Město Kojetín
Příloha č. 5 Organizačního řádu
Podpisový řád Čl. 1 Základní ustanovení 1.1.
Podpisový řád Městského úřadu Kojetín (dále jen MěÚ) upravuje oprávnění a povinnost podepsat dokumenty vyhotovené na MěÚ Kojetín, vymezuje pravomoc starosty, místostarosty, tajemnice a ostatních zaměstnanců Města Kojetína, zařazených do MěÚ, při podepisování dokumentů.
1.2.
Pro účely tohoto podpisového řádu se dokumentem rozumí dopisy, rozhodnutí, smlouvy a další dokumenty, vypracované nebo přijímané Městem Kojetínem a MěÚ v analogové i elektronické podobě.
Čl. 2 Všeobecné zásady 2.1.
Všechny dokumenty, které jsou vyhotoveny orgány města a týkají se otázek samostatné působnosti se v záhlaví označují "Město Kojetín".
2.2.
Všechna písemná opatření starosty, místostarosty, RM a jejich orgánů v otázkách přenesené působnosti, včetně ostatních dokumentů MěÚ, se v záhlaví označují "Městský úřad Kojetín".
2.3.
Dokumenty vzniklé z jednání představitelů města a zaměstnanců města, zařazených do MěÚ, musí být jimi podepisovány. Pro podepisování se stanoví zásada jediného podpisu s výjimkou podepisování dokumentů, u nichž je nutnost více podpisů dána (obecný předpis, dohody, smlouvy, dokumenty, které podepisují starosta i zástupce starosty, předtištěné dokumenty apod.).
2.4.
Osoba oprávněná k podpisu se podepisuje zpravidla vlastnoručně, zejména pokud jde o důležité dokumenty - rozhodnutí, smlouvy apod. K elektronické verzi dokumentu připojí oprávněná osoba uznávaný elektronický podpis.
2.5.
U některých dokumentů (týká se dokumentů, které byly v originále podepsány oprávněnou osobou) může být vlastnoruční podpis nahrazen ověřovací doložkou umístěnou na listině vlevo "Za správnost vyhotovení", pod níž se vlastnoručně podepíše ten, kdo je k tomu oprávněn. V tomto případě se k funkci, jménu a příjmení osoby oprávněné k podpisu dokumentu připojí zkratka "v. r." (vlastní rukou).
2.6.
Při vyhotovení dokumentu tiskem (např. OZV, nařízení) se rovněž za jménem a příjmením podepsaného uvede zkratka "v. r."
2.7.
Podepisuje-li uvolněný člen zastupitelstva nebo zaměstnanec města, zařazený do MěÚ, dokument v zastoupení osoby oprávněné k podpisu, uvádí v podpisu zkratku "v.z.", označující zastupování. Na zaměstnance města, zařazeného do MěÚ nebo člena ZM, uvolněného pro výkon funkce, pověřeného podepsat dokument v zastoupení, přecházejí práva, povinnosti a odpovědnost, jež vyplývají z funkce zastupovaného a to v rozsahu zmocnění.
-1-
2.8.
Z podepsaného dokumentu mohou pro MěÚ i město vyplynout právní důsledky. Ten, kdo takový dokument jménem MěÚ nebo města podepsal, odpovídá za tyto důsledky v rozsahu stanoveném platnými předpisy. Odpovědnost za škodu a důsledky zaviněné překročením pravomoci v podepisování nese pracovník, který dokument neoprávněně podepsal.
Čl. 3 Formální náležitosti 3.1.
Úprava dokumentů psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory je dána ČSN 016910. Tato norma je pro všechny zaměstnance Města Kojetína, zařazené do MěÚ, závazná v plném rozsahu.
Čl. 4 Oprávnění k podpisu 4.1.
Dokumenty vydané MěÚ, podepisují osoby k tomu oprávněné, s přihlédnutím k druhu dokumentu, závažnosti obsahu a k osobě příjemce.
4.2.
Všeobecně platí, že dokumenty, u kterých podpisem dochází ke vzniku závazku ze strany Města Kojetína, podepisuje starosta, v případě zmocnění právním předpisem nebo jinou organizační normou pak jiná osoba - tajemnice, vedoucí odboru apod.
4.3.
Starosta zejména podepisuje: 4.3.1. Dokumenty mající bezprostředně vztah k jeho funkci statutárního zástupce města (např. majetkoprávní úkony; úkony vyplývající ze z. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, úkony vyplývající ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů…), svolání zasedání ZM, RM, spolu s místostarostou podepisuje zápis a usnesení ZM a RM, obecně závazné vyhlášky města a nařízení města. 4.3.2. Dokumenty vzniklé z jednání starosty za město, k jejichž podpisu je oprávněn z titulu své funkce, popř. na základě zmocnění zastupitelstva nebo rady. 4.3.3. Požadavky, závažná sdělení krajskému úřadu, vládě, ústředním orgánům, politickým stranám, řízeným organizacím. 4.3.4. Dokumenty vzniklé na základě jednání rady a zastupitelstva. 4.3.5. Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření týkající se MěÚ. 4.3.6. Dokumenty vztahující se k funkci zaměstnavatele u zaměstnanců Města Kojetína.
4.4.
Místostarosta zejména podepisuje: 4.4.1. Spolu se starostou zápis a usnesení RM a ZM, obecně závazné vyhlášky a nařízení. 4.4.2. Dokumenty vzniklé z jednání zástupce starosty za město, případně na základě zmocnění ZM nebo RM. 4.4.3. Sdělení mající vztah k činnosti odborného úseku adresované vyšším orgánům. 4.4.4. V zastoupení dokumenty, které podepisuje starosta.
4.5.
Tajemnice zejména podepisuje: 4.5.1. Dokumenty vyplývající z funkce statutárního orgánu zaměstnavatele - opatření podle prac. řádu, pracovní smlouvy pro zaměstnance zařazené do MěÚ, mzdové výměry apod. 4.5.2. Dokumenty vzniklé z jednání tajemnice za MěÚ. 4.5.3. Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření, případně interní instrukce týkající se práce odborů k zabezpečení jejich spolupráce při plnění úkolů,
-2-
k zabezpečení státní správy, k zabezpečení materiálně technického vybavení MěÚ apod. 4.5.4. Dokumenty zabezpečující odbornou přípravu pracovníků MěÚ (přihlášky na školení apod.). 4.5.5. Pokyny pro organizaci přípravy materiálů do RM a ZM. 4.5.6. Dokumenty související se sociálním fondem MěÚ. 4.6.
Podepisování dokumentů MěÚ se řídí zásadou, že práci odboru řídí a odpovídá za ni jeho vedoucí. Vedoucí odboru podepisuje zejména dokumenty při: 4.6.1. Výkonu samosprávy. 4.6.2. Realizaci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 4.6.3. Odborném vedení a metodické pomoci organizacím a zařízením města. 4.6.4. Zpracování odborných podkladů pro jednání ZM, RM a jejich orgánů. 4.6.5. Spolupráci s ostatními orgány státní správy. 4.6.6. Projednávání stížností občanů.
4.7.
V době nepřítomnosti vedoucího odboru podepisuje dokumenty uvedené pod bodem 4.6. určený pracovník odboru - zástupce vedoucího.
4.8.
V odůvodněných případech může vedoucí odboru rozhodnout, že určené dokumenty v oblasti samosprávy budou podepisovat jiní pracovníci odboru. Toto oprávnění vymezí pracovníkům v pracovní náplni.
4.9.
Oprávněná úřední osoba podepisuje zejména dokumenty při: 4.9.1. Výkonu státní správy – viz příloha č.2 Organizačního řádu.
4.10. Podepisování účetních dokladů 4.10.1. Podepisování účetních dokladů se řídí vnitřní směrnicí Systém účetnictví a finanční kontroly a vnitřní směrnicí Hospodaření s majetkem města a jeho evidence.
Čl. 5 Elektronický podpis 5.1.
Pro používání uznávaného elektronického podpisu platí stejná pravidla jako u podepisování dokumentů v analogové podobě.
5.2.
Pracovníci oprávněni k použití uznávaného elektronického podpisu, v souladu s tímto podpisovým řádem , jsou uvedeni v příloze podpisového řádu.
Čl. 6 Závěrečná ustanovení 6.1.
Přílohou podpisového řádu je přehled osob (včetně analogových podpisových vzorů) pověřených podepisováním písemností.
6.2.
Podpisový řád, jeho změny a doplňky vydává tajemnice MěÚ po předchozím projednání s vedením města.
V Kojetíně dne 30.09.2009 Ing. Mojmír Haupt v.r. starosta
Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ
-3-
Podpisové vzory osob pověřených analogovým podepisováním dokumentů Města Kojetína a MěÚ Kojetín podle Podpisového řádu MěÚ ke dni 1.10.2009
starosta
Ing. Mojmír Haupt
______________________
místostarosta
Ing. Jiří Šírek
______________________
tajemník
Jiřina Páleníková
______________________
- vedoucí
Drahomíra Fíková
______________________
- zástupce
Dana Chytilová
______________________
- vedoucí
Ing. Dušan Laboň
______________________
- zástupce
Petra Šachová
______________________
- vedoucí
Bc.Ludmila Prokešová,DiS. ______________________
- zástupce
Bc. Alice Přehnalová
______________________
- vedoucí
Bc. Jiří Stav
______________________
- zástupce
Jana Bosáková
______________________
- vedoucí
Bc.Jana Nakládalová
______________________
- zástupce
Jana Orálková
______________________
odbory MěÚ:
FO
MIM
SV
VŽPD
VVŠK
-4-
Oprávněné úřední osoby v rozsahu oprávnění uvedeném v příloze č. 2 organizačního řádu
FO
odbor MIM
odbor SV
odbor VŽPD
odbor VVŠK
Jiřina Látalová
______________________
Dana Chytilová
______________________
Šárka Pospíšilová, DiS.
______________________
Ing.Dušan Laboň
______________________
Bc.Ludmila Prokešová,DiS.______________________ Bc. Alice Přehnalová
______________________
Vlasta Bartáková
______________________
Jana Kotoučová
______________________
Jitka Petruželová
______________________
Simona Šlampová, DiS.
______________________
Lucie Zlámalová, DiS.
______________________
Bc. Jiří Stav
______________________
Jana Bosáková
______________________
Jana Bartková
______________________
Eliška Izsová
______________________
Romana Mrázková
______________________
Bc.Jana Nakládalová
______________________
Jarmila Vašíčková,Dis.
______________________
Jana Filípková,Dis.
______________________
Hana Rohová
______________________
Markéta Rádlová
______________________
Michaela Daňková
______________________
-5-
Další oprávnění: odbor VVŠK:
matriční agenda
vidimace,legalizace
CzechPoint
- matrikářka
Jarmila Vašíčková, DiS.
______________________
- matrikářka
Bc. Jana Nakládalová
______________________
- matrikářka
Michaela Daňková
______________________
- matrikářka
Jana Filípková,DiS
______________________
Jarmila Vašíčková, DiS.
______________________
Jana Filípková, DiS
______________________
Bc. Jana Nakládalová
______________________
Michaela Daňková
______________________
Jarmila Vašíčková, DiS.
______________________
Jana Filípková, DiS.
______________________
-6-
Osoby oprávněné k podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem
Vedení města: Ing. Mojmír Haupt; Ing. Jiří Šírek; Jiřina Páleníková Odbor VŽPD: Bc. Jiří Stav; Jana Bartková; Jana Bosáková; Eliška Izsová; Romana Mrázková Odbor VVŠK: Bc. Jana Nakládalová; Jana Bradnová; Michaela Daňková; Jana Filípková, DiS.; Jana Orálková; Markéta Rádlová; Hana Rohová; Jarmila Vašíčková, DiS.; Michal Zatloukal
Odbor SV: Bc. Ludmila Prokešová, DiS., Bc. Alice Přehnalová; Simona Šlampová, DiS.; Jana Kotoučová; Jitka Petruželová; Lucie Zlámalová, DiS.
Odbor MIM: Ing. Dušan Laboň; Šárka Pospíšilová, DiS.; Petra Šachová, Markéta Calabová Finanční odbor: Drahomíra Fíková; Dana Chytilová; Jiřina Látalová Městská policie: Jiří Hübner; Radek Douděra; Kamil Frei; Petra Koňárková; Jaroslav Kratochvíl; František Kraváček; Zdeněk Pechar
V Kojetíně dne 23.11.2009
Ing. Mojmír Haupt v.r. starosta
Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ
-7-
Oprávněné úřední osoby v rozsahu oprávnění uvedeném v příloze č. 2 organizačního řádu odbor SV k 1.1.2010
Odbor SV
Bc.Ludmila Prokešová,DiS.______________________ Bc. Alice Přehnalová
______________________
Bc.Petra Rozehnalová,DiS ______________________ Jana Kotoučová
______________________
Jitka Petruželová
______________________
Lucie Zlámalová, DiS.
______________________
V Kojetíně dne 30.12.2009
Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ
-8-
