Modern Management Theory (Henri Fayol)

Modern Management Theory (Henri Fayol)

To manage is: - to forecast & plan - to organize - to command, to coordinate - to control Perencanaan-Hanny-FIK UI

1

PERENCANAAN

Batasan: definisi, makna Tujuan Tipe perencanaan Faktor yang mempengaruhi Objektif perencanaan

Tool

Aspek/ Lingkup/ kegiatan Perencanaan yang baik Kendala Tahap/ langkah Pemicu Perencanaan-Hanny-FIK UI

2

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah suatu proses berkelanjutan yang diawali dengan merumuskan tujuan dan rencana tindakan yang akan dilaksanakan, menentukan personal, merancang proses dan hasilnya, memberikan umpan balik pada personal, dan memodifikasi rencana yang diperlukan (Swansburg, 1999). Perencanaan formal menekankan apa yang akan dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya (Robbins, Bergman, Stagg, 1997) tertulis dan disepakati (adanya komitmen) bersama. Perencanaan-Hanny-FIK UI

3

BATASAN PERENCANAN

Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang dengan di mana kita saat yang akan datang Disasarkan pada misi, filosofi Merupakan proses intelektual

Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan

Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan berorientasi pada waktu

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang apa yang dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut dilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila tidak adekuat proses manajemen gagal Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998). Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, & peraturan. Perencanaan-Hanny-FIK UI

5

Hirarki Perencanaan Misi/Visi Filosofi Sasaran Tujuan Kebijakan Prosedur Peraturan

Visi

Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi. Suatu visi memberikan informasi tentang bentuk dan gambaran suatu hal pada masa yang akan datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat bagi organisasi dan orang yang bekerja sama di dalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999). Misi

Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan manfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi ini bagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untuk mengarahkan setiap individu dalam organisasi tersebut untuk berperan secara produktif.

BATASAN PERENCANAAN

Pernyatan misi merupakan alasan keberadaan organisasi dan tujuan atau fungsi organisasi, termasuk visi organisasi di masa yang akan datang. Secara khusus pernyataan visi kadang lebih strategis dari pada pernyataan misi (Swansburg, 1999).

Perencanaan-Hanny-FIK UI

8

Contoh misi bidang keperawatan

Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggi dengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukan pendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkan mutu asuhan keperawatan Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhan profesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat Memelihara dan membina citra keperawatan yang positif dan profesional kepada masyarakat melalui pengembangan hubungan perawat pasien yang baik dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat

Contoh misi suatu ruang rawat Misi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi keperawatan yaitu:

Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual klien dan keluarga dalam rangka memberikan asuhan keperawatan yang optimal Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien dan rumah sakit. Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk menjamin asuhan keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka

BATASAN PERENCANAAN

Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan yang mengarahkan kegiatan organisasi. Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan spesifik. Organisasi biasanya menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan jenis pelayanan, ekonomi, penggunaan sumber daya manusia, dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998). Perencanaan-Hanny-FIK UI

11

Filosofi Pernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan yang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana isi suatu organisasi dicapai Contoh fiosofi bidang keperawatan Kami meyakini bahwa:

Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan filosofi Rumah Sakit atau Universitas Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan asuhan keperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dan dengan biaya yang efektif dan efisien

Filosofi suatu ruang rawat

Kami meyakini bahwa: Semua pasien mendapat asuhan keperawatan secara individual dari semua perawat dan asuhan yang diberikan mencakup kebutuhan bio-pikososial spiritual Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada orang lain

Contoh tujuan ruang rawat:

Memberikan asuhan keperawatan secara komprehensif dan individual berdasarkan pengkajian perawat profesional dengan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan spiritual pasien dan keluarga Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat profesional Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu tinggi dengan cara yang efektif dan efisien

TUJUAN PERENCANAAN

Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua concern akan kondisi organisasi & tahu kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri maupun dalam tim) tahap awal & tahap paling kritis dari proses manajemen Mengurangi dampak perubahan Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien), overlapping, dan pengulangan/ kegagalan Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian: membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan tindakan korektif yang diperlukan indikator tercapai/- tujuan organisasi Perencanaan-Hanny-FIK UI

15

TUJUAN PERENCANAAN Kepala ruangan perlu membuat perencanaan (Swansburg and Swansburg 1998) karena dapat:

Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang kondisi yang ada Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan Mencegah terjadinya situasi krisis Memberi pedoman manajemen penampilan kerja individu Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkan komunikasi Membuat pembiayaan efektif

TIPE PERENCANAAN Tingkatan: kerangka waktu, lingkup Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas Unit: o/ karu Kerangka waktu: Jangka pendek (<1th) Jangka panjang Kekhususan: Spesifik Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti Perencanaan-Hanny-FIK UI

17

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah, manajer tingkat awal perencanaan strategik ke operasional) Tahapan organisasi: - pembentukan: direksional, fleksibel - pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek - maturiti : perenc spesifik, jangka panjang - decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional, jangka pendek, lebih fleksibel Komitmen Perencanaan-Hanny-FIK UI

18

OBJEKTIF PERENCANAAN Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi Setiap organisasi memiliki multiple objectives: keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan pelanggan, dll Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas ada inkonsistensi Traditional objective setting: terminasi luas, tidak operasional diterjemahkan lebih operasional pada setial level manajer MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik tuj spesifik, participative decision making (setiap personal memp kontribusi spesifik, bottom up), periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja Perencanaan-Hanny-FIK UI

19

MBO: organisasi-divisi-departemen-individu

Formulasi objektif & strategi organisasi Objektif dialokasikan pada divisi & unit departemen Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk unitnya bersama atasan Objektif spesifik untuk semua anggota departemen Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui oleh manajer & bawahan Rencana kegiatan diimplementasikan Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi umpan balik Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan dengan penghargaan Perencanaan-Hanny-FIK UI

20

TOOL

SWOT Analysis Scheduling: Gantt Chart POA Table: including budgeting Time Management: - Buat daftar objektif -

Rangking objektif sesuai kepentingan Buat daftar aktifitas u/ capai objektif Buat prioritas u/ setiap aktifitas Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas Perencanaan-Hanny-FIK UI

21

ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN

Hirarki perencanaan: formulasi policy, aturan, regulasi, metode, prosedur implementasi evaluasi Perencanaan strategis* MBO* Pengembangan standar Perubahan berencana Manajemen waktu Perencanaan keuangan Perencanaan SDM s/d jenjang karir Mengelola konflik Kualitas Perencanaan-Hanny-FIK UI

22

STRATEGIC PLANNING

(Drucker)

“ A continuous, systematic process of making risk-taking decisions today with the greatest possible knowledge of their effects on the future organizing efforts necessary to carry out these decisions, and evaluating results of decisions against expected outcome through reliable feedback mechanism Perencanaan-Hanny-FIK UI

23

STRATEGIC PLANNING Phases

The mission & the creed Data collecting & analysis Assess strengths & weakness Goals & objectives Strategies Timetable Operational & functional plans Implementation Evaluation Perencanaan-Hanny-FIK UI

24

PERENCANAAN YANG BAIK

Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil akhir), metoda evaluasi Bermanfaat Sederhana/ simple Realistis: menggunakan sumber yang ada, faktual, rasional, fleksibel Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku Sesuai skala prioritas: rasional Melibatkan seluruh komponen organisasi Berkesinambungan Tertulis Perencanaan-Hanny-FIK UI

25

KENDALA

Tidak tahu/ paham/ terampil Tidak mau Ragu keterbatasan wewenang Kurang dukungan: SDM, kebijakan, fasilitas, dll


26

TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan, klasifikasi, interpretasi data Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H Pengorganisasian data Penyusunan rencana


27

TAHAP/LANGKAH Pengumpulan data Sensus harian, bulanan, tahunan: jumlah klien, kelahiran, operasi Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll Kapasitas TT BOR LOS Ketenagaan, dll Perencanaan-Hanny-FIK UI

28

TAHAP/ LANGKAH Analisis lingkungan: SWOT 5W 1H


29

TAHAP/LANGKAH Pengorganisasian data Data penunjang Data penghambat


30

TAHAP/ LANGKAH Penyusunan rencana: POA Objektif Uraian kegiatan Prosedur/ strategi Target waktu Penanggung jawab Sasaran Biaya, alat, metode Perencanaan-Hanny-FIK UI

31

KEPUSTAKAAN Gillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition). Philadelphia: W.B. Saunders Company Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124 case studies. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in nursing: Theory & application. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall of Australia Pty Ltd. Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership for nurses. (second edition). Boston: Jones & Bartlett Publishers.


32

Modern Management Theory (Henri Fayol)

Recommend Documents