MEWUJUDKAN “SUSTAINABILITY” SISTEM INFORMASI E-AUDIT Melalui Peningkatan Elemen People dan Process (Penulis: Nurochman) Abstrak: Berbagai penelitian tentang sistem informasi menyatakan bahwa kelangsungan implementasi sistem informasi sangat dipengaruhi oleh faktor internal organisasi. Namun demikian sebagian besar penelitian tersebut dilakukan terhadap perusahaan (private organization). Penelitian tentang kelangsungan (sustainability) sistem informasi di organisasi pemerintahan di Indonesia telah dilakukan sebelumnya, namun hanya fokus terhadap empat faktor internal, yaitu: koordinasi, kerjasama, distribusi tanggung jawab, serta komitmen, sehingga belum menyentuh aspek budaya organisasi. Tulisan ini akan memaparkan hasil penelitian penulis terkait faktor-faktor yang menentukan kelangsungan sistem informasi organisasi publik, khususnya sistem informasi e-audit di BPK RI. Faktor-faktor tersebut dieksplorasi dari sembilan elemen organization health yang diklaim McKinsey merupakan kunci dari pencapaian dan kelangsungan kinerja terbaik sebuah organisasi. Penelitian menggunakan metode kuantitatif, dimana data diperoleh dengan menyebarkan kuisioner terhadap 100 auditor di BPK RI. Selanjutnya data diolah menggunakan structural equation modeling (SEM) dengan metode alternatif SmartPLS versi 2.0. Hasil penelitian menunjukkan bahwa variabel yang mempunyai pengaruh signifikan adalah leadership, culture and climate, capabilities, motivation serta innovation and learning.
Perkembangan sistem informasi (SI) membawa dampak yang besar terhadap kehidupan masyarakat, bangsa, serta negara. Tidak terkecuali perkembangan SI tersebut juga berdampak pada semakin beragamnya transaksi, strategi, serta metode pengelolaan keuangan negara. Kondisi ini menjadi tantangan bagi BPK RI untuk mengambil peran strategis dalam mewujudkan tata kelola dan tanggungjawab keuangan negara yang transparan dan akuntabel. Menyadari hal tersebut BPK RI mengembangkan sistem informasi e-audit dengan strategi me-link and match-kan e-BPK dan e-auditee. Implementasi sistem informasi e-audit akan mendorong pelaksanaan pemeriksaan laporan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara dilakukan secara lebih efektif dan efisien [1]. Organisasi akan mencapai tujuan tersebut jika IS dapat mendorong optimalnya kinerja organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Statistik menunjukkan bahwa kegagalan suatu organisasi untuk mewujudkan kelangsungan (sustainability) sistem informasi lebih dari 70% diantaranya disebabkan oleh faktor yang berhubungan dengan kesehatan organisasi, yaitu resistansi, budaya organisasi, serta perilaku yang tidak mendukung [2]. John Ward and Peppard menyatakan bahwa sebuah sistem informasi dibangun dari tiga komponen, yaitu: people, process, serta technology [3]. Tulisan ini akan mencoba membahas secara singkat beberapa faktor yang menentukan sustainability SI e-audit, namun hanya dibatasi pada komponen people dan process.
Konsep dasar dari kelangsungan (sustainability) adalah preservation [4]. Hal ini didasarkan pada pendapat yang menyatakan bahwa sustainability adalah kemampuan untuk mempertahankan diri dalam jangka panjang [5]. Sejalan dengan hal tersebut, kelangsungan didefinisikan sebagai aktivitas yang dilakukan untuk menjadikan sistem informasi bermanfaat dari waktu ke waktu [6]. Untuk dinyatakan sustainable sebuah sistem informasi tidak saja cukup untuk bisa diimplementasikan dan digunakan, namun harus dapat terus ditingkatkan manfaatnya di masa yang akan datang [7]. Sehingga untuk mencapai kelangsungan sistem informasi diperlukan aktivitas evaluasi, perbaikan sistem, serta peningkatan keahlian sumber daya manusia [8]. Kemampuan untuk mempertahankan manfaat sistem informasi dalam jangka panjang ditentukan dua dimensi, yaitu flexibility dan responsiveness [9]. Sejalan dengan hal tersebut, Arie de Geus menyatakan bahwa untuk mencapai sustainability dibutuhkan beberapa persyaratan, yaitu: sensitif terhadap perubahan zaman, memiliki identitas/jati diri/nilai-nilai/budaya kerja yang kuat, serta adanya lingkungan kerja yang kondusif untuk inovasi [10]. Pada tahun 2011 Scott Keller & Collin Price menyatakan bahwa sustainability ditentukan oleh tiga elemen, yaitu: kemampuan untuk melakukan penyelarasan internal (internal alignment), kemampuan mencapai kualitas pelaksanaan program (quality of execution), serta kapasitas untuk memperbarui diri (renewal capacity) [11]. Internal alignment diturunkan menjadi tiga variabel, yaitu: direction, leadership, dan culture and climate. Sementara itu kualitas pelaksanaan program diturunkan menjadi empat variabel, yaitu: accountability, coordination and control, capabilities, serta motivation. Sedangkan renewal capacity dibangun dari variabel external orientation dan innovation and learning. Hasil penelitian yang melibatkan 100 auditor BPK yang dipilih secara sampling menunjukkan hasil perhitungan sebagai berikut: Tabel 1. Hasil Pengujian Relasi Variabel Hubungan antar variabel Direction -> sustain Leadership -> sustain Culture&climate -> sustain Accountability -> sustain Coordination&control -> sustain Capabilities -> sustain Motivation -> sustain External orientation -> sustain Innovation&learning -> sustain
Path Coefisien 0,0297 0,1108 0,0819 0,0124 0,0068 0,1348 0,1412 0,1049 0,1871
t- Statistics 0,589 2,3455 1,9578 0,2622 0,0863 2,3773 2,1696 1,7593 2,9507
Koefisien parameter (path coefisien) menunjukkan pengaruh variabel positif atau negatif, sedangkan pengaruh variabel dinyatakan signifikan jika nilai t-statistik lebih besar dari nilai ttabel (t tabel signifikansi 5%=1,96) [12]. Berdasarkan hasil pengolahan data pada tabel 1 di atas dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat lima variabel yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap kelangsungan sistem informasi e-audit. Kelima elemen tersebut adalah leadership, culture and climate, capabilities, motivation serta innovation and learning. Selanjutnya dilakukan pengukuran kondisi saat ini (existing) dengan menggunakan skala pengukuran 1- 4. Rekapitulasi perhitungan terhadap persepsi responden menunjukkan hasil sebagai berikut: Tabel 2. Pengukuran Kondisi Eksisting No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
Praktek Meaningful Values Capturing External Ideas Operationally Diciplined Creative and enterpreneurial Process-based capabilities Open & trusting Bottom-up innovation Top-down innovation Outsources expertise Talent Development Consultative leadership Authoritative leadership Inspirational Leaders Supportive leadership Challenging leadership Knowledge Sharing Internally competitive Talent acquisition Career Opportunities Rewards and Recognition Financial Incentives
Skor Health 3,11 3,07 3,06 3,05 3,02 3,01 3,00 2,98 2,98 2,97 2,92 2,91 2,90 2,90 2,89 2,88 2,83 2,73 2,71 2,57 2,45
Praktek Motivation Innovation Culture Culture Capabilities Culture Innovation Innovation Capabilities Capabilities Leadership Leadership Motivation Leadership Leadership Innovation Culture Capabilities Motivation Motivation Motivation
Tabel 2 tersebut di atas menunjukkan bahwa hanya terdapat 6 praktek manajemen yang sudah berada pada tingkat “elite” (skor di atas 3) dalam mendukung tercapainya kelangsungan sistem informasi e-audit. Artinya masih terdapat 15 praktek manajemen yang perlu ditingkatkan demi tercapainya sustainability dari sistem informasi e-audit. Scott Keller & Collin Price menawarkan alternatif inisiatif untuk meningkatkan level kelima belas praktek tersebut. Ringkasan inisiatif-inisiatif tersebut adalah sebagai berikut:
Tabel 3. Alternatif Inisiatif Variabel
Praktek Authoritativ e leadership Consultative leadership Supportive leadership
Challenging leadership
Culture
Capabilit ies
Internally competitive Talent Developmen t Outsources expertise Talent acquisition Inspirationa l Leaders Career Opportuniti es
Motivatio n
Rewards and Recognition Financial Incentives
Innovatio n
Inisiatif Berikan instruksi/tugas secara jelas (tujuan, target, dan waktunya) dan lakukan pengawasan yang berjenjang atas tugas tersebut. Memperbaiki keterampilan komunikasi, bersikap lebih terbuka menerima sharing/konsultasi, serta menumbuhkan sikap percaya terhadap anggota tim. Berupaya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan, rileks, dan harmonis, selalu peduli dan mendengarkan masukan bawahan namun tetap tegas dalam mengambil keputusan, serta memperhatikan kesejahteraan anggota tim. Berikan peningkatan beban pemberian tugas kepada setiap anggota tim sesuai kemampuannya dan berikan dorongan untuk tidak takut berbuat salah dalam melaksanakan tugas. Ciptakan suasana kompetisi internal yang sehat sehingga mendorong anggota tim untuk berkarya dengan lebih baik dan meningkatkan kemampuannya. Prioritaskan pelaksanaan pelatihan TABK terkait pelaksanaan sistem informasi e-audit Budayakan sikap gemar mencari ilmu baik di dalam maupun di luar BPK yang akan meningkatkan kompetensi pemeriksa di bidang TABK Upayakan agar setiap tugas pemeriksaan diberikan hanya kepada pemeriksa yang kompeten yang ditunjukkan dengan lulus sertifikasi pemeriksa yang relevan dengan tugas pemeriksaan. Biasakan bersikap gemar membimbing dan memberikan pengakuan/penghargaan/pujian atas capaian kinerja anggota tim. Perbaiki pola karir yang ada sehingga memberikan keyakinan dan transparansi standar penilaian kinerja. Selain itu memberikan jaminan kesempatan yang sama bagi setiap pemeriksa untuk meningkatkan jabatan/perannya. Kembangkan budaya untuk memberikan pengakuan terhadap capaian kinerja, walaupun bersifat informal. Program penghargaan yang berkala dan transparan dalam pengukurannya juga diperlukan untuk menumbuhkan sikap bekerja keras. Kembangkan pengukuran kinerja individu yang akan menjadi dasar untuk memberikan tambahan penghasilan yang resmi dan legal.
Bottom-up innovation
Berikan kebebasan dan dukungan yang kuat kepada anggota tim untuk mengembangkan kreativitasnya dalam teknik pemeriksaan selama berpegang pada prosedur yang telah ditetapkan.
Top-down innovation
Berikan dorongan terhadap atasan/ketua tim untuk fleksibel dan memberikan contoh untuk berinovasi dalam teknik pemeriksaan yang tetap berpegang pada prosedur yang ditetapkan.
Knowledge Sharing
Kembangkan program knowledge sharing secara terbuka dan berkala, serta kembangkan media yang mudah diakses oleh semua pemeriksa untuk berbagai pengetahuan/pengalaman pemeriksaan.
Referensi: [1] RI, BPK-., "Rencana Strategis BPK RI 2011 - 2015." 2011. [2] Keller, Scott and Price, Collin., Beyond Performance: How Great Organizations Build Ultimate Competitive Advantage. New Jersey : John Wiley & Sons Ltd, 2011. pp. 22-23, 5. [3] Joe, Ward John & Peppart., Strategic Planning for Information System. West Sussex, England : John Wiley & Sons, 2002. ISBN 0-470-84147-8, Page 393. [4] Nurdin, N, Stockdale, Rosemary and Scheepers, Helana., "Internal organization factors influencing sustainable implementation of information system: Experiences from local government in Indonesia." Geelong : s.n., 2012. Australasian Conference on Information System. [5] Luftman, J and Brier, T., "Achieving and Sustaining Business-IT Alignment." California Management Review. 1999. [6] Braa, J, Monteiro, E and Sahay, S., "Network of Action: Sustainability Health Information Systems Across Developing Countries." 2004, Vol. 28 (3), pp. 337-362. [7] Krisnha, S and Walsham, G., "Implementing public information system in developing countries: Learning from a success story." Information Technology for Development, s.l. : Taylor & Francis, Ltd, 2005. [8] Markus, M.L and Tanis, C., "The enterprise system experience-from adoption to success In R.W.Zmud (ed), Framing the domains of IT management: Projecting the future throught the past." [book auth.] R.W.Zmud. Framing the domains of IT management: Projecting the future throught the past. Cincinnati : Pinnaflex Educational Resources, Inc, 2000, pp. 173-207. [9] Jamhour, Manar and dkk., "Effect of Core Competence on Competitive Advantage and Organizational Performance." s.l. : International journal of Business and Mangement, 2012, Issue Januari 2012, Vol. 7 No.1. [10] Geus, De Arie., The Living Company. USA : Longview Publishing, 1997. ISBN 087584-782-X. [11] Keller, Scott and Price, Collin., "Beyond Performance: How Great Organizations Build Ultimate Competitive Advantage." New Jersey : John Wiley & Sons Ltd, 2011, pp. 22-23, 5. [12] Ghozali, Imam., Structural Equation Modelling metode alternatif dengan Partial Least Square. Semarang : Badan Penerbit UNDIP, 2011. Vol. Edisi 3. ISBN 979.704.300.2.
