TÁJÉKOZTATÓ
Készítette:
Az iratok, eszközök levéltárba adásának menete. Segítség a kezdeti lépésektől a tényleges átadás-átvételi eljárásig.
dr. Erdős Mónika levéltáros
MOKK KÖZJEGYZŐI LEVÉLTÁR Lezárva: 2017. október 20.
1
TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓ ------------------------------------------------------------------------------- 4 2. LEVÉLTÁRI LEADÁS ESETKÖREI ---------------------------------------------------------------------- 8 2.1. Szolgálati viszony megszűnése --------------------------------------------------------------------- 8 2.2. Hivatalban lévő közjegyző iratleadása --------------------------------------------------------- 9 2.3. Tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadások---------------------- 9 2.4. Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján ------------------------------------------------------------------------------------------ 9 3. LEVÉLTÁRI LEADÁST MEGELŐZŐ ELJÁRÁS ------------------------------------------------- 10 3.1. Nemperes iratok előkészítése --------------------------------------------------------------------- 10 3.2. Okiratok előkészítése----------------------------------------------------------------------------------- 12 3.3. Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése -------------------------- 13 3.4. Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák...) előkészítése ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 3.5. FMH és FMHVH papír alapú iratainak előkészítése ---------------------------------- 14 3.6. a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése ----------------------------------------------------------------------------------- 14 4. ÁTADÁSI JEGYZÉK / IRATJEGYZÉK, VALAMINT NÉVMUTATÓ ELKÉSZÍTÉSE, TARTALMI KÖVETELMÉNYEK --------------------------------------------------- 14 4.1. 2009.január 01. ELŐTT keletkezett iratanyag esetén ------------------------------ 16 4.2. 2009.január 01. UTÁN keletkezett iratanyag esetén -------------------------------- 17 4.3. FMH és FMHVH papír alapú iratai esetén -------------------------------------------------- 18 5. ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELJÁRÁS --------------------------------------------------------------------------- 19 5.1. Iratjegyzék előzetes megküldése a Levéltárnak ---------------------------------------- 19 5.2. Levéltári anyag beszállítása------------------------------------------------------------------------- 20 6. A MOKK 1/2015. SZ. SZABÁLYZATA ALAPJÁN TŐRTÉNŐ NEMPERES IRATOK ŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ MEGBÍZÁS SPECIÁLIS SZABÁLYAI ----------- 20 6.1. A szabályzat tárgyi hatálya-------------------------------------------------------------------------- 21 6.2. Az iratanyag előkészítése ---------------------------------------------------------------------------- 21 6.3. A beszállítás -------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 6.4. Az őrzés időbeli korlátai ------------------------------------------------------------------------------ 22 6.5. a MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályai, iratkezelés ------------------------ 22 7. A LEVÉLTÁRI IRATANYAG HASZNÁLATA, KÉRELMEK, MEGKERESÉSEK, IRATBETEKINTÉSI JOG – A BESZÁLLÍTOTT ANYAG VONATKOZÁSÁBAN ----- 23 7.1. A levéltár feladata ---------------------------------------------------------------------------------------- 23 7.2. Levéltárba adott ügy zárolásának feloldása az aNotes-ban (feloldó kód) 24 8. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK ------------------------------------------------------------------- 25
2
8.1. Beszállítás után a megkeresés teljesítése hogyan zajlik? ------------------------ 25 8.2. Hagyatéki ügyeknél mi kerül a borítóra? -------------------------------------------------- 25 8.4. Mit lehet benne hagyni a hagyatéki aktában leadáskor? ------------------------- 25 8.5. A kihirdetett végintézkedések aNotes iratjegyzéken való megjelenése. (Sokszor nem egyértelmű, hogy mikor eredeti a végintézkedés, és mikor hiteles másolat/kiadmány.) -------------------------------------------------------------------------------- 25 8.7. Csak érdemi ügyintézés céljából szükséges megküldeni az eredeti aktát, a közjegyzőnek, ha „egyszerű” megkeresés, akkor azt a Levéltár teljesíti. -- 25 8.8. aNotes 2009. év levéltári iratjegyzéken az első sorszámú akták nem jelennek meg -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 8.9. Szerelésnél duplán jelenik meg az örökhagyó ------------------------------------------- 26 8.10. Hiányzik egy okirat! ----------------------------------------------------------------------------------- 26 8.11. Nem jelenik meg az iratjegyzéken a szerelés, egyesítés vagy a végintézkedés sem! ---------------------------------------------------------------------------------------------- 26 8.12. a 2009-es évet követően - aNotes nyilvántartás – egy éven belül egyazon ügyszám duplán lett felhasználva. Mit tegyek? ------------------------------------------------ 26 8.13. a 2009. év eleji átiktatás megtörtént, azonban az ügyet a korábbi ügyszámon fejeztem be. -------------------------------------------------------------------------------------- 27 8.14. a közjegyző a közjegyzői okiratot a végén aláírja, az aláírása mellett elhelyezi a körbélyegzőjét, az aláírása alatt azonban nincs kiírva a neve és a közjegyző szó is hiányzik. ----------------------------------------------------------------------------------- 27 8.15. A közjegyzői okiratoknál sok esetben hiányzik az „1” oldalszám feltüntetése. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 8.16. a nemperes eljárások során hozott eredeti határozatokat a közjegyző aláírja, de a kollegák egy része a határozatokat hivatali bélyegzőlenyomattal nem látja el. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 8.17. a közjegyző-helyettes által készített közjegyzői okirat ellenjegyzésénél szükség van-e külön - az ellenjegyzés mellett is – a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatára. -------------------------------------------------------------------------- 28 9. JEGYZÉKEK -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29
3
1. ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓ Jelen tájékoztató anyag célja: a közjegyzők iratainak, eszközeinek a MOKK Közjegyzői Levéltárába történő leadásához való segítségnyújtás, a kezdetektől a tényleges átadás-átvételi eljárásig. A ténylegesen az irodai adminisztratív teendők kerülnek fókuszba. A levéltárba adás menete hasonlóan alakul, függetlenül attól, hogy milyen okból történik az. Az átadás-átvételi eljárásba lényegi szempontból a leadásra kerülő iratok, anyagok, eszközök körében mutatkozik eltérés. A levéltárba adás oka lehet: -- Hivatalban lévő közjegyző éves levéltári leadása; -- Szolgálati viszony megszűntével aktuális levéltári leadás (ideérteve a tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadást is) -- Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján. (Az egyes esetek szerinti eltérő szabályokat lásd a 2. pontban) A hatályos szabályozás szerint1 A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba, ha a) a Kjtv. 166. §-a alapján a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt, (érkezéstől/elkészítéstől számított 5 ÉV!) FMH és FMH VH ügyekben: a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével a Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni.2 b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette.(Az egyes irattípusok szerinti részletezést lásd a 3. pontban) A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni az alábbi iratokat:3 a) az 1992. január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző okiratait, nyilvántartásait és hivatali bélyegzőjét, ha a közjegyző szolgálata megszűnt vagy áthelyezték; b) a 2009. január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem e törvényben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével; c) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, 2004. július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt;
1
a Közjegyzői Levéltár tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 62/2009. (XII. 17.) IRM rendelet – a továbbiakban levéltári rendelet 3. §. a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. § (2) 3 A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI tv. – a továbbiakban Kjtv - 166. § 2
4
d) az 1992. január 1. napja és 2004. június 30. napja között készültpapír alapú okiratok eredeti példányait; Táblázatos formában, mikor mi adható levéltárba:
Közjegyzői okiratok és jegyzőkönyvi tanúsítványok és okirati és letett végintézkedések
2009. január 1-jét követően érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések Hitelesítő könyvek, aláírói lapok
Egyéb eszközök (az 1992. január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző nyilvántartásai (ügykönyv) hivatali bélyegzői, aláírói kártyák, igazolványok, stb.) Fizetési meghagyásos ügyek iratai és Fizetési meghagyást követő végrehajtási ügy iratai 1992.01.01. és 2008.12.31. napja között érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések 4
Hivatalban lévő közjegyző
Szolgálati viszony megszűnte esetén
okiratok eredeti példányait, HA ELKÉSZÍTÉSÜK ÓTA ÖT ÉV ELTELT
MINDENT, ami a szolgálati ideje alatt keletkezett
Kivéve: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat. Beleértve: A letétbe helyezett okiratokat.
Kivéve: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat. Beleértve: A letétbe helyezett okiratokat.
a 2009. január 1-jét követően a 2009. január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, érkezett, jogerősen befejezett, nemperes eljárásban nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az nem igénylő iratokat az érkezésüket követő ÖT ÉV érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével elteltével iktatástól számított ÖT ÉV eltelte után leadhatóak a papír alapon vezetett hitelesítések nyilvántartó könyve, valamint az elektronikus nyilvántartás alapján készült, összefűzött aláíró lapok is.4
NEM adható le
a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével A MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján, Megbízási szerződés aláírását követően, a levéltár őrizetébe adható iratok. Lásd a 6. pontban leírtakat.
MINDET, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került
MINDET, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került
a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével Ezen iratok csak az utód, vagy tartóshelyettes részére adhatja át a közjegyző, aki majd jogosult lesz a MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján szerződést kötni az őrzésükre vonatkozóan.
MOKK Választmányának 2014/8. sz. határozata alapján
5
Az egyes évek/évkörök szerinti bontásban:
2017. évben 2018. évben 2019. évben 2020. évben
okiratok
nemperes iratok
1992-2011 évkör 1992-2012 évkör 1992-2013 évkör 1992-2014 évkör
2009-2011 évkör 2009-2012 évkör 2009-2013 évkör 2009-2014 évkör
FMH és FMH VH papír alapú iratai 2010-2014 évkör 2010-2015 évkör 2010-2016 évkör 2010-2017 évkör
és így tovább… Megjegyzés: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat a területi elnökség a közjegyző utódjának, ha ilyen nincs, a területi elnökség által kijelölt közjegyzőnek adja át. Az őrzési kérelmet ilyenkor úgy kell tekinteni, mintha azt az átvevő közjegyzőnek adták volna. A letétbe helyezett okiratokat a közjegyzői levéltár őrzi; ha a letétet ki kell adni, azt megkeresésére - az eljáró közjegyzőnek átadja.5 Az 1992. január 1-je előtt keletkezett közjegyzői iratok, okiratok, nyilvántartások és hivatali bélyegzők elhelyezésére és kezelésére a bírósági ügyek nyilvántartására és kezelésére vonatkozó szabályok szerint a törvényszékek irattárai kötelesek.6 A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén, a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a 2009. január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni.7 Az egyes időszakokra vonatkozó eltérő szabályozás miatt, eltérően alakult az iratok nyilvántartásának módja: 1./ 1992. január 1-től 2004. június 30-ig papír alapú ügykönyvi nyilvántartás volt, a hozzá rendszeresített betűrendes névmutatóval; 2./ 2004. július 1-től 2007. január 22-ig elektronikus/számítógéppel előállítható iratjegyzék és névmutató volt a nyilvántartás alapja, azonban párhuzamosan megmaradtak a papír alapú ügykönyvek/névmutatók is. 3./ 2007. január 23-tól 2008. december 31-ig vegyes nyilvántartás időszaka volt. Az irodai számítógépes nyilvántartás és a papír alapú lajstrom/ügykönyv vezetése javasolt volt. 4./ 2009. január 1-től kizárólag aNotes program hivatott az ügyek nyilvántartására. A levéltárba adás főbb állomásai: - előkészítés (irodai teendők, a nyilvántartások összevetése az egyes iratokkal, alaki, tartalmai ellenőrzés) - iratjegyzék és névmutató elkészítése (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH-VH vonatkozásában egyaránt),
5
Kjtv. 170. §. (3) (4) Kjtv169. § (1) 7 A Közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003 (X.29.) IM re (KÜSZ) 50. § (2) 6
6
- iratjegyzékek előzetes átküldése a Levéltárnak e-mailben. (A Levéltárban előzetesen, a kapcsolódó iratanyag tényleges ismeret nélkül, átnézik azokat, így lehetőség van felhívni az iroda figyelmét az észlelt esetleges típushibákra, hiányosságokra.) - Beszállítás: a hiányosságok korrigálását követően, előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására. A MOKK Választmányának törekvése a levéltári leadások éves ütemtervének kialakítása, mely a jövőben az átadás-átvételek ütemezésének körvonalait meg fogja szabni.8 A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavétel végett átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének. Ez egy jegyzőkönyv, mely csupán az átvett iratanyagok, segédkönyvek, egyéb eszközök mennyiségét és mennyiségi egységét tartalmazza.(pl. 3 köteg okirat, 4 A/4-es doboznyi nemperes iratanyag…) A levéltárba szállított iratok, eszközök részletes átvizsgálása már a levéltárban történik. A levéltárak felelősségi körébe kizárólag a számbavétel tartozik. Ennek során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben (iratjegyzékekben) feltüntetett adatokkal. A számbavételről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza a közjegyzői nyilvántartás adataihoz képest esetlegesen mutatkozó eltérést, szükség esetén hiánypótlásra hívja fel az átadót. A levéltár zárójegyzőkönyvben rögzíti a hiánypótlás megtörténtét - vagy azt az okot, amely miatt a hiány nem volt pótolható -, és a zárójegyzőkönyvet megküldi az átadó vagy képviselője és a területi kamara részére.9 Amit az átadás-átvételt követően a Levéltár ellenőriz és szükség esetén hiánypótoltat: 2015. szeptember 22-i jogszabályváltozás folytán, a levéltár feladata beszállított iratanyagok számbavétele. A számbavétel során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben feltüntetett adatokkal.10 A MOKK választmánya kérésének eleget téve, ezen felül a levéltár figyelmet fordít az iratok számbavétele során az alábbiakra is: - érdemi és befejező végzésekről, jegyzőkönyvről, okiratról hiányzó aláírás, körbélyegzőlenyomat (A levéltárnak az eredeti okirat alapján ad ki hiteles másolatot, melyeknek meg kell felelniük a közokiratiság kritériumainak), - hiányzó jogerősítő záradék vagy végzés (a jogerő megállapításánál két dátumnak kell szerepelnie, egyrészt a jogerő beálltának, másrészt a jogerő beállta megállapításának dátumának). - az iratokon belüli sorszám szerinti rendezettség, - az iratok fizikai hollétének jelölése a nyilvántartó programban és az iratborítón, - fölös munkaanyagok, tervezetek, stb. selejtezésének elmaradása, - 2014. március 15. napjáig készült okiratokon szerepel-e az ellenjegyzés, - letétbe vételről szóló okirat esetén vizsgálja a letét sorsát, a leválasztásának, visszaadásának, kiadásának dokumentálását, - Okiratok, különösen közokiratba foglalt végintézkedés típusú okiratok esetén a levéltár ellenőrzi továbbá, hogy az okiratok össze legyenek fűzve, folyamatos oldalszámozással legyenek ellátva (az 1. oldalt is beleértve), az okirathoz legyenek hozzáfűzve a 8
MOKK Választmánya 2016/41. sz. határozata Levéltári rendelet 12-14 §. 10 Levéltári rendelet 13 §. (2) 9
7
meghatalmazások, egyéb kötelező mellékletek. Ha az okiratban javítás történt, a javításnál minden ügyfél aláírásának és a közjegyző aláírásának és bélyegző-lenyomatának is szerepelni kell, a javítást az okiratra fel kell vezetni. Ha végzéssel történt a kijavítás, az okirathoz kell fűzni a jogerős kijavító végzést. A levéltári iratanyagra vonatkozó megkereséseket a MOKK Közjegyzői Levéltár teljesíti. Amennyiben az irodához olyan iratra vonatkozó megkeresés érkezik, mely már a levéltárban található, úgy a kérelmet továbbítani kell az illetékes területi levéltárnak. (Lásd a 7. pontban leírtakat) 2. LEVÉLTÁRI LEADÁS ESETKÖREI 2.1. Szolgálati viszony megszűnése A közjegyzői szolgálat megszűnik: a) a közjegyző felmentéséről szóló határozat jogerőre emelkedésének, b) a közjegyzői szolgálat megszűnését megállapító határozat jogerőre emelkedésének, c) a közjegyzői fegyelmi bíróság hivatalvesztést, a közjegyző alkalmatlanságát vagy érdemtelenségét megállapító határozata jogerőre emelkedésének, d)a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvényben meghatározott öregségi nyugdíjra jogosító legmagasabb öregségi nyugdíjkorhatár, de legalább a 65. életév közjegyző általi betöltésének, vagy e) a közjegyző halálának napján.11 Ha a közjegyző szolgálata megszűnik, a közjegyző, illetve az iratokat, eszközöket birtokló személy a megszűnés napjától számított 30 napon belül köteles a közjegyzői levéltár részére átadni a) a közjegyző okiratait és nyilvántartó könyveit, - mindent, ami a szolgálati ideje alatt keletkezett b) minden olyan hagyatéki ügyét és iratot, amelyre a közjegyzői titoktartás kiterjed, azonban figyelemmel a Kjtv 166. §. (1) bek. b) pontjára, csak azon ügyek adhatók le, melyek estében az érkezésüktől számított 5 év eltelt, és jogerősen befejezettek. c) a közjegyző igazolványát, - a közjegyző-helyettesi, közjegyző-jelölti igazolványt és a MOKK székházi beléptető-kártyát a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához. d) a közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt- közjegyzői e-szigno-kártya - és a bélyegzőjét - kizárólag a hivatali körbélyegzőjét/körbélyegzőit -, valamint e) a közjegyző által használt, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara és a közjegyzői levéltár tulajdonában lévő eszközöket12. MOKK tulajdonában lévő és a közjegyzők birtokába adott, HP ScanJet 8270 (szkenner) + Lapadagolót, HP; LaserJet P3015dn hálózatos lézernyomtatót, valamint az APC Smart SC 750iLCD 750VA szünetmenetes tápegységet a közjegyző szolgálati viszonya megszűnésével köteles átadni az adott székhelyre kinevezett új közjegyzőnek, illetve az adott székhelyre kirendelt tartós helyettesnek.13 A közjegyző szolgálat megszűnésével a közjegyző/volt közjegyző hozzáférési jogosultsága a különféle elektronikus nyilvántartásokhoz megszűnik. 11
Kjtv. 22. §. Kjtv. 24. §. (2) 13 a MOKK választmányának 2012/35. számú határozata 12
8
A fenti 30 napos határidő alatt, tehát már csak fizikai rendszerezésre marad lehetőség. Indokolt esetben az utód közjegyző, kijelölt tartóshelyettes hozzájárulásával van lehetőség az esetleges nyilvántartásbeli elmaradások pótlására. Ha a közjegyző az átadás során akadályoztatva van, úgy helyette az átadás során - a közjegyző örököse vagy az iratokat, eszközöket birtokló személy meghatalmazása alapján - az illetékes területi kamara erre kijelölt tagja jár el.14 2.2. Hivatalban lévő közjegyző iratleadása A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni b) a 2009. január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem e törvényben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő öt év elteltével; c) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, 2004. július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt; d)az 1992. január 1. napja és 2004. június 30. napja között készült papír alapú okiratok eredeti példányait.15 2.3. Tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadások Tartós helyettest lehet kirendelni, ha a) a közjegyzői állás megüresedett, b) a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, c) a közjegyző tartósan távol van.16 A levéltári anyag átvételének különös szabályait tartós helyettesítés befejezése esetén a levéltári rendelet szabályozza: Amennyiben azért került sor tartóshelyettes kirendelésére, mert közjegyzői állás megüresedett, úgy, azon szabályok vonatkoznak a tartóshelyettesre, mintha a szolgálati viszonya megszűnt volna . (Lásd a 2.1. pontban leírtakat) Amennyiben azért került sor tartóshelyettes kirendelésére, mert - a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, vagy a közjegyző tartósan távol van - ez esetben a hivatalban lévő közjegyző iratainak levéltárba történő átadására vonatkozó szabályok az irányadóak. (Lásd a 2.2. pontban leírtakat) 2.4. Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján Lásd a 6. pontban leírtakat
14
Levéltári rendelet 17. § Kjtv 166. § (1) 16 Kjtv. 34. § 15
9
3. LEVÉLTÁRI LEADÁST MEGELŐZŐ ELJÁRÁS A levéltárba adás menete, az 1. pontban részletezetteknek megfelelően: -- az adott iratanyag előkészítése; -- a kapcsolódó iratjegyzék és névmutató (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH-VH vonatkozásában egyaránt) excel formátumban történő lementése, (Fontos, hogy az aNotes-ból generált átadási jegyzékek esetében, mentéskor a rendszer által felkínált file-nevet ne változtassuk meg), -- előzetesen célszerű ezeket küldeni a MOKK területileg illetékes közjegyzői levéltárának emailben, ahol átnézik azokat -- az átnézést követően a Levéltár jelzi észrevételeit, javaslatait; -- az esetleges hiányosságok korrigálását követően előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására. A befejezett és további intézkedést nem igénylő ügyek iratait - amíg azok a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárának átadásra nem kerülnek - gondosan meg kell őrizni. Az őrzés céljára olyan helyiséget kell kialakítani, amely a tűzrendészeti szabályoknak megfelel, és ahol az iratokat szárazon lehet tartani, illetőleg ahol azokat veszély (állati vagy növényi kártevő stb.) nem fenyegeti. A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a 2009. január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni.17 3.1. Nemperes iratok előkészítése A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba18, ha a.) a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt, (öt év, fizetési meghagyásos ügyek esetében kettő év) b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy, vagy a kamara) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette. A közjegyzői nemperes eljárás során keletkezett iratok (a továbbiakban: nemperes iratok) esetében az előkészítésnek ki kell terjednie annak részletes ellenőrzésére, hogy a nemperes ügyekben minden intézkedés megtörtént-e, valamint hogy az iratborító tartalmazza-e a kötelező adatokat. A nemperes iratokat rendezetten, az ügyszámuk sorrendjében, az irat terjedelmétől függően lehetőleg 25, 50 vagy 100-as kötegekben, átkötve kell a levéltár részére átadni. 17 18
KÜSZ 50. §. Levéltári rendelet 3 §. 5 §.
10
A nemperes iratokat ügyszámonként iratborítékban kell elhelyezni19. Az iratokat időrendi sorrendben kell az iratborítóba elhelyezni. Abban az esetben, ha a közjegyző az ügy összes iratait felterjeszti a bírósághoz, vagy időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni.20 Így szerepel rajta többek között az ügy száma, érkezésének ideje, az ügyben szereplő(k) neve, stb. Azokban a hagyatéki ügyekben, amelyeknek az iratai között végintézkedés található, az iratborító végintézkedés rovata mellett „V” jelzést kell alkalmazni. Az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni … a beszerzett, szerelt vagy egyesített ügyek számát... Ha az irathoz írásbeli magánokiratba foglalt végintézkedést vagy más olyan iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, ezt az iratot páncélszekrényben vagy tűzbiztos lemezszekrényben külön kell őrizni, az iratok között pedig el kell helyezni a végintézkedés vagy más fontos irat hiteles másolatát.21 Az iratok leadásához feltétlenül szükséges, hogy az aNotes-ban azok fizikai holléte (egyesítés, szerelés, stb.) egyértelműen és szabályosan jelölve legyen. FONTOS: A 2009. január 01. napjával – az aNotes-ra való áttéréskor, a közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM rendelet (KÜSZ) akkor hatályos szövegezése értelmében, a folyamatban lévő ügyeket új számra át kellett iktatni. A kézi lajstrom lezárása 34. § (1) A kézi lajstromot minden év utolsó munkanapján le kell zárni. … (2) A kézi lajstrom lezárása után át kell vezetni a korábbi évekből még folyamatban maradt ügyeket. …. Ez annyit jelentett az iroda számára 2009. évben, hogy a 2009. január 01. napján folyamatban volt korábbi évkörök ügyeit: 1. fel kellett rögzíteni az aNotes-ba, mint régi ügyet, 2. be kellett fejezni az aNotes-ban 2008. december 31. napjával 3. szerelni kellett a 2009-es, új ügyszámhoz. Ennek a 2009-es új ügyszámnak az érkezési ideje legkorábban 2009. január 01. napja lehetett. (Amennyiben a korábbi év tényleges érkezésének dátuma lett megadva, úgy az nem jelenik meg a 2009. évi ügyek listájában. A végzés kijavítása, kiegészítése a KÜSZ-ben írtak szerint történjen: Ha a közjegyző a végzés kijavítását rendeli el, a végzés eredeti példányán a hibás szöveget át kell húzni úgy, hogy az eredeti szöveg az áthúzás után is olvasható maradjon és a megjelölt rész mellett a lap szélén fel kell tüntetni a kijavító végzés számát, valamint - ha van elég hely - a helyes szöveget. A feljegyzéseket keltezéssel ellátva a közjegyző aláírja. A kijavító végzést mind a határozat eredeti példányára, mind a kiadmányokra rá kell vezetni. Ha ez nem lehetséges, a külön íven megszövegezett kijavító végzést hozzá kell erősíteni a végzés eredeti példányához és a kiadmányokhoz.
19
KÜSZ 36. §. KÜSZ: 37. §. 21 KÜSZ 25. § (1) 20
11
Ha a végzés hibás kiadmányát valamelyik érdekeltnek már kézbesítették, részére a kijavító végzést is kézbesíteni kell. A végzés kiegészítése külön határozattal történik.22 A kiegészítés tényét és a kiegészítő végzés sorszámát a kiegészített határozaton fel kell tüntetni. FIGYELEM: a nemperes ügyek előkészítésekor nem csak a hagyatéki ügyekről beszélünk. Nemperes ügy alatt minden, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló 2008. évi XLV. tv. és a KÜSZ 1. §. (1) bekezdésében felsorolt minden ügy is értendő.23 Minden nemperes ügyet egykét kezelve, az aNotes adta ügyszámok sorrendjében kell kezelni és levéltárba adni. FONTOS: A MOKK 2015/13 választmányi határozata szerint amennyiben a hitelbiztosítéki nyilvántartás 18/2014.(III.13.) KIM rendelet 17.§ (1) bekezdésében előírt hitelbiztosítéki nyilatkozat 5 éves őrzési idején belül a közjegyző szolgálati viszonya megszűnik, a közjegyző ezeket a nyilatkozatokat köteles a jogutód közjegyző részére átadni. Ezen nyilatkozatokat egyebekben a közjegyző 5 évig köteles őrizni. 3.2. Okiratok előkészítése A közjegyzői okiratok esetében az előkészítésnek ki kell terjednie24 az okiratok részletes ellenőrzésére annak érdekében, hogy azok összefűzve, aláírva (2014. március 15. napjáig ellenjegyezve), a hivatali körbélyegző lenyomatával ellátva kerüljenek a levéltárba. Kizárólag az eredeti okiratot, a pótolt okiratot és az okirathoz fűzött kötelező mellékleteket, és az okirathoz tartozó, hozzátűzött utóiratokat (különösen a kijavító végzést, kérelmeket és tanúsítványokat) lehet a levéltárba átadni, műanyag vagy más védőborító nélkül. Az egyéb mellékelt iratokat és munkaanyagokat - úgy, mint a szerződéstervezetet, tulajdoni lapot és cégkivonatot stb. - a levéltár nem veszi át. A 2015. július 15. napjával kötelezővé tett okirat-szerkesztési eljárásra vonatkozó kérelmet az okirathoz kell fűzni. A közjegyzői okiratokat évenkénti bontásban, ügyszám szerint növekvő sorrendbe kell rendezni, és gondoskodni kell arról, hogy az okiratok csomagolása alkalmas legyen azok sérülésmentes szállítására. 22
KÜSZ 53. § a) hagyatéki ügyek intézése, c) előzetes bizonyítás, d) igazságügyi szakértő kirendelése, e) értékpapír és okirat semmissé nyilvánítása, f) a zálogjogi nyilvántartásban lévő bejegyzés módosítására vagy törlésére irányuló eljárás, g) a bejegyzett élettársi kapcsolat megszüntetésére irányuló eljárás, h) az Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos eljárás, i) a közjegyző végzése - ide nem értve a fizetési meghagyásos eljárásban és a fizetési meghagyás végrehajtása, biztosítási intézkedés elrendelése iránti eljárás során hozott végzéseket -, a közjegyző által jóváhagyott egyezség, a közjegyző díjjegyzéke és a közjegyzői okirat, valamint az európai fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelésével kapcsolatos eljárás, j) az európai fizetési meghagyásos eljárás, k) hitelbiztosítéki nyilvántartásba bejegyzett jogosult vagy kötelezett jogutódjának megállapítására irányuló nemperes eljárás, l) a házassági és az élettársi vagyonjogi szerződések elektronikus nyilvántartásába történő bejegyzésére és a bejegyzett vagyonjogi szerződés módosítása, törlése, megszüntetése vagy megszűnése tényének bejegyzésére irányuló nemperes eljárás, m) a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:56. §-a szerinti közjegyzői letéti eljárás (a továbbiakban: teljesítési letéti eljárás), n) a közgyűjteményben elhelyezett dologra vonatkozó valószínű öröklési jogcím igazolására irányuló eljárás során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki. 24 Levéltári rendelet: 4. §. 23
12
Az átadónál esetlegesen külön kezelt végintézkedéseket és a végintézkedéssel kapcsolatos közokiratokat - így különösen a végrendelet visszavonását tartalmazó nyilatkozatot -, továbbá a külön kezelt közjegyzői letéteket nem kell visszasorolni az ügyszám szerinti helyükre, hanem azok külön sorozatba rendezve is leadhatók a levéltárba. Amennyiben az előkészítés során az eredeti okirat hiányával szembesül az átadó közjegyző, akkor a Levéltár a következő eljárást folytatja le: a Kjtv. 171. § (2) bek. alapján hiánypótlási eljárás keretében bekéri az ügyféltől az okirat hiteles kiadmányát, annak alapján speciális hiteles másolatot készít, majd azt helyezi el - pótolt okiratként- az eredeti helyén: tehát a probléma orvosolható. Ha egy ügyszámon véletlenül két ügy jött létre (a gyakorlatban még az aNotes nyilvántartás esetében is előfordulhat, a megoldást lásd a 8.12. pontban) és esetleg az egyik nem szerepel az ügykönyvben, az átnézés arra is jó alkalom, hogy a nyilvántartó könyv javításra kerüljön és természetesen az átadási jegyzékben is szerepeltetni kell mindkét okirat adatait. Az ún. dupla ügyszámok az okiraton és az iratjegyzékben, az ügykönyvben is legyenek megkülönböztető jelzéssel ellátva. 3.3. Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése A hitelesítő könyvek, majd az azt felváltó aláírói lapok előkészítése nem kíván különösebb teendőt. A hitelesítő könyvek esetén ellenőrizni szükséges, hogy meg van-e benne a területi kamara által leigazolt nyitás és zárás. Szükség esetén ezt pótolni/pótoltani kell. Évenkénti rendszerezésben kell a levéltár részére átadni. Az aláírói lapokat szintén évenkénti bontásban, összefűzve kell a Levéltár részére átadni, az oldalszámozásuk sorrendjében. Az egyéb segédkönyvek (tárgyalási jegyzék, tárgyalási napló stb) leadására nincs jogszabályi előírás. A szolgálati viszony megszűntével viszont célszerű ezeket is a levéltárba adni, ahol a közjegyző iratai mellett lesznek tárolva. 3.4. Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák...) előkészítése A szolgálati viszony megszűnése esetén van jogszabályi lehetőség a bélyegzők és egyéb eszközök és igazolványok levéltári leadására. A levéltár csak a közjegyző körbélyegzőjét veszi át, egyéb bélyegzőket – így a fejbélyegzőt, iktató/érkeztető bélyegzőket nem. A közjegyzői igazolványt, - a közjegyző-helyettesi, közjegyző-jelölti igazolványt és a MOKK székházi beléptető-kártyát a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához. A közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt- közjegyzői e-szigno-kártyát szintén le kell adni. A levéltárban az érvénytelenített bélyegzőket, a közjegyzői elektronikus aláírást létrehozó érvénytelenített eszközöket, továbbá a bevont igazolványokat (továbbiakban együtt:
13
eszközök) az iratoktól elkülönítve kell őrizni a közjegyzők és kamaráik egységes iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján meghatározott ideig, ezt követően megsemmisítésük iránt kell intézkedni.25 3.5. FMH és FMHVH papír alapú iratainak előkészítése A közjegyzőnél fizetési meghagyásos ügyben keletkezett papír alapú iratokat a közjegyzői irodában vezetett irattárában, ügyszám szerinti sorrendben, a KÜSZ szabályai szerint kell őrizni.26 Szintén a KÜSZ előírásainak megfelelően iratborítót kell készíteni a papír alapú fizetési meghagyásos ügyekhez. Csak és kizárólag a papír alapú beadvány érkezése esetén kell iratborítót készíteni, az FMH-rendszerből kinyomtatott egyéb munkaanyagokat a levéltárba nem lehet leadni, azokat leadás előtt az iratborítóból selejtezni kell. A fizetési meghagyásos ügyben a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított két év elteltével a MOKK Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, kettő példányban elkészített jegyzékkel, valamint az azt tartalmazó adathordozóval kell átadni a Közjegyzői Levéltárnak. 3.6. a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése Lásd a 6. pontban leírtakat 4. ÁTADÁSI JEGYZÉK / IRATJEGYZÉK, VALAMINT NÉVMUTATÓ ELKÉSZÍTÉSE, TARTALMI KÖVETELMÉNYEK A levéltár a közjegyzői levéltári anyagot a közjegyzők által külön jogszabály alapján vezetett elektronikus vagy papír alapú közjegyzői ügynyilvántartás alapján, elektronikusan előállított és elektronikusan kereshető szövegformátumban elkészített iratjegyzékkel, névmutatóval, hagyatéki ügyek esetén a végintézkedések jegyzékével kiegészítve (a továbbiakban együtt: átadási jegyzék) veszi át.27 Az átadási jegyzéknek az átadott évkörre /tárgyévre vonatkozóan az elektronikus vagy papír alapú közjegyzői nyilvántartásba felvett minden ügy adatait tartalmaznia kell. Az átadási jegyzéken fel kell tüntetni a vonatkozó ügyszámnál, ha az eljárás még folyamatban van, vagy már befejezett, de még intézkedést igényel, és ezért az okirat vagy irat a közjegyzőnél marad. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, három példányban elkészített jegyzékkel és egy példányban elkészített névmutatóval kell átadni a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárának28. Az átadási jegyzékeken és névmutatókon fel kell tüntetni a közjegyző nevét és a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító számát.29
25
Levéltári rendelet 47. §. a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. § (1) 27 Levéltári Rendelet 6. §., Hatályos: 2016. X. 01-től 28 KÜSZ 50. §. (4) 29 KÜSZ. 9. §. 26
14
Eltérően alakul az egyes átadási jegyzékek elkészítése, az ügy típusától és keletkezésük időpontjától függően. A jelenleg hatályos jogi szabályozás szerint az iratjegyzékek tartalmai elemei: A közjegyzői okiratok esetén az iratjegyzék adatai a következők:30 a) az iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői okirat ügyszáma, c) ügyfelek neve, d) a közjegyzői okirat készítésének időpontja, e) az ügy tárgya, f) a levéltárba adás időpontja, g) megjegyzés. Nemperes iratok esetén az iratjegyzék adatai a következők: a) iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői ügy száma, c) az örökhagyó (kérelmező) neve és lakóhelye, d) az ügy tárgya, e) az ügy befejezésének ideje, f) az irattárba helyezés napja.31 Hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések esetén az iratjegyzék adatai a következők: A közjegyzői ügyek nyilvántartásában a végintézkedések alábbi adatait kell rögzíteni: a) a végintézkedés keltének idejét és - ha az az okiratban szerepel - a helyét, b) a közokiratba foglalt végintézkedés ügyszámát, c) a végintézkedés kihirdetésének idejét. A közjegyző a végintézkedésekről - azoknak a MOKK levéltárába való átadása céljából - a közjegyzői ügyek nyilvántartása útján (aNotes!) jegyzéket készít. A végintézkedések jegyzéke az adatokat a hagyatéki ügy ügyszám szerinti sorrendjében, évente 1-gyel kezdődő sorszámmal tartalmazza. A végintézkedések jegyzéke a fenti adatokon túl a hagyatéki ügy ügyszámát, a végintézkedő nevét és lakóhelyét is tartalmazza.32 A végintézkedések jegyzéke az adatokat a hagyatéki ügy ügyszám szerinti sorrendjében, évente 1-gyel kezdődő sorszámmal tartalmazza, tehát NEM az irodához való érkezés, vagy a hagyatéki tárgyalás/kihirdetés napja szerinti sorrendbe kell rendezni. A kihirdetett végintézkedéseket a tárgyév hagyatéki iratainak a bírósági irattárba vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárába való átadásakor e jegyzék egy példányával kell az irattár részére átadni.
30
Levéltári rendelet 7. §. KÜSZ 48. §. (3) 32 KÜSZ 25. §. (2) 31
15
Az iratjegyzékek elkészítése, formája az egyes időszakok szerint: 4.1. 2009.január 01. ELŐTT keletkezett iratanyag esetén 1992-2008 évekre vonatkozóan több megoldás lehetséges, a közjegyző választása szerint az iratjegyzéket elektronikusan (Word vagy Excel táblázatban, vagy az aNotes segítségével) kell elkészíteni. -- Az iratjegyzéket és névmutatót főszabály szerint az aNotes nyilvántartás segítségével kell elkészíteni: a Levéltári funkció mindkét listát gyorsan és pontosan állítja elő. A 20042008-as időszakra vonatkozóan a KDL adatok migrálásával (sok irodában ez már megtörtént), illetve az aNotes programban szereplő Régi ügy rögzítése funkció segítségével. Migrált adatok esetén azokat össze kell vetni a tényleges állapottal, esetleg szükség lehet javításokra, kiegészítésekre. vagy -- a levéltár által rendszeresített, a jogszabályi előírásoknak megfelelő adattartalmú word vagy excel formátumú iratjegyzéket lehet elkészíteni, azzal együtt kell irattárba adni az iratokat.
16
2009. előtti ügyekhez kapcsoló iratjegyzékek esetében nagyon fontos hogy az iratjegyzék ne csak az okiratok alapján készüljön el, hanem az eredeti ügykönyvön végighaladva: csak így lehet ugyanis nyomon követni, ha létre nem jött/meghiúsult, esetleg később leadandó, vagy fel nem lelhető okirat esete vár megoldásra; az iratjegyzéken ezeknek az adatoknak is szerepelniük kell. Amennyiben tehát az okiratkészítés során az ügy meghiúsult, úgy azt is fel kell venni az átadási jegyzékbe és a megjegyzés rovatban szerepeltetni kell a meghiúsult jelleget. (A Levéltár funkció a meghiúsult ügyeket feltünteti a jegyzéken.) Az ügy meghiúsulását az ügykönyvnek is tartalmaznia kell. 4.2. 2009.január 01. UTÁN keletkezett iratanyag esetén A MOKK 2012/6. számú választmányi határozat szerint „…A 2009. január 1. napját követően keletkezett iratok vonatkozásában az aNotes programból kell az iratjegyzéket és a névmutatót elkészíteni. A levéltári funkció használatának leírása, a régi ügyek rögzítésének menete, továbbá nemperes iratok esetén az iratok holléte (egyesítés, szerelés, megküldés…) rögzítésének menetére vonatkozó tájékoztatók elérhetőek a MOKK honlapján. (https://mokk.hu/kozjegyzoknek/archivalas.php menüpont alatt; illetve kérés esetén a MOKK levéltár szintén rendelkezésre tudja bocsátani ezen munkaanyagokat) Az iratjegyzékek előállítását megelőzően célszerű évkör ellenőrzést végezni az aNotesban, ahol látszanak az esetleges hibák, melyek javíthatóak. Azoknál az ügyeknél, amelyek nem kerülnek leadásra a levéltár részére (pl. folyamatban lévő ügyek, melyek a tartós helyettes részére kerülnek átadásra), a levéltárba adás időpontja helyén „Közjegyzőnél marad” feliratnak kell szerepelni.
17
FONTOS: Az aNotes-ban a megjegyzés vagy a tárgy részletek rovatban írt bejegyzések az iratjegyzéken nem láthatóak. Ezen bejegyzések csak az iroda számára adnak útbaigazítást. A végintézkedést a megfelelő menü alá kell rögzíteni, az iratok hollétét szintén a műveletek menü megfelelő funkcióját választva kell beírni, ez esetben meg fog jelenni az iratjegyzéken is mindez. A levéltárba adás tervezett dátumát kell a beszállítási időpont egyeztetése után beírni az iratjegyzékbe, a „levéltárba adás megtörtént” funkció alkalmazása csak a tényleges beszállítás alkalmával, az átvevő levéltáros jelenlétében javasolt. 4.3. FMH és FMHVH papír alapú iratai esetén A leadáshoz szükséges iratjegyzék adataihoz a következőképpen lehet hozzájutni. 2015. január 8-tól - az FMH-rendszer továbbfejlesztése eredményeként - az iratjegyzék és névmutató táblázatok közvetlenül letölthetőek az FMH felületről. Az iratjegyzékek az "Információk" főmenü "Letöltések" almenüjében érhetők el, éves bontásban. A táblázatok a letöltéskori állapotot tükrözik, tehát a letöltést követően csatolt mellékleteket tartalmazó ügyek adatai, csak akkor kerülnek a listába, ha ismételten letöltik az adott év iratjegyzékét. Az iratjegyzék táblázatok tartalmazzák mind a papír alapú kérelemmel indult fmh és fmhvh-, mind pedig a szkennelt papír alapú beadványokat tartalmazó ügyek listáját és a névmutatókat. Tartalmazza a lista továbbá azokat az ügyeket is, ahol az ügyek önálló jegyzőkönyvvel indultak és a rendszerben tárolt adatok szerint papír alapú mellékletük is van (szkenelve lettek a rendszerbe). A letöltött adatokat kell bemásolni a MOKK Közjegyzői Levéltár által rendszeresített Iratjegyzék minta kék színnel jelzett oszlopaiba, majd egyeztetni kell az adatokat a közjegyzőnél található papír alapú iratokkal. Kérés esetén a MOKK Közjegyzői Levéltár rendelkezésre tudja bocsátani ezen mintát.
Az iratjegyzék-minta megfelelő oszlopaiba kell beilleszteni a letöltött jegyzék odaillő oszlopát/oszlopait.
18
A letöltésben van pozíció (jogosult/kötelezett) megnevezés is, nyilván olyan oszlop nincs az iratjegyzék mintában, így ez nem másolandó. Ami pedig „közjegyző tölti ki” felirattal szerepel, azt valóban, a közjegyző tölti ki. Az egyik ilyen a levéltárba adás dátuma (amikor már ismertté válik) a másik pedig a „Megjegyzés” rovat, ahová tetszőlegesen lehet beírni azt, amit célszerűnek tartat a közjegyző. (pl. ha kapcsolódik egy papír alapú beadvány az FMH-hoz és a VH-jához is, akkor nyilván csak az egyik mappájába lesz az eredeti irat betéve, míg a másikban csak másolat lesz. Ekkor erre lehet utalni a megjegyzés rovatban.) Figyelemmel kell lenni arra, hogy az FMH rendszerből letöltött lista csak azon ügyeket listázza ki, ahol érzékeli a rendszer, hogy valami fel lett szkenelve. Nyilván nem fogja hozni azokat az ügyeket, ahol írásbeli kérelmet terjesztett elő az ügyfél. (beadta az irodába a kitöltött kérelmet és mellékelte a befizetett csekket) Ezeket általában nem szkenelték fel az irodákban, viszont papír alapú beadványnak számít. Az iratjegyzékben a megfelelő helyre be kell szúrni a megfelelő számú sort, ezeknek az ügyeknek. A letöltött lista az ügyben szereplő felek száma szerint épül fel, így attól függően, hogy mennyi jogosult és kötelezett van az adott ügyben, annyi sort hoz egy-egy ügyszámhoz. (Ezért is van legalább 2 sor minden ügynél, hiszen minimum van egy jogosult és egy kötelezett). FIGYELEM! Az FMH rendszerből lekért lista 1-es sorszámmal kezdődően tartalmazza az adott év FMH, majd FMH-VH illetve ÖJ (önálló jegyzőkönyv – lásd költségfeljegyzési kérelem előterjesztése) ügyeit. Az iratjegyzéket évenként és típusonként kell elkészíteni azzal, hogy az úgynevezett ÖJ-s ügyek valamelyik lista végén kapjanak helyet. Magyarán: évente kettő iratjegyzék készül, akár külön excel táblázatban, akár egy excel táblázaton belül külön munkalapon. Ehhez külön kell választani az FMH listát az FMH VH listától, és valamelyiknek a végére kell, hogy kerüljön az ÖJ-s ügyek listája. Ezt követően nyilván az ÖJ-s és VH-s ügyek sorszámozása már nem ’1’-essel fog kezdődni. A KÜSZ ugyan nem írja elő, hogy az iratjegyzék sorszámának ’1’-es sorszámmal kellene kezdődnie, csak mint „iratjegyzéki sorszám”-ot említi. Azonban az iratjegyzék sorszáma jelzi a leadásra kerülő akták darabszámát is. Célszerűen: vagy át kellene jegyzékenként sorszámozni az FMH-VH ügyeket ’1’- es sorszámmal kezdődően (Figyelemmel arra, hogy 1 ügyhöz több, minimum 2 sor tartozik, annyi amennyi szereplő van az ügyben), vagy az egyes jegyzékek végére oda kellene írni, hogy ténylegesen mennyi akta kerül leadásra. -- az ’ÖJ’ – önálló jegyzőkönyves adatoknál az FMH rendszer sajnos nem hozza az ügyféladatokat. Ezekre egyenként, az ügyszám alapján rá kell keresni, és az iratjegyzékek megfelelő rovatait ki kell tölteni, ki kell egészíteni a hiányzó adatokkal azt. 5. ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELJÁRÁS 5.1. Iratjegyzék előzetes megküldése a Levéltárnak Úgy az okiratok, mint a nemperes iratanyag, valamint a fizetési meghagyásos ügyek irataihoz készített iratjegyzékeket, akár a WORD/EXCEL táblázatban, akár az aNotes rendszerből generáltan lettek előállítva, célszerű előzetesen átküldeni a területileg illetékes közjegyzői levéltár részére, e-mailben.
19
A MOKK Közjegyzői Levéltár öt területi levéltárral (Budapest, Győr, Debrecen, Pécs és Szolnok) rendelkezik, az egyes területi kamarák illetékességéhez igazodva. Ezek elérhetősége az alábbi helyen található: https://mokk.hu/ugyfeleknek/a-kozjegyzoi-leveltar-feladatai-es-hataskore-illetekesseg.php A levéltár munkatársai az átküldött jegyzékeket nyilvántartásba veszik, majd a kapcsolódó iratanyag tényleges ismerete nélkül átnézik azokat. Ez alakalommal lehetőség van a típushibák észlelésére. Amennyiben ilyen hiányosságok a felszínre kerülnek, úgy azok korrigálására hívja fel a levéltár az irodát, hogy a rendelkezésükre álló iratanyagot ismételten nézzék át, az észrevételeknek megfelelően, a rendelkezésükre álló iratokkal egyezően javítsák, illetve az aNotes programmal hozzák összhangba azokat. Ehhez a művelethez szükséges ügyviteli megoldási javaslatokat a levéltár tájékoztatásul megadja. Amennyiben az előzetesen átküldött iratjegyzék az aNotes-ból generált, úgy a valós hiányosságok javítását követően az iratjegyzéket és névmutatót ismételten elő kell állítani a közjegyzői nyilvántartó programból. 5.2. Levéltári anyag beszállítása A beszállítás előre egyeztetett időpontban és módon történik. A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavétel végett átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének. Ez egy jegyzőkönyv, mely csupán az átvett iratanyagok, segédkönyvek, egyéb eszközök mennyiségét és mennyiségi egységét tartalmazza.(pl. 3 köteg okirat, 4 A/4-es doboznyi nemperes iratanyag…) A Levéltárba szállított iratok, eszközök részletes átvizsgálása már a levéltárban történik. 6. A MOKK 1/2015. SZ. SZABÁLYZATA ALAPJÁN TŐRTÉNŐ NEMPERES IRATOK ŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ MEGBÍZÁS SPECIÁLIS SZABÁLYAI A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a 2009. január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni.33 A szabályozás ellenére, különféle okokra visszavezethetően, nem minden esetben veszik/vették át a bíróságok irattárai ezen iratokat. A bíróság által át nem vett, 1992.01.01. és 2008.12.31. napja között érkezett, jogerősen befejezett közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett iratokat lehetőség van MOKK Közjegyzői Levéltárában elhelyezni, megbízási szerződés alapján. Ennek szabályozására alkotta meg a Magyar Országos Közjegyzői Kamara Választmánya az 1/2015. számú Szabályzatát. (https://mokk.hu/kozjegyzoknek/szabalyzatok.php hivatkozás alatt megtalálható a pontos szövegezés)
33
KÜSZ 50. §.
20
6.1. A szabályzat tárgyi hatálya A bíróság által át nem vett, 1992.01.01. és 2008.12.31. napja között érkezett, jogerősen befejezett közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett iratok (beleértve a kihirdetett végintézkedéseket) A szabályzatban leírtak szerint, Megbízó - átadó közjegyző, tartóshelyettes - jogosult a Megbízottnak - a MOKK Közjegyzői Levéltár közjegyző (Megbízó) székhelye szerint illetékes területi levéltára - a bíróság által át nem vett, 1992.01.01. és 2008.12.31. napja között érkezett, jogerősen befejezett közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett iratot átadni, a Megbízott köteles a köztük létrejött megbízási szerződés alapján a szabályzatban foglaltak szerint a Megbízótól az iratot átvenni, azt őrizni, a Megbízó előzetes kérelme alapján az átadott iratba való betekintést, valamint annak visszaadását a Megbízó vagy meghatalmazottja részére biztosítani. A megbízási szerződés megkötésére a Megbízó részéről a közjegyző személyesen, a Megbízott részéről a területi levéltár levéltárosa jogosult. 6.2. Az iratanyag előkészítése A Megbízó közjegyző köteles az iratot zárt és közjegyzői körbélyegzővel lebélyegzett irattári doboz(ok)ban átadni. Az irattári dobozt oly módon kell lezárni, illetve annak lezárását lebélyegezni, hogy az a bélyegzőlenyomat sérelme nélkül ne legyen felnyitható. A Megbízó az irattári dobozon köteles jól láthatóan feltüntetni a) a közjegyző székhelyét, a székhely- és közjegyző azonosítóját (pl: 99099-0); b) a dobozban elhelyezett irat keletkezésének évkörét (pl.: 2004); c) a dobozban elhelyezett iratok kezdő és befejező ügyszámát (pl.: 234-500); d) az irattári doboz 1-től kezdődően kiosztott egyedi sorszámát. Az irattári dobozt is definiálja a szabályzat: a Közjegyzői Levéltár által használt archiváló doboznak megfelelő, azzal azonos méretű (385x270x120), savmentes anyagból készült irattári doboz. Ezen dobozok beszerezhetőek önállóan, vagy lehetőség van megvásárolni a MOKK területileg illetékes Levéltárától. Doboz-igényüket a közjegyzők lehetőség szerint írásban (e-mail) terjesztik elő. A levéltár átutalási számla kiállítása mellett bocsátja az irodák rendelkezésére a kért számú dobozt. Jelenleg a MOKK Közjegyzői Levéltárból 1 darab doboz 390,- Ft-os egységáron szerezhető be. FONTOS: Az irattári dobozok fektetve lesznek a levéltárban tárolva. Az egyes dobozokon a szabályzatnak megfelelő jelölést a doboz rövidebb oldalán célszerű elhelyezni. A dobozokat 1-el kezdődő sorszámmal is el kell látni, hiszen ez a számozás lesz a szabályzat mellékletében megtalálható iratjegyzék egyik alapegysége.
21
Példa jelölés: DR. X.Y. Tahitótfalu 20. sz. K39068-0 2005 1-37-ig 1. 6.3. A beszállítás A közjegyző kötelessége az iratokat zárt és közjegyzői körbélyegzővel lebélyegzett irattári doboz(ok)ban átadni, illetve az előző pont szerinti jelzéssel ellátni azokat. Szintén a Közjegyző köteles a szabályzat mellékletét képező iratjegyzéket kitölteni A Levéltár a megbízási szerződés aláírását követően, előzetesen egyeztetett időpontban, köteles a szabályzatban meghatározott iratokat – a zárt irattári dobozokat – a Megbízó közjegyzőtől átvenni. a szabályzat mellékletét képező átadás-átvételi jegyzőkönyv és iratjegyzék ellenében. A Levéltár az iratot – az ügyiratokat tartalmazó lezárt irattári dobozokat – kizárólag megőrzési céllal veszi át, az iratot semmilyen formában nem kezeli, az azok vonatkozásában érkezett megkereséseket a Megbízó részére továbbítja. A Megbízott levéltár a teljes iratanyag beszállítását és őrzését a MOKK Választmányának határozata alapján ingyenesen, a Megbízó helyett, annak felelősségére végzi. A levéltár a teljes iratanyag egyszeri visszaszállítását a MOKK Választmányának határozata alapján ingyenesen, a Megbízó helyett, annak felelősségére elvégzi 6.4. Az őrzés időbeli korlátai A szerződés aláírásának napján lép hatályba. A szerződést a felek határozatlan időtartamra kötik. A szerződés megszűnik: - bármelyik fél rendes felmondásával, a 30 napos felmondási idő elteltével; - a Megbízó közjegyző közjegyzői szolgálatának megszűnésével, a szolgálat megszűnésének napján. A volt közjegyző, annak jogutódja illetve a területi kamara a megbízási szerződés tárgyát képező iratokat átruházza a tartós helyettesre vagy az utód közjegyzőre, úgy a tartós helyettes vagy az utód közjegyző is jogosultak a jelen szabályzatban meghatározott őrzés céljából megbízási szerződést kötni a MOKK Közjegyzői Levéltárral. 6.5. a MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályai, iratkezelés
22
Megbízó közjegyző köteles, az erre a célra rendszeresített űrlapon, elektronikus úton, írásban, elektronikus aláírással ellátva a Megbízott levéltár felé jelezni, amennyiben az őrzésre átadott anyagból iratot, irattári dobozt vesz vissza, vagy iratbetekintésre van szüksége. Megbízott a megkeresés beérkezésétől számított 3 (három) munkanapon belül a Megbízó részére a levéltár épületében hozzáférhetővé teszi az érintett iratokat tartalmazó zárt dobozt vagy dobozokat. Az egyes ügyiratok vagy az őrzésből egyedileg visszavett irattári dobozok elszállításáról a Megbízó közjegyző gondoskodik a saját költségén. 7. A LEVÉLTÁRI IRATANYAG HASZNÁLATA, KÉRELMEK, MEGKERESÉSEK, IRATBETEKINTÉSI JOG – A BESZÁLLÍTOTT ANYAG VONATKOZÁSÁBAN A közjegyzői levéltár által kezelt okiratokról a levéltáros adhat ki hiteles vagy egyszerű másolatot, kivonatot, bizonyítványt, értesítést, adhat át őrizetben levő okiratot és engedélyezheti az iratokba való betekintést. A közjegyzői levéltár által kezelt nemperes ügyekben keletkezett iratokról a levéltáros a közjegyzőkre vonatkozó ügyviteli szabályok szerint adhat ki hiteles vagy egyszerű másolatot, és engedélyezheti az iratokba való betekintést.34 A megkeresések teljesítésekor a közjegyzői díjszabás szerinti díjakat számolja fel a levéltár, azonban: a közjegyzők hivatalos eljárásaival kapcsolatos megkereséseket a levéltár térítésmentesen teljesíti.35 A fentiekre tekintettel, két esetkör fordul elő a gyakorlatban: 1.) amennyiben az irodához olyan megkeresés érkezik, mely levéltári iratanyagot érint, úgy azt továbbítani kell a levéltárnak (első körben e-mailben elegendő) 2.) A közjegyzők hivatalos eljárásához közvetlenül küldenek alakszerű megkeresését a levéltárnak: A megkeresés továbbítására vonatkozóan: 1. a legjobb: a megkereső végzés es3 aktában e-aláírva, 2. elfogadható a papíron megírt és aláírt (kiadmányozott) és lepecsételt végzés szkennelt képe is sima e-mailben megküldve,
[email protected] e-mail címre, 3. természetesen a rendes postai út is járható, de ennek ma már semmi gyakorlati indoka nincs. 7.1. A levéltár feladata A levéltár feladatai az őrizetében lévő iratok tekintetében a levéltári rendelet értelmében: A levéltár kérelemre, a közjegyzőkre vonatkozó szabályok megfelelő alkalmazásával teljesíti az általa kezelt közjegyzői okiratokról, nemperes iratokról másolat, kivonat, bizonyítvány kiadásával és az iratokba való betekintés engedélyezésével kapcsolatos feladatát. Nemperes iratok vonatkozásában a közjegyzői érdemi intézkedést nem igénylő megkeresésekben (tájékoztatásadás, iratbetekintés, az iratokról másolat vagy hiteles másolat kiadása) a levéltáros intézkedik. 34 35
Kjtv. 168. §. Levéltári rendelet 53. §.
23
Nemperes ügyben érkezett, egyéb érdemi intézkedést igénylő megkeresés esetén a levéltár az érintett iratról a fentiek szerint pótborítót készít, és az iratot az intézkedés megtétele céljából megküldi az illetékes közjegyzőnek, aki a szükséges intézkedések megtételét követően az iratot visszaküldi a levéltár részére. Póthagyatéki eljárással kapcsolatos közjegyzői megkeresés esetén a levéltár az alaphagyatéki iratokat véglegesen, a közjegyzői ügyvitel szabályainak megfelelően küldi meg a közjegyző részére. Hagyatéki eljárásban történő kihirdetés céljából a levéltár a közokiratba foglalt végintézkedés minimum kettő darab hiteles másolatát küldi meg az eljáró közjegyzőnek, aki a végintézkedés kihirdetését követően a hiteles másolatok közül egy példányt kihirdetési záradékkal ellátva visszaküld a levéltár részére. A levéltár által őrzött letétekre irányuló megkeresés esetén a levéltár a magánvégrendeletet és a letett okiratot az eredeti letéti jegyzőkönyvvel együtt küldi meg az eljáró közjegyzőnek. Az eljáró közjegyző a magánvégrendelet kihirdetését követően az eredeti letéti jegyzőkönyvet visszaküldi a levéltár részére. A letétvisszaadását követően az eljáró közjegyző az eredeti letéti jegyzőkönyvet - a visszaadási jegyzőkönyv hiteles másolatával együtt - visszaküldi a levéltár részére. Eredeti okirat csak a bíróság vagy a területi kamara megkeresése esetén adható ki! Ez esetben a levéltár a közjegyzői okirat eredeti példányát küldi meg a kérelmezőnek. Az eredeti okirat kiadására irányuló kérelmet az illetékes területi kamarának kell megküldeni, ahonnan a területi elnök engedélyével lesz majd továbbítva a levéltárnak. A kérelem az ügyintézés gyorsítása érdekében, e-mailben is előterjeszthető a területi kamara felé. A területi kamara megkeresése alapján - kijavítás céljából - a levéltár az eredeti okiratot közvetlenül is megküldheti a készítő vagy utód közjegyzőnek, vagy a tartós helyettesnek.36 7.2. Levéltárba adott ügy zárolásának feloldása az aNotes-ban (feloldó kód) Azon iratanyag esetében, melyek az aNotes-ban vannak nyilvántartva, vagy régi ügyként ott lettek rögzítve és a Levéltárba szállításuk megtörtént, ennek ténye a nyilvántartásban rögzítésre kerül. Ekkor az adott ügy státusza: „Levéltárba adva”. Ez a státusz nem teszi lehetővé, hogy az irodában további műveleteket végezzenek az üggyel, az adatok szürkék, inaktívak. Mégis előfordul, hogy eredeti okiratot vagy nemperes aktát, akár véglegesen, akár csak az érdemi ügyintézés erejéig visszakéri a levéltárból a közjegyző (póthagyaték, kijavítás, szerelés, egyesítés…). A levéltár által kérelemre megküldött iratanyaggal egyidejűleg a levéltáros közli a kísérőlevélben az irodával azt a „feloldó kódot”, melynek segítségével a levéltárból 36
Levéltári rendelet: 48-57 §.
24
visszaérkezett iratot a műveletek menü megfelelő funkcióját kiválasztva, és a kapott kódot begépelve, aktiválni tudják. (Műveletek menü/Levéltárból visszaérkezett) A művelet elvégzéséhez szükség lesz a közjegyző azonosítójára. A feloldó kóddal az iroda hozzáférhetővé, aktívvá teszi az ügy adatlapját –és elvégzi az intézkedést az ügyintéző (egyesítés, szerelés, javítás…). FONTOS: Miután elvégezték a szükséges munkafolyamatokat az irodában, egy átirattal visszaküldik a Levéltárnak az eredeti iratot, a műveletek közül ki kell választani, a „Levéltárba visszaküldve” funkciót. A levéltárba adás korábban már megtörtént, így nem készül újabb iratjegyzék, névmutató. 8. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK 8.1. Beszállítás után a megkeresés teljesítése hogyan zajlik? A levéltárba beszállított iratanyag felett a levéltár rendelkezik. Az ilyen iratra vonatkozó megkeresést a levéltárnak kell továbbítani. Részletesen lásd a 7. pontban leírtakat 8.2. Hagyatéki ügyeknél mi kerül a borítóra? Az ügy borítóját a KÜSZ szabályai szerint, adattartalmának megfelelően kell kitölteni. Jelölni kell, ha van végintézkedés, a szerelés, egyesítés tényét… Részletesen lásd a 3.1 pontban leírtakat 8.4. Mit lehet benne hagyni a hagyatéki aktában leadáskor? Az iratanyag előkészítésekor a fölösleges munkaanyagokat, műanyag, fém részeket célszerű eltávolítani az aktából. A közjegyző dönti el, mit tart lényegesnek az aktában, és mi az, amit ki szeretne emelni belőle leadás előtt. 8.5. A kihirdetett végintézkedések aNotes iratjegyzéken való megjelenése. (Sokszor nem egyértelmű, hogy mikor eredeti a végintézkedés, és mikor hiteles másolat/kiadmány.) Az aNotes-ban a végintézkedés rögzítésekor meg kell jelölni, hogy a Végintézkedés eredetie avagy hiteles kiadmány/másolat. Nem a szavak hétköznapi jelentése felől kell a meghatározást megközelíteni. Eredeti: minden magánokiratba foglalt végintézkedés, (amit az örökhagyó írt saját kezűleg, két tanú által is aláírt vagy ügyvéd által ellenjegyzett stb. FIGYELEM: a közjegyző által letétbe vett végintézkedés is ide tartozik!), akkor is, ha csak fénymásolatban áll a közjegyző rendelkezésére. Hiteles kiadmány/másolat: közjegyző által készített végintézkedés, annak hiteles kiadmánya, hiteles másolata, vagy akár csak az arról készült egyszerű másolat is, ha egyéb nem áll rendelkezésre. (Ez esetben rögzíteni kell a készítő közjegyző nevét és a közokirat ügyszámát is) 8.7. Csak érdemi ügyintézés céljából szükséges megküldeni az eredeti aktát, a közjegyzőnek, ha „egyszerű” megkeresés, akkor azt a Levéltár teljesíti. Nemperes iratok vonatkozásában a közjegyzői érdemi intézkedést nem igénylő megkeresésekben (tájékoztatásadás, iratbetekintés, az iratokról másolat vagy hiteles másolat kiadása) a levéltáros intézkedik.
25
Nemperes ügyben érkezett, egyéb érdemi intézkedést igénylő megkeresés esetén (pl. ha csak az örökösök adataira kíváncsi a kérelmező, ugyanis a levéltár a rendelkezésére álló iratból kivonatot nem készíthet) a levéltár az érintett iratról a fentiek szerint pótborítót készít, és az iratot az intézkedés megtétele céljából megküldi az illetékes közjegyzőnek, aki a szükséges intézkedések megtételét követően az iratot visszaküldi a levéltár részére. 8.8. aNotes 2009. év levéltári iratjegyzéken az első sorszámú akták nem jelennek meg A 2009. év elején, a KÜSZ által kötelezővé tett eljárás eredménye. A 2009. január 01. napján folyamatban volt nemperes ügyeket, a kézi lajstrom lezárásával egyidejűleg 2008. december 31. napjával le kellett zárni. Régi ügyként rögzíteni kellett az aNotes-ban, majd szerelni a lekért új (2009-es) ügyhöz. FONTOS: a 2009-es ügy érkezési ideje nem egyenlő a korábbi, átiktatott ügy érkezésével. A 2009-es új ügy érkezésének legkorábbi dátuma 2009. január 01. napja lehet! Ellenkező esetben az ügy nem fog megjelenni a 2009-es ügyek listájában! 8.9. Szerelésnél duplán jelenik meg az örökhagyó Az aNotes tételesen rákérdez, hogy milyen adatokat kívánunk átvinni a szerelendő ügy adatai közül, az új ügyhöz. Nyilván az új ügynél már rögzítve lett az örökhagyó, így ha szereléskor ismét átvisszük az adatait (nem vesszük ki a pipát az örökhagyó előtti négyzetből) duplán fog megjelenni az adata. 8.10. Hiányzik egy okirat! Amennyiben az előkészítés során az eredeti okirat hiányával szembesül az átadó közjegyző, akkor a Levéltár az okiratpótlási eljárást folytatja le: a Kjtv. 171. § (2) bek. alapján hiánypótlási eljárás keretében bekéri az ügyféltől az okirat hiteles kiadmányát, annak alapján speciális hiteles másolatot készít, majd azt helyezi el - pótolt okiratként- az eredeti helyén. A probléma tehát orvosolható. Amennyiben az eljárás nem vezet eredményre, úgy ennek ténye rögzítésre kerül az átadás-átvételi zárójegyzőkönyvben. 8.11. Nem jelenik meg az iratjegyzéken a szerelés, egyesítés vagy a végintézkedés sem! A végintézkedést a megfelelő menü alá kell rögzíteni, az iratok hollétét szintén a műveletek menü megfelelő funkcióját választva kell beírni, ez esetben meg fog jelenni az iratjegyzéken is mindez. 8.12. a 2009-es évet követően - aNotes nyilvántartás – egy éven belül egyazon ügyszám duplán lett felhasználva. Mit tegyek? Amennyiben ugyanazon az ügyszámon okirat és nemperes ügy is készült, akkor további ügyszám iktatására kell engedélyt adni, kijavító végzéssel javítani a hibát, majd az ügyek újra archiválása szükséges. Fokozott figyelemmel szükséges eljárni, ha pl.az ugyanazon ügyszámon kiadott okirat és nemperes irat is létrejött, és közülük az egyik már levéltárba leadásra került. Akkor a leadott
26
ügy ügyszámához már nem lehet hozzányúlni, csak a le nem adott ügy vonatkozásában követhető a KÜSZ bizottság bevonásával történő eljárás. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a közjegyzőnek - kérelmet kell írnia a KÜSZ bizottságnak - ebben leírni, hogy mi történt - ha az adott évkörben az azonos ügyszámú másik okirat már leadásra került a levéltárba, akkor feltétlenül utalni kell arra, hogy a 88088/Ü/…/20…... ügyszámon készült okirat / hagyatéki ügy már leadásra került a levéltárba - kérelmezni kell, hogy a Microsec munkatársai tegyék lehetővé, hogy a 20.….-es évkörben levehető legyen az utolsó ügyszám után a következő ügyszám ( ezt ugye legkésőbb külön kérelem nélkül a tárgyévet követő év január 15. napjáig lehet megtenni, ezután az aNotes az előző évet lezárja) - Erre az utóbb megkért ügyszámra kell javítani – végzéssel – az egyik ügyet. 8.13. a 2009. év eleji átiktatás megtörtént, azonban az ügyet a korábbi ügyszámon fejeztem be. Előfordul ilyen atipikus és ritka megoldás, azonban ezt tudja az aNotes kezelni. A régi ügyszámán fejezte be a közjegyző (2009-es szám nála csak „technikai”) és adott évkörben (2008. és azt megelőző évek) már leadta a bíróságra, mely aktában benne volt a 2009-es ügyszámú akta is. Ekkor a régi és új ügyet csak egyesíteni lehet! Az aNotesban „bírósági hatáskör” jelenik meg, ami a „közjegyzőnél marad” jelzéshez hasonlóan azt eredményezi, hogy nincs mit a levéltárnak átvenni, de a nyilvántartás tükrözi az irat fellelhetőségét. 8.14. a közjegyző a közjegyzői okiratot a végén aláírja, az aláírása mellett elhelyezi a körbélyegzőjét, az aláírása alatt azonban nincs kiírva a neve és a közjegyző szó is hiányzik. A Kjtv. 117. § (2) bekezdése szerint: „A közjegyző a közjegyzői okiratot a végén aláírásával, közjegyzői minőségének feltüntetésével és bélyegzőjével látja el.” 8.15. A közjegyzői okiratoknál sok esetben hiányzik az „1” oldalszám feltüntetése. A Kjtv. 117. § (1) bekezdése szerint: „A közjegyzői okiratot ügyszámmal, oldalait folyamatos sorszámmal kell ellátni. A fentiekben hivatkozott jogszabályi rendelkezés szerint az 1-es számot is fel kell tüntetni az okirat első oldalán. Végintézkedés esetén az oldalszám hiánya a közokirati jelleg elvesztését eredményezheti. 8.16. a nemperes eljárások során hozott eredeti határozatokat a közjegyző aláírja, de a kollegák egy része a határozatokat hivatali bélyegzőlenyomattal nem látja el. Ebben a kérdésben tehát eltérő gyakorlat alakult ki. A nemperes ügyekben hozott eredeti határozatot a közjegyző aláírja, MIUTÁN A LEVÉLTÁRNAK NINCS KIADMÁNYOZÁSI JOGA, mint a bíróságnak (Pp. 223. § (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy: „A bíróság által hozott határozatokat a tanács elnöke és tagjai, ha pedig a bíróság ülnökök közreműködése nélkül jár el, a bíró írja alá.” A Pp.
27
bélyegzőlenyomatról nem rendelkezik) az általa tárolt nemperes ügyekre vonatkozóan EZÉRT szükséges a határozatot körbélyegző lenyomattal ellátni. Kjtv. 21/A. § (1) bekezdésében foglaltak szerint: „A közjegyző és a közjegyző-helyettes hivatali aláírása a közjegyző, vagy közjegyzőhelyettes névaláírásának, valamint a közjegyző hivatali bélyegzője lenyomatának együttes alkalmazása.” 8.17. a közjegyző-helyettes által készített közjegyzői okirat ellenjegyzésénél szükség van-e külön - az ellenjegyzés mellett is – a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatára. 2014. március 15. napja előtt hatályos Kjtv. 29. § (2) bekezdése ellenjegyzésről rendelkezik, azonban nincs szabályozva az a kérdés, hogy mit tartalmaz az ellenjegyzés. Az aláírás és az ellenjegyzés nem ugyanaz, a Kjtv. a közjegyző és a közjegyző-helyettes hivatali aláírásáról rendelkezik. (Lásd 8.16.) Az előbbiekben foglaltakra tekintettel a közjegyző-helyettes által készített közjegyzői okirat ellenjegyzésénél nincs szükség külön a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatára, AMENNYIBEN az alkalmazó közjegyző az ellenjegyző, AZONBAN HA más székhelyen működő közjegyző az ellenjegyző, akkor neki aláírása mellett szükséges használnia a körbélyegzőjét. FONTOS: 2014. március 15. napjával változott az ellenjegyzéssel kapcsolatos rész a Kjtv.-ben, így az ezen időpontot követően készített okiratokra már az vonatkozik, hogy: A közjegyzőhelyettes a közjegyző utasítása és felelőssége mellett önállóan intézhet közjegyzői ügyeket. Vagyis nincs ellenjegyzés.
28
9. JEGYZÉKEK Jogszabályok jegyzéke: A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény A hagyatéki eljárásról szóló 2010. évi XXXVIII. törvény A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról szóló 13/1991. (XI. 26.) IM rendelet A Közjegyzői Levéltár tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 62/2009. (XII. 17.) IRM rendelet A közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM rendelet A Végrendeletek Országos Nyilvántartásáról szóló 4/2009. (III. 6.) IRM rendelet A közjegyzői állások számáról és a közjegyzők székhelyéről szóló 15/1991. (XI. 26.) IM rendelet A fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet
29
