Melding evenementen MAXI voor evenementen van meer dan 500 personen Gegevensverzameling en risicoanalyse

Nood- en interventieplanning Krist Malisse Kerkstraat 1 8720 Dentergem 051/57 55 21 [email protected]

Melding evenementen MAXI voor evenementen van meer dan 500 personen Gegevensverzameling en risicoanalyse

1.

Inleiding − −

− −

2.

Dit document dient uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement te worden ingediend bij de Noodplanningsambtenaar. Dit document heeft als doel de gegevens te verzamelen die nodig zijn om een evenement goed te keuren. Het houdt tevens een beperkte risicoanalyse in, die de basis kan vormen voor het opstellen van een Noodplanningszone (NPZ) of van een Bijzonder Nood- en Interventieplan (BNIP). Dit invulformulier is het enige geldige aanvraagdocument. Bijlage: Richtlijnen voor organisatoren van evenementen.

Algemene gegevens

Algemene gegevens van het evenement Naam van het evenement …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Datum van het evenement

Startuur en einduur

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Opbouwdatum en tijdstip

Afbraakdatum en tijdstip

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Locatie/infrastructuur …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Straat/straten en huisnummer(s)

Postcode en gemeente

………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

1

3.

Gegevens van de verantwoordelijken

Gegevens van de aanvrager Naam van vereniging, bedrijf of instelling …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Voornaam en naam aanvrager Geboortedatum ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Straat en huisnummer Postcode en gemeente ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Telefoon- en/of gsm-nummer E-mailadres ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

Gegevens van de aanwezige en meerderjarige verantwoordelijke tijdens het evenement en zijn/haar vervanger Aanwezige en meerderjarige verantwoordelijke tijdens het evenement

Vervangend verantwoordelijke

Voornaam en naam Voornaam en naam ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Geboortedatum Geboortedatum ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Adres Adres ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Gsm-nummer Gsm-nummer ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

Gegevens van de verantwoordelijken voor de veiligheid en de parking(s) Verantwoordelijke voor de veiligheid

Verantwoordelijke voor de parking(s)

Voornaam en naam Voornaam en naam ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Geboortedatum Geboortedatum ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Adres Adres ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Gsm-nummer Gsm-nummer ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

2

4.

Geluid, sluitingsuur en toelatingen

Machtiging en kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen?

Ja

Nee

Voor het maken van (versterkte) muziek dient altijd toestemming te worden verkregen. In welke klasse valt de versterkte muziek?

≤85 dB(A)LAeq,15min >85 dB(A)LAeq,15min en ≤95 dB(A)LAeq,15min >95 dB(A)LAeq,15min en ≤100 dB(A)LAeq,60min

Zullen onderstaande systemen aanwezig zijn? Voice control system

Ja

Nee

Geluidsbegrenzer

Ja

Nee

Tijdstip soundcheck geluidsinstallatie

………uur

Persoon die de geluidsinstallatie bedient. Voornaam en naam: …………………………………………………………………………………………………………………………. Gsm-nummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………… E-mailadres: ………………………………………………………………………………………………………………………………………. Afwijking nodig op het sluitingsuur?

Ja tot ………uur

Nee

Ja

Nee

Het standaardsluitingsuur in gemeente Dentergem is van 3 tot 6 uur: − de nacht van vrijdag op zaterdag, de nacht van zaterdag op zondag en de nacht tussen een wettelijke feestdag en de daaraan voorafgaande dag. − bij kermissen en ommegangen. van 2 tot 6 uur: − op alle andere dagen van het jaar. Toelating nodig voor de plaatsing van tijdelijke bewegwijzering op het openbaar domein? De plaatsing van tijdelijke bewegwijzering mag ten vroegste 48 uur voor de aangelegenheid gebeuren. De verwijdering van de tijdelijke bewegwijzering dient binnen de 48 uur na de aangelegenheid te gebeuren.

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

3

Toelating nodig voor het aanplakken en aanbrengen van tijdelijke reclame op openbaar domein?

Ja

Nee

Het plaatsen van tijdelijke reclameborden op het openbaar domein is enkel toegelaten voor een activiteit binnen de gemeente. De bordjes moeten op een korte stok in de grond worden geplaatst en mogen geen belemmering vormen voor de verkeerzichtbaarheid. De plaatsing van de borden mag gebeuren vanaf 14 dagen voor de datum van de activiteit en de borden dienen ten laatste 5 werkdagen na de activiteit te worden verwijderd.

5.

Aansprakelijkheid en verzekeringspolissen

Verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” afgesloten bij:

Verzekering “objectieve aansprakelijkheid” betreffende brand en ontploffing afgesloten bij:

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

6.

Risicoanalyse

Voeg als bijlage een detailplan toe met aanduiding van nooduitgangen, hulpdiensten, parkings en eventuele verkeerscirculatie. Omschrijving van het evenement Omschrijf kort het evenement met vermelding van de geplande (rand)activiteiten. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Doel van het evenement (wedstrijd, commercieel doel, goede doel, …) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Omschrijving van het publiek Aantal verwachte bezoekers of toeschouwers.

…………………………………………………………………………

Per dag indien het evenement meerdere dagen duurt.

…………………………………………………………………………

Doelgroep en overwegende leeftijd.

………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

Bijzondere risico’s bij de doelgroep.

………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

4

Omschrijving van de locatie en de infrastructuur Waar gaat het evenement door?

Buiten, in open lucht

Meerdere antwoorden zijn mogelijk.

Tijdelijke inrichting in open lucht (vb. tent) Binnen, in een publiek toegankelijke ruimte In een onaangepaste ruimte Vraag in dat geval vooraf advies!

Maximaal toegestane capaciteit

………………………………………………………personen

Maximaal voorziene oppervlakte voor het evenement

Binnen (overdekte ruimte) ………………………………………………………….m²

Voorzie 1 bluseenheid per 150m² overdekte ruimte.

Buiten (open lucht) ………………………………………………………….m²

Omschrijving van de tenten

Tent 1 Oppervlakte: ……………………………….…….m² Max. capaciteit: ……………………..personen Tent 2 Oppervlakte: ……………………………….…….m² Max. capaciteit: ……………………..personen Tent 3 Oppervlakte: ……………………………….…….m² Max. capaciteit: ……………………..personen

Hoe verloopt de ingang- en toegangscontrole?

Ticketverkoop Vrije toegang

Worden er tijdelijke installaties gebruikt voor het evenement? Duid de installaties en opties aan die aanwezig zullen zijn. Voorzie de nodige attesten, keuringen en aangepaste blusmiddelen.

Nee Eetstanden o Koude voeding o Friteuse o Barbecue o Hotdog, hamburger of braadworst o Professionele catering Drankstanden o Alcoholisch gegiste dranken (bier, wijn, porto, …) = +16 jaar o Gedistilleerde dranken (jenever, …) = +18 jaar o Cocktails = +18 jaar o Pepdranken (breezers, …) = + 18 jaar

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

5

Omschrijf de procedure voor de controle op alcoholgebruik bij jongeren. Welke recipiënten worden tijdens het evenement gebruikt?

…………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. Glas Wegwerpbekers Herbruikbare bekers Andere. Omschrijf. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Wordt er extra verwarming geplaatst (bovenop de normale verwarming)?

Nee Ja. Omschrijf …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Wordt er een podium gebouwd?

Nee Ja. Omschrijf …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Zijn er andere elementen die afwijken van de normale infrastructuur? Omschrijf. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Omschrijving van de mobiliteit Noteer het aantal en de naam van de grote toegangswegen.

Er zijn ………………….grote toegangswegen. De grote toegangswegen zijn: …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Welke verkeersmaatregelen worden genomen? Omschrijf de maatregel.

Verkeersvrije zone …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Zijn er bijkomende maatregelen vereist? Zo ja, dewelke, wanneer en hoe?

Eenrichtingsverkeer …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. Parkeerverbod …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

6

Welke parkings zijn voorzien en voor wie?

Parking voor organisatie en medewerkers Locatie:…………………………………………………… ……………………………………………………………….. Capaciteit………………………………………………… Vipparking Locatie:…………………………………………………… ……………………………………………………………….. Capaciteit………………………………………………… Parking voor bezoekers en toeschouwers Locatie:…………………………………………………… ……………………………………………………………….. Capaciteit…………………………………………………

Bijzondere risico’s Zijn er meer dan 1000 bezoekers?

Ja

Nee

Is de oppervlakte beperkt t.o.v. het aantal bezoekers?

Ja

Nee

Is de locatie moeilijk bereikbaar?

Ja

Nee

Zijn er risico’s door de aard van het evenement?

Ja

Nee

Is er brand- of explosiegevaar door bakken, braden of gasflessen?

Ja

Nee

Vuurwerk

Ja

Nee

Water

Ja

Nee

Speeltuigen

Ja

Nee

Andere. Omschrijf.

Ja. Omschrijf.

Nee

Zijn er speciale effecten of toestellen aanwezig?

……………………………... ……………………………... Is er een verhoogd risico op verkeersongevallen?

Ja

Nee

Is er een verstoring van de openbare orde te verwachten?

Ja

Nee

Zijn er andere gekende of mogelijk te verwachten risico’s?

Ja. Omschrijf.

Nee

……………………………... ……………………………...

Zijn er aandacht- of verbeterpunten van voorbije edities?

Ja. Omschrijf.

Nee

……………………………... ……………………………...

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

7

Evacuatie en vrije doorgang Hoeveel evacuatiedeuren zijn er in het gebouw of de tent voorzien? Evacuatiedeuren moeten altijd vrij en beschikbaar zijn en voorzien zijn van veiligheidsverlichting.

Er zijn …………… evacuatiedeuren voorzien. De breedte van de evacuatiedeuren samen is …………………………………………….cm. De breedte van de nooduitgang is ……..cm.

Is er rondom elk gebouw of elke tent een vrije doorgang van 4 meter?

Ja

Nee

Is er in de omgeving (< 200m) een beschutting of extra overdekte ruimte aanwezig?

Ja

Nee

Gebouw: ………………. Adres: ………………….. ………………………………

Is er een veiligheidsbriefing opgesteld?

Ja

Nee

Is er een evacuatieplan voorzien?

Ja

Nee

De nood- en interventieambtenaar stelt indien nodig een noodplanningszone (NPZ) op voor de organisatie en de verdere planning in geval van een incident.

7.

Hulpdiensten

Brandweer Brandweer aanwezig?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen. Korps ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Verantwoordelijke aanwezig tijdens evenement

Gsm-nummer verantwoordelijke

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Ingezette middelen Aantal personeelsleden: ……………………………………………………………………………………………………….. Materiaal: ……………………………………………………………………………………………………………………………… Locatie op het evenement. Duid aan op het plan. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

8

Medische hulpdiensten Medische hulpdienst aanwezig?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen. Organisatie Rode Kruis: afdeling .……………………………………………………………………………………………………………… Vlaamse Kruis: afdeling …………………………………………………………………………………………………………. Andere: …………………………………………………………………………………………………………………………………. Verantwoordelijke aanwezig tijdens evenement

Gsm-nummer verantwoordelijke

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Ingezette middelen Aantal personeelsleden: ……………………………………………………………………………………………………….. Materiaal (hulppost, ziekenwagen, …):…………………………………………………………………………………… Locatie op het evenement (hulppost, ziekenwagen, …). Duid aan op het plan. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Politie Politie aanwezig?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen. Politiezone ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Verantwoordelijke aanwezig tijdens evenement

Gsm-nummer verantwoordelijke

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Ingezette middelen Aantal personeelsleden: ……………………………………………………………………………………………………….. Materiaal: ……………………………………………………………………………………………………………………………… Locatie op het evenement en patrouilles in de omgeving. Duid aan op het plan. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

9

Bewakingsfirma Bewakingsfirma aanwezig?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen en vergeet niet te melden bij de burgemeester en de zonechef van de lokale politie. Bewakingsfirma

Ondernemingsnummer

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Adres

Fax en e-mailadres

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Verantwoordelijke aanwezig tijdens evenement

Gsm-nummer verantwoordelijke

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Ingezette middelen Aantal personeelsleden: ……………………………………………………………………………………………………….. Materiaal: ……………………………………………………………………………………………………………………………… Worden er honden ingezet (ja/nee)?............................................…………………………………..…….. Locatie op het evenement en patrouilles in de omgeving. Duid aan op het plan. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Commandopost Is er een commandopost aanwezig

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen en een veiligheidsvergadering inplannen. Datum en tijdstip van de veiligheidsvergadering

Locatie van de veiligheidsvergadering

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

10

Vrijwillige stewards Vrijwillige stewards aanwezig?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen en een volledige lijst toevoegen als bijlage met alle vrijwillige stewards. Voornaam en naam verantwoordelijke steward

Rijksregisternummer

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Geboortedatum

Gsm-nummer

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Ingezette middelen Aantal personeelsleden: ……………………………………………………………………………………………………….. Herkenbaarheid tijdens het evenement (kleur en opschrift van sjaal, petje, T-shirt, …) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Locatie op het evenement (in- en uitgang, nooduitgang, zaal/zalen, …). Duid aan op het plan. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Andere veiligheidsmaatregelen Worden er andere veiligheidsmaatregelen voorzien?

Ja

Nee

Indien ja, onderstaande tabel invullen. Welke veiligheidsmaatregelen worden nog voorzien? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

11

8.

Aanvraag materiaal

Wenst u materiaal te reserveren voor de organisatie van uw evenement?

Duid de juiste keuze aan en noteer het aantal gevraagde elementen.

Nadars (zie foto’s hieronder) Soort 1 (rood-wit, 240 x 110cm)

Ja: …………………

Nee

Soort 2 (aluminium, 200 x 110cm)

Ja: …………………

Nee

Soort 3 (galvanisé, 200 x 110cm)

Ja: …………………

Nee

Podium (1 stuk: 2 meter op 1 meter)

Ja: …………………

Nee

Verkeerssignalisatie

Ja: …………………

Nee

Oordoppen voor muziek

Ja: …………………

Nee

Geel voor +16 jaar

Ja: …………………

Nee

Rood voor +18 jaar

Ja: …………………

Nee

Polsbandjes voor alcoholgebruik

Andere? Omschrijf.

…………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. Soort 1: rood-wit, enkel voor buiten

Soort 2: aluminium

Soort 3: galvanisé

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

12

De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid voor de door hem of haar gekende risico’s die niet meegedeeld werden.

Wanneer de veiligheidsdiensten oordelen dat er meer informatie noodzakelijk is om het evenement veilig te organiseren, kan de organisator gevraagd worden om een formulier “Melding evenementen MAXI” in te vullen.

De organisatie heeft kennis genomen van de bijlage “Richtlijnen voor organisatoren van evenementen” en verklaart alles te begrijpen.

Datum van de aanvraag.

Voornaam, naam en handtekening van de verantwoordelijke, voorafgegaan door “gelezen en goedgekeurd”.

……/……/…………

Gelieve dit document volledig en correct ingevuld terug te bezorgen aan: Nood- en Interventieplanning Krist Malisse Kerkstraat 1 8720 Dentergem 051/57 55 21 [email protected]

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

13

Voorbehouden voor de dienst noodplanning OBP Betrokken ziekenhuizen

CP HHRM

SZR

SJKI

Bijlagen dossier Vergunning verlening geluid

Ja

Nee

Objectieve aansprakelijkheidsverzekering

Ja

Nee

Inplantingplan

Ja

Nee

Attesten gebruikte materialen

Ja

Nee

Attesten tenten

Ja

Nee

Attesten tijdelijke installaties

Ja

Nee

Keuring elektriciteit en verwarming

Ja

Nee

Tijdelijke politiereglementen

Ja

Nee

Afschrift briefing

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Vergunningsnummer bewakingsfirma Lijst vrijwillige stewards

Melding evenementen MAXI (versie 19/06/2015)

14