Met kracht dienstbaar
Algemene vormgeving communicatie, bestuur en begroting
1. Communicatie Bij een (politieke) organisatie is de vormgeving van de communicatie extreem belangrijk. PerspectieF zet nu de volgende communicatiekanalen in:
Nieuwsbrieven: o
Algemene nieuwsbrief voor leden
o Nieuwsbrief voor actieve leden (ActieF) Website
Sociale media: o
Facebook
o Twitter Pers (publieke media)
PerspeX
Doelstellingen
PerspectieF wil de communicatie zo dicht mogelijk bij de kernactiviteiten van de organisatie brengen. Hierdoor kunnen alle kernactiviteiten (indien nodig) worden gecommuniceerd en worden zaken niet over het hoofd gezien. Het gebruik van Facebook moet worden geïntensiveerd. Het gebruik is tot op heden beperkt gebleven. De mogelijkheden en de kansen van dit medium gaan we optimaal benutten. Communicatie moet zo efficiënt mogelijk worden ingezet, daarom moet het aantal organisatorische lagen zo veel mogelijk worden beperkt. Hierdoor kan de communicatie soepel verlopen en worden de communicatiekanalen zo veel mogelijk benut. Communicatie met de pers moet via één aanspreekpunt verlopen. Voor journalisten is dit
handiger, maar een enkel aanspreekpunt past ook bij een organisatie met de omvang van PerspectieF. Communicatiekern Voor de communicatie van PerspectieF wordt, los van de afspraken per communicatiemiddel een communicatiekern opgericht. Daarin zitten een vaste vormgever, een poule aan fotografen en een poule aan filmmakers. Deze communicatiekern is nodig om de inhoud van de communicatiekanalen goed te benutten. Om de leden van de communicatiekern maximaal te faciliteren krijgt zij een podium, bijv. door foto’s op de website en vermeldingen van hun namen bij de communicatie. De leden krijgen na rato van de kwaliteit, intensiviteit en kosten in de markt een vergoeding voor hun bezigheden. Elk jaar wordt op de begroting vastgesteld hoeveel geld hiervoor beschikbaar is. Het DB heeft eens in het kwartaal een overleg met de communicatiekern. De leden van de communicatiekern hoeven niet te solliciteren maar worden – na onderzoek naar kwaliteit en professionaliteit – door het bestuur gevraagd. De vormgever is verantwoordelijk voor de PerspeX, maar maakt ook alle andere stukken op (officiële stukken en eventueel flyers/posters). Voor officiële stukken wordt een vaste sjabloon ontwikkelt. Daarnaast is deze vormgever ook verantwoordelijk dat het drukwerk plaatsvindt en wordt uitgezet. De fotografen en filmmakers worden ingezet bij activiteiten van PerspectieF.
Afspraken per communicatiemiddel Nieuwsbrieven 1. Wie zorgt voor selectie & stimulans? secretaris in samenwerking met AB 2. Waar komen de stukken vandaan? Secretaris schrijft zelf (evt. gebruik eerder gepubliceerde stukken) 3. Wie maakt ‘redigeerslag ‘? Vice-voorzitter 4. Wie plaatst de stukken(laatste fase)? Secretaris Overig: In de vormgeving van de nieuwsbrieven gaan we mee met de lijn van de ChristenUnie. Dit is noodzakelijk omdat PPF-leden in de CU systemen geregistreerd staan en de nieuwsbrieven aan deze systemen zijn gekoppeld.
Er vindt eens in de twee weken een AB-vergadering plaats. Daarin worden alle lopende zaken doorgenomen, waaronder de inzet van de communicatiekanalen (onder een vast kopje ‘publiciteit’). Ook de invulling van de nieuwsbrieven (Algemeen en ActieF) worden daar, na een voorzet van de secretaris, vastgesteld.
Website 1. Wie zorgt voor selectie & stimulans? AB 2. Waar komen de stukken vandaan? Vanuit alle kernactiviteiten 3. Wie maakt ‘redigeerslag ‘? DB 4. Wie plaatst de stukken (laatste fase)? Webmaster(s) Overig: We gaan in de vormgeving van de website mee met de lijn van de CU. Dit scheelt ons geld en menskracht en de vormgeving past bij de stijl van PerspectieF
De website wordt meer gericht op het werven van nieuwe leden.
Voor de website is eens in het kwartaal overleg tussen het DB en de webmaster (juni, september, december, maart).
De webmaster onderhoud nauw contact met de webmaster van de ChristenUnie (geen coach – relatie), waar nodig d.m.v. persoonlijke afspraken.
Voor spoedklussen moet op het partijbureau (en online) een formulier liggen hoe het bestuur zélf stukken op de website kan plaatsen.
Sociale media 1: Twitter 1. Wie zorgt voor ‘selectie & stimulans’? AB 2. Waar komen de stukken vandaan? DB 3. Wie maakt ‘redigeerslag ‘? geen 4. Wie plaatst de stukken? DB Sociale media 2: Facebook 1. Wie zorgt voor ‘selectie & stimulans’? AB 2. Waar komen de stukken vandaan? DB (fotograaf) 3. Wie maakt ‘redigeerslag ‘? geen 4. Wie plaatst de stukken? DB Pers Alle perscontacten verlopen via de voorzitter. De voorzitter stemt het perscontact altijd af met het volledige AB. Al naar gelang de keuze van het AB wordt perscontact ook afgestemd met de Denktank van PerspectieF. Daarnaast kunnen, eveneens optioneel, externe adviseurs worden gevraagd (eenmalig) mee te denken over het perscontact.
PerspeX 1. Wie zorgt voor ‘selectie & stimulans’? Hoofdredacteur in samenwerking met DB 2. Waar komen de stukken vandaan? Wisselende personen/samenstelling 3. Wie maakt ‘redigeerslag ‘? Hoofdredacteur 4. Wie plaatst de stukken (laatste fase)? Vaste vormgever uit communicatiekern Overig: Voor de PerspeX is er eens in het kwartaal (per uigave) een ontmoeting tussen de hoofdredacteur en het DB. Daarin wordt de inhoud van de volgende PerspeX besproken. Het mandaat in de uitvoering (na vaststellen van de inhoud) ligt volledig bij de hoofdredacteur. Diegene bepaalt met wie en welke samenstelling de PerspeX wordt geschreven.
Voor de opmaak van de PerspeX wordt onze eigen vaste vormgever ingezet.
Hoofdredacteur van de PerspeX wordt je na een sollicitatiegesprek met de eindredacteur van de Handschrift, een bestuurslid van PerspectieF en een eventuele extern lid van de selectiecommissie
De hoofdredacteur van de PerspeX heeft contact met de eindredacteur van het Handschrift (geen coach – relatie), waar nodig d.m.v. persoonlijke afspraken.
Totaal vergaderingen, bespreekmomenten Bespreking inzet communicatie:
Elke AB vergadering (twee-wekelijks) wordt besloten over de inzet van de volgende communicatiekanalen (nieuwsbrieven, website, sociale media, pers) onder een vast kopje publiciteit.
Per kwartaal vindt een ontmoeting plaats tussen het DB (voorzitter, bestuurlid Politiek, bestuurslid Organisatie, bestuurslid Lokaal) en de hoofdredacteur van de PerspeX (PerspeX-overleg), waarin besloten wordt over de inzet en inhoud van de PerspeX.
Overig: Per kwartaal vindt een vergadering plaats tussen AB en communicatiekern (communicatie-overleg).
Per kwartaal vindt een vergadering plaats tussen DB en webmaster(s) (web-overleg).
Alle vergaderingen die hierboven zijn genoemd worden aan het begin van het jaar gepland en vastgesteld.
2a. Bestuur Het bestuur van PerspectieF kent de volgende doelstellingen: Het bestuur faciliteert (actieve) leden.
Het bestuur is zichtbaar en herkenbaar binnen PerspectieF, de ChristenUnie en het land. In de doorloop van verschillende besturen wordt continuïteit gewaarborgd van informatie en kennis. Het bestuur is een team, waar leden elkaar (beter leren) kennen en als team samenwerken.
Bestuurssamenstelling Het bestuur van PerspectieF zal bestaan uit zes verschillende bestuursleden. Allereerst maken de voorzitter, penningmeester en secretaris onderdeel uit van het bestuur. Daarnaast krijgen elk van de drie kernactiviteiten van PerspectieF (lokale programma’s, politieke projecten, activiteiten) een eigen hoofdverantwoordelijke. Zij vormen de functies bestuurslid Politiek, Organisatie en Lokaal. DB en AB Er zal een Dagelijks Bestuur (DB) zijn en een Algemeen Bestuur (AB). Het DB zal worden vormgegeven door de voorzitter samen met het bestuurslid Lokaal, Organisatie en Politiek. Het AB bestaat uit alle bestuursleden. Deze indeling is gemaakt op basis van karakter en tijdsintensiviteit van de functies. Van de leden van het DB wordt een halve werkweek (20 á 25uur) tijdsintensiviteit
verwacht, tegenover ongeveer 10 uur voor de penningmeester en secretaris. Verder is het verschil in functies tussen het DB en AB verschillend. De bestuursleden in het DB zijn ieder hoofdverantwoordelijk voor de kernactiviteiten van PerspectieF. De voorzitter heeft de belangrijke taak deze kernactiviteiten tot bloei te laten komen. Daarom zal van de leden van het DB zal meer worden gevraagd in het kader van flexibiliteit en in de toepassing van het aantal uren. Bestuursopvolging Het bestuur wisselt jaarlijks in juni (eind juni, vlak voor de zomervakantie) van samenstelling. Bestuurders worden daarbij gekozen of benoemd voor de termijn van één jaar. Voor de voorzitter geldt een zittingstermijn van twee jaar. Hij is daarbij altijd onderdeel van ten minste twee verschillende besturen. Bovendien heeft het oude bestuur altijd de ambitie dat ten minste twee bestuursleden nog één jaar in het bestuur van PerspectieF willen plaatsnemen. Dat is een inspanningsverplichting van elk bestuur. Het nieuwe bestuur voert in de twee zomermaanden die direct volgen na hun aanstelling de bestaande plannen (van het voorgaande bestuur) uit. Deze maanden is het relatief rustig, dus hier wordt men niet of nauwelijks mee geconfronteerd. Wel wordt van de nieuwe bestuurders verwacht deze jaarplannen uit te voeren, conform de vaststelling op de Politieke Kick-Off in September vorig jaar.
Verder krijgt het nieuwe bestuur deze (vakantie)periode de tijd om nieuwe plannen voor volgend jaar te verzinnen. Deze plannen presenteert zij op de Politieke Kick-Off in September. Daarmee zijn zij voor het overgrote deel de eigenaars en bedenkers van hun eigen bestuursplannen. Bovendien kunnen de bestuurders hun plannen helemaal afmaken (tot en met juni), omdat de volgende bestuurders ook pas vlak voor de zomervakantie worden geïnstalleerd. Eén wisselmoment zorgt ervoor dat de invulling van het bestuur stabiel blijft. Daardoor kan het bestuur een hecht team worden van leden die zich samen actief inzetten voor PerspectieF. Een bestuursvakantie (bestuursweekend) is een reële mogelijkheid als teambuilding voor het pas aangetreden bestuur. Bovendien worden tijdens deze vakantie ook belangrijke brainstorms en vergaderingen gehouden over de plannen voor volgend seizoen. Deze bestuursopvolging leidt tot het vastleggen van een aantal data waarop het zittende bestuur actie moet ondernemen voor de bestuursopvolging: 15 maart -
Zoeken nieuwe bestuursleden
1 mei -
Deadline sollicitatie op vacatures Sollicitatiegesprekken, keuzes en terugkoppeling
1 juni -
Online Presentatie nieuw voorgestelde bestuur inwerkperiode
30 juni -
Openstellen vacatures nieuwe bestuursleden
Verkiezing nieuw bestuur op de Focusdag
Start nieuwe bestuur
Selectiecommissie Op de Algemene Ledenvergadering van 20 mei 2006 is een motie aangenomen die de verkiezing van bestuursleden uitbreidt met een selectiecommissie. Deze motie en het reglement dat aan de hand daarvan is opgesteld is van toepassing in de selectie van nieuwe bestuursleden. Planning Seizoensplan: september-september Zoals aangegeven presenteert het nieuwe bestuur jaarlijks op de Politieke Kick-Off van september de plannen voor het volgende seizoen. De plannen lopen door tot en met september volgend jaar (de volgende kick-off). Bestuursverslag: juni-juni De bestuursverslagen lopen iets uit de pas met de seizoensplannen. Op de Focusdag in juni zal het bestuur namelijk verantwoording afleggen. Deze verantwoording loopt tot het vorige jaar, dus van juni tot en met juni. Feitelijk legt elk bestuur daarmee voor de periode juniseptember verantwoording af over de uitvoering van het voorgaande bestuur. Voor de periode september-juni (de belangrijkste periode) legt het bestuur verantwoording af van de eigen gemaakte en uitgevoerde plannen. Boekjaar: januari – december Het financiële plan loopt gewoon volgens het kalenderjaar van januari tot en met december. De financiële jaarplannen en verslagen worden wel tegelijkertijd
gepresenteerd en verslagen met de Politieke Focusdag en Kick-Off in respectievelijk juni en september. Voor de plannen geldt daarmee financiële overlap met de plannen van de voorganger. Financieel waarborgt dit continuïteit. Wel werkt het nieuwe bestuur altijd voor een halfjaar (juni-december) met een begroting die door het vorige bestuur is opgesteld. Mocht dit tot complicaties leiden, dan kan het nieuwe bestuur besluiten tot een gewijzigde begroting op de Kick-Off in september. Voor het financieel jaarverslag geldt dat dit altijd voor de helft (januari-juni) door de werkzaamheden van de voorganger is uitgevoerd.
2b. Functieboek Bestuursleden Voorzitter Leiden en vertegenwoordigen van het bestuur en de vereniging op zodanige wijze dat er efficiënt en effectief wordt gewerkt aan de realisatie van de doelen, zoals vastgelegd in de statuten en door het bestuur nader uitgewerkt in het jaarplan. Verantwoordelijkheden: Algemene leiding en aansturing bestuursleden;
Woordvoerder in media en eindverantwoordelijke bij externe uitingen;
Onderhouden van mediacontacten en opstellen en verzenden van persberichten;
Zorgdragen en onderhouden van contacten met ChristenUnie-geledingen, externe (jongeren)organisaties en media;
Voorzitter van ABBA (oud-voorzitters);
Lid dagelijks bestuur PerspectieF;
Lid Politiek Beraad ChristenUnie;
Lid algemeen bestuur stichting Christelijk Sociaal Jongerencongres.
Vicevoorzitter Ondersteuning van de voorzitter en plv. voorzitter. Verantwoordelijkheden:
Tweede gezicht van PerspectieF;
Sparringpartner van voorzitter;
Lid dagelijks bestuur PerspectieF;
Extra mankracht voor alle voorzitterstaken.
Secretaris Het ondersteunen van het algemeen bestuur en de vereniging door correspondentie, notuleren en archivering, ledenadministratie en het op orde houden van het magazijn. Verantwoordelijkheden: Monitoren van actieve leden;
Versturen van nieuwsbrief voor de (actieve) leden;
Organisatie van sollicitatiegesprekken bij bestuursvacatures en contactpersoon selectiecommissie;
Verzorgen en vormgeven van verenigingsmaterialen in huisstijl; Op orde houden en bestellen van materialen uit het magazijn, waaronder promotiespullen en papierwerk; Regelen van randzaken rondom bestuursvergaderingen en andere plenaire bestuursbijeenkomsten.
Penningmeester Het beheren van de financiële middelen en zorg dragen voor een gezond financieel beleid. Verantwoordelijkheden: Coördineren van het innen van de contributies en
andere geldmiddelen;
Opstellen van de jaarlijkse begroting en het financieel jaarverslag;
Autoriseren van declaraties en facturen;
Bewaken van de budgetten en controlering van boekhouding;
Aantrekken van adverteerders en/of sponsors;
Aanspreekpunt van jongerenambassadeurs en lokale afdelingen bij financiële kwesties;
Opstellen van document over richtlijnen voor declaraties en financiële afspraken met lokale PerspectieF-afdelingen en jongerenambassadeurs.
Bestuurslid Politiek Zoeken naar antwoorden op maatschappelijke vraagstukken door het ontwikkelen van politieke inhoud vanuit het christelijke-politieke profiel en het organiseren van maatschappelijke impact zodat dit profiel zichtbaar wordt voor jongeren, vanuit de verbinding en samenwerking met de volle breedte van organisaties en instituties die in de samenleving actief zijn. Verantwoordelijkheden: Zoeken naar antwoorden op maatschappelijke vraagstukken door het ontwikkelen van politieke inhoud en het organiseren van maatschappelijke impact;
Het onderhouden van contacten met
maatschappelijke organisaties, bedrijven en overige instellingen waaraan PerspectieF zich kan en wil liëren;
Bijhouden van politieke actualiteiten en zoeken naar mogelijkheden om het PerspectieF-geluid daaraan te koppelen;
Aansturing van politieke projecten; Het ontwikkelen en bewaken van het politiekinhoudelijke profiel van de vereniging; Aansturing van de Denktank; Debatteren met andere organisaties;
Lid dagelijks bestuur PerspectieF.
Bestuurslid Organisatie De organisatie van activiteiten waar leden elkaar en anderen ontmoeten of politieke vaardigheden en politiekinhoudelijke kennis ontwikkelen door de samenwerking en verbinding te zoeken met de volle breedte van organisaties en instituties in de samenleving. Verantwoordelijkheden: Organisatie en coördinatie van promotiesamenwerkingsverbanden;
De organisatie van trainingen; excursies; interne evenementen en internationale activiteiten;
De aansturing van activiteitencommissie;
Zorg dragen voor de ontwikkeling van actieve leden en hun doorstroming binnen de ChristenUnie;
Lid dagelijks bestuur PerspectieF.
Bestuurslid Lokaal De facilitator, motivator en inspirator van lokale ChristenUnie afdelingen om actief aan de slag te gaan om jongeren te betrekken bij de lokale ChristenUnie via jongerenambassadeurs of PerspectieF-afdelingen. Verantwoordelijkheden:
Begeleiden en ondersteunen van de Lokale ChristenUnie bij de aanstelling van een jongerenambassadeur;
Motiveren van lokale ChristenUnie raadsleden om, met de jongerenambassadeur, aan de slag te gaan om jongeren te betrekken bij de lokale politiek;
Sparringpartner van alle jongerenambassadeurs die actief zijn binnen de lokale ChristenUnie afdelingen;
Aansturing en opleiding van jongerenambassadeurs door het hele land;
Eerste aanspreekpunt van alle bestaande PerspectieF-afdelingen;
Lid dagelijks bestuur PerspectieF
Overige taken Algemeen Bestuur
Aansturen en bemensen van leden in de communicatiekern;
Instellen van een selectiecommissie voor het aanstellen van een webmaster en hoofdredacteur van de PerspeX.
In samenspraak met de communicatiekern, webmaster en hoofdredacteur zorgdragen voor algemeen beleid op het gebied van communicatie;
3. Begroting Ook de begrotingsstructuur beoogt een hervorming die meegaat met het vernieuwingsproces van PerspectieF. Bovendien biedt deze gelegenheid de mogelijkheid de structuur van de begroting te hervormen. Hierbij kan de verdeling van kosten tussen kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten beter in kaart worden gebracht. Verder kan het inzicht van de verschillende kosten beter in kaart worden gebracht. Structuur Om goed inzicht te krijgen in de kwaliteit van de geldbesteding zal het onderscheid tussen kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten worden gemaakt. In voorgaande jaren was het vaak het geval dat PerspectieF een te groot percentage van haar financiële middelen spendeerde aan ondersteunende activiteiten. Dit bleek echter niet eenvoudig uit de begroting op te maken. Met een helder onderscheid tussen kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten bieden wij dit onderscheid wel aan. Inzicht Om het inzicht in de begroting te verduidelijken wordt de uitsplitsing verbeterd. Er wordt een dubbele uitsplitsing gemaakt, zodat duidelijker is hoe PerspectieF haar financiële middelen gebruikt. Dit geldt echter niet voor alle activiteiten, omdat de verslaglegging niet per definitie wordt verbeterd door verdere detaillering. Echter, waar mogelijk en logisch zal dit wel gebeuren.
Op deze manier ontstaat ook meer inzicht in de kostenverhouding en geeft de penningmeester evenals de rest van het bestuur goed inzicht in de bestedingsstructuur. Hieronder worden de voorbeeld begrotingen weergegeven.
Organogram Op de volgende pagina vind je een organogram van PerspectieF. Een aantal opmerkingen vooraf:
De middelste donkerblauwe figuur vormt het Algemeen Bestuur (AB). Het bestuur bestaat daarnaast uit een Dagelijks Bestuur (DB) gevormd door de voorzitter en de bestuursleden Lokaal, Politiek en Organisatie. De lichtblauwe vlakken geven de doelstellingen en de activiteiten van de verschillende (kern)activiteiten van PerspectieF weer. De rode lijn vormt de communicatiestroom: van kernactiviteiten, via het bestuur (zowel AB als DB) en via de communicatiekern naar de communicatiekanalen
