metadata Zandvoort
ordeningsplan
ZTC
Samenva'ng eerste dag
De basis: je informa8e op orde
Digitaal werken: • Medewerkers veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid geven (BYOD etc.) • Als organisa8e optreden als eenheid, efficiënt en effec8ef • Direct beschikken over actuele kennis en informa8e • Verantwoording kunnen afleggen over je werk (een goed, geordend en toegankelijk archief) Dat betekent voor je informa8ehuishouding: • Eenvoudige ondersteunende middelen (generiek voor specifiek) • Samenwerken in gezamenlijke ordening die herkenbaar is • Samenwerken op basis van afspraken en werkwijze • Naleven van afspraken en werkwijze toetsen
Ordeningsplan • Te realiseren met netwerkschijven • Je kunt aan ‘dossiervorming’ doen door gebruik te maken van mapjes • Veel vrijheid om zelf (sub)mappen aan te maken en documenten te benoemen Beperkingen: • Is zelden afgestemd op selec8elijst • Beschikbare metadata beperkt: mapnaam, documentnaam, icoontje documentsoort • Rigide toegangsrechten • Geen digitale archivering, geen digitale aWandeling (dienstverlening) • Geen versiebeheer en audit trail
DSP • • • • • • •
HeeZ we[elijke basis (art. 5 Archie]esluit, art. 18 Archiefregeling) Is afgestemd op selec8elijst Vrij pla[e structuur Is procesgericht Meestal naamgevingsconven8e werkprocessen gehanteerd Werkt met dossiers (volgen logisch uit proces) Digitale archivering
DSP – wel rela8e met archief, geen rela8e met dienstverlening Een lijst van (werk)processen met hun kenmerken op basis waarvan je dossiers kunt vormen met dezelfde kenmerken
ZTC • • • • • •
Gaat uit van zaaktypen (werkprocessen) Pla[e (hiërarchische) structuur Dienstverlening centraal Routeren zaak(dossier) mogelijk Leveren statusinforma8e aan klant en intern Bewaken doorloop8jden, servicenormen, we[elijke termijnen
ZTC – dienstverlening, ‘dwang door werkwijze’ Een lijst van (werk)processen (zaaktypes) met hun kenmerken op basis waarvan je dossiers (zaken) kunt vormen, aWandelen, volgen en archiveren
Wat is de rol van metadata in procesgericht werken?
• Aanvullend • Koppeling van sjablonen en bepalen van volledigheid (documen[ype) • Bijzonder geschikt om varia8es of verhelderingen binnen zaakgericht werken te maken • Varianten op archiefregels door te voeren • Middelen voor zoeken en filteren • Werken als subdossiers Waarom deze bescheiden rol? • Metadata invullen is werk • Procesgericht werken veronderstelt een ordening en dus vinden zonder zoeken
Het nut van een dossier
Zaakgericht werken kan niet zonder dossiers: • Dossier brengt de samenhang aan tussen documenten en (unieke) uitvoering van het proces, ze zijn (de neerslag van) de eenmalige uitvoering van een proces • Dossier zorgt voor context • Dossier heeZ een begin en een eind • Dossier brengt documenten samen die geen enkel kenmerk delen (behalve het proces) • Dossier is onmisbare laag in de ‘informa8ehiërarchie’ • Dossiers hebben een resultaat en een product • Dossiers moeten in omvang beperkt blijven
Dossiers, documenten en naamgevingsconven8es
Dossier bevat alle informa8e over de eenmalige uitvoering van het proces Uiteindelijk werk je op het laagste niveau aan documenten! Voorbeeld zaakgericht werken: • Aanduiding van documen[ype kan voldoende zijn om rol van document in de zaak duidelijk te maken: documen[ype ‘aanvraag’ in vergunningdossier In de prak8jk wil je iets meer zeggen over documenten en minstens een omschrijving maken. Let dan op: • Standaard opbouw van bestandsnaam • Datumnota8e • Gebruik hoofdle[ers en kleine le[ers • Lengte van de bestandsnaam • Wel of niet spa8es gebruiken
Huiswerkopdracht
Wie vertelt eens hoe het gelukt is?
Zaakgericht ordenen: hoe leg ik de ene ordening op de andere?
Zaakgericht werken en PDC
Centrale rol zaaktype • Bepaalt ordening • Bepaalt varianten in aWandelproces (behandelstappen, documen[ypen, bewaartermijn, aWandeltermijn, resultaten) • Legt rela8e naar gemeentelijke taken, bedrijfsprocessen, kwaliteitshandboek, selec8elijst, producten-‐ en dienstencatalogus Zaaktype en PDC • Burger vraagt product aan, gemeente handelt zaak af • Voor alle zaaktypen beschrijf je (indien van toepassing) welke rela8e ze hebben met PDC en andersom • Burger registreert zaken • Gemeente zelf maakt zaken van deze zaaktypes voortaan aan via formulier
Opdracht 1
Kies een zaaktype dat zich leent voor digitale aanvraag • Laat zien via welke stappen (naviga8e) een burger of bedrijf bij het aanvraagformulier uitkomt • Hoe heet het product dat burger/bedrijf aanvraagt? • Teken hoe het formulier eruit komt te zien: o Welke velden moet hij invullen? o Welke waarden kan hij kiezen • Hoe gaat het verder als aanvrager op OK heeZ geklikt?
De klant komt binnen
De klant komt binnen
De klant komt binnen
Melding openbare ruimte
• Komen in meldingensysteem van de gemeente Zandvoort • Maar…. een meldingensysteem is het eerste dat overboord gaat als je een goed zaaksysteem hebt, want het is een van de simpelste zaakgerichte processen!
Melding openbare ruimte
1 van 6
Melding openbare ruimte
2 van 6
Melding openbare ruimte 3 van 6
Melding openbare ruimte 4 van 6
Melding openbare ruimte
5 van 6
Melding openbare ruimte
6 van 6
Hoe werkt het bij volledig digitale aWandeling?
Klant zoekt product of dienst (zoekt geen zaaktype) Klant vult noodzakelijke gegevens in: • Persoonsgegevens (DigiD) • Loca8egegevens (BAG of handma8g) • Omschrijving van wat hij wil • Klant voeg document(en) toe • Klant klikt op OK Formulier bevat intelligen8e: • Hoort bij proces (zaaktype) • Start nieuwe zaak • Maakt zaakdossier aan • Zet metadata op juiste plaats • Zet documenten in zaakdossier • Plaatst zaak (over FZ heen) in werkbak zaakeigenaren
Opdracht 2 Melding openbare ruimte
tekenopdracht
Welke gegevens moet de burger minimaal invullen wil een melding openbare ruimte direct bij de behandelaar in zijn digitale werkbak kunnen vallen? Welke gegevenskoppeling heb je? En hoe werkt dat dan op de achtergrond?
‘Overlast’…
1 van 5
‘Overlast’…
2 van 5
‘Overlast’… 3 van 5
‘Overlast’…
4 van 5
‘Overlast’… 5 van 5
Opdracht 3 PDC
1. Match thema’s en gebeurtenissen in PDC met hoofdcategorieën in ZTC: geef minstens een voorbeeld van een aantal zaaktypes per thema/gebeurtenis 2. Match Wat is er aan de hand? in PDC met hoofdcategorieën in ZTC: geef minstens een voorbeeld van een aantal zaaktypes per Wat is er aan de hand?
Zaakgericht werken: basis voor kwaliteit in de informa8ehuishouding
Terminologie Zaakgericht werken
Manier van werken waarbij alle werkprocessen als zaak(dossier) worden gestart, gevolgd, afgehandeld en gearchiveerd
Proces
Een proces is een verzameling ac8viteiten die een dienst of een product verwezenlijken
Zaaktype
Is een (werk)proces. In een zaaktype neem je kenmerken en sturingselementen op voor de zaken die binnen het zaaktype ontstaan. De procesuitvoering beschrijf je niet, hoogstens de mogelijke behandelstappen binnen de status ‘in behandeling’.
Terminologie Zaak
“Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit en doorloop8jd bewaakt moeten worden” (Gemma)
Deelzaak
Een zelfstandige zaak (met eigen zaaktype) die volledig wordt doorlopen binnen de behandeltermijn van de hoofdzaak. In zaaktype van de hoofdzaak geef je aan of deelzaken mogelijk of verplicht zijn en van welk zaaktype die deelzaken kunnen zijn
Subzaak
Is een deelzaak
Terminologie Vervolgzaak
Een zelfstandige zaak (met eigen zaaktype) die volledig wordt doorlopen na aWandeling van eerdere zaak. Kan invloed hebben op bijvoorbeeld de bewaartermijn. In zaaktype van de eerdere zaak geef je aan of vervolgzaken mogelijk zijn en van welk zaaktype die vervolgzaken kunnen zijn.
Stap (ook wel: behandelstap)
Ac8viteit binnen een status (meestal de status ‘in behandeling’) die kan of moet worden uitgevoerd. Is eventueel te automa8seren middels workflow of valida8e.
Terminologie Taak Ac8viteit die (door zaakeigenaar) aan behandelaar kan worden toebedeeld 8jdens behandeling zaak. Kan zaaktype-‐aWankelijk zijn. Vaak gerealiseerd als (behandel)stap.
Zaakeigenaar
Medewerker (of func8e) verantwoordelijk voor juiste en 8jdige aWandeling van de zaak en volledigheid van het zaakdossier. Behandelaar Medewerker (of func8e) verantwoordelijk voor de aWandeling van een stap, taak of ac8e binnen een zaak.
Terminologie
Resultaat Uitkomst van het proces. Zaaktype-‐aWankelijk en besluit-‐aWankelijk. Besluit Formele beslissing, bepaalt mogelijke resultaten van de zaak. Zaaktype-‐aWankelijk.
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Uitgangspunten • • • •
Zo min mogelijk zaaktypen (beheer en onderhoud) Herkenbare zaaktypen (voor de ‘business’) Zoveel mogelijk metadata op niveau zaaktype Selec8e op niveau zaaktype
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Criteria voor splitsen zaaktypen Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt: • Doorloop8jden • Statussen • Resultaten • Bewaartermijn • Herkenbaarheid • Dossiers te vol • Route • Vertrouwelijkheid • Specifieke metadata
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Doorloop8jden Als je automa8sch de doorloop8jden wilt bewaken, moeten die doorloop8jden voor alle zaken in je zaaktype gelijk zijn.
Statussen AWandeling standaard via ’generieke case’ met generieke statussen. Wil je meer statussen volgen en terugkoppelen, dan moet je wel aWandelen via een ‘specifieke case’. Resultaten Als niet alle zaken van een zaaktype dezelfde resultaten kunnen hebben, leidt dit tot verwarring.
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Bewaartermijn Als zaken binnen een zaaktype verschillende bewaartermijnen hebben bij gelijk resultaat, zou je handma8g de bewaartermijn per zaak moeten vastleggen.
Herkenbaarheid
Benaming van zaaktype moet generiek maar wel herkenbaar.
Dossiers te vol Digitale dossiers met veel documenten zijn niet overzichtelijk.
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Route Als je een bepaalde route (voor parafering bijvoorbeeld) hard wilt afdwingen voor een deel van de zaken.
Vertrouwelijkheid Als een deel van de zaken vertrouwelijk is en een deel van de zaken niet.
Specifieke metadata Als een specifieke serie metadata nodig is voor zaken.
Welke criteria pas je toe om te bepalen of je met één of met meerdere zaaktypes te maken hebt? Geen reden voor splitsen zaaktypen? Onderwerp (bijvoorbeeld ‘soort subsidie’)
Documenttypes en resultaattypes
Documenttypes en resultaattypes DocumenPypes
Wat doe je ermee? • Om op te kunnen zoeken (rol document in proces) • Koppelen sjabloondocumenten • Toetsen volledigheid dossier • Gebruik als ‘subdossier’ • Voor vinklijstjes Intussen beschikbaar via NEN 2084.
Documenttypes en resultaattypes ResultaaPypes
Documenttypes en resultaattypes ResultaaPypes
Wat doe je ermee? • Bewaartermijn automa8sch bepalen • Vervolgzaken mogelijk maken • Gerelateerde zaakdossiers aanpassen
Goede uitgangspunten zaakgericht werken
1. Alle werkprocessen zaakgericht. 2. Generiek gaat voor specifiek. 3. Zaaktypencatalogus volgt Informa8e Architectuur 4. Consequente naamgeving van zaaktypen. 5. Alleen generieke metadata worden vastgelegd. 6. Zaaktypencatalogus ondersteunt zaakgerichte dossiervorming en archivering. 7. Een zaak wordt precies één keer afgehandeld. 8. Selec8e op het niveau van zaak(type) 9. Zaaktypen hoeven niet zelfstandig te kunnen bestaan
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 1. Alle werkprocessen zaakgericht • De dienstverleningsprocessen: processen met een externe klant • De primaire processen: de processen die de gemeente uitvoert om zijn primaire taken uit te voeren • De ondersteunende processen: alles rond de bedrijfsvoering
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 2. Generiek gaat voor specifiek
Zaaktypen die op meerdere plekken in organisa8e voorkomen worden ‘generiek zaaktype’, bijvoorbeeld: • overleg voeren • plan opstellen Want: • vereenvoudigt beheer • leidt tot minder verkeerde keuzes in gebruik
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 3. Zaaktypencatalogus volgt informa8e-‐architectuur • Volgt hoofdstructuur van de Informa8e Architectuur (IA) • Per bedrijfsfunc8e van de IA worden benoemd: o hoofdprocessen o processen (zaaktypen) • Toegevoegd: generieke processen
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 4. Consequente naamgeving (van zaaktypen) Bijvoorbeeld: • Ac8e klant • Product • Ac8e organisa8e
Maar ook van andere metadata…
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 4. Consequente naamgeving (van zaaktypen) •
Ac8e klant:
Indienen
•
Zaaktype:
BezwaarschriZ
•
Ac8e organisa8e:
Behandelen
•
Documen[ypes:
Intrekking, ontvangstbeves8ging, Besluit, Advies Verslag, Zienswijze, Verzoek aanvullende informa8e, Reac8e, Pleitno88e, Verdagingsbrief, Uitnodiging, VerweerschriZ, BezwaarschriZ
•
Resultaa[ypes:
Ontvankelijk, niet-‐ontvankelijk, ingetrokken, afgewezen
•
Bewaartermijnen:
V3, B
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 5. Alleen generieke metadata
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 6. ZTC ondersteunt zaakgerichte dossiervorming en archivering • • • • •
Resultaa[ypen Bewaartermijnen Koppeling aan selec8elijst B en V in zelfde zaakdossier zoveel mogelijk voorkomen Bij verschillende V-‐termijnen geldt de langste
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 7. Een zaak wordt precies één keer afgehandeld
Dat wil zeggen: iedere zaak doorloopt één keer de statussen: Dus: Een bezwaar op de weigering van een vergunning is al8jd een nieuwe zaak! Een onderwerpsdossier is geen zaak! Vraag aan de zaal: Is het vaststellen van een beleidsno88e ook een nieuwe zaak – en dus een andere zaak dan het opstellen van een beleidsno88e?
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 8. Selec8e op het niveau van zaak(type)
Bewaartermijn op zaak(dossier) en dus op zaaktype: •
Resultaa[ypen 1, 2, 3
•
Bewaartermijnen 1, 2, 3
•
Afwijkende bewaartermijn op documenten: “alleen eindproduct bewaren”
Goede uitgangspunten zaakgericht werken 9. Zaaktypen hoeven niet zelfstandig te kunnen bestaan
Een zaaktype kan ook per defini8e louter leiden tot gerelateerde zaken. Voorbeeld: ‘Bezwaar en beroep’ komt alleen voor als vervolgzaak op een andere zaak
Zaakgericht werken en kwaliteit (achtergronden)
Voorbeelden DSP en ZTC • ZTC voor de gemeenten • Gemma 2013: ingebed in groter verband, niet direct te gebruiken ztc, maar referen9ezaaktypes etc • Heerlen 2013 Sterk gerelateerd aan normen en gebruiken • Haarlemmermeer 2011 Gebaseerd op procesanalyse en gesprekken met de business • Gemma 2010 wel direct te gebruiken ztc • Referen8emodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken 2010 geen ZTC, wel goede basiskennis voor wie ZTC wil maken • ZTC voor de waterschappen • ZTC 2011 • Toelich8ng 2011
Schrijver aan het woord De basis: je informa8e op orde
Op mijn ouderdom Indien ik nog geruime 8jd leef, word ik een oud man. De wanhoop is nog groter geworden, maar veelvuldiger dan ooit word ik aangezocht inleidingen, lezingen, hallo, voordrachten uit eigen werk te komen houden voor inrich8ngen van onderwijs. (…) Een meisje schrijZ alles op, en als ik zeg: ‘Die en die, die vind ik wel een groot dichter,’ dan schrijZ ze neer, in groot en leesbaar schriZ: ‘Die en die is een groot dichter’. (…)
Wanneer is…? • Een zaaktype goed? • … • … • … • Een zaak goed? • … • … • … • Een zaaksysteem goed? • … • … • …
vul kenmerken in
Zijn deze goed?
• • • • • • • • •
BAG beheer Beheer en onderhoud ICT Bestuurssecretariaat Bijbehorend stuk Meldingen (algemeen, maar ook specifieke) Standaard zaaktype Strand Verpleegtehuizen Verzet
Kwaliteit: waarom?
• • • • •
in volgende sheets uitgewerkt
Goede, geordende en toegankelijke staat Volledigheid Verantwoording van proces en document, integriteit ‘In control’ zijn in een digitale wereld Governance: minimaliseren risico’s
Goede, geordende en toegankelijke staat • Goede staat Kwaliteit en duurzaamheid van de digitale documenten, geen verval • Geordende staat Ordening zegt alles over context, ordening maakt vinden door navigeren mogelijk Basis van de ordening: werkprocessen • Toegankelijke staat Informa9e is te vinden en te openen (via applica9e) toegang tot archief en documenten
Volledigheid
• Volledigheid is in principe mogelijk, want alle informa8e is digitaal beschikbaar • Vraagt om ‘aanpassen’ werkwijze medewerker en om gebruikersadop8e • Overvolledigheid dreigt (aan de andere kant): • Kopieën onherkenbaar… • Versies onduidelijk en allemaal bewaard… • Series e-‐mails… • Onduidelijke documentbenamingen… • Overvloed aan documenten in overvol dossier!... • Etc. Is alleen op te lossen met simpele techniek, duidelijke afspraken en een werkwijze die wordt getoetst!
Verantwoording van proces (door) dossier en document •
Dossiers en documenten verantwoorden de juiste en 8jdige uitvoering van het proces
•
Aan integriteit van dossier en document mag geen twijfel bestaan
•
Wie wat heeZ gedaan in dossier en document is cruciale informa8e
•
Dus vastleggen en vasthouden audit trails
‘In control’ zijn in een digitale wereld •
Digitaal werken biedt veel meer risico’s op lekken en zoekraken van informa8e en onduidelijkheid over versies
•
Digitaal werken biedt nog steeds veel (en steeds meer) mogelijkheden tot niet-‐delen van informa8e
•
Ongecontroleerde omgevingen leiden tot volstrekte onduidelijkheid en duisternis
•
Tegelijk biedt digitaal werken veel meer mogelijkheden tot managemen8nforma8e, dwarsdoorsnedes, eigen blik op de informa8e (BYOD, SharePoint)
•
Digitaal werken werkt NOOIT zonder een bereidwillige eindgebruiker
Governance Governance beschrijZ de strategische doelen die de organisa8e heeZ met digitaal werken: • een informa8ehuishouding die op orde is • een organisa8e die ‘in control’ is Governance helpt bij: • maken van inrich8ngskeuzes • kanaliseren van eindgebruikerswensen • voorkomen van maatwerk Voorbeelden van governance-‐afspraken: • generiek boven specifiek • simpel boven ingewikkeld • eigen verantwoordelijkheid boven automa8seren Door alleen de goede dingen te doen, bereik je kwaliteit.
Verantwoordelijkheid van de eindgebruiker Eindgebruiker is verantwoordelijke en professionele medewerker die niet alleen verantwoordelijkheid neemt voor: • de inhoudelijke kwaliteit van zijn werk (een prima beleidsstuk, een uitstekende vergunning), maar ook voor: • De volledigheid, juistheid, 8jdigheid van het proces.
“Ik wil me eindelijk weer eens met mijn werk bezig houden!”
“Ik lijk wel een halve IT’er!” “Ik lijk wel een secretaresse!”
Precies! Pas als je beseZ dat je over inhoud en proces gaat, zul je een blije medewerker zijn… … en kwaliteit kunnen leveren! Hoe gaan we die kwaliteit ‘regelen’ in de prak9jk?
De archiefinspec8es zeggen het (weer eens) bondiger.. Kwaliteit informa8ehuishouding schiet tekort, want: • Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor informa8ebeheer in primair proces • De verantwoordelijkheid voor informa8ebeheer is laag in de organisa8e belegd • De controle op digitaal werken is onvoldoende • Het personeel met taak informa8ebeheer is onvoldoende geschoold • Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd
Zaakgericht werken en kwaliteit (begrippen)
Begrippen
A. Kwaliteitssysteem B. Kwaliteit C. Kwaliteitszorg
Kwaliteitssysteem Het kwaliteitssysteem beschrijZ afspraken en maatregelen. voor het aandachtsgebied Documentaire informa8e • systema8sch overzicht van de plek waar documenten zich bevinden • wie welke rechten hebben • wat de risico’s zijn op het gebied van het documenteren van werkprocessen • welke maatregelen zijn genomen om deze risico’s binnen aanvaardbare grenzen te houden • de procesverantwoordelijkheden, inclusief die voor toezicht • de wijze van verantwoording over de kwaliteit(verbetering)
Kwaliteit • • •
Kwaliteit is gekoppeld aan ‘iets’ dat ‘iets’ noemen we een object. Een object heeZ een of meerdere eigenschappen
Bijvoorbeeld koffie Wat is de kwaliteit van koffie?
Object en eigenschappen Object: Koffie Eigenschappen: q Kleur q Smaak q Geur q Kracht q Temperatuur q Oorsprong q Duurzaamheid
Kwaliteit -‐ defini8e Kwaliteit is de set van (normeerbare) eigenschappen van een object Een verzameling objecten noemen we een ‘aandachtsgebied’
Opdracht 4
Reikwijdte
Neem zaakgericht werken als aandachtsgebied van kwaliteit! Waar willen jullie aantoonbaar ‘in control’ zijn? • • • • • • • • •
Documenten? Archie]escheiden? Metadata? Gegevens? Zaken? Dossiers? Informa8e? Doorloop8jden? Tevreden medewerkers?
1 van 2
Opdracht 4
Reikwijdte
Welke aspecten zijn dan van belang? q toegankelijkheid q vindbaarheid q uitwisselbaarheid q beschikbaarheid q juistheid q 8jdigheid q volledigheid q authen8citeit q vertrouwelijkheid Hoe maak je die meetbaar? Op welke momenten meet je? Wie meet? Welke maatregelen tref je?
2 van 2
Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg gaat over het maken van afspraken over o.a. • • • •
de inzet van het kwaliteitssysteem het beoogd niveau van kwaliteit het beheersen van risico’s de wijze van toezicht op de naleving van afspraken
Uitgangspunten voor Kwaliteitszorg documentaire informa8e
1.
Je moet je eigen werkprocessen zo kunnen documenteren dat ze op een adequaat niveau te reconstrueren zijn (verantwoordingsfunc8e, hergebruik).
2.
Je faciliteert de vorming van archie]escheiden binnen de werkprocessen zelf, niet achteraf.
3.
Je zorgt voor een effec8eve en efficiënte digitalisering van de werkprocessen zelf.
4.
Kwaliteitszorg DIV is een onlosmakelijk onderdeel van de kwaliteitszorg voor de bedrijfsvoering als geheel.
Kwaliteitszorg
Kwaliteit en risicomanagement
Kans x Effect
Risicomanagement – voorbeeld CBS Begrippen zoals
Risicowaardering = bepalen risicoklasse De methode waarmee je vaststelt • welk kwaliteitsniveau • voor welke procesinforma8e vereist is. Op grond van deze waardering kun je een passend informa8ebeheerregime bepalen. Bepalen van de risicoklasse en het informa8ebeheerregime zijn onderdeel van de voorbereiding van het (her)inrichten van een proces. Ligt op één lijn met bepalen van de risicoklasse voor het niveau van informa8ebeveiliging. Beide zijn onderdeel van de Project Start Architectuur (PSA) en de bijbehorende toetsing.
Risicomanagement Risico
Kans
Gevolg
Impact
Poli8ek Juridisch Financieel Schade aan gezondheid en/of levens Materiële schade Reputa8eschade
Beheersmaatregelen
Beheersmaatregel
Instrumenten Systeem
Procedures
Mens
Risicoklasse I Risicoklasse II Risicoklasse III
Voorbeeld van een methode voor risicomanagement
Opdracht 5 Geef de kwaliteit van onderstaande elementen binnen jullie informa8ehuishouding: • Zaaktypen • Zaken (zaakdossiers) en zaakregistra8es • Onderscheid in hoofdzaken, deelzaken, vervolgzaken • Documenten en documentregistra8es • Gebruik van besluiten en resultaten • Volledigheid van dossiers • Archiveren is ECHT EEN STATUS (geen herordening nodig) • Verantwoordelijkheid proceseigenaren (management) • Verantwoordelijkheid zaakeigenaren (medewerkers) • We zijn in control Vul in kolom 2 in: cijfer (0-‐10) Vul in kolom 3 in: korte omschrijving van hoe geregeld Vul in kolom 4 in: verbeterpunten of risicomaatregelen
