Mezinárodní konferenci v rámci programu INTERREG IIIA ČR – Rakousko, 10.12.2007
Centrum pro regionální rozvoj ČR pobočka CRR ČR pro NUTS II Jihovýchod se sídlem v Brně e-mail :
[email protected]
Vedoucí pobočky:
Šárka Schreiberová
Projektový manažer:
Tatiana Sklenárová
Finanční manažer:
Tomáš Petráň, Stanislav Novák
Program prezentace 1.
Úvod
2.
Podmínky poskytnutí dotace/Smlouva
3.
Publicita projektu
4.
Realizace projektu/změny
5.
Průběžná/Závěrečná zpráva
6.
Žádost o platbu, Závěrečná zpráva, Vyúčtovací tabulky
7.
Uznatelné náklady + doklady
8.
Platby, DPH
1. Úvod ¾
INTERREG 3A na období 2004-2006: podpora menších projektů přeshraniční spolupráce se sousedními zeměmi s konkrétním dopadem na dotyčnou příhraniční oblast.
¾
Při výběru projektů byl kladen větší důraz na skutečné přeshraniční dopady a na prvek sbližování lidí a institucí v průběhu přípravy a následné realizace projektů.
¾
Vybírány byly takové projekty, které mohly prokázat přeshraniční dopad na obou stranách hranice.
2. Smlouva/Podmínky poskytnutí dotace (PPD) ¾
Ve smlouvě/PPD o financování jsou přesně popsány podmínky, za jakých bude projekt realizován, práva a povinnosti konečného příjemce.
¾
Smlouva o financování byla nahrazena Podmínkami poskytnutí dotace s platností od 1. července 2005
¾
Žadatel je kontaktován pracovníky CRR ČR (místně příslušné pobočky), kteří mu sdělí, jaké dokumenty musí při přípravě podmínek předložit (např. dotaz na propagační opatření, stavební povolení, finanční krytí akce, zvláštní bankovní účet projektu, atd.… )
SMLOUVA – představitel NA, ředitel CRR, konečný příjemce PPD – ředitel CRR, Prohlášení příjemce dotace - konečný příjemce !!! Příjemce – se detailně neseznámí se Smlouvou/PPD (PPD: bod 6. - Informace o realizaci projektu, příloha č.3 – Legislativa EC 1159/2000) – vyplní Dotaz na propagační opatření příliš/nedostatečně
3. Publicita projektu ¾
Seznam platné legislativy pro poskytování pomoci z Evropského fondu pro regionální rozvoj – Příloha č.3, EC 1159/2000 – Nařízení komise o informačních a propagačních opatřeních prováděných členskými státy a týkajících se pomoci ze strukturálních fondů
¾
Kontrola dodržování Pravidel vizuálního značení
¾
Dokumentování postupu realizace (Fotodokumentace, kopie pozvánek a článků, plakáty, brožurky, podpůrné materiály, apod.)
¾
Viditelné logo EU, TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ, (neoznačené=neuznatelné), !!!
Příjemce – vyplní Dotaz na propagační opatření příliš/nedostatečně – neoznačí výstupy (logo, text)
4. Realizace projektu/změny ¾ Realizace: V souladu s rozhodnutím V dotačním území podporovaném z I3A na česko-rakouské hranici ¾ Změny: Nepodstatné změny (oznámení) – formulář oznámení KP o změnách v projektu: změny <15% - nesmí ovlivnit: hl.záměr, konečné finance Podstatná změna (bez schválení SC, oznámení) – dodatek ke smlouvě o financování: změna názvu příjemce,prodloužení doby realizace projektu, atd. Podstatná změna – (se schválením SC, žádost o změnu) – (zvýšení objemu finanční pomoci z ERDF; změny aktivit,umístění projektu, role zahraničního partnera v projektu; další závažný změny ovlivňující cíle projektu !!! Příjemce – nepožádal o změnu 30 dní před jejím plánovaným/ očekávaným vstoupením v platnost nebo nedodal úplnou žádost o změnu
¾ Dodatky: Počet dodatků k počtu projektů – cca 31,6 % (1 Dodatek), počet projektů (> 1 Dodatkem – cca 3,4 %) !!! Nejčastější důvody: Prodloužení realizace projektu, Etapy (prodloužení/zkrácení etap), Změna rozpočtu projektu (>15%), Změna názvu žadatele, sídla; názvu a apod., Jiné
5. Průběžná/Závěrečná zpráva ¾
Harmonogram zpráv – (PPD/Smlouva) bod 6 . Informace o realizaci projektu - 2 paré na předepsaném formuláři (přílohy Příručky pro žadatele a příjemce dotace, www.crr.cz) + elektronicky
¾
ETAPY: příjemce dotace má povinnost předkládat průběžnou zprávu (etapovou) s každou žádostí o etapovou platbu.
!!! Příjemce: Ve zprávě špatně vyplněné: - Změny Rozhodnutí + Změny Smlouvy/Podmínek poskytnutí dotace (dodatek) - Naplnění cílů projektu – tj. monitorovací ukazatele (plán/skutečnost) - Přehled kontrol projektu a opatření přijatá k nápravě zjištěných nedostatků
6. Žádost o platbu (ŽoP) ¾
Žádost příjemce dodá do 30 dnů po ukončení projektu/etapy
¾
Žádost o platbu v ELZA (příp. Návod - vytvoření žádosti o platbu z inicializačního souboru – „nosné žádosti“ – www.crr.cz) zpracovat papírově+elektronicky Novinka - ŽoP v tištěné podobě
¾
Závěrečná zpráva (2 paré na předepsaném
Formuláři + elektronicky, www.crr.cz) ¾
Vyúčtovací tabulky (Předepsaný formát
„Sešit EXCEL“ + elektronicky, www.crr.cz) ¾
Kopie dokladů (seřazených dle vyúčtovací
tabulky)
¾
¾
Ke každé žádosti o platbu bude vypracován Checklist do 5 dnů od doruční ŽoP (ověření, zda-li žadatel předložil žádost kompletní z hlediska nezbytných příloh a jejich uspořádání). -
projektový/finanční manažer vyplní pokud některá příloha žádosti o platby chybí nebo vykazuje zjevné nedostatky - sloupce Poznámka
-
žádost o platbu, která má u všech relevantních příloh žádosti o platbu uvedena v Checklistu ANO, může být dále kontrolována (přílohy 1a-1d)
-
pokud předložená žádost o platbu nesplní základní požadavky uvedené pod body 1a až 1d, nelze ji považovat ani za neúplnou žádost o platbu – je odmítnuta a kompletně vrácena příjemci.
Propagace + publicita projektu (fotodokumentace atd.) !!! Příjemce nedoloží: - správný počet zpráv v pap.formě + elektronicky - předepsaný formát vyúčtovací tabulky (příp. chybí list Příjmů) - doklady ke kontrole publicity !!! Příjemce neseřadí doklady dle vyúčtovací tabulky
Závěrečná zpráva ¾
Aktuální formulář + doporučení (www.crr.cz, Příručky pro žadatele a příjemce dotace, 6 vyd.) !!! Příjemce nepoužije aktuální formulář
¾
Bod 3 – Popis realizace projektu : jaké aktivity byly realizovány, jak probíhala
¾
spolupráce se zahraničním partnerem/partnery (druh a rozsah spolupráce)
Bod 4 – Naplnění cílů projektu: vyhodnocení realizace celého projektu a jeho
dopadů – shrnutí, porovnání s bodem ve formuláři žádosti !!! Příjemce nedoplní: částečně / vůbec
¾ ¾ ¾
Bod 5 – Problémy vzniklé v průběhu realizace projektu: v
případě, že žádné problémy nevnikly !!! Příjemce nedoplní: Žádné problémy se nevyskytly
Bod 6 – Přehled kontrol projektu (termín a druh kontroly, v případě, že
žádné kontroly nebyly provedeny, !!! Příjemce nedoplní: Žádné kontroly neproběhly, nebo uvádí vlastní kontroly)
Bod 7. Opatření přijatá k zajištění publicity (Dotaz na propagační opatření) !!! Příjemce nedoplní: částečně / vůbec
Vyúčtovací tabulky ¾
¾
Předepsaný formát – Sešit EXCEL (aktuální formát www.crr.cz), Jednoetapové, etapové projekty (rozdílné tabulky), SEŠIT (Výdaje, příjmy, pokyny pro příjemce) Záložka VÝDAJE: a)
Číslo projektu, název projektu, název příjemce..
b)
Soupis účetních dokladů v členění dle kapitol - Vyplňují se sloupce 1-8 (konečný příjemce) 9-13 (finanční manažer CRR) Sl.1 – číslo dokladu – pořadové v rámci kapitoly, např. kap. 1. /1,….kap. 5. /1, Sl.2 – Specifikace účetního dokladu – výstižně specifikovat textem Sl.3 - Datum vystavení dokladu (ne zaplacení) Sl.4 - Datum úhrady
Sl.5 - Uplatněno opětovně (ANO/ - ), Uplatněno z limitky (ANO/NE) Sl.6 – Návrh příjemce (bez DPH) Sl.7 – DPH Sl. 7a - Zaúčtováno jako inv./neinv. Sl.8 – Celkem s DPH !!! Příjemce mění nastavené vzorce v tabulce
¾
Záložka PŘÍJMY:
a) Název projektu, číslo projektu období realizace a) Druh příjmu: vstupné, publikace, prodeje apod. a) Tabulka musí být předložena, vyplněna i v případě, že nebyly žádné příjmy !!! Příjemce nedoloží vůbec ¾ Záložka POKYNY PRO PŘÍJEMCE: Obsahuje základní informace pro vkládání údajů do jednotlivých listů sešitu.
Kopie dokladů ¾ Předkládá se 1 kopie ¾ Doklad = daňový doklad dle účetního předpisů (faktura, paragon, mzdový doklad, cestovné) ¾ Řazení dokladů – dle kapitol Soupisu dokladů, v rámci kapitoly chronologicky. Číslování dokladů! ¾ Povinné přílohy (spojit s dokladem): - objednávka/smlouva, dodací list, předávací protokol, kniha jízd, soupis provedených prací, výpis OR, ŽL nebo jiné evidence o oprávnění fakturovat - doklad o zaplacení hotově: pokladní doklad (P/V) převodem: kopie bankovního výpisu !!! Příjemce nedoloží chronologicky seřazené doklady, povinné přílohy, doklady o zaplacení
7. Uznatelné náklady, doklady A) ÚČETNÍ SYSTÉM 9 Účetnictví týkající se realizace projektu musí být vedeno odděleně nebo zcela samostatně od vlastního účetnictví žadatele. Pro každý projekt musí být vedeny samostatné účty (analytická evidence) B) 9
9
UZNATELNÉ NÁKLADY – OBECNĚ Rozpočet je jednak souhrnem odhadovaných nákladů, jednak horním limitem „uznatelných nákladů“ Náklady musí být reálné a nemohou mít podobu paušálních částek (výjimka: správní náklady)
9 9
Musí být nezbytné pro provedení projektu a být efektivní a hospodárné Být skutečně vynaložené, zachycené v účetnictví - být identifikovatelné, ověřitelné, prokazatelné, podložené originály doprovodných dokladů
C)
DRUHY UZNATELNÝCH NÁKLADŮ
Lidské zdroje – mzdové náklady Výdaje se vztahují pouze k pracovníkům v pracovním poměru s příjemcem realizujícím projekt Výdaje odpovídají skutečně vyplaceným mzdám včetně nákladů na sociální zabezpečení Mzdy a náklady nesmějí překročit ty, které jsou obvyklé na místním trhu práce
9
9
9
!!! Příjemce nedoloží smlouvy (příp.dodatky), výkazy práce
9
9
Lidské zdroje – diety a cestovné Výdaje se vztahují pouze k pracovníkům v pracovním poměru (stálý pracovní poměr, dohoda o provedení práce či dohoda o pracovní činnosti) Jsou vynaložené v přímé souvislosti s projektem a dokladovány dle účetních předpisů
!!! Příjemce nedoloží správné výpočty cestovného
C)
DRUHY UZNATELNÝCH NÁKLADŮ
Ostatní náklady/služby
9
9
9
9
Služby obecně - smlouva (objednávka), soupis provedených prací, dodávek – dodací list, předávací protokol (podrobná kalkulace), faktura, doklad o úhradě, ŽL, výpis z OR nebo jiné evidence potvrzující oprávněnost fakturovat Hromadná přeprava - jmenný seznam přepravovaných osob; doklady o uskutečněné přepravě: objednávka, faktura, doklady o zaplacení, kopie knihy jízd, živnostenský list, výpis evidence potvrzující oprávněnost fakturovat Překlady, tlumočení – navíc počet normostran, u tlumočení rozsah v hodinách. „Služby“ vykonávané zaměstnancem příjemce bez živnostenského oprávnění patří do kapitoly 1–Lidské zdroje!
!!! Příjemce nedoloží smlouvy, přílohy k dokladům (dodací list), knihu jízd, prezenční listiny…
8. Platby, DPH ¾ 9 9
¾ 9
9
9
DPH: Příjemce provede platby včetně DPH DPH je způsobilým výdajem pouze u příjemce dotace, který nemá nárok na její vrácení. DPH musí být uvedena v rozpočtu projektu, pokud žadatel DPH v rozpočtu neuvede, není DPH způsobilým výdajem k financování ze SF ani v případě, že žadatel nemá nárok na její vrácení. Platby Platby budou uskutečňovány na základě předložené a schválené Žádosti o proplacení výdajů projektu. Dotace z prostředků strukturálních fondů a ze státního rozpočtu bude poskytována pouze na výdaje, které již příjemce dotace prokazatelně uhradil. Schválená částka bude příjemci proplacena na zvláštní účet projektu
Platby z národních zdrojů ¾
projekty, u nichž bylo Rozhodnutí o účasti státního rozpočtu (SR) a strukturálních fondů (SF) vydáno před 1.1.2006 Oznámení limitu výdajů státního rozpočtu („limitka“) - příjemce dotace předkládá v průběhu realizace faktury, obdržené od dodavatelů, CRR ČR provede kontrolu souvislosti předložené faktury s projektem a v případě, kladného výsledku na faktuře potvrdí, že je možné ji celou nebo z části proplatit – Česká spořitelna provede platbu na účet příjemce ¾ projekty, u nichž bylo Rozhodnutí o účasti SR a SF vydáno po 1.1.2006 Prostředky spolufinancování ze SR jsou propláceny až po ukončení projektu/etapy stejným způsobem jako prostředky ze strukturálních fondů. !!! Příjemce: - si neuvědomil, že u projektů s datem Rozhodnutí po 1.1.2006 již nedostane limitku – tj. prostředky stát. rozpočtu mu budou proplaceny až po ukončení projektu. - limitka: příjemce nepředložil ke kontrole fakturu – tj. Česká spořitelna/HVB neprovedla platbu
Děkuji za pozornost
