Město Černošice. Finanční řád

Město Černošice

Finanční řád Vnitřní předpis č. 7

Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0

Číslo vydání: 2.0

Finanční řád

Datum Zpracoval

Jméno, příjmení

Podpis

Ing. Anna Hrabáková Mgr. Ivana Novotná-Kuzmová, DiS.

Ověřil

Ing. Jana Ullrichová

Schválil

Mgr. Filip Kořínek Mgr. Jan Louška

Vnitřní předpis v listinné podobě je uložen na útvaru interního auditu. Vnitřní předpis v elektronické podobě je uložen na intranetu MěÚ Černošice. Záznam o provedení revize Revize č. List číslo a bod


Popis změny

Číslo revize: 0

Datum revize

Zpracoval

Ověřil a schválil

Číslo vydání: 2.0 Stránka: 2

Finanční řád

Záznam o seznámení Potvrzuji, že jsem se seznámil(a) s vnitřním předpisem č. 7 Města Černošice verze č. 2.0, FINANČNÍ ŘÁD, který je uložen na intranetu. Prokazatelně zajistím seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s tímto vnitřním předpisem nejpozději do doby jeho nabytí účinnosti. VÝTISK č. 1

JMÉNO A PŘÍJMENÍ

NÁZEV ODBORU

Mgr. Jan Louška

tajemník městského úřadu

Ing. Anna Hrabáková

útvar interního auditu

Mgr. Ivana Novotná-Kuzmová, DiS.

odbor vnitřních věcí

JUDr. Markéta Fialová

odbor životního prostředí

Ing. Hana Vyhnalová

odbor obecní živnostenský úřad

Mgr. Jiří Toman

správní odbor

Mgr. Jan Matoušek

odbor sociálních věcí a zdravotnictví

Martin Šebek

odbor informatiky

Ing. Jana Ullrichová

finanční odbor

Ing. Helena Ušiaková Jiří Jiránek Renáta Petelíková Mgr. Pavel Blaženín Miroslav Strejček

odbor územního plánování odbor investic a správy majetku odbor technických služeb odbor školství, kultury a cestovního ruchu odbor Dům s pečovatelskou službou

Ing. arch. Marie Špačková

odbor stavebního úřadu

Bc. Gregor Dušička, DiS.

městská policie


DATUM, PODPIS

Číslo revize: 0


Finanční řád Obsah 1 ÚVODNÍ USTANOVENÍ ......................................................................................................7 1.1 Působnost finančního řádu .......................................................................................................7 1.2 Zkratky .....................................................................................................................................7 2 PRAVIDLA FINANČNÍ KONTROLY ................................................................................8 2.1 Veřejnosprávní kontrola ...........................................................................................................8 2.2 Vnitřní kontrolní systém ...........................................................................................................8 2.3 Řídící kontrola ..........................................................................................................................8 2.3.1 Fáze řídící kontroly: .................................................................................................................8 2.3.2 Předběžná kontrola ...................................................................................................................9 2.3.3 Pravidla pro provádění kontroly pro příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní .....10 2.3.4 Průběžná a následná řídící kontrola ........................................................................................10 2.4 Formuláře ...............................................................................................................................10 2.5 Interní audit ............................................................................................................................11 2.6 Rizika a jejich řízení jako součást finanční kontroly..............................................................11 2.7 Podpisové vzory .....................................................................................................................12 2.8 Vzory dokumentů ...................................................................................................................12 3 OBĚH DOKUMENTŮ .........................................................................................................13 3.1 Účetní doklad..........................................................................................................................13 3.1.1 Náležitosti účetního dokladu ..................................................................................................13 3.2 Základní členění účetních dokladů .........................................................................................13 3.2.1 Opravy v účetních dokladech .................................................................................................14 3.2.2 Oběh účetních dokladů ...........................................................................................................14 3.2.3 Třídění účetních dokladů ........................................................................................................14 3.2.4 Přezkoušení účetních dokladů ................................................................................................14 3.2.5 Zaúčtování účetních dokladů ..................................................................................................15 3.2.6 Další účetní dokumentace.......................................................................................................15 3.3 Předávání účetních dat ............................................................................................................15 3.4 Účetní případy ........................................................................................................................15 3.4.1 Základní účetní případy ..........................................................................................................15 3.4.2 Pokladní doklady ....................................................................................................................18 3.4.3 Další účetní případy................................................................................................................18 3.4.4 Mzdy (platy) ...........................................................................................................................18 3.4.5 DPH, DIČ ...............................................................................................................................20 3.5 Účtování v některých případech .............................................................................................20 3.6 Ukládání, archivace a skartace dokumentů ............................................................................20 4 HOSPODAŘENÍ S MOVITÝM MAJETKEM MĚSTA..................................................21 4.1 Základní pojmy.......................................................................................................................21 4.2 Nehmotný a hmotný majetek.................................................................................................21 4.2.1 Dlouhodobý nehmotný majetek .............................................................................................21 4.2.2 Dlouhodobý hmotný majetek .................................................................................................22 4.3 Obsah vlastnického práva k věci ............................................................................................22 4.4 Hospodaření s majetkem ........................................................................................................22 4.4.1 Nabývání majetku ...................................................................................................................22 4.4.2 Evidence nového majetku.......................................................................................................23 4.4.3 Přebytečný a neupotřebitelný majetek....................................................................................23 4.4.4 Nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem ......................................................24 4.4.5 Likvidace majetku ..................................................................................................................24 4.4.6 Převody majetku .....................................................................................................................25 4.4.7 Převod majetku za úplatu – prodej ........................................................................................25 4.4.8 Bezúplatný převod - dar ........................................................................................................25 Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád 4.4.9 5 5.1 5.2 5.2.1 5.3 5.4 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6.3.9 6.3.10 6.3.11 6.3.12 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.7 6.8 7 7.1 7.2 7.2.1 7.3 7.3.2 7.3.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.6 7.7

Pronájem majetku, výpůjčka ..................................................................................................26 ODPISOVÝ PLÁN ...............................................................................................................27 Zásady pro odepisování majetku ............................................................................................27 Odpisový plán .........................................................................................................................27 Majetek pořízený od roku 2012 ..............................................................................................28 Změny v postupech.................................................................................................................29 Související právní předpisy ....................................................................................................30 INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ ................................................................31 Cíl a obsah inventarizace ........................................................................................................31 Základní pojmy tohoto předpisu .............................................................................................31 Inventarizační činnosti............................................................................................................32 Příprava inventarizace ............................................................................................................32 Plán inventur...........................................................................................................................32 Inventarizační komise .............................................................................................................33 Hlavní inventarizační komise .................................................................................................34 Dílčí inventarizační komise ....................................................................................................34 Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky ......................................35 Účast odpovědného zaměstnance ...........................................................................................35 Součinnost ..............................................................................................................................35 Připojování podpisových záznamů .........................................................................................35 Ověřovací dopisy pohledávek a závazků ...............................................................................35 Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů .....................................................................................................................................36 Postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy ....................................................................36 Druhy inventarizací ................................................................................................................36 Další inventarizační činnosti ..................................................................................................36 Inventarizační identifikátor ....................................................................................................36 Seznam inventarizačních identifikátorů .................................................................................37 Inventurní soupis a dodatečný inventurní soupis ...................................................................37 Inventurní soupis a dodatečný inventurní soupis je vyhotovován v rozsahu .........................37 Inventurní soupisy a dodatečné inventurní soupisy obsahují ve vztahu k předmětu účetnictví ................................................................................................................................................37 Příloha inventurního soupisu obsahuje alespoň .....................................................................37 Příloha dodatečného inventurního soupisu obsahuje alespoň ................................................37 Inventarizační zpráva..............................................................................................................38 Vzory dokumentů ...................................................................................................................38 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK ............................................................................................39 Vymezení základních pojmů ..................................................................................................39 Evidence pohledávek ..............................................................................................................39 Datum vzniku účetního případu .............................................................................................39 Režim nakládání s pohledávkami ...........................................................................................39 Evidence postupu vymáhání pohledávek ...............................................................................41 Povolování splátek nebo odklad splatnosti.............................................................................41 Pravomoc k rozhodnutí o schválení splátek a o odkladu splatnosti .......................................42 Pohledávky vyplývající z výkonu samostatné působnosti .....................................................42 Penalizace pohledávek po splatnosti ......................................................................................42 Prominutí pohledávky ............................................................................................................42 Pohledávky vyplývající z výkonu samosprávných činností ...................................................42 Pohledávky vyplývající z výkonu přenesené působnosti .......................................................43 Odpis pohledávek ...................................................................................................................43 Vzory dokumentů ...................................................................................................................43


Číslo revize: 0


Finanční řád 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.4 9 10 11

ÚČETNÍ ROZVRH ..............................................................................................................44 Systém zpracování účetnictví .................................................................................................44 Používaný účetní systém ........................................................................................................44 Seznam účetních knih .............................................................................................................44 Účtový rozvrh .........................................................................................................................44 Dokladové řady ......................................................................................................................44 Stanovení okamžiku uskutečnění účetního případu ...............................................................44 Účtování .................................................................................................................................44 Příjmový a výdajový okruh ....................................................................................................44 Oceňování majetku a závazků ................................................................................................44 Účtování cenin ........................................................................................................................45 Účtování zásob .......................................................................................................................45 Časové rozlišení nákladů ........................................................................................................45 Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih ..............................................................45 Postup účetní závěrky .............................................................................................................45 Sestavení účetní závěrky ........................................................................................................45 Otevírání účetních knih na počátku účetního období, uzavírání účetních knih .....................45 Účtový rozvrh .........................................................................................................................45 PŘECHODNÉ OBDOBÍ......................................................................................................46 ZÁVAZNOST A ZRUŠOVACÍ USTANOVENÍ ...............................................................46 PŘÍLOHY .............................................................................................................................46


Číslo revize: 0


Finanční řád

1 ÚVODNÍ USTANOVENÍ 1.1     

Působnost finančního řádu upravuje způsob, formu, lhůty a činnost zaměstnanců města, kteří se podílejí na hospodářských a účetních operacích, jejich nařizování, kontrole a přezkušování až po zaúčtování; popisuje systém evidence, správy a vymáhání pohledávek Města Černošice; stanovuje odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku; upravuje provádění inventarizací veškerého majetku a závazků, jiných aktiv a jiných pasiv (vlastních zdrojů a rezerv), podrozvahových účtů a ostatní evidence; hospodaření s movitým majetkem města.

1.2 Zkratky ČÚS český účetní standart DDP daně, dávky, pohledávky DIČ daňové identifikační číslo DIK dílčí inventarizační komise DPH daň z přidané hodnoty DÚ depozitní účet ES ekonomický systém Ginis EPK elektronická podpisová kniha FO finanční úřad HIK hlavní inventarizační komise IČ identifikační číslo KDF kniha došlých faktur KOF kniha odeslaných faktur KÚ krajský úřad MAJ modul evidence majetku MěÚ městský úřad MF ČR ministerstvo financí MP městská policie OI odbor informatiky OISM odbor investic a správy majetku ORJ organizační jednotky OVV odbor vnitřních věcí PAP pomocný analytický přehled POU kniha poukazů PPD příprava pokladního dokladu PRE kniha převodních poukazů SML evidence smluv/objednávek UCR účetní a rozpočtové výstupy UZ účelový znak ZBÚ základní běžný účet


Číslo revize: 0


Finanční řád

2 PRAVIDLA FINANČNÍ KONTROLY 2.1 Veřejnosprávní kontrola Město Černošice vytváří systém finanční kontroly, kterým zajišťuje finanční kontrolu, jak svého hospodaření, tak i hospodaření svých organizačních složek a příspěvkových organizací ve své působnosti. Současně zajišťuje prověřování přiměřenosti a účinnosti tohoto systému a pravidelně, nejméně 1x ročně, jeho hodnocení. Město Černošice vykonává veřejnosprávní kontrolu u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim poskytuje. 2.2 Vnitřní kontrolní systém Vnitřní kontrolní systém zahrnuje:  finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími pracovníky jako součást vnitřního řízení města Černošice při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečněných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následné prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen „řídící kontrola“);  organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly včetně prověřování správnosti vybraných operací (dále jen „interní audit“). Kontrolními metodami se rozumí  zjištění skutečného stavu hospodaření a jeho porovnání s dokumentací;  sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky;  šetření a ověřování skutečností týkajících se příslušných operací, vč. kontrolních výpočtů;  analýza údajů z informačních databází a vyhodnocení jejich vzájemných vztahů. Kontrolními postupy se rozumí  schvalovací postupy – zajišťují prověření podkladů připravovaných operací, vč. jejich případného pozastavení při zjištění nedostatků;  operační postupy – zajišťují úplný a přesný průběh operací, vč. jejich vypořádání, vyúčtování a podchycení v evidenci;  hodnotící postupy – zajišťují porovnání údajů uložených v informačním systému s údaji z výkazů a hlášení a dále jejich porovnání se schválenými rozpočty;  revizní postupy – prověřuje se jimi správnost vybraných operací, vč. vyhodnocování účinnosti vnitřních finančních kontrol. Součástí kontrolních metod a postupů jsou i auditní metody a auditní postupy k naplnění požadavků přímo použitelných předpisů Evropských společenství. Při takovýchto kontrolách posuzují kontrolní orgány přiměřenost a účinnost systému finanční kontroly a správnosti operací. 2.3 Řídící kontrola Řídící kontrola je nejdůležitější vnitřní součástí systému finančního řízení. Je nedílnou součástí pracovních povinností všech vedoucích pracovníků. 2.3.1   

Fáze řídící kontroly: předběžná kontrola – přezkum operací před provedenou činností; průběžná kontrola – přezkum operací v průběhu činnosti; následná kontrola – přezkum operací po uskutečněné činnosti.


Číslo revize: 0


Finanční řád 2.3.2 Předběžná kontrola Vedoucí zaměstnanci, starosta a jimi pověření zaměstnanci zajišťují předběžnou kontrolu pro připravované operace před jejich uskutečněním. Zjistí-li, že nelze operaci nelze uskutečnit, navrhnou rozpočtové opatření dle Pravidel pro schvalování rozpočtových opatření, které schvaluje zastupitelstvo města. Termíny pro realizaci rozpočtového opatření jsou schváleny radou města nebo zastupitelstvem města a jsou uvedeny v programu TED. V případě, že není uveden termín, rozpočtové opatření bude realizováno nejpozději do 5 pracovních dnů od zveřejnění zápisu. Rozpočtová opatření v pravomoci vedoucí finančního odboru (dle pověření rady města) budou realizována nejpozději do 3 pracovních dnů.

  

2.3.2.1 Subjekty předběžné řídící kontroly jsou: příkazce operace; správce rozpočtu; hlavní účetní.

Příkazce operace - starosta, místostarosta, tajemník městského úřadu nebo jím pověřený zaměstnanec (pověření = schválení podpisového vzoru) oprávněný k nakládání s veřejnými prostředky města dle vnitřních předpisů města, dle schváleného rozpočtu města. Zodpovědný za správu přidělených paragrafů a postupuje dle vyhlášky č. 416/2004Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (především § 11, § 12, § 13 a § 14 výše uvedené vyhlášky). Příkazce operace schvaluje jako vedoucí orgánu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, poskytnutí zálohy kdy nad částku 20 000,- Kč je povinen si vyžádat souhlas starosty (posuzující v EPK). Výdaje, které jsou uskutečňovány na základě smluv, se již nedokládají záznamem o předběžné kontrole, neboť ta byla již provedena při uzavírání smluv. Příjmy před vznikem nároku do výše rozpočtu jsou podepsány příkazcem operace (starostou) – podepsaný schválený rozpočet města. Příjmy po vzniku nároku jsou podepisovány vedoucí finančního odboru na základě pověření (pověření = schválení podpisového vzoru starostou). Správce rozpočtu - rozpočtář odpovědný za správu rozpočtu. Správce rozpočtu kontroluje, zda připravovaná operace je v souladu se zákonnými pravidly pro rozpočtové hospodaření města, v mezích schválených limitů rozpočtových prostředků města a postupuje dle vyhlášky č. 416/2004Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (především § 13 výše uvedené vyhlášky). Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, schválí připravovanou operaci svým podpisem. Jednotlivé výdaje rozpočtu schvalují podpisem pověření zaměstnanci na určeném formuláři dle podpisového vzoru. Shledá-li správce rozpočtu nedostatky, přeruší schvalovací proces a oznámí písemně příkazci operace důvod neschválení procesu. Hlavní účetní – zaměstnanec, který je zodpovědný za vedení účetnictví města a postupuje dle vyhlášky č. 416/2004Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (především § 12, a § 14 výše uvedené vyhlášky). Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, schválí příkaz k platbě svým podpisem a předá k zajištění platby. U výdajů realizovaných v hotovosti prostřednictvím modulu PPD, plní funkci hlavní účetní příslušná pokladní, na jejíž pokladně se realizuje výdaj do výše 2 000,- Kč kromě cestovních příkazů. U cestovních příkazů plní funkci hlavní účetní pokladní v plném rozsahu. Cestovní příkazy nejsou realizovány v elektronickém oběhu dokumentů. Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád Účetní, která účtuje příjmy plní funkci hlavní účetní v oblasti příjmů, kromě dotačních titulů na ZBÚ ve všech bankovních ústavech. Posuzující (útvar interního auditu) - prověří dodržení procesního postupu schvalování závazku (objednávky/smlouvy). 2.3.3 Pravidla pro provádění kontroly pro příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní  Nelze sloučit funkci příkazce operace a správce rozpočtu.  V rámci předběžné kontroly nepodléhají povinnosti odsouhlasení příkazcem operace výdaje, který se týkají čerpání osobního konta ze sociálního fondu (viz kolektivní smlouva).  Před uskutečněným výdajem v rámci předběžné kontroly může být vyplacena záloha. Vyúčtování jednorázové zálohy je nutné nejpozději do 5 pracovních dnů po splnění účelu.  Správní poplatek podle § 7 zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, lze vrátit na žádost osoby, která poplatek zaplatila. Odbor, který správní poplatek předepsal, je povinen vydat rozhodnutí o vrácení správního poplatku. Rozhodnutí podepisuje vedoucí odboru. Rozhodnutí se vydá podle zákona č. 280/2009 sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Poplatek lze vyplatit v hotovosti – vrací se z příjmové pokladny (vede se v PPD, v případě převodu vede se v POU). 2.3.4 Průběžná a následná řídící kontrola Vedoucí zaměstnanci, starosta a jimi pověření zaměstnanci zajišťují průběžnou a následnou kontrolu vybraných operací, která zahrnuje:  dodržování stanovených podmínek a postupů při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací;  přizpůsobování uskutečňovaných operací rizikům při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek;  provádění včasných a přesných zápisů o uskutečňovaných operacích;  zajišťování včasné přípravy stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv;  přezkoumávání operací z hlediska souladu s právními předpisy, schváleným rozpočtem, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo s jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňující kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti;  přijatá opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik. Následnou finanční kontrolu provádí hlavní účetní a výběrově také vedoucí FO prostřednictvím ekonomického systému GINIS EKO. Vedoucí FO provádí o této kontrole záznam. Výstupy dle vlastních potřeb a kritérií lze získat v modulu UCR. Výstupy za uplynulý měsíc (s výjimkou ledna, kdy se leden a únor uzavírají společně) jsou konečné vždy nejpozději k 15. dni v měsíci následujícím. 2.4

Formuláře

Průvodka faktury – likvidační záznam faktury – je elektronicky podepsána v EPK. Průvodka poukazu – likvidační záznam – Poukaz výdajový – je výstupem modulu POU, je vystavena po schválení krytí zaměstnancem města, který tuto operaci v systému provedl. Poukaz se použije pro veškeré platby za výdaje realizované převodem z účtu města na účty externích subjektů s výjimkou výdajů evidovaných v modulu KDF. Je elektronicky podepsána v EPK.


Číslo revize: 0


Finanční řád Průvodka k pokladnímu dokladu – je výstupem modulu PPD, je vystavena po schválení krytí zaměstnancem města, který tuto operaci v systému provedl. Průvodka se použije v případě vyúčtování nákupu za hotové – podklad pro pokladní – výdajový pokladní doklad. Přílohou jsou nalepené paragony a jiné prvotní doklady za uskutečněné drobné nákupy. Je elektronicky podepsána v EPK. Interní sdělení – pokyn pro finanční odbor (pokladnu) k realizaci výdajů ze sociálního fondu pro výplatu příspěvku v hotovosti pokladnou. Není zatím výstupem systému GINIS EKO. Formulář se používá také v případě, kdy zaměstnanec v souladu s pravidly pro poskytování příspěvku ze sociálního fondu skládá do pokladny hotovost. Cestovní příkaz – obecný formulář - slouží pro vyúčtování výdajů spojených s pracovní cestou. Lze likvidovat i v modulu PPD, cestovní příkaz pak tvoří přílohu průvodky. Není součástí EPK. 2.5 Interní audit Pravomoci interního auditu upravuje zákon o finanční kontrole a vyhláška č. 416/2002 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému města a plní úkoly dle § 28 zákona o finanční kontrole. Výkon interního auditu u příspěvkových organizací zřizovaných městem zajišťuje útvar interního auditu ve spolupráci s finančním odborem, zajišťují veřejnosprávní kontroly podle části druhé zákona 320/2001 Sb., (§ 29 odst. 5 zákona). Interní audit zahrnuje zejména:  finanční audit – ověření údajů v účetnictví a finančních výkazech,  audit systémů - prověřuje a hodnotí fungování systémů,  audit výkonu – zkoumá hospodárnost, efektivnost a účelnost operací. Interní audit zjišťuje, zda:  právní předpisy, přijatá opatření, usnesení a stanovené postupy (vnitřní směrnice) jsou v činnosti města dodržovány,  rizika vztahující se k činnosti města jsou včas rozpoznávána, a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení,  zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny právních, ekonomických provozních a jiných podmínek,  dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy poskytují dostatečné ujištění, že schválené změny a cíle města budou splněny,  řídící kontrola poskytuje starostovi města spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace. 2.6 Rizika a jejich řízení jako součást finanční kontroly Obecná definice rizika Riziko jako takové představuje ohrožení, nejistotu při každé činnosti, kterou vyvíjí město při zabezpečování svého poslání. Riziko je hrozba, že může nastat událost s nepříznivým vlivem na schopnost organizace dosáhnout stanovených cílů a úkolů nebo na schopnost organizace úspěšně uplatňovat její strategii. Charakterizuje ho pravděpodobnost nebo možnost toho, že tato událost nastane a že pokud k ní skutečně dojde, bude mít za následek nežádoucí dopad na činnost organizace a na její schopnost dosahovat stanovených cílů. Povinnost zaměstnance v této oblasti je předcházení rizikům, jejich minimalizace a provádění standardizace procesů, která ve své podstatě rizika buď přímo vylučuje, či alespoň minimalizuje. Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád Vedoucí zaměstnanec jednou ročně provádí analýzu rizik a aktualizuje mapu rizik z hlediska finanční kontroly (nejpozději do 1. 10.). Mapa rizik je umístěna na disku „P“ dle jednotlivých odborů. Postup v určení míry rizika a významnosti, řízení a eliminaci rizik upravuje Příručka kvality. 2.7 Podpisové vzory Originál podpisových vzorů (příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní a za věcnou správnost) je uložen na útvaru interního auditu. Elektronické podpisové vzory vede odbor informatiky. Pracoviště hlavní účetní, pokladny obdrží vždy při změnách fotokopii. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní a za věcnou správnost a z toho plynoucích změn kompetencí a odpovědností, včas písemně oznámí úsek personální útvaru interního auditu a odboru informatiky, aby útvar interního auditu a odbor informatiky zajistil včasnou aktualizaci vzorů podpisů. 2.8 Vzory dokumentů Vzory dokumentů jsou uloženy na intranetu anebo jsou součástí ekonomického systému GINIS.


Číslo revize: 0


Finanční řád

3 OBĚH DOKUMENTŮ Základním orgánem města vykonávajícím metodické řízení v oblasti oběhu účetních dokladů a vedení účetní evidence je FO. Všichni, kteří se podílejí na oběhu účetních dokladů, jsou povinni řídit se metodickými pokyny vedoucího FO. 3.1 Účetní doklad Účetní doklad je průkazný účetní záznam těch operací, které mají být zachyceny v účetnictví a je nejdůležitějším prvkem průkaznosti účetnictví. Účetní doklady jsou tedy podkladem pro účetní případ a prokazují, že se uskutečnil. V účetních dokladech se zachycují operace, které znamenají změny v majetkových složkách, závazcích, příjmech a výdajích účetní jednotky. 3.1.1 Náležitosti účetního dokladu Aby mohl být určitý dokument považován za účetní doklad, musí obsahovat povinné náležitosti stanovené zákonem1. Není přitom směrodatné, zda jsou tyto údaje na jednom listě, či plynou z doložení více písemností, jako jsou např. smlouvy, objednávky aj. Naopak, obsahuje-li jiná písemnost než účetní doklad všechny náležitosti účetního dokladu požadované zákonem, lze ji použít jako rovnocenný doklad. Účetní doklad musí obsahovat:  označení účetního dokladu;  obsah účetního případu a jeho účastníky, včetně uvedení IČ (je-li přiděleno);  peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství;  okamžik vyhotovení účetního dokladu;  okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu;  podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování – viz část o řídící kontrole. Pokud nastane rozdíl mezi daty uvedenými v předchozím ustanovení, je považován za okamžik uskutečnění účetního případu okamžik, ve kterém dojde ke splnění dodávky, platbě závazku, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, převzetí dluhu, zjištění manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo z vnitřní organizace práce, které jsou předmětem jejího účetnictví. Při převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za den uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu, přičemž může dojít k následné korekci podle skutečností, které nastaly. 3.2 Základní členění účetních dokladů Účetními doklady jsou zejména:  bankovní výpisy o pohybech na účtech;  došlé faktury;  vydané faktury;  platební poukazy;  příjmové a výdajové pokladní doklady;  interní účetní doklady, např. mzdové sestavy, opravné doklady, zápis hlavní inventarizační komise, dokumentace škodních událostí a protokoly o likvidaci majetku apod.; 1

§ 11 zákona o účetnictví


Číslo revize: 0


Finanční řád 

další doklady a podklady, např. smlouvy, objednávky apod.

Druh dokladu určuje metodika zveřejněná na intranetu. 3.2.1 Opravy v účetních dokladech Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví2 a musí být vždy:  označeny datem a podpisem zaměstnance odpovědného za provedení opravy, tj. příslušného správce nebo pracovnice FO;  provedeny tak, aby bylo možno zjistit jak obsah opravovaného dokladu před opravou, tak jeho obsah po opravě. Je-li již účetní případ zaúčtován, provádí opravu zaúčtování pouze zaměstnanci FO nebo správce rozpočtu, a to formou opravného dokladu, který musí být takto označen a dále na něm musí být uvedeno:  číslo dokladu dle zvláštní číselné řady;  číslo a datum zaúčtování původního dokladu;  důvod a obsah opravy;  potvrzení zaměstnancem FO nebo správcem rozpočtu. 3.2.2 Oběh účetních dokladů Oběhem účetních dokladů se rozumí proces vyhotovení dokladu nebo jeho přijetí až po archivování, popř. skartaci. Musí být organizován tak, aby zajišťoval správný postup zpracování dokladů a zajistil a usnadnil jejich přezkušování. Činnosti při oběhu účetních dokladů jsou:  třídění;  přezkušování;  zaúčtování;  uschovávání, resp. archivace – řeší spisový a skartační řád;  vyřazování, resp. skartace – řeší spisový a skartační řád. Průběžně avšak minimálně jednou za měsíc vedoucí FO provede kontrolu u minimálně 5 faktur a taktéž u poukazů a pokladních dokladů. O této kontrole proveden záznam. 3.2.3 Třídění účetních dokladů Třídění účetních dokladů znamená jejich rozdělení dle obsahu, např. došlé faktury, vydané faktury, pokladní doklady aj. Roztříděné účetní doklady se automaticky číslují v ES GINIS podle pevného systému souvislých číselných řad. 3.2.4 Přezkoušení účetních dokladů Přezkoušení účetních dokladů znamená ověření přípustnosti zaznamenaných operací a správnosti uvedených údajů. Každý účetní doklad musí být přezkoušen po stránce věcné a formální a to vždy před zaúčtováním. Přezkušování věcné správnosti spočívá v ověření souladu zápisu na účetním dokladu se skutečností, tj. ověření rozsahu dodávky, došlé služby a její provedení, ověření plnění ve vazbě na objednávku je-li k dispozici, správnosti uvedeného množství a ceny včetně DPH, dodržení podmínek ze smlouvy s dodavatelem, jakož i správnost číselných údajů. 2

§ 35 zákona o účetnictví


Číslo revize: 0


Finanční řád Pro přezkušování věcné správnosti účetních dokladů pro jednotlivé typy operací jsou určeni zaměstnanci pro každou část rozpočtu – viz část o řídící kontrole. Je-li na účetním dokladu pouze podpis vedoucího odboru, znamená to, že přezkoušel i věcnou správnost. Přezkušování formální správnosti provádějí odpovědní zaměstnanci FO, kteří zkoumají oprávněnost osob odpovědných za účetní případ a úplnost předepsaných náležitostí účetních dokladů. 3.2.5 Zaúčtování účetních dokladů Zaúčtování dokladů provádí účetní FO dle dispozic jednotlivých správců a nastavených předkontací v systému GINIS. 3.2.6 Další účetní dokumentace Vedle účetních dokladů patří mezi účetní písemnosti také:  účetní knihy, a to hlavní kniha, deník a kniha analytických účtů a kniha inventarizace majetku;  účetní výkazy, a to Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Příloha, Přehled o peněžních tocích a Přehled o změnách vlastního kapitálu;  finanční výkazy, a to např. Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí Fin 2-12 M;  inventarizační soupisy majetku, mzdové listy apod. 3.3 Předávání účetních dat Předávání účetních dat a současně přijímání zpětné informace zajišťuje vedoucí FO spolu s hlavní účetní, případně dalším zaměstnancem FO. Zasílání dat se realizuje z účetnictví města přímo do Centrálního systému účetních informací státu (dále jen „CSÚIS“) a musí být respektovány postupy dle Vyhlášky č. 383/2009 Sb. 3.4 Účetní případy 3.4.1 Základní účetní případy 3.4.1.1 Objednávky Příkazce operace, popř. jiný pověřený zaměstnanec, který objednává dodávku, práci nebo službu (objednatel), je povinen vystavit objednávku, nebo uzavřít smlouvu3 v souladu s obecně závaznými předpisy4 a vnitřním předpisem. Za úplnost údajů na objednávce, přípustnost a finanční krytí rozpočtem vždy zodpovídá příkazce operace. Podepsat objednávku je oprávněn zaměstnanec dle vnitřních předpisů a dále zodpovídá za řádné vedení úplné knihy objednávek v ES GINIS (SML), ve kterém jsou objednávky, chronologicky číslovány. Schvalování a podepisování finančního krytí podle finanční kontroly probíhá v EPK. 3.4.1.2 Došlé faktury a platební poukazy Základní oběh přijatých faktur Oběh faktur probíhá po prvotní evidenci ve spisové službě mimo spisovou službu, a to v ES GINIS – modul KDF. Zaměstnanci podatelny vytřídí došlé faktury z došlé pošty, provedou jejich prvotní evidenci ve spisové službě, zajistí připojení elektronického obrazu faktury prostřednictvím skenovací linky a následně zajistí předání originálů faktur na FO. FO zajistí zaevidování faktury a provázání na SML do příslušné knihy došlých faktur (dále jen „KDF“). 3 4

dle občanského zákoníku nebo obchodního zákoníku např. zákon o obcích a zákon o veřejných zakázkách


Číslo revize: 0


Finanční řád Není-li faktura doručena přímo na podatelnu, nebo je-li v obálce s adresou na konkrétní jméno a podatelna tedy nesmí tuto obálku otevřít, případně je faktura součástí balíku s dodávku zboží doručeného mimo podatelnu, je zaměstnanec, který fakturu takto obdrží povinen neprodleně předat fakturu k evidenci podatelně dle předchozího odstavce. Náležitosti došlé faktury Faktura (daňový doklad) je doklad, v němž dodavatel požaduje vyplacení určité peněžní částky v průběhu dodávky, realizace díla či poskytované služby. Je-li faktura vystavená plátcem DPH, pak musí obsahovat DPH a další náležitosti stanovené obecně závaznými předpisy5, vždy však soupis provedených prací. Tato příloha obsahuje provedené práce nebo dodávky za fakturační období a musí být rozdělena po jednotlivých objektech nebo poskytovaných službách a dodávkách. Soupis provedených prací bude potvrzovat odpovědný pracovník určený dohledem nad realizací dodávky, služeb či díla. V případě, že je stanoven technický dozor investora, tak musí být připojený i jeho podpis. Evidence faktury v ES GINIS Zaměstnanci FO jsou povinni fakturu zaevidovat, a to pouze na základě předloženého originálu, popř. opisu faktury, který musí být takto označen, případně na základě elektronicky doručeného obrazu faktury do systému GINIS s uvedením skutečného data doručení dle otisku podacího razítka na faktuře (případně dle evidence v SSL), data splatnosti. Evidenci lze provést pouze v případě, že v modulu SML existuje schválený a podepsaný titul (smlouva/objednávka/příslib) v EPK. Po evidenci (včetně párování na titul v SML) předá FO fakturu v systému neprodleně příslušnému příkazci operace k dalšímu zpracování. Pokud neexistuje schválený titul, není možné fakturu zaevidovat v modulu KDF a finanční odbor předá fakturu v systému SSL k doplnění titulu do SML příslušnému odboru. Po doplnění titulu v SML včetně schválení předběžné řídící kontroly v EPK, předá příslušný odbor fakturu zpět v systému SSL zpět FO. V případě nabývání majetku zajistí příkazce operace předání informace OVV pro zařazení majetku do příslušné evidence. OVV pro potřeby inventarizace majetku přidělí inventární číslo a zajistí zápis do evidence majetku (podrobnosti v části č. 4 – majetek). Vrácení faktury K vrácení faktury příslušnému odboru jsou oprávněny jak účetní tak správce rozpočtu, pokud při kontrole zjistí nesrovnalosti, např. chybně použitý údaj o výdaji dle platného rozpočtu města, špatné číslo bankovního účtu příjemce nebo města apod. Vrácení dojde prostřednictví EPK. Proplacení faktury Faktura bude zaplacena nejdříve po doručení průvodky faktury opatřené podpisy dle části o řídící kontrole. Zaměstnanec FO vedoucí KDF zodpovídá za proplacení řádně evidované faktury včetně příloh z příslušných účtů s ohledem na její splatnost. Příkazy k platbě zasílá bance zpravidla každý pracovní den elektronickým přenosem popř. na papírovém nosiči. Následující pracovní den přijme zaměstnanec FO elektronickým přenosem soubor obsahující provedené úhrady plateb, s jehož pomocí se v KDF automaticky provede k jednotlivým platbám záznam o úhradě a datu provedení. Proplacení faktury je možné pozastavit na základě písemného příkazu příslušného SPRÁVCE doručeného zaměstnanci vedoucí KDF kdykoliv před provedením úhrady.

5

Část první Hlava II Díl 5 zákona o DPH


Číslo revize: 0


Finanční řád Storno došlé faktury Případné storno došlé faktury provádí zaměstnanci v souladu s podpisovými právy přeškrtnutím doručené faktury a napsáním slova “STORNO“ s uvedením důvodů storna a vše potvrzují svým podpisem. Stornovanou fakturu pak předávají zaměstnanci vedoucí KDF na FO k uschování a další evidenci. Zaměstnanec FO vedoucí KDF provede storno faktury v ES Ginis na základě předané faktury s vyznačeným stornem. Dobropis Dobropis je účetní doklad o vrácení mylně fakturované peněžní částky nebo vrácení přeplatku u zálohově posílaných plateb. Zaměstnanec vedoucí KDF označí doklad „Dobropis“ a dále se při přezkušování postupuje obdobně jako u došlé faktury. V případě, že se jedná o vrácení částky fakturované městu v minulých letech, je nutné jako účet příjemce uvést příjmový účet (jedná se o příjem běžného roku). Doba splatnosti Při objednávání zboží nebo sjednávání smluv se doporučuje požadovat dobu splatnosti faktur minimálně 14 dní ode dne doručení faktury městu. Platební poukazy Platební poukazy se používají pro převod finančních prostředků v případech, kdy se nejedná o úhradu došlé faktury. Platební poukazy jsou:  běžné (používané pro bezhotovostní převody na účty externích subjektů);  hotovostní (používané pro hotovostní proplácení v určených pokladnách);  přepoukazy (používané výhradně FO pro bezhotovostní převod mezi účty města). Pro oběh, vracení a proplácení běžných platebních i hotovostních poukazů platí obdobná pravidla jako u faktur včetně podepisování likvidačních průvodek s tím, že běžné poukazy se evidují v systému GINIS v modulu POU - Kniha poukazů a poukazy hotovostní jsou připravovány v modulu příprava pokladního dokladu PPD, s výjimkou dokladů pro vyplacení cestovních náhrad, a následně proplácené pokladnou. Přepoukazy jsou zpracovávány v modulu PRE. Vydané faktury Základní oběh vydaných faktur Vedoucí odboru, případně velitel MP, které poskytlo službu nebo dodalo zboží za úplatu, neprodleně zajistí vystavení faktury v ES GINIS - modul kniha odeslaných faktur, kde se faktuře přidělí evidenční číslo a variabilní symbol pro platbu, automaticky se provede účetní předpis pohledávky. Faktura musí být vystavena nejpozději do 15 dnů od data poskytnutí služby nebo zboží 6. V případě přefakturace části nákladů musí být faktura vystavená do 15 dnů od zjištění výše přefakturovávané částky. V případě, že daný odbor nemá modul KOF k dispozici (nemá licenci), zajistí neprodlené předání podkladů pro fakturaci finančnímu odboru. Vydávané faktury musí obsahovat jako účet dodavatele příjmový účet města, popř. základní běžný účet pro platby od obcí nebo výdajový účet (přefakturace nákladů), případně jiný účet dle jeho účelu – viz aktuální účty města evidované ES GINIS. Fakturu vystavuje po dohodě s odběratelem min. v 1 vyhotovení. Na faktuře musí být uvedeno IČO odběratele a jeho bankovní účet.

6

§ 26 zákona o DPH


Číslo revize: 0


Finanční řád

Storno vydané faktury Storno vydané faktury provádí vystavitel na základě písemného příkazu, potvrzeného příslušným správcem, který musí obsahovat i důvod storna. 3.4.2 Pokladní doklady Pokladní doklady včetně dokladů podkladů a příloh jsou uloženy v pokladně. Pokladna je oprávněna vyplatit pouze doklady připravené v PPD a doložené originálními doklady o uskutečněném nákupu (zaplacení služby). Jedinou výjimku tvoří cestovní příkazy. Originální doklady, které tvoří přílohu pokladního dokladu, musí být nalepeny na samostatném listu papíru (např. náhled s PPD). 3.4.3 Další účetní případy 3.4.3.1 Depozitní účet Na depozitním účtu jsou uloženy finanční prostředky cizích subjektů, například jistoty uchazečů o veřejné zakázky, kauce, neidentifikované příjmy z minulých let nebo jiné prostředky svěřené městu. Výdaje se realizují mimo systém GINIS. 3.4.3.2 Jistoty uchazečů o veřejnou zakázku Seznam subjektů ucházejících se o veřejnou zakázku (dále jen „uchazeči“), pokud je předem znám, s uvedením výše jistoty a názvem zakázky, musí být doručen pracovnici FO vedoucí DÚ. Složení jistoty se provádí vkladem na DÚ s variabilním symbolem, který odpovídá IČ uchazeče (popř. rodnému číslu nepodnikající fyzické osoby) a s údajem o jménu uchazeče. Zaměstnanec vedoucí DÚ poskytne na žádost příslušného vedoucího příkazce operace seznam uchazečů, kteří pro danou zakázku jistotu složili. Vrácení jistoty včetně příslušných úroků proběhne po doručení platebních poukazů potvrzených dle části o řídící kontrole zaměstnanci FO v termínech dle příslušného zákona7. Na platebním poukazu musí být opět uvedený variabilní symbol. Vzor v IS – depozit. 3.4.4 Mzdy (platy) Prvotní účetní doklady Veškeré prvotní účetní doklady pro zpracování mezd, resp. platů jsou odpovědnými zaměstnanci MěÚ a MP doručovány mzdové účetní na FO bezodkladně po skončení měsíce, nejpozději do 2. dne v měsíci následujícím dle Pracovního řádu. Hromadné příkazy Hromadné příkazy k výplatě měsíčních mezd zaměstnancům MěÚ a MP ve formě datového souboru a zároveň ve formě výstupní sestavy z programu na zpracování mezd předává mzdová účetní hlavní účetní nejpozději 2 dny před stanoveným výplatním termínem. Zálohy na mzdu Zálohy na mzdu vyplácené před řádným výplatním termínem se proplácejí na základě žádosti zaměstnance. Podle požadovaného druhu výplaty je nutné zadat platbu do ES GINIS (PPD nebo POU) a průvodku doplnit v souladu s řídící kontrolou. IS o platech jako příkazce operace podepisuje starosta.

7

zákon o zadávání veřejných zakázek


Číslo revize: 0


Finanční řád 3.4.4.1 Pohledávky Evidence pohledávek upravena v části Vymáhání pohledávek. 3.4.4.2 Dotace Žádosti o dotace Podání jakékoliv žádosti o dotaci je možné pouze po schválení radou města. Originály podepsané žádosti o dotaci a navazujících rozhodnutí poskytovatele dotace včetně smlouvy o poskytnutí dotace a všech souvisejících dokladů včetně účetních dokladů se uschovávají u projektového manažera, případně na dalších odborech, které žádost o dotaci administrují, ve lhůtách stanovených v podmínkách poskytovatele dotace. Přijaté dotace Podatelna vytřiďuje z došlé pošty veškerá oznámení, rozhodnutí apod., která se týkají přijímaných dotací, a zasílá je projektovému manažerovi, případně administrujícímu odboru a vždy v kopii FO. Veškeré přijaté dotace se soustřeďují podle povahy dotace na účtu ČNB případně na základním běžném účtu, nebo na "limitních" účtech nebo na dalších zvláštních účtech v určené bance nebo ČNB (jednorázově zřízených pro dotační titul). Za čerpání dotace v souladu se smlouvou odpovídá příslušný příkazce operace, který má dotaci ve zprávě (dle ODPA, ORJ). Příkazce operace odpovídá za vyúčtování dotace dle smluvních podmínek. Pokud smlouva předpokládá vyúčtování prostřednictvím krajského úřadu, pak předání vyúčtování v rámci vyúčtování souhrnného dotačního vztahu, zajistí FO. Vyúčtování je třeba provést do 10. 1. následujícího roku. Kontroly čerpání a vyúčtování přijatých dotací se řídí smlouvou o poskytnutí dotace a tímto finančním řádem. 3.4.4.3 Úvěrové smlouvy Kopie úvěrových smluv jsou vždy uloženy u FO, originály na právním úseku. Splátky neinvestičních i investičních úroků a jistin úvěrů formou platebních poukazů provádí vždy zaměstnanec FO dle splátkových kalendářů (kontrolují inkaso). 3.4.4.4 Sociální fond zaměstnanců města Zásady používání Sociálního fondu zaměstnanců města upravuje Kolektivní smlouva. Pravomoci s jeho čerpáním v souladu s touto Kolektivní smlouvou se svěřují tajemníkovi MěÚ. Veškeré příjmy a výdaje probíhají ze zvláštního účtu, pro sociální fond je zřízena i zvláštní pokladna. 3.4.4.5 Hospodářská činnost Město Černošice nemá hospodářskou činnost. 3.4.4.6 Organizační složky Není-li dále uvedeno jinak, platí pro organizační složky všechna ustanovení této části obdobně jako pro MěÚ a MP. Organizační složky využívají při své činnosti příjmový a výdajový účet města. Na platebních dokladech potvrzuje věcnou správnost vedoucí organizační složky (příkazce operace) a formální správnost příkazce operace dle části o řídící kontrole.

3.4.4.7 Daně Daň z příjmů právnických osob Podklady pro přiznání k dani z příjmů města připravuje FO ve spolupráci se smluvně zajištěným daňovým poradcem. Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád Opravné položky v případech, kdy tak stanoví zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, nebudou vytvářeny. Daň z nemovitostí Přiznání k dani z nemovitostí města zajišťuje vedoucí OISM. Daň z převodu nemovitostí Přiznání k dani z převodu nemovitosti zajišťuje vedoucí OISM. 3.4.5 DPH, DIČ Město je plátcem daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“). Daňové identifikační číslo města (dále jen „DIČ“) je CZ00241121. Vedoucí FO a zaměstnanci FO vedoucí příjmy na základě věcných podkladů od jednotlivých odborů MěÚ a MP provádí členění příjmů z hlediska DPH na:  veřejnoprávní, která nejsou předmětem daně;  osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně na vstupu;  osvobozené od daně bez nároku na odpočet daně na vstupu;  zdanitelné. Vedoucí FO, resp. jím určený zaměstnanec FO metodicky řídí uplatňování odpočtu DPH na vstupu u výdajů. Odpočet DPH u došlých faktur vyznačuje účetní v ES GINIS při jejich zadávání. Zaměstnanec FO vedoucí výdajový účet odpovídá za řádné zaúčtování odpočtu DPH. 3.5 Účtování v některých případech Hlavní účetní o všech účetních případech účtuje průběžně, nejpozději však do termínu měsíční uzávěrky (zpravidla 15. den následujícího měsíce). Výjimku tvoří účtování o platech a odměnách z uzavřených dohod – do 10 dnů od výplatního termínu. Přeúčtování nákladů podle operativní evidence musí být předáno FO do 10. dne následujícího měsíce k zaúčtování. Účtování faktury, poukazu, pokladního dokladu a cestovního příkazu je uvedeno v příloze finančního řádu. 3.6 Ukládání, archivace a skartace dokumentů Ukládání všech účetních dokladů je prováděno tak, aby je bylo možné kdykoliv použít při kontrole. Dokumenty se ukládají v příruční spisovně FO. Vyřazování, uchovávání a skartace se řídí Spisovým a skartační řádem a určených datových uložištích. Za dostupnost elektronických dokumentů odpovídá odbor informatiky. Seznam účtů města je aktuálně uveden v ES GINIS.


Číslo revize: 0


Finanční řád

4 HOSPODAŘENÍ S MOVITÝM MAJETKEM MĚSTA Hospodaření s nemovitým majetkem města (pozemky, stavby, nedokončený dlouhodobý hmotný majetek, uspořádací účet technického zhodnocení dlouhodobého majetku) je řešeno obecně platnými právními předpisy a vyhláškami obce. Hospodaření s movitým i nemovitým majetkem je v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., O účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 410/2009 Sb., a účetními standardy pro vybrané účetní jednotky, zejména standardem č. 710 Dlouhodobý majetek. Ukončené investiční akce (nové stavby nebo technická zhodnocení stávajících staveb), se evidují na základě předávacího protokolu nebo na základě Zápisu o odevzdání a převzetí stavby (dle vzoru umístěného na intranetu). Kopie tohoto dokumentu musí být předána nejpozději do 30 kalendářních dnů od pravomocného ukončení řízení na FO a oddělení provozu OVV. Pokud dojde k předčasnému ukončení investiční akce, musí být též nejpozději do 30-ti kalendářních dnů od pravomocného ukončení, předána tato informace formou písemné žádosti o vyřazení nedokončeného majetku z účetnictví.

4.1

Základní pojmy

Dlouhodobý majetek – majetek používaný v účetní jednotce, který má dobu použitelnosti delší než jeden rok a používáním se opotřebovává. Účetně se toto opotřebení majetku vyjadřuje účetními odpisy. Podle jeho ocenění jej dělíme na dlouhodobý a drobný dlouhodobý majetek. Správce majetku – zaměstnanec, který je na daném úseku kontaktní osobou při nakládání s majetkem města. Uživatel majetku – zaměstnanec, kterému byl pro výkon jeho práce svěřen majetek. Převodka – doklad o převodu majetku (i dočasném), který je umístěn na intranetu. Pořizovací cena – cena za kterou byl majetek pořízen včetně vedlejších pořizovacích nákladů (např. doprava, práce - montáž, materiál). Reprodukční pořizovací cena – cena podle kvalifikovaného odborného odhadu, kterou se oceňuje bezúplatně pořízený majetek v okamžiku jeho pořízení. Zůstatková cena – je rozdíl mezi pořizovací cenou a případnými uplatněnými daňovými odpisy (pořizovací cena snížená o oprávky – účetní odpisy). 4.2

Nehmotný a hmotný majetek

4.2.1 Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobým nehmotným majetkem jsou pro účely tohoto hospodaření stanovené tyto majetkové položky s pořizovací cenou vyšší než 60.000,- Kč: a) b) c)

nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, které byly nabyty samostatně nebo vytvořeny vlastní činností (např. územní plán, cenová mapa, urbanistické studie jednotlivých lokalit apod.), software, ostatní dlouhodobý nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a v ocenění jedné položky převyšující částku 60.000,- Kč. Dobou použitelnosti delší než jeden rok se rozumí doba, po kterou je majetek využitelný pro současnou činnost nebo uchovatelný pro další činnost nebo může sloužit jako podklad nebo součást dokonalejších nebo jiných postupů nebo řešení včetně doby praktického ověřování nebo osvojování nehmotných výsledků.


Číslo revize: 0


Finanční řád

Drobným dlouhodobým nehmotným majetkem jsou majetkové položky uvedené v bodu. a), b), c), pokud jejich doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je v částce 7.000,Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 60.000,- Kč. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 7.000,- Kč se eviduje v operativní podrozvahové evidenci. 4.2.2 Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobým hmotným majetkem pro účely tohoto hospodaření je majetek v ceně vyšší než 40.000,- Kč a to: a) samostatné movité věci, popř. soubory movitých věcí se samostatným technicko ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok, b) technické zhodnocení (tj. práce spojené s rekonstrukcí či modernizací hmotného majetku), pokud není součástí pořizovací ceny dlouhodobého hmotného majetku. Drobným dlouhodobým hmotným majetkem jsou movité věci, popřípadě soubory movitých věcí se samostatným technicko ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je v částce 3.000,- Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 40.000,- Kč. Drobný dlouhodobý hmotný majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 3.000,- Kč, se eviduje v operativní podrozvahové evidenci. V podrozvahové evidenci se také vede majetek užívaný na základě smlouvy o finančním leasingu bez ohledu na jeho výši, a to až do skončení leasingové smlouvy.

4.3

Obsah vlastnického práva k věci

Z vlastnického práva k věci vyplývá právo věc držet, užívat, nakládat s věcí. Právo nakládat (disponovat) s movitým majetkem ve vlastnictví města, účelně a hospodárně jej využívat v souladu se zájmy a úkoly vyplývajícími ze zákonem vymezené působnosti, pečovat o zachování a rozvoj majetku, vést evidenci majetku, chránit jej před zničením, poškozením, odcizením nebo zneužitím spadá do samostatné působnosti obce dle zákona o obcích (obecní zřízení) č. 128/2000 Sb. v platném znění. Právo nakládat s věcmi stanoví jednotlivým subjektům zákon o obcích, případně další právní předpisy a vnitřní předpisy. 4.4

Hospodaření s majetkem

4.4.1 Nabývání majetku Úplatné nabývání jednotlivých věcí (zařízení, vybavení, stroje, přístroje, výpočetní technika, software atp.) je řešeno vnitřní směrnicí o zadávání veřejných zakázek. Bezúplatné nabývání věcí (dary) je prováděno dle zákona o obcích. Rozhodování o přijetí daru patří do samostatné působnosti obce. O bezúplatném nabytí věci rozhoduje vždy rada města. Oceňování majetku: a) b)

Tržní hodnota – hodnota, která je specifikována zákoně o účetnictví Ocenění kvalifikovaným odhadem nebo posudkem znalce, není-li tržní hodnota známa nebo nedostatečně vystihuje reálnou hodnotu.


Číslo revize: 0


Finanční řád c)

d)

Majetek pořízený za úplatu se oceňuje v pořizovací ceně. Majetek pořízený bezplatně se oceňuje v reprodukční pořizovací ceně (v souladu s ustanovením §7 zákona o účetnictví, který hovoří o věrném obrazu účetnictví, kdy je možné majetek ocenit reprodukční cenou). Ocenění stanovené podle zvláštních právních předpisů, pokud nelze postupovat dle výše uvedených bodů.

Za případnou ztrátu majetku odpovídá zaměstnanec, kterému byl majetek svěřen do užívání. V případě ztráty, odcizení apod. je nutné informovat oddělení provozu OVV a škodní komisi prostřednictvím formuláře Záznam o škodě, který je umístěn na intranetu. 4.4.2 Evidence nového majetku Nově zakoupený majetek oddělením provozu je zaevidován do systému GINIS EKO modul MAJ oddělením provozu OVV. Po označení věci inventárním příp. evidenčním štítkem je oddělením provozu OVV předán konkrétnímu uživateli a předání je zaznamenáno do evidenční karty majetku. Po zaevidování a předání majetku uživateli, předá oddělení provozu OVV všechny potřebné doklady k zaúčtování na FO nejpozději do 7 pracovních dnů. Pokud nákup nového majetku zajišťuje OI, musí být nejpozději do 7 pracovních dnů předány na oddělení provozu OVV všechny potřebné doklady k evidenci tohoto majetku. OI svěřuje konkrétnímu uživateli majetek prostřednictvím převodky. OI kopii této převodky předává na oddělení provozu OVV k evidenci majetku do 7 pracovních dnů. OI zároveň provede záznam v evidenční tabulce převodky na síťovém serveru. Pokud je věc zakoupena přímo uživatelem musí být bezprostředně do 7 pracovních dnů předána informace, včetně kopie faktury, oddělení provozu OVV k zaevidování věci do výše uvedeného systému. Pokud je majetek pořízen zcela nebo z části z účelového finančního daru od fyzické či právnické osoby nebo účelové dotace od obce, DSO, krajského úřadu, ministerstva nebo EU, musí být nejpozději do 7 pracovních dnů od podpisu takové smlouvy, předána kopie darovací nebo dotační smlouvy současně na FO a oddělení provozu OVV. Pokud je majetek pořízený formou finančního leasingu, musí být nejpozději do 7 pracovních dnů od podpisu smlouvy, předána kopie leasingové smlouvy současně na oddělení provozu OVV a FO. V případě bezúplatného nabytí majetku musí být nejpozději do 7 pracovních dnů předány všechny potřebné podklady (darovací smlouva nebo smlouva o bezúplatném nabytí majetku a doklad o ocenění, pokud není součástí smlouvy) současně na oddělení provozu OVV a FO. 4.4.3 Přebytečný a neupotřebitelný majetek Přebytečný majetek je majetek, který město nepotřebuje k plnění svých úkolů. Za přebytečnou se považuje též část majetku, která přesahuje rozsah přiměřený potřebám města. Neupotřebitelný majetek je majetek, který pro své úplné opotřebení nebo poškození, zastaralost, nehospodárnost nebo neekonomičnost opravy nemůže již sloužit svému účelu. O přebytečnosti nebo neupotřebitelnosti majetku (nikoli o likvidaci) rozhoduje v rámci své kompetence správce majetku ve spolupráci s oddělením provozu OVV. K rozhodnutí o přebytečnosti a neupotřebitelnosti (nikoli o likvidaci) majetku musí být dodatečně připojen doklad o tom, jak bylo s majetkem naloženo – převodka majetku. Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád 4.4.4 Nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem Zaměstnanec, který majetek města užívá (tedy o něj řádně, účelně, efektivně a hospodárně pečuje) a tento se pro něj stane přebytečný nebo neupotřebitelný, oznámí toto příslušnému správci majetku. Správce majetku tuto skutečnost oznámí oddělení provozu OVV. Správce majetku společně s oddělením provozu OVV posoudí, zda může být výše uvedený majetek dále používán pro potřeby v rámci své kompetence a svěřit ho do užívání jinému zaměstnanci na daném úseku. O takovém převodu se zpracuje tzv. převodka, která bude podepsána jak předávajícím, tak přejímajícím zaměstnancem. Převodka bude do 7 pracovních dnů předána na oddělení provozu OVV. Převodka slouží ke změnám v evidenci majetku. Pokud je pro správce majetku tento majetek přebytečný nebo nepoužitelný, a nelze ho svěřit do užívání jinému zaměstnanci na daném úseku, nabídne ho přednostně k použití jinému správci majetku a informuje formou převodky do 7 pracovních dnů oddělení provozu OVV. Vzhledem k tomu, že tento převod může mít nejen vliv na evidenci majetku, ale i na jeho účtování, oddělení provozu OVV posoudí jednotlivé přesuny, a v případě nutnosti změn v účetnictví, pošle všechny potřebné podklady na FO do 7 pracovních dnů. Pokud o majetek nemá zájem žádný správce majetku dle své kompetence, je pro město přebytečný a lze ho převést na jinou právnickou či fyzickou osobu. Pokud žádná právnická a fyzická osoba neprojeví zájem o majetek je nutné majetek vyřadit z evidence prostřednictvím likvidační komise a rady města. 4.4.5 Likvidace majetku Neupotřebitelný majetek (nefunkční, poškozený apod.) u něhož je zřejmé, že se nedá použít ani na náhradní díly, se ekologicky zlikviduje. O fyzické likvidaci strojů, přístrojů, zařízení, kancelářské a výpočetní techniky, audiovizuální techniky, ledniček apod. rozhoduje rada města na návrh likvidační komise v součinnosti s příslušným správcem majetku a oddělením provozu OVV, a to na základě odborného posudku znalce (nebo servisní organizace) o neopravitelnosti, morální zastaralosti či neekonomičnosti opravy předmětu. Tento doklad se vyžaduje u předmětů v pořizovací ceně vyšší než 5.000,- Kč. U předmětů v pořizovací ceně do 5.000,- Kč včetně, které jsou neupotřebitelné, se tento doklad nevyžaduje. V případě majetku spravovaným OI a OŠKCR (např. zvuková aparatura a její komponenty apod.) rozhoduje o jeho neopravitelnosti, morální zastaralosti či neekonomičnosti opravy přímo tito správci majetku. Likvidace je prováděna odborem technických služeb po přechozí konzultaci. O likvidaci se provede protokol, který podepíší pracovníci odboru technických služeb, kteří likvidaci zajišťovali. Protokol je předán do 7 pracovních dnů ode dne likvidace na oddělení provozu OVV. Na základě tohoto protokolu bude provedeno vyřazení majetku z evidence. Po vyřazení z evidence majetku předá oddělení provozu OVV všechny potřebné doklady k doúčtování vyřazeného majetku na FO nejpozději do 7 pracovních dnů.


Číslo revize: 0


Finanční řád 4.4.6 Převody majetku Přebytečný a nevyužitý majetek lze převést nebo přenechat do užívání jiné právnické či fyzické osobě za dále stanovených podmínek. Tento převod majetku musí být schválen radou města. Převody majetku (prodej, dar) se uskutečňují písemnou smlouvou za použití příslušných právních předpisů, zejména zákona o obcích a občanského zákoníku. Smlouva musí zejména obsahovat:  určení majetku, který má být převeden;  určení dne převodu;  výši úplaty nebo dohodu o bezplatnosti převodu, to však neplatí, pokud je převod bezplatný podle právního předpisu;  názvy orgánů oprávněných dát souhlas k převodu, pokud je takového souhlasu třeba podle právního předpisu;  hodnota převáděného majetku podle údajů účetnictví;  důvod převodu;  práva a závazky související s převáděným majetkem, pokud se současně převádějí. 4.4.7 Převod majetku za úplatu – prodej Město může svůj majetek prodat za cenu, která je v daném místě a čase obvyklá, nejde-li o cenu regulovanou státem, kdy odchylka od ceny musí být zdůvodněna. Toto se nepoužije jde-li o pronájem nebo výpůjčku majetku na dobu kratší 30-ti dnů nebo jde-li o pronájem nebo výpůjčku právnické osobě zřízené obcí. Při prodeji strojů, přístrojů, zařízení, kancelářské a výpočetní techniky, audiovizuální techniky, elektrospotřebičů apod. je třeba vždy nechat majetek ocenit znalcem v oboru. V těchto situacích se zároveň přiměřeně použije ustanovení o likvidaci majetku v části týkající se pořizovací ceny, a z toho vyplývající kvalifikovaný odhad pro stanovení ceny. Zároveň se dle zákona o účetnictví prodejní cena stanovuje tzv. reálnou hodnotou, která může být nastavena s ohledem na hranici významnosti, tedy hranici, do které hodnoty se nebude při prodeji přeceňovat. Tuto hranici stanoví likvidační komise. Náklady na znalečné jsou hrazeny OVV. Pokud se za uvedenou stanovenou cenu věc neprodá, může být cena snížena. U ostatního majetku (inventář, stoly, židle, nábytek apod.) navrhne cenu likvidační komise. Likvidační komise je povinna dodržet tzv. cenu obvyklou. Prodej majetku je schvalován příslušným orgánem města v souladu se zákonem o obcích. Po schválení prodeje je majetek vyřazen z evidence oddělení provozu OVV, které předá do 7 pracovních dnů předá podklady k odúčtování prodaného majetku na FO. 4.4.8 Bezúplatný převod - dar O bezúplatném převodu movitého majetku do 20.000,-Kč včetně rozhoduje rada města, o bezúplatném převodu movitého majetku nad 20.000,-Kč rozhoduje zastupitelstvo města.


Číslo revize: 0


Finanční řád O bezúplatném převodu se vždy pořídí písemná smlouva (dohoda), kterou podepisuje jménem města starosta nebo ten, kdo je k tomu jinak zmocněn. Po jejím podepsání musí být předána nejpozději do 7 pracovních dnů současně na FO a oddělení provozu OVV. Přednost má převod za úplatu. Bezúplatně se majetek převádí zejména je-li tento typ převodu ve společenském zájmu (např. důvody humanitární). 4.4.9 Pronájem majetku, výpůjčka Město může přenechat jinému (tj. komukoliv) do užívání věc, kterou dočasně nepotřebuje. Postupuje při tom podle příslušných ustanovení občanského zákoníku (smlouva o pronájmu, smlouva o výpůjčce). Smlouva musí mít písemnou formu a musí zejména obsahovat určení majetku, který má být přenechán k dočasnému užívání, určení způsobu a doby užívání, stanovení výše úplaty, dohodu o udržování majetku a možnost odstoupit od smlouvy, zjistí-li město, že majetek je užíván v rozporu s uzavřenou smlouvou nebo bude-li věc potřebovat pro plnění svých úkolů. Smlouvu podepisuje starosta města. O dočasném užívání movitého majetku města (jeho pronájmu, výpůjčce) rozhoduje rada města. Tím není dotčeno usnesení rady města R/73/36/2013.


Číslo revize: 0


Finanční řád

5 ODPISOVÝ PLÁN 5.1 Zásady pro odepisování majetku Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku budou prováděny podle schváleného odpisového plánu. Účetní jednotka volí odpis dle doby předpokládané doby používání příslušného dlouhodobého majetku, to znamená, že bude volit rovnoměrný způsob odpisování. O účetních odpisech bude účtováno ročně k 31.12. 5.2 Odpisový plán Pro odpisový plán volí účetní jednotka dobu používání v letech dle přílohy č. 1 a 2 Českého účetního standartu (dále jen „ČÚS“) č. 708 s těmito výjimkami: Dlouhodobý hmotný majetek

Stanovená doba používání v letech

Vyjmenované budovy a stavby dle přílohy č. 1 této směrnice do 1960 Vyjmenované budovy a stavby dle přílohy č. 2 této směrnice od 1960

150 100 Dle sjednané doby užívání (soulad na ZoÚ – odpisuje se po dobu užívání)

V případě TZ cizího majetku Zdi kamenné a valy (protihlukové) samostatné, vč. hrází a technické rekultivace Komunikace včetně mostů vyjma komunikaci dlažebních (kámen)

200 50

Komunikace dlažební (zámková dlažba)

30

Studny s výjimkou vrtů

80

Studny vrtané včetně budovy

50

Kanalizace a vodovody

50

Stavby – herní prvky na dětském hřišti

30

Vodárna

50

Oplocení včetně vrat

30

Osobní a jednostopá vozidla

12

Sekačka, sněhová fréza a obdobné stroje ruční

6

Sekačky, sněhové frézy – dopravní (traktůrky)

10


Číslo revize: 0


Finanční řád Územní plán, krajinný projekt, projektová dokumentace

20

Lesní hospodářský plán, osnovy

10

Ostatní vozidla a příslušenství (TS, SDH)

20

Software – dle licencí

5

Dýchací přístroje

8

Trezory

30

Rozhlas

20

Čluny

15

Kancelářský nábytek

15

Klimatizace

12

Ostatní elektronika, el. zařízení, motorová zařízení

12

Prvky sítě – routery, switche

8

Servery a ostatní hardware

5

Soubor zařízení městské pláže

10

5.2.1 Majetek pořízený od roku 2012 Pokud bude odhadovaná doba použitelnosti konkrétního majetku neslučitelná s dobou vyjmenovaných druhů majetku v odpisovém plánu, bude pro vyjmenované budovy, stavby a věci, případně ostatní dlouhodobý majetek doplňována příloha č. 3 této směrnice o odpisový plán vyjmenovaných budov, staveb, věcí a případně ostatního dlouhodobého majetku. Odpisový plán ve smyslu prodloužení doby použitelnosti konkrétního majetku určí osoba, která s majetkem bude nakládat a to kvalifikovaným odhadem. U majetku významné hodnoty nad 3 miliony Kč bude doba použitelnosti vždy projednána se starostou. V případě provedení TZ s vlivem podstatného prodloužení životnosti majetku (za podstatný vliv považuje účetní jednotku ¼ doby životnosti) bude změna odpisového plánu řešena individuálně přílohou č. 4 této směrnice. Odpisový plán ve smyslu prodloužení doby použitelnosti konkrétního majetku určí pro konkrétní majetek s TZ osoba, která s majetkem bude nakládat a to kvalifikovaným odhadem. U TZ významné hodnoty na 1 milion Kč bude doba použitelnosti vždy projednána se starostou. Účetní jednotka rozhodla, že stanovené % vstupní ceny bude zúčtováno až k okamžiku vyřazení majetku. Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád Postup odpisování nebude v průběhu roku měněn. U majetku, u něhož není znám okamžik zařazení do užívání, provede účetní jednotka dopočet oprávek ve výši 40 % stanovené doby užívání. Za majetek, u něhož není znám okamžik zařazení do užívání, se rovněž považuje majetek, u kterého účetní jednotka sice zná dobu zařazení do užívání, ale nemá povědomí, zda majetek byl pořízen jako nový, nebo majetek, pokud v průběhu užívání bylo na něm provedeno technické zhodnocení s podstatným vlivem na prodloužení životnosti. Výpočet roční výše odpisů: Hodnota ocenění majetku v účetnictví /předpokládaná doba používání v letech. 5.3 Změny v postupech Účetní jednotka rozhodla, že zůstatková cena ve stanovená % vstupní ceny bude zúčtována až k okamžiku vyřazení majetku u těchto druhů majetku: % vstupní Druh majetku ceny Komunikace 10 Veřejné osvětlení 10 Vodovody a kanalizace 10 Hřbitovní stavby 30 Církevní stavby 30 10 Historické objekty, u kterých je zájem obce na jejich zachování Věci z obecných kovů (zbytkovou hodnotu tvoří šrot) Dopravní prostředky Zdi kamenné a valy (protihlukové) samostatné, vč. hrází a technické rekultivace

5 10 60

Majetek bude evidován v účetní jednotce až do doby jeho vyřazení. Inventarizace dlouhodobého majetku bude probíhat (v souladu s vnitropodnikovou směrnicí o inventarizaci) jedenkrát ročně. V rámci této inventarizace bude porovnáván nejen stav majetku vykázaný v účetnictví se skutečností, ale bude posuzována i výše ocenění tohoto majetku snížená o oprávky. Zjištěný významný rozdíl mezi stavem majetku a evidovanou hodnotou sníženou o oprávky zakládá povinnost na změnu odpisového plánu u konkrétního majetku (zjištění, že hodnota netto se jeví vyšší, než odpovídá stavu majetku, znamená zkrácení doby odpisování, lepší stav, než odpovídá hodnotě netto, znamená prodloužení odpisování. Případně vytvořená opravná položka bude rovněž upravena ve vztahu ke skutečnosti ohledně dočasného znehodnocení majetku (dotvořena nebo rozpuštěna). Takto se bude postupovat až u inventarizací majetku k 31. 12. 2012. Konkrétní změnu odpisového plánu navrhuje osoba, která s majetkem nakládá, jinak starosta. Tyto změny budou postupně evidovány v příloze č. 5 této směrnice. Změny způsobu oceňování a postupu odpisování mohou být provedeny za určitých podmínek a v souladu s obecně závaznými předpisy. V průběhu účetního období nesmí dojít ke změně způsobů oceňování a postupů odpisování. Použité způsoby v jednom účetním období se mohou změnit v účetnictví a v účetní závěrce bezprostředně následujícího účetního období. Pokud by došlo k některé z uvedených změn mimo doplnění majetku do přílohy č. 3-5, které schvaluje starosta, bude vydán dodatek tohoto interního předpisu, který bude obsahovat zdůvodnění této změny oproti předcházejícímu účetnímu období. Důvody změn a peněžní částky z nich vyplývající musí být uvedeny v příloze účetní závěrky.


Číslo revize: 0


Finanční řád 5.4 -

Související právní předpisy zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané jednotky; ČÚS č. 708 Český účetní standard pro některé vybrané účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů.


Číslo revize: 0


Finanční řád

6 INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ Inventarizace majetku a závazků se provádí k okamžiku, ke kterému se sestavuje řádná účetní závěrka. V případě řádné inventarizace je tímto dnem 31. 12. daného kalendářního roku. Inventury jednotlivých druhů majetku a závazků se provádí v termínech uvedených v „Plánu inventur“. V ostatních případech, kdy je nutno nečekaně ověřit stav majetku a závazků, se provede mimořádná inventarizace. Řádnou i mimořádnou inventarizaci vyhlašuje starosta. 6.1 Cíl a obsah inventarizace Inventarizací majetku a závazků města se zjišťuje:  průkaznost účetnictví – vztah účetnictví ke zjištěnému stavu;  ověření skutečného stavu na stav účetní;  ocenění inventarizační položky;  existence majetku nebo závazku;  správnost vedení evidence a úplné dokumentace;  technický stav majetku;  ochrana majetku;  odpovědnost za svěřený majetek. 6.2 Základní pojmy tohoto předpisu Pro účely se rozumí: 1. Inventura – zjištění skutečných stavů majetku a závazků. 2. Inventarizace – porovnání zjištěných skutečných stavů majetku a závazků na stavy účtů k 31. 12. běžného roku. 3. Inventarizační položka – majetek, závazky, jiná aktiva a jiná pasiva, na základě kterých může být vyhotovován inventurní soupis nebo dodatečný inventurní soupis. Označování těchto soupisů je podle Směrné účtové osnovy a Účtového rozvrhu prováděno syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty. 4. Část inventarizační položky – jsou jednotlivé věci, jednotlivé pohledávky, opravné položky k jednotlivým pohledávkám, jednotlivé závazky a další skutečnosti, které lze samostatně zjišťovat v rámci inventarizační položky. 5. Inventarizační identifikátor – označení části inventarizované položky, jednotlivé věci a souboru majetku, které zajistí jejich jednoznačné určení (odst. 5.1 a 5.2 této Směrnice). 6. Prvotní inventura – jsou činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení inventurních soupisů. 7. Rozdílová inventura – činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení dodatečných inventurních soupisů. (Např. provedení prvotní inventury stanoveno k 30. 10. s tím, že následně k 31. 12. bude provedena rozdílová inventura, při které bude vypracován dodatečný inventurní soupis). 8. Inventurní soupis – je průkazný účetní záznam, který musí obsahovat skutečnosti uvedené v § 30 odst. 2 zákona o účetnictví a prováděcí vyhláškou doplněné v § 8 (viz odst. 6 této Směrnice“). 9. Dodatečný inventurní soupis – je průkazný účetní záznam, kterým vybraná účetní jednotka prokazuje přírůstky a úbytky stavu hmotného majetku, který byl zjištěn prvotní inventurou, a to způsobem, který je nutný pro zjištění stavu ke konci rozvahového dne. 10. Inventarizační evidence – Pomocná evidence, inventurní evidence a jiná evidence.  Pomocná evidence – jsou veškeré jednotlivé a souhrnné účetní záznamy, které jsou využitelné při zjišťování skutečných stavů inventarizačních položek a jejich částí, (např. karty majetku, kniha došlých faktur, centrální evidence smluv); Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád 



11.   12.

13.

Inventurní evidence – jsou souhrnné účetní záznamy nově vytvořené při inventuře, které nejsou inventurním soupisem, dodatečným inventurním soupisem, inventurním zápisem, inventarizační zprávou nebo inventurním závěrem. (např. převodky, přecenění, přehledy, metodiky); Jinou evidencí – je organizovaný soubor informací o inventarizačních položkách a jejich částech, který je veden mimo vybranou účetní jednotku a který je nezbytný pro zjištění skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí. (např. výpisy z listu vlastnictví, ortofotomapy). Inventarizační rozdíl – rozdíl mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví. Inventarizační rozdíly musí být zúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin; Skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek. Zúčtovatelný rozdíl – je rozdíl zjištěný při inventuře, který zahrnuje kromě případného manka, schodku a přebytků zjištěný rozdíl podle § 26 odst. 3, § 25 odst. 2 zákona o účetnictví a rozdíl, který se týká jiných aktiv a jiných pasiv včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech k zajištění souladu s věrným obrazem účetnictví, např. rezervy, odpisy a opravné položky. Vybraný majetek – kulturní památky, sbírky muzejní povahy a archeologické nálezy. Účetní jednotka inventarizuje vybraný majetek stejně jako ostatní majetek účetní jednotky.

6.3 Inventarizační činnosti Při inventarizaci zajišťuje vybraná účetní jednotka města Černošice činnosti nutné pro vyhotovení inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, inventurních zápisů, inventurních závěrů a vyhotovení dalších souvisejících účetních záznamů. 6.3.1 1.      2.   6.3.2 1. 2.   

Příprava inventarizace Na přípravě inventarizace se podílejí všichni zaměstnanci účetní jednotky, zejména tím že: kontrolují označení majetku inventarizačním identifikátorem (např. inventárním číslem); zajišťují doklady k převodům v rámci a vně města (např. převodky, příjemky, výdejky); kontrolují úplnost účetních dokladů k dokladovým inventurám; připravují podklady k ověření stavu (např. výpisy z LV, karty majetku); podílí se na dalších pracích pro hladký průběh inventur (např. úklid, narovnání). Na přípravě inventarizace (proškolení, seznámení se s podklady pro inventarizaci) jsou povinni zúčastnit se zaměstnanci jmenovaní: v hlavní inventarizační komisi („HIK); v dílčích inventarizačních komisích („DIK“). Plán inventur Účetní jednotka sestavuje plán inventur a stanoví postup při jeho sestavování. Plán inventur obsahuje nejméně údaje o: předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy; vzniku a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí; ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komise provádí.


Číslo revize: 0


Finanční řád 3.

4.

5.

6.

Součástí plánu inventur je seznam inventurních soupisů ve vazbě na rozsah inventarizačních položek. Znamená to, že budou v plánu inventur uvedeny ty inventarizační položky ve smyslu syntetických účtů, na kterých byl v běžném roce zaznamenán obrat. V případě, že okamžik ukončení fyzické inventury hmotného majetku je stanoven před koncem rozvahového dne nebo po tomto dni, obsahuje plán inventur zdůvodnění tohoto postupu a popis činností, které se uskuteční v období mezi koncem rozvahového dne a dnem ukončení fyzické inventury hmotného majetku, včetně popisu postupu při rozdílové inventuře. V případě, že veškeré nebo některé činnosti prováděné při inventarizaci jsou zajišťovány prostřednictvím jiných osob než zaměstnanců města, obsahuje plán inventur i popis zajištění koordinace mezi městem a jinou osobou při inventarizaci, např. Příspěvkové organizace města. Plán inventur bude sestaven vždy do 15. 9. běžného roku, ke kterému se inventarizace provádí.

Odpovědnost za sestavení návrhu plánu inventur:

Vedoucí finančního odboru

Termín předání návrhu radě města:

Nejbližší zasedání po 15. 9.

Odpovědnost za schválení návrhu plánu inventur:

Rada města

Termín schválení návrhu plánu do:

Nejpozději do 30. 9.

6.3.3 Inventarizační komise 1. Inventarizační komise budou jmenovány starostou na základě návrhu vedoucího FO. Inventarizační komise bude nejméně tříčlenná. Členem inventarizační komise u fyzických i dokladových inventur musí být vždy osoba, která je proškolena a rozumí problematice. Pokud se jmenovaný člen nemůže inventarizace účastnit, jmenuje starosta na základě pověření rady města náhradního člena inventarizační komise. 2. Členové DIK kontrolují majetek minimálně ve dvou osobách podle příloh inventurních soupisů. V dané místnosti zkontrolují fyzický stav majetku s výpisem majetku z evidence majetku. Každý zkontrolovaný kus majetku odsouhlasí se čtečkou ve které je seznam majetku.  Pokud nenajdou majetek fyzicky, ale v seznamu majetku bude uveden, tak se daná položka neodsouhlasí.  Pokud se najde v místnosti fyzicky majetek, ale v soupise nebude uveden, dopíše se do přílohy soupisu.  Dále DIK dohledává, zda je majetek jen chybně umístěn, nebo zda nevzniklo např. manko. Požadavky na znalosti inventarizačních komisí:  znalost umístění a vlastností částí inventarizačních položek;  znalost označení částí inventarizačních položek identifikátory;  znalost ocenění části inventarizačních položek;  znalost předpisů k bezpečnosti práce a hygienických předpisů;  znalost vnitropodnikových inventarizačních postupů, včetně postupů k vyplňování tiskopisů a oběh dokladů;  znalost inventarizační vyhlášky, alespoň zběžná;  znalost této směrnice a plánu inventur.


Číslo revize: 0


Finanční řád Povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí: Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům organizace za období běžného roku, pokud se na tyto dokumenty nevztahují zvláštní předpisy (ochrana osobních údajů, utajované skutečnosti). Případné spory o předložení požadovaných dokumentů rozhodne předseda HIK. Členové inventarizačních komisí mají právo na volný přístup do veškerých prostor a k veškerým aktivům organizace k ověření fyzické existence při dodržení bezpečnostních a hygienických předpisů. 6.3.4 Hlavní inventarizační komise 1. Řídí provedení inventarizace majetku a závazků města Černošice, včetně proúčtování inventarizačních rozdílů v souladu se zákonem o účetnictví a prováděcími vyhláškami k tomuto zákonu, v platném znění. 2. Kompetence předsedy HIK a jejich jednotlivých členů: Předseda HIK

     

řídí a organizuje proces inventarizace v souladu se zákonem o účetnictví a prováděcími vyhláškami k tomuto zákonu, v platném znění a touto Směrnicí, za účelem dosažení základního cíle inventarizace; zadává úkoly členům HIK a předsedům DIK (popř. dalším zaměstnancům, jimiž byly uloženy konkrétní úkoly v procesu inventarizace Směrnicí nebo Plánem inventur) a kontroluje jejich plnění; svolává dle potřeby porady za účasti členů HIK, resp. předsedů DIK. Účelem těchto porad je konzultace postupů při provádění jednotlivých kroků inventarizace a předkládání provedených inventarizačních prací; řeší případné rozdílové názory předsedy a členů jednotlivých DIK, je povinen vydat konkrétní a závazné stanovisko; v případě neplnění úkolů a povinností členů HIK a DIK je povinen stanovit nápravná opatření, včetně podání návrhů zaměstnavateli v případě, že pracovní úkoly vyplývající z uvedených předpisů nebudou řádně plněny; předseda HIK je povinen všechny výše uvedené činnosti provádět průběžně a pečlivě.

Členové HIK

   

požadují vysvětlení a nápravu ve věcech vyplývajících z této Směrnice a prováděcí vyhlášky k inventarizaci od předsedů a členů DIK; plní úkoly dle příkazů předsedy HIK; v případě zjištění nedostatku při provádění inventarizace okamžitě informují předsedu HIK za účelem přijetí konkrétního opatření k odstranění nedostatků; jsou povinni všechny výše uvedené činnosti provádět průběžně a pečlivě.

6.3.5 Dílčí inventarizační komise Odpovídá za provedení inventarizace a dodržení příslušných ustanovení této Směrnice, prováděcí vyhlášky k inventarizaci a plánu inventur. Každá DIK odpovídá na svém svěřeném úseku a každý za svou svěřenou oblast majetku a závazků. Dílčí inventarizační komise předávají hlavní inventarizační komisi účetní jednotky informace, které slouží mimo jiné k vypracování závěrečné inventarizační zprávy o průběhu inventarizace. Součástí závěrečné inventarizační zprávy jsou i navrhovaná opatření v oblasti majetku a závazků účetní jednotky. Předseda DIK



organizuje provádění inventur ve stanovaném rozsahu majetku a závazků v souladu s touto směrnicí, Plánem inventur a dle konkrétních pokynů předsedy HIK;


Číslo revize: 0


Finanční řád    

zadává úkoly členům DIK a kontroluje jejich plnění tak, aby byly v souladu s touto směrnicí, prováděcí vyhláškou, popř. pokyny předsedy HIK; v případě neplnění úkolů, popř. nápravných opatření k odstranění nedostatků při provádění inventur zjištěných jím osobně nebo signalizované členem DIK, informuje předsedu HIK za účelem přijetí konkrétních opatření k odstranění nedostatků; vyžaduje součinnosti od všech zaměstnanců odpovědných za majetek a závazky podléhající inventuře; je povinen všechny výše uvedené činnosti provádět průběžně a pečlivě.

Členové DIK

  

plní úkoly dle pokynů předsedy DIK; signalizují předsedovi DIK jakékoli nedostatky, které by mohly mít vliv na řádné provedení inventur; jsou povinni výše uvedené činnosti provádět průběžně a pečlivě.

6.3.6 Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky Pro odborné zajištění inventarizačních činností budou zaměstnanci, kteří se podílejí na přímém zajištění inventarizace, proškoleni členy HIK a budou mít k dispozici dokumentace a významné informace dle této Směrnice. 6.3.7 Účast odpovědného zaměstnance Fyzické a dokladové inventury se musí zúčastnit zaměstnanec odpovědný za inventovaný majetek (ten, kdo majetek užívá). Jde-li o inventuru při změně odpovědného zaměstnance, musí se jí zúčastnit zaměstnanec funkci odevzdávající i zaměstnanec funkci přejímající. Pokud se odpovědný zaměstnanec nemůže inventury účastnit, nahrazuje jej vedoucí příslušného útvaru. 6.3.8 Součinnost Zaměstnanci účetní jednotky a vedoucí zaměstnanci zřizovaných účetních jednotek, které hospodaří se svěřeným majetkem účetní jednotky, jsou povinny poskytnout veškerou potřebnou součinnost k zajištění inventarizačních činností s přihlédnutím k ochraně majetku a utajovaných informací. 6.3.9 Připojování podpisových záznamů Dle podpisových vzorů, které jsou přílohou plánu inventur, budou připojovány podpisové záznamy na inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy, k inventarizační zprávě a případně k ostatní inventarizační evidenci. Osobou odpovědnou za provedení inventur je předseda DIK a osobou odpovědnou za provedení inventarizace je předseda HIK. Jejich podpisové vzory jsou přiloženy k Plánu inventur. 6.3.10 Ověřovací dopisy pohledávek a závazků Ověřovací dopisy na závazky nebudou zasílány dodavatelům, protože to není v zájmu účetní jednotky. Ověřovací dopisy na pohledávky budou zasílány jen v případě pohledávek po splatnosti 30 a více dní, a zároveň, pokud součet pohledávek za tímto dlužníkem přesahuje hodnotu 30 000,00 Kč. Ověřovací dopisy budou odeslány do 20. 12. běžného roku a za jejich rozeslání jsou odpovědní všichni jednotliví správci pohledávek. Ověření pohledávek a závazků v režimu transferů bude provedeno v rámci konsolidačních přehledů


Číslo revize: 0


Finanční řád 6.3.11 Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů Na základě zápisů v inventurních soupisech, dle čl. 3 bod 11 - 12, vyhotoví HIK doklady k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů a případně zaznamená informace o nevypořádaných inventarizačních rozdílech k uvedení do souladu účetnictví se skutečností. Doklady musí být předány k proúčtování nejpozději k datu účetní závěrky. Informace o nevypořádaných inventarizačních rozdílech bude uvedena v textové části účetní závěrky za běžné období. 6.3.12 Postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy Inventarizační zpráva bude vyhodnocena radou města. Radě města bude předložena informativní zpráva o průběhu inventarizace majetku a závazků a jiných aktiv a jiných pasiv. Nedílnou přílohou informativní zprávy radě města budou inventarizační zprávy z jednotlivých etap inventarizace. K projednání radě města bude zpráva předkládána po celkovém ukončení inventarizace. 6.4

Druhy inventarizací a) dle okamžiku, kdy se provádí

Účetní jednotka provádí inventarizaci k okamžiku, ke kterému sestavuje účetní závěrku jak řádnou nebo mimořádnou. Takto sestavená inventarizace v souladu s § 29 odst. 1. zákona o účetnictví nazývá „periodickou inventarizací“. Inventarizaci v souladu s § 29 odst. 2. zákona o účetnictví „průběžnou inventarizaci“ město Černošice neprovádí. b) dle způsobu provádění

 Fyzická inventura: Fyzickou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku hmotné povahy, popřípadě nehmotné povahy, ale pouze tehdy, kdy to připouští jejich povaha. Jedná se tedy především o hmotné prostředky, např. inventář, materiál na skladě, pokladní hotovost, stroje a zařízení, budovy a stavby, popř. pozemky. Skutečné stavy se při fyzické inventuře zjišťují přepočtením, převážením, přeměřením.  Dokladová inventura: Dokladovou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků v případech, kdy povaha předmětu neumožňuje provést fyzickou inventuru, např. pohledávky, závazky, peněžní zůstatky na bankovních účtech, časové rozlišení. Dále se dokladovou inventurou zjišťuje také skutečný stav majetku hmotné povahy, u něhož jiný způsob inventury není možný vzhledem k místu, kde se v době provádění inventury tento majetek nachází, např. stroje a inventář v opravně. Podstata dokladové inventury spočívá v tom, že se při ní skutečný stav příslušného druhu majetku a závazků zjišťuje, ověřuje či prokazuje jen pomocí různých písemností, např. účetních dokladů, listin, spisů a smluv. 6.5 Další inventarizační činnosti 6.5.1 Inventarizační identifikátor Jedná se o označení části inventarizační položky nebo v případě vybraného majetku jednotlivé věci a souboru majetku, které zajišťuje jejich jednoznačné určení. Inventarizačním identifikátorem u hmotného majetku může být např. inventární nebo výrobní číslo, popis majetku, apod. Inventarizačním identifikátorem u pohledávek, závazků a v případě nehmotného majetku nebo jiných aktiv a jiných pasiv, u kterých nelze vizuálně zjistit jejich fyzickou existenci, může jako identifikátor sloužit číslo přijaté nebo vydané faktury, číslo interního dokladu, číslo smlouvy, apod.


Číslo revize: 0


Finanční řád 6.5.2 Seznam inventarizačních identifikátorů Seznam inventarizačních identifikátorů bude evidován a uložen ve spisovně s inventarizační evidencí. Tento seznam tvoří především:  seznam inventárních čísel evidence majetku;  seznam použitých čísel dokladů v jednotlivých dokladových řadách na základě schválených subřad účetních dokladů;  seznam jednoznačných popisů sloužící k jednoznačnému určení majetku u částí inventarizačních položek, kde nelze využít výše uvedené označení. 6.6 6.6.1   

Inventurní soupis a dodatečný inventurní soupis Inventurní soupis a dodatečný inventurní soupis je vyhotovován v rozsahu účtové skupiny; seskupení inventarizačních položek; nebo jednotlivé inventarizační položky.

6.6.2 Inventurní soupisy a dodatečné inventurní soupisy obsahují ve vztahu k předmětu účetnictví  identifikační číslo vybrané účetní jednotky;  uvedení rozsahu podle odstavce 1 včetně číselného a slovního značení podle směrné účtové osnovy;  způsob zjišťování skutečných stavů;  seznam příloh inventurního soupisu nebo dodatečného inventurního soupisu;  v případě dodatečného inventurního soupisu stavy celkové výše ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv uvedených v příslušném inventurním soupisu;  v případě rozdílů zjištěných mezi jinými evidencemi a pomocnými evidencemi, které nelze odstranit do okamžiku ukončení inventarizace, nebo nebyla odsouhlasena výše pohledávek a závazků, obsahuje informaci o této skutečnosti, pokud není uvedena v příloze;  okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a v případě prvotní inventury také okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy;  jména osob, které jsou členy inventarizační komise;  podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace s uvedením okamžiku připojení podpisového záznamu;  počet stran inventurního soupisu. 6.6.3    

6.6.4   

Příloha inventurního soupisu obsahuje alespoň seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů; způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence; v případě nemovitostí, o kterých má povinnosti vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v Katastru nemovitostí České republiky. Příloha dodatečného inventurního soupisu obsahuje alespoň příslušný (prvotní) inventurní soupis; seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů; způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů;


Číslo revize: 0


Finanční řád  

v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence; v případě nemovitostí, o kterých má povinnosti vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v Katastru nemovitostí České republiky.

6.7 Inventarizační zpráva Inventarizační zprávou se rozumí shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách, včetně seznamu všech inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, inventurních zápisů a informace o všech inventarizačních a zúčtovatelných inventarizačních rozdílech. Inventarizační zpráva bude obsahovat komentáře a zhodnocení průběhu inventarizace, komentáře k rozdílům, podnětům a zjištění inventarizačních komisí a souhrnný přehled provedených inventur. Dále bude obsahovat srovnávací tabulku v úrovni inventarizačních položek, všech použitých účtů účtového rozvrhu včetně podrozvahy, použitých účetní jednotkou v běžném období, a to po zaúčtování zúčtovatelných rozdílů. 6.8 Vzory dokumentů Vzory dokumentů jsou umístěny na intranetu (plán inventarizace, metodika DIK, inventarizační zpráva, harmonogram, ověřovací dopis), anebo jsou součástí ekonomického systému GINIS (modul Evidence majetku).


Číslo revize: 0


Finanční řád

7 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK 7.1

Vymezení základních pojmů

Pohledávka Pohledávka je právo věřitele požadovat určité plnění na dlužníkovi ze závazkového vztahu, vzniklé zejména na základě ustanovení obecně závazné vyhlášky města (místní poplatky), na základě pravomocného rozhodnutí (pokuty, náklady řízení) příslušného odboru dle organizačního řádu (dále jen „příslušný odbor“), na základě smlouvy uzavřené mezi Městem Černošice a fyzickou nebo právnickou osobou. 7.2 Evidence pohledávek Podrobná operativní evidence je vedena v ekonomickém systému GORDIC. Zde jsou jednotlivé pohledávky vedeny podle jednotlivých druhů. Každé pohledávce je přidělen jednoznačný variabilní symbol, aby byla zajištěna její identifikace. Ve vlastním účetnictví jsou pohledávky vedeny podle jednotlivých druhů, přičemž konkrétní účet pohledávky je rozlišen analytickým účtem, případně organizační jednotkou. 7.2.1 Datum vzniku účetního případu Datum vzniku účetního případu je následovné:  daně a místní poplatky (za odpady, ze psů atd.) – měsíční, vždy ke konci měsíce. Základní předpis se uskuteční v měsíci, kdy se stanoví výše pohledávky (vystaví se složenka atd.), měsíčně se provede také úprava pohledávky na základě změn parametrů (např. přestěhování, úmrtí atd.);  pokuty a přestupky - předpis pohledávky podle vykonatelnosti rozhodnutí je do účetnictví zanesen neprodleně. Týká se i blokových pokut na místě nezaplacených;  nájemné (včetně služeb) - vždy ke konci měsíce;  pohledávky z obchodních vztahů – dnem splnění dodávky, případně dnem postoupení pohledávky nebo dnem inkasa pohledávky;  daně a poplatky inkasované v hotovosti (např. správní poplatky) - při vzniku pohledávky. 7.3 Režim nakládání s pohledávkami 7.3.1.1 Správce pohledávky Příslušný odbor (dále jen ,,správce pohledávky”) je přímo odpovědný za pohledávku a zabezpečuje tyto činnosti:  neprodlené zavedení pohledávky (nejpozději do pěti pracovních dnů) do příslušného modulu ekonomického systému GORDIC s jednoznačným variabilním symbolem;  na žádost finančního odboru předá podklady pro odsouhlasení zůstatků ke stanovenému datu u jím spravovaných pohledávek;  informuje odpovědné zaměstnance zařazeného do finančního odboru o všech změnách pohledávky. Správce pohledávky je povinen 1x za měsíc (nejpozději do 5 pracovních dnů po skončení každého měsíce) zkontrolovat, zda u splatných pohledávek byla provedena úhrada. Není-li úhrada provedena, zašle správce pohledávky dlužníkovi písemné upozornění k úhradě nedoplatku v náhradním termínu. Upozornění se zasílá 30 dnů po uplynutí doby splatnosti (termín splatnosti je do 15 dnů ode dne doručení tohoto upozornění). Správce pohledávky je povinen 1x za měsíc zkontrolovat, zda u pohledávek s určeným náhradním termínem splatnosti byla úhrada provedena. Pokud na první upozornění nebylo reagováno a úhrada nebyla provedena, může správce pohledávky


Číslo revize: 0


Finanční řád dle okolností případu zaslat ještě druhé upozornění k zaplacení s novým náhradním termínem (15 dnů splatnost ode dne doručení). Pokud ani potom nebude pohledávka uhrazena, předá správce pohledávky pohledávku k dalšímu řízení finančnímu odboru, který zajistí vymáhání. Součástí dokumentace bude vykonatelný výkaz nedoplatků nebo jiný titul prokazující pohledávku a další doklady potřebné k vymáhání pohledávky (např. ověřená kopie exekučního titulu, ověřená kopie nájemní smlouvy, kopie doručenek atd.). Na vykonatelném výkazu nedoplatků bude potvrzení obou stran o předání a převzetí. Správce pohledávky je povinen veškeré změny a nové důležité skutečnosti, které se vztahují k předmětné pohledávce, zpracovat a zavést do informačního systému. U pohledávek, které již byly předány k dalšímu řízení finančnímu odboru resp. právnímu oddělení, je povinen je o změnách týkajících se pohledávky neprodleně písemně informovat. 7.3.1.2 Finanční odbor Finanční odbor zabezpečí přiřazení přijatých úhrad (bankou, pokladnou, příp. v budoucnu i platební kartou) k pohledávkám dle jejich variabilních symbolů, což bude programově zajištěno automaticky komunikací v systému DDP. U platby, kde nelze variabilní symbol jednoznačně určit, ale lze platbu přiřadit podle jiné identifikace (částka, odhadnutý překlep ve variabilním symbolu atd.), finanční odbor přiřadí k příslušné pohledávce ve spolupráci se správcem pohledávky. U plateb, které nelze spolehlivě identifikovat na základě částky, variabilního symbolu atd., ale lze spolehlivě identifikovat druh pohledávky, zpracují zaměstnanci zařazení do finančního odboru položkový seznam, který předají k potvrzení správce pohledávky. Platby, u kterých nelze identifikovat druh pohledávky, řeší správce pohledávky dle kontroly bankovních výpisů průběžně. Příslušní správci pohledávek finančnímu odboru následně předávají pohledávky, u kterých nebyla splněna povinnost ve stanovené lhůtě, která je dána:  v případě místních poplatků obecně závaznou vyhláškou města;  v případě pokut a nákladů řízení dobou splatnosti dle pravomocného rozhodnutí příslušného odboru;  v případě smluvních vztahů smlouvou uzavřenou mezi Městem Černošice a právnickou nebo fyzickou osobou (nebo dále v návaznosti na znění smlouvy konkrétní fakturou). Finanční odbor převezme od správce pohledávky podklady pro vymáhání pohledávky - vykonatelný výkaz nedoplatků (a to buď za jednotlivé dlužníky, nebo i hromadný) nebo jiné podklady pro vymáhání pohledávky. Vykonatelný výkaz nedoplatků musí obsahovat:  označení dlužníka v prodlení;  výši nedoplatku;  údaje o původní splatnosti dlužné částky;  exekuční titul s doložkou vykonatelnosti (rozhodnutí o uložení plnění, pokutové bloky na pokuty na místě nezaplacené, smlouvy atd.);  písemnou výzvu - upomínku (pro pokuty, přestupky) s určením náhradní lhůty k zaplacení nebo jinou písemnou výzvu ke splnění poplatkové povinnosti (např.pro místní poplatky) či jinou písemnou výzvu k zaplacení splatné pohledávky  datum vystavení tohoto výkazu;  všechny dokumenty musí být ověřeny dle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování). Účinnost: 1. 6. 2013

Číslo revize: 0


Finanční řád Finanční odbor zahájí vymáhání pohledávky zasláním písemné výzvy k úhradě splatné pohledávky v náhradní lhůtě a upozorní dlužníka, že po uplynutí náhradní lhůty bude přikročeno k vymáhání dlužné částky. Po marném uplynutí náhradní lhůty podá návrh na nařízení a provedení výkonu rozhodnutí – exekuci a určení příslušného exekutora, pokud nebude dohodnuto s vybraným exekutorským úřadem, že tyto právní úkony na základě udělené plné moci provede již on. Před předáním pohledávky exekutorovi je finanční odbor rovněž povinen prověřit insolvenční rejstřík, aby se zjistilo, zdali na dlužníka nebylo vyhlášeno insolvenční řízení – v tomto případě podá právní úsek přihlášku pohledávky do insolvenčního řízení a nepředává již pohledávku exekutorovi k vymáhání. 7.3.1.3 Právní úsek Spolupracuje s finančním odborem. Pokud příslušná smlouva uzavřená s vybraným exekutorským úřadem nestanoví jinak, u pohledávek peněžitého plnění vzniklých ze soukromoprávních vztahů zpracuje žalobu nebo návrh na vydání platebního rozkazu na určení povinnosti uhradit příslušnou dlužnou částku ve stanovené výši a době (finanční odbor je v takovém případě povinen předat úseku právnímu veškeré dostupné související dokumenty a důkazy, zejména tedy smluvně doložený nárok na plnění, výzvu k zaplacení v náhradní lhůtě, příp. další listiny od příslušného odboru) a následně předá pravomocný rozsudek nebo platební rozkaz finančnímu odboru k zajištění dalšího postupu tj. k podání návrhu na nařízení a provedení výkonu rozhodnutí pokud nebyla povinnost stanovená v rozsudku nebo platebním rozkazu splněna dobrovolně. Pokud tak vyplývá ze smlouvy uzavřené s exekutorským úřadem, předá finanční odbor veškeré dokumenty potřebné pro vymožení pohledávky tomuto exekutorskému úřadu a dle potřeby s ním spolupracuje až do doby ukončení exekučního řízení. 7.3.2 Evidence postupu vymáhání pohledávek Finanční odbor je povinen postup vymáhání pohledávek dokladovat a informovat o nich správce pohledávky. Finanční odbor všechny změny pohledávky (zvýšení, snížení atd.) bezodkladně zavede do účetní evidence; pokud to je nutné vzhledem k povaze pohledávky, informuje o těchto změnách příslušného správce pohledávky. 7.3.3 Povolování splátek nebo odklad splatnosti 7.3.3.1 Povolování splátek nebo odklad splatnosti v přenesené působnosti Žádost o posečkání úhrady a žádost o rozdělení úhrady na splátky (dále jen „posečkání“) podává dlužník v písemné formě u finančního odboru popřípadě u správce pohledávky, který následně vše předá finančnímu odboru. Posečkání lze povolit jen v případech, které jsou uvedeny v § 156 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Finanční odbor rozhodne o žádosti o posečkání do 30 dnů ode dne jejího podání v souladu se zákonem č. 280/2009 Sb., daňovým řádem. Splátkový kalendář nesmí být povolen na dobu delší, než je lhůta, v níž se pohledávka promlčí. 1x za půl roku předkládá referent finančního odboru radě města informaci o počtu rozhodnutí o posečkání s placením pohledávek a jejich celkové výši. 7.3.3.2 Povolování splátek nebo odklad splatnosti v samostatné působnosti Žádost o povolení splátek nebo odklad splatnosti podává dlužník u správce pohledávky, který ve spolupráci s právním úsekem vypracuje dohodu o splátkách, případně jinou dohodu upravující vzájemná práva a povinnosti stran a správce pohledávky ji předloží radě města nebo zastupitelstvu města ke schválení. V případě, že daná dohoda bude schválena, správce pohledávky zajistí její


Číslo revize: 0


Finanční řád realizaci. O uzavření dohody o splátkách je správce pohledávky povinen neprodleně informovat finanční odbor a odevzdat mu kopii uzavřené dohody o splátkách. 7.4

Pravomoc k rozhodnutí o schválení splátek a o odkladu splatnosti

7.4.1 Pohledávky vyplývající z výkonu samostatné působnosti  do výše 10.000,- Kč a do 18 měsíců schvaluje příslušnou dohodu na základě pověření radou města vedoucí finančního odboru;  nad 10.000,- Kč a do 18 měsíců schvaluje rada města;  splátky s dobou splatnosti delší než 18 měsíců schvaluje zastupitelstvo města (tyto splátky nad 18 měsíců se schvalují výjimečně v mimořádně vážných a doložených případech). Dohoda o splátkách obsahuje upozornění dlužníka, že v případě nedodržení splátkového kalendáře se stává splatnou celá zbývající pohledávka. 7.4.2 Penalizace pohledávek po splatnosti  místní poplatky – pokud pohledávka není uhrazena v náhradním termínu, postupuje se podle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů a dle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Toto se současně zavede do účetní evidence pohledávek.;  soukromoprávní pohledávky – pokud je pohledávka uhrazena v určeném náhradním termínu, nebude uplatňován úrok z prodlení, to neplatí pro uplatnění smluvní pokuty stanovené smlouvou. Pokud pohledávka není uhrazena v náhradním termínu, vypočte finanční odbor úrok z prodlení, a zavede jej do systému DDP – daně, dávky, pohledávky (dále jen „DDP“). Pohledávka, úrok s prodlení a smluvní pokuta jsou dále vymáhány finančním odborem. Výpočet úroků z prodlení   

pokud je výše úroků dohodnuta – výše úroků z prodlení se vypočte dle této dohody; pokud výše úroků není dohodnuta, vypočte se podle nařízení vlády č. 142/1994 Sb., kterým se stanoví zákonná výše úroků z prodlení a poplatků z prodlení, ve znění pozdějších předpisů; úrok nižší než 100,- Kč nebude vymáhán.

7.5 Prominutí pohledávky Žádost o prominutí pohledávky nebo její části podá v písemné formě dlužník u finančního odboru. Důvodem prominutí celé nebo části pohledávky musí být skutečně vážná a prokazatelně negativní situace dlužníka, způsobená např. přírodní katastrofou, závažnou nehodou, tíživou sociální skutečností. 7.5.1 Pohledávky vyplývající z výkonu samosprávných činností K prominutí pohledávky (nebo vzdání se práva) dochází na základě písemné dohody o prominutí pohledávky (vzdání se práva) uzavřené mezi městem a dlužníkem. O prominutí pohledávky nebo její části a vzdání se práva rozhoduje:  do 20.000,- Kč rada města  nad 20.000,- Kč zastupitelstvo města Vyhotovení dohody o prominutí pohledávky (vzdání se práva), její schválení a uzavření zajišťuje finanční odbor. Současně předá kopii uzavřené dohody správci pohledávky, z činnosti kterého


Číslo revize: 0


Finanční řád pohledávka vznikla. Zároveň zajistí odepsání pohledávky z operativní evidence v DDP a z účetnictví. 7.5.2 Pohledávky vyplývající z výkonu přenesené působnosti Prominout pohledávku lze pouze na základě ustanovení zákona, a to na základě žádosti dlužníka nebo z moci úřední. O prominutí v zákonem stanovených případech rozhoduje finanční odbor rozhodnutím v souladu s § 259 a dalšími zákona č.280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že bude finančním odborem vydáno rozhodnutí o prominutí pohledávky, informuje o této skutečnosti příslušný referent finančního odboru radu města. 7.6 Odpis pohledávek U pohledávek existujících i u těch, které zanikly, ale jsou nedobytné – tj. které by byly bezvýsledně vymáhány nebo by náklady na jejich vymáhání přesáhly výtěžek – vedoucí finančního odboru rozhodne o odpisu pohledávky a následně se pohledávka odepíše z účetnictví. 7.7 Vzory dokumentů Vzory dokumentů jsou uloženy na intranetu.


Číslo revize: 0


Finanční řád

8 ÚČETNÍ ROZVRH 8.1 Systém zpracování účetnictví 8.1.1 Používaný účetní systém Účetnictví je zpracováváno pomocí programu WINDOS, firmy GORDIC. Jihlava. Zabezpečení aktualizace, metodické vedení účetnictví a servis je prováděn firmou GORDIC, pobočka Praha. Společnost GORDIC deklaruje soulad účetního systému a zpracování účetnictví s účetními standardy a zákony. 8.1.2     

Seznam účetních knih Hlavní kniha Kniha došlých faktur Kniha vydaných faktur Pokladní knihy Kniha pohledávek

8.1.3 Účtový rozvrh Město Černošice má sestaven účtový rozvrh v souladu s platnou směrnou účtovou osnovou pro organizační složky státu, územní samosprávné celky a příspěvkové organizace. Seznam účtů je přílohou č. 1 této směrnice. 8.1.4 Dokladové řady Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady pro jednotlivé účetní agendy. Dokladové řady jsou dány účetním software. 8.1.5 Stanovení okamžiku uskutečnění účetního případu Okamžikem – dnem uskutečnění účetního případu je: 1. při vystavování účetních dokladů je den uskutečnění případu, totožný s dnem vystavení nebo poslední den období, za které je doklad vystavován; 2. při vzniku závazku /došlá faktura/ je dnem uskutečnění účetního případu den, kdy byla faktura doručena městu; 3. úhrada závazků a pohledávek – dle výpisu z bankovního účtu; 4. cenné papíry – dle výpisu Střediska cenných papírů; 5. doklady, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den zápisu do listu vlastnictví. 8.2 Účtování 8.2.1 Příjmový a výdajový okruh Město Černošice účtuje příjmy a výdaje pomocí Základního běžného účtu 231 s analytikou. 8.2.2 Oceňování majetku a závazků Město Černošice oceňuje svůj majetek a závazky:  v okamžiku uskutečnění účetního případu;  na konci rozvahového dne / cenné papíry/;  pořizovací cenou – pořizovací náklady, včetně nákladů s pořízením souvisejících;  vlastními náklady – přímé náklady příp. část nepřímých nákladů;  jmenovitou hodnotou;  odborným odhadem.


Číslo revize: 0


Finanční řád Jednotlivé složky majetku se oceňují:  dlouhodobý majetek pořizovací cenou;  peněžní prostředky a ceniny jejich jmenovitými hodnotami;  dlouhodobý majetek a zásoby vytvoření vlastní činností vlastními náklady;  podíly a cenné papíry pořizovací cenou;  pohledávky a závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí nebo nabytí pořizovací cenou;  bezúplatně nabytý majetek nebo majetek v případech, kdy vlastní náklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou vyšší než reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovací cenou. 8.2.3 Účtování cenin Město Černošice o ceninách neúčtuje, vede pouze operativní evidenci. 8.2.4 Účtování zásob Město Černošice o zásobách neúčtuje, vede pouze operativní evidenci. 8.2.5 Časové rozlišení nákladů Město Černošice v rámci své činnosti periodicky opakujících nákladů a výnosů časově nerozlišuje (např. předplatné, pronájmy). U ostatních nákladů a výnosů se rozlišují podle hlediska významnosti nad 50.000,- Kč. 8.3

Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih

8.3.1    

Postup účetní závěrky inventarizace majetku a závazků /směrnice o inventarizaci/; zúčtování veškerých účetních případů patřících do účetního období; sestavení účetní závěrky; statistické výkazy.

8.3.2   

Sestavení účetní závěrky rozvaha; výkazy zisků a ztrát; přílohy dle zákona.

8.3.3 Otevírání účetních knih na počátku účetního období, uzavírání účetních knih Účty hlavní knihy se otevírají účetními zápisy pomocí účetního software. Účetní knihy se uzavírají k poslednímu dni účetního období. 8.4 Účtový rozvrh Aktuální účtový rozvrh je součástí EKO systému GINIS.


Číslo revize: 0


Finanční řád

9 PŘECHODNÉ OBDOBÍ Limity, smlouvy, objednávky před vznikem závazku schválené v IS GINIS před účinností Finančního řádu verze 2.0 se považují za schválené a elektronickému schvalovacímu procesu podléhají při jakékoliv úpravě.

10 ZÁVAZNOST A ZRUŠOVACÍ USTANOVENÍ Finanční řád je závazný pro všechny zaměstnance Černošice, organizačních složek města a městskou policii.

zařazené

do

Městského

úřadu

Ruší se vnitřní předpis č. 7, verze 1.0 a 1.1 – Finanční řád Zrušují se všechny podpisové vzory za věcnou správnost, příkazce operace, správce „kapitoly“ rozpočtu, hlavní účetní k 1. 6. 2013. K tomuto datu se také zrušují všechna pověření, která byla vydána v rámci finanční kontroly.

11 PŘÍLOHY Příloha č. 1 – Finanční kontrola před vznikem závazku (veřejný výdaj) Příloha č. 2 – Finanční kontrola po vzniku závazku (veřejný výdaj) Příloha č. 3 – Finanční kontrola – cestovní příkaz


Číslo revize: 0


Příloha č. 1 - Objednávka/smlouva/individuální příslib – finanční kontrola před vznikem závazku

nákup

výběrové řízení

navrhuje vedoucí odboru, realizuje vedoucí oddělení provozu vedoucí odboru ve spolupráci s úsekem právním - viz vnitřní předpis č. 5 - veřejné zakázky

250 000 - 2 999 999 (stavební práce)

x

250 000 - 999 999 (služby)

x

50 000 - 249 999

Funkční místo

20 000 - 49 999

Popis činnosti

0 - 19 999

Rozpětí dle vnitřního č. 5 - předpisu veřejné zákazky

Termín /lhůta

po návrhu vedoucího odboru do 5 pracovních dnů realizuje vedoucí oddělení provozu x

x

x

x

x

x

x

úsek právní - 7 pracovních dnů po obdržení všech podkladů předložení dle vnitřního předpisu č. 11 předkládání materiálů radě města a zastupitelstvu města 2 pracovní dny

rada města (předložení)

vedoucí odboru, vedoucí oddělení provozu

ověření správnosti

referent = za věcnou správnost

schválení

schválení

schválení

schválení

schválení

prověření nezbytnosti připravované operace, správnosti, přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění rizik, doložení operace správnými a úplnými podklady

vedoucí odboru = příkazce operace

podpis a schválení





2 pracovní dny

prověření zda operace byla ověřena příkazcem operace, soulad s veřejnými výdaji, programy, smlouvami a dalšími rozhodnutími a zda odpovídá zákonu o rozpočtových pravidlech

rozpočtář = správce rozpočtu






2 pracovní dny

posouzení operace

útvar interního auditu = posuzující*

x

x

2 pracovní dny

*posuzujícího lze přizvat v jakémkoliv kroku (např. správce rozpočtu potřebuje odsouhlasit krok od účetní apod.), povinný od 250 000,- Kč x - realizace


Číslo revize: 0

Číslo vydání: 2.0

Finanční řád Limitovaný příslib Používá se u cestovních příkazů a u drobných nákupů, kde nelze určit dodavatele.

Popis činnosti

Funkční místo

operace do 50 000,-

operace do 200 000,(pouze u cestovních příkazů) - položka 5173

Termín /lhůta

schválení

schválení

2 pracovní dny

ověření správnosti


prověření nezbytnosti připravované operace, správnosti, přijetí opatřeník vyloušení nebo zmírnění rizik, doložení operace správnými a úplnými podklady




2 pracovní dny

prověření zda operace byla ověřena příkazcem operace, soulad sveřejnými výdaji, programy, smlouvami a dalšími rozhodnutími a zda odpovídá zákonu o rozpočtových pravidlech

rozpočtář = správce rozpočtu



2 pracovní dny

posouzení operace

referent, … = posuzující*



2 pracovní dny

*posuzujícího lze přizvat v jakémkoliv kroku – není v limitovaném příslibu povinný


Číslo revize: 0


Finanční řád

Funkční místo/útvar

0 - 249 999

250 000 - 999 999 (služby)

250 000 - 2 999 999 (stavební práce)

Příloha č. 2 - Faktura – po vzniku závazku

Termín/lhůta

podatelna

x

x

x

1 pracovní den

finanční odbor

x

x

x

2 pracovní dny


schválení

schválení

schválení

2 pracovní dny

určí správnost věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku x prověří soulad s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem





2 pracovní dny

posouzení operace




2 pracovní dny

Popis činnosti

naskenovaní faktury do systému zpracování faktury a předání příslušnému odboru ověření správnosti

prověří soulad podpisu příkazce operace dle podpisového vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti, zda se jedná o operaci s infividuálním nebo limitovaným příslibem, nebo jiné skutečnosti, které se týkají operace úhrada faktury zaúčtování faktury

finanční odbor = hlavní účetní




2 pracovní dny

finanční odbor

x

x

x

2 pracovní den

x

x

x

3 pracovní dny

finanční odbor

*posuzujícího lze přizvat v jakémkoliv kroku; povinný je od 250 000,- Kč x - realizace


Číslo revize: 0


Finanční řád

Funkční místo/útvar

0 - 249 999

250 000 - 999 999 (služby)

250 000 - 2 999 999 (stavební práce)

Poukaz (POU) – po vzniku závazku

Termín/lhůta

podatelna

x

x

x

1 pracovní den

finanční odbor

x

x

x

2 pracovní dny


schválení

schválení

schválení

2 pracovní dny

určí správnost věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku x prověří soulad s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem





2 pracovní dny

posouzení operace




2 pracovní dny

Popis činnosti

naskenovaní faktury do systému zpracování faktury a předání příslušnému odboru ověření správnosti

prověří soulad podpisu příkazce operace dle podpisového vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti, zda se jedná o operaci s infividuálním nebo limitovaným příslibem, nebo jiné skutečnosti, které se týkají operace úhrada faktury zaúčtování faktury





2 pracovní dny

finanční odbor

x

x

x

2 pracovní den

x

x

x

3 pracovní dny

finanční odbor

*posuzujícího lze přizvat v jakémkoliv kroku; povinný je od 250 000,- Kč x - realizace


Číslo revize: 0


Finanční řád Pokladní doklad (PPD) – po vzniku závazku

Popis činnosti

za věcnou správnost - zpracování podkladů v PPD určí správnost věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku x prověří soulad s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem prověří soulad podpisu příkazce operace dle podpisového vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti, zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem, nebo jiné skutečnosti, které se týkají operace proplacení zaúčtování pokladního dokladu

Funkční místo

operace do 50 000,-

Termín /lhůta

referent

shválení

2 pracovní dny



2 pracovní dny



2 pracovní dny

pokladna

realizuje proplacení

1 pracovní den

finanční odbor = účetní

realizuje zaúčtování

3 pracovní dny

*posuzujícího lze přizvat v jakémkoliv kroku – není povinný

Poznámka: U výdajů realizovaných v hotovosti prostřednictvím modulu PPD, plní funkci hlavní účetní příslušná pokladní, jejíž pokladně se realizuje výdaj do výše 2 000,- Kč kromě cestovních příkazů.


Číslo revize: 0


Finanční řád Příloha č. 3 - Cestovní příkaz

Popis činnosti

Funkční místo

vyplnění a podpis CP před pracovní cestou

referent

schválení a podpis pracovnícesty (před)

vedoucí odboru/tajemník/starosta

vyplnění CP po realizaci pracovní cesty

referent

schválení a podpis vyúčtování pracovní cesty

pověřený referent odboru = za věcnou správnost

schválení a podpis cestovního příkazu kompletně vyplněného pro realizaci pracovní cesty

vedoucí odboru/tajemník/starosta = příkazce operace

vyplacení cestovního příkazu

pokladna = hlavní účetní

zaúčtování cestovního příkazu

finanční odbor - do 3 pracovních dnů

Poznámka: U cestovních příkazů plní funkci hlavní účetní pokladní v plném rozsahu.


Číslo revize: 0


Město Černošice. Finanční řád

Recommend Documents