Module ‘(Gezamenlijk) Programmeren in dorp, wijk of gemeenschapsvoorziening’ Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen 2014
Inspiratieavond Programmeren voor het Kulturhus in Wekerom, voorjaar 2014
1
Colofon
Arnhem, 16 juni 2014 Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen, provincie Gelderland
Auteurs: Jolanda Bekker, Anja Slendebroek, Christa Vogel - Spectrum
Deze module is tot stand gekomen naar aanleiding van regionale werkplaatsen en maatwerkvragen van het Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen, mede mogelijk gemaakt door Provincie Gelderland.
2
Inhoud 1. Aanleiding ......................................................................................................................... 4 2. Twee voorbeelden uit de Gelderse praktijk ........................................................................ 5 2.1 Programmeren in Randwijks Hof in Randwijk, gemeente Overbetuwe ......................... 5 2.2 Gezamenlijk programmeren in Braamt, gemeente Montferland .................................... 8 3. Plan van aanpak dorpsactiviteitenplan – gezamenlijk programmeren ...............................11 STAP 1
INVENTARISEREN .........................................................................................11
STAP 2
DOELEN STELLEN.........................................................................................16
STAP 3
REALISEREN ................................................................................................17
STAP 4
EVALUEREN .................................................................................................19
3
1. Aanleiding Waarom deze module? De overheid bezuinigt. Meer taken en verantwoordelijkheden komen bij lagere overheden en burgers. Een van de grote uitdagingen van deze tijd is: samen meer doen met minder geld Het brengt nieuwe uitdagingen met zich mee terwijl ‘oude problemen’ er ook nog zijn: Allerlei doelgroepen worden niet bereikt in programma’s en activiteiten; Het in standhouden van voorzieningen als dorpshuizen en Kulturhusen staat onder druk; Er wordt weinig samengewerkt op dorps- en wijkniveau; Meer wordt verwacht van vrijwillige inzet. De huidige vrijwilligersgroep is vergrijsd en voelt zich nu al overbelast; Er lijkt nog steeds structureel te weinig nieuwe aanwas van ‘diverse’ (specifieke leeftijdsgroepen/ culturele afkomst) vrijwilligers. Samen zaken anders organiseren is de nieuwe uitdaging. Het vraagt van mensen om buiten de grenzen van ‘wat ze kenden en wat vertrouwd voelde’ te kijken. Een gemeenschapsvoorziening die de stap zet van gebouw voor verenigingen (facilitator) naar een gemeenschapsvoorziening die programmeert en het heft in eigen hand neemt. Dat is niet altijd even makkelijk. Het zelf (gezamenlijk) programmeren biedt oplossingen voor de genoemde uitdagingen van deze tijd, want: Er kan efficiënter gebruik gemaakt worden van mensen en middelen; Er worden nog meer leuke en ook nieuwe activiteiten georganiseerd; Alle groepen uit het dorp komen in de gemeenschapsvoorziening. Een gemeenschapsvoorziening voor iedereen; Meer voorzieningen kunnen in stand blijven; Samen heb je een sterkere positie ook naar overheden, fondsen en financiers; De leefbaarheid en levendigheid in dorp en wijk wordt vergroot. Bij het (gezamenlijk) programmeren gaat het er om samen een zo compleet en aanlokkelijk mogelijk aanbod voor een zo divers mogelijke doelgroep op te zetten. Waarbij je met gezamenlijk programmeren elkaars doelgroep bereikt, elkaars vrijwilligers inzet, samen nieuwe doelgroepen interesseert. Deze module reikt een aantal manieren/werkvormen aan waarmee je aan de slag kunt gaan als dorp, wijk of gemeenschapsvoorziening. Een programmering voor het hele dorp/wijk!
Wat komt er in deze module aan bod? •
•
Voorbeelden uit de Gelderse praktijk met werkvormen waar u mee aan de slag kunt Programmeren in Randwijks Hof Programmeren in Braamt Plan van aanpak dorpsactiviteitenplan – gezamenlijk programmeren
4
2. Twee voorbeelden uit de Gelderse praktijk Hoe kun je nu met elkaar aan de slag om tot een (nieuw) programma te komen voor bijvoorbeeld je dorpshuis, maar ook voor je dorp. Met (programma)ideeën die in een behoefte voorzien en die bij een gemeenschapsvoorziening idealiter zorgen voor meer inkomsten. In dit hoofdstuk omschrijven we twee voorbeelden uit de Gelderse praktijk.
2.1 Programmeren in Randwijks Hof in Randwijk, gemeente Overbetuwe Randwijks Hof is het gemeenschapshuis in Randwijk, een kern met duizend inwoners in de gemeente Overbetuwe. Toen de gemeente aankondigde te stoppen met het betaald beheer, waren er slechts enkele verenigingen en een peuterspeelzaal die structureel gebruik maakten van Randwijks Hof. Een groepje bewoners is samen met Spectrum aan de slag gegaan met als doel het gemeenschapshuis zelf te gaan exploiteren, voor en door het dorp. Dat was en is een spannend proces, waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Een voordeel voor Randwijks Hof is dat het bewonersinitiatief deel uitmaakt van een breder voorzieningenproject in de gemeente Overbetuwe, gericht op het – waar mogelijk, wenselijk en levensvatbaar – in stand houden van maatschappelijke voorzieningen in de kernen. Een van de onderdelen in het proces was een avond voor de bewoners van Randwijk om over de toekomst van Randwijks Hof te praten. Maar hoe pak je zo iets aan?
Werven Iets waar veel bewonersinitiatieven tegenaan lopen is dat het moeilijk is de zaal vol te krijgen met betrokken bewoners, anders dan de ‘usual suspects’. Een dorpsvoorziening behouden lukt alleen als je ruim voldoende actieve mensen om je heen kunt verzamelen die allerlei verschillende dingen kunnen. Met een groepje van vier enthousiastelingen alleen ga je het niet redden. Een paar tips: Spreek vooraf samen een streefcijfer af: hoeveel aanwezigen heb je minimaal nodig om de bijeenkomst te laten slagen? Op welk aantal deelnemers hoop je? Stem daar je programma op af. Nodig zoveel mensen persoonlijk uit, zodat je zeker weet dat je het minimum aantal deelnemers haalt. Doe dit zo gestructureerd mogelijk: bestaat de initiatiefgroep uit vier personen en wil je 40 deelnemers, dan gaat iedereen langs in zijn/haar netwerk om tien maal ‘ja, ik kom’ op te halen. Gebruik op verschillende tijdstippen meerdere vormen van communicatie: een uitgebreid stukje in de plaatselijke krant, een nieuwsbericht op de website van de dorpsraad, een aankondiging via Facebook en/of Twitter, posters bij de plaatselijke middenstand. Maak in alle communicatie helder wie de afzender is: bij wie kunnen mensen zich opgeven of met vragen terecht? Formuleer een heldere boodschap over het doel van de bijeenkomst. Maak vooraf duidelijk waarom je mensen uitnodigt en wat er van ze verwacht wordt. Bijvoorbeeld: ‘Kan ons dorpshuis blijven bestaan? Dat hangt af van u! Komt allen naar de 1001 ideeën avond!’ Organiseer het commitment ter plekke: vraag alle deelnemers een keuze te maken uit verschillende vormen van inzet en betrokkenheid om het doel te halen en registreer de keuzes. Zorg voor een perfecte registratie van de gegevens van de deelnemers, zodat je naar huis gaat met een namen/adressen/e-mailbestand van de voorhoede van je dorp. Evalueer de opbrengst van de bijeenkomst en deel deze met alle aanwezigen. Zorg voor een snelle follow-up om mensen betrokken te houden!
5
Voorbeeld werkvorm Inspiratieavond Er zijn allerlei werkvormen die je in kunt zetten. In Randwijks Hof is uitgegaan van de ruimtes die aanwezig zijn in het gebouw en wat je daar allemaal mee zou kunnen doen. De werkvorm heet ANDERE OGEN: [1]
Beoogd resultaat In drie kwartier tijd hebben de deelnemers aan deze werkvorm met elkaar een grote hoeveelheid concrete ideeën geformuleerd rondom de centrale vraag van de avond: Hoe zorgen we er met ons allen voor dat [naam gemeenschapsvoorziening] zo goed mogelijk wordt benut?
[2]
Methodiek Kern van deze werkvorm is de zogeheten ‘carrouselmethode’, waarbij groepen deelnemers rouleren langs de verschillende opdrachten en zo tot een grotere mate van creativiteit komen. De tijdsdruk is vrij hoog, iedere ronde duurt 10 minuten. Dit vraagt om goed timemanagement van de gespreksleiders. Deelnemers worden uitgedaagd om zo spontaan mogelijk te reageren op de opdrachten, maar niet met elkaar in discussie te gaan.
[3]
Duur van de oefening Ca. 40 min.: bij drie keer doorschuiven. Plenaire nabespreking van 15 min.
[4]
Opdrachten We willen zoveel mogelijk ruimtes in [naam gemeenschapsvoorziening] benutten voor de werkvorm. Per ronde schuiven de groepen door naar de volgende ruimte / plek (zie verder onder werkwijze). In iedere ronde staat een opdracht centraal. Ronde 1: Brainstorm ruimte (15 min.) Kijk goed rond waar je zit. Jullie opdracht is om met elkaar ten minste tien mogelijkheden te bedenken waar deze ruimte voor benut kan worden en door wie. Denk aan doelgroepen (kinderen, jongeren, volwassenen, ouderen), verenigingen, vrije tijd, ondernemers, onderwijs. Hoe creatiever, hoe beter! Probeer het zo op te schrijven dat de volgende groep het begrijpt. Ronde 2: Lijstjes (10 min.) In de ruimte waar je nu bent aangekomen ligt een flap (of 2, of 3!) met daarop allerlei ideeën om de ruimte te benutten. Bespreek deze kort met elkaar en geef alle ideeën een symbool: !
= Geweldig, Meteen Doen
€
= Gaat zeker geld opleveren
☼
= Creatief idee, de moeite waard om mee verder te gaan
Ronde 3: Aan de slag (15 min.) Splits de groep in twee. De ene groep kiest een idee uit de lijst (die in de ruimte ligt) met een ! en/of €. De andere groep kiest een idee met een ☼. Beide groepjes gaan een mini plan-vanaanpak maken om het idee verder uit te werken. (format op A3).
6
(mini) PLAN van AANPAK 1. WAT is het IDEE? 2. WAAROM is dit idee zo GOED (€ ☼ !) ? 3. WIE wil(len) gebruik maken van dit IDEE?
4. WAT moeten we DOEN om dit idee uit te voeren?
5. HOE kunnen we GELD verdienen met dit idee?
[5]
Werkwijze
Deelnemers krijgen direct bij aankomst een naamsticker met een kleur.
De groepen worden op kleur ingedeeld, idealiter 8 personen per groep.
Iedere groep gaat naar een aparte plek, waar een tafel staat met flaps en stiften.
De opdrachten (per ronde) liggen klaar op iedere plek waar de groepen komen.
Iedere plek heeft een vaste gespreksleider die de groepen helpt met de opdrachten.
Alle plekken hebben een nummer; iedere groep rouleert twee keer naar een volgend nummer. Elke groep krijgt een papiertje met daarop de nummers voor de 3 rondes.
Elke groep start op een verschillende plek en gaat aan de slag met de eerste opdracht. Als het signaal klinkt wordt er door alle groepen gerouleerd.
Het is de bedoeling dat de deelnemers de antwoorden op de opdracht op een flap noteren en deze in de ruimte laten liggen voor de volgende groep.
De gespreksleider zorgt ervoor dat in de eerste ronde alle deelnemers hun naam, adres en e-mail invullen op de presentielijst
Bij de nabespreking worden de flappen van ronde 3 (zo mogelijk) op een zichtbare plaats opgehangen. De workshopleider loopt de uitgewerkte ideeën langs en krijgt waar nodig toelichting van de groepen.
[6]
Aanwijzingen (voor de gespreksleiders)
Bij het voorbereiden van de oefening uitgaan van het maximale aantal deelnemers, zodat er zeker voldoende flappen en instructies zijn.
De logistiek is heel belangrijk, zodat de groepen snel kunnen doorschuiven. De gespreksleiders moeten daarom weten waar de volgende ruimte zich bevindt waar de groep heen moet.
Zorg ervoor dat de groepskleur op de flap gezet wordt (per ronde een andere groep)
Neem even de tijd om de opdracht goed uit te leggen
Regel dat er iemand uit de groep op de flap(pen) schrijft
Kijk of iedereen een keer aan het woord komt en of het gesprek over de opdracht blijft gaan. 7
Resultaat Het resultaat van deze avond in Randwijks Hof: ongeveer 65 belangstellenden kwamennaar de openbare dorpsvergadering over de toekomst van Randwijks Hof. Zeven groepen van 8 à 10 personen hebben vervolgens in drie rondes gebrainstormd over activiteiten die je in Randwijks Hof zou kunnen (laten) organiseren. Ongeveer 20 personen hebben zich aan het einde van de avond opgegeven om een actieve rol te gaan spelen, als vrijwilliger, bestuurslid en/of in de organisatie. Na een dergelijk resultaat moet je de vaart erin houden bij iedereen en samen ervoor zorgen dat de groep actievelingen groter wordt.
Tips • • • •
Ga gelijk aan de slag, geef aan het begin niet te veel ruimte om te ‘klagen’ over wat er allemaal mis is; Zorg voor beweging; Richt je op de mensen die willen, spendeer niet te veel tijd aan de mensen die negatief zijn; Houd de vaart erin.
2.2 Gezamenlijk programmeren in Braamt, gemeente Montferland In Braamt lag een prachtige toekomstvisie 2010-2015, opgesteld door de vorige Dorpsraad en de Vereniging Kleine Kernen. De Dorpsraad is daarna gewijzigd en de nieuwe Dorpsraad is zoekend: wat pakken we aan op de korte, middellange en lange termijn? Samenwerking tussen organisaties is een aandachtspunt: gezamenlijk programmeren van acties en activiteiten. Gezien problemen met accommodatie van de schietvereniging is ook accommodatiebeleid een aandachtspunt. Er werden drie avonden georganiseerd. Een werkavond met de dorpsraad zelf,een inspiratieavond voor vertegenwoordigers van alle verenigingen in Braamt. De derde avond met bewoners die zich wilden organiseren rondom concrete activiteiten voor Braamt. Spectrum had een rol in de inhoudelijke voorbereiding en als onafhankelijk procesbegeleider tijdens de uitvoering. Onderstaande werkvormen kunnen ook worden ingezet in andere situaties
Voorbeeld werkvorm Actie-avond Dorpsraad Braamt Voorbereiding Uit de toekomstvisie werden alle aanbevelingen vertaald als concrete acties. Vijf thema’s stonden daarin centraal: Wonen en woonomgeving, Welzijn en voorzieningen, Verkeer, Verkeersveiligheid en infrastructuur, Sport, cultuur en recreatie, Toerisme en economische bedrijvigheid. Opzet en invulling Actie- avond [1] Opening en welkom [2] Gezamenlijk doel Vanavond hoop ik dat…… Wat verwachten aanwezigen van de avond? Ligt dit op één lijn? Het is belangrijk om dit bij de start op tafel te krijgen. Dit voorkomt ook allerlei discussies gedurende het proces. Op basis van de uitspraken wordt een gezamenlijk doel geformuleerd. [3] Kiezen en prioriteren Ieder lid van de dorpsraad kiest per thema één actie die volgens hem of haar belangrijk is om als dorpsraad op te pakken. Per thema mogen mensen de keuze kort toelichten. Vervolgens kiest men een persoonlijke top 3: welke van de gekozen acties is prioritair? 8
[4]
Concrete acties benoemen Om het enthousiasme te stimuleren is nodig dat niet alleen de dorpsraad zelf er zin in heeft, ook het nut,de zichtbaarheid en de betrokkenheid van de bewoners is belangrijk. Het netwerk van de leden van de dorpsraad is cruciaal om mensen te polsen, te benaderen, te interesseren en uit te nodigen. Aandacht voor communicatie en PR is daarbij van belang. Taakverdeling en Planning Concrete afspraken werden gemaakt en taken verdeeld. Het benaderen en interesseren van verenigingen, maar ook van andere mensen was een netwerkactie van de leden van de dorpsraad. Wie kent wie? Persoonlijke benadering werkt het beste in het betrekken van mensen. Afsluiting Wat ik meeneem van vanavond is… Een evaluatieronde is belangrijk. Soms komen er nabranders, soms is iets blijven liggen. Het kan het enthousiasme en de inspiratie voeden!
[5]
[6]
Resultaten Aan het einde van de avond had de Dorpsraad een concreet actieplan met planning en taakverdeling. Een ervan was de organisatie van een inspiratieavond voor verenigingen in Braamt (zie hierna). Tips • • •
Een belangrijke voorwaarde is dat visie en beleid duidelijk is. Dit was samen met bewoners en Dorpsraad al vastgesteld in de toekomstvisie. Blijf niet steken in het formuleren van voorwaarden en doelen: wat is nodig om die doelen te behalen, welke activiteiten koppel je daaraan? En vooral: wie doet wanneer wat? Hou zaken in eigen hand. Stel je niet afhankelijk op van overheid of ondersteunende organisaties: dat biedt de meeste garantie op succes dat gedragen wordt in het dorp.is het
Tis ? WAAROM idee zo (€ ☼ !) ? we GELD verdienen
en wienen
Ter inspiratie: de volgende activiteiten werden op de rol gezet: • In samenwerking met de school een actie tegen zwerfvuil ondersteunen. • In relatie tot het project Kiemkracht is gekozen voor het ondersteunen en verder uitbouwen van ‘dagopvang plus’: telefooncirkel, boodschappendienst, etc. • De oprichting van een verenigingsraad lijkt een noodzakelijke stap om de samenwerking tussen verenigingen te bevorderen. Accommodatiebeleid is een punt dat hierna op de agenda kan komen. • Enkele andere activiteiten (molen, kerkepaden) worden via het eigen netwerk van leden opgepakt.
is dit GOED
met dit i
met dit i
9
Inspiratieavond Verenigingen Braamt Doel De inspiratieavond had tot doel het in stand houden van een bloeiend verenigingsleven in Braamt. Daarvoor is in de optiek van de dorpsraad nodig dat gesproken wordt over het ‘samenwerken’, het ‘samen programmeren van activiteiten’ en (in de toekomst) het ‘samen beheren van accommodaties’. Er was al samenwerking maar niet structureel, niet altijd gecoördineerd en verspreid over het dorp. Opzet en invulling Inspiratieavond Als werkvorm is gekozen voor de ‘carrouselmethodiek’. Deelnemers worden verdeeld in groepen. Per groep gaat men naar een flap/met stiften met een concrete vraag (ergens in de ruimte). In de eerste ronde geeft men zoveel mogelijk antwoorden. In iedere volgende ronde vult men aan en bespreekt men onderling wat antwoorden op de flap oproepen. De vragen die deze avond centraal stonden waren (naar gelang het doel van de avond worden de vragen bepaald): • Welke activiteiten moeten behouden blijven voor de inwoners van Braamt? Wat is daarvoor nodig? • Welke verenigingen werken samen? Met wie zou u willen samenwerken? • Welke voor- en nadelen ziet u in samenwerking? Wat is voor u nodig om samenwerking te bevorderen? Bij iedere flap ontstond een geanimeerd gesprek, werden ideeën en mogelijkheden uitgewisseld en deelnemers steeds enthousiaster over de mogelijkheden die men zag en hoorde. Vooral het gegeven dat men naar eigen keuze, naar eigen mogelijkheden met beschikbare mensen en middelen zaken kon aanpakken (of niet) creëerde draagvlak. Resultaat • Vanuit de 30 aanwezigen kwamen 5 aanmeldingen voor een nieuw op te richten verenigingsraad. Na de avond werden daar nog 2 geïnteresseerden aan toegevoegd. • De verenigingsraad is voortvarend gestart met het creëren van een accommodatie voor de schietclub en het accommodatiebeleid rondom het dorpshuis. Tips • • • • • • • • • •
Zorg voor een goede, inspirerende en enthousiasmerende inleiding en afsluiting Bewaak de structuur van de avond: het grootste deel zouden deelnemers aan het woord moeten zijn Werk in kleine groepen (4-6 deelnemers) zodat iedereen aan bod kan komen De ruimte moet groot genoeg zijn zodat de groepen geen last hebben van elkaar Zorg dat opmerkingen genoteerd worden: daarvoor zijn goede stiften (en extra flappen) nodig. Plenair wordt per flap kort discussiepunten, ideeën en inspiratie benoemd. Alleen bij grote onduidelijkheid toelichting vragen Ben duidelijk of discussie ook in de plenaire ronde gevoerd kan en mag worden Zorg voor een goede verslaglegging: inspiratie kan wegzakken Eindig concreet en met een duidelijk tijdspad: niets is zo fnuikend dan dat men na een leuke avond maanden niets meer hoort. Zorg ook voor een goede afstemming tussen verantwoordelijkheden en taken tussen dorpsraad en Verenigingsraad: in braamt bleek dit een aandachtspunt.
10
3. Plan van aanpak dorpsactiviteitenplan – gezamenlijk programmeren Een plan van aanpak is het resultaat van een gedeelde wens tot samenwerking. Daarvoor kan een inspiratiebijeenkomst nodig zijn (zoals in Randwijk of Braamt). Een belangrijke manier om draagvlak te creëren is mensen te bevragen op hun wensen en behoeften en hier vervolgens op in te spelen. Zie ook module ‘Draagvlak: de vraag achter elk initiatief’. Dit plan van aanpak om tot een dorpsactiviteitenplan te komen, bestaat uit vier stappen. Deze stappen komen continu terug. Op de volgende pagina’s wordt dit per stap nader uitgewerkt.
STAP 1
INVENTARISEREN
De eerste stap om tot een gezamenlijk plan te komen, betreft het maken van een inventarisatie. Om op een realistische manier plannen voor de toekomst te kunnen bedenken, is het immers nuttig om te weten wat er al gebeurt. Met een inventarisatie wordt hier niet bedoeld dat onderzoekers gedurende een lange periode door het Kulturhus, het dorp of de wijk moeten zwerven om allerlei onderzoeken te verrichten en situaties in kaart te brengen. Juist wanneer de ideeën over samenwerking onderling sterk uiteenlopen, is zo’n gezamenlijk ‘onderzoek’ naar de al lopende activiteiten een geschikte manier om met elkaar het gesprek aan te gaan. Relevant voor de inventarisatie zijn de volgende vragen: a) Wie is actief in welke sector? b) Welke doelgroepen worden door wie bereikt? c) Wat wordt ingezet aan menskracht en middelen? d) Welke samenwerking (sverbanden) is/zijn er al? Om te beginnen kan men voor deze inventarisatie de volgende bronnen (als voorhanden) gebruiken: • De gemeentegids, al of niet digitaal uitgevoerd. • De lijst van door de gemeente gesubsidieerde instellingen. • Het activiteitenprogramma van de dorps- of wijkraad. • De activiteitenkalender, die steeds vaker digitaal te vinden is, maar soms ook terug te vinden is in het wijk- of dorpsblad.
11
Deze inventarisatie kan de aanleiding zijn om gericht verenigingen en instellingen uit te nodigen voor een gezamenlijke sessie. Dit voorwerk is ook belangrijk omdat dan tijdens de inspiratiesessie meer tijd vrij is om de informatie compleet te maken en dus gebruik te maken van de kennis in de zaal. Een ander voordeel: de deelnemers worden zelf ook geïnformeerd en zien dan ook eerder mogelijkheden tot samenwerking. Een optie is om kaarten van alle comités, clubs, verenigingen en instellingen, die in de wijk of het dorp 1 actief zijn te maken. Deze kaarten kunnen gebruikt worden in het inventarisatieproces.
a)
Wie is actief in welke sector?
Organisa ties
•
Overig
Sport
Zakelijke dienstverle ning
Maatschappelijke dienstverle ning
Horeca
Zorg
Welzijn
Educatie
Cultuur
Sector
Het kan hierbij gaan om allerlei organisaties, zoals bibliotheken, welzijnsinstellingen, sportverenigingen, woningcorporaties of zorginstellingen. Sommige sectoren kunnen niet aan tafel zitten en wel van nut zijn. Voorbeeld van een schema:
•
Deze categorieën van activiteiten plaatsen we op een prikbord of op flipcharts naast elkaar. Met de groep genodigden inventariseren we welke van de bekende organisaties zijn actief op welke terreinen en plakken de kaarten onder de betreffende kolom. Wanneer de zelfde organisatie op verschillende terreinen actief is, maken we extra kaarten om deze onder de verschillende kolommen te kunnen hangen. Een aantal voorbeelden kunt u al in het schema plakken zodat de bedoeling van de oefening helder wordt. De volgende vraag aan de groep is: hebben wij organisaties, activiteiten of initiatieven gemist? Maak ook daarvan kaarten en voeg deze toe. Vergeet hierbij niet de jaarlijkse of incidentele evenementen te benoemen.
Het overzicht kan gepubliceerd worden op de website van de gemeente, de dorpsraad of het Kulturhus/dorpshuis, met de vraag aan de bewonerss om het schema aan te vullen met die organisaties en initiatieven, die zijn vergeten. Ook kun je de vraag stellen welke activiteiten gemist worden in het dorp of de wijk.
1
We kunnen deze kaarten maken door gekleurde vellen A4 in drie delen te snijden: gebruik één kaart per organisatie of activiteit. 12
b)
Welke doelgroepen worden door wie bereikt?
Welke doelgroepen worden er vooral bereikt door de partijen? En zijn er ook doelgroepen die nagenoeg niet bereikt worden? Het zijn enkele vragen die van belang zijn om te beantwoorden als het om de doelgroepen gaat. Om ook te kunnen bepalen welke doelgroepen niet bereikt worden, kan informatie over de bevolkingssamenstelling van nut zijn. Wonen er voornamelijk ouderen? Of juist veel jonge gezinnen?
TIP: Vermijd uitgebreide wetenschappelijke studies. Laat bv. iemand van de gemeente kort wat informatie geven over de bevolkingssamenstelling in de wijk of het dorp: verdeling jongoud, werkenden-werklozen, mensen, die gebruik maken van de WMO, AWBZ, Jeugdzorg en de bijstand. Een manier om ook de gemeente te betrekken bij het maken van een dorpsplan.
c)
De beschikbare middelen:
Het is goed om de beschikbare middelen te kennen. Dit kan tijdens de inventarisatie, maar deze stap kan ook worden gezet op het moment dat de eerste samenwerkingsactiviteiten worden gestart. Inventariseer bijvoorbeeld op flipcharts welke middelen er beschikbaar zijn:
Hierbij denken we in de eerste plaats aan de beschikbare ruimten voor activiteiten. In het dorp of de wijk kijken we dan naar álle beschikbare accommodaties, dus niet alleen het wijkcentrum, Kulturhus of dorpshuis, maar de ruimten van sportclubs, fanfares, enz. We vragen ons af: is er een tekort aan accommodaties of juist een overschot: staan verenigingen op een wachtlijst of betalen ze te veel voor het gebruik van ruimten of staan er juist veel ruimten leeg gedurende een belangrijk deel van de week?
Niet in de laatste plaats zijn de financiële middelen belangrijk om in kaart te brengen: denk aan huuropbrengst, subsidies, baropbrengsten, AWBZen WMO-middelen.
Naast fysieke en materiële middelen beschikt een dorps- of wijkraad en een Kulturhus/dorpshuis natuurlijk vooral ook over sociaal kapitaal: de vrijwilligers. Vragen die hierbij aan de orde gesteld kunnen worden tijdens de inventarisatie zijn: Is er een grote vrijwilligerspool actief voor één van de partijen? Of bestaat er zelfs een vrijwilligerspool voor de gezamenlijke partners? Zijn er mogelijkheden om bijvoorbeeld maatschappelijke stages in te zetten?
Welk materiaal is beschikbaar: • sportattributen, • een geluidsinstallatie, • tafels en stoelen, • schuifwanden, • een bar, • computers, kasten, • flipcharts en schrijfprikborden • etcetera.
en 13
Niet alle middelen zijn voor iedereen beschikbaar. Hoe kan je dit veranderen? Het is nuttig om te inventariseren wat wel voor iedereen beschikbaar is. Gezamenlijk gebruik van materialen en attributen kan zo worden gestimuleerd. Voorbeeld: jeugdsoos en sportvereniging gebruiken gezamenlijk fitnessapparaten en geluidsinstallatie. Ook voor de inventarisatie van de beschikbare middelen geldt, dat deze het beste gemaakt kan worden in overleg met samenwerkingspartners. Zo wordt er zo weinig mogelijk vergeten en ontstaan er tijdens de discussie wellicht al ideeën voor gezamenlijk gebruik. Ook kunnen er ideeën ontstaan voor nieuwe activiteiten, als men zich realiseert, dat het materiaal of de geschikte ruimte daarvoor al beschikbaar is.
d)
De samenwerking
Het laatste thema voor deze inventariserende stap in dit plan van aanpak betreft de bestaande samenwerkingsverbanden. Binnen een dorp, wijk of gemeenschapsvoorziening bestaan doorgaans verscheidene samenwerkingsverbanden op verschillende niveaus. Met behulp van de inventarisatie van samenwerkingspartners kan de huidige samenwerkingssituatie in kaart worden gebracht: met wie om welke reden wordt samengewerkt. Elke aanwezige organisatie vult zijn eigen samenwerkingskaart in: zie volgende pagina. De schema’s van verschillende samenwerkingspartners kunnen naast elkaar gelegd worden om een totaalplaatje te krijgen. Ook kan het schema op verschillende momenten ingevuld worden om ontwikkelingen aan te tonen.
14
INVENTARISATIE VAN SAMENWERKINGSPARTNERS Naam van de organisatie:
Werkt samen met de volgende partijen
schema ingevuld door:
We werken samen omdat we daardoor (u kunt hier meer dan één vakje aankruisen; geef zo nodig een toelichting) Deskundigheid delen
Meer invloed hebben
Onze doelgroep beter bereiken
Betere diensten kunnen bieden
Een grotere Vrijwilligerspool hebben
Meer financiële middelen hebben
Voldoen aan verplichting
Andere reden
15
STAP 2
DOELEN STELLEN
Concrete voordelen onderzoeken en benoemen Wil je samenwerking stimuleren, dan moet er een direct concreet belang gediend worden: voor de deelnemende partnerorganisaties of voor de doelgroepen, die zij bedienen. Iedere partij beoordeelt immers voor zichzelf wat de meerwaarde zal zijn van de samenwerking. Een grote regionale hulpverleningsinstelling heeft er bijvoorbeeld baat bij om een spreekuur dichtbij de doelgroep te hebben en om die reden samenwerking te zoeken. Een debatclub heeft er belang bij om in een mooi gebouw samen te kunnen komen in plaats van ergens in een achterafkamertje van het parochiehuis. En voor weer een andere partij is het belangrijk om het aanbod onder de aandacht te brengen bij een breder publiek, zoals de logopediste die mensen wil laten kennismaken met haar aanbod. Niet alle partijen hebben dezelfde wensen en behoeften, dus het vereist maatwerk om de specifieke voordelen en belangen te kunnen benoemen.
Gedeelde doelen stellen Bij het gezamenlijk doelen stellen is het nodig om te weten welke kant de partners met elkaar op willen gaan. Een gedeelde visie is hierbij van essentieel belang. En daarbij gaat het er niet om, om op een hoogdravende manier een visie met elkaar te bedenken. De fanfare heeft wellicht helemaal geen belang bij een visie, zij willen gewoon muziek maken. Maar ook een aanwas van nieuwe leden, dus samenwerken met hen die muziekles geven, of zelf lessen geven op scholen. En ook de dartclub zit niet te wachten op een uitgebreide navelstaaractie: zij willen darten, maar misschien ook de club presenteren tijdens een dorpsfeest. Waar het hier dus wel om gaat, is om met elkaar te bekijken welke doelen de partijen samen delen.
Bij gemeenschappelijke doelen kan het gaan om de wens dat de wijk of het dorp gezellig blijft en dat er voldoende te doen blijft voor iedereen. Het voorzieningenniveau op peil houden is dan een belangrijk doel. Samen meer kunnen organiseren voor minder geld is ook zo’n doel dat doorgaans op weinig weerstand stuit. Door dit soort punten concreet met elkaar te benoemen wordt helder dat de samenwerking nut heeft voor alle partijen en dan zullen mensen bereid zijn zich ook in te zetten. De gezamenlijke visie moet daarom vooral gericht zijn op inhoudelijke samenwerking, maar ook op het gezamenlijk gebruik van accommodaties.
16
STAP 3
REALISEREN
Draagvlak creëren Draagvlak creëren is het belangrijkste bindmiddel. Deelnemende partijen moeten uit eigen overtuiging en behoefte samen willen werken. (Zie ook de module ‘Draagvlak: de vraag achter elk initiatief’.) Mensen kunnen hun inbreng geven tijdens bijvoorbeeld een werkconferentie met alle deelnemende partijen of via een oproep in de krant. Deze inbreng fungeert dan als input voor een gezamenlijke aanpak en gezamenlijke activiteiten. Belangrijke groepen om input van te verkrijgen, zijn juist ook de mensen die niet in beeld zijn bij de dorps- of wijkraad of niet behoren tot de Kulturhuspartijen. De input van mensen die geen gebruik maken van het bestaande aanbod. Relevant voor een creatieve aanpak om hen alsnog te bereiken. Een aandachtspunt bij het creëren van draagvlak is het tempo waarin stappen genomen worden. Aan de ene kant is het belangrijk om het ijzer te smeden als het heet is en gebruik te maken van geschikte momenten voor volgende stappen. Aan de andere kant werkt het averechts om al te ver op de troepen vooruit te lopen. Per situatie zal hierin een balans gevonden moeten worden. Een optie om te komen tot nieuwe vormen van samenwerking kan de volgende oefening zijn: Twee willekeurige organisaties (actief in verschillende sectoren) bedenken samen minstens drie mogelijkheden van samenwerking/activiteiten. Daarbij kunnen ze hun gebruikelijke doelgroepen betrekken en activiteiten zo op elkaar afstemmen, dat er een gezamenlijke activiteit uit rolt. Daarna kiezen ze er één uit die ze ook gezamenlijk gaan uitvoeren bij een geschikte gelegenheid.
Mensen meekrijgen of meebewegen met mensen Een belangrijke omslag voor de toekomst is, dat de gemeente én het welzijnswerk niet zijn eigen aanbod aan activiteiten creëert. Waar we nog meer dan nu al het geval is, naar toe willen is, dat we ruimte creëren voor bewoners om de door hen gewenste activiteiten en samenwerking ook in de praktijk te brengen. Meedenken en faciliteren dus. Het is zaak om allereerst de huidige vrijwilligers mee te krijgen. Het is goed om je hierbij te realiseren dat: 1. vrijwilligers zich vooral kunnen interesseren voor de belangen van de eigen club; 2. zij een beperkte tijd willen en kunnen stoppen in hun vrijwilligerswerk (en vaak al overbelast zijn en niet zitten te wachten op extra taken). 3. de nieuwe vrijwilligers zich vooral voor incidentele en kortlopende activiteiten willen inzetten en minder geïnteresseerd zijn in langlopende verplichtingen. Soms zijn er struikelblokken, die verhinderen dat er samenwerking ontstaat. Een gevoel dat bijvoorbeeld kan bestaan, is: “Mijn organisatie is een regionale instelling en wij hebben richtlijnen voor onze activiteiten waar ik me aan moet houden. Ik heb geen tijd om me op samenwerking te richten, want ik ben al druk genoeg met het doen van wat gedaan moet worden”. Of een ander voorbeeld: “Ik wil in principe best samenwerken met jou, maar jij werkt met bejaarden en ik met kleuters, dus ik zie niet hoe we vorm aan een samenwerking kunnen geven”. Een activiteitenplan biedt juist bij uitstek een kans om onverwachte samenwerkingsverbanden te laten ontstaan. De meest innovatieve ideeën kunnen hieruit voort komen. In eerste instantie kan het zijn dat
17
mensen hun verschillen juist als een drempel ervaren. De oefening uit de vorige paragraaf kan hierbij helpen. Het is belangrijk om de tegenwerpingen van partijen niet uit de weg te gaan, deze serieus te nemen en er expliciet op in te gaan:
Aandachtspunten bij het ondersteunen van de samenwerking:
•
•
•
•
Erken mensen in hun wensen en behoeften en zorg, dat hun mening gehoord wordt. Wanneer mensen het gevoel hebben dat hun inbreng ertoe doet, voelen zij zich meer geneigd samen te werken. Als de ideeën en de expertise van iemand steeds van tafel worden geveegd alsof ze irrelevant zijn, zal deze persoon afhaken en misschien zelfs de hakken in het zand zetten en de samenwerking saboteren. Een economisch argument als kostenbesparing is voor een daadwerkelijke samenwerking lang niet zo relevant als het feit dat er een klik is tussen twee partijen. Iemand kunnen vertrouwen is hierbij essentieel. Onderken wantrouwen en maak het bespreekbaar en zoek gezamenlijk naar een oplossing. Wanneer de samenwerking met een aantal partijen is gestart en succesvol blijkt te zijn, zullen andere partijen er het nut van inzien en graag aan willen haken. Wanneer zij op dat moment het gevoel krijgen dat de trein zonder hen is vertrokken, werkt dit contraproductief. Samenwerken is niet één trein die op één vast moment vertrekt. Steeds opnieuw kunnen passagiers instappen. Kortom: inclusief werken is belangrijk om mensen uit te nodigen om mee te reizen. PR is belangrijk: als mensen via verschillende kanalen horen dat ze iets missen wanneer ze niet naar een activiteit gaan, werkt dat het best. Het werkt dus goed om in te steken op die verschillende kanalen, zoals een artikel in de krant, mond-tot-mondreclame, stukjes op allerlei websites en een berichtje via Twitter. Hoe meer aandacht, hoe beter.
Concreet aan de slag gaan Het werkt in het algemeen praktischer om met een groepje van drie partijen samen te werken dan met een groep van 25 partners. Vanzelfsprekend is het prachtig om met een grote groep te beginnen, maar in veel situaties in de dagelijkse praktijk kost het heel veel moeite om al die partijen tegelijkertijd op één lijn te krijgen. Wanneer een klein groepje alvast begint en de samenwerking start, dan kunnen ze vervolgens met andere partijen rond een volgende activiteit samenwerken. Daarmee krijgt de samenwerking steeds verder vorm en inhoud. In alle gevallen geldt:
Simpelweg beginnen is de beste start
18
Nog wat tips:
STAP 4
EVALUEREN
Een belangrijk onderdeel van elk proces is de evaluatie om te bekijken of de gewenste resultaten zijn behaald. Wat goed ging en kan een volgende keer gehandhaafd blijven. En omgekeerd: voor de onderdelen die minder goed verlopen zijn, kunnen nieuwe werkwijzen bedacht worden. Vragen die hierbij aan de orde gesteld kunnen worden, zijn in onderstaand kader weergegeven.
Twee vormen van evaluatie kunnen elkaar goed aanvullen: 1. Een tevredenheidsonderzoek onder de klanten/de gebruikers van de activiteit; dat hoeft geen uitvoerig wetenschappelijk onderzoek te zijn. Als de interviewer maar onafhankelijk is en een willekeurig aantal mensen uit de doelgroep wordt bevraagd. 2. Een ronde tafelgesprek met de groep uitvoerders van het project, liefst met een gespreksleider van buiten. Om tot concrete verbetervoorstellen te komen, werkt het praktisch om op output te meten, zoals met de vragen: Hoeveel mensen zijn bereikt met een activiteit? Hoeveel partijen hebben samen nagedacht over de activiteit? Groeit het aantal samenwerkingspartners? Wat is de meerwaarde van de samenwerking? Wellicht zijn er ook andere resultaten bereikt dan de doelen die van tevoren bedacht waren. Het is belangrijk om ook daar oog voor te hebben. En ook: wat hebben wij, de vrijwilligers en professionals in het project, geleerd van de activiteit? En wat heeft onze doelgroep ervan geleerd? Een aandachtspunt voor de samenwerkingspartners in de uitvoering en vooral ook voor hun leidinggevenden in de afzonderlijke organisaties is: geduld. Soms heeft een goed initiatief tijd nodig om z’n vruchten af te kunnen werpen. Ook kan het nodig zijn om vrijwilligers en professionals, die de activiteiten uitvoeren te trainen in nieuwe vaardigheden. Tussen zaaien en oogsten zit meestal wel een seizoen, heb geduld.
19
HERHALING VAN DE VIER STAPPEN De vier stappen van dit plan van aanpak is geen weg die eenmalig bewandeld wordt om de eindbestemming te bereiken. Zoals eerder is aangegeven: het is geen trein die op één moment vertrekt en dan op de bestemming aankomt. Het is een spoor dat permanent gevolgd kan worden. Gezamenlijk Programmeren is een dynamisch proces dat continu gaande is. Dus alle vier de stappen van inventariseren, doelen stellen, realiseren en evalueren worden in de ideale situatie steeds opnieuw gezet.
20
