Motivatie begroting 2009 tot uitbreiding van het kader voor "Onthaal en gegevensbeheer" van de Spoedgevallendienst.
De oprichting van een 3-sterrenrestaurant kost geld en toch willen we daar naar streven…
Wat zijn onze doelstellingen tot arbeidsinzet? Wat willen wij?
efficiency
opleiding - IT
flexibiliteit kwaliteit vlottende werkvlakken en inzet service
front-office back-office
innovatie gezondheid
patiëntgerichte probleemoplossende pistes (onthaal → opname en ontslag)
tevreden werknemers geven hogere inzet en minder ziekteverzuim
Wat zijn de randvoorwaarden (beperkende…)? -
Onze markt: 56 257 patiënten in 2007 waarvan 40 073 ambulant en 16 184 gehospitaliseerd.
-
Onze organisatie van het onthaal en gegevensbeheer: Geen speelruimte, te weinig personeel en geen uitbreiding (minieme regularisatie 2004 met 0,5 FTE versus geen vervanging van toenemende L-dagen) voor het onthaal sinds 13 jaar ondanks het stijgende patiëntenaanbod.
-
Ergonomie: Ons personeel wordt gevraagd naar een grotere, efficiëntere betrokkenheid en ze willen zelf gerichter werken (afbouwen papieren circuit wat ook een kostenbesparing met zich zal meebrengen).
-
De personeelsleden van het onthaal: Bedienden met als functieclassificatie ‘opsteller’.
-
Rechten en plichten: Procedures: onthaal, registratie, agressie, …
Deze randvoorwaarden zijn belangrijk, maar laten ons toe om te balanceren naar een goed evenwicht op voorwaarde dat de organisatie ondersteunt.
Wat zijn de belangrijkste ingrediënten van ons menu, wat is absoluut wenselijk om ons doel te bereiken? -
Een optimale maar correcte communicatie. Een goed planningsconcept voor nu en de toekomst. Commitment van de top. Heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle personeelsleden. Dit moet ondersteund worden door richtlijnen en moederprocedures. Juiste koppelingen (IT en HR).
Wij willen de IN-functie van de front-office aanpassen (project DEMIS) en de backoffice creëren om tot een sluitend, goed afgewerkt, veilig spoedgevallencircuit te komen. De creatie van de back office met in het bijzonder de functie “OUT” kan men benoemen als een nieuw project voor de spoedgevallendienst. Wat is onze huidige en onze gewenste personeelsbezetting van het onthaal en gegevensbeheer om dit te kunnen organiseren? a. Samenstelling van de onthaal en gegevensbeheer-equipe nu: -
Jan Van Keymeulen (100 %) Eline Laga (100 %) Ingrid Vandeput (100 %) Guido Verschoren (100 %) + VP10 + SPR Natalie Geeroms (100 %) + SAD Karina Van Lemberghe (100 %) Danielle Lancelot (100 %) + SAD Marleen Herman (80 %) Marie-Phoena Renard (50 %)
= 8.30 FTE b. L-dagen: Actueel zijn er voor het personeel van het onthaal 9 L-dagen per maand in te plannen. Dit betekent dat 0.45 FTE niet ingevuld is. Het onthaalpersoneel van de spoedgevallendienst UZ Brussel is de enige administratieve equipe die werkt in een variabel rooster met een 24/24 uur permanentie. In het verpleegkundig departement worden in dergelijke ploegen de Ldagen gecompenseerd aan 5 % per L-dag om de continuïteit te kunnen waarborgen en de opname van deze leeftijdsdagen mogelijk te maken. c. Recuperatie en meeruren: Er is een saldo aan recuperatie (STW) en meeruren (MU) dat momenteel moeilijk kan weggewerkt worden: 611 u 4’ STW (stand op 12 10 2008) 71 u 24’ MU (stand op 17 08 2008) d. Vervangingen: Deze onthaalequipe kan geen beroep doen op een “vliegende equipe”. Het verzekeren van vervanging bij ziekte of vakantie van collega's en het opvangen van de werkdruk na het weekend of na feestdagen is momenteel niet altijd mogelijk.
e. Evolutie patiënten spoedgevallendienst 1997 - 2007: 1997: 1998: 1999: 2000: 2001: 2002: 2003: 2004: 2005: 2006: 2007: 2008:
47.537 48.489 51.508 54.447 55.767 55.174 54.042 52.538 53.474 56.341 56.258 30.872 (geëxtrapoleerd: 61.744 op basis van de cijfers tot 30 juni)
f. Diagram: vergelijking patiëntenaanbod tegenover het personeelsaanbod 1997-2007:
140 27,5
120
100 22,5 80 17,5
60
40 12,5 20
0
7,5 1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
g. Bezetting en workload: Wij werken uiteraard met een constante bezetting, doorlopend naar avond- en nachtdiensten. Blue Monday en Pink Friday symptomen zijn uitgesloten. Onze activiteiten moeten getuned worden of m.a.w. de beschikbaarheid moet aangepast worden aan de workload door invulling van andere taken en dit gebaseerd op de werklast van front- en back-office en de secretariaten.
2009 Hoe functioneert het onthaal en gegevensbeheer? a. Secretariaten: Mario Livijns, office manager Heeft als bijzondere taak zijn personeelsleden te responsabiliseren en te sensibiliseren. Hij zorgt voor de controle, de rapportage en een duidelijke communicatie naar alle medewerkers van het onthaal en stuurt bij om het einddoel te bereiken. Marina Bonroy, gegevensbeheer Gegevensbeheer en secretariaat van VP10, attestering, elektronische tarifering van de patiënten van VP10, rapportering psychiatrie. Ingrid Seghers, administratie Elektronische input en controle van de tariferinggegevens van alle spoedgevallenpatiënten op de later omschreven uitzonderingen na. Het opvolgen van medische attesten, in- en uitgaande post, opvolgen achtergelaten documenten. Annemieke Verholle, patiëntenregistratie MUG-registratie CPCR-registratie MZG-registratie SPOED-registratie Fabiola Cnapelinckx, secretariaat Secretariaat en gegevensbeheer VP10. Ondersteuning secretariaten / onthaal Ondersteuning van de researchgroep. b. Onthaalequipe:
Wat willen wij realiseren in 2009? a. Diagram: vergelijking patiëntenaanbod tegenover het personeelsaanbod 1997-2009:
140 27,5
120
100 22,5 80 17,5
60
40 12,5 20
0
7,5 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Een toename personeelsbezetting met 2.5 FTE. b. Shiften: Huidige dagverdeling van de shiften: M - D - A - N- shift
Dagverdeling 2009: M1 (07.00 - 15.06) M2 (09.30 - 17.36): sluit alle administratieve dossiers af, inclusief tarifering van 00.00 u tot 15.00 u. A1 (13.24 - 21.00) A2 (14.24 - 22.00): sluit alle administratieve dossiers af, inclusief tarifering van 15.00 u tot 20.00 u. Nacht: sluiten alle administratieve dossiers af van 20.00 u tot 00.00 u Er is nood aan extra opleiding voor de personeelsleden van het onthaal om de nieuwe werkwijze met betrekking tot de tarifering aan te leren. c. Facturering: Input tarifering (fase 1: 2008): Controle van of input door: -
Ingrid Seghers: elektronische inbreng en supervisie. Marina Bonroy: elektronische inbreng en supervisie patiënten VP10 VEMMP: MUG + vorderingen Erik: psychiatrie (afzondering, collocatie).
Dit alles met elektronische ondersteuning door het expertsysteem en richtlijnen. Doel (fase 2: 2009) na ontwikkeling van het DEMIS: -
Responsabilisering van de equipe bij de a-priori input en controle. Rentabiliteit van de controles doen toenemen. Systematische afbouw van de a-posteriori controle.
d. Patiëntenbeheer: CHECK-IN fiche -
Correcte registratie aan de bron: het eerste contact met de equipe onthaal en gegevensbeheer opdrijven (1 lijn ontvangst) om de correcte input en beheer van onderstaande gegevens te garanderen: Adres, familie, telefoon, GSM, vervoer, mutualiteit, huisarts, ongevalscode, nieuwe of gekende patiënt, update of correctie van vroegere gegevens. (architectonische aanpassing)
-
Snelle input voor de triage.
Welke bijkomend project wordt gepland (2009) voor de BackOffice en meer specifiek de functie? CHECK-OUT: -
Attesten voor patiënten OK? (attest arbeidsongeschiktheid, attest arbeidsongeval, medisch attest, attest aanwezigheid vereist bij, …)
-
Elektronische voorschriften ingestelde thuismedicatie voor de patiënt OK?
-
Medicatievoorschriften (tenzij alles via elektronisch circuit). Vooral uitzonderingen van de urgentie situaties van MUG en critical care.
-
Een optimaal nazicht van de tarifering voor de afsluiting van het dossier. Aan de bron controle van alle geleverde verstrekkingen van triage naar eerste opvang → bijkomende adviezen → elektronische handtekening door de arts (TODO of login).
-
Correct ontslaguur (ambulant en hospitalisatie) (hotelfunctie, 3737)
-
Verlies en nutteloos versturen (verjaring) uitsluiten. Beperken van retourfacturen. Manueel werk verminderen.
-
Klachtenbehandeling vóór ontslag (rol leidinggevenden).
-
Afspraken (uitbreiding mogelijkheden voor de spoedgevallendienst) regelen voor ontslag (service!).
-
Informatie verstrekken aan de patiënt en de familie (follow-up, behandelingsrichtlijnen, procedure verzekeringsattesten, betalingsregeling met de mutualiteiten, …)
-
Afsluiten van het dossier in verschillende stappen: Med. OK Verpl: OK Adm: OK? Eindcontrole van de tarifering: Ingrid Seghers of …
-
De tarifering van de geneeskundige en verpleegkundige verstrekkingen kan snel verlopen door hun input met automatisch aanloggen door de betrokken zorgverstrekkers via het DEMIS. Dit maakt een controle bij de check-out mogelijk. Een afsluiten van de tarifering in eerste fase gaat hier door. Het innen van deze honoraria zal sneller gaan (max. 5 dagen voor verwerking). CAVE: labo, medische beeldvorming, apotheek, …
-
Er moet een kwaliteitsvol beheer van de permanentie van de telefooncentrale, het meldpunt Healthcare Belgium, het meldpunt DKV Bestcare en de telefoonlijn van Kind In Nood gegarandeerd worden. Ook de doorgangscontrole (doorgang verlenen naar de rest van het ziekenhuis) dient hier te gebeuren.
Bedenkingen Een verhoging van het aantal FTE voor de controles aan de bron en elektronische input resulteert in een verlaging van de werklast voor de controle van de tarifering voor het personeel van andere niet-medische diensten (centrale tarifering). Vorming moet voorzien worden en de planning moet in een opstartfase hiervoor ruimte bieden. Het DEMIS moet voor een optimale controle van de tarifering vervolledigd worden met extra luiken/tabs voor MUG-fiche, CPCR-fiche, dossiers fixatie en isolatie,… De responsabilisering- en de sensibiliseringsverantwoordelijken zijn: Prof. dr. Ives Hubloue, Erik Van de Gucht, Mario Livijns. Medicatietarifering zal grotendeels door het elektronisch verdeel- en beheersysteem verlopen, maar blijft uiteraard de tarifering van dringende medicatie uit MUG en critical care. Hoe snel kunnen labo en beeldvorming tariferen voor een totale afsluiting van de tarifering? (kader directe inning 20….?).
