Data Flow Diagram
2011
DATA FLOW DIAGRAM Pada tahap analisis, penggunaan notasi dalam diagram arus data sangat membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi – notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem dikenal dengan nama diagram arus data (Data Flow Diagram atau DFD).DFD adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen‐komponen sebuah sistem, aliran‐aliran data di mana komponen‐ komponen tersebut, asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu,hard disk,tape,diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured Analysis and Design).DFD dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Simbol‐simbol yang digunakan di dalam DFD adalah :
Maimunah,S.Si.,M.Kom
1
Data Flow Diagram
2011
1. External entity (kesatuan luar) Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya.Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. External entity merupakan kesatuan di lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.External entity dapat berupa : a. Suatu kantor,departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang dikembangkan. b. Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. c. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti langganan dan pemasok. d. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. e. Sumber asli dari suatu transaksi. f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh system
2. Data Flow (Arus data) Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data mengalir di antara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut : a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. d. Masukan untuk komputer e. Komunikasi ucapan f. Surat‐ surat atau memo g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya.
Maimunah,S.Si.,M.Kom
2
Data Flow Diagram
2011
Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep yang perlu.Beberapa konsep yang perlu diperhatikan sebagai berikut : a. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Hal ini disebabkan dua atau lebih data tersebut mengalir bersama‐sama sebagai suatu paket data.Data yang mengalir bersama‐sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh
b. Konsep arus data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda. Contoh :
2.0 Order Langganan
Tembusan Jurnal 1.0 Penerimaan Kas
Tembusan Permintaan Barang
Order penjualan
Gudang
Tembusan Kredit
3.0 Verifikasi Kredit
Maimunah,S.Si.,M.Kom
3
Data Flow Diagram
2011
c. Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama‐sama menuju ke tujuan yang sama. Contoh :
d. Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau kedua‐duanya), yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses).
3. Process (Proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk Phisical Data Flow Diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang,mesin atau computer.Untuk Logical Data Flow Diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari computer. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi : a. Identifikasi proses Identifikasi proses ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di symbol proses., b. Nama Proses Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya Maimunah,S.Si.,M.Kom
4
Data Flow Diagram
2011
berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja.Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di symbol proses. c. Pemroses. Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari computer, tetapi juga proses manual seperti proses yang dilakukan oleh orang,mesin,maka pemroses harus ditunjukkan.Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan.Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses computer saja maka proses dapat tidak disebutkan.Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir.Suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut adalah berbagai kemungkinan arus data dalam proses :
a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data.
b. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data.
c. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data
Maimunah,S.Si.,M.Kom
5
Data Flow Diagram
2011
Suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data.Terdapat 2 kemungkinan apabila hal ini tidak dipenuhi sehingga mengakibatkan kesalahan yaitu : 1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output.Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam) karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas . 2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan kesalahan,disebut miracle (ajaib) karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.
4. Data Store (Simpanan Data) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : a.
Suatu file atau database di sistem komputer
b.
Suatu arsip atau catatan manual
c.
Suatu kotak tempat data di meja seseorang
d.
Suatu tabel acuan manual
e.
Suatu agenda atau buku
Di dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah suatu proses. b. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses : 1. Menambah atau menyimpan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data. 2. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data. 3. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data. c. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.
BENTUK DIAGRAM ARUS DATA (DFD) Terdapat dua bentuk diagram arus data yaitu diagram arus data fisik (physical data flow diagram) dan diagram arus data logika (logical data flow diagram).Diagram arus data Maimunah,S.Si.,M.Kom
6
Data Flow Diagram
2011
fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedangkan diagram arus data logika lebih menekankan proses‐proses apa yang terdapat di system. 1. Diagram Arus Data Fisik Diagram arus data fisik (DADF) lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan DADF adalah bagaimana proses‐proses dari system diterapkan (dengan cara apa,oleh siapa dan dimana) termasuk proses‐proses manual.Untuk memperoleh gambaran bagaimana system yang ada diterapkan. DADF harus memuat sebagai berikut : a. Proses‐proses manual. b. Nama dari arus data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai system memahami kerja dari sistem c. Simpanan data d. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah manual atau komputerisasi. e. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses
2. Diagram Arus Data Logika Diagram Arus Data Logika (DADL) lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). DADL tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan‐kebutuhan sistem yaitu proses‐proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses‐proses yang digambarkan hanya merupakan proses‐proses secara komputer saja.
Dalam menggambarkan DFD mengikuti pedoman sebagai berikut : 1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat dalam system. 2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram) 4. Gambarlah diagram level 0 (overview diagram) yang merupakan diagram yang lebih terinci dari diagram konteks.
Maimunah,S.Si.,M.Kom
7
Data Flow Diagram
2011
5. Tiap‐tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut diagram level 1 (diagram detail).Tiap‐ tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut diagram level 2 dan seterusnya sampai tiap‐tiap proses tidak dapat digambar terinci lagi.
Context Diagram (CD) Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran‐ aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas‐entitas eksternal. CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD; 1. Terminologi sistem : a. Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”. b. Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut. c. Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.
2. Menggunakan satu simbol proses Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi). 3. Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut, 4. Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung 5. Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ). Maimunah,S.Si.,M.Kom
8
Data Flow Diagram
2011
6. Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut. 7. Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.
Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD‐DFD yang seimbang. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah: 1. Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut: a. Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah. b. Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu. c. Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga. d. Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top‐down. e. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub‐proses pada level n tersebut. f. Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n‐1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal. g. Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.
Maimunah,S.Si.,M.Kom
9
Data Flow Diagram
2011
2. Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses). 3. Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya. 4. Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”. 5. Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses. 6. Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”. 7. Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ), begitu dengan bentuk penyimpanan. 8. Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.
Maimunah,S.Si.,M.Kom
10
