MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK

BUDAPESTI ÜGYVÉDI KAMARA

MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK AZ ARHITEL PROJEKT KERETÉBEN TERVEZETT KOMPLEX JOGÜGYLET-BIZTONSÁGI SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSÁHOZ a Budapesti Ügyvédi Kamara részére

2014. február 3.


2 / 76

MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK

Dokumentumkontroll

Projekt név:

Budapesti Ügyvédi Kamara Arhitel projekt

Dokumentum:

Működési modell és folyamatok az Arhitel projekt keretében tervezett komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatások nyújtásához

Verziókövetés Ver. szám

Ver. Dátum

Módosította

Leírás

File név

v0.6

2013.12.12.

Liszits Gergely A dokumentum átadása első körös véleményezésre

arhitel_mukodesi_konc epcio_v06.doc

v1.0

2014.02.03.

Liszits Gergely A dokumentum módosítása az 0.6-os verzió átadása óta bekövetkezett változások alapján

Arhitel_mukodesi_konc epcio_es_folyamatok_v 1.0.doc

Arhitel_mukodesi_koncepcio_es_folyamatok_v1 0_TELJIG


3 / 76


Tartalomjegyzék 1.

BEVEZETÉS

5

2. A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA 2.1 A működési koncepció tervezési alapegységei 2.2 A szolgáltatások, feladatok tervezett jövőbeli tartalmi változásai 2.3 A működési koncepció kialakításának sikerkritériumai 2.4 A működési koncepció kialakításakor vizsgált lehetőségek 2.4.1 Központosítás vagy decentralizáció 2.4.2 A feladatok működési egységekhez történő rendelése 2.4.3 A működési egységek szervezeti-működési formája 2.4.4 Tulajdonosi, irányítási jogok gyakorlása 3. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME ÉS SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁSOK 3.1 A KJÜB szolgáltatás terjedelme 3.2 A szolgáltatáshoz kapcsolódó szabályozói elvárások 3.3 Általános szervezeti-működési alapvetések 4. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA 4.1 A szolgáltatásban közreműködők bemutatása 4.2 Szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó folyamatok leírása 4.2.1 Biztonságicímke-logisztika és -készletkezelés 4.2.1.1 Biztonságicímke-logisztikával kapcsolatos alapvetések 4.2.1.2 Folyamat(ok) részletes leírása 4.2.1.2.1 Központi igénytervezés, igények felülvizsgálata 4.2.1.2.2 Készletfigyelés (ügynökségi, nyomdai, területi és országos készletszintek) 4.2.1.2.3 Ügynökségi gyártási megrendelés 4.2.1.2.4 Egyedi ügyvédi megrendelés nyomdától 4.2.1.2.5 Szállításra vonatkozó ügynökségi nyomdai megrendelés 4.2.1.2.6 Készletátcsoportosítási igények és rendelések teljesítése 4.2.1.2.7 Személyes átvétel ügyvéd által TÜK-ben 4.2.1.2.8 Biztonságicímke-átadás ügyvédek között 4.2.1.3 A közreműködők szerepe a logisztikával kapcsolatos folyamatokban 4.2.2 Biztonsági címke felhasználása, aktiválása 4.2.2.1 Biztonsági címke felhasználásával kapcsolatos alapvetések 4.2.2.2 A biztonsági címke felhasználásának részletes folyamata 4.2.2.3 A közreműködők szerepe a felhasználással kapcsolatos feladatokban 4.2.3 A szolgáltatás elszámolása 4.2.3.1 A biztonsági címke és szolgáltatás díjának elszámolását érintő alapvetések 4.2.3.2 Folyamat(ok) részletes leírása 4.2.3.2.1 Elszámolás nyomdával, logisztikai szolgáltatóval 4.2.3.2.2 Elszámolás ügyvéddel 4.2.3.3 A közreműködők szerepe az elszámolásban 4.2.4 Biztonsági címkék érvénytelenítése 4.2.5 Fel nem használt címkék visszaváltása

6 6 9 11 11 12 13 15 18 20 20 21 21 23 23 25 26 26 28 30 31 33 35 37 38 41 43 44 48 48 50 51 51 51 53 53 54 54 56 57



4.2.6 Készletleltározás (ügynökségi, területi, nyomdai, ügyvédi készletek) 4.2.7 Központi felhasználótámogatás 4.2.8 A szolgáltatás eredményeinek felhasználása 4.2.8.1 A szolgáltatás eredményének felhasználásához kapcsolódó alapvetések 4.2.8.2 A szolgáltatás eredményének felhasználásához kapcsolódó feladatok 4.2.9 Szolgáltatás továbbfejlesztéséhez kapcsolódó feladatok 4.2.10 A szolgáltatás jogi és szabályozási kereteinek kijelölése, módosítása 4.2.11 Az Ügynökség irányításával és működtetésével kapcsolatos feladatok 4.3 Ügynökség irányítási és koordinációs mechanizmusai 4.3.1 Szolgáltatásnyújtás „belső” szabályozási rendszere 4.3.2 Szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó döntési szintek 4.3.3 Folyamatokhoz kapcsolódó döntési és hatásköri lista 4.3.4 Ügynökségi szervezeti felépítés, hierarchia 5. NYITOTT KÉRDÉSEK 1. SZ. MELLÉKLET: FOLYAMATLISTA 2. SZ. MELLÉKLET: RÉSZLETES DÖNTÉSI-HATÁSKÖRI LISTA (DHL) 3. SZ. MELLÉKLET: ÜGYNÖKSÉG KÖTELEZŐ BELSŐ SZABÁLYOZÁSAI 4. SZ. MELLÉKLET: SZÁMVITELI ÉS ADÓJOGI ELEMZÉS

4 / 76


58 59 60 60 60 61 61 62 62 63 65 66 67 69 70 70 70 71



5 / 76


1. BEVEZETÉS A Magyar Ügyvédi Kamara (továbbiakban: MÜK) 2011 őszén az ügyvédek közreműködésével készülő okiratok és az ügyvédek közreműködésével zajló jogügyletek biztonságának növelését, és ezzel együtt az ügyvédi szakma közbizalmi szerepének erősítését célzó projekt (továbbiakban: Arhitel projekt) indításáról döntött. A projekt előkészítését a Budapesti Ügyvédi Kamara (továbbiakban: BÜK) vállalta fel. A projekt előkészítése a megvalósítási lehetőségek jogi, műszaki, pénzügyi elemzését célzó megvalósíthatósági elemzésével 20112012 fordulóján elkezdődött. 2013 őszén döntés született arról, hogy a mező- és erdőgazdasági hasznosítású föld tulajdonjogát érintő, ügyvédi ellenjegyzéssel készülő okiratokat biztonsági jellel (biztonsági címkével) kell ellátni, és a biztonsági jellel ellátott okiratokat nyilvántartásba kell venni 2014. május 1-től kezdődően. Döntés született arról is, hogy 2015. január 1-től az összes ügyvédi ellenjegyzéssel készülő okiratot és meghatalmazást el kell látni biztonsági jellel. A projekt keretében a kapcsolódó jogszabályok, szabályozói elvárások és szándékok figyelembevételével specifikálni kell, és be kell szerezni a tervezetten alkalmazandó biztonsági címkét, ki kell alakítani a címke nyilvántartásba vételét biztosító informatikai rendszert, valamint meg kell határozni a címke logisztikáját, aktiválását és elszámolását biztosító szolgáltatást és annak működését. (A feladatellátást biztosító tevékenységek összességét a továbbiakban komplex jogügylet biztonsági szolgáltatásként (vagy kjüb szolgáltatásként) hivatkozzuk. A jelen dokumentum célja, hogy az elvárások alapján meghatározza a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás működési koncepcióját és folyamatait, amely megalapozza a tárgyban készülő kamarai szintű és egyéb belső szabályzatok elkészítését azzal, hogy definiálja a szolgáltatásban közreműködők szerepét, leírja a kapcsolódó folyamatokat, és meghatározza a szolgáltatás irányítási és koordinációs mechanizmusait figyelemmel a kamarák részéről már végzett és tervezett szolgáltatások működésének optimális intézményi kereteire. A területi ügyvédi kamarák számos közfeladata mellé a közelmúlt törvénymódosításai újabb országos hatáskörű feladatokat, tevékenységeket rendeltek (pl. letéti nyilvántartás vezetése, mérlegbeszámolók fogadása, nyilvántartásba vétele). Tekintettel arra, hogy a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás működésének tervezését a többi területi kamarai feladat működéstervezése jelentősen befolyásolja, a doku dokumentum eredeti célja kiegészült a komplex jogügyletjogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó folyamatok bővebb műműködési környezetének vizsgálatával, és a területi kamarák által végzett legfontosabb tevé tevékenységekhez, feladatokhoz kap kapcsolódó működési koncepció meghatározásával.



6 / 76


2. A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA A területi ügyvédi kamarák számos közfeladata mellé a közelmúlt törvénymódosításai újabb feladatokat, tevékenységeket rendeltek. Ezek része az iratok biztonsági jellel történő ellátásához kapcsolódó feladatok, a letéti nyilvántartás vezetése, és a mérlegbeszámolók fogadása, nyilvántartásba vétele is. Az új kamarai tevékenységek egységes és hatékony ellátása, a kapcsolódó működési folyamatok eredményes működtetése kizárólag a területi kamarák és a Magyar Ügyvédi Kamara, valamint az ügyvédi társadalom érdekeivel összhangban, átgondolt működési környezetben biztosítható. A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás kialakításának első lépése ennek megfelelően a szolgáltatás tágabb működési környezetének tervezése, és ennek keretében a területi ügyvédi kamarai tevékenységek és szolgáltatások optimális működési koncepciójának kialakítása. A működési koncepciótervezés fő lépései az alábbiak: •

A működési koncepció tervezési egységeinek meghatározása (azaz a területi kamarák részéről már kezelt és tervezett szolgáltatáscsoportok számbavétele).

•

A modell szintű tervezési irányelvek és és alapvetések meghatározása a szabályozói, kamarai elvárásokra és tervezési egységenként az elkövetkező időszakban tervezett szolgáltatásfejlesztési elképzelésekre tekintettel.

•

A már működő és tervezett szolgáltatások esetében optimális szervezeti kereteket kereteket érintő alapelvek meghatározása.

A működési koncepció fenti értelmezése részben túlmutat az Arhitel működési koncepcióján, de irányai ka kappcsolódásokban és működési környezet szintjén meghatározóak az Arhitel optimális szervezetiszervezeti-működési modell modellje szempontjából. szempontjából. A Kamarai tevékenységek és szolgáltatások működési koncepciójával kapcsolatban számos alapvető kérdés eldöntésre vár (elsősorban a 2.4 A működési koncepció kialakításakor vizsgált lehetőségek fejezet alapvetéseivel kapcsolatban). A lenti fejezetekben összefoglalt elemzések célja, hogy meghatározza a kamarai tev tevéékenységek és szolgáltatások működési koncepcióját érintő legfontosabb kérdéseket, és megalapozza, előelőkészítse készítse koncepció véglegesítéséhez szükséges vezetői döntéseket. A végleges döntések meghozását kövekövemódosíítően a lenti fejezeteket, és a dokumentum további, részletes működéstervezést érintő fejezeteit is módos tani, véglegesíteni szükséges.

2.1 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ TERVEZÉSI ALAPEGYSÉGEI A működési koncepció tervezési egységeinek tekintjük a kamarai közfeladatokat és a kamarai közfeladatoktól elkülönítetten fejlesztett és üzemeltetett egyes fő szolgáltatáscsoportokat, már működő és tervezett gazdasági/vállalkozási tevékenységeket. A koncepcióban az alábbi tervezési egységekkel számoltunk.



7 / 76


Kamarai alapfeladatok

Országos szolgáltatások

Letétnyilvántartás szolgáltatások

KJÜB szolgáltatás (biztonsági jel)

Tudás alapú szolgáltatások

Számviteli beszámoló közzététele

Egyéb tevékenységek, szolgáltatások Tagnyilvántartás, kamarai ügyvitelügyvitel-támogatás szolgáltatások A kamarai alapfeladatokat és országos szolgáltatásokat kiszolgáló támogató feladatok 1. ábra - A működéstervezés tervezési alapegységei

Az alábbi táblázatban röviden részletezzük az egyes tervezési egységek szolgáltatásainak tartalmát. Tervezési Tervezési / működési egy egység Kamarai alapfeladatok alapfeladatok

Az adott egység tevékenység / szolgáltatás tartalma A kamara alapfeladatok a területi kamarák számára jogszabályban meghatározott alábbi közfeladatok:

Szabályozási, érdekképviseleti feladatok;

Közigazgatási hatósági tevékenységek végzése;

Köztestület irányítási, ellenőrzési feladatok.

Nem tartoznak a működéstervezés hatókörébe.


Tervezési Tervezési / működési egy egység Országos szol szolgáltatások


8 / 76


Az adott egység tevékenység / szolgáltatás tartalma A kamarák részéről már működtetett, illetve előkészítés alatt álló országos kiterjedésű szolgáltatások alatt az alábbiakat értjük:

Komplex jogügyletjogügylet-biztonsági szolgáltatások (Arhitel): (Arhitel) az Ütv. 25/A. és 25/B. §-ban meghatározott biztonsági jel és kapcsolódó iratnyilvántartás ügyvédek számára történő biztosításához kapcsolódó szolgáltatások.

Letétnyilvántartás szolgáltatás szolgáltatások ltatások (Depo§itív): az Ütv. 30.§ (1) bekezdésben meghatározott letétnyilvántartás vezetéséhez kapcsolódó szolgáltatások nyújtása az ügyvédeknek. A szolgáltatás később kiegészülhet a letétkezelési szolgáltatással is.

Számviteli beszámoló közzététele (Mérleg) (Mérleg): eg): Számviteli beszámolók beküldéséhez, nyilvántartásba vételéhez és közzétételéhez kapcsolódó szolgáltatások nyújtása az ügyvédeknek.

Tudás alapú szolgáltatások (Jogtudor): (Jogtudor): az ügyvédek számára hozzáférés biztosítása különböző jogi adatbázisokhoz. A szolgáltatás tervezetten további, jövőbeli tudásmegosztási szolgáltatással bővül ki a jövőben (pl. oktatások, továbbképzések szervezése és tartása).

Tagnyilvántartás, kamakamarai ügyvitelügyvitel-támogatás szolgáltatások (e(e-Lexiosz)

Része a tagnyilvántartás, a kamarai ügyvitel-támogatás tagdíjkezelés. A szolgáltatások nyújtását az e-Lexiosz fejlesztés támogatja (.hu és .bp). A rendszer egyéb országos szolgáltatások működéséhez is alapinfrastruktúrát biztosít.

Egyéb tevékenységek, szolgáltatások

Döntéstől függő egyéb, kamarai alapfeladatok közé nem tartozó tevékenységek (pl. ügyvédshop, kamarai, ügyvédi archívumok, módszertani központ, kutatócentrum, hirdetések, fénymásolás, stb.).

A kamarai alapfeladatoalapfeladatokat és országos szolgálszolgáltatásokat kiszolgáló tátámogató feladatok

A kamarai alapfeladatokat és országos szolgáltatásokat kiszolgáló tevékenységek közé értjük különösen az alábbi tevékenységeket:

Rendszerfejlesztési, rendszerüzemeltetési szolgáltatások;

Felhasználótámogatás (help desk, support, oktatás);

Informatikai és kommunikációs alapinfrastruktúra biztosítása;

Pénzügyi, számviteli szolgáltatások (számlázás, könyvelés, könyvvizsgálat, adótanácsadás)

Létesítménygazdálkodás (takarítás, karbantartás, portaszolgálat, ruhatár, stb.).



9 / 76


2.2 A SZOLGÁLTATÁSOK, FELADATOK TERVEZETT JÖVŐBELI TARTALMI VÁLTOZÁSAI A működési koncepció kialakítása során tervezési egységenként számba vettük a jogszabályokból, szabályozói elképzelésekből levezethető szolgáltatástartalmi változásokat, és azok megvalósulásának várható ütemezését (azaz a szolgáltatásbővítési terveket). Az alábbi táblázat az országos kiterjedésű szolgáltatások, a tagnyilvántartási szolgáltatás és az egyéb szolgáltatások esetében foglalja össze a szolgáltatásbővítési terveket1: Tervezési / műköműködési egy egység

Jelenleg meglévő meglévő ele elemek

Komplex jogügyletjogügyletbiztonsági szolgálszolgáltatások

Tervezett Tervezett szolgáltatásbővítés 2014

2015

A 2012-ben készült megvalósíthatósági tanulmány alapjain 2013 IV. negyedévében elindult a 2014.05.01-jével induló szolgáltatás kialakítása (előkészületek, fejlesztések).

2014 májusban indul a szolgáltatás (és nyilvántartás) a földtulajdont érintő okiratok tekintetében, a lebonyolítást végző szervezetnek eddig az időpontig kell felállnia. Az előkészítő feladatokat a BÜK végzi.

2015 januárjában a szolgáltatás kibővül a meghatalmazások és ellenjegyzett ügyvédi iratok okiratok teljes körére.

-

Letétnyilvántartás szolgáltatások

-

Kötelező letétnyilvántartás szolgáltatás fejlesztése várhatóan 2014. II. félévtől.

Kötelező letétnyilvántartás szolgáltatás 2015.01.01-jétől megkezdi működését.

A letétnyilvántartás szolgáltatás várhatóan 2016-2017-től kezdődően kiegészül a letétkezelési szolgáltatással is2.

Mérlegbeszámoló elektronikus letétletétbe helyezé helyezése

-

2015.01.01-jétől az ügyvédeknek elektronikusan kell beküldeni a kamarákhoz a számviteli beszámolókat. A szolgáltatás ennek az elektronikus benyújtásnak és letétbehelyezésnek a feltételeit fogja biztosítani.

-

-

1

Forrás: BÜK

2

Ezzel nem számolunk még a működési modell kialakításakor.

20162016-tól


Tervezési / műköműködési egy egység

Jelenleg meglévő meglévő ele elemek

Jogtudor és tutudásmeg dásmegosztás szolgáltatáscso szolgáltatáscsoport


10 / 76


Tervezett Tervezett szolgáltatásbővítés 2014

2015

20162016-tól

A BÜK jelenleg a JogtudorPlusz Kft-n keresztül működteti a szolgáltatást (ügyvédek számára jogi adatbázisokhoz való hozzáférés biztosítása).

2014 második félévétől kezdődően tervben van a szolgáltatások kiterjesztése az összes területi kamara vonatkozásában. 2014-től kezdődően a szolgáltatás további tudásalapú szolgáltatásokkal (pl. oktatások, továbbképzések) egészülhet ki.

2014-től kezdődően a szolgáltatás további tudásalapú szolgáltatásokkal (pl. oktatások, továbbképzések) egészülhet ki.

2014-től kezdődően a szolgáltatás további tudásalapú szolgáltatásokkal (pl. oktatások, továbbképzések) egészülhet ki.

Tagnyilvántartás, kama kamarai ügyvitelügyviteltámogatás szolgálszolgáltatások

A korábban is működő, BÜK-öt kiszolgáló e-Lexiosz.bp szolgáltatás mellett 2014 januárjáig elindult a többi területi ügyvédi kamarát kiszolgáló tagnyilvántartás szolgáltatás (eLexiosz.hu).

2014 januárjától országos szinten elérhetők az e-Lexiosz.hu szolgáltatásai. 2014ben az e-Lexiosz.hu és e-Lexiosz.bp párhuzamosan működik, így együttesen szolgálják ki a területi kamarák tagnyilvántartással, authentikációval és ügyvitel-támogatással kapcsolatos feladatait.

Az e-Lexiosz.hu 2014ben kialakításra kerülő új verziója tervezetten 2015.01.01-jével indul, amely országos szinten lesz képes szolgáltatni kamarai ügyviteli szolgáltatásokat. (Ezzel párhuzamosan kivezetésre kerül az e-Lexiosz.bp).

Nem lesz releváns változás a szolgáltatásban.

Egyéb tevékenysétevékenységek, szolgáltatá szolgáltatások

A BÜK jelenleg is végez különböző kis értékű gazdasági tevékenységeket (pl. szárazbélyegzőkészítés, ügyvédi igazolvány pótlása, terembérbeadás, fénymásolás, hirdetések, stb.)

2014-től kezdődően döntéstől függően egyéb kiegészítő tevékenységek is elindulhatnak (pl. ügyvédshop, kamarai, ügyvédi archívumok, módszertani központ, kutatócentrum, stb.).



A kamarai alapfeladatokat és országos szolgáltatásokat kiszolgáló támogató feladatok: feladatok a kiszolgáló tevékenységek esetében a jelenleg végzett pénzügyi számviteli, informatikai üzemeltetési és fejlesztési, valamint létesítménygazdálkodási feladatok (beleértve: takarítás, karbantartás, portaszolgálat, ruhatár, stb.) mellett tevékenységi kör bővülésével nem számolunk, viszont a feladatvolumen és ennek következtében a kiszolgáló feladatok ellátásának kapacitásigénye a fenti táblázatban szereplő szolgáltatásbővítésekkel párhuzamosan növekedni fog.



11 / 76


2.3 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ KIALAKÍTÁSÁNAK SIKERKRITÉRIUMAI A korábbi fejezetekben bemutatott tevékenységek és szolgáltatások (tervezési egységek) figyelembe vételével, olyan működési koncepció kialakítása volt a cél, amely biztosítani tudja az alábbi célok teljesülését: •

Törvényi kötelezettségeknek való megfelelés: a kialakítandó működési struktúra biztosítsa a törvényi kötelezettségeknek történő megfelelést a kötelezettségek hatályba lépésének idejére.

•

Egységesség: Egységesség: a kialakítandó működési struktúra biztosítsa a szolgáltatások országosan egységes működését.

•

Biztonság: a kialakítandó működési struktúra biztosítsa az adatok biztonságos kezelését, ügyvédi titok védelmét és a folyamatos ellátásbiztonság fenntartását a különböző szolgáltatások tekintetében.

•

Költséghatékonyság: a kialakítandó működési struktúra ne jelentsen vállalhatatlan terhet kamaráknak, ügyvédeknek. A működés a lehető legkorábbi időponttól kezdődően tartsa fent magát, és biztosítsa a fokozatos kiterjeszthetőséget.

•

Adófizetési kötelezettségek optimalizálása: a működési struktúra biztosítsa, hogy az érintettek (TÜK, ügyvédek) adófizetési kötelezettségének optimális szintjét az adókockázatok kiküszöbölése mellett.

•

Beruházások megtérülése: megtérülése: a működési struktúra biztosítsa a beruházások és nem beruházási célú induló finanszírozás bevételekből történő visszatéríthetőségét a finanszírozó szervezet számára a lehető legrövidebb időn belül.

•

Átláthatóság: a működési struktúra biztosítsa a működés gazdasági átláthatóságát és ennek keretében a kamarai alapfeladatok és gazdasági tevékenységek egyértelmű szétválasztását. Átlátható működési struktúra, döntési és irányítási keret jöjjön létre minden működési (tervezési) egység tekintetében.

•

Bevételek célhoz kötött felhasználásának felhasználásának biztosítása: biztosítása: a működési struktúra biztosítsa a működési eredmény meghatározott szempontok és felhasználási elvek szerinti felhasználását.

•

Magasabb (ügyvédi és kamarai) szolgáltatási színvonal, ügyfélbiztonság: ügyfélbiztonság: a működési struktúra kialakítása biztosítsa a szolgáltatások magasabb színvonalú ellátást.

•

Szolgáltatási struktúra továbbfejlesztése: a működési struktúra biztosítsa a szolgáltatási struktúra jövőbeli fejlesztési elképzeléseinek megvalósítását, a működés ennek megfelelően történő rugalmas módosításának lehetőségét.

2.4 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ KIALAKÍTÁSAKOR VIZSGÁLT LEHETŐSÉGEK A működési koncepció kialakításakor az alábbi legfontosabb vizsgálati szempontok mentén történt meg a fenti célokkal összhangban lévő működési lehetőségek vizsgálata: •

Központosítás vagy decentralizáció: decentralizáció milyen tevékenységre célszerű központi szervezeti egységet létrehozni, és melyek a decentralizáltan hatékonyabban működtethető tevékenységek?



12 / 76


•

Tevékenységek és szolgáltatások működési egységekhez történő rendelése, rendelése azaz annak meghatározása, hogy a korábbi fejezetekben összefoglalt, működéstervezés hatókörébe tartozó feladatok optimális ellátásához milyen működési egységek hozatók létre, hogyan célszerű a tevékenységeket a jelenlegi és kialakítandó működési egységek között felosztani. Ehhez kapcsolódóan vizsgálandó az eszközök, jövőbeli fejlesztések és emberi erőforrások működési egységek közötti megosztásának elve.

•

SzervezetiSzervezeti-működési forma kiválasztása: a korábbi fejezetekben összefoglalt, működéstervezés hatókörébe tartozó feladatokat ellátó működési egységeknek milyen szervezeti vagy társasági formában célszerű működni.

•

Tulajdonosi struktúra, irányítási modell modell kiválasztása: a kialakítandó működési egységeket milyen tulajdonosi szerkezettel és irányítási struktúrával célszerű létrehozni?

A lenti fejezetekben összefoglalt elemzések célja, hogy meghatározza a kamarai tevékenységek és szolgáltaszolgáltatások működési koncepcióját érintő legfontosabb kérdéseket, és megalapozza, előkészítse koncepció véglevéglegesítéséhez szükséges vezetői döntés döntéseket. eket. A végleges döntések meghozását követően a lenti fejezete fejezet eket, ntés szüksééés a dokumentum további, részletes működéstervezést érintő fejezeteit is módosítani, véglegesíteni szüks ges.

2.4.1 KÖZPONTOSÍTÁS VAGY DECENTRALIZÁCIÓ A korábbi fejezetekben meghatározott feladatok ellátásával kapcsolatban az egyik legfontosabb cél az egységesség: a különböző országos szolgáltatásokkal kapcsolatos alapvető elvárás, hogy minden megyében ugyanúgy működjenek. Az egységes működés leghatékonyabban központi szabályozással, ellenőrzéssel, beszerzéssel, logisztikával, elszámolással, felhasználótámogatással és az ezeket a feladatokat végző központi szervezeti egység felállításával biztosítható. A központi szervezeti egység létrehozásának nyilvánvaló előnyei az alábbiak: •

Egységes irányítás, működés, kommunikáció, szabályok betartása könnyebben biztosítható;

•

Költséghatékony, a feladatok ellátásához szükséges termékek és szolgáltatások beszerzése olcsóbban biztosítható;

•

A feladatok ellátásához szükséges folyamatokat csak egy helyen kell működtetni, ezzel csökkenthető a decentralizált szervezeti egységekben a feladatok ellátásához kapcsolódóan szükséges emberi erőforrásigény;

•

A feladatok ellátásához szükséges tudás egy központi szervezeti egységnél könnyebben menedzselhető.

A központi működési egység létrehozásának hátrányai: •

A központi működési egység felállítása jelentős szervezési feladatot és költséget jelent;

•

A központi működési egység felállítása esetén meg kell oldani a kamarák tulajdonosi-irányítási jogainak közös gyakorlását, ami bonyolultabb irányítási modellt, mélyebb szervezeti struktúrát és nagyobb emberi erőforrás költségeket feltételez;

•

A központi működési egység létrehozása esetén meg kell oldani a bevételek és működés költségek területi kamarák közötti felosztását, és ennek rendszeres elszámolását.



13 / 76


A fenti szempontokat és a jogalkotói elvárásokat mérlegelve a korábbi fejezetekben meghatározott, működéstervezés hatókörét érintő feladatok ellátására központi működési egység, azaz központi, kamaraközi szervezeti egység vagy gazdasági gazdasági tár társaság létrehozása javasolt. javasolt

2.4.2 A FELADATOK MŰKÖDÉSI EGYSÉGEKHEZ TÖRTÉNŐ RENDELÉSE A működési koncepció készítésekor a feladatok működési egységek közötti felosztásával kapcsolatban az alábbi elvárások, szempontok fogalmazódtak meg: •

•

egy működési egységben célszerű végezni azokat a feladatokat, amelyek o

érintetti köre egységes (pl. minden területi kamarát érintő vagy törvényben számukra előírt feladatok);

o

esetében a szolgáltatások célcsoportja, végső felhasználója azonos vagy hasonló (pl. ügyvédek);

o

esetében az alapfeladat azonos (szolgáltatások közvetítése, szakmai irányítása);

o

szabályozását, irányítását egységes elvek szerint kell biztosítani (pl. MÜK által);

o

irányítása és operatív vezetése a feladatok, szolgáltatások kiemelt jelentősége okán dedikált erőforrásokat igényel;

o

bevezetésének ideje közel egy időpontra esik;

o

beruházásigényesek, ezért források biztosítását igénylik a kamarák részéről.

külön működési egységbe célszerű szervezni azokat a tevékenységeket, amelyek o

kiszolgáló, támogató vagy a szolgáltatások alapinfrastruktúrájának biztosításához kapcsolódó feladatok;

o

tulajdonosi háttere előzőektől különböző (csak egy kamarát vagy a kamarák egy részét érintő);

o

a fenti feladatok támogatásán túl a kamarai alapfeladatok kiszolgálását is biztosíthatják;

o

elsősorban emberi erőforrásigényes és nem beruházásigényes feladatok, ezért elsősorban nem beruházást, hanem emberi erőforrások biztosítását (átcsoportosítását) igénylik.

Fenti szempontok mérlegelésével a Budapesti Ügyvédi Kamara döntést hozott arról, hogy a működéstervezés tervezési alapegységeit két jól elkülöníthető működési egységre javasolja felosztani az alábbiak szerint: 1. Működési egység (továbbiakban „Ügynökség”):: célja az alábbi országos szolgáltatások nyújtása szolgáltatás szolgáltatásközvetí tásközvetítő, közvetítő, és szakmai irányító irányító szerepben a kamaráknak és a kamarák nevében az ügyvédeknek. 2014-2015-ben induló szolgáltatásportfoliója az alábbi elemekből fog állni: o

Letétnyilvántartás szolgáltatások (Depo§itív);

o

Komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatások (Arhitel);

o

Számviteli beszámoló közzététele (Mérleg);

o

Tudás alapú szolgáltatások (Jogtudor).



14 / 76


Az Ügynökségnél realizálódnak az országos szolgáltatásokból származó bevételek és kiadások, beleértve a szolgáltatásokhoz kapcsolódó eszközökre és immateriális javakra irányuló beruházásokat is. 2. Működési egység (továbbiakban Szolgáltató központ): célja az Ügynökség (valamint a BÜK és később egyéb területi kamarák tervezésben nem érintett kamarai alapfeladataihoz kapcsolódó) kiszolgáló tevékenységeinek ellátása, így különösen: o

pénzügyi, számviteli feladatok;

o

informatikai üzemeltetési feladatok;

o

informatikai fejlesztések koordinálása;

o

felhasználótámogatási feladatok;

o

létesítménygazdálkodási feladatok ellátása.

A Szolgáltató központ feladatai közé tartozik az országos szolgáltatásokhoz kapcsolódó alapinfrastruktúra részeként az egységes tagnyilvántartási szolgáltatás biztosítása az 1. Működési egység és a területi kamarák számára. A feladatok kamarai alapfeladatoktól történő egyértelmű elválasztása érdekében a Szolgáltató központ feladatai közé tartoznának a döntéstől függő egyéb tevékenységek is (pl. ügyvédshop, kamarai, ügyvédi archívumok, módszertani központ, kutatócentrum, hirdetések, fénymásolás, stb.). A Szolgáltató központban kiszolgáló apparátus kerül létrehozásra. A kiszolgáló feladatokhoz kapcsolódó szoftverekre és műszaki berendezésekre irányuló beruházások szintén a Szolgáltató központban merülnek fel. A Szolgáltató központ szolgáltatási díjat számláz ki az Ügynökségnek, valamint a BÜK-nek és egyéb területi kamaráknak az elvégezett kiszolgáló tevékenységek után.

Az alábbi áttekintő ábra a fenti működési egységeket, és ezek alapvető feladatait szemlélteti:



1. Működési egység: Ügynökség

2. Működési egység: Szolgáltató központ

Tulajdonos: BÜK, TÜK, MÜK

Tulajdonos: BÜK

Kamarai feladatok végzése a TÜK helyett, szolgáltatások közvetítése

Kiszolgáló tevékenységek ellátása

Komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás

Alapinfrastruktúra és tagnyilvántartás szolgáltatás (e-Lexiosz)

Számviteli beszámoló (befogadás, közzététel)

Kamarai és ügynökségi kiszolgáló funkciók (pénzügy, számvitel, informatika, létesítménygazdálkodás)

Letétbejelentés és -nyilvántartás

Fejlesztések koordinálása, projektek irányítása

Tudás alapú szolgáltatások

Döntéstől függő egyéb tevékenységek (pl. ügyvédshop)

15 / 76


2. ábra - Tervezési egységek felosztása működési egységek között

A működési koncepcióval összhangban javaslat született arra is, hogy az egyes működési egységekhez biztosítani kell az annak keretében végzett tevékenységek ellátásához szükséges (meglévő, fejlesztés alatt álló vagy tervezett) eszközállományt és emberierőforrás-állományt is. Továbbá, célként fogalmazódott meg, hogy a jövőben a tervezett szolgáltatásfejlesztések azon működési egységek koordinációjában valósulhassanak meg, amelyekhez azok kapcsolódni fognak.

2.4.3 A MŰKÖDÉSI EGYSÉGEK SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI FORMÁJA A tervezett működési egységek működését alapvetően befolyásolja, hogy azok kamarai kereteken belül vagy azon kívül, gazdasági társaságként vagy nem gazdasági társaság formájában kerülnek létrehozásra. Ennek megfelelően a fejezet objektív szempontok mentén összehasonlítja a tervezett működési egységek működési formájával kapcsolatos egyes alternatívákat. A működési egységek szervezeti-működési formájával kapcsolatban az alábbi szempontok vizsgálata kiemelt fontosságú: •

valamelyik kamara részeként (azaz egy köztestületi szervezeti egységként) vagy a kamaráktól elkülönült gazdálkodási-jogi egységként célszerű az előző fejezetben meghatározott működési egységeket létrehozni;

•

ha a működési egységek külön gazdálkodási-jogi egységként kerülnek létrehozásra, mi legyen annak formája: o

gazdasági társaság vagy nem;


o


16 / 76


ha gazdasági társaság, akkor milyen társasági formában.

A működési egységek külön gazdálkodási-jogi egységként, de nem gazdasági társasági formában történő létrehozásával kapcsolatban a 2011-2012-ben készült megvalósíthatósági elemzés keretében történtek vizsgálatok (konkrétan a polgári jogi társaságként és a köztestületi költségvetési szervként történő működéssel kapcsolatban), ezek a működési formák már akkor elvetésre kerültek. Ennek megfelelően, az elemzésben a kamara részeként történő működéssel és a gazdasági társaságként történő működéssel foglalkozunk. A fenti szempontokkal összhangban megvizsgáltuk a tevékenységek legegyértelműbb elhatárolását biztosító gazdasági társaság(ok) létrehozása mellett és ellen szóló érveket34. Az értékelés összefoglaló megállapításait az alábbi táblázat tartalmazza:

Értékelési szempontok

Érvek

Ellenérvek

2015-től biztosan 60% fölé nő a gazdasági tevékeny- ségből származó bevétel aránya a területi kamarai bevételen belül, és ezzel a teljes tagdíjbevétel tagdíjbevétel után is adózni kell (társasági adó). Ez akár évi 5050-60 millió Ft többlet adófizetési kötelezettséget jelenthet. (Civil tv. 2.§ (7)).

Számviteli és adózási szempont5

Az ügyvédeknek nyújtott közfeladati szolgáltatások terén is el kell kerülni annak látszatát, hogy azt bárki szjaszja-köteles jövedelemnek próbálja minősíteni az ügyvédek oldalán. (Szja. tv 7. § (1) d). Az ügyvéd a kamarával közjogi viszonyban van, és az Ütv. A kamara feladatai és bevételei között semmilyen jogi kapcsolatot nem teremt, a kereskedelmi jogban szocializálódott adószakma (és közte az adóhatóság) „reflexből” más álláspontra is helyezkedhet. (Szja. tv 7. § (1) d). Áfa-arányosítás következtében akár 80 millió Ft áfa veszteséget szenvedhet el a kamara 2014-ben, abból adódóan, hogy a gazdasági és nem gazdasági tevékenységhez kapcsolódó beruházásai és költségei nem lesznek egyértelműen szétválaszthatók. A kamara részeként létrehozott ügynökségi működés esetén könyvvizsgálni kell a kamara teljes tevékenysétevékenysé-

3 Külön nem elemezzük a feladatok kamarán belüli végzésével kapcsolatos érveket és ellenérveket, mert ezek a táblázatban írt, gazdasági társasággal kapcsolatos érvekből és ellenérvekből következnek. 4 Az összehasonlító elemzésben feltételeztük, hogy az Arhitel és Depo§itív szolgáltatásokat gazdasági tevékenységnek és nem közfeladatnak minősülnek, és ennek megfelelően adóznak. 5

A számviteli és adózási szempontok részletes vizsgálati eredményeit a 4 sz. melléklet: Számviteli és adójogi elemzés melléklet tartal-

mazza


Értékelési szempontok


Érvek

17 / 76


Ellenérvek

gét (azaz a nem gazdasági tevékenység részét is). Átláthatóbb működés, működés egyértelmű munkamegosztás, A kamarán belül végzett tevékenységek esegazdasági (vállalkozói) tevékenységek és közfeladatok tén a gazdasági tevékenységek egyszerűbb, egyértelmű szétválasztása. laposabb és egységesebb irányítása irányítás valósulhatna meg, mint egy különálló társaságokFókusz az alaptevékenységeken: alaptevékenységeken a Kamara irányítása ban. mentesül a nem alaptevékenységhez tartozó tevékenységekkel kapcsolatos operatív irányítási, vezetési feladatoktól.

Irányítás, átláthattóátlátha ság

Kiszolgáló tevékenységek kiszervezése kikényszeríti Kiszervezési és cégalapítási költségek meazok transzparens és költséghatékony működtetését. rülnek fel, valamint kis mértékben magasabb lesz a tevékenységek működtetési költségei A kiszervezés adózási szempontból ideálisabb műköműkö(pl. szükség lesz felügyelőbizottságra, ügyvedési struktúra kialakítását teszi lehetővé. zetőkre, stb.).

Költségek

Kamarán belül végzett tevékenységnél nagyobb emberi erőforrásigény, „mélyebb” szervezet. Az Ütv. 130/B. §. (5) bekezdésében a jogalkotó külön lehetőségként nevesíti, hogy a letétkezelési és biztonsági jellel kapcsolatos feladatok ellátására gazdasági társaságot hozhatnak létre a területi kamarák. kamarák

Jogalkotói elvárás

A fenti értékelés alapján megállapítható, hogy a gazdasági (vállalkozási) tevékenységek a BÜK BÜKÜK-től jogilag, gazdálkodásilag független működési egységekben egységekben (gazdasági társaságokban) történő végzése jelentős adóadókockázatoktól mentesíti mentesíti a ka kamarákat marákat és jelentősen növeli azok gazdasági átláthatóságát. átláthatóságát.

A gazdasági társaságként működő működési egységek konkrét gazdasági társasági formájával kapcsolatosan a zártkörűen működő részvénytársaság és a korlátolt felelősségű társaság merült fel lehetőségként. A lehetőségeket mérlegelve a BÜK a működési egységek társasági formájával kapcsolatban az alábbi javaslatot fogalmazta meg: •

Ügynökség: zártkörűen működő részvénytársaságként történő működés. Ennek indokai: o

A zrt-nek a kft-vel szemben nagyobb presztízsértéke van, ami az Ügynökség által ellátott feladatok (erősen közbizalmi) jellegéhez és a várható bevétel nagyságrendjéhez jobban illeszkedik;

o

A zrt-ben a kft-vel szemben komplexebben szabályozható a tulajdonlás és a társaságirányítás, valamint az ellenőrzés kérdése, lényegesen szerteágazóbb ennek eszközrendszere (igazgatóság, felügyelő bizottság, részvényesek közötti viszony jobban szabályozható, stb.);


•


18 / 76


o

A magasabb jegyzett tőke követelmény és ezzel együtt a felelősségvállalás magasabb szintje erősíti a társasággal szembeni bizalmat;

o

Működési struktúrája, irányítási és ellenőrzési szervezetrendszere biztosítja a gazdasági átláthatóság legmagasabb szintjét;

o

Az eredmények felosztása, illetve célhoz kötött felhasználása, valamint a beruházások és működési költségek miatt felmerülő finanszírozás megtérítése a részvénystruktúrán és irányítási funkciókon, szavazati jogokon keresztül kifinomultan gyakorolható, biztosítható.

Szolgáltató központ: központ: korlátolt felelősségű társaságként történő működés. Ennek indokai: o

Egyszerű alapítás és működtetés: nincs szükség nagy létszámú igazgatóság vagy felügyelőbizottság felállítására (de ha az ellenőrzés, traszparencia miatt szükséges, akkor lehetőség van rá);

o

Alacsonyabb létrehozási és fenntartási költségek.

o

Tulajdonosi és irányítási jogok megfelelő módon gyakorolhatók.

2.4.4 TULAJDONOSI, IRÁNYÍTÁSI JOGOK GYAKORLÁSA Az Ügynökség működési egység esetében a tulajdonosi, irányítási jogok gyakorlása a tulajdonosi célokkal és elvárásokkal összhangban kidolgozott tulajdonosi struktúrán (részvénystruktúrán) és ezen alapuló szavazati jogokon keresztül történik. A tulajdonosi struktúrával és irányítási jogokkal kapcsolatosan az alábbi szempontok, megrendelői elvárások fogalmazódtak meg: •

Az Ügynökségben tulajdonosnak kell lenni az országos szolgáltatások nyújtásában érintett összes területi kamarának és a Magyar Ügyvédi Kamarának.

•

A tulajdonosi struktúrának (részvénystruktúrának) tükrözni kell a tulajdonos területi kamarák közötti taglétszámbeli és a szolgáltatásokból származó egyes kamarákat érintő várható bevételek közötti különbségeket.

•

A tulajdonosi struktúrának (részvénystruktúrának) biztosítani kell a kezdeti beruházások finanszírozásának visszatérítését a finanszírozó (feltehetőleg BÜK) számára.

•

A tulajdonosi struktúrának (részvénystruktúrának) biztosítani kell a MÜK jogait a vezető tisztségviselők kinevezésében és egyéb stratégiai döntésekben (pl. eredmény célhoz kötött felhasználása) történő érdekérvényesítésre.

•

A tulajdonosi struktúrának (részvénystruktúrának) biztosítani kell a területi kamarák jogait a vezető tisztségviselők kinevezésében és egyéb stratégiai döntésekben (pl. eredmény célhoz kötött felhasználása) történő érdekérvényesítésre.

•

A tulajdonosi struktúrának (részvénystruktúrának) biztosítani kell a szolgáltatásnyújtás eredményéből származó osztalék tulajdonosok közötti igazságos felosztását (az egyes tulajdonosok által termelt bevétel arányában).

•

A Szolgáltató központ kizárólagos tulajdonosa annak indulásakor a Budapesti Ügyvédi Kamara kell, hogy legyen.



19 / 76


A részvénystruktúra kialakítása, meghatározása nem képezi a dokumentum hatókörét, azt az ügynöksé ügynökségi 6 részvénystruktúráról készített koncepció koncepció és az Ügynökség alapszabályalapszabály-tervezete tartalmazza. Ennek megfelelően ennek a vizsgálati szempontnak a részletes kifejtésétől az elemzésben eltekintünk. Ezzel együtt befolyásolja az Ügynökséghez kapcsolódó irányítási, döntési szintek, szerepkörök meghatározását, így a dokumentum későbbi fejezetében a kapcsolódó javaslatokat figyelembe vettük.

6 BÜK belső feljegyzés Összefoglaló az Arhitel Zrt. által kibocsátható részvényfajták és részvényosztályok maximális mennyiségével kapcsolatban tárgyban.



20 / 76


3. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME ÉS SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁSOK A dokumentum következő fejezeteiben a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó működés sajátosságaival, folyamataival, döntési és irányítási hatásköreivel foglalkozunk.

3.1 A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás tervezett fejlesztések legfontosabb célja az ügyvéd által nyújtott jogi szolgáltatások biztonságának növelése első körben (várhatóan 2014. májusától) a termőfölddel, második körben (várhatóan 2015. januárjától) pedig az összes ügyvédi ellenjegyzéssel készülő okirat vonatkozásában. Ennek keretében cél •

az ügyvédi közreműködéssel készülő okiratok biztonságának (jogszerűség, hitelesség, hamisíthatatlanság) növelése, az iratokkal kapcsolatos visszaélések számának visszaszorítása;

•

az ügyvéd jogosultságának kötelező, folyamatba épített ellenőrzésével a jogosulatlan iratkészítés visszaszorítása;

•

fentieken keresztül az ügyvédi közreműködéssel folyó jogügyletek általános biztonságának, az ügyfelek (hatóság) biztonságérzetének javítása;

•

és az ügyvédek közbizalmi szerepének erősítése.

A tervezett fejlesztések célja továbbá, hogy a jogbiztonságba, ügyvédi szolgáltatásokat érintő minőségbiztosításba, minőségfejlesztésbe visszaforgatandó forrásokat biztosítson az alábbi célok és feladatok megvalósítása révén: •

valódi ügyfélfedezet, biztosíték az ügyfelek esetleges kárigényeinek jobb kielégítésére;

•

a papír alapú és elektronikus ügyvédi okiratok biztonságosabb megőrzésének támogatása,

•

az ügyféltitkokat jobban megóvó ügyvédi adatbiztonság támogatása;

•

ügyvédek folyamatos továbbképzésének biztosítása;

•

az ügyvédek piaci helyzetének megerősítése, versenyképességük javítása;

•

a joghoz való társadalmi hozzáférés javítása (kirendelt védői és népügyvédi jogi segítségnyújtásban való esetleges közreműködés).

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás a fejlesztések első fázisában közvetlenül a fizikai iratbiztonságot megtestesítő biztonsági címkére, valamint a biztonsági címkével ellátott iratok elektronikus aláírással és időbélyeggel biztosított nyilvántartására, és az ehhez kapcsolódóan biztosított lekérdezési szolgáltatásra terjed ki. Közvetetten a szolgáltatás részének tekinthetők a szolgáltatásból származó eredményből finanszírozott ügyfélbiztonsági, ügyvédi minőségbiztosítási és minőségfejlesztési szolgáltatások is. A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás címzettje közvetlenül az ügyvéd, ügyvéd azonban, mivel a magasabb jogügyletbiztonság előnyeit végsősoron az ügyvédi jogi szolgáltatás ügyfele élvezi, a szolgáltatás közvetett címzettje a jogügyletben érintett ügyfél. ügyfél A jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtása a törvény rendelkezéseinek megfelelően a területi ügyvédi kamara feladata.



21 / 76


3.2 A SZOLGÁLTATÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁSOK A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásának és az ehhez kapcsolódó biztonsági címke alkalmazásának kötelezettségét az Ütv. és az Inytv. határozza meg: •

Az Ütv. 12. § (2) bekezdése a területi ügyvédi kamara közfeladatai között meghatározza, hogy az az ügyvédi tevékenységgel összefüggő jogügyletek biztonságával kapcsolatos feladatokat lát el.

•

Az Ütv. 25/A. §-a és az Inytv. 32. § (4) bekezdése előírja, hogy ügyvéd által készített termőföld tulajdonjogát érintő jogügyletekben ügyvédi ellenjegyzéssel készített okiratokhoz ellenjegyzéséhez a Magyar Ügyvédi Kamara a szabályzatában meghatározott biztonsági címkét kell használni.

•

Az Ütv. 25/A. §-a meghatározza a biztonsági címkék ügyvédek közötti átadásának feltételeit.

•

Az Ütv. 25/B. §-a meghatározza a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásban érintett, biztonsági címkével ellátott iratok nyilvántartásba vételi kötelezettségét, a nyilvántartás tartalmát, előírja a nyilvántartás vezetésének szabályait.

•

Az Ütv. 107. (1) bekezdés h) pontja rendelkezik arról, hogy a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó szabályok megtartásának ellenőrzését a területi kamara elnöke rendelheti el.

•

Az Ütv. tervezetének 112. § (1) bekezdés p) pontja rendelkezik a biztonsági jel gyártásával, beszerzésével, rendelkezésre bocsátásával, kezelésével, felhasználásával, a biztonsági jel felhasználásának nyilvántartásával, a biztonsági jel ellenértékének megfizetésével és nyilvántartásával, valamint az ezekkel összefüggő kamarai feladatok ellátásával kapcsolatos részletes szabályok kiadásáról, valamint a biztonsági jel és kapcsolódó szolgáltatás árának meghatározásának jogosultjáról.

•

Az Ütv. tervezetének 130/B. § (5) bekezdése felhatalmazást ad arra, hogy a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatás nyújtásához a területi kamarák és a Magyar Ügyvédi Kamara különálló kamaraközi szervezetet hozzon létre gazdasági társaság formájában.

3.3 ÁLTALÁNOS SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI ALAPVETÉSEK A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás szervezeti és működési modelljének, valamint részletes folyamatainak kialakítását jelentősen befolyásolják a kamarai tevékenységek és szolgáltatások koncepcionális kérdései (részletesebben lásd a 2 A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA fejezetben). Tekintettel arra, hogy a kamarai tevékenységek és szolgáltatások hivatkozott fejezetben leírt koncepciójával kapcsolatban számos kérdés eldöntésre vár mér, a részletes működéstervezést érintő fejezetekben a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás tágabb környezetét érintő koncepcionális kérdésekkel kapcsolatban feltételezésekkel éltünk. Az alábbi felsorolás a részletes működéstervezés során alapvetésként figyelembe vett feltételezéseket, elvárásokat tartalmazza (figyelemmel a korábbi kamarai döntésekre, elvárásokra, irányelvekre, javaslatokra). •

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtása az ügyvédeknek a területi ügyvédi kamarák feladata. Ezzel együtt, a szolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátására a területi kamarák és a MÜK külön központi szervezetet hoznak létre.

•

A szolgáltatást nyújtó szervezet a területi kamarák nevében nyújtó kamaraközi szervezet gazdasági társasként fog létrejönni (Ügynökség). A gazdasági társaság tagjai (tulajdonosai) a területi kamara, és a MÜK lesznek.



22 / 76


•

A gazdasági társaságot zártkörűen működő részvénytársaság formájában kell létrehozni. A gazdasági társaságnak mindegyik területi ügyvédi kamara és a MÜK is részvényese lesz.

•

Az Ügynökség operatív irányítására igazgatóság jön létre, amelyben a területi kamarák és a MÜK is részt vállal. Az igazgatóságba a MÜK egy, a területi kamarák régiónként 1-1 tagot delegálnak. Az igazgatóság elnökét a legnagyobb szolgáltatási bevételt adó területi kamara delegálja.

•

A napi operatív vezetési feladatokat az Ügynökségnél munkaviszonyban álló vezérigazgató látja el.

•

Alapelvárás olyan szervezeti és működési keretek kialakítása, amely minimalizálja a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó ügyvédeket és területi kamarákat érintő adminisztratív terheket;

•

Bár az Ütv-ban a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás közfeladatként történő nyújtása utalásként megjelenik, nem cél, hogy az Ügynökség – az ezzel kapcsolatos adóelőnyök kihasználása érdekében – a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatást közfeladatként nyújtsa.

•

A MÜK szabályzatban rendelkezik a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás eredményeinek felhasználásával kapcsolatos elvekről. A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás eredményének felhasználásánál elsődlegességet élvez a működési és beruházási költségek megtérítése (ezen költségek megtérítéséig nem lehet a kijelölt minőségbiztosítási, minőségfejlesztési célokra költeni).

•

Az Ügynökség a területi kamarák nevében az Üt. alapján eljáró szakmai tevékenységirányító és szolgáltatásközvetítő szervezetként kerül létrehozásra, amely magában foglalja az Arhitelhez, Depo§itívhoz, Jogtudorhoz (Tudás) és Számviteli beszámoló beküldéséhez (Mérleg) kapcsolódó szolgáltatásokat. Az Ügynökségnél realizálódnak a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásból származó bevételek, és hozzá kerülnek az általa nyújtott szolgáltatásokhoz közvetlenül kapcsolódó eszközök, beruházások.

•

Az Ügynökség kiszolgáló tevékenységeinek ellátását egy gazdasági társaságként létrehozott ún. Szolgáltató központ fogja végezni. A Szolgáltató központ magába foglalja a kamarai és ügynökségi (cégcsoporti), kiszolgáló funkciókat (tagnyilvántartási, pénzügyi, számviteli, létesítménygazdálkodási, informatikai és felhasználó támogatási tevékenységek), a fejlesztési projektek koordinációját, irányítását, valamint döntéstől függő egyéb feladatok ellátását. A Szolgáltató központhoz kerül az érintett kiszolgáló tevékenységeket jelenleg a BÜK-ben ellátó emberierőforrás-állomány, valamint a kiszolgáló feladatokhoz kapcsolódó szoftverek, műszaki berendezések. A Szolgáltató szolgáltatási díjat számláz ki az Ügynökségnek, a BÜK-nek és a TÜKöknek az elvégezett kiszolgáló tevékenységek után.

A kamarai te tevékenységek és szolgáltatások hivatkozott fejezetben leírt koncepciójával kapcsolatos végleges döntések alap alapján el kell végezni a lenti fejezetek felülvizsgálatát felülvizsgálatát és szükség szerinti módosítását is.



23 / 76


4. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA A fejezetben rögzítjük a KJÜB szolgáltatással kapcsolatos szabályozói elvárások és fejlesztési irányelvek alapján a szolgáltatás működési koncepcióját 3 nézetben: •

Szolgáltatásban közreműködők bemutatása,

•

Szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó folyamatok leírása,

•

Ügynökség irányítási és koordinációs mechanizmusai.

4.1 A SZOLGÁLTATÁSBAN KÖZREMŰKÖDŐK BEMUTATÁSA A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtása, a kapcsolódó döntési, irányítási, tervezési, elszámolási, ellenőrzési folyamatok működtetése komplex feladat, aminek sikeres végrehajtásához számos szerepkör együttműködése szükséges. Az alábbi táblázat bemutatja a szolgáltatás nyújtásában vagy ehhez kapcsolódó folyamatokban érintett közreműködőket, szervezeteket.

Közreműködők / szerszervezetek vezetek meg megnevezése

A közreműködés módja, formája

A közreműködőn belül érinérintett szerepkörök

Magyar Ügyvédi Kamara (MÜK)

A MÜK köztestület, az ügyvédek országos szervezete, amely önálló ügyintéző szervezettel és költségvetéssel rendelkezik. A MÜK tagjai a területi kamarák. A MÜK szerepe a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásában a számára meghatározott döntési hatáskörhöz tartozó stratégiai döntések (pl. Ügynökség gazdasági formája, szolgáltatás ára, felhasználás irányelvei, stb.) meghozása, a részletes szabályok kidolgozása a területi kamarák és az ügyvédek részére, és a szabályok betartásának ellenőrzése.

Teljes ülés

Területi ügyvédi kamarák

A területi ügyvédi kamara köztestület, amely képviseleti, ügyintézői szervezettel, önálló költségvetéssel rendelkezik. A törvény értelmében a biztonsági címke kibocsátása és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtása a területi kamara felelőssége, de ezzel a feladattal a törvény adta lehetőséggel élve külön szervezetet bíz meg.

Közgyűlés

Elnökség

Elnökség TÜK logisztikai kapcsolattartó

A területi kamara szerepe elsősorban a biztonsági címke logisztikai feladataira (ügyvédek részére történő személyes átadás), az ügyvédi felhasználók támogatására, és a címke felhasználásának ellenőrzésére terjed ki.


Közreműködők / szerszervezetek vezetek meg megnevezése Ügynökség



24 / 76



A MÜK és a területi kamarák által közösen fenntartott és irányított országos központi szolgáltató, amely a területi kamarák megbízásából nyújtja a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatást, és biztosítja a kapcsolódó nyilvántartást.

Közgyűlés

Az Ügynökség tervezi és koordinálja a biztonsági címke felhasználási helyekre történő eljuttatásához kapcsolódó logisztikai (készletfigyelési, központi rendelési és készletátcsoportosítási) feladatokat. Az Ügynökség kezeli megnövelt jogügyletbiztonságért felszámolt díjak és költségek ügyvédekkel való elszámolását, valamint a biztonsági címke gyártási és logisztikai költségének nyomda felé történő elszámolását.

Titkársági adminisztrátor

Felügyelő bizottság Igazgatóság Vezérigazgató

Logisztikai operátor HD operátor

Az Ügynökség felel az országos szolgáltatáshoz kapcsolódó ellátásbiztonságért, a felhasználók folyamatos támogatásáért és az informatikai rendszerrel kapcsolatos szükséges módosítások megrendeléséért is. Az Ügynökség felel a szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó igénybe vett szolgáltatások megrendeléséért. Egyéni ügyvédek7 / Ügyvédi irodák

A jogi szolgáltatást nyújtó egyéni vagy ügyvédiiroda-tag ügyvéd, aki az ügyvédi hivatás gyakorlásának feltételeivel rendelkezik. A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás igénybevevője. Feladata a biztonsági címkék tárolása és felhasználása a jogügyletekhez kapcsolódóan, az Ügynökségnél vezetett nyilvántartásban a biztonsági címkével ellátott iratok aktiválása. Az Ügynökség által nyújtott szolgáltatás tekintetében elszámol az Ügynökséggel.

Ügyvéd

Feljogosított személy

Feljogosított személyek nyilvántartásában szereplő személy, aki

Ügyvéd (egyéni, ügyvédi iroda tagja)

•

Közeli hozzátartozó

• •

7

ügyvéd, európai közösségi jogász és más ügyvédtől, európai közösségi jogásztól, ügyvédi irodától feljogosító meghatalmazást kapott; az ügyvédnek, ügyvédi iroda tagjának a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója;

Alkalmazott ügyvéd Ügyvédjelölt Ügyvédasszisztens

bármely ügyvéddel, ügyvédi irodával alkalmazott ügyvédként, alkalmazott európai közösségi jogász-

Egyéni ügyvéd vagy ügyvédi iroda tagja vagy európai közösségi jogász


Közreműködők / szerszervezetek vezetek meg megnevezése



25 / 76



ként, ügyvédjelöltként vagy ügyvéd-asszisztensként munkaviszonyban áll. Ügyfél

A jogi szolgáltatást igénybevevő magánszemély vagy szervezet, aki az ügyvédet a jogi szolgáltatás elvégzésével megbízza. A biztonsági címkével ellátott irattal kapcsolatban az Ügynökség által vezetett nyilvántartásban meghatározott adatokat ellenőrizhet.

-

Biztonsági címke gyártója (nyomda)

Felel a biztonsági címkék legyártásáért, kiszállításáért, valamint a biztonsági címkék követésére szolgáló logisztikai nyilvántartás vezetéséért. A nyomda a gyártási és logisztikai költségeket az Ügynökséggel számolja el.

-

Érintett hatóság (pl. bíróság, földhivatal)

A biztonsági címkével ellátott irattal kapcsolatban az Ügynökség által vezetett nyilvántartásban meghatározott adatokat ellenőrizhet.

-

Elektronikus aláírás és időbélyeg szolgáltató

Minősített elektronikus aláírás és időbélyeg szolgáltatást nyújtó szervezet. A szolgáltatást közvetlenül az ügyvédeknek teljesíti, és ellenértékét is az ügyvéddel számolja el.

-

Elektronikus számlázás szolgáltató

Az Ügynökség a biztonsági címkéről és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékéről elektronikus számlát állít ki az elektronikus számlázás szolgáltatón keresztül.

-

Külső IT fejlesztő

Közreműködik a központi nyilvántartás fejlesztésében, hibajavításában, illetve a felhasználók támogatásában.

Logisztikai szolgáltató

A nyomda által megbízott szolgáltató, aki a biztonsági címke logisztikai feladataiban működik közre.

-

4.2 SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK LEÍRÁSA Az alábbi fejezetek a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó legfontosabb feladatokat mutatják be két szempontból: •

egyrészt bemutatják, hogy a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz és az Ügynökség működtetéséhez kapcsolódó folyamatok, feladatok tervezése során milyen alapvetésekből indultunk ki;

•

másrészt a folyamatok legfontosabb tevékenységeit, inputjait, outputjait és kapcsolódásait;

•

másrészt meghatározzák az érintett fő szerepkörök legfontosabb feladatait.

A fejezet struktúrájának kialakításakor szempont volt, hogy az a dokumentummal párhuzamosan készülő


•

MÜK szabályzathoz

•

és informatikai rendszertervezéshez


26 / 76


egyaránt könnyen felhasználható inputot adjon.

4.2.1 BIZTONSÁGICÍMKE-LOGISZTIKA ÉS -KÉSZLETKEZELÉS 4.2.1.1 BIZTONSÁGICÍMKE-LOGISZTIKÁVAL KAPCSOLATOS ALAPVETÉSEK A biztonsági címke a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás központi eleme, ennek megfelelően a címkék legyártása felhasználási helyeken történő rendelkezésre állásának folyamatos biztosítása kritikus jelentőséggel bír. A szolgáltatásnyújtás első fázisában a biztonsági címkék ügyvédekhez történő eljuttatása a területi ügyvédi kamarákon keresztül történik, ennek megfelelően, a területi ügyvédi kamaráknál az Ügynökség területi készleteket tart fent. A területi készletek feltöltése alapértelmezésben közvetlenül a nyomda által, illetve sürgős esetben az Ügynökségnél lévő sürgősségi készletből vagy más területi ügyvédi kamara területi készletéből történik. A területi ügyvédi kamaráknál az ügyvédek (vagy megbízottjaik) személyesen veszik át a biztonsági címkéket. A szolgáltatásnyújtás második fázisában lehetőség nyílik a közvetlenül a nyomdától történő megrendelésre, és az ügyvéd címére történő értékbiztosított kiszállításra is. A szolgáltatásnyújtás első és második fázisában a biztonsági címkék végső felhasználási helyekre történő eljuttatása és készletezése az alábbi áttekintő ábrán látható módon történik.


Ügyvéd 1


Ügyvéd 2

Címke

Címke

27 / 76


Címke

Területi ügyvédi kamara 1

Területi ügyvédi kamara 2

Címke

Címke

Címke

Ügynökség Címke

Címke

Címke

Címke

Címke Címke

Nyomda

Jelmagyarázat Kiszállítás megrendelésre Személyes átvétel Készletátcsoportosítás Címkekészlet

3. ábra - Biztonsági címke logisztikai útvonal áttekintő ábrája

A biztonságicímke-logisztikával kapcsolatos folyamatok, és folyamatokon belüli munkamegosztás tervezése során az alábbi legfontosabb működési alapvetéseket vettük figyelembe.

8

•

A biztonságicímke-igények teljesítésének koordinálása az Ügynökség feladata.

•

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás elindításának előkészítéseként kiválasztásra kerül a biztonsági címke szállítója, az Ügynökség megköti a nyomdával a biztonsági címke szállítására vonatkozó megállapodást.8

A biztonsági címkebiztonsági jellemzőivel kapcsolatos elvárásokat a kapcsolódó MÜK szabályzat tartalmazza



28 / 76


•

A biztonsági címkék kiszállítása 2014-ben a nyomdával kötött keretmegállapodás részeként (szintén a szolgáltatás előkészítéseként) meghatározott gyártási-szállítási ütemtervnek megfelelően három különböző időpontban történik.

•

Biztonsági címkekészlet a következő közreműködőknél áll rendelkezésre: o

Nyomda: a szolgáltatásnyújtás második fázisában az ügyvédi megrendelések teljesítése ebből a készletből lehetséges;

o

Ügynökség: csak sürgősségi készlet, ügyvédi átvétel nem lehet ebből;

o

Területi kamara: ügyvédi személyes átvétel ebből a készletből lehetséges;

o

Ügyvéd: az ügyvéd saját késztelet tart fent a felhasználási igényeknek megfelelő mennyiségben.

•

A biztonsági címke átvételét az ügyvéden (egyéni ügyvéden vagy ügyvédi iroda tagján) kívül az ügyvédnél, illetve ügyvédi irodánál munkaviszonyban álló alkalmazott ügyvéd, ügyvédjelölt és ügyvédasszisztens, illetve egyéb a feljogosított személyek nyilvántartásában szereplő személy is átveheti (továbbiakban feljogosított személy).

•

A biztonsági címke állapotában, kezelőjében bekövetkezett minden lényeges változást rögzíteni kell az erre a célra kialakított informatikai rendszerben. Az informatikai rendszerben a címke kezelőjének változása esetén az átadás és átvétel tényét is dokumentálni kell.

•

A biztonsági címke állapotában, kezelőjében bekövetkezett minden lényeges változást papír alapon is dokumentálni kell (átadás-átvételi elismervény, stb.) a részletes szabályozásokban meghatározott módon.

•

Az Ügynökség a területi ügyvédi kamaráknál lévő és ügynökségi biztonságicímke-készletet folyamatosan monitorozza.

•

Az Ügynökség a területi készletek, központi ügynökségi készlet, illetve a nyomdai készlet más készlet javára történő átcsoportosításáról saját hatáskörben dönthet.

4.2.1.2 FOLYAMAT(OK) RÉSZLETES LEÍRÁSA A biztonságicímke-logisztikával kapcsolatos legfontosabb folyamatokat és ezek kapcsolatát a következő ábra szemlélteti.



29 / 76


Központi igénytervezés

Keretmegállapodás megkötése gyártóval

Hosszútávú központi igénytervezés (éves)

Éves gyár-tási ütemterv készítése, felülvizsgálata

Minimális készletszintek meghatározása, felülvizsgálata

Megrendelés Ügynökségi „gyártási” megrendelés

Ügyvédi megrendelés nyomdától

Gyártás, készlet kiszállítása

Készletátcsoportosítás (ügynökségi, TÜK, nyomdai készletek között)

Ügynökségi készletfigyelés

Átcsoportosítás ügyvédek között

Ügyvéd által végzett készletfigyelés, igénytervezés

Ügyvédi megrendelés teljesítése, átvétele

Személyes átvétel ügyvéd által

Kiszállítás, átvétel, átcsoportosítás

Biztonságicímkekészletek leltározása

Biztonságicímkekészlet kezelésének ellenırzése

Készletfigyelés

Biztonsági címke érvénytelenítése, selejtezése

Készletkezelés, ellenırzés 4. ábra - Biztonságicímke-logisztikával kapcsolatos folyamatok összefüggései



30 / 76


4.2.1.2.1 KÖZPONTI IGÉNYTERVEZÉS, IGÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA Az igénytervezés alapvetően éves igénytervezést jelent. A hosszútávú igénytervezés részeként az Ügynökség éves gyártási ütemezést állít össze és egyeztet a nyomdával. Az éves felhasználási mennyiség becslésének bizonytalanságából, a felhasználás előre nem tervezhető szezonalitásából, illetve az iratszámot érintő esetleges jogszabályi változásokból adódóan előfordulhat, hogy a gyártási- ütemezés nem fedezi az aktuális igényeket, ezért az Ügynökség az országos ellátásbiztonság fenntartása érdekében rendszeresen felülvizsgálja az éves gyártási ütemezés alapjául szolgáló információkat (ügyforgalmi statisztikák, biztonságicímkefelhasználási statisztikák, stb.), és ezek figyelembe vételével kezdeményezi a gyártási ütemezés módosítását. Az Ügynökség az országos ellátásbiztonság fenntartása érdekében a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatásban érintett ügyek számára vonatkozó területi statisztikai adatok alapján meghatározza az egyes területi kamaráknál lévő területi készletek minimális készletszintjét készletszint is. A felhasználási adatok és prognózisok alapján rendszeresen el kell végezni a készletszintek felülvizsgálatát és módosítását is. Az Ügynökség az ellátásbiztonság gyártási-szállítási ütemtervben meghatározott szállítási ütemezésnél nagyobb mértékű biztonságicímke-felhasználás esetén történő fenntartása érdekében sürgősségi készletet tart fent, amelyből szükség esetén – amennyiben egy területi ügyvédi kamaránál lévő területi készlet a minimális készletszint alá csökken – a területi készletet feltölti. A sürgősségi készlet minimális készletszintjét az Ügynökség a várható országos időarányos biztonságicímke-felhasználás alapján határozza meg. A szolgáltatásnyújtás induló időszakát követően (tervezetten 2014. novembertől) lehetőség lesz a nyomdától történő rendelésre is. Ahhoz, hogy a nyomdai kiszállítási igények teljesíthetők legyenek, a nyomdánál is készkészletet kell fenntartani, meghatározott minimális készletszinttel. Ennek felülvizsgálatát és módosítását a többi készletre vonatkozó követelményekkel összhangban szintén rendszeresen el kell végezni.



31 / 76


4.2.1.2.2 KÉSZLETFIGYELÉS (ÜGYNÖKSÉGI, NYOMDAI, TERÜLETI ÉS ORSZÁGOS KÉSZLETSZINTEK)

5. ábra - Készletfigyelés A biztonságicímke-készletek figyelése, a készletekkel kapcsolatos döntések meghozása és a készletek átcsoportosításának vagy feltöltésének kezdeményezése alapvetően ügynökségi feladat. feladat Az Ügynökség a területi ügyvédi kamaráknál lévő, ügynökségi és nyomdai biztonságicímke-készletet rendszeresen monitorozza, és szükség esetén gondoskodik azok feltöltéséről. A készletek monitorozása a központi logisztikai nyilvántartás adatai alapján történik a gyártási ütemezés, ügyforgalmi előrejelzések és minimum készletszintek figyelembe vételével. A készletfigyelés célja a készletek folyamatos rendelkezésre állásának biztosítása a készletkezelési feladatok elvégzésével. Ennek megfelelően feladata a készletek közötti szükséges átcsoportosítási igények megmeghatározása, határozása így •

a területi kamarai készletek feltöltése nyomdai, ügynökségi vagy más területi kamara készletéből;

•

az ügynökségi készlet feltöltése a nyomdai készletből vagy területi kamarai készletből;

•

szükség esetén a nyomdai készlet feltöltése ügynökségi vagy területi kamarai készletből.



32 / 76


Amennyiben az országos ellátásbiztonság fenntartása készletek közötti átcsoportosításokkal nem biztosítható, az Ügynökség gondoskodik a biztonságicímke biztonságicímkeztonságicímke-gyártás nyomdai megrendeléséről9. Bár nem elsődleges feladata, készletfigyelési tevékenységet a TÜK is végezhet. Amennyiben a TÜK logisztikai adminisztrátor a készletfigyelés során azt tapasztalja, hogy a készletszint a kritikus minimum szint alá csökkent, az Ügynökséggel konzultálva kezdeményezheti saját készletének ügynökségi, nyomdai vagy más TÜK készletéből történő feltöltését.

9 A szolgáltatás indulásakor a gyártás kiszállítás meghatározott éves gyártási gyártási ütemezésnek megfelelően több ütemben történik (2014-ben tervezetten 3 időpontban). Amennyiben az igényeket a meghatározott ütemezés nem fedezi, gondoskodni kell annak módosításáról



33 / 76


4.2.1.2.3 ÜGYNÖKSÉGI GYÁRTÁSI MEGRENDELÉS

6. ábra - Ügynökségi gyártási megrendelés

A fenti ábra az ügynökségi biztonságicímkebiztonságicímke-rendelés folyamatát mutatja be. Ebben a folyamatban a megrendelést az Ügynökség kezdeményezi a kiválasztott nyomda felé egy megrendelési igény összeállításával. (Az összeállítás ügyvédek, ügyvédi irodák által kezdeményezett megrendelési folyamatot külön ábrán mutatjuk be, lásd 4.2.1.2.4 Egyedi ügyvédi megrendelés fejezet. Az ügynökségi rendelésnél az igény tartalmazza, hogy milyen szállítási pontokra (ezek lehetnek az pontok Ügynükség, illetve a TÜK-ök) milyen darabszámú darabszám biztonsági címkét szükséges szállítani, illetve a legyártandó



34 / 76


sorszám sorszámtartomány, tartomány illetve az elvárt szállítási határidő is meghatározásra kerül. Az igényt ügynökségi oldalon egy jóváhagyónak ellenőrizni ellenőriz szükséges, ezután kerülhet az át a nyomdához. A nyomdai adminisztrátor a beérkező rendelésről visszaigazolást visszaigazolás készít, amelyben új szállítási időpontot javasolhat vagy elfogadhatja a megrendelésben szereplő feltételeket. Előbbi esetben az Ügynökség módosít a megrendelésen és újra elküldi azt. Ezt követően a folyamat szintén a nyomdához kerül visszaigazolásra. Amennyiben a nyomda vállalja a rendelésben szereplő feltételeket, elindulhat a biztonsági címkék gyártása. gyártás Ennek folyamatát, illetve státuszait nem szükséges az Arhitelben nyilvántartani, azt a nyomda egy saját nyilvántartással tudja támogatni. A legyártott biztonsági címkékat a nyomda készletezi és azonnal (a rendszer indulásakor) vagy - várhatóan 2014 végétől kezdődően – az egyedi megrendelések alapján folyamatosan szállítja ki. A kiszállítási csomagok összeállításához és a kiszállításhoz kapcsolódó folyamatot a 4.2.1.2.5. fezetet tartalmazza.



35 / 76


4.2.1.2.4 EGYEDI ÜGYVÉDI MEGRENDELÉS NYOMDÁTÓL cmp Szállítási megrendelés - Egyedi ügyv édi megrendelés

Ügyv édi / Ügyv édi irodai készletek figyelése

Készletfeltöltés szükséges? A csak aktiváláskor fizetendő ("ingyenes") biztonsági címkéket nem kell külön igényelni, ha az ügyfél ingyenes biztonsági címke készletszintje megfelel az előírásoknak, automatikusan kap egy ívet.

nem

igen Megrendelés rögzítése, számlázási adatok rögzítése átv étel módj ának kiv álasztása

Megrendelés

Átvétel módja?

Nyomdai kiszállítás Személyes átvétel TÜK-ben Eseti megrendelés v isszaigazolása az ügyv édnek

Eseti megrendelés v isszaigazolása az ügyv édnek

Biztonságicímke-átvétel TÜK-ben

Megrendelés v isszaigazolása

Megrendelés v isszaigazolása

Készletátcsoportosítás, rendelések teljesítése

7. ábra - Egyedi ügyvédi megrendelés nyomdától

Várhatóan 2014 végétől kezdődően az ügyvédeknek, ügyvédi irodáknak lehetőségük lesz az informatikai úton történő rendelésre is. Az ügyvéd vagy a nevében eljáró közreműködő (feljogosított személy) elektronikus felületen keresztül egy megrendelő űrlap kitöltésével közvetlenül a nyomdánál kezdeményezi a kívánt számú biztonsági címke rendelését (minimális rendelési mennyiség az 1 ív lesz).



36 / 76


Az ügyvéd vagy a nevében eljáró közreműködő (feljogosított személy) az elektronikus felületen a rendeléskor •

kiválasztja az átvétel módját (személyes átvétel az ügynökségnek a területi kamarák valamelyikénél vagy kiszállítás az ügyvéd címére;

•

megadja (kiválasztja) a kiszállításhoz szükséges adatokat (szállítási cím, mennyiség, stb.).

A biztonsági címke rendelésekor nem kell megadni, hogy csak aktiváláskor fizetendő („ingyenes”), vagy aktiválástól függetlenül hónapzáráskor fizetendő biztonsági címkét kér-e, ha van rá lehetőség, akkor a meghatározott keret erejéig alapértelmezésben ingyenes biztonsági címkét fog kapni. Az elektronikus felület a befogadott megrendelésről azonosító számot igazol vissza a megrendelőnek. Alapértelmezetten a kiszállítást kérő megrendelések teljesítése a nyomda saját készletéből történik. A TÜKben személyesen átveendő biztonsági címkékat a megadott TÜK saját készletéből teljesíti (annak érdekében, hogy egy megrendelés a lehető legkevesebb szállítási feladatot generálja). Szükség esetén a TÜK vagy az Ügynökség gondoskodik a gyártás megrendeléséről vagy a területi készletek közötti átcsoportosításról (lásd 4.2.1.2.5. fejezet).



37 / 76


4.2.1.2.5 SZÁLLÍTÁSRA VONATKOZÓ ÜGYNÖKSÉGI NYOMDAI MEGRENDELÉS

8. ábra - Szállításra vonatkozó egyedi ügyvédi megrendelés

A nyomdától történő készletátcsoportosításra (azaz a nyomdai készlet terhére történő gyártást nem igénylő kiszállításra) megrendeléssel van lehetőség. Nyomdai megrendelést az Ügynökség rögzíthet. A megrendelést a nyomda az Ügynökségnek elektronikusan visszaigazolja. A megrendelés teljesítésének a folyamatát (kiszállítás) a 4.2.1.2.5. fejezet tartalmazza



38 / 76


4.2.1.2.6 KÉSZLETÁTCSOPORTOSÍTÁSI IGÉNYEK ÉS RENDELÉSEK TELJESÍTÉSE

9. ábra - Készletátcsoportosítási igények, rendelések teljesítése



39 / 76


A fenti folyamat a készletek közötti átcsoportosítások, gyártást követő kiszállítások, valamint egyedi ügyvédi megrendelések teljesítésének feladatait, lépéseit tartalmazza. A készletek közötti átcsoportosítások az alábbi típusokba tartozhatnak: •

a területi kamarai készletek feltöltése nyomdai, ügynökségi vagy más területi kamara készletéből;

•

az ügynökségi készlet feltöltése a nyomdai készletből vagy területi kamarai készletből;

•

szükség esetén a nyomdai készlet feltöltése ügynökségi vagy TÜK készletből.

Mivel a folyamat az egyes átcsoportosítási típusok esetében alapvetően megegyezik, az egyes típusokat egyben tárgyaljuk. Az egyes szállítási helyekhez a feladónak (nyomdának, Ügynökségnek, területi kamarának) szállítási csomacsomagokat szükséges összeállítani, összeállítani amelyek több szállítási egységből (csomag, ív) állhatnak. Ezt az összerendelt, illetve a csomagok összeállításának státuszait a feladónak (nyomdának, Ügynökségnek, területi kamarának) a logisztikai nyilvántartásban rögzíteni szükséges. Ezt követően a feladó (nyomda, Ügynökség, területi kamara) megadja a szállító, illetve szállítás adatait (dátum, azonosító), majd kinyomtatja a szállítójegyzé szállítójegyzéket, és ezzel együtt a csomagokat átadja a szállító szállítónak. nak A szállító kézbesíti kézbesít a csomagokat a megfelelő szállítási pontokra, ahol az átvevő ellenőrzi a csomag hiánytahiánytalanságát, aláírja a szállítójegyzéket, zállítójegyzéket átveszi a csomagot, majd az átvétel tényét rögzíti rögzít az nyilvántartásban. Ezt követően a szállító feladata az aláírt jegyzékek visszajuttatása a feladónak (nyomdának, Ügynökségnek, területi kamarának). Az egyedi ügyvédi megrendelések teljesítésének folyamata alapvetően megegyezik a fent leírtakkal. A kiszállítás teljesítéséről a fogadó ügyvéd / ügyvédi iroda elektronikus értesítésben kap tájékoztatást. Az alábbi táblázat a készletmozgások tipikus, rendszer által is támogatott (logisztikai nyilvántartásban kezelt) eseteit tartalmazza.

Átadó

Átvevő

Gyártásra / szállításra vonatkozik?

Megrendelés szük szükséges?

Kezdeményező

FolyamatFolyamathivattkozás hiva

Nyomda

Ügynökség

Gyártás

Igen

Ügynökség

Nyomda

TÜK

Gyártás

Igen

Ügynökség

Nyomda

Ügynökség

Szállítás

Igen

Ügynökség

Nyomda

TÜK

Szállítás

Igen

Ügynökség

Nyomda

Ügyvéd

Szállítás

Igen

Ügyvéd

Ügynökség

TÜK

Szállítás

Nem

Ügynökség / TÜK

4.2.1.2.3, 4.2.1.2.6 4.2.1.2.3, 4.2.1.2.6 4.2.1.2.5, 4.2.1.2.6 4.2.1.2.5, 4.2.1.2.6 4.2.1.2.4, 4.2.1.2.6 4.2.1.2.6

Ügynökség

Nyomda

Szállítás

Nem

Ügynökség

4.2.1.2.6

TÜK

TÜK

Szállítás

Nem

Ügynökség / TÜK

4.2.1.2.6

TÜK

Ügynökség

Szállítás

Nem

Ügynökség / TÜK

4.2.1.2.6

TÜK

Nyomda

Szállítás

Nem

Ügynökség

4.2.1.2.6

TÜK

Ügyvéd

Szállítás

Nem

Ügyvéd

4.2.1.2.7


Átadó Ügyvéd

Átvevő Ügyvéd


Gyártásra / szállításra vonatkozik?

Megrendelés szük szükséges?

Szállítás

Nem

Kezdeményező Ügyvéd

40 / 76


FolyamatFolyamathivattkozás hiva 4.2.1.2.8



41 / 76


4.2.1.2.7 SZEMÉLYES ÁTVÉTEL ÜGYVÉD ÁLTAL TÜK-BEN

10. ábra - Személyes átvétel ügyvéd által TÜK-ben



42 / 76


Az ügyvédek, ügyvédek illetve általuk felhatalmazott személyek a biztonsági címkékat címkékat induláskor kizárólag a TÜKTÜK-nél vehetik át. át Tervezetten 2014 novemberétől az átvételi lehetőségek köre kibővül a nyomdai kiszállítással is, de ekkor is megmarad a TÜK-nél történő átvétel lehetősége. Ennek első lépéseként az átvevő jelzi a TÜK adminisztrátornak, hogy kinek a nevében hány darab biztonsági biztonsági címkét szeretne átvenni, az adminisztrátor meggyőződik az átvevő személyazonosságáról (meghatalmazott esetén a meghatalmazást is megnézi), illetve, hogy jogosultjogosult-e biztonsági címkét átvenni (pl. ha ki nem fizetett, lejárt tartozása van, akkor nem). Amennyiben ez rendben van, az adminisztrátor kitölti az átadás-átvételi átadás átvételi űrlapot, űrlapot ezt követően átadás-átvételi bizonylatot nyomtat, nyomtat amit az átvevő aláír. aláír Az átvevő ezt követően az átvétel tényét szintén rögzíti az nyilvántartásban. Az átvett biztonsági címkék lehetnek •

csak aktiváláskor fizetendő („ingyenes”), illetve

•

hónapzáráskor aktiválástól függetlenül fizetendő biztonsági címkék.10

A biztonsági címke átvételekor nem kell megadni, hogy csak aktiváláskor fizetendő („ingyenes”), vagy aktiválástól függetlenül hónapzáráskor fizetendő biztonsági címkét kér-e, ha van rá lehetőség, akkor a meghatározott keret erejéig alapértelmezésben ingyenes biztonsági címkét fog kapni.11 Amennyiben az ügyvéd a megrendelt biztonsági címkéket a TÜK-nél személyesen szeretné átvenni, a TÜK a készletek figyelembe vételével elektronikusan visszaigazolja az átvétel lehetséges időpontját. Az átadásátvétel folyamata innentől megegyezik a személyes biztonságicímke-átvétel fenti folyamatával.

10 Ennek részletes szabályai a megvalósítás, működés során változhatnak, így a rendszert úgy szükséges kialakítani, hogy bizonyos korlátozásokkal, de ezeket követni tudja. 11

A megvalósítandó szabály az, hogy ha egy íven X biztonsági címke van, az ügyvédnek pedig legfeljebb Y db (vagy az ívnyi biztonsági címke max. T %-ának megfelelő) Z státuszú (pl. ingyenes) biztonsági címke van, akkor A db ívet ingyeneingyenesen felvehet (ő vagy a meghatalmazottja). Amennyiben ennél többre van szüksége, akkor az A feletti darabokért fizetnie szükséges. Lehetséges példák a fenti szabályra: szabályra •

egy íven 20 biztonsági címke van és ha az ügyvédnél max. 10 ingyenes biztonsági címke van, akkor kaphat egy ívet ingyen;

•

egy íven 20 biztonsági címke van és ha az ügyvédnél max. az íven levő biztonsági címke 25%-ának megfelelő (5 db) nem aktivált biztonsági címke van (ez lehet ingyenes, de korábban térítéssel átvett is), akkor kaphat 2 ívet ingyen.



43 / 76


4.2.1.2.8 BIZTONSÁGICÍMKE-ÁTADÁS ÜGYVÉDEK KÖZÖTT

11. ábra - Biztonsági címkeátadás ügyvédek között

Az átvett biztonsági címkék ügyvédek, ügyvédi irodák között az aktiválásig szabadon átruházhatók.. ÜgyvéÜgyvédek, dek illetve ügyvédi irodák közötti átadás esetén az átadás és átvétel tényét is rögzíteni rögzíteni szükséges a nyilvántartásban. Az átvételről bizonylatot is szükséges készíteni. készíteni Az átvételhez kapcsolódóan az átvevő fele számlázási kötelezettség keletkezik, keletkezik az átvett kifizetetlen biztonsági címkék díját az Ügynökség az átvevőnek számlázza a hónap végén. Az átadó által már kifizetett biztonsági címkék költségét az ügyvédek / ügyvédi irodák egymás között elszámolják.



44 / 76


4.2.1.3 A KÖZREMŰKÖDŐK SZEREPE A LOGISZTIKÁVAL KAPCSOLATOS FOLYAMATOKBAN A biztonsági címkeigények tervezése, a címkék rendelkezésre állásának folyamatos biztosítása, a címkekészletek biztonságos kezelése, valamint a címkék nyomonkövetése komplex folyamatok működtetését igényli a címkelogisztikában résztvevő szerepkörök részéről. A fenti folyamatokban érintett közreműködőket és ezek feladatait az alábbi táblázat tartalmazza. Szerepkör Ügynökség

Feladat •

A biztonságicímke-igények folyamatos teljesítésének koordinálása az Ügynökség feladata. Ennek keretében az Ügynökség ellátja az igénytervezéssel, készletfigyeléssel, keretátcsoportosítások kezdeményezésével és készletkezeléssel kapcsolatos feladatokat.

•

A biztonságicímke-igények tervezése keretében az Ügynökség o

megköti a biztonsági címkeszállításra vonatkozó keretmegállapodást a nyomdával, és rendszeresen felülvizsgálja, szükség esetén kezdeményezi annak módosítását;

o

elvégzi a keretmegállapodás részeként meghatározott éves gyártásiszállítási ütemterv rendszeres felülvizsgálatát és szükség esetén kezdeményezi annak módosítását;

o

a biztonsági címkék kiszállítását megelőzően meghatározza a címkefelhasználás területi ügyvédi kamarák közötti várható megoszlását;

o

meghatározza az ügynökségi biztonságicímke-készletek minimális készletszintjét (területi készletekhez, sürgősségi készlethez, teljes ügynökségi készlethez és teljes országos készlethez is), és rendszeresen felülvizsgálja (a címkefelhasználási statisztikai adatok alapján), szükség esetén pedig módosítja azt;

o

meghatározza a biztonsági címkék várható éves felhasználásának mennyiségét (a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásban érintett ügyek jövőbeli (2014 utáni) számára vonatkozó statisztikai adatok alapján).

•

A biztonságicímke-igényekkel kapcsolatos ellátásbiztonság fenntartása érdekében az Ügynökség biztonságicímke-készleteket tart fenn a saját telephelyén (központi készlet) és a területi ügyvédi kamaráknál (területi készlet), továbbá a szolgáltatásnyújtás második fázisától kezdve a nyomdánál (a nyomdától történő ügyvédi megrendelések teljesítése érdekében).

•

Az ügynökségi készletek feltöltése a nyomda által történik az előkészítés részeként meghatározott gyártási-szállítási ütemtervnek megfelelően, megrendelés alapján. A kiszállított biztonsági címkéket fizikailag (mennyiségileg és minőségileg) a sürgősségi készlet esetében az Ügynökség, a területi készlet esetében pedig a területi ügyvédi kamara veszi át a nyomda által megbízott postai szolgáltatótól (futárcégtől). Az átvétel tényét a központi nyilvántartásban dokumentálják.



Szerepkör

45 / 76


Feladat •

Az Ügynökség ellenőrzi a teljesítést a területi készletek átvétele alapján (a központi nyilvántartás ellenőrzésével) és kiállítja a nyomda felé a teljesítésigazolást.

•

Az Ügynökség készletfigyelési tevékenysége keretében rendszeresen ellenőrzi a biztonságicímke-készletek alakulását, a különböző készletekre vonatkozó minimális készletszintek és rögzített szállítási ütemek figyelembevételével. A készletek monitorozása a központi logisztikai nyilvántartás adatai alapján történik. Amennyiben a készletek (területi, központi, ügynökségi vagy országos) szintje eléri a minimális készletszintet,

•

o

kezdeményezi a készletek közötti átcsoportosítást, vagy

o

gyártásra vonatkozó megrendelést ad fel a nyomda felé, vagy

o

kezdeményezi a gyártási-szállítási ütemterv felülvizsgálatát, módosítását.

Az Ügynökség a készletek közötti átcsoportosítás keretében gondoskodik o

a területi készletek központi sürgősségi készletből történő feltöltéséről;

o

a területi készletek egymás közötti átcsoportosításáról.

•

A területi készletek központi készletből történő feltöltése, illetve területi készletek más területi kamaránál lévő területi készletből történő feltöltése esetén az Ügynökség postai szolgáltató (futárcég) segítségével gondoskodik a biztonsági címkék területi ügyvédi kamarákhoz történő átszállításáról. Az átcsoportosítás tényét az Ügynökség az átcsoportosításban érintett biztonsági címkék esetén a központi nyilvántartásban rögzíti.

•

Amennyiben biztonságicímke-felhasználásból adódó készletfeltöltési igények a készletek közötti átcsoportosítással nem teljesíthetők, az Ügynökség megrendelést ad fel a nyomda felé a központi nyilvántartáson keresztül, és szükség szerint kezdeményezi a gyártási-szállítási ütemterv módosítását.

•

A nyomda által kiszállított biztonságicímke-készletek mennyiségi és minőségi ellenőrzésének eredménye alapján az Ügynökség kezdeményezheti a biztonsági címkékkel (a termékkel, a csomagolással, a kiszállítással, annak dokumentáltságával, a nyilvántartás vezetésével, stb.) kapcsolatos nemmegfelelőségek kezelését. A nemmegfelelőségről az Ügynökség jelentést készít, amit megküld a nyomdának is, egyúttal kezdeményezi a nemmegfelelőség korrekciójáról szóló intézkedési terv elkészítését is.

•

Az Ügynökség készletkezelési és ellenőrzési tevékenysége keretében o

elvégzi a területi készletek és nyomdai készletek tárolásának és kezelésének ellenőrzését a területi ügyvédi kamaráknál;

o

elvégzi a területi és központi készletek rendszeres leltározását, a leltározás eredményének dokumentálását, központi nyilvántartáson történő átvezetését;

o

az általa kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrongálódott,


Szerepkör


46 / 76


Feladat egyéb módon érvénytelenné vált biztonsági címkék központi nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését.

Nyomda

•

Kezdeményezi és végrehajtja a biztonságicímke-nyomda gyártási és készletkezelési folyamatainak ellenőrzését, az ellenőrzés eredményének dokumentálását, a nemmegfelelőségek kezelésével kapcsolatos intézkedési tervek kidolgozását.

•

Az Ügynökség gondoskodik a nyomda szerződésszerű teljesítésének folyamatos ellenőrzéséről, a nyomdával kötött keretmegállapodás rendszeres felülvizsgálatáról, és szükség szerint a megállapodás megszüntetéséről és új nyomda kiválasztásáról.

•

Közreműködik a szállítói keretmegállapodás és ennek részeként elkészített gyártási és szállítási ütemterv rendszeres és eseti felülvizsgálatában, szükség szerinti módosításában.

•

A nyomda a gyártási és szállítási ütemterv és kapcsolódó megrendelés alapján legyártja és postai szolgáltató (futárcég) igénybevételével az Ügynökség által meghatározott területi eloszlás szerint leszállítja az Ügynökséghez és a területi ügyvédi kamarákhoz a megrendelt biztonsági címkéket. A biztonsági címkék gyártását, készletre vételét és kiszállítását dokumentálja a központi nyilvántartásban.

•

A nyomda a legyártott biztonsági címkéket a kiszállításig készletezi, ennek keretében a biztonsági címkéket az Ügynökség által biztosított központi logisztikai nyilvántartásban rögzíti. A nyomda a címkék kiszállításáig gondoskodik a biztonságicímke-készlet biztonságos, egyértelműen nyomonkövethető tárolásáról, kezeléséről.

•

A nyomda elvégzi az általa kezelt készletet érintően az elveszett, megrongálódott, egyéb módon érvénytelenné vált biztonsági címkék központi nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését.

•

A nyomda az Ügynökségtől érkező gyártási illetve kiszállítási megrendelés alapján gondoskodik a biztonsági címkék legyártásáról, biztonságos csomagolásáról és az Ügynökség által meghatározott területi eloszlás figyelembe vételével történő kiszállításáról. A megrendelés visszaigazolását, valamint a biztonsági címkék gyártását és kiszállítását dokumentálja a központi nyilvántartásban.

•

A szolgáltatásnyújtás második fázisában a nyomda az ügyvédektől érkezett megrendeléseket visszaigazolja és saját készletéből teljesíti (a területi kamarához vagy az ügyvéd címére történő kiszállítással).

•

Az Ügynökség erre vonatkozó jelzése alapján kivizsgálja a nem megfelelő teljesítéssel kapcsolatos okokat, közreműködik a nemmegfelelőségek elhárítására vonatkozó intézkedési terv kidolgozásában, és gondoskodik annak végrehajtásáról.

•

Közreműködik a gyártási és készletkezelési folyamatok ellenőrzésében, biztosít-



Szerepkör

47 / 76


Feladat ja az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges feltételeket, együttműködik a nemmegfelelőségek kezelésével kapcsolatos intézkedési tervek kidolgozásában.

Ügyvédek

Területi ügyvédi

•

Az Ügynökségtől kapott teljesítési igazolás alapján az Ügynökség részére elkészíti a biztonsági címke és kiszállítás ellenértékéről szóló számlát.

•

Az ügyvédek, ügyvédi irodák a biztonsági címkefelhasználás és készletfogyás alapján, a jövőbeli várható ügyszám figyelembevételével folyamatosan tervezik a biztonságicímke-igényeiket annak érdekében, hogy a megfelelő számú biztonsági címkét a szükséges jogügyletekhez biztosítsák.

•

Az ügyvédek alapértelmezetten a területi ügyvédi kamaráknál tárolt területi készletekből személyes átvétellel juthatnak hozzá a biztonsági címkékhez. (A biztonsági címke átvételét az ügyvéden (egyéni ügyvéden vagy ügyvédi iroda tagján) kívül az ügyvédnél, illetve ügyvédi irodánál munkaviszonyban álló alkalmazott ügyvéd, ügyvédjelölt és ügyvédasszisztens, illetve egyéb, a feljogosított személyek nyilvántartásában szereplő személy is átveheti.) A személyes átvétel tényét az ügyvéd a központi nyilvántartásban dokumentálja.

•

Az ügyvédek a biztonsági címkékhez – sürgős esetben – más ügyvédtől, ügyvédi irodától is hozzájuthatnak. Más ügyvédtől történő átadás-átvétel tényét a központi nyilvántartásban dokumentálni kell. Az ügyvédek egymás közötti biztonságicímke-átadásával kapcsolatos elszámolás az érintett ügyvédek feladata.

•

A szolgáltatásnyújtás második fázisában az ügyvéd elektronikusan rendelést adhat fel a nyomdai készletből történő kiszállításra vonatkozóan is (a területi kamarához vagy az ügyvéd címére történő kiszállítással).

•

A biztonsági címkék területi készletből történő átvételét követő biztonságos, nyomonkövethető kezeléséért az ügyvéd felel. A biztonsági címkék kezelése és ellenőrzése keretében ennek megfelelően az ügyvéd o

gondoskodik a biztonsági címkék folyamatos, biztonságos tárolásáról;

o

nyilvántartott és valóságban rendelkezésre álló biztonságicímkekészletek összhangjának ellenőrzése érdekében elvégzi az ügyvédi készlet rendszeres leltározását, a leltározás eredményének dokumentálását, központi nyilvántartáson történő átvezetését;

o

az általa kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrongálódott, egyéb módon érvénytelenné vált biztonsági címkék központi nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését;

o

közreműködik az ügyvédi készletek tárolásának és kezelésének területi ügyvédi kamara által végzett ellenőrzésében.

A területi ügyvédi kamarák elsősorban a biztonsági címke ügyvédekhez történő eljut-



Szerepkör kamarák

48 / 76


Feladat tatásában, a biztonsági címke kezelésével kapcsolatos szabályok betartásának ellenőrzésében, a szolgáltatás kereteit meghatározó kamarai szabályzatok és továbbfejlesztési lehetőségek véleményezésében működik közre. Ennek keretében a következő legfontosabb feladatokat látja el. •

Véleményezi a szolgáltatásnyújtás kereteit meghatározó kamarai szabályzatokat, megállapodásokat, illetve ezek módosításait. Ennek keretében véleményezi a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás és a biztonsági címke ügyvédek által fizetett - MÜK szabályzatban meghatározott – ellenértékét.

•

A biztonságicímke-logisztikai feladatok keretében

•

o

Mennyiségileg és minőségileg átveszik területi ügyvédi kamara székhelyére kiszállított biztonsági címkéket, a központi nyilvántartásban rögzítik az átvétel tényét, dokumentálják és az Ügynökségnek jelzik a nem megfelelő teljesítéseket.

o

Az ügyvédek részére személyes átadás-átvétel keretében átadják a biztonsági címkéket, és ennek tényét dokumentálják a központi nyilvántartásban.

o

Elvégzik a területi kamarai készletek ellenőrzését, dokumentálását.

A készletkezelési és ellenőrzési feladatok keretében o

elvégzik a területi ügyvédi kamaránál lévő területi készletek leltározását, és a leltározás eredményének dokumentálását a központi nyilvántartásban;

o

elvégzik az általuk kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrongálódott, egyéb módon érvénytelenné vált biztonsági címkék központi nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését;

o

elvégzik a biztonságicímke-készlet tárolásának és felhasználásának ellenőrzését az ügyvédeknél, az eredmények dokumentálják

4.2.2 BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSA, AKTIVÁLÁSA 4.2.2.1 BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSÁVAL KAPCSOLATOS ALAPVETÉSEK A biztonsági címke felhasználására az ügyvéd által nyújtott jogi szolgáltatás keretében kerül sor az okirat elkészítését, felek általi aláírását és ellenjegyzését követően. A biztonsági címke felhasználása a biztonsági címke szabályszerű felragasztását és a felragasztott biztonsági címkével ellátott irat központi nyilvántartásban történő rögzítését jelenti. A biztonsági címke felhasználása az ügyvédeknél történik a kapcsolódó jogszabályokban meghatározott jogügyletek során. A felhasználással kapcsolatos legfontosabb alapvetéseket a következő felsorolás tartalmazza:



49 / 76


•

Biztonsági címkével el kell látni az okirat minden ellenjegyzendő eredeti (fő példány) és másolati (másodlati példány) példányát.

•

A biztonsági címke felhasználására az ügyvéd által nyújtott jogi szolgáltatás keretében kerül sor az okirat elkészítését, felek általi aláírását követően, az ellenjegyzéssel egy időben. A biztonsági címke felhasználása a biztonsági címke szabályszerű felragasztását és a felragasztott biztonsági címkével ellátott irat központi nyilvántartásban történő rögzítését jelenti.

•

A biztonsági címke felhasználásának folyamata (a lépések sorrendje), módja alapvetően megegyezik a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásban érintett különböző jogügyletek esetén.

•

A központi nyilvántartásban történő adatrögzítés során az ügyvéd a rögzítendő adatokat a saját elektronikus aláíró kártyájáról ellátja elektronikus aláírásával.

•

A nyilvántartásba vett iratadatokat időbélyeggel is el kell látni (ezt a kapcsolódó informatikai rendszer automatikusan elvégzi).

•

A biztonsági címke aktiválását követően a címke érvénytelenítésére nincs lehetőség.

•

A biztonsági címke aktiválását csak a nyilvántartott ügyvéd végezheti el (azaz az aktiválásra alkalmazott ügyvéd vagy az ügyvéd, ügyvédi iroda alkalmazottja nem jogosult). A biztonsági címke aktiválásra való előkészítésében az ügyvéden kívül a feljogosított személyek nyilvántartásában szereplő és az informatikai rendszerben a szükséges jogosultsággal rendelkező felhasználók közre tudnak működni.



50 / 76


4.2.2.2 A BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSÁNAK RÉSZLETES FOLYAMATA

12. ábra - Biztonsági címke felhasználása, aktiválása



51 / 76


BiztonságicímkeBiztonságicímke-aktiválást aktiválást ügyvédek, ügyvédek illetve közreműködők is kezdeményezhetnek. Ehhez meg kell adniuk a tranzakció típusát (pl. ellenjegyzett okirat, meghatalmazás), az érintett irat példányszámát, példányszámát az érintett ügyvéd nevét, nevét a tranzakció dátumát. dátumát Ezt követően a megadott példányszámnak megfelelően a tranzakcióhoz az adott ügyvéd, illetve az ő ügyvédi irodájának a szabad készletéből biztonsági címkékat címkékat kell rendelni a tranzakcióhoz, illetve definiálni szükséges, hogy melyik biztonsági címke a főpéldányi. A tranzakció adatai ezen a ponton még módosíthatóak, módosíthatóak illetve az egész tranzakció visszavonható. visszavonható A rögzítést követően kerül sor az ellenjegyzésre. ellenjegyzésre Ezt csak ellenjegyzők végezhetik és az ellenjegyzés tényét elektronikus aláírással is meg kell erősíteniük. erősíteniük Az Arhitel indulásakor a tranzakció számlázása utólag, utólag havi összesítésű számlákon történik (több más típusú művelettel együtt), a fizetés is ennek megfelelően halasztottan történik.

4.2.2.3 A KÖZREMŰKÖDŐK SZEREPE A FELHASZNÁLÁSSAL KAPCSOLATOS FELADATOKBAN A biztonsági címke felhasználásával és a biztonsági címkével ellátott okirat nyilvántartásba vételével kapcsolatos feladatokat az alábbi felsorolás tartalmazza. Szerepkör Ügyvéd

Feladat Az ügyvéd az érintett jogügyletek esetében a biztonsági címkét az okirat ellenjegyzéséhez felhasználja és a biztonsági címkével ellátott iratot a központi nyilvántartásban aktiválja. Ennek keretében: •

Az érintett jogügylethez kapcsolódóan a felek aláírását és az okirat ellenjegyzését követően 3 napon belül felragasztja a biztonsági címkét az érintett okiratokra;

•

Aktiválja a biztonsági címkét, azaz a központi nyilvántartásban rögzíti a biztonsági címkével ellátott iratok Ütv-ben és kapcsolódó MÜK szabályzatban meghatározott adatait, a nyilvántartásban rögzített adatokat elektronikusan aláírja és időbélyeggel látja el.

4.2.3 A SZOLGÁLTATÁS ELSZÁMOLÁSA 4.2.3.1 A BIZTONSÁGI CÍMKE ÉS SZOLGÁLTATÁS DÍJÁNAK ELSZÁMOLÁSÁT ÉRINTŐ ALAPVETÉSEK A biztonsági címke elszámolásával kapcsolatos alapvetéseket az alábbi felsorolás tartalmazza: •

A nyomda a biztonságicímke-logisztikai folyamatokban érintett szerepkörök közül csak az Ügynökséggel áll szerződéses kapcsolatban, ennek megfelelően a biztonsági címke gyártásának és kiszállításának ellenértékét a nyomda az Ügynökséggel számolja el.

•

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékének Ügynökség és ügyvéd / ügyvédi iroda közötti elszámolása az átvett biztonsági címke típusától függően többféleképpen történhet:



52 / 76


o

a csak aktiváláskor fizetendő („ingyenes”) címkék közül az aktiváltakat az Ügynökség havonta (hónapzáráskor) kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irodáknak;

o

az „ingyenes” készleten felül étvett címkéket az Ügynökség havonta (hónapzáráskor) aktiválástól függetlenül kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irodáknak;

•

A fizetés halasztott módon történik havonta előre meghatározott időpontban kiállított számla ellenében. A fizetés a jelenlegi elképzelések szerint kétféleképpen történhet: egyszerű banki átutalással (a rendszer indulásakor) vagy később online fizetéssel.

•

A biztonsági címke eredeti (fő példányi) és másolati (másodlati példányi) példányához felhasznált biztonsági címke és komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértéke megegyezik. A biztonsági címke és komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás árát a MÜK vonatkozó szabályzata rögzíti.

•

A biztonsági címke díjának és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás biztonsági címkedíjon felüli részének elszámolásához külön számla fog készülni.

•

A biztonsági címke és kapcsolódó jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékének ügyfél felé történő továbbszámlázásáról, illetve a kapcsolódó költségek áthárításáról az ügyvéd – saját árképzésének megfelelően – szabadon dönt.

•

A biztonsági címke ügyvédek közötti átadásához kapcsolódó elszámolást a MÜK külön nem szabályozza, az ezzel kapcsolatos tranzakciók már nem képezik részét az ügynökségi pénzügyi nyilvántartásoknak.



53 / 76


4.2.3.2 FOLYAMAT(OK) RÉSZLETES LEÍRÁSA 4.2.3.2.1 ELSZÁMOLÁS NYOMDÁVAL, LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓVAL

13. ábra - Elszámolás nyomdával, logisztikai szolgáltatóval

Az Ügynökség a nyomdával és logisztikai szolgáltatóval a biztonságicímke-gyártás és kiszállítás költségei tekintetében rendszeresen elszámol. elszámol Az elszámolások alapja az aláírt szállítólevél, szállítólevél valamint a nyilvántartásban rögzített biztonsági címke átvételek. átvételek A különböző típusú kiszállítások és átcsoportosítások esetében az alábbi tételek elszámolására kerül sor: •

gyártási megrendelés: megrendelés nyomda kiszámlázza a biztonsági címke díját és a szállítási költséget az Ügynökségnek;

•

egyedi rendelés ügyvéd által: nyomda kiszámlázza a szállítási költséget az Ügynökségnek;

•

átcsoportosítás átcsoportosítás nyomdai készletből (TÜK-nek, Ügynökségnek): nyomda kiszámlázza a szállítási költséget az Ügynökségnek;


•


54 / 76


átcsoportosítás TÜK és Ügynökségi készletek között: szállító kiszámlázza a szállítási költséget az Ügynökségnek.

4.2.3.2.2 ELSZÁMOLÁS ÜGYVÉDDEL

14. ábra - Elszámolás ügyvéddel

Az Ügynökség és ügyvéd / ügyvédi iroda közötti elszámolás alapja az aktivált, illetve átvett címkék száma, amit a nyilvántartás tartalmaz. A fizetés halasztott módon történik havonta előre meghatározott időpontban kiállított számla ellenében. A fizetés a jelenlegi elképzelések szerint kétféleképpen történhet: egyszerű banki átutalásal (a rendszer indulásakor) vagy később online fizetéssel.

4.2.3.3 A KÖZREMŰKÖDŐK SZEREPE AZ ELSZÁMOLÁSBAN A biztonsági címke és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás díjának elszámolásával kapcsolatos feladatokat érintett szerepkörök szerinti bontásban az alábbi felsorolás tartalmazza: Szerepkör Ügynökség

Feladat •

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódóan az Ügynökség az alábbiak szerint kezdeményezi az ügyvédekkel történő elszámolást:



Szerepkör

Feladat o

o

Ügyvéd

55 / 76


A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékének Ügynökség és ügyvéd / ügyvédi iroda közötti elszámolása az átvett biztonsági címke típusától függően többféleképpen történhet:

a csak aktiváláskor fizetendő („ingyenes”) címkék közül az aktiváltakat az Ügynökség havonta (hónapzáráskor) kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irodáknak;

az „ingyenes” készleten felül étvett címkéket az Ügynökség havonta (hónapzáráskor) aktiválástól függetlenül kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irodáknak.

A fizetés halasztott módon történik havonta előre meghatározott időpontban kiállított számla ellenében. A fizetés a jelenlegi elképzelések szerint kétféleképpen történhet: egyszerű banki átutalással (a rendszer indulásakor) vagy később online fizetéssel.

•

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékéről az Ügynökség által rendszeres időközönként kiállított számla alapján a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatás árát az Ügynökségnek kifizeti.

•

Az ügyvéd az ügyfélnek nyújtott szolgáltatás elszámolása keretében a biztonsági címke és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékét elszámolja az ügyféllel (opcionális).



56 / 76


4.2.4 BIZTONSÁGI CÍMKÉK ÉRVÉNYTELENÍTÉSE

15. ábra - Biztonsági címkék érvénytelenítése

Amennyiben egy biztonsági címke megrongálódik, elveszik, megsemmisül vagy egyéb módon felhasználásra alkalmatlanná válik, gondoskodni kell annak érvénytelenítéséről. A biztonsági címke érvénytelenítése az informatikai rendszerben történik. Amennyiben a biztonsági címke már ki van számlázva (esetleg már ki is van fizetve) érvénytelenítés esetén is ki kell fizetni. Ha még nincs kiszámlázva (és kifizetve sem), akkor érvénytelenítést követően nem kell kifizetni.



57 / 76


4.2.5 FEL NEM HASZNÁLT CÍMKÉK VISSZAVÁLTÁSA

16. 16. ábra - Fel nem használt címkék visszaváltása

A fel nem használt biztonsági címkék TÜK-nek/Ügynökségnek történő visszaszolgáltatása alapvetően két okból merülhet fel: •

az ügyvéd meghalt, meghalt vagy más módon alkalmatlanná vált tevékenysége végzésére, végzésére vagy az irodát törölték a nyilvántartásból;

•

a biztonsági címkék fenti okon kívüli egyéb okból kifolyólag szükségtelenné váltak.

Előbbi esetben, ha az ügyvéd meghalt, tevékenységet nem végezhet, vagy az irodát törölték a nyilvántartásból, a fel nem használt biztonságicímkebiztonságicímke-készletet az ügynökségnek vissza kell szolgáltatni. szolgáltatni Ennek sikertelensége esetén az Ügynökség / TÜK virtuális megsemmisítési eljárást folytat le, a sorszám-tartományokat érvénytelenként rögzíti a rendszerben. Utóbbi esetben az Ügynökség / TÜK a visszahozott biztonsági címkékat címkékat ellenőrzi, ellenőrzi rögzíti az átvételt a nyilvántartásban, és az átadóval együtt átadás-átvételi átadás átvételi bizonylaton dokumentálja azt. A korábban kifizetett és visszaszolgáltatott biztonsági címkék ellenértékét az Ügynökség visszafizeti az ügyvédeknek, ügyvédi irodáknak.



58 / 76


4.2.6 KÉSZLETLELTÁROZÁS (ÜGYNÖKSÉGI, TERÜLETI, NYOMDAI, ÜGYVÉDI KÉSZLETEK) cmp Matricaleltározás Ügynökség

Leltározás esedékes

Leltározás elrendelése (országos készlet v onatkozásában)

Táj ékoztatás leltározás elrendelésérıl

TÜK, Ügynökség, Nyomda, Ügyvéd

Leltározási lista

Leltározás elv égzése (nyilv ántartott és v alós készlet összev etése)

Leltározási eredmények dokumentálása, leltározás készre j elentése hiányok rögzítése a logisztikai nyilv ántartásban

Leltározási eredmények, hiányok

17. ábra – Készletleltározás

A számviteli előírásoknak megfelelően és a biztonsági címke szigorú nyomon követésének kötelezettségével összhangban logisztikai nyilvántartásban nyilvántartott biztonságicímke-készleteket rendszeres időközönként össze kell vetni a valós biztonságicímke-készletekkel annak érdekében, hogy az esetleges hiányosságokra fény derüljön. A leltározást a teljes országos készlet – azaz az ügynökségi, nyomdai, TÜK és ügyvédi készletek vonatkozásában is. A leltár elrendelése az ügynökség feladata, felelőssége. A leltár elvégzésének határidejéről az Ügynökség elektronikusan tájékoztatja az érintetteket. A leltár végrehajtásáért saját készlete vonatkozásában az összes készletkezelő szervezet felel. A leltár elvégzését a logisztikai nyilvántartás listák elkészítésével támogatja.



59 / 76


A leltár elvégzéséről az érintettek jelentést küldenek az Ügynökségnek. A leltározás eredményét, így különösen a hiányokat, sérült biztonsági címkékat, stb. a logisztikai nyilvántartásban is rögzíteni kell. Szükség esetén kezdeményezni kell a biztonsági címke érvénytelenítését (lásd 4.2.6 Készletleltározás (ügynökségi, területi, nyomdai, ügyvédi készletek) fejezet).

4.2.7 KÖZPONTI FELHASZNÁLÓTÁMOGATÁS A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásához szükséges informatikai háttér (beleértve a biztonsági címkék központi nyilvántartását, a biztonsági címkével ellátott iratok központi nyilvántartását is) rendelkezésre állásának biztosítása, és ezzel együtt a kapcsolódó felhasználói bejelentések, problémák kezelése az Ügynökség feladata. Ennek keretében az Ügynökség (pontosabban az általa külső szolgáltatóként megbízott Szolgáltató központ) az alábbi tevékenységeket végzi.

Szerepkör Ügynökség

Feladat •

Az Ügynökség a központi nyilvántartás kezeléséhez, valamint a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó jogi jellegű kérdések, igények, hibajelzések, problémák kezeléséhez felhasználótámogatást biztosít. Az informatikai kérdéseket érintő felhasználótámogatást az Ügynökség megbízásából a Szolgáltató központ végzi. A felhasználók támogatása több szinten zajlik: o

A felhasználótámogatás első szintjén a kérdéseket a területi ügyvédi kamara logisztikai adminisztrátora válaszolja meg.

o

A megoldásához kapcsolódó kompetencia hiányában területi ügyvédi kamara logisztikai adminisztrátora a bejelentést címkefelhasználást, elszámolást, stb. érintő nem informatikai kérdés esetén az Ügynökséghez továbbítja. A felhasználónak nem informatikai probléma esetén lehetősége van közvetlenül is az Ügynökséghez fordulni.

o

Az informatikai jellegű problémák kezeléséért az Ügynökség által megbízott Szolgáltató központ felel.

A probléma megoldásával kapcsolatban a bejelentőnek a problémát kezelő felhasználótámogató visszajelzést küld (a bejelentéssel megegyező csatornán). •

A központi nyilvántartással kapcsolatos rendszert, működést érintő módosításokkal, illetve a rendelkezésre állás változásával kapcsolatban az Ügynökség proaktívan tájékoztatja a felhasználókat.

•

Az Ügynökség a területi ügyvédi kamarák bevonásával, valamint a felhasználói bejelentések alapján rendszeres időközönként felméri a felhasználók oktatásokra vonatkozó igényeit, és ennek megfelelően tervezi, szervezi, koordinálja és végrehajtja a szükséges oktatási igényeket.

•

Az Ügynökség a központi tudásmenedzsment keretében gondoskodik a központi tájékoztató felületek tartalom bővítéséről, a felhasználói kézikönyvek, oktatási



Szerepkör

60 / 76


Feladat segédletek felülvizsgálatáról és szükséges módosítások megrendeléséről. Az Ügynökség fenntartja a gyakran ismételt kérdések nyilvántartását.

Szolgáltató pont

közköz-

Területi ügyvédi kamara

Az informatikai kérdéseket érintő felhasználótámogatást az Ügynökség megbízásából a Szolgáltató központ végzi. •

Az Ügynökség megbízásából a Szolgáltató központ ellátja a központi nyilvántartáshoz kapcsolódó jogosultságkezeléssel kapcsolatos központi feladatokat, ennek keretében felhasználói bejelentés alapján elvégzi a felhasználók, illetve szerepkörök kért karbantartását, és erről visszajelzést küld.

•

Az informatikai jellegű problémák kezeléséért az Ügynökség által megbízott Szolgáltató központ felel.

•

Felméri a kamarai felhasználók komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó oktatási igényeit.

4.2.8 A SZOLGÁLTATÁS EREDMÉNYEINEK FELHASZNÁLÁSA 4.2.8.1 A SZOLGÁLTATÁS EREDMÉNYÉNEK FELHASZNÁLÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ ALAPVETÉSEK •

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásból származó eredmény felhasználása a MÜK által meghatározott eredményfelhasználási elvek alapján, az Ügynökség közgyűlése által meghatározott arányok szerint célhoz kötötten történhet.

•

Az eredmények felhasználásánál prioritást élveznek az Ügynökség működtetésének költségei, valamint a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtását megalapozó előkészítő feladatokhoz kapcsolódóan a BÜK és a MÜK által finanszírozott költségek.

4.2.8.2 A SZOLGÁLTATÁS EREDMÉNYÉNEK FELHASZNÁLÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK Szerepkör

Feladat

Ügynökség

•

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásból származó eredmény felhasználásának tervezése és követése alapvetően a MÜK feladata azzal, hogy az eredmény felhasználási célok közötti konkrét évre vonatkozó elosztási arányainak meghatározására (a MÜK teljes ülés által meghatározott irányelveknek megfelelően) az Ügynökség közgyűlésének a döntési hatóköre.


•

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásból származó eredmény felhasználásához kapcsolódó feladatok keretében o

véleményezik az eredményfelhasználás MÜK által kijelölt irányelveit;

o

és az eredményfelhasználás Ügynökség közgyűlése által meghatározott arányait.

o

közreműködnek az eredmények célhoz kötött felhasználásának köve-



Szerepkör

61 / 76


Feladat tésében.

4.2.9 SZOLGÁLTATÁS TOVÁBBFEJLESZTÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás hatóköre 2015-től kezdődően jelentősen kibővül, mind az érintett jogügyletek hatókörét, mind a szolgáltatás tartalmát tekintve. Ebből adódóan, a szolgáltatást támogató szervezeti-működési és informatikai háttér további fejlesztése fog szükségessé válni. A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás továbbfejlesztéséhez kapcsolódó feladatokat az alábbi táblázat tartalmazza: Szerepkör Ügynökség

Feladat A fejlesztések tervezésében, előkészítésében és megvalósításának koordinálásában jelentős szerep hárul az Ügynökségre. •


Az Ügynökség közreműködik a szolgáltatáshoz kapcsolódó informatikai fejlesztések tervezésében, ennek keretében o

elvégzi a továbbfejlesztések megvalósíthatósági elemzését, előkészíti a továbbfejlesztéshez szükséges vezetői (tulajdonosi döntéseket);

o

közreműködik a működési és informatikai fejlesztési igények részletes specifikálásában.

o

Közreműködés a továbbfejlesztések megvalósításának koordinálásában, ennek keretében koordinálja, menedzseli a működési és informatikai fejlesztési projekteket, és minőségbiztosítja azok megvalósítását.

Véleményezi a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás továbbfejlesztéséhez kapcsolódó megvalósíthatósági elemzés eredményét, valamint az informatikai és működésfejlesztési igények részletes specifikációját.

4.2.10 A SZOLGÁLTATÁS JOGI ÉS SZABÁLYOZÁSI KERETEINEK KIJELÖLÉSE, MÓDOSÍTÁSA A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó szabályozási környezet kialakítása és rendszeres felülvizsgálata a bekövetkezett jogszabályi változásoknak és elvárásoknak megfelelően a MÜK feladata. Ennek keretében a MÜK felelőssége kiterjed az alábbiakra: Szerepkör Magyar Ügyvédi Kamara

Feladat •

A szolgáltatást meghatározó jogszabályi környezet folyamatos követése, szükséges módosításának kezdeményezése.

•

A szolgáltatásnyújtás kereteit meghatározó kamarai szabályzatok, megállapo-



Szerepkör

62 / 76


Feladat dások felülvizsgálata, szükséges módosítások elvégzése. Ennek keretében

•

o

rendszeres időközönként felülvizsgálja és szükség szerint módosítja a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos MÜK szabályzatot, és

o

részletes iránymutatásokat ad ki a biztonsági címke használatával, felhasználásával, a központi nyilvántartás használatával és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás elszámolásával kapcsolatban.

Fenti tevékenysége keretében elvégzi a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás ellenértékének és a biztonsági címke meghatározott árának felülvizsgálatát, szükség szerint kezdeményezi ezek módosítását.

4.2.11 AZ ÜGYNÖKSÉG IRÁNYÍTÁSÁVAL ÉS MŰKÖDTETÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK Az Ügynökség irányításával és működtetésével kapcsolatos általános, a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás specialitásaitól és az Ügynökség működési sajátosságaitól független feladatokat a további fejezetekben nem részletezzük, ezekkel kapcsolatban az Ügynökség belső működését részletesen meghatározó szabályzatok (pl. alapszabály, szervezeti és működési szabályzat, számviteli szabályzat, pénzkezelési szabályzat, ösztönzési szabályzat, kommunikációs szabályzat, stb.) irányadók.

4.3 ÜGYNÖKSÉG IRÁNYÍTÁSI ÉS KOORDINÁCIÓS MECHANIZMUSAI Az Ügynökség működési modelljének tervezése során kiemelt fontossággal bír az Ügynökség irányításában, működésében alkalmazásra kerülő irányítási és koordinációs eszközrendszer. A célokhoz igazított irányítási és koordinációs eszközrendszer alkalmazása révén éri el a kamarai vezetés azt, hogy a szolgáltatásnyújtásban érintettek munkájukkal a kitűzött célok felé mozdítsák az Ügynökséget. Az ügynökségi működési modell során alábbi elemekben definiáltuk az irányítási és koordinációs mechanizmusokat:

Szolgáltatásnyújtás „belső” szabályozási rendszere

Szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó döntési szintek

Folyamatokhoz kapcsolódó Döntési Hatásköri Lista

Ügynökségi szervezeti felépítés és hierarchia

18. ábra - Az ügynökség irányítási és koordinációs mechanizmusai



63 / 76


4.3.1 SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁS „BELSŐ” SZABÁLYOZÁSI RENDSZERE A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtása és ezen keresztül a szolgáltatásnyújtás céljainak teljesítése számos közreműködő szereplő jól szervezett együttműködését igényli. A zökkenőmentes együttműködéshez elengedhetetlen, hogy a kapcsolódó jogszabályokban megfogalmazott célok és keretszabályok alapján a folyamattervezési és szabályozási munka során a szervezeti és működési kérdéseket megválaszoló részletes szabályozások kerüljenek kidolgozásra. Fentieknek megfelelően, ki kell alakítani a szolgáltatásnyújtás és ügynökségi működés belső szabályozási rendszerét. A kidolgozandó szabályozások rendszerét a következő táblázat foglalja össze. A táblázat a szabályozásokon kívül tartalmazza a résztvevők együttműködését tartalmazó formális megállapodásokat is.

Szabályozók

Szervezeti Szervezeti és működési kereteket érintő hatókö hatóköre

Szabályozás jóváhajóváhagyója

MÜK szabályzat MÜK szabályzat komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos ügynökségi, területi kamarai és ügyvédi feladatokról, szabályokról

A biztonsági címke felhasználásának és a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásának biztonsági jel gyártásával, beszerzésével, rendelkezésre bocsátásával, kezelésével, felhasználásával, felhasználásának nyilvántartásával, ellenértékének megfizetésével kapcsolatban meghatározott szabályai.

MÜK teljes ülés KIM Igazságügyért felelős államtitkár

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatásból származó eredmény felhasználásáról. Ügynökségi szabályzatok Az Ügynökség alapszabálya

Az Ügynökség mint gazdasági zártkörűen működő részvénytársaság Gt. által meghatározott tartalmi elemekkel kidolgozott alapszabálya

Ügynökség közgyűlés

Az Ügynökség szervezeti és működési szabályzata

Az Ügynökségi szervezeti és működési szabályzata meghatározza az Ügynökség szervezeti felépítését, működésének rendjét, a belső és külső kapcsolataira vonatkozó szabályokat

Ügynökség igazgatóság

Munkaköri leírások

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó érintett szerepkörök feladatainak, felelősségeinek, kötelezettségeinek, a szerepkör betöltéséhez szükséges feltételek részletes meghatározása



Szabályozók Az Ügynökség belső szabályzatai

Megállapodás


Szervezeti Szervezeti és működési kereteket érintő hatókö hatóköre Az Ügynökség belső szabályzatai közé értjük különösen a társaság szervezeti és működési szabályzat, belső folyamatai alapú szabályzatait, valamint a jogszabályok szerint kötelező szabályzatokat is (pl. számviteli szabályzatok, igazgatósági ügyrendek, stb.). A társaság tervezett működési formája (Zrt.) szerint kötelezően elkészítendő szabályzatok listáját a 3 sz. melléklet: Ügynökség kötelező belső szabályozásai melléklet tartalmazza.

Szervezeti és működési kereteket érintő hatókö hatóköre

64 / 76


Szabályozás jóváhajóváhagyója Ügynökség igazgatóság

Felelő elelőse

Interoperabilitási megállapodás megkötése a BÜK és a többi területi ügyvédi kamara között

Megállapodás a BÜK rendszereinek más területi kamarák által történő felhasználásáról, a területi kamarai adatbázisok, nyilvántartások összekapcsolásáról.

BÜK elnökség

Megállapodás a BÜK, a MÜK és a többi területi kamara között az Arhitel fejlesztések elvégzéséről

Megállapodás arról, hogy a BÜK elvégzi a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás nyújtásához szükséges előkészítő feladatokat (megvalósíthatóság elemzése, Ügynökségi szervezet felállítása, fejlesztések elvégzése), és finanszírozza (megelőlegezi) ezek költségét

MÜK elnökség

Területi ügyvédi kamarák és az Ügynökség közti megállapodások az országos szolgáltatások ellátásáról

Megállapodás arról, hogy a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatást az Ügynökség bizományosi minőségben teljesítési segédként nyújtja a területi kamarák megbízásából


Szolgáltatási megállapodás az Ügynökség és a Szolgáltató központ között a Szolgáltató központ által végzendő szolgáltatásokról

Szolgáltatási megállapodás az Ügynökség és a Szolgáltató központ között a Szolgáltató központ által végzendő szolgáltatásokról (szolgáltatási szintek, szolgáltatás részletes tartalma, stb.)


Szolgáltatási megállapodás a Szolgáltató központ és a területi kamarák között a Szolgáltató központ által végzendő szolgáltatásokról

Szolgáltatási megállapodás a Szolgáltató központ és a területi kamarák között a Szolgáltató központ által végzendő szolgáltatásokról (szolgáltatási szintek, szolgáltatás részletes tartalma, stb.)

Területi ügyvédi kamara elnökségei

Területi kamarák elnökségei

BÜK elnökség Területi kamarák elnökségei

Területi ügyvédi kamara elnökségei



65 / 76


4.3.2 SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ DÖNTÉSI SZINTEK A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatással kapcsolatos feladatok számos szervezetet érintenek, ennek megfelelően a szolgáltatással, illetve a szolgáltatást nyújtó Ügynökséggel kapcsolatos irányítási jogok és döntések is több döntési szint és ezeken belül több közreműködő szervezet között vannak elosztva. A szolgáltatással kapcsolatos döntési szintek meghatározott struktúra mellett kerülnek kialakításra úgy, hogy a szolgáltatással kapcsolatos döntések meghozása az erre kompetenciával rendelkező legalacsonyabb szinten történjen. Az alábbi táblázat és ábra a döntési szinteket, ezek egymásra épülését, és a kapcsolódó legfontosabb döntési hatásköröket tartalmazza.

Döntési szint Jogalkotói szint

Döntéshozó

Döntési (döntés(döntés-előkészítési) hatáskör

Legfontosabb döntési kompetenciák

KIM, Kormány, Országgyűlés

Kapcsolódó jogszabályok módosítását érintő döntések

Döntés kapcsolódó jogszabályi háttér módosításáról

MÜK teljes ülés

A komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatással (felhasználás, nyilvántartás, ár, eredmény felhasználás) kapcsolatos szabályozási döntések.

- A szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos részletes szabályok meghatározása (biztonsági jel gyártásával, beszerzésével, rendelkezésre bocsátásával, kezelésével, felhasználásával, felhasználásának nyilvántartásával, ellenértékének megfizetésével kapcsolatban) (Üt. 112. § (1) bek. p.); - A biztonsági jel és szolgáltatás árának meghatározása (Üt. 112. § (1) bek. p.); - A szolgáltatásból származó eredmény felhasználási irányelveinek meghatározása.

MÜK elnökség

Döntés a szolgáltatást érintő fejlesztésekről. A szolgáltatással kapcslatos MÜK teljes ülés döntések előkészítése.

- Döntés a szolgáltatáshoz kapcsolódó továbbfejlesztésekről; - Biztonsági címke felhasználásával, tárolásával kapcsolatos ellenőrzések elrendelése;

MÜK elnök

A MÜK elsőbbségi részvényével kapcsolatos hatáskörök gyakorlása az Arhitel Ügynökség közgyűlésében.

A MÜK elsőbbségi részvényével kapcsolatos hatáskörök gyakorlása az Arhitel Ügynökség közgyűlésében a következő témákat érintő döntések esetében: - A szolgáltatást érintő szabályozásokkal kapcsolatos döntések (a MÜK számára az Üt. 112. § (1) p) pontban nevesített szabályozási jogkör garanciájaként); - Eredményfelhasználást érintő döntések; - Vezető tisztségviselők kinevezése.

Tulajdonosi szint


Döntési szint

Döntéshozó

Döntési (döntés(döntés-előkészítési) hatáskör

Legfontosabb döntési kompetenciák

TÜK (Közgyűlés, Elnökség)

TÜK belső szabályzatok módosításával, a TÜK és Ügynökség közötti megállapodások megkötésével kapcsolatos konkrét döntések.

- TÜK alapszabály és belső szabályzatok módosítása a biztonsági címke alkalmazásával összefüggő okokból; - Bizományosi megállapodások megkötése, felülvizsgálata; - Központilag kialakított alkalmazásokkal kapcsolatos TÜK-Ügynökség megállapodások felülvizsgálata.

Közgyűlés

Döntés a Gt. által kizárólagos közgyűlési hatáskörbe utalt ügyekben,valamint a szolgáltatásból származó bevétel felhasználási arányaival kapcsolatban.

- Alapszabály módosítása; - Vezető tisztségviselők kinevezése; - Számviteli beszámolók elfogadása; - Gt. 231.§ (2) által biztosított egyéb hatáskörök; - A szolgáltatásból származó eredmény felhasználásának arányaival kapcsolatos döntés.

Igazgatóság (Elnökkel)

Ügynökség működésének kialakításával és folyamatos fenntartásával, valamint a szolgáltatás nyújtásához szükséges alapfeltételek biztosításával kapcsolatos általános operatív döntések.

- Ügynökség belső működési szabályzatainak kialakítása; - Ügynökségi kötelezettségvállalások engedélyezése (értékhatártól függően); - Nyomda kiválasztása, megállapodás megszüntetése; - Nyomdával való megállapodás részletei.

Vezérigazgató

Az Ügynökség napi operatív működésével kapcsolatos konkrét döntések.

- Az Ügynökség működtetéséhez szükséges egyéb szolgáltatások megrendelése, megállapodások megkötése; - Likviditás biztosításával, követelések kezelésével kapcsolatos döntések; - Ügynökségi emberi erőforrásokkal kapcsolatos döntések.

Ügynökség legfelsőbb szer szerve

Ügynökség ügyve ügyvezetés (operatív iráirányítás)

Vezérigazgató részéről operaoperatív munkatármunkatársak számára delegált döndöntési hatásköhatáskörök / gazdaságazdasági vezetői jogjogkörök


66 / 76


Gazdasági vezető A gazdasági vezető részére a számviteli Lásd DHL. törvényben a szervezeti és működési szabályzatban és a munkaköri leírásban meghatározott döntések. Ügynökség egyéb operatív munkatársai

Adott funkcionális területhez kapcsolódó folyamatokkal kapcsolatos napi operatív döntések a munkaköri leírásban meghatározott esetekben.

4.3.3 FOLYAMATOKHOZ KAPCSOLÓDÓ DÖNTÉSI ÉS HATÁSKÖRI LISTA A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz és az Ügynökség működéséhez kapcsolódó részletes döntési jogköröket és hatásköröket az érintett folyamatokat (feladatokat), valamint az ezek elvégzésében közreműködő, illetve ezekkel kapcsolatos döntésekért felelős részletes szerepköröket (és közreműködésük formáját) meghatározó Döntési-Hatásköri Lista (DHL) foglalja össze.



67 / 76


A DHL célja a döntési hatáskörök megosztásának egyértelmű rögzítése, valamint a fő szerepkörök közreműködésének meghatározása egyes hatásköri elemek kapcsán. A DHL összefoglalja a komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatással kapcsolatban releváns működési folyamatokat, de nem feladata a kapcsolódó folyamatok részletes (műveleti szintű) bemutatása. A DHL egy olyan mátrix, amelyben egyértelműen meghatározásra kerülnek a folyamatban résztvevő szereplők (szerepkörök, közreműködők) (oszlopok), valamint az érintett folyamatcsoportok, folyamatok, feladatok (sorok). A mátrix mezőiben kerülnek megadásra a kapcsolódó kötelezettségek és jogosultságok (azaz adott szerepkör adott folyamatban, feladatban történő közreműködésének módja) az alábbiak szerinti tartalommal és jelöléssel: •

Javaslattétel, előterjesztés (E): Adott döntést igénylő kérdésben javaslat készítése és annak előterjesztése a döntés-előkészítő joggal és hatáskörrel rendelkező döntéshozó fórum elé.

•

Véleményezés (V): A javaslat véleményezése a véleményezésre jogosult közreműködők (szakértők, vezetők) által.

•

Döntés (D): Döntéshozó dönt az előterjesztésről. Alapértelmezésben minden egyes tárgykörnek egy szakmai előkészítője (E) és egy döntéshozója (D) lehet. Ettől eltérő eseteket a megjegyzés rovatban indokolni kell.

•

Tájékoztatás (T): A döntésről a döntéshozatali folyamatban közreműködők és a döntéshozó által megjelölt külön megjelölt szerepkörök tájékoztatást kapnak. Ugyanígy egy végrehajtási feladat esetén a feladat végrehajtásáról a végrehajtásban valamilyen módon közreműködő szerepkörök értesítést, tájékoztatást kapnak.

•

Végrehajtás (VH): Adott feladathoz kapcsolódó döntés alapján a végrehajtásért felelős szerepkör elvégzi a feladatot.

•

Közreműködés (KM): a feladat elvégzésében, a kapcsolódó döntés meghozásában egyéb módon közreműködő (adatot szolgáltató, végrehajtásban részt vevő, azt előkészítő, stb.) szerepkör jelölésére.

A részletes DHL-t a 2 sz. melléklet: részletes Döntési-hatásköri lista (DHL) fejezet tartalmazza.

4.3.4 ÜGYNÖKSÉGI SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, HIERARCHIA Az Arhitel Ügynökség tervezett szervezeti felépítését az alábbi ábra mutatja be. Az ábra elemei a DHL-ben meghatározott szerepkörökből kialakított munkaköröket tartalmazzák.



68 / 76


Közgyűlés FelügyelőFelügyelőbizottság Igazgatóság

Vezérigazgató

Titkársági adminisztrátor

HD operátor

Logisztikai operátor

Auditor

TÜK logisztikai adminisztrátor / kapcsolattartó

19. ábra - Az Ügynökség tervezett szervezeti felépítése



69 / 76


5. NYITOTT KÉRDÉSEK A dokumentum számos ponton tartalmaz a működést alapvetően befolyásoló nyitott kérdéseket, ezek közül a legfontosabbakat a lenti listában foglaltuk össze. Ezek eldöntése a működési modell és folyamatleírások véglegesítéséhez nélkülözhetetlen. •

Nem tisztázott az Ügynökség működési egység személyi ráfordításaihoz betervezett auditor feladata, felelőssége, szerepe az Ügynökség, illetve a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás működtetésében.

•

Tisztázandó a pontos munkamegosztás az Szolgáltató központ, az Ügynökség és a külső IT szolgáltatók között az Arhitel informatikai feladatok vonatkozásában:

•

o

Lesz-e bármi köze az Arhitel fejlesztéséhez a Szolgáltató központnak, vagy azt teljes egészében egy külső fejlesztő fogja végezni közvetlenül az Ügynökség megbízásából? Kinek a feladata lesz egy esetleges továbbfejlesztés specifikálása, kiírások elkészítése, felhasználói tesztelés, oktatások szervezése, stb. Lesz erre kompetenciával bíró ember az Ügynökségnél vagy a Szolgáltató központ fogja végezni ezeket a feladatokat az Ügynökség helyett (megbízásából)?

o

Lesz-e bármilyen feladata az Arhitel üzemeltetésében a Szolgáltató központnak, vagy azt teljes egészében egy külső szolgáltató fogja végezni közvetlenül az Ügynökség megbízásából? Ki képviseli az Ügynökséget a külső IT szolgáltatókkal való szerződések megkötésekor, ki felügyelné azok betartását (ha az Ügynökségnél nem lesz informatikai kompetencia)?

o

Az Arhitel felhasználótámogatásban milyen szerepe lesz a Szolgáltató központnak és az Ügynökségnek? Jelenleg van tervezve egy fő HD-s az Ügynökséghez is, de informatikai kompetencia nincs tervezve. Helyes lehet az a feltételezés, hogy a nem informatikai kérdések az ügynökségi HD-shez érkeznek be (és itt foglalkoznak ezekkel), az informatikai kérdések pedig a Szolgáltató központ HD-re (ahol nyilván meglenne az Arhitel rendszerhez kapcsolódó ismeret is)? A mélyebb informatikai kérdésekben a Szolgáltató központ konzultálhatna a külső fejlesztővel / üzemeltetővel.

Pontosítandó a fel nem használt címkék visszaváltásának folyamata, elszámolásának, módja (kihez, milyen bizonylattal, stb.).



70 / 76


1. SZ. MELLÉKLET: FOLYAMATLISTA A folyamatlista a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz és az Ügynökség működtetéséhez kapcsolódó folyamatcsoportokat, folyamatokat és feladatokat tartalmazza. A lista nemcsak az Ügynökség által végzett feladatokat tartalmazza, hanem a komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódóan minden olyan folyamatot, feladatot számba vesz, amelyek a jogügylet-biztonsági szolgáltatás teljesítéséhez szükséges vagy közvetlenül kapcsolódik. A folyamatlista a működés tervezésének alapdokumentuma és kiinduló pontja, a későbbi működési és informatikai tervezési, valamint részletes szabályozási feladatokat megalapozó dokumentum. A folyamatlista a folyamatokat, feladatokat az alábbi fő folyamatcsoportok szerint csoportosítja.

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatáshoz kapcsolódó alapfolyamatok;

Komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás továbbfejlesztéséhez kapcsolódó feladatok tervezése és a megvalósítás koordinálása;

A komplex jogügylet-biztonsági szolgáltatás eredményének felhasználása;

Ügynökség irányításához és működtetéséhez kapcsolódó folyamatok / feladatcsoportok.

Folyamatlista_DHL_A rhitel_v1.1.xls

2. SZ. MELLÉKLET: RÉSZLETES DÖNTÉSI-HATÁSKÖRI LISTA (DHL)

Folyamatlista_DHL_A rhitel_v1.1.xls

3. SZ. MELLÉKLET: ÜGYNÖKSÉG KÖTELEZŐ BELSŐ SZABÁLYOZÁSAI

javasolt_szabalyzato k_listaja_v02.xlsx



71 / 76


4. SZ. MELLÉKLET: SZÁMVITELI ÉS ADÓJOGI ELEMZÉS Bevezetés A számviteli és adójogi elemzés a projekt során felmerült legfontosabb adójogi, illetve számviteli kérdésekkel kapcsolatos szakértői állásfoglalásokat tartalmazza. Jelen dokumentumban szereplő megállapítások a Budapesti Ügyvédi Kamarától kapott írásbeli és szóbeli információkra, illetve kérdésfelvetésekre alapozva készültek. Amennyiben a kapott információk nem megfelelőek vagy nem teljes körűek, akkor ez hatással lehet az általunk megfogalmazott megállapításokra is. A megállapítások a jelenben hatályos jogszabályok általunk történő értelmezésén alapulnak, a bíróságok, az adóhatóság vagy más szervezetek ettől eltérő álláspontra is helyezkedhetnek. A tanulmány során nem vizsgáltunk jövőben lehetséges törvényi változásokat, amelyek szintén befolyással lehetnek a megállapításokra.

I. Az Arhitel projekt kapcsán az ügyvédi kamarák, illetve megbízottjuk által ellátandó ellátandó feladat megítélése Az egyeztetések során felmerült, hogy a tevékenység közfeladatként, vagy gazdasági tevékenyégként végezhető. Az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény (a továbbiakban Ügyvédi törvény) 12. § (1) bekezdése alapján az ügyvédi kamara köztestület. A köztestületek működését alapvetően az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban Civil törvény) szabályozza. A Civil törvény 2. § 19. pontja alapján közfeladat a jogszabályban meghatározott állami vagy önkormányzati feladat, amit az arra kötelezett közérdekből, haszonszerzési cél nélkül, jogszabályban meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelve végez, ideértve a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátását, valamint e feladatok ellátásához szükséges infrastruktúra biztosítását is. Tekintettel arra, hogy az Arhitel projekt kapcsán a kamarák, illetve az általuk a vizsgált tevékenység végzésével megbízott szervezet az e tevékenységből származó bevételből különböző egyéb, jogszabályban meghatározott és jogszabályban nem meghatározott tevékenységek és feladatok finanszírozását tervezik végrehajtani, véleményünk szerint nem teljesül a közfeladatra vonatkozó azon kitétel, hogy ezt haszonszerzési cél nélkül látnák el. Ezzel szemben a Civil törvény 2. § 11. pontja meghatározza a gazdasági-vállalkozási tevékenység fogalmát, miszerint a a jövedelem- és vagyonszerzésre irányuló vagy azt eredményező, üzletszerűen végzett gazdasági tevékenység, ide nem értve az adomány (ajándék) elfogadását, továbbá a bevétellel járó, létesítő okiratban meghatározott cél szerinti, valamint a közhasznú tevékenységet. Meglátásunk szerint a Civil törvény gazdasági-vállalkozási tevékenységre vonatkozó meghatározásának jobban megfelel az Arhitel projekt kapcsán ellátandó tevékenység. A közfeladatot ellátó szervek működésére vonatkozóan további jogszabályok is tartalmaznak előírásokat, mint például a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, de a közfeladat meghatározására vonatkozóan egyértelmű, vagy a Civil törvényben foglalt definícióhoz képest kiterjesztő tartalmú meghatározást nem találtunk. A Civil törvény gazdasági-vállalkozási tevékenységével azonos, vagy ahhoz hasonló tatalmú meghatározást több jogszabály is tartalmaz.



72 / 76


Az általános forgalmi adóról szóló 2007. CXXVII. törvény (a továbbiakban Áfa törvény) 6. § (1) bekezdése alapján gazdasági tevékenység valamely tevékenység üzletszerű, illetőleg tartós vagy rendszeres jelleggel történő folytatása, amennyiben az ellenérték elérésére irányul, vagy azt eredményezi, és annak végzése független formában történik. Az Áfa törvény fogalmához nagyon hasonlóan a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (továbbiakban Tao. törvény) 1. §-a alapján vállalkozási tevékenység a jövedelem- és vagyonszerzésre irányuló, vagy azt eredményező gazdasági tevékenység. Fentieket összegezve, és figyelembe véve az ellátni tervezett feladatokat, valamint az azokból származó bevétel várható jövőbeni felhasználási módját, meglátásunk szerint e tevékenység nem tekinthető közfeladatnak, valamennyi meghatározást együttesen értékelve inkább gazdasági, vállalkozási tevékenységnek minősül.

II. Szervezeti formára és azok adóügyi megítélésére vonatkozó megál megállapítások Az egyeztetések során a szervezeti formára vonatkozóan a következő lehetőségeket vizsgáltuk: 1. Kamara végzi, közfeladatként 2. Kamara végzi gazdasági-vállalkozási tevékenységként 3. A Kamara, illetőleg a területi kamarák által létrehozandó gazdasági társaság végzi

Tekintve, hogy az I. fejezetben kifejtettek alapján a tevékenység közfeladatként történő megítélése álláspontunk szerint nem megalapozott, így jelen összefoglalóban a kamarai közfeladatként történő működésre nem térünk ki. Amennyiben az Arhitel projekt kapcsán végezni kívánt feladatokat a Kamara látja el, gazdasági-vállalkozási tevékenység keretében, abban az esetben az alábbi adózási következmények merülhetnek fel:

Társasági adó A Tao törvény köztestületekre vonatkozó előírásai alapján nem kell a köztestületnek társasági adót fizetnie, amennyiben a vállalkozási tevékenységből származó bevétele nem haladja meg az összes bevételének 10%át, legfeljebb 10 millió forintot. Ugyanakkor a Tao törvény 9. § (11) pontja alapján, amennyiben a Civil törvény szerint elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenységű szervezetnek minősül, valamennyi bevételét figyelembe kell venni a társasági adó alapjának meghatározása során. Elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenységű a szervezet a Civil törvény 2. § 7. pontja alapján, ha az éves összes bevétele hatvan százalékát eléri vagy meghaladja a gazdasági-vállalkozási tevékenységéből származó éves összes bevétele. Az általatok készített és rendelkezésünkre bocsátott bevételi-kiadási elemzés, és a tevékenység tervezett nagyságrendje, valamint az ebből várható bevétel, illetve a Kamara egyéb, alapvetően ügyvédek által befizetett tagdíjból származó bevételei arányát figyelembe véve 2014. évre vonatkozóan a gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevétel az összes bevétel arányában várhatóan még nem éri el a 60%-ot, de a 2015. évtől kezdve eléri, és jelentősen meg is haladja azt.



73 / 76


Ennek következtében a 2014. évre vonatkozóan a Kamara egyéb, a közfeladatokkal kapcsolatban realizált bevételei még nem esnek társasági adókötelezettség alá, míg azt követően (2015. évtől) azon bevételek is figyelembe veendők a társasági adó alapjának kiszámításakor.

Általános forgalmi adó Az Áfa törvény 7. § (1) bekezdése alapján nem minősül gazdasági tevékenységnek és nem eredményez adóalanyiságot a jogszabály alapján közhatalom gyakorlására jogosított szervezet által ellátott közhatalmi tevékenység. Ilyen tevékenységnek minősül különösen a jogszabály-alkotási, az igazságszolgáltatási, az ügyészi, a védelmi, a rendvédelmi, a külügyi és igazságügyi igazgatási, a közigazgatási jogalkalmazói, a hatósági ellenőrzési és pénzügyi ellenőrzési, a törvényességi felügyeleti és ellenőrzési, az államháztartási, európai uniós és egyéb nemzetközi támogatás elosztásáról való döntési tevékenység. Tekintve, hogy az Arhitel projekt kapcsán végzendő feladatokat jogszabály nem nevesíti közhatalmi feladatnak, így e tevékenység az általános forgalmi adó hatálya alá tartozik. Az Áfa törvény adólevonási jogot szabályozó 120. § rendelkezései értelmében abban a mértékben, amilyen mértékben az adóalany e minőségében a terméket, szolgáltatást adóköteles tevékenysége érdekében használja, egyéb módon hasznosítja, megilleti az a jog, hogy az általa fizetendő adóból levonja a más adózó által rá áthárított, illetve az általa, mint beszerzőként megállapított fizetendő adó összegét. Az Áfa törvény 123. §-a és az 5. számú melléklete alapján, amennyiben az adóköteles és az adómentes tevékenység végzése érdekében felmerült, előzetesen felszámított adó összege tételesen nem különíthető el, abban az esetben a következő képlet alkalmazásával kell meghatározni a arányosítás alkalmazásával levonható adó összegét: L = A x L(H), ahol L: az arányosítással megosztandó előzetesen felszámított adóból a levonható rész összege, A: az arányosítással megosztandó előzetesen felszámított adó éves szinten összesített összege, L(H): a levonási hányados. A levonási hányados számlálójában az adóköteles tevékenység bevétele, míg a nevezőjében valamennyi adóköteles és nem adóköteles tevékenység bevétele szerepel. Amennyiben az Arhitellel kapcsolatos tevékenységet a Kamara a saját szervezeti keretein belül végzi, abban az esetben adóköteles és adómentes tevékenységet egyaránt végezni fog, így az általános forgalmi adó arányosítására lesz köteles. Ez egyrészt jelentősen megnöveli az adminisztrációs kötelezettségeket, másrészt a tételes elkülönítés miatt adókockázatot is rejt magában. További kockázatot jelent, hogy a tételesen el nem különíthető költségekre jutó adó összege a különböző tevékenységekből származó bevételek arányában helyezhető levonásba, ami a levonható adó összegét, és ezen keresztül a projekt finanszírozási igényével kapcsolat tervezést is bizonytalanná teszi. Az Arhitel projekttel ellátandó tevékenységekre létrehozott gazdasági társaság, tekintve, hogy kizárólag adóköteles tevékenységet végezne, valamennyi rá áthárított előzetesen felszámított általános forgalmi adó levonására jogosult lenne, így az arányosítás kapcsán felmerülő többlet-adminisztrációval, valamint az arányosításból származó tervezési bizonytalansággal és adókockázattal sem kellene számolni.



74 / 76


Személyi jövedelemadó A Kamara a tagjainak, a tagdíjbevételeiből különböző ingyenes szolgáltatásokat nyújt a tagjainak, többek között oktatások, továbbképzések, jogi adatbázishoz való hozzáférés. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban Szja törvény) 7. § (1) bekezdés d) pontja alapján a magánszemély által fizetett tagdíjra, hozzájárulásra tekintettel a vállalkozási tevékenységet nem folytató köztestület által a magánszemély részére nyújtott szolgáltatást a magánszemély jövedelme kiszámításánál nem kell figyelembe venni, feltéve, hogy a köztestület az alapszabálya alapján, a cél szerinti tevékenységével összefüggésben, a rendeltetésszerű joggyakorlás keretében nyújtja ezt a szolgáltatást. Amennyiben a Kamara az Arhitel projektet saját szervezeti keretében, köztestületként, de vállalkozás tevékenységként végzi, abban az esetben a kamarai tagoknak nyújtott szolgáltatások kapcsán felmerül a személyi jövedelemadó-fizetési kötelezettség kérdése. Ez esetben az adófizetési kötelezettség alapját a szolgáltatás piaci értékének alapulvételével kell meghatározni. Az Arhitellel kapcsolatos tevékenység gazdasági társasági formában történő ellátása esetén a Kamara által a tagjainak nyújtott szolgáltatások kapcsán személyi jövedelemadó-, és egyéb, ahhoz kapcsolódó közteherfizetési kötelezettség sem a szolgáltatást a tagjainak térítésmentesen nyújtó Kamara, sem a szolgáltatást igénybe vevő kamarai tag ügyvéd részéről nem merül fel. A projekt-megbeszélések során felmerült az a felvetés, hogy a tagdíj és a Kamara által a tagjainak nyújtott szolgáltatások között nincs közvetlen kapcsolat. Tekintettel arra, hogy a Kamara jelenleg hatályos alapszabályának II./2./1) pontja alapján a Kamara az Üt. 12. § (2) bekezdésében írt közfeladatok ellátása körében előmozdítja az ügyvédi feladatok teljesítését és ezen cél szerinti tevékenységével összefüggésben ingyenes vagy kedvezményes szolgáltatásokat nyújthat tagjainak és nyilvántartottjainak, valamint, hogy az alapszabály II./3. pontja alapján az ügyvédi kamara a működéséhez szükséges költségeket a kamarai tagdíjból és egyéb bevételeiből fedezi, úgy ítéljük meg, hogy a tagdíj, és a Kamara által ingyenesen nyújtott szolgáltatások közötti kapcsolat valószínűsíthető, ennek ellenkezője egy adóhatósági vizsgálat során nehezen lenne bizonyítható. Ezen túlmenően az Szja törvény vonatkozó 7. § (1) bekezdésének d) pontja nem írja elő, hogy a tagdíjból kell a szolgáltatásokat finanszírozni, hanem, hogy a tagdíjra (hozzájárulásra, felajánlásra) tekintettel juttatott szolgáltatások után nem keletkezik a magánszemélynek adóköteles jövedelme.

III. Részvénytársasági formában történő működés esetén a részvények számviteli számviteli elszámolására, adózási kapcsolataira vonatkozó megállapítások A megbeszélések során a gazdasági társasági formák közül az egyszerűbb szervezeti felépítést, és kevesebb adminisztrációt igénylő korlátolt felelősségű társasági forma választása elvetésre került, többek között a várható bonyolult tulajdonosi és finanszírozási viszonyok miatt, mivel részvénytársasági formában ezek hatékonyabban leképezhetőek. A Kamara által elkészíttetett, tulajdonosi szerkezetre és alkalmazott részvényformákra vonatkozóan rendelkezésünkre bocsátott tanulmány alapján a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban Gt.), illetve a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban Számviteli törvény) e témában releváns előírásai a következők: A Gt. 193. §§-ában foglaltak alapján a visszaváltható részvénnyel kapcsolatban a következő egyedi rendelkerendelkezéseknek kell eleget tenni:



75 / 76


A társaság közgyűlése az alaptőke tíz százalékát meg nem haladó mértékben olyan részvény kibocsátásáról is határozhat, amely alapján a kibocsátandó részvényre a részvénytársaságot vételi jog vagy a részvényest eladási jog illeti meg, az alapszabályban meghatározott feltételek szerint (visszaváltható részvény). Kibocsátható olyan visszaváltható részvény is, amely mind a vételi, mind az eladási jogot megtestesíti.

A vételi, illetve eladási jog gyakorlásának feltételeit a részvénytársaság alapszabályában kell a részvények kibocsátását megelőzően meghatározni azzal, hogy a részvénytársaság csak olyan részvény vonatkozásában élhet vételi jogával vagy teljesítheti a részvényes eladási jogából fakadó kötelezettségeit, amelyekre vonatkozóan a részvényes a teljes névértéket, illetve kibocsátási értéket megfizette, a nem pénzbeli hozzájárulást pedig a részvénytársaság rendelkezésére bocsátotta. A feltételek meghatározása során az alapszabály eltérhet a Ptk.-nak a vételi jogra vonatkozó rendelkezéseitől.

Nem rendelkezhet a társaság a részvények visszaváltásáról, amennyiben osztalék fizetéséről sem rendelkezhetne. Ilyen eset állhat elő, ha az osztalék-fizetés számviteli törvényben rögzített feltételei nem állnak fenn, azaz a tárgyévi eredmény és a korábban felhalmozott szabad eredménytartalék nem nyújt elegendő fedezetet, és a kifizetés következtében a társaság helyesbített saját tőkéje a kifizetés következményeként nem érné el az alaptőke összegét.

Az alaptőke egyéb indokkal való leszállításának esetén a fenti korlátot nem kell figyelembe venni, az kizárólag a visszaváltható részvény visszavásárlásának esetére vonatkozik.

A részvények visszaváltását soron kívül be kell jelenteni a Cégbíróságnak elektronikus úton, valamint a Cégközlönyben is közzé kell tenni.

A visszaváltható részvény az alapszabályban rögzítetteknek megfelelően elsőbbségi jogokkal is felruházható.

A számviteli szabályozás a fentieket fentieket kiegészítve, illetve helyenként azon túlmenően a következő:

A Számviteli törvény 30. § (4) bekezdése alapján a saját részvények, saját üzletrészek között kell szerepeltetni a visszaváltható részvényeket a visszavásárlás és a cégbírósági tőkeleszállítás időpontja között, a visszavásárlási értéken. A saját tőke leszállításának tényét csak a cégbírósági bejegyzés napjával kell rögzíteni.

A visszaváltható részvény bevonása esetén, a névértéknek megfelelő összeggel kell a jegyzett tőkét csökkenteni, a névérték és a visszavásárlási érték közötti különbözet előjelének megfelelően a eredménytartalék összegét módosítja.

A visszaváltással egyidejűleg az eredménytartalékból kell a lekötött tartalékba átvezetni a visszaváltható részvények könyv szerinti értékét.

A visszaváltás feltételeként az Sztv. előírja, hogy az üzleti évről készített beszámoló, vagy a közbenső mérleg szerinti adózott eredmény fedezetet nyújtson a visszaváltásra úgy, hogy közben a lekötött tartalékkal, az értékelési tartalékkal és a visszavásárolt értékkel csökkentett saját tőke összege nem csökkenhet a jegyzett tőke összege alá.

A visszaváltással kapcsolatban a kiegészítő mellékletben külön ki kell mutatni a visszaváltás okát, a visszaváltott részvények számát, névértékét, a jegyzett tőkéhez viszonyított arányát, valamint a viszszavásárlási értéket.



76 / 76


A visszaváltható részvényekhez kapcsolódóan különleges társasági adóalap módosítási kötelezettség sem a visszaváltónál, sem a visszaadónál nem jelentkezik, a szerzés és visszaváltás közötti különbözet képezi az adó alapját. A Gt. lehetőséget biztosít kamatozó részvény kibocsátására is, mely után annak tulajdonosa egy előre meghatározott kamatra jogosult. Kamatozó részvény szintén a jegyzett tőke 10%-áig bocsátható ki. Arra van lehetőség, hogy a társaság az alapszabályában rögzítettek alapján mindkét részvényfajtát bevezesse, de ugyanazon részvénytípus nem lehet egyidejűleg visszaváltható és kamatozó részvény is. A befektető által elvárt haszon a visszaváltható részvények esetében a részvény tartási ideje alatt a tulajdonosnak járó osztalék, vagy a részvényen elért árfolyamnyereség formájában realizálódhat.

Társasági adó A jelenlegi szabályok alapján a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban Tao tv.) 7. § (1) bekezdésének g) pontja alapján az adóalany által bevételként elszámolt osztalék értéke csökkenti az adóalapot, azaz az osztalék összegét mentesíti az adózás alól. Ugyanakkor a bejelentett részesedés intézményének alkalmazásával lehetőség van arra, hogy a részesedés elidegenítésekor az azon keletkező árfolyamnyereség szintén mentesüljön az adó alól. A bejelentett részesedés alkalmazásának feltétele, hogy a megszerzett részesedés értéke legalább 10% legyen, és a szerzést követő 75 napon belül ezt bejelentsék az állami adóhatóságnak. További feltétel az árfolyamnyereség adómentességére, hogy a részesedést a szerzést követően legalább egy évig folyamatosan nyilván kell tartani az eszközök között.


MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK

Recommend Documents