Mestská časť Košice – Šaca Materiál na rokovanie zasadnutie Miestneho zastupiteľstva MČ Košice – Šaca dňa 09.10.2014 Názov materiálu:
Informácia o vykonanej kontrole 1/2014
K bodu číslo
5
Predkladateľ:
Ing. Lucia Iľaščíková
Spracovateľ:
Ing. Lucia Iľaščíková
Dátum spracovania:
29.09.2014
Miestna rada
Prerokované dňa ...... Uznesenie č. ........................ (znenie uznesenia)
Návrh na uznesenie: Miestne zastupiteľstvo mestskej časti Košice – Šaca berie na vedomie Informáciu o vykonanej kontrole 1/2014
040 15 Košice – Šaca, Železiarenská 9
[email protected]
Mestská časť Košice – Šaca
Dôvodová správa Na základe uznesenia č. 216/2014 z 22. zasadnutia Miestneho zastupiteľstva Mestskej časti Košice-Šaca zo dňa 12. februára 2014 bola vykonaná následná finančná kontrola, ktorej predmetom bolo: „kontrola knihy jázd motorových vozidiel vo vlastníctve Mestskej časti Košice-Šaca (ďalej len „MČ“), účel využívania motorových vozidiel, kontrola počtu odjazdených km v súvislosti k spotrebe a vyhodnoteniu za obdobie január – december 2011“. Cieľom kontroly bolo overiť používanie služobných motorových vozidiel v súlade s príslušnými zákonmi (napr. Zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov , Zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 524/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách ..) Kontrola bola vykonaná na Miestnom úrade Mestskej časti Košice-Šaca, odd. finančné a evidencie majetku, referát investičnej činnosti a stavebného poriadku. Kontrolovaným obdobím bolo obdobie január 2011 až december 2011. Predložené doklady ku kontrole a doklady k nahliadnutiu: • • • • •
Záznamy o prevádzke vozidla osobnej a úžitkovej dopravy Analytická evidencia obratov na účte PHM zásoba od 1.1.2011 do 31.12.2011 Pokladničné doklady a faktúry Technické preukazy jednotlivých áut Vyúčtovania predkladané oddeleniu finančnému a správy majetku ako podklad pre účtovníctvo
Kontrolou boli podrobené záznamy o prevádzke vozidiel osobnej a nákladnej dopravy: Vozidlo 1: vstupná cena 23 978,03 Vozidlo 2: vstupná cena 27 309,57 Vozidlo 3: vstupná cena 10 346,54 Vozidlo 4: vstupná cena 9 688,70 Jednotlivé vyúčtovania boli robené za obdobia: 1. január až jún 2011 2. júl až september 2011 3. október až december 2011
MČ prevádzkovala v roku 2011 3 osobné motorové vozidlá a jedno nákladné vodidlo: Vozidlo 1 Vozidlo 2 Vozidlo 3 Vozidlo 4 Typ vozidla
Volkswagen GOLF, diesel
Volkswagen Passat, diesel
Škoda Felícia, benzín
Ford Transit
KE 944 FS
KE 304 CZ
KE 604 BL
KE 786 GT
5.3.2008
13.10.2003
5,0 l
Kom.: 5,6
ŠPZ Registrácia Spotreba podľa tech.pre.
7,9 l
M.mesta: 4,7 Mesto: 7,2
Stav tachomet. na začiatku roka 2011
64 730
107 121
150 720
2.6.2011 – 56 558
Stav tachomet. na konci roka 2011
79 215
117 711
157 675
59 417
Mesiac január, ubehnuté km/
742km/
647km/
661km/ z toho DMS 167km
––––––––
Mesiac február, ubehnuté km/
631km/
614km/
516km/ z toho DMS 215km
––––––––
Mesiac marec, ubehnuté km/
788km/
1082km/
847km/ z toho DMS 356 km
––––––––
Mesiac apríl, ubehnuté km/
1077km/
976km/
447km/ z toho DMS 274 km
––––––––
Mesiac máj, ubehnuté km/
1635km/
1155km/
703km/ z toho DMS 103km
––––––––
Mesiac jún, ubehnuté km/
1378km/
979km/
708km/ z toho DMS 121 km
452km/
Mesiac júl, ubehnuté
1884km/
1255km/
694km/ z toho DMS -
353km/
km/
161 km
Mesiac august, ubehnuté km/
1364km/
572km/
488km/ z toho DMS 119 km
466km/
Mesiac september, ubehnuté km/
1789km/
651km/
407km/ z toho DMS 40 km
309km/
Mesiac október, ubehnuté km/
836km/
1283km/
569km/ z toho DMS 153 km
549km/
Mesiac november, ubehnuté km/
1397km/
939km/
382 km/ z toho DMS 28 km
468km/
Mesiac december, ubehnuté km/
968km/
556km/
266 km/ z toho DMS 101 km
298km/
∑ ubehnuté km za rok/cena
14 489km
10 709km
6 688 km
2 895 km
Mestská časť Košice-Šaca (ďalej len „MČ“) prevádzkovala v roku 2011 3 osobné a jedno úžitkové motorové vozidlo. O použití vozidiel boli vedené záznamy o prevádzke vozidla, ktoré sa robili priebežne, ale nie vždy prehľadne a mali tieto nedostatky: Mesačné vyúčtovanie spotreby PHM sa nerobilo počas spomínaného roku za daný mesiac a nesledujú sa rozdiely oproti normovanej spotrebe z technického preukazu. MČ neviedla súhrnné prehľady informácií o nákupe, spotrebe a zostatkoch pohonných hmôt (ďalej len „PHM“) podľa najazdených kilometroch, nákup PHM nebol vždy zaznamenávaný do záznamu o prevádzke vozidla a zaúčtovaný na účte 501 – spotreba materiálu bez analytického rozdelenia na jednotlivé vozidlá. MČ pri účtovaní nákladov na prevádzku automobilov neviedla účtovníctvo preukázateľne v zmysle ustanovenia §8 ods. 4 zákona č. 431/2002 Z.z., podľa ktorého účtovníctvo účtovnej jednotky je preukázateľné, ak účtovné záznamy sú preukázateľné. Zamestnanci využívajúci služobné motorové vozidlá MČ majú podpísanú Dohodu o podmienkach používania služobného motorového vozidla. V bode 4 tejto dohody sa uvádza, že „zamestnanec sa zaväzuje, že každú jazdu bude riadne zapisovať do záznamu o prevádzke vozidla, nachádzajúceho sa vo vozidle a predloží ju na podpis prednostovi úradu, resp. vedúcemu oddelenia“. Je zrejmé, že tento bod Dohody nebol dodržaný, nakoľko záznamy o prevádzke vozidla neboli vždy úplne a čitateľné a chýbal podpis prednostu, resp. vedúceho oddelenia.
Prehľad nezrovnalostí v predložených záznamoch za jednotlivé vozidlá: Vozidlo 1: v zázname o jazde vozidla osobnej dopravy sa nachádzajú záznamy o použití daného motorového vozidla počas dovolenky starostu, ktorý je v zázname uvedený ako užívateľ – vodič tohto motorového vozidla. Jedná sa o tieto záznamy: január 25,26,27 (Šaca/21km, Šaca/18km, Šaca, Ľ.Dvor/26km) – spolu: 65km máj 2,3,5,6,27 (Šaca/12km, Šaca/10km, Šaca/16km, Šaca/17km, Šaca/16km) – spolu: 71km júl 11-22 (z toho 12.7./Šaca, Piešťany/381km, 17.7./Piešťany, Šaca/381km) – spolu: 762 km v záznamoch za jednotlivé dni v daných mesiacoch chýbal vo viacerých prípadoch účel cesty, zaznamenané tankovanie do vozidla, doplnenie oleja vo viacerých záznamoch za jednotlivé dni boli nezrovnalosti v ubehnutých km a cieľ cesty (odkiaľ – kam) - účelu cesty, uvedené kilometre nezodpovedali uvedenému cieľu cesty, vo viacerých prípadoch bol stav ubehnutých kilometrov oveľa vyšší ako je reálna vzdialenosť podľa uvedeného cieľa cesty. Z jednotlivých záznamov nie je možné presne určiť účel cesty a viacnásobné použitie motorového vozidla v rámci jedného dňa, čomu by potom mohli zodpovedať ubehnuté km v rámci uvedenej trasy. Neúplné vyplňovanie knihy jázd bolo aj u záznamov, kde cieľom cesty (odkiaľ – kam) bola mestská časť Šaca. V tomto prípade tiež nebolo možné presne určiť cieľ cesty a jej účel v rámci ubehnutých km. V knihe jázd je zaznamenané použitie služobného motorového vozidla počas víkendov a pri niektorých záznamoch chýba účel cesty. Vozidlo 1 je využívané starostom MČ Košice-Šaca, počas pracovnej doby aj mimo pracovnej doby (automobil neparkuje na mieste vyhradenom MÚ MČ Košice-Šaca po skončení pracovnej doby). Takýmto používaním služobného motorového vozidla na služobné a súkromné účely bez uzatvorenia dohody o použití motorového vozidla na služobné účely a schválení poslancami MZ MČ Košice-Šaca na využívanie motorového vozidla na súkromné účely pre starostu MČ Košice-Šaca došlo k porušeniu platnej legislatívy. Na základe vyššie spomenutých zistení MČ KošiceŠaca porušila ustanovenie §5 ods. 3 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (starosta obce platí daň z nepeňažného príjmu). To znamená, že zamestnancovi od roku 2004 nebolo zahrnuté 1% zo vstupnej ceny auta do zdaniteľnej mzdy za každý mesiac, v ktorom zamestnávateľ umožnil zamestnancovi použiť služobné vozidlo na súkromné účely. Možnosť používania vozidla na súkromné účely sa preukazuje dohodou medzi zamestnávateľom a zamestnancom, prípadne internou smernicou zamestnávateľa, prípadne ak ide o štatutára mestskej časti, tak je to uznesením miestneho zastupiteľstva, ktoré schváli využívanie služobného automobilu na súkromné účely pre starostu MČ. Využívaním vozidla na súkromné účely je aj použitie vozidla na cestu z miesta bydliska do zamestnania a späť. Nakoľko služobné vozidlo 1 bolo využívané starostom MČ Košice – Šaca na cestu z miesta bydliska do zamestnania a späť, počas víkendov, kde sa nedá určiť účel cesty a počas dovolenky, je možné konštatovať, že spomínaný automobil bol využívaný aj na súkromné účely a týmto došlo k porušeniu ustanovenia §5 ods. 3 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
Vozidlo 2 • v zázname jázd daného vozidla boli nezrovnalosti týkajúce sa najmä: neúplného vyplňovania knihy jázd (chýbal účel cesty a cieľ cesty – odkiaľ-kam nezodpovedal ubehnutým km, chýbali záznamy o tankovaní a doplňovaní oleja, žiadanky, z ktorých by bolo zrejmé kto dané vozidlo využíval, za akým účelom a cieľ cesty). Vozidlo 3 •
•
kniha jázd mala tie isté nezrovnalosti ako bolo spomenuté u Vozidla 2, ďalej neboli vo všetkých záznamoch doplňované ubehnuté km. Okrem tohto dané motorové vozidlo využívala aj DMS Šaca – čo je uvedené aj v zázname o danom vozidlo. DMS mala uzatvorenú dohodu o podmienkach požívania služobného motorového vozidla. V knihe jázd je zaznamenané použitie služobného motorového vozidla počas víkendov, jedná sa o tieto termíny: január: 22,29 (37/53 km) – DMS, február: 5, 26,27 (48/DMS/63/DMS/35km/DÚ), marec: 12, 19 (87/53km - DMS), apríl: 2, 16 (61/29km – DMS), máj: 1, (59km- DMS), jún: 5, (10km-MDD), október: 23, (60km-DMS)
Vozidlo 4 •
•
záznamy v knihe jázd boli vedené od 02.06.2011. Kniha jázd bola vedená neúplne, jediný údaj, ktorý bol uvádzaný v knihe jázd boli ubehnuté km spolu so stavom počítadla cieľ cesty (Šaca). Chýbala hodina odchodu-príchodu, podpis vodiča, účel cesty, poznámka, informácie o tankovaní a doplnení. Z knihy jázd nebolo možné určiť na aký účel bolo motorové vozidlo využívané a k čomu motorové vozidlo a jeho cesty slúžili. V knihe jázd je zaznamenané použitie služobného motorového vozidla počas víkendov, jedná sa o tieto termíny: september: 24, (20km)
Na denných záznamoch o prevádzke motorového vozidla zo strany zodpovednej osoby nebola podpisom dokumentovaná kontrola správnosti vykazovaných údajov ako podkladu pre následné zúčtovanie. Neviedli sa žiadanky na prepravu služobným motorovým vozidlom, nie je zaznamenané doplňovanie paliva na denných záznamoch o prevádzke motorového vozidla, je nesúlad medzi doplňovaním paliva a zaevidovaním v dennom zázname na deň, kedy je podľa pokladničného dokladu doplňované palivo a týmito nedostatkami došlo k porušeniu §8 ods. 2,4 zákona 431/2002 o účtovníctve, v zmysle ktorého účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne a preukázateľne, tak aby verne zobrazovalo skutočnosti, ktoré sú jeho predmetom. Odpoveď kontrolovaného orgánu: NÁMIETKY KU KONTROLNÝM ZISTENIAM UVEDENÝM V SPRÁVE Č. 1/2014 O VÝSLEDKU NÁSLEDNEJ FINANČNEJ KONTROLY Predmet:Vykonanie následnej finančnej kontroly podľa ustanovení zákona č. 502/2001 o finančnej kontrole na miestnom úrade Mestskej časti Košice – Šaca so zameraním na
„kontrolu knihy jázd motorových vozidiel vo vlastníctve Mestskej časti Košice – Šaca, účel využívania motorových vozidiel, kontrola počtu odjazdených km v súvislosti k spotrebe a vyhodnoteniu za obdobie január – december 2011“ Kontrolu vykonala: Miestna kontrolórka v zmysle uznesenia č. 216/2014 z 22. zasadnutia MZ MČ Košice – Šaca dňa 12.02.2014. Miesto a čas:Miestny úrad MČ Košice – Šaca Od 25.02.2014 do 21.04.2014 Predloženie Správy č. 1/2014 kontrolovanému subjektu: 27. 05. 2014 Prekovanie námietok ku kontrolným zisteniam: 15. 07. 2014 za prítomnosti miestnej kontrolórky, starostu MČ a prednostky MÚ (Lehota na podanie námietok ku kontrolným zisteniam sa predĺžila z dôvodov, ktoré sú opodstatnené a to: neprítomnosť ako miestnej kontrolórky tak zástupcov kontrolovaného subjektu - pracovná zaneprázdnenosť, OČR, PN, D.) Predloženie písomných námietok ku kontrolným zisteniam: 16. 07.2014 Námietky ku kontrolným zisteniam Námietky ku kontrolným zisteniam sú uvedené v Správe č. 1/2014 za jednotlivými odstavcami textu a boli vyhotovené 16. 07. 2014. Prílohy: 1. Vyjadrenie k správe o výsledku následnej finančnej kontroly č. 1/2014 (Ing. J. Vargová) 2. Dohoda o podmienkach používania služobného motorového vozidla 3. Protest prokurátora 4. Poverenie starostu MČ 5. Dohoda o podmienkach používania služobného motorového vozidla - DMS 6. Správa č. 1/2014 o výsledku následnej finančnej kontroly s námietkami Správa je upravená v zmysle uznaných námietok. Neuznané námietky odvolávajúce sa na predložené prílohy kontrolovaným orgánom boli zdôvodnené v tejto forme kontrolným orgánom: •
Príloha č. 3 – Z uvedeného protestu nie je zrejmé, ani nevyplýva zo žiadneho zákona, že starosta obce musí mať služobné vozidlo podľa potrieb vždy v dosahu. „Dosah“ nie je nijako špecifikovaný. Z tohto dôvodu príloha č. 3 ako i príloha č. 4 je kontrolným subjektom neakceptovaná.
•
Príloha č. 4 – Samotné poverenie je poverením Rudolfa Rešteia, ktoré schválil Rudolf Reštei, starosta mestskej časti Košice-Šaca. Tým, že zákon o obecnom zriadení v §11 ods. 4 okrem iného uvádza, že obecné zastupiteľstvo rozhoduje o základných otázkach života obce, najmä je mu vyhradené...schvaľovať najdôležitejšie úkony týkajúce sa tohto majetku a kontrolovať hospodárenie s ním, je možné konštatovať, že poverenie malo byť schválené miestnym zastupiteľstvom Košice-Šaca.
•
V zmysle skutočnosti „súkromná cesta Piešťany uvedená v zázname o prevádzke vozidla č. 1“ je potrebné čo najrýchlejšie vykonať úkony v zmysle zákona o dani z príjmov v znení neskorších predpisov a túto cestu vyúčtovať.
Kontrolovaný orgán dňa 22.9.2014 vypracoval a navrhol opatrenia na odstránenie nedostatkov zistených pri kontrole č. 1/2014: •
•
Opatrenie č. 1: Na základe zistených nedostatkov nariaďujem Zabezpečiť odborné školenie pre zamestnanca, ktorý je zodpovedný za prevádzku služobných motorových vozidiel (T: 31.12.2014, zodpovedná prednostka MÚ) Opatrenie č. 2: Na základe zistených nedostatkov ukladám: Vypracovať interný predpis pre využívanie služobných motorových vozidiel (T: 31.12.2014, zodpovední vedúci oddelení, prednostka MÚ)
Miestne zastupiteľstvo môže na rokovaní o danom bode prijať ďalšie opatrenia k danej správe.
