Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
1. Začátek práce na projektu Nejprve je třeba pečlivě promyslet všechny detaily projektu. Pouze bezchybné zadání úkolů a ovládání aplikace nezaručuje úspěch projektu jako takového, proto je přípravná fáze, analýza a plánování velmi důležité. Často vzniká rozsáhlá přípravná dokumentace jako rámec projektu, rozpočty atd. Před samotným zadáváním úkolů je třeba vytvořit nový prázdný projekt, nebo otevřít již existující, na kterém chceme dále pracovat. Při spuštění aplikace Project se obvykle otevře nový prázdný projekt. Každý projekt má pevně stanoveno buď počáteční, nebo koncové datum a délka projektu je spočítaná automaticky (a tím i koncové, nebo počáteční datum).
1.1 Nastavení data projektu Projekty se plánují buď od data zahájení projektu, nebo od data jeho dokončení. Vždy záleží na konkrétním projektu a požadavcích, jaký způsob plánování projektu zvolit. Způsob plánování projektu, datum začátku nebo konce projektu a další základní vlastnosti projektu lze nastavit v dialogovém okně Informace o projektu, které zobrazíme příkazem PROJEKT | INFORMACE O PROJEKTU…
V tomto dialogovém okně lze v poli Plánovat od zvolit, zda plánování projektu běží od data jeho zahájení nebo dokončení. Podle toho je třeba také nastavit požadované datum v poli Datum zahájení nebo Datum dokončení. Zvolíme-li plánování od data zahájení projektu, je zadané datum datem začátku prvního úkolu projektu. Při plánování od data dokončení projektu je zadané datum datem ukončení posledního úkolu projektu. Dialogové okno Informace o projektu má ještě další volby s tímto významem: • Aktuální datum – aktuální datum, které je vygenerované podle data a času počítače. Změnou tohoto data můžeme provádět jednoduchou simulaci stavu projektu, jako bychom se přenesli v čase. To je užitečné zejména pokud provádíme nějaké výpočty založené na tomto poli. • Datum stavu – datum používané při zjišťování stavu projektu. • Kalendář – určuje výchozí kalendář pro projekt. Kalendář definuje nastavení pracovního času projektu. • Priorita – tato položka má význam především při práci s projekty sdílejícími zdroje, kdy požadavky na práci těchto zdrojů jsou v čase větší, než je dostupnost těchto zdrojů. Priorita je využívaná při případném vyrovnání zdrojů. Projektu můžeme přidělit prioritu od 0 (nejmenší priorita) do 1 000 (nejvyšší priorita). Platí, že čím menší má projekt nebo úkol prioritu, tím více aplikace Project při použití funkce pro vyrovnání zdrojů zasahuje do jeho plánu a vytváří tak například zpoždění úkolů nebo jejich rozdělení.
2. Pracovní čas 2.1 Základní nastavení možností kalendáře Aplikace Project používá pro výpočty standardní dobu trvání pro minutu (60 sekund) a hodinu (60 minut). Je však možné nastavit dobu trvání pro další časové jednotky, jako například den, týden, měsíc, a to z důvodu pracovního času. Ve výchozím nastavení den trvá 8 hodin, zadáme-li úkol s dobou trvání 1 den, automaticky se rozumí 8 hodin práce. Další výchozí nastavení je 40 hodin za týden a 20 dní za měsíc. 1
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Toto a další nastavení je možné změnit v dialogovém okně Možnosti na kartě Kalendář (okno zobrazíme příkazem NÁSTROJE | MOŽNOSTI). Výše uvedené hodnoty jsou v polích Denně hodin, Týdně hodin a Měsíčně dní.
V tomto dialogovém okně lze nastavit i některé další volby jako: • Začátek týdne – toto nastavení definuje, který den v týdnu je první. Nastavení se projeví v různých zobrazeních, která pracují s časovou osou, nebo při práci s kalendářem aplikace. V zobrazení grafické části Ganttova diagramu se například před začátkem nového týdne zobrazí tenká čára. • Začátek fiskálního roku – v případě, že se liší náš finanční a kalendářní rok, toto nastavení umožňuje zobrazit spolu s daty kalendářního roku i data finančního roku. • Výchozí zahájení a dokončení – výchozí čas pro začátek a konec, který se automaticky použije, pokud je zadáno pouze datum bez zadání času. To se týká například zadání data začátku projektu, úkolů a případných omezení. Toto nastavení v žádném případě neovlivňuje pracovní čas v kalendáři.
2
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
2.2 Základní nastavení možností plánování Další nastavení, kterými se aplikace Project řídí při plánování úkolů, se nacházejí na kartě Plán v dialogovém okně Možnosti. Jsou zde jednak globální nastavení plánování pro aplikaci Project jako takovou, jednak specifická nastavení platná pouze pro aktuální projekt.
Výchozí jednotka nastavená v poli Dobu zadávat v: se v našem projektu použije, pokud do pole Doba trvání zadáme pouze číslo bez jednotky. Pokud se doba trvání našich úkolů pohybuje vždy v týdnech, je výhodnější zvolit jako výchozí jednotku týden. Obdobně je to s výchozí časovou jednotkou v projektu v poli Práce. Pokud chceme, aby nově vložené úkoly do projektu měly automaticky nastaveno datum Zahájení na aktuální datum, vybereme v seznamu Nové úkoly položku Zahájit nyní. V tomto okně přizpůsobujeme jednotlivá nastavení způsobu naší práce a našich potřeb plánování tak, abychom si již při počátečním vytváření projektu práci co nejvíce usnadnili.
2.3 Kalendáře V aplikaci Project se práce plánuje podle kalendářů, které vymezují pracovní a nepracovní čas. Důležitým pojmem je zde tzv. základní kalendář, od kterého se odvíjejí další typy kalendářů. Tento kalendář určuje pracovní hodiny v jednotlivých pracovních dnech, pracovní dny v každém týdnu a jsou zde zaznamenány také všechny výjimky z pracovního času, jako například svátky. Ve výchozím stavu jsou k dispozici tři varianty základního kalendáře vymezující různou pracovní dobu, jsou to: • Standardní – určuje pracovní dobu 8 hodin denně ve všední dny pondělí až pátek. Pracovní doba je od 9.00 do 18.00 s hodinovou polední přestávkou od 13.00. Nepracovní čas je od pátku 18.00 do pondělí 9.00. Tento kalendář je brán jako výchozí. • Noční směna – pracovní doba je 8 hodin denně, od 23.00 do 8.00 s hodinovou přestávkou od 3.00. Nepracovní čas je od soboty 8.00 do pondělí 23.00. • 24 hodin – pracovní doba je 24 hodin denně včetně sobot a nedělí. Pracovní dobu těchto kalendářů lze přizpůsobit požadavkům konkrétního projektu nebo přidat další kalendáře s jinou definicí pracovního času.
3
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Využití kalendářů v aplikaci
Podle toho, při jaké příležitosti se kalendář používá, zda je použit na úrovni projektu, úkolů nebo zdrojů, rozlišujeme v aplikaci Project tři úrovně kalendáře, které jsou založené na základním kalendáři: • Kalendář projektu – určuje výchozí nastavení pracovního a nepracovního času pro celý projekt. Kalendář projektu je Základní kalendář vybraný v dialogovém okně Informace o projektu. Aplikace Project používá tento kalendář k plánování úkolů, které nemají přiřazeny zdroje, nebo které jsou typem úkolu s pevnou dobou trvání. Kalendář projektu odráží všechen pracovní a nepracovní čas projektu. Zde definujeme mimořádné dny volna postihující organizaci nebo takové výjimky z pracovního času, které se týkají projektového týmu, i když jsou brány jako neprojektové aktivity (například pravidelné schůzky nebo porady). • Kalendář úkolů – kalendář pro úkol je podobně jako v předchozím případě vybraný Základní kalendář pro konkrétní úkol projektu. Pokud jej nezadáme, pro plánování úkolu se použije Kalendář projektu. Po přiřazení zdrojů úkolům se ve výchozím případě jako pracovní použije čas, který je společný pro kalendář úkolu i Kalendář zdrojů. Jednoduchým nastavením lze také kalendáře zdrojů ignorovat, takže se bude dodržovat pouze kalendář úkolu. • Kalendář zdroje – vymezuje výjimky v pracovním čase pro konkrétní zdroj. Kalendáře zdrojů tak zajišťují, aby pracovní zdroje (osoby a zařízení) byly naplánovány pouze na dobu, kdy jsou skutečně dostupné pro práci. Tento kalendář je opět založen na Základním kalendáři a je s ním zpočátku shodný. Lze v něm však definovat změny (například dovolené nebo jinou neprojektovou dobu zdrojů), které se nepromítnou zpět do Základního kalendáře. Změny provedené ve zvoleném Základním kalendáři (svátky) se však promítnou do Kalendáře zdroje. Při plánování projektu používá aplikace Project kalendáře zdrojů k naplánování úkolů, které nemají pevnou dobu trvání a mají přiřazeny zdroje. Pokud je například pro zdroj v jeho kalendáři zdroje zadán týden dovolené, nenaplánuje aplikace Project úkol na tento týden.
2.4 Zobrazení a změna základního kalendáře Všechny dostupné kalendáře si lze prohlédnout, přizpůsobit nebo přidat další pomocí dialogového okna Změnit pracovní čas. Okno zobrazíme příkazem NÁSTROJE | ZMĚNIT PRACOVNÍ ČAS… Zde můžeme měnit pracovní čas jak pro všechny dny kalendáře, tak pro konkrétní dny a zadávat nepracovní dobu jako například svátky.
Na obrázku je situace, kdy do kalendáře Standardní byl přidán nepracovní den 13. dubna 2009. Na tento den nebude aplikace Project plánovat žádnou práci. Výjimku tvoří dva případy: 1. Na úkoly, které by měly probíhat v tento den, přiřadíme zdroj s jiným nastavením pracovního času ve svém kalendáři (musel by mít tento den nastavený jako pracovní). 2. Práce úkolu je plánovaná podle Kalendáře úkolu. V levé části okna je legenda popisující význam označení jednotlivých dnů v zobrazení. 4
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Poznámka Nastavení počtu pracovních hodin denně a týdně v dialogovém okně Možnosti na kartě Kalendář by mělo odpovídat nastavení pracovních hodin v kalendáři.
Pomocí dialogového okna Změnit pracovní čas lze provést následující akce: • Zobrazit nastavení pracovního a nepracovního času pro vybraný kalendář jeho volbou z nabídky Pro:. Zobrazí se náhled na aktuální měsíc s označením nastaveného pracovního, nepracovního nebo změněného pracovního času. Další měsíc je možné zobrazit posuvníkem na pravé straně zobrazeného kalendáře. • Nastavit jiný pracovní čas pro vybraný den nebo dny Nejprve v zobrazení vybereme kliknutím myší požadovaný den (více dnů vybereme pomocí klávesy Ctrl nebo Shift). Nastavíme požadované časy, nebo volby v pravé části okna. • Nastavit jiný pracovní čas pro všechny dny v týdnu v kalendáři
Požadovaný den nebo dny v týdnu vybereme kliknutím na záhlaví s názvy dnů v zobrazení měsíce. Nastavíme požadované časy, nebo volby v pravé části okna. • Vytvořit nový kalendář
Klikneme na tlačítko Nový… Zobrazí se další dialogové okno, kde je možné nastavit jméno nového kalendáře v poli Název a vybrat, zda se vytvoří nový základní s výchozím nastavením (volba Vytvořit nový základní kalendář), nebo se pro nový kalendář použije kopie stávajícího (volba Vytvořit kopii). • Kliknutím na tlačítko Možnosti… zobrazíme dialogové okno Možnosti s kartou Kalendář, kde můžeme provést další nastavení.
3. Ganttův diagram Při vytváření projektu se vždy budeme nejdříve zabývat hrubou strukturou projektu, kterou budeme postupně dopracovávat a zpřesňovat až na úroveň jednotlivých úkolů na nejnižší úrovni. Úkoly se v aplikaci Project obvykle zadávají v zobrazení Ganttův diagram s tabulkou Zadávání. K dispozici jsou však i další zobrazení vhodná pro zápis úkolů, jedním z nich je například zobrazení Síťový diagram. Pokud není zobrazení Ganttův diagram aktivní, můžeme jej zobrazit následujícími způsoby: • volbou příkazu ZOBRAZIT | GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT | TABULKA | ZADÁVÁNÍ (výchozí zobrazení); • kliknutím na název Ganttův diagram v kontextové nabídce Zobrazit, vyvolané pravým tlačítkem myši kdekoliv na pruhu s názvem zobrazení. Zobrazení Ganttův diagram je svisle rozdělené na dvě části.
5
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Levá část zobrazení je tvořena tabulkou a připomíná tabulku v tabulkovém procesoru MS Excel. Také způsob práce je zde v mnoha směrech obdobný. Tabulka je dělena do řádků, do kterých se zapisují úkoly, každý řádek vyjadřuje jeden úkol. Každý úkol je označen číslem (ID), které se objeví v záhlaví řádků nalevo. Sloupce zobrazují různé informace o úkolech, například název, dobu trvání, datum zahájení nebo dokončení. Průsečík řádku a sloupce se nazývá pole. Sloupců (různých informací o úkolu) je v aplikaci Project mnoho. Sady sloupců tvoří Tabulky, které sdružují jen ty informace v daném pořadí, s kterými v určité situaci budeme pracovat. Jako výchozí se zobrazuje tabulka s názvem Zadávání. Volbou jiné tabulky (ZOBRAZIT | TABULKA) můžeme zobrazit množinu jiných sloupců. Pravá část zobrazení ukazuje grafické vyjádření úkolu ve formě modrého pruhu. V záhlaví tohoto zobrazení v horní části je časová osa, jejíž měřítko lze měnit nebo jinak přizpůsobovat. Každý úkol je zobrazen jako pruh se začátkem, danou dobou trvání a koncem a vazbami s ostatními úkoly. Vedle pruhu představujícího úkol se zobrazují i další informace, například jména zdrojů pracujících na úkolu, konečný termín apod.
4. Základní informace o úkolech Každý zadaný úkol musí mít alespoň Název, Dobu trvání, datum Zahájení. Tomu odpovídá také datum Dokončení. Ostatní atributy lze zadávat později.
4.1 Název úkolu Název úkolu je pojmenování úkolu. Nejlepší je volit názvy co nejkratší a co nejvýstižnější. V projektu mohou být i úkoly se stejným názvem, protože všechny jsou odlišeny jedinečným ID, které se nikdy nemění (ve výchozím stavu není zobrazeno).
4.2 Doba trvání úkolu Doba trvání Doba trvání vyjadřuje dobu, po kterou bude úkol trvat v zadaných jednotkách. Přesněji řečeno určuje, kolik hodin práce se u úkolu vytvoří při prvním přiřazení zdroje. Seznam používaných jednotek pro zadání doby trvání a platných zkratek je uveden v tabulce. Jednotka trvání
Zkratka
Jednotka trvání
Zkratka
minuta
m
uplynulá minuta
um
hodina
h
uplynulá hodina
uh
den
d
uplynulá den
ud
týden
t
uplynulá týden
ut
měsíc
měs
uplynulá měsíc
uměs
Například dvoudenní úkol zadáme zápisem 2d, úkol je plánován s ohledem na pracovní a nepracovní čas v kalendáři. Doba úkolu je počítána podle přednastaveného počtu hodin v dialogovém okně Možnosti na kartě Kalendář. Práce je rozplánována do zvoleného kalendáře. Zadaná doba trvání úkolu se zobrazuje v tabulce Zadávání jako text a v grafické části zobrazení Ganttova diagramu jako délka pruh představujícího daný úkol. V případě doby trvání 2 dny je to celkem 16 hodin práce rozplánované například do kalendáře Standardní, který zahrnuje 8 pracovních hodin denně. Práce na takovém úkolu začíná ve všední den v 9.00 a končí v 18.00 (s hodinovou polední přestávkou). Nepracovní čas jako soboty, neděle nebo svátky se automaticky přeskočí. Je-li takový úkol naplánován od pátku, bude končit v pondělí. U konkrétního projektu můžeme změnit zobrazování časových jednotek. Ve výchozím nastavení jsou zobrazovány dlouhé názvy (například den, měsíc, upl.dny). Zobrazení časových jednotek ve zkrácené formě můžeme nastavit v dialogovém okně Možnosti na kartě Úpravy. Nastavení je platné pouze pro aktuální projekt. Kliknutím na tlačítko Nastavit jako výchozí se vybrané nastavení promítne do aplikace Project pro všechny budoucí založené projekty. Stávající projekty zůstanou nedotčené.
6
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Uplynulá doba trvání Kromě výše popsané doby trvání zohledňující nepracovní čas existuje ještě možnost zadání uplynulé doby trvání. Takové úkoly jsou plánovány a běží bez ohledu na nastavený počet pracovních hodin denně nebo na nepracovní čas v kalendáři. Například má-li nátěr schnout 20 hodin, zadáme dobu jako 20uh. Doba trvání 2ud představuje 48 hodin a bude plánována i přes nepracovní čas v kalendáři. Předpokládaná doba trvání Aplikace Project umožňuje také zadat předpokládanou dobu. Ta je označena otazníkem za jednotkou doby v zobrazení (například 1d?). Takto lze označit úkoly, u kterých si nejsme jisti dobou trvání a k nimž se v budoucnu ještě chceme vrátit a dobu trvání upřesnit. Milník Má-li úkol nulovou dobu trvání, označuje se jako Milník. Ten slouží k identifikaci nějaké zvláštní události v projektu, například dokončení jedné fáze. Milníky však nemusejí mít nulovou dobu trvání, ale může se jednat o úkol s nenulovou dobou trvání, který se zobrazí jako milník. Toho lze využít u aktivit, které trvají nějakou dobu, ale my je chceme v plánu označit jako milník. Takový milník zadáme jako úkol s nenulovou dobou trvání a v dialogovém okně Informace o úkolu jej označíme jako milník.
7
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Poznámka Každý úkol má také datum zahájení a datum dokončení. Tato data se při zápisu úkolů nezadávají, protože jsou vypočteny automaticky na základě doby trvání úkolu, dalších vazeb mezi úkoly a stanoveným časem zahájení nebo dokončení projektu
5. Práce s úkoly V okamžiku, kdy vytváříme projekt, musíme při definici úkolů zadat minimálně jejich názvy a vytvořit tak prvotní strukturu projektu. Později můžeme zadávat a upřesňovat dobu jejich trvání a vytvářet vzájemné vazby.
5.1 Zadání názvu Zápis do polí se provádí podobným způsobem jako do buněk v tabulkovém procesoru MS Excel. Jediný podstatný rozdíl je v akci, která se provede po dvojkliku na pole (buňku). V aplikaci Project se dvojklikem otevře dialogové okno Informace o úkolu (nebo o zdroji, pokud máme zobrazeno některé zobrazení zdrojů). V tabulkovém procesoru MS Excel dvojklikem přejdeme do režimu editace buňky. Mezi oběma aplikace můžeme přímo přenášet údaje pomocí příkazů Kopírovat a Vložit. Aktivní pole
(zapsání znaku z klávesnice přepíše původní obsah pole)
Aktivní pole v režimu editace
(zapsání znaku z klávesnice doplní původní obsah pole)
Vybraný řádek (úkol)
1. Nejprve je třeba dané pole ve sloupci Název úkolu aktivovat, například kliknutím myši nebo pomocí kurzorových kláves. 2. Text, který budeme zadávat, se bude zapisovat do aktivního pole a zároveň se objeví i v zadávacím řádku pod panely nástrojů. V aktivním poli je za textem kurzor pro zadávání textu, kterým lze pohybovat obvyklým způsobem pomocí myši nebo kurzorovými klávesami. V rámci pole lze text také označovat, mazat, kopírovat nebo vkládat text ze schránky. Zrušit
Potvrdit
Informace ve stavovém řádku
Zadávací řádek
Zadávaný text 8
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
3. Pro potvrzení textu do pole existuje několik možností: kliknutí myší na jiné pole, stisknutí klávesy Enter – aktivní pole se posune o jedno pole dolů (pro opačný směr posunu lze použít kombinaci kláves Shift+Enter), stisknutí klávesy Tab – aktivní pole se posune o jedno pole doprava (pro opačný směr posunu lze použít kombinaci kláves Shift+Tab), stisknutí libovolné kurzorové klávesy – aktivní pole se posune ve směru šipky, kliknutím na tlačítko Potvrdit zobrazené společně se zadaným textem v zadávacím řádku. Poznámka Po zadání názvu úkolu aplikace Project automaticky doplní dobu trvání na 1d?, což odpovídá předpokládané době trvání úkolu 1 den, toto nastavení je výchozí. To, zda mají nově vytvořené úkoly předpokládanou dobu trvání nebo ne, lze nastavit volbou Nové úkoly mají předpokládanou dobu trvání na kartě Plán v dialogovém okně Možnosti.
Při zadávání názvu je ve stavovém řádku zobrazeno Zadejte a v tomto stavu není dostupná celá řada příkazů aplikace a aplikaci ani nelze ukončit standardním způsobem.
5.2 Zadání doby trvání Dobu trvání zadáme zápisem platného označení doby do příslušného pole ve sloupci Doba trvání. Je-li , kterými lze pomocí myši měnit pole aktivní, zobrazí se v pravé části pole ovládací prvek šipky velikost již zadané doby trvání v tomto poli.
5.3 Vlastnosti úkolu a jejich nastavení K zobrazení dalších informací o úkolech v projektu slouží dialogové okno Informace o úkolu a Formulář úkolů. Dialogové okno Informace o úkolu V tomto dialogovém okně můžeme zobrazit a nastavit všechny informace a atributy úkolu. Má několik karet, nyní se seznámíme s kartou Obecné. Úkol nejprve označíme a pak dialogové okno otevřeme některým z následujících způsobů: • poklepáním myší na úkol, • volbou příkazu Informace o úkolu z místní nabídky pole, • volbou příkazu PROJEKT | INFORMACE O ÚKOLU…, • tlačítkem Informace o úkolu na panelu nástrojů Standardní.
9
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Na kartě Obecné můžeme nastavit název úkolu a jeho dobu trvání. Ostatní zaškrtávací políčka a volby mají následující význam: • Předpokládaná – označuje předpokládanou dobu trvání úkolu a jeho zatržení je identické jako zadání doby s otazníkem do sloupce Doba trvání v tabulce Zadávání. • Dokončeno – slouží k zápisu procent dokončení úkolu. • Priorita – udává prioritu úkolu, která je využívaná při pozdějším vyrovnání zdrojů. • Pole v části okna Data zobrazují automaticky vypočítané datum zahájení a ukončení úkolu. V případě, že toto datum změníme, vytváříme tak omezení úkolu. • Skrýt pruh úkolů – zaškrtnutí pole skryje zobrazení pruhu úkolu v grafické části zobrazení. • V Ganttově diagramu zobrazit data dílčích úkolů v souhrnném úkolu – zapíná volbu zobrazení dílčích úkolů v souhrnné úkolu, je-li projekt členěn do osnovy. Formulář úkolů Formulář úkolů zobrazíme příkazem ZOBRAZIT | DALŠÍ ZOBRAZENÍ… | FORMULÁŘ ÚKOLŮ, nebo jej můžeme zobrazit jako část okna dokumentu tabulky Zadávání v zobrazení Ganttův diagram jedním z následujících způsobů: • příkazem OKNO | ROZDĚLIT, • tažením nebo poklepáním na posuvnou příčku pod posuvníkem na pravé straně okna dokumentu.
Příčka rozdělující zobrazení v okně dokumentu
V tomto formuláři můžeme měnit a zobrazovat základní informace o úkolu, stejně jako přidávat zdroje k úkolu nebo definovat vazby mezi úkoly. Jsou zde dynamicky zobrazovány vždy ty informace, které patří úkolu označenému v horní části zobrazení. Ve formuláři jsou navíc k dispozici tlačítka Předchozí a Další, která slouží k postupnému procházení jednotlivých úkolů.
10
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
5.4 Časté operace Pohyb v zobrazení Při práci s Ganttovým diagramem si musíme uvědomit některý hlediska zobrazení. Zobrazení je rozděleno na dvě části – tabulku a graf, jež jsou od sebe odděleny svislou posuvnou příčku, jejíž pozici je možné měnit pomocí myši. Tabulka i graf mají ve spodní části vodorovnou posuvnou lištu pro posunutí obsahu v každé části zvlášť. Posuvná lišta vpravo je společná oběma částem. Záhlaví sloupců
Časová osa (dvě úrovně)
Týdny
Dny v týdnu
Společný posuvník ID úkolu
Grafické znázornění úkolu Posuvná příčka pro další zobrazení
Posuvník pro tabulku
Svislá posuvná příčka Posuvník pro graf Nepracovní čas Pracovní čas
V seznamu jsou uvedeny akce, které můžeme při práci v tabulce používat: • Posun řádků (úkolů) pomocí společného posuvníku v pravé části zobrazení, otáčením kolečka myši (máme-li myš s kolečkem). • Posun na začátek nebo konec řádku provedeme klávesami Home nebo End, nebo kombinací klávesy Ctrl a kurzorových šipek nebo . • Přesun na první nebo poslední řádek provedeme kombinací klávesy Ctrl a kurzorových šipek nebo , popř. kombinací klávesy Ctrl+Home nebo Ctrl+End. Synchronizace zobrazení V některých případech se může stát, že se v grafické části nezobrazuje pruh úkolu, ale prázdné místo. To znamená, že se díváme na jiný časový úsek, než na který je úkol plánován. Automaticky posun časové osy pro zobrazení vybraného úkolu provedeme následovně: 1. V tabulce označíme úkol, který chceme v grafické části zobrazit. 2. Klikneme na tlačítko Přejít na vybraný úkol na panelu nástrojů Standardní. Změna měřítka časové osy Vložení nového úkolu Smazání úkolu Kopírování úkolu Přesunutí úkolu Změna velikosti řádků nebo sloupců Hledání
5.5 Nastavení pracovního prostředí
11
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
6. Vazby mezi úkoly Po zadání úkolů a doby jejich trvání začínají všechny úkoly ve stejný čas, což zřejmě není příliš reálné. Není možné, aby všechny úkoly probíhaly souběžně. Musíme proto vytvořit vzájemné vazby mezi úkoly.
Vytvářením vazeb vznikají vzájemné závislosti mezi úkoly. Ve vzájemné vazbě pak úkoly vystupují jako předchůdci a následníci. V Ganttově diagramu je vzájemná vazba znázorněna šipkou a vždy bez ohledu na typ vazby mezi úkoly šipka směřuje od předchůdce k následníkovi.
6.1 Typy vazeb Existují čtyři typy vazeb, které se označují FS, SS, FF a SF. Název vazby
Označení
Zobrazení
Popis
Dokončení-Zahájení (Finish-Start)
FS
Datum dokončení předchůdce určuje datum zahájení následníka.
Zahájení-Zahájení (Start-Start)
SS
Datum zahájení předchůdce určuje datum zahájení následníka.
Dokončení-Dokončení (Finish-Finish)
FF
Datum dokončení předchůdce určuje datum dokončení následníka.
Zahájení-Dokončení (Start-Finish)
SF
Datum zahájení předchůdce určuje datum dokončení následníka.
12
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Nejčastější typ vazby je FS, jakmile se dokončí předcházející úkol, může začít následující. Typ vazby SS můžeme použít, když oba úkoly mohou začít současně. Typ vazby FF lze využít v okamžiku, kdy oba úkoly musí skončit současně. Typ vazby SF se používá nejméně, následující úkol musí skončit, aby mohl začít předcházející.
6.2 Vytvoření vazby Vazby mezi úkoly lze vytvářet v celé řadě zobrazení aplikace, my se budeme zabývat zobrazením Ganttův diagram. V Ganttově diagramu existuje celá řada možností, jak vazbu vytvořit. Jedná se o možnosti vytvoření vazby v tabulce v levé části zobrazení, v pravé grafické části nebo pomocí dialogového okna Informace o úkolu a Formuláře úkolů. V tabulce 1. Označíme úkoly, které chceme propojit, tažením myši (souvislá oblast) nebo pomocí klávesy Ctrl (nesouvislá oblast). Vždy je třeba označit alespoň dva úkoly. 2. Propojení vytvoříme Vytvořit vazbu mezi úkoly na panelu nástrojů Standardní, kliknutím na tlačítko volbou příkazu ÚPRAVY | VYTVOŘIT VAZBU MEZI ÚKOLY, nebo klávesovou zkratkou Ctrl+F2. Zadané vazby se objeví ve sloupci Předchůdci v tabulce Zadávání. Proto je možné vytvořit vazbu zadáním ID předchůdce přímo do sloupce Předchůdci. Předchůdců může být i více a oddělují se středníkem. Za čísla ID je možno napsat i typ vazby. Typ vazby FS je výchozí a označení se nemusí používat.
V grafické části V grafu propojíme úkoly tažením myší následujícím postupem: 1. Ukážeme na modrý pruh předchůdce, ukazatel myši se změní na čtvereček se šipkami. 2. Stiskneme a držíme tlačítko myši a se stále stisknutým tlačítkem myši ukážeme na následníka úkolu, se kterým chceme vytvořit vazbu, ukazatel myši se přitom změní na řetěz. Současně se zobrazí informační bublina zobrazující typ vazby a čísla propojovaných úkolů. 3. Vazbu vytvoříme uvolněním tlačítka myši na následníkovi. Tímto způsobem se automaticky vytvoří vazba typu FS. V dialogovém okně Informace o úkolu, karta Předchůdci Otevřeme dialogové okno Informace o úkolu některým z následujících způsobů: • poklepáním myší na úkol, • volbou příkazu Informace o úkolu z místní nabídky pole, • volbou příkazu PROJEKT | INFORMACE O ÚKOLU…, • tlačítkem Informace o úkolu na panelu nástrojů Standardní. 13
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Zobrazíme kartu Předchůdci, na které je kromě základních informací o úkolu (název, doba trvání) také seznam předchůdců zvoleného úkolu. Ten je možné měnit i rozšiřovat. Všichni předchůdci jsou uvedeni v seznamu v řádcích spolu s čísly ID, typem vazby a možnou prodlevou. Jednotlivá pole v řádcích mají ovládací prvky pro rychlý výběr požadovaného předchůdce nebo typu vazby.
Na této kartě můžeme provést tyto akce: • Přidání propojení – vybereme název úkolu ve sloupci Název úkolu nebo zapíšeme číslo úkolu do sloupce ID a zvolíme typ vazby ve sloupci Typ. • Odstranění propojení – vybereme předchůdce, kterého chceme odstranit, a stiskneme klávesu Delete, předchůdce se okamžitě vymaže. Můžeme také nastavit typ vazby na (Žádné), pak se vazba odstraní při uzavření okna.
14
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
Ve Formuláři úkolů Formulář úkolů zobrazíme některým z následujících způsobů: • příkazem OKNO | ROZDĚLIT, • tažením nebo poklepáním na posuvnou příčku pod posuvníkem na pravé straně okna dokumentu. Označený úkol
Informace o označeném úkolu včetně předchůdců a následníků
Místní nabídka změny formuláře zobrazená kliknutím pravým tlačítkem myši kdekoliv v oblasti formuláře
Jako výchozí se zobrazí formulář s názvem Zdroje a předchůdci zobrazující pouze předchůdce, ale ne následníky. Tento formulář můžeme změnit na formulář s názvem Předchůdci a následníci. Ve formuláři se tak kromě informací o předchůdcích označeného úkolu zobrazí i jeho následníci. Ve formuláři můžeme provést tyto akce: • Přidání propojení – vybereme název úkolu ve sloupci Název předchůdce nebo Název následníka nebo zapíšeme číslo úkolu do sloupce ID, zvolíme typ vazby ve sloupci Typ a potvrdíme kliknutím na tlačítko OK. • Odstranění propojení – vybereme předchůdce nebo následníka, kterého chceme odstranit, a stiskneme klávesu Delete a potvrdíme kliknutím na tlačítko OK. Změna a zrušení vazby Již vytvořenou vazbu můžeme změnit nebo odstranit. Některé množnosti již byly uvedeny v souvislosti s vytvořením vazby. Z celé řady možností se nabízejí následující: • Změna seznamu předchůdců v zobrazení Ganttův diagram v tabulce Zadávání v poli Předchůdce.
15
Microsoft Office Project 2003
Úkoly projektu
• Změna předchůdce v dialogovém okně Informace o úkolu nebo ve Formuláři úkolu, v němž můžeme upravit i následníka. • Pomocí dialogového okna Závislost mezi úkoly, které zobrazíme poklepáním na vazbu mezi úkoly v grafické části zobrazení Ganttova diagramu. V tomto okně můžeme: změnit typ vazby výběrem z nabídky Typ, vazbu úplně odstranit tlačítkem Odstranit nebo výběrem (Žádné) z nabídky Typ, nastavit prodlevu nebo předstih v poli Prodleva.
• Odstranění vazby kliknutím na tlačítko VY | ODSTRANIT VAZBU MEZI ÚKOLY.
Odstranit vazbu mezi úkoly, nebo příkazem ÚPRA-
7. Členění úkolů do osnovy 8. Pevné náklady 9. Připojení informací k úkolu
16
