Metody kalkulace nepřímých nákladů v projektech 7. RP

Metody kalkulace nepřímých nákladů v projektech 7. RP Problematice vykazování nepřímých nákladů v projektech 7.RP byla věnována pozornost již v ECHU č. 6/2006 v článku nazvaném „Financování projektů 7.RP“. Od té doby jsme získali další informace, které danou problematiku upřesňují. Dne 10. 4. 2007 byla schválena Modelová grantová dohoda (MGA, dostupná na http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grantagreement_en.html), a dne 24. 4. 2007 zveřejněna příručka Evropské komise objasňující jednotlivá ustanovení MGA, která se týkají finančních pravidel 7. RP – Draft Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions. Tato příručka bude pravidelně každého půl roku aktualizována, první aktualizace byla již zveřejněna dne 24. 7. 2007 (dostupné na ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf). Uvedené dokumenty mimo jiné detailněji charakterizují i jednotlivé metody kalkulace nepřímých nákladů v projektech 7.RP. Nepřímé náklady (režie) jsou všechny uznatelné (způsobilé) náklady, které nemůže účastník přímo připsat k danému projektu, které ale musely být vynaloženy v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady připsanými danému projektu. Mezi nepřímé náklady patří například: náklady na mzdu podpůrných zaměstnanců (finanční administrátor, účetní, knihovník, správce sítě aj.), náklady na vedení organizace, odpisy budov a zařízení, náklady související s provozem budovy (nájem, pojištění, úklid, nábytek, kantýna, knihovna, údržba), administrativní náklady (pošta, telefon, fax, internet, kancelářské potřeby), všeobecně používaná aktiva (počítače, tiskárny, kopírky), aj. Nepřímé náklady mohou být připsány k projektu podle jedné z dále uvedených metod. Metoda zvolená pro kalkulaci nepřímých nákladů musí být správnou a tedy obhajitelnou alokací celkové režie organizace na daný projekt. Nákladové modely známé z předchozích rámcových programů (RP) byly zrušeny. (Přesněji řečeno - zrušen je model dodatečných nákladů (AC), modely FC a FCF jsou zachovány, pouze se jim tak neříká). V 7.RP Evropská komise (EK) preferuje, aby účastníci v projektech vykazovali skutečné přímé i nepřímé náklady vzniklé v projektu. Evropská komise však povoluje odchylky ve vykazování nepřímých nákladů - účastník může pro krytí nepřímých uznatelných nákladů zvolit metodu pevné sazby (viz níže). Všechna oddělení (např. ústavy, katedry, fakulty), které jsou součástí jednoho právního subjektu (university), musí používat stejnou metodu kalkulace nákladů. V 7.RP mohou být nepřímé náklady projektu určeny podle některé z následujících metod: SKUTEČNÉ NEPŘÍMÉ NÁKLADY: Skutečné nepřímé náklady (Real/Actual indirect costs) Jedná se o vykazování skutečných nepřímých nákladů vynaložených v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady připsanými danému projektu a účtovaných s použitím analytického účetního systému. Pokud mluvíme o analytickém účetním systému nemáme na mysli pouze analytické účetnictví jako takové, ale také skutečnost, že daná organizace musí mít již existující systém, na základě kterého přiřazuje jednotlivé nepřímé náklady konkrétním projektům. Jsou akceptovány různé metody alokace nepřímých nákladů, podstatné je, že jsou vytvořeny v souladu s účetními postupy a metodami organizace, tzn. že nejsou účelově koncipované pro daný projekt . Účastník projektu, který má takovýto analytický účetní systém, tedy musí vykazovat skutečné nepřímé náklady nebo zvolit základní sazbu ve výši 20 % (viz později). Na rozdíl od procentního výpočtu nepřímých nákladů (tj. pomocí pevné

1

sazby) má metoda vykazování skutečných nepřímých nákladů tu výhodu, že výše nepřímých nákladů není limitována. Tato metoda je Evropskou komisí preferovaná a dá se předpokládat, že k ní bude Evropská komise i do budoucna účastníky motivovat. Zjednodušená metoda (Simplified method) Zjednodušená metoda vychází ze situace, kdy organizace není schopna sledovat své nepřímé náklady na detailní úrovni projektu, ale umí sledovat nepřímé náklady na úrovni právního subjektu a pomocí určitého systému rozpočítávání (přes tzv. nákladový klíč - cost driver, kterým mohou být např. mzdy "přímých" zaměstnanců, počet odpracovaných hodin, nebo m2) je rozpočítává na projekty. Použití této metody je podle Modelové grantové dohody možné pouze v případě nedostatečného systému analytického účetnictví nebo pokud zákonná povinnost používat daňovou evidenci (cash-based accounting) znemožňuje přesnou alokaci nákladů na úrovni projektu. Zjednodušenou metodu výpočtu nepřímých uznatelných nákladů na úrovni právního subjektu může účastník použít, je-li to v souladu s jeho obvyklými účetními a správními zásadami a postupy. Není možné zavést tuto metodu pouze pro určitý projekt 7.RP. Je důležité, že zjednodušená metoda musí být založena na skutečných nákladech vycházejících z účetnictví posledního uzavřeného účetního období. Pro používání alokace nákladů pomocí zjednodušené metody nemusí být Komisi předkládáno ke schválení osvědčení o metodologii, zároveň není možné od Komise získat osvědčení o zjednodušené metodě. Účastník používající tuto metodu musí sám zajistit, že je metoda v souladu s uvedenými požadavky. Je však možné, že účastníci, kterým bude povoleno používat osvědčení o metodologii zahrnou metodu kalkulace nepřímých nákladů do tohoto osvědčení. PEVNÁ SAZBA: Základní sazba (Standard flat rate) Účastník může pro krytí nepřímých uznatelných nákladů zvolit pevnou sazbu ve výši 20 % svých celkových přímých uznatelných nákladů, očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka. Tato možnost je otevřená všem subjektům bez ohledu na právní formu a systém analytického účetnictví. Speciální přechodná sazba (Special transition flat rate) Neziskové veřejné subjekty, instituce středního a vysokoškolského vzdělávání, neziskové výzkumné organizace a malé a střední podniky (MSP), které nejsou schopny kvůli nedostatečnému analytickému systému s jistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na dotyčný projekt, si při účasti v režimech financování, které zahrnují činnosti spojené s výzkumem, technologickým rozvojem a demonstracemi (týká se projektů spolupráce, sítí excelence a výzkumu ve prospěch specifických skupin) mohou zvolit pevnou sazbu ve výši 60 % celkových přímých uznatelných nákladů, očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka. Pokud během realizace projektu účastník změní svůj statut, bude tato pevná sazba použitelná pouze do okamžiku, kdy k této změně došlo. Uvedená výše pevné sazby platí pro granty udělené v rámci výzev k předkládání návrhů, které budou uzavřeny před 1. lednem 2010. S cílem motivovat uvedené subjekty k přechodu na vykazování skutečných nepřímých nákladů je v Pravidlech účasti 7.RP stanoveno, že pro granty udělené v rámci výzev k předkládání návrhů, které budou uzavřeny po 31. prosinci 2009, Komise určí novou vhodnou úroveň pevné sazby (na základě údajů z prvních tří let fungování 7.RP), která by měla vyjadřovat přibližnou hodnotu dotyčných skutečných nepřímých nákladů, avšak neměla by

2

být nižší než 40 %. Pro tento účel bude přijata zvláštní doložka k Modelové grantové dohodě, která se stane součástí následných grantových dohod. Je třeba si uvědomit, že pevná sazba bude stejná pro celé trvání projektu (tedy pokud bude udělen víceletý projekt v roce 2008 se sazbou na nepřímé náklady 60 %, nic se nebude měnit ani po roce 2009). Pokud účastník používá pevnou sazbu na nepřímé náklady, audit zkoumá, zda procento bylo správně vypočteno, nikoliv však obsah samotných režijních nákladů. Takto vypočtené nepřímé náklady tedy nemusí být pro Komisi podloženy účetními doklady. Jak bylo uvedeno výše, přechodnou sazbu mohou použít pouze určité subjekty, které mají nedostatečný analytický účetní systém (tj. subjekt neumí/nemá systém, který by mu umožňoval rozpočítat nepřímé náklady na projekt). Mělo by se jednat především o instituce, které v 6.RP používaly AC model a nedošlo ke změně jejich účetních a manažerských postupů, týkajících se vykazování nepřímých nákladů organizace. Komise respektuje, že pro tyto instituce je přechod na systém vykazování skutečných nepřímých nákladů (popř. zjednodušenou metodu) velice náročný a umožňuje jim tedy po dobu, než vytvoří potřebný systém pro přiřazování nepřímých nákladů na projekt, využívat tuto speciální přechodnou sazbu. Poznamenejme, že 60% sazba na nepřímé náklady je, přinejmenším pro pracoviště, která dříve užívala AC model, překvapivě vysoká: v AC modelu bylo možné pro nepřímé náklady žádat 20 % z přímých dodatečných nákladů bez mezd stálých zaměstnanců, které podle argumentace Komise tvoří přibližně 50 % celkových přímých nákladů. Přijmeme-li tuto argumentaci, pak v AC modelu bylo možné nepřímé náklady odhadnout ve výši 20 % z „1/2 přímých nákladů“ = 10 % z „celkových přímých nákladů“. Nová 60% pevná sazba tak přibližně 6krát zvyšuje sazbu na nepřímé náklady. Je však třeba si také uvědomit, že Komise v 7.RP nehradí 100 % uznatelných nákladů, jak tomu bylo u modelu AC, ale aplikuje maximální limity příspěvku, které se vztahují na celkové, tedy přímé i nepřímé náklady. Výrazné navýšení sazby v 7.RP naznačuje, že audity Komise u účastníků používajících tuto 60% sazbu budou patrně přísnější, než tomu bylo u „AC účastníků“. Formulace opravňující použití této pevné sazby (tj. „subjekty nejsou schopny kvůli nedostatečnému analytickému systému s jistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na dotyčný projekt“) jistě neznamená, že Komise chce zvýhodnit „neschopnost zavést patřičně analytický systém“ . Dále nesmíme opominout, že projekt 7.RP nesmí být ziskový (tzn. příspěvek Komise sečtený s příjmy projektu nesmí převýšit náklady projektu). Pokud se tak stane, příspěvek Komise se adekvátně sníží. Některé subjekty používající tuto metodu (především MSP) jejichž režie je významně nižší než 60 % by se tak mohly dostat do problémů. Jak bude tato otázka řešena, zatím Komise neupřesnila. Malým a středním podnikům (popřípadě subjektům s předpokládanou výrazně nižší režií než 60 %) se tedy tato metoda kalkulace nepřímých nákladů příliš nedoporučuje. Navíc se má za to, že MSP jsou vzhledem ke své velikosti schopny bez větších obtíží a v relativně krátké době vytvořit takový analytický systém účetnictví, který jim umožní použití metody skutečných nepřímých nákladů, popřípadě metody zjednodušené. Je třeba zdůraznit, že pokud MSP zvolí 60% sazbu pro vykazování nepřímých nákladů, bude pravděpodobně přísně posuzováno, zda je MSP skutečně neschopno přiřadit své nepřímé náklady jednotlivým projektům.

3

V uvedeném diagramu je objasněno, jak by organizace měla logicky postupovat při rozhodování, jakou metodu kalkulace nepřímých nákladů musí/může používat v projektech 7.RP (zdroj: DRAFT Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, verze z 24. 7. 2007, str. 51):

Nepřímé náklady – rozhodovací strom Má vaše organizace analytický účetní systém a nebo budete používat zjednodušenou metodu výpočtu nepřímých nákladů? ANO

Skutečné nepřímé náklady nebo náklady vypočtené použitím zjednodušené metody

NE

nebo 20 % z celkových přímých uznatelných nákladů nebo 60 % z celkových přímých uznatelných nákladů (1), (2), pro: ⇒ Neziskové veřejné subjekty, instituce středního a středoškolského vzdělávání, neziskové výzkumné organizace a malé a střední podniky ⇒ Při účasti v režimech financování, které zahrnují činnosti spojené s výzkumem a technologickým rozvojem

Koordinace a podpůrné akce: Ve všech případech maximum 7 % celkových přímých uznatelných nákladů (1) (2)

Očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly používány v prostorách účastníka Tato pevná sazba může být použita pro návrhy předložené v rámci výzev k předkládání návrhů, které budou uzavřeny do 1.ledna 2010. Pro granty udělené v rámci výzev k předkládání návrhů po 31. prosinci 2009 stanoví Komise vhodnou úroveň pevné sazby, která by měla vyjadřovat přibližnou hodnotu dotyčných skutečných nepřímých nákladů, avšak neměla by být nižší než 40 %.

Pro projekty spolupráce se zaměřením na vědu, technologický rozvoj a demonstrační aktivity (Collaborative projects), pro projekty NoE (Network of Excelence) nebo pro výzkum ve prospěch specifických skupin (Research for the benefit of scpecific groups - MSP, CSO) musí organizace používat stejný způsob vykazování po celou dobu 7.RP ve všech podávaných

4

projektech. Je však možné přejít z vykazování nepřímých nákladů pevnou sazbou na vykazování skutečných nepřímých nákladů (zjednodušenou metodu), nikoliv naopak. Poté, co subjekt začne používat vykazování skutečných nákladů, musí tak činit u všech následných projektů, které budou na Komisi podávány a následně realizovány. SPECIFICKÉ LIMITY: Pro určité druhy projektů platí specifické limity, které je třeba respektovat. Při určování konkrétního způsobu vykazování nepřímých nákladů je třeba vycházet z dokumentů konkrétní výzvy k podávání návrhů projektů a následné Grantové dohody. U koordinačních a podpůrných akcí (CSA) mohou nepřímé náklady dosahovat maximálně 7 % celkových přímých uznatelných nákladů, což platí pro všechny subjekty. Účastnící používající pro vykazování nepřímých nákladů metody skutečných nepřímých nákladů budou v tomto případě vykazovat Komisi celkové přímé i nepřímé uznatelné náklady projektu, Komise však bude hradit nepřímé náklady pouze do výše 7 % celkových přímých uznatelných nákladů projektu. V případě CSA upozorňujeme na současnou nedokonalost formuláře EPSS, o které byla zmínka již v ECHU 2/2007 (str. 9). Při vyplňování tohoto formuláře se nabízí možnost výběru pouze ze čtyř variant (Real indirect costs, Simplified Metod, Standard flat rate, Special transition flat rate). Pro projekty CSA neexistuje samostatná kolonka. Účastníci používající 60% pevnou sazbu pro režii tedy musí vybrat variantu “standard flat rate“ – která je v případě CSA ve výši 7 %. Volba „standard flat rate“ pro režim financování CSA nijak neovlivní skutečnost, že při projektech spolupráce (Collaborative projects) organizace využívá přechodnou pevnou sazbu. Subjekty využívající 20% pevnou sazbu či metodu skutečných nepřímých nákladů (zjednodušenou metodu) vyberou možnost stejnou, jako kdyby se účastnily projektů spolupráce – tedy „Standard flat rate“ či „Real indirect costs“, „Simplified Metod“. Komise formulář EPSS v budoucnu vylepší. U akcí na podporu odborné přípravy a profesního rozvoje výzkumných pracovníků (Marie Curie akce) je daná pevná sazba pro režijní náklady do výše maximálně 10 %. Pro novou oblast 7.RP, která se nazývá Myšlenky a je řízena Evropskou výzkumnou radou (ERC), platí, že náhrada nepřímých nákladů nepřesáhne 20 % všech přímých uznatelných nákladů. (Tento článek byl sepsán na základě podkladů vycházejících z dokumentů Evropské komise.) LENKA LEPIČOVÁ, TECHNOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, [email protected] (konzultace Eva Hillerová a Marie Kolmanová, TC AV ČR)

5