waarin de certificaathouder bezit heeft, betrokken organisaties, instanties, bureaus of bedrijven.

20


21

De certificaathouder dient hiertoe een sluitende verklaring te kunnen overleggen aan de certificerende instantie zodat de onafhankelijkheid aantoonbaar is geborgd. Hiertoe dient de certificaathouder een organigram van de organisatie te kunnen overleggen evenals heldere, schriftelijk vastgelegde taak c.q. functieomschrijvingen van de betrokken afdeling(en) en medewerkers. Voor certificatie leidt dit tot de volgende eisen: 4.9.1 De certificaathouder dient zijn onderhoudsactiviteiten in het kader van het certificaat zodanig te organiseren dat een onafhankelijke positie wordt gewaarborgd ten opzichte van andere bij het beheer woningen c.q. betrokken afdelingen, organisaties, instanties, bureaus of bedrijven. In het kwaliteitshandboek dient een sluitende verklaring te worden opgenomen zodat de onafhankelijkheid aantoonbaar is geborgd 4.9.2 De onderhoudsafdelingen c.q. de aangewezen medewerkers mogen niet beïnvloed worden door andere onderdelen van de organisatie waarvan de certificaathouder deel uit maakt. Hiertoe dient de certificaathouder een organigram van de organisatie te kunnen overleggen en de onafhankelijkheid schriftelijk aan te tonen. 4.9.3 De certificaathouder heeft de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers schriftelijk vastgelegd in heldere, eenduidige taak- c.q. functieomschrijvingen van de betrokken afdeling(en) en medewerkers. 4.9.4 De onafhankelijke status van de (neven)vestigingen van certificaathouders, van de leidinggevende, uitvoerende en de begeleidende medewerkers die binnen de (neven)vestigingen werkzaan zijn, dient door middel van een getekend statuut of verklaring verzekert te zijn. Inmenging door of namens de hoofddirectie op het functioneren van de individuele gecertificeerde nevenvestiging met betrekking tot het functioneren van de nevenvestiging binnen de normen van het certificaat zal intrekking van het certificaat tot gevolg hebben. Geheimhouding In geval van certificatie van een nevenvestiging dient de certificaathouder en diens personeel geheimhouding verschuldigd te zijn ten opzichte van derden. Voor certificatie leidt dit tot de volgende eis: 4.9.5 De certificaathouder en diens personeel zijn geheimhouding verschuldigd ten opzichte van derden. De geheimhoudingsplicht van de medewerkers van de certificaathouder dient door persoonlijk ondertekende verklaringen van de betrokken te zijn vastgelegd, geregistreerd en in een dossier te worden bewaard.

4.10

Verenigingen van Eigenaars in relatie tot het systeemcertificaat.

Verenigingen van Eigenaars (VvE) vormen een specifiek fenomeen. VvE’s ontstaan van rechtswege zodra er meerdere eigenaren van appartementsrechten in een gebouw zijn. Het hoogste orgaan, de Algemene Ledenvergadering, neemt alle besluiten welke voor de VvE van belang zijn, voor zover niet

21


22

gedelegeerd. In het kader van het certificatieonderzoek kan de toestemming van een VvE vereist zijn. Om certificatie mogelijk te maken dient de certificaathouder de volgende aspecten te regelen. Geheimhouding Teneinde het certificatieonderzoek mogelijk te maken dient de certificaathouder in geval van het in beheer nemen dan wel het in beheer geven van VvE’s standaard in de beheerovereenkomst een artikel op te nemen waarin de VvE verklaart alle medewerking te verlenen aan een toelatings- of herhalingsonderzoek bij de certificaathouder in het kader van dit certificaat. Indien de certificaathouder VvE’s in beheer heeft waarin het eigen bezit een minderheid vormt, is de inzage problematiek niet op voorhand geregeld. De certificerende instelling heeft in het kader van zijn accreditatie door de Raad voor Accreditatie de plicht tot geheimhouding van de in het kader van de werkzaamheden verkregen informatie. Voor certificatie leidt dit tot de volgende eisen: 4.10.1 De certificaathouder heeft in geval van bezit dat is ondergebracht in Verenigingen van Eigenaars de (standaard)beheerovereenkomst, of in de offerte op basis waarvan de benoeming is geschiedt, een artikel opgenomen waarin de VvE verklaart alle medewerking te verlenen aan een toelatings- of herhalingsonderzoek bij de certificaathouder in het kader van dit certificaat. 4.10.2 In geval de certificaathouder woningen in bezit dan wel verkocht heeft welke gelegen zijn in een VvE die opgericht is door de certificaathouder, dient de certificaathouder - voor zover het de gemeenschappelijke delen/voorzieningen en installaties van de VvE betreft - er voor zorg te dragen dat het bestuur van de VvE de volgende informatie ter beschikking krijgt: De certificaathouder dient een duidelijke en eenvoudige bewonershandleiding op te stellen voor het duurzame gebruik van de in de woning c.q. het woongebouw aangebrachte gemeenschappelijke installaties en voorzieningen waarin tenminste opgenomen: • Documentatie van fabrikanten en leveranciers. • Documentatie inzake de installaties te weten: • Functie(s)/werking • Onderdelen/technische specificaties • Inbedrijfstelling/bediening/uitschakeling • Levensduur/onderhoud/reiniging • Wat te doen bij storingen • Garantie/verzekering • Gebruiktips • Kopieën van de productcertificaten en attesten.

4.11

Samenwerkingsverbanden met derden.

Indien de certificaathouder voor een onderdeel van de aspecten in dit certificaat een samenwerkingsverband aangaat met een derde gespecialiseerde partij, leidt dit tot de volgende vereisten: 4.11.1 Het samenwerkingsverband dient door middel van een overeenkomst schriftelijk te worden vastgelegd en gearchiveerd. De certificaathouder is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen c.q. nalaten van het samenwerkende bedrijf ten opzichte van de VvE als ware het samenwerkend bedrijf onderdeel van zijn eigen organisatie.

22

23


4.11.2 In de overeenkomst dient vastgelegd te zijn dat de ingeschakelde bedrijven volledige medewerking verlenen aan de certificerende instelling bij de controle in het kader van dit certificaat of men voldoet aan de desbetreffende vereisten zoals neergelegd in deze BRL 5018. 4.11.3 Van het samenwerkingsverband wordt een separaat dossier bijgehouden. 4.11.4 In het dossier worden tenminste de volgende gegevens bewaard: • De contractbescheiden met bijbehorende voorwaarden; • Offerte en getekende opdrachtbevestiging; • De kwalificaties van de in te zetten medewerkers; • De werkzaamheden welke zullen worden verricht • Correspondentie over nadere informatie; • Correspondentie over eventuele klachten; • Aanduiding gebruikte gegevensbestanden (herkomst, peildatum, et cetera). 4.11.5. De dossiers worden beheerd door een daarvoor door de (vestigings) directie aangewezen c.q. verantwoordelijk gesteld persoon. 4.11.6 In de dossiers dienen in ieder geval de geldige documenten c.q. de laatste/definitieve exemplaren aanwezig zijn. 4.11.7 De certificaathouder toetst aantoonbaar of de door het gespecialiseerde bedrijf ingezette medewerkers voldoen aan de in deze BRL 5018 neergelegde vereisten. 4.11.8 De medewerkers die namens het gespecialiseerde bedrijf de werkzaamheden uitvoeren dienen in een vast dienstverband werkzaam te zijn bij gespecialiseerde bedrijf, zulks aantoonbaar voor de certificaathouder en de certificerende instelling.

23


5.

Toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing in de woningvoorraad

5.1

Algemeen

24

In dit hoofdstuk zijn concrete acties en maatregelen genoemd waaraan de certificaathouder dient te voldoen om voor het certificaat in aanmerking te komen. Daarbij is het uitgangspunt gehanteerd dat de certificaathouder een sterk gevarieerd woningbezit heeft. Het kan verschillen naar woningtype, bouwjaar en materialen waaruit de woning is opgetrokken. Tevens kunnen er nog specifieke aspecten aan een woning zijn, bijvoorbeeld indien een woning de status van monument heeft. Het stellen van eisen per woningtype is daarom moeilijk evenals het formuleren van eisen in de vorm van de penetratiegraad van bepaalde maatregelen. Indien de woning voorraad niet aansluit bij de voorgeschreven maatregel, wordt het nagenoeg onmogelijk om het certificaat te behalen, óf - indien de maatregelen alleen betrekking hebben op woningen waarin zij kunnen worden toegepast, juist zeer eenvoudig. Bijzonder aspect is, zoals eerder is aangegeven, het feit dat de certificaathouder voor doorvoering van de maatregelen ook te maken met de mogelijkheid dat bewoners maatregelen weigeren. Het certificaat is gericht op corporatiebreed niveau. Het beoogt aan te geven dat de certificaathouder als organisatie er alles aan doet om vormen van energiebesparing en duurzame energie zo breed mogelijk toe te passen. Het voorgaande heeft er toe geleid dat de eisen in dit hoofdstuk vooral betrekking hebben om hieraan invulling te geven.

5.2

Eisen aan de basisinformatie voor toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing

De certificaathouder dient vanuit de optiek van het certificaat een gefundeerd inzicht te hebben in de kwaliteit van zijn woningvoorraad. Zonder dit inzicht is het niet goed mogelijk om de gewenste maatregelen te treffen en deze tijdig op te nemen in de (meerjaren)onderhoudsplanningen en begrotingen. Dit leidt voor certificatie tot de volgende eisen: 5.2.1 De woningcorporatie brengt in een nulmeting de energetische kwaliteit van 50% van de woningvoorraad in beeld op basis van de energieprestatielabels die per 1 januari 2008 verplicht worden vanuit de EU op basis van de richtlijn EPBD (opvolger EPA). De labels die in de nulmeting zijn opgenomen, dienen te zijn bepaald door een bedrijf dat gecertifceerd is conform de BRL 9500-01. EPA’s gemaakt door een op basis van de BRL 9502 gecertificeerd bedrijf, zoals is aangegeven in het Besluit Energieprestatie Gebouwen (BEG 24-11-06), en die nog binnen de geldigheidstermijn vallen van 10 jaar, worden in de telling meegerekend. Complexen die formeel (directie/RvCniveau) aangewezen zijn voor sloop binnen 10 jaar, hoeven niet te worden meegenomen in de berekening.

24


25

5.2.2 De corporatie heeft de keuze om: 1. Binnen 6 jaar na certificatie dient minimaal 30% van de woningen in de woningvoorraad voorzien te zijn van een energiecertificaat met energie-index kleiner dan 1,30 (label C, B of A), dan wel zijn maatregelen getroffen om dit te realiseren. 2.

Binnen 6 jaar na certificatie ten minste 60 procent van de woningen met een energielabel van E of lager omgezet te te hebben in woningen met een energiecertificaat dat tenminste twee labels hoger is dan in de oorspronkelijke situatie voor ingreep

5.2.3 Binnen 6 jaar na certificatie dient minimaal 5% van woningen in de woningvoorraad van de certificaathouder voorzien te zijn van duurzame energiesystemen zoals vermeld in bijlage 3 van deze BRL 5018. Een woning voldoet aan de gestelde eis indien gemiddeld minimaal de volgende opgestelde capaciteit 2 van één van de volgende duurzame energieopties gerealiseerd is: 2 m zonnecollector, 0,4 kWp zonnestroomsysteem, x kWp windturbine, warmtepomp(boiler)vermogen van 2 kW. 5.2.4 De woningcorporatie stelt procedures op waarmee bovenstaande doelstellingen in de dagelijkse processen ingebed én bewaakt kunnen worden en verwerkt deze procedures in haar kwaliteitshandboek.

5.3

Maatregelen op ingreepniveau

Ongeacht het ingreepniveau (planmatig onderhoud, renovatie) past de woningcorporatie standaard de volgende maatregelen toe, tenzij monumentenzorgvereisten de toepassing onmogelijk maken, of huurders aantoonbaar weigeren ingeval er sprake is van woningverbetering met huurverhoging. Deze maatregelen worden standaard in de programma’s van eisen opgenomen. 5.3.1 Schil/gevel renovatie Bij schil/gevelrenovatie: toepassing van spouwisolatie (indien spouw aanwezig) en bouwkundig van voldoende kwaliteit. 5.3.2 Kozijn- / glasvervanging Isolatieglas toepassen (maximale U-waarde 1,2 W/m2/K voor vast glas en maximale U-waarde 1,5 W/m2/K voor draaiende delen) en kierdichting d.m.v. tochtstrips bij bewegende delen. Tevens ventilatie op niveau brengen volgens NEN 1087 5.3.3 Ketelvervanging Bij ketelvervanging: toepassing van HR ketel (Gaskeur HR107-labelcriteria) 5.3.4 Duurzaam hout Bij kozijnvervanging wordt indien een houten kozijn wordt toegepast gebruik gemaakt van FSC. 5.3.5 Waterbesparing Bij sanitairrenovatie: toepassing van waterbesparende douchekop, waterbesparend toilet (spoelwateronderbreking en maximaal waterverbruik per spoeling 6 liter). Indien in de woningen geen waterbesparende maatregelen zijn getroffen op verzoek van de huurder, wordt de corporatie toch geacht aan de eis te hebben voldaan indien in het standaard programma van eisen van de corporatie is opgenomen dat deze maatregelen worden uitgevoerd bij vervanging van de bestaande installatie.

25


26

5.3.6 Asbest en loden leidingen Vanaf certificatie dienen asbest en loden leidingen uit de voorraad te worden verwijderd zodra de ingreep mogelijk is.

26


6

Aanvraagprocedure

6.1

Aanvraagprocedure

1. 2. 3. 4.

5.

6.2

27

Een aanvraag voor verkrijging van het certificaat wordt ingediend bij de certificerende instelling op een daartoe vastgesteld formulier (verplichte bijlage 1 BRL); Het aanvraagformulier dient te zijn ondertekend door de eigenaar van de aanvragende organisatie dan wel door degene die deze onderneming rechtens volledig vertegenwoordigt; Bij de aanvraag dienen de in het formulier gevraagde bewijsstukken te worden bijgevoegd; Door de indiening van de aanvraag verklaart de aanvrager bekend te zijn met de inhoud van de BRL 5018 en de verplichtingen, zoals vermeld in de hoofdstukken 3 t/m 7 vanaf het moment waarop het certificaat is verleend te zullen nakomen Op een aanvraag wordt binnen drie maanden beslist of de aanvraag in behandeling genomen wordt.

De in de aanvraag op te nemen gegevens

De aanvraag om voor een certificaat in aanmerking te komen moet de volgende gegevens bevatten: 1. De naam en het correspondentieadres van de aanvrager; 2. Indien een gemachtigde is aangewezen, diens naam en correspondentieadres in Nederland; 3. De naam en het adres waarop het certificaat gesteld wordt. 4. Of de aanvraag de hoofdvestiging dan wel een nevenvestiging betreft; 5. Inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel en Fabrieken; 6. Eventuele samenwerking/uitbesteding met/aan derden m.b.t. werkzaamheden in het kader planningswerkzaamheden en de uitbestede taken. 7. Het aantal woningen en complexen welke de certificaathouder in bezit c.q. beheer heeft. 8. Of er voor de complexen meerjareno nderhoudsplanningen zijn 9. Of de organisatie beschikt over een kwaliteitshandboek 10. Aanwezigheid bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;

6.3

Bij de aanvraag in te dienen bescheiden

De aanvraag om een certificaat moet zijn voorzien van de volgende gegevens: 1. Een recente kopie (max. 6 maanden) van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; 2. Een kopie van de verzekeringspolis(sen).; 3. Een kopie van het kwaliteitshandboek van de certificaathouder met relatieschema naar de eisen in de BRL 5018 4. Overzichtslijst van de woningcomplexen met aantallen woningen 5. Een overzicht van de complexen en woningen waar al maatregelen zijn doorgevoerd in het kader van het certificaat. 6. Een overzicht van de projecten waar binnen 5 jaar planmatig onderhoud gepland staat. 7. Een overzicht van de woningen waar binnen de afgelopen 24 maanden mutatieonderhoud heeft plaatsgevonden. 8. Indien van toepassing, een kopie van de overeenkomst tussen de certificaathouder en derden met betrekking tot werkzaamheden vernoemd in de BRL 5018;

27


7.

Beoordelingsprocedure

7.1

Toelatingsonderzoek

28

In overeenstemming met het reglement van de certificerende instelling wordt een aanvraagformulier voor het ‘Systeemcertificaat Toepassing energiebesparing en duurzame energie door Woningcorporaties’ ingediend. Na ontvangst van de aanvraag en het voldoen van de hieraan verbonden kosten, zal de certificerende instelling starten met het onderzoek voor toelating. Het toelatingsonderzoek bestaat uit een drietal onderdelen, te weten: • Documentatie • Algemeen/organisatorisch • Planning en toepassing duurzame energie en energiebesparing 7.1.1 Documentatie Bij dit onderzoek, ten kantore van de certificerende instelling, worden de stukken van de aanvrager getoetst aan de BRL 5018. Het betreft hier in hoofdzaak het kwaliteitshandboek en de hierin beschreven procedures en werkwijzen. Tijdens het documentatieonderzoek kunnen afwijkingen van het systeem worden geconstateerd. Eventuele opmerkingen en afwijkingen van de handboeken (en de BRL 5018) worden door de certificerende instantie in 3 klassen onderscheiden: • • •

Kritieke opmerkingen: afwijkingen van de BRL 5018 c.q. afwijkende beschrijvingen in het handboek die tot onjuiste resultaten leiden. Niet-kritieke opmerkingen: afwijkingen van de BRL 5018 die nog wel tot juiste c.q. goede resultaten leiden. Algemene opmerkingen: geconstateerde feiten die tot gewenste verbeteringen en verfijningen van het kwaliteitssysteem kunnen leiden.

Van het documentatieonderzoek wordt binnen vier weken na de uitvoering door de certificerende instelling een rapportage opgesteld. Deze rapportage wordt in concept voor commentaar aan de aanvrager toegezonden. Na (eventuele) verwerking van de opmerkingen van de aanvrager wordt de rapportage definitief gemaakt. 7.1.2 Algemeen/organisatorisch functioneren van de organisatie van de certificaathouder Tijdens het toelatingsonderzoek op locatie wordt gecontroleerd of de personele organisatie helder is, of de procedures voldoende beschreven en gearchiveerd zijn met de nodige overzichten. Uitvoering conform de procedures zal tijdens de praktijk audits verder aan de orde komen en gecontroleerd worden. Bij dit onderzoek, ten kantore van de aanvrager, controleert/onderzoekt de certificerende instelling of de aanvrager van het certificaat (verder de aanvrager) voldoet aan de eisen zoals gesteld in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 (vereisten aan de certificaathouder) van de BRL 5018. Het onderzoek omvat daarmee: • De vaststelling van de doeltreffendheid en het op juiste wijze hanteren van het kwaliteitssysteem, vastgelegd in een kwaliteitshandboek met de bijbehorende instructies, in combinatie met een controle op de implementatie.

28

29


•

Het uit te werken kwaliteitshandboek wordt onderzocht op de vastlegging van de juridische en (indien van toepassing) de bestuurlijke structuur, de structuur van de werkorganisatie en de uitgewerkte procedures voor het voorbereiden, uitvoeren en afronden van de werkzaamheden in het kader van deze BRL 5018, met inbegrip van de deskundigheidsvereisten en de vereisten inzake samenwerking met derden.

Minimaal dienen de volgende procedures in tekst of schema's met toelichtingen te zijn vastgelegd: Organogram van de organisatie inclusief eventuele inbedding van nevenorganisaties; • Personeels/deskundigheidsgegevens; • Opleidingsplan; • Projectvoorbereiding; • Uitvoering van de maatregelen; • Opstellen rapportages; Aanbesteding c.q. opdrachtverstrekking onderhoudswerkzaamheden; • Aanleg, beheer en archivering projectdossiers; • Beheer maatregelenbestanden; • Koppeling tussen de diverse bestanden; • Interne kwaliteitsaudits; • Managementreview; • Bijstellen werkprocedures; • Klachtenprocedure. Dit deel van het toelatingsonderzoek geschiedt aan de hand van gesprekken met het verantwoordelijke management evenals steekproefsgewijs onderzoek ten kantore van de certificaathouder van een aantal projectdossiers betreffende (meerjaren)onderhoudsplanningen en uitgevoerd planmatig en mutatieonderhoud. Het aantal onderzochte projecten is afhankelijk van het totaal in bezit en beheer zijnde woningen en complexen en wordt bepaald aan de hand van onderstaande tabel. Aantal woningen in eigendom/beheer 1 - 2500 woningen 2500 - 7500 woningen 7500 - 25000 woningen 25000 – 50.000woningen 50.000 - > woningen

Steekproef 4 dossiers 10 dossiers 16 dossiers 25 dossiers 37 dossiers

De certificerende instelling kiest uit de overzichten het op basis van de tabel benodigde aantal dossiers. Bij de keuze van de dossiers worden waar mogelijk de volgende uitgangspunten gehanteerd: • •

van iedere projectleider c.q. projectteam tenminste 1 dossier; een spreiding naar soort onderhoud.

Na hantering van deze uitgangspunten worden de dossiers willekeurig gekozen. Bij het onderzoek van de dossiers draagt de aanvrager er zorg voor dat medewerkers aanwezig zijn die betrokken zijn bij de desbetreffende projecten, die op de hoogte zijn van de inhoud van de dossiers en die desgewenst op vragen van de auditers een nadere toelichting kunnen geven.

29

30


7.1.3

Onderzoek naar de eisen aan de meerjaren onderhoudsplanning en kostenbegroting en de uitvoering van het onderhoud

Een deel van het toelatingsonderzoek geschiedt, zoals gesteld door dossieronderzoek van projecten, ten kantore van de aanvrager. Een deel van de toetsingsprocedure betreft de daadwerkelijke controle van de woningen/woongebouwen via een - bouwkundige – inspectie op de uitvoering van de maatregelen. Het aantal onderzochte projecten is afhankelijk van het totaal in bezit c.q. beheer zijnde woningen en wordt bepaald aan de hand van onderstaande tabel. Aantal woningen in eigendom/beheer 1 - 2500 woningen 2500 - 7500 woningen 7500 - 25000 woningen 25000 – 50.000woningen 50.000 - > woningen


De certificerende instelling kiest uit het overzicht van bij de aanvrager in bezit/beheer zijnde woningen, op basis van de tabel het benodigde aantal woningen. Bij de keuze van de woningen worden waar mogelijk de volgende uitgangspunten gehanteerd: • •

Van ieder projectleider c.q. projectteam woningen/projecten; Een Spreiding naar type woningen.

Na hantering van deze uitgangspunten worden de woningen verder willekeurig gekozen. Het gevolg is dat niet per definitie de woningen/projecten welke op de organisatorische aspecten onderzocht zijn, op de in deze paragraaf genoemde aspecten onderzocht worden. De certificerende instelling zal de eisen, als volgt controleren. De certificerende instelling toetst of in de woningen/complexen de maatregelen zijn uitgevoerd zoals beschreven in de onderhoudsplanning en technische omschrijving van het project voor zover van toepassing op het gestelde in deze BRL 5018. Deze toets gebeurt steekproefsgewijs op locatie door de auditor van de certificerende instelling. Indien de bevindingen van de auditor aantonen dat de geplande maatregelen afwijken van wat de certificaathouder in de meerjarenplanning heeft vastgelegd, kan de maatregel maximaal 2 jaar verschoven worden indien de certificaathouder kan aantonen dat van overmacht sprake is. Een tekort aan financiële middelen wordt niet als overmacht geaccepteerd. Indien de werkzaamheden niet zijn uitgevoerd toetst de auditor de redenen. Indien huurders de maatregelen niet geaccepteerd hebben, dienen schriftelijke verklaringen van de bewoners in het desbetreffende projectdossier aanwezig te zijn. Indien een VvE besloten heeft de maatregelen niet uit te voeren, dient een kopie van het desbetreffende vergaderbesluit van de algemene ledenvergadering in het desbetreffende projectdossier aanwezig te zijn. De auditor toetst, indien in een VvE de gemeenschappelijke duurzame energie c.q. energiebesparingsmaatregelen niet wenst uit te voeren of de certificaataanvrager de maatregelen op woningniveau in zijn bezit wel heeft doorgevoerd. 7.1.4 Toepassing van vormen van Duurzame Energie en Energiebesparing in de woningvoorraad. Bij dit onderzoek, ten kantore van de aanvrager, controleert/onderzoekt de certificerende instelling of de aanvrager voldoet aan de eisen zoals gesteld in hoofdstuk 5 (toepassing van vormen van duurzame energie en energiebesparing in de woningvoorraad). De certificerende instelling hanteert daarbij de volgende criteria voor de vereisten.

30


31

Eis 5.2.1 Toetsing geschiedt door controle uitdraai informatiesysteem van EPA certificaten in woningvoorraad. Een steekproef d.m.v. inzage in bijbehorende EPA-certificaten. De EPA onderzoeken en certificaten dienen te zijn uitgevoerd en afgegeven door deskundigen en instanties die voldoen aan de vereisten zoals neergelegd in de Nationale Beoordelingsrichtlijn KOMO-procescertificaat voor Energieprestatieadvisering voor Woningen’ BRL 9502 d.d. 2002-06-05 en die geaccrediteerd zijn door de Raad voor Accreditatie. In de overgangsfase tot 1 januari 2008 kan de certificaathouder gebruik maken van beschikbare EPA’s en, voor zover deze ontbreken, dient aanvulling plaatsvinden op basis van Novem referentiewoning EPA’s.

Eis 5.2.2 t/m 5.2.4 Toetsing geschiedt door controle-uitdraai van het informatiesysteem van de aanvrager waarbij de uitvoering tevens wordt getoetst via de in paragraaf 7.1.3 genoemde steekproef in de woningvoorraad; de vergelijking met de procedures in het handboek van de aanvrager evenals de meerjaren onderhoudsplanning en begroting van de aanvrager teneinde te kunnen beoordelen of de certificaathouder de realisatie van deze eisen heeft vastgelegd en de middelen voor uitvoering heeft gereserveerd. Toetsing geschiedt tevens door het aantal woningen dat aan deze eis 5.2.3 voldoet te berekenen door 2 het totale zonnecollectoroppervlak (m ), opgesteld zonnestroomsysteemvermogen (kWp) en effectief warmtepompvermogen (kW, exclusief het vermogen van evt. piekvraag elementen) in de voorraad te 2 delen op respectievelijk de volgende minimum eisen per woning: 2 m zonnecollector, 0,4 kWp zonnestroomsysteem, warmtepompvermogen van 2 kW. Maatregelen ingreepniveau: Eis 5.3.1 t/m 5.3.6 De toetsing geschiedt via de procedures zoals vastgelegd in het kwaliteitshandboek van de aanvrager, steekproefsgewijze controle van plannen voor verbouw- en renovatie (programma’s van eisen, uitvoeringsplannen, bestekken, opdrachten en facturen) en steekproefsgewijze woninginspectie evenals attesten en productspecificaties van de fabrikanten. 7.1.5

Afronding toelatingsonderzoek

Van het toelatingsonderzoek wordt binnen vier weken na de uitvoering door de certificerende instelling een rapportage opgesteld. Deze rapportage wordt in concept voor commentaar aan de aanvrager toegezonden. Na (eventuele) verwerking van de opmerkingen van de aanvrager wordt de rapportage definitief gemaakt. Tijdens het documentatieonderzoek kunnen afwijkingen van het systeem worden geconstateerd. Eventuele opmerkingen en afwijkingen van de handboeken (en de BRL 5018.) worden door de certificerende instantie in 3 klassen onderscheiden: • • •


Kritieke opmerkingen staan verlening van certificatie in de weg en dienen daarom binnen één maand na afsluiting van het toelatingsonderzoek en vóór certificatie te zijn opgelost. Niet-kritieke opmerkingen dienen uiterlijk binnen drie maanden ná certificatie opgelost te zijn. Ten aanzien van de algemene opmerkingen heeft de aanvrager de keuze om deze wel of niet op een door hem gewenst moment te verwerken.

31

32


Vervolgens wordt na oplossing van de kritieke maatregelen de rapportage met een advies over de toelating aan de Certificatiecommissie van de betreffende certificerende instelling voorgelegd. De Certificatiecommissie besluit vervolgens of het certificaat, al dan niet onder voorwaarden, wordt verleend.

7.2

Herhalingsonderzoek

Uiterlijk 1 jaar na certificatie voert de certificerende instelling een herhalingsonderzoek uit. Hierbij wordt op dezelfde wijze gewerkt als bij het toelatingsonderzoek en worden dezelfde criteria gehanteerd. Kortheidshalve wordt hierbij verwezen naar het gestelde in paragraaf 7.1 Het enige verschil met het toelatingonderzoek is dat het herhalingsonderzoek kleinere steekproeven kent. Voor de toetsing van de vereisten in de hoofdstukken 3 en 4 wordt de volgende tabel gehanteerd. Aantal woningen in eigendom/beheer 1 - 2500 woningen 2500 - 7500 woningen 7500 - 25000 woningen 25000 – 50.000woningen 50.000 - > woningen


Voor de toetsing van de vereisten in hoofdstuk 5 wordt de volgende tabel gehanteerd. Aantal woningen in eigendom/beheer 1 - 2500 woningen 2500 - 7500 woningen 7500 - 25000 woningen 25000 – 50.000woningen 50.000 - > woningen


7.2.1 Afsluiting herhalingsonderzoek Van het herhalingsonderzoek wordt binnen vier weken na de uitvoering door de certificerende instelling een rapportage opgesteld. Deze rapportage wordt in concept voor commentaar aan de aanvrager toegezonden. Na (eventuele) verwerking van de opmerkingen van de aanvrager wordt de rapportage definitief gemaakt. Tijdens het herhalingsonderzoek kunnen afwijkingen van het systeem worden geconstateerd. Tijdens het documentatieonderzoek kunnen afwijkingen van het systeem worden geconstateerd. Eventuele opmerkingen en afwijkingen van de handboeken (en de BRL 5018 ) worden door de certificerende instantie in 3 klassen onderscheiden: • • •


32


33

Kritieke opmerkingen staan verlenging van certificatie in de weg en dienen daarom binnen één maand na afsluiting van het herhalingsonderzoek en vóór certificaatverlenging te zijn opgelost. Niet-kritieke opmerkingen dienen uiterlijk binnen drie maanden ná certificaatverlenging opgelost te zijn. Ten aanzien van de algemene opmerkingen heeft de aanvrager de keuze om deze wel of niet op een door hem gewenst moment te verwerken. Vervolgens wordt na oplossing van de kritieke maatregelen de rapportage met een advies over de verlenging aan de Certificatiecommissie van de betreffende certificerende instelling voorgelegd. De Certificatiecommissie besluit vervolgens of het certificaat, al dan niet onder voorwaarden, wordt verlengd.

7.3

Herbeoordelingonderzoek toelatings- c.q. herhalingsonderzoek

Uiterlijk 3 maanden na afsluiting van het toelatings- c.q. herhalingsonderzoek dient de certificaathouder de niet-kritieke afwijkingen verholpen te hebben. De certificaathouder levert hiertoe de benodigde gegevens tijdig aan de certificerende instelling. De certificerende instelling gaat vervolgens na of uit de verstrekte gegevens blijkt of de gesignaleerde knelpunten zijn opgelost. Hierbij worden de criteria gehanteerd zoals neergelegd in de paragrafen 7.1 en 7.2 van deze BRL 5018. Indien naar het oordeel van de certificerende instelling uit de overlegde gegevens niet blijkt dat de gesignaleerde knelpunten opgelost dan wel afdoende opgelost zijn, voert de certificerende instelling voor rekening van de certificaathouder een aanvullend onderzoek uit op locatie. Indien de niet-kritieke opmerkingen niet naar behoren zijn verholpen, zal de certificerende instelling uiterlijk 1 jaar na certificatie c.q. verlenging van certificatie in plaats van een regulier herhalingsonderzoek een geheel nieuw toelatingsonderzoek bij de gecertificeerde certificaathouder uitvoeren. De certificaathouder wordt in afwachting van het nieuwe toelatingsonderzoek voor schorsing aan de Certificatiecommissie voorgedragen.

7.4

Hulp aan certificerende instelling

De aanvrager c.q. certificaathouder dient de auditor van de certificerende instelling behulpzaam te zijn bij het uitvoeren van de controles en onderzoeken. In dit kader kan de auditor gesprekken voeren met de bestuurder, individuele leden van de vereniging en het eventuele personeel. Inzage wordt verleend in alle betreffende dossiers, archieven, documenten en gegevens en kan toegang verleend worden tot alle voor de onderzoeken relevante ruimten in het appartementscomplex en de gemeenschappelijke delen.

7.5

Algemene procedure-eisen van de certificatie

Als algemene procedures en regelingen met betrekking tot externe kwaliteitszorg vanaf de aanvraag tot en met de intrekking van de certificatieovereenkomst, gelden het Reglement en het kwaliteitshandboek van de betreffende certificerende instelling, voor zover deze niet in strijd zijn met de voorgaande artikelen in dit hoofdstuk. Indien een gecertificeerde corporatie een fusie aangaat met een partner handelt de certificerende instelling in de onderstaande situaties als volgt: • De fusiepartner is eveneens gecertificeerd in het kader van de BRL 5018. Er is dan sprake van een nieuwe gecertificeerde corporatie waarbij het herhalingsonderzoek zal plaatsvinden op

33


•

34

basis van de in de beoordelingsrichtlijn gestelde criteria voor wat betreft de aantallen te onderzoeken woningen c.q. complexen. De fusiepartner is niet gecertificeerd in het kader van de BRL 5018. Hier ontstaat de meest gecompliceerde vorm. Er zijn een aantal mogelijkheden: a. De nieuw gevormde corporatie blijft gezien de samenstelling van het bezit van beide corporaties binnen de marges van het certificaat. Na fusie zal een onderzoek plaats moeten vinden waaruit dit blijkt. Het certificaat wordt vervolgens overgeschreven op naam van de nieuwe corporatie. b. De fusiepartner voldoet niet aan het certificaat zodat na fusie de gehele corporatie niet meer voldoet aan de BRL 5018. Dan ontstaat een van de volgende situaties: b1. De gecertificeerde corporatie blijft een zelfstandig onderdeel in de nieuwe fusiecombinatie. Hiervoor is binnen de huidige BRL een oplossing voorhanden. Als zelfstandig onderdeel kan de gecertificeerde corporatie als een nevenvestiging gezien worden (zie paragraaf 4.9). Zij behoudt dan het certificaat. b2. De gecertificeerde corporatie is geen nevenvestiging. Het certificaat zal door de fusie worden ingetrokken dan wel geschorst worden. Voor certificatie is een nieuw onderzoek nodig. Schorsing treedt op als de certificerende instelling en de nieuwe corporatie na overleg tot de slotsom komen dat de nieuwe corporatie het certificaat wenst te halen/behouden maar dat dit enige tijd vergt. De Certificatiecommissie kan dan beslissen de certificaathouder te schorsen. Als de certificerende instelling na overleg met de nieuwe corporatie tot de slotsom komt dat niet op afzienbare tijd aan de eisen van de BRL 5018 kan worden voldaan zal zij de certificatiecommissie voorstellen het certificaat in te trekken. De nieuwe corporatie zal het certificaat opnieuw dienen aan te vragen en een volledig toelatingsonderzoek moeten doorlopen.

34

35


8

Externe kwaliteitsbewaking

8.1

Toelatingsonderzoek

Nadat een aanvrager zich bij een certificerende instelling heeft aangemeld voor het systeemcertificaat en er vervolgafspraken zijn vastgelegd, start de certificerende instelling de behandeling van de aanvraag. Een toelatingsonderzoek maakt daar onderdeel van uit. Bij het toelatingsonderzoek wordt gecontroleerd of de aanvrager voldoet aan de eisen van hoofdstuk 3, 4 en 5 van deze BRL 5018. Daarbij worden enkele medewerkers geïnterviewd. Verder controleert de certificerende instelling enkele projecten c.q. woningen op het voldoen aan de eisen van de hoofdstukken 4 en 5. De te besteden tijd aan het toelatingsonderzoek, het aantal door de certificerende instelling te controleren dossiers, het aantal te interviewen medewerkers, zijn in onderstaande tabel aangegeven, uitgesplitst naar organisatiegericht onderzoek en projectgericht onderzoek en is afhankelijk van de omvang van de organisatie van de aanvrager. De te besteden tijd heeft slechts betrekking op onderzoek en verslaglegging, dus niet op reistijd en overige tijd nodig voor het volledig behandelen van de aanvraag. Toelatingsonderzoek Onderzoek hoofdstukken 3 en 4: Controle organisatie te certificeren organisatie Algemeen organisatorisch

Benodigde uren: 8

Aantal personeelsleden 1-10 > 10

8 12

Onderzoek hoofdstuk 4: 1-500 woningen 501-2500 woningen > 2500 woningen per 500 woningen 2 projecten

Dossieronderzoek: 2 4

Onderzoek hoofdstuk 5: uitvoering maatregelen: 1-500 woningen 501-2500 woningen > 2500 woningen per 500 woningen 2 projecten

2 4

Van het toelatingsonderzoek wordt een schriftelijke rapportage opgesteld, op basis waarvan het systeemcertificaat al dan niet wordt verleend.

8.2

Herhalingsonderzoek

De te besteden tijd aan het herhalingsonderzoek, het aantal door de certificerende instelling te controleren projecten en het aantal te interviewen medewerkers, zijn in onderstaande tabel aangegeven, uitgesplitst naar organisatiegericht onderzoek en projectgericht onderzoek en afhankelijk van de omvang van de certificaathouder. De te besteden tijd heeft slechts betrekking op onderzoek en verslaglegging, dus niet op reistijd en overige tijd nodig voor het volledig behandelen van de aanvraag.

35

36


Herhalingsonderzoek Onderzoek hoofdstukken 3 en 4: Controle organisatie te certificeren organisatie Algemeen organisatorisch

Benodigde uren: 8

Aantal personeelsleden 1-10 > 10

4 6

Onderzoek hoofdstuk 4: 1-500 woningen 501-2500 woningen > 2500 woningen per 500 woningen 1 projecten

Dossieronderzoek: 2 3

Onderzoek hoofdstuk 5: uitvoering maatregelen: 1-500 woningen 501-2500 woningen > 2500 woningen per 500 woningen 1 projecten

2 3

Van het herhalingsonderzoek wordt een schriftelijke rapportage opgesteld, op basis waarvan het systeemcertificaat al dan niet wordt verleend.

8.3

Vervolgcontroles toelating/herhalingsonderzoek

Uiterlijk drie maanden na het (positief verlopen) toelatings- c.q. herhalingsonderzoek toetst de certificerende instelling of de certificaathouder de nog openstaande niet-kritieke opmerkingen heeft verholpen. Daar waar schriftelijke afdoening mogelijk is, toetst de certificerende instelling aan de hand van door de certificaathouder overlegde documenten of de tekortkomingen zijn verholpen. Indien nodig, zulks ter bepaling door de certificerende instelling, vindt de controle plaats op locatie. De kosten van vervolgcontroles worden bepaald aan de hand van geregistreerde uren.

8.4

Eisen aan de bekwaamheid van de auditor/ inspecteur

8.4.1 Auditor (organisatiegericht) De certificerende instelling laat de audits uitvoeren door daartoe gekwalificeerde medewerkers welke in vaste dienst zijn bij de certificerende instelling. De auditers voldoen daarbij tenminste aan de volgende kwalificaties: • • • • •

HBO werken denkniveau. Kennis en kunde betreffende het functioneren van administraties Beheersing van relevante audit technieken op basis van audit training (extern). Ten minste 3 jaar werk- of audit ervaring op het gebied van proces/procescertificatie. Ten minste 3 jaar ervaring met het functioneren van woningcorporaties

Ter behoud van de bekwaamheid: • Uitvoeren van audit werkzaamheden op voornoemd terrein gedurende ten minste 5 dagen per jaar én • Ondergaan van monitoring en rapportage daarover.

36


37

8.4.2 Auditor (bouwkundig) De certificerende instelling laat de audits uitvoeren door daartoe gekwalificeerde medewerkers welke in vaste dienst zijn bij de certificerende instelling dan wel waarmee de certificerende instelling een samenwerkingsverband heeft aangegaan De auditers voldoen daarbij tenminste aan de volgende kwalificaties: • • •

Bouwkundige opleiding op HBO-niveau. Ten minste 2 jaar werk- of audit ervaring in het uitvoeren bouwkundig keuringen van woningen Beheersing van relevante audit technieken op basis van audit training (extern).

Ter behoud van de bekwaamheid: • uitvoeren van audit werkzaamheden op voornoemd terrein gedurende ten minste 5 dagen per jaar én • ondergaan van monitoring en rapportage daarover.

37


9.

Rechten

9.1

Rechten en bevoegdheden van de certificaathouder

38

De certificaathouder: Is bevoegd zich binnen en buiten de bedrijfstak als TDEW gecertificeerde corporaties te presenteren. Is bevoegd om het voor het systeemcertificaat gehanteerde, collectieve beeldmerk te gebruiken op briefpapier en rapportages. De grootte en de plaats van het beeldmerk wordt in overleg met de certificaathouder vastgesteld. Het collectieve beeldmerk wordt door de certificerende instelling geleverd. Heeft recht op bescherming van de waarde van het voor het systeemcertificaat gehanteerde, collectieve beeldmerk tegen inbreuken en misbruik door derden. Wordt ingeschreven in het register van Certificatie van TDEW-corporaties. Tenminste éénmaal per jaar draagt de certificerende instelling zorg voor publicatie van een overzicht van de certificaathouders. Heeft het recht te klagen bij de certificerende instelling over certificaathouders die zich niet houden aan de gestelde eisen conform deze BRL 5018. Dit recht behoort eveneens toe aan derden.

38


10.

Register

10.1

Register certificaathouders

• •

• • • • • •

• •

10.2 • • • •

39

Onmiddellijk na de inwerkingtreding van een certificaat neemt de instelling de certificaathouder op in het register. De certificerende instelling stelt een register van certificaathouders op, onder de randvoorwaarde dat de certificaathouder zelf kan beslissen of hij in het register wordt opgenomen. Het register omvat de volgende gegevens: De bedrijfsnaam van de certificaathouder Postadres, postcode en plaats van de certificaathouder Het telefoon- en faxnummer van de certificaathouder Het e-mailadres en homepagina op internet van de certificaathouder, indien deze aanwezig zijn. Het register is openbaar en ligt voor een ieder tijdens kantooruren ter inzage bij de certificerende instelling. Daarnaast is het register ook op de homepagina van de certificerende instelling in te zien. De certificerende instelling bepaalt op welke wijze de gegevens beschikbaar worden gesteld. Tenminste éénmaal per jaar draagt de certificerende instelling zorg voor de publicatie van een overzicht van bestaande en nieuwe certificaathouders. Intrekkingen worden in het register gepubliceerd gedurende een periode van zes maanden.

Publicatie BRL 5018 De BRL 5018 ligt ter inzage bij de certificerende instelling. Bij de formele aanvraag ontvangt de deelnemer een exemplaar van de BRL 5018. Zolang de behandeling van de aanvraag van het certificaat of certificatieovereenkomst duurt, ontvangt de aanvrager/certificaathouder bericht over wijzigingen van de BRL 5018. Desgevraagd verstrekt de certificerende instelling een exemplaar van de BRL 5018 tegen betaling van een vastgesteld bedrag.

39

40


BRL 5018 d.d. 2005-06-01

BIJLAGEN Nationale beoordelingsrichtlijn voor het systeemcertificaat Klimaatcorporatie

Concept

(Toepassing energiebesparing en duurzame energie door Woningcorporaties)

Techniekgebied Vastgesteld door het CvD systeemcertificaat Klimaatcorporaties d.d. Aanvaard door de Harmonisatie Commissie Bouw van de Stichting Bouw Kwaliteit d.d.

Uitgave:

SKW Certificatie BV

Nadruk verboden

40


41

Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2:

Lijst van vermelde en geraadpleegde litteratuur Lijst van toe te passen vormen van energiebesparing en duurzame energie

41


42

Bijlage 1 Lijst van vermelde en geraadpleegde documenten •

Bouwbesluit 2003 Stb. 2001, 410; Stb. 2002, 203, 516, 582 en Stb. 2005, 1 (368), 417 en 528 en de Ministeriële Regeling Stcrt. 2002, 241; Stcrt. 2003, 101 en Stcrt. 2005, 163.

Europese Unie: Directive 2002/91/EC (OJ L1/65 - 4.1.2003): Directive on the Energy Performance of buildings (EPBD) Stichting KWH: De kwaliteitseisen van het KWH-kooplabel, versie 1.0 september 2002 Kyotoklimaatverdrag: ISSO: Nationale beoordelingsrichtlijn voor het KOMO-procescertificaat voor Energieprestatieadvisering voor Woningen’ BRL 9502 d.d. 2002-06-05 . SKW Certificatie BV: Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Procescertificaat voor de Vereniging van Eigenaars (BRL 5013) d.d. 2003-05-01. SKW Certificatie BV: Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Systeemcertificaat voor de Algemene Woning Keuring, deel A: BRL inclusief bijlage A t/m D (BRL 5014) d.d. 2003-02-01 SKW Certificatie BV: Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Inspectiecertificaat Zonnewoning nieuwbouw (BRL 5015) d.d. 2003-03-01 Woningwet, wet van 29 augustus 1991 (Stb. 1991, 439)

42


43

Bijlage 2 Lijst van toe te passen vormen van energiebesparing en duurzame energie • • • • • • • • •

Huishoudelijke zonneboiler; Collectieve zonneboiler; Zonnecombi; Zonnestroomsysteem; Windturbine; Warmtepomp; Warmtepompboiler; Stadsverwarming; Collectief duurzaam energiesysteem.

43

Nationale beoordelingsrichtlijn voor het Systeemcertificaat Klimaatcorporatie

Recommend Documents