SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Bianti Setyaningtiyas 09.11.3034
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
STUDENT ASSOCIATION DEPARTMENT OF INFORMATICS, SCHOOL OF INFORMATION MANAGEMENT AND COMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA Bianti Setyaningtiyas Rum Muhamad Andri Kr Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta as a set of students who have items that should be properly managed, maintained quality and availability. There is also the important stuff-rods must be kept confidential so as not to be borrowed by the borrower is not eligible. Inventory system is now being used not to show the history of borrowing, search equipment and goods still manually, not detected if there is borrowing small items such as paper clips, tape, glue, nails, and so forth, and only one person who has all the inventory data. Information systems web-based inventory of goods to be the author created a system that was developed to facilitate the performance of secretaries in the collection of goods on HMJTI STMIK Amikom Yogyakarta. Data can be viewed by all members. Make the system more effective, efficient and more accurate data recapitulated, up to date, and is available at all times. The output of this system in the form of goods inventory reports, user reports, statements and reports slip history of borrowing items. Keywords: Inventory, Secretary, CodeIgniter, Borrow, Report
1. 1.1
Pendahuluan Latar Belakang Masalah Pengertian inventarisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah pencatatan atau pendaftaran milik kantor, sekolah, rumah tangga, organisasi, dan lain-lain yang dipakai dalam melaksanakan kegiatan. Inventaris barang merupakan suatu kegiatan pencatatan barang sekaligus mengolah data-data persediaan
barang
yang
dimiliki
sebuah
organisasi.
Namun
sayang,
keberadaannya belum begitu mendapat perhatian yang serius sehingga peran dan fungsi dari inventaris barang belum terlihat secara nyata. Padahal jika inventaris barang dikelola dengan baik akan memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan keberhasilan dalamkegiatan suatu organisasi. Inventaris barang juga dapat disebut sebagai faktor penting dalam pengurangan dana organisasi. Karena setiap kegiatan yang dilakukan pasti ada dana yang keluar untuk memenuhi kelengkapan kegiatan dan barang-barang dalam kegiatan tersebut tidak semuanya habis terpakai sehingga dapat diinventariskan dan dapat dipakai kembali. Pada penelitian ini, peneliti tertarik mengambil studi kasus pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika (HMJTI) STMIK AMIKOM Yogyakarta. HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta merupakan himpunan aktivis mahasiswa Teknik Informatika yang tergabung dalam satu organisasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Pada awal berdirinya HMJTI, inventarisasi barang masih menggunakan cara manual yakni dengan mencatat semua persediaan barang menggunakan buku inventaris yang disimpan di dalam almari dokumen. Seiring kemajuan teknologi, pendataan barang di HMJTI mulai memanfaatkan sistem komputer, namun penggunaannya masih sangat terbatas. Sistem ini hanya mampu mendata barang yang dimiliki oleh HMJTI. Pendataannya masih sebatas laporan barang yang dimiliki, belum mampu mencatat rician barang-barang yang dipinjam serta barang yang tidak layak digunakan lagi, membutuhkan hardisk untuk lokasi penyimpanan file tersebut, data hanya dimiliki satu atau dua orang saja. Kerugian yang paling beresiko adalah ketika komputer yang menyimpan data tersebut rusak, maka semua pendataan juga akan hilang. Kelemahan ini dapat menyebabkan keterlambatan pengambilan keputusan dalam organisasi karena keinginan untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat belum tercapai. Tidak
ada
cukup
informasi
untuk
dapat
dipertanggungjawabkan
mengakibatkan timbulnya berbagai macam masalah,
seperti
yang
kehilangan
inventaris yang tidak diketahui keberadaannya baik itu keteledoran para
pengurus ataupun adanya kecurangan dari pihak lain yang menyalahgunakan inventaris yang ada. Akibat dari masalah tersebut dapat merugikan himpunan pada khususnya dan jurusan teknik informatika pada umumnya. Untuk lebih memudahkan dalam penggunaan sistem inventaris barang, peneliti akan mengembangkan sistem ini menjadi berbasis web online. Sistem yang lebih efektif dibandingkan menggunakan desktop. Mudah untuk dijalankan dan dapat diakses kapanpun, dimanapun, karena semua aplikasi cukup dijalankan dengan browser, sehingga pencarian data barang dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. Di samping itu pendataan inventaris barang dapat disimpan dengan jumlah banyak dalam suatu basis data dan lebih rapi, tidak takut kehilangan data karena virus atau komputer yang diinstal ulang. Dari
latar
belakang
masalah
tersebut,
maka
peneliti
mencoba
meningkatkan kualitas dan keefektifan pendataan barang menggunakan metode berbasis web, sehingga menulis laporan skripsi dengan judul ”Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta”. 1.2
Rumusan Masalah Permasalahan yang ingin dipecahkan dalam skripsi ini adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi inventaris barang berbasis web yang lebih efektif pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta?
1.3
Batasan Masalah Dari permasalahan yang ada, peneliti batasi pada : 1.
Sistem Informasi bersifat online, dapat dilihat oleh semua pengguna internet yang memiliki hak akses sebagai berikut:
2.
a.
Admin
b.
Pengurus HMJTI
c.
Mahasiswa TI
d.
Anggota Tidak Aktif
e.
Pengunjung
Sistem yang dibangun meliputi informasi data user, informasi inventaris barang, informasi riwayat barang dan informasi slip peminjaman.
3.
Barang yang di inventariskan adalah barang yang dapat dilihat, diraba dan ditrawang. Jika berbentuk softcopy maka harus dimasukkan ke dalam CD terlebih dahulu.
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi Sistem informasi itu terdiri dari dua kata, yaitu sistem dan informasi. Sistem adalah kumpulan elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1999). Informasi dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data yang dapat berbentuk huruf, simbol, alfabet dan lain sebagainya. Pada intinya sistem informasi itu tidak lepas dari input-proses-output, data yang diproses oleh sistem sehingga menghasilkan suatu output (informasi). Di Indonesia sendiri telah ada susunan undang-undang yang menjelaskan tentang informasi yaitu : Menurut Sidharta (1995, h. 11) sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintregrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data dan menghasilkan informasi untuk pemakai. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibutuhkan oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasil-hasilnya. Salah satu perangkat paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengolah informasi. Sistem yang baik tentu memiliki sistem sistematika yang jelas, ringkas dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya.
2.2
Inventaris Barang Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan/ organisasi adalah pencatatan atau pendaftaran barangbarang milik sekolah/ organisasi ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Menurut (Pinto. 2011) Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan barang dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakai. Dari
kegiatan inventarisasi disusun buku inventaris yang menunjukkan semua kekayaan daerah yang bersifat kebendaan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, sehingga inventaris mengacu pada segala persediaan barang sumber daya yang digunakan dalam sebuah organisasi 2.3
Basis Data Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada saat maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE Plus, sebuah berkas (dengan ekstensi .DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini, meskipun telah merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain. Menurut Chou (Kadir, 1999, h. 9) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tatacara yang khusus. Menurut Fabbi dan Schwab basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Menurut Date, basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data terkomputerisasi. Menurut Nugroho (2004, h. 5) Basis data sebagai kumpulan terorganisasi dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi serta dipanggil oleh pengguna. Menurut Fathansyah (1999, h. 2) basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/ berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
2.4
Website Situs dapat
diartikan sebagai
kumpulan halaman-halaman yang
digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara, dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan link-link. 2.5
Framework Codeigniter Framework
adalah
kumpulan
perintah
atau
fungsi
dasar
yang
membentuk aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain. (Wardana, 2010, h. 3). Menurut awan (2010, h. 3) framework adalah koleksi/ kumpulan potongan-potongan program yang disusun atau diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi
utuh tanpa harus membuat semua kodenya dari awal. Menurut Nugraha (2010, h. 10) secara lugas, framework adalah rangka, kerangka artinya kumpulan kelas (class) dan fungsi
(function, method) yang disusun
secara
sistematis
berdasarkan kegunaan atau fungsionalitas tertentu untuk mempermudah pembuatan atau pengembangan suatu aplikasi. Manfaat framework adalah penghematan waktu kerja dalam penulisan kode dan pengaturan berkas-berkas kode. Codeigniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan web berbasis PHP dibandingkan jika menulis semua kode program dari awal (Awan, 2010, h. 3). CodeIgniter adalah sebuah Application Development Framework - a toolkit - bagi orang-orang yang membangun situs web menggunakan PHP. Tujuannya adalah untuk memungkinkan untuk mengembangkan proyek-proyek yang jauh lebih cepat daripada menulis kode dari awal atau sering menyebutkan PHP murni, dengan menyediakan library-library yang dibutuhkan untuk tugas-tugas, serta antarmuka yang sederhana dan struktur logika untuk mengakses libraries tersebut. CodeIgniter meminimalkan jumlah sintak untuk tugas tertentu. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Gambaran Umum Sistem yang sedang Berjalan HMJTI (Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika) merupakan himpunan aktivis mahasiswa Teknik Informatika yang tergabung dalam satu organisasi di STMIK (Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer) AMIKOM Yogyakarta. HMJTI memiliki banyak barang yang harus dijaga keberadaannya.
3.1.2
Penanggungjawab Inventaris Sesuai landasan kerja HMJTI yang menyatakan bahwa sekretaris dua bertanggungjawab dan melindungi data inventaris barang HMJTI.
3.1.3
Mekanisme Ruangan dan Penggunaan
a. Ruang : Ruang Sekretariatan HMJTI VI.3.3 b. Tempat penyimpanan inventaris barang pada sebuah almari yang dikunci dan hanya boleh diakses oleh penanggungjawab inventaris.
c. Penggunaan inventaris barang berdasarkan hak akses (kunci) yang telah diberikan demi menjaga keamanan barang.
3.1.4
Mekanisme Peminjaman dan Pengembalian Mekanisme Peminjaman adalah sebagai berikut: 1.
Peminjam datang ke kesekretariatan HMJTI menemui penanggungjawab inventaris.
2.
Peminjam mencatat nama-nama barang yang akan dipinjam di formulir peminjaman.
3.
Penanggungjawab inventaris mencari barang ke almari penyimpanan.
4.
Setelah barang-barang siap, maka langsung diberikan kepada peminjam.
Mekanisme Pengembalian adalah sebagai berikut: 1.
Peminjam
membawa
barang-barang
yang
akan
dikembalikan
ke
sekretariatan HMJTI. 2.
Menyerahkan barang-barang ke penanggungjawab inventaris.
3.
Penanggungjawab inventaris mengembalikan barang-barang di almari penyimpanan.
4. 3.1.5
Peminjam menulis tanggal kembali di formulir peminjaman.
Orang-Orang yang Berhak Menggunakan Pengurus HMJ-TI pada masa periode menjabat.
3.1.6
Kontrol dan Perawatan Inventaris barang tersebut akan terus dilakukan sistem kontrol dan perawatan secara berkala, yaitu : Pengontrolan dilakukan atas koordinasi penanggungjawab
dengan
Jurusan
selaku
antara
pembimbing
pengurus selaku dan
pengawas.
Mekanismenya adalah dengan membuat laporan kondisi terakhir barang inventaris tersebut ke ketua HMJTI 3 bulan sekali. Perawatan adalah tanggung jawab seluruh pengurus HMJTI terutama dalam hal keamanan inventaris barang tersebut. Mekanisme yang dilakukan dengan memanfaatkan almari penyimpanan yang akan selalu dikunci ketika selesai atau tidak digunakan. 3.2
Analisis Sistem
3.2.1
Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah - langkah analisis sistem : 1.
Identify
2.
Understand
3.2.2
3.
Analyze
4.
Report
Identifikasi masalah Dari identifikasi masalah dengan metode wawancara langsung dengan pengurus HMJTI dapat disimpulkan permasalahan yang ada sebagai berikut :
3.2.2.1 Dari Segi Kehandalan Proses pendataan inventaris barang masih sebatas data barang yang dimiliki. Pengolahan data-data inventaris harus dicek satu per satu dari laporan peminjaman dan laporan pengembalian, sehingga pengolahan data-data menjadi sangat lambat. Kurang terjaganya barang-barang inventaris karena tidak semua peminjam menulis di formulir peminjaman, sehingga ketika terjadi kehilangan maupun kerusakan barang, tidak cukup informasi sebagai bahan laporan kehilangan. 3.2.2.2 Dari Segi Teknologi Pada HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta belum menggunakan teknologi komputer secara maksimal karena sistem pendataan barang masih sebatas laporan barang yang dimiliki. 3.2.2.3 Dari Segi Dokumen Dokumen-dokumen semakin hari semakin menumpuk diantaranya ada formulir peminjaman, formulir pengembalian dan formulir kehilangan barang berbentuk lembaran kertas yang akan memenuhi lemari arsip dan kemungkinan terjadi kerusakan atau hilang pada dokumen tersebut juga sangat tinggi. 3.2.2.4 Dari Segi Laporan Sulitnya pemeliharaan arsip data yang bersifat manual dan sulitnya melakukan pencarian data bila sewaktu-waktu data dibutuhkan. Perekapan harus menunggu di akhir pengurusan, sehingga kurang bisa untuk diambil sebagai sarana pengambilan keputusan. 3.2.3
Analisis Kelemahan Sistem Menurut Fatta (2007, h. 51) analisis yang dapat digunakan adalah paduan yang dikenal dengan analisa PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service) diuraikan sebagai berikut :
3.2.3.1 Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas pendataan inventaris tidak berjalan mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi
tersebut. Dalam proses pengolahan data secara manual, waktu proses terdiri dari 2 elemen yaitu dapat diformulasikan sebagai berikut : 3.2.3.2 Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, peminjam akan mendapat informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dengan yang diharapkan. 3.2.3.3 Analisis Ekonomi (Economic) Dalam suatu lembaga atau organisasi yang modern dan dinamis dituntut hal-hal yang lebih efisien, terutama dalam kaitannya dengan aspek ekonomi, agar keuntungan dan manfaat yang diperoleh dapat maksimal. 3.2.3.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. 3.2.3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang dipakai dengan pemborosan paling minimum. 3.2.3.6 Analisis Pelayanan (Service) Merupakan faktor yang menentukan apakah lembaga atau instansi dapat mencapai tujuan dari pembentukan kebijakan atau tidak. Karena perkembangan lembaga atau organisasi dipicu kepuasan pelayanan yang baik. 3.2.4
Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.4.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Memperhatikan hasil analisis terhadap sistem lama maka kebutuhan fungsionalnya adalah, sebagai berikut : 3.2.4.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.2.4.2.1
Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan
untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan yaitu : 3.2.4.2.2
Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis kebutuhan perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara
detail perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan dalam membangun dan menjalankan sistem informasi ini, perangkat lunak yang dimaksud adalah: a.
Codeigniter sebagai framework
b.
XAMPP sebagai web server
3.2.5
c.
Microsoft Office Visio sebagai editor diagram alir data
d.
Sublime sebagai edit PHP
e.
Windows Seven sebagai Platform OS
Kebutuhan Informasi
3.2.5.1 Informasi Pengguna Sistem Informasi ini dibutuhkan untuk mengetahui jumlah keseluruhan pengguna sistem informasi inventars barang HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta. 3.2.5.2 Informasi Inventaris Barang Informasi ini dibutuhkan untuk menjaga dan memelihara data barang inventaris HMJTI agar tidak ada data barang milik HMJTI yang tidak diketahui keberadaannya
sehingga
barang
inventaris
tersebut
dapat
digunakan
sebagaimana mestinya. 3.2.5.3 Informasi Riwayat Barang Informasi ini dibutuhkan untuk mengetahui barang yang masih dipinjam, barang dalam pemesanan dan barang yang pernah dipinja. 3.2.5.4 Informasi Slip Peminjaman Informasi ini berupa pdf. yang dapat dicetak jika dibutuhkan. Berguna sebagai bukti peminjaman inventaris barang. 3.2.6
Analisis Kelayakan Sistem
3.2.6.1 Kelayakan Teknologi Secara teknologi, sistem ini layak diterapkan karena sudah familiarnya masyarakat
dengan teknologi web,
sehingga pengguna
sistem mudah
mengoperasikannya dengan waktu yang singkat. Selain itu teknologi web memudahkan pembuat sistem menambah menu yang diperlukan untuk kemudian diimplementasikan ke dalam sistem. 3.2.6.2 Kelayakan Hukum Ditinjau dari segi hukum, aplikasi ini tidak melanggar ketentuan atas hukum yang berlaku. Sebab, sistem informasi ini dirancang benar-benar bersumber dari ide peneliti dan saran dari tempat objek penelitian, tidak merupakan hasil jiplakan. Adapun beberapa bagian yang menyesuaikan bentuknya dengan website hmjti.org dilakukan dengan mempermudah proses integrasi ke website tersebut dan sudah mendapatkan izin dari pihak terkait. 3.2.6.3 Kelayakan Operasional Sistem informasi dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati.
3.3
Perancangan Sistem Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.3.1
Struktur halaman website pada sisi user
Home Tata Tertib Persediaan Barang Inventaris barang
Menu Utama
Galeri Barang
Registrasi
Riwayat Barang
Hubungi Kami Login Gambar 3.1 struktur halaman website pada sisi user 3.3.2
Rancangan Model Rancangan model dari sistem yang diusulkan akan disajikan dalam tiga bentuk, yang pertama yaitu phisical model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alirsistem (flowchart system). Bentuk kedua adalah logical model, model ini menggambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Bentuk ketiga adalah hubungan antara data dalam database yang disebut dengan Entity Relationship Diagram (ERD).
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Tahapan implementasi
sistem
(system implemention) merupakan
tahapan yang paling penting dan mendasar, dimana pada tahapan ini sistem telah siap untuk diletakkan dan dioperasikan. Termasuk di dalamnya pembuatan database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman aplikasi. Adapun tahapan implemantasi sistem adalah sebagai berikut:
4.1.1
Pemilihan dan Pelatihan Administrator Pemilihan calon administrator web berasal dari pengurus inti HMJTI sesuai landasan kerja HMJTI. Pelatihan administrator mencakup beberapa hal, diantaranya sebagai berikut: 1.
Pengenalan mengenai gambaran umum sistem dan penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan sistem.
2.
Menyediakan prosedur tertulis yang menjelaskan fungsi-fungsi setiap menu.
3.
Mengadakan pelatihan kepada calon administrator dengan cara tatap muka.
4.
Personil diberi penjelasan dan instruksi cara mengoperasikan sistem yang langsung dipraktekan pada situasi kerja sebenarnya.
4.1.2
Cara Kerja Sistem Secara Umum
4.1.2.1 Cara Kerja Sistem pada Admin Admin adalah seseorang yang bertanggungjawab dalam inventarisasi barang, sehingga mempunyai hak penuh dalam manajemen user, manajemen transaksi dan manajemen barang. 4.1.2.2 Cara Kerja Sistem pada User User pada sistem informasi inventaris barang HMJTI dapat melakukan pesan barang secara online. Terdapat dua hak akses user yakni user pengurus HMJTI dan user mahasiswa TI. Perbedaannya terdapat pada data inventaris barang yang tampil. Tampilan di dalam user pengurus HMJTI, dapat melihat semua data inventaris barang yang dimiliki oleh HMJTI, sedangkan tampilan pada Mahasiswa TI hanya dapat melihat data inventaris barang public. Pesan online hanya dibolehkan bagi mahasiswa TI STMIK AMIKOM Yogyakarta yang masih aktif dan telah melakukan registrasi, sehingga telah dinyatakan sebagai anggota sistem informasi inventaris barang HMJTI. 4.1.3
Pengetesan Sistem Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program. Hal ini dilakukan untuk memeriksa kelengkapan antar komponen sistem satu dengan yang lainya pada saat diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dalam sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, pengetesan ini perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atas kelemahan yang mungkin terjadi, pengetesan ini juga termasuk pengetesan program secara keseluruhan. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan baik bukan berarti program tersebut juga dapat berjalan dengan program lainya dalam sistem dengan baik. Dalam penelitian ini, pengujian perangkat lunak dilakukan dengan metode white box dan black box testing.
4.1.4
Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru agar siap dimulai dan digunakan. Adapun penerapan informasi inventaris barang HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta menggunakan konversi paralel (paralell conversion) yakni mengoperasikan sistem baru dan sistem lama secara bersamaan dalam waktu beberapa bulan untuk memastikan bahwa sistem baru telah siap untuk diterapkan menggantikan sistem lama. Alasanya jika sistem baru gagal maka sistem yang lama masih tetap beroperasi.
4.1.5
Manual Program Manual program bertujuan untuk memberikan panduan kepada user dan admin dalam mengoperasikan sistem.
4.2
Pembahasan Uraian pembahasan program dan analisis dari hasil program yang dibuat diantaranya adala pembahasan database.
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup data-data pembuatan laporan skripsi dengan judul “Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta”, serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1.
Petugas tidak direpotkan dengan peminjam barang yang lupa mengisi form peminjaman
karena
dengan
adanya
sistem
ini,
peminjam
harus
menunjukkan slip peminjaman barang dengan mengisi form pesan barang terlebih dahulu baru dapat meminjam barang. 2.
Mempermudah kinerja petugas dalam inventarisasi barang yakni dengan mengisi form yang telah disediakan sistem.
3.
Anggota mendapatkan banyak informasi seperti, informasi inventaris barang, informasi riwayat barang dan slip peminjaman hanya dengan mengakses di website inventaris barang HMJTI.
5.2
Saran Kiranya skripsi ini dengan segala manfaat, kelebihan, dan kekurangan dapat diterima serta memberi manfaat bagi mahasiswa jurusan teknik informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta pada umumnya dan HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta pada khususnya.
Adapun saran dari peneliti yang akan disampaikan kepada pembaca dan semua pihak yang ingin membuat sistem yang hampir sama dengan ini agar dapat melengkapi dan memperbaiki serta memperhatikan kekurangan yang ada, antara lain: 1.
Pengelola inventaris (admin) supaya lebih memperhatikan website untuk selalu up to date agar lebih cepat tersampainya informasi kepada pengguna sistem.
2.
Peraturan dari sistem ini hanya menerima pemesanan barang secara online, sehingga akan menjadi kendala bagi peminjam yang malas untuk membuka website dan membuat print out slip peminjaman barang. Sehingga disarankan untuk menambahkan akses admin yang lebih kompleks lagi.
3.
Pengembalian barang belum sepenuhnya terupdate otomatis, sehingga disarankan untuk admin lebih teliti dalam memanajemen barang kembali.
4.
Dapat ditambahkan cetak laporan berdasarkan bulan dan tahun jika diperlukan.
5.
Membuat menu notifikasi, sehingga ketika ada perubahan baru dari user akan lebih cepat ditanggapi admin.
6.
Membuat menu download dokumen. Menu ini dapat sangat bermanfaat bila ada data barang yang berbentuk softcopy, sehingga user dapat langsung mendownloadnya.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika. Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Yogyakarta: PT. Elex Media Komputindo. Iskandar. 2009. Panduan Lengkap Internet.Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi. Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Basis Data. Bandung: Informatika. Sidharta, Lani. 1995. Sistem Informasi Bisnis: Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: Elex Media Komputindo. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Iplementasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Wardana. 2010. Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Widiapsari. 2011. Inventarisasi Pra dan Sarana Pendidikan untuk terwujud-nya tertib administrasi. http://www.sman7malang.sch.id/index.php?option =com_ content&view=article&id=112:inventarisasi-pra-dan-sarana-pendi-dikan-untukterwujudnya-tertib-administrasi&catid=34:teknologi-informasi-a-komunikasi &Itemid=34. diakses 16 Oktober 2012 Windhya KW, Bagus. 2010. Aplikasi Inventaris Kantor pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. http://www.scribd. com/doc/49684144/17/BPengertian-Inventaris. diakses 15 Oktober 2012
