MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI. č. R

MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI

USNESENÍ č. R-064-010-16 ze dne 4.4.2016

Monitorovací zpráva č. 2 o zajištění udržitelnosti projektu č. CZ.2.16/1.2.00/28016 "Digitalizace a ukládání dat v Praze 12" financovaného z Operačního programu Praha - Konkurenceschopnost Rada městské části 1. schvaluje monitorovací zprávu č. 2 o zajištění udržitelnosti projektu "Digitalizace a ukládání dat v Praze 12", č. CZ.2.16/1.2.00/28016, realizovaného v rámci Operačního programu Praha - Konkurenceschopnost, spolufinancovaného z Evropského fondu regionálního rozvoje Viz příloha tohoto usnesení 2. ukládá 2.1. Marii Veselé - vedoucí oddělení rozvoje městské části OKM 2.1.1. předložit monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu dle bodu 1 tohoto usnesení k podpisu PhDr. Daniele Rázkové - starostce Termín: 15.4.2016

2.1.2. zajistit doručení podepsané monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu dle bodu 1 tohoto usnesení Odboru evropských fondů Magistrátu hlavního města Prahy Termín: 30.4.2016 2.1.3. zajistit zpracování a doručení monitorovací zprávy o udržitelnosti č. 3 projektu Odboru evropských fondů Magistrátu hlavního města Prahy Termín: 30.4.2017 2.2. PhDr. Daniele Rázkové - starostce 2.2.1. podepsat monitorovací zprávu dle bodu 1 tohoto usnesení Termín: 15.4.2016

Poměr hlasů:

8 pro

0 proti

0 se zdrželo

0 mimo místnost

PhDr. Daniela Rázková starostka

Robert Králíček zástupce starostky

Předkladatel: Zpracovatel Na vědomí: Tisk:

Robert Králíček - zástupce starostky Bc. Lucie Opltová, DiS., Odbor Kancelář městské části, Marie Veselá - vedoucí oddělení rozvoje městské části OKM Marii Veselé - vedoucí oddělení rozvoje městské části OKM, Bc. Vojtěchu Pauchovi vedoucímu odboru informačních technologií R-04240

Příloha usnesení Rady městské části Praha 12 č. R-064-010-16

EVROPSKÁ UNIE

PŘÍLOHA J PROJEKTOVÉ PŘÍRUČKY

OPERAČNÍ PROGRAM PRAHA - KONKURENCESCHOPNOST

MONITOROVACÍ ZPRÁVA O ZAJIŠTĚNÍ UDRŽITELNOSTI

VERZE 1.3

28. 11. 2012

Evropský fond pro regionální rozvoj Praha a EU – Investujeme do vaší budoucnosti

EVROPSKÁ UNIE

MONITOROVACÍ ZPRÁVA 1 o zajištění udržitelnosti projektu

Operační program Praha- Konkurenceschopnost regionu soudržnosti Praha 2007 - 2013 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu

Číslo zprávy

02.

Období

2

01.04.2015 – 31.03.2016

1) Údaje o projektu: Prioritní osa

1 Dopravní dostupnost a rozvoj ICT

Oblast podpory

1.2 Rozvoj a dostupnost ICT služeb

Příjemce

Městská část Praha 12

IČ

00231151

Oficiální adresa příjemce

Písková 25/830, 143 00 Praha 4 - Modřany Písková 25/830, 143 00 Praha 4 - Modřany

Adresa místa realizace

Sofijské náměstí 6/3400, 143 00 Praha 4 - Modřany Hausmannova 1/3014, 143 00 Praha 4 - Modřany

Kontaktní osoba (titul, příjmení, jméno)

Marie Veselá, Bc. Lucie Opltová, DiS.

E-mail kontaktní osoby

[email protected]; [email protected]

Telefon kontaktní osoby

244 402 555

Registrační číslo žádosti

CZ.2.16/1.2.00/28016

Název projektu

Digitalizace a ukládání dat v Praze 12

Datum zahájení projektu

02.07.2012

Datum ukončení projektu

31.03.2014

1

Příjemci v režimu financování ex-post předkládají od 1. 1. 2013 monitorovací zprávy v elektronické podobě pomocí aplikace Benefit 7. Metodický pokyn ke zpracování elektronické monitorovací zprávy je k dispozici v aplikaci Benefit 7 a na internetových stránkách www.oppk.cz.

2

Uvádějte ve tvaru: dd.mm.rrrr - dd.mm.rrrr. V případě etapových a závěrečných zpráv se musí uvedená data shodovat s daty zahájení a ukončení realizace etapy projektu/projektu.

Projektová příručka Operační program Praha - Konkurenceschopnost Příloha J - Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti 2/9

EVROPSKÁ UNIE

2) Popis naplňování účelu projektu

3

Všechny plánované dodávky projektu byly dokončeny, vyfakturovány a zaplaceny v termínu do 31. 3. 2014. Fyzická realizace projektu byla ukončena dne 31. 3. 2014. Závěrečné vyhodnocení akce ze strany městské části Prahy 12 (dále jen MČ P12) bylo zahájeno předložením Závěrečné monitorovací zprávy a žádosti o platbu dne 25. 4. 2014 řídícímu orgánu, a to v termínu stanoveném Smlouvou o financování (dále jen SoF), tj. ve lhůtě do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu. Na základě ukončení administrativní kontroly projektu řídícím orgánem a zasláním výzvy k vrácení nevyčerpaných finančních prostředků na realizaci projektu doručené MČ P12 dne 9.12.2015 (MHMP 2103905/2015) bylo zahájeno finanční vypořádání projektu. Na základě předloženého vyúčtování projektu byla vyčíslena částka k vrácení ve výši 2 212 194,25 Kč, která byla uhrazena MČ P12 dne 17.12.2015. Tím bylo provedeno finanční dokončení projektu. Ve druhém roce od svého dokončení projekt plní svůj účel.

Výstupy a výsledky projektu Výstupy a výsledky projektu jsou v souladu se Smlouvou o financování, slouží potřebám MČ P12 i veřejnosti, a příjemce dbá o jejich udržení. Smluvní zajištění realizace projektu obsahovalo dodávku projektu, která se uskutečnila v 5 fázích: Fáze č. 1 – Komplexní dodávka interaktivních úředních desek (IUD), včetně instalace, implementace a integrace se systémem SSL Fáze č. 2 – Dodávka skenovacích linek pro digitalizaci dokumentů a archivů úřadu Fáze č. 3 – Implementace a rozšíření SSL, digitální spisovny, vč. integrace (propojení na skenovací linky, úložiště dokumentů) Fáze č. 4 – Nákup softwarových licencí (dodávka licencí pro virtualizaci a konsolidaci serverů, softwarové úložiště, licence OS, zálohovací SW, licence pro jednotlivé fáze) Fáze č. 5 – Dodávka serverů pro konsolidaci a virtualizaci fyzických serverů, datového úložiště a zálohovací knihovny – instalace a implementace HW a SW do IS ÚMČ Praha 12 Po dobu udržitelnosti projektu je zajištěna servisní služba Helpdesk ze strany dodavatele nepřetržitě v režimu 24 h x 7 dní.

Monitorovací ukazatele/indikátory V rámci projektu byly stanoveny tyto monitorovací ukazatele/indikátory: Počet nakoupených nových technologií - cílová hodnota 11 Bylo zakoupeno 11 ks technologií, které jsou i nadále zachovány. Jedná se o: 2 ks serverů, 3 ks skenovacích linek, 1 ks datového diskového pole, 3 ks interaktivních úředních desek, 1 ks serveru pro interaktivní desky vč. příslušenství, 1 ks magnetopáskové knihovny.

3

Dle odst.článku III, resp. č.II Smlouvy o financování/Podmínek usnesení


EVROPSKÁ UNIE

Počet nakoupených licencí, know-how, patentů v souvislosti s realizovaným projektem - cílová hodnota 7 Byly zakoupeny softwarové licence (pro virtualizaci a konsolidaci serverů, softwarové úložiště, licence OS, zálohovací SW, licence pro jednotlivé fáze) na komplexní projekt, pro část GINIS SSL a Backup SW pro datové pole a knihovny dle specifikace v zadávací a projektové dokumentaci, které jsou i nadále zachovány. • Virtualizační licence pro 2 fyzické servery (4 procesory), • licence OS Windows Server, • zálohovací SW, • licence pro IUD, • licence pro komunikaci skenovacích linek a komunikaci se systémem SSL, • licence pro softwarové úložiště, • podpora/subskripce SW (v případě, že bylo uvedeno u jednotlivých bodů). Počet nových plně elektronizovaných agend veřejné správy - cílová hodnota 6 Projekt řeší komplexní problematiku digitalizace, ukládání a archivaci dat. Důležitým aspektem projektu je podpora poskytování plně elektronických dokumentů pro potřeby úřadu a veřejnosti. V rámci realizační fáze projektu bylo zajištěno technické zázemí pro elektronizaci hlavních agend ve správních činnostech jednotlivých odborů ÚMČ – původně se jednalo o šest agend šesti odborů. Po reorganizaci, kdy byly sloučeny Odbor dopravy a Odbor životního prostředí a byly spojeny do jednoho odboru s názvem Odbor životního prostředí a dopravy, zahrnoval tento odbor činnosti dvou agend. Po reorganizaci účinné od 1.2.2016 došlo znovu k rozdělení Odboru životního prostředí a dopravy na dva samostatné odbory: Odbor životního prostředí a Odbor dopravy. Tím bylo navráceno původní přiřazení šesti agend k šesti odborům. Elektronizace agend se týká zejména následujících odborů: a) Odbor životního prostředí – odpady, ovzduší, zábor veřejné zeleně, zemědělská půda (1 agenda) b) Odbor dopravy – elektronizovaná podání v oblastech užívání komunikací, zábor veřejného prostranství, dopravní značení (1 agenda) c) Odbor ekonomický - agenda poplatků (1 agenda); d) Odbor občansko-správních agend – matriky, vedení archivů (1 agenda); e) Odbor investic a správy majetku - elektronická podání ve vazbě na byty, nebytové prostory, pronájmy (1 agenda); f) Odbor výstavby - elektronická podání ve věci žádostí o informace, podání ve věci stavebního řádu (1 agenda). Na základě metodického postupu stanoveného ve Spisovém řádu jsou stanoveny procesy pro zpracování, evidenci a celkový oběh dokumentů doručených nebo zpracovaných úřadem městské části. Postupy jsou definovány jak pro listinné, tak i pro elektronické dokumenty, které byly doručeny městské části nebo vznikly vlastní činností úřadu (pokud tomu nebrání povaha dokumentu). U podání listinných dokumentů dochází na pracovišti podatelny nebo na příslušných odborech k převedení dokumentu do elektronické podoby a uložení do aplikace spisové služby v rámci IS GINIS. Následně je s těmito elektronickými a listinnými dokumenty pracováno paralelně. U dokumentů, které jsou doručovány městské části v již elektronické podobě, je kontrolováno zejména splnění podmínek pro přijímání dokumentů. Ty jsou pro všechny právnické i fyzické osoby zveřejněny na oficiálních webových stránkách městské části, viz Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů. Pro elektronická podání mohou jak právnické, tak i fyzické osoby využít i možnost volně dostupných formulářů, které jsou zveřejněné pro jednotlivé odbory v editovatelné formě na webových stránkách městské části. Pro elektronická podání je však nezbytné splnit všechny náležitosti, které jsou pro tato podání stanoveny. V sekci Životní situace lze ověřit, zda je možné formulář podat elektronicky. Týká se převážně formulářů, kde není nutné v rámci povahy věci vyžadovat předložení dalších dokumentů. Odkaz na webové stránky MČ P12 Formuláře ke stažení. Projektová příručka Operační program Praha - Konkurenceschopnost Příloha J - Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti 4/9

EVROPSKÁ UNIE

U jednotlivých agend dochází rovněž k postupné digitalizaci vybraných dokumentů uložených v příslušných archivech. Jedná se především o listinné dokumenty z archivních materiálů, které jsou znovu otevírány pro příslušná úřední jednání. Zaměstnanci, kteří mají přístup do aplikace spisové služby, jsou dle potřeb školeni, a mají ve své pracovní náplni uvedenou práci se spisovou službou.

Počet elektronických podání k městské správě - cílová hodnota 20 000 Jedná se o souhrnný indikátor za dobu udržitelnosti projektu (5 let). Uvedený indikátor je i nadále plněn. Za období druhého roku udržitelnosti byla již překročena cílová hodnota 20 000 elektronických podání. Počet dokumentů v elektronické nebo listinné podobě (listinné dokumenty byly následně po doručení převáděny do elektronické podoby), které byly podány na úřad v období sledovanosti, tedy od 1. 4. 2015 do 31. 3. 2016, je evidován ve spisové službě v počtu 19 357 elektronických podání.

Přijatá podání Období sledovanosti

Listinné (a převedené do elektronické podoby)

Digitální podání

Podání celkem za uvedené období

od 1.4.2014 do 31.3.2015

10 092

6 181

16 273

od 1.4.2015 do 31.3.2016

12 627

6 730

19 357

Celkem

22 719

12 911

35 630

Informace pro občany o elektronickém podání viz též web MČ P12 podatelně

Informace o elektronické

Počet zavedených služeb veřejné správy přístupných veřejnosti - cílová hodnota 1 V rámci projektu byla realizována 1 nová služba: zřízení 3 interaktivních úředních desek. Tato služba je i nadále přístupna občanům na 2 místech, a to na ÚMČ v Pískové ulici, a dále v pasáži obchodního domu na Sofijském náměstí.

Dodržování pravidel publicity Pravidla publicity projektu jsou naplňována. V místech realizace projektu jsou umístěné 3 viditelné trvalé vysvětlující tabule, zpracované dle metodiky publicity OPPK, které informují veřejnost o získané podpoře. Umístění desek: - 1x sídlo Úřadu městské části Praha 12, Písková 830/25, 143 00 Praha 4 - Modřany, - 1x Sofijské náměstí 6/3400, 143 00 Praha 4 – Modřany – pasáž Sofie obchodního domu, - 1x pracoviště Úřadu městské části Praha 12, Hausmannova 1/3014, 143 00 Praha 4 - Modřany. Tabule jsou příjemcem průběžně kontrolovány. Všechen investiční majetek pořízený z projektu byl označen samolepícími štítky s informací, že byl pořízen díky dotační podpoře z OPPK. Veřejnost je informována o průběhu projektu na webu MČ Praha 12: Digitalizace a ukládání dat v Praze 12 Stránky obsahují rovněž odkaz (hyperlink) k webovým stránkám programu OPPK: odkaz na OPPK


EVROPSKÁ UNIE

Monitorování dodržování pravidel udržitelnosti Monitorování probíhá prostřednictvím schůzek projektového týmu, případně na operativních schůzkách s vedoucími a pracovníky příslušných odborů Úřadu městské části Praha 12. Kontrola výsledků projektu je prováděna při pravidelné údržbě a průběžně je prováděná pracovníky Odboru informačních technologií a projektovými manažery odd. rozvoje odboru Kancelář městské části.

Reklamace a poškození Všechny servisní zásahy za sledované období byly kryté smlouvou (bezplatné) a řešeny přes Helpdesk dodavatele.

3) Zajištění udržitelnosti projektu vzhledem ke stanoveným cílům

Monitorovací ukazatel

Kód ukazatele

Jednotka

Údaj ve Smlouvě o financování/ Podmínkách usnesení

Skutečnost

Počet nakoupených nových technologií

11

11

Počet nakoupených licencí, know-how, patentů v souvislosti s realizovaným projektem

7

7

Počet nových plně elektronizovaných agend veřejné správy

6

6

Počet elektronických podání k městské správě (po dobu 5 let udržitelnosti) za období od 01.04.2014 do 31.03.2016

20 000

35 630

Počet zavedených služeb veřejné správy přístupných veřejnosti

1

1

Zdůvodnění v případě nesplnění plánu (uvedeného ve Smlouvě o financování/Podmínkách usnesení ----------------


EVROPSKÁ UNIE

4) Multiplikační efekt – realizace navazujících projektů Jsou realizovány navazující  ANO projekty Popis navazujících projektů

x NE

V rámci OPPK - Oblast podpory 1.2 Rozvoj a dostupnost ICT služeb nebyly realizovány navazující projekty.

5) Rizika ohrožující projekt a přijatá opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik

Případné opravy dodaných komponentů - servisní zásahy jsou a budou po dobu udržitelnosti projektu řešeny dle podmínek Smlouvy o dílo uzavřené s dodavatelem a jsou a budou řešeny přes Helpdesk dodavatele. Pojistné události – po dobu udržitelnosti projektu je a bude veškerý pojistitelný majetek pořízený z finanční pomoci OPPK proti jeho poškození, zničení a ztrátě pojištěn Pojistnou smlouvou.

6) Přehled kontrol po ukončení projektu Ve sledovaném období se uskutečnila veřejnosprávní kontrola projektu zaměřená na procedurální, obsahovou a finanční stránku projektu. Název kontroly Veřejnosprávní kontrola na Číslo kontroly 6/2015 místě dle § 13 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb. Výsledek kontroly Výsledek kontroly dle protokolu o kontrole ze dne 3. 11. 2015: Fyzickou kontrolou bylo zjištěno, že všechny prověřované údaje uvedené v žádosti a projektu souhlasí se skutečným stavem: Fyzická kontrola místa realizace zaměřená na kontrolu pořízené infrastruktury včetně povinné publicity neshledala pochybení.

Nápravná opatření splněna

Při administrativní veřejnosprávní kontrole (viz též Záznam o provedení úkonů předcházejících kontrole č. 1/28016; Zaměření kontroly: Kontrola závěrečné monitorovací zprávy s ŽOP – soulad s podmínkami Operačního programu Praha – Konkurenceschopnost) byly zjištěny nedostatky dokumentace k následujícím výběrovým řízením: 1. Dodávka hardware, software a implementace - otevřené nadlimitní řízení – zrušené Výše finanční opravy je stanovena na 0 Kč z důvodu zrušení dotčeného zadávacího řízení. 2. Dodávka hardware, software a implementace - jednací řízení bez uveřejnění - realizované Výše finanční opravy byla stanovena na 44 177,82 Kč (korekce 0,5 % z dotčené zakázky). ANO/NE/

Popis nápravných opatření

Finanční oprava po odečtení podílu financování vlastními zdroji MČ


EVROPSKÁ UNIE

P12 – částka ve výši 40 864,48 Kč, byla na základě vyúčtování žádosti o platbu HMP ze dne 03.12.2015 (čj. MHMP 2103905/2015) uhrazena MČ P12 dne 17.12.2015 HMP společně s částkou nevyčerpané části dotace. 4

7) Příjmy Příjmy projektu v monitorovaném období [Kč] Kumulované příjmy od ukončení realizace projektu [Kč] Specifikujte zdroj příjmů projektu Poznámky

0 0

5

8) Výdaje Výdaje projektu v monitorovaném období [Kč] Kumulované výdaje od ukončení realizace projektu [Kč] Specifikujte zdroj výdajů projektu Poznámky

0 0

Prohlašuji, že : -

je nakládáno s majetkem pořízeným z programu OPPK s péčí řádného hospodáře a tento majetek je řádně veden v účetnictví příjemce účel projektu je stále naplňován jsou dodržována pravidla pro publicitu uvedené údaje jsou pravdivé a úplné.

4

Tabulka nemusí být vyplněna v případě, že projekt obdržel dotaci v souladu s nařízením Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku L 379/5 dne 28. prosince 2006 nebo v souladu s „Českým přechodným rámcem“, Programem podpory do částky 500 tisíc EUR (N 236/2009 – Czech Republic – Limited amounts of compatible aid under the Temporary Framework), který je v souladu se sdělením Komise - Dočasný rámec Společenství pro opatření státní podpory zlepšující přístup k financování za současné finanční a hospodářské krize (2009/C 16/01) nebo v souladu s článkem 31 nařízení komise (ES) č. 800/2008 ze dne 6. srpna 2008, kterým se v souladu s články 87 a 88 Smlouvy o ES prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné se společným trhem (obecné nařízení o blokových výjimkách publikované v Úředním věstníku L 214/3 dne 9. srpna 2008).

5

Tabulka nemusí být vyplněna v případě, že projekt obdržel dotaci v souladu s nařízením Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku L 379/5 dne 28. prosince 2006 nebo v souladu s „Českým přechodným rámcem“, Programem podpory do částky 500 tisíc EUR (N 236/2009 – Czech Republic – Limited amounts of compatible aid under the Temporary Framework), který je v souladu se sdělením Komise - Dočasný rámec Společenství pro opatření státní podpory zlepšující přístup k financování za současné finanční a hospodářské krize (2009/C 16/01) nebo v souladu s článkem 31 nařízení komise (ES) č. 800/2008 ze dne 6. srpna 2008, kterým se v souladu s články 87 a 88 Smlouvy o ES prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné se společným trhem (obecné nařízení o blokových výjimkách publikované v Úředním věstníku L 214/3 dne 9. srpna 2008).


EVROPSKÁ UNIE

Jméno, příjmení statutárního 6 zástupce/ oprávněné osoby Funkce v organizaci: V Praze dne

PhDr. Daniela Rázková starostka Podpis a razítko

...................................................

9) SEZNAM PŘÍLOH - Dokumenty prokazující naplnění projektových indikátorů /monitorovacích ukazatelů /environmentálních kritérií (např. v případě nových zaměstnanců: pracovní smlouvy, pracovní náplně a doklad o přihlášení nového zaměstnance na zdravotní a sociální pojištění u indikátoru Vytvoření nových pracovních míst; v případě udržení pracovních míst: čestné prohlášení příjemce o tom, že pracovní místo bylo v monitorovaném období udrženo, přepočtený stav zaměstnanců; v případě nárůstu obratu daňová přiznání); - Kolaudační rozhodnutí - podléhá-li dílo kolaudačnímu řízení podle stavebního zákona a příjemce toto rozhodnutí nepředložil spolu se závěrečnou zprávou o projektu (předkládá se spolu s první monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu); - Soupis příjmů a výdajů projektu pro sledované období pro projekty vytvářející příjmy dle čl. 55 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006.

Dokumenty prokazující naplnění projektových indikátorů/monitorovacích ukazatelů 1. 2. 3. 4. 66

Evidenční karty evidovaného majetku s pohyby Výpisy z účetní evidence Výpis z pojistné smlouvy Výpis elektronických podání

Pokud monitorovací zprávu podepisuje oprávněná osoba, musí být jako příloha monitorovací zprávy přiloženo pověření od statutárního zástupce uvedeného ve Smlouvě o financování/Podmínkách usnesení. (V případě, že pověření bude platné pro celou dobu realizace projektu, stačí ho doložit pouze v první zprávě, pro kterou je to relevantní (totéž platí i při změně odpovědné osoby); pokud bylo pověření pro oprávněnou osobu přiloženo k některé z předchozích monitorovacích zpráv, není nutné jej opět dokládat, pouze se na tomto místě uvede poznámka o uvedené skutečnosti

PhDr. Daniela Rázková starostka

Robert Králíček zástupce starostky


MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI. č. R

Recommend Documents