E-Mail merupakan kepanjangan dari Elektronic Mail, yang berarti surat elektronik. Dikatakan sebagai surat elektronik karena media pengirimannya dengan piranti elektronik yaitu komputer melalui internet. Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan ' mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Teknologi email dapat digolongkan menjadi dua, yaitu: E-mail Berbasis POP3 POP merupakan kepanjangan dari Post Office Protocol. Dengan menggunakan POP3, maka e-mail dapat diambil dari server dan disimpan di e-mail client (misalnya Outlook Expres dari Windows, Eudora Mail, dan The Bat). E-mail Berbasis Web Merupakan e-mail yang dapat dilihat dari website, misalnya Yahoomail, G-mail, dsb. Pemakai dapat membaca e-mail yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan e-mail tersebut secara user friendly.
Dalam pembuatan alamat e-mail, ada beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan, yaitu: E-mail dibuat dengan nama yang unik, sesuai dengan keinginan pembuatnya E-mail dibuat dengan menginduk pada website yang menyediakan layanan e-mail gratis dengan pemberian notasi @ setelah nama e-mail dibuat Dalam membuat alamat e-mail, ada batasan maksimal karakter yang dapat ditulis, sehingga sesingkat mungkin dan unik Dalam pembuatan e-mail, tidak diperkenankan
menggunakan
Pengganti spasi bisa menggunakan tanda baca (_) atau (-)
notasi
spasi.
bentuk umum alamat e-mail Bentuk umum sebuah alamat e-mail adalah sebagai berikut:
[email protected] Nama identitas pemilik alamat e-mail (Login Name atau User ID) @ dibaca “at” (artinya di) situs.com berate alamat situs penyedia fasilitas e-mail
Bisa saja seseorang dengan identitas yang sama memiliki alamat e-mail lebih dari satu, baik pada situs penyedia fasilitas e-mail yang sama maupun pada situs yang berlainan. Akan tetapi sebaiknya cukup memiliki satu atau dua alamat e-mail saja karena jika terlalu banyak menjadi tidak efisien dan akan membuat repot untuk mengingat dan mengelolanya.
metode pengiriman Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram di bawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3. Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima. Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).
cara membaca surat elektronik Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu
surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik: Dengan cara menggunakan 'browser' Seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai webbased, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan e-mail gratis. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client) Seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersamasama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan e-mail secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting: Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya. Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu: Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima. Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut. Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Penyedia Email ISP Setiap kita daftar account untuk berlangganan internet dipastikan kita diberikan minimal satu account e-mail dengan akhiran nama ISP tersebut. Misalnya CBN maka
[email protected]. WEB MAIL Website yang menyediakan fasilitas e-mail. Penyedia e-mail terbesar adalah Yahoo mail, Google mail, MSN Mail (hotmail), dll. Beberapa situs penyedia layanan e-mail gratis yang cukup popular di kalangan pengguna internet:
Situs Lokal www.astaga.com www.kafegaul.com www.catchaco.id www.bawel.com www.bolehmail.com
Situs Internasional www.hotmail.com www.usa.net www.mailcity.com www.eudoramail.com www.gudmail.com
www.plaza.com
www.yahoo.com
Kelebihan dan Kekurangan E-mail Kelebihan menggunakan e-mail : Cepat [ sangat cepat ] karena hanya perlu beberapa menit [ ketik dan send ] Mudah [ karena kita cukup mengetik di komputer ] Multiple send [ dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus ] Dapat mengirim file [ attactment seperti file doc, excel, mp3, gambar, video dan lain-lain ] Kapan saja dan dimana saja [ tidak ada perbedaan lokasi dan waktu ] Biaya lebih murah karena internet sekarang sudah mulai agak murah di Indonesia. Kekurangan menggunakan e-mail : Harus online [ connect ke internet ] Text dan gambar only yang dapat dikirim Tidak connect internet dan check maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum Harus ingat username dan password Ladang virus juga bagi yang tidak mengerti
manfaat fasilitas e-mail
Efektif untuk keperluan surat-menyurat. Termasuk bagi pengiriman surat kepada beberapa orang sekaligus dengan isi berita yang sama, misalnya agenda
pertemuan, promosi produk, undangan pernikahan, dsb. Efisien untuk mengirim lembar dokumen dalam jumlah banyak. Tentu akan memakan banyak biaya dan waktu jika dokumen harus dicetak dulu dan dikirim
lewat pos biasa. Fleksibel karena email dapat dikirim, diterima, atau dibaca kapan saja dan dimana
saja. Dapat dijadikan sebagai ajang diskusi Untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik, misalnya untuk memantau
informasi harga produk dari suatu perusahaan. Untuk mengirim lamaran kerja beserta lampiran dokumen pendukungnya, termasuk
foto atau gambar Menerima kartu ucapan Sebagai tanda identitas di internet, misalnya dipakai saat menggunakan fasilitas atau mengakses informasi tertentu di internet
Sebagai penampung surat dan pesan dalam jumlah seperti layaknya sebuah PO.BOX, misanya untuk menampung saran dan pertanyaan dari pelanggan.
Membuat Alamat E-Mail Untuk membuat alamat surat atau e-mail, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan situs internet layanan e-mail mana yang akan kita gunakan. Berikut cara membuat e-mail dari dua situs yaitu dari yahoomail.com dan gmail (google.com):
yahoomail.com Jalankan program internet Explorer. Kemudian masukkan alamat URLnya yaitu www.mail.yahoo.com
Maka akan muncul halaman yahoo mail. Coba liat pada halaman sebelah kanan, jika kita telah terdaftar sebagai pemilik e-mail, maka tinggal memasukkan nama (User ID) dan passwod kita, lalu klik SIGN IN. Kotak tersebut dapat diibaratkan sebagai pintu masuk layanan e-mail. Akan tetapi jika Anda belum memilikinya, maka Anda harus registrasi terlebih dahulu. Klik pada SIGN UP untuk memulai registrasi.
Maka akan muncul halaman pendaftaran seperi ini,
Pada tampilan form pendaftaran, klik dan ketik data pada seluruh kotak isisan sesuai petunjuk yang diberikan. Ingat, nama atau User ID pada alamat e-mail tidak boleh sama dengan milik orang lain. Jika nama user yang Anda isikan ternyata sama, maka Anda akan diminta mengulangi pengisian user ID dengan nama lain hingga nama yang Anda pilih diterima. Kata sandi atau password yang Anda ketik akan muncul di layar seperti symbol bintang (********), hal ini menjaga kata yang Anda Ketik tidak terbaca oleh orang lain. Pastikan semua kolom terisi jika ada yang terlewati, Anda harus mengulang pengisian form. Jika sudah diisi semua, beri tanda centang pada pilihan “Saya Setuju” dengan cara klik, lalu klik “Buat Akun Saya”
Sekarang Anda telah memiliki account e-mail address di internet yang siap digunakan. Jangan lupa, catat nama e-mail Anda, User ID dan Passwordnya.
Gmail (google.com) Jalankan program internet Explorer. Kemudian masukkan alamat URLnya yaitu www.mail.google.com
Kemudian pilih menu SIGN UP ke Gmail
Masukan identitas Anda pada formulir pendaftaran, untuk langkah-langkah pengisian sangat mudah sekali, dan hampir sama dengan cara pengisian pada
layanan e-mail di Yahoomail.com. Untuk pengisian verifikasi kata, jika sulit dibaca, bisa diganti dengan klik pada simbol kecil yang ada di sebelah kanan kotak isian verfikasi kata.
Kalau sudah diisi semua, tinggal klik menu [Saya menerima. Buatkan akunku]
Untuk mencoba menampilkan e-mail Anda, klik menu [saya siap – tampilkan account saya] Kamu akan dibawa ke dalam jendela kotak masuk e-mail Anda, untuk pertama kali ada satu pesan masuk dari gmail sendiri. Untuk membukanya, klik pesan yang tampil ada kotak masuk.
Untuk keluar dari gmail Anda harus klik sign-out, dan jangan langsung klik exit pada jendela browser Anda. Karena kalau Anda tidak sign-out dan langsung klik exit, nanti suatu saat jika ada orang lain yang membuka layanan gmail, maka yang tampil adalah account gmail Anda…
Login ke Gmail Jalankan Internet Explorer. Kemudian buka www.mail.google.com, jika sudah tampil jendela gmail, masukkan id gmail, dan passwod Anda, kemudian klik [MASUK] maka Anda akan di bawa ke kotak masuk gmail Anda…
Mengirim E-Mail Langkah-langkah mengirim sebuah e-mail adalah sebagai berikut: Masuk ke account e-mail Anda dengan prosedur seperti yang telah dijelaskan
Setelah halaman account e-mail Anda tampil, klik tombol atau link “Compose” atau “Tulis” yang tersedia, maka akan muncul halaman berisi lembar untuk membuat pesan e-mail.
Maka akan tampil seperti ini,
Klik kolom To : lalu ketik nama e-mail yang akan Anda tuju. Klik kolom Subject : ketik judul berita surat yang akan Anda kirim (boleh dikosongkan). Klik kolom Cc : isi alamat e-mail Anda atau alamat e-mail lain jika ingin mendapat tembusan e-mail sebagai arsip atau mengirim surat yang sama bagi pihak ketiga, kosongkan jika tidak ingin mendapatkan tembusannya. Klik kolom utama untuk membuat pesan dan ketik isi surat yang akan Anda kirim. Setelah selesai mengetik, kirim e-mail dengan cara klik tombol Send atau Kirim Tunggu proses pengiriman selesai, situs penyedia fasilitas e-mail akan memberi informasi mengenai status pengiriman e-mail Anda.
Klik tombol Log Out atau Sign Out untuk keluar dari fasilitas e-mail.
Jika Jika Anda mengirim e-mail dengan isi pesan yang sama kepada beberapa orang sekaligus, salah satu alternatifnya adalah sebagai berikut:
Ketik semua alamat e-mail yang dituju pada kolom To:. Pisah masing-masing alamat
e-mail dengan tanda koma. Ketik alamat e-mail tembusan ke pihak ketiga pada kolom Cc: dan Bcc: E-mail akan dikirim langsung ke alamat lain pada kolom Cc: dan Bcc:, disamping ke alamat utama di kolom To:. Perbedaan antara Cc: dan Bcc: adalah pada Cc: setiap penerima e-mail utama akan mengetahui siapa saja yang telah mendapatkan tembusan email.
membuka E-mail Langkah-langkah untuk membuka sebuah e-mail adalah: Tampilkan halaman login YahooMail Masukkan User ID dan password. Klik tombol SIGN IN Di halaman web yang ditampilkan, klik INBOX. Halaman web yang memuat daftar email yang ada di kotak surat akan ditampilkan. Untuk membaca e-mail, double klik pada subjek e-mail yang ingin dibaca. Isi e-mail akan ditampilkan.
menjawab E-Mail (reply) Setelah membaca e-mail, klik tombol REPLY atau BALAS. Halaman web untuk menjawab e-mail akan ditampilkan. Pada kotak teks To, nama dan alamat e-mail tujuan langsung diisikan. Ketiklah isi email yang menjadi jawaban kita. Klik tombol SEND atau KIRIM. Halaman web yang mnyatakan e-mail kita sudah dikirim akan ditampilkan.
meneruskan E-Mail (forward) Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Buka dan baca e-mail. Jika ingin meneruskannya ke orang lain, klik teks link
FORWARD. Halaman web untuk meneruskan e-mail akan ditampilkan. Masukkan alamat tujuan Ketiklah isi e-mail jika kita ingin menambahkannya Klik tombol Send. Jika proses pengiriman berjalan lancar, halaman web yang menyatakan pengiriman telah selesai akan ditampilkan.
menggunakan E-Mail untuk mengirimkan file (attach file)
Buka E-mail Anda, masukkan User ID dan passwordnya. Klik tombol SIGN IN Kliklah teks link COMPOSE atau TULIS. Halaman web untuk menulis e-mail akan ditampilkan.
Isikanlah alamat e-mail penerima dan subjek e-mail. kemudian ketik isi e-mail
Di bagian atas isi e-mail, cari dan klik LAMPIRKAN FILE atau ATTACH FILES. Halaman web untuk menambahkan file-file yang ingin dijadikan file attachment akan ditampilkan.
Untuk menambahkan file yang ingin disertakan bersama e-mail, kliklah tombol
TELUSURI atau BROWSE. Kotak dialog Pilih File akan ditampilkan. Cari dan kemudian pilihlah file yang ingin disertakan. Klik tombol BUKA atau OPEN. Kotak dialog Pilih File akan ditutup dan halaman web yang menambahkan file akan ditampilkan.
Kliklah tombol Lampirkan File. File-File yang telah dipilih akan di scan terlebih dahulu sebelum disertakan bersama e-mail. Tunggu beberapa saat hingga proses pelampira file selesai.
Kliklah tombol KIRIM atau SEND untuk mengirimkan e-mail bersama dengan file yang sudah dipilih. Tunggulah sampah halaman web untuk menginformasikan keberhasilan pengiriman e-mail telah ditampilkan.
menghapus E-Mail Agar kotak surat tidak penuh, kita perlu menghapus e0mail yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Bila kita ingin menghapus e-mail tersebut, klik tobmbol DELETE pada keyboard. Apabila ingin menghapus e-mail dari daftar e-mailyang terdapat di kotak surat, dapat dilakukan dengan cara memberi tanda cek di kotak e-mail yang bersangkutan, kemudian klik tombol DELETE.
“E-Mail”
Disusun oleh:
Alvi Suryani AuLia Kholifatul K. Rezki Nurma F. Yani Rahmawati
(06) (08) (23) (27)
XI IPA 1
SMA NEGERI 1 KRIAN mengenal beberapa fasilitas e-mail Jika kita perhatikan, pada halaman login e-mail terdapat beberapa tombol, menu, atau link tertentu. Penjelasan fasilitas e-mail yang sering digunakan, menu perintah, istilah, serta kegunaan masing-masing, antara lain: Inbox Merupakan tempat menyimpan e-mail Anda sebagaimana layaknya sebuah folder penyimpanan file di dalam komputer. Anda dapat memeriksa surat-surat Anda, membaca, serta mengelolanya dari inbox. Besarnya ruangan penyimpanan inbox tergantung kebijakan yang telah diberikan oleh masing-masing situs penyedia layanan e-mail. Check Mail
Merupakan fasilitas link perintah untuk mengecek surat-surat yang baru masuk atau membaca surat-surat lama Anda yang berada di Inbox. Compose Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat baru yang akan Anda kirimkan. Folders Merupakan fasilitaspengarsipan bagi surat-surat Anda, baik surat yang telah terkirim maupun surat yang telah Anda terima. Address Book Merupakan fasilitas untuk membuat dan menyimpan daftar alamat e-mail penting. Reply Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat balasan berdasarkan sebuah e-mail yang sedang Anda baca. Anda tidak perlu lagi mengetik email tujuan dan judul surat, cukup ketik pesan balasan di atas pesan yang Anda terima. Forward Merupakan fasilitas untuk mengirim kembali sebuah e-mail yang Anda terima kepada orang lain tanpa melakukan perubahan pada isi e-mail. Trash Merupakan tempat pembuangan sementara bagi e-mail yang sudah Anda hapus dan tidak diperlukan lagi. E-mail yang berada di trash akan dihapus secara permanen jika kapasitas ruangan inbox Anda sudah penuh. Di samping itu, Anda juga dapat mengosongkannya secara manual melalui perintah Empty Trash yang biasanya juga disediakan. Attachment Merupakan fasilitas untuk menyertakan data lampiran pada e-mail yang akan Anda kirim.
Options Configuration Merupakan fasilitas untuk mengatur accout e-mail Anda seperti mengubah data personal, memberi tanda identitas otomatis pada bagian akhir setiap surat, pemblokiran alamat e-mail tertentu, pengubahan password, dsb. Bulk Mail Merupakan fasilitas untuk menyaring dan menyimpan secara
otomatis
penerimaan e-mail baru yang dianggap tidak penting atau mengganggu. e-mail tersebut akan dipisah dari Inbox dan ditempatkan pada folder sendiri. Signature Merupakan fasilitas pemberian tanda identitas pengirim surat otomatis yang akan selalu disertakan pada bagian akhir setiap e-mail baru yang Anda kirim.
Sign Out dan Log Out Merupakan fasilitas untuk menutup dan keluar dari account e-mail Anda. perintah ini dapat diibaratkan perintah exit sebuh program komputer.
