MODUL I Diagram Arus Data 1. Pendahuluan Pada Tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan symbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus Data. E Yourdan dan L.L. Constantine juga menggunakan notasi symbol ini untuk menggambarkan Arus Data dalam perancangan program. G.E . Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model – model system matematika. Diagram yang menggunakan notasi – notasi ini untuk menggambarkan arus data system sekarang di kenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD). DFD merupakan alat yang Digunakan pada Metodologi pengembangan system yang terstruktur ( Structured Analysis and Design ). Karena menggambarkan arus data di dalam system dengan terstruktur dan jelas, dan juga merupakan dokumentasi dari system yang baik.
1
2. Simbol yang Digunakan DFD Beberapa symbol yang di Gunakan di DFD untuk maksud mewakili : 1. External entitity (kesatuan Luar) atau Boundary (Batas sistem) 2. Data Flow (arus data) 3. Procces (Proses) 4. Data store (simpanan Data) 1. External entitity (kesatuan Luar) Kesatuan luar (External entitity) merupakan kesatuan (entitity) dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau system lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari system. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini. a. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi diluar system yang sedang di kembangkan b. Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi diluar system sedang di kembangkan c. Suatu organisasi atau orang yang berada diluar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok. d. System dari informasi yang lain diluar system yang sedang dikembangkan. e. Sumber asli dari suatu transaksi. f. Penerima akhir dari suatu laporan yang akan dihasilkan oleh system. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal sebagai berikut a
atau
2. Data Flow ( Arus data ) Arus data (Data flow) di DFD diberi symbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (Process), Simpanan Data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk system atau hasil dari proses system dan dapat bebentuk sebagai berikut ini : a. Folmulir atau Dokumen yang digunakan di Perusahaan b. Laporan tercetak yang di hasilkan ole system c. Tampilan atau output dilayar computer yang dihasilkan oleh system d. Masukan untuk computer e. Komunikasi ucapan f. Surat – surat atau memo g. Data yang dibaca atau direkamkan kesuatu file h. Suatu isian yang di catat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu computer ke computer yang lain
2
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. 1 a Order langganan langganan
Proses Order langganan
Ket : arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke proses order langgangan adalah dengan nama order Berikut adalah konsep dari arus data yang harus diperhatikan 1. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ketujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Data yang mengalir bersama – sama harus ditunjukan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus data yang tidak benar : 1 a
langganan
Order langganan Proses Order langganan
Pembayaran
Contoh penggambaran arus data yang benar : 1 a
Order langganan Dan Pembayaran
langganan
Proses Order langganan
2 proses berlainan yang berarti mempunyai tujuan yang berbeda : 1
Proses Order langganan a
langganan
Order langganan
1
pembayaran
Proses Penerimaan Kas
3
2. Konsep Arus Data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan berbeda Contoh : 1
Proses Order langganan Tembusan Jurnal 1 a Proses Penerimaan kas
Tembusan permintaan barang
Order penjualan
Gudang
Tembusan kredit 1
Proses Verifikasi kredit
Pada Gambar terdapat 3 tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang mengalir keproses verifikasi kredit. Arus data ini merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sam, karena merupak,an hasil dari tembusan arus data order penjualan. 3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data yang mengumpul menunjukan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama – sama menuju ke tujuan yang sama. Contoh : Arus data “pengiriman” 1
Proses Pembuatan faktur
faktur
a pengiriman 2 langganan Pembuatan Slip pengepakan
Slip pengepakan
Penggambaran arus data
4
1
Proses Pembuatan faktur
faktur
pengiriman a 2 langganan Pembuatan Slip pengepakan
Slip pengepakan
4. Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju atau menuju kesuatu proses (dapat salah satu ata ke dua – duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju kesuatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju kesuatu proses). 3. Proses (proces) suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedang untuk logical data diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari computer. indettifikasi
Nama proses
Atau
Gambar : Notasi proses di DFD Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini 1. Indetifikasi proses Indetifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas disibol proses 2. Nama Proses Nama proses menunjukan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. 3. Pemroses Pemroses ini menunjukan siapa atau dimana suatu proses yang dilakukan. Symbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses sebagai berikut Identifikasi proses
1
Nama proses
Membuat faktur
pemrosesan
5
Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut adalah berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses. a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data. 2 Kartu jam kerja
Daftar gaji
Hitung gaji
personalia
b. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah sebuah arus data. 2 Kartu jam kerja
Daftar gaji
Hitung gaji
Tingkat upah personalia
c. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data 2 Laporan umur piutang Rincian piutang
Laporan piutang ditagih
4. Simpanan data (data store) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : a. Suatu file atau data base disistem computer. b. Suatu arsip atau catatan manual. c. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual. e. Suatu agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal parallel yang tertutup disalah satu ujungnya. Media
Nama data store
Gambar. Symbol dari simpanan data di DFD Nama dari data store menunjukan filenya.
6
Didalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal, sebagai berikut ini 1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data disimpanan data adalah suatu proses. 2. Arus data yang menuju kesimpanan data dari suatu proses menunjukan proses update terhadap data yang tersimpan disimpanan data.Update dapat berupa proses : a. Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru kedalam simpanan data. b. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data. c. Merubah nilai data dari suatu record atau disuatu dokumen yang ada disimpanan data. 3. Arus data yang berasal dari simpanan data kesuatu proses menunjukan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada disimpanan data. 4. Untuk suatu proses yang melakukan kedua – duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut : a. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data sebagai berikut : 1
Penjualan Memeriksa Dan merupakan Data barang
01
Persediaan barang
01
Persediaan barang
b. Menggunakan arus data yang terpisah 1
Memeriksa Dan merupakan Data barang
Status Barang
Penjualan
Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan maka simpanan data atau kesatuan luar dapat digambar lebih dari sebuah.
7
3. Bentuk Diagram Arus Data (DAD ) Terdapat 2 bentuk DAD (diagram arus data), yaitu diagram arus data fisik (physical data flow diagram) dan diagram arus data logika (logical data flow diagram). Diagram arus data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari system diterapkan sedang diagram arus data logika lebih menekankan proses apa yang terdapat disistem. a. Diagram Arus Data Fisik Diagram arus data fisik (DADF) lebih tepat digunakan untuk mengambarkan system system yang ada (system yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses– proses dari system diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses – proses manual. Dengan menggunakan DADF, bagaimana proses system yang ada akan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakaian system, sehingga analis system akan dapat memperoleh gambarkan yang jelas bagaimana system tersebut bekerja. Untuk memperoleh gambaran bagaimana system yang ada diterapkan, DADF harus memuat sebagai berikut : 1. Proses – prose manual juga di gambarkan 2. Nama dari arus data harus juga menunjukan fakta penerapannya semacam nomor formulir dan medianya (misalnya telepon atau surat) 3. Simpanan data dapat menunjukan simapanan non computer 4. Nama dari simpanan data harus menunjukan tipe penerapannya apakah secara manual atau komputerisasi. 5. Proses harus menunjukan nama dari pemroses (processor), yaitu orang, departemen, system computer atau nama program computer yang mengeksekusi proses tersebut. b. Diagram Arus Data Logika Diagram arus data logika (DADL), lebih tepat digunakan untuk menggambarkan system yang akan digunakan untuk menggambarkan system yang akan diusulkan (system yang baru). DADL tidak menekankan pada bagimana system diterapkan, tetapi penekannya hanya pada logika dari kebutuhan – kebutuhan system, yaitu proses – proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh system.
8
4. Pedoman Menggambar DAD Pedoman untuk menggabar DAD adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external Entities) yang terlibat disistem. 2. Indentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context Diagram). DAD merupakan alat untuk structured analysis. pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan system pertama kali secar garis besar (disebut dengan top level dan memecah – mecahkan menjadi bagian yang lebih terinci (di sebut dengan lower level). 4. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada disistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang (hirarchi chart) digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level – level lebih bawah lagi. 5. Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses dibagan berjenjang. 6. Gambarlah DAD untuk ke level – level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap – tiap proses yang di pecah – pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 7. Setelah semua level DAD digambar, berikutnya adalah menggambar DAD untuk pelaporan manajemen yang di gambar terpisah 8. Setelah semua level DAD dan DAD pelaporan manajemen yan telah digambar, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram. 5. Perbedaan DAD dengan Bagan Alir Perbedaannya adalah sebagai berikut : 1. Proses di DAD dapat beroperasi secara pararel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Sedangkan bagan Alir yang cenderung hanya menunjukan proses yang urut. 2. DAD lebih menunjukan arus dari data disuatu system, sedangkan Bagan Alir system lebih menunjukan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukan arus dari algoritma. 3. DAD tidak menunjukan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukannya. 6. Keterbatasan DAD Keterbatasan DAD yaitu : 1. DAD tidak menunjukan proses perulangan (Loop) 2. DAD tidak menunjukan proses keputusan (decision) 3. DAD tidak menunjukan proses perhitungan
9
MODUL J Kamus Data 1. Pendahuluan Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis system dengan pemakai system tentang data yang mengalir disistem, yaitu data yang masuk kesistem dan tentang informasi yang dibutuhkan pemakai system. Pada tahap perancangan system KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan – laporan dan data base. KD dibuat berdasarkan DAD.
10
2. Isi Kamus Data 1. Nama Arus Data Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD. Sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang arus data tertentu dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama berbeda untuk orang atau departemen satu dengan lainnya. 3. Bentuk Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir : - Dari kesatuan luar ke satu proses - Hasil dari suatu proses ke satuan luar - Hasil dari suatu proses ke prose yang lain - Hasil dari suatu proses yang di rekamkan kesimpanan data - Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir berupa : Dokumen dasar atau formalir Dokumen hasil cetakan computer Laporan tercetak Tampilan dilayar monitor Variable Parameter Field 4. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju 5. Penjelasan Pada bagian penjelasan biasanya di isi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut 6. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. 7. Volume Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata – rata dan volume puncak dari suatu arus data. 8. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item – item data apa saja.
11
3. Mendefinisikan Struktur Data Struktur data terdiri dari elemen – elemen data yang disebut dengan system data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Biasanya untuk menunjukan informasi-informasi tambahan ini di KD pergunakan notasi-notasi sebagai berikut ini. Notasi =
Arti Terbentuk dari (is composed) atau terdiri dari (consist of ) atau Sama dengan (is equivalent of) AND Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data di dalam kurung bracket ini ) Iterasi (elemen data di dalam kurung brace berinterasi didalam minimum N kali dan maksimum M kali Optional (elemen data di dalam kurung parenthesis sifatnya optimal, dapat ada dan dapat tidak ada) Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
+ [] M{}M () *
Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data adalah sebagai berikut ini: 1. Kolom level Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. 2. Kolom data item data KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di file database. Sebagai misalnya, DBMS yang digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di computer mikro IBM PC, aturan dari nama item data ini adalah : -
Panjangnya maksimum 10 karakter; Karakter pertama harus berupa huruf ; Tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter khusus underscore (_). Tidak sama dengan reserved word.
3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N { } M sebagai berikut:
1
KODEBRG NAMABRG UNIT JUAL HARGASAT TOTALHRG
10
Iterasi ini menunjukan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace dapat terjadi minimum1 kali maksimum 10 kali .
12
4. Kolom tipe Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menunjukan character , yaitu bertipe alphabetic atau alphanumeric. N menunjukan numeric, yaitu bertipe numeric (nilainya angka). D menunjukan tipe date (tanggal). L menunjukan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah. 5. Kolom lebar Lebar dari item data menunjukan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe karakter menunjukan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk nilai numeric menunjukan banyaknya digit maksimum untukdigit utuh dan digit di belakang koma. 6. Kolom jangkauan nilai Jangkauan nilai menunjukan range dari nilai di item data yang sah. Informasi ini berguna untuk pengecekan kebenaran data yang akan dimasukan ke system. 7. Kolom keterangan Koom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan – penjelasan lainnya yang di anggap perlu.
13
4.
System Kamu Data Komersial Terdapat beberapa system KD yang telah dikembangkan oleh beberapa system house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah :
Control 2000 oleh MRI system Data Catalogue Oleh Synergetics Data Dictionari oleh Cincom DB/DC dictionary oleh IBM
Disamping system KD yang di jual ini DBMS juga menyediakan Program untuk membuat KD. Paket DBMS foxbase + versi 2.10. kelemahan dari KD ini adalah Untuk Dokumentasi system yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap analisis.
14
