Město Dvůr Králové nad Labem náměstí T. G. Masaryka 38, 544 17 Dvůr Králové nad Labem
Dodatečné informace k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu Služby elektronických komunikací a prodej elektronických komunikačních zařízení a jejich příslušenství pro město Dvůr Králové nad Labem
Město Dvůr Králové nad Labem zveřejnilo zadávací podmínky a výzvu k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu „Služby elektronických komunikací a prodej elektronických komunikačních zařízení a jejich příslušenství pro město Dvůr Králové nad Labem“ podle Vnitřního předpisu města Dvůr Králové nad Labem č. 19/2013 – Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Dvůr Králové nad Labem (dále jen vnitřní předpis). Tento vnitřní předpis upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu § 6, § 12 odst. 3 a § 147a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, zadavatelem. Přestože nám tato povinnost nevznikla, v zájmu zajištěním srozumitelnosti zadávacích podmínek, transparentnosti a rovných podmínek všech uchazečů, předkládáme na základě požadavku uchazeče níže uvedené dodatečné informace. 1) Zadavatel používá ve své výzvě - zadávací dokumentaci výraz „provázaná osoba“ (zejména městem zřizované organizace, organizace s majetkovou účastí města, MAS apod.). a) Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno pod pojmem MAS. Odpověď: MAS je místní akční skupina - MAS Královédvorsko, z. s. b) Součástí zadávací dokumentace není seznam všech subjektů, jichž se bude požadované plnění týkat, ve struktuře IČO a přesný název, a to v editovatelné podobě (excel, word). Tento seznam je přitom nezbytný pro přípravu nabídky, zejména zpracování požadované kalkulace. Poskytne zadavatel uchazečům předmětný seznam všech městem zastoupených / zřizovaných / řízených organizací ve struktuře IČO a přesný název v editovatelné podobě? Odpověď: V současné době se jedná o 8 dalších subjektů zařazených pod rámcovou smlouvu, počet jimi používaných SIM karet je zahrnut v celkovém počtu 170 SIM karet a užívané tarify jsou zahrnuty v podkladech pro zpracování hodnotících ukazatelů, je s nimi uvažováno v tabulce hodnotících kritérií. c) Mají tyto organizace povinnost přistoupit k rámcové smlouvě zadavatele (např. pokud podmínky zadavatele budou prokazatelně výhodnější než podmínky organizace)? Odpověď: Užívané SIM karty uvedených subjektů jsou zahrnuty v celkovém počtu současně aktivních cca 170 SIM karet.
d) K jakému datu může každá jednotlivá organizace přistoupit k rámcové smlouvě zadavatele? Odpověď: S přistoupením dalších subjektů z oblasti „provázaných osob“ k rámcové smlouvě zadavatel uvažuje v průběhu trvání smlouvy, tento vstup však bude realizován na základě dobrovolnosti, a to i s ohledem na stávající závazky oslovených „provázaných osob“. 2) Žádáme zadavatele o poskytnutí podrobného výpisu provozu jednotlivých SIM za období jednoho měsíce (např. červen 2015) ve formátu xls, csv či xml, v souladu se zásadami transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. Tyto informace jsou nutné pro správnou modelaci a kalkulaci nabídky uchazeči. Těmito informacemi však disponuje pouze jediný z uchazečů, a to stávající, čímž je jednoznačně zvýhodněn oproti ostatním uchazečům, kteří tyto informace k dispozici nemají. Poskytne zadavatel uchazečům předmětný podrobný výpis s provozem po jednotlivých SIM za jeden měsíc (např. červen 2015) ve formátu xls, csv či xml, apod.? Odpověď: Zadavatel předpokládá po dobu trvání smluvního vztahu průběžnou optimalizaci užívaných tarifů, při stanovení Hodnotícího kritéria vycházel ze skutečných vlastních potřeb a požadavků, i s ohledem na skutečnost, že nepožaduje pro každou SIM kartu individuální nastavení tarifu, nepovažuje tento požadavek za adekvátní. 3) Zadavatel požaduje „hlasový tarif pro partnerské řešení“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno pod tímto výrazem a o podrobnou specifikaci tohoto požadavku. Odpověď: Jedná se například o službu – otevírání vstupní brány přes SIM kartu, navázání SIM karty na čidla objektu pro jeho ostrahu, SIM karta zajišťující systém varování obyvatel v případě krizové události. 4) Zadavatel požaduje „„profil“ pro odchozí i příchozí hovory (pravidla volání)“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno pod tímto výrazem a o podrobnou specifikaci tohoto požadavku. Odpověď: Zadavatel měl na mysli požadavek stanovit si možnosti pro užívání jednotlivých SIM karet v rámci vnitropodnikové sítě (např. seznam povolených a nepovolených čísel, nepovolení roamingu v rámci vnitropodnikové sítě a nebo jiná omezení či výhody s volbou pro jednotlivé SIM karty, které mají v rámci vnitropodnikové sítě volání zdarma bez odčerpávání volných minut). 5) Zadavatel požaduje nabídku datových tarifů pro využití přímo prostřednictvím SIM v mobilních telefonech dle Přílohy č. 1. Dodavatel žádá o informaci, zda zadavatel skutečně nepoužívá / nepředpokládá, kromě výše uvedených datových tarifů k hlasovým SIM (označovaných např. jako tarify „Internet v mobilu“), také využití datových tarifů i pro samostatné datové SIM (označovaných např. jako tarify „Mobilní internet) např. pro notebooky, tablety, mobilní modemy, GPS jednotky či jiná speciální mobilní zařízení, a zda tedy tyto SIM a služby skutečně nejsou předmětem této veřejné zakázky. Odpověď: Zadavatel požaduje v rámci datových služeb i datové služby pro samostatné SIM karty pro notebooky a jiná mobilní zařízení, ale protože je v současné době užívá v malém rozsahu, nezahrnul je do hodnotících kritérií v Tabulce č. 1.
6) Zadavatel požaduje „datový tarif pro partnerské řešení (zabezpečení lokalit, krizové řízení apod.)“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno pod tímto výrazem a o podrobnou specifikaci tohoto požadavku.“. Odpověď: Jedná se zejména o službu, která by zajistila při vzniku krizové situace, varování obyvatelstva prostřednictvím odchozích varovných zpráv. 7) Zadavatel požaduje „doručení SIM karty do sídel určených každým ze zadavatelů“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno „určenými sídly“, jaká sídla to jsou, a o jaké zadavatele se jedná. Odpověď: Sídlem zadavatele je sídlo Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem, v případě, že by došlo ke vzájemné dohodě a objednávání dalších SIM karet by si zajišťovaly provázané osoby samostatně, tak do jejich sídla. 8) Zadavatel požaduje „finanční bonus na koupi telekomunikačních zařízení a příslušenství dle aktuální potřeby zadavatele. Nabídka telekomunikačních zařízení a příslušenství bude vycházet z nabídky produktů uchazeče. Zadavatel si vyhrazuje právo nákupu telekomunikačních zařízení i mimo služby a dodávky uchazeče.“ Dodavatel považuje za vhodné upozornit v této souvislosti zadavatele, že požadavek na nákup HW/příslušenství, o jehož cenu neproběhne jakákoliv soutěž mezi uchazeči, je nezákonný. Navíc tato položka zcela zásadním způsobem ovlivňuje způsob výpočtu celkové nabídkové ceny a umožňuje tak zakázané modelování nabídek jednotlivými uchazeči. Zadavatel, pokud je předmětem veřejné zakázky také nákup HW a příslušenství, musí v takovém případě zcela jednoznačně a konkrétně definovat kolik, jakých zařízení/příslušenství, tj. s jakými konkrétními technickými parametry, mají uchazeči ve svých nabídkách ocenit. Nelze tedy po uchazečích požadovat zcela obecně „finanční bonus“ (označovaný taktéž např. jako dotace na nákup HW/příslušenství, HW banka, HW budget, apod.) u kterého není jednoznačně a transparentně stanoveno, na koupi jakých telekomunikačních zařízení a příslušenství o jakých konkrétních parametrech bude využit. Z formulace zadavatele nelze jednoznačně určit, zda bude bonus/dotace využita např. na nákup 50 levných mobilních telefonů, nebo naopak např. na nákup jediného superluxusního mobilního přístroje, tabletu, apod. Tento požadavek zadavatele odporuje požadavkům na konkrétní, jednoznačné a transparentní vymezení předmětu plnění. Vymezení předmětu plnění, založené nikoliv na konkrétní a pro všechny uchazeče shodné specifikaci, je zcela nedostatečné pro zpracování nabídky. Vzhledem k tomu, že bonus/dotace slouží k nákupu HW/příslušenství z nabídky uchazeče, je i další požadavek zadavatele na vyhrazení si práva nákupu telekomunikačních zařízení i mimo služby a dodávky uchazeče, a to právě v souvislosti s požadavkem na poskytnutí bonusu/dotace, zcela v rozporu s pravidly poskytování takovýchto dotací a v rozporu s “dobrými mravy“. Upustí zadavatel od svého požadavku na finanční bonus/dotaci na nákup telekomunikačních zařízení?
Odpověď: Není v možnostech zadavatele, aby specifikoval, jaké telefonní přístroje v následujících 24 měsících bude obměňovat, ať už z důvodu stáří, nefunkčnosti, nedostatečného vybavení s ohledem na požadované poskytování služeb, rozvoj telekomunikačních služeb a podobně. Zadavatel za neadekvátní podmínku považuje případnou povinnost uchazeče zajistit po dobu dalších 24 měsíců konkrétní telekomunikační zařízení. Zadavatel v rámci finančního bonusu neuvažuje o nákupu superluxusního mobilního přístroje, tabletu apod. Podmínku, že si vyhrazuje nákup telekomunikačního zařízení mimo dodávky uchazeče, vychází z toho, že zadavatel neví, kdo bude vítězem veřejné zakázky a nezná tedy nabídku uchazeče, nemůže se zavázat k tomu, že nabídka uchazeče bude ve všech případech pro zadavatele vyhovující. 9) Zadavatel požaduje nabídku „zaměstnaneckého balíčku“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno pod tímto výrazem a o podrobnou specifikaci tohoto požadavku. Odpověď: Zadavatel chtěl tímto požadavkem zajistit svým zaměstnancům výhody volání v případě přechodu k vítěznému uchazeči. Účastník zde může podle svých možností a zvyklostí nabídnout výhody pro zaměstnance zadavatele. 10) Zadavatel uvádí „předpokládaný termín zahájení plnění 1.10.2015. Zároveň však zadavatel uvádí, že „telefonní čísla se závazkem budou migrována po vypršení závazku“. Žádáme zadavatele o jednoznačnou specifikaci, o jaké závazky se jedná, kolika čísel se týkají a kdy tyto závazky na konkrétních dotčených číslech vyprší. Odpověď: Uvažovaných cca 170 SIM karet bude migrováno současně, jedná se o SIM karty pod stávající rámcovou smlouvou. Migrování čísel po vypršení závazku je uvažováno v případně nově přistupujících provázaných osob. 11) Zadavatel požaduje výpisy ve formátu HTML i PDF nebo XLS. Akceptuje zadavatel i jiné otevřené formáty, konkrétně xml, který (stejně jako xls) taktéž umožňuje pohodlné zpracování dat ve formátu excel? Odpověď: Ano, akceptuje. 12) Zadavatel uvádí, že: “neručí za případné závazky třetích osob (účastníků) zařazených pod Smlouvu o službách elektronických komunikací“. Žádáme zadavatele o jednoznačné upřesnění, co je myšleno třetími osobami a o jaké třetí osoby se jedná. Odpověď: Za třetí osoby považuje zadavatel například zaměstnance, kteří by čerpali výhody poskytnuté uchazečem, avšak na vlastní odpovědnost. 13) Zadavatel se ve výzvě - zadávací dokumentaci odkazuje na Přílohu č. 1. Jako Příloha č. 1 je však označena jak příloha Krycí list, tak i příloha Hodnotící kritérium. Žádáme zadavatele o jednoznačné označení obou příloh výzvy - zadávací dokumentace a o opravu a jednoznačné upřesnění odkazů výzvy - zadávací dokumentace na každou z těchto dvou odlišných příloh. Odpověď: S ohledem na skutečnost, že v textu zadávacích podmínek je jako Příloha č. 1 uvedena příloha s hodnotícími kritérii, bude jako příloha č. 2 označen Krycí list nabídky.
14) Zadavatel stanovil pro výpočet a hodnocení celkové nabídkové ceny jako základního a zároveň jediného hodnotícího kritéria Přílohu č. 1 Hodnotící kritérium. Pouze v části této přílohy je však způsob výpočtu dílčích položkových cen a způsob výpočtu celkové nabídkové ceny stanoven jednoznačně a pro všechny uchazeče stejně, a to vyplněnými vzorci tak, že výpočty po vyplnění jednotkových cen proběhnou zcela automaticky a jednotně. Naopak u části této přílohy, konkrétně u položek Celková cena za 1 měsíc bez DPH, Celková cen za celou dobu plnění (24 měsíců) bez i vč. DPH, Další poplatky a slevy, Výše finančního bonusu na nákup telekomunikačních zařízení, Nabídková cena bez DPH a Nabídková cena vč. DPH, tyto vzorce chybí, a tato příloha tak umožnuje uchazečům možnost různých výkladů a umožňuje tedy nejednotný a nejednoznačný postup výpočtu a hodnocení nabídkové ceny. Žádáme zadavatele o doplnění všech konkrétních výpočtových vzorců do Přílohy č. 1, a to zejména s ohledem na eliminace možných chyb ve výpočtech, na jednoznačné a jednotné zpracování celkové nabídkové ceny uchazeči, a v neposlední řadě také z důvodu jednoznačného a jednotného hodnocení celkové nabídkové ceny zadavatelem. Odpověď: Zadavatel ukončil automatické výpočty na Celkové ceně za celou dobu plnění i bez DPH s ohledem k tomu, že pokud bude uchazeč uplatňovat poplatky, budou se k celkové ceně přičítat, pokud uplatní slevu, bude se od celkové ceny odečítat. Zadavatel tedy další poplatky k Celkové ceně za celou dobu plnění i bez DPH přičte, slevu odečte a výši finančního bonusu (slevy) na nákup telekomunikačního zařízení odečte. Tak získá nabídkovou cenu bez DPH i vč. DPH 15) Zadavatel v Příloze č. 1 Hodnotící kritérium požaduje doplnění finanční hodnoty do kolonky „Další poplatky a slevy“. Dodavatel bude pochopitelně fakturovat poplatky pouze za takové služby, které zadavatel bude objednávat/odebírat, přičemž dodavatel nemůže předem předjímat jaké další služby (než v tabulce výslovně uvedené) a v jakém objemu, bude zadavatel objednávat. Požadavek zadavatele, aby dodavatel do tabulky vyčíslil blíže neurčené poplatky a slevy, odporuje požadavkům na konkrétní, jednoznačné a transparentní vymezení předmětu plnění. Vymezení předmětu plnění, založené nikoliv na konkrétní a pro všechny uchazeče shodné specifikaci, je zcela nedostatečné pro zpracování nabídky. Upustí zadavatel od svého požadavku na uvedení dalších poplatků, případně specifikuje, jaké poplatky se pod tímto označením skrývají? Odpověď: Zadavatel nepovažuje za poplatky cenu dalších služeb, ale další poplatky, které by mohly být spojeny s realizací služeb uvedených v hodnotících kritériích. 16) Zadavatel v Příloze č. 1 Hodnotící kritérium požaduje doplnění jednotkové ceny do kolonek „odchozí SMS nad rámec volných jednotek“. V tabulce však chybí údaje o počtu jednotek za měsíc, takže tyto položky se tedy nezapočítávají do výpočtu nabídkové ceny. Žádáme zadavatele o opravu Přílohy č. 1 Hodnotící kritérium.
Odpověď: Pro jednoduchost, srozumitelnost a přehlednost doplňuje zadavatel, že pro tarify č. 1, 2 a 3 uvažuje s počtem 50 jednotek za měsíc (odchozí SMS nad rámec volných jednotek). 17) Dodavatel žádá, vzhledem k velkému množství a důležitosti dodatečných informací, které je potřeba zadavatelem upřesnit, přičemž některé mají zcela zásadní vliv na výpočet nabídkové ceny jako jediného hodnotícího kritéria, a které musí dodavatel následně zapracovat do své nabídky, o přiměřené prodloužení lhůty pro podání nabídek o 14 dnů od zveřejnění opravené výzvy - zadávací dokumentace. Odpověď: Zadavatel neprodlužuje lhůtu pro podávání nabídek na veřejnou zakázku malého rozsahu „Služby elektronických komunikací a prodej elektronických komunikačních zařízení a jejich příslušenství pro město Dvůr Králové nad Labem“.
Dvůr Králové nad Labem, dne 28.08.2015
Ing. Drahomíra Smrčková v. r. vedoucí odboru všeobecné vnitřní správy a oprávněna RM jednat za zadavatele v rámci této veřejné zakázky
