Mozaik Gazdasági Szervezet Ügyintézésének, iratkezelésének szabályzata
Érvényes: 2013. január 2-től
Jóváhagyta:
C s e r Lászlóné igazgató
1
Készült a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet alapján az intézmény iratkezelési feladatának eredményes ellátása érdekében. Az 1995.évi LXVI. törvényben, valamint a 335/2005.(XII.29.) kormányrendeletben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi, vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv (a továbbiakban együtt: iratkezelési szabályzat) tartalmazza. I. Általános rendelkezések E szabályzat vonatkozásában: Adatkezelés: A személyes adatok felvétele és tárolása, feldolgozása, hasznosítása ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt, adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és a további felhasználásuk megakadályozása is. Adatkezelő: Az adatkezelésben meghatározott tevékenységet végző személy. Adattovábbítás: Ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik. Adattörlés: Az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy helyreállításuk nem lehetséges. Beadvány: Az intézményhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat. Elektronikus irat: Elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet kinyomtatás után az irattárban tárolnak. Előadói ív: Olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez; az előadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása; Gyűjtőszámon iktatás: Gyűjtőszámon iktatjuk a az azonos tárgykörben keletkező nagy tételszámú iratokat. A gyűjtőszámos iktatás során egy gyűjtőszám (iktatási sorszám) alatt, több azonos tárgykörben kiadott, keletkezett ügyiratot iktatunk. A keletkező iratokat a 2
gyűjtőszám ( főszám ) alatt iktatjuk 1. sorszámmal kezdve. A nyilvántartás a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan történik. A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell, hogy mely ügykörre történt a felhasználása. Az iktató könyv első 15 sorszámát kell meghagyni a gyűjtőszámos iktatásra. A gyűjtőszám alatti nyilvántartásba vétel gyűjtőszámos iktatási lapon, vagy külön nyilvántartási füzetben ( szerződések ) történik. Gyűjtőszámon iktatjuk többek között: a szabályzatokat, munkaköri leírásokat, megbízási szerződéseket, bérleti szerződéseket, igazgatói levelezéseket, a diákok helyi önkormányzati étkezési támogatásának határozatait, belső ellenőrzési iratokat, kereset-kiegészítések iratait, egyenleg közlőket stb. A gyűjtőszámos iktatás ügyköreit a 2. számú melléklet tartalmazza. Hatáskör: Azoknak az ügyeknek az összessége, amelyekben az intézmény rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Irat: Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Irattári anyag: Az intézmény működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége. Irattár: Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Irattári terv: A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári jel: Az irat ügycsoport szerinti meghatározását, valamint a selejtezhetőség ideje szerinti besorolását tartalmazza. Iktatás: Az iratkezelésnek a postabontás és az érkeztetést követő fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el és kitöltik az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Iktatókönyv: az intézmény rendeltetésszerű működése során keletkezett ( nála keletkezett, hozzá intézett) ügyviteli iratok (beadványok, kiadványok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, nem selejtezhető , minden évben szervezeti egységenként 1-gyel kezdődő sorszámozású folyamatos lapszámozású , évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv.
3
Irattározás: Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzákerülő, rendeltetésszerűen hozzátartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Kapcsolatos szám: Ugyanazon iratképző valamely más ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez. Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: Az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. Kiadmány: A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás (kiadványozás): A már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről . Kiadmányozó: A szervezet vezetője által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Közfeladatot ellátó szerv: Állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. Közirat: A keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely az intézmény irattári anyagába tartozik vagy tartozott. Küldemény: A beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás: Az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy. Levéltári anyag: Az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat. Másodlat: A több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat: Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szövegés formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Maradandó értékű irat: A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
4
Melléklet: Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat: Az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól – elválasztható. Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésénél- kiemelt, un. címszavak alapján, név- és tárgymutató vezetése. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése. Számítástechnikai adathordozó: Számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (floppy, CD, DVD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. Szerelés: Az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iratokon jelölni kell. Szervezet: A jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. Szervezeti és Működési Szabályzat: A szervezet tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szervezet, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket. Szignálás: Az ügyben intézkedni, eljárni illetékes személy kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik az ügy kiadmányozása. Ügyintézés: Valamely személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintéző: Az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat: Az intézmény rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Ügyiratdarab: Az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. Ügykör: A szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. Ügyvitel: A szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.
5
II. Az iratkezelés szervezete 1. Az intézmény központi iktatás formájában látja el az ügyintézési, ügyviteli (ügyiratkezelési) feladatait, melynek mindenkori biztonságos megszervezéséért az intézmény igazgatója felel. 2. Az iratkezelési tevékenység hagyományos (kézi) módszerrel történik. Az iratkezelést az e feladatra kijelölt dolgozó végzi. 3. Az iratkezelő feladata: - a külső szervtől érkezett iratok átvétele az intézmény igazgatójától - az intézményen belül készített iratok átvétele és posta vagy kézbesítő útján való továbbítása a címzetthez - a szervezet iratainak iktatása, nyilvántartása, kezelése, őrzése, tárolása, valamint selejtezése, illetve a levéltárnak való átadásra való előkészítése - az iratok irattárból való kiadása és visszavétele. 4. Az iratkezelési tevékenység irányítását, felügyeletét és ellenőrzését az intézmény igazgatója látja el.
III. A küldemények átvétele, érkeztetése és felbontása 1. A beérkezett és a szerv által készített iratok érkezés , illetve keletkezés időpontjában történő azonnali nyilvántartásba vétele kötelező. 2. Az intézmény részére postán érkező valamennyi küldeményt a postai meghatalmazással rendelkező hivatali kézbesítő veszi át, az arra rendszeresített nyomtatványon, -az átvétel idejének feltüntetésével együtt- és aláírásával igazolja a küldemények átvételét. 3. A faxon érkezett – iktatási kötelezettség alá eső- iratokról fénymásolatot kell készíteni és az eredeti fax irattal együtt kell átvenni. Ebben az esetben mindkét iratot összekapcsolva meg kell őrizni. 4. A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell. 5. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat. A beérkező valamennyi iratot az igazgató bontja fel és szignálja ki. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az igazgatóhoz. 6. A meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket és reklámcélú kiadványokat nem kell iktatni. 6
7. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét. Az esetleges felmerülő irathiány okát a küldő szervvel tisztázni kell és ennek tényét az iraton fel kell tüntetni. 8. A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet vagy a feladó neve, címe az iratból nem állapítható meg. Amennyiben a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, az értéket a felbontó köteles az iraton feltüntetni. 9. Abban az esetben, ha az irat burkolata sérült vagy felbontva érkezett, az iratkezelő rávezeti a „sérülten érkezett”, illetőleg a „felbontva érkezett” megjegyzést és aláírja. 10. Az intézmény igazgatója által szignált iratot iktatás után az ügyintézőnek át kell adni. IV. Az iratok nyilvántartása Az intézménybe érkezett illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás központi iktatási rendszerben történik. A nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó — az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló — ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon kell vezetni. 1. Az iratok nyilvántartásba vétele magában foglalja: - az irat sorszámmal való ellátását az iktatókönyv alapján - az esetleges előzmény megállapítását és visszakeresését - előzmény szerelését , majd a keletkezett iratok csatolását - az iktatóbélyegző rovatainak kitöltését - határidők feltüntetését - előadói ív kitöltését - az elintézett ügyek előadói ívén az irattári jel feltüntetését - az irat irattárba helyezését. 2. A nyilvántartás alszámos iktatási rendszerben történik. A nyilvántartás segédleteként név-és tárgymutatót kell felfektetni. 3. Gyűjtőszámon iktatjuk a az azonos tárgykörben keletkező nagy tételszámú iratokat. A gyűjtőszámos iktatás során egy gyűjtőszám (iktatási sorszám) alatt, több azonos tárgykörben kiadott, keletkezett ügyiratot iktatunk. A keletkező iratokat a gyűjtőszám ( főszám ) alatt iktatjuk 1. sorszámmal kezdve. A nyilvántartás a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan történik. A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell, hogy mely ügykörre történt a felhasználása. Az iktató könyv első 15 sorszámát kell meghagyni a gyűjtőszámos iktatásra. A gyűjtőszám alatti nyilvántartásba vétel gyűjtőszámos iktatási lapon (igazgatói levelezések ), vagy füzetben ( megbízási szerződések ) történik. gyűjtőszámon iktatjuk többek között: a szabályzatokat, munkaköri leírásokat, megbízási szerződéseket, 7
bérleti szerződéseket, igazgatói levelezéseket, a diákok helyi önkormányzati étkezési támogatásának határozatait, egyenleg közlőket és a fizetési felszólításokat stb. 4. Az intézmény alszámos iktatási módszerrel iktatja a külső és belső iratait, amelynek értelmében egy adott ügy első irata önálló sorszámot (főszámot) kap, míg az ügyben keletkezett többi irat alszámot kap. Az alszámok száma 8. Ha az iktatókönyv egy ügyhöz tartozó alszáma elfogy az új ügyiratot az iktatókönyvben a következő szabad számon kell beiktatni és csatolni az új számhoz az ügyben keletkezett összes előzetes iratot. 5. Az iratokat az érkezés napján , de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést az iraton is jelölni kell. 6. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult és köteles ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja , a kezelési feljegyzések megállapíthatók legyenek. 7. Az iktatás céljára iktatókönyvet kell használni. 8. A beérkezett iratot iktató bélyegzővel kell ellátni és az iktatókönyvben is fel kell tüntetni az érkezés napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát. 9. Minden naptári évben új iktatókönyvet kell nyitni az alábbiak szerint. „Az iktatókönyvet………………….számozott oldallal megnyitom.Budapest,200..év …………..hó….nap. aláírás”. Az év végén – az utolsó iktatás alatt, a felhasznált utolsó számot követően aláhúzással: „Az iktatókönyvet………….db iktatószámmal lezártam. Budapest, 200…év ………...hó….nap. aláírás” záradékkal le kell zárni és a hivatalos bélyegző lenyomatával kell ellátni. 10. Az iktatás sorszámozása folyamatos. Az iktatókönyvben iktatószámot üresen hagyni nem szabad, kivéve az első 10 számot a gyűjtőszámos iktatásra. 11. A téves bejegyzés esetén, a rovatot átlósan át kell húzni és új –a soron következő – rovatban helyesen kell feltüntetni az adatot. Az egyszerűbb hibák esetén áthúzással és föléírással kell a javítást elvégezni. 12. Az irat tárgyát úgy kell meghatározni, hogy az kifejezze az ügy lényegét és annak alapján a mutatózás , majd a visszakeresés elvégezhető legyen. 13. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: - az intézmény nevének, címének - az iktatás évének, hónapjának, napjának - az iktatás sorszámának - az ügyintéző nevének 8
-
mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.
14. Az iktatóbélyegzőt az irat jobb felső részén lévő szabad helyre kell elhelyezni. Ha erre nincs lehetőség más szabad helyen is elhelyezhető. Abban az esetben amikor egyik megoldás sem alkalmazható, a bélyegző lenyomatot pótlapon kell elhelyezni és az irathoz csatolni. 15. Az iktatóbélyegző lenyomatának kitöltésével egyidejűleg és azzal megegyezően az iktatókönyvbe be kell jegyezni: - az iktatás sorszámát (iktatószámát) - az iktatás időpontját - az irat küldőjének azonosító adatait - a küldő iktatószámát (hivatkozási számát) - az irat tárgyát - az ügyintéző nevét - az irat leadásakor az irattári jelet és az irattárba helyezés keltét. 16. Az írásbeli ügyintézéshez előadói ívet kell használni. 17. Az előadói ívet az iratkezelő nyitja meg. Az előadói ív az irat borítója. 18. Név- és tárgymutatókönyvet kell alkalmazni. A mutatókönyv betűsoros nyilvántartás, amely az iratokat név és tárgy szerint tartja nyilván. 19. A küldemények postai úton való továbbításához, a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. 20. A kézbesítő útján továbbított - címzetthez eljuttatott - küldeményeket a sorszámozott és hitelesített kézbesítőkönyvbe kell bejegyezni . A címzett által történő átvételt abban kell igazoltatni. 21. Az irattárban az ügyiratokat szalagos irományfedélben kell tárolni, az irattári jelek szerinti csoportosításban - egy kötegben csak egy őrzési idejű ügyiratok helyezhetők el. 22. Minden irományfedélre rá kell vezetni: - az iktatás évét - az irattári jelet - a kötegben elhelyezett ügyiratok alapszám keretét. 23. Az irattári jeleket a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.
9
V. Az iratok kezelése és védelme A Mozaik Gazdasági Szervezet a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba veszi; b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó — az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló — ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezeti; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolja, a tétel jelét az iraton feltünteti, és azt a nyilvántartásba bejegyezi; d) az itt keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazza; e) az elintézett ügyek iratait — az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett — irattárában elhelyezi, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodik; f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezi; g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt saját költségen az illetékes közlevéltárnak átadja. Szakszerű, biztonságos megőrzés Száraz helyiségben kell az irattárat kialakítani .A szekrényeknek zárhatóaknak kell lenni. Iratot csak az iktatással megbízott dolgozó adhat ki. Selejtezhetőség szempontjából történő válogatás Irattárba helyezéskor az iratokat a selejtezhetőség időpontja szerint kell csoportosítani. Segédletekkel való ellátás Az irathoz segédletek tartoznak, amelyek egyrészt a nyilvántartására, biztonságos megőrzésére, másrészt a benne való eligazodásra szolgálnak., Vannak olyan segédletek, amelyek az iratképző szervek napi munkája során készülnek, ezeket ügyviteli segédleteknek nevezzük. Ilyenek például az iktatókönyvek, a betűsoros személynév-, helynév- és tárgymutatókönyvek. Az ügyviteli segédletek az iratanyaggal együtt kerülnek irattárba, majd a rendezési munkák után is a hozzájuk tartozó iratok mellett maradnak.
10
Szignálás Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet úgy, hogy meghatározott iratcsoport(ok) esetén: a) az iratot a szervezeti egység vezetőjének szignálása nélkül az adott szervezeti egység ügyrendjében kijelölt azon ügyintézőhöz kell továbbítani, aki jogosult az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni; b) iratkezelési szoftver által biztosított automatikus szignálás is elvégezhető. (2) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. (3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. (4) Az igazgató elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását. Kiadmányozás Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papír alapú irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
11
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt a) a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el vagy b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el. A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni. A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint a) hiteles papír alapú, illetve b) hiteles elektronikus másolatot is kiadni. Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgy az elektronikus iratról készült hiteles papír alapú iraton ez úgy teljesíthető, hogy az irat utolsó lapján, vagy külön lapon – a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló Korm. rendeletben előírt záradékon felül – az 1. mellékletben felsorolt szervek által elhelyezett záradékként szerepelnie kell a) a kiadmányozó külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásának és az aláírás időpontja képi lenyomatának, b) a kiadmányozó neve melletti „s.k.” jelzésnek, valamint a szervezet nevében történő gépi aláírásnak és az aláírás időpontja képi lenyomatának, vagy c) az iratérvényességi nyilvántartásban történő nyilvántartás ténye feltüntetésének és a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzésnek. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A közfeladatot ellátó szerv által használt valamennyi bélyegző és elektronikus aláírás kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról az iratkezelési szabályzat vagy más belső szabályzat rendelkezik.
12
Expediálás A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában). Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg. Az iratok rendszerezése A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. (2) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.
Iratforgalom dokumentálása
Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység). 13
Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.Aa megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot – a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint – a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A megszűnő szervezeti egység papír alapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. A 15/A. § (1)–(4) bekezdésének rendelkezéseit a közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységét érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell. Az irattárból eredeti iratot, igazgatói engedéllyel az irattárat kezelő csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani.
VI. Az irat készítése 1. Az iratnak tartalmaznia kell az intézmény nevét, címét, az iktatószámot , az ügyintéző nevét, az ügyintézés helyét, idejét, az irat aláírójának nevét, beosztását, az intézmény bélyegzőjének lenyomatát. 2. Abban az esetben , ha az ügy jellege megengedi az ügyintézés történhet telefonon, személyesen is. Ilyenkor ennek tényét- az időpont és az ügyintéző aláírása mellett- az iratra kell vezetni. 3. Az iratokat csak a szervezeti és működési szabályzatban és az ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. 4. Határozat készítése esetén azt mindig meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illetőleg , ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre való utalást valamint a jogorvoslati lehetőségre való figyelmeztetést. 5. Az iratot úgy kell kézbesíteni , hogy annak megtörténte , továbbá az irat átvételének napja megállapítható legyen.
14
6. Ha a kiadmányt nem eredeti aláírással kell elküldeni , a keltezés alatt az irat jobb oldalán a kiadmányozó nevét zárójel nélkül az „s.k.” toldattal, hivatali beosztásának feltüntetésével kell szerepeltetni. A bal oldalon ”A kiadmány hiteles ” záradékot kell ráírni. A hitelesítést végző dolgozó a záradékot aláírásával és bélyegzővel hitelesíti. VII. Az irattározás és selejtezés 1. Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá – ha a levéltár másképpen nem rendelkezett – ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak. 2. Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni és ki kell választani azokat , amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. 3. Az iratok selejtezését az intézmény igazgatója rendeli el és ellenőrzi. 4. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. 5. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. 6. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 7. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. 8. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. 9. A tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. 10. A selejtezésre kerülő iratokról három példányos jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket , az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak – a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett – hozzájárulása alapján lehet.
15
11. A megsemmisítést két személy jelenlétében kell végrehajtani. A megsemmisítés módját és tényét rá kell vezetni a selejtezési jegyzőkönyvre, a melyet a megsemmisítésben résztvevők aláírnak. Az iratok a titkárságon két évig átmenetileg tárolandók ( kézi irattár) és utána kerülnek az irattárba. Az irattár számára olyan helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. Az irattárban az egymáshoz tartozó bejövő és kimenő iratforgalmat összetűzve, együttesen kell tárolni. Selejtezés Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Levéltárba adás A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadásátvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell. 16
A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. A tizenöt évnél régebben keletkezett, minősített adatot tartalmazó, nem selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. Az iratokat őrző szerv kezdeményezésére az illetékes közlevéltár az érvényességi idő lejárta előtt is átvehet minősített adatot tartalmazó iratokat, ha azok megfelelő őrzésének és kezelésének feltételeit biztosítani tudja. A közfeladatot ellátó szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani.
VIII. A bélyegzők nyilvántartása 1. Az intézményben csak a hivatalos szövegű , formájú és nyilvántartott bélyegzők használata engedélyezett. 2. A bélyegzők nyilvántartásáról, az elavult bélyegzők megszüntetéséről az intézmény igazgatója dönt. 3. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. A bélyegző elvesztéséről, eltűnéséről az intézmény igazgatóját azonnal értesíteni kell.
17
IX. Ellenőrzés rendszere Az ellenőrzés rendje Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tíz munkanappal – az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül – értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg. Ellenőrzésre a minisztérium, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatal megbízott kormánytisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzési megbízólevélnek tartalmaznia kell: a) a „megbízólevél” elnevezést; b) az ellenőr nevét, beosztását, munkáltatói (szolgálati) igazolványának a számát; c) az ellenőrzés helyére, az ellenőrzési tervre történő utalást; d) az ellenőrzés végrehajtására, eljárási szabályára vonatkozó jogszabály megnevezését; e) a megbízólevél időbeli hatályát; f) a kiállítás keltét; g) a kiállításra jogosult aláírását, a bélyegzőlenyomatot. Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni. Az ellenőrzés eszközei, módszere, szempontjai, eredménye, az ellenőrzési jegyzőkönyv Az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés eredményes lefolytatása érdekében jogosult: a) az ellenőrzés lefolytatásához szükséges területre belépni (a szerv székhelye, telephelye, irattára, raktári helyisége stb.), illetve a személyes adatnak nem minősülő elektronikusan tárolt adatokhoz hozzáférni; b) az iratkezeléssel kapcsolatos iratokba, iratkezelési nyilvántartásokba betekinteni, amelynek körében az ellenőrzés tárgyával összefüggő iratot – a minősített adatot tartalmazó iratok és a személyes adatok kivételével – megvizsgálhat; c) az iratkezeléssel kapcsolatos munkafolyamatokat megvizsgálni;
18
d) az iratkezeléssel összefüggésben felvilágosítást kérni, amelynek keretében a vizsgált szervtől személyes adatnak nem minősülő adatokat, tájékoztatást kérhet. e) az alkalmazott iratkezelési szoftver helyszíni ellenőrzéséhez szakértő bevonására. (2) Az iratkezelés helyzetének feltárása érdekében az ellenőrzést végző ellenőrzése során az alábbi körülményeket vizsgálja különösen: a) az ellenőrzött szerv rendelkezik-e az Ltv., valamint a Korm. rendeletnek megfelelő egyedi/egységes iratkezelési szabályzattal; b) milyen az iratkezelés szervezete (központi, osztott, vegyes); c) az iratkezeléssel kapcsolatos felelősséget; d) iratkezelési szoftver alkalmazása vagy elektronikus iratkezelési szolgáltatások igénybe vétele esetén a működési tapasztalatokat; e) hogyan támogatja az iratkezelési szoftver és az iratkezelési gyakorlat a közfeladatot ellátó szerv rendeltetésszerű működését és iratkezelési alapfolyamatát; f) az iratkezelés folyamatát; g) az iktatási, nyilvántartási fegyelmet, az iktatókönyvek hitelességét, a küldemények útjának pontos nyomon követhetőségét, a hivatali bélyegzők és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartásának és használatának rendjét, az irategység elvének érvényesülését; h) a lejárt megőrzési idejű iratok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti rendszeres selejtezését és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok illetékes levéltárnak történő átadását; i) a feladatkörök megváltozása, megszűnő szervek, szervezeti egységek esetén az iratok sorsának rendezését. (3) Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról jegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy. Az ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell: a) az eljáró szerv megnevezését; b) az ellenőrzött szerv megnevezését; c) az ellenőrzés célját; d) a helyszín és az időpont megjelölését; e) az ellenőrzést végző személyek megnevezését; f) az ellenőrzés során tapasztalt, a vizsgálat szempontjából lényeges körülményeket és megállapításokat; g) a vizsgált szervet képviselő személy által a vizsgálattal kapcsolatban tett nyilatkozatokat; h) a vizsgált szervet képviselő személy és az ellenőrzést végző személy aláírását. 19
(4) Az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát az ellenőrzést végző a helyszínen átadja vagy amennyiben ez valamilyen okból nem lehetséges, az ellenőrzés befejezését követő öt munkanapon belül megküldi a vizsgált szervnek. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát tájékoztatásul az illetékes közlevéltárnak is megküldi. (5) Amennyiben az ellenőrzés során megállapították, hogy az ellenőrzött szerv a jogszabályban foglalt előírásokat megsértette, az ellenőrző felhívja a szerv figyelmét a jogszabálysértésre és határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel felszólítja annak megszüntetésére. (6) Amennyiben az ellenőrzött szerv az ellenőrző által az (5) bekezdésben foglaltak szerint megállapított határidőn belül nem szünteti meg a jogszabálysértést, az ellenőrző a) felhívhatja az ügyben ellenőrzésre jogosult más szerv figyelmét a jogszabálysértésre, b) megkeresheti az intézkedésre hatáskörrel rendelkező szervet, c) fegyelmi vagy egyéb eljárást kezdeményezhet. Ha az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés során a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások alkalmazásával kapcsolatos szabálytalanságot észlel haladéktalanul értesíti az elektronikus ügyintézési felügyeletet.
X. Irattári terv Az Ltv. 9. § (4) bekezdésében meghatározott iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell. (2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.
XI. Hatálybalépés Jelen szabályzat 2013. január 2-án lép hatályba, amely annak visszavonásáig érvényes. A gazdasági TISZK Gazdasági Szervezete által e tárgykörben 2011. szeptember 1-jén kiadott szabályzat a mai nappal hatályát veszti.
Budapest 2013. január 2. C s e r Lászlóné igazgató 20
1. számú Melléklet
Irattári terv Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a szervezet feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: 1.
tételszám: négyjegyű kód, amely meghatározza az ügy típusát, első karaktere az ágazati betűjel, amelyet a tétel ágazaton belüli háromjegyű sorszáma követ;
2.
selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy ’NS’ jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;
3.
Lt.: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a Gazdasági Szervezet és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve ’HN’ jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az intézmény irattárában maradó iratok jelzésére szolgál).
A ’lejárat után’ kiegészítéssel ellátott tételeknél a selejtezés, illetve a levéltári átadás ideje a tételbe tartozó ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik. TÉTEL SZÁMKERETE
MEGNEVEZÉSE
U301-
U.3.
Szervezet, működés
U401-
U.4.
Iratkezelés, ügyvitel
U501-
U.5.
Személyzeti, bér- és munkaügyek
U601-
U.6.
Pénz- és vagyonkezelés
U.3. Szervezet, működés Tételszám
Tétel megnevezése
Selejtezési Lt. idő (év)
U301 Belső ellenőrzési jelentések
10 –
U302 Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések
2
21
–
U303 Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdek-képviseleti szervezetekkel, érdek-képviseleti fórumok alapítása, működtetése
NS 15
U304 Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek
15 –
U305 Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés
2
U306 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek, minőségirányítási program
–
NS 15
U307 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek
5
U308 Kártérítések
10 –
U309 Kollektív szerződés
NS 15
U310 Közalkalmazotti Tanács ügyei
NS 15
U314 Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések
10 –
U315 Külső szervek, fenntartói vizsgálatok, törvényességi észrevételek
NS 15
U316 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása
75 –
U317 Munkáltatói juttatások elvi ügyei
NS 15
U318 Munkavédelmi ügyek (munkahelyek kialakítása, rovar-rágcsálóirtás stb.)
10 –
U319 Jogi ügyek (peres és nem peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység)
15 –
U321 Statisztika (éves)
NS 15
U322 Statisztika (időszaki)
5
–
–
U327 Együttműködésre vonatkozó iratok
NS 15
U330 Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ügyek
NS 15
U336 Elnyert pályázatok
NS 15
U343 Állásfoglalások kérése
5
–
U344 A szervezet belső szabályzatai
10 –
U345 Adatvédelemmel kapcsolatos ügyek
5
–
U350 Vállalkozási szerződések
5
–
U351 Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek
5
–
U353 Beszámolók, jelentések
5
–
U355 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői
NS 15
U356 Utasítások
NS 15
U358 Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek
10 –
U359 Körlevelek (intézkedést igénylő)
2
U360 Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai U361 Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók
22
–
NS 15 1
–
U362 Tájékoztatások, adatszolgáltatások
1
–
U363 Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos ügyek
1
–
Selejtezési idő (év)
Lt.
U.4. Iratkezelés, ügyvitel Tételszám
Tétel megnevezése
U401 Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek
NS HN
U402 Ügyvitelszervezés
NS 15
U403 Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.)
5
–
U404 Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők nyilvántartása
NS HN
U405 Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek
NS 15
U406 Iratselejtezési jegyzőkönyvek
NS HN
U407 Kézi irattárból a központi irattárba történő iratátadás-átvétel jegyzőkönyvei
15
U408 Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek
NS HN
–
U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek Tételszám
Tétel megnevezése
Selejtezési Lt. idő (év)
U501 Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések
10 –
U502 Létszám- és bérgazdálkodási ügyek (éves)
NS 15
U503 Bérnyilvántartás (bérkarton)
75 –
U504 A foglalkoztatottak illetményügyei (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, járulékelszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, közalkalmazotti juttatások stb.)
10 –
U505 Személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok
2
–
U506 Üres álláshelyekről tájékoztatás
2
–
U507 Szabadságolási rend, szabadságügyek, egy hónapnál rövidebb fizetés nélküli szabadság
5
–
U509 Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közalkalmazotti munkaviszony igazolása, megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés
75 –
U512 Fegyelmi ügyek
10 – 23
U513 Egy hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság ügyek
75 –
U514 Fizetési előleg
2
–
U515 Helyettesítések
2
–
U516 Kereseti igazolás
2
–
U517 Jelenléti ívek
5
–
U518 Baleseti, rokkantsági ügyek
75 –
U519 Közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése
10 –
U520 Vagyonnyilatkozat
*
U521 Megbízási szerződések
5
U522 Munkába járás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei
5
–
U523 Napidíjak
5
–
*
U524 Közalkalmazotti nyilvántartások
NS HN
U525 Közhasznú, közcélú alkalmazások, távmunka egyedi ügyei
75 –
U526 Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának előkészítése, lebonyolítása
5
–
U527 Betöltetlen álláshelyekkel, pályázatokkal kapcsolatos iratok
2
–
U528 A foglalkoztatottak szociális helyzetével, munkakörülményeinek alakulásával és az esélyegyenlőség érvényesülésével kapcsolatos értékelések, jelentések, tervek, programok U529 Munkáltató által biztosított egyedi szociális támogatások ügyei
NS 15
5
–
U530 Magánnyugdíjpénztárral, önkéntes kiegészítő nyugdíjpénztárral, önkéntes egészségpénztárral kötött szerződés
NS HN
U531 Közszolgálati jogviták
30 –
U532 Tanulmányi szerződés
10 –
U533 Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat
2
–
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett által új vagyonnyilatkozat tételét követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek.
U.6. Pénz- és vagyonkezelés Tételszám
Tétel megnevezése
U601 Adóügyek
Selejtezési Lt. idő (év)
5
–
U602 Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) 10
–
U603 Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések
5
–
U604 Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás
5
–
U605 Közbeszerzéssel járó beruházások, építési koncessziók szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolítása
15
–
24
U606 Közbeszerzéssel nem járó beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása
5
–
U607 Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai)
10
–
U608 Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés
5
–
U609 Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.)
2
–
U610 Illetményszámfejtés
10
–
U611 Ingatlan- és vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás
NS HN
U612 Költségvetési beszámoló (éves)
NS 15
U613 Költségvetési beszámoló (időszaki)
10
–
U614 Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése)
15
–
U615 Céltámogatások igénylése és lebonyolítása, pályázatok pénzkezelése
15
–
U617 Költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció
15
–
U618 Leltárfelvételi ívek
5
–
U619 Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére, cseréjére, jelzálogjaira, NS HN vásárlására, haszonbérletére, vagyonkezelői jog létesítésére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás U620 Munkáltatói segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása
5
–
U621 Szállítólevél
2
–
U624 Vagyonbiztonsági rendszer működtetése
10
–
U625 Vagyonbiztosítás
2
–
U626 Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.)
10
–
U628 Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése)
10
–
U629 Ingatlanok fenntartása, karbantartása
5
–
U631 Könyvvizsgálói jelentések
10
–
25
2. számú melléklet
Gyűjtőszámos iktatás Sorszám 1 2 3
Ügykör megnevezése Belső szabályzatok Megbízási szerződések Igazgatói levelezések a Mozaik Gazdasági Szervezet által működtetett intézmények igazgatóival ( email üzenetek)
4 Munkaköri leírások 5 Kereset-kiegészítések 6 Diákok számára biztosított önkormányzati étkezési támogatások 7 8 9 10 11 12
Szerződések nyilvántartása Bérleti szerződések nyilvántartása Előirányzat módosítás Egyenleg közlők, fizetési felszólítások Belső ellenőrzési iratok Önállóan működő intézmények beruházási, felújítási tervajánlata 13 Közbeszerzési eljárás 14 15
26
Megismerési nyilatkozat A Mozaik Gazdasági Szervezet Ügyintézésének, iratkezelésének szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.
Név
Beosztás
27
Aláírás
