NL
Den Haag, 20-12-2006 Versie 2.3
Nationaal Actie Plan 2006 (documentnummer Atlas: 6112398)
Nederlands Actie Plan voor verbetering van Beheer en Controle van de EFRO middelen in de D2 programma’s 2000-2006 Noord, Zuid, Steden en Oost en het D1 programma Flevoland (efro-deel) en de URBAN-programma’s Heerlen, Rotterdam en AmsterdamWest.
Auteur: Drs. Ruud van Raak Coördinator Structuurfondsen Nederland Ministerie van Economische Zaken Postbus 20101 2500 EC Den Haag Email:
[email protected] Tel.: ++31703796082
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 Inhoud
pagina 1.
Inleiding en achtergrond
3
2
Concrete actievoorstellen
4
2.1
Actiepunten met betrekking tot aanbesteden
4
2.2
Acties met betrekking tot de controle bij de managementautoriteiten
5
2.3
Acties met betrekking tot de controle bij de betalingsautoriteiten
7
2.4
Acties met betrekking tot de werkzaamheden van de programma-Auditors
7
2.5
Acties met betrekking tot het toezicht en de verslaglegging
9
2.6
Onregelmatigheden
9
2.7
Detailtesten
9
3.
Verdere procedures
11
4.
Samenvatting (Summary in english)
12
NL
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 1.
INLEIDING EN ACHTERGROND Tussen eind 2004 en medio 2006 heeft de Europese Commissie een aantal reguliere audits uitgevoerd in Nederland naar de besteding van de middelen uit het EFROfonds. Concreet zijn audits gedaan bij de D2 programma’s Zuid, Steden, Oost en Noord. Op 8 september 2006 heeft de Europese Commissie een brief gestuurd, waarin zij aangeeft bij de audits een aantal algemene tekortkomingen te hebben geconstateerd bij toepassing van de regels, bij de rapportages en bij de controles bij de betreffende programma’s. Nederland is gevraagd een actieplan op te stellen waarin de noodzakelijke verbetermaatregelen worden opgenomen. In januari 2007 zal Nederland een eerste rapportage verzorgen over de implementatie van de maatregelen. Medio 2007 wordt het actieplan afgerond en zijn ook de bevindingen bekend, na de zomer verschijnt het definitieve eind rapport. Het actieplan heeft uitsluitend betrekking op de doelstelling 2 EFRO-programma’s Zuid, Oost, Steden en Noord voor de periode 2000-2006 en op de doelstelling 1 programma Flevoland 2000-2006 (alleen het EFRO deel). Daarnaast is het actieplan ook van toepassing op de Urban programma’s Heerlen, Rotterdam en Amsterdam-West met uitzondering van de steekproef, waar een op risico-analyse gebaseerde methode gebruikt zal worden om de controles uit te voeren in plaats van de methode beschreven bij actie 2.7. Overal waar programma’s genoemd staat worden deze programma’s bedoeld. De verbeteringen, die door dit actieplan worden voorgesteld, zullen ook gecommuniceerd worden met de autoriteiten, die in Nederland belast zijn met de Intereg programma’s, dit om goede praktijken te promoten en maximaal resultaat te bereiken. Met het verstrekken van dit actieplan gaat de lidstaat Nederland de inspanningsverplichting aan dit actieplan in de eerste helft van 2007 uit te voeren. Nederland zal de gedeclareerde uitgaven corrigeren voor die projecten, die in de steekproef vallen en waarbij bevindingen zijn geconstateerd waarover overeenstemming is tussen de auditors en de managementautoriteiten. Verder zal extrapolatie van de correcties nodig zijn als deze bevindingen van materiële aard zijn, tenzij overeengekomen wordt dat Nederland zelf additionele controles gaat doen bij de projecten die niet in de steekproef zaten. Dus nadat de uitkomsten van de steekproef bekend zijn zal Nederland voorstellen doen om of te extrapoleren of additionele controle s uit te voeren. Deze voorstellen kunnen, afhankelijk van de uitkomsten en situatie, verschillen per programma. Met de Commissie is verschil van mening over het al dan niet subsidiabel zijn van BTW die gecompenseerd wordt bij het BTW compensatiefonds. Afgesproken is dit element buiten het actieplan te houden, maar wel snel tussen partijen in overleg tot uitsluitsel te komen.
NL
3
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006
2.
CONCRETE ACTIEVOORSTELLEN De actiepunten zijn als volgt onderverdeeld: •
Acties met betrekking tot aanbesteden, vooral onder de drempelwaarde (2.1).
•
Acties met betrekking tot de controle bij de managementautoriteiten (2.2)
•
Acties met betrekking tot de controle bij de betalingsautoriteit en (2.3)
•
Acties met betrekking tot de werkzaamheden van de programma-auditors (2.4)
•
Acties met betrekking tot het toezicht en de verslaglegging (2.5)
•
Onregelmatigheden (2.6)
•
Detailtesten en projectcontroles (2.7)
Alle acties hebben uitsluitend betrekking op de genoemde programma’s en de periode 2000-2006, met uitzondering van de acties onder 2.7 die niet gelden voor de URBAN programma’s. 2.1
Actiepunten met betrekking tot aanbesteden Ten einde in de toekomst problemen met de Commissie te voorkomen over de rechtmatigheid van geplaatste overheidsopdrachten met EFRO-subsidiemiddelen zullen daarom de volgende actiepunten worden ondernomen:
Actiepunt 1
Deliverable 1 Brief over aanbesteden onder de grens
De Staatssecretaris van Economische Zaken zal nog IN 2006 een brief sturen aan de Managementautoriteiten van de programma’s, waarin zij er met klem op wijst dat bij het aanbesteden van overheidsopdrachten, ongeacht of deze binnen de Richtlijnen vallen of niet, de algemene beginselen van het EG-Verdrag van toepassing zijn. Voor de invulling van deze algemene beginselen zal, voor zover het opdrachten betreft vallend onder de richtlijn 2004/18/EG, verwezen worden naar het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Voor zover het gaat om opdrachten die niet vallen onder de werkingssfeer van de richtlijn zal geattendeerd worden op het toetsingskader zoals de Commissie dat hanteert volgens haar interpretatieve mededeling 1 .
1
Interpretatieve mededeling van de Commissie over de Gemeenschapswetgeving die van toepassing is op het plaatsen van opdrachten die niet of slechts gedeeltelijk onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen (2006/C/179/02).
NL
4
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 In de brief zal worden uiteengezet dat de aan het EG-verdrag ontleende basisnormen voor het plaatsen van overheidsopdrachten (verplichting tot transparantie en passende mate van openbaarhe id) volgens de Commissie ook gelden voor opdrachten buiten het regime van de Richtlijnen, voor zover het gaat om opdrachten die voldoende verband houden met de werking van de interne markt. Daarbij zal worden gewezen op het gegeven dat de Commissie achteraf op grond van deze normen de wijze van plaatsing van overheidsopdrachten beoordeelt. Dit betekent dat de programma-uitvoerders elke opdracht zorgvuldig moeten beoordelen op relevantie voor de interne markt. In de brief zal worden benadrukt dat volgens de Commissie de beslissing of ondernemingen uit andere landen mogelijk geïnteresseerd kunnen zijn in een beoogde opdracht zal moeten zijn gebaseerd op een evaluatie van de individuele omstandigheden van het geval in kwestie, zoals onderwerp van de opdracht, de geschatte waarde, de kenmerken van de sector en de geografische ligging van de plaats van uitvoering. Tevens zal worden geadviseerd in gevallen dat de uitkomst van de afweging is dat er geen sprake lijkt van opdrachten die relevant zijn voor de interne markt in het dossier goed vast te leggen op welke gronden deze conclusie wordt getrokken. Actiepunt 1
Deliverable 2 Expertcommissie
De afweging van de individuele omstandigheden van een specifieke opdracht dient op een consistente en zorgvuldige wijze plaats te vinden, bij voorkeur via een vaste procedure. Ook de motivering waarom een opdracht niet relevant is voor de interne markt vergt de nodige aandacht. Om de managementautoriteiten hierin te ondersteunen zal een “expertcommissie interne marktrelevantie ” worden ingesteld. Deze commissie zal bestaan uit vertegenwoordigers van de managementautoriteiten die subsidies verstrekken uit de EFRO-middelen en een secretaris van het Ministerie van Economische Zaken. De commissie krijgt twee taken. Allereerst de taak een praktisch operationele uitwerking te ontwikkelen van de vier afwegingscriteria: onderwerp van de opdracht, de geschatte waarde, de kenmerken van de sector en de geografische ligging van de plaats van uitvoering. Ten tweede zal de commissie aan de managementautoriteiten de mogelijkheid bieden concrete projecten voor te leggen ter verkrijging van een “peer review” advies. De Staatssecretaris van EZ zal bevorderen dat voornoemde expertcommissie wordt ingesteld en dat zij vanaf 2007 haar taak zal hebben aangevangen. 2.2
Acties met betrekking tot de controle bij de managementautoriteiten De constatering bij de audits voor de programma’s Zuid, Noord, Oost en Steden was dat de Artikel 4 controles (de controles uitgevoerd door de managementautoriteiten) evenals de verificaties ter plaatse niet alle noodzakelijke procedures en subsidiabiliteit van de uitgaven verzekeren. De Commissie geeft aan dat de verslaglegging van de verificaties onvoldoende was, de noodzakelijke opvolging niet altijd goed vast te stellen is en de steekproefmethode voor de selecties van controles ter plaatse onvoldoende is vastgelegd. Onderstaande actiepunten moeten bewerkstelligen dat deze tekortkomingen niet meer zullen voorkomen en de artikel 4 controles volledig conform de richtlijnen zullen worden uitgevoerd. De programma-Auditor zal in haar rapportage van medio 2007 over de uitvoering van dit punt van het actieplan aangeven of deze tekortkomingen zijn weggewerkt.
NL
5
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 Controles Managementautoriteiten De Artikel 4 controles zullen vanaf 1 november 2006 volledig conform de voorschriften worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat in alle gevallen voor alle projecten artikel 4 controles plaatsvinden. Dit houdt minimaal een administratieve controle in. Deze controle zal plaatsvinden voor de uitgaven gedeclareerd zijn bij de Europese Commissie.. Dat de controles compleet zullen zijn, dat wil zeggen dat de reikwijdte van de controles een volledige beoordeling van de subsidiabiliteit van alle uitgaven omvat. En vervolgens dat de verslaglegging van de controles goed en volledig is en de navolging van de aanbevelingen en bevindingen wordt gecontroleerd en vastgelegd. Naast deze algemene maatregelen voor de compleetheid en naleving willen we ook de kwaliteit van de artikel 4 controles verbeteren. Ten eerste door een duidelijke, vastgelegde en verifieerbare steekproef voor de controles ter plaatse. Actiepunt 2 Product 3 Selectie methode voor verificaties ter plekke Het via een adequate steekproefmethode bepalen welke projecten in het kader van de artikel 4 controles ter plaatse worden gecontroleerd. Deze methode zal worden vastgelegd. Binnen een half jaar na de start van een project zal indien mogelijk bij de geselecteerde projecten een artikel 4 controle ter plekke plaatsvinden. De naleving van deze afspraak zal gecontroleerd worden door de programma-Auditor. De steekproefmethode wordt verstrekt in januari 2007 bij de tussenrapportage en gehanteerd vanaf januari 2007. Actiepunt 3 Product 4 Uniforme set administratieve checklisten voor artikel 4 controles Het gebruik van uniforme checklisten voor de administratieve artikel 4 controles, waarin een complete controle is opgenomen op alle belangrijke aspecten van de vigerende regelgeving. Deze checklisten worden in maximale overeenstemming gebracht met verordening 438/2001 en nog uitgebreid met extra bevindingen uit de audits van de EC. Wij zullen deze checklisten bij de tussenrapportage van januari 2007 opleveren en zij zullen vanaf 1 januari 2007 worden gehanteerd inde programma’s. Actiepunt 4 Product 5 Uniforme checklisten voor artikel 4 controle ter plaatse. Het gebruik van uniforme checklisten voor de artikel 4 controles ter plaatse, waarin een complete controle is opgenomen op alle belangrijke aspecten van de vigerende regelgeving. Deze checklisten worden in maximale overeenstemming gebracht met verordening 438/2001 en nog uitgebreid met extra bevindingen uit de audits van de EC. Wij zullen deze checklisten bij de tussenrapportage van januari 2007 opleveren en zij zullen vanaf 1 januari 2007 worden gehanteerd in de programma’s. Actiepunt 5 Product 6 Een adequate en duidelijke registratie en categorisering van de controlebevindingen. Er wordt een format gemaakt voor de registratie en categorisering van controlebevindingen. Hierdoor worden de bevindingen vertaalbaar en vergelijkbaar en zijn
NL
6
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 daarmee geschikt gemaakt voor oplossingsrichtingen. Dit format wordt verstrekt bij de tussenrapportage van januari 2007 en gebruikt bij de controles vanaf januari 2007. Actiepunt 6 product 7 Verbetering van de communicatie en afhandeling van de artikel 4 controles richting eindbegunstigden. Het laatste deel van de verbeteracties rond de artikel 4 controles is de communicatie richting de begunstigde. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het controlebezoek en daarbij wordt aangegeven welke documenten aanwezig moeten zijn. Er vindt een volledige terugkoppeling van bevindingen plaats, ook op papier en de naleving wordt gecontroleerd. De programma-Auditor controleert deze afspraken. 2.3
Acties met betrekking tot de controle bij de betalingsautoriteiten Voor de artikel 9 controles is geconstateerd dat de betalingsautoriteit niet de noodzakelijke verificaties doet om zekerheid te hebben over de rechtmatigheid van de uitgaven alvorens de declaraties aan de Commissie worden gecertificeerd. De betalingsautoriteit vertrouwt op de cijfers die door de managementautoriteit worden gegeven. Verbetering begint bij het daadwerkelijk uitvoeren van de noodzakelijke verificaties. In vrijwel alle programma’s is daarmee in 2005 of 2006 al een start gemaakt. De toepassing van de minimale normen voor controles volgens Verordening 439/2001 zal tot alle programma’s worden uitgebreid. Bij een aantal is dat al gebeurd en opleiding moeten worden gegeven met name over de verificaties. Die opleidingen zijn in een aantal programma’s ook al verzorgd. Nationaal zal nog een extra opleidingsdag worden verzorgd in het vierde kwartaal van 2006.
Actiepunt 7 Product 8 Een uniforme checklist voor de artikel 9 controles. De artikel 9 controles zullen volledig volgens de minimaal aanvaardbare normen van verordening 438/2001 worden uitgevoerd en vastgelegd. Daarvoor zal een uniforme en complete checklist over alle de genoemde programma’s in Nederland worden gehanteerd. Wij zullen deze checklist bij de tussenrapportage van januari 2007 opleveren en de checklist wordt vanaf 1 januari 2007 gehanteerd in de programma’s. Actiepunt 8 Product 9 Opleiding medewerkers Betalingsautoriteit Er wordt gezorgd voor een regelmatig terugkerende opleiding van de medewerkers van de betalingsautoriteit belast met de verificaties conform artikel 9. Hiervoor zal op 19 december 2006 nog een landelijke opleidingsbijeenkomst worden georganiseerd. Daarna zal die zo vaak nodig worden herhaald. Actiepunt 2 t.m. 7 Product 10 Bewijs van de programma-Auditor dat de actiepunten 2. t.m. 7 worden uitgevoerd. De programma-Auditor controleert bij haar reguliere controlewerkzaamheden voortdurend op de actiepunten 2 t.m. 6 worden uitgevoerd en doet daar verslag van. 2.4
Acties met betrekking tot de werkzaamheden van de programma-Auditors Ten aanzien van de werkzaamheden van de programma-Auditor is geconstateerd dat bij de zogeheten 5% controles conform artikel 10 van de verordening Nr. 438/2001 een aantal aspecten van de subsidiabiliteit niet zijn geverifieerd. De Commissie geeft
NL
7
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 aan dat rapporten niet tijdig worden opgemaakt en niet altijd duidelijke conclusies omvatten. Bovendien is de opvolging niet toereikend en worden er geen foutenpercentages bepaald. Ten aanzien van de rapporten va n de systeemcontroles geeft de Commissie aan dat deze niet tijdig worden gemaakt. Dit resulteert in onjuiste en onvolledige informatie in de Artikel 13 rapporten. Inmiddels zijn de gevraagde verbetermaatregelen in de uitvoering van artikel 10 controles bij de meeste programma’s al gestart. Dit zal verder worden gecompleteerd. Actiepunt 9 Product 11 Uniforme checklist artikel 10. De artikel 10 controles zullen volledig volgens de minimaal aanvaardbare normen van verordening 438/2001 worden uitgevoerd en vastgelegd. Dat betekent tijdige uitvoering, tijdige en complete verslaglegging en tijdige terugkoppeling naar de begunstigde. Hiervoor zal een checklist worden ontworpen, die wordt verstrekt in januari 2007 bij de tussenrapportage en wordt gebruikt vanaf 2007. Hierbij zal de reikwijdte van de controles zich moeten uitstrekken en kunnen daar geen beperkingen in aan worden gebracht voor de beoordeling van de subsidiabiliteit van de uitgaven. Actiepunt 10 Product 12 Verstrekken van duidelijke gemotiveerde foutpercentages. Er zullen door de programma-Auditor foutpercentages worden bepaald op basis van hun bevindingen. Actiepunt 11 Product 13 Tijdige en completen systeemaudits en managementletters. De systeemaudits zullen tijdig en volledig worden uitgevoerd en er zal een goede rapportage tijdig beschikbaar komen, die naar de managementautoriteit en de Commissie wordt gestuurd. Actiepunt 12 Produkt 14 De bevindingen en aanbevelingen van andere controleorganen meenemen. De programma-Auditor zal bij de afloopcontrole betrekken de follow-up op bevindingen van andere controleorganen (reviews of audits door de auditdienst van Economische Zaken/LNV/BZK, de Algemene en Europese Rekenkamer en de Europese Commissie) en deze aangeven in haar rapportages voor de Commissie. Actiepunt 13 Product 15 Tijdschema programma-Auditor De programma-Auditor maakt een vast tijdschema voor het uitvoeren en opleveren van zijn/haar producten. Vooral de procedures van hoor en wederhoor moeten in tijd gelimiteerd, zodat bevindingen tijdig tot actie kunnen leiden.
NL
8
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 2.5
Acties met betrekking tot het toezicht en de verslaglegging De Commissie geeft aan dat de artikel 13 rapportages van Verordening Nr. 438/2001 hun onvoldoende inzicht verschaffen. Het is vaak een opsomming van de uitgevoerde controle werkzaamheden, maar geeft inhoudelijk onvoldoende inzicht.
Actiepunt 14 Product 16 Verbeteren van de artikel 13 rapportages Dit zou kunnen worden opgelost door opname van een lijst met de controlebevindingen (naar categorie uitgesplitst) uit de diverse controles (artikel 4, 9 en 10), een samenvatting van de systeemaudit rapportage en een samenvatting van de aanbevelingen van de Auditor aan het programmamanagement. Dit laatste is uiteraard vooral waardevol als aangegeven wordt wat de managementautoriteit met de aanbevelingen heeft gedaan. Actiepunt 15 Product 17 Verscherpen review programma-Auditors. Verscherpen toezicht door de auditdiensten van Ministerie van Economische Zaken en LNV. Zij zullen het toezicht op de artikel 13 rapporten vergroten en het reviewprogramma verfijnen. Dit laatste uiteraard met extra aandacht voor de werkzaamheden van de programma-Auditor, zoals aangegeven in de acties 9 tot en met 13. 2.6
Onregelmatigheden Onregelmatigheden zullen vanaf 1 januari 2007 worden gemeld en geregistreerd zoals vereist in de geamendeerde verordening over onregelmatigheden met nummer 2035/2005.
Actiepunt 16 Product 18 Nieuw Handboek Onregelmatigheden Op 18 december 2006 is het nieuwe handboek Onregelmatigheden beschikbaar, gebaseerd op de gewijzigde verordening 2035/2005. Actiepunt 16 Product 19 Instructie nieuwe procedure Onregelmatigheden Op 19 december 2006 wordt een instructie gegeven over het nieuwe handboek Onregelmatigheden. Uiteraard zullen de controleorganen in hun rapporten aand acht geven aan het juist toepassen van dit nieuwe handboek.
2.7
Detailtesten De Commissie heeft onvoldoende zekerheid als gevolg van tekortkomingen in de art. 4 en art. 9 controle in het tijdvak 2000-2006. De Cie. heeft de lidstaat verzocht redelijke zekerheid te verschaffen betreffende de subsidiabiliteit van de bij de EC gedeclareerde uitgaven in de periode 2000-2006. In de brief van 8 september stelt de EC dat dit actieplan detailtesten moet omvatten om de rechtmatigheid en wettelijkheid van alle uitgaven gedeclareerd sinds het begin van het programma te verifiëren.
NL
9
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 Actiepunt 17 Product 20 Steekproef De steekproef omvat de programma’s Stedelijke gebieden, Noord, Oost, Zuid en Flevoland met een nauwkeurigheid van 2% en een betrouwbaarheid van 95%. De steekproef zal worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken. Een uitwerking daarvan vindt plaats in bijgevoegd onderzoeksplan (bijlage 1). De uitvoering zal adequaat worden gedocumenteerd. De steekproef en de evaluatie zal tenminste inzicht geven in: • • •
De uitkomsten in zowel de afgerekende en niet afgerekende projecten en hiervan afgeleid een toedeling per individueel programma. Het aandeel aanbestedingen onder de aanbestedingsgrens. Het deel van de uitgaven dat niet aan de subsidiabiliteitseisen voldoet.
Met betrekking tot deze uitkomsten zal nog een aantal vragen beantwoord moeten worden: •
•
•
Tegen het met terugwerkende kracht corrigeren van aanbestedingen onder de grens zal nog een principieel verweer worden gevoerd mede op basis van de nadere informatie die de Commissie in december a.s. heeft toegezegd. Op dit punt zal de steekproef alleen maar signaleren en derhalve geen fouten constateren, vanwege dit verweer. Een eventuele correctie op basis van de uitkomsten van deze steekproef impliceert dat er over de periode tot 2006 noch door de Europese Commissie noch door enig ander betrokken controle-orgaan meer correcties op de tot en met 2006 gedeclareerde uitgaven worden aangebracht, immers dit is een schatting over al deze posten in die periode. Anders zou er sprake zijn van een dubbele correctie. Nederland zal de gedeclareerde uitgaven corrigeren voor die projecten, die in de steekproef vallen en waarbij bevindingen zijn geconstateerd waarover overeenstemming is tussen de auditors en de managementautoriteiten. Verder zal extrapolatie van de correcties nodig zijn als deze bevindingen van materiële aard zijn, tenzij overeengekomen wordt dat Nederland zelf additionele controles gaat doen bij de projecten die niet in de steekproef zaten. Dus nadat de uitkomsten van de steekproef bekend zijn zal Nederland voorstellen doen om of te extrapoleren of additionele controles uit te voeren. Deze voorstellen kunnen, afhankelijk van de uitkomsten en situatie, verschillen per programma.
Actiepunt 17 Product 21 Instructie steekproef Voor de uitvoerders van de steekproef wordt een instructie opgesteld, die voor de start van de werkzaamheden aan de Europese Commissie wordt verstrekt.
NL
10
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 3. Verdere proces Dit actieplan zal formeel worden aangeboden na bestuurlijke eindafstemming in Nederland in de voorlaatste week van 2006. In januari 2007 zal Nederland in een tussenrapport aangeven dat de actiepunten in gang zijn gezet. Deze rapportage zal vergezeld gaan van een groot aantal producten (deliverables) die de gereedschapskist voor een beter beheer en controle vanaf 2007 gaan vullen. Najaar 2007 moet een eindrapportage van dit actieplan gereed zijn. Voor de planning van de steekproef verwijzen we naar bijlage 1.
NL
11
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 Samenvatting
Action Point
Deliverables
Delivery Date
Responsible Partner
1. The State Secretary of the responsible coordinating Ministry of Economic Affairs will send a letter to reinforce the awareness for a good check on the internal market relevance.
December 2006
Ministry of Economic Affairs
2. Organizing an expert commission (representatives of the MA’s and the Member State Authority) to advise about practical guidelines and give the possibility of peer reviews.
January 2007
Ministry of Economic Affairs and Managing Authorities
3. A description of the sample method for each program, which is used to select projects for verification on the spot.
January 2007
Managing Authorities.
Public Procurement 1. The Dutch Authorities shall reinforce the awareness that the basic principles of the EC Treaty and General Community law principles have also to be respected for Public Procurement (below and above the thresholds).
Article 4 Commission Regulation No 438/2001 2. A sampling method for selecting on the spot verifications.
NL
12
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006
Action Point
Deliverables
Delivery Date
Responsible Partner
3. A uniform and complete set of checklists for the administrative verifications (100%). This checklist includes checks for public procurement below the thresholds and must cover all relevant aspects of eligibility.
4. A checklist for administrative verifications in accordance to article 4.
January 2007
Ministry of Economic Affairs. The Auditors of the programs have to declare in May 2007 that the MA’s are using the checklists from 1 January 2007.
4. A uniform and much more complete checklist for the verifications on the spot. This checklist includes checks for public procurement below the thresholds and must cover all relevant aspects of eligibility.
5. A checklist for January verifications on the spot 2007 in accordance to article 4 and use of this checklist in the first 6 month after starting an project..
Ministry of Economic Affairs. The Auditors of the programs have to declare in May 2007 that the MA’s are using the checklists starting 1 January 2007.
5. A clear description of the 6. Format for the control results with a categorisation en categorisation and good registration of findings. registration of the findings for use by the MA and also to report to the final beneficiary.
January 2007
Managing Authority and program auditors.
6. A good follow up on the control findings by the MA and other relevant actors.
7. Evidence of the follow up.
1-5-2007 Auditor of the programs have to give assurance.
8. A checklist for administrative verifications in accordance to article 9.
January
Ministry of Economic affairs can validate.
Article 9 Commission Regulation No 438/2001 7. A uniform checklist for the verifications of the paying authority. This checklist verifies the work of the MA.
NL
2007
13
Ministry of Economic Affairs.
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006
Action Point
Deliverables
Delivery Date
Responsible Partner
8. Improve the education and knowledge of the paying authority.
9. In 2006 there will be an additional course for the members of the paying Authority. The course material will be send to the EC as a deliverable. The course will be held as many times as necessary for new employees of the Paying Authority.
19-122006
Ministry of Economic Affairs, participation of the European Commission and the Paying Authorities.
2.t.m.8 Evidence about the implementation action points 2-7
10. Evidence of the use of the description of findings by the MA’s.
1-5-2007
Auditor of the programs have to give assurance.
9. A uniform and much more 11. A checklist for 5% complete checklist for the 5% checks of article 10. checks of the Audit Authority of the Programs. This checklist includes checks for public procurement below the thresholds and must cover all relevant aspects of eligibility.
January 2007
Ministry of Economic Affairs.
10. The Auditor of the Programs has to establish clear error rates after follow up of the findings.
12. Evidence of the established error rates by the program Auditors.
p.m.
Ministry of Economic Affairs shall review this point when they review the program- Auditors. However first the sample must be finished, it will generate concrete guidance on the rates.
11. System audits. The Program Auditors should make system audits and management letters timely and complete.
13. Evidence is given by the reports of in time system audits. Made by the Program Auditor.
1-6-2007
The Ministry of Economic Affairs can check the evidence when they review the work of the program Auditors. But also the report of the system
Article 10 Commission Regulation No 438/2001
NL
14
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006 audit itself by the Program Auditor is evidence. 12. The Program Auditor has to take in account the findings of other controls or reviews.
14. Evidence is given by the reports of the Program Auditor.
1-6-2007
The Ministry of Economic Affairs can check the evidence when they review the work of the program Auditors. But also the report of the system audit itself by the Program Auditor is evidence.
13. The Program Auditor has to do his activities and report them within acceptable time.
15. Timetable for the activities and delivery times.
1-7-2007
Program Auditors.
2007
Managing Authorities are responsible for the article 13 reports.
Article 13 Commission Regulation No 438/2001 14. Improve and complete the 16. A report of the article 13 Reports. most important findings in the controls(categorized) and the most important elements of the system audit/management letter must be incorporated in the art. 13 report.
The Program Auditor and The Ministry of Economic Affairs shall check the reports.
Other Actions 15. More detailed review of the program Auditors.
17. Every year the Ministry of Economic Affairs sends its overall review report to the EC. From 2007 there will me more detail in the report about the points mentioned in this plan.
NL
15
2007
The Ministry of Economic Affairs.
Nationaal Actieplan EFRO D2-D1 2000-2006
Action Point
Deliverables
Delivery Date
Responsible Partner
16. Ensurement that the programs in the Netherlands report en register irregularities as required by the Regulation 1684/1994, amended by Regulation 2035/2005.
18. A new Instruction Manuel for Irregularities based on the amended Regulation 2035/2005 will be provided by the Ministry of Economic Affairs.
18 -122006
The Ministry of Economic Affairs.
19. An Instruction is given on the Manuel.
19-12 2006
The Ministry of Economic Affairs.
17. Sample
20. A Sample for detailed controls on a representative number of projects to be able to draw conclusion about the legality and regularity of operations declared tot the EC. 21. Instructions for the auditors.
NL
The Ministry of Economic Affairs.
January 2007
16
The Ministry of Economic Affairs.
