1
MEMPERKUAT KOORDINASI DI TINGKAT KABUPATEN Oleh I.H.Subandi Email:
[email protected]
Seringkali kita mendengar istilah koordinasi. Mungkin sangat popular jika kata koordinasi ini menjadi pemicu keberhasilan sebuah tatanan organisasi. Sesungguhnya koordinasi menjadi penting untuk dimaknai sebagai media mencapai tujuan keberlanjutan sebuah organisasi. Semakin tinggi struktur yang diciptakan dalam sebuah organisasi maka akan semakin tinggi biaya birokrasi yang harus dibayar. Semakin panjang dan besar organissi program maka akan semakin besar pula biaya yang ditanggung oleh organisasi tersebut. Untuk itu sering kali koordinasi tidak jalan atau berhenti dalam tataran formalitas. Karena hanya dimaknai dengan komunikasi verbal semata tanpa mempertimbangkan esensi yang dikoordinasikan. Mandirikan diri anda untuk melakukan koordinasi secara terus menerus agar terjadi perubahan bagi diri anda, masyarakat, program dan pemerintah daerah.
Pemerintah kabupaten, dalam setiap proyek yang dijalankannya pasti membentuk tim pengelola. Pengelola dalam organisasi pemerintah daerah dissebutnya Tim koordinasi dan Tim sekretariat. Perbedaan nyata dalam tim ini ada pada pelaksanaan kegiatan dalam organisasi proyek. Tim koordinasi lebih pada pengendalian kebijakan pemda dalam program, sedangkan tim sekretariat menekankan pada pengendalian operasional kegiatan keseharian dalam oprganisasi proyek. Secara umum tim koordinasi di ketuai wakil Bupati dan atau Ketua Bappeda yang anggotanya rata-rata 22 orang yang mencakup kepala dinas dan kabid di lingkungan pemerintah daerah sesuai relevansi proyek yang dikerjakan. Kondisi ini tergantung besar kecilnya kegiatan atau proyek yang ditangani. Sedangkan di tingkat tim sekretariat biasanya diketua kepala bidang di Badan Perencanaan Daerah(Bappeda) terkait proyeknya misalnya Kabid Sosbud Bappeda. Tim koordinasi beranggotakan rata-rata 18 orang. Untuk menjalankan organisasi proyek di kabupaten tim yang dibentuk Bupati inilah yang menjalankan sekaligus bertanggungjawab secara keseluruhan kegiatan proyek. Sedangkan di tingkat kecamatan adalah dibentuk oleh Bupati yang disebut Kelompok Kerja (POKJA) dan Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PJOK) yang menjadi pelaksana keuangan sekaligus pengawasan pelaksanaan operasional proyek di tingkat kecamatan. Rata-rata diketuai camat dan POKJA ini beranggotakan 6 orang di lingkungan pemerintah kecamatan serta kepala desa lokasi proyek. Sedangkan di tingkat desa kepala desa yang bertanggungjawab atas suksesnya proyek yang diterima oleh masyarakatnya. Berikut kita bisa belajar dari proses koordinasi Labuhan Batu Utara di tingkat kabupaten pemekaran. Terjadinya fasilitasi Konsultan manajemen kabupaten (KMK) dan Asisten teknik Lapangan (AtK) terhadap tim koordinasi dan tim sekretariat di pandang oleh Tim Bappeda masih rendah terkait dengan fasilitasi ke pemda perlu lebih proaktif dan intensitas tinggi. Hal ini disebabkan kondisi di Labura masih terbatas
2 sdm di bappeda (baru 10 orang PNS di Bappeda), dinas PU dan dinas lain mengalami hal sama karena memang baru pemekaran . Sehingga untuk aktif dalam program khususnya terkait dokumen perencanaan pemda maupun dokumen pisew (RPJMD, RTRW baru disusun dengan dana provinsi, maupun dokumen dan status kegiatan pisew) masih belum optimal. Sehingga terjadi kemandekan dalam fasilitasi proses. Kehadiran tim pusat sangat membantu untuk mengkoordinasikan seluruh status program yang telah dan akan dijalankan. Untuk memastikan berjalannya kegiatan di tingkat kabupaten dilakukan koordinasi oleh seluruh tim yang hadir tanggal 16 April 2010 di Bappeda secara spontan atas inisiatif tim pusat sehingga para pihak bisa hadfir untuk pertemuan yang melibatkan (Kasatker, PPK, Bappeda, Ketua Tim sekretariat, Kabid sosbud, Kabid BKMD, Kabid Litbang, Kadis PU, KMK, Atk, CMAC, Sekretaris Bappeda). Walaupun dalam spontan ada perubahan komitmen baru yang disepakati melalui proses diskusi terfokus seperti : a) Penyusunan dokumen RPJMD , RTRW kabupaten dan lokakarya PSE dan dokumen terkait pada minggu ke empat April. b)SK TK/TS, Pokja, PJOK, FD sanggup diterbitkan dalam minggu ke empat April. 3) KMK/AtK proaktif untuk mengkoordinasikan rutin bulanan dan mingguan dengan disediakan meja di Bappeda.4) Bappeda menyanggupi menyediakan satu orang pembantu administarasi keproyekan Pisew agar kinerja kegiatan bisa optimal. 5) Honor FD yang tahun 2009 tidak dibayarkan dan tahun 2010 belum ada kepastian , disepakati akan dibayarkan sesuai RKS yang ada yaitu 150 ribu per orang untuk 47 Fasilitator Desa (FD) selama 4 bulan dan selanjutnya akan diajukan dalam perubahan anggaran berikutnya mengingat tim pengelola PNS pun juga hanya dianggarkan 4 bulan 6) Ikut memikirkan KPP melalui koordinasi kepala desa 7) Melakukan kajian dan penetapan KSK kabupaten yang diusulkan dua kecamatan yaitu kecamatan Ledong dan kecamatan Kualo Hilir dengan komoditas pertanian. Kendala utama lokasi KSK yang diusulkan adalah akses jalan menuju lokasi sangat sulit (dalam proses ajuan jalan provinsi yang sampai sekarang belum disetujui).8) Kesiapan konstruksi masih menungu penyelesaian Surat perintah pelaksanaan pekerjaan (SP 3) akibat ada susulan kelengkapan administrasi pakta integritas Lembaga Keswadayaan Desa (LKD). Nah, contoh ilustrasi di atas menggambarkan betapa banyak fasilitasi yang harus dilakukan jika semua pihak tidak ada komitmen, tidak ada keterlibatan anggota tim dalam organisasi proyek maupun instrument pengendalian proyek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam organisasi program sendiri. Tentu akan berkelit dan membutuhkan energi, waktu yang tidak menentu walaupun koordinasi itu tanpa dana sekalipun toh bisa dijalankan dengan saling menjunjung tinggi agar kinerja program bisa berjalan.
3
Memaknai Koordinasi Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah tim yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para anggota timnya sebab tanpa ini setiap anggota tim tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendir. Apa yang dokoordinasikan tidak lain adalah seluruh faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi . Kinerja organisasi bisa dimaknai dengan status kegiatan dalam tahapan tertentu untuk menciptakan kondisi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Siapa yang dikoordinasikan tidak lain adalah anggota tim yang tergabung dalam organisasi yang dibentuk minimal 50%+1 hadir dalam koordinasi dan atau yang dipandang mewakili atau merepresentasikan urgensi kinerja organisasi yang akan dibahasnya. Fungsi komunikasi ini lah diperlukan dalam pengorganisasian sebuah koordinasi yang akan dijalankan.
Kiat Memperkuat Terjadinya Koordinasi Untuk mengoptimalkan kinerja organisasi pemerintah kabupaten yang telah membentuk organisasi proyek biasanya dilakukan komunikasi kepada para pihak atau kunjungan secara personal kepada para pihak. Hal yang mesti dilakukan adalah: Audiensi Bupati dan ketua Dewan. Audiensi kepala Daerah menjadi kunci keberhasilan membangun aliansi politik pemerintahan dan kinerja organisasi proyek yang akan dijalankan. Intensitas audiensi untuk mennyampaikan progres dan kebijakan yang harus diambil oleh daerah harus dimulai dari pimpinan tertinggi secara terencana dan teratur. Untuk memastikan ini bisa berjalan maka struktur organisasi proyek tertinggi yang bisa membantu peningkatan kinerja di daerah. Jika belajar dari PNPM-Pisew maka RMAC dan CMAC selaku fasilitator professional yang harus menciptakan audiensi ini. Sedangkan dari kelembagaan struktural pemerintahan maka gubernurlah yang harus melakukan nya dan atau PIU (project implementing unit ) ditingkat pusat yang harus melakukannya apalagi menyangkut kebijakan dan beban keuangan program. Hasilnya tentu akan menciptakan image bailding program dan komunikasi politik program oleh Bupati atau dewan kepada masyarakatnya akan mulai terbangun dengan kuat, karena dimana ada kesempatan akan menjadi corong program ke semua pihak mengingat pentingnya program itu bagi daerahnya. 2. Mengundang Para Pihak. Untuk memastikan seluruh anggota tim pengelola organisasi proyek maka harus diundang untuk terlibat. Keterlibatan anggota dipandang strategis secara esensi kinerja yang dibahas maupun existensi organisasi proyek atau tim itu sendiri. Kualitas output dan out come menjadi tolok ukur keberhasilan koordinasi. Komitmen untuk menindaklanjuti menjadi pilihan terbaik setiap peserta yang hadir. Baik dari aspek data, dokumen, waktu, uang 1.
4
3.
4.
5.
6.
maupun kegiatan yang harus dijalankan. Disinilah notulensi hasil koordinasi, penting untuk menjadi pedoman membangun komitmen dan tanggungjawab bersama. Jika anggota tim diingatkan tidak komitmen maka sesungguhnya anggota yang dibilang tidak komit akan memiliki kepekaaan perbaikan kinerja. Maka ingatkanlah komitmen untuk memnjalankannya. Fungsi fasilitator professional inilah yang harus terencana dan intensif mengkomunikasikan hasil komitmen yang telah dibangun. Begitu seterusnya yang perlu diciptakan dalam kondisi kinerja organisasi buruk dan bermasalah maupun kondisi normal dan tidak bermasalah. Membangun Aliansi Strategis. Jika kesulitan mengkoordinasikan kinerja organisasi atau terjadi perganitaian anggota tim dan atau ada anggota tim yang tidak memiliki komitmen dan bersifat masa bodoh atau tidak peduli maupun mau diajak koordinasi kalao ada uang atau honornya maka yang perlu dilakukan adalah membangun persekutuan strategis diantara anggota tim . Bangunlah yang memiliki komitmen tinggi dan memiliki jabatan dalam birokrasi lebih tinggi dalam jabatan struktural di pemerintahan dan pilih untuk membantu meyakinkan bahwa apa yang kita gagas dan agendakan itu penting dan strategis untuk ditindaklanjuti. Keberhasilan membaca potensi tim dan anggota tim oleh fasilitator akan memperkuat keberhasilan pelaksanaan kegiatan. Ada kemungkinan hanya tiga orang tetapi berperan sangat penting akan membawa perubahan. Perubahan cara memahamai program, cara melihat pembangunan di daerahnya dan keberpihakannya yang jelas bagi kebutuhan masyarakat dan pembangunan daerahnya. Advokasi pelaku. Pendampingan pelaku dalam konteks penguatan mekanisme kerja maupun pelaksanaan program yang bisa menghasilkan keseluruhan tahapan proyek diperlukan dialog tertus - menerus. Kondisi diciptakan agar memiliki kualitas pemahaman bersama. Sebagai contoh dalam program maka diperlukan penguatan kemampuan teknis dan pengorganisasian pengelola PNPM PISEW, karena diberlakukannya Peraturan Pemerintah (PP) 41, menuntut perlu ada reorganisasi/restrukturasi dan atau mutasi dari aparat pemerintah daerah. Akibatnya, personil dari instansi yang bertugas dalam Tim Koordinasi, Tim Sekretariat, dan Pokja Kecamatan sering berganti-ganti, sehingga pemahaman mereka terhadap konsep-konsep PNPM PISEW serta keterampilan teknis yang perlu dikuasasi menjadi tidak optimal. Untuk itu proses pembelajaran dan sosialisasi program harus dilakukan terus menerus. Memanfaatkan media Pertemuan kegiatan yang melibatkan Para Pihak. Dalam fasilitasi organisasi maka fungsi fasilitasi dan mediasi maupun loby atas capaian tujuan program menjadi mutlak diperlukan. Media kegiatan seperti desiminasi, pelatihan, rapat teknis, rapat koordinasi wilayah, rapat koordinasi pusat dan monitoring terpadu maupun seminar-seminar adalah untuk memberikan sinergi kinerja secara baik. Mengoptimalkan dana Pendamping Administrasi Proyek. Kekuatan untuk koordinasi seringkali dimakanai adanya dana untuk mendorong kehadiran. Dalam birokrasi, setiap koordinasi telah menjadi lazim walaupun tidak dibenanarkan adanya amplop transport. JIka ini yang terjadi maka seribngkali tidak jalan koordinasi karena saling menunggu dan ada kesengajaan untuk tidak melakaukan secara transparan penggunaannya. Setiap kali ke kecamatan atau ke pusat dan provinsi terkait dengan proyek maka semua SKPD bertanggungjawab untuk mengerti dan memahami lokasi program agar bisa dilakukan ku8njungan melalui SPPD bersama di Bappeda. Ko0nteks ini maka setiap dinas yang terkait akan merasa memiliki.Jika ditemukan tidak
5 transparan pengelolaannya maka fasilitator berkomunikasi dengan eselon lebih tinggi sehingga bisa terfasilitasi dengan baik. Kendala Yang Sering Ditemui Utamanya dalam tiga unsure penting menjadi kendala yaitu pelaku dalam tim , peran fasilitator dan dana yang tidak dipahami secara proporsional peruntukannya. Kondisi ketiga hal sering kali menjadi penghambat dalam memberjalankan koordinasi. Namun bisa diatasi jika fasilitator profesio0nal bisa mengeliminir kondisi ini. Tugas setiap pelaku adalah meastikan bisa terlibat dengan pembiayaan yang adil. Sedangkan dna sesungguhnya instrument poembenaran untuk tidak optimal akibat komitmen yang masih rendah, walaupun masih bisa dicari slot anggaran di setiap program kabupaten. Keberanian merubah sikap untuk perubahan yang transparan, piawai dalam berdiplomasi, dan pandai meyakinkan semua pihak akan kehadiran kita akan menjadi penilaian keberhasilan kinerja seorang fasilitator handal.
Koordinasi Untuk mandiri Upaya itu semua kembali pada tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama. Untuk memastikan capaian indikator program dan hasil koordinasi yang telah dilaksanakan menjadi instrument penting bahwa melakukan koordinasi diperlukan banyak bentuk fasilitasi dan teknik mempengaruhi seluruh pelaku untuk terlibat dalam pengambilan keputusan strategis yang lebih bermanfaat bagi dirinya, daerahnya dan program serta masyarakat sasaran program. Disinilah kemandirian itu terbangun. Tidak hanya dalih dana terbatas tetapi dengan dana terbatas bagaimana menghasilkan kinerja yang lebih banyak . Mandirikan diri anda untuk melakukan koordinasi secara terus menerus agar terjadi perubahan bagi diri anda, masyarakat, program dan pemerintah daerah. Semoga.
