Morgen nog flexibeler zijn

Morgen nog flexibeler zijn

Begint vandaag

Whitepaper MKB Servicedesk - Kantoor in de cloud In tien stappen naar de werkplek van de toekomst

Inhoudsopgave Wat is de werkplek van de toekomst?4 Maak je werkplek toekomstbestendig 7 1.

Breng in kaart hoe je ervoor staat

7

2.

Doelen stellen

8

3.

Bepaal je strategie, maak een plan

8

4.

Schakel een specialist in

5.

Maak duidelijke afspraken

10

6.

Kies de juiste software

10

7.

Kies de juiste hardware

11

8.

Zorg voor een sterk netwerk

11

9.

Werk aan je beveiliging

12

10. Zorg voor een goed beleid

9

13

Ondernemers aan het woord 14

Inleiding

Hoe ziet je kantoor er over vijf jaar uit? Heb je dan nog wel een kantoor? De bedrijfsvoering verschuift naar online en we werken steeds meer in de cloud. Een combinatie van fysiek en online is voor de meeste bedrijven gangbaar. Om deze manier van werken mogelijk te maken binnen je onderneming, moet je keuzes maken. In dit whitepaper helpen we je bij het maken van een werkplek die klaar is voor de toekomst.

Dit Whitepaper is geschreven in samenwerking met MKB Servicedesk. Als strategisch partner van MKB-Nederland is de MKB Servicedesk de vraagbaak voor ondernemend Nederland.

Hoofdstuk

Wat is de werkplek van de toekomst?

1

Om te zorgen dat je werkplek klaar is voor de toekomst, is het goed eerst te weten wat een toekomstbestendige werkplek precies is. Welke trends hebben de komende jaren invloed op jouw bedrijf? En: Waarom zou jij mee veranderen? In dit hoofdstuk geven we je een aantal redenen om na te denken over je werkplek. Werkplek: meer dan je eigen bureau In dit whitepaper spreken we over ‘werkplek’. Hiermee bedoelen we niet alleen de bureaus van jou en je medewerkers, maar het gaat over je volledige fysieke werklocatie (gebouw) en vooral wat daar aan ICT (informatie-en communicatietechnologie) te vinden is. Denk dus ook aan alle individuele werkplekken van je medewerkers. En als je bijvoorbeeld een werkplaats, winkel of showroom hebt; hoe je deze hebt voorzien van hardware en systemen. Misschien heb je geen fysieke werklocatie en werk je vanuit je auto/bestelwagen. Ook dan heb je technologie nodig om je werk te doen. Kortom: ICT, je kunt er niet omheen als ondernemer.

Het mobiele tijdperk Een belangrijke trend die de laatste jaren invloed heeft op je fysieke werkplek en ook in de toekomst de nodige invloed blijft uitoefenen, is de opkomst van mobiel werken. Mobiel werken draait om tijd-en plaatsonafhankelijk werken. Om het voor jou en je medewerkers mogelijk te maken op iedere locatie en ieder moment te werken, heb je een aantal dingen nodig. Denk aan werklocaties voorzien van (draadloos) internet en hardware die daarop aansluit. Ook mobiele technologie (smartphones, tablets, etc.) en nieuwe diensten (online software, platforms en servers) spelen een grote rol in deze tijd van mobiel werken.

We helpen je graag met efﬁciënter werken. Meer whitepapers, artikelen en video’s over efﬁciënt werken, automatiseren en digitaliseren vind je op de MKB Servicedesk Automatiserings- & IT Desk en op ricoh.nl/mkb.

Mobiel werken kan een kosten-en tijdsbesparing opleveren voor je bedrijf, maar alleen als je je medewerkers faciliteert met de juiste middelen. Het is dus van belang om je interne werkprocessen onder de loep te nemen en geschikt te maken voor werken op afstand en op ieder tijdstip. Denk aan altijd en overal toegang hebben tot documenten en systemen. De meest voor de hand liggende optie om dit te faciliteren is voor veel ondernemingen, de overstap maken naar online diensten (cloud computing).

Trends: mobiel en cloud ‘In 2013 zullen de bestedingen van bedrijven drastisch verschuiven naar mobiele devices in combinatie met cloud computing’, aldus het rapport IT Spending Forecast van Gartner (2013). Mobiele apparaten en cloud-diensten zijn veruit de belangrijkste aanjagers van de hogere IT‑bestedingen, die we de komende jaren verwachten. Traditionele pc’s zullen steeds meer worden vervangen door mobiele devices en traditionele software zal worden vervangen door cloud- applicaties.’

4

Whitepaper Kantoor in de cloud

Cloudstrofobie In Nederland zijn bedrijven nog terughoudend wat cloud-implementatie betreft. De verdeeldheid in het mkb over de inzet en toegevoegde waarde van cloud computing is vooral een kwestie van onbekendheid en wantrouwen. Ondernemers, voor zover zij al bekend zijn met de cloud, hebben met name hun twijfels over de bescherming van hun data, de continuïteit van de leverancier en het risico van de dienst te worden afgesloten. Ben jij ook zo bang voor cloud computing? Niet nodig. De voordelen zijn enorm en de gevaren kun je vrij eenvoudig tackelen. Meer hierover lees je in het volgende hoofdstuk. Voor de praktisch ingestelde ondernemer draait cloud computing vooral om: online werken en het opslaan van je gegevens. Cloud computing heeft dan ook veel voordelen voor ondernemers. Met name tijd-en kostenbesparing spelen een rol, maar bovenal maakt het je bedrijfs voering onafhankelijk van een vaste werklocatie en kun je werken waar en wanneer je maar wilt. Wat kun jij met cloud computing? Download het gratis whitepaper over de voordelen van cloud computing. tip: Efficient werken Meer over de impact van mobiel werken op je bedrijf en hoe je hier effectief mee om kunt gaan, lees je in het whitepaper Efficiënt werken.

“Onze data en programma’s staan centraal op servers op ons kantoor. Medewerkers kunnen hun eigen computer of smartphone gebruiken. De apparatuur dient alleen als beeldscherm.” Maurits Algra directeur De Jong Gortemaker Algra architecten


5

Geen tijd? Schakel een expert in! Als ondernemer heb je misschien niet de tijd om veranderingen rond technologie op de voet te volgen. Veel ondernemers zeggen: ‘zo lang het werkt, werkt het.’ Klopt. Maar deze gedachte kan op den duur een grote valkuil worden. Bijblijven op het gebied van hardware en online mogelijkheden is een must om de toekomst van je bedrijf te garanderen. Heb je geen tijd om je regelmatig hierin te verdiepen? Schakel dan een interne of externe expert in.

Vijf belangrijke redenen om je werkplek klaar te stomen voor de toekomst: 1. Nieuwe technologische mogelijkheden besparen je tijd, kosten en stress. 2. Verbeterde processen zorgen voor betere dienstverlening en een sterkere concurrentiepositie. 3. Oplossingen op ICT-gebied ontzorgen jou en je werknemers. 4. Nieuwe technologie maakt je bedrijf aantrekkelijk voor jonge medewerkers. 5. Je werkplek verbeteren maakt je bedrijf meer waard (voor eventuele kopers). Kortom: Een solide ICT-infrastructuur is goed voor je bedrijf. Het geeft jou en je werknemers vaart en plezier in het werk. En heel belangrijk: Het geeft jou als ondernemer de ruimte om je te concentreren op waar je echt goed in bent.

“Cloud computing is een positieve ontwikkeling voor mijn bedrijf. Het levert me flexibiliteit en zekerheid op. Ik denk dat de cloud je niet per se meer klanten oplevert, maar het werkt vooral een stuk fijner.” Bjorn Vijfwinkel oprichter Björn Ontwerp

6


Hoofdstuk

Maak je werkplek toekomstbestendig

2

Hoe zorg je ervoor dat nieuwe technologie en online mogelijkheden ook echt bijdragen aan het doel van jouw bedrijf? Met dit tienstappenplan wijzen we je de weg en helpen we jou je werkplek klaar te maken voor de toekomst.

1

Breng in kaart hoe je ervoor staat

Om te beseffen wat je kunt veranderen, moet je eerst weten wat je hebt. Breng je volledige ICT- infrastructuur in kaart. Je ICT-infrastructuur is het samenhangende geheel van je pc’s, mobiele apparaten, servers, netwerkkabels, opslagmedia, printers, scanners, vaste telefoons en uiteraard je telefoon-en internetverbinding. Ook je bedrijfsspecifieke hardware (bijvoorbeeld tv’s, kassa’s, pin- automaten, camera’s) kun je in kaart brengen. Maak een lijst met alle onderdelen van je ICT- infrastructuur, inclusief datum van aanschaf en eventuele contractduur van de gekoppelde dienst. Zie de voorbeeldtabel bij stap 3. Vraag je af of onderdelen toe zijn aan vervanging. Om te bepalen of jouw ICT-infrastructuur op orde is, is het nuttig een klein zelfonderzoek te doen. Geef eerlijk antwoord op de volgende vragen: 1. Kun je snel vinden wat je zoekt? 2. Kun je bestanden eenvoudig en veilig opslaan? 3. Kun je snel offreren en factureren? 4. Kun je makkelijk management-informatie halen uit de systemen die je gebruikt? 6. Kun je makkelijk nieuwe systemen aansluiten op wat je al hebt? 7. Heb je regelmatig last van ‘traag internet’? 8. Hoe vaak zit je duimen te draaien omdat je internet er uit ligt of een pc is vastgelopen? Laat ook je medewerkers deze vragen eerlijk beantwoorden en je weet wat het sentiment is binnen je bedrijf. Heb je moeite om inzicht te scheppen in je ICT of heb je er geen tijd voor? Vraag dan een gespecialiseerd bedrijf de inventarisatie te doen. Ze kijken direct naar de betrouwbaarheid van hardware, checken op beveiliging (anti-virus, malware etc.) en geven je tips ter verbetering. Advies vragen kan zelfs rendabeler zijn dan zelf inventariseren (zeker als je een groot bedrijf hebt) en waarschijnlijk is de kwaliteit van de inventarisatie ook nog beter. “We hebben systeembeheerders in dienst die de servers onderhouden. Zij zijn deskundig en regelmatig introduceren zij nieuwe toepassings mogelijkheden bij ons.”

MKB TV Efficiënt ondernemen Verbetering van je ICT-infrastructuur kan je bedrijf veel efficiënter maken. Bekijk de video Efficiënt ondernemen: ICT & Automatisering.

Maurits Algra directeur De Jong Gortemaker Algra Architecten


7

2

Doelen stellen

Op basis van je lijst bij stap 1 en het sentiment onder je werknemers kun je gaan bepalen welke onderdelen binnen je bedrijfsproces het eerst aan vervanging toe zijn. Stel jezelf de volgende vragen, zonder over de techniek na te denken: Wat vind ik belangrijk als het gaat om ICT? (Bijv: betrouw baarheid, gemak, kosten, flexibiliteit). Wat is belangrijk voor mijn werknemers? Welke functionaliteit heb ik precies voor ogen? (Specifiek) Welke ICT-onderdelen zijn direct belangrijk voor mijn klanten en partners? (Denk vanuit de klant, vraag je klanten en partners om feedback). Ook is het belangrijk je ICT te zien als onderdeel van je overkoepelende bedrijfsdoelen. Wat wil ik bereiken binnen vijf jaar en welke rol speelt mijn ICT daarin? Of je nou groei voor ogen hebt of juist wilt vereenvoudigen, in beide gevallen is het goed om na te denken over je ICT. Schrijf je doelen op.

3

Bepaal je strategie, maak een plan

Om te zorgen dat je je doelen haalt, is het belangrijk een duidelijke strategie te bepalen. Welke stappen ga ik maken op ICT-gebied om mijn huidige en toekomstige doelen te bereiken? Een ICT-strategie is heel belangrijk om voor continuïteit te zorgen. Veel bedrijven hebben geen strategie omdat de huidige wijze van aanpak ‘prima werkt’ en het uitwerken van een ICT-strategie teveel geld en/of moeite zou kosten. Maar zo moeilijk hoeft het niet te zijn. Als je bovenstaande stappen uitvoert ben je al halverwege. Lees ook de rest van dit whitepaper en werk daarna je plan verder uit. Een strategisch plan maken helpt je om zwakke plekken binnen je ICT-infrastructuur te herkennen en aan te pakken voordat ze je bedrijf schade toebrengen.. Aan de hand van je plan zie je namelijk wanneer bepaalde hardware toe is aan vervanging. De kans is groot dat het maken van een strategisch plan en het naleven ervan je al snel tijd, geld en vermindering van stress zal opleveren. Naast je huidige ICT-infrastructuur en je doelen is het goed om een tijdschema en een budget op te nemen in je plan. Maak gewoon een document aan met meerdere kolommen, met daarin bijvoorbeeld: Type: Server Aanschafdatum: 25-10-2010 Gemiddelde afschrijfdatum: 25-04-2015 Budget: 2000 euro Optie: overstap op cloud. Actie: Vraag ICT-partner om migratie-advies. Zo krijg je een helder overzicht, kom je niet snel meer voor financiële ‘verrassingen’ te staan en wordt ICT iets waar je op kunt sturen. “Ik ben redelijk op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van ICT en automatisering. Ik heb zelf geen behoefte aan een specialist. Ik ben al 33 jaar ondernemer en weet waar ik op moet letten.” Pieta Hoogvliet eigenaar Hoogvliet Schoonmaakdiensten

8


tip: Systeembeheer: zelf doen of uitbesteden? Lees de afwegingen die je kunt maken op MKB Servicedesk.nl. tip: Hoe kom ik tot een goede SLA? Meer over het opstellen van een Service Level Agreement lees je op MKB Servicedesk.nl.

“Een paar jaar geleden heb ik een laptop aangeschaft en sinds vorig jaar heb ik thuis een eigen server geïnstalleerd. Ik kan met mijn MacBook vanaf iedere locatie inloggen op mijn server. Daardoor heb ik altijd mijn bestanden bij me.” Bjorn Vijfwinkel oprichter Björn Ontwerp

4

Schakel een specialist in

Lees jij regelmatig ICT-gerelateerde artikelen? Weet je precies wat er gaande is in de ICT-industrie en waar de kansen liggen voor jouw bedrijf? Als je zelf niet in de ICT-branche actief bent, is de kans klein dat jij als ondernemer volledig bij bent op dit vlak. Op zich geen probleem, al is het wel handig om als ondernemer globaal de mogelijkheden te kennen. Jij gaat tenslotte beslissen. Het is daarom goed om regelmatig te sparren met een expert op dit gebied. Het zou heel mooi zijn als je binnen je bedrijf al de nodige kennis in huis hebt en iemand verantwoordelijk kunt maken voor ICT-zaken, maar binnen de meeste mkb-bedrijven is dit niet het geval. Zorg in dat geval voor een betrouwbare partner, die jou kanontzorgen op dit vlak. Dit kan een onafhankelijke adviseur zijn of een vertegenwoordiger van het bedrijf waarbij jij diensten en/of producten (software of hardware) afneemt. Het is heel belangrijk deze (interne of externe) expert te betrekken in het maken van de bovenstaande strategie. Hij of zij kan je helpen om te bepalen welke ICT-onderdelen binnen jouw bedrijf nog ontbreken of efficiënter ingezet kunnen worden. tip: Google Apps vs Office 365 De twee belangrijkste oplossingen op het gebied van online kantoorsoftware zijn Google Apps en Office 365 van Microsoft. Bekijk de vergelijking van deze diensten op MKB Servicedesk.nl. tip: Hardware Meer over hardware en welke keuzes jij kunt maken om daarmee je werkplek toekomstbestendig te maken, lees je op MKB Servicedesk.nl


9

5

Maak duidelijke afspraken

Bij het kiezen van een ICT-oplossing is het heel belangrijk om goede afspraken te maken en deze vast te leggen. Er zijn met name drie zaken van belang: 1. Migratiedocument

Als je je ICT-infrastructuur laat aanpassen, vraag dan om een helder migratiedocument, waarin alle stappen staan beschreven die de dienstverlener gaat uitvoeren om ervoor te zorgen dat je oude ICT-omgeving wordt omgevormd tot de voorgestelde omgeving.

2. SLA

Als het gaat om een specifieke ICT-dienst, afgestemd op jouw bedrijf, dan worden de afspraken meestal vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Het opstellen van een SLA is in dat geval maatwerk. Wees goed voorbereid. Laat je niet verleiden tot het invullen van een kant-en-klaar sjabloon van je leverancier, waarbij het risico en de aansprakelijkheid volledig bij jou als afnemer komen te liggen. Zorg dat de SLA de status van contract krijgt, door dit ondubbelzinnig en schriftelijk vast te leggen in de overeenkomst. Want pas dan krijgt een SLA de juridische handvatten die later eventueel van pas kunnen komen.

3. Exitstrategie

Hierin leg je vast wat er gebeurt op het moment dat een van beide partijen de dienstverlening stop wil zetten. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met je data? Zorg dat je dit duidelijk hebt vastgelegd voordat je een samenwerkingsverband aangaat.

6

Kies de juiste software

De grootste verandering op het gebied van software is de verschuiving naar online. De nieuwste softwarepakketten worden niet meer op een CD of DVD aangeboden en ook software downloaden is inmiddels alweer uit de mode. Software wordt steeds vaker volledig online gehost (gefaciliteerd) door de aanbieder. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd -een belangrijk onderdeel van cloud computing. Grote voordeel van deze online software is de schaalbaarheid. Je kunt steeds makkelijker alleen de oplossing afnemen waar jij naar op zoek bent, in plaats van vast te zitten aan een pakket waarvan je 90 procent niet gebruikt. Bijkomend voordeel is vaak dat het goedkoper is. Je kunt dus nu online software gebruiken voor een bescheiden bedrag, per gebruiker, per maand. Het aanbod van online software is inmiddels overweldigend. Het is de moeite waard om de oplossingen die er voor jouw bedrijf zijn eens onder de loep te nemen, want in de cloud ligt een schat aan software op je te wachten. “Om in onze overvolle markt goed te kunnen blijven concurreren is het belangrijk om overal direct bij de juiste gegevens te kunnen. Dat is absoluut het allergrootste voordeel van online werken.” Thomas Groenhart mede-oprichter van Dayman Media

10


tip: Haal het maximale uit je servers Zes tips om te besparen op je serverkosten en energieverbruik. Lees het artikel op MKB Servicedesk.nl. tip: Wat is snel internet? Meer over de verschillende soorten internet en wat de huidige capaciteit precies is lees je op MKB Servicedesk.nl.

7

Kies de juiste hardware

Op basis van stap 1 tot 4 heb je bepaald welke hardware mogelijk toe is aan vervanging. Maar de keuze is reuze. Hoe bepaal je welke hardware geschikt is voor je huidige bedrijfsvoering en je een goede basis geeft voor de toekomst? Onderzoek de mogelijkheden en vraag advies aan een (interne of externe) expert. Houd in ieder geval rekening met de veranderde verwachtingen van werknemers, klanten en partners door trends als mobiel werken en cloud computing. Denk aan mobiele apparaten (laptops, tablets, smartphones) in plaats van vaste pc’s (desktops). En onderzoek of je je servers en harde schijven kunt vervangen door opslag in en dienstverlening vanuit de cloud. tip: Veilig werken in de cloud Zijn mijn gegevens wel veilig in de cloud? Loop geen risico. Lees het artikel op MKBServicedesk.nl

8

Zorg voor een sterk netwerk

76 procent van de ondernemers in Nederland heeft concrete plannen om meer te doen met online ondernemen, maar 61 procent van de ondernemers vreest dat de internetverbinding niet geschikt is voor die online toekomstplannen. Dat blijkt uit onderzoek van MKB Servicedesk in opdracht van UPC Business en Ziggo Zakelijk. Door de verschuiving van je data en software naar een online omgeving is een goede internetverbinding van groot belang. Als ondernemer is het goed er voor te zorgen dat het risico op uitval zo klein mogelijk is en de capaciteit van je verbinding groot genoeg is. Welk type internetverbinding je nodig hebt, hangt af van je gebruik, maar kies in elk geval voor breedband internet. Breedband is een verzamelterm, waaronder verschillende soorten van sneller internet vallen, zoals; ADSL/VDSL, kabel, glasvezel, satelliet en UMTS (internet op je smartphone). Zo’n 70 procent van de ondernemers maakt gebruik van een ADSL-verbinding. Toch kun je beter kiezen voor de kabel of glasvezel om je verbinding toekomstbestendig te maken. “Ik ben volledig overgegaan op mobiel werken. Om dit goed te doen is het, wat mij betreft, noodzakelijk om in de cloud te werken en gebruik te maken van mobiele apparaten, zoals laptops en tablets.” Fulco de Lang eigenaar Modesta ICT

tip: Sterke wachtwoorden Zijn jouw wachtwoorden niet te kraken? Lees meer over het maken van sterke wachtwoorden op MKB Servicedesk.nl tip: Bescherm je tegen cybercrime Lees ook het whitepaper Cyber-crime | Hoe onderneem ik veilig online?


11

9

Werk aan je beveiliging

Cybercrime, brand, diefstal, slordigheid van werknemers. Als ondernemer lig je er misschien niet elke nacht wakker van, maar het kan iedereen overkomen. Zijn al je bedrijfskritieke gegevens wel veilig opgeslagen? Een belangrijk onderdeel van een toekomstbestendige werkplek is de beveiliging. Zeker met de verschuiving van fysiek naar online is het goed om je beveiliging op orde te hebben. Je werkplekken beter beveiligen. Acht tips: 1. Beveilig je netwerk. Verander het fabriekswachtwoord van je router en WiFi access point, zorg voor VLAN Tagging en versleutel het netwerkverkeer (Meer hierover lees je op MKB Servicedesk.nl). 2. Inventariseer en beveilig alle apparatuur die wordt ingezet; niet alleen de bedrijfslaptops en -desktops, óók de laptops, smartphones en andere mobiele apparaten van medewerkers die gebruikt worden binnen het bedrijfsnetwerk. Maak op elk apparaat gebruik van virusscanners, versleuteling, sterke wachtwoorden, en persoonsgebonden permissies. 3. Maak een goede schifting van je data. Zet alleen gegevens in de cloud die geen hoge graad van bedrijfsgevoeligheid of privacygevoeligheid hebben. 4. Zorg voor backups van je gegevens op meerdere locaties. Fysiek en/of in de cloud. 5. Kies een cloudoplossing op maat. Als je veel gevoelige data hebt, kies dan bijvoorbeeld voor een private cloudoplossing of een hybride cloudoplossing. 6. Mijd ongecertificeerde cloudaanbieders. Let op aanwezigheid van het PCI DSS certificaat, het ISO 28001 certificaat, het IDO 9001 certificaat en/of het ISAE 3402 certificaat. 7. Ga nooit in zee met een cloudprovider zonder duidelijke afspraken. Bij specifiek software voor jouw bedrijf, is het goed dit vast te leggen in een SLA (Service Level Agreement), betiteld als formeel contract. 8. Zorg dat je medewerkers weten hoe ze met apparatuur en cloud computing moeten werken en wat de risico’s en mogelijkheden ervan zijn. “Alle zaken rond ICT en automatisering regel ik volledig zelf. Ik zorg dat er altijd een budget is om vernieuwingen door te voeren. We hebben in januari de volledige ICT-infra-structuur opnieuw ingericht. Alles werkt nu draadloos.” Pieta Hoogvliet eigenaar Hoogvliet Schoonmaakdiensten

12


MKB TV Bring your own device Bekijk het filmpje waarin internetondernemer Ronnie Overgoor uitleg geeft over Bring Your Own Device.

10

Zorg voor een goed beleid

De veranderingen die je doorvoert om je werkplektoekomstbestendig te maken, moeten wel het juiste rendement hebben. Plannen maken en je ICT-infrastructuur optimaliseren is één, zorgen dat het op een juiste manier wordt gebruikt is twee. Daarvoor is een strak beleid nodig. Het is goed je medewerkers te trainen op ICT-gebied, zodat de middelen op een efficiënte manier worden ingezet. Iedere keer als je iets vernieuwt, laat dan een specialist je werknemers instrueren over het gebruik. Zorg ook voor een geschreven instructie (handleiding) voor ieder proces binnen je onderneming. Welke stappen doorloop je en welke systemen, software en hardware heb je daarbij nodig? Zorg voor een aanspreekpunt op ICT-gebied en iemand (kan dezelfde persoon zijn) die ervoor verantwoordelijk is dat alles werkt en medewerkers er op een juiste manier mee werken. Naast praktische instructies en handleidingen is het goed om vast te leggen hoe ondernemers met hardware en data omgaan. Maak per type hardware een protocol, waarin dit duidelijk beschreven staat. Dankzij voortschrijdende techniek en de verschuiving naar mobiel werken is er voor veel bedrijven nieuw beleid nodig op het gebied van mobiele apparaten. Steeds meer werknemers werken met hun eigen smartphones, tablets en laptops. Dit fenomeen wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. Hoe ga je hier als werknemer mee om? Hoe zorg je dat werknemers ook veilig werken op hun eigen device? BYOD kan voor ondernemers nadelen hebben, vooral rond regulering van het gebruik. De werknemer blijft immers zelf de baas over zijn apparaat. Het is zijn eigendom, of hij er nu werkapplicaties op draait of niet. Het gevolg kan zijn dat je als bedrijf de regie kwijtraakt over alle bedrijfsdata die op het BYODapparaat van je werknemer terechtkomt. Goede afspraken daarover zijn van groot belang, met name over de beveiliging van gevoelige data. Naast BYOD kun je ook kiezen voor COPE (Corporate Owned, Personally Enabled). Net als bij BYOD kan de werknemer dan zelf zijn device uitkiezen, maar bij COPE betaalt niet de werknemer de apparatuur, maar jij als werkgever. En dat stelt je in staat bepaalde eisen te stellen. Bijvoorbeeld aan de modellen waaruit een werknemer mag kiezen. Zo houd je als bedrijf rechtstreeks controle over de platformkeuze en kun je mogelijke compatibiliteits-en beveiligings problemen omzeilen. Doordat je bij COPE zelf eigenaar bent van alle apparatuur, kun je zonder problemen de broodnodige gebruikerspermissies instellen, toestellen op afstand wissen of restricties opleggen over het downloaden van apps. tip: BYOD en COPE Meer over regulering rond BYOD en COPE lees je in het artikel: COPE: een beheersbaar alternatief voor BYOD


13

Hoofdstuk

Ondernemers aan het woord

3

Björn Vijfvinkel, oprichter Björn Ontwerp “Ik ben constant aan het innoveren op het gebied van ICT. Het is een kwestie van: ogen open houden. Ik praat regelmatig met andere ondernemers en klanten over hoe zij hun processen hebben georganiseerd. Daarnaast is je inlezen in de materie in jouw sector heel belangrijk. Ook via social media, zoals Twitter, Facebook en LinkedIn zorg ik dat ik bij blijf. Meegroeien is in deze tijd heel belangrijk.” Fulco de Lang, eigenaar Modesta ICT “Cloud computing heeft steeds meer invloed in de wereld van automatisering. Ik ben ook volledig overgegaan op mobiel werken. Om dit goed te doen is het, wat mij betreft, noodzakelijk om in de cloud te werken en gebruik te maken van mobiele apparaten, zoals laptops en tablets.” Thomas Groenhart, mede-oprichter van Dayman Media “Als bedrijf dat voornamelijk online zijn diensten aanbiedt, is het voor ons cruciaal om mee te blijven bewegen met alle technologische ontwikkelingen, zodat we onze concurrenten voor kunnen blijven en onze klanten zo goed mogelijk kunnen bedienen. Om op ieder moment zo snel mogelijk in te kunnen spelen op de wensen van de klant is het belangrijk om op iedere locatie direct bij de juiste gegevens te kunnen.” Maurits Algra, directeur De Jong Gortemaker Algra architecten “Wij zijn sinds een paar jaar overgestapt op het werken met een interne cloud. Medewerkers en partners kunnen overal met hun eigen apparatuur inloggen en toegang krijgen tot de data en programma’s die we gebruiken. Voor ons als architecten is dat erg handig: je kunt met verschillende mensen tegelijkertijd, of op locatie bij de opdrachtgever, aan dezelfde 3D-tekening werken.”

14


Waarom Ricoh Niet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen. Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang efficiënter, duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt u kosten besparen en beter beheersen. Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten. Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete oplossingen. imagine. change.

Ricoh Nederland B.V. Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch Tel.: +31 (0)73 - 645 2600 E-mail: [email protected] Blog: www.ricohblog.nl/mkb

www.ricoh.nl/mkb Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.

Copyright © 2013 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze whitepaper, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.

Morgen nog flexibeler zijn

Recommend Documents