1. února 2016
NAŠE ETICKÁ CHARTA
Tato Etická charta představuje naše nejdůležitější etické principy. Byla vytvořena, aby vedla naše činy a chránila naší skupinu.
OBSAH
............. 3
ÚVODNÍ SLOVO BERTRANDA CHAMMASE
3/ ZABEZPEČIT NAŠE OBCHODNÍ VZTAHY
-
Jak používat Etickou chartu? Role manažerů
1/ STARAT SE O NAŠE TÝMY ..................................................... 4 -
Hygiena, zdraví & bezpečnost Drogy, alkohol & tabák Diskriminace Obtěžování Ochrana osobních údajů
6
Protikonkurenční praktiky Pomlouvání konkurence Respekt k našim dodavatelům Vztahy s klienty Etika & Předpisy Dárky & pozvání…….......…............................................. 7 Střety zájmů
4/ ZACHOVAT SI NAŠI POVĚST .................................................. 8
.............................. 5
2/ RESPEKTOVAT NAŠE ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ A LIDSKÁ PRÁVA -
-
.............................................. ..........
Náš závazek ochrany životního prostředí Náš závazek k lidským právům
-
Korupce & úplatky Platby za usnadnění Přesné účetnictví & odmítání podvodu Partnerství & sponzorství Důvěrnost .............................................................................. .....9 Majetek skupiny Gerflor Veřejní činitelé Embarga & export
RESPEKTOVÁNÍ CHARTY & UŽITEČNÉ KONTAKTY 10
Gerflor je mezinárodní skupina fungující na světovém trhu, který se neustále vyvíjí. Platné zákony a obchodní v jednotlivých zemích často liší.
zvyklosti
JAK TUTO CHARTU POUŽÍVAT?
•
se
Za tímto účelem: - je Charta systematicky předána každému spolupracovníkovi při jeho příchodu do skupiny a
Proto je složité určit, co je v obchodní praxi vhodné a etické. Tuto Etickou chartu jsme přijali s cílem podpořit neúplatné chování a současně maximálně respektovat etiku a platnou legislativu a normy.
Spolupracovníci Gerfloru jsou zváni, aby tuto Chartu používali jako průvodce svého chování, a to jak v interním styku tak při reprezentaci skupiny.
- je k dispozici na intranetu a lze ji také na požádání získat u Vnitřní kontroly. •
Tato Etická charta si neklade za cíl popsat všechna pravidla a všechny situace, které se mohou týkat vaší pozice.
Tato Charta se týká vás, zaměstnanců společnosti Gerflor, ale i nezávislých poradců, stážistů či dočasných pracovníků. Tyto principy budou rozšířeny i mezi naše partnery, distributory a zástupce Gerfloru.
Apelujeme proto na váš rozumný úsudek. Setkáte-li se s etickým dilematem, skupina vás vyzývá k dialogu s referenty, jejichž kontakty vám jsou na konci této Charty k dispozici.
Cílem této Charty není předat vám doporučení týkající se všech otázek a situací, které by mohly vyvstat.
Jedná se o společný rámec, jejž je nutné respektovat. Je samozřejmé, že se bude měnit v závislosti na změnách předpisů i vnitřních podnikových změnách. Tato Charta nenahrazuje národní zákony zemí, v nichž pracujete a jimž i nadále podléháte. V případě pochyb o střetu mezi principy obsaženými v Chartě a zákony dané země požádejte o radu vašeho referenta, který vám pomůže dodržovat ty nejvyšší standardy.
Jedná se spíše o cestovní mapu, která vám pomůže najít odpovědi na otázky, které si v určitých situacích kladete. Pojďme společně i nadále posilovat naší kulturu postavenou na dodržování etických pravidel a hrdě propagovat naše inovace.
ROLE MANAŽERŮ
•
BERTRAND CHAMMAS - Předseda, Generální ředitel •
•
S pomocí Vnitřní kontroly: co nejlépe informovat a odpovídat na otázky svého týmu o tématech obsažených v Chartě. Každodenně jít příkladem, podporovat otevřené a slušné pracovní prostředí bez postihů těch spolupracovníků, kteří by vyjádřili svůj názor na chování, o němž by usoudili, že je v nesouladu s obsahem této Charty. Co nejrychleji reagovat na etické problémy, které by před nimi mohly vyvstat.
Hygiena, zdraví & bezpečnost Gerflor se zavazuje poskytovat bezpečné a zdravé pracovní podmínky. Spolupracovníci musí znát a dodržovat všechny instrukce a vnitřní nařízení společnosti Gerflor týkající se bezpečnosti a zdraví. Každý má také povinnost nahlásit každou nehodu, incident nebo nebezpečné pracovní podmínky. Drogy, alkohol & tabák Spolupracovníci nemají povoleno užívat, vlastnit nebo prodávat alkohol a omamné látky na pracovišti a v pracovních hodinách ani být pod jejich vlivem. Stejně tak je výslovně zakázáno řídit vozidlo nebo stroj pod vlivem léků ovlivňujících pozornost a bdělost, ve stavu opilosti nebo pod vlivem omamných látek. Je také zakázáno kouřit na pracovišti kromě v místech k tomu účelu vyhrazených. Diskriminace
-4-
Všechna naše rozhodnutí týkající se náboru a najímání do práce, rozvoje a povýšení zaměstnanců jsou činěna bez ohledu na pohlaví, barvu pleti, etnický původ, národnost, rodinnou situaci, předky, náboženské vyznání, odborovou činnost, věk, postižení, zdravotní stav, fyzický vzhled, příjmení nebo sexuální orientaci. Tato rozhodnutí jsou založena pouze na kritériích kompetence, zkušenosti a profesionální způsobilosti. Jakákoli diskriminace jednoho pracovníka druhým není proto tolerovatelná. Obtěžování Obtěžování v jakékoli své formě není ve společnosti Gerflor tolerováno. Obtěžování může mít mnoho forem a mnohé z nich jsou ze zákona zakázány. Vytváříme prostředí, v němž můžete pracovat bez obav z obtěžování. Je i vaší povinností podporovat atmosféru spolupráce a ne atmosféru, kde jeden zaměstnanec má povoleno se nad druhého nadřazovat nebo ho zneužívat společensky, emočně, fyzicky nebo sexuálně.
1 /STARAT SE O
Ochrana osobních údajů
NAŠE TÝMY
Naslouchání a dialog
Gerflor se zavazuje respektovat osobní údaje svých spolupracovníků a obchodních partnerů. S osobními údaji získanými skupinou je nakládáno v souladu se zákonnými závazky. Spolupracovníci nesmějí předávat osobní údaje třetím stranám kromě případů potvrzené zákonné povinnosti.
Pravidelná komunikace a dialog mezi manažery a jejich týmy jsou jedním z klíčů k našemu úspěchu. Proto podporujeme zodpovědný společenský dialog tak, že usnadňujme výměnu informací v rámci skupiny.
Náš závazek ochrany životního prostředí Respekt k životnímu prostředí a neustálé zlepšování jeho ochrany jsou pro skupinu Gerflor prioritou. Certifikace ISO 14001 ukazuje na vzornost Gerfloru co se týče environmentální kvality výrobků a výrobních závodů. Zavažme se společně, že: budeme • továren,
•
dodržovat nebo i překročíme environmentální požadavky týkající se našich výrobků a
zahrneme naše dodavatele do snahy dosáhnout ty nejvyšší environmentální standardy a
environmentální inovace,
-5-
•
vyvineme eko-koncept výrobků, postupů a továren týkající se jejich životního cyklu,
•
zahrneme spolupracovníky a partnery Gerfloru do naší snahy o neustálé zlepšování našeho přístupu
•
zlepšíme nakládání s energiemi formou úspornější energetické spotřeby,
k životnímu prostředí, a to každodenními malými gesty na našich pracovištích i našich projektech,
•
nahlásíme a rychle a účinně vyřešíme jakoukoli událost nebo nehodu, jako je např. únik nebo
vypuštění znečišťujících látek.
2 /
Náš závazek k lidským právům
RESPEKTOVAT NAŠE
Vzhledem k naší přítomnosti v mnoha zemích se chceme zavázat především v otázkách zpracovaných v základních úmluvách Mezinárodní organizace práce (zákaz dětské práce a nucené práce, respekt svobody sdružování).
ŽIVOTNÍ
Zavazujeme se dodržovat a podporovat lidská práva a především Všeobecnou deklaraci lidských práv z 10. prosince 1948 a Řídící principy OSN v oblasti podnikání a lidských práv z 16. června 2011.
PROSTŘEDÍ
A LIDSKÁ PRÁVA
Protikonkurenční praktiky Skupina Gerflor přikládá velikou důležitost pravidlům volné soutěže a podřizuje se proto všem zákonům, nařízením a směrnicím, které ji chrání, zejména: • • •
zákazu dohod mezi konkurenty, omezení výměny citlivých obchodních informací mezi konkurenty, odsouzení zneužívání dominantního postavení.
Gerflor odsuzuje praktiky, jako jsou např. dohody o cenách, rozdělování si klientů nebo dokonce oznamování konkurentům zvýšení budoucích cen nebo snížení cen současných. To stejné se týká např. výměn citlivých informací mezi konkurenty. Bojkot je také jedna z nejzazších neloajálních praktik využívaných proti konkurenci. Kazí hru na trhu založeném na zásluhách konkurenčních firem. Bojkot může být organizován, někdy i nevědomky, např. v rámci profesních sdružení. Pomlouvání konkurence Společnost Gerflor je rozhodnuta v obchodních záležitostech udržovat a chránit zdravý etický přístup, a proto nemůže tolerovat pomlouvání konkurence. Stejně jako bojkot, i pomluvy existují přímé a nepřímé (např. prostřednictvím profesního sdružení, dílenského předáka, zavedených podniků, atd.). Gerflor se od kritiky distancuje, protože se snaží využít konkurenční výhody plynoucí z potrestání konkurenta.
-6-
Respekt k dodavatelům Gerflor nediskriminuje žádného z dodavatelů skupiny, bez ohledu na zem jejich původu, jejich velikost a stav. Všichni dodavatelé musí být vybíráni objektivním, loajálním a transparentním způsobem, a stejně tak s nimi musí být i zacházeno. Vztahy s klienty
3/
Hlavním cílem skupiny Gerflor je spokojenost a respektování práv všech našich zákazníků. Spolupracovníci proto musí se všemi zákazníky bez rozdílu zacházet čestně a rovnoprávně. Jakékoli odmítnutí prodeje zákazníkovi musí být opodstatněno.
ZABEZPEČIT NAŠE OBCHODNÍ VZTAHY 1. část
Etika & předpisy Gerflor v rámci svého působení přichází do styku s mnoho účastníky: architekty, interiérovými architekty, činiteli zodpovědnými za služby v nemocnicích, sportovištích, atd. Spolupracovníci Skupiny jim musí dodávat jen skutečné, upřímné, transparentní a aktuální informace, aniž by jim kdy poskytli jakoukoli výhodu (v jakékoli podobě) určenou k tomu, aby je protiprávně ovlivňovali s cílem poradit naše výrobky a služby.
3/
Střety zájmů
ZABEZPEČIT NAŠE OBCHODNÍ VZTAHY 2. část
Dárky & pozvání Nabízet a přijímat drobné dárky nebo pozvání je součástí obchodního života. Nesmí nás to však ovlivňovat – nebo budit zdání, že nás nenáležitě ovlivňuje – v našem profesionálním rozhodování. Stejně tak nám není dovoleno snažit se nenáležitě ovlivnit obchodního partnera prostřednictvím dárků, pozvánek či jiných výhod, a to bez ohledu na místní zvyky v zemích, v nichž pracujeme. Jaká jsou pravidla?
Naše rozhodnutí jménem Skupiny musí být zdravá, nestranná a objektivní. Skutečnost, že se naleznete v situaci, v níž dochází ke střetu zájmů, nemusí být samo o sobě chybou; způsob, jakým se k ní postavíte, však chybný být může. Již pouhé zdání střetu zájmů může poškodit naši pověst.
•
Osobní střety zájmů
Musíte se vyhnout veškerým situacím, v nichž by mohlo dojít ke střetu zájmů, včetně politických aktivit.
•
Pokud se i přesto spolupracovník nalezne, ať už přímo nebo nepřímo, v takové situaci, musí se chopit iniciativy a:
•
- ukončit jakoukoli konfliktní činnost, - stáhnout se z daného projektu, - okamžitě zpravit svého hierarchického nadřízeného.
Dárky či zábava jakéhokoli druhu, u nichž by mohlo vzniknout oprávněné podezření, že by mohly nenáležitě ovlivnit příjemce, nebo které mohou na jeho straně vytvořit závazek, nemohou být ani nabídnuty ani přijaty. Je však možné přijmout nebo nabídnout dárky nebo zábavu rozumné
povahy, nedělat to často a nabídnout je během obchodní schůzky. Pokud pracujete v Gerflor v oddělení Nákupu, musíte věnovat mimořádnou •pozornost tomu, aby bylo k dodavatelům přistupováno stejně.
Nadřízený rozhodne, zda je potřeba o tom zpravit oddělení Vnitřní kontroly. •
•
Určité druhy dárků nebo pozvání jsou jednoduše nepřijatelné (např.
hotovost, cenné papíry, osobní šeky či platby ve prospěch nepřímo spojených osob).
•
Samozřejmě nemůžeme nikdy nabídnout ani přijmout zábavu, která by byla
Finanční střety zájmů
Svému manažerovi musíte nahlásit každý významný finanční střet zájmů (víc než 1 % kapitálu), který máte ve společnosti, která je konkurentem, dodavatelem nebo obchoduje se Skupinou. To stejné platí pro potenciálního dodavatele nebo zákazníka. Manažer rozhodne, zda je potřeba o tom zpravit oddělení Vnitřní kontroly.
neslušná, pornografická nebo urážející. Zlatým pravidlem pro střet zájmů, byť jen potenciální, je odhalit a ukázat všechna fakta, aby bylo možné provést hloubkovou analýzu dané situace.
Korupce a úplatky Jsme přesvědčeni, že naše výrobky a služby se mohou prosadit na základě svých kvalit, aniž by takových praktik bylo zapotřebí. Gerflor proto odsuzuje veškerou korupci, ať už se jedná o korupci aktivní (přisuzovanou korupčníkovi) nebo pasivní (přisuzovanou korumpovanému). Funkce korumpovaného mohou být jak veřejné, tak soukromé; ovšem jejich veřejný charakter přináší vyšší trest než za korupci soukromou. Z toho vyplývá, že všichni spolupracovníci skupiny se zavazují, že nebudou nikdy nabízet nebo schvalovat platby nebo předávat hodnotné prvky s cílem ovlivnit úředníka, klienta, dodavatele, distributora nebo poradce a dosáhnout jakékoli protiprávní úřední nebo obchodní výhody. Toto platí nezávisle na zeměpisném místě nebo místní kultuře. Platby za usnadnění Skupina se staví proti předávání finanční sumy, nebo jakékoli výhody úředníkovi (nebo stejně postavené osobě) s cílem urychlit rutinované činnosti jeho služeb. Stejný postoj platí v případech, kdy je cílem takové činnosti zrychlit nebo zpomalit spisy dodavatelů, poradců, konkurentů nebo klientů skupiny. Přesné účetnictví & odmítání podvodu
-8-
Skupina se zavazuje k průhlednosti a upřímnosti svých finančních informací. Veškeré předávání informací, které by mohly ovlivnit naše účetnictví, proto musí být úplné, pravdivé, přesné, včasné a srozumitelné. To také znamená, že musíte spolupracovat s interními i externími auditory a být k nim upřímní.
4 / ZACHOVAT SI NAŠI POVĚST 1. část
od manažerů čekáváme, že svým týmům sdělí, že musí svých cílů vždy dosahovat bezúhonně •a s Zejména respektem k etice. Očekáváme také od všech spolupracovníků, že uvědomí Vnitřní kontrolu, pokud zjistí nevhodné platby, •faktury nebo jiné dokumenty, které by se zdály podvodné. Partnerství a sponzorství Gerflor má tu čest být partnerem mnoha sportovních událostí. Při uskutečňování těchto partnerství a sponzorství je potřeba mít se na pozoru, aby: Jakékoli předání úhrnu materiálu nebo dar nebo zapůjčení materiálu musí být předmětem přesné a úplné •dohody o partnerství definující lhůty a podmínky daru a půjčky. Koneční •o střet zájmů.poživatelé daru nebo půjčky nám musí být naprosto viditelní, abychom měli jistotu, že se nejedná Jakékoli partnerství nebo sponzorství (sportovní nebo jiné) lze zahájit až poté, co o tom bylo informováno •Generální ředitelství.
4 / ZACHOVAT SI NAŠI POVĚST 2. část Důvěrnost
Veřejní činitelé
Před sdílením informací s třetími osobami nebo s dalšími osobami nespadajícími do společnosti Gerflor (včetně členů rodiny nebo při využívání sociálních médií) je vhodné se ujistit, že máme právo tyto informace šířit.
Spojení „veřejný činitel“ je široce definováno a obecně se vztahuje na jakéhokoli úředníka nebo zaměstnance státu, veřejné nebo mezinárodní organizace nebo veřejné společnosti, územního společenství, voleného zastupitele, osoby mající soudní pravomoc nebo osobu zastupující pravomoci některé z těchto osob.
Spolupracovníci jsou proto žádáni, aby nezpracovávali důvěrné nebo obchodně citlivé informace na veřejných místech, ani o nich v těchto místech nehovořili, protože dané konverzace mohou být zaslechnuty a bezpečnost informací kompromitována. Spolupracovníci jsou také žádáni, aby v rámci společnosti Gerflor nešířili informace tohoto druhu o svém předchozím zaměstnání či zaměstnavateli.
Je vhodné si vždy pečlivě zjistit, zda naše činnost může nevhodně ovlivnit veřejného činitele kdekoli na světě, pokud ho budeme například podněcovat k nedokončení, neúplnému dokončení nebo rychlejšímu provedení úkonu vyplývajícího z jeho funkce.
Majetek skupiny Gerflor Kromě Informační charty skupiny jsou spolupracovníci zodpovědní za řádné nakládání s aktivy a zdroji společnosti Gerflor, zejména těmi, které se týkají intelektuálního vlastnictví, technologií, informačního materiálu a podpory, vybavení, strojů a nástrojů skupiny (Aktiva). Jste zejména žádáni:
•
činit veškerá opatření, abyste předešli nepovolenému užívání Aktiv třetími osobami
•
uložit si veškerá hesla a kódy/login, abyste zamezili nepovolenému přístupu
•
nekopírovat software, postupy, listiny, příručky, prezentace, školení a další
•
vrátit (v případě odchodu ze skupiny) všechny dokumenty společnosti Gerflor, včetně
(včetně členů rodiny), k počítačovým údajům skupiny, programy vyvinuté v rámci společnosti Gerflor, obchodně citlivých a/nebo důvěrných informací a nenechávat si jejich kopie, a stejně tak i veškerý materiál patřící skupině a obecně i jakákoli Aktiva ve vašem držení.
Embargo & export Když vytváříte obchodní vztahy se zahraničními klienty nebo dodavateli, je absolutně nezbytné si vždy zkontrolovat (s vašimi hierarchickými nadřízenými), že cílová země výrobků a služeb společnosti Gerflor nepatří mezi státy, na něž se vztahuje mezinárodní embargo. Stejně tak, pokud se vás například během vyjednávání s klienty „centrály nákupu“ tito zeptají, zda výrobky nebo suroviny pocházejí z určitého regionu (např. z Izraele), je nutné si od svého hierarchického nadřízeného nechat schválit nejvhodnější písemnou odpověď, protože daná informace by se mohla podílet na zachovávání nelegálního bojkotu.
VŠICHNI ZAVÁZÁNI DODRŽOVAT ETICKOU CHARTU
KOHO KONTAKTOVAT / VAŠI REFERENTI?
Všichni spolupracovníci VAŠI MANAŽEŘI
Tato Etická charta bude předána všem ve skupině Gerflor, každému spolupracovníkovi i nově příchozímu. Všichni spolupracovníci Gerfloru, bez rozdílu a bez výjimky, se zavazují: • • •
seznámit se s pravidly a principy popsanými v této Chartě, respektovat tato pravidla a principy v rámci svých denních úkolů v rámci skupiny a nezůstávat v izolaci v případě pochyb o jakékoli otázce dotýkající se témat zmiňovaných v této Chartě.
Váš závazek dodržovat etické principy obsažené v této Chartě je od nynějška nedílnou částí vašich zaměstnaneckých povinností vůči Skupině.
Vzhledem k tomu, že manažeři skupiny Gerflor mají vůči etice zvláštní zodpovědnost, neváhejte ohledně těchto otázek kontaktovat svého manažera. Za účelem co nejlepšího porozumění, a aby bylo možné zmínit všechny nejasnosti situace, která může být dosti složitá, je vhodné upřednostnit přímý kontakt a ústní dialog.
VNITŘNÍ KONTROLA Vnitřní kontrola je pověřena poskytovat také odpovědi na žádosti o pomoc týkající se etických principů skupiny. Stejně tak se můžete obrátit na interní kontrolu, máte-li předem pocit, že by vůči vám mohla být učiněna odvetná opatření, pokud byste dané otázky položili přímo managementu.
Role Interní kontroly Kontrola dodržování Etické Charty Gerfloru je součástí pravomocí oddělení Interní kontroly. Ke kontrole se váže i kompetence zodpovědět otázky, na které spolupracovníci nenašli odpovědi u svých manažerů. Vzhledem k tomu, že tento dokument představuje pro Gerflor prioritu, nedodržování pravidel oznámených v této Etické chartě (která jsou především připomenutím příslušných zákonů) se může stát důvodem k postihu a stíhání, a to za použití nařízení společností skupiny a příslušných zákonů.
Email:
[email protected] Telefon: (00 33) 4 7265 1048
