Ministerie van VROM > staat voor ruimte, wonen, milieu en rijksgebouwen. Beleid maken, uitvoeren en handhaven. Nederland is klein. Denk groot

Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie

Ministerie van VROM > staat voor ruimte, wonen, milieu en rijksgebouwen. Beleid maken, uitvoeren en handhaven. Nederland is klein. Denk groot.

Directoraat Generaal Ruimte Directie Nationaal en Internationaal Beleid Cluster Recht en Stimuleren Rijnstraat 8 Postbus 20951

Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie Versie 2.0

2500 EZ Den Haag www.vrom.nl

Colofon

Auteur(s)

:

E. Koperdraat met medewerking van: H. Genee, R de Koning, R ten Kroode en J. Zevenbergen met dank aan: M. Molenveld (Enschede), A. Nieuwenhuis-Bosch (Boxmeer), E.Prop (Woensdrecht), M. Quist-Rijksen (Gouda) en R. van der Wijk (Smallingerland).

Laatste wijziging Versie

: :

10 april 2007 2.0

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie

Pagina 2/83

inhoudsopgave 1

Opzet en Leeswijzer ..................................................................................................... 5

1.1 1.2 1.3

Achtergrond.................................................................................................................................................................... 5 Opzet.............................................................................................................................................................................. 5 Leeswijzer voor anderen dan gemeentelijke Wkpb-projectleider .................................................................................. 5

2

Aan de slag met de invoering van de Wkpb ................................................................. 7

2.1 2.2

Wat staat gemeenten te doen........................................................................................................................................ 7 Een draaiboek ................................................................................................................................................................ 9

3

Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen........................................................................ 13

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.3

Het analyseren van het vraagstuk ............................................................................................................................... 13 Een analyse van “wat op uw gemeente afkomt”. ........................................................................................................ 14 Een globale inventarisatie van de huidige werkwijze binnen de gemeente................................................................ 18 Zelfdoen, samenwerken of uitbesteden ...................................................................................................................... 18 De start van het invoeringsproject ............................................................................................................................... 19 Het creëren van draagvlak bij bestuur, management en betrokken medewerkers ..................................................... 20

4

De veranderorganisatie inrichten................................................................................ 25

4.1 4.2 4.4 4.5 4.6

Het belang van een voldoende krachtige veranderorganisatie ................................................................................... 25 Het ontwerpen van de veranderorganisatie................................................................................................................. 26 Besluitvorming over de samenstelling ......................................................................................................................... 29 Communicatie over de samenstelling van de veranderorganisatie............................................................................. 30 Startbijeenkomst met de projectorganisatie................................................................................................................. 30

5

De veranderagenda opstellen..................................................................................... 31

5.1 5.3 5.4 5.5

Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd? ........................................................................................................... 31 Bepalen van de veranderagenda................................................................................................................................. 34 Het opstellen van het projectplan ................................................................................................................................ 36 Een communicatieprogramma opstellen ..................................................................................................................... 36

6

De Wkpb-administratie invoeren................................................................................. 39

6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 6.3

De bijhouding voorbereiden ......................................................................................................................................... 39 Het aanpassen van de procedures ............................................................................................................................. 40 Het opzetten van het beheer van de administratie...................................................................................................... 44 Het inrichten van de administratie ............................................................................................................................... 49 De aansluiting op de Landelijke Voorziening............................................................................................................... 54 De conversie van de bestaande beperkingen ............................................................................................................. 56

7

Het verankeren van de Wkpb-administratie................................................................ 59

7.1 7.2

De communicatie uit de administratie.......................................................................................................................... 59 De administratieve organisatie bijwerken .................................................................................................................... 61

8

Bijlagen ....................................................................................................................... 63

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9

Bijlage 1: Inventarisatieformulier.................................................................................................................................. 63 Bijlage 2: De startnotitie ............................................................................................................................................... 65 Bijlage 3: De projectopdracht....................................................................................................................................... 67 Bijlage 4: Voorbeeld van een agenda voor een startbijeenkomst ............................................................................... 69 Bijlage 5: Kengetallen capaciteit .................................................................................................................................. 71 Bijlage 6: Functieprofiel registrator/beheerder............................................................................................................. 73 Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving...................................................................................................................... 75 Bijlage 8: Mandaat- en machtigingsbesluit registrator................................................................................................. 81 Bijlage 9: Literatuurlijst................................................................................................................................................. 83

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie

Pagina 3/83

1

1.1

Opzet en Leeswijzer

Achtergrond

Voor u ligt het draaiboek over de invoering van de gemeentelijke Wkpb-administratie. Het draaiboek is opgesteld in het kader van de ondersteuning van de invoering van de Wkpb bij gemeenten. Die ondersteuning bestaat ook nog uit een aantal andere zaken, waaronder de Handreiking beheer gemeentelijke Wkpb-administratie. Dit draaiboek betreft een actualisatie van de eerdere versie (1.0) van 29 april 2006 Het draaiboek legt de nadruk op het invoeren van de gemeentelijke beperkingenadministratie zodat deze vanaf de beoogde invoeringsdatum van 1 juli 2007 kan worden gevoerd.

1.2

Opzet

Het draaiboek is opgebouwd aan de hand van een mogelijk te hanteren stappenplan voor de invoering. De administratieve last van de eerste tranche zal niet voor alle gemeenten gelijk zijn. Voor gemeenten die geen grote aantallen voorkeursrechten hebben opgelegd, die nauwelijks gemeentelijke monumenten kennen, geen baatbelasting hebben opgelegd of vergunningsvereisten hebben gesteld inzake het splitsen in appartementen, zal de Wkpb een bescheiden hoeveelheid werk opleveren. Het is zelfs niet uitgesloten, dat enkele gemeenten in de eerste fase nauwelijks iets hoeven te registreren. Voor de overige gemeenten zal de Wkpb wel het nodige werk met zich meebrengen. De tweede tranche (voornamelijk ruimtelijke plannen) zal van alle gemeenten inspanningen vergen. Bestemmingsplannen en andere ruimtelijke plannen komen immers in alle gemeenten voor. In het gehanteerde stappenplan wordt het onderscheid in gemeenten die veel en gemeenten die weinig publiekrechtelijke beperkingen opleggen niet gemaakt.

1.3

Leeswijzer voor anderen dan gemeentelijke Wkpb-projectleider

Dit draaiboek is in eerste instantie bedoeld voor die functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de invoering van de Wkpb ( de projectleider Wkpb). Ook voor andere medewerkers van de gemeente kan het aanbeveling verdienen (delen) van het Draaiboek door te nemen. Hieronder wordt aangegeven voor welke medewerkers welke delen van belang kunnen zijn.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Opzet en Leeswijzer

Pagina 5/83

Medewerkers van betrokken vakafdelingen Voor gemeentelijke medewerkers die bij een vakafdeling werken waar besluiten kunnen worden genomen die tot publiekrechtelijke beperkingen leiden en/of waar gegevens over publiekrechtelijke beperkingen worden gebruikt, zijn vooral de hoofdstukken 3, 5 en 6 van belang. Medewerkers I&A Voor medewerkers van informatisering- en automatiseringsafdelingen zijn vooral de hoofdstukken 3, 5 en 6 van belang. Bestuur en management van gemeenten Voor bestuurders en functionarissen die tot het management van de gemeente behoren is vooral hoofdstuk 3 van belang

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Opzet en Leeswijzer

Pagina 6/83

2

2.1

Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Wat staat gemeenten te doen

Binnenkort ( de beoogde datum is 1 juli 2007, maar de feitelijke invoeringsdatum zal bij Koninklijk Besluit worden bepaald) wordt de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke beperkingen Onroerende zaken (Wkpb) van kracht . Vanaf dat moment zijn gemeenten verplicht een register en een registratie van publiekrechtelijke beperkingen over onroerende zaken ingevoerd en operationeel te hebben volgens de systematiek zoals die door de wet wordt voorgeschreven. Het invoeren van deze wet kan van gemeenten een aanzienlijke inspanning vragen. Werkprocessen dienen te worden aangepast, vigerende publiekrechtelijke beperkingen dienen te worden geïnventariseerd en in de administratie te worden opgenomen, geautomatiseerde systemen moeten worden aangepast en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dienen duidelijk te worden belegd. Daarnaast dienen gemeenten hun registratie via een Landelijke Voorziening beschikbaar te houden voor het Kadaster. De wet wordt niet gelijk voor alle gemeentelijke publiekrechtelijke beperkingen van toepassing. In het definitieve Aanwijzingenbesluit Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke beperkingen Onroerende zaken”, Staatsblad, 29 maart 2007 zijn de volgende gemeentelijke beperkingenbesluiten opgenomen: Gemeentewet - (artikel 149) besluit krachtens gemeentelijke verordening tot aanwijzing van een onroerende zaak als beschermd monument, voor zover geen beperkingenbesluit als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, onder 6º, van de wet is dan wel moet worden genomen; - (artikel 174a) besluit van de burgemeester tot het sluiten van een woning, een niet voor het publiek toegankelijk lokaal of een bij die woning of dat lokaal behorend erf; - (artikel 222, zoals dit artikel tot 1 januari 1995 heeft geluid) gemeentelijk bekostigingsbesluit strekkend tot het heffen van een gemeentelijke bouwgrondbelasting krachtens verordening; - (artikel 222, zoals dit artikel tot 1 januari 1995 heeft geluid, juncto artikel 216) vaststelling verordening tot het heffen van een gemeentelijke bouwgrondbelasting; - (artikel 222, zoals dit artikel vanaf 1 januari 1995 luidt) gemeentelijk bekostigingsbesluit strekkend tot het heffen van een gemeentelijke baatbelasting krachtens verordening; - (artikel 222, zoals dit artikel vanaf 1 januari 1995 luidt, juncto artikel 216) vaststelling verordening tot het heffen van een gemeentelijke baatbelasting. Waterstaatswet 1900 - voor zover de gemeente als bevoegd gezag optreedt - (artikel 12) besluit van de Kroon, gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders of het bestuur van een waterschap tot verbetering of aanleg van een watergang waarbij verandering wordt gebracht in de staat van onroerende zaken, kunstwerken daaronder niet begrepen. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Pagina 7/83

Opiumwet - (artikel 13b, eerste lid) besluit van de burgemeester tot toepassing van bestuursdwang, indien dat besluit strekt tot sluiting van het betreffende object. Huisvestingswet - (artikelen 2, 33 en 34) vaststelling huisvestingsverordening (aanwijzing categorie gebouwen waarvoor het in artikel 33 bedoelde vergunningenstelsel inzake splitsing in appartementsrechten geldt); - (artikel 40) besluit (last) van het college van burgemeester en wethouders tot vordering van het gebruik als woonruimte van een gebouw. Wet bodembescherming - voor zover de gemeente bevoegd gezag is conform art. 88 Tenzij het betreft de bodem onder een oppervlaktewater die eigendom is van een publiekrechtelijke rechtspersoon: - (artikel 29, eerste lid, juncto artikel 37, eerste lid) beschikking van gedeputeerde staten dat sprake is van een geval van ernstige verontreiniging, al dan niet met zodanige risico’s dat spoedeisende sanering noodzakelijk is; - (artikel 30 juncto de artikelen 31en 35) maatregel (bevel) van gedeputeerde staten (artikel 30) of van de waterkwaliteitsbeheerder (artikel 35) (eventueel vooruitlopend daarop: van de commissaris van de Koning (artikel 31)) bij een ongewoon voorval; - (artikel 39b juncto artikel 14 van het Besluit uniforme saneringen) beschikking van gedeputeerde staten houdende instemming met het verslag van een uniforme sanering als bedoeld in artikel 39b, indien sprake is geweest van de saneringsaanpak, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder c, van het Besluit uniforme saneringen, of van een combinatie van de saneringsaanpakken, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b en c, van het Besluit uniforme saneringen; - (artikel 39d, derde lid) beschikking van gedeputeerde staten, houdende instemming met het nazorgplan; (artikel 39b juncto artikel 14 van het Besluit uniforme saneringen) beschikking van gedeputeerde staten houdende instemming met het verslag van een uniforme sanering als bedoeld in artikel 39b; - (artikel 43) bevel van gedeputeerde staten tot tijdelijke beveiligingsmaatregelen, tot het verrichten van onderzoek, tot het beheren of saneren van de bodem en overige daar genoemde beschikkingen; - (artikel 49) maatregel (bevel) van gedeputeerde staten; - (artikel 88) uitoefening bevoegdheden als bedoeld in de artikelen 29, 30, 31, 37, 39b, 39d, 43 en 49, door de gemeenten Amsterdam, ’s-Gravenhage, Rotterdam en Utrecht of een andere gemeente die is aangewezen op grond van artikel 88, achtste lid, dan wel door een plusregio als bedoeld in artikel 88, tweede lid. Wet voorkeursrecht gemeenten - (artikel 2) aanwijzing van gronden bij besluit van de gemeenteraad; - (artikel 6) voorstel van het college van burgemeester en wethouders tot aanwijzing van gronden; - (artikel 8) aanwijzing van gronden bij besluit van de gemeenteraad; - (artikel 8a) voorstel van het college van burgemeester en wethouders tot aanwijzing van gronden.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Pagina 8/83

Woningwet - (artikel 13) door het college van burgemeester en wethouders opgelegde plicht tot het treffen van voorzieningen tot op ten hoogste nieuwbouwniveau met betrekking tot een bestaand gebouw, ander bouwwerk, niet zijnde een gebouw, of standplaats; - (artikel 13a) door het college van burgemeester en wethouders opgelegde plicht tot het treffen van voorzieningen om een bouwwerk of standplaats in overeenstemming te brengen met redelijke eisen van welstand; - (artikel 14) door het college van burgemeester en wethouders opgelegde plicht om een in dat artikel genoemd object aan een ander in gebruik of beheer te geven; - (artikelen 14, 15, 15a, 16, 17, 17a, 17b, 18 en 20, zoals deze artikelen tot 1 april 2007 luiden) aanschrijving door het college van burgemeester en wethouders; - (artikel 97) besluit van het college van burgemeester en wethouders tot het sluiten van een gebouw, open erf of terrein; - (artikel 100e juncto de artikelen 125 van de Gemeentewet en 5:32 van de Algemene wet bestuursrecht) bestuursdwangbesluit, respectievelijk dwangsombesluit van het college van burgemeester en wethouders, gericht op naleving van het bepaalde bij of krachtens hoofdstuk I, II, III of IV van de Woningwet, maar uitsluitend voor zover daarbij met toepassing van artikel 100e, eerste zin, van de Woningwet is bepaald dat het besluit mede geldt jegens de rechtsopvolger van degene aan wie dat besluit is opgelegd alsmede jegens iedere verdere rechtsopvolger. Vanaf de datum van invoering van de wet hebben gemeenten de plicht de vanaf die datum op te leggen publiekrechtelijke beperkingen op te nemen in de administratie. De vóór die datum opgelegde publiekrechtelijke beperkingen, die nog gelden, kunnen gemeenten nog gedurende 2 jaar invoeren in deze administratie. Twee jaar na invoeringsdatum van de wet beschikken de gemeenten derhalve over een volledig actuele administratie van alle hierboven genoemde beperkingen.

2.2

Een draaiboek

Doelgroep

Om gemeenten behulpzaam te zijn bij de invoering van de wet is dit draaiboek opgesteld. Bedoeling van dit draaiboek is om gemeenten alle informatie aan te reiken die nodig is om een adequaat plan van aanpak voor dit veranderingsproces op te stellen en uit te voeren. Met dit draaiboek suggereren wij niet dat dit de enige juiste wijze van invoering van de wet is. Zoals hiervoor reeds is aangegeven is de administratieve last van de invoering van de eerste tranche van de wet niet voor elke gemeente hetzelfde. Het is dus slechts een voorbeeld van hoe het zou kunnen. Voelt u zich dus niet verplicht om de in dit draaiboek beschreven werkwijze over te nemen; varieer naar de mogelijkheden en kansen die zich in uw eigen organisatie en in uw eigen gemeente voordoen. Veranderen is een kunst op zich

Veranderingen ontwerpen, invoeren en verankeren in organisaties is een ingewikkeld proces. Verandering worden vaak als bedreigend en verstorend op de normale gang van zaken ervaren en sommigen zijn geneigd om de hakken in het zand te zetten. In verband hiermee is het verstandig een veranderingsproces goed te organiseren. Daarbij dient men zich bewust te zijn van het gegeven, dat bij het veranderingsproces over het algemeen drie facetten een bepalende rol spelen bij de vraag of een verandering effectief is: • de inhoud van de verandering • de organisatie van het proces • draagvlak voor de verandering. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Pagina 9/83

Van belang is, dat deze drie facetten in onderlinge samenhang worden bezien. Dat betekent voor de organisatie van het proces, dat het niet uitsluitend gericht is op het bereiken van het veranderingsresultaat, maar tevens gericht moet zijn op het verkrijgen, c.q. vergroten van het draagvlak voor de verandering. De wijze waarop veranderingsprocessen worden aangepakt blijkt in de praktijk van groot belang te zijn voor het vertrouwen, dat men in het uiteindelijke veranderingsresultaat heeft. Bij de invoering van een register en registratie van publiekrechtelijke beperkingen spelen inhoudelijk de volgende componenten een rol. Publiekrechtelijke besluiten komen tot stand in bij de betrokken vakafdeling uitgevoerde administratieve processen. Zij worden meestal vastgelegd in documenten. Een aanvraag of advies van een burger, bedrijf of instelling vormt in veel gevallen de aanleiding voor het proces. In de aanvraag of het verzoek worden gegevens vermeld die voor het administratieve proces als input worden gebruikt. Bij de verwerking van deze gegevens in de administratieve processen, het opslaan van de gegevens en de documenten wordt gebruik gemaakt van systemen. Het resultaat van het proces wordt niet alleen vastgelegd in een document, maar wordt ook bekend gemaakt en al dan niet op verzoek verstrekt aan afnemers. Ook de Landelijke Voorziening is in dat verband als een afnemer te beschouwen(communicatie) . Om het gegevensverwerkende proces effectief en efficiënt te laten verlopen is een beheerorganisatie noodzakelijk. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

B e h e e r

Systemen

Gegevens

Communicatie

Administratieve processen

Document van het besluit

Een mogelijk stappenplan

Op basis van deze drie facetten van veranderingsmanagement en de aspecten die bij informatievoorziening een rol spelen komen wij tot het volgende stappenplan:

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Pagina 10/83

Inhoud

Proces

Draagvlak

Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen Veranderorganisatie instellen

Veranderagenda Wkpb opstellen

Wkpb-admnistratie invoeren

Voortgang rapporteren Middelen beheersen Besluitvorming beslisdocumenten

Veranderingen communiceren

Wkpb-administratie verankeren

Veranderingen evalueren

Figuur 1: hoofdschema van het stappenplan Hoewel dit stappenplan een zekere volgtijdelijkheid suggereert is het goed mogelijk stappen met elkaar gecombineerd uit te voeren. Wel zitten er een paar zgn. go/no-go momenten in: • Het is niet aan te bevelen met veranderingen te beginnen als urgentiebesef en een goede, op haar taak aangewezen veranderorganisatie ontbreekt; • Het draagvlak voor, en dus een goede communicatie, is een must alvorens tot invoeren te komen; • Eerst denken (oplossingsrichting en strategie ontwikkelen) en dan pas doen (inrichten en vullen van register en registratie) en • Een verandering is pas geslaagd en dus af als hij is verankerd in systemen, procedures, communicatie en gedrag van medewerkers. In de volgende hoofdstukken van dit draaiboek zullen uitsluitend de donkergroene blokken van het stappenplan verder worden uitgewerkt. Samenhang met andere documenten

Het draaiboek staat als document niet op zich. Het maakt onderdeel uit van een serie documenten die u behulpzaam kunnen zijn bij de invoering van de Wet. In de documenten Architectuur Wkpb, Catalogus Wkpb en Berichtenspecificatie Wkpb wordt beschreven wat er in de beperkingenadministratie moet worden opgenomen.. Ook is een Handreiking beschikbaar waarin alle informatie over de achtergronden, bedoelingen en inhoud van de wet nog eens op een overzichtelijke manier op een rijtje zijn gezet. Bij het opstellen van dit draaiboek is ervan uitgegaan, dat inhoudelijke kennis over de wet bekend is. Het draaiboek spitst zich toe op de vraag: Hoe kan de wet worden ingevoerd. Volstaan wordt met een korte samenvatting van de inhoud op onderdelen waar dat nodig is om goed inzicht te hebben voor de invoering, dan wel voor besluiten die in het kader van de invoering moeten worden genomen. De Handreiking kan daarnaast worden geraadpleegd indien meer gedetailleerde informatie gewenst is. In dit draaiboek zal dan ook regelmatig worden verwezen naar modulen van de Handreiking.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Aan de slag met de invoering van de Wkpb

Pagina 11/83

3

Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Inhoud

Proces

Draagvlak

Analyse van het vraagstuk

startnotitie

Informatie

Voorstel van Wkpb

Andere overheid basisregistraties

Projectopdracht Belang

Analyse van de huidige werkwijze t.a.v beperkingen

Kredietvoorstel communicatie

beheer

systemen

proces

brondocumenten

Vertrouwen in aanpak

Figuur 2: stappen nut en noodzaak voor de Wkpb

3.1

Het analyseren van het vraagstuk

U voelt zich uit hoofde van uw functie, dan wel uit andere hoofde verantwoordelijk voor het feit, dat uw gemeente de Wkpb invoert. U bent op de hoogte gesteld en hebt u allerlei informatie gekregen over de komende wetgeving, via brieven, presentaties tijdens congressen en conferenties, specifieke voorlichtingsbijeenkomsten en de website van VROM. Uw probleem is alleen hoe krijgt u of een van uw collega’s de bestuurlijke opdracht daartoe. Eerste stap die u daarvoor neemt, is dat u voor uzelf een helder beeld krijgt van de inhoud en omvang van het vraagstuk. Wat betekent de invoering van de Wkpb voor uw gemeente: wat houdt de invoering van die wet in en in hoeverre wijkt de in de wet voorgestelde werkwijze af van de in uw organisatie gebruikelijke werkwijze? Om dat beeld te krijgen voert u de volgende onderzoeken uit: • een onderzoek naar de huidige wijze waarop binnen uw gemeente met de publiekrechtelijke beperkingen wordt omgegaan: o welke afdelingen zijn verantwoordelijk voor het opleggen van de beperkingen o hoe worden de beperkingen thans geregistreerd Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 13/83

om hoeveel beperkingen gaat het in relatie tot het aantal percelen bij zo een beperking o wat is de kwaliteit van de huidige wijze van registreren o waar en op welke wijze zijn de beperkingbesluiten opgeslagen o etc. • een onderzoek naar de consequenties die de invoering van de Wkpb voor uw gemeente betekent Omdat de resultaten van de onderzoeken alleen bedoeld zijn om een indruk te geven van de impact die de invoering van de wet op uw gemeente heeft, kan in dit stadium worden volstaan met een globaal onderzoek. Om u te helpen bij de uitvoering van uw onderzoek vermelden wij hieronder kort wat de Wkpb inhoudt en in welk verband deze wet staat in andere ontwikkelingen die op uw gemeente afkomt. Bovendien geven wij u aan hoe u tot een globale inventarisatie naar de bestaande werkwijzen kan komen. o

3.1.1

Een analyse van “wat op uw gemeente afkomt”.

De Wkpb kort samengevat

In de Wet worden burgemeester en wethouders opgedragen zorg te dragen voor het houden van een gemeentelijk beperkingenregister en een gemeentelijke beperkingenregistratie. In het register worden gemeentelijke besluiten waarbij een publiekrechtelijke beperking op een onroerende zaak wordt opgelegd, gewijzigd of vervallen verklaard ingeschreven. Ook een besluit in administratief beroep genomen of een rechterlijke uitspraak, waarbij een beperkingenbesluit wordt vernietigd, ingetrokken of gewijzigd wordt in het register ingeschreven. De inschrijving moet binnen vier dagen na bekendmaking van het beperkingenbesluit plaatsvinden. Behalve dat het besluit middels het brondocument of een gewaarmerkt afschrift daarvan wordt ingeschreven in het beperkingenregister wordt gelijktijdig een aantal in de wet voorgeschreven gegevens over het beperkingenbesluit in een registratie opgenomen. De gegevens over de publiekrechtelijke beperkingen moeten onverwijld middels een elektronisch bericht aan de Landelijke Voorziening worden gezonden. Hierdoor is de Landelijke Voorziening een kopie van alle gemeentelijke registraties en zijn deze permanent beschikbaar voor het Kadaster. De registraties zijn op het (kadastrale) perceel gebaseerd. Daarom moet ieder beperkingenbesluit voorzien zijn van de kadastrale aanduiding van de betreffende onroerende zaken. Het Kadaster zal op grond van de Wkpb de aangewezen publiekrechtelijke beperkingen van andere overheidsorganisaties inschrijven in het Openbaar Register van het Kadaster. Samen met de gemeentelijke registraties en de kadastrale registratie ontstaat daardoor een landelijk dekkende registratie. Op deze wijze kan in één oogopslag worden gezien of er publiekrechtelijke beperkingen op het perceel rusten, en zo ja, welke beperkingen het betreft, welk orgaan deze heeft gevestigd en waar en in welk document nadere informatie te vinden is. De meeste publiekrechtelijke beperkingen strekken zich echter niet precies tot één of meer gehele kadastrale percelen uit. Bovendien vinden (meestal vanwege privaatrechtelijke veranderingen) met enige regelmaat mutaties plaats in de kadastrale percelen. Splitsingen, samenvoegingen en ‘vernummeringen’ zijn zeker geen uitzondering. De wet geeft daarom aan dat gemeenten het mutatieoverzicht, dat het Kadaster periodiek verstrekt, binnen vier weken na ontvangst moeten verwerken. Voor de niet-gemeentelijke bestuursorganen wordt geregeld dat het Kadaster periodiek en kosteloos een overzicht verstrekt van voor hen relevante wijzigingen en binnen vier weken moeten deze bestuursorganen dan aan het Kadaster terugmelden op welke van de gewijzigde percelen nu de publiekrechtelijke beperkingen rusten.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 14/83

Het registratiestelsel van de wet is niet vrijblijvend. De Wkpb stelt deelname aan het stelsel verplicht voor iedereen die formeel publiekrechtelijke beperkingen in het leven kan roepen. Op verzoek verlenen burgemeester en wethouders eenieder kosteloos inzage in het gemeentelijke register en registratie. Tevens verlenen burgemeester en wethouders op verzoek een uittreksel of gewaarmerkt afschrift van het beperkingenbesluit, dan wel een verklaring, dat op het betreffende perceel geen publiekrechtelijke beperking van kracht is. Voor het verstrekken van een uittreksel, afschrift of verklaring kan de gemeente leges heffen. Als sluitstuk voorziet de wet in een aansprakelijkheidsregeling bij fouten of verzuimen in het vervullen van de taken uit de wet. De aansprakelijkheidsregeling voor het houden en bijhouden van de gemeentelijke beperkingenregisters en beperkingenregistraties is vergelijkbaar met de regeling die voor het Kadaster geldt ingevolge artikel 117 Kadasterwet. Ook de andere overheden zijn aansprakelijk wanneer schade ontstaat door het niet (tijdig) laten inschrijven van beperkingenbesluiten door hun bestuursorganen. De relatie met het Programma Andere Overheid

Eind 2003 heeft het kabinet het Programma Andere Overheid gestart, met als doel het realiseren van een andere, beter functionerende overheid. Een overheid die: • niet naar de bekende weg vraagt, • klantgericht is, • zich niet voor de gek laat houden, • weet waar ze het over heeft, • haar zaken op orde heeft en • niet meer uitgeeft dan nodig is. Met dit streven wil het kabinet een overheid die beter in staat is de grote maatschappelijke problemen adequaat aan te pakken. Zo staan bijvoorbeeld onnodige regellast en langs elkaar heen werkende instellingen een oplossing van de problemen in bijvoorbeeld de zorg, het onderwijs, de veiligheid, de volkshuisvesting in de weg. Die vertaalslag, naar het vermogen van de overheid om niet alleen de goede dingen te doen, maar die vervolgens ook goed uit te voeren is het cruciale element van deze moderniseringsoperatie. Om dit te realiseren, zal de overheid kritisch naar zichzelf moeten kijken: naar haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, naar haar interne organisatie en naar de uitvoering van het overheidsbeleid. De verschillende rollen van de overheid moeten daarbij onder de loep worden genomen: de overheid als regelgever, als uitvoerder, als dienstverlener, als toezichthouder en als initiator van maatschappelijk debat. Activiteiten van het programma

Het programma bevat een samenhangend aantal activiteiten De activiteiten zijn samengebracht in vier actielijnen. Per actielijn zijn concrete resultaten benoemd die het kabinet op hoofdlijnen wil boeken in de periode 2003-2007. Kern voor gemeenten is dat: • 65% van alle overheidsdienstverlening ook elektronisch via Internet (naast post, balie en telefoon) aangeboden wordt in 2007; • Gegevens éénmalig door burgers en bedrijven worden verstrekt én meervoudig worden gebruikt; • Er is een landelijke authenticatievoorziening voor burgers (DigiD) waarmee veilige en betrouwbare elektronische dienstverlening mogelijk wordt; • Basisregistraties worden geïmplementeerd. Hiervan komen drie in beheer van de gemeenten. Uitgangspunt is dat bij die uitwerking van de actielijnen zoveel als mogelijk wordt aangesloten bij reeds uitgevoerde of lopende activiteiten. De invoering van de Wkpb is een dergelijk lopende activiteit. Al ver Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 15/83

voor de totstandkoming van het Programma Andere Overheid werd over de problematiek van de kenbaarheid van publiekrechtelijke beperkingen gesproken en nagedacht. Verwezen wordt in dat verband naar het in hoofdstuk 1 van de Handreiking opgenomen historisch overzicht. De invoering van de Wkpb is weliswaar geen onderdeel van het Programma Andere Overheid, maar draagt – gelet op haar doelstellingen - wel in sterke mate bij aan de beoogde resultaten van het Programma. Immers door de invoering van de wet wordt de toegankelijkheid van overheidsinformatie bevorderd, doordat informatie over publiekrechtelijke beperkingen ten aanzien van onroerende zaken snel en eenvoudig te achterhalen is via het Kadaster en de gemeenten. Hiervan profiteren de burger of het bedrijf en in het verlengde daarvan de zakelijke dienstverlener, zoals de notaris of de makelaar. Bovendien draagt de wet bij aan de bevordering van een goede vervulling van de publiekrechtelijke taken, doordat overheidsbesluiten beter geregistreerd worden en er tevens stroomlijning van registraties plaatsvindt. Overheden weten daardoor beter van zichzelf en van elkaar welke publiekrechtelijke beperkingen gelden, waardoor beter optreden, handhaving, uitwisseling van informatie, afstemming van beleid en efficiency bevorderd worden. Relatie met het Programma Stroomlijning Basisgegevens

De hierboven beschreven doelen van het Programma Andere Overheid zijn alleen te realiseren als de verschillende overheidsorganisaties goed met elkaar kunnen samenwerken. Voor een effectieve samenwerking is het noodzakelijk dat instanties snel en zonder problemen gegevens kunnen uitwisselen. En dat ze er altijd van uit mogen gaan dat deze gegevens betrouwbaar en actueel zijn. Op dit moment zijn de gegevens die de overheid nodig heeft bij haar werk, vastgelegd bij ruim 1500 overheidsinstanties, in maar liefst 30 000 lokale, provinciale en nationale systemen. Deze systemen zijn min of meer los van elkaar ontwikkeld. En ze zijn dus nauwelijks op elkaar afgestemd. Niet afgestemd in informatiekundige zin – waardoor bijvoorbeeld uitwisseling van gegevens moeilijk is. Maar ook niet afgestemd in organisatorische zin – waardoor samenwerking tussen verschillende instanties in de praktijk lastig blijkt. In het kader van het programma Stroomlijning Basisgegevens zijn in 2003 afspraken gemaakt over de totstandkoming van een stelsel van basisregistraties in Nederland met daarin authentieke gegevens. Dit stelsel begint met een aantal “sleutel” basisregistraties: Schematisch ziet dat er als volgt uit:

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 16/83

Ruimtelijk object

KR

BRI

LUID

BRK

Loon Uitkering

BRT Onroerende zaak Appartements recht

Gekentekend

BSN

Zakelijk Recht

Dienst verband

Inkomen

Voertuig

BSN

BSN

BSN

FIN

Kleinschalig

Leidingnetwerk Perceel

Geo-object

Maakt onderdeel uit van

FIN

FIN

Persoon

RNI Niet

GBA

NHR Niet

Ingezetene

Is belanghebbende van

GBKN Grootschalig topografisch object

woz

Natuurlijk persoon

Woz-waarde

Lijnelement

Natuurlijk

Ingezetene

Woz-object

persoon

AON

DINO

KvK

“Ondergrond”

BSN

Maakt onderdeel uit van

Onderneming Maatschappelijke activiteit

BGR

Pand

Woonplaats

Vestiging

AON

BRA

Standplaats, Ligplaats

Verblijfsobject

Openbare ruimte

Adresseerbaar object

INA

Nummeraanduiding

Figuur 3: het stelsel van basisregistraties De minister van VROM is verantwoordelijk voor de realisatie van de basisregistraties voor adressen en gebouwen, percelen (kadaster) en geografie (schaal 1: 10.000). De minister van BZK is verantwoordelijk voor de Basisregistratie Personen (GBA) en de minister van EZ voor het Nieuw Handels Register (NHR). Het stelsel groeit

Maar er zijn meer gegevens die geschikt zijn om in basisregistraties vast te leggen. De belangrijke criteria bij de keuze voor een nieuwe basisregistratie zijn dat de registratie moet bijdragen aan de administratieve lastenverlichting, er sprake is van veel transacties en dat het toepassingsgebied breed genoeg is. Er zijn, op grond van deze criteria, vier nieuwe basisregistraties aangewezen: • de basisregistratie Voertuigen van de RDW; • de basisregistratie Lonen, arbeids- en uitkeringsverhoudingen van UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen); • de basisregistratie Inkomens en vermogens bij de Belastingdienst; • de WOZ-registratie bij gemeenten. Verder wordt van nog eens drie registraties onderzocht of zij ook basisregistratie kunnen worden: • de basisregistratie Niet-ingezetenen (RNI); • de basisregistratie Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN); • de basisregistratie Digitale informatie Nederlandse Ondergrond (DINO); Relatie Wkpb en het stelsel

Het beperkingenregister en –registratie is niet benoemd als een van de basisregistraties. Bovendien is de Wkpb-administratie bedoeld als signaleringssysteem en geen inhoudelijke registratie. Omdat in het registratiestelsel de kadastrale aanduiding van het perceel waarop de publiekrechtelijke beperking betrekking heeft de ingang vormt, zijn er wel mogelijkheden via de Basisregistratie Percelen de publiekrechtelijke beperkingen te koppelen met andere (basis)registraties. Hiertoe dient de gemeente dan Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 17/83

wel zelf te beslissen om deze koppelingen te realiseren. Er komen daardoor mogelijkheden voor het verrichten van ruimtelijke analyses. Hierdoor kan men de gebruiksmogelijkheden van een onroerende zaak beter verkennen. Men kan uit de gegevens afleiden of bepaalde ruimtelijke ontwikkelingen in strijd zijn met elkaar. 3.1.2

Een globale inventarisatie van de huidige werkwijze binnen de gemeente

Om inzicht te krijgen in de wijze waarop thans met de publiekrechtelijke beperkingen wordt omgegaan kan een aantal onderzoeken worden uitgevoerd. Zo kan worden bekeken welke afdeling(en) primaathouder voor de publiekrechtelijke beperkingen binnen de gemeente is (zijn). Op basis van dat onderzoek ontstaat inzicht in de vraag voor welke afdeling(en) de invoering de meeste consequenties heeft in termen van proces en capaciteit. Daarnaast kan een onderzoek worden uitgevoerd naar de hoeveelheid beperkingen die er thans gelden. Dit gegeven in relatie tot het aantal percelen (meerdere beperkingen op één perceel) geeft een indicatie over de omvang van het volume. Het verdient aanbeveling bij de inventarisatie tevens na te gaan waar en op welke wijze de publiekrechtelijke beperkingen thans worden opgeslagen. Als een geëigend registratiesysteem ontbreekt en de medewerkers van de betrokken afdelingen over het aantal publiekrechtelijke beperkingen geen uitsluitsel kunnen geven, zou een steekproef kunnen worden genomen uit het postregistratiesysteem en/of een administratie die bijv. wordt bijgehouden van de publicaties in de gemeenterubriek van de plaatselijke krant. Ook kan het aanbeveling verdienen bij het kadaster navraag te doen over het aantal publiekrechtelijke beperkingen dat bij het Kadaster geregistreerd staat voor uw gemeente. Op grond van thans geldende specifieke wetgeving dienen sommige publiekrechtelijke beperkingbesluiten (zoals bijvoorbeeld de aanschrijving Woningwet) in de kadastrale registratie te worden ingeschreven. Van belang is, dat u zich ervan bewust bent, dat de aantekeningen die het Kadaster van gemeentelijke beperkingen in de Openbare Registers heeft geregistreerd of ingeschreven niet altijd actueel zijn onderhouden. De opgave van het Kadaster kan dus slechts als een hulpmiddel dienen. Vervolgens kan – opnieuw bij wijze van steekproef – de kwaliteit beoordeeld worden van een beperkt aantal bekende beperkingen. In hoeverre geldt de beperking nog, klopt de daarin opgenomen kadastrale aanduiding, adres dan wel coördinaat. Tenslotte kan worden nagegaan hoe thans met de was/wordt mutaties van het kadaster wordt omgegaan en om hoeveel mutaties het gemiddeld gaat. Dat laatste kan een indicatie geven van de omvang van de beheertaak. Voor het inventariseren van de huidige werkwijze kan een inventarisatieformulier worden gebruikt. Een voorbeeld voor een dergelijk formulier is bijgevoegd in bijlage 1. 3.1.3

Zelfdoen, samenwerken of uitbesteden

Bij de voorbereiding van het invoeringstraject is het eveneens verstandig na te gaan of de gemeente het invoeringstraject geheel zelfstandig uitvoert dan wel daarbij een vorm van samenwerking kiest. Ook het uitbesteden van de werkzaamheden die samenhangen met de invoering en het beheer van de Wkpb aan een marktpartij behoort tot de mogelijkheden. Samenwerking met andere gemeenten kan interessant zijn om: • continuïteit en kwaliteit te kunnen garanderen als dat vanwege de kwetsbaarheid door een te kleine bezetting moeilijk is • betere beheersing van de kostenstijging van ICT te verkrijgen • gezamenlijk met gemeenten, die in dezelfde fase van ontwikkeling zitten naar een eenduidig gestructureerde informatievoorziening te streven; Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 18/83

• • • • •

kennis en ervaring uit te wisselen; efficiënt gebruik van financiële middelen te maken; niet steeds opnieuw het wiel te hoeven uitvinden grotere investeringskracht te mobiliseren. mogelijkheden voor ambtelijke specialisatie uit te breiden en te benutten.

Verschillende vormen van samenwerking zijn mogelijk. In de praktijk komen we de volgende samenwerkingsvormen tegen: • het invoeringstraject wordt in samenwerking met andere gemeenten uitgevoerd • het beheer van het register en registratie wordt opgedragen aan een andere (centrum)gemeente • het beheer van register en registratie wordt opgedragen aan een gezamenlijk in te richten “sharedservice” center. Ook combinaties van deze vormen zijn mogelijk. EGEM heeft in februari 2005 een inventarisatie gehouden naar de gemeentelijke samenwerkingsverbanden waarin ICT een rol speelt. De gemeenten zijn eveneens gevraagd hun ervaringen in deze samenwerking op te geven. Over het algemeen geldt, dat de betrokken gemeenten tevreden zijn over de behaalde resultaten. EGEM en de Commissie Innovatie Openbaar Bestuur InAxis van het Ministerie van Binnenlandse Zaken stimuleren gemeenten tot samenwerking over te gaan. Voor de mogelijkheden van hun ondersteuning wordt verwezen naar hun websites: www.egem.nl resp. www.inaxis.nl.

3.2

De start van het invoeringsproject

In de vorige paragraaf is duidelijk gemaakt, dat voor de invoering van de Wkpb binnen gemeenten een bestuurlijke opdracht noodzakelijk is. Het is dan ook de bedoeling, dat het resultaat van de analyses en onderzoeken die u heeft uitgevoerd bij het bestuur en management terechtkomen. Om tot deze opdracht te komen voert u de volgende activiteiten uit: 1. Het opstellen van een startnotitie Een startnotitie is vooral bedoeld om het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijke management op de hoogte te brengen van de komende ontwikkelingen en de consequenties daarvan voor de eigen gemeentelijke organisatie. Daarnaast is de startnotitie een instrument om een gemeenschappelijk beeld te krijgen over de doelstelling en prioriteit van het veranderingsproject. De startnotitie heeft over het algemeen de volgende inhoud: • context en aanleiding voor het project: de resultaten van uw globale inventarisatie • de voorlopige opdracht: wat zou het resultaat van het project moeten zijn • kans van slagen: welke risico’s zijn te voorspellen en hoe kan daar het best mee worden omgegaan: • een globale organisatie van het project • een eerste schatting van de benodigde middelen • benodigde tijd en middelen om het project verder voor te bereiden. • aanbeveling wel/niet met andere gemeenten samenwerken In de bijlage 2 is een mogelijke inhoudsopgave van een startnotitie opgenomen. 2. Het opstellen van een projectopdracht Voor zover noodzakelijk bespreekt u de inhoud van de startnotitie met uw leidinggevende. U agendeert deze vervolgens voor bespreking in het Managementteam en besluitvorming in het college van Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 19/83

Burgemeester en Wethouders. Resultaat daarvan kan zijn dat een bestuurs- of projectopdracht wordt vastgesteld. Een bestuursopdracht is een document waarin de opdrachtgever (college van burgemeester en wethouders, dan wel managementteam, dan wel directie) doelstellingen, randvoorwaarden en uitgangspunten van het project vastlegt. De bestuursopdracht geeft derhalve inzicht in: • de doelstelling van het project, • de afbakening van het project • het beoogde resultaat, • de globale planning, • een indicatie van de kosten, • de verantwoordelijkheidsverdeling voor het project ( wie is bestuurlijk opdrachtgever, wie ambtelijk, wie is projectleider etc). In bijlage 3 is een voorbeeld van projectopdracht opgenomen. 3. Het opstellen van een raadsvoorstel voor de beschikbaarstelling van een krediet. Voor het uitvoeren van het invoeringstraject zal geld beschikbaar moeten zijn. In het geval geen (meerjarige) budgetten in de begroting van de gemeente zijn opgenomen die voor de invoering kunnen worden benut, zal aan de gemeenteraad een voorstel moeten worden voorgelegd specifiek daarvoor een krediet beschikbaar te stellen. Gelet op de beoogde invoeringsdatum zal het niet meer mogelijk zijn een budget in het reguliere begrotingsproces aan te vragen. Een tussentijdse begrotingswijziging is dan noodzakelijk. Daarvoor is dan noodzakelijk, dat er een afweging plaatsvindt tussen de beschikbaar gestelde budgetten en het gevraagde krediet voor het invoeringsproject. Deze afweging dient uiteindelijk door de gemeenteraad plaats te vinden. Afhankelijk van de situatie in de eigen gemeente kan dit betekenen, dat u een conceptraadsvoorstel opstelt met een kredietaanvraag en die via de betrokken raadscommissie en het presidium van de raad aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorlegt. Vaak is het niet mogelijk in dit stadium van het invoeringstraject een totaal overzicht van de benodigde middelen op te stellen. We staan immers aan het begin van een veranderingsproject waarvan de implicaties hooguit in globale zin is aan te geven. Een in detail uitgewerkt projectplan is in dit stadium nog niet voorhanden. Om daarin te voorzien wordt bij gemeenten veelal gewerkt met de systematiek van voorbereidingskredieten en uitvoeringskredieten. Het voorbereidingskrediet strekt zich dan uit over de budgetten die nodig zijn om het projectplan op te stellen en de uitvoering van het project voor te bereiden. In het uitvoeringskrediet worden vervolgens de kosten van de uitvoering van het project en zomogelijk de exploitatielasten na afronding van het invoeringsproject begroot.

3.3

Het creëren van draagvlak bij bestuur, management en betrokken medewerkers

De startnotitie is vooral bedoeld om de omvang en de impact van de invoering van de Wkpb helder te maken. Daarnaast zal het nodig zijn, dat het bestuur en management nut en noodzaak voor het invoeren van de Wkpb onderschrijven. Dat is veelal geen sinecure en zal meer dan alleen de harde informatie over het wettelijk voorgeschreven invoeringstraject noodzakelijk zijn. Om draagvlak te creëren zult u de kunst van verleiden op een tweetal onderdelen dienen te verstaan. Allereerst dient U aannemelijk te maken, dat de invoering van de Wkpb – niet alleen een wettelijke plicht is – aansluit bij de behoeften die er binnen uw eigen gemeente spelen en derhalve voor uw eigen gemeente een duidelijk te behalen voordeel oplevert. Daarnaast zal het voor het draagvlak belangrijk zijn, dat u het vertrouwen kunt wekken dat het invoeren van de wet bij u in vertrouwde handen is. U kunt de volgende instrumenten inzetten: • zoveel mogelijk de direct betrokken medewerkers en functioneel leidinggevenden betrekken.bij het opstellen van de startnotitie • Een mondelinge toelichting geven op de startnotitie in het MT. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 20/83

• • •

Een andere gemeente bezoeken die al wat verder in de ontwikkeling is, dan wel op een andere wijze gebruik maken van de ervaringen bij andere gemeenten. Een externe deskundige (bijvoorbeeld iemand van het loodsteam Wkpb) een presentatie laten geven. Een themabijeenkomst over het onderwerp organiseren voor alle betrokkenen.

Om u inhoudelijk een aantal argumenten aan te dragen duiden wij op de volgende mogelijke relatieve voordelen van de invoering van de Wkpb voor uw eigen gemeente: A. De Wkpb biedt kansen de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Onder het motto van een meer betrouwbare, klantgerichte, transparante, efficiënte organisatie zijn veel gemeenten bezig het functioneren van de eigen organisatie te verbeteren. De invoering van de Wkpb kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren. Immers de aanschaf van een onroerende zaak, zoals bijvoorbeeld een woning, is vaak één van de meest ingrijpende aankopen die een mens in zijn leven verricht. Het is dan ook uitermate van belang, dat de burger zodanige informatie over het aan te schaffen object krijgt, dat hij een goede afweging kan maken of “hij waar voor zijn geld krijgt”. Betere dienstverlening

De dienstverlening van de gemeente naar de burgers en bedrijven zal verbeteren als gevolg van het hebben van een beperkingenadministratie met informatie over de van kracht zijnde beperkingen op onroerende zaken die burgers en bedrijven bij de overheid opvragen. Daarnaast kan de gemeente deze informatie – en niet alleen de informatie over de beperkingen die de gemeente zelf heeft opgelegd, maar ook die van andere overheidsorganisaties - sneller leveren. De beperkingenregistratie zal tevens behulpzaam zijn bij de inzet van ICT bij de elektronische aanvraag en verstrekking van bouwvergunningen. Proactieve en vraaggerichte dienstverlening

Een proactieve dienstverlening is slechts mogelijk, indien de informatievoorziening van kwalitatief hoog niveau is. De verhoging van de kwaliteit van de informatie over de publiekrechtelijke status van onroerende zaken en de mogelijkheden om deze gegevens makkelijker te kunnen combineren met gegevens uit andere functionele gegevensverzamelingen is dan ook een essentiële randvoorwaarde voor proactieve dienstverlening in de toekomst. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk – na de invoering van de tweede tranche van de Wkpb – dat eigenaren een persoonlijk bericht kunnen ontvangen over een nieuw of aangepast bestemmingsplan. In veel gemeenten moeten zij het nu uit landelijke of plaatselijke dagbladen lezen. Door te beschikken over een adequaat inzicht in alle publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken kan de gemeente de gewenste en noodzakelijke stap maken van een aanbodgestuurde naar een vraaggestuurde dienstverlening. Dit betekent een dienstverlening waarbij de burgers (en het bedrijfsleven) centraal staan. De gemeente stelt geen standaard set aan gegevens beschikbaar, maar biedt (combinaties van) gegevens aan op basis van specifieke vragen van de burger. De burger kan de gewenste gegevens veelal zelf samenstellen door gebruik te maken van elektronische dienstverlening via internet. De gegevensstroom wordt zo veel meer ‘vraaggestuurd’ in plaats van ‘aanbodgestuurd’, zoals nu veelal het geval is. Om deze ommekeer te kunnen bewerkstelligen is een fundamentele wijziging nodig van de manier van gegevens verzamelen, beheren, verwerken en beschikbaar stellen. De invoering van de Wkpb biedt daarvoor kansen. Vertrouwen in het openbaar bestuur

De invoering van de Wkpb zal een positieve bijdrage kunnen leveren aan het vertrouwen dat de burger in het openbaar bestuur heeft. Immers door de invoering van een beperkingenadministratie behoort het van Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 21/83

het kastje naar de muur sturen van burgers die informatie over de publiekrechtelijke status nodig hebben tot het verleden. Ook het beeld, dat sommige burgers van de overheid hebben, namelijk dat de ene hand niet weet wat de andere doet zal kunnen veranderen. De gemeente kan op het terrein van informatie over de publiekrechtelijke status van onroerende zaken de indruk wekken, dat ze weet waarover ze praat en dat je haar niet voor de gek kunt houden. Het vertrouwen in het openbaar bestuur kan hierdoor worden bevorderd. Het sluitstuk van de wettelijke regeling, namelijk dat de gemeente aansprakelijk kan worden gesteld voor fouten, draagt daar alleen maar toe bij. B.

Inzicht in publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken vormt een essentiële voorwaarde bij het voorbereiden van beleid en het realiseren van bepaalde maatschappelijke effecten. Gemeenten willen door middel van de vaststelling van beleid en de uitvoering van hun taken (het verlenen van vergunningen, het aanleggen, beheren en onderhouden van openbare voorzieningen, het verlenen van subsidies etc.) bepaalde maatschappelijke effecten bereiken. Daarvoor is een goede en adequate informatievoorziening over publiekrechtelijke beperkingen van groot belang. Het registratiestelsel van de Wkpb kan ertoe bijdragen, dat het realiseren van die gewenste doelstellingen op een effectievere manier gebeurt. Een aantal voorbeelden uit de praktijk kan dit illustreren: Ruimtelijk beleid

Het ruimtelijk beleid van gemeenten vindt over het algemeen zijn weerslag in bestemmingsplannen. Inzicht in de van kracht zijnde publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken, niet alleen van die van de gemeente zelf, maar ook die zijn opgelegd door de waterschappen, provincies en het rijk, zal de voorbereiding van een bestemmingsplan aanzienlijk kunnen vergemakkelijken en kwalitatief verbeteren. Inzicht in de vigerende beperkingen geeft de gemeente een beter beeld van de beleidskeuzes die in het kader van de ruimtelijke ordening voor de korte en de langere termijn wel mogelijk en niet mogelijk zijn. Handhaving en toezicht

Ook de handhaving van regels en voorschriften staat de laatste tijd in de politieke belangstelling. Een belangrijke taak van de gemeente is immers het houden van toezicht en het zorgen voor naleving van weten regelgeving. Een groot aantal van deze taken heeft betrekking op de bebouwde omgeving en vastgoedobjecten. Bij de wijziging van de Woningwet per 1 januari 2005 werd een Handhavingbeleidsplan bij wet verplicht; jaarlijks moet verslag worden gedaan aan de gemeenteraad over de uitvoering van het plan. De gemeente moet inzicht verwerven in bijvoorbeeld de vraag waar risicovolle activiteiten plaatsvinden om daarop vervolgens een (selectief) handhavingsbeleid te formuleren. Inzicht in de vigerende publiekrechtelijke beperkingen kunnen hier een belangrijke functie vervullen, al is het alleen maar omdat de beperkingenregistratie een goed overzicht geeft van alle openstaande aanschrijvingen en opgelegde lasten en bevelen. Op die manier kan de landelijke beperkingenregistratie tevens een cruciale voorwaarde vervullen voor interbestuurlijke samenwerking bij de handhaving, doordat bekend is, dat op een bepaald perceel niet alleen een gemeentelijke beperking, maar eveneens een provinciale aanschrijving of een beperking van een waterschap vigeert. C.

De Wkpb biedt kansen voor een efficiënter gebruik en beheer van gegevens binnen de gemeente Doordat op één plek in de gemeente een compleet overzicht van alle vigerende publiekrechtelijke beperkingen voorhanden is, ligt het gemeenschappelijke gebruik van deze gegevens voor de hand. Ten opzichte van de huidige situatie zal dat tot de nodige efficiency voordelen kunnen leiden. Gebruikers van de gegevens zullen aanzienlijk minder tijd kwijt zijn met het controleren en corrigeren van beperkinggegevens. Daarnaast leveren de verbeterde vergelijkingsmogelijkheden tussen de verschillende registraties aanzienlijke tijdwinsten op bij de gebruikers van de registraties. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 22/83

Alhoewel de Wkpb-registratie geen basisregistratie is kan een gemeente die dat wenst binnengemeentelijk het gebruik daarvan wel verplichten en daaraan bijvoorbeeld ook een terugmeldverplichting koppelen.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Urgentiebesef voor de Wkpb vestigen

Pagina 23/83

4

De veranderorganisatie inrichten

Inhoud

Proces

Draagvlak

Ontwerp veranderorganisatie

Bemensen veranderorganisatie

Communicatie

Besluitvorming

Startbijeenkomst

Figuur 4: Stappenplan inrichten van de veranderorganisatie

4.1

Het belang van een voldoende krachtige veranderorganisatie

Veranderen kan je niet alleen. Ook al is de projectleider nog zo krachtig, hij kan niet op alle plaatsen tegelijk zijn en alle activiteiten alleen uitvoeren. Om effectief te kunnen zijn, zal de veranderorganisatie aan vijf belangrijke kenmerken moeten voldoen: • Macht: Zijn er genoeg belangrijke figuren in de veranderorganisatie opgenomen? Vooral de voornaamste lijnmanagers zodat de voortgang van het veranderingsproces niet al gauw wordt geblokkeerd door degenen die er niet bijhoren. • Deskundigheid: Zijn de verschillende gezichtspunten in termen van vakkennis en werkervaring die relevant zijn voor de uitvoering van het veranderingsproject voldoende vertegenwoordigd zodat er weloverwogen, intelligentie beslissingen genomen zullen worden?

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 25/83

•

• •

Geloofwaardigheid: Zitten er genoeg mensen in de veranderorganisatie met een goede reputatie in de gemeentelijke organisatie, zodat wat de groep verkondigt serieus wordt genomen door andere medewerkers in de gemeentelijke organisatie? Leiderschap: Zitten er genoeg bewezen leiders in de veranderorganisatie die in staat zijn het proces aan te drijven en tot een goed eind te brengen? Representativiteit: Is – uit oogpunt van de benodigde draagvlak - de veranderorganisatie een goede afspiegeling van de afdelingen die met veranderingen te maken krijgen?

Het in een gemeente invoeren van een nieuwe door een wet voorgeschreven werkwijze, wordt vaak projectmatig aangepakt. Ook de invoering van de Wkpb zal veelal projectmatig worden aangepakt. Nu biedt het projectmatig werken geen garantie op succes. In verband hiermee beschrijven we hieronder de stappen die achtereenvolgens kunnen worden gezet om een effectieve veranderorganisatie te verkrijgen.

4.2

Het ontwerpen van de veranderorganisatie

In eerste aanleg is belangrijk om te realiseren dat verschillende onderdelen binnen de gemeentelijke organisatie betrokken zijn bij de invoering van de wet. Behalve de vakafdelingen die verantwoordelijk zijn voor de oplegging van de publiekrechtelijke beperkingen en de afname ervan, zijn dat achtereenvolgens: Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk opdrachtgever

In de wet wordt aangegeven, dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor het houden van de gemeentelijke beperkingenadministratie. Voor de invoering van de Wkpb is het college dus de opdrachtgever. Zij bepalen de wijze waarop en de planning van de invoering, alsook de organisatie van het beheer. Daarbij is de gemeente veel vrijheid gelaten. Hoe binnen de eigen organisatie het beheer het best kan worden georganiseerd kan de gemeente immers het beste zelf bepalen. Dat geeft de gemeenten de gelegenheid de invoering goed af te stemmen op andere zich in de gemeente voordoende ontwikkelingen en voorkomende activiteiten. Binnen het college van burgemeester en wethouders zijn de portefeuilles verdeeld. Als gevolg daarvan zal het college het opdrachtgeverschap veelal opdragen aan een van de portefeuillehouders. Deze portefeuillehouder wordt dan de gedelegeerd bestuurlijk opdrachtgever. Gemeenteraad

Het invoeren van de Wkpb kost tijd en geld. Immers de bestaande gegevensverzamelingen moeten worden opgeschoond, processen moeten worden heringericht en dit alles zal leiden tot aanpassingen in de ICT-omgeving. Uitgangspunt van de wettelijke invoering van de Wkpb is, dat het Rijk en de gemeenten ieder hun eigen kosten dragen. Derhalve zal in het proces tijdig door de gemeenteraad budgetten beschikbaar moeten worden gesteld. Het management is ambtelijk opdrachtgever

Ook het ambtelijke management, bestaande uit de gemeentesecretaris en de directeuren, is betrokken bij de invoering van de Wkpb. Hoewel daar in de gemeentelijke praktijk allerlei verschillende functiebenamingen voor bestaan, wordt met de directeuren gedoeld op de hoogste ambtenaren van een ambtelijke dienst, sector, vakafdeling dan wel stafafdeling. Gemeentesecretaris en directeuren vormen gezamenlijk het managementteam. In het managementteam vindt de coördinatie en de afstemming op de bedrijfsvoering plaats. Net als bij het college zal het managementteam een gedelegeerd ambtelijke opdrachtgever uit zijn midden aanwijzen. De opdrachtgever krijgt daarmee één gezicht en één stem. De ambtelijke opdrachtgever definieert het te verwachten resultaat, stelt op basis daarvan middelen beschikbaar en beoordeelt tijdens de voortgang van het project (tussen)resultaten, beslist op basis daarvan of het project voortgang krijgt (go dan wel no-go besluit) en beoordeelt tenslotte het eindresultaat Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 26/83

van het project. De kracht van de ambtelijke opdrachtgever komt tijdens de uitvoering van de projectwerkzaamheden met name tot uitdrukking in de situatie, dat belemmeringen een goede voortgang in de uitvoering in de weg staan. In de situatie dat deze belemmeringen voortkomen uit een onvoldoende samenwerking tussen de staande organisatie en de projectorganisatie wordt van de ambtelijke opdrachtgever verwacht, dat hij die belemmeringen wegneemt. Een goed samenspel tussen de opdrachtgever en projectleider is dan een basisvoorwaarde. Projectleider

De projectleider is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van het activiteiten. Integraal duidt op de verantwoordelijkheid voor zowel het uiteindelijke projectresultaat als voor de besteding van de middelen die voor het project beschikbaar zijn. De projectleider is bevoegd om beslissingen te nemen ten aanzien van: • Aansturing van mensen voor taken, uren en planning zoals omschreven in het projectplan • Uitgaven ten behoeve van het project, zoals omschreven in het projectplan en vervolgens administratief vastgelegd • Alle andere organisatie (regelen, contacten etc.) die nodig is ten behoeve van het project. De bevoegdheden van de projectleider met betrekking tot budget, onderhandelingspositie etc dienen van te voren goed geregeld te zijn. De projectleider kan na toestemming van de opdrachtgever deelbudgethouders benoemen. Vaak geldt bij projecten, dat de projectleider ook projectsecretaris is: dat wil zeggen, dat hij zelf ook: • procedures, afstemming en voortgang bewaakt • planningen, projectdocumenten en bijdragen voor de budgetcyclus opstelt • werkafspraken bijhoudt en toeziet op de uitvoering daarvan. Vakafdelingen leveren projectmedewerkers

De vaststelling en afname van de publiekrechtelijke beperkingen vindt over het algemeen binnen de vakafdelingen plaats. Omdat tot de invoering van de Wkpb voor de meeste publiekrechtelijke beperkingen nog geen wettelijke registratieverplichting gold, hebben medewerkers van de vakafdelingen vaak zelf voor een bepaalde vorm van registratie gekozen die past bij hun werkzaamheden en hun administratieve processen. Voor de inventarisatie van de bestaande van kracht zijnde publiekrechtelijke beperkingen zal derhalve teruggevallen moeten worden op de verantwoordelijke vakafdeling. Tijd en capaciteit van de medewerkers van de betrokken vakafdelingen zullen derhalve vrijgemaakt moeten worden. Aangezien die meestal niet op voorhand beschikbaar is, zal dat veelal ten koste gaan van de andere werkzaamheden op de vakafdeling. Ook zullen voor de bijhouding van de nieuwe beperkingen procedureafspraken moeten worden gemaakt over de wijze waarop de beperking in de beperkingenadministratie wordt opgenomen. Deze procedureafspraken zullen leiden tot wijzigingen in bestaande werkwijzen en primaire processen. Kortom medewerkers van de vakafdelingen dienen nauw betrokken te zijn bij de invoering van de wet. Draagvlak bij deze medewerkers en hun functioneel leidinggevenden is dan ook een belangrijke voorwaarde voor het succesvol invoeren van de wet. Projectmedewerkers helpen de projectleider bij het formuleren en bereiken van het projectresultaat. Zij leveren de gevraagde inzet, kwalitatief en kwantitatief en blijven daarvoor aanspreekbaar. Projectmedewerkers werken voor meerdere leidinggevenden (zowel project als lijn) Zij maken een transparante planning van hun eigen werkzaamheden en werken zoveel mogelijk proactief en in samenwerking met de andere projectmedewerkers. Staf/concernafdelingen zijn projectadviseurs

Tenslotte onderscheiden we binnen de ambtelijke organisatie nog de staf- of concernfuncties. Binnen de organisatie zijn deze functies ingesteld om de gemeentelijke organisatie als een eenheid te laten functioneren. Deze spelen derhalve een belangrijke rol bij de integratie van beleid en de bedrijfsvoering en bij de beschikbaarstelling van faciliteiten. In deze concernfunctie is vaak het voorbereiden en uitvoeren van Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 27/83

het informatiebeleid, het trekken, begeleiden en ondersteunen van projecten ter verbetering van de informatievoorziening en automatisering en het systeembeheer ondergebracht. Behalve deze staffunctie voor de informatievoorziening (I & A –specialist) zijn in de meeste gemeenten ook functionarissen benoemd die specifiek belast zijn met de verzameling, het beheer en het gebruik van de geo-informatie binnen de gemeente. Alhoewel de organisatorische plaats binnen gemeenten verschilt zijn deze functionarissen aan te merken als staffunctionaris. Deze geo-specialist heeft vaak een belangrijke initiërende, stimulerende en adviserende rol bij de invoering van de Wkpb. Tenslotte – en zeker niet in de laatste plaats – zal ook de gemeentelijke archivaris bij de invoering van de wet betrokken zijn. Brondocumenten van de thans vigerende publiekrechtelijke beperkingen zullen in de gemeentelijke archieven zijn opgeslagen. Daarnaast zijn de archivarissen en medewerkers van de afdeling DIV (documentaire informatievoorziening) bij uitstek in staat te adviseren over de wijze waarop registers van brondocumenten het best kunnen worden ingericht, passend binnen de voorwaarden zoals die zijn opgenomen in het gemeentelijke Documentair Structuur Plan (DSP). Gemeenten zijn verplicht een dergelijk plan te hebben.

4.3

Het selecteren van de leden van de veranderorganisatie

De opdrachtgever

In de praktijk doet zich vaak de vraag voor welk lid van het MT het best als ambtelijk opdrachtgever kan worden benoemd. Daarbij kunnen zich over het algemeen twee opties voordoen. In de eerste optie is de invoering van de Wkpb een onderdeel van een breder veranderingsprogramma zoals de uitvoering van een geo-informatieplan. In deze situatie zal de invoering van de Wet als een deelproject binnen dat programma worden georganiseerd. Voor het opdrachtgeverschap betekent dit, dat de opdrachtgever van het programma tevens de opdrachtgever van het deelproject is. In de tweede optie is de invoering van de Wkpb een op zichzelf staand project. In dat geval zal de rol van de opdrachtgever apart moeten worden vormgegeven. Daarbij zal de keuze vooral bestaan uit het afdelingshoofd van de meest betrokken vakafdeling en de gemeentesecretaris in zijn functie als hoofd van de ambtelijke organisatie. Wij laten ons niet uit over wat de beste keuze is. Het is vooral aan het MT zelf om te beoordelen wie tegen het licht van het belang van de veranderorganisatie en de functie van de opdrachtgever daarin het best de rol van gedelegeerd opdrachtgever kan vervullen. Wel willen wij benadrukken, dat het van belang is, dat de opdrachtgever één gezicht naar buiten heeft. Het aanwijzen van het MT als geheel als de opdrachtgever (meestal met de benaming van stuurgroep) is dan ook een minder gelukkige optie. De projectleider

De aanwijzing van de projectleider roept in de praktijk ook veel vragen op. Welke functionaris moet dat nu zijn? Vanuit deze positie is het moeilijk daarvoor een pasklaar antwoord te geven. Uiteraard moet de projectleider over voldoende competenties en capaciteit beschikken om het project tot een goed eind te brengen. Maar dat alleen is vaak niet genoeg. Van belang is te onderkennen, dat met de aanwijzing van de projectleider ook de status van het project wordt bepaald. Niet alleen formele aspecten ( de positie die de projectleider in de organisatie inneemt) maar ook informele aspecten zoals ( het imago dat de persoon binnen de organisaties heeft en het vertrouwen in de persoon zelf) spelen daarbij een grote rol. Daarnaast mag van de projectleider worden verwacht, dat hij in staat is de projectmedewerkers als een team te laten functioneren. Al deze competenties nopen tot een kritische houding bij de aanwijzing van de projectleider. Het aanwijzen van een functionaris, omdat het nu eenmaal tot zijn functie behoort, lijkt dan ook niet aan te bevelen.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 28/83

De projectmedewerkers

Uit oogpunt van draagvlak en deskundigheid verdient het aanbeveling bij de selectie van de projectmedewerkers te letten op de volgende aspecten: • Zijn alle betrokken afdelingen en disciplines vertegenwoordigd? • Beschikken de projectmedewerkers over de benodigde materiedeskundigheid? • Kunnen de projectmedewerkers samenwerken in een team? • Hebben de projectmedewerkers voldoende tijd om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren? • Onderschrijven projectmedewerkers nut en noodzaak van de verandering en de kansen die de Wkpb biedt voor de gemeente? Gelet op de in de eerste tranche van invoering betrokken publiekrechtelijke beperkingen lijken de afdelingen bouwen- en wonen, ruimtelijke ordening, financiën en belastingen en de afdeling die kadastrale informatie voor de gemeente bijhoudt, de meest aangewezen afdelingen om de projectmedewerkers te leveren. Gelet op de samenhang met I & A, GIS en DIV kunnen de betreffende (staf)medewerkers als adviseur worden toegevoegd. Omdat de invoering van de Wkpb kansen biedt de dienstverlening naar de burger, de eigen beleidsvorming en de efficiency te verbeteren is het tevens van belang, dat de veranderorganisatie als ambassadeur voor de in te voeren verbetering optreedt. Daarom is het belangrijk, dat de leden van de veranderorganisatie nut en noodzaak van de verandering onderschrijven en in staat zijn deze uit te dragen. Vaak hoor je dat potentiële tegenstanders van de verandering worden opgenomen in de veranderorganisatie om ze op voorbaat medeverantwoordelijk te maken voor de verandering. Wij zijn daar in principe geen voorstander van, omdat daarmee de veranderkracht van de veranderorganisatie aan kracht zal inboeten. De ervaring leert, dat niet iedere – beoogde projectmedewerker even enthousiast reageert op de uitnodiging mee te werken in een nieuw project. Veel afdelingen zitten dicht tegen de grenzen van hun capaciteit aan. Het verdient derhalve aanbeveling veel tijd en energie te steken in het informeren van de beoogde projectmedewerkers in de bedoeling en de kansen van de Wkpb en de bijdrage die bij de invoering daarvan wordt gevraagd van ieder individuele projectmedewerker.

4.4

Besluitvorming over de samenstelling

De projectleider zal voor de bemensing van zijn project te rade moeten gaan bij de leiding van de betrokken afdelingen. Zij zullen immers de benodigde capaciteit vrij moeten maken en beschikbaar moeten stellen. Alvorens met hen daarover in gesprek te gaan, doet de projectleider er dan ook goed aan een goed beeld te hebben van de aard en omvang van de gevraagde capaciteit en de personen die hij daarbij het best kan gebruiken. Dat kan in het stadium waarin het selecteren van de projectmedewerkers moet plaatsvinden een probleem opleveren. Immers om de aard en omvang van de capaciteit goed in beeld te kunnen krijgen, is de medewerking van de vakafdelingen al nodig. Veelal zal dan ook in dit stadium volstaan moeten worden met enigszins globalere inzichten. Nadere uitwerking daarvan kan plaatsvinden binnen het op te stellen projectplan, dat in overleg tussen projectleider en –medewerkers wordt opgesteld. ( zie volgende hoofdstuk). Als dit projectplan is vastgesteld en het lijnmanagement heeft zich daarmee akkoord verklaard is de inzet en de planning vastgesteld. De lijnorganisatie heeft vervolgens een leveringsplicht aan het project en blijft verantwoordelijk voor de kwantiteit en kwaliteit van de afgesproken inzet. Een nauwe samenwerking en een goed en regulier overleg tussen projectleider en lijnmanagers gedurende het project over de inzet van de projectmedewerkers is dan ook uiterst noodzakelijk. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 29/83

4.5

Communicatie over de samenstelling van de veranderorganisatie

Deze fase van het veranderproces eindigt met het bekend maken aan de organisatie van de namen en hun rol van de medewerkers van de veranderorganisatie. De projectmedewerkers zullen voor de uitvoering van hun activiteiten binnen het veranderproject wellicht een beroep moeten doen op de medewerking van anderen. Bovendien zal hij – om zijn tijd voor de projectwerkzaamheden vrij te kunnen maken – andere activiteiten niet of met minder inzet kunnen uitvoeren. Voor de rest van de organisatie is het dus van belang te weten wie in de veranderorganisatie zitting heeft.

4.6

Startbijeenkomst met de projectorganisatie

Als de veranderorganisatie is geformeerd en de besluitvorming daarover is afgerond komt de volgende fase van het proces; het opstellen van de veranderagenda en het projectplan. Voor het draagvlak onder de leden van de veranderorganisatie is het verstandig, dat bij het opstellen van deze documenten de projectmedewerkers zo veel als mogelijk worden betrokken. Bovendien is het verstandig de start van het proces expliciet te markeren. Een startbijeenkomst kan beide doelen dienen. Een mogelijke agenda voor een dergelijke bijeenkomst vindt u in bijlage 4.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderorganisatie inrichten

Pagina 30/83

5

De veranderagenda opstellen

Inhoud

Proces

Ontwerp register en registratie

veranderagenda

Draagvlak

startbijeenkomst

communicatie

beheer

systemen

beperkingen

proces

communiceren projectplan

veranderactiviteiten communicatieplan

Figuur 5: stappen veranderagenda opstellen

In deze fase van het veranderingsproces wordt in detail uitgezocht: • Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de Wkpb in te voeren? • Welke strategie wordt gehanteerd? • Op welke wijze gedurende de uitvoering van de activiteiten wordt gecommuniceerd over het project en het proces?

5.1

Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd?

Om een goed beeld te krijgen van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd is het van belang de volgende stappen te zetten: Het bepalen van het ontwerp van de administratie

Wat betreft het beperkingenregister schrijven wet en uitvoeringsregelingen niet erg veel voor. In dit draaiboek wordt van een uitvoerige beschrijving van de wettelijke voorschriften afgezien. Verwezen wordt daarvoor naar hoofdstuk 3 en 4 van de Handreiking. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 31/83

Behalve dat het ontwerp dient te voldoen aan de wettelijke eisen, komen ook de volgende vragen aan de orde: Digitaal of analoog? Voor de registratie is voorgeschreven, dat dit een geautomatiseerd systeem moet zijn om de communicatie met de Landelijke Voorziening mogelijk te kunnen maken. Voor het register staat het de gemeente vrij om het medium te kiezen. Het kan worden gehouden in papieren of elektronische vorm, dan wel in een combinatie van beide. Hiervoor is gekozen omdat – alhoewel de digitalisering bij gemeenten inmiddels ver is gevorderd - dit nog niet zodanige vormen heeft aangenomen, dat van elke gemeente redelijkerwijs gevergd kan worden het register in elektronische vorm te houden. Welke medium de gemeente ook kiest, voorgeschreven is dat het register een zelfstandige eenheid vormt, afgescheiden van andere documentenverzamelingen. Bovendien moet het register zodanig zijn ingericht dat de daarin ingeschreven documenten afdoende zijn beveiligd en binnen redelijke termijn voor raadpleging beschikbaar zijn. In het volgende hoofdstuk wordt uitvoerig op deze keuze ingegaan. Doen wat moet of doen we meer? De Wkpb wordt in tranches ingevoerd. Per beoogde invoeringsdatum van 1 juli 2007 zullen alleen de wettelijk aangewezen en in hoofdstuk 2 genoemde beperkingbesluiten moeten worden opgenomen in de administratie. Van belang is dat bij het ontwerpen van de gemeentelijke administratie nadrukkelijk wordt uitgesproken of uitsluitend de wettelijk voorgeschreven beperkingbesluiten worden opgenomen of ook nog andere. In dat verband wordt verwezen naar hoofdstuk 11 van de cursus waarin wordt ingegaan op het belang van het opnemen van: • Anti-speculatiebedingen en bijzondere precarioplichten • Positieve overheidsbesluiten, zoals vergunningen en subsidierechten • Belangrijke feitelijkheden, zoals de aanwezigheid van oorlogsexplosieven Zoals al eerder aangegeven wordt de wet in tranches ingevoerd. Overwogen kan worden om de invoering van de Wkpb in de gemeente niet uitsluitend te beperken tot de eerste tranche besluiten, maar om ook bijvoorbeeld de ruimtelijke plannen mee te nemen. Ook kan worden overwogen na invoering van de eerste tranche direct vooruitlopende op de tweede tranche met de ruimtelijke plannen verder te gaan. Aanvullende gegevens? De gegevensset die in de registratie moet worden opgenomen, is beperkt. Het is de gemeente toegestaan aanvullende gegevens op te nemen. Het is dan ook raadzaam bij het ontwerp na te gaan of daarvan gebruik wordt gemaakt. In het kader van de gemeentelijke bedrijfsvoering, maar ook om relaties te kunnen leggen met andere (basis)registraties kan het nuttig zijn aanvullende gegevens op te nemen. Tegenover de voordelen die het opnemen van aanvullende gegevens kan hebben, staat als nadeel dat het beheer van de registratie wordt verzwaard. De aanvullende gegevens die worden opgenomen, worden niet uitgewisseld met de Landelijke Voorziening. Voorbeelden van dergelijke aanvullende gegevens zijn: • de identificatiecode van het gebouw, als de publiekrechtelijke beperking op een gebouw betrekking heeft • procesgegevens over in behandeling zijnde beroeps- of bezwaarschriften, dan wel verzoeken om een voorlopige voorziening of schorsing • de naam van de behandelend ambtenaar/afdeling

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 32/83

Relatie met de geometrie? In de wettelijke systematiek is uitgegaan van een administratieve werkwijze. Dat wil zeggen, dat gekozen is voor een systematiek waarbij (administratieve) gegevens over de publiekrechtelijke beperkingen in een gegevensverzameling worden opgeslagen en bijgehouden. Er zijn inmiddels veel gemeenten die al een omgeving in huis hebben waarbij de administratieve gegevens in een geïntegreerde database met de geometrie (de vorm en de ligging van de vastgoedobjecten) worden opgeslagen. Een dergelijke omgeving heeft vaak de geometrische insteek. Bij de inrichting van de administratie is de gemeente niet verplicht de administratieve insteek van de wetgever te volgen. Door leveranciers worden zowel administratieve oplossingen (veelal met een koppeling met een CAD/GIS) als geometrische oplossingen (ruimtelijke database) voor de registratie aangeboden. Gemeenten kunnen daardoor voor een oplossing kiezen die het beste bij hun ontwikkeling van de geo-informatievoorziening past. Aan de andere kant kan niet worden ontkend, dat een geometrische oplossing voordelen heeft met name op de langere termijn. Bij de invoering van de eerste tranche van de WKPB speelt dat voordeel in mindere mate. Daar gaat het voor het overgrote deel nog over beperkingen die zich uitstrekken tot één of enkele gebouwen ( de aanwijzing van een gemeentelijk monument dan wel de aanschrijving in het kader van de Woningwet) of kadastrale percelen (de Wet voorkeursrecht gemeenten, baatbelasting dan wel het vereiste van splitsingsvergunning). Hierbij is de administratieve oplossing – met name wanneer daarbij het beheer van de beperkingen in ogenschouw wordt genomen – nog een werkbaar alternatief. Bij de inwerkingtreding van de tweede tranche is dat niet meer aan de orde. Vanaf dat moment moeten ook de beperkingen die bijvoorbeeld in bestemmingsplannen op gebouwen en percelen worden gelegd in de administratie worden opgenomen. Daardoor zullen alle in de gemeente voorkomende percelen één of meerdere beperkingen kennen. In dat geval is het bijna niet meer werkbaar om de relatie tussen de opgelegde beperkingen en de percelen waarop de beperkingen betrekking hebben, te onderhouden zonder GIS. Deze systemen bieden dan de mogelijkheid om – indien de geometrie van de beperkingen in een kaartlaag in een GIS zijn opgenomen - door middel van overlays perceels- en kadastrale aanduidingen digitaal te leggen over de publiekrechtelijke beperkingen. Daardoor is het mogelijk om sneller inzicht te krijgen in de consequenties die bijvoorbeeld de splitsing van een perceel heeft voor de op dat oorspronkelijke perceel betrekking hebbende publiekrechtelijke beperkingen. Op grond van het bovenstaande doen gemeenten er goed aan met deze ontwikkeling rekening te houden bij de keuzes die zij bij de invoering van de Wkpb maken. Verantwoordelijkheidsverdeling voor inhoud en beheer De wijze waarop de gemeente de publiekrechtelijke beperkingen organisatorisch inbedt is een onderwerp waarover de wetgever geen uitspraken doet. De zorg voor de registratie en register is bij het college van burgemeester en wethouders gelegd en de wet draagt de gemeente niet op een beheerder voor de administratie aan te wijzen. Het is van belang, dat de gemeente bij haar ontwerp aangeeft hoe en op welke organisatorische plek het beheer van de administratie wordt vormgegeven en waar de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke kwaliteit van de beperking eindigt en die voor het verwerken daarvan in de registratie begint. Daar waar het om de niet-gemeentelijke beperkingen gaat, is die bevoegdheidverdeling goed afgebakend omdat de publiekrechtelijke beperking wordt opgelegd door een ministerie, provincie of waterschap en de registratie daarvan plaatsvindt in de Openbare Registers van het Kadaster. In kadasterwetgeving zijn nauwkeurig de verantwoordelijkheden van het kadaster geregeld. Een dergelijke verdeling tussen inhoud en beheer kan binnen de gemeente ook worden gemaakt tussen de vakafdelingen enerzijds en een onafhankelijke beheerder anderzijds. Dat hoeft evenwel niet, maar wordt wel sterk aanbevolen. Bovendien kan er voor worden gekozen het beheer samen te voegen met andere (beheers)taken. In kleinere gemeenten waarin het beheer van de Wkpb administratie geen fulltime functie inhoudt, zal daarvan al gauw sprake kunnen zijn. In dat kader wordt verwezen naar de uitgave van de VNG “zo gezegd zo gedaan”, waarin gepleit wordt voor het invoeren van een gemeentelijke Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 33/83

basisvoorziening waarin naast het beheer van de basisregistraties ook het beheer van de Wkpb administratie is opgenomen. Het bepalen van de uit te voeren werkzaamheden Het gekozen ontwerp dient uiteindelijk ingevoerd te worden. Dat zal betekenen, dat er aanpassingen in alle onderdelen van de organisatie zullen moeten worden doorgevoerd. Concreet betekent dit voor de invoering van de Wkpb dat: • bestaande vigerende besluiten met hun brondocumenten zullen moeten worden verzameld, moeten worden getoetst aan de wettelijke en andere aanvullende voorschriften en vervolgens in het register en in de registratie moeten worden opgenomen (conversie) • processen waarbij de publiekrechtelijke beperkingen worden opgelegd nader moeten worden geanalyseerd en zonodig moeten worden aangepast zodat toekomstige publiekrechtelijke beperkingen in het register en de registratie worden opgenomen (de bijhouding) • software en wellicht ook hardware moet worden aangeschaft om de registratie te kunnen voeren en de aansluiting op de Landelijke Voorziening te kunnen verzorgen (systemen) • een beheerder voor de beperkingenadministratie moet worden aangewezen en de beheersprocedures moeten worden opgesteld (beheer) • afspraken moeten worden gemaakt over de wijze waarop de gegevensverstrekking uit het register en registratie wordt verzorgd aan de burger en andere afnemers (communicatie). In dit hoofdstuk zal met deze opsomming worden volstaan. In de volgende hoofdstukken wordt inhoudelijk nader op de activiteiten ingegaan.

5.3

Bepalen van de veranderagenda

Nu in beeld is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd, komt de vraag aan de orde wie deze werkzaamheden moet uitvoeren, wanneer de werkzaamheden moeten zijn uitgevoerd en met welke middelen in termen van tijd en geld. Verdeling van de activiteiten

Het verdient aanbeveling bij de verdeling van de werkzaamheden zo concreet mogelijk te zijn. Daarom wordt aanbevolen deze verdeling in de startbijeenkomst (zie vorige hoofdstuk) gezamenlijk op te stellen. Daarbij kunnen dan tevens praktische uitvoeringsvragen worden besproken. Planning

In de veranderagenda wordt ook de planning van de werkzaamheden vastgesteld. Daarbij is van belang te realiseren, dat de beoogde invoeringsdatum van de wet is gesteld op 1 juli 2007 en dat de bijhouding derhalve vanaf die datum geregeld moet zijn. Dat betekent dat per die datum in ieder geval: • de werkprocessen voor de aangewezen beperkingbesluiten zijn aangepast, dat een te nemen besluit in de administratie kan worden opgenomen; • een applicatie is aangeschaft en geïmplementeerd voor de registratie en is aangesloten op de Landelijke Voorziening; • het beheer van de administratie is toegewezen aan een verantwoordelijke beheerder en de beheersprocedures zijn beschreven; • een burger een schriftelijke verklaring kan worden verstrekt dat op de gevraagde onroerende zaak geen publiekrechtelijke beperking van toepassing is; Begonnen kan dan worden met het vullen van de administratie met de in de gemeente voorkomende kadastrale percelen en de beperkingbesluiten die vanaf 1 juli worden genomen. Vanaf dat moment dient ook geregeld te zijn, dat de burger: Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 34/83

• • • •

inzage kan krijgen in de administratie; op verzoek een gewaarmerkt afschrift of uittreksel van het beperkingbesluit en van de in de registratie opgenomen gegevens; een verklaring kan krijgen dat op het aangevraagde onroerende zaak geen beperking van kracht is; gegevens over de beperking aan de Landelijke Voorziening kunnen worden aangeboden.

Voor de conversie van de vigerende besluiten hebben de gemeenten nog tot twee jaar na invoeringsdatum de tijd. Alhoewel dat nog een zee van tijd lijkt, wordt aanbevolen om daar zo snel mogelijk mee te beginnen, vooral ook omdat het aantal beperkingbesluiten dat geconverteerd moet worden in het merendeel van de gemeenten beperkt zal zijn. Bij de planning van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd, is het ook verstandig rekening te houden met veranderkundige aspecten. Zo kan het voor het draagvlak van het proces van belang zijn een aantal korte termijn successen te boeken, dan wel voorkomende belemmeringen die een voorspoedige uitvoering in de weg staan weg te nemen. Bij de planning kan ook de samenhang met andere ontwikkelingen een grote rol van betekenis spelen. De invoering van de Wkpb staat formeel helemaal los van de invoering van basisregistraties of GIS. Met het schrappen van het gegeven “plaatselijke aanduiding” is ook de mogelijke relatie met de Basisregistratie Adressen en Gebouwen verdwenen. Dat neemt niet weg dat bij de planning van de activiteiten het verstandig is met dit soort projecten wel rekening te houden. Vaak zijn voor de invoering van basisregistraties namelijk dezelfde medewerkers nodig en moeten daarvoor ook inventarisaties en archiefonderzoek worden verricht. Sommige leveranciers bieden ook gecombineerde software voor de Wkpb en de BAG aan. Het op elkaar afstemmen van deze werkzaamheden lijkt dan in de lijn te liggen. Benodigde middelen

Voor het uitvoeren van de benodigde activiteiten is capaciteit nodig. In de veranderagenda dient deze capaciteit te worden opgenomen. De omvang van de benodigde capaciteit zal niet voor elke gemeente hetzelfde zijn. Dat is afhankelijk van de omvang van de gemeente, het aantal op te leggen en opgelegde beperkingen, etc.. Uit de ervaringen opgedaan in de proefgemeenten en andere gemeenten kunnen wel kengetallen worden gehanteerd. Deze kengetallen zijn als bijlage 5 opgenomen. Behalve dat capaciteit nodig is om de activiteiten uit te voeren, zullen ook financiële middelen nodig zijn. Het beheren van de registratie dient namelijk geautomatiseerd plaats te vinden en bovendien is een digitale verbinding nodig met de Landelijke Voorziening. Daarvoor zullen automatiseringssystemen moeten worden aangeschaft dan wel zelf worden ontwikkeld. De kosten daarvan zullen sterk variëren per gemeente. Ervaring van de proefgemeenten leert dat de kosten voor de aanschaf zelf tussen de € 2.500,en € 10.000,- liggen. Naast deze investeringen komen nog kosten voor opleiding en ondersteuning. Ook deze kosten variëren - zo blijkt uit ervaringen bij proef- en andere gemeenten - tussen de € 5.000,- en € 15.000,-. Voor het opzetten van het register geldt de eis van een geautomatiseerd systeem niet. Dat neemt niet weg dat het kan voorkomen dat ook daarvoor kosten moeten worden gemaakt. Immers het register bevat brondocumenten die blijvend bewaard dienen te blijven en derhalve aan alle eisen van duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid en overbrenging moet voldoen die de archiefwetgeving aan dergelijke registers stelt. Behalve deze inrichtingskosten kan het in de gemeente noodzakelijk zijn externe ondersteuning in te huren. Ook deze kosten zullen in de begroting moeten worden opgenomen.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 35/83

Uitgaven zullen moeten worden gedekt. Veelal zullen bestaande ICT-budgetten en budgetten voor de aanschaf van kantoormiddelen daarvoor kunnen worden aangewend. De met de interne uren gepaard gaande personeelskosten zullen vaak uit de lopende urenstaten moeten worden gedekt. Indien deze dekkingsmiddelen niet toereikend zijn, zal middels een kredietvoorstel aan de raad nieuwe budgetten moeten worden aangevraagd. Tegenover de kosten die voor de invoering moeten worden gemaakt, kunnen ook inkomsten staan. De gemeente mag voor het verstrekken van een uittreksel of kopie uit de administratie leges heffen. Het geven van inzage in de gemeentelijke administratie dient kosteloos te gebeuren.

5.4

Het opstellen van het projectplan

Projectmatig werken houdt in dat elke projectfase met een beslisdocument wordt afgesloten. In veel gemeenten is dat voor deze fase een projectplan. Alhoewel elke gemeente daarvoor haar eigen format kent, bevat een projectplan over het algemeen de volgende onderwerpen: 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 4. 4.1 4.2 5 5.1 5.2 6. 7 7.1 7.2

Projectdefinitie Aanleiding voor het project Projectopdracht Relatie met doelstellingen organisatie Doel van het project Beoogd projectresultaat en producten Projectscope Raakvlakken en afbakening Uitgangspunten en randvoorwaarden Risicoanalyse Projectorganisatie Projectstructuur Projectsamenstelling Procedures en richtlijnen Projectbesturing en -beheersing Projectplanning Fasering Activiteitenplanning Projectmiddelen Benodigde middelen Capaciteitstoewijzing Kwaliteitszorg Communicatie Interne verantwoording en verslaglegging Externe communicatie

5.5

Een communicatieprogramma opstellen

Communicatie speelt tijdens veranderingen altijd een belangrijke rol. In een veranderingsproces kan onderscheid worden gemaakt tussen: Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 36/83

• intern projectoverleg en verantwoording • externe communicatie. Aan beide vormen van communicatie dient in het op te stellen plan aandacht te worden gegeven. Alvorens het plan op te stellen, is het verstandig eerst na te gaan welke doelgroepen met de communicatie moeten worden bereikt, wat ze inmiddels weten, vinden en verwachten van het project en wat wenselijk, mogelijk en haalbaar is t.a.v. inzet van middelen en mensen voor communicatie. Op basis van die analyse wordt vervolgens een communicatieplan opgesteld, waarin antwoord wordt gegeven op de volgende vragen: • Wat vertellen we (de inhoud van de boodschap)? • Met welk doel (alleen om te informeren of ook om te motiveren)? • Op welk moment? • Aan wie? • Welk medium gebruiken we (nieuwsbrief, vergadering, lunchbijeenkomst, website, etc.)? • Door wie wordt de boodschap afgegeven?

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De veranderagenda opstellen

Pagina 37/83

6

De Wkpb-administratie invoeren

Inhoud

Proces

Draagvlak

Bijhouding regelen

Beheer regelen

Hard- en software aanschaffen

Procedures analyseren en aanpassen

Voortgang bewaken en rapporteren Communiceren

middelen beheren en rapporteren

Aansluiting verzorgen op de Landelijke Voorziening

Vigerende beperkingen toetsen en inschrijven

Figuur 6: de Wkpb-administratie invoeren

In dit hoofdstuk van het draaiboek komt het op het “doen” aan. We gaan de in de veranderagenda opgenomen activiteiten uitvoeren. Concreet betekent dit dat we: • de bijhouding van de op te leggen publiekrechtelijke beperkingen gaan voorbereiden; • de bestaande – vigerende – publiekrechtelijke beperkingen gaan opnemen in de administratie.

6.1

De bijhouding voorbereiden

Om de op te leggen publiekrechtelijke beperkingen te kunnen bijhouden zoals dat door de Wkpb wordt voorgeschreven, voeren we de volgende activiteiten uit: • Het aanpassen van de procedures die worden uitgevoerd bij het opleggen, wijzigen, vervallen verklaren van de publiekrechtelijke beperkingen. Deze procedures dienen zodanig aangepast te worden, dat de besluiten worden aangeboden voor inschrijving in register en registratie • Het opzetten van het beheer van register en registratie in termen van: o het opzetten van register en registratie, o het aanwijzen van een beheerder, Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 39/83

o o o 6.1.1

het afbakenen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het beheer, het opstellen van beheersprocessen Het aanschaffen en implementeren van de benodigde software. Het aanpassen van de procedures

De vakafdelingen hanteren voor het opleggen, wijzigen en intrekken van publiekrechtelijke beperkingen procedures. Voor de invoering van de bijhouding zoals die in 2007 geregeld moet zijn gaat het om de volgende processen: • het opleggen van één van de ministerieel aangewezen publiekrechtelijke beperkingen, • het wijzigen van een opgelegde publiekrechtelijke beperking, • het vervallen verklaren van een opgelegde publiekrechtelijke beperking, • het behandelen van een bezwaar- en of beroepsschrift tegen de oplegging, wijziging van een publiekrechtelijke beperking, dan wel een verzoek om een voorlopige voorziening. Binnen de gemeenten kunnen we een generiek besluitvormingsproces onderkennen dat eenduidig is voor de totstandkoming van alle gemeentelijke besluiten. In onderstaande figuur wordt dit proces geschetst door middel van een aantal processtappen gevisualiseerd met behulp van rechthoeken en de volgorde van de processtappen met behulp van pijlen tussen deze rechthoeken:

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 40/83

Input

Proces

Verzoek/ opdracht/ Constatering

Output

Initiatie besluit

Concept besluit

Voorbereiden gemeentelijk besluit

Besluit

Besluitvorming Nee

Besluit genomen? Ja

Brief en/ of publicatie

Wettelijke Bekendmaking

Bezwaar ontvangen? Nee

Beslissing in administratief beroep

Ja

Bezwaar en Beroep

Nee

Rechtelijke uitspraak

Beslissing of uitspraak? Ja

Vervallen verklaring

Bewaken/ evaluatie gevraagde actie

Vervallen verklaring? Ja

Archiveren dossier

Beheren Wkpb administratie

Wkpb Verplichting

Figuur 7: beschrijving proces gemeentelijke besluitvorming In dit processchema is door middel van een “stoplicht” weergegeven wanneer er een verplichting vanuit de Wkpb is Voor een inhoudelijke bespreking van dit generieke processchema wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van het cursusmateriaal. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 41/83

Het bestaande proces zal – uitgaande van het gegeven dat de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de publiekrechtelijke beperking bij de vakafdeling blijft en de beheerder van de beperkingenadministratie uitsluitend voor de registratie daarvan - moeten worden aangepast. Zoals figuur 7 weergeeft, zal bij het nemen van een besluit, een beslissing in administratief beroep, het ontvangen van een rechtelijke uitspraak of het opstellen van een vervallen verklaring, een actie vanuit de vakafdeling naar de Wkpb administratie moeten plaatsvinden. Termijn van inschrijving

Afgesproken zal moeten worden dat de vakafdeling het gewaarmerkte afschrift van het document dan wel het originele document op een zodanig moment aan de beheerder van de registratie aanbiedt, dat deze de beperking binnen de wettelijk voorgeschreven termijn van vier dagen na bekendmaking van het besluit kan inschrijven.. Bij veel besluiten is het verstandig om de bekendmaking (vaak door het versturen van een brief met daarin het besluit aan degene die het besluit direct raken) pas te laten plaatsvinden als de bijwerking van de administratie op zich is afgerond. Dit gaat alleen niet als om andere (beleids) redenen het besluit zo snel mogelijk in werking moet treden (bijv. bij een voorkeursrecht). In alle gevallen is het verstandig om de gehele bijwerking van de administratie al helemaal te hebben voorbereid. Voorneembesluiten

Ook is van belang af te spreken hoe om te gaan met zogenaamde voorneembesluiten. In het kader van de totstandkoming van besluiten worden vaak besluiten genomen waarbij het voornemen, bijvoorbeeld tot het aanwijzen van een gemeentelijk monument, wordt uitgesproken. Deze besluiten dienen dan vaak als basis voor de inspraak van betrokkenen en belanghebbenden. Hoewel deze besluiten niet formeel in het register en de registratie moeten worden opgenomen is het uit een oogpunt van kenbaarheid en rechtzekerheid wel van belang dat in de registratie dergelijke voorgenomen besluiten worden geregistreerd, maar dan zonder het brondocument. Gegevens over deze voorgenomen besluiten worden ook niet verstrekt aan de Landelijke Voorziening. De kadastrale aanduiding.

Om de relatie te kunnen leggen met de Openbare Registers van het Kadaster vormt de kadastrale aanduiding van het perceel de ingang op de publiekrechtelijke beperkingen in de administratie. Daarom is de perceelaanduiding een van de verplicht op te nemen gegevens. De Kadastrale aanduiding is de unieke aanduiding van een onroerende zaak, die door het kadaster wordt vastgesteld. (Ontleend aan art 2, Kadasterbesluit). Synoniemen voor kadastrale aanduiding zijn perceelidentificatie, objectaanduiding, kadastrale identificatie. De kadastrale aanduiding is opgebouwd uit: • De kadastrale gemeentecode die de kadastrale gemeente uniek identificeert. • De kadastrale sectie die de sectie binnen de kadastrale gemeente uniek identificeert. • Het perceelnummer dat een geheel perceel of een complex uniek identificeert binnen de sectie. • De perceel-index-letter die het soort kadastraal object aanduidt (we kennen geheel perceel, deelperceel en appartementsrecht). • Het perceel-index-nummer dat het kadastraal object uniek identificeert als een deel van het gehele perceel of als een appartementsrecht binnen het complex. Percelen worden kadastraal aangeduid door vermelding van achtereenvolgens de kadastrale gemeente en sectie, waarin de percelen en gedeelten van percelen zijn gelegen waarvan het grondgebied tot die zaak behoort, alsmede de nummers van die percelen. Appartementsrechten worden kadastraal aangeduid door de vermelding van achtereenvolgens de kadastrale gemeente en sectie, de complexaanduiding en de appartementsindex. De complexaanduiding bestaat uit het vastgestelde complexnummer, gevolgd door de hoofdletter A. Ingeval de in de splitsing in appartementsrechten betrokken percelen in verschillende burgerlijke gemeenten zijn gelegen is het Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 42/83

tweede lid van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat in dat geval de bewaarder bepaalt van welke van de betrokken kadastrale gemeenten de naam wordt vermeld in de vast te stellen kadastrale aanduiding van de appartementsrechten waarin die percelen worden gesplitst. Enkele voorbeelden van kadastrale aanduidingen zijn: AGL00B 00222G0000, een geheel perceel in sectie B van de kadastrale gemeente Angerlo ZRZ00B 00113D0013, een deelperceel in sectie B van de kadastrale gemeente Zierikzee TBG01A 02872A0000, een complex in sectie A van de kadastrale gemeente Tilburg TBG01A 02872A0001, een appartementsrecht van het complex van het voorgaande voorbeeld te Tilburg. De initiële vulling van de registratie met de kadastrale percelen

Uit de administratie moet kunnen worden afgeleid op welke kadastrale percelen opgelegde publiekrechtelijke beperkingen gelden en op welke percelen niet. Vanaf 1 juli 2009 moeten daaraan de bestaande geldende beperkingen zijn toegevoegd. Om dit mogelijk te maken zal per 1 juli 2007 de administratie initieel gevuld moeten zijn met alle kadastrale percelen die in de gemeente voorkomen. Deze zullen eveneens initieel moeten worden geleverd bij de aansluiting op de Landelijke Voorziening. (zie hierover paragraaf 6.2) Het opnemen van de kadastrale aanduiding bij de beperking

Registreren van publiekrechtelijke beperkingen kan op verschillende “soorten” kadastrale aanduidingen. • Voor een geheel perceel is dit relatief eenvoudig aangezien van dit type perceel de geometrie beschikbaar is. Er is altijd fysiek vast te stellen waar de beperking exact betrekking op heeft. • Voor een deelperceel is dit al minder duidelijk aangezien de grenzen van een deelperceel nog niet definitief zijn ingemeten. Het deelperceel zal altijd de beperkingen “overerven” van het gehele perceel waar het uit ontstaan is. Feitelijk hoeft dit niet juist te zijn, dit kan echter pas worden geconstateerd wanneer het deelperceel is ingemeten en het een nieuw geheel perceel is geworden. • Ook kan er een beperking geregistreerd worden op een appartementsrecht. Een sluiting van een appartement op basis van artikel 174a van de Gemeentewet moet geregistreerd worden op het appartementsrecht. Complicerende factor is het feit dat er geen geometrie bekend is van de afzonderlijke appartementen. Ook de koppeling tussen het feitelijke verblijfsobject en de juiste kadastrale aanduiding (appartementsrecht) kan alleen verlopen via de eigendomsrelatie van een appartement. Alleen registreren op basis van geometrie is dus niet voldoende. • Registratie op een complex is NIET mogelijk. De beperking zal op de individuele appartementen binnen het complex moeten worden geregistreerd. Het verdient aanbeveling met de vakafdeling af te spreken, dat in alle gevallen de perceelsaanduiding(en) waarop de publiekrechtelijk beperking(en) betrekking heeft (hebben) in het te nemen besluit wordt (worden) vermeld. Hiermee wordt voorkomen dat nadat het besluit is genomen de beheerder alsnog de betreffende perceelsaanduiding(en) op het brondocument moet opnemen. Het verplicht stellen van het opnemen van de kadastrale aanduiding in het besluit is niet in de wet opgenomen. Daarvan is afgezien om de regelingen van de bijzondere wetten niet te doorkruisen. Overigens is het wel zo dat hoe eerder de percelen worden opgezocht, hoe meer kans er is dat door samenvoeging en/of splitsing een of meer van de perceelsaanduidingen intussen is gewijzigd. Dit kan zowel bij het nemen van het besluit spelen, als bij de inschrijving in het register (of zelfs bij beide). Het is dan ook verstandig de beheerder van de gemeentelijke kadastrale registratie bij het maken van deze afspraak te betrekken en zo laat mogelijk voor het nemen van het besluit of de inschrijving, nog een keer een controle van de aanduidingen uit te voeren. Beëindiging beperking Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 43/83

Bekeken zal moeten worden hoe in de procesgang is opgenomen op welke wijze aan de werking van de publiekrechtelijke beperking een eind komt en op welke wijze dat in de registratie wordt opgenomen. Niet bij alle publiekrechtelijke beperkingen is een regeling van kracht met betrekking tot het beëindigen van een beperking. Vaak ook komt de beperking te vervallen als gevolg van een feitelijke handeling. Zo is de aanschrijving tot het treffen van voorzieningen niet meer van toepassing op het moment, dat de voorgeschreven voorzieningen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Ook de baatbelasting verliest zijn rechtskracht doordat de (laatste termijn-)betaling van de aanslag heeft plaatsgevonden. Rechterlijke uitspraken

Afspraken zullen moeten worden gemaakt dat door de vakafdeling onverwijld een afschrift van rechterlijke uitspraken waarbij een publiekrechtelijke beperking wordt vernietigd, ingetrokken of gewijzigd aan de beheerder wordt verstrekt. In dat geval speelt eveneens de afspraak over het vermelden van de juiste kadastrale aanduidingen op het besluit een rol. Een beslissing of uitspraak die een besluit gedeeltelijk in stand houdt, en gedeeltelijk laat vervallen, vraagt daarbij speciale aandacht, omdat daarbij de vraag aan de orde is welk deel van de percelen uiteindelijk toch niet onder de beperking valt (of –niet zeer waarschijnlijk-) alsnog onder de beperking is komen te vallen. Hierbij moet zowel worden nagegaan wat nu feitelijk de nieuwe omvang van het object dat door de beperking geraakt is blijft, als ook de vertaling van dat (nieuwe) object naar de kadastrale indeling. Behalve met het eerder genoemde risico van vernummerringen, moet hier ook opgelet worden dat het mogelijk is dat een ander deel nog steeds door de beperking geraakt wordt. Wij pleiten bij dit soort gevallen voor een goede afstemming tussen de vakafdeling en de beheerder en/of degene die bij de gemeente voor de verwerking van de kadastrale gegevens verantwoordelijk is. Verzoeken om voorlopige voorzieningen

Afspraken zullen moeten worden gemaakt over de wijze waarop de beheerder wordt geïnformeerd als er schorsingsverzoek of een verzoek om een voorlopige voorziening tegen het ingeschreven beperkingenbesluit wordt ingediend. In vrijwel alle gevallen is een besluit van kracht ook als daar nog een rechtsgang tegen open staat. Hoogstens kan degene die bezwaar of beroep aantekent gelijktijdig via een verzoek tot voorlopige voorziening om schorsing van het besluit vragen. Het feit dat tegen het besluit nog een rechtsgang loopt, en zeker dat het geschorst is, zijn wel belangrijk genoeg om in het signaleringssysteem mee te nemen. De wet beperkt zich echter tot de beslissingen in administratief beroep en de gerechtelijke uitspraken en regelen voor de rest niets. Er is dus geen basis om die andere stukken in het register in te schrijven. Dat wil niet zeggen dat het niet verstandig is ze in de registratie wel aan te tekenen, maar dan zonder geregistreerd brondocument.

6.1.2

Het opzetten van het beheer van de administratie

Het aanwijzen van een registrator/beheerder

De Wkpb legt de verantwoordelijkheid voor het voeren van de beperkingenadministratie (register en registratie) bij het college van burgemeester en wethouders. Hoe de feitelijke uitvoering binnen het gemeentelijke apparaat verder wordt ingericht staat de gemeente volledig vrij. Wij adviseren de colleges van burgemeester en wethouders, op basis van artikel 10.3, eerste lid van de Algemene wet Bestuursrecht voor het nemen van besluiten en artikel 10.12 van deze wet voor het verrichten van feitelijke handelingen, een registrator aan te wijzen voor het namens hen feitelijk opzetten en actueel houden van de gemeentelijke beperkingenadministratie. Als registrator kunnen één of meer gemeentelijke ambtenaren, maar ook andere functionarissen – bijvoorbeeld afkomstig van een ingehuurd extern bureau of een gemeentelijk samenwerkingsverband – worden aangewezen. Proefnemingen bij enkele gemeenten heeft uitgewezen dat deze registrator van wezenlijke betekenis is voor een goede uitvoering van de Wkpb. Hoewel het wettelijk is toegestaan onderscheid te maken tussen het beheer van de registratie enerzijds en Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 44/83

dat van het register anderzijds zijn wij er geen voorstander van dit beheer te splitsen. Register en registratie vormen een dermate functionele samenhang (de registratie vormt immers de ingang op het register) dat het verstandig is het beheer onder te brengen bij dezelfde registrator/beheerder. Ook het deconcentreren van het beheer over diverse vakafdelingen door bij elke betrokken vakafdeling een beheerder voor de voor die vakafdeling afkomstige beperkingen aan te wijzen lijkt ons geen goede optie. Afgezien van het feit, dat dat zal leiden tot een vergaande versnippering, staat een dergelijke deconcentratie ook op gespannen voet met de wettelijk voorgeschreven eis dat het register een aanwijsbaar geheel moet zijn. Het verdient aanbeveling gelijktijdig met de aanwijzing van de registrator een plaatsvervanger aan te wijzen die bij afwezigheid, ziekte of ontstentenis van de registrator de taken kan waarnemen. Voorzover sprake is van een gemeente die is opgedeeld in deelgemeenten, kunnen de verplichtingen die voor burgemeester en wethouders voortvloeien uit de Wkpb op de voet van artikel 87 van de Gemeentewet worden overgedragen aan het dagelijks bestuur van de deelgemeenten. Hierbij dient te worden aangetekend dat de systematiek van de Wkpb, die uitgaat van een onderlinge samenhang tussen de verschillende verplichtingen, met zich brengt dat die verplichtingen als één geheel worden overgedragen.

De verantwoordelijkheden van de registrator/ beheerder

Het verdient aanbeveling een strikte scheiding te maken tussen de verantwoordelijkheden van de vakafdeling enerzijds en die van de registrator/beheerder anderzijds. De normale regels van functiescheiding pleiten ervoor om de verantwoordelijkheid voor totstandkoming en inhoud van de publiekrechtelijke beperking bij de vakafdeling te leggen. Dit betekent dat de registrator/ beheerder verantwoordelijkheid draagt voor de • juiste en tijdige verwerking van de beperkingbesluiten c.a. in het register; • toetsen van de aangeleverde documenten aan de vormvereisten die gelden voor de opname van besluiten in het register; • verstrekking van informatie uit het register; • juiste en tijdige verwerking van de beperkingbesluiten c.a. in de registratie; • juiste en tijdige verwerking van de door het Kadaster aangeleverde kadastrale mutaties (splitsingen, vernummerringen, samenvoegingen e.d.) waarop beperkingen rusten in de registratie • berichtgeving aan de Landelijke Voorziening. Wanneer we het proces van Beheren van de Wkpb Administratie nader bekijken en inzoomen op deze processtap van het generieke besluitvormingsproces zien we de figuur zoals hieronder is weergegeven. Onderstaand model geeft een overzicht van de input (documenten en data) die deze procestap binnenkomt, de activiteiten die worden uitgevoerd in het kader van het beheren van de Wkpb administratie, en de output die wordt gegenereerd door deze processtap.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 45/83

Input

Proces

Afschrift van een gemeentelijk besluit

Beheren van Wkpb Administratie

Gerechtelijke uitspraak

Beslissing in administratief beroep

Toetsen document

Verklaring van de beheerder

Vervallen verklaring

(Verzoek tot) Herstel document

Output

Inschrijven en verwerken van in te schrijven stukken

In te schrijven stuk/ afschrift

(Verzoek tot) Herstel document

Beoordeling herstel (verzoek)

Wkpb Register Bewijs van inschrijving (optioneel)

herstellen Wkpb Registratie

Landelijke Voorziening

Massale Ouput Was-Wordt Muteren Kadastrale aanduidingen Massale Ouput nul-bestand

Agenda Gemeenteraad en B&W

Verzoek tot inzage in/ uitteksel uit Register

Signalering vervallen verklaring

Proactief beheren

Verzoek tot inschrijven van beperkingen

Informatie verschaffing

Uitreksel

Figuur 8: beschrijving proces beheer van de Wkpb-administratie

Bevoegdheden/ taken van de registrator/ beheerder

Met het toekennen van verantwoordelijkheden aan de registrator/ beheerder is tevens antwoord gegeven op de vraag van de bevoegdheden van de registrator. Uit het proces van inschrijven en beheren van de besluiten volgen in ieder geval een aantal bevoegdheden. Bovendien zal de beheerder een aantal handelingen namens het college moeten verrichten. Geadviseerd wordt de registrator hiervoor nadrukkelijk te mandateren en te machtigen. Namens het college zullen de volgende bevoegdheden en handelingen uitgevoerd moeten worden. • Het toetsen van de aangeleverde documenten aan de vormvereisten. • Het inschrijven van documenten in het register.

• • • • • • • • •

Het uitgeven van inschrijfnummers en identificatienummers. Het plaatsen van aantekeningen op het brondocument. Het verwerken van kadastrale mutaties in de administratie. Het behandelen van herstelverzoeken en het zonodig doorvoeren van correcties. Het voor afschrift tekenen van kopieën van brondocumenten. Het zonodig afgeven van bewijzen van inschrijving. Erop toe te zien, dat er geen wijzigingen worden aangebracht als daar geen brondocument aan ten grondslag ligt. Het op verzoek verstrekken van gewaarmerkte afschriften van opgenomen beperkingbesluiten, een afschrift of uittreksel van de in de registratie opgenomen gegevens. Het op verzoek afgeven van een schriftelijke verklaring dat er volgens de gemeentelijke beperkingenregistratie op een aangegeven onroerende zaak geen beperking van kracht is.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 46/83

Bij de laatste twee bevoegdheden kan er ook voor worden gekozen deze op te dragen aan de baliemedewerkers die met het geven van inzage in en het verstrekken van uittreksel e.d. uit de administratie belast zijn. Proactieve registrator

De registrator zoals hierboven is beschreven is passief. Hij reageert op initiatieven van de vakafdelingen en onderneemt zelf geen initiatief om de kwaliteit van zijn administratie te waarborgen. Gelet op de doelstelling van kenbaarheid en rechtszekerheid en gegeven de mogelijkheden die burgers hebben de gemeente aansprakelijk te stellen bij onjuiste of onvolledige informatie uit de administratie is het verstandig de registrator naast de hierboven genoemde bevoegdheden ook een aantal bevoegdheden te geven die hem in staat stellen actief de kwaliteit van de administratie te waarborgen. Een aantal van die bevoegdheden zijn bijvoorbeeld: 1 Wanneer beperkingenbesluiten niet tijdig worden aangeleverd is dit de verantwoordelijkheid van de vakafdeling. Het is belangrijk dat de beheerder dit kan signaleren en zo nodig op hoger niveau kan melden in de gemeentelijke organisatie. Hiertoe volgt de beheerder de agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. (De beheerder moet daar dus toegang toe krijgen.) 2 De vervallenverklaring is formeel geen beperkingenbesluit, maar een constatering van een feitelijke situatie. Een voorbeeld is de constatering dat een monument teniet is gegaan dan wel een betaling is verricht waaruit de verplichting tot baatbelasting is komen te vervallen. Vervallenverklaringen komen niet in alle processen voor. Daar waar dat wel kan voorkomen wordt aangeraden het hoofd van de vakafdeling tevens te mandateren een vervallenverklaring af te geven. Daarnaast lijkt het efficiënt een algemene vervallenverklaring beschikbaar te hebben. In die situatie verdient het aanbeveling de bevoegdheid inzake vervallenverklaringen te beleggen bij de registrator/beheerder. 3 Het geven van richtlijnen aan de vakafdeling over de wijze en het tijdstip van aanlevering van de publiekrechtelijke beperkingbesluiten 4. Ervoor zorg te dragen dat in de administratie geen wijzigingen worden opgenomen waaraan niet een brondocument ten grondslag ligt. 5. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bevoegde gezag over de administratieve organisatie inzake de publiekrechtelijke beperkingen. 6. Het bevorderen dat de in de administratie opgenomen gegevens meervoudig in de organisatie worden gebruikt door: • het bewaken van de koppeling tussen de Wkpb-administratie en andere gegevensverzamelingen; • het gevraagd en ongevraagd advies geven over het gebruik van de beperkinggegevens in andere administratieve processen. • Het – indien gewenst- opzetten van een systematiek van terugmelding indien in de toepassingspraktijk blijkt dat de in registratie opgenomen gegevens niet juist zijn 7. Het opstellen van een kwaliteitssysteem voor de administratie en het regelmatig uitvoeren van audits. Functieprofiel

Het toekennen van deze bevoegdheden aan de registrator heeft de uiteraard zijn consequenties voor het functieprofiel van de registrator. Deze bevoegdheden maken dat de registrator meer is dan een administratieve functie. Functie-eisen, competenties en ook inschaling dienen daarop te zijn afgestemd. In bijlage 6 hebben wij een profiel opgenomen die past bij deze actieve registrator. De organieke plaats van de registrator Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 47/83

Bij het regelen van het beheer komt eveneens de vraag aan de orde waar in de organisatie het beheer wordt ondergebracht. In principe zijn de volgende afwegingen mogelijk: • Geconcentreerd versus gedeconcentreerd. • Centraal versus decentraal. Geconcentreerd versus gedeconcentreerd

Bij de afweging tussen geconcentreerd of gedeconcentreerd gaat het om de vraag of het beheer in één organieke plaats wordt ondergebracht of bij meerdere. Hiervoor hebben wij al aangegeven, dat de wet aangeeft dat register en registratie gezamenlijk een eenheid vormen. Het splitsen van het beheer van register van dat van de registratie achten wij daarmee niet in overeenstemming. Ook het verspreiden van de administratie over verschillende (deel)beheerders achten wij om die reden niet aan te bevelen. Bovendien zijn de taken van het verwerken van perceelsvorming, van de standaard informatieverstrekkingen, en van de proactieve taken juist efficiëntie te halen als dat op één plaats gebeurt. En in de praktijk zit daar bij de meeste gemeenten meer werk dan in het af en toe inschrijven en registreren van een nieuw besluit. Blijft over de afweging tussen centraal en decentraal. Centraal versus decentraal

Bij deze afweging gaat het om de vraag of het beheer van de administratie kan worden ondergebracht bij één van de vakafdelingen (bijvoorbeeld die vakafdeling waar de meeste beperkingen tot stand komen) dan wel op een neutrale – centrale positie binnen de organisatie. Voor decentralisatie pleit, dat de lijnen tussen de bron en het beheer zo kort mogelijk gehouden kunnen worden. Tegen een dergelijke plaats pleit dat het uit een oogpunt van functiescheiding gewenst is de beleidsvorming en handhaving van beperkingen en de registratie daarvan te scheiden. De onafhankelijkheid van de administratie is daarmee beter gewaarborgd en het gevaar dat dreigt, namelijk dat de registratie vooral wordt beheerd vanuit de optiek van de betrokken vakafdeling, is daarmee van de baan. Advies over de positie van de registrator

Uit de ervaringen bij proefgemeenten blijkt dat het ontbreken van voldoende afstand tussen de vakafdeling en de beheerder tot ongewenste situaties aanleiding kan geven. In verband hiermee adviseren wij het beheer onder te brengen op een centrale – neutrale – positie in de organisatie. Voorbeelden van dergelijke neutrale posities in de organisatie zijn afdelingen Landmeten en vastgoed, I&A, geo-informatie e.d. Ook kan worden overwogen het beheer onder te brengen bij een aparte – nog op te richten – beheerseenheid. In dat geval is combinatie met het beheer van de basisregistraties Gebouwen en Adressen – voor de hand liggend. In dat kader wordt verwezen naar de uitgave van de VNG “zo gezegd zo gedaan”, waarin gepleit wordt voor het invoeren van een gemeentelijke basisvoorziening waarin naast het beheer van de basisregistraties ook het beheer van de Wkpb -administratie en andere concernbrede gegevensverzamelingen zoals GBKN zijn opgenomen. De omvang van het beheer

De omvang van de beheersfunctie wordt grotendeels bepaald door het aantal beperkingen dat in de administratie wordt opgenomen. De omvang van het beheer zal beperkt zijn voor gemeenten die nauwelijks gemeentelijke monumenten aanwijzen, weinig gebruik maken van het voorkeursrecht en niet of nauwelijks baatbelasting heffen. Voor de gemeenten die deze beperkingen wel meer opleggen zal naar alle verwachting blijken dat het merendeel van de tijd besteed zal worden aan de perceelvorming en het verstrekken van informatie en niet zozeer aan het inschrijven van het nieuwe document in het register en de gegevens daarover in de registratie. Uit ervaringen van gemeenten tot nu toe blijkt dat voor het inschrijven van een nieuwe beperkingen maximaal 1 uur per beperking noodzakelijk is.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 48/83

6.1.3

Het inrichten van de administratie

De aanschaf van de beperkingenregistratie

Voor het inschrijven van gegevens in de registratie van de publiekrechtelijke beperkingen is een geautomatiseerd systeem verplicht om daarmee tevens gegevens uit te kunnen wisselen met de Landelijke Voorziening. Deze Landelijke Voorziening is een centraal informatiesysteem voor de signaalgegevens met betrekking tot de gemeentelijke publiekrechtelijke beperkingen die op kadastrale objecten rusten. Deze voorziening is wenselijk om 443 individuele koppelingen tussen het Kadaster en de Nederlandse gemeenten te voorkomen. Deze voorziening registreert niet de beperkingenbesluiten zelf, maar signaleert dat er een beperking rust op een perceel. Voor gedetailleerde informatie kan in het register van de gemeente over het betreffende perceel inzage gevraagd worden in de beperkende besluiten. De registratie methodiek voor publiekrechtelijke beperkingen en de daarvoor gebruikte informatiesystemen verschilt tussen gemeenten onderling. De Landelijke Voorziening moet echter op een zelfde wijze en frequentie worden “aangesproken”. Dit kan alleen als de gemeenten eenzelfde procedure voor bijhouding van de Wkpb registratie hanteren. De minimale functionaliteit, die een gemeentelijke Wkpb-registratie dient te bezitten is: • Het inschrijven en bijhouden van gemeentelijke beperkingen. • Het leveren van voorgeschreven gegevens aan de Landelijke Voorziening • Verwerken van de Massale Output van het Kadaster, inclusief daarbij het inlezen van de bij het Kadaster geregistreerde gemeentelijke beperkingen. • Verwerken van perceelsmutaties. • Ondersteuning voor overige procedures, die zijn vastgesteld voor het correct bijhouden van een gemeentelijke Wkpb-registratie. • Het leveren van uittreksels en afschriften uit de registratie aan de burger. Naast de minimaal benodigde gegevens voor de Landelijke Voorziening is de gemeente vrij om extra gegevens te registreren voor intern gebruik. Bijvoorbeeld de aanbieder van het stuk, de omvang, historiegegevens etc.. Het synchroon houden van de Gemeentelijke Wkpb registratie met de Landelijke Voorziening Wkpb is de verantwoordelijkheid van de gemeenten. Hiervoor worden door de Landelijke Voorziening wel instrumenten beschikbaar gesteld om dit synchroon houden te faciliteren. Bij het aanschaffen van een geautomatiseerde registratie heeft U grofweg de keuze uit: Optie 1: de aanschaf van nieuwe hulpmiddelen (veelal een module op een bestaand geïmplementeerde toepassing) die de huidige hoofdleverancier gaat leveren. Optie 2: de aanschaf van een nieuwe applicatie (waarin gezamenlijk beheer van geometrische en administratieve informatie) van een leverancier van ruimtelijke informatiesystemen. Van belang is dat U hierbij het volgende stappenplan volgt: Stap 1. het opstellen van een programma van eisen Het programma ven eisen bevat in ieder geval de wettelijke eisen voor het voeren de Wkpb administratie en daarnaast de eisen en wensen die de gemeente vanuit haar eigen verantwoordelijkheid aan de geautomatiseerde oplossing stelt Uw organisatie zal daarbij gebruik kunnen maken van de landelijk ontwikkelde modellen. Dat betreft in aanleg de informatie- en applicatiearchitectuur zoals beschreven in de documenten: Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 49/83

• • •

Architectuur Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen Catalogus Wkpb Berichtenspecificatie Wkpb.

De leveranciers hanteren ook deze modellen als basis voor de bouw van de nieuwe applicaties en de bijbehorende registraties. Om u ervan te verzekeren dat u een module/product koopt, die mag worden aangesloten op de Landelijke Voorziening is een systeem van conformiteittoetsing opgezet. Ook na het invoeren van registratiemodule van een leverancier kunnen er echter nog wijzigingen gaan optreden aan het model. Het is handig als u van te voren afspraken gaat maken met een leverancier hoe hiermee om te gaan en wat de kosten van een dergelijke wijziging zullen zijn. Het programma van eisen besteedt aandacht aan zaken als: • Het aantal beperkingen en percelen dat opgenomen zullen worden • De hoeveelheid op te nemen besluiten • De functionaliteit van het systeem zowel voor het inschrijven, beheren als verstrekken • De plaats in de organisatie • De relaties en koppelingen met andere systemen zoals met: o de kadastrale registratie o de BAG en DURP o DIS o GIS • De gebruiksvriendelijkheid van het systeem • Het applicatiebeheer • De beveiliging Stap 2 Het selecteren van het systeem In de meeste gemeenten gelden regels voor de inkoop van applicaties, zoals het aantal op te vragen offertes en het keuzeproces. Uiteraard dienen deze regels te worden gevolgd. In het kader van de Wkpb is van belang dat een softwaresysteem wordt gekozen, dat over de vereiste conformiteittoets beschikt . Mocht de leverancier nog niet met succes het daarvoor opgestelde protocol hebben doorlopen, dan wordt u aanbevolen daarover duidelijke afspraken met de beoogde leverancier te maken. Op www.frontofficeWkpb.nl vindt U een overzicht van leveranciers die hebben aangegeven een Wkpb – applicatie te zullen bouwen en op welk moment die naar verwachting volgens opgave van de leverancier beschikbaar zullen zijn. Ook wordt een overzicht gegeven van de leveranciers die inmiddels met succes de conformiteitstoets hebben doorlopen. Op deze plaats vermelden wij nog de volgende aandachtspunten: - houd rekening met mogelijkheden tot ruimtelijke vastlegging - alleen ruimtelijke vastlegging is niet voldoende aangezien er ook op appartementen en deelpercelen moet kunnen worden geregistreerd - laat verschillende leveranciers de oplossing demonstreren - hanteer bij de beoordeling van de verschillende systemen een vastgestelde methodiek die het mogelijk maakt op verschillende criteria te beoordelen. Een veel gebruikte methode hiervoor is de zgn. scorematrix.1

1

Een voorbeeld van een dergelijke scorematrix vindt u in bijlage 5 bij de Handreiking implementatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 50/83

Stap 3 Het implementeren van de software De software dient in technische zin te worden geïnstalleerd. Daarnaast is het noodzakelijk om de stamgegevens voor het systeem goed in te regelen. Ook de beheerder en gebruikers van het systeem dienen te worden geïnstrueerd en opgeleid. Het verdient aanbeveling in deze stap eveneens de werking van de software te testen in een zgn. testopstelling. Het beste kan dit worden gedaan door testdata te verzamelen (percelen, beperkingbesluiten, vervallenverklaringen en rechterlijke uitspraken) en eigen testscenario’s op te stellen. Aan de hand hiervan kan worden getest of de software aan de gestelde eisen en wensen voldoet en daarin of de juiste berichten kunnen worden verstuurd door de output van de software te vergelijken met de voorbeeldberichten. U wordt aangeraden hierbij gebruik te maken van handreikingen van VROM en hanteer een basis testdataset die na iedere keer als startsituatie kan worden hergebruikt. Tenslotte wordt aanbevolen om een weloverwogen methode te gebruiken om de testscenario’s te beschrijven

Het zelf (laten) ontwikkelingen van maatwerk oplossingen.

Alhoewel het zelf ontwikkelen van een applicatie niet moet worden onderschat, kunt U naast het afnemen van ofwel een oplossing van een hoofdleverancier of een leverancier van ruimtelijke informatiesystemen, ook kiezen voor het (deels) in eigen beheer ontwikkelen van een maatwerkoplossing. Het is natuurlijk mogelijk om in de keuze voor maatwerk ook deeloplossingen van bepaalde leveranciers in te zetten. Er kan bij de inrichting gebruik worden gemaakt van de landelijke referentiemodellen. Het voordeel van het ontwerpen en inrichten van een leverancieronafhankelijke basisregistratie is dat u hiervoor zelf de specificaties op kunt stellen. De mate van openheid wordt hiermee gestimuleerd. Ook hoeft u niet verplicht te kiezen voor een (dure) commerciële database, maar kan voor een Open Source variant worden gekozen. Indien men echter support op deze database wil hebben, moet men wel van te voren weten of hiervoor een SLA (Service Level Agreement) met een bepaalde marktpartij kan worden afgesproken. Ook voor de zelfontwikkelde modules geldt dat de u pas mag aansluiten op de Landelijke Voorziening indien uw eigen ontwikkelde maatwerkmodule met succes de conformiteittoets heeft doorlopen. . Het brondocumentenregister

Voor het register staat het de gemeente vrij om te kiezen tussen een register in papieren of elektronische vorm, dan wel in een combinatie van beide. Bij de keuze die de gemeente maakt, speelt een aantal aspecten een rol, te weten: 1. vereisten die de Wkpb aan het register stelt 2. archieftechnische aspecten 3. ontwikkelingen ten aanzien van de digitalisering bij de gemeente. Ad.1. Vereisten die de Wkpb aan het register stelt. Alhoewel de Wkpb het medium van het register vrijlaat, worden door de wet wel een aantal vereisten aan het register en de daarin opgenomen documenten gesteld. Vereisten aan het brondocument

Zo dient het register de originele dan wel gewaarmerkte afschriften van de brondocumenten te bevatten. Dit is opgenomen om de juistheid en betrouwbaarheid van het register te waarborgen. Het waarmerken van documenten gebeurt over het algemeen door op of aan het afschrift van het document een verklaring toe te voegen “voor eensluidend afschrift” ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris (= burgemeester en wethouders, dan wel de gemandateerde functionaris). Is sprake van digitale documenten (bijvoorbeeld gescande papieren kopie) dan dienen deze elektronisch te zijn gewaarmerkt. Dat laatste Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 51/83

kan gebeuren door deze waarmerking in een elektronisch document toe te voegen aan het register. De ondertekening dient dan middels een zgn. elektronische handtekening te geschieden. Inrichting en toegankelijkheid van het register

Ook aan de inrichting en de toegankelijkheid van het register stelt de Wkpb eisen. Zo stelt de wet dat het register een zelfstandige eenheid moet zijn, afgescheiden van andere documentenverzamelingen. De documenten dienen afdoende beveiligd tegen verlies, aantasting of onbevoegde wijziging te zijn en binnen redelijke korte termijn voor raadpleging beschikbaar. Tenslotte is toegevoegd dat indien een afschrift, uittreksel of verklaring uit het register wordt afgegeven, deze afgifte dient plaats te vinden ten kantore van de gemeente. Toezending van deze documenten kan wel via de post of elektronisch plaatsvinden. Het afschrift of uittreksel dient te zijn gewaarmerkt middels de verklaring “Voor eensluidend afschrift” resp. “Voor eensluidend uittreksel”, ondertekend door burgemeester en wethouders, dan wel de gemandateerde functionaris. Proces van inschrijving

Ook het proces van inschrijving is uit een oogpunt van juistheid en betrouwbaarheid aan een aantal voorschriften verbonden. Bij inschrijving dienen burgemeester en wethouders (de registrator) aan het brondocument op een overzichtelijke en eenduidige wijze de ondertekende aantekening toe te voegen “ingeschreven als” gevolgd door het unieke inschrijfnummer. Dit inschrijfnummer vormt de ingang op het register en zal veelal automatisch vanuit de registratie worden opgemaakt. Omdat dit inschrijfnummer uitgewisseld dient te worden met de Landelijke Voorziening is in de Catalogus Wkpb aangegeven aan welke vereisten dit nummer dient te voldoen. Opgemerkt wordt dat voor de Landelijke Voorziening niet strikt noodzakelijk is dat het nummer een opeenvolgend nummer moet zijn. Uit een oogpunt van goed registerbeheer verdient een opvolgende nummering binnen het gemeentelijke register wel de voorkeur. Voorts wordt afgeraden het nummer oneigenlijk te gebruiken door er inhoudelijke betekenissen aan toe te voegen, zoals codes van afdelingen of type beperkingen. Naast deze ondertekende verklaring dient aan het document eveneens op een overzichtelijke en eenduidige wijze te worden toegevoegd: • de peildatum waarop de inschrijftermijn van vier dagen ingaat (afhankelijk van het soort besluit is dat de datum van bekendmaking van de beperking, de datum van verzending of kennisgeving, de datum van bekend zijn dan wel de datum van ontvangst) • de datum van inschrijving • de kadastrale aanduiding van de percelen waarop de beperking betrekking heeft (tenzij deze uit de inhoud van het besluit al ondubbelzinnig blijkt).. Ook deze toevoegingen dienen te worden ondertekend door burgemeester en wethouders, tenzij de peildatum de datum van ontvangst is, In dat laatste geval mag die datum door de postregistratie op het stuk worden gezet. Dit hoeft dan niet gewaarmerkt te gebeuren

Ad.2 Archieftechnische aspecten In het kader van dit draaiboek past niet het geven van een complete verhandeling over de eisen en voorwaarden die gelden voor digitale archieven. Wij volstaan met een aantal opmerkingen. Voor blijvend te bewaren archiefstukken geldt een groot aantal digitale spelregels. Het digitale brondocumentenregister dient aan deze digitale spelregels te voldoen. Deze regels, opgenomen in Archiefwet, Archiefbesluit, Regeling duurzaamheid en Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, proberen te waarborgen dat het digitale document dezelfde inhoud, vorm en structuur heeft als op het moment van ontstaan. In tegenstelling tot papieren documenten waarbij een aantal van deze kenmerken uit het document zelf, dan wel uit de fysieke ordening voortvloeit zijn Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 52/83

inhoud, structuur en vorm in wezen vluchtig. In verband hiermee worden deze kenmerken van het document als zgn. metadata aan het document toegevoegd. Technisch gezien is het digitale register een database met metadata en hyperlinks naar de digitale brondocumenten. Dit digitale register kan vervolgens worden geraadpleegd door gebruik te maken van software (een DIS). Dat maakt het mogelijk het register te raadplegen zonder gebonden te zijn aan tijd en plaats. Om uitwisseling met het register te waarborgen dienen de opgeslagen documenten en de metadata aan formats te voldoen. In de gemeentelijke praktijk is dat voor documenten het zgn. PDF/A-formaat (bruikbaar voor bijna alle soorten documenten) en voor de metadata het XML-formaat. Indien het gemeentelijke beperkingenregister in elektronische vorm wordt gehouden, is het het meest praktisch om zoveel mogelijk op het in de gemeente aanwezige DIS/DIV aan te sluiten. In dat geval kan worden volstaan met het houden van één digitaal brondocument dat oproepbaar is vanuit verschillende applicaties, maar slechts éénmaal in de gemeentelijke database opgeslagen. Het waarmerken van digitale documenten dient door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening plaats te vinden, indien het desbetreffende document in elektronische vorm in het gemeentelijke beperkingenregister wordt ingeschreven. Daarbij zijn de artikelen 15a, eerste tot en met vijfde lid, en 15b van Boek 3 van het BW van overeenkomstige toepassing verklaard2.

Als hieraan wordt voldaan zijn de rechtsgevolgen van een elektronische handtekening op één lijn met de rechtsgevolgen van een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij voor authentificatie is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval. Er bestaan diverse soorten elektronische handtekeningen. Deze kenmerken zich door een hoger of lager veiligheids- en betrouwbaarheidsniveau. Onderscheid kan worden gemaakt tussen elektronische handtekeningen die zijn gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, elektronische handtekeningen die zijn gebaseerd op een gewoon certificaat en elektronische handtekeningen die niet zijn gebaseerd op een certificaat, zoals bijvoorbeeld een gescande handgeschreven handtekening. Evenmin als de Wkpb wetgeving spreekt het BW zich uit over het niveau van beveiliging en betrouwbaarheid dat in het kader van de Wkpb dient te worden gebruikt,. Burgemeester en wethouders zijn bij de keuze van een elektronische handtekening dan ook vrij. Dit kan dus ook een gescande handgeschreven handtekening zijn. Daarbij wordt wel opgemerkt, dat een gescande handtekening niet op voorhand de rechtgeldigheid heeft van een handgezette of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Bij een gescande handtekening ligt de bewijslast bij de gemeente om aan te tonen dat de beheer- en ondertekeningsprocessen voldoende betrouwbaar zijn. Een gekwalificeerde handtekening heeft daarentegen bij voorbaat dezelfde rechtsgeldigheid. Ad 3 Digitaliseringontwikkelingen bij gemeenten Veel gemeenten zijn thans bezig met het digitaliseren van hun informatiestromen. Alhoewel de digitalisering bij de gemeenten inmiddels ver is gevorderd – dit is met name bij de grotere gemeenten het geval – heeft dit nog niet zodanige vormen aangenomen dat van elke gemeente redelijkerwijs kan worden verlangd om het gemeentelijke beperkingenregister in elektronische vorm te houden. Beide vormen van het houden van het register - papier en elektronisch – behoren daarom tot de mogelijkheden. Gevolg hiervan is dat het risico bestaat dat er hybride vormen van het register zullen ontstaan, bijvoorbeeld omdat men de beperkingenbesluiten die dateren van voor het tijdstip van de inwerkingtreding van de Wkpb in papieren vorm inschrijft en de beperkingenbesluiten die dateren van na 2

Zie ook de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en de Wet Elektronische Handtekening

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 53/83

dat tijdstip in elektronische vorm, of eerst gedurende een aantal jaren beide hiervoor bedoelde categorieën beperkingenbesluiten inschrijft in papieren vorm, en over een aantal jaren overschakelt naar inschrijving in elektronische vorm. De gemeente doet er goed aan bij keuze voor het register aan te sluiten bij de mate van digitalisering in de gemeente. Daarbij kan zich in globale zin een drietal situaties voordoen: Situatie 1: de gemeente is nog niet gedigitaliseerd en beschikt alleen over analoge archieven. In deze situatie lijkt een analoog register voor de hand te liggen. De relevante (analoge) brondocumenten (voorzien van de voorgeschreven gegevens en voorzien van een ondertekend waarmerk) worden op volgorde van inschrijfnummer in het register ( een ordner) opgenomen. Naast dit register is eveneens sprake van een papieren zaakdossier dat in het archief wordt opgenomen. In de registratie wordt het brondocument door middel van het inschrijfnummer van het document opgenomen. Situatie 2:

de gemeente scant de inkomende en uitgaande correspondentie en slaat deze digitale documenten op in een registratiesysteem. In deze situatie biedt digitalisering van het register mogelijkheden. In deze optie worden de analoge brondocumenten gescand en voorzien van vereiste metagegevens opgenomen in een speciaal daarvoor aangelegde digitale map in het DIV of de Wkpb-registratie. Een van de metagegevens is tevens het inschrijfnummer van het document. Dit nummer wordt eveneens opgenomen in de registratie. Naast dit digitale register is tevens sprake van een digitaal archiefdossier in het DIV. Voordeel van dit zelfstandige register is dat deze gescheiden is van het archiefregister waarover toegesneden beheers- en autorisatieregels kunnen worden opgesteld. Nadeel is de meervoudige opslag van de documenten. In deze situatie zal over het algemeen een hybride situatie voorkomen waarbij de bestaande beperkingbesluiten in een analoog register worden bijgehouden.

Situatie 3:

de gemeente voert naast een analoog archief een volwaardig Documentair Informatie Systeem, gekoppeld aan werkstroombeheersing en in voldoende mate onderbouwd door een documentair structuurplan (DSP). In dat geval is een volwaardig op dit DIS aangesloten digitaal register mogelijk. In deze optie is het digitale brondocument opgenomen in het digitale archiefdossier, dat vanuit de digitale WKPB/BAG registratie raadpleegbaar is. Om die raadpleegbaarheid te garanderen moeten aan het document het inschrijfnummer worden meegegeven en in de registratie en digitaal archiefbestand worden opgenomen.

6.2

De aansluiting op de Landelijke Voorziening

Burgemeester en wethouders zijn verplicht de in de registratie opgenomen gegevens onverwijld langs elektronische weg door middel van een elektronisch bericht aan de Landelijke Voorziening te zenden. Daarvoor zal nodig zijn dat de gemeente berichten kan uitwisselen volgens het daarvoor voorgeschreven formaat in de Catalogus en Berichtenspecificatie Wkpb. In deze catalogus is de gegevensstructuur van de Landelijke Voorziening beschreven. Van belang is te benadrukken dat de catalogus uitsluitend de gegevens voorschrijft die uitgewisseld dienen te worden en dus geen definitie bevat welke gegevens het gemeentelijke registratiesysteem moet bevatten. De gemeentelijke registratie kan meer gegevens bevatten vanuit het oogpunt van het proces en het gebruik van het registratiesysteem. Deze extra gegevens hebben geen wettelijke status. Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 54/83

Om deze aansluiting op de Landelijke Voorziening te kunnen realiseren zal een aantal stappen dienen te worden uitgevoerd. 1. Voorbereiden van de aansluiting via Gemnet. De meeste gemeenten beschikken inmiddels over en Gemnet aansluiting. Van belang is wel dat nagegaan wordt of deze aansluiting over voldoende bandbreedte beschikt om het verwachte berichtenverkeer te verwerken. Aanbevolen wordt hierover navraag te doen bij de frontoffice Wkpb. 2. Een PKI-overheidcertificaat verzorgen. Een (organisatiegebonden) SSL PKI-overheid certificaat is een softwarematige vorm van authenticatie en dient om de identiteit van een organisatie eenduidig vast te stellen, d.w.z. dat de verzendende partij ook de partij is die zij zegt te zijn. Sommige gemeenten beschikken (bijvoorbeeld ten behoeve van de GBA of DigiD of BSN) reeds over een (organisatiegebonden) SSL PKI-overheid certificaat. Dat kan in sommige gevallen voldoende zijn. Van belang is ook op te merken dat eenzelfde certificaat verplicht zal worden voor BAG. In de situatie dat een nieuw cerficaat dient te worden aangevraagd dient te worden gerekend op een doorlooptijd van ongeveer drie weken. Het certificaat kan worden aangevraagd bij de door PKI-overheid toegelaten certificaatuitgevers Diginotar, GemnetCSP en GetronicsPinkRoccade. Over het algemeen gaat het aanvragen van het certificaat in twee stappen, te weten de abonneeregistratie en de certificaatregistratie zelf. Met de abonneeregistratie wordt door de bevoegd vertegenwoordiger (burgemeester en wethouders) vastgelegd wie de PKI-overheid certificaten mag bestellen. Een abonneeregistratie dient schriftelijk te worden aangevraagd . De certificaat aanvraag daarentegen kan vervolgens via internet. Hierbij worden de benodigde gegevens van de contactpersoon en beheerder ingevoerd en via een e/mail bevestigd. De e-mail kan vervolgens worden uitgeprint en ondertekend en voorzien van een kopie legitimatiebewijs van de certificaatbeheerder worden opgestuurd. Het is ook mogelijk een certificaat aan te vragen voor een domein die niet eigendom is van de gemeente (bijvoorbeeld bij gezamenlijk beheer of outsourcing). In dat geval is een domeinautorisatie noodzakelijk. Nadat de abonneeregistratie en certificaatregistratie zijn geaccepteerd ontvangt de beheerder het certificaat per e-mail. Het certificaat dient vervolgens te worden geïnstalleerd. Aan het aanvragen van het PKI-overheid zijn kosten verbonden. Het certificaat dient operationeel te zijn vanaf het moment dat toegang moet worden verkregen tot de Landelijke Voorziening. Het verdient de aanbeveling de afzonderlijke instructie "aanvraag PKI-overheid certificaat" te raadplegen op de Frontoffice Wkpb website. In geval van samenwerking tussen gemeenten kan worden gekozen tussen een certificaat voor elke gemeente apart of voor één certificaat voor de samenwerking. Bij het ontwerp van de Landelijke Voorziening is rekening gehouden met samenwerkende gemeenten. Indien er gekozen wordt voor één certificaat wordt aangeraden rekening te houden met het volgende: 1) in de Landelijke Voorziening wordt op basis van één PKI-certificaat een autorisatie verleend voor meerdere gemeenten. Dit betekent dat er onderling goede afspraken gemaakt moeten worden over zowel het autorisatiebeheer op de registratie, als de uitwerking van de mandatering. 2) Bij de aanschaf van een PKI-overheid certificaat is het noodzakelijk dat deze op naam staat van een bevoegd rechtpersoon (normaliter zal B&W hiervoor initieel moeten tekenen). Bij samenwerkingsverbanden zou dit bijvoorbeeld het B&W van één van de gemeente kunnen zijn. Een medewerker van die betreffende gemeente kan dan optreden als PKI-overheid

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 55/83

contactpersoon (die kan nieuwe certificaten bestellen, intrekken etc). Dit pleit ervoor het aanvragen van een PKI-certificaat bij voorkeur in samenhang met de mandatering te regelen 3) Het PKI certificaat zal fysiek geïnstalleerd moeten worden op de server die de communicatie met de Landelijke Voorziening verzorgt. Het ligt dan voor de hand dat de gemeente of rechtspersoon die eigenaar is van de server ook het PKI-certificaat op haar naam zet. 3. Toegangstest op de Landelijke Voorziening uitvoeren. Op afspraak met de Frontoffice Wkpb is het mogelijk een toegangstest uit te voeren en zonodig de Gemnet infrastructuur aan gemeentekant in te regelen. Concreet wordt getest of er een verbinding via Gemnet met de Landelijke Voorziening kan worden gemaakt. In het stappenplan aansluiting gemeenten op de Landelijke Voorziening Wkpb is een checklist I & A opgenomen waarin stappen zijn beschreven die u als gemeente zelf kan nemen of kunt controleren. 4. Autorisatieverzoek doen. Om toegang te krijgen tot de Landelijke Voorziening productieomgeving dient de gemeente een autorisatie te verkrijgen. Deze dient te worden aangevraagd bij de Frontoffice Wkpb onder vermelding van de applicatie (welke de conformiteittoets moet hebben doorlopen) en meezending van de publieke sleutel van het PKIcertificaat. Een aanvraagformulier voor deze autorisatie is in het genoemde stappenplan opgenomen. 5. Totaalstand percelen en beperkingen aanleveren. De gemeente dient in de eigen registratie een volledige en actuele set van kadastrale percelen te hebben opgenomen. Zonodig kan deze worden opgevraagd bij het Kadaster of worden gebaseerd op de actuele massale output. Deze totaalstand dient vervolgens te worden geleverd aan de Landelijke Voorziening. Dat kan op vier manieren gebeuren: a. online via synchroon berichtenverkeer b. aanleveren via een CD/DVD c. aanleveren via de upload service d. gebruik maken van de mogelijkheid die het Kadaster biedt om de Landelijke Voorziening initieel te vullen. U dient dit schriftelijk bij het Kadaster aan te vragen3. Ook kan de gemeente de reeds in de registratie opgenomen bestaande beperkingen meeleveren. Om de aansluiting van alle gemeenten goed te laten verlopen wordt door de Frontoffice een planning opgesteld. U moet hiervoor een aantal data, zoals geplande datum aanschaf en implementatie van de registratie, de naam van de leverancier en de geplande datum van aansluiting op de Landelijke Voorziening opgeven. Om een tijdige aansluiting mogelijk te maken en daarbij adequate ondersteuning te kunnen bieden zal de aansluiting fasegewijs in tijdslots van een week plaatsvinden met een gelimiteerd aantal gemeenten per tijdslot.

6.3

De conversie van de bestaande beperkingen

Gemeenten hebben tot twee jaar na de invoeringsdatum de tijd om de bestaande geldende beperkingen van de eerste tranche op te sporen en in te schrijven in de Wkpb administratie. Praktijk zal zijn, dat de last die met de conversie gepaard gaat per gemeente sterk zal verschillen. Gemeenten die in het verleden weinig beperkingen hebben opgelegd, doen er dan ook verstandig aan de conversie daarvan niet tot het uiterste moment uit te stellen. Veranderkundig gezien kan het converteren van de beperkte hoeveelheid bestaande beperkingen een prima eerste korttermijn succes zijn dat geboekt kan worden. Gemeenten die 3

Zie de betreffende brief d.d. 9 januari 2007 van het Kadaster daarover

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 56/83

in het verleden wel veel beperkingen hebben opgelegd doen er ook goed aan niet te lang te wachten. Ervaringen bij de proefgemeenten hebben aangetoond, dat het opsporen en corrigeren van de bestaande beperkingen een arbeidsintensieve activiteit is (gemiddeld werd gesproken van 1 tot 2 uur per beperking) die ook een lange doorlooptijd kan hebben vanwege mogelijke herstel- en of aanvullingsprocedures. Basis voor de conversie vormt de inventarisatie van de bestaande werkwijze, die U in het kader van het opstellen van de startnotitie heeft uitgevoerd. Deze inventarisatie heeft U – zij het misschien nog globaal – inzicht gegeven in het aantal publiekrechtelijke beperkingen dat in het verleden is opgelegd en welke afdeling daarvoor verantwoordelijk is. Op basis van deze inventarisatie zullen thans de volgende activiteiten moeten worden uitgevoerd: • Het opzoeken van de relevante dossiers. • Het doornemen van dossiers en het bewuste brondocument lichten. • Het controleren van het besluit op de vormvereisten, op de kadastrale aanduiding. • Zonodig actualiseren of corrigeren van besluiten/ dossiers • Het (indien gewenst) geografisch intekenen van het besluit. Voor al deze activiteiten staat de betrokken vakafdeling aan de lat. Zij moet vaststellen wat er feitelijk nog aan beperkingen geldt en wat ze daarvan ook nu beleidsmatig wil handhaven. Vervolgens zullen de aldus achterhaalde en aangevulde beperkingen door de registrator/ beheerder moeten worden ingeschreven in register en registratie volgens de voorgeschreven procedures. Het valt te verwachten, en dat bleek ook in de proefgemeenten, dat er bij de inventarisatie van bestaande beperkingen gevallen boven water komen die of hun feitelijke waarde hebben verloren, of die door veranderde beleidsinzichten eigenlijk niet nodig of zelfs ongewenst zijn. Het is natuurlijk beter om dit soort gevallen niet in de beperkingenadministratie op te gaan nemen. Het hangt van de wettelijke basis van het besluit waarmee de achterhaalde beperking is gevestigd af hoe dat moet. In bepaalde gevallen zal op basis van die wet een nieuw besluit genomen moeten waarmee de beperking wordt ingetrokken. Er zijn ook wetten waarbij de beperking van rechtswege vervalt als bepaalde feitelijke handelingen hebben plaats gevonden. Denk aan het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden bij een aanschrijving op grond van de Woningwet. Als vastgesteld is dat zulke handelingen plaats hebben gehad, is de beperking vervallen. Men kan de oude besluiten dus ook buiten de beperkingenadministratie houden. Zeker als de betreffende wet of de feitelijke situatie niet helemaal helder is op het punt van het vervallen van de beperking, is het aan te raden een soort verzamellijst te maken van dit soort gevallen, en het college van burgemeester en wethouders een besluit te laten nemen waarin zij verklaren dat zij de opgesomde beperkingen als niet meer geldend hebben aangemerkt. In zekere zin is dit ten overvloede, maar het kan de nodige discussie achteraf voorkomen. Uitzondering daarop zijn gevallen waarin een beperking voor de meeste percelen waarop deze betrekking heeft nog wel geldt, maar voor een enkele niet. Dan is opname als geheel in het stelsel, met daarna vervallenverklaring voor een enkel perceel meestal het eenvoudigst. Bij het intrekken van een beperkt gedeelte van een bestaande beperking die verder dus gehandhaafd blijft, moet de gedeeltelijke intrekking ook worden ingeschreven. Wanneer het oorspronkelijke brondocument ingeschreven wordt is – zonder het intrekkingbesluit - de administratie anders niet sluitend. Als alternatief kan aan een stuk worden gedacht waarin de resterende percelen opgenomen staan, dat dan aan het oude brondocument gehecht wordt. In bepaalde gevallen kan zelfs een nieuw vestigingsbesluit worden genomen, gecombineerd met intrekking van de oude. Uiteraard moet men daarbij wel goed naar de voorwaarden en gevolgen kijken die daarbij op grond van de materiewet van toepassing zijn.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 57/83

Het achterhalen van de brondocumenten die aan de bestaande beperkingen ten grondslag liggen kan een aanzienlijke inspanning vergen. Uiteraard geldt ook voor deze bestaande beperkingenbesluiten als uitgangspunt dat deze, net zoals de beperkingenbesluiten die dateren van na de inwerkingtreding van de Wkpb, in de vorm van het originele beperkingenbesluit of een gewaarmerkt afschrift daarvan in het gemeentelijk beperkingenregister of de openbare registers moeten worden ingeschreven. In een gering aantal gevallen zal echter, naar thans de verwachting is,voornoemde inhaalslag wel problemen opleveren vanwege bijvoorbeeld de aantallen besluiten die moeten worden ingeschreven en de onderlinge verwevenheid van die besluiten. Een voorbeeld hiervan is de situatie die zich voordoet bij de bestaande beperkingenbesluiten op grond van de Wvg. Ter voorkoming van het ontstaan van een onevenredige werklast kan het in zo’n geval voor het betreffende bestuursorgaan een oplossing zijn om in plaats van de beperkingenbesluiten zelf in te schrijven, te kunnen volstaan met het inschrijven van een door hem vastgestelde lijst met daarop vermeld de actuele stand van zaken. Het betreft hier een korte aanduiding van de aard en inhoud van de publiekrechtelijke beperking alsmede de actuele kadastrale aanduiding van de betreffende onroerende zaak of zaken. Hierbij dient te worden benadrukt, dat met deze uitzondering terughoudend dient te worden omgegaan. Immers deze systematiek staat op gespannen voet met de doelstellingen van de Wkpb om de kenbaarheid van beperkingbesluiten zelf te vergroten. Nadat de bestaande beperkingen in de gemeentelijke registratie zijn opgenomen dienen deze onverwijld te worden geleverd aan de Landelijke Voorziening. Daarnaast dienen de aantekeningen die in het verleden over de publiekrechtelijke beperkingen in de Openbare registers van het kadaster zijn geregistreerd daaruit te worden verwijderd. Dit voorkomt, dat deze beperkingen dubbel worden vermeld. Bij het kadaster kunt u -kosteloos en per mail – een lijst opvragen met de percelen waarbij in de kadastrale registratie op dit moment een beperking is aangetekend. Daarnaast kunt u de bij deze beperkingen behorende brondocumenten opvragen. Voor dit laatste gelden geldende kadastrale tarieven en geschiedt via Kadaster-on-line of de klantendienst van het Kadaster. Vervolgens meldt u via een vanaf maart 2007 op de website van het Kadaster gepubliceerde modelverklaring aan het Kadaster de publiekrechtelijke beperkingen die mogen worden verwijderd. Deze verklaring wordt vervolgens ingeschreven in de openbare registers.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; De Wkpb-administratie invoeren

Pagina 58/83

7

Het verankeren van de Wkpb-administratie

Inhoud

Proces

Draagvlak

Communcatie regelen

loketfunctie

Interne uitwisseling

Gemeenschappelijk gebruik bevorderen

Voortgang bewaken en rapporteren communiceren

middelen beheren en rapporteren

Procedures beschrijven en vastleggen

Figuur 9: het verankeren van Wkpb-administratie In dit hoofdstuk van het draaiboek gaan we in op het verankeren van de aangebrachte veranderingen. Hoewel het hier om het laatste hoofdstuk van het draaiboek gaat wil dat geenszins zeggen, dat dit het minst belangrijke hoofdstuk is. Sterker nog zonder de activiteiten uit te voeren die we in dit hoofdstuk zullen bespreken voldoen we niet aan de belangrijkste doelstelling van de wet; namelijk de kenbaarheid van de publiekrechtelijke beperkingen vergroten. Tot nu toe hebben we uitsluitend de administratie ingericht. De administratie is evenwel geen doel op zich; het gaat er immers om dat burgers, bedrijven en instellingen op een eenvoudigere wijze dan tot nu toe inzicht krijgen in de publiekrechtelijke beperkingen die op een onroerende zaak rusten.

7.1

De communicatie uit de administratie

Van belang is dat we de informatieverstrekking uit de administratie gaan regelen en bij deze communicatie kan onderscheid worden gemaakt tussen: • De verstrekkingen aan de burgers, bedrijven en instellingen (loketfunctie). Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Het verankeren van de Wkpb-administratie

Pagina 59/83

•

De interne uitwisseling van de gegevens.

De loketfunctie

Met de invoering van de Wkpb verkrijgen de gemeenten de loketfunctie die in eerste aanleg uitsluitend aan het kadaster en de gemeenten als bedoeld in artikel 104 van de Kadasterwet was voorbehouden. In de praktijk kunnen zich drie verschillende situaties van informatieverstrekking aan de burger voordoen. Voor de beschrijving daarvan wordt verwezen naar hoofdstuk 7 van het cursusmateriaal. In het kader van het draaiboek wordt volstaan met het beschrijven van de activiteiten die nodig zijn om deze communicatie te regelen. De volgende stappen dienen te worden gezet: 1. Bepalen van de organieke plaats van het loket. In veel gemeenten vindt de informatieverstrekking aan de burger plaats aan de balie of frontoffice. Over het algemeen zal de Wkpb-administratie in de backoffice zijn ondergebracht. Van belang is dat binnen de gemeente een keuze wordt gemaakt alwaar de burger terecht kan voor het opvragen van de informatie over de publiekrechtelijke beperkingen. In principe doen zich organisatorisch de volgende mogelijkheden voor: a. bij het loket worden de eerstelijns vragen afgedaan en dat voor meer gedetailleerde informatie wordt doorverwezen naar de betreffende vakafdeling. b. de registrator/beheerder voert de loketfunctie voor de burger uit c. Uiteraard zijn andere tussenoplossingen ook mogelijk. Wel dient daarbij in het oog te worden gehouden dat de doelstelling van de wet is de kenbaarheid van de beperkingen te vergroten. Het versnipperen van de loketfunctie over diverse onderdelen van de organisatie doet daar geen goed aan en verdient uit dien hoofde dan ook geen aanbeveling. 2. Treffen van de voorzieningen voor de communicatie Op de gekozen loketfunctie zal een aantal voorzieningen moeten worden getroffen. In de eerste plaats zal deze dienen te beschikken over een applicatie Kadaster-on-Line (KOL). Middels deze applicatie is het immers mogelijk alle van toepassing zijnde beperkingen op een perceel in te zien. Ook is mogelijk dat aan de balie via een module van de gemeentelijke Wkpb-registratie inzage wordt gegeven in uitsluitend de gemeentelijke beperkingen die van toepassing zijn. Er kan voor worden gekozen deze applicatie uit te breiden met een module die het mogelijk maakt op ad-hoc basis middels berichten gegevens over de publiekrechtelijke beperkingen op te vragen bij het kadaster. Tenslotte dient te applicatie over de functionaliteit te beschikken een gewaarmerkt afschrift of uittreksel uit de gegevens dan wel een gewaarmerkt afschrift van het brondocument af te geven. Van belang is wel, dat dergelijke afschriften, uittreksels en verklaringen dan als standaarddocument in de Wkpb applicatie zijn opgenomen. Bovendien zullen een of meerdere loketmedewerkers dan wel de beheerder gemachtigd moeten worden om deze afschriften of uittreksels namens het college te mogen waarmerken en afgeven. 3. Vaststellen van een legesverordening Voor het verstrekken van gewaarmerkte afschriften en uittreksel uit registratie en register mogen leges worden geheven. Dat geldt ook voor het bieden van inzage in de Wkpb-administratie via Kadaster-on-line. Immers uitsluitend het bieden van inzage in de gemeentelijke Wkpb administratie is kosteloos. De kosten die de gemeente aan het kadaster betaalt voor inzage via Kadaster-on-line kunnen op deze wijze (deels) worden doorbelast. Van belang is wel dat deze zijn grondslag vindt een de legesverordening. Deze dient daarop derhalve door de gemeenteraad te worden aangepast.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Het verankeren van de Wkpb-administratie

Pagina 60/83

De interne gegevensverstrekking/ meervoudig gebruik van de eenmalig opgeslagen gegevens

Niet alleen voor de burger, maakt ook voor de voorbereiding en uitvoering van beleid is een goed inzicht in alle publiekrechtelijke beperkingen noodzakelijk. In hoofdstuk 2 is bij het aanduiden van het gemeentelijk belang van de vergroting van de kenbaarheid van de publiekrechtelijke beperkingen al ingegaan. Van belang is dus dat binnen de gemeentelijke organisatie bekend is, wat de functie en plaats van de Wkpbadministratie is. Alhoewel de Wkpb-registratie geen basisregistratie is, vertoont hij wel alle kenmerken daarvan. Derhalve zal door middel van goede interne voorlichting, procesafstemming en – aanpassing (en indien gewenst een systematiek van terugmelding) en zo dat kan automatische koppeling tussen registratie en andere registraties het uitwisselen van de in de registratie opgenomen gegevens mogelijk gemaakt moeten worden. Uiteraard mag het daarbij uitsluitend gaan over de uitwisseling van de opgenomen gegevens. De beheerder is de enige die in de registratie correcties/mutaties mag aanbrengen .

7.2

De administratieve organisatie bijwerken

Voor een goede verankering van de doorgevoerde veranderingen is het vastleggen van de nieuwe verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijzen in de administratieve organisatie noodzakelijk. Het gaat daarbij om het vastleggen van: • de procedures over de oplegging, wijziging en intrekking van de beperkingen • de procedure met betrekking tot het inschrijven van de beperkingen • de procedures met betrekking tot het beheer van de administratie • het besluit waarbij de registrator/beheerder wordt gemandateerd namens B & W bepaalde taken uit te voeren • een functiebeschrijving van de registrator/beheerder. In bijlage 7 is de generieke procesbeschrijving voor de publiekrechtelijke beperkingen en de procesbeschrijving voor het beheer van de Wkpb-administratie opgenomen. Voor sommige publiekrechtelijke beperkingen zijn ook specifieke beschrijvingen opgenomen in de bijlagen bij de Handreiking. In de bijlagen bij dit Draaiboek treft u tevens voorbeelden aan van andere hierboven genoemde documenten..

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Het verankeren van de Wkpb-administratie

Pagina 61/83

8

8.1

Bijlagen

Bijlage 1: Inventarisatieformulier

Naam beperking: Verantwoordelijke afdeling: Verantwoordelijke medewerker: Wet/verordening op grond waarvan beperking wordt opgelegd: Aantal beperkingen dat per jaar wordt opgelegd: Aantal beperkingen dat per jaar wordt ingetrokken: Hoeveel beperkingen zijn op dit moment van kracht? Bij welk document wordt beperking opgelegd? (Wie is bevoegd om te tekenen?) Bij welk document wordt beperking ingetrokken? (Wie is bevoegd om te tekenen?): Welke gegevens zijn in het besluit opgenomen?: Adres

Ja / Nee

Kadastraal perceel

Ja / Nee

Behandelend ambtenaar

Ja / Nee

Expiratiedatum

Ja / Nee

Verwijzing naar eerder(e) stuk(ken)

Ja / Nee

Overige opmerkingen:

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 1: Inventarisatieformulier

Pagina 63/83

8.2

Bijlage 2: De startnotitie

Voorlopige projectnaam:

Bestuurlijk opdrachtgever:

Ambtelijk opdrachtgever:

Voorgenomen projectleider:

Inhoud: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aanleiding en huidige situatie Gewenste situatie en urgentie Voorlopige projectopdracht Kansen, risico’s, draagvlak Globale projectaanpak en –organisatie Kosten en baten Vervolgstappen

BELANGRIJK: een startnotitie is geen projectplan. Het gaat hier om een globale beschrijving van het beoogde project. De bedoeling van de startnotitie is om een onderwerp op de bestuurlijke agenda te krijgen, het belang van het onderwerp en de urgentie om het aan te pakken bestuurlijk bespreekbaar te maken. Probeer in de startnotitie dus kort en bondig aan te geven waar het om gaat en probeer te voorkomen, dat je in de valkuil loopt om alle kennis die je inmiddels zelf hebt vergaard op te schrijven. Verplaats je in de lezer van je startnotitie. Als over een van de punten weinig of niets bekend is, kan dat juist verder onderzocht worden en in het uiteindelijke projectplan worden meegenomen. Of, als het nog ingewikkelder of onduidelijker is, kan een onderdeel van het projectwerk zijn om dat punt uit te zoeken voordat er überhaupt oplossingsrichtingen worden beschreven en gekozen. 1. Aanleiding en huidige situatie wat is de directe aanleiding voor de gemeente om acties te ondernemen: gaat het om nieuwe wetgeving, maatschappelijke ontwikkelingen of de formulering of uitvoering van gewenst beleid. Op welke wijze wordt thans in de organisatie in die ontwikkeling voorzien? 2. Gewenste situatie Wat moet de eindsituatie zijn, wanneer moet die bereikt zijn en waarom? Het ‘waarom’ geldt zowel de eindsituatie als de planning: wat is de urgentie? wat gaat er mis als het niet nu wordt aangepakt? 3. Voorlopige projectopdracht Zoveel mogelijk SMART geformuleerd, maar het is een voorlopige! De definitieve staat straks in het projectplan in termen van concrete resultaten

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 2: De startnotitie

Pagina 65/83

4. Kansen, risico’s, draagvlak Kans van slagen van het project, kansen en bedreigingen, draagvlak bij de doelgroep en andere betrokkenen. 5. Globale projectaanpak en –organisatie Hoe gaan we het aanpakken, te ondernemen stappen op hoofdlijnen en benodigde mensen/competenties? Hierbij kan tevens worden ingegaan op de mogelijkheden van samenwerking met andere gemeenten. 6. Projectorganisatie Wie is de ambtelijk opdrachtgever (directielid of afdelingshoofd)? Wel of geen stuurgroep nodig? Stuurgroep treedt op als verbreding van de opdrachtgeverrol en stuurt in die rol op afstand mee op de voortgang van het project. Klankbord- en/of adviesgroep nodig? Deze zijn inhoudelijk georiënteerd en niet belast met het sturen op de projectvoortgang. Hoeft hier nog niet vermeld te worden, kan ook later in projectplan Samenstelling projectgroep: omschrijf hier de benodigde expertise en evt. de leverende afdelingen. 7. Kosten en baten Eerste schatting van benodigde uren en middelen Eerste schatting van gevolgen voor begroting (incidenteel/structureel) 8. Vervolgstappen Wat moet er nog gebeuren voordat een projectplan kan worden gemaakt? Wanneer is het projectplan klaar en hoeveel uren/geld gaat dat kosten (voorbereidingskrediet)?

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 2: De startnotitie

Pagina 66/83

8.3

Bijlage 3: De projectopdracht

Onderwerp

Wat is de werknaam van het project?

Probleem / doelstelling

Voor welk probleem moet het project een oplossing bieden dan wel aan welk doel moet het een bijdrage leveren?

Resultaat

Wat is klaar als het project klaar is? Het resultaat kan een notitie, een ding, het rapport, het systeem etc. zijn. Wat zijn de grenzen van het project en wat wordt niet in het project gedaan?

Afbakening

Planning en Fasering Geld

Wanneer begint en eindigt het project?

Kwaliteit

Aan welke kwaliteitseisen moet het resultaat voldoen?

Informatie

Afspraken over vastleggen, goedkeuren, wijzigen inhoudelijke projectgegevens?

Organisatie

Welke afdelingen vanuit de gemeente dienen een bijdrage te leveren en wie heeft welke taken? Vermeld ook belangrijke externe partijen. Wie nemen deel aan het projectteam? Is het nodig een stuurgroep of werkgroepen in te stellen? Wat zijn de communicatiestructuren?

Bestuurlijk opdrachtgever

Welke bestuurder is verantwoordelijk en fungeert als opdrachtgever vanuit B&W? Welke lijnmanager is verantwoordelijk? Wie is projectleider?

Ambtelijk opdrachtgever Trekker

Welke uitgaven worden voorzien om tot het resultaat te komen en waaruit worden deze betaald?

Voor akkoord (paraaf en datum) Bestuurlijk opdrachtgever

Ambtelijk opdrachtgever

Projectleider

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 3: De projectopdracht

Pagina 67/83

8.4

Bijlage 4: Voorbeeld van een agenda voor een startbijeenkomst 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opening door de opdrachtgever. Kennismaking (voor zover nodig). Doelstelling van het project: toelichting door de projectleider. Projectorganisatie: Hoe ziet deze eruit en wat is de rol van de verschillende functies? Wat wordt van de projectmedewerkers verwacht? Het opstellen van de veranderagenda: - Wat moeten we doen? - Wie doet wat? - Afspraken 7. Communicatie tijdens het proces. 8. Vervolgafspraken . 9. Sluiting.

.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie ; Bijlage 4: Voorbeeld van een agenda

startbijeenkomst

voor een Pagina 69/83

8.5

Bijlage 5: Kengetallen capaciteit

Per stap in het invoeringstraject kunnen de volgende kengetallen worden gehanteerd: Stap 1. Urgentiebesef vestigen Inventariseren bestaande situatie opstellen startnotitie draagvlak bij bestuur/management en medewerkers vestigen opstellen kredietvoorstel

capaciteit 2 dagen 2 dagen Pm 1 dag

stap 2 veranderorganisatie inrichten Veranderorganisatie ontwerpen veranderorganisatie bemensen startbijeenkomst voorbereiden Duur startbijeenkomst

1 dag 2 dagen 1 dag 4 uur

Stap 3 veranderagenda opstellen uit te voeren activiteiten analyseren Planning opstellen Werkverdeling maken en vaststellen Projectplan opstellen Communicatieplan opstellen

2 dagen 1 dag 2 dagen 1 dag 1 dag

Stap 4 en 5 Wkpb-administratie invoeren en verankeren bijhouding regelen o procedures analyseren herschrijven o werkafspraken maken en invoeren o betrokken medewerkers opleiden beheer regelen o beheerprocedures en werkafspraken o taakbeschrijving beheerder o mandaatbesluit opstellen en besluitvorming registratiesysteem aanschaffen o oriëntatie o functioneel ontwerp o selectie o implementatie loketfunctie regelen o werkafspraken met loket maken o formats opstellen o legesverordening aanpassen o medewerkers instrueren conversie uitvoeren o archief onderzoek o toetsing o opname in administratie Communicatie verzorgen Projecttijd o Projectleiding

1 dag per proces 2 dagen 1 dag per proces 1 dag per proces 2 dagen 3 dagen 2 dagen 1 dag 3 dagen 5 dagen 1 dag 2 dagen 3 dagen 1 dag 1 uur per besluit 30 min per besluit 30 min per beperking volgens plan 10 dagen

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 5: Kengetallen capaciteit

Pagina 71/83

o o

Projectmedewerkers Opdrachtgever

3 dagen per medewerker 1 dag

N.B. de genoemde dagen duiden geen doorlooptijden aan.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 5: Kengetallen capaciteit

Pagina 72/83

8.6

Bijlage 6: Functieprofiel registrator/beheerder

Taken van de Registrator:

•

•

Voert namens het college van burgemeester en wethouders het beheer over de Wkpb-administratie door de volgende taken uit te voeren: • juiste en tijdige inschrijving van de besluiten waarbij een publiekrechtelijke beperking wordt opgelegd, gewijzigd of vervallen verklaard; • juiste en tijdige verwerking van rechterlijke uitspraken of in beroep genomen besluiten waarbij een publiekrechtelijke beperking wordt gewijzigd of vernietigd; • juiste en tijdige inschrijving van de door het Kadaster aangeleverde kadastrale mutaties (splitsingen, vernummerringen, samenvoegingen e.d.) • controleren van de aangeleverde brondocumenten aan de in de formele wet en beheersregelingen geformuleerde inschrijvingsvereisten; • het op verzoek (doen) verstrekken van inzage in, dan wel uittreksel of verklaring uit de in de administratie opgenomen (gegevens over de) publiekrechtelijke beperkingen • het verstrekken van gegevens aan de Landelijke Voorziening Onderneemt op eigen initiatief activiteiten die nodig zijn om de kwaliteit van de Wkpb -administratie te waarborgen, zoals: • het aan de hand van de agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders attenderen van vakafdelingen op de consequenties van voorstellen en/of conceptbesluiten voor de uitvoering van de Wkpb • het vervallen verklaren van een publiekrechtelijke beperking in die gevallen dat is komen vast te staan dat de rechtskracht aan een publiekrechtelijke is beëindigd en niet op een andere wijze deze vervallen verklaring in de administratie kan worden opgenomen • het geven van richtlijnen aan de vakafdeling over de wijze en het tijdstip van aanlevering van de publiekrechtelijke beperkingbesluiten • het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bevoegd gezag over de administratieve organisatie inzake de publiekrechtelijke beperkingen • het bevorderen, dat de in de administratie opgenomen gegevens meervoudig in de organisatie worden gebruikt door: • het bewaken van de koppeling tussen de Wkpb-administratie en andere gegevensverzamelingen • het gevraagd en ongevraagd advies geven over het gebruik van de beperkinggegevens in andere administratieve processen • het opstellen van een kwaliteitssysteem voor de administratie, het regelmatig uitvoeren van audits en het rapporteren hierover aan het management.

Overige taken van de registrator:

-

het leveren van een bijdrage aan de behandeling van rechtsgedingen die uit de uitvoering van de Wkpb voortvloeien het voeren van het applicatiebeheer van de ten behoeve van de administratie te gebruiken programmatuur het volgen van de landelijke ontwikkelingen / marktontwikkelingen op het gebied van authentieke registraties en interbestuurlijke informatievoorziening; het bijhouden van deze ontwikkelingen en het adviseren hierover

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 6: Functieprofiel registrator/beheerder

Pagina 73/83

-

het verrichten van werkzaamheden in het kader van projecten en het verstrekken van tijdelijke taakopdrachten; deelnemen aan binnen- en buitengemeentelijke overlegorganen.

Korte omschrijving van het karakter van de functie

Het gaat in de functie om veel meer dan uitsluitend de administratieve verwerking van brondocumenten in een wettelijk voorgeschreven administratie. In de functie is sprake van de verantwoordelijk voor de kwaliteit van een wettelijk voorgeschreven administratie in de ruimste zin van het woord. Om deze verantwoordelijkheid waar te kunnen maken wordt een actieve, initiërende houding verwacht. De functie draagt dan ook in grote mate bij aan de verbetering van de dienstverlening aan de burger op het terrein van de kenbaarheid van de publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken. De kwaliteit van de uitoefening van de functie is tevens bepalend voor de mate waarin de gemeente aansprakelijk zal worden gesteld voor schade die ten gevolge van een onjuiste informatieverstrekking aan burgers en instellingen wordt geleden. Het gaat om werkzaamheden waarbij wordt deelgenomen aan beleidsvoorbereiding en hoog gekwalificeerde uitvoerende en / of uitvoerende werkzaamheden. Het arbeidsveld als zodanig is in het begin nog begrensd, maar zal uitgroeien naar andere terreinen waarop veelal met eigen onderkenning van raak- en coördinatiepunten moet worden ingespeeld. Bovendien wordt in de functie verwacht, dat onderhandeld wordt met leidinggevenden van afdelingen over de wijze waarop de uitvoering van de Wkpb wordt ingebed in de werkprocessen van die afdelingen. Voor een goede vervulling van de functie is een HBO werk- en denkniveau vereist. De werkzaamheden zijn persoonsgebonden en worden bij ontstentenis, ziekte of afwezigheid uitgevoerd door een van te voren aangewezen plaatsvervanger. De niveaubepalende werkzaamheden worden in grote mate zelfstandig verricht. Voor veel werkzaamheden is sprake van in mandaat van het college van burgemeester en wethouders uitgevoerde werkzaamheden. In de organisatie neemt de functie een onafhankelijke en neutrale positie in. De werkzaamheden zijn specialistisch van aard. Daardoor kan de chef nauwelijks inhoudelijk controleren. Beoordeling is slechts zeer beperkt (bijv. procedureel) mogelijk aan de hand van rapportage van de functionaris. In de functie is inventiviteit nodig bij het oplossen van zich voordoende praktische problemen. Het betreft veelal eenmalige oplossingen. De functie vervult een belangrijke rol in het streven naar gemeenschappelijk gebruik van eenmalig ingewonnen gegevens. De in de registratie opgenomen gegevens kunnen een belangrijke rol spelen in allerlei binnengemeentelijke beleid- en beheersprocessen. Van de functie wordt hierin een enthousiasmerende en proactieve houding verwacht. Contact is een essentieel deel van de functie. De functie vereist tactvol optreden; het gaat om informatie inwinnen c.q. verstrekken. In de functie wordt regelmatig intern overleg gevoerd. het gaat daarbij om overleg met medewerkers van vakafdelingen en stafmedewerkers op het gebied van ICT, geo-informatie en documentaire informatievoorziening. Betrokkene heeft ook regelmatig externe contacten, waarbij zelfstandig wordt opgetreden, ook wanneer er sprake is van tegengestelde belangen, dit evenwel binnen vastgestelde marges.

Ministerie van VROM en VNG Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 6: Functieprofiel registrator/beheerder

Pagina 74/83

8.7

Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Processchema gemeentelijke besluitvorming Publiekrechtelijke beperkingen kunnen ontstaan op basis van diverse wetten. Uitvoering van deze wetten wordt gedaan door de diverse vakafdelingen binnen de gemeenten. Binnen de gemeenten kunnen we een generiek besluitvormingsproces onderkennen dat eenduidig is voor de totstandkoming van alle gemeentelijke besluiten. In onderstaande figuur wordt dit proces geschetst en door middel van een aantal processtappen gevisualiseerd met behulp van rechthoeken. De volgorde van de processtappen wordt gevisualiseerd door middel van pijlen tussen deze rechthoeken:

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Pagina 75/83

Input

Proces

Verzoek/ opdracht/ Constatering

Output

Initiatie besluit

Concept besluit

Voorbereiden gemeentelijk besluit

Besluit

Besluitvorming Nee

Besluit genomen? Ja

Brief en/ of publicatie

Wettelijke Bekendmaking

Bezwaar ontvangen? Nee

Beslissing in administratief beroep

Ja

Bezwaar en Beroep

Nee

Rechtelijke uitspraak

Beslissing of uitspraak? Ja

Vervallen verklaring

Bewaken/ evaluatie gevraagde actie

Vervallen verklaring? Ja

Archiveren dossier

Beheren Wkpb administratie

Wkpb Verplichting

Figuur 10: Procesmodel gemeentelijke besluitvorming

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Pagina 76/83

Dit besluitvormingsproces is niet nieuw, in het kader van de Wkpb is alleen het proces “Beheren van Wkpb administratie” toegevoegd. Dit proces wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de beperkingenadministratie. In dit processchema is door middel van een “stoplicht” weergegeven wanneer er een verplichting vanuit de Wkpb is. Gemeentelijke besluitvorming start in zijn algemeenheid met de processtap “voorbereiden gemeentelijk besluit” uitgevoerd door een vakafdeling. Afhankelijk van de wet kan deze stap nog voorafgegaan worden door een processtap “initiatie van besluit”, de verwerking van een interne of externe trigger zoals een melding van overlast. Na voorbereiding volgt een processtap “Besluitvorming”. Deze processtap kan afhankelijk van de wettelijke basis uitgevoerd worden door een vakafdeling zelf, B&W of door de Gemeenteraad. Besluitvorming tot publiekrechtelijke beperkingen (een beperkend besluit) leidt echter altijd op grond van de Wkpb tot de uitvoering van het proces “Beheren van Wkpb administratie”. Besluitvorming kan zowel betrekking hebben op het opleggen van een publiekrechtelijke beperking als op de vervallenverklaring van een publiekrechtelijke beperking. Een volgende processtap is de “Wettelijke bekendmaking” door middel van bijvoorbeeld publicatie van het besluit of het aanschrijven van de betrokkenen. Maximaal vier dagen na de bekendmaking moet het beperkende besluit zijn ingeschreven in het register. Na bekendmaking is er de mogelijkheid van bezwaar en eventueel een beroep bij de Rechtbank. In dit model is het bezwaar en beroepsproces weergegeven als een apart proces dat als uitkomst een Wkpb-verplichting tot gevolg kan hebben. Zowel de beslissing in administratief beroep als een uitspraak van de rechtbank dient ingeschreven te worden in het beperkingenregister. Indien een besluit een actie vraagt van de eigenaar van het kadastrale object zal er na bekendmaking ook nog een processtap “Beoordeling/ evaluatie gevraagde actie” plaatsvinden. Dit proces kan leiden tot het opstellen van een “Vervallen verklaring”. Deze verklaring moet ingeschreven worden in het register. Als afronding van het gehele besluitvormingsproces zal het dossier gearchiveerd worden. Beheren van Wkpb administratie

Wanneer we het proces van beheren van de Wkpb administratie nader bekijken en inzoomen op dit proces zien we de afbeelding zoals hieronder is weergegeven. Zoals gezegd wordt dit proces uitgevoerd door middel van een “Beperkingenadministratie”. Deze valt uiteen in twee belangrijke componenten: Het Wkpbregister en de Wkpb-registratie. Onderstaand model geeft een overzicht van de input (documenten en data) die dit proces binnenkomt, de activiteiten die worden uitgevoerd in het kader van het beheren van de registratie en het register en de output die wordt gegenereerd door deze processtap.

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Pagina 77/83

Input

Proces

Afschrift van een gemeentelijk besluit

Beheren van Wkpb Administratie

Gerechtelijke uitspraak

Beslissing in administratief beroep

Toetsen document

Verklaring van de beheerder

Vervallen verklaring

(Verzoek tot) Herstel document

Output

Inschrijven en verwerken van in te schrijven stukken

(Verzoek tot) Herstel document

Beoordeling herstel (verzoek)

In te schrijven stuk/ afschrift

Wkpb Register Bewijs van inschrijving (optioneel)

herstellen Wkpb Registratie

Landelijke Voorziening

Massale Ouput Was-Wordt Muteren Kadastrale aanduidingen Massale Ouput nul-bestand

Agenda Gemeenteraad en B&W

Verzoek tot inzage in/ uitteksel uit Register

Basis Uitvoerende Input

Signalering vervallen verklaring

Proactief beheren

Verzoek tot inschrijven van beperkingen

Informatie verschaffing

Uitreksel

Beheren van Wkpb administratie Beheerder Wkpb administratie Document: Afschrift van een gemeentelijk besluit. Dit document beschrijft het besluit van ofwel de vakafdeling, de gemeente raad ofwel van B&W. Het besluit bevat altijd het kadastrale perceel, indien dit niet direct het geval is, wordt het handmatig erop vermeld voordat het wordt aangeboden aan de Wkpb administratie. Een besluit kan zowel betrekking hebben op een nieuwe beperking als op een vervallenverklaring. Document: Gerechtelijke uitspraak. Gerechtelijke uitspraken die tot aanpassing of intrekking van deze opgelegde beperkingen leiden. Van een gerechtelijke uitspraak wordt een zogenoemde expeditie van de uitspraak door de gerechtsdeurwaarder ter inschrijving aan de gemeentelijke beheerder toegezonden. Dit document wordt ontvangen per post van de rechtbank. Gerechtelijke uitspraken kunnen zowel reguliere uitspraken of uitspraken in hoger beroep omvatten. Document: Beslissing in administratief beroep. Als na bekendmaking van een publiekrechtelijke beperking bezwaar en beroep wordt aangetekend kan dit gegrond worden verklaard. Hiermee veranderd de situatie van de beperking en moet dit document worden ingeschreven in het register. Document: Vervallenverklaring. Dit is een document dat zorgt dat een publiekrechtelijke beperking niet meer vigerend is. Een beperking kan niet meer vigerend worden doordat : • Een nieuw besluitgenomen is dat de huidige beperking ongedaan maakt. • De termijn van de beperking is verstreken. • Voldaan is aan de verplichting in de beperking (bijv. baatbelasting betaald) Document: Verzoek tot herstel. Een verzoek tot herstel kan ambtshalve of op verzoek van een externe worden ingediend bij het College B&W. Document: Verklaring van de beheerder. Het gaat om een door de beheerder op te maken document, waaruit blijkt dat bij het volg tijdelijk uitgeven van inschrijfnummers een nummer is overgeslagen. Het ontbreken van een inschrijfnummer in het beperkingenregister zou kunnen leiden tot het vermoeden dat een rechtsfeit wordt vermist. Data: Massale output, Was-Wordt. Databestand van het Kadaster met daarin alle mutaties van kadastrale aanduidingen. Deze mutaties hebben betrekking op splitsing en samenvoeging van kadastrale percelen, alsmede op het ontstaan, wijzigen of opheffen van

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Pagina 78/83

horizontale splitsingen (splitsing in appartementen); Data: Massale output, nul-bestand. Databestand van het Kadaster met daarin een nulsituatie (de situatie op dit moment) van de kadastrale situatie (zoals geregistreerd bij het kadaster) van een gemeente. Document: Agenda gemeenteraad en B&W. Document beschrijft de ophanden zijnde besluitvorming binnen de gemeenten die leiden tot een publiekrechtelijke beperking. Document: Verzoek tot inzage in/ uittreksel uit Register. Aanvraag van een burger om van een specifiek kadastraal perceel (via een adres) de geregistreerde publiekrechtelijke beperkingen te zien. Proces

Het beheren van de Wkpb administratie bevat grofweg uit een aantal activiteiten. Toevoegen In de eerste plaats het na toetsing inschrijven van stukken in het register. Een document wordt aangeleverd waarna rechtsgeldige versie in bewaring wordt genomen in het register (als dan niet electronisch) Daarbij hoort de administratieve registratie van een stuk in de Wkpb Registratie welke een index vormt op dit register. Bewerken Daarnaast is er het herstellen of muteren van reeds ingeschreven stukken, op basis van een herstel verzoek of door een mutatie in de kadastrale situatie. Ook hierbij zit een administratieve handeling tot het vastleggen van deze wijzigingen in de Wkpb Registratie. Signaleren De beheerder van de Wkpb heeft als taak om vooruit te kijken naar toekomstige nieuwe beperkingen die in de bewerking zijn binnen de vakafdelingen van de gemeente. Informeren Op basis van de Wkpb administratie kan de beheerder informatie verschaffen aan zowel interne als externe partijen. Veranderingen in de Wkpb registratie lijden altijd tot een automatische bekendmaking van deze verandering aan de Landelijke Voorziening

Output

Document: Bewijs van inschrijving. Eventueel kan door de beheerder van de Wkpb administratie een bewijs van inschrijving worden afgegeven aan de aanbieder van het in te schrijven document. Document: Signalering vervallen verklaring. Door het proactief beheren van de Wkpb administratie constateert de beheerder dat een publiekrechtelijke beperking van rechtswege vervalt. Dit document is het resultaat van deze signalering en wordt ter beoordeling aangeboden aan de relevante vakafdeling Document: Verzoek tot inschrijven van beperkingen. Indien de activiteit proactief beheren constateert dat er een besluitgenomen is danwel genomen gaat worden wordt het verzoek tot inschrijven verstuurd. Document: Uitreksel. Document overzicht geeft van de publiekrechtelijke beperkingen op een kadastraal perceel

Triggers Hulpmiddelen

Data: Bijwerking Landelijke Voorziening. Iedere mutatie in de Wkpb registratie leidt tot een automatisch bericht tot bijwerking van de Landelijke Voorziening. Ontvangst van een document of gegevens Register (al dan niet elektronisch) Het beperkingenregister is een openbaar register, waarin rechtsfeiten (authentieke documenten) over het opleggen, wijzigen en intrekken van publiekrechtelijke beperkingen volgtijdelijk, op basis van tijdstip en inschrijfnummer, worden opgenomen. Tevens kunnen in het beperkingenregister documenten worden opgenomen die voor het administreren en raadplegen van de beperkingenadministratie van belang zijn. Het register is feitelijk een reeks mappen, waarin rechtsfeiten (belastende besluiten) op volgorde van binnenkomst worden verwerkt. Ook kunnen bepaalde documenten worden opgenomen die voor het bijhouden of het raadplegen van de beperkingenadministratie van belang zijn. Tevens moet het mogelijk zijn om in de loop der tijd andersoortige rechtsfeiten, die voor het rechtsverkeer van onroerende zaken van belang zijn, in het beperkingenregister op te nemen. Registratie (geautomatiseerde index op het register) De beperkingenregistratie is een openbare gemeentelijke registratie met beperkingengegevens. De gegevens worden uit de in het beperkingenregister ingeschreven rechtsfeiten afgeleid, alsmede uit de additionele gegevens of andere rechtsfeiten die voor de bijhouding of raadpleegbaarheid van de registratie van belang zijn. Uit de in het beperkingenregister opgenomen besluiten worden bepaalde gegevens afgeleid die worden opgenomen in de elektronische beperkingenregistratie. De in de elektronische registratie op te nemen gegevens worden bij of krachtens wet bepaald.

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 7: Generieke procesbeschrijving

Pagina 79/83

8.8

Bijlage 8: Mandaat- en machtigingsbesluit registrator

Burgemeester en wethouders van de gemeente XXXX Overwegende, dat: - de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken het college opdraagt tot het bijhouden van een register en registratie van publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken; - zij in hun vergadering van datum hebben besloten het beheer van deze administratie op te dragen aan naam functie; - het wenselijk is met name genoemde taken te mandateren aan de beheerder en de beheerder te machtigen tot het doen verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn; Gelet op de artikelen 10:3, eerste lid, en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht; Besluiten: 1. De beheerder, naam functie, mandaat en machtiging te verlenen de navolgende bevoegdheden, c.q. dan wel handelingen namens burgemeester en wethouders uit te voeren c.q. of te verrichten: a. Het toetsen van de brondocumenten aan vereisten voor inschrijving b. Het uitgeven van inschrijfnummers en identificatienummers c. Het inschrijven van documenten in het register en het opnemen van gegevens daarover in de registratie d. Het plaatsen van aantekeningen op het brondocument e. Het verwerken van kadastrale mutaties in de administratie f. Het verstrekken van een bewijs van inschrijving g. Het waarmerken van afschriften van brondocumenten, waarbij publiekrechtelijke beperkingen zijn opgelegd h. Het op verzoek verstrekken van afschriften of uittreksels uit het register en registratie i. Het verstrekken van verklaringen, dat uit het register blijkt, dat op het betreffende aangevraagde perceel geen publiekrechtelijke beperking van toepassing zijn j. Het herstellen van fouten en doorvoeren van correcties k. het (doen) verstrekken van berichten aan de Landelijke Voorziening 2. te bepalen, dat het verstrekte mandaat, en dan wel de machtiging geldt onder de voorwaarde, dat a. jaarlijks voor datum verslag wordt gedaan van de wijze waarop van de bevoegdheid gebruik is gemaakt b. de beheerder de bevoegdheden mag worden doorgemandateerd aan de waarnemend beheerder, dan wel de waarnemend beheerder mag machtigen tot het verrichten van de feitelijke handelingen c. de feitelijke handelingen genoemd onder h en i ook worden doorgemachtigd aan medewerkers van de balie d. geschillen omtrent de toepassing van dit mandaat en machtiging worden voorgelegd aan burgemeester en wethouders 3. te bepalen, dat dit besluit op de gebruikelijke wijze wordt bekend gemaakt

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 8: Mandaat- en machtigingsbesluit

Pagina 81/83

Aldus vastgesteld in de vergadering van De burgemeester

De secretaris

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 8: Mandaat- en machtigingsbesluit

Pagina 82/83

8.9

Bijlage 9: Literatuurlijst

•

“Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken”, Wet van 17 juni 2004, Staatsblad 2004 331, alsmede de parlementaire behandeling daarvan (Kamerstukken 28218), en dan met name de Memorie van Toelichting (Kamerstukken II 2001-2002, 28218, nr. 3)

•

“Invoeringswet wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken”, Wet van 5 maart 2007, Staatsblad 2007 115, alsmede de parlementaire behandeling daarvan (Kamerstukken 30608)

•

“Aanwijzingsbesluit Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken”, Besluit van 17 maart 2007, Staatsblad 2007 116

•

“Uitvoeringsbesluit Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken”, concepteindversie zoals aangeboden ter Notificatie Europese Commissie en gepubliceerdop de VROMsite, december 2006

•

“Uitvoeringsregeling Wkpb”, concept-eindversie zoals aangeboden ter Notificatie aan de Europese Commissie en gepubliceerd op de VROM-site, maart 2007 waarvan als bijlagen onderdeel uitmaken: 1. Catalogus Wkpb 2. Berichtenspecificatie Wkpb

•

Architectuur Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (Versie 2.0), april 2007

•

“Relaas van bevindingen inzake de proef met de registratie van gemeentelijke publiekrechtelijke beperkingen, deel 1: Grondslagen van de beperkingenadministratie, deel 2: de Organisatie van de beperkingenadministratie, deel 3: Het uitwisselen van beperking gegevens”, door Gemeenten Leiden, Rijswijk en Rotterdam, Mei 2001.

•

Ledenbrief VNG van 7 maart 2007

•

“Zo gezegd, Zo Gedaan”, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 2004

•

“Leiderschap bij verandering”, John P. Kotter, Academic Service, Schoonhoven, maart 1999

•

Handreiking BAG, versie 1.0, Ministerie VROM, september 2005

•

Startnotities, projectplannen en projectdocumenten van diverse gemeenten

Ministerie van VROM en VNG; Draaiboek invoering gemeentelijke Wkpb-administratie; Bijlage 9: Literatuurlijst

Pagina 83/83