Email Mgr. Ing. Marek Martinec
1. Předmět • dobře zvolený předmět e-mailu • pořadí zpracování emailů závisí nejvíce na obsahu pole Předmět • správný předmět je předpokladem úspěchu i při automatickém zpracování
2. Jméno • zkontrolujte si, jaké jméno máte nastaveno ve svém e-mailovém programu nebo profilu v případě webového mailu • při odesílání se totiž sestaví dvojice „Jméno
“ a e-mailové programy většinou zobrazují jen Jméno
3. Podpis • používejte navíc i automatický podpis (nebo se alespoň na konci dopisu podepisujte) • i pro automatický podpis se najde pár doporučení. Vytvořte si minimálně „soukromou“ a „služební“ variantu
4. Slušné vychování • pozdrav a rozloučení patří k dobrému vychování • zejména při prvním e-mailu se hodí začít slovy Dobrý den a do automatického podpisu přidat například Hezký den přeje... • šance na rychlejší vyřízení e-mailu tak určitě zvýšíte
5. Komu píšete • Používejte správně pole Komu: (To:), Kopie (Cc:) a Skrytá kopie (Bcc:) • do pole Komu patří adresáti, jichž se e-mail přímo týká a od nichž očekáváte odpovědi a připomínky • v poli Kopie mají své místo adresáti, kterým dáváte obsah dopisu na vědomí, ale nevyžadujete po nich odpovědi • ve Skryté kopii číhají „tajní pozorovatelé“. O rozeslání na jejich adresy se stará přímo server, který je z hlavičky e-mailu vymaže, ostatní adresáti tak žádným způsobem nemohou zjistit, že korespondenci sleduje ještě někdo další
6. Efekty • mnoho uživatelů zpestřuje svoje dopisy rozličnými „vtipnými“, často i animovanými obrázky. Pokud je používáte, dobře si rozvažte, kdo bude váš e-mail číst • opatrně zacházejte i se smajlíky (emotikony). Zatímco do dopisu nadepsaném „Jdeme na pivo :o)“ se hodí, v oficiální korespondenci by se objevit neměl
7. Rychlost • e-mail není telefon ani chatovací program • nepočítejte s tím, že adresát si vaši poštu přečte okamžitě, a to ani v případě, že bezpečně víte, že je online • není-li bleskové vyřizování e-mailů hlavní pracovní náplní, je mnohem efektivnější vyřídit poštu hromadně jen několikrát denně (není možné přerušit práci vždy, když se objeví ikonka „Přišel nový e-mail“)
8. Automatické nástroje • Pokud déle nebudete číst e-mail, můžete nastavit automatickou odpověď např.:„Dobrý den. Jsem na dovolené, vaše dopisy si přečtu až prvního března.“ • Podobným problémem je automatické přesměrování. Pokud si necháváte poštu přeposílat například na mobilní telefon, přesvědčte se, jak se server chová v případě, že nemůže zprávu doručit. Některé servery pošlou zprávu o nedoručení na mobil i původnímu odesílateli. Ten je nejen zbytečně obtěžován (vaše přesměrování ho nezajímá), ale dozví se také číslo vašeho mobilního telefonu, což není vždy žádoucí.
9. Odpovědi • využívejte funkce Odpovědět (Reply). Adresát se snadno zorientuje podle předmětu (ve kterém se objeví Re:) • většina e-mailových programu umožňuje také do odpovědi automaticky vložit a označit text původního e-mailu • zejména adresáti s mnoha e-maily ocení, že nemusí podle jména a předmětu v archivu dohledávat, o čem jste se vlastně bavili • nemusíte ale připojovat kompletní konverzaci, nebo sáhodlouhé originální maily, klidně vyberte jen relevantní části.
10. Pravopis • Český pravopis není ani v 21. století hračkou pro pár jazykovědců. Jeden překlep vám snad adresát bez mrknutí oka odpustí, ale bude-li se váš dopis překlepy jen hemžit, patrně si o vás bude myslet svoje (minimálně to, že mu nestojíte ani za chvíli času při kontrole). Ještě méně bude nadšený, pokud se nebudete umět vyjádřit spisovně. Zkontrolujte si i čárky mezi větami, protože bez nich může mít věta úplně jiný smysl – nepočítejte s tím, že adresát bude nad vaším vyjádřením dlouho bádat.
11. Nekřičte • nepoužívejte zbytečně slova napsaná VELKÝMI PÍSMENY, a to ani v Předmětu, ani v samotném textu zprávy • na adresáta působí takový text podobně, jako byste na něj křičeli
12. Zvýraznění • pro zvýrazňování je více než nevhodné použít P R O K L Á D Á N Í. • použití běžného zvýraznění (obvykle tučného řezu písma či podrtžení) je nejvhodnější
13. Členění textu • odstavce slouží ke zvýšení čitelnosti textu • příliš nespoléhejte na to, že čtenář bude mít stejně široké řádky: odstavec v e-mailu nejlépe vytvoříte tak, že vložíte jeden prázdný řádek • zkuste vytvářet odstavce o délce tří až pěti vět – samozřejmě tak, aby obsahovaly ucelenou myšlenku
14. Etiketa na internetu • neposílejte nevyžádanou a obtěžující poštu (spam) • neposílejte řetězové e-maily (Pošleš-li tento e-mail dalším dvaceti lidem, Bill Gates věnuje milion dolarů na výzkum zelených psů) • e-mail je soukromý a jeho zveřejnění bez souhlasu odesílatele je neetické
15. Přílohy a formáty • příloha e-mailu je úžasná věc, zacházejte s ní ale skutečně jako s přílohou. • k odstrašujícím případům patří mail ve stylu „Odpověď na váš mail je v příloze DOC“ – takovýto mail je nepohodlný a otravný • pozor také na (nevyžádané) velké přílohy (mnoho MB), adresát nemusí mít bleskurychlé připojení (mail čte třeba právě na telefonu) a vy ho tak zbytečně zdržuje při stahování nových zpráv • zkuste se jej předem zeptat, nebo mu velkou přílohu umístěte do některého z webových úložišť
Anglický email 1. OSLOVENÍ 2. TEXT EMAILU 3. ROZLOUČENÍ 4. PODPIS V angličtině se formální styl psaní vyznačuje tím, že budete v celém textu emailu používat výhradně nestažené tvary: Pište tedy například: I am namísto I’m She has namísto She’s They will namísto They’ll
Begin with a greeting It's important to always open your email with a greeting, such as "Dear Lillian,". Depending on the formality of your relationship, you may want to use their family name as opposed to their given name, i.e. "Dear Mrs. Price,". If you’re contacting a company, not an individual, you may write "To Whom It May Concern:" • Dear Mr Jones, (Vážený pane Jonesi,) • Dear Mary, (Vážená Mary,) • Dear Sir, (Vážený pane,) • Dear Madam, (Vážená paní,)
10 good opening lines • • • • • • • • • •
With reference to your letter of 8 June, I … . I am writing to enquire about … . After having seen your advertisement in … , I would like … . After having received your address from … , I … . I received your address from … and would like … . We/I recently wrote to you about … . Thank you for your letter of 8 May. Thank you for your letter regarding … . Thank you for your letter/e-mail about … . In reply to your letter of 8 May, … .
Thank the recipient If you are replying to a client's inquiry, you should begin with a line of thanks. For example, if someone has a question about your company, you can say, "Thank you for contacting ABC Company." If someone has replied to one of your emails, be sure to say, "Thank you for your prompt reply." or "Thanks for getting back to me." If you can find any way to thank the reader, then do. It will put him or her at ease, and it will make you appear more courteous.
State your purpose If, however, you are initiating the email communication, it may be impossible to include a line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example, "I am writing to enquire about …" or "I am writing in reference to …" It's important to make your purpose clear early on in the email, and then move into the main text of your email. Remember to pay careful attention to grammar, spelling and punctuation, and to avoid run-on sentences by keeping your sentences short and clear.
Closing remarks Before you end your email, it's polite to thank your reader one more time as well as add some courteous closing remarks. You might start with "Thank you for your patience and cooperation." or "Thank you for your consideration." and then follow up with, "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." and "I look forward to hearing from you." Best regards, (s pozdravem,) I am looking forward to your reply, (těším se na Vaší odpověď,) With kindest regards, (s pozdravy,)
10 good closing lines • • • • • • •
If you require any further information, feel free to contact me. I look forward to your reply. I look forward to hearing from you. I look forward to seeing you. Please advise as necessary. We look forward to a successful working relationship in the future. Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. • Once again, I apologise for any inconvenience. • We hope that we may continue to rely on your valued custom. • I would appreciate your immediate attention to this matter.
End with a closing The last step is to include an appropriate closing with your name. "Best regards," "Sincerely," and "Thank you," are all professional. It's a good idea to avoid closings such as "Best wishes," or "Cheers," as these are best used in casual, personal emails. Finally, before you hit the send button, review and spell check your email one more time to make sure it's truly perfect!
‘Yours faithfully’ or ‘Yours sincerely’ • When the recipient’s name is unknown to you: • Dear Sir … Yours faithfully • Dear Madam … Yours faithfully • Dear Sir or Madam … Yours faithfully When you know the recipient’s name: • Dear Mr Hanson … Yours sincerely • Dear Mrs Hanson … Yours sincerely • Dear Miss Hanson … Yours sincerely • Dear Ms Hanson … Yours sincerely When addressing a good friend or colleague: • Dear Jack … Best wishes/Best regards Addressing whole departments: • Dear Sirs … Yours faithfully
Sample Letter About Resolved Issue Dear Ms. McDonald, I am writing to follow up on our discussion last Wednesday. As you requested, I filed a work order with the facilities department regarding the damage to the ascending escalator you reported. An examination of the escalator found that there was a shoelace caught in the gears. Said shoelace has since been removed, and the escalator was tested extensively to ensure this would not happen again. I am pleased to report that the tests were passed with flying colors, and the escalator has been reopened. Thank you for bringing this issue to our attention. Please continue to inform us should you have any other problems in our facilities. Sincerely, Marilyn Novak Property Manager Novak Skyscraper Construction
Sample Formal Letter of Apology Dear Ms. Wallace, I write to formally apologize for my actions at last week’s staff meeting. When I heard that the company was planning to layoff over 200 employees at the end of the quarter, it struck me on a deeply emotional level. Of course this is a sensitive situation that impacts many of the workers I manage, however, my outburst during the announcement was unprofessional and simply uncalled for. As a Senior Manager I strive to be a leader within my department. I know that my actions (and reactions) reflect broadly on the company that I serve. I should have better contained my response. I hope to be a positive force during this transition period. Letting members of our community go, is always a difficult endeavor to navigate, I hope to make that transition as peaceful and productive as possible. Please let me know how I can best serve during this time. Sincerely, Edward Miller
Sample Formal Email to Boss • Subject: Meeting About New Internet Service Provider 1/8/2015 Mr. Jones, I have been researching our choices for internet providers over the past week, and I wanted to update you on my progress. We have two options: H.C. Cable and Toll South. Both offer business plans, and I will go over the pricing of each plan at the meeting on Tuesday. Both of the options I listed have comparable speed and data usage offerings as well. I called your personal provider, GoGo Satellite, but they did not have any business offerings. They primarily do residential internet service. I will talk with Joe and Susan in IT about these options and get their suggestions. I will also send out meeting requests to everyone, including Mr. Morris in operations. If you have any questions prior to the meeting, please let me know. Respectfully, Tina McAden Administrative Assistant Jones Office Solutions http://www.jonesofficesolutions.com (555) 124-5678
Na co si dát pozor • Diploma work x diploma thesis x master‘s thesis x dissertation • bachelor's thesis • Dobrý den, Ing. ….. • Dobrý den pane inženýre …., • Good day, • Cheers, Bye, • Pozor na dlouhé složité věty zejména v anglickém překladu
Zdroje informací • How to Write a Perfect Professional Email in English. English Town [online]. [cit. 2015-03-08]. Dostupné z: How to Write a Perfect Professional Email in English - See more at: http://www.englishtown.com/community/channels/article.aspx?artic lename=184-email#sthash.6WqMprqr.c1bdBDzg.dpuf • Perfektní e-mail: Nebuďte za burany!. Jak na počítač [online]. [cit. 2015-03-08]. Dostupné z: http://jnp.zive.cz/perfektni-e-mailnebudte-za-burany
