MVO in the World of Hyva

MVO in the World of Hyva

www.hyva.com

Inhoudsopgave:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Verkorte samenvatting. .......................................................................................................1 Short summery. ...................................................................................................................1 Trefwoorden. .......................................................................................................................1 Important words. .................................................................................................................2 Inleiding. .............................................................................................................................2 Vier rollen. ..........................................................................................................................2 6.1 Hyva als bedrijfsvoerder. ..............................................................................................3 6.1.1 Milieugerichte productontwikkeling. ...............................................................4 6.1.2 Levens cyclus analyse (LCA)............................................................................5 6.2 Hyva als inkoper. ......................................................................................................6 6.3 Hyva als verkoper en informatieverschaffer. ................................................................7 6.4 Hyva als deelnemer aan de maatschappij......................................................................9 6.4.1 Communicatiestrategie. .....................................................................................9 6.4.1.1.1 Werknemers. ...............................................................................10 6.4.1.1.2 Aandeelhouders en banken. ........................................................10 6.4.1.1.3 Toeleveranciers. ..........................................................................25 6.4.1.1.4 Klanten........................................................................................11 6.4.1.1.5 Maatschappij. ..............................................................................11 7 Opzet van het project. .....................................................................................................11 8. Beschrijving van de resultaten. .......................................................................................12 9. Conclusie. .......................................................................................................................12

Eindrapport Hyva - PMZ 2003

Projectnaam: PMZ-systeem voor de Hyva Groep Projectnummer: 0366-03-05-01-011 Bestelnummer: 4800002363 “Aan dit project is in het kader van het Besluit milieusubsidies, regeling milieugerichte technologie een subsidie verleend uit het programma Stimulering Productgerichte Milieuzorg 2002 dat gefinancierd wordt door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Novem beheert dit programma.” 1. Verkorte samenvatting Het doel van het PMZ-project was om in de verkoopketen van Hyva een systeem te ontwikkelen voor het optimaliseren van de duurzaamheid (people, planet, profit) van het gebruik van onze producten. Het project richt zich dus niet op de eigen productie, maar juist op het gebruik van onze producten door onze eindklanten (bouwbedrijven, landbouwbedrijven, transporteurs, etc.). Het gaat daarbij vooral om de gevolgen van het gebruik van onze producten op het milieu, maar ook om de gevolgen voor de lokale economie en de werkgelegenheid. Het project is gestart met de inventarisatie van de bestaande duurzaamheidsactiviteiten binnen de Hyva groep middels interviews met belangrijke stakeholders. Vervolgens is door middel van een knelpuntanalyse bekeken worden waar de meeste duurzaamheidswinst behaald kan worden. Deze analyse heeft geleid tot de definiëring van vier rollen voor het bedrijf: Hyva als inkoper, Hyva als verkoper en informatieverschaffer, Hyva als bedrijfsvoerder en Hyva als deelnemer aan de maatschappij. Voor al deze duurzaamheidaspecten is een uitgewerkt plan opgesteld in de volgende vorm: inkoper: MVO checklist Inkoop (door CREM), verkoper: MVO scan voor (advies)projecten, productontwikkeling: MVO checklist voor productontwikkeling, maatschappij: handvat voor communicatieplan. Deze checklists zullen tot slot worden ingebed in het ISO 9001 kwaliteitssysteem, wat wereldwijd gebruikt zal gaan worden. 2. Short summary The goal of the PMZ-project was to optimize the CSR policy (people, planet, profit) with the sales chain of the Hyva Group for the usage of our products. The project did not aim on the own way of production and the internal processes, but the usage of the products by our end-users. The main issue is the consequence of using our products for the environment, the local economy and the employability. The project aimed on the investigation of the existing and necessary CSR issues within the Hyva Group. This was established by interviewing several stakeholders. Then we looked into the CSR issues and investigated which issues would cause the largest benefit. We chose to define 4 roles: Hyva as purchaser, Hyva as participant in the society, Hyva as seller and information provider and Hyva as manager. For these roles we have produced several plans like purchase checklists, CSR scan for large projects, product development checklist, communication plan. These plans will be incorporated in the Hyva Group ISO 9001 system. 3. Trefwoorden Duurzaamheid Kwaliteitssysteem Inkoper Verkoper Bedrijfsvoerder Maatschappij Deelnemer Checklist Stakeholders Wereldwijd


1

4. Important words Sustainability Quality system Purchases Seller Manager Society Participant Checklist Stakeholders Worldwide 5. Inleiding In de aanloop naar de Tweede (Derde) Golfoorlog is Hyva gaan nadenken over haar imago op maatschappelijk gebied. Hyva doet veel zaken met landen waar regimes heersen die een dubieus karakter hebben, zoals Irak, Syrië en Lybië. Onze producten komen direct, maar ook vaak indirect in die landen terecht. In de aanloop naar de laatste Golfoorlog liep de omzet van Hyva in het gehele Midden-Oosten terug. De pers reageerde daar op een positieve manier op door in beeld te brengen waarom de omzet terugliep. De pers had ook kunnen vragen waarom onze producten in dergelijke gebieden verkocht worden en waarom we zaken doen met dubieuze landen. Dit heeft ons doen nadenken over mogelijk negatieve gevolgen van onze operaties in bijvoorbeeld het Midden-Oosten. Wat als de pers alleen negatieve publiciteit naar buiten brengt, hoe moeten we daar dan mee omgaan? Dit was de aanleiding om te gaan denken over onze positie in de maatschappij en te starten met een project voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). De eerste start was nadenken over de vormen van MVO die voor Hyva van belang zijn en vervolgens het aanvragen van een PMZ-subsidie. Het doel van het project is heel breed: het formuleren en invoeren van een MVO-beleid voor de Hyva Groep. De projectgroep bestond uit een breed gezelschap met medewerkers van Sales, R&D, Inkoop en Marketing. Met deze projectgroep zijn alle deelgebieden van MVO gescand op hun waarde voor Hyva en daar zijn diverse rollen uitgekomen. Daar is ook besloten om onze eigen productie en de manier van produceren buiten het project te laten. In dit rapport zullen de geformuleerde rollen uitvoerig worden besproken met daaraan gekoppeld een beschrijving van de resultaten die geboekt zijn in de betreffende rol. Ook zal beschreven worden welke onderdelen van het project nog niet zijn gerealiseerd en hoe die in de toekomst wel gerealiseerd kunnen worden. 6. Vier rollen In het begin van het project is besloten om het project af te bakenen. De eigen productie maakt geen onderdeel uit van de projectopzet. Die keuze is gemaakt omdat we vooral aandacht wilden besteden aan de gevolgen van onze producten in het veld en niet aan het eigen productieproces. De producten van Hyva hebben diverse eigenschappen die negatief en positief kunnen zijn voor de omgeving waarin de producten worden ingezet. Besloten is dat zowel de negatieve als de positieve aspecten in beeld gebracht moesten worden. Negatieve aspecten zijn onder andere uitstoot van CO2 en het verliezen van vervuilde lading, positief zijn het verbeteren van de locale economie en het scheppen van werkgelegenheid. Vanuit alle negatieve en positieve punten zijn voor Hyva vier rollen gedefinieerd: • Hyva als inkoper • Hyva als verkoper en informatieverschaffer • Hyva als bedrijfsvoerder • Hyva als deelnemer aan de maatschappij Deze rollen zijn vervolgens verder uitgewerkt om invulling te geven aan het totale Hyva MVO-beleid.


2

6.1. Hyva als bedrijfsvoerder Aangezien we gekozen hebben voor externe processen en niet voor de interne productie valt onder deze rol alleen het proces van productontwikkeling. In de productontwikkeling worden alle gebruiksaspecten voor de toekomst vastgelegd, dus is dat in het kader van PMZ een belangrijke factor. Productontwikkeling maakt een integraal onderdeel uit van Productgerichte Milieuzorg (PMZ). De Hyva Groep heeft milieu weliswaar geïntegreerd in haar kwaliteitszorgsysteem maar binnen productontwikkeling is milieu nog geen expliciet aandachtspunt. De rol van Hyva als productontwikkelaar is een van de aandachtspunten binnen dit PMZ-project. De basis voor de handreiking voor duurzame productontwikkeling ligt in de (concept) Code of Conduct: “Hyva is committed to make continuous improvements in the management of our environmental impact and to the longer-term goal of developing a sustainable business. Hyva has implemented a management system to constantly reduce environmental impact of products. (…) Hyva will always strive for efficient use of resources. (…) We will always try to design products that can be produced in an efficient way, so we will not spoil much material.“ Bij duurzame productontwikkeling wordt in het algemeen naar de duurzaamheidsimpact van het product in de hele keten gekeken en onderzocht hoe daarin verbeteringen kunnen worden aangebracht. In dit kader geldt echter dat het alleen is uitgewerkt voor de ontwikkelings- en gebruiksfase. Als we deze fasen voor Hyva bekijken dan speelt er per fase een aantal duurzaamheidsaspecten die Hyva wat betreft de toeleveringsketen (enigszins) kan beïnvloeden via het inkoopbeleid en wat betreft de hele keten door middel van het productontwerp. Dit vereist meestal samenwerking in de keten, in het geval van dit project dus vooral bedrijven die later in de keten staan, dus distributeurs, klanten en eindgebruikers. Naast milieuvoordelen kan samenwerking in de keten met betrekking tot productontwikkeling ook andere voordelen opleveren: • • • • • •

Kostenbesparing en efficiëntieverhoging Inspelen op nieuwe wetgeving Voorloper in de branche en daardoor imagoverbetering Inspelen op veranderende marktomstandigheden Versterking van de relatie met ketenpartners Toegang tot ketengerichte subsidieprogramma’s voor innovatie (via SenterNovem)

Hoewel sociale aspecten ook zeker een rol spelen in de productketen van Hyva wordt er hier vanuit gegaan dat via het productontwerp daar maar weinig invloed op kan worden uitgeoefend (met uitzondering van het ergonomische ontwerp). Sociale verbeteringen in de toeleveringsketen zullen voornamelijk via het inkoopbeleid aangepakt moeten worden (MVO checklist Inkoop) en in de gebruikersfase via de ontwikkelde MVO scan voor projecten. Deze handreiking richt zich daarom uitsluitend op ecologische duurzaamheid. De handreiking verwijst naar bestaande instrumenten voor milieugerichte productontwikkeling. Deze instrumenten hebben hun functie al bewezen en zijn daarom eenvoudiger door Hyva te integreren in het bestaande productontwikkelingsproces dan zelf nieuwe instrumenten te ontwikkelen. De handreiking voor een duurzamere productontwikkeling is bedoeld als hulpmiddel voor de afdeling Research and Development om duurzaamheid te integreren in het ontwerpproces. Samen met R&D zal de kwaliteitszorg/milieucoördinator van Hyva deze handreiking moeten integreren in de kwaliteitszorg voor productontwikkeling. Hierin zullen de volgende zaken worden beoordeeld: 1. gebruik van eco-indicatoren, 2. gebruik van LCA indien er geen eco-indicator bestaat, 3. gebruik van negatieve stoffenlijst, etc.


3

6.1.1. Milieugerichte productontwikkeling Milieugerichte productontwikkeling (MPO) heeft tot doel om de milieubelasting die samenhangt met een product over de gehele levenscyclus van het product te verlagen door milieu een onderdeel te maken van het ontwerp-proces. MPO is er dus op gericht om naast aspecten als rendement, kwaliteit, functionaliteit, esthetiek, ergonomie en imago de parameter duurzaamheid te integreren in het ontwerpproces. MPO kan vanuit diverse invalshoeken worden benaderd, zoals: 1. Een conceptuele benadering: alternatieve functievervulling en ontwerpen voor een langere levensduur. 2. De materialencyclus: materiaalkeuze en –besparing, materialencyclus sluiten. 3. Energiebesparing: energiezuinig ontwerpen (energie-inhoud materialen, energieverbruik in de gebruiksfase). 4. Emissies reduceren: schoner produceren (preventie, bedrijfsinterne milieuzorg, MPO, milieutechnologie en andere manieren om tot een schonere productie te komen), efficiënte logistiek (transport, assemblage). 5. Geluid reduceren in de gebruiksfase. In de praktijk zullen diverse invalshoeken vaak worden gecombineerd. Voor Hyva zijn vooral onderdeel 2, 4 en 5 relevant voor de gebruiksfase van de producten. Er kunnen diverse stappen worden onderscheiden in duurzame productontwikkeling : Stap 1: Duurzaamheidsanalyse en prioriteitsstelling Stap 2: Genereren van ideeën Stap 3: Conceptontwikkeling Stap 4: Communicatie en marktintroductie Stap 1 Duurzaamheidsanalyse en prioriteitsstelling Deze handreiking beperkt zich tot het verbeteren van de milieukwaliteit van een product. Natuurlijk spelen er ook andere aspecten een rol bij productontwerp, zoals effectiviteit, efficiëntie en functionaliteit. Deze blijven hier buiten beschouwing ervan uitgaande dat Hyva deze elementen geïntegreerd heeft in zijn kwaliteitsconcept. Duurzaamheidsanalyse Om de kansen te kunnen zien, is eerst inzicht nodig in de impact van het product op het milieu. Hiervoor bestaan diverse methodieken, zoals de MET matrix die vooral kijkt naar de milieubelasting in de vorm van gebruikte materialen, toxische stoffen en energie, de Levens Cyclus Analyse (LCA) die het product beschouwt van grondstof tot afval en de Eco-indicator die vergelijkbaar is met de LCA, maar dan eenvoudiger te hanteren is. Hyva heeft gekozen voor het gebruik van de LCA. De keuze voor het materiaal is hierin de belangrijkste stap aangezien die in de transportwereld veel bepaalt over het gebruik van de producten en wat er met de producten gebeurt in de afvalfase. Het materiaal is ook commercieel gezien van groot belang, omdat de transportwereld vooral gericht is op lichtgewicht materialen die wel een enorme kracht kunnen opvangen. Maar ook de levensduur van een product is belangrijk in de transportindustrie, aangezien de levensduur voor een investering bepalend is voor de Return On Investment. In dit verband sluiten commercie en MVO-beleid naadloos op elkaar aan.


4

6.1.2. Levens Cyclus Analyse (LCA) Om milieuknelpunten van een product grondig te analyseren kan gebruik worden gemaakt van een levenscyclusanalyse (LCA). LCA is een systematische analyse van de milieuprestatie van grondstof tot afvalfase. LCA bestaat uit twee stappen: 1. Overzicht maken van de emissies die zich voordoen en de grondstoffen (energie en materiaal) die gebruikt worden gedurende de hele levensfase van een produkt: grondstoffenwinning, productie, transport, gebruik en afvalverwerking. Dit wordt de “inventory step” genoemd. 2. Vaststellen wat de milieu-impact is van deze emissies en het grondstoffengebruik. Hiervoor worden de emissies en het grondstoffengebruik geclassificeerd op grond van hun impact op het milieu, zoals broeikaseffect, aantasting ozonlaag en verzuring, en vervolgens gewogen op basis van effectscores. Dit wordt de “impact-assessment step” genoemd. De duurzaamheidsanalyse geeft Hyva gestructureerde informatie over de milieu-aspecten van het product op basis waarvan Hyva kan gaan prioriteren in het productontwerp. Prioritering kan plaatsvinden op grond van verschillende invalshoeken: • Milieu-impact: primair richten op de zwaartepunten in de milieu-impact van het product. • Juridisch: richten op milieu-aspecten waarvoor naar verwachting op korte termijn wetgeving zal worden gemaakt. • Milieukosten: richten op milieu-aspecten die op korte of langere termijn kosten gaan opleveren voor Hyva als ze niet worden opgelost, bijv stijgende afvalkosten, terugname- en verwerkingskosten, energieheffingen. • Milieu-marketing: richten op milieu-aspecten die vanuit het perspectief van marketing of imago mogelijk een rol gaan spelen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat Hyva zoekt naar milieuvriendelijke alternatieven voor metaalcoatings (bijvoorbeeld met een milieukeurmerk), terwijl daar niet de hoogste milieudruk voor Hyva’s producten ligt. Stap 2 Genereren van ideeën Dit gaat om het vinden van alternatieve oplossingen om de duurzaamheidsprestatie van het product te verbeteren. Hiervoor kunnen een aantal richtlijnen worden gehanteerd: • Ontwerp geen groene producten maar groene levenscycli. Hierdoor wordt er naar materiaalen energiegebruik over de hele levenscyclus van een product gekeken. • Energieverbruik is vaak onderschat. Zeker bij de producten van Hyva waar ook energie wordt gebruikt in de gebruiksfase zal energieverbruik een dominante factor zijn in de milieuprestatie van het product. • Verhoog de levensduur van het product, ofwel vanuit technisch perspectief ofwel door upgrading mogelijk te maken. De levensduur van een product bepaalt namelijk in belangrijke mate de milieubelasting van een product. • Ontwerp geen product maar een dienst. Dit past in de strategie van Hyva om “oplossingen” te bieden voor logistieke problemen. De product-dienst combinatie kan in de gebruiksfase de milieu-impact verlagen. • Gebruik een minimum aan materiaal, waarbij het zelfs kan lonen materialen te gebruiken die een hoge milieu-impact per kg hebben, mits daarmee gewicht kan worden bespaard. Dit geldt met name bij transport, waar een direct verband bestaat tussen gewicht en brandstofgebruik. • Gebruik gerecyclede materialen en grondstoffen. • Maak het eigen product recyclebaar. Om dit te stimuleren is het nodig dat het product gemakkelijk demonteerbaar is en een hoge (financiële) opbrengst heeft.


5

Stap 3 Concept ontwerp Aan de hand van de ideeën uit stap 2 wordt het ontwerp van het product aangepast en wordt beoordeeld of het product nog aan alle producteisen voldoet. Voor Hyva gelden drie benaderingen: • De conceptuele benadering • Energiebesparing • Emissie reductie Ad 1) Conceptuele benadering Alternatieve functievervulling: hierbij wordt gekeken naar de werkelijke functie van het product en van de verschillende onderdelen van het product, en welke behoeften van de consument/klant hiermee worden vervuld. Bij deze analyse kan blijken dat bepaalde onderdelen of accessoires niet noodzakelijk zijn of dat de behoefte op een andere manier kan worden vervuld. Ad 2) Energiebesparing Energiezuinig ontwerpen: dit heeft zowel betrekking op de hoeveelheid energie die in de gebruiksfase nodig is als de hoeveelheid energie voor de materiaalproductie. Ad 3) Emissie reductie De producten van Hyva worden allen gemonteerd op vrachtwagens en voor het gebruik van de producten moet de motor stationair draaien. Dit betekent dus CO2 emissie. In dit kader is het belangrijk dat de producten sneller werken, waardoor er minder emissie optreedt. Stap 4 Communicatie en marktintroductie Het nieuwe ontwerp wordt in de markt gezet middels een introductiecampagne. Ook intern wordt het product gelanceerd. 6.2. Hyva als inkoper Wat aan de ontwikkelingskant geldt, geldt ook voor de inkoop van onderdelen. Om de doelstellingen te bereiken zullen ook leveranciers bij moeten dragen aan een beter totaal MVO-beleid. Als Hyva lichtere producten wil ontwikkelen, zal dat invloed hebben op de inkoop van materialen. Ook het sneller maken van producten betekent dat leveranciers hierin zullen moeten bijdragen en meedenken. Hiertoe is een inkoop checklist opgesteld die ervoor moet zorgen dat ook onze leveranciers mee gaan werken in het MVO-proces. De checklist kan gebruikt worden door alle inkoopafdelingen binnen de Hyva Groep, maar heeft vooral het doel om de productievestigingen te faciliteren. De checklist definieert twee verschillende niveau’s van criteria: 1. Basis MVO prestatie Leveranciers, producten en diensten met een basis MVO niveau presteren relatief goed vergeleken met anderen. De prestatie wordt gemeten aan de hand van wettelijke eisen en internationale standaards op het gebied van milieu, werk en mensenrechten 2. Hoogstaande MVO prestatie Deze leveranciers presteren top op het gebied van MVO. Hun prestatie wordt gemeten aan de hand van wettelijke eisen, de hoogste internationale standaarden, hun participatie in MVO verbeteringstrajecten en het gebruik van onafhankelijke partijen die het MVO-beleid controleren. De categorie die Hyva wil gebruiken is afhankelijk van het eigen ambitie niveau. Gezien de fase waarin we ons bevinden is de basis categorie vooralsnog geschikt. Later zullen we wellicht kunnen overschakelen naar de tweede categorie.


6

Het inkoopproces onderscheidt vier fasen: 1. 2. 3. 4.

Strategie Specificatie van criteria Leveranciersselectie Monitoren en evaluatie

Ad 1) De inkoopstrategie is vooral gebaseerd op economische en kwalitatieve motieven. Duurzaamheid kan echter eenvoudig worden toegevoegd, omdat die vaak zeer goed aansluiten bij de economische motieven. Ad 2) Specificatie van criteria voor producten en diensten. Voordat een product of dienst gekozen kan worden moeten er duurzaamheidscriteria worden vastgelegd. De checklist biedt een algemene input voor milieu- en sociale criteria voor: • Ggrondstoffen en halffabrikaten • Verpakking • Outsourcing van diensten • Machines Ad 3) Bij de leveranciersselectie moet onderscheid gemaakt worden tussen bestaande en nieuwe leveranciers. Voor bestaande leveranciers zal een stap voor stap benadering worden gehanteerd. Bij nieuwe leveranciers zullen de criteria scherper worden beoordeeld. Ad 4) Monitoren en evaluatie: hiertoe zullen bij de belangrijkste leveranciers audits gehouden moeten worden om te kijken of het MVO proces en de vastgelegde criteria nog worden nageleefd. 6.3. Hyva als verkoper en informatieverschaffer Een onderdeel van het MVO managementsysteem voor Hyva is de Duurzaamheidsscan. Hyva kan met behulp van de duurzaamheidsscan een risicoanalyse uitvoeren. Hyva loopt als internationaal opererend bedrijf een verhoogd risico om aangesproken te worden op ‘onverantwoord’ ondernemen door directe of indirecte betrokkenheid bij een discutabel project. Als voorbeeld kan genoemd worden onze operaties in Irak, zoals verwoord in de inleiding. Deze Duurzaamheidsscan kan worden gebruikt om inzicht te krijgen in duurzaamheidsrisico’s die Hyva loopt bij deelname aan een specifiek project. De doelstelling van dit deelproject is: Ontwikkeling van een Duurzaamheidsscan waarmee Hyva inzicht krijgt in duurzaamheidsrisico’s (people, planet, profit) verbonden met advisering en verkoop van producten.


7

6.3.1.

Duurzaamheidsscan Hyva

STAP 1: Identificatie van risicothema’s Per project kan worden aangegeven welke sociaal-economische en ecologische thema’s mogelijk een rol spelen . STAP 2: Evaluatie van risico’s, kans en impact Per project zal aangegeven worden: a) welke risico’s er mogelijk spelen ten aanzien van een thema; b) wat de geschatte kans is dat een risico zich voordoet; c) wat de geschatte impact is op Hyva als een risico zich voordoet. STAP 3: Identificatie en selectie van mogelijke maatregelen Indien zich een bepaald risico voordoet, kan Hyva ervoor kiezen om maatregelen te nemen. Hierbij is er een aantal mogelijkheden. Voor elk risico kan bijvoorbeeld uit de volgende mogelijkheden een selectie worden gemaakt. 1. a) b) c) -

Preventie / reductie van risico’s stakeholderdialoog instructies voor opdrachtgever bespreking thema’s zoals het belang van veilige arbeidsomstandigheden en milieubescherming bespreking gedragscode instructies voor gebruikers van producten van Hyva afspraak over toepassing van producten van Hyva instructies voor lokale agenten van Hyva bespreking gedragscode steekproefsgewijze controles uitvoeren

2. d) e) f) g) h)

Reparatie van schade stakeholderdialoog; afspraken en dialoog met opdrachtgever; afspraken en dialoog met lokale agenten van Hyva compenserende maatregelen eventuele herziening risicoanalyse / gedragscode op basis van leerpunten.

3. Niets doen (acceptatie van risico) 4. Niet in een project stappen STAP 4: Risicomanagement Risicomanagement bestaat uit de uitvoering van risicobeperkende maatregelen. Het betreft: · opstellen van een actieplan, · evalueren van het effect van genomen maatregelen · het volgen van ontwikkelingen. Relevante duurzaamheidsthema’s voor Hyva De relevante duurzaamheidsthema’s kunnen worden onderverdeeld in twee categoriëen: social economisch en ecologisch.


8

Sociaal-economische duurzaamheid • Voldoen aan wet- en regelgeving • Uitgangspunt is dat wordt voldaan aan geldende lokale, nationale en internationale wet- en regelgeving. • Arbeidsomstandigheden en arbeidsrechten • Gebrekkige arbeidsomstandigheden en arbeidsrechten vormen centrale aandachtspunten in conventies van de internationale arbeidsorganisatie ILO (International Labour Organisation) en richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). Specifieke issues die spelen zijn: - ongezonde en onveilige arbeidsomstandigheden - kinderarbeid en gedwongen arbeid - geen vrijheid van organisatie en/of geen recht op collectieve onderhandelingen - betaling onder minimum loon volgens de bestaande norm in een land • Universele mensenrechten; Internationaal staat naleving van het Universele Verdrag van de Rechten van de Mens sterk onder de aandacht. Issues die in dit verband spelen zijn bijvoorbeeld: - schending rechten / wensen van een lokale bevolking / inheemse bevolking - onderdrukking van bevolking (bijvoorbeeld in dictatuur) - onteigening van land en landgebruik - belemmering van de toegang tot land en hulpbronnen - politiek; bijvoorbeeld: landen waar machtsmisbruik plaatsvindt (dictatoriaal regime, militair bewind) of een land in een (bijna) oorlogssituatie in een land of regio • Corruptie en omkoping; Corruptie en omkoping komt in veel landen voor. Toch zijn internationale normen vastgesteld (OESO) voor bestrijding en voorkoming van corruptie en omkoping op excessieve schaal. Ecologische duurzaamheid • Voldoen aan wet- en regelgeving • Uitgangspunt is dat wordt voldaan aan geldende lokale, nationale en internationale wet- en regelgeving • Vernietiging van ecosystemen; de vernietiging van ecosystemen wordt wereldwijd gezien als een omvangrijk probleem door zowel overheden als milieugroeperingen. Een bekend voorbeeld is grootschalige ontbossing waarbij natuur plaats maakt voor bijvoorbeeld landbouwgebieden. Vernietiging van ecosystemen hangt samen met een verlies aan biodiversiteit (verlies van flora en fauna). • Milieuvervuiling; milieuvervuiling heeft vooral betrekking om lucht-, water, en bodemverontreiniging. Daarnaast gaat het om het gebruik van natuurlijke hulpbronnen en het gebruik van energiebronnen. In veel landen bestaat ondertussen wetgeving om excessen van milieuvervuiling te voorkomen en te beboeten. Daarnaast zijn veel nationale en mondiale milieuorganisaties actief om bedrijven, overheden en burgers te wijzen op de gevolgen van milieuvervuiling.


9

6.4. Hyva als deelnemer aan de maatschappij Maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat zowel over milieu, sociale en ethische vraagstukken. Transparantie en openheid zijn ondersteunende waarden voor het voeren van een maatschappelijk verantwoord beleid. Het bedrijf kan hiermee laten zien dat het de intentie heeft naar anderen te luisteren en naar oplossingen te zoeken die maatschappelijk breed worden gedragen. Communicatie is om twee redenen belangrijk voor Hyva’s beleid op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen: • Reputatiemanagement: Hyva zal extern willen communiceren welke maatregelen het heeft getroffen om de milieu- en sociale impact van het bedrijf en haar producten te verbeteren. Ook zal Hyva aan toeleveranciers en afnemers willen uitleggen waarom het duurzaamheidscriteria meeneemt in haar inkoop- respectievelijk salesbeleid. Daarnaast is het nodig betrokkenheid van het personeel te bewerkstelligen bij het MVO beleid. Ten slotte kan Hyva door middel van communicatie over het MVO beleid maatschappelijke groeperingen ervan weerhouden campagnes te voeren tegen het bedrijf. • Stakeholder betrokkenheid: Om maatschappelijk te kunnen ondernemen moet Hyva inzicht hebben in de effecten van haar bedrijfsvoering en van haar producten op de omgeving. Daarvoor is het nodig informatie te verkrijgen van stakeholders die betrokken zijn bij de gevolgen van het ondernemen en deze stakeholders ook te betrekken bij het vaststellen van het beleid. 6.4.1. Communicatiestrategie Een bedrijf kan op diverse manieren invulling geven aan de communicatie over MVO. Vanuit MVO optiek wordt van een bedrijf verwacht dat het transparant is en een pro-actieve houding aanneemt in de communicatie met zijn omgeving. Daarbij speelt corporate communications een belangrijke en cruciale rol. Bij MVO gaat het om de integriteit en identiteit van het bedrijf en om transparant te zijn in de beslissingen, ook al zal Hyva hiermee moeilijke dilemma’s bloot geven. Communiceren over MVO is communiceren met tal van belanghebbenden. Afhankelijk van de relatie van Hyva met het “type” belanghebbenden zullen wij een bepaalde communicatievorm kiezen. In eerste instantie zullen wij een analyse maken van onze stakeholders, waarbij de volgende vragen aan bod komen: 1. Wie zijn onze stakeholders? (stakeholderidentificatie) 2. Wat zijn de kenmerken van deze stakeholders? (stakeholderdiagnose) 3. Welke stakeholders zijn voor Hyva het belangrijkst? (stakeholderprioritering)

Hyva heeft met de volgende categorieën stakeholders te maken heeft: · Werknemers, inclusief agenten die voor Hyva werken · Aandeelhouders en banken · Toeleveranciers · Klanten, inclusief gebruikers · Maatschappij 6.4.1.1. Werknemers Door middel van een sterk MVO beleid kunnen wij ons onderscheiden van andere werkgevers. Dit zal niet alleen gemotiveerdere werknemers opleveren maar ook de positie op de arbeidsmarkt versterken. Hyva zal zijn werknemers en agenten op de hoogte moeten stellen van het MVO beleid en hun commitment vragen. Dit kan op verschillende manieren: • De Hyva Code of Conduct wordt een integraal onderdeel van het arbeidscontract (voor nieuwe werknemers) waarin alle werknemers een verklaring zullen moeten ondertekenen dat zij kennis hebben genomen van de Code of Conduct en deze zullen naleven. • De CEO is eindverantwoordelijk voor het MVO-beleid


10

• • •

Er komen trainingen voor management, medewerkers en agenten die voor Hyva werken waarin zij leren omgaan met diverse MVO dilemma’s, zoals corruptie en omkoping, milieuovertredingen, duurzame inkoopcriteria, duurzaamheidsscan voor projecten, etc. Er komt een interne procedure over hoe medewerkers MVO dilemma’s voor kunnen leggen aan het management. Er zal continue aandacht besteed worden aan MVO in het interne communicatieblad en (indien bestaand) op intranet.

6.4.1.2. Aandeelhouders en banken Wij zullen bij onze aandeelhouders (financieel) draagvlak moeten creëren voor haar MVO beleid en strategie. Omgekeerd kunnen de aandeelhouders hiermee hun beleggingen in Hyva legitimeren als een duurzame belegging. Onze grootste aandeelhouder, 3i, hanteert zelf ook een duurzaamheidsbeleid, dus dit sluit goed op elkaar aan. De reputatie en prestaties op het gebied van duurzaamheid hebben een directe invloed op de kapitaalmarkt. Reputatieschade kan het moeilijker maken om aan nieuw kapitaal te komen. Ook wordt de onderneming minder aantrekkelijk waardoor analisten hun koopadvies bijstellen. Ook kunnen investeerders besluiten hun belegging terug te trekken. Een bedrijf met een goede MVO reputatie is op langere termijn winstgevender. Hyva zal MVO informatie gaan opnemen in het jaarverslag. 6.4.1.3. Toeleveranciers Hyva’s toeleveranciers zijn een belangrijke schakel voor Hyva’s eigen duurzaamheidsbeleid en activiteiten. Slechte milieuprestaties of onbehoorlijke arbeidsomstandigheden in de productketen bijvoorbeeld slechte naleving van milieuwetgeving bij outsourcing van werkzaamheden (van spuitwerk, montage) - kunnen hun weerslag hebben op Hyva. Door middel van de opgestelde duurzame inkoopcriteria zal Hyva het duurzaamheidsbeleid vorm en inhoud. De communicatie over MVO met toeleveranciers zal er als volgt uit zien: • Duurzame inkoopcriteria worden geïncorporeerd in het inkoopbeleid door middel van een checklist • Er komt een Suppliers’ code of conduct waarin eisen worden gesteld aan het gedrag en beleid van de toeleveranciers en deze communiceren naar toeleveranciers. • De duurzaamheidsprestaties van toeleveranciers zullen worden gemonitord. • Met toeleveranciers die niet voldoen aan de duurzaamheidscriteria zullen afspraken gemaakt worden voor een stappenplan en eventuele sancties. 6.4.1.4. Klanten Klanten stellen steeds hogere eisen aan met name de milieuprestaties van Hyva. Daarbij hanteren de klanten verschillende type eisen. Gemeenten zijn bijvoorbeeld verplicht om duurzaamheidscriteria (zowel milieu als sociaal) op te nemen in hun inkoopbeleid. Voor Cordaid was een belangrijk criterium dat Hyva niet voor de wapenindustrie produceert en kinderarbeid in de keten uitsluit. Volvo stelt als eis dat Hyva een milieumanagementsysteem heeft. SITA vindt brandstofbesparing, emissie- en afvalbeperking belangrijk. Hyva zal met zijn klanten gaan communiceren wat het MVO beleid inhoudt en hoe dit in de praktijk tot uiting komt. Dit zal op de volgende manieren gebeuren: • Er wordt altijd verwezen naar de Code of Conduct in contracten. • Op verzoek leggen we het beleid uit • MVO aspecten worden meegenomen naar aan klanten, bijvoorbeeld over gebruik van biologisch afbreekbare olie en milieuvriendelijk onderhoud. • De opgestelde duurzaamheidsscan zal gebruikt worden als risico-analyse voor projecten in ontwikkelingslanden.


11

6.4.1.5. Maatschappij Hieronder vallen onder andere maatschappelijke organisaties, omwonenden van Hyva’s productielocaties, de plaatselijke bevolking in landen waar Hyva projecten uitvoert en die op de een of andere manier betrokken zijn bij of getroffen worden door Hyva’s activiteiten of producten. Deze groepen stakeholders kunnen een belangrijke rol spelen bij het draagvlak creëren voor Hyva’s handelen, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een milieuvergunning, bij projecten in ontwikkelingslanden, bij leveringen aan een land met een dubieus regime, etc. Hyva zal de communicatie met “de maatschappij” in eerste instantie als volgt vormgeven: • Alle informatie wordt gepubliceerd op onze website • We zullen participeren in duurzaamheidsfora of presentaties verzorgen op congressen over MVO. • De dialoog met stakeholders zal pro-actief worden ingezet

7. Opzet van het project Voor het project is samengewerkt met de firma CREM. Zij hebben ons begeleid in het gehele proces. Intern is een projectgroep opgericht met leden vanuit diverse disciplines (verkoop, inkoop, marketing, R&D) zodat MVO en PMZ in de breedste zin konden worden opgepakt. De eerste fase van het project bestand bestond uit een inventarisatie van de bestaande duurzaamheidsactiviteiten binnen de Hyva groep middels interviews met belangrijke stakeholders. De stakeholders die meegewerkt hebben zijn klanten, NGO’s en interne afdelingen. Vervolgens is door middel van een knelpuntanalyse bekeken worden waar de meeste duurzaamheidswinst behaald kan worden. Hieruit zijn de vier beschreven rollen voortgekomen. De vier genoemde rollen zijn vervolgens uitgewerkt en geconcretiseerd middels checklists die in de dagelijkse werkzaamheden gebruikt kunnen worden. Daarnaast is ook een Code of Conduct opgesteld voor de algemene maatschappelijke verantwoording van Hyva. Voor de Code of Conduct is veel informatie gebruikt van klanten en leveranciers die reeds een Code of Conduct hadden. 8. Beschrijving van de resultaten van het project De belangrijkste resultaten van het project kunnen als volgt worden samengevat: • Interne bewustwording van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen • Uitvoerige definiëring van de MVO velden die voor Hyva relevant zijn • Beschrijving van vier rollen en uitwerking in checklists • Opstellen van een Code of Conduct • Introductie nieuwe cilinders volgens nieuwe richtlijnen voor productontwikkeling Nieuwe cilinder In 2005 heeft Hyva een nieuwe cilinder op de markt gebracht. Voor het eerst is deze cilinder getoetst aan de nieuwe MVO richtlijnen en dat heeft bijzonder goede resultaten opgeleverd. De nieuwe Hyva cilinder is gebaseerd op een nieuwe technologie, waarbij het mogelijk is om met kleinere buizen dezelfde kracht te bewerkstelligen. Dat betekent dat voor dezelfde toepassingen kleinere buizen gebruikt kunnen worden. Het gebruik van kleinere buizen heeft twee grote voordelen, namelijk het feit dat de cilinder lichter wordt en minder olie gebruikt. Dit heeft weer als grote voordeel dat de cilinder sneller werkt. In totaal is de nieuwe cilinder 30% sneller dan de oude. In het veld betekent dit een enorme milieubesparing. Om een cilinder te bedienen is het immers noodzakelijk om de motor van een vrachtwagen stationair te laten draaien. Een 30% snellere cilinder betekent dat de bedieningstijd ook 30% korter is geworden en dus dat de motor 30% korter stationair hoeft te draaien. Dit levert dus beperking op van de CO2 uitstoot met 30%. Hyva levert jaarlijks ongeveer 65.000 cilinders, dus in totaal gaat het om een forse beperking van de CO2 uitstoot.


12

9. Conclusies Met het PMZ-project is voor Hyva een belangrijke stap gezet naar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het project heeft de voor Hyva relevante onderdelen duidelijk gemaakt en heeft voor draagvlak gezorgd binnen de organisatie. Er zijn zeer positieve resultaten behaald met de introductie van de nieuwe Hyva cilinder, die zorgt voor 30% minder CO2 uitstoot. Het project is echter nog niet gereed, want de resultaten zijn nog niet verwerkt in het ISO9000 kwaliteitssysteem. Dit moet nog wel gebeuren voordat het project als afgerond kan worden beschouwd.


13

MVO in the World of Hyva

Recommend Documents