Definitieve versie 1.0 ste
Uitnodiging voor de 33
Algemene Ledenvergadering
Dames, heren, jongelui en ouders, ste Het bestuur van A.V. Statina nodigt u hierbij uit tot het bijwonen van de 33 Algemene Ledenvergadering. Deze wordt gehouden op maandag 11 februari 2012. Ook dit jaar weer vroeg in het jaar om zo spoedig mogelijk inzicht te geven in de plannen. Dit jaar ook om de hulp van de leden in te roepen. Er zijn vacatures voor een aantal belangrijke functies. Die willen we als bestuur graag invullen. Anders wordt de belasting voor een kleine groep te groot en kunnen we, als het zo blijft, een aantal zaken wellicht niet meer doen. Om hiervoor meer aandacht te vragen is op de website een “vacaturebank” ingericht. Na afloop van de vergadering is er –zoals gebruikelijk- gelegenheid nog na te praten onder het genot van een glas. De ledenvergadering is toegankelijk voor alle leden. Leden jonger dan 16 jaar mogen zelf niet stemmen, maar kunnen worden vertegenwoordigd door hun wettelijke vertegenwoordiger. De ALV is het belangrijkste orgaan van de vereniging: stelt het beleid vast, gaat over de financiën, keurt investeringen goed, rekent het bestuur af en bepaalt de toekomst van Statina. Het is dus belangrijk dat de leden aanwezig zijn, waardoor er draagvlak is voor het beleid en de uitvoering ervan geaccordeerd kan worden. In de ALV legt het bestuur verantwoording af en vraagt het akkoord op plannen.
De agenda ziet er als volgt uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Opening en mededelingen, binnengekomen stukken Verslag ALV van 13 februari 2012 Jaarverslag 2012 Plannen 2013 Verslag kascontrolecommissie 2012, benoeming leden 2013 Uitreiking pluimen Verkiezing bestuursleden Rondvraag
De stukken zijn verzonden via een nieuwsbrief.
Met vriendelijke groet en graag tot 11 februari.
Namens het bestuur, Fred Voordouw Voorzitter
Stukken ALV 2013
1
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 1 ALV 11 februari 2013 OPENING, MEDEDELINGEN EN INGEKOMEN STUKKEN 1.
Opening
2. Mededelingen Voorafgaande aan de ALV willen we graag aandacht schenken aan een aantal onderwerpen. Het zal iedereen opgevallen zijn. We leven in een tijd van crisis. Als we de Nederlandse situatie vergelijken met bepaalde andere landen, dan lijken de gevolgen voor Nederland minder erg te zijn. Echter, we merken er met zijn allen echt wel iets van. Een voorbeeld is het terugtrekken van de gemeente. Er is minder geld beschikbaar voor sport en dat merken we aan een aantal zaken. Voor beheer en onderhoud zoekt de gemeente steeds meer de samenwerking met de verenigingen. Er is minder geld beschikbaar en er is behoefte aan creatieve oplossingen. Wat zal dat gaan betekenen voor tarieven en subsidies? Allemaal vragen waar we nu het antwoord nog niet op weten. Wij willen wel meedenken en doen dat ook al. Het is ook een spannend jaar voor onze financiële huishouding geweest. De nieuwbouw in 2011 betekende een grote aanslag op onze financiële reserves. De tariefstructuur voor het huren van baan en kleedruimte veranderde en we zijn als vereniging zelf verantwoordelijk geworden voor onze energievoorzieningen. Wat dat voor invloed heeft op de uitgaven is nog niet volledig in te schatten. Tenslotte constateren wij nog steeds dat het lastig is om vrijwilligers te vinden. We hebben er best een aantal, maar wel vaak dezelfde. Het zou fijn zijn als die basis breder gemaakt zou kunnen worden, zodat ‘meer handen lichter werk maken’. In de uitnodiging werd hier al aandacht aan besteed. Er is een aantal posities dat moeten worden ingevuld. Belangrijke posities in de structuur van de vereniging. Met name deze posities zijn lastig in te vullen.
3. Binnengekomen stukken Er is een aantal afmeldingen binnengekomen.
Stukken ALV 2013
2
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 2 ALV 11 februari 2013 CONCEPT VERSLAG VAN DE ALV GEHOUDEN OP 13 FEBRUARI 2012 Verslag van de algemene ledenvergadering van Atletiek Vereniging Statina, gehouden op 13 februari 2012 Aanwezig:
Bestuur Statina, Fred, Ine, Ans, Wilbert, Jeroen, Vincent. Leden, zie presentielijst. Afwezig met kennisgeving: Nelleke Koppelaar, Marlies Egging, Willem Jan Zuidhof, Hr en mw Verweijde Geus, Bram Bruinse, Henro de Witt, Gerhard van Berkel. Patricia Glavimans komt later. 1. Opening /mededelingen/ Binnengekomen stukken Vz. opent de vergadering en heet iedereen welkom, de vergadering wordt wat vroeger in het jaar gehouden omdat we onze plannen voor 2012 graag eerder willen delen met de leden. Mededelingen: vandaag is Otto Pikker begraven, jarenlang penningmeester en gewaardeerd vrijwilliger. We staan er als vereniging goed op, zowel financieel en leden gebied. We hebben veel tijd besteed aan structuur vereniging, zorgpunt is commissie wedstrijden. We starten dit jaar met een combinatiefunctionaris: Marc Lommert. Binnengekomen stukken: Bram Bruinse heeft een volmacht gegeven aan bestuur voor stemmingen. 2. Verslag ALV 28 maart 2011 Naar aanleiding van punt schoonhouden baan; het schoonhouden van de baan zit niet in het pakket van de gemeente. Concept verslag wordt goedgekeurd. 3. Jaarverslag 2011 Inhoudelijk geen opmerkingen. Vraag financieel verslag over kantine: Opbrengsten kantine zijn verrekend met kosten kantine. Vraag jeugdkamp: Jeugdkamp valt onder sociale evenementen Vraag: wat hebben we in kas bij activa liquide middelen? Fred geeft een toelichting op kosten, bouw berging en besteding van ons eigen geld. We hebben complimenten gehad van de gemeente over ons financieel beleid. Het jaarverslag en financieel jaarverslag worden goedgekeurd. 4. Plannen 2012 Er volgt een toelichting op de stukken door de vz., onder de plannen liggen de jaarplannen van de commissies; deze plannen worden via de website toegankelijk gemaakt. Plannen 2011 zijn al beschikbaar. Opmerking over de Statinaloop, deze is weer terug waar het hoort te zijn! Jaap geeft aan dat de Oranjeloop vroeger door het centrum ging. Vz. geeft aan dat het zijn dichterlijke vrijheid was en dat er al langer een idee leefde om een loop door het centrum te organiseren, besloten wordt om waar het hoort te zijn uit verslag te halen. Vraag over trainingsavond dinsdag: Vz. geeft toelichting, uitgangspunt zou moeten zijn dat technische groepen en loopgroepen gescheiden zijn. Er is over gesproken, maar nog niks besloten, er ontstaat een discussie. Er worden opties aan bestuur meegegeven, o.a. de suggestie om een aantal mensen bij elkaar te zetten, die de alternatieven op een rijtje zetten. Het bestuur komt met een voorstel om het proces in te richten. Uiterlijk 1 april komt er een voorstel. Vraag wedstrijden: Ik zie bij kopje wedstrijden, geen baanwedstrijden vermeld, ook niet onze. Antwoord: De wedstrijdcommissie doet 5 evenementen en door een projectgroep wordt de CCR gedaan. Wens: Meerdere wedstrijden op onze baan, is behoefte aan, zijn daar nog plannen voor? Antwoord: We hebben te maken met een organisatiedruk, het kant niet bij de wedstrijdcommissie, zou meer vanuit de trainersgroep moeten komen. Er ontstaat een uitwisseling van ideeën hierover. Aanvulling plannen 2012: Vincent en Thom hebben een mooie website gemaakt voor specialisatie groep. Er komt een link op de Statina site. Er gaat een Dames master team meedoen aan de competitie. Plannen 2012 en financiering hiervan worden goedgekeurd.
Stukken ALV 2013
3
Definitieve versie 1.0
5. Fase III van de bouwplannen Vz. geeft uitleg aan dit punt, Vraag: Is 30.000 euro niet erg weinig, red je het daarmee? Antwoord; we willen het gefaseerd doen, met veel inzet van onze leden en aanhang. Er zijn verkenningen geweest op de financiële markt voor een evt. lening, geld krijgen van een bank is momenteel erg lastig tegen een aantrekkelijke rente. Opmerking: Maak de plannen transparant, beschrijf de fases in stapjes met de daarbij horende bedragen en indien mogelijk de prioriteit en de daarbij horend tijdschema. Vz. zegt dit toe. 6. Verslag kascommissie 2011, benoeming leden 2012 Bij het bespreken komt de suggestie om te werken met meerjarenbegroting op hoofdlijnen. Decharge penningmeester en bestuur akkoord. Kascommissie leden 2012, Vincent Groenen, Frank Hordijk, Bert van Oostrum. 7. Uitreiking Pluimen Statina Pluim gaat naar: Jaap Glavimans, omdat hij veel energie in de vereniging stopt, meestal onzichtbaar voor veel leden. Jeugd Atletiek pluim gaat naar: Ruben Stittelaar, veelvraat op gebied van wedstrijden, valt vaak in de prijzen, veel clubrecords op de 5, 10, 15 km. Atletiek Pluim gaat naar: Jan Pannekoek, als lange afstandloper, clubrecords breken op 100 en 200 meter sprint. 8. Verkiezing bestuursleden Vz. geeft een toelichting bij dit punt, Wilbert geeft bestuurslidmaatschap op, maar blijft wel actief in de wedstrijdcommissie. Er volgt een kreet/oproep vanuit het bestuur aan de leden om zich beschikbaar te stellen voor een bestuursfunctie. Vz . bedankt Jelte Jan en Wilbert voor hun bewezen diensten en reikt een bon en een bloemetje uit. Er zijn geen aanmeldingen voor een bestuursfunctie. 9. Rondvraag Hennie: Wat gebeurt er met de oude berging? Vz. : Die is van de gemeente en wordt gesloopt. Jan: Baanwedstrijd, waarom is de baanwedstrijd net voor de masters wedstrijd?, is daar wat aan te doen? Wilbert: Nee, we zitten vast aan de planning en vastlegging, komt toevallig zo uit. Vincent G: Vorig jaar tijdens ALV zijn nieuwe baanregels geïntroduceerd, is dit wel eens geëvalueerd? Vz.: Nee is niet geëvalueerd. Ron: Ik help een aantal jaren met organiseren van cross loop, merk terugloop hierin, moeten we hier niet wat aan doen? Wilbert: Ja , klopt. Misschien is de datum een oorzaak, concept is sterk, misschien meer publiciteit, actief werven bij leden. Ron: Misschien moeten we een combinatieloop maken. Over deze suggestie gaan we nadenken. Frans: Werphoek blijft een ondeugdelijke hoek, belang bij om dit te verbeteren, zit een element van gevaar en veiligheid in. Vz.: Dit jaar moet er gekeurd worden. De eisen van een C locatie zijn al heel vaak besproken met de gemeente. Er ontstaat een discussie over dit punt, een aantal punten wordt door de gemeente al aangepakt, maar over de werpkooi is nog niet gesproken. Statina heeft een voorstel aan de gemeente gedaan om hier over te praten. Vraag: huren we een atletiekbaan of een goedgekeurde C locatie volgens norm KNAU? Vz.: Blijft antwoord schuldig, wordt nagegaan. Thom: Moeten we nog iets afspreken over kogelslingeren? Vz.: Er is afgesproken dat dat gebeurd als er geen andere mensen aanwezig zijn.
Stukken ALV 2013
4
Definitieve versie 1.0 Om 22.15 uur wordt de vergadering gesloten. Vz. bedankt iedereen voor aanwezigheid en biedt een drankje aan.
Stukken ALV 2013
5
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 3 ALV 11 februari 2013 JAARVERSLAG 2012 1.
Inhoudelijk verslag
Organisatie Het afgelopen jaar is het bestuur verder gegaan met het minder intensieve vergaderschema van eens per 6 weken. Dat werkt goed. De persoonlijke en mailcontacten nemen daardoor toe, maar de aanslag op de agenda is minder hoog. In het afgelopen jaar zijn er bestuurlijk toch nog wel wat veranderingen geweest. Thom is toegetreden tot het bestuur als aspirant bestuurslid en opereert inmiddels als een volwaardig bestuurslid. Hij heeft de portefeuille Technische Atletiek van Vincent Roke overgenomen. Vincent is sindsdien nog wel verantwoordelijk geweest voor de portefeuille Evenementen. De portefeuille Faciliteiten is op interim basis door Fred Voordouw vervuld. Bestuurlijk zijn er nog steeds twee vacatures, namelijk voor de portefeuille Wedstrijden en de portefeuille Faciliteiten.
Faciliteiten Ten aanzien van de faciliteiten is het een enigszins rustig jaar geweest. Na de oplevering van de berging is gewerkt aan de inrichting ervan en aan de inrichting van het wedstrijdsecretariaat. Dat is op een haar na afgerond. Officieel hebben we fase 2 van de nieuwbouwplannen beëindigd. Om een en ander in goede banen te leiden is een goede taakverdeling gerealiseerd. Er zijn verantwoordelijken voor beheer en onderhoud van gebouwen en atletiekterrein, voor huur van kleedruimtes en atletiekbaan en voor beheer en onderhoud van atletiekmateriaal. Het huren van kleedruimtes volgens de nieuwe systematiek van de gemeente werkt nog niet vlekkeloos. Het komt nog regelmatig voor dat de kleedruimtes niet open zijn op de tijdstippen dat we ze gehuurd hebben. De atletiekbaan is recent gekeurd. Dat heeft een omvangrijk aantal bevindingen opgeleverd. Inmiddels zijn we daar over in gesprek met de gemeente. Het blijkt dat de gemeente geen ervaring heeft met onderhoud van een atletiekbaan. De gemeente vraagt om hulp. We gaan kijken hoe we daar goede afspraken over kunnen maken. In 2013 wordt dit vervolgd. Het sleutelbeheer is aan een herziening onderworpen. Dit heeft geleid tot een iets andere aanpak. Implementatie hiervan volgt in 2013.
Evenementen Het Jeugdkamp was dit jaar ook weer een groot succes met een ruim hoeveelheid deelnemende kinderen en een enthousiaste leiding is 2 dagen lang de atletiekbaan als kampterrein gebruikt. Coördinatie lag in handen van Emmy van Berkel, Kitty van Berkel, Karlijn Smorenburg, Michiel van Veen, Nene Marringa, Siebe Steehouder, Thom Snijders en Vincent Roke. Daarnaast is door Marijn Wouters, Siebe Steehouder en Vincent Roke wederom een trainingsweekend georganiseerd naar de Belgische Ardennen voor de groepen 9 en 10. Dit was ook een succes te noemen. De feestcommissie is na een teleurstellend jaar in de zin van lage bezoekersaantallen tijdens de borrels (tijdelijk) uit elkaar. Het Sinterklaasfeest is door verschillende jeugdgroepen gevierd. Statina had voor de jeugdgroepen chocolademelk, fris en pepernoten klaargezet op de laatste trainingsavond voor Sinterklaasavond. Verder hebben sommige train(st)ers individueel met hun groep Sinterklaas gevierd. Voor groep 10 is er een heus Sinterklaasfeest georganiseerd met gedichten en cadeautjes door Mariska Vergeer.
Stukken ALV 2013
6
Definitieve versie 1.0 Atletiek In 2012 nam een groot aantal (jeugd)leden deel aan diverse grotere en kleinere in- en outdoorwedstrijden in de regio en soms daarbuiten. Vaste wedstrijden zoals de openingswedstrijd in Papendrecht en de Trackmeetings bij U-Track in Utrecht zijn blijvend in trek. In het derde weekend van januari namen zeven junioren D en C deel aan het NK indoor in Apeldoorn. Jeffrey Bekker bereikte op het onderdeel hoogspringen de hoogste plaats in het eindklassement, hij werd vierde. Natalie Puper deed het op het onderdeel verspringen met een clubrecordsprong van 4.95 m en een vijfde plaats in de finale ook niet verkeerd. Het tweede hoogtepunt van het jaar kwam van Frans de Laat, die op 4 maart tijdens het NK indoor in Apeldoorn het Nederlands indoorrecord kogelstoten voor masters van 65 t/m 69 jaar op 13.34 m zette, een verbetering van het oude record met maar liefst 2.39 m! Hiermee werd hij uiteraard Nederlands kampioen. Het aantal competitieteams werd in 2012 uitgebreid van drie naar vier. Dit jaar namen namelijk voor het eerst ook de dames masters deel aan hun twee competitiewedstrijden, daarnaast kwamen als vanouds de dames en heren senioren en de heren masters in actie. Half mei verbeterde Frans de Laat tijdens onze eigen Statina Baanwedstrijd het Nederlands outdoorrecord op het onderdeel kogelstoten. Het NK outdoor voor masters in Terneuzen in juni leverde ons maar liefst vijf medailles op. Jan Pannekoek en Henny van Verseveld wisten het brons op de 400 meter in de wacht te slepen, Henny pakte daarnaast het zilver op de 100 meter, en uiteraard nam ook Frans de Laat aan dit toernooi deel. Hij ging met twee gouden plakken (kogelstoten en discuswerpen) naar huis. Op het kogelstoten verbrak hij zijn eigen Nederlands outdoorrecord van eerder in het jaar. Half augustus nam Frans deel aan het EK outdoor voor masters in Zittau (Duitsland). Op de onderdelen gewicht- en discuswerpen behaalde hij respectievelijk de achtste en zesde plaats, een keurig eindresultaat. Op het onderdeel kogelstoten was onze werptrainer oppermachtig, hierop werd hij Europees kampioen! Naar de nationale C-Spelen (NK voor junioren C) eind augustus vaardigden we vijf atletes en atleten af, die prima prestaties neerzetten maar geen finaleplaatsen wisten te behalen. De D-Spelen (NK voor junioren D), begin september in het Olympisch stadion in Amsterdam, werd bezocht door acht atletes en atleten van Statina. Het regende persoonlijke records en Veri Gutte eindigde het hoogst, zij werd achtste in de finale van het discuswerpen. Eind september nam Frans de Laat deel aan een werpvijfkamp in Duitsland, waarop hij een nieuw Nederlands werpvijfkamprecord wist te scoren. De eerste indoorwedstrijd van het seizoen 2012/2013, half november in Utrecht, verliep erg succesvol voor Natalie Puper: Twee keer brons, één keer goud, twee clubrecords en daarnaast een persoonlijk record. Uiteraard mogen ook de andere atletes en atleten niet worden vergeten... Namen als Kitty van Berkel, Marc Lommert, Jelmer van der Linden, Ruben Stittelaar en een aantal anderen passeerden op het gebied van clubrecords en overwinningen regelmatig de revue. Een eervolle vermelding hier voor Lukas van der Storm, die maar liefst dertien keer een clubrecord wist te verbeteren, en dat op bijna hetzelfde aantal verschillende onderdelen!
Wedstrijden De tot “Culemborg City Run” omgedoopte jaarlijkse “Statinaloop” vormde in maart 2012 al het hoogtepunt van dat jaar voor de langeafstandsatleten van Statina. Laagdrempeligheid voor deelname was het uitgangspunt van de organisatie. Door de inzet van een enthousiast organisatieteam, vele vrijwilligers, sponsoring door RegioBank Culemborg, medewerking én een ontvangen subsidie van de gemeente Culemborg werd het evenement zowel sportief als financieel (+ €1406) een succes. Bijna 400 deelnemers stonden aan de start, na afloop sprak iedereen –inclusief de regionale pers en zelfs TV-Gelderland (!) -die dag positief over het evenement.
Stukken ALV 2013
7
Definitieve versie 1.0 Er waren het afgelopen jaar echter meer hoogtepunten: Albert Hofdijk en Litha Doeland rondden met succes de opleiding voor het diploma “Looprainer niveau 3” af, waardoor het aantal looptrainers werd uitgebreid; Voor de eerste keer werd door Gerard Smit in het clubhuis een Hardlooptrainers Café georganiseerd dat zich mocht verheugen in een toch wel onverwacht grote opkomst. Hardlooptrainers uit het gehele land werd de gelegenheid geboden in een ongedwongen sfeer met elkaar te brainstormen over de ontwikkelingen binnen de hardloopsport en het trainersvak; De workshop “Bewust Hardlopen” op onze eigen baan door hardloopgoeroe Ronald Falkenburg, gaf een vernieuwende en verfrissende kijk op m.n. de ingesleten hardlooptechnieken; Overhandiging van het bedrag dat tijdens de Statina-loop 2011 gedoneerd was door de deelnemers voor het “JeugdSportFonds”. Dit fonds heeft als doel kinderen uit behoeftige gezinnen financieel in staat te stellen te sporten bij een vereniging. Ook de gemeente Culemborg heeft in 2012 een convenant voor samenwerking met dit fonds gesloten. Het leverde Statina weer wat imagoverbetering op door het tonen van deze maatschappelijke betrokkenheid; Uiteraard behoorden de door het jaar heen gehouden Meentcross, Rondeelloop en de Vallende Bladerenloop eveneens tot de hoogtepunten. Veel animo van de langeafstandsatleten was er voor de populaire hardloopwedstrijden, zoals de 7Heuvelenloop (waar maar liefst 33 Statina-atleten aan de start verschenen!), MontferlandRun, de Halve marathon van Egmond, Schoorl, het Grote Rivieren Loopcircuit en natuurlijk voor de marathons van Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en zelfs buitenlandse marathons. De digitale hardloopkalender op de Statina website bewijst zijn waarde daarbij. Zonder iemand te kort te doen mogen de uitstekende resultaten van talent Ruben Stittelaar op de middellange afstanden wegwedstrijden genoemd worden. Ruben kan zich inmiddels met Nederlandse subtoppers meten en het einde van zijn ontwikkeling onder begeleiding van o.a. trainer Gerard Smit is nog niet in zicht. Dat belooft wat voor 2013! Opvallend was weer de deelname van enige Statina atleten op de regionale Triathlons in Beesd en Deil. Minder positief in 2012 was het bericht dat de “Waterlinieloop” geen doorgang kon vinden. Het stichtingsbestuur daarvan nam deze beslissing omdat aan de uitgangspunten van het evenement geen gestalte kon worden gegeven door m.n. gebrek aan inkomsten. Hierdoor haakten organiserende verenigingen af. Statina werd gevraagd de organisatie als trekker voort te zetten. Er was daar echter onvoldoende draagkracht voor en het bestuur besloot daarom ook Statina terug te trekken uit de organisatie.
Vrijwilligers De huidige vrijwilligerscoördinatoren hebben aangegeven hun werkzaamheden te willen beëindigen. Annemieke en Sandra hebben veel tijd gestoken in de inventarisatie van potentiële vrijwilligers. Het bestuur wil ze graag bedanken voor hun inspanningen en is op zoek naar een nieuwe Vrijwilligerscoördinator. In het algemeen was het ook het afgelopen jaar lastig geweest om vrijwilligers te werven. Zeker voor het invullen van een aantal structurele posities. Recent is de website uitgebreid met een plaats waar we vacatures kunnen plaatsen. We willen hier een overzicht geven van de behoefte die we hebben om een aantal structurele posities in te vullen. Zonder de invulling van deze posities kunnen we als vereniging op de langere duur bepaalde zaken niet meer verzorgen voor onze leden. Mensen die nu al veel doen kunnen dat er niet even bij pakken.
Stukken ALV 2013
8
Definitieve versie 1.0 Vertrouwenspersoon Het afgelopen jaar is er een gering aantal meldingen gedaan bij de vertrouwenspersoon. De meldingen hebben een bevredigende afloop gehad. Een van de meldingen is voor nader onderzoek doorgespeeld naar de voorzitter. Vanzelfsprekend worden geen inhoudelijke mededelingen hierover gedaan.
Sponsoring Sponsoring heeft zeer zeker aandacht nodig. Zeker nu de overheid zich terugtrekt en subsidies en dergelijke minder zullen worden, zullen verenigingen steeds meer hun eigen broek op moeten houden. Sponsoring gaat dan een grotere rol spelen. Voor een vereniging als Statina gaat het niet om grote bedragen, maar op onze begroting is elke EURO er één. Als we niets doen, dan verdampt de huidige populatie vanzelf. Er is een sponsor failliet gegaan en een ander heeft zich om financiële redenen teruggetrokken.
Stukken ALV 2013
9
Definitieve versie 1.0 2.
Financieel verslag over het boekjaar 2012
Het boekjaar 2012 is voor onze vereniging positief verlopen. Het ledenaantal groeide in het verslagjaar van 411 naar 427, een stijging van bijna 4%. Begin 2012 is de nieuwe materiaalberging opgeleverd en zijn de door vrijwilligers uitgevoerde elektraen installatie werkzaamheden afgerond. In de materiaalberging zijn stellingen geplaatst en alle atletiekmaterialen hebben hun plek gekregen. De balans van A.V. Statina ziet er als volgt uit:
ACTIVA
31-12-11
31-12-12
75.879 1.244 3.388 80.511
97.099 2.294 2.679 102.072
1.590
3.865
253 239 492
147 1.040 411 1.598
150 201 33.500 33.851
150 416 16.500 17.066
Balanstotaal activa
116.444
124.601
PASSIVA
31-12-11
31-12-12
90.204 9.239 5.000 104.443
99.444 7.822 5.000 112.266
6.500
6.500
5.501 5.501
5.445 390 5.835
116.444
124.601
Vaste activa Gebouwen Inventaris Atletiekmateriaal Voorraden Voorraad clubkleding Kortlopende vorderingen en overlopende activa Debiteuren (nog te ontvangen inschrijfgelden en contributies) Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Liquide middelen Kas Rabobank Spaarrekening
Eigen vermogen Dek k ing bezit vaste activa Dek k ing verbouwing clubhuis Reservering infrastructuur Totaal eigen vermogen Exploitatie afgelopen jaar Algemene reserve Verplichtingen en voorzieningen Voorziening infrastructuur Kortlopende schulden en overlopende passiva Crediteuren Vooruitontvangen bedragen
Balanstotaal passiva
Stukken ALV 2013
10
Definitieve versie 1.0 Overzicht begroting en werkelijke situatie over 2012:
INKOMSTEN
Contributie (incl. donateurs) Contributie lopen met/clinic Wedstrijdlicenties Inschijfgeld Sponsoring Subsidie Verhuur clubgebouw Loopevenementen Rente baten Overige (o.a. verhuur klok) Totaal inkomsten
Begroting 2012 46.967 1.000 2.275 1.250 4.000 1.300 1.530 150 58.472
Werkelijk 2012 49.695 55 2.335 1.680 3.496 1.087 1.919 688 1.792 208 62.955
Begroting 2012 1.500 16.000 12.000 2.230 9.690 10.414 500 500 550 53.384
Werkelijk 2012 2.104 14.537 8.231 1.736 10.365 14.523 435 490 320 310 1.369 713 55.133
5.088
7.822
UITGAVEN
Verenigingskosten Trainingskosten Huur baan Materiaalkosten atletiek (incl. afschrijvingen) Atletiekunie Clubhuis (incl. afschrijvingen) Clubkampioenschappen Club/sociale evenementen Kantinekosten Jubileumkosten Clubkleding (incl. afwaardering oude voorraad) Bankkosten Totaal uitgaven Saldo
De ontvangen sponsorbedragen voor loopevenementen zijn evenals voorgaande jaren verantwoord als inkomsten sponsoring. Doordat de ontvangen inschrijfgelden van de verschillende loopevenementen hoger waren dan de kosten gaf dit voor 2012 een positief saldo. Omdat bij het opstellen van de begroting voor 2012 nog niet duidelijk was of de gemeente de jeugdsport subsidie weer zou verstrekken, omdat de voorwaarden voor de subsidies veranderd zouden zijn, was hier geen rekening mee gehouden. Het was een meevaller dat we uiteindelijk de subsidie toch hebben ontvangen. Conform het advies van de kascommissie is vanaf 2012 de ontvangen rente over 2012 van de spaarrekening, die op 1 januari 2013 wordt bijgeschreven, meegenomen als inkomsten voor 2012. Hierdoor staan bij de rente baten nu de rente over twee jaren vermeld, namelijk ook de rente over 2011 die op 1 januari 2012 is bijgeschreven. De kosten voor het clubhuis zijn hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt onder meer doordat de opstal- en inventarisverzekering een stuk hoger is geworden. Daarnaast zijn de belastingen voor het onroerend goed, nu we het clubhuis in eigendom en een nieuwe materiaal berging hebben, hoger omdat er nu niet alleen voor het gebruik maar ook voor het eigendom betaald moet worden. Vanaf mei 2012 wordt het clubhuis vaker schoongemaakt. Degene die dit verzorgen krijgen hiervoor, net als de trainers, een vrijwilligersvergoeding. De kosten hiervoor zijn ook in de kosten voor het clubhuis opgenomen. Stukken ALV 2013
11
Definitieve versie 1.0
Met het opstellen van de begroting voor 2012 was nog niet bekend hoe de gemeente het nieuwe verhuursysteem van de gemeentelijke sportaccommodaties zou berekenen. Het bedrag wat hiervoor was begroot was ruim meer dan de uiteindelijke kosten, waardoor de kosten voor de huur van de baan in 2012 eenmalig lager uitvielen dan andere jaren. In 2012 heeft iedereen een special uitgegeven jubileumsweater kunnen bestellen. Hier is op grote schaal gebruik van gemaakt. De kostprijs van de sweaters was iets hoger dan de € 10 euro waarvoor ze zijn verkocht. Het verschil heeft de vereniging bijgelegd en staat onder de post jubileumkosten. Omdat de oude clubkleding niet meer voldeed en een groot aantal maten ontbraken is er nieuwe kleding aangeschaft. Hierdoor zal de voorraad oude kleding waarschijnlijk niet tot nauwelijks meer worden verkocht zodat deze voorraad is afgewaardeerd tot nihil.
Te nemen besluit door de ALV: De ALV keurt het inhoudelijke en financieel verslag over 2012 goed.
Stukken ALV 2013
12
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 4 ALV 11 februari 2013 PLANNEN 2013 1.
Inhoudelijke plannen 2013
Organisatie In de tekst die hoort bij dit agendapunt zijn hieronder de highlights opgenomen uit de jaarplannen voor 2013. De inhoud hiervan is vertaald naar de begroting. De jaarplannen zelf worden zo snel mogelijk via de website van Statina toegankelijk gemaakt.
Meerjarenplan Voor 2013 staat in het meerjarenplan 2012-2016 het volgende op het programma: 1. Afronden fase 3 van de bouwplannen; 2. Nieuwe werpkooi; 3. Versterking positionering Statina bij Atletiekunie en samenwerking met omliggende atletiekverenigingen; 4. Uitvoeren opleidingsplan trainers; 5. Werving trainers en vrijwilligers (vacatures); 6. Deelname eigen wedstrijden vergroten, een (extra) open wedstrijd; 7. Start periodiek overleg KWC/Lek en Linge; 8. Beginnersgroep; 9. Uitbreiding trainingsavond naar de maandag en uitbreiding op zaterdag. Deze lijst weerspiegelt een behoorlijke ambitie, waarvan we nu al weten dat we die niet kunnen invullen met de huidige bezetting op structurele vrijwilligersposities. Het onder 1 genoemde punt zal gestart kunnen worden, voor punt 2 is de financiële positie van de gemeente niet voldoende. Punt 7 zal wellicht ook niet worden uitgevoerd. We zullen ons op onze kerntaken moeten concentreren.
Faciliteiten Op het gebied van de faciliteiten is een groot aantal zaken geregeld. Voor alle gebieden staan mensen opgesteld. Op twee plaatsen echter is nog behoefte aan ondersteuning. Een coördinator voor de kantine en een bestuurlijk verantwoordelijke voor het totale aandachtsgebied. Deze posities willen we echt invullen in 2013, anders bestaat het gevaar dat we zaken niet meer kunnen doen. Inhoudelijk bestaat er een kans dat Statina een grotere rol gaat spelen in het onderhouden van de atletiekbaan. Er is hierover al een gesprek geweest met de gemeente. In dat gesprek bleek dat de gemeente steeds minder geld ter beschikking heeft en dat de gemeente geen verstand heeft van het onderhouden van een atletiekbaan. Hoe onze rol gaat uitvallen is nu nog niet bekend. De werkzaamheden rondom de nieuwe berging zijn in grote lijn afgerond. De laatste overgebleven klussen zullen in 2013 als normaal onderhoud worden uitgevoerd. Geschatte kosten zijn in de begroting van 2013 opgenomen. Blijft nog over fase 3 van de verbouwingsplannen. Vorig jaar is tijdens de ALV afgesproken dat er een gefaseerde planning met geschatte kosten per fase zou worden opgesteld. Dat is niet uitgevoerd. Deze activiteit staat nu voor 2013 op het programma.
Evenementen In 2013 zal werk worden gemaakt van het oprichten van een oudercommissie, die zich specifiek bezig zou kunnen gaan houden met typische jeugdactiviteiten (zoals we die al hebben, maar ook nieuwe). Denk hierbij aan de Sinterklaasviering, de avond4daagse, enz. Een extra activiteit (naast het jeugdkamp, de avond4daagse en de Sinterklaasviering) is wenselijk, bijvoorbeeld een disco- of filmavond. De haalbaarheid hiervan is afhankelijk van het slagen van de oprichting van een oudercommissie.
Stukken ALV 2013
13
Definitieve versie 1.0 Het plan is om in 2013 te komen tot de aanstelling van zogenaamde hulpouders. Hulpouders ondersteunen de (assistent)train(st)ers van de jongste groepen (pupillen) op het gebied van wedstrijddeelname, promoten van (jeugd)activiteiten, het vieren van feestelijkheden zoals de verjaardag van de (assistent)train(st)er, enz. Yvette Buitenhuis is bereid gevonden deze kar te gaan trekken. Er wordt gekeken of het interessant is om bijvoorbeeld gekoppeld aan de Meentcross een nieuwjaarsreceptie georganiseerd kan worden in het clubhuis.
Atletiek In 2013 zal voor het eerst een technisch beleid worden opgesteld vanuit een technische commissie, geformeerd uit alle atletiekdisciplines. Dit beleid dient als handvat voor de trainersstaf ten aanzien van gemiddeld prestatieniveau en trainingsopbouw en inrichting. Uitbreiding van het aantal looptrainers op termijn is een absolute voorwaarde voor de continuïteit van het looptrainingprogramma bij Statina en groei kan dan pas doorgemaakt worden. Groei die niet ondenkbaar is gezien de stijgende populariteit van het hardlopen bij zowel recreanten als wedstrijdlopers. We gaan actief aandacht vragen voor de vereenvoudigde opleidingen van de Atletiekunie voor het diploma Assistent-looptrainer niveau-2 en Looptrainer niveau-3. De Atletiekunie biedt sinds kort de mogelijkheid deze opleidingen bij de vereniging intern te laten plaats vinden. In 2013 gaan we weer een cursus “Lopen met Statina” of Hardloopclinic voor beginners opstarten. Het blijft voorzien in een behoefte in de regio. Daarnaast is het bron voor ledentoename. De jeugdcoördinator zal het aanbod van opleidingen, bijscholingen en themadagen (intern en extern) ruimer onder de aandacht van de jeugdtrain(st)ers brengen. In 2013 willen we ook de samenwerking met ‘Overstag’ intensiveren. Overstag is een initiatief in Gelderland om jonge atleten, die op een bepaald niveau presteren, extra trainingen te bieden. Het is een initiatief dat geen geld kost. Een en ander vindt plaats op papendal. In 2013 zal de combinatiefunctionaris een aantal richtlijnen gaan implementeren die bijdragen aan een verhoging van de kwaliteit van de trainingen. Instrumenten voor (assistent)train(st)ers, waarmee duidelijker wordt wat wij van hen verwachten, maar ook om hen te helpen zichzelf verder te ontwikkelen. De begeleiding van wedstrijdploegen tijdens externe (maar ook interne!) wedstrijden zal hopelijk beter gaan worden verdeeld. Nu gaat slechts een klein deel van de (assistent)train(st)ers regelmatig mee, terwijl een groot deel van de train(st)ersstaf dat nooit doet. Bekeken zal worden of hier ook ouders/verzorgers voor te charteren zijn. In 2013 neemt Statina voor het tweede achtereenvolgende jaar deel aan de competitie met 4 ploegen. Zeker bij de masters heren en dames nemen wij een toenemend enthousiasme waar. Ook bij de senioren worden weer een heren en damesploeg afgevaardigd. Het is een uitstekend signaal dat Statina ook competitief haar gezicht laat zien.
Stukken ALV 2013
14
Definitieve versie 1.0 Wedstrijden In 2013 willen we aandacht schenken aan de volgende onderwerpen: Optimaliseren van de kwaliteit en uitbouwen van de “Culemborg City Run” tot een aansprekend regionaal evenement van niveau. Het in standhouden van het gemotiveerde en enthousiaste organisatieteam is daarbij een essentiële voorwaarde. Ook uitbreiding van het aantal sponsors is van belang; Upgraden kwaliteit “Vallende Bladerenloop”en “MeentCross”. Het aanbod daarvan moet en kan beter, zeker als we daar de huidige sponsors voor willen behouden. Goede communicatie hierover tussen bestuur en wedstrijdcommissie is hiervoor een vereiste; Openstellen van de Rondeelloop voor niet-leden; In samenwerking met TZC Vahalis een laagdrempelige minitriatlon organiseren op een mooie zomerdag op/in en rond het terrein van de Meent in Beusichem; Loopkalender website blijven voorzien van informatie voor lopers; Blijven bevorderen van deelname aan loopevenementen.
Vertrouwenspersoon In 2013 wordt een brochure gemaakt over de vertrouwenspersoon ten behoeve van ouders van jeugdleden, leden en andere geïnteresseerden.
Vrijwilligers We zijn op zoek naar een vrijwilligerscoördinator. Samen met de nieuwe coördinator moeten we gaan kijken naar de invulling van de functie. Willen we voldoende vrijwilligers vinden, dan moeten we actiever gaan werven. Mensen direct gaan benaderen met de vraag een functie op te pakken. Om duidelijk te maken waar de behoefte aan vrijwilligers ligt is er op de website een plaats ingericht om de vacatures te plaatsen. Voorzien van een duidelijke beschrijving en een inschatting van de belasting per week of per maand. Er is ook positief nieuws te melden. Vanuit de jeugdatletiek is het plan opgevat om in 2013 te starten met een oudercommissie, die een aantal activiteiten gaat organiseren, zoals Sinterklaas, avondvierdaagse etc. Mariska Vergeer gaat deze kar trekken. Daarnaast gaat in 2013 gewerkt worden met hulpouders, die bijvoorbeeld (assistent)trainers van jeugdgroepen gaan ondersteunen bij bepaalde zaken.
Sponsoring Er gebeurt al langere tijd niets op het gebied van sponsoring. Dat is jammer, want er ligt een basis. Die moet onderhouden worden en uitgebreid. De eerste actie in 2013 is een nieuwe coördinator Sponsoring te vinden. Die persoon kan het huidige beleid herijken en samen met het bestuur nadenken over nieuwe vormen van sponsoring.
Stukken ALV 2013
15
Definitieve versie 1.0 2.
Begroting 2013
De begroting van 2013 ziet er als volgt uit:
INKOMSTEN
Contributie (incl. donateurs) Contributie lopen met/clinic Wedstrijdlicenties Inschijfgeld Sponsoring Subsidie Verhuur clubgebouw Loopevenementen Rente baten Overige (o.a. verhuur klok) Totaal inkomsten
Begroting 2013 50.685 2.441 1.500 2.500 1.900 500 300 150 59.976
UITGAVEN
Verenigingskosten Trainingskosten Huur baan Materiaalkosten atletiek (incl. afschrijvingen) Atletiekunie Clubhuis (incl. afschrijvingen) Clubkampioenschappen Club/sociale evenementen Kantinekosten Jubileumkosten Clubkleding (incl. afwaardering oude voorraad) Bankkosten Totaal uitgaven Saldo
Begroting 2013 1.500 15.000 12.600 2.250 10.837 14.425 500 500 500 550 58.662 1.314
In 2012 is het ledenaantal meer gegroeid dan we de afgelopen jaren gewend waren. Voor de begroting zijn we uitgegaan van een ledengroei van 2%. Deze groei zou voldoende moeten zijn om de stijging van de kosten op te kunnen vangen. In de begroting is rekening gehouden met de tariefstijging van de atletiekunie van ca. 2,5% t.o.v. 2012. Vanwege de economische omstandigheden heeft één van de sponsoren het sponsorcontract opgezegd, waardoor de sponsorinkomsten in 2013 verder dalen. Doordat een groot deel van het gespaarde geld voor de aankoop van het clubhuis en de nieuwe materiaalberging is gebruikt en de rente baten van 2013 gelijkt loopt met het jaar waarover de rente is ontvangen dalen in 2013 deze inkomsten. Omdat voor 2013 nog onzeker is of de gemeente de jeugdsport subsidie weer zal verstrekken is hier in de begroting geen rekening meegehouden. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe hoog de energiekosten zullen uitvallen. Deze energiekosten zijn opgenomen in de begrotingspost baanhuur. Deze is daardoor hoger dan in voorgaande jaren. Stukken ALV 2013
16
Definitieve versie 1.0 Gecombineerd met de lagere sponsorinkomsten valt daardoor het begrote saldo lager uit. Afhankelijk van de financiële ontwikkelingen komend jaar wordt bepaald of de hoogte van de contributie moet worden aangepast in 2014. Vorig jaar is door de kascontrolecommissie de suggestie gedaan om een begroting op te stellen voor de komende drie jaar. Daar heeft het bestuur dit jaar nog vanaf gezien, omdat er in het komend jaar nog te veel onduidelijk is, bijvoorbeeld de hoogte van de toch wel substantiële post energie. Het zou leiden tot gissen, hetgeen de realiteitswaarde van de begroting geweld aandoet.
Te nemen besluit door de ALV: De ALV keurt de plannen voor 2013 goed en stelt de begroting van Atletiekvereniging Statina voor het jaar 2013 vast.
Stukken ALV 2013
17
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 5 ALV 11 februari 2013
VERSLAG KASCONTROLECOMMISSIE Verslag van de kascommissie van A.V. Statina inzake de controle van de jaarrekening 2012 De kascommissie, dit jaar bestaande uit Vincent Groenen, Bert van Oostrum en Frank Hordijk, heeft op 26 januari 2013 de jaarrekening 2012 van A.V. Statina gecontroleerd. Naar het inzicht van de kascommissie is de administratie ook dit jaar zeer verzorgd opgezet en consciëntieus gevoerd. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de opbrengsten en kosten in 2012 en van de financiële positie van de Vereniging per 31 december 2012. De kascommissie neemt nog graag kennis van de opvolging van de suggestie, die na de controle van de jaarrekening 2011 is gedaan: die tot het opstellen van een indicatieve meerjarenbegroting. Uit een dergelijk overzicht zou moeten blijken welke verwachtingen er leven met betrekking tot (1) de opbrengsten en kosten, (2) de ontwikkeling van de liquiditeit en (3) de daarmee eventueel te financieren investeringen, die de Vereniging zou moeten of willen doen, steeds voor bijvoorbeeld drie jaar vooruit. Mogelijk kan het bestuur tijdens de aanstaande ALV hierop ingaan. De kascommissie spreekt graag haar grote waardering uit voor de inzet van het bestuur en in het bijzonder van de penningmeester, zoals die (ook) in de jaarrekening 2012 tot uitdrukking komt. De kascommissie adviseert de ledenvergadering de jaarrekening 2012 goed te keuren en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beheer.
Culemborg, 31 januari 2013
Vincent Groenen
Bert van Oostrum
Frank Hordijk
Stukken ALV 2013
18
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 6 ALV 11 februari 2013 UITREIKING PLUIMEN
1.
Statinapluim:
volgt tijdens ALV
2.
Jeugdatletiekpluim:
volgt tijdens ALV
3.
Atletiekpluim:
volgt tijdens ALV
Stukken ALV 2013
19
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 7 ALV 11 februari 2013 VERKIEZING BESTUURSLEDEN Huidige situatie Conform de statuten worden bestuursleden gekozen voor de periode van drie jaar en treden zij volgens een rooster af: Functie Secretaris Penningmeester Voorzitter Commissie Wedstrijden Commissie Jeugdatletiek Commissie technische atletiek Commissie loopsport Commissie Faciliteiten & Evenementen
Naam Ine van Berkel Ans Puper Fred Voordouw Vacature Jeroen Gutte Vincent Roke Andre van Ijzendoorn Vacature
Verkozen 2010 2011 2011
Aftredend 2013 2014 2014
2010 2010 2011
2013 2013 2014
Voorstellen bestuur 1. Thom is als aspirant lid toegetreden tot het bestuur. Hij heeft de portefeuille Technische Atletiek van Vincent overgenomen. 2. Fred is nog steeds interim verantwoordelijk voor Faciliteiten. 3. Vincent heeft aangegeven te willen stoppen met zijn bestuursfunctie. Het bestuur dankt Vincent voor zijn inzet als bestuurslid en trainer. 4. Jeroen en Ine zijn aftredend. Jeroen heeft zich herkiesbaar gesteld. 5. André heeft aangegeven door drukke privé omstandigheden zijn taak als bestuurslid te willen neerleggen. Hij wil zich wel blijven inzetten bij het organiseren van wedstrijden. De leden worden uitgenodigd zich beschikbaar te stellen voor bestuursposten. Het mag duidelijk zijn dat met 4 bestuursleden de vereniging niet op het huidige kwaliteitsniveau te handhaven is. Bij akkoord van de ALV zullen de verschillende bestuursposten formeel in de eerste bestuursvergadering na de ALV worden verdeeld.
Nieuwe situatie Naam Jeroen Gutte Ans Puper Fred Voordouw Thom Snijders Vacature Vacature Vacature vacature
Verkozen in 2013 2011 2011 2013
Aftredend in 2016 2014 2014 2016
Te nemen besluit door de ALV: Het bestuur vraagt de vergadering de toetreding van Thom Snijders en de herverkiezing van Jeroen Gutte te accorderen. Verdere gevraagde besluiten zijn afhankelijk van het feit of leden zich beschikbaar stellen voor bestuursposten.
Stukken ALV 2013
20
Definitieve versie 1.0
Agendapunt 8 ALV 11 februari 2013 RONDVRAAG
Stukken ALV 2013
21
