1
MODELOVEREENKOMST VOOR HET LEVEREN VAN ROERENDE ZAKEN 2005 DE ONDERGETEKENDEN Bij alle overeenkomsten, die afgesloten worden is de contractspartij “de gemeente”. De gemeente is rechtspersoon. Dat wil zeggen dat nooit een deel van de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld een dienst) als contractspartij kan worden opgevoerd. Omdat de gemeente partij is kunnen formeel ook geen overeenkomsten gesloten worden tussen twee diensten. Immers de gemeente sluit dan als het ware een overeenkomst met zichzelf. Uiteraard is het wel mogelijk afspraken tussen diensten schriftelijk vast te leggen en op zich bestaat er ook geen bezwaar tegen deze te betitelen als overeenkomst, als men maar beseft dat het geen overeenkomsten in juridische zin zijn. Ook al is de gemeente de contractspartij, neemt dat niet weg dat er binnen de gemeente een orgaan moet zijn, dat bevoegd is om te besluiten, dat de gemeente een overeenkomst zal aangaan. Hoofdregel is, dat ingevolge artikel 160, eerste lid onder e van de Gemeentewet het college van burgemeester en wethouders het bevoegde orgaan is. Zij kunnen deze bevoegdheid verlenen aan een ambtenaar, bijvoorbeeld de vakdirecteur van een vakdirectie van een dienst. In het Algemeen Mandaat-, Volmacht- en machtigingbesluit 2004 is hieraan ruimschoots toepassing gegeven (de artikelen 11 en 12 van schema A). De vraag wie een overeenkomst namens de gemeente moet ondertekenen dient goed gescheiden te worden van de vraag wie bevoegd is namens de gemeente te besluiten een overeenkomst aan te gaan. Op grond van artikel 171 Gemeentewet is de burgemeester bevoegd een overeenkomst te ondertekenen namens de gemeente. Dit dus ongeacht welk orgaan bevoegd is te besluiten de overeenkomst aan te gaan. De burgemeester kan daarvoor echter een wethouder of een ambtenaar machtigen. Op grond van het eerder genoemde mandaatbesluit zijn alle mandatarissen van de diensten door de burgemeester gemachtigd om overeenkomsten te ondertekenen, tot het aangaan waarvan zij op grond van datzelfde besluit bevoegd zijn. Modelbepaling 1.
De gemeente Breda, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door …………………, vakdirecteur, die handelt krachtens het Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingbesluit 2004, vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 23.11.2004, ten deze overeenkomstig het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer P.A.M.C. van der Velden, die handelt ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders van .............., hierna te noemen "Breda"
en 2.
..........., gevestigd te ........... aan ............. nr. ..., ten deze overeenkomstig het bepaalde in haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, .......... ..........., hierna te noemen "leverancier"
IN OVERWEGING NEMENDE In overeenkomsten wordt nog wel eens gebruik gemaakt van “overwegingen”. Het gaat dan om tekst, voorafgaande aan de eigenlijke contractsbepalingen, waarin de voorgeschiedenis of de bedoeling van de overeenkomst wordt uiteengezet. Gebruik hiervan is nuttig, indien de tekst daarvan kan bijdragen tot een beter begrip van hetgeen in de overeenkomst zelf is bepaald. Hierbij moet bedacht worden, dat, indien er sprake is van een afwijking tussen de overwegingen en de
2 tekst van de overeenkomst, de laatste prevaleert. De overwegingen kunnen het best geplaatst worden na de opsomming van de contractspartijen. Voorbeeld 1.
Breda heeft leverancier op .......... verzocht een offerte uit te brengen of in te schrijven met betrekking tot ....................................................
2.
Leverancier heeft op ................. een offerte aan Breda uitgebracht (hieraan gehechte bijlage …). Daarmee geeft leverancier tevens te kennen, dat hij zichzelf in staat acht de gevraagde diensten te kunnen verrichten overeenkomstig het door Breda overgelegde Programma van Eisen zoals nader gespecificeerd in de hieraan gehechte bijlage ….
3.
Enz.
verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1:
Opdracht
In feite is dit het belangrijkste deel van de overeenkomst. Op deze plaats dient beschreven te worden wat partijen beogen met de overeenkomst, welke hun wederzijdse rechten en plichten zijn. Er dient aandacht besteed te worden aan het zo exact mogelijk formuleren van deze rechten en plichten en de over en weer verlangde prestatie (zie hieronder ook artikel 2). Naast het nauwkeurig aangeven van de inhoud van de prestaties van partijen is ook van belang te bepalen waar en wanneer er moet worden gepresteerd. Modelbepaling 1.
Breda verleent hierbij aan leverancier de opdracht, welke opdracht door leverancier wordt aanvaard, om (op bestelling) in het kader van koop / verkoop ……………. te leveren.
2.
De opdracht wordt verstrekt met inachtneming van de volgende voorwaarden en bepalingen.
Daarbij is het ook van belang, dat aandacht besteed wordt aan de vraag of de prestaties het karakter van een “inspanningsverplichting” hebben of van een “resultaatverbintenis”. Van een resultaatverbintenis is sprake wanneer de wederpartij gehouden is een van te tevoren overeengekomen resultaat te bereiken. Indien de wederpartij dit niet bereikt kan zij zich niet excuseren door te wijzen op de door haar geleverde inspanningen. Is er sprake van een inspanningsverplichting dan wordt uitsluitend gegarandeerd, dat de wederpartij alles in het werk zal stellen het beoogde resultaat te bereiken, maar wordt voor het bereiken hiervan geen garantie afgegeven. Het zal weinig betoog behoeven, dat het in het algemeen aanbeveling verdient van de wederpartij verlangde prestaties zoveel mogelijk in de vorm van een resultaatsverbintenis te formuleren. Modelbepaling inspanningsverplichting Leverancier zal zich maximaal inspannen om de zaken conform de daaraan gestelde eisen en conform het afgesproken tijdstip te leveren. Modelbepaling resultaatsverplichting Leverancier garandeert, dat de zaken conform de daaraan gestelde eisen en conform de planning zullen worden geleverd, zulks op verbeurte van een boete van ……… EURO voor elke dag of gedeelte van de dag dat hieraan niet wordt voldaan.
3
Artikel 2: De te leveren zaken Onder artikel 1 is al opgemerkt, dat het belangrijk is om de over en weer verlangde prestaties zo exact mogelijk te omschrijven. Vandaar dat de door leverancier te leveren zaken in dit artikel verder worden gespecificeerd. Modelbepaling 1.
Ter uitvoering van de opdracht als bedoeld in artikel 1 worden door leverancier de volgende zaken geleverd:: a. ........................................................; b. ........................................................; c. enz.
2.
De te leveren zaken dienen aan de volgende eisen te voldoen: a. ................................................... b. ................................................... c. enz.
Artikel 3:
Duur van de overeenkomst
Vaak zal er sprake zijn van een levering in één keer. Na levering van de zaken en betaling van de factuur hebben beide partijen in principe aan hun verplichting voldaan. Er kan echter ook sprake zijn van een mantelcontract, waarbinnen bestellingen kunnen worden gedaan of orders kunnen worden geplaatst. Dat is een duurovereenkomst. Gevolg is wel dat er afspraken moeten worden gemaakt over de lengte van deze duur casu quo de wijze waarop deze overeenkomsten beëindigd kunnen worden. Overeenkomsten kunnen gesloten worden voor onbepaalde en bepaalde tijd. I. Overeenkomst voor onbepaalde tijd Een overeenkomst die wordt aangegaan voor onbepaalde tijd loopt door totdat één van de partijen te kennen heeft gegeven ervan af te willen. Het is zeker in die gevallen, waarin de gemeente afnemer is, zaak om in de overeenkomst een opzegtermijn op te nemen. Gebeurt dat niet dan kan de wederpartij de overeenkomst van vandaag op morgen opzeggen en heeft de gemeente geen tijd een andere leverancier te vinden. Modelbepaling De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Hij is slechts opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van … maanden. Opzegging dient door middel van een aangetekend schrijven te gebeuren. Ten aanzien van het hanteren van opzegtermijnen zij in het algemeen nog gesteld, dat een zodanige termijn gekozen dient te worden, dat de gemeente na gebruikmaking van de opzeggingsmogelijkheid door de wederpartij nog een redelijke termijn heeft voor het zoeken naar andere mogelijkheden. Ook is het mogelijk in de overeenkomst een clausule op te nemen voor het geval zich een wijziging van omstandigheden voordoet, die het niet redelijk maakt dat partijen elkaar onverkort aan de overeenkomst houden. Modelbepaling Indien de omstandigheden waaronder de overeenkomst is afgesloten zich zodanig wijzigen, dat in
4 redelijkheid niet meer van één of beide partijen gevergd kan worden, dat de overeenkomst ongewijzigd in stand blijft, treden partijen met elkaar in overleg om in de geest van de bestaande overeenkomst nadere afspraken te maken. Overigens hoeft zo’n bepaling lang niet altijd opgenomen te worden en moet zij niet de indruk wekken dat de wederpartij lichtvaardig onder zijn verplichtingen uit kan komen. II. Overeenkomsten voor bepaalde tijd Indien een overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd eindigt deze als er verder niets geregeld wordt door het verstrijken van de tijd van rechtswege. Denkbaar is in de overeenkomst een bepaling op te nemen, dat na afloop van de duur van de overeenkomst deze stilzwijgend van jaar tot jaar wordt verlengd. Nadeel van een dergelijke bepaling is, dat de kans bestaat dat de overeenkomst maar door blijft lopen zonder dat de gemeente zich afvraagt of dat nog wenselijk is of dat er wellicht scherpere voorwaarden bedongen kunnen worden. Om die reden verdient het veelal de voorkeur om te bepalen dat de overeenkomst niet automatisch verlengd wordt, maar er een expliciet besluit nodig is voor verlenging. Modelbepaling Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van …………...... Na het verstrijken van de duur wordt de overeenkomst niet verlengd, tenzij partijen anders overeenkomen. Indien een van de partijen verlenging van de duur wenst, geeft zij hiervan de wederpartij schriftelijk kennis uiterlijk ... maanden voor het verstrijken van de duur van de overeenkomst.
Artikel 4:
Levering
Van belang is te regelen wanneer de zaken moeten zijn geleverd en op welke plaats. Voorts verdient het aanbeveling vast te stellen wat onder levering moet worden verstaan. Vaak valt daar ook onder het installeren e.d. Modelbepaling 1.
Levering van de zaken geschiedt op (datum, planning) .........................................................
2.
Plaats van levering is .................................. .........................................................
3.
Onder levering als bedoeld in het eerste lid wordt tevens verstaan het uitpakken, installeren, monteren, demonteren enz.
Artikel 5:
Prijzen
Aan vrijwel alle overeenkomsten is een financieel aspect verbonden. Immers tegenover de geleverde prestaties zal altijd wel een vergoeding staan. Het is zaak deze vergoeding duidelijk te regelen, zodat hierover geen misverstand kan bestaan. Daarnaast is ook van belang op te nemen of de prijs in- of exclusief BTW is. Modelbepaling De kosten die Breda aan leverancier zal vergoeden voor de geleverde zaken als bedoeld in artikel 2 bedragen . .........,-- (zegge: ..........................), in- of exclusief BTW. Bij duurovereenkomsten wordt nogal eens geregeld, dat op basis van die overeenkomst geldende prijzen aangepast worden aan de hand van een bepaalde index. In die gevallen dient hieromtrent een clausule opgenomen te worden waarin is geregeld welke index gehanteerd wordt (bijvoorbeeld prijsindexcijfer gezinsconsumptie CBS).
5 Modelbepaling De in deze overeenkomst genoemde prijzen/kosten worden jaarlijks aangepast aan de hand van de index…. Van belang is verder, dat als in de overeenkomst niets anders geregeld wordt vorderingen en schulden tussen twee partijen over en weer verrekend kunnen worden, althans indien zij beide opeisbaar zijn. Omdat verrekening voor de gemeentelijke organisatie administratieve complicaties kan opleveren, denk maar aan de mogelijkheid dat zaken worden gedaan met dezelfde partij door verschillende diensten, is het dringend gewenst verrekening uit te sluiten, tenzij er een goede reden is dit toe te staan. Modelbepaling Ten aanzien van uit deze overeenkomst voortvloeiende vorderingen geldt dat deze niet verrekend mogen worden.
Artikel 6:
Betaling
Ten behoeve van eenvoudige verwerking van de facturen door de financiële administratie kan de gemeente bepaalde eisen stellen aan leverancier qua inrichting van de factuur. Modelbepaling Leverancier zal fact(u)r(en) aan Breda toezenden onder vermelding van datum en de volgende gegevens: ………………………..; ………………………..; ………………………..; Gebruikelijk is, dat er door de gemeente pas wordt betaald na aflevering van de zaken en na ontvangst van de daarop betrekking hebbende factuur. Het kan echter zijn, dat het een dermate grote opdracht dat er in verschillende termijnen moet worden betaald. Dan zou men de volgende voorbeeldbepaling kunnen hanteren. De betaling van het gekochte vindt plaats in 3 termijnen: a. 30 % bij de opdracht tot levering; b. 30 % bij de aflevering; c. 40 % na de acceptatie.
Artikel 7:
Zekerheidsstelling
Afhankelijk van de financiële situatie van de wederpartij kan het nuttig zijn van deze een zekerheidstelling te vragen. Op deze manier kan voorkomen worden, dat de gemeente een prestatie levert, waarvoor zij uiteindelijk geen of geen volledige tegenprestatie krijgt geleverd, omdat de wederpartij op dat moment niet (meer) in staat is te betalen. Een zekerheidstelling kan dan worden benut om de prestatie (door een ander) alsnog te laten verrichten Op de eerste plaats is dan te denken aan een bankgarantie (als de wederpartij niet zelf kan betalen garandeert de bank betaling). Ook kan worden gedacht aan de holding-/concerngarantie, waarbij niet de bank, maat het concern waartoe de wederpartij behoort zich garant stelt. Modelbepaling Tot zekerheidsstelling van nakoming van de verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst door de wederpartij dient leverancier aan Breda een bankgarantie over te leggen ter hoogte van ……….. EURO overeenkomstig het model dat als bijlage … aan deze overeenkomst is gehecht.
6 Ook kan worden gekozen voor betaling van een waarborgsom (bijvoorbeeld te voldoen bij ondertekening van de overeenkomst of op een concreet te noemen uiterlijke datum), waarbij de waarborgsom wordt teruggestort zodar de prestatie is verricht.
Artikel 8:
Contactpersoon
Van belang is bij beide partijen een contactpersoon aan te wijzen, die met elkaar overleg hebben over de uitvoering van de overeenkomst. Modelbepaling Beide partijen benoemen een contactpersoon, die elkaar over en weer de nodige informatie over de uitvoering van de overeenkomst kunnen verschaffen.
Artikel 9:
Algemene bepalingen
Veel bedrijven werken met Algemene voorwaarden. In artikel 6:231 van het Burgerlijk Wetboek worden algemene voorwaarden omschreven als een of meer schriftelijk bedingen die zijn opgesteld om in verscheidene overeenkomsten te worden opgenomen. Ook de gemeente zelf werkt vaak met algemene voorwaarden, zoals inkoop- of betalingsvoorwaarden. Algemene voorwaarden gelden niet van rechtswege. Als een bedrijf of een overheidslichaam algemene voorwaarden wil hanteren, moet er voor gezorgd worden dat de voorwaarden deel uitmaken van de betreffende overeenkomst. Met andere woorden de algemene voorwaarden moeten worden overeengekomen en dit dient ook in de overeenkomst kenbaar te worden gemaakt. Hoewel de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank ter inzage liggen, is het raadzaam, indien enigszins mogelijk, de voorwaarden bij de overeenkomst als bijlage toe te voegen. In het geval er geen uitgebreide schriftelijke overeenkomst wordt gesloten, maar er wel een verbintenis ontstaat door bijvoorbeeld het sluiten van een koopovereenkomst, dan dienen de algemene voorwaarden, indien een van de partijen deze wil laten gelden, uitdrukkelijk van toepassing verklaard te worden. Dit kan bijvoorbeeld door een verwijzing op de opdrachtbevestiging. Anderzijds dient men alert te zijn op het bestaan van algemene voorwaarden bij de wederpartij. Op grond van de wettelijke regeling dient de wederpartij, als deze die van toepassing wil laten zijn, de gemeente daar uitdrukkelijk op te wijzen. Het is zaak die voorwaarden goed te bekijken casu quo zeker wanneer er grote belangen zijn gemoeid met het contract of wanneer het om een wederpartij gaat waar geregeld zaken mee gedaan worden, om hier door een jurist naar te laten kijken. Het probleem kan omzeild worden door de toepasselijkheid van de voorwaarden van de wederpartij uit te sluiten, maar niet elke wederpartij zal daarmee akkoord willen gaan. In het geval de gemeente zelf haar eigen algemene voorwaarden van toepassing wil laten zijn dan dient in de overeenkomst opgenomen te worden dat de eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn en niet die van de wederpartij. Modelbepaling 1.
Op deze overeenkomst zijn van toepassing de "Algemene voorwaarden van de Gemeente Breda voor het inkopen van diensten 2005", zoals weergegeven op de hierbij behorende en als zodanig door partijen gewaarmerkte bijlage …. De algemene voorwaarden van leverancier worden uitgesloten.
2.
De bepalingen als bedoeld in het eerste lid van dit artikel en waarmee ondergetekenden
7 verklaren volledig bekend te zijn, worden geacht woordelijk deel uit te maken van deze overeenkomst en voor ondergetekenden bindend te zijn, behoudens voor zover in onderhavige overeenkomst daarvan uitdrukkelijk is afgeweken of toepassing ervan ten aanzien van het gekochte niet mogelijk is.
Artikel 10:
Slotbepaling
Voordat de overeenkomst definitief wordt gesloten, gaat daar soms een heel traject aan vooraf, waarin allerlei documenten worden uitgewisseld. In deze documenten zit vaak allerlei informatie die van wezenlijk belang is voor de inhoud van de overeenkomst. Indien dit het geval is, is het zaak deze documenten onderdeel van de overeenkomst te laten uitmaken. Zij kunnen dan als bijlage aan deze overeenkomst worden gehecht. Modelbepaling 1.
.
2.
De navolgende bescheiden maken deel uit van deze overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger gerangschikte document prevaleert boven het lager gerangschikte: a. Bijlage 1: b. Bijlage 2: c. Bijlage 3: Enz. Indien echter op grond van een lager gerangschikt document hogere eisen aan de dienstverlening worden gesteld, gelden steeds de hogere eisen, tenzij in het hoger gerangschikte document is aangegeven, dat, en ten aanzien van welk specifiek onderdeel, van het lager gerangschikte document wordt afgeweken. In geval van strijdigheid tussen de bepalingen van deze overeenkomst en de bescheiden als opgenomen in het eerste lid, prevaleert deze overeenkomst.
Aldus opgemaakt en ondertekend in tweevoud te Breda, d.d. ………………… , gemeente Breda
, …………………….. ( naam bedrijf)
……………………………………
………………………………
