Ev.č.: VS 1/2016
Město Lipník nad Bečvou Směrnice o poskytování informací Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tato směrnice upravuje postup při poskytování informací městem Lipník nad Bečvou a jeho orgány (dále jen „povinný subjekt“), podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o svobodném přístupu k informacím“). 2. Povinným subjektem k poskytnutí informace na základě žádosti o poskytnutí informace je: a) Rada města Lipník nad Bečvou, vztahuje-li se žádost o poskytnutí informace k přenesené působnosti Rady města Lipník nad Bečvou1, b) starosta, vztahuje-li se žádost o poskytnutí informace k působnosti starosty nebo k samostatné působnosti Rady města Lipník nad Bečvou2 na základě usnesení Rady města Lipník nad Bečvou č. 1952/2006-RM 77 ze dne 5.6.2006, c) vedoucí příslušného odboru Městského úřadu LIpník nad Bečvou (dále jen „městský úřad“), určený tajemnicí městského úřadu, příp. tajemnice městského úřadu, vztahujeli se žádost o poskytnutí informace k působnosti městského úřadu, d) vrchní strážník Městské policie Lipník nad Bečvou (dále jen „městská policie“), vztahuje-li se žádost o poskytnutí informace k působnosti městské policie 3. 3. Podklady k poskytnutí informace na základě žádosti o poskytnutí informace dle bodu 2 písm. a) a b) zpracovává odbor městského úřadu určený starostou. Článek 2 Vymezení pojmů 1. Žadatelem je každá fyzická i právnická osoba, která žádá o informaci. 2. Možností dálkového přístupu je přístup k informaci neomezeného okruhu žadatelů pomocí sítě nebo služby elektronických komunikací 4. 3. Informací se rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního. 4. Informací není počítačový program. 5. Zveřejněnou informací je taková informace, která může být vždy znovu vyhledána a získána, zejména vydaná tiskem nebo na jiném nosiči dat umožňujícím zápis a uchování informace, vystavená na úřední desce, s možností dálkového přístupu nebo umístěná v knihovně poskytující veřejné knihovnické a informační služby podle knihovního zákona5. 6. Doprovodnou informací je taková informace, která úzce souvisí s požadovanou informací (např. informace o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán, a dalších důležitých rysech). 1
zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů 3 § 1 zákona č. 553/1991 Sb., o obecní policii, ve znění pozdějších předpisů 4 zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích) 5 Zákon č.257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů 2
7. Strojově čitelným formátem se rozumí formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury (např. formát RDF, CSV, CML a částečně HTML). 8. Otevřeným formátem se rozumí formát datového souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo využití informací obsažených v datovém souboru (např. formát TXT, PDF, RTF, RDF.XML, HTML/XHTML, JPEG nebo CSV). 9. Metadata jsou data popisující souvislosti, obsah a strukturu zaznamenaných informací a jejich správu v průběhu času (např. informace o autorovi dokumentu, datu vytvoření dokumentu, datu změny dokumentu, velikost souboru, a příp. další údaje obsahového charakteru např. v případě smlouvy co je předmětem smlouvy, jaká je výše plnění a kdy a kým byla smlouva vytvořena atd.). 10. Základní metadata, která se váží k vytvořenému dokumentu, pro účely této směrnice jsou: a) název/titul - tj. název dokumentu - „Poskytnutí informace“ b) autor - zde bude uvedeno „Město Lipník nad Bečvou, xxxx „, kde xxx je titul, jméno a příjmení osoby, která informaci za povinný subjekt poskytuje (např. příslušný vedoucí odboru, vrchní strážník, starosta, tajemnice MěÚ). Článek 3 Poskytování informací Informace se podle zákona o svobodném přístupu k informacím poskytují na základě žádosti nebo zveřejněním. Článek 4 Informace poskytovaná na základě žádosti 1. Žádost o poskytnutí informace (dále jen „žádost“) je možné podat ústně, telefonicky nebo písemně. 2. Ústní nebo telefonickou žádost lze podat na všech odborech městského úřadu, příp. na městské policii. Takto podané žádosti se vyřizují neformálním způsobem v běžném úředním styku a neevidují se. Tuto informaci mohou zaměstnanci města zařazení do městského úřadu nebo do městské policie poskytnout v rozsahu stanoveném v jejich náplních práce. 3. Není-li žadateli na ústně nebo telefonicky podanou žádost informace poskytnuta anebo nepovažuje-li žadatel informaci poskytnutou na ústně podanou žádost za dostačující, je třeba podat žádost písemně. 4. Písemnou žádost lze podat na podatelně městského úřadu, na všech odborech městského úřadu nebo na městské policii. Za písemnou žádost je považována žádost podaná také prostřednictvím datové schránky města nebo cestou služby elektronické komunikace (dále jen „e-mailem“). 5. Žádost podaná e-mailem musí být podána vždy prostřednictvím elektronické podatelny na adresu:
[email protected] a nemusí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem 6. Bude-li e-mailová žádost o poskytnutí informace podána na jinou elektronickou adresu, není žádostí ve smyslu zákona o svobodném přístupu k informacím a odesílatel musí být o tomto příslušným adresátem obratem elektronicky vyrozuměn. Součástí tohoto vyrozumění je poučení, jakým způsobem a na jakou elektronickou adresu má být e-mailová žádost o informaci podána.
6
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.
2
6. Informace poskytovaná na základě žádosti se poskytuje ve formátech a jazycích a způsobem podle obsahu žádosti7. 7. Pokud se informace poskytuje e-mailem, musí být odeslána cestou elektronické podatelny ve formátu PDF a tento dokument musí být opatřený uznávaným elektronickým podpisem osoby, která za povinný subjekt informaci poskytuje (vedoucí odboru MěÚ, vrchní strážník, starosta ...). Článek 5 Informace poskytovaná zveřejněním 1. Informace poskytovaná zveřejněním (tj. informace, která je již někde zveřejněna, např. na internetu nebo v knihovně či jinak publikována atd.) se poskytuje v písemné nebo elektronické podobě a ve všech formátech a jazycích, ve kterých byla vytvořena. Při zveřejnění takové informace v elektronické podobě musí být jeden z těchto formátů otevřený a, je-li to možné, též strojově čitelný. 2. Pokud žadatel žádá o poskytnutí zveřejněné informace, může povinný subjekt nejpozději však do 7 dnů, místo poskytnutí informace sdělit žadateli údaje umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace, zejména odkaz na internetovou stránku, kde se informace nachází. Po uplynutí této lhůty již žadatele odkázat nelze! 3. Pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, povinný subjekt mu ji poskytne; to neplatí, pokud byla žádost o poskytnutí informace podána elektronicky a pokud je požadovaná informace zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup a žadateli byl sdělen odkaz na internetovou stránku, kde se informace nachází (musí být splněny všechny tyto podmínky současně!). 4. Požadavek na přímé poskytnutí zveřejněné informace má charakter podání nové žádosti a musí být vyřízen nejpozději do 15 dnů ode dne doručení. Článek 6 Zapojení dotčených osob do vyřizování žádosti o informace 1. Dotčené osoby jsou osoby, jichž se požadovaná informace týká 8 (např. zaměstnanci, druhá smluvní strana smlouvy atd.). 2. Dotčeným osobám je nutné umožnit uplatňovat při vyřizování žádosti jejich procesní práva tzn.: a) identifikovat dotčené osoby (např. založit jejich seznam do vedeného spisu), b) vyrozumět je o podané žádosti (např. zasláním kopie žádosti o informaci) 9, c) vyzvat je k vyjádření (zda uděluje či neuděluje souhlas) ve lhůtě, která by neměla být kratší než 5 dnů, a případně i uvažovaném způsobu rozhodnutí (je-li v době odeslání výzvy již znám - přitom není povinný subjekt vázán názorem dotčené osoby); vyjádření lze zaslat také e- mailem a nemusí být opatřeno uznávaným elektronickým podpisem. Bude-li výzva učiněna skrze úřední desku, je třeba anonymizovat žadatele - fyzickou osobu, s upozorněním na možnost seznámit se s identitou žadatele prostřednictvím nahlížení do spisu, d) vyrozumět je o způsobu vyřízení žádosti, e) v případě, že je žádost zcela nebo částečně odmítnuta, vydané rozhodnutí jim oznámit (čili prokazatelně doručit). 3. Při vyřizování žádostí je nezbytné chránit osobní údaje dotčených osob, přitom však musí být řádně identifikováni jako účastníci řízení. 10
7
§ 4a zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů § 2 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 9 § 4 odst. 2 a 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 10 § 18 odst. 2, § 69 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 8
3
Článek 7 Omezení práva na informace a podmínky omezení Povinný subjekt neposkytne nebo omezí rozsah poskytnuté informace v případech stanoveným zákonem o svobodném přístupu k informacím příp. zvláštními zákony. Článek 8 Postup při podávání a vyřizování písemných žádostí o poskytnutí informace 1. Písemná žádost je podána dnem, kdy ji povinný subjekt obdržel. Písemnou žádostí se pro účely této směrnice rozumí i žádost zaslaná e-mailem bez uznávaného elektronického podpisu. 2. Týká-li se písemná žádost působnosti více odborů městského úřadu, je tajemnice městského úřadu oprávněna určit, který odbor městského úřadu bude povinným subjektem, ostatní jsou povinni tomuto odboru poskytnout součinnost ve formě předání informace nebo zpracování návrhu rozhodnutí o odmítnutí příslušné části písemné žádosti. 3. Z písemné žádosti, pro kterou lze použít formulář uvedený v příloze č. 1 této směrnice, musí být zřejmé, že je určena povinnému subjektu, a že se žadatel domáhá poskytnutí informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím. a) Fyzická osoba uvede v žádosti: - jméno a příjmení, - datum narození, - adresu místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu adresu bydliště, - adresu pro doručování, liší-li se od adresy místa trvalého pobytu nebo bydliště. b) Právnická osoba uvede v žádosti: - název, - identifikační číslo, - adresu sídla, - adresu pro doručování, liší-li se od adresy sídla. Adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa. 4. Neobsahuje-li písemná žádost náležitosti podle odstavce 3 věty první a adresu pro doručování, není považována za žádost podle zákona o svobodném přístupu k informacím. 5. Povinný subjekt posoudí písemnou žádost a: a) brání-li nedostatek údajů o žadateli podle odst. 3 postupu vyřízení písemné žádosti o informaci, vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů ode dne podání písemné žádosti, aby žádost doplnil. Nevyhoví-li žadatel této výzvě do 30 dnů ode dne jejího doručení, žádost odloží a o tomto informuje žadatele. O odložení písemné žádosti se nevydává rozhodnutí. b) v případě, že je písemná žádost nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována nebo je formulována příliš obecně, vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů od podání písemné žádosti, aby žádost upřesnil. Neupřesní-li žadatel svou písemnou žádost do 30 dnů od doručení výzvy, rozhodne o odmítnutí písemné žádosti. c) v případě, že se požadovaná informace nevztahuje k působnosti povinného subjektu, ten tuto písemnou žádost odloží a odůvodněnou skutečnost sdělí ve lhůtě do 7 dnů ode dne doručení žádosti žadateli. 6. Lhůta pro poskytnutí informace v souladu s písemnou žádostí je do 15 dnů ode dne přijetí písemné žádosti nebo ode dne jejího doplnění.
4
7. Lhůtu pro poskytnutí informace lze prodloužit nejvýše o 10 dnů, a to jen ze závažných důvodů stanovených zákonem 11 pouze na základě odůvodněného písemného požadavku schváleného starostou, příp. tajemnicí městského úřadu. V požadavku musí být uveden důvod pro prodloužení lhůty a návrh na stanovení nové lhůty. 8. O prodloužení lhůty a důvodech tohoto prodloužení musí být žadatel prokazatelně povinným subjektem informován, a to včas před uplynutím lhůty pro poskytnutí informace. 9. O postupu při poskytování informace se pořídí záznam. Článek 9 Rozhodnutí o odmítnutí písemné žádosti 1. Pokud povinný subjekt písemné žádosti, byť i jen zčásti nevyhoví, vydá ve lhůtě pro vyřízení písemné žádosti, tj. do 15 dnů, rozhodnutí o odmítnutí písemné žádosti, případně o odmítnutí části písemné žádosti (dále jen rozhodnutí o odmítnutí písemné žádosti), s výjimkou případů, kdy se žádost odloží. 2. Pokud nebylo žádosti vyhověno z důvodů ochrany obchodního tajemství podle § 9 zákona o svobodném přístupu k informacím nebo ochrany práv třetích osob k předmětu práva autorského podle § 11 odst. 2 písm. c) zákona o svobodném přístupu k informacím, musí být v odůvodnění rozhodnutí uvedeno, kdo vykonává právo k tomuto obchodnímu tajemství nebo kdo vykonává majetková práva k tomuto předmětu ochrany práva autorského, je-li tato osoba povinnému subjektu známa. Článek 10 Odvolání 1. Proti rozhodnutí povinného subjektu o odmítnutí písemné žádosti může žadatel ve lhůtě do 15 dnů ode dne doručení podat odvolání povinnému subjektu, který napadené rozhodnutí o odmítnutí písemné žádosti vydal, a to na podatelně městského úřadu, na všech odborech městského úřadu nebo na městské policii. 2. Na odvolací řízení se vztahuje zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. 3. Povinný subjekt předloží odvolání spolu se spisovým materiálem Krajskému úřadu Olomouckého kraje ve lhůtě do 15 dnů ode dne doručení odvolání. Článek 11 Stížnost na postup při vyřizování písemné žádosti 1. Stížnost na postup při vyřizování písemné žádosti může podat žadatel: a) který nesouhlasí s vyřízením písemné žádosti způsobem uvedeným v článku 5, b) kterému po uplynutí lhůty podle článku 8 bod 6. nebo bod 7. nebyla poskytnuta informace nebo předložena konečná licenční nabídka a nebyla vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti podle článku 9, c) kterému byla informace poskytnuta částečně, aniž bylo o zbytku žádosti vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti. 2. Stížnost lze podat písemně nebo ústně; je-li stížnost podána ústně a nelze-li ji ihned vyřídit, sepíše o ní příslušný zpracovatel písemný záznam. Písemný záznam obsahuje zejména: a) místo a datum pořízení záznamu, b) předmět stížnosti, c) údaje umožňující identifikaci stěžovatele – jméno, příjmení a místo trvalého pobytu, d) popis důvodu podání stížnosti, e) jméno, příjmení a funkci úřední osoby, která záznam sepsala. 11
§ 14 odst. 7 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
5
3. Stížnost se podává povinnému subjektu, a to na podatelně městského úřadu, na všech odborech městského úřadu nebo na městské policii do 30 dnů ode dne: a) doručení sdělení podle článku 5 nebo článku 8 bod 5. písm. c), b) uplynutí lhůty pro poskytnutí informace podle článku 8 bod 6. nebo bod 7. 4. Povinný subjekt posoudí stížnost a pokud jí sám zcela nevyhoví tím, že poskytne požadovanou informaci nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti, předloží celou stížnost spolu se spisovým materiálem Krajskému úřadu Olomouckého kraje ve lhůtě do 7 dnů ode dne doručení stížnosti. Článek 12 Úhrada nákladů Povinný subjekt nebude požadovat po žadateli úhradu nákladů v souvislosti s poskytováním informací spojené s pořizováním kopií, opatřením technických nosičů dat, s odesláním informace žadateli ani související s mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací. Článek 13 Výroční zpráva 1. Výroční zprávu za uplynulý kalendářní rok zpracovává Kancelář tajemníka. Tajemnice městského úřadu předloží zprávu ke schválení radě města tak, aby mohla být zveřejněna do 1. března běžného roku. 2. Výroční zpráva obsahuje následující údaje: a) počet podaných žádostí o informace a počet vydaných rozhodnutí o odmítnutí žádosti, b) počet podaných odvolání proti rozhodnutí, c) opis podstatných částí každého rozsudku soudu ve věci přezkoumání zákonnosti rozhodnutí povinného subjektu o odmítnutí žádosti o poskytnutí informace a přehled všech výdajů, které povinný subjekt vynaložil v souvislosti se soudními řízeními o právech a povinnostech podle tohoto zákona, a to včetně nákladů na své vlastní zaměstnance a nákladů na právní zastoupení, d) výčet poskytnutých výhradních licencí, včetně odůvodnění nezbytnosti poskytnutí výhradní licence, e) počet stížností podaných podle § 16a zákona o svobodném přístupu k informacím, důvody jejich podání a stručný popis způsobu jejich vyřízení, f) další informace vztahující se k uplatňování tohoto zákona. Článek 14 Evidence písemných žádostí a jejich zveřejňování 1. Centrální evidenci písemných žádostí vede Kancelář tajemníka, sekretariát starosty. Centrální evidence písemných žádostí obsahuje: a) datum podání, b) evidenční číslo, c) jméno, příjmení a adresa žadatele, u fyzických osob datum narození, u právnických osob IČO, d) vymezení způsobu, jakým byla žádost podána (písemně, e-mailem, ...) e) předmět žádosti, f) termín vyřízení žádosti a komu byla žádost přidělena k vyřízení, g) datum výzvy k upřesnění žádosti (pokud byla výzva učiněna) h) prodloužený termín a důvod prodloužení (pokud byl termín prodloužen), i) záznam o postupu při poskytování informace, j) datum poskytnutí informace, k) způsob poskytnutí informace (písemně, e-mailem, odkazem na zveřejněnou informaci...) l) údaj o případné podané stížnosti a dalším způsobu jejího vyřízení.
6
2. Vedoucí jednotlivých odborů městského úřadu a vrchní strážník městské policie odpovídají za předání kopií všech dokumentů souvisejících s vyřizováním žádostí o poskytnutí informace do centrální evidence písemných žádostí. 3. Do 15 dnů od poskytnutí informace na žádost musí povinný subjekt zveřejnit tuto informaci způsobem umožňující dálkový přístup vč. žádosti o její poskytnutí. 4. O informacích, poskytnutých sdílením dat prostřednictvím rozhraní informačního systému, umožněním dálkového přístupu k informaci, která se v průběhu času mění, obnovuje, doplňuje nebo opakovaně vytváří, nebo jejím pravidelným předáváním jiným způsobem, dále poskytnutým v jiné než elektronické podobě, nebo mimořádně rozsáhlých elektronicky poskytnutých informacích postačí zveřejnit doprovodnou informaci vyjadřující jejich obsah. 5. Za splnění povinností uvedených v bodech 3. a 4. odpovídá Kancelář tajemníka. Vedoucí jednotlivých odborů městského úřadu a vrchní strážník městské policie odpovídají za zaslání příslušných podkladů ke zveřejnění na e-mailovou adresu
[email protected] do 5 pracovních dnů od poskytnutí informace takto: a) zaslat naskenovanou žádost o poskytnutí informace ve formátu PDF, b) zaslat odpověď na žádost o poskytnutí informace příp. rozhodnutí o odmítnutí žádosti ve formátu PDF, c) pokud byla informace poskytnuta dle bodu 4, poté zaslat příslušnou doprovodnou informaci vyjadřující obsah poskytnuté informace, d) v případě požadavku na poskytnutí konkrétních metadat nad rámec metadat uvedených v čl. 2 bod 10., je třeba zaslat i soubor (čili dokument) obsahující tato metadata (např. v případě smlouvy to mohou být údaje o předmětu smlouvy, výše jejího plnění, kdy a kým byl a smlouva vytvořena...) v PDF. Ve všech zaslaných podkladech musí být anonymizovány (čili zneviditelněny) osobní údaje. Článek 15 Kontrola Kontrolu dodržování této směrnice provádí vedoucí odborů na jimi řízených odborech a u městské policie vrchní strážník průběžně, Kancelář tajemníka za povinný subjekt 1x za kalendářní rok. Článek 16 Společná ustanovení 1. Ustanovení správního řádu12 se při plnění povinností uložených zákonem o poskytování informací použijí: a) pro rozhodnutí o odmítnutí žádosti, b) pro odvolací řízení, c) v řízení o stížnosti pro počítání lhůt, doručování a nákladů řízení, Dále se použijí ustanovení správního řádu o základních zásadách činnosti správních orgánů, ustanovení o ochraně před nečinností a ustanovení § 178 správního řádu. 2. Pro postup při poskytování informací, který není upravený v této směrnici, se použije zákon o svobodném přístupu k informacím. 3. Tímto se ruší Směrnice o poskytování informací schválená usnesením Rady města Lipník nad Bečvou č. 1157/2008 RM 38 ze dne 20.10.2008.
12
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
7
Článek 17 Závěrečné ustanovení Tuto směrnici o poskytování informací schválila Rada města Lipník nad Bečvou dne 22.02.2016 svým usnesením č. 714/2016 - RM 22 a nabývá účinnosti dnem 01.03.2016.
V Lipníku nad Bečvou dne 24.02.2016
Ing. Miloslav Přikryl starosta
8
Příloha č. 1 Žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů Adresát - povinný subjekt: (uvede se, komu je žádost o poskytnutí informace určena)
Žadatel: 1. Fyzická osoba Jméno a příjmení žadatele: Datum narození: Adresa místa trvalého pobytu nebo adresa bydliště a adresa pro doručování: Elektronická adresa (v případě, že je adresou doručovací): _____________________________________________________ 2. Právnická osoba Název žadatele: IČO: Adresa sídla a adresa pro doručování, liší-li se od adresy sídla: Elektronická adresa (v případě, že je adresou doručovací): Žádost o poskytnutí informace ve věci:
Datum : ……………………………….
Podpis žadatele: ………………..…………
9
