MS Excel TABULKOVÝ PROCESOR
KURZY VÝPOČETNÍ TECHNIKY 776 - 85 50 58
[email protected] www.kajtar.com IČO: 731 81 269
Obsah Popis základního okna MS Excel................................................................................................................................................................................................................................................................ 3 Buňka .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 4 Zadávání hodnot.......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 5 Editace hodnot ............................................................................................................................................................................................................................................................................................ 6 Dlouhé hodnoty........................................................................................................................................................................................................................................................................................... 7 Označování tabulek – (blok) ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 7 Ohraničení tabulky...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 9 Barva v tabulce ........................................................................................................................................................................................................................................................................................... 9 Sloučení buněk.......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 10 Součet........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 10 Zvláštní výsledek ...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Formát Měna............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 12 Počet zobrazených desetinných míst......................................................................................................................................................................................................................................................... 12 Formát procent .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 12 Styl oddělovače......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 13 Vlastní vzorec (výpočet) ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 13 Ověření součtu apod. ................................................................................................................................................................................................................................................................................ 13 Vložení sloupce, řádku.............................................................................................................................................................................................................................................................................. 14 Odstranění sloupce, řádku......................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 Odstranění formátu z buňky (tabulky) ...................................................................................................................................................................................................................................................... 14 Kopírování tabulky ................................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 Přesun tab.................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 15 Předdefinované seznamy........................................................................................................................................................................................................................................................................... 16 Úprava sloupců tabulky ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 17 Průvodce vzorcem – vkládání funkce ....................................................................................................................................................................................................................................................... 17 List ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 18 Pojmenování buňky – výpočty s koeficientem ......................................................................................................................................................................................................................................... 20 Automatický text....................................................................................................................................................................................................................................................................................... 20 Zámek ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 21 Zalomení a zarovnání hodnot.................................................................................................................................................................................................................................................................... 21 Funkce Zaokrouhlení ................................................................................................................................................................................................................................................................................ 22 Komentář .................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 22 Graf ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 23 Ukotvení příček......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 24 Seřazení dat............................................................................................................................................................................................................................................................................................... 25 Automatický filtr....................................................................................................................................................................................................................................................................................... 25 Formulář.................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 Automatický přehled................................................................................................................................................................................................................................................................................. 26 Kontingenční tabulka ................................................................................................................................................................................................................................................................................ 27 Oblast tisu ................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 27 Podmíněné formátování ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 28
2
Popis základního okna MS Excel Titulkový proužek
Panely nástrojů ikony
Horní menu
Řádek vzorců
Pole názvů
Záhlaví sloupců Záhlaví řádků
Aktivní buňka
Jednotlivé listy sešitu (souboru) Stavový řádek
Buňka Textová
− obsahuje text nebo část textu, nelze ji použít ve výpočtech, zarovnání vlevo Text
1 tuna
1 metr
Číslo − obsahuje číslo, lze ji použít ve výpočtech, zarovnání vpravo 1
1,00 Kč
1%
Vzorec
− obsahuje vzorec, v buňce se zobrazuje jen výsledek, po kliknutí na tuto b. se v „řádku vzorců“ zobrazí úplný vzorec
číslo 1 číslo 2 Součet
5 5 10
4
Zadávání hodnot zadávání hodnot v řádcích 1 Zadáme hodnotu a stiskneme klávesu Tabulátor – kurzor se posune vpravo
Po stisknutí klávesy Enter na konci řádku se kurzor vrátí na začátek dalšího řádku
zadávání hodnot v sloupcích 1
Zadáme hodnotu a stiskneme klávesu Enter – kurzor se posune o řádek dolů
Každou zadanou hodnotu je nutno potvrdit (Enter, tab., atd.).
5
Editace hodnot Oprava hodnoty Postup I.:
Postup II.:
1. 2. 3. 4.
1) 2) 3)
1xLT na editovanou hodnotu Stiskneme klávesu F2 Provedeme opravu Stiskneme klávesu Enter
2xLT na editovanou hodnotu Provedeme opravu Enter
Přepsání hodnoty 1. Klikneme na editovanou buňku 2. Zadáme novou hodnotu 3. Enter
Smazání hodnoty 1. Klikneme na mazanou hodnotu 2. Stiskneme klávesu Delete (dojde ke smazání hodnoty ne formátu např. barvy)
6
Dlouhé hodnoty Tato hodnota je dlouhá.
Po dopsání tabulky, která obsahuje dlouhé hodnoty provedeme úpravu šířky sloupců.
Sem zadáme další hodnotu
Dlouhou hodnotu vepíšeme do jedné buňky, další hodnotu zadáváme hned do následující buňky – (nelze vynechat sloupec)
Stiskneme LT + držet + posun nebo 2xLT
Označování tabulek – (blok) Označení řádku buněk:
Více řádků označíme přidržením LT a posunem myši na čísla ostatních označovaných řádků.
1xLT na číslo označovaného řádku
Označení sloupce buněk Více sloupců označíme tak, že držíme LT a posunujeme myší na písmena ostatních označovaných sloupců.
1xLT na písmeno označovaného sloupce
7
Označení celého listu
1xLT
Označení velké tabulky 1) 1xLT do první buňky tabulky 2) Stisk + držet klávesu Shift
Pití pivo červené víno bílé víno fernet vodka gin whisky meruňka
promile 10 12,5 15 40 47 55 53 32
3) 1xLT do poslední buňky tabulky
Označení pouze zvolených buněk
1) 1xLT do první buňky tabulky
Pití pivo červené víno bílé víno fernet vodka gin whisky meruňka
promile 10 12,5 15 40 47 55 53 32
2) Stisk + držet klávesu Ctrl
3) 1xLT do dalších označ. buněk tabulky
8
Ohraničení tabulky Postup I.: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Označíme tabulku Formát Buňky Zvolíme záložku Ohraničení Klikneme na ikonu Vnitřní Zvolíme silnější čáru Klikneme na ikonu vnější OK
Postup II.: 1) 2) 3) 4) 5)
Označíme tabulku Rozrolujeme ikonu Ohraničení Klikneme na ikonu Všechna ohraničení Rozrolujeme ikonu Ohraničení Klikneme na ikonu Tlusté ohraničení okolo
Odstranění ohraničení: 1) 2) 3)
Označíme tabulku Rozrolujeme ikonu Ohraničení Klikneme na ikonu Bez ohraničení
Barva v tabulce Postup I.: 1) 2) 3) 4) 5)
Označíme editované buňky Formát Buňky Zvolíme záložku Vzorky Zvolíme požadovanou barvu Potvrdíme OK
9
Postup II.: 1) 2) 3)
Odstranění barvy:
Označíme editované buňky Rozrolujeme ikonu Barva výplně Zvolíme požadovanou barvu
1) 2) 3)
Označíme editované buňky Rozrolujeme ikonu Barva výplně Zvolíme Bez výplně
Sloučení buněk Postup:
Odstranění sloučení buněk:
1) označíme slučované buňky 2) Klikneme na ikonu Sloučit a zarovnat na střed
1) 2) 3) 4) 5)
Klikneme na sloučenou buňku Formát Buňky Zvolíme záložku Zarovnání Zrušíme zatržení u položky Sloučit buňky“ Potvrdíme OK
Součet Postup I.: 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu AutoSum 3) Zkontrolujeme zobrazený rámečku (označuje sčítané hodnoty) 4) Potvrdíme Enter
1 2
10
Pokud se rámeček nezobrazuje okolo sčítaných hodnot, tak je označíme myší.
Postup II.: (platí pouze pro sčítání sloupců) 1) Označíme sčítané hodnoty 1) Klikneme na ikonu AutoSum
V případě sčítání řádků může dojít k chybnému výsledku.
Zvláštní výsledek Mřížka Pokud se v buňce místo čísla nebo výsledku zobrazí tzv. mřížka – znamená to, že je potřeba příslušnou buňku (sloupec) rozšířit. (Pokud tak neučiníme, tak se zobrazená mřížka vytiskne.)
############## 20 000,00 Kč ##############
HODNOTA! Pokud se v buňce místo výsledku zobrazí údaj HODNOTA! – znamená to, že vytvořený vzorec obsahuje chybu a bude nutno jej vypočítat znovu.
#Div/0! Pokud se v buňce místo výsledku zobrazí údaj #Div/0! – znamená to, že vytvořený vzorec obsahuje chybu (dělení nulou) a bude nutno jej vypočítat znovu.
11
10 000 000,00 Kč 20 000,00 Kč #DIV/0!
Formát Měna Nastavení symbolu znaku:
1) Označíme editovaná čísla 2) Klikneme na ikonu Měna
1) 2) 3) 4) 5)
Odstranění formátu Měna:
Označíme čísla Formát Buňky Zvolíme záložku Číslo Zvolíme Druh Měna Zvolíme symbol
1) 2) 3) 4) 5)
Označíme čísla Formát Buňky Zvolíme záložku Číslo Zvolíme Druh Obecný Potvrdíme OK
Počet zobrazených desetinných míst 1) Označíme editovaná desetinná čísla 2) Pro přidání/odebrání desetinných míst použijeme ikonu Přidat nebo Odebrat desetinné místo Počet zobrazených desetinných míst může způsobit nesprávné (nepřesné) vytištění (zobrazení) tabulky. V případě, že u čísla např. 1,5 nastavíme počet desetinných míst na nula, tak bude toto číslo zobrazováno ve tvaru 2. Číslo 1 Číslo 2 Celkem
2 2 3
Přidat desetinné místo
Odebrat desetinné místo
Původní číslo bylo 1,5 Výsledek je zkreslený
Odstranění formátu Procenta:
Formát procent 1) Označíme buňky do kterých BUDEME zadávat hodnoty v procentech 2) Klikneme na ikonu procenta 3) Pokud budou zadávané údaje v necelých číslech, tak klikneme na ikonu přidat desetinné místo
12
1) 2) 3) 4) 5)
Označíme čísla Formát Buňky Zvolíme záložku Číslo Zvolíme Druh Obecný (nebo číslo) Potvrdíme OK
Styl oddělovače 1) Označíme hodnoty (čísla) 2) Klikneme na ikonu styl oddělovače Druhá hodnota
Vlastní vzorec (výpočet) 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Klikneme do místa výsledku Napíšeme znak = Klikneme na první hodnotu vzorce (výpočtu) - pokud hodnota není v tabulce, tak ji napíšeme z klávesnice Zadáme znaménko +;-;*;/ (hvězdička je násobení, lomítko je dělení) Klikneme na druhou hodnotu vzorce (jako bod 2…) Enter
První hodnota
Číslo 1 Číslo 2 Součin
5 5 25
Místo výsledku sem napíšeme =
Pokud se nám během výpočtu nepodaří zvolit správný postup, tak můžeme výpočet přerušit pomocí klávesy Esc.
Ověření součtu apod. 1) 2) 3) 4)
1xPT ve stavovém řádku (pravá část)
Označíme (sčítané) hodnoty Klikneme pravým tlačítkem ve stavovém řádku Zvolíme požadovanou funkci Výsledek se bude zobrazovat ve stavovém řádku
Výsledek bude zobrazován automaticky po označení libovolných hodnot.
13
Volba funkce
Nový řádek se vloží
Vložení sloupce, řádku 1) 2)
Klikneme do místa vkládání (sloupce nebo řádku) Vložit Řádek/Sloupec − nový řádek bude vložen nad místo, kde byl kurzor − nový sloupec bude vložen nalevo od místa, kde byl kurzor
Odstranění sloupce, řádku 1) 2)
Označíme (celý) odstraňovaný sloupec nebo řádek (viz.označ.sloupce/řádku) Úpravy Odstranit
Odstranění formátu z buňky (tabulky) 1) 2)
Označíme editované buňky Úpravy Vymazat Formáty - odstraní se všechny formáty
Kopírování tabulky Postup I.: 1) 2) 3) 4)
Označíme kopírovanou tabulku Klikneme na ikonu Kopírovat (nebo klávesová zkratka Ctrl+C) Kurzor umístíme do místa vkládání Enter (ikona Vložit nebo klávesová zkratka Ctrl+V)
14
Kurzor
Číslo 1 Číslo 3 Součet
10 30
Nový sloupec se vloží
Postup II.: 1) Označíme kopírovanou tabulku 2) Kurzor umístíme na hranu označené tabulky (zobrazí se bílá šipka), stiskneme levé tlačítko a držíme 3) Stiskneme klávesu Ctrl a držíme 4) Posunujeme myší (držet LT + Ctrl) do místa vkládání 5) Pustíme levé tlačítko myši 6) Pustíme klávesu Ctrl
Šipka zobrazená při stisknutí LT na kraji označené tabulky
Přesun tab. Postup I.: 1) 2) 3) 4)
Označíme přesunovanou tabulku Klikneme na ikonu Vyjmout (nebo klávesová zkratka Ctrl+X) Kurzor umístíme do místa vkládání Enter (ikona Vložit nebo klávesová zkratka Ctrl+V)
Postup II.: 1) Označíme přesunovanou tabulku 2) Kurzor umístíme na hranu označené tabulky (zobrazí se bílá šipka), stiskneme levé tlačítko a držíme 3) Posunujeme myší (držet LT) do místa vkládání 4) Pustíme levé tlačítko myši
Šipka zobrazená při stisknutí LT na kraji označené tabulky
15
Předdefinované seznamy Textové seznamy (měsíce, dny, zkratky dnů) 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Napíšeme první položku předdefinovaného seznamu a potvrdíme ji Enterem Klikneme na potvrzenou hodnotu Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky Náhled seznamu se bude zobrazovat nad označovaným úsekem buněk Po uvolnění levého tlačítka se seznam vepíše do buněk
Leden Pondělí Po I
Po zobrazení křížku stisk LT a posun
Po zobrazení křížku stisk LT a posun
Opakování textu 1) 2) 3) 4)
Napíšeme opakovanou položku a potvrdíme ji Enterem Klikneme na potvrzenou hodnotu Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky
pes auto kolo
Datum 1) 2) 3) 4)
Napíšeme první datum a potvrdíme Enterem Klikneme na potvrzenou hodnotu Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky
Po zobrazení křížku stisk LT a posun
30.11.2004
Čísla 1) 2) 3) 4)
Napíšeme první a druhé číslo (číselné řady) a potvrdíme Enterem Označíme obě čísla (do bloku) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu druhé označené buňky Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky
16
1
2
Vzorce 1) 2) 3) 4)
Vypočítáme první vzorec Klikneme na výsledek prvního vzorce Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky
Úprava sloupců tabulky 1) 2)
Označíme tabulku Formát Sloupec Přizpůsobit
auto kolo motorka
ks cena 2 ######## 3 ######## 1 ########
auto kolo motorka
5) 6)
2 000,00 Kč
####### ####### #######
Průvodce vzorcem – vkládání funkce 1) 2) 3) 4)
ks cena 2 1 000,00 Kč 3 5 000,00 Kč 1 4 000,00 Kč
Typ funkce
Název funkce
Klikneme do místa výsledku Klikneme na ikonu Vložit funkci (nebo Vložit Funkce) Zvolíme Funkce, Název funkce a potvrdíme OK Zadáme první hodnotu funkce – číslo 1(pokud je v tabulce, tak na ni klikneme – pokud v tabulce není, tak ji vepíšeme do příslušného políčka) Zadáme další hodnoty funkce (podobně jako první) První Potvrdíme OK
Pokud je při zadávání hodnot překryta tabulka oknem funkce, tak toto okno přesuneme (uchopíme ho myší za šedou část a při stisknutém levém tlačítku posunujeme).
hodnota funkce Okno pro zadávání hodnot funkce
Okno lze při stisknutém levém tlačítku přesunout mimo tabulku Náhled výsledku
17
Sem klikneme a zadáme druhou ks cena hodnotu funkce auto 2 1 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč
2 000,00 Kč
1 Příklad použití – funkce minimum. 1) 2) 3) 4) 5)
6)
auto kolo motorka minimum
Místo ks cena výsledku 2 1 000,00 Kč 3 5 000,00 Kč 1 4 000,00 Kč
2 Klikneme do místa výsledku Klikneme na ikonu Vložit funkci V levé části zobrazeného okna zvolíme „statistické“ a v pravé části Zvolíme statistické vybereme funkci „min“ – potvrdíme OK Zobrazené okno pro vkládání hodnot funkce přesuneme mimo tabulku V tabulce klikneme na první hodnotu funkce – další hodnoty můžeme 4 v tomto případě zadávat zjednodušeným způsobem: • po kliknutí na první hodnotu stiskneme klávesu Ctrl a držíme • klikneme na druhou, třetí a další hodnoty funkce • po zvolení všech hodnot funkce pustíme klávesu Ctrl a stiskneme Enter Po výběru hodnot vzorce potvrdíme okno funkce OK 5 auto kolo motorka minimum
ks cena 2 1 000,00 Kč 3 5 000,00 Kč 1 4 000,00 Kč
Klikneme na první hodnotu Při stisknuté klávese Ctrl klikáme na další hodnoty
List Vložení listu Z Horního menu zvolíme Vložit List
Pojmenování listu 1) 2) 3)
2xLT na editovaný název listu
Dvakrát klikneme na název listu (obvykle List 1 apod.) Zadáme nový název Potvrdíme Enterem
18
3
Zvolíme min
Okno přesuneme mimo tabulku
auto kolo motorka 6 minimum
ks cena 2 1 000,00 Kč 3 5 000,00 Kč 1 4 000,00 Kč
Přesun listu 1) 2) 3)
Kurzor myši nastavíme na název přesunovaného listu Stiskneme levé tlačítko a vodorovně posunujeme myší Po dosažení požadovaného umístění uvolníme levé tlačítko
Stisk LT + držet + přesun
Kopie listu
1 Stisk Ctrl + držet
Postup I.: 1) 2) 3) 4) 5)
Kurzor myši nastavíme na název kopírovaného listu Stiskneme klávesu Ctrl a držíme Stiskneme levé tlačítko a vodorovně posunujeme myší Po dosažení požadovaného umístění uvolníme levé tlačítko Pustíme klávesu Ctrl
2
Stisk LT + držet + přesun
Postup II.: 1) 2) 3) 4) 5)
Kopii lze umístit i do jiného otevřeného sešitu
1xPT na název kopírovaného listu Z nabídky zvolíme Přesunout nebo zkopírovat Zvolíme umístění kopie (lze i do jiného otevřeného sešitu) Zatrhneme políčko Vytvořit kopii OK
Zvolíme umístění kopie v pořadí listů
Odstranění listu (operace je nevratná) 1) 2) 3)
Klikneme pravým tlačítkem na název odstraňovaného listu Z nabídky zvolíme „Odstranit“ Potvrdíme OK
19
Pojmenování buňky – výpočty s koeficientem Funkce slouží k pojmenování buňky, která bude ve výpočtech představovat koeficient - číslo, kterým bude např. násobena celá tabulka (číslo lze měnit – změna se projeví v celé tabulce) Postup: 1) 2) 3) 4)
Klikneme na buňku, která obsahuje koeficient Klikneme do pole názvů Zadáme název buňky (koeficientu) Název potvrdíme Enterem
Pole názvů
Sem zadáme vzorec – napíšeme znak =, klikneme na koeficient, napíšeme znak hvězdička (násobení) a klikneme na počet odpracovaných hodin – potom Enter
Příklad použití: Počet odpracovaných hodin Mzda Nováková 40 Hruška 50 Nedbalová 70 Ondrová 55
V tabulce vypočteme mzdu zaměstnanců. Mzda bude představovat součin plat/hodina a počet odpracovaných hodin. Koeficientem bude buňka obsahující hodnotu hodinová mzda (60,00 Kč). Vzorec bude po vypočítání aktivní tzn. pokud změníme hodinovou mzdu, tabulka se přepočítá.
Automatický text Funkce usnadňuje psaní opakujícího se textu. Pokud píšeme podobný nebo stejný text do jednoho sloupce, bude nám Excel nabízet jeho automatické dopsání. Enterem, tabulátorem text vložíme, klávesou Esc nabídku zrušíme.
20
Plat/hodina 60,00 Kč Koeficient
Zámek 1) 2) 3)
Nástroje Zámek Zamknout list Můžeme zadat heslo OK
Vodorovné zarovnání označených buněk
Odemčení.: Nástroje Zámek Odemknout list
Zalomení a zarovnání hodnot 1) 2) 3) 4) 5)
Označíme editované buňky Formát Buňky Zvolíme záložku Zarovnání Provedeme požadované nastavení OK Svislý text
Počet odpracovaných hodin M Z Nováková 40 D Hruška 50 Y Nedbalová 70 Ondrová 55
Svislé zarovnání označených buněk
Zalomená hodnota Zalomení hodnot
Mzda 2 400,00 Kč 3 000,00 Kč 4 200,00 Kč 3 300,00 Kč
Plat/hodina 60,00 Kč
21
Svislý text
zaokrouhlované číslo
Funkce Zaokrouhlení Příklad použití: 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu Vložit funkci 3) Zvolíme funkce matematické a dále zaokrouhlit 4) Klikneme (v tabulce) na zaokrouhlované číslo 5) Klikneme do políčka Číslice a zadáme počet desetinných míst (pokud zadáme 0, bude číslo zaokrouhleno na celé)
Komentář
Počet desetinných míst
Počet odpracovaných hodin
M Z Nováková D Hruška Y Nedbalová Ondrová Celkem
40 50 70 55
Vložení 1) 2) 3) 4)
Klikneme na komentovanou buňku Vložit Komentář Zadáme text komentáře Klikneme do tabulky
Mzda 2 400,00 Kč 3 000,00 Kč 4 200,00 Kč 3 300,00 Kč 12 900,00 Kč
Zobrazený komentář
Zaokrouhleno
Pokud komentář zůstane zobrazen, je to způsobeno tím, že je zapnuta funkce Zobrazit Komentáře. Obvykle se komentář skryje a je indikován malým červeným trojúhelníkem. Ke zobrazení komentáře dojde až po nastavení kurzoru myši na komentovanou buňku.
Editace komentáře 1) 2) 3) 4)
Zaokrouhleno 13 000,00 Kč
Skrytý komentář
Plat/hodina 60,00 Kč
Místo výsledku
Plat/hodina 60,00 Kč
Plat/hodina 60,00 Kč Zaokrouhleno
Odstranění komentáře
Klikneme na komentovanou buňku Vložit Upravit komentář Provedeme požadovanou editaci textu Klikneme do tabulky
1) 2)
22
Klikneme pravým tlačítkem na komentovanou buňku Zvolíme Odstranit komentář
Koeficient
Graf
Podtyp grafu
Typ grafu
Vytvoření 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Označíme data pro graf (obvykle bez položky Celkem) Klikneme na ikonu Průvodce grafem Zvolíme typ a podtyp grafu a potvrdíme tlačítkem Další Okno Zdrojová data potvrdíme tlačítkem Další V okně Možnosti grafu zadáme název, zvolit legendu, popisky a potvrdíme tlačítkem Další Zvolíme požadované umístění a klikneme na tlačítko Dokončit Náhled grafu
Ukázka vytvářeného grafu
Název grafu
Graf bude na listě s tabulkou
Legenda Oblast grafu
Editace grafu Přesun: 1) 2) 3)
Alkohol
Klikneme do oblasti grafu Stiskneme LT a držíme Posunujeme myší
Graf bude na samostatném listě
curaso 12% meruňka 11% whisky 18%
červené pivo víno bílé víno 3% 4%5% fernet 13%
gin 18%
vodka 16%
23
Čtvereček pro změnu velikosti
Úprava velikosti: 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Kurzor myši nastavíme ne jeden z rohových čtverečků – zobrazí se dvojitá šipka 3) Stiskneme LT, držíme a posunujeme myší ve směru zobrazené šipky – zmenšování/zvětšování
Editace popisků: 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Klikneme na jeden z popisků 3) Pomocí ikon můžeme nastavit velikost písma atd.
Přesunovaný popisek
Alkohol curaso 12%
Přesun popisků: Úpravu použijeme, pokud se popisky překrývají. 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Klikneme na popisky 3) Klikneme na editovaný popisek 4) Kurzor nastavíme na šedé ohraničení, které se zobrazuje okolo editovaného popisku 5) Stiskneme LT, držíme a posunujeme myší
meruňka 11% whisky 18%
červené pivo víno bílé víno 3% 4%5% fernet 13%
gin 18%
vodka 16%
Další editace: Další editace (změna typu grafu, popisky…) provádíme pomocí nabídky Graf, která se zobrazí v Horním menu po kliknutí na oblast grafu nebo pomocí menu, které se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem v oblasti grafu.
Ukotvení příček Funkce ukotví první řádek/sloupec tabulky – při rolování dat se nebude ukotvený řádek/sloupec pohybovat. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) 2)
Klikneme do místa ukotvení Okno Ukotvit příčky
Uvolnění příček Okno Uvolnit příčky
24
Zvolíme podle kterého sloupce se data mají seřadit
Seřazení dat 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Označíme tabulku Data Seřadit Rozrolujeme volbu Seřadit podle a zvolíme název sloupce pro řazení Pokud je seznam rozsáhlý a může ve vybraném sloupci pro řazení dojít ke shodě, můžeme nastavit druhý a třetí klíč řazení (volby Dále podle a Pak podle) Volba Seznam se záhlavím/bez záhlaví umožňuje zahrnout hlavičku tabulky do řazených dat (obvykle se neprovádí) Pro případ shody OK možnost vybrat další sloupce pro řazení
Automatický filtr Funkce umožňuje filtrovat data v tabulce odfiltrovaná data tisknout. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) 2) • • •
Filtrovací trojúhelník – po kliknutí můžeme zvolit požadovaná kritéria
Klikneme do tabulky (nebo ji označíme) Data Filtr Automatický filtr po aplikaci se v tabulce zobrazí tzv. filtrovací trojúhelníky trojúhelník pomocí něhož se filtrovalo změní barvu na modrou v tabulce můžeme filtrovat najednou pomocí více filtrovacích trojúhelníků (např. odfiltrujeme Druh výrobku a Dodavatele)
Odstranění automat. filtru
Odstranění zvolených kritérií 1) 2)
V Horním menu zvolíme Data Filtr Automatický filtr
Klikneme na aktivní filtrovací trojúhelník (je modrý) Zvolíme položku vše
25
Kliknutím zvolíme požadovaná data
Formulář Přidání odstranění dat
Funkce umožňuje přehledné prohlížení, filtrování a přidávání dat. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) 2) •
Klikneme do tabulky Data Formulář zobrazí se okno formuláře
Posun v odfiltrovaných datech Editace dat
Postup pro filtrování: 1) Klikneme na tlačítko Kritéria 2) Do zobrazených políček prázdného formuláře zadáme požadovaná kritéria 3) Pomocí tlačítek Další/Předchozí zobrazujeme odfiltrovaná data
Posun dat formuláře
Skrytí dílčích dat (sloupce E a F)
Automatický přehled Funkce vyhledá v tabulce vzorce a umožní skrýt data, která vedla k výpočtu. Tabulku se skrytými daty lze tisknout. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) 2) •
Klikneme do tabulky Data Skupina a přehled Automatický přehled nad tabulkou se v místech vzorců zobrazí tlačítka mínus – po kliknutí na toto tlačítko dojde ke skrytí dílčích dat vzorce
Seskupení zvolených sloupců/řádků: 1) označíme seskupované sloupce (celé) 2) Data Skupina a přehled Seskupit Odstranění seskupení: Data Skupina a přehled Vymazat přehled
26
Možnost zadat filtrovací kritéria
Sem přesuneme např. políčko Druh výrobku
Kontingenční tabulka Funkce umožňuje filtrování a součty dat. Po aplikaci je vytvořena nová výsledná tabulka. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Klikneme do tabulky Sem přesuneme např. Data Kontingenční tab. a graf políčko Dodavatel Zvolíme Další Označíme tabulku Zvolíme Další Zvolíme Dokončit Myší přesuneme filtrovací políčka a data z panelu nástrojů do kontingenční tabulky
Oblast tisu Funkce nastaví (obvykle) tisknutou oblast tabulky. Postup: 1) 2)
Označíme oblast tisku Soubor Oblast tisku Nastavit oblast tisku
Odstranění: Soubor Oblast tisku Vymazat oblast tisku
27
Sem přesuneme např. políčko Tržba za rok
Podmíněné formátování Funkce automaticky zformátuje danou hodnotu (hodnoty) na základě logických pravidel. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
V tabulce označíme sledované hodnoty (čísla) Klikneme na Formát Podmíněné formátování Zadáme 1.podmínku (např. hodnota buňky je mezi číslem1 a číslem 2) Klikneme na tlačítko Formát Zadáme co se má stát s číslem, které podmínku splní Můžeme zadat další dvě podmínky (tlačítko Přidat) Potvrdíme OK
Odstranění podmíněného formátu: 1) Označíme data, kde je formát nastaven 2) Klikneme na Formát Podmíněné formátování 3) Klikneme na tlačítko Odstranit 4) Zvolíme, které podmínky mají být odstraněny 5) Potvrdíme OK
Co má být povoleno
Ověření dat - seznam Funkce omezí zadávání dat pouze na přípustné hodnoty nebo na „rolovací“ nabídku. V případě zadání hodnoty která nebude splňovat daná kritéria, bude uživatel vyzván k novému zadání hodnoty. 1) 2) 3)
Vytvoříme seznam přípustných položek (musí být na stejném listě) V tabulce označíme ověřovanou oblast Zvolíme Data Ověření
Umístění povoleného seznamu
28
4) 5)
6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)
V záložce Nastavení zadáme co bude povoleno tlačítko Povolit (např. Seznam) Do dalších políček zadáme podmínky povolení např. min. a max. hodnoty nebo v případě seznamu Zdroj (označíme povolené hodnoty v seznamu přípustných hodnot) Můžeme zvolit „Rozevírací seznam v buňce“ Klikneme na záložku Zpráva při zadávání Můžeme zadat text zprávy (nápověda) Klikneme na záložku Chybové hlášení Zvolíme Zobrazit chybové hlášení … Zvolíme Styl (Stop neumožní zadat nesprávné hodnoty) Zadáme chybové hlášení OK
Odstranění funkce: 1) Data Ověření 2) Vymazat vše 3) OK
Funkce souhrny Funkce sečte apod. hodnoty na základě zvolených kritérií – vytvoří tzv. mezisoučet. 1) 2) 3) 4) 5)
Klikneme do tabulky Data Souhrny Zvolíme kritéria pro mezisoučty - U každé změny ve sloupci (např. Druh výrobku) Zvolíme použit funkci (pro mezisoučty – funkce součet) Zvolíme co se má sčítat – Přidat souhrn do sloupce
29
6) 7)
Potvrdíme OK Data budou obsahovat mezisoučty a bude možno skrývat dílčí hodnoty
Odstranění funkce: 1) Data Souhrny 2) Odstranit vše
Vlastní pohledy Funkce umožňuje zaznamenat data v určité fázi – snímání během filtrování. 1) 2) 3) 4)
5)
První ukládaný pohled je obvykle vše (bez filtru) – Klikneme na Zobrazit Vlastní pohledy Klikneme na tlačítko Přidat Zadáme název pohledu (vše) V tabulce provedeme požadované filtrování dat a pohled na odfiltrovaná data opět uložíme pod zvoleným názvem Pro uložená dalších pohledů postupujeme podobně (jako krok 4)
Prohlížení pohledů: 1) Zobrazit Vlastní pohledy 2) Zvolíme požadovaný pohled 3) Klikneme na tlačítko Zobrazit
Zobrazení zvoleného pohledu
Přidání vlastního pohledu
Odstranění zvoleného pohledu
Pro rychlejší prohlížení (a tisk) vlastních pohledů je vhodné vynést tlačítko vlastníc pohledů mezi ikony – na panel nástrojů.
30
Umístění vlastní ikony na panel nástrojů Program Excel umožňuje vynést ikonu často používané operace na panel nástrojů. 1) 2) 3) 4)
5) 6)
Zvolíme Nástroje Vlastní (nebo trojúhelníček na konci panelu nástrojů) Zvolíme záložku Příkazy Klikneme na požadovanou kategorii např. Zobrazit V pravé části okna uchopíme požadovanou ikonu (nebo příkaz) a přesuneme za ostatní ikony v panelech nástrojů (umístíme před trojúhelníček Pomocí pravého tlačítka na nově umístěné ikoně můžeme provést další úpravy – popisek, tvar ikony atd. Po vynesení všech požadovaných ikon potvrdíme tlačítkem Zavřít
Funkce SUMIF Funkce sečte vybrané hodnoty, u kterých je splněna daná podmínka. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
1xLT do místa výsledku Klikneme na Vložit funkci Zvolíme Matematické a SUMIF OK Zadáme „Oblast“ tj. sloupec ze kterého bude zvoleno kritérium (např. Dodavatel) Zadáme „Kritéria“ tj. zvolené kritérium pro součet (zadáme kliknutím v tab.) Zadáme „Součet“ tj. sloupec, který je sčítaný (zadáme označením oblasti v tab.) OK
31
Funkce COUNTIF (výskyt, četnost) Funkce určí četnost hodnoty (např. textu) v tabulce. 1) 8) 2) 3) 4) 5)
1xLT do místa výsledku Klikneme na Vložit funkci Zvolíme Matematické a COUNTIF OK Zadáme „Oblast“ tj. oblast dat, ve kterých četnost zjišťujeme (např. Dodavatel) Zadáme „Kritérium“ tj. hledaný výskyt (např. IBM - zadáme kliknutím v tab.) OK
Funkce KDYŽ 1) 2) 3) 4) 5) 6)
1xLT do místa výsledku Klikneme na Vložit funkci Zvolíme Logické a KDYŽ OK Zadáme podmínku (pro pravdu) Zadat co se má zobrazit v případě pravdy a co v případě nepravdy OK
32
Funkce DSUMA Funkce sečte buňky v databázi, které splní určitá kritéria. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Zkopírujeme hlavičku tabulky (nejlépe nad tabulku) Zadáme pod hlavičku filtrovací kritéria (např. druh výrobku a dodavatel) Klikneme do místa výsledku tj. pod zkopírovanou hlavičkou (např. Tržba za rok) Klikneme na Vložit funkci Zvolíme Databázové a DSUMA OK Zadáme umístění databáze Zadáme umístění pole tj. název sledovaného sloupce v databázi (např. Tržba za rok) Zadáme Kritéria tj. označíme v zkopírované hlavičce tabulky zvolená kritéria (včetně popisků) – bez sledovaného sloupce (Tržba za rok) OK
Funkce PLATBA Funkce vypočte měsíční splátky půjčky. 1) 2) 3) 4) 5)
1xLT do místa výsledku Klikneme na Vložit funkci Zvolíme Finanční a PLATBA OK Zadáme Sazba tj. úrok/12 (měsíců) Zvolíme Pper tj. celkový počet splátek (měsíců – doba splatnosti) 6) Zvolíme Souč_hod tj. celková hodnota uhrazená sérií budoucích plateb, zadáme záporně (jedná se o půjčku) • Ostatní údaje nezadáváme 7) Ok 33
Funkce Hledání řešení Funkce najde řešení pro cílovou hodnotu (potřebujeme získat daný výsledek). 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Klikneme do buňky, pro kterou hledáme řešení – tato musí obsahovat vzorec (např. platba) Zvolíme Nástroje Hledání řešení Zadáme „Cílová hodnota“ tj. požadovaný výsledek vzorce zadáme „Měněná buňka“ tj. která buňka se má změnit pro požadovaný výsledek – tato nesmí obsahovat vzorec (např. velikost půjčky) OK Návrh řešení přijmeme (OK) nebo odmítneme (STORNO)
Datová tabulka – jeden vstup Funkce vypočítá tabulku s mnoha výpočty, které mají stejnou strukturu. (např.: jaká bude platba při růstu úroku od 6% do 15%) 1)
2) 3) 4) 5)
Pod spočítanou tabulku (Platba) vytvoříme sloupec možných úroků (v %) – tento zapíšeme vlevo od výsledku funkce Platba Označíme výsledek tabulky PLATBA a sloupec možných úroků Zvolíme Data Tabulka Zadáme vstupní buňku sloupce tj. původní úrok, se kterým se počítalo v tabulce PLATBA Sloupec možných OK úroků
34
Vstupní buňka sloupce – sledovaná hodnota - úrok
Řádek možných půjček
Datová tabulka – dva vstupy Funkce sleduje v dané tabulce dvě proměnné (změna úroků a změnu půjčky). 1)
2)
3) 4) 5) 6) 7)
od spočítanou tabulku (Platba) vytvoříme sloupec možných úroků (vepíšeme v % přímo pod výsledek funkce PLATBA) Vedle (napravo) od výsledku vytvoříme řádek možných půjček (vepíšeme v Kč přímo vedle výsledku funkce PLATBA Označíme oblast výsledek tabulky PLATBA, sloupec možných úroků a řádek možných půjček Zvolíme Data Tabulka Zadáme vstupní buňku řádku tj. původní půjčku, se kterou se počítalo v tabulce PLATBA Zadáme vstupní buňku sloupce tj. původní úrok, se kterým se počítalo v tabulce PLATBA OK
35
Sloupec možných úroků
Slučování dat Funkce sloučí (sečte) dílčí data do výsledné tabulky. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12)
Vytvoříme zdrojové tabulky (např. každou na jeden list) Přejdeme na čistý list, který pojmenujeme V novém listě klikneme do místa, kde chceme sloučenou tabulku Zvolíme Data Sloučit Zvolíme požadovanou funkci (např. součet) Zvolíme list obsahující první tabulku a tuto označíme Klikneme na Přidat (pokud jsou zdrojová data v jiných souborech - Procházet) Označíme první (dílčí) tabulku a klikneme na Přidat nebo Alt + i) Označujeme další tab. a klikáme na Přidat (stejně jako krok 8) Dále zvolíme Použít popisky - V horním řádku a V levém sloupci Zvolíme Vytvořit propojení na zdrojová data OK
Požadovaná funkce ve výsledné tab. Vyhledání tabulky v dalším sešitě
Přidá další slučovanou tab.
pozn. pokud se sloučení nezdaří, odstraníme celý list, na který se slučování provádělo Zobrazení popisků ve výsledné tabulce
36
Propojení – aktualizace dat
Odstranění tabulky ze seznamu sluč. tab.
Rozšířený filtr Filtr umožňuje získat cílová data z tabulky na základě zadání vstupních požadavků. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
Nad tabulku se zdrojem dat vložíme několik prázdných řádků Do uvolněného místa nad tabulkou zkopírujeme její hlavičku Pod zkopírovanou hlavičku zadáme kritéria filtrování (např. jméno výrobku a maximální cena) Klikneme do zdroje dat Zvolíme Data Filtr Rozšířený filtr Okolo tabulky s daty bude obíhat rámeček (pokud ne – označíme tab. pomocí myši) Klikneme na červenou šipku Oblast kritérií a označíme kritéria - kritéria uvedená v zkopírované části původní tab. Potvrdíme OK
Přidá nový scénář
Scénáře Funkce umožňuje rychlé prohlížení jednotlivých možností, které nastávají na základě změny vstupních dat. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Vytvoříme tabulku představující tzv. normální scénář Zvolíme Nástroje Správce scénářů Klikneme na tlačítko Přidat Zadáme název scénáře např. Normální scénář Zvolíme měněné buňky – např. fixní náklady firmy a příjem Potvrdíme OK Zvolíme Přidat
37
Zadáme název scénáře Zvolíme, které b. budeme měnit
8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16)
17)
Zadáme název dalšího scénáře např. Platební neschopnost Ponecháme již zvolené buňky a potvrdíme OK V zobrazeném okně nastavíme (zadáme) hodnoty, které odpovídají PN Klikneme na Přidat Zadáme název dalšího scénáře např. Prosperita Ponecháme již zvolené buňky a potvrdíme OK V zobrazeném okně nastavíme (zadáme) hodnoty, které odpovídají prosperitě Potvrdíme OK V zobrazeném okně můžeme použít následující funkce: - Zobrazit – po zvolení příslušného scénáře a kliknutí na tl. Zobrazit se hodnoty scénáře uvedou v zdrojové tabulce - Přidat – přidá další scénář - Odstranit – odstraní označený scénář - Upravit – editace označeného scénáře - Sloučit – sloučí scénáře s jiným otevřeným sešitem - Zpráva – vygeneruje výslednou tabulku Po kliknutí na souhrn zvolíme jak se má zobrazit a OK
38
Bude vytvořena výsledná tab.
Buňka, která bude sledována jako výsledná např. Zisk
