MODUL MASTER DATA KARYAWAN Menu ini digunakan untuk menginput semua data karyawan yang ada di perusahaan. Data Karyawan ini nanti akan terkait ke transaksi absen dan transaksi gaji, sehingga input datanya harus teliti karena banyak field yang harus diisi. Cara menambah data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Klik New
untuk menambah data, maka muncul jendela Data Karyawan yang terdiri dari
beberapa tab menu yang harus diisi sebagai berikut. Tab Data Karyawan
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
NIK
Diisi Nomor Induk Karyawan
2
Nama
Diisi nama lengkap karyawan
3
User Input
4
Date Input
5
Last ID
6
Last Date
7
Non Aktif
Checklist jika data sudah tidak digunakan
8
Foto
Klik Add untuk mengambil foto karyawan ( **format harus .bmp)
Muncul otomatis kode user yang menginput kode karyawan tersebut. Muncul otomatis sesuai dengan tanggal diinputnya karyawan tersebut. Muncul otomatis kode user yang melakukan Edit data karyawan. Muncul otomatis sesuai dengan tanggal terakhir dikelolanya data karyawan tersebut.
Tab Karyawan memiliki beberapa tab menu yaitu: - Personal
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
Tgl Lahir
Diisi tanggal lahir karyawan
2
Tempat Lahir
Diisi tempat lahir karyawan
3
Agama
Diisi agama karyawan, klik tanda panah hitam untuk memilihnya
4
Telp. Rumah
Diisi nomor telepon rumah karyawan
5
Handphone
Diisi nomor handphone karyawan
6
E-mail
Diisi e-mail karyawan
Golongan Darah
7 8
Jenis Kelamin
Orang yg bisa dihub
9
Diisi golongan darah karyawan, klik tanda panah hitam untuk memilih Diisi jenis kelamin, klik tanda panah hitam untuk memilihnya. Field ini terkait dengan perhitungan pajak. Diisi nama, status hubungan dan nomor telp orang terdekat yang bisa dihubungi.
- Alamat
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
Alamat KTP
Diisi alamat karyawan sesuai dengan KTP
2
Alamat Domisili
Diisi alamat domisili karyawan
- Absensi
No
Nama Kolom
1
Jabatan
2
Divisi
3
Departemen
4
Cabang
5
Group
6
NIK dimesin
7
Jadwal Kerja
8
Jam Absensi Sesuai dengan Jadwal Kerja
Deskripsi Klik 2x untuk mengambil kode jabatan. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Jabatan Klik 2x untuk mengambil kode divisi. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Divisi Klik 2x untuk mengambil kode departemen. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Departemen Klik 2x untuk mengambil kode cabang. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Cabang Klik 2x untuk mengambil kode group karyawan. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Group Karyawan Diisi Nomor Induk Karyawan sesuai dengan yang ada di mesin absen. Klik 2x untuk mengambil kode jadwal kerja. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Jadwal Kerja Checklist kotak ini berlaku bagi pegawai yang absennya tidak menggunakan mesin absen namun sudah ditetapkan sesuai dengan jadwal kerja masing-masing karyawan
9
Status Karyawan
Diisi status karyawan (Tetap/Kontrak/Harian)
10
Proses Gaji
M (mingguan), B (bulanan), H (harian)
11
Libur Masuk
Apabila karyawan saat hari libur tetap masuk, maka diisi Y(yes), jika tidak maka diisi N (no) Pilih Status Lembur Karyawan (SPL (Surat Perintah Lembur) =
12
Status Lembur
lembur dengan SPL , Automatic = lembur tanpa SPL, Entitle = tidak berkewajiban untuk lembur)
13
Jumlah Hari Kerja
14
Jumlah Shift
Diisi jumlah hari kerja karyawan, ini akan berpengaruh terhadap perhitungan gaji. Pilih 1 jika karyawan hanya bekerja 1 shift dalam sehari atau pilih 2 jika karyawan bekerja 2 shift dalam sehari.
15
Tgl Masuk
16
Tgl Pegawai Tetap
17
Tgl Berakhir
18
Tgl Resign
Diisi tanggal karyawan tersebut mulai bekerja Muncul sesuai tanggal ditetapkannya karyawan sebagai pegawai tetap, input pada menu Perubahan Status Karyawan. Muncul otomatis tanggal berakhirnya masa kontrak/percobaan, sesuai yang diinput pada menu Perubahan Status Karyawan. Muncul otomatis sesuai dengan pengunduran diri karyawan. Diisi tanggal umur pensiun karyawan, apabila karyawan telah
19
Tgl Umut Pensiun
mendekati 30 hari sebelumm usia pensiun pemberitahuannya akan muncul di Reminder.
- BPJS dan Pajak
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
Jamsostek
Diisi data-data Jamsostek
2
Pajak
Diisi data-data perpajakan
- Bank
No 1
Nama Kolom Rekening Bank
Deskripsi Diisi data rekening bank karyawan untuk kepentingan saat penggajian.
- Asuransi
No 1
Nama Kolom Asuransi Kesehatan
Deskripsi Diisi apabila telah terdaftar pada salah satu asuransi kesehatan
- Lain-lain
No
Nama Kolom
Deskripsi Diisi nomor urut report, apabila user akan melihat report terkait
1
No. Urut Report
data karyawan dengan urutan tertentu maka No.Urut Report ini sangat membantu Klik 2x untuk mengambil NIK Atasan, ini terkait dengan Acc
2
NIK Atasan
3
Seragam
Diisi nomor seragam
4
Jemputan
Checklist apabila karyawan merupakan karyawan jemputan.
5
Berkacamata
Checklist apabila karyawan memakai kacamata.
6
Point Service
Diisi point service
7
Outlet
Klik 2x untuk mengambil kode outlet
8
Brand
Klik 2x untuk mengambil kode brand
Pengajuan Cuti. Yang berhak melakukan Acc adalah NIK Atasan ini.
- Data Pribadi
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
No. KTP
Muncul otomatis apabila kolom No.KTP di tab Alamat sudah diisi.
2
No. SIM
Diisi nomor SIM yang dimiliki
3
Tgl. Berlaku
Diisi tanggal berlakunya masing-masing SIM.
- Claim
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
+
Tombol untuk menambah data claim baru
2
Kode
Klik 2x untuk mengambil kode claim
3
Nilai Claim
Diisi nominal claim
4
-
Tombol untuk menghapus record
5
Open Claim
Digunakan untuk menarik semua kode klaim dari master claim
Tab Keluarga Diisi identitas keluarga yang bersangkutan dengan karyawan.
Cara menambah data baru : 1. Klik (+) , untuk menambah data baru. 2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik (-) .
Tab Riwayat Pekerjaan Sebelumnya Diisi riwayat pekerjaan di perusahaan tempat sebelumnya bekerja, baik dari jabatan terakhir kemudian alasan berhenti bekerja.
Cara menambah data baru : 1. Klik
, untuk menambah data baru.
2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik Tab Pelatihan
Diisi riwayat pelatihan tiap karyawan yang pernah mengikuti pelatihan/seminar yang berkaitan dengan pekerjaan. Cara menambah data baru : 1. Klik
, untuk menambah data baru.
2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik
.
Tab Pendidikan Tab ini digunakan untuk menginput data riwayat pendidikan karyawan, mulai dari jenjang yang paling rendah hingga ke jenjang yang paling tinggi.
Cara menambah data baru : 1. Klik
, untuk menambah data baru.
2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik 4. Setelah selesai klik Save
untuk menyimpan.
Cara mengubah data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Maka tampil jendela Data Karyawan, pilih kode Karyawan yang akan diubah kemudian klik Edit .
3. Setelah selesai melakukan edit data, klik Save
untuk menyimpan.
Cara menghapus data: 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Maka muncul jendela Data Karyawan, pilih Kode Karyawan yang akan dihapus kemudian klik
Delete
untuk menghapus data.
3. Muncul jendela konfirmasi, pilih Yes
untuk melanjutkan atau No
untuk
membatalkan hapus data.
Cara menampilkan data: 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan 2. Maka muncul jendela Data Karyawan, pilih kode Data Karyawan yang akan ditampilkan kemudian klik View
.
3. Klik Back
atau Next
menampilkan data klik Close
untuk ke data sebelum dan sesudahnya, jika telah selesai untuk menutupnya.
Terdapat beberapa data yang bisa diimport pada menu Data Karyawan seperti: - Data Karyawan
- Data Pelatihan
- Data Keluarga
- Data Pendidikan
- Riwayat Pekerjaan Sebelumnya
- Data Claim
Cara input template excel (Data Pendidikan): 1. Buka folder Template Excel yang telah disediakan oleh Batik Software di folder Program. 2. Buka template dengan nama M0012_MASTER KARYAWAN (PENDIDIKAN).xls, nama template ini tidak boleh diubah.
No
Nama Kolom
Deskripsi
1
Kode
Diisi NIK Karyawan
2
Periode Mulai
Diisi periode dimulainya jenjang pendidikan
3
Periode Akhir
Diisi periode berakhirnya jenjang pendidikan
4
Jenjang
Diisi jenjang pendidikan maksimal 3 karakter
5
Kota
Diisi nama kota
6
Negara
Diisi nama negara
7
Jurusan
Diisi nama jurusan , jika tidak ada maka kosongkan saja.
3. Setelah selesai klik Save
untuk menyimpannya.
Cara mengimport data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan, pilih kode karyawan yang datanya akan diimport kemudian klik kanan. Pilih Import Excel >> Data Pendidikan (contoh import Data Pendidikan). Lihat gambar dibawah ini.
2. Maka muncul jendela Import File Excel, pilih elipsis
untuk mengambil file yang akan
diimport dengan nama file M0012_MASTER KARYAWAN (PENDIDIKAN).xls (harus ada di folder Template Excel).
3. Klik Proses
untuk mulai melakukan proses import, maka akan tampil pemberitahuan
sebagai berikut. Pilih Yes
untuk melanjutkan (data yang lama akan terhapus) atau No
untuk membatalkan.
4. Jika pilih Yes
maka proses import akan berlangsung, setelah proses selesai maka
muncul pemberitahuan bahwa proses import telah selesai. Klik OK
untuk menutup
pemberitahuan tersebut.
5. Setelah selesai melakukan Import, klik Close
untuk menutupnya.
Cara mengexport data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan, pilih kode karyawan yang datanya kan diexport kemudian klilk kanan. Pilih Export >> Data Karyawan (contoh export Dataa Karyawan). Lihat gambar dibawah ini.
2. Maka muncul jendela untuk menyimpan file export, pilih folder kemudian isi nama file dan extention file kemudian klik Save
untuk menyimpan.
3. Setelah proses export selesai maka akan muncul pemberitahuan sebagai berikut. Klik OK untuk menutup pemberitahuan tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan : Data Karyawan apabila sudah digunakan untuk proses absensi maupun proses gaji tidak boleh di hapus, karena dapat mengakibatkan kerusakan data. Apabila Karyawan sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya dinonaktifkan saja.
