POSTADRES TEL
AAN
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
070 - 88 88 500
FAX
070 - 88 88 501
BEZOEKADRES
INTERNET
Minister van Financiën
Juliana van Stolberglaan 4-10
www.cbpweb.nl www.mijnprivacy.nl
DATUM ONS KENMERK
Postbus 20201 2500 EE Den Haag
20 augustus 2013 z2013-00597
CONTACTPERSOON
UW BRIEF VAN
3 juli 2013
UW KENMERK
ONDERWERP
Wetgevingsadvies inzake het Besluit tot wijziging van het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft in verband met de instelling van een centrale examenbank en de uitwerking van het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties
Geachte , Bij brief van 3 juli 2013 heeft u het College bescherming persoonsgegevens (CBP) op grond van het bepaalde in artikel 51, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) verzocht te adviseren over het concept Besluit tot wijziging van het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft in verband met de instelling van een centrale examenbank en de uitwerking van het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties (hierna: het ontwerpbesluit). Achtergrond Artikel 4:9, tweede lid, van de Wet op het financieel toezicht (Wft) bepaalt dat een financiële dienstverlener zorg dient te dragen voor de vakbekwaamheid van zijn werknemers en andere personen die zich onder zijn verantwoordelijkheid rechtstreeks bezighouden met het verlenen van financiële diensten aan consumenten en cliënten. Op 14 mei 2013 heeft het CBP de minister van Financiën geadviseerd over een voorstel tot wijziging van de Wft door toevoeging van een nieuw artikel 4:9a (z2013-00278). Dit artikel voorziet in de instelling van een informatiesysteem inzake beroepskwalificaties van financiële dienstverleners. Het thans voorliggende ontwerpbesluit is onder andere een uitwerking van het nieuwe artikel 4:9a Wft. 1
Artikel 4:9a Wft luidt als volgt :
1
De tekst van het nieuwe artikel 4:9a Wft is op 18 juli 2013 op verzoek aan het CBP toegestuurd door de behandelend ambtenaar van het ministerie van Financiën. Het CBP heeft van de behandelend ambtenaar van het ministerie van Financiën begrepen dat het nieuwe artikel 4:9a Wft op dat moment nog niet was voorgelegd aan de Tweede Kamer.
BIJLAGEN BLAD
1
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
Artikel 4:9a Wft 1. Er is een informatiesysteem inzake beroepskwalificaties, beheerd door Onze Minister. Dit systeem bevat een systematisch geordende verzameling van gegevens met betrekking tot de vakbekwaamheid van werknemers en andere natuurlijke personen als bedoeld in artikel 4:9, tweede lid, en de door hen op grond van het derde lid van dat artikel behaalde beroepskwalificaties, erkende beroepskwalificaties of afgelegde examens. 2. Het informatiesysteem heeft tot doel aan erkende exameninstituten als bedoeld in artikel 4:9, derde lid, tweede volzin, en aan Onze Minister, gegevens te verstrekken ten behoeve van de uitvoering van de krachtens artikel 4:9, derde en vierde lid, gestelde regels. 3. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het informatiesysteem. De bij algemene maatregel van bestuur te stellen regels hebben in ieder geval betrekking op de in het systeem op te nemen gegevens en de verwerking van die gegevens.
Het CBP heeft de minister ten aanzien van het wetsvoorstel voor artikel 4:9a Wft geadviseerd om duidelijk aan te geven wie de verantwoordelijke en wie de mogelijke bewerker is ter zake van het informatiesysteem. In het thans voorliggende ontwerpbesluit is in artikel 11i opgenomen dat de minister van Financiën de verantwoordelijke is voor het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties en de tijdelijke gegevensverwerking in de centrale examenbank. In het advies over het voorgestelde artikel 4:9a Wft adviseerde het CBP de minister voorts om in de Memorie van Toelichting aandacht te besteden aan het informeren van betrokkenen en de uitoefening van de rechten door betrokkenen. Uit de Nota van toelichting bij het thans voorliggende ontwerpbesluit blijkt dat in de bewerkersovereenkomst die de minister zal sluiten met DUO waarborgen zullen worden opgenomen om uitvoering te geven aan de informatieverstrekking aan betrokkenen en de uitoefening van rechten door betrokkenen. Het advies van het CBP van 14 mei 2013 ten aanzien van het wetsvoorstel voor artikel 4:9a Wft is op adequate wijze overgenomen in het thans voorliggende ontwerpbesluit en de bijbehorende Nota van toelichting. 2
Inhoud van het ontwerpbesluit Op 1 januari 2014 treden er nieuwe vakbekwaamheidsregels in werking. De nieuwe regels brengen onder andere mee dat alle personen die zich binnen de financiële onderneming bezighouden met het adviseren van consumenten of cliënten met betrekking tot de in de artikelen 7 en 8 BGfo genoemde onderwerpen hun vakbekwaamheid door middel van een diploma dienen aan te tonen. Naast het behalen van een diploma dienen deze personen in het kader van permanente educatie periodiek (één keer in de 36 maanden) een examen met goed gevolg af te leggen om aan te tonen dat ze nog steeds over de benodigde (actuele) vakkennis beschikken. Daarnaast is bepaald dat de examens die tot een diploma leiden en de examens die in het kader van permanente educatie (PE-examens) afgelegd dienen te worden uitsluitend via de centrale 2
Nota van toelichting bij het ontwerpbesluit, pag. 6 -7
BLAD
2
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
examenbank afgelegd mogen worden. Verder kunnen deze examens uitsluitend worden afgelegd bij een op grond van artikel 11a erkend exameninstituut of bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Door middel van dit besluit wordt de centrale examenbank geïntroduceerd (zie artikel 11e). De functie van de centrale examenbank zal tweeledig zijn. In de eerste plaats zal de centrale examenbank worden ingezet voor de examinering van de examens die leiden tot afgifte van een diploma en voor de examinering van de PE-examens. Dit zal ook de belangrijkste functie van de centrale examenbank zijn. De centrale examenbank zal een systeem zijn dat door alle exameninstituten en DUO gebruikt zal worden om de examens af te nemen. In de tweede plaats zal de centrale examenbank examenvragen bevatten om te borgen dat alle examens van hetzelfde niveau zijn. Er zal naast de centrale examenbank een informatiesysteem inzake beroepskwalificaties worden ingesteld. Het informatiesysteem zal een centraal systeem zijn waarin de gegevens van kandidaten en hun beroepskwalificaties worden bewaard. De examinering van een examen door middel van de centrale examenbank en het informatiesysteem zal in de praktijk als volgt verlopen. Een kandidaat die een examen wil afleggen zal zich allereerst moeten identificeren bij het exameninstituut of bij DUO. Aan de hand van het legitimatiebewijs zal de identiteit van de kandidaat worden gecontroleerd en zullen de identiteitsgegevens worden ingevoerd in het informatiesysteem. Het informatiesysteem voedt vervolgens de centrale examenbank, waarna vanuit de centrale examenbank het examen kan worden gestart. De centrale examenbank importeert op dat moment de voor het af te leggen examen relevante gegevens, waarna de kandidaat toegang krijgt tot de centrale examenbank om het examen af te leggen. Na afloop van het examen worden de gegevens met betrekking tot het zojuist afgelegde examen weer doorgeleid naar het informatiesysteem, waarin alle gegevens met betrekking tot de kandidaat worden bijgehouden en bewaard. Deze gegevens worden derhalve bewaard op het moment dat een kandidaat zich voor het eerst voor een examen aanmeldt. In het informatiesysteem zullen deze gegevens worden gekoppeld aan het afgelegde examen en het behaalde resultaat van dat examen. Vervolgens zullen alle examens die in de toekomst door dezelfde kandidaat worden gemaakt aan die kandidaat worden gekoppeld. De examenbank zal derhalve worden ingezet om examinering van examens mogelijk te maken en om examenvragen op te slaan. Zoals hierboven al beschreven zullen voor de examinering van een examen tijdelijk gegevens worden geïmporteerd naar de centrale examenbank. Daarnaast zullen in een aparte omgeving van de centrale examenbank de afgelegde examens en behaalde resultaten worden bewaard. Deze omgeving is alleen toegankelijk via het informatiesysteem. Het informatiesysteem zal worden ingezet om (persoons)gegevens te bewaren. In het tweede lid van artikel 4:9a van de wet staat dat het informatiesysteem tot doel heeft aan de minister en erkende exameninstituten gegevens te verstrekken ten behoeve van de uitvoering van de krachtens artikel 4:9, derde en vierde lid, gestelde regels. De uitvoering van de regels op grond van het derde lid ligt voor een belangrijk deel bij de exameninstituten en DUO. Zij zullen het mogelijk maken dat kandidaten bij hun op locatie een examen kunnen afleggen door middel van de centrale examenbank. Voor een goede werking van de examenbank is het nodig dat
BLAD
3
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
exameninstituten en DUO over de gegevens kunnen beschikken uit het informatiesysteem. Verder geeft het derde lid de grondslag voor de minister om de werking van de regels van vakbekwaamheid te evalueren. Ook hiervoor is het noodzakelijk dat de minister over de gegevens beschikt uit het informatiesysteem om evaluaties te kunnen uitvoeren. De uitvoering van de regels op grond van het vierde lid ligt bij de minister. Dit ziet op doorberekening van kosten. Om kosten te kunnen doorberekenen aan de kandidaten en de exameninstituten is het noodzakelijk dat de minister beschikt over gegevens uit het informatiesysteem. Beoordeling Algemene opmerking In de Nota van toelichting staat in § 2 Inhoud van het besluit, onder het kopje ‘Wet bescherming persoonsgegevens’: “Artikel 7 Wbp bepaalt dat er een gerechtvaardigd belang dient te zijn voor de verzameling van gegevens. In artikel 8 Wbp zijn deze rechtvaardigingsgronden limitatief opgesomd voor de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens zoals beoogd wordt in het informatiesysteem en de tijdelijke gegevensverwerking in de centrale examenbank vallen onder onderdeel f van artikel 8 Wbp. Dit onderdeel bepaalt onder andere dat de gegevensverwerking noodzakelijk dient te zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang”. Echter, voor de gegevensverwerking in het kader van het informatiesysteem en de tijdelijke gegevensverwerking in de centrale examenbank wordt, onder andere met het voorliggende besluit, een grondslag gecreëerd als bedoeld in artikel 8, aanhef en onder c Wbp: de persoonsgegevens mogen worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is. Het CBP adviseert de Nota van toelichting op dit punt aan te passen. Opmerkingen per artikel Artikel 11e Artikel 11e, derde lid, bepaalt: “Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld met betrekking tot de centrale examenbank.” Uit de toelichting blijkt dat in de centrale examenbank ook persoonsgegevens verwerkt zullen worden. In het voorgelegde ontwerpbesluit is niet uitgewerkt op welke wijze persoonsgegevens verwerkt zullen worden in de centrale examenbank. Het CBP kan derhalve over die verwerking in dit advies geen uitspraak doen. De minister dient ook met betrekking tot de centrale examenbank de in de Wbp neergelegde regels in acht te nemen. Artikel 11f Artikel 11f , tweede lid, aanhef en onder a, van het ontwerpbesluit bepaalt: “Ten aanzien van de in het eerste lid, onderdelen a en b, bedoelde personen worden de volgende gegevens opgenomen: a. het burgerservicenummer, bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (…)” Artikel 24 Wbp vereist dat het gebruik van wettelijke identificatienummers, zoals het burgerservicenummer (BSN), een wettelijke grondslag heeft. De wetgever heeft – ter uitvoering van de richtlijn 95/46/EG en uit oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer- aan
BLAD
4
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
het gebruik van dergelijke nummers beperkingen gesteld. Vast staat immers dat persoonsnummers de koppeling van verschillende bestanden aanzienlijk vergemakkelijken en daarmee een extra bedreiging voor de persoonlijke levenssfeer vormen. De wetgever heeft 3 bepaald dat een afweging op het niveau van de formele wet hiervoor vereist is. Een wettelijke grondslag voor het gebruik van het BSN kan gevonden worden in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), of in een andere wet. Uit de overgelegde stukken blijkt niet dat de exameninstituten een wettelijke grondslag hebben om het BSN te verwerken. Zonder wettelijke grondslag is het de exameninstituten niet toegestaan het BSN te verwerken. Het CBP adviseert de minister om na te gaan of de exameninstituten een wettelijke grondslag hebben om het BSN te verwerken. Indien de exameninstituten een wettelijke grondslag hebben voor het verwerken van het BSN dient dit nader te worden gemotiveerd, bijvoorbeeld in de Nota van toelichting bij het ontwerpbesluit. Indien de exameninstituten geen wettelijke grondslag hebben voor het verwerken van het BSN dient deze wettelijke grondslag ofwel te worden gecreëerd, ofwel dient te worden afgezien van het verwerken van het BSN door de exameninstituten. Artikel 11 f, tweede lid, onder a van het ontwerpbesluit bepaalt dat het BSN zal worden gebruikt, of “bij het ontbreken daarvan een aan de kandidaat toegekend nummer”. Niet wordt toegelicht in welke gevallen hiervan sprake zou kunnen zijn. Geadviseerd wordt om, bijvoorbeeld in de toelichting bij het besluit, in te gaan op de situaties waarin de betrokkenen niet zouden beschikken over een BSN. Artikel 11g Het eerste lid van dit artikel bepaalt: “Een erkend exameninstituut verstrekt aan de beheerder van het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties uit eigen beweging of op verzoek alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het bijhouden dan wel schonen van de gegevens in het informatiesysteem.” Uit het artikel, noch uit de toelichting op dit artikel blijkt welke gegevens worden bedoeld met “alle gegevens”. Wel staat in de toelichting op artikel 11f: “De gegevensverwerking zal beperkt blijven tot de gegevens genoemd in het tweede lid van artikel 11f (..)”. Het CBP adviseert de tekst van artikel 11g, eerste lid, in lijn te brengen met de tekst van artikel 11f en de toelichting op artikel 11f, in die zin dat expliciet wordt gemaakt dat de verstrekking door het erkende exameninstituut aan de beheerder van het systeem ziet op verstrekking van de gegevens bedoeld in artikel 11 f, tweede lid. Het tweede lid van artikel 11g bepaalt: “Persoonsgegevens die zijn opgenomen in het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties worden slechts ter beschikking gesteld aan erkende exameninstituten en aan Onze Minister. De gegevens worden niet gebruikt voor een ander doel dan genoemd in artikel 4:9a, tweede lid, van de wet.” In de Nota van toelichting staat dat de gegevens in het informatiesysteem door de minister kunnen worden gebruikt om de werking van de regels te kunnen evalueren, tussentijds te kunnen 4 monitoren en toekomstig beleid te kunnen voorbereiden.
3 4
Tweede Kamer, vergaderjaar 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 128 Nota van toelichting bij het ontwerpbesluit, pagina 9
BLAD
5
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
In artikel 11, eerste lid, Wbp is bepaald dat persoonsgegevens slechts mogen worden verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Uit de Nota van toelichting blijkt niet wat voor soort gegevens de minister zal verwerken voor het evalueren en monitoren van de werking van de regels, en het voorbereiden van toekomstig beleid. Het CBP wijst erop dat bij het verwerken van de gegevens in het informatiesysteem ook voor deze doelen het uitgangspunt dient te zijn dat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zo klein mogelijk wordt gehouden. Dit betekent dat niet méér gegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om de doelen te verwezenlijken, of dat gebruik wordt gemaakt van geanonimiseerde gegevens. Het CBP adviseert de minister hier in de uitvoering of in een eventuele nadere uitwerking van het ontwerpbesluit rekening mee te houden. Artikel 11h Artikel 11h luidt: “1. De in het informatiesysteem opgenomen gegevens, bedoeld in artikel 11f, worden verwijderd: a. na afloop van twintig jaren, of, b. indien de betrokken persoon is overleden. 2. De termijn, genoemd in het eerste lid, onderdeel a, vangt aan op de dag waarop de laatste mutatie van de in artikel 11f, tweede lid, genoemde gegevens in het informatiesysteem heeft plaatsgevonden.” Artikel 10, eerste lid, Wbp bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. In de Nota van toelichting wordt niet gemotiveerd waarom een bewaartermijn van twintig jaren noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden. De eisen op het gebied van permanente educatie bepalen dat betrokkene tenminste één keer in de 36 maanden met goed gevolg een examen dient af te leggen. Indien iemand in het kader van permanente educatie een examen aflegt, leidt dit tot een mutatie als bedoeld in artikel 11h, tweede lid. Gemotiveerd dient te worden waarom de bewaartermijn van twintig jaren, gerekend vanaf de laatste mutatie van de gegevens in artikel 11f, tweede lid, noodzakelijk is. Indien iemand gedurende 36 maanden geen examen heeft afgelegd en daarmee niet voldoet aan het vereiste van permanente educatie, zouden zijn gegevens na afloop van die 36-maandentermijn nog zeventien jaar bewaard blijven in het informatiesysteem. Zonder nadere toelichting valt niet in te zien dat het bewaren van iemands gegevens, die niet heeft voldaan aan de eisen van permanente educatie, gedurende een zo lange periode noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden van het informatiesysteem. Het CBP adviseert de bewaartermijn op dit punt nader te motiveren. Voorts rijst de vraag of een mutatie van elk van de gegevens genoemd in artikel 11 f, tweede lid, de aanvang van de bewaartermijn bepaalt, of alleen een mutatie van die gegevens die zien op het afleggen van een examen, het behalen van een diploma of de erkenning van beroepskwalificaties. Het CBP adviseert in de motivering van de bewaartermijn duidelijk te maken bij welke gegevens bedoeld in artikel 11 f, tweede lid, een mutatie van invloed is op de aanvang van de bewaartermijn.
BLAD
6
DATUM ONS KENMERK
20 augustus 2013 z2013-00597
Artikel 11j Artikel 11j luidt: “Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot het informatiesysteem inzake beroepskwalificaties” Indien deze nadere regels tevens zien op het verwerken van persoonsgegevens dan dient de minister de in de Wbp neergelegde regels in acht te nemen. Conclusie Het CBP adviseert u niet tot indiening van dit voorstel over te gaan, dan nadat daarin met het vorenstaande rekening zal zijn gehouden.
Hoogachtend, Het College bescherming persoonsgegevens, Voor het College,
Mr. W.B.M. Tomesen Lid van het College
BLAD
7
