SAMPUL
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMU NEGERI 1 RUTENG FLORES NTT MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN MICROSOFT SQL
Naskah Publikasi
diajukan oleh : Fenansius Efraim 07.12.2185
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS and DESIGN of INFORMATION SYSTEM IN STATE HIGH SCHOOL 1 RUTENG FLORES NTT USING VISUAL BASIC and MICROSOFT SQL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN SMU NEGERI 1 RUTENG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN MICROSOFT SQL Fenansius Efraim Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Data processing lending and return books at the library manually is no longer sufficient because it can reduce the level of work efficiency and effectiveness. Therefore we need a change to the computerization process to correct any deficiencies that exist in a manual process. The process of computerization in the library is becoming very important to speed up data processing, result in accurate information and provide the best services for visitors. In this regard, the purpose of this research is to build a new computerized system applications. This new system uses Visual Basic 6.0 applications with database Microsoft SQL Server 2000. Database design using the concept of data flow diagrams, charts relasientitas, and normalization. The application consists of several menus that can be used by members and the librarian. General menu, which can be accessed by members consist of looking for members and looking for a book. Menu of transactions that can be used by library staff consists of borrowing and repayment. Reporting menu consists of borrowing the report, the report returns, lists of books not yet returned, data books, and printed cards. From the results of research and analysis conducted on the processing system Ruteng Library at SMU 1, the system used did not work effectively. This is seen in the settlement process the tasks given to systems such as process data recording member, book data, borrowing data, return data, and preparing reports and services provided to those who need.
Keywords : Information systems, libraries, book-keeping, reporting
1.
PENDAHULUAN Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan
oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan meningkatkan fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Salah satu langkah yang diterapkan untuk meningkatkan fungsi perpustakaan sekolah adalah dengan penggunaan sistem pengolahan data yang tepat dan cepat. Sistem informasi pengolahan data perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dipergunakan untuk tujuan pencatatan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali, dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi pada saat ini yang hampir mencakup semua bidang dalam kehidupan manusia. Maka hal ini bisa dimanfaatkan untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi. Komputer merupakan salah satu cara atau sarana yang bisa digunakan untuk membantu dalam mewujudkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi tersebut. Sehingga sistem informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih daripada sebuah sistem informasi perpustakaan yang diolah secara manual dan juga akan menghasilkan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai produktifitas yang tinggi. Penulis bertujuan untuk membangun system informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi pada SMUN 1 Ruteng Flores NTT yang nanti diharapkan mampu untuk meningkatkan pelayanan bagi para murid di sekolah tersebut, serta mampu meningkatkan kinerja dari sistem perpustakaan itu sendiri. Baik dalam hal pendataan buku, proses peminjaman, dan pengembalian buku. Serta pemberian informasi yang akurat guna dalam hal pengambilan keputusan oleh pihak perpustakaan maupun sekolah.
2.
Landasan Teori
2.1.
Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Software yang
digunakan 2.1.1.
Pengertian Sistem Dalam mendefenisikan sebuah sistem terdapat dua buah metode
pendekatan yang sering digunakan. Yang pertama adalah pengertian sistem berdasarkan komponen atau elemen-elemen yang menyusun sistem tersebut,
dan yang kedua adalah pengertian sistem berdasarkan prosedur. Pengertian sistem berdasarakan komponen atau elemen yang menyusunnya dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang saling terkait satu sama lainnya dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau tujuan yang sudah direncanakan. Sedangkan pengertian sistem berdasarkan prosedurnya menurut Tata Sutabri (2004) adalah: Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan Teguh Wahyono (2003), hasil dari pengolahan data menjadi
bentuk
yang
lebih
berguna
bagi
yang
menerimanya
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sedangkan data sendiri merupakan sebuah gambaran mengenai suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata, jadi sumber dari sebuah informasi adalah berupa data. Sistem pengolah informasi akan melakukan pengolahan data-data yang ada menjadi informasi atau mengubahnya dari sesuatu yang tidak berguna menjadi sesuatu yang berguna bagi penerimanya. Nilai informasi yang dihasilkan oleh sistem pengolah informasi sangat erat kaitannya dengan keputusan yang akan diambil oleh sebuah organisasi. Jika informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan terbebas dari kesalahan-kesalahan maka tindakan atau keputusan yang diambil akan menjadi lebih tepat dan dapat mengurangi resiko kegagalan. Dan sebaliknya jika informasi yang dihasilkan tidak berkualitas serta masih mengandung kemungkinan akan kesalahan maka bisa dipastikan tindakan atau keputusan yang dihasilkan akan memiliki resiko kegagalan yang tinggi. Sehingga sering sekali sebuah sebuah informasi diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam sebuah organisasi, maka peran dan kedudukan sebuah informasi sangat penting dalam sebuah organisasi, dimana organisasi yang kekurangan informasi akan menjadi loyo, kerdil, dan akhirnya berakhir.
2.1.3
Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki tiga kriteria, yaitu : a. Akurat (accurate) Yang dimaksud dengan informasi akurat adalah bahwa informasi harus terbebas dari segala kesalahan. Akurat juga bisa berarti bahwa informasi tersebut harus dengan jelas dapat mencerminkan maksudnya. Informasi
yang sampai kepenerima harus tetap terjaga keakuratannya karena dari sumber informasi sampai kepenerima mungkin akan banyak mengalami gangguan sehingga dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat pada waktunya (Timeliness) Tepat waktu disini berarti bahwa informasi yang disampaikan pada penerima tidak boleh mengalami keterlambatan, dikarenakan karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai atau arti lagi. Karena informasi merupakan dasar dari setiap pengambilan keputusan oleh setiap pimpinan maka informasi tersebut harus ada atau tersedia saat itu juga ketika informasi tersebut dibutuhkan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka hal tersebut dapat berakibat fatal bagi organisasi. c. Relevan (Relevance) Relevan
berarti
informasi
tersebut
mempunyai
manfaat
untuk
pemakainya. Relevansi informasi bagi setiap orang atau organisasi yang satu dengan yang lainnya berbeda-beda. Sebagai contoh informasi tentang kerusakan mesin produksi kepada akuntan akan kurang relevan, dan akan lebih tepat jika informasi tersebut ditujukan kepada ahli teknik mesin perusahaan.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian yang mendukung operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Komponen-komponen sistem informasi meliputi : a. Perangkat Keras (Hardware) Yaitu
perangkat
keras
komponen
untuk
melengkapi
kegiatan
memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat Lunak (Software) Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi
Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia Yaitu personel dari sistem infomasi, meliputi manager, analis, programer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.1.4.1
Karakteristik Sistem Informasi Dalam sebuah sistem, baik sistem tersebut kompleks maupun sederhana biasanya tersusun atas beberapa unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, dan masing-masing unsur mempunyai sifat-sifat tertentu. Jika sebuah sistem ditinjau dari dari komponen yang membentuknya, maka akan terdiri atas: a. Komponen sistem (Component) Kegiatan-kegiatan
atau
proses
dalam
suatu
sistem
yang
mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. b. Batasan (Boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem c. Lingkungan (Environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. d. Masukan (Input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. e. Keluaran (Output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. f. Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi. g. Penyimpanan (Storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap
dari
informasi,
energi,
bahan
baku,
dan
sebagainya.
Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen
tersebut
bekerja
dengan
berbagai
tingkatan
yang
ada
dan
memungkinkan komponen yang berada dari berbagai data yang sama.
2.2
Software yang digunakan 2.2.1
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah, visual basic menyediaakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit untuk keperluan pribadi maupun keperluan
perusahaan/instansi dengan yang lebih besar (andi
sunyoto, 2007). “Visual”
dalam
hal
ini
merupakan
bahasa
pemprograman
yang
meyertakan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface) (andi sunyoto, 2007). “Basic” menunjukkan bahasa pemprograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Instruction Code) (andi sunyoto, 2007).Di dalam bahasa pemprograman Visual Basic 6.0 dikenal dengan metode drag-drop
yang akan berguna dalam
menyingkat proses perancangan interface maupun dalam proses pengeditan kode program (Dian Rakyat, 2006).
2.2.1.1
Kelebihan Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu (Andi Sunyoto, 2007): 1) Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 2) Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu. 3) Teknologi ActiveXTm memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya. 4) Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition.
5) Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet maupun dari internet ke aplikasi user 6) Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian dengan Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan. 2.2.2
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database
mangagement system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas (Kusrini, 2007).
2.2.2.1
Fasilitas–fasilitas Microsoft SQL Server 2000 Fasilitas yang disediakan Sql Server 2000, yaitu (Kusrini, M.Kom dan
Andri Koniyo, 2007): a. Web Assistant Wizard, membentuk file html dari hasil query untuk dipublikasikan ke internet b. SQL Server Profile, memonitor dan merekam seluruh aktivitas database c.
SQL Server Manager, alat bantu administrative.
d. SQL
Query
memproses
Analyzer, database,
menjalankan mulai
dari
perintah
query
menampilkan
yang
data,
dapat
mengedit,
menghapus dan lain sebagainya.
3.
Analisis Sistem
3.1. Analisis kelemahan Sistem Analisis ini dilakukan untuk mengetahui masalah atau kelemahan pada sistem lama.
Setelah
dilakukan
penelitian
maka
penulis
menemukan
beberapa
permasalahan yang terdapat pada sistem perpustakaan SMU N 1 Ruteng, yaitu: a. pembuatan laporan-laporan yang membutuhakan waktu yang cukup lama karema masih menggunakan cara manual dan juga pengaruh dari keterbatasan jumlah staf perpustakaan itu sendiri. b. kehandalan dari sistem di nilai masih rendah. Hal ini dibuktikan dengan masih terdapat banyak kesalahan meskipun akhirnya bisa dibetulkan. c.
Teknologi yang digunakan pada sistem informasi perustakaan di SMUN 1 Ruteng masih bersifat manual dan menggunakan buku yang terdiri dari berbagai jenis buku sebaga pencatatan sirkulasi buku peminjaman dan pengembalian sekaligus sebagai sumber database
d. Keamanan data tidak terjamin, sehingga sering mengalami kehilangan data. Setelah mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem lama, kemudian dilakukan analisis kelemahan sistem dengan menggunakan analisi PIECES, yaitu: 1. Performance (Kinerja) Kelancaran pekerjaan dalam suatu lembaga dapat dilihat dari kinerjanya. Kinerja dari sebuah sistem dapat ukuran untuk mengetahui apakah sistem tersebut telah mampu menangani pekerjaan dengan baik. Pengukuran kinerja pada SMU N 1 Ruteng dapat dilihat dari troughtput dan response time. Tabel 3.1 Analisis Kinerja Sistem Lama ¾
Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan yaitu laporan koleksi buku, anggota, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian dalam 1 minggu.
¾
Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan memerlukan waktu yang lama karena pembuatannya masih bersifat manual.
2. Information (Informasi) Informasi yang dihasilkan kurang informative dan kurang lengkap. Karena pengolahan data masih bersifat manual sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. Table 3.2 Analisis Informasi Sistem Lama ¾
Tepat waktu. Pembuatan laporan yang seharusnya selesai dalam 1 hari, menjadi 2 sampai 3 hari.
¾
Akurat. Masih ada ditemukan kesalahan karena proses yang dilakukan masih secara manual.
¾
Relevan. Ketidaktepatan dalam memberikan informasi, karena masih menggunakan arsip-arsip.
3. Enonomy (Ekonomi) Untuk mengetahui biaya yang dikeluarkan apakah sesuai dengan manfaat yang di peroleh. Pengolahan data yang masih bersifat manual akan memperlambat
proses
operasional
sehingga
menambah
biaya
yang
dikeluarkan. Sistem baru diharapkan dapat mengurangi biaya dengan mempercepat proses pengolahaan data. Tabel 3.3 Analisi Ekonomi Sistem Lama ¾
Dalam pembuatan laporan sistem yang lama tingkat kesalahannya tinggi, sehingga membutuhkan biaya yang lebih besar, pembengkakan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang digunakan dalam proses sistem perpustakaan.
4. Control (Pengendalian) Pengendalian
sistem
diperlukan
untuk
mengurangi
terjadinya
kecurangan dan kesalahaan dalam proses pengolahan data. Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Sistem Lama ¾
Buku tidak dapat dicari dalam proses yang amat singkat.
¾
Kontrol dokumen yang sangat kurang, sehingga sering terjadi kesamaan data, karena sistem masih menggunakan sumber daya manusia sebagai pengingat..
5. Efficiency(Efektivitas) 6. Efisiensi yang dimaksudkan adalah bagaimana sebuah sistem tidak melakukan secara berlebih dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
.
Tabel 3.5 Analisis Efektivitas Sistem Lama ¾
Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak seperti proses pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian, dan pembuatan laporan.
7. Service (Pelayanan) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada perpustakaan Sekolah Menengah Umun Negeri 1 Ruteng dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pengunjang serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Sistem Lama ¾
Anggota harus menunggu lamanya antrian karena pencatatan data perpustakaan dilakukan secara manual dalam dokumen.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem diperlukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan dalam menunjang kinerja sistem. Kebutuhan sistem yang tepat dan sesuai
pada
sistem
perpustakaan
SMUN 1
Ruteng
dapat meningkatkan
produktivitas kerja pegawai pada Bagan pengolahan perpustakaan. Sistem yang baru diharapkan dapat memberikan kemudahaan bagi pengguna sistem tersebut. Kebutuhan sistem yang
di perlukan untuk
membuat sistem informasi
perpustakaan SMUN 1 Ruteng adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang telah ada pada perusahaan kurang memenuhi persyaratan untuk mengoperasikan atau menjalankan sistem yang baru. Oleh karena itu penulis mengusulkan perangkat keras yang memenuhi persyaratan agar sistem yang baru dapat berjalan dengan baik.
Tabel 3.7 Kebutuhan Hardware No
Hardware
Harga
1
Processor Intel Pentium dual core e5400 2,7 Ghz
Rp. 556.000
2
Motherboard Gigabyte Intel G41MT-S2
Rp. 582.000
3
Memory DDR 2 1GB Visipro
Rp.150.000
4
Hardisk Seagate 250 GB SATA
Rp.300.000
5
DVD RW SAMSUNG
Rp.165.000
6
Casing Ersys 480 watt basic
Rp.127.000
7
Keyboard PS2 std
Rp.25.000
8
Mouse Toshiba
Rp.45.000
9
Monitor LCDLG 17 “ 1742
Rp. 1.070.000
10
Printer Canon IP 2770
Rp.395.000
JUMLAH
Rp.3.415.000
Sumber: ASC Computer Pertanggal: 16 April 2011
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Tabel 3.8 Kebutuhan Software
No
Jenis Perangkat Lunak
Harga
1
Windows XP Profesional
$ 178,00
2
Microsoft SQL Server 2000
$ 163,98
JUMLAH
$ 341,98
Sumber : ASC computer Pertanggal : 16 April 2011 3. Kebutuhan sumber daya manusia (Brainware) Sumber daya manusia diperlukan untuk mengoperasikan sistem baru tersebut. Oleh karena itu perlu diadakan pelatihan personil agar dapat menggunakan sistem tersebut dengan baik dan dimanfaatkan secara maksimal. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak pakai atau tidak.
3.3.1.
Kelayakan Teknologi
Jika teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapatkan, murah dan tingkat pemakaiannya mudah, maka recana pengembangan sistem dinyatakan layak. 3.3.2.
Kelayakan Operasi Kelayakan sebuah sistem secara operasioanal dapat ditentukan dengan
melihat kemampuan personil atau sumber daya manusia yang tersedia untuk meqngoperasikan
sistem.
Apabila
SDM
yang
tersedia
dirasakan
mampu
mengoperasionalkan sistem yang akan dikembangkan, maka sistem dinilai layak secara operasional. 3.3.3.
Kelayakan Ekonomi Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi
apabila manfaat yang didapatkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dan sistem yang dikembangkan diharapkan memberikan keuntungan yang lebih besar dari pada sistem yang sebelumnya.
3.3.4.
Kelayakan Hukum
Apabila dilihat dari segi hukum, sistem yang akan dikembangkan ini sudah dapat dikatakan layak menurut hukum karena tidak melanggar undang-undang.
3.4. Analisis dan Biaya Manfaat Analisis biaya dan manfaat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Biaya terdiri dari dua kategori yaitu biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) sistem tersebut. Biaya pengembangan sistem informasi terdiri dari biaya pelatihan bagi calon pemakai, biaya perangkat lunak dan perangkat keras dan biaya konversi sistem. Sedangkan biaya yang berhubungan dengan pengoperasian sistem terdiri dari dari biaya operasi dan pemeliharaan sistem. Manfaat terdiri dari keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tak berwujud (intangible benefit.) Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang, sedangkan keuntungan tak berwujud sulit diukur dengan satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Keuntungan tak berwujud dalam sistem informasi ini adalah peningkatan kerja pegawai. Tabel 3.9 Analisi Biaya dan Manfaat Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Biaya overhead
750.000
840.000
Biaya perawatan
200.000
230.000
Biaya peralatan & alat tulis
140.000
200.000
I.Biaya-biaya 1. Biaya Pengadaan Hardware
3.415.000
Software
2.971.806
Total Biaya Pengadaan
6.386.806
2. Biaya Pengembangan Proyek Biaya Penerapan Sistem
1.100.000
Biaya Konversi File
560.000
Biaya Pelatihan Personil
540.000
Total Biaya Pengembangan Proyek
1.100.000
3. Biaya operasi & perawatan sistem
Total Biaya Operasi dan Perawatan sistem
1.090.000
1.270.000
1.090.000
1.270.000
Pengurangan biaya operasional
2.300.000
2.900.000
Pengurangan kesalahan proses
300.000
Total Biaya-biaya (TB)
7.486.806
II.Manfaat-manfaat 1. Keuntungan berwujud
Total Keuntungan Berwujud
450.000
2.600.000
3.350.000
Peningkatan kepuasan informasi
2.500.000
2.950.000
Peningkatan pelayanan
2.220.000
2.520.000
Total Keuntungan Tak Berwujud
4.720.000
5.470.000
Total Manfaat (TM)
7.320.000
8.820.000
6.230.000
7.550.000
2. Keuntungan Tak Berwujud
PROCED (TM-TB)
7.486.806
Berdasarkan rincian biaya dan manfaat dari tabel diatas, maka dapat dilakukan analisis biaya dan manfaat sebagai berikut : 1. Analisis Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Metode periode pengembalian (Payback Period) merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan iuraniuran kas masuk. Disamping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungan. Adapun metode perhitungan dengan metode ini adalah sebagai berikut : Nilai Investasi
: 7.486.806
Proses Tahun I
: 6.230.000 _
Sisa Investasi
: 1.256.806
Payback Period
= Rp1.256.806 x 12 bulan Rp 7.486.806 = 2,01 Bulan (-> 0,1 x 30 hari = 3
Jadi periode pengembalian investasi adalah 1 tahun 2 bulan 3 hari. Kesimpulannya, sistem ini layak untuk dikembangkan karena periode pengembalian tidak melebihi masa periode maksimum yang telah ditentukan yaitu 2 tahun. 2. Analisis Pengembalian Investasi (Return Of Invesment) Metode Pengembalian Investasi (ROI) digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan biaya yang dikeluarkan. ROI dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima. Total Manfaat I
= 7.320.000
Total Manfaat II
= 8.820.000 +
Total manfaat
= 16.140.000
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan : Biaya 0
= 7.486.806
Biaya I
= 1.090.000
Biaya II
= 1.270.000 +
Total Biaya
= 9.846.806
Total Manfaat – Total Biaya ROI =
x 100% Total Biaya
= 16.140.000 - 9.846.806 x 100% 9.846.806 = 63,91 %
Hasil ROI = 63,91 % berarti ROI lebih dari nol (0) maka sistem ini dapat diterima atau layak digunakan, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 63,51 % dari biaya investasinya. 3. Analisis Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut :
Rumus NPV adalah : NPV
= Net Present Value
NI
= Nilai Proyek
I
= tingkat bunga diskonto diperhitungkan
N
= Umur Proyek
NPV = -NP+ Proceed 1 + Proceed 2 (1+i%)¹
(1+i%)²
Perhitungan Net Present Value (NPV) dengan tingkat suku bunga diskonto yang diperhitungkan sebesar 6% per tahun dengan dasar suku bunga Bank Rakyat Indonesia sebagai berikut :
= - 7.486.806 + 6.230.000 + 7.550.000 (1+6%)¹
(1+6%)²
= - 7.486.806 + 6.230.000 + 7.550.000 1,06
1,123
= - 7.486.806 + 5.877.358,4 + 6.723.063,2
= - 7.486.806 + 12.600.421 = 5.113.615 Nilai investasi layak karena NPV > 0. Jika sistem baru yang sekarang ditetapkan dengan ketentuan tingkat suku bunga 6% maka keuntungan yang akan diperoleh adalah sebesar Rp.5.113.615.
4. KESIMPULAN Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan terhadap sistem pengolahan Perpustakaan pada SMUN 1 Ruteng dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan tidak bekerja secara efektif. Hal ini terlihat dalam proses penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada sistem seperti proses pencatatan data angota, data buku, data peminjaman, data pengembalian, dan pembuatan laporan serta pelayanan yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan. Dengan adanya sistem informasi Perpustakaan baru yang berbasis komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah pada sistem lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihak-pihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi perpustakaan yang baru maka pihak sekolah bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain yaitu : 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
melakukan
pelayanan
dan
DAFTAR PUSTAKA
Tata Sutabri, 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Abdul Kadir, 2002. Pengenalan Sistem Infomasi. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Yogyakarta : Andi Offset. Teguh Wahyono, 2003. Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Klaten : Graha Ilmu. Andi Sunyoto, 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset. M. Rudyanto Arief, 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, Andri Koniyo, 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset. As Computer.co.id
