MEGFELELÉSI JELENTÉS ÉV

EDF DÉMÁSZ Hálózati Kft. 2011. évi Megfelelési Jelentése

MEGFELELÉSI JELENTÉS 2011. ÉV

EDF DÉMÁSZ HÁLÓZATI ELOSZTÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1. cégjegyzékszám: 06-09-010805 adószám: 13792679-2-44

Szeged, 2012. február 29.

EDF DÉMÁSZ Hálózati Kft. 6720 Szeged, Klauzál tér 1. www.edfdemaszhalozat.hu

1


TARTALOMJEGYZÉK 1. 2.

Előzmények.................................................................................................................... 3 A tevékenységek szétválasztására vonatkozó megfelelési program végrehajtásának éves tapasztalatai és értékelése a megfelelési program kötelezően előírt és egyéb tartalmi elemeit követve ................................................................................................ 3 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14.

3.

4. 5. 6.

A jóváhagyott megfelelési programhoz képest bekövetkezett változások leírása és indokolása, kiemelve az üzleti folyamatokat, a szervezeti felépítést, a hatásköröket, valamint az információáramlási és beszámolási útvonalakat ...................................... 5 A Társaság vezetésében bekövetkezett változások és azok indoklása....................... 5 A megfelelési program alapján végrehajtott oktatások................................................ 6 A megfelelési program alapján végrehajtott informatikai és ügyvitel-szervezési változások ...................................................................................................................... 6 6.1. 6.2.

7.

Jogi szétválasztás.............................................................................................................................. 3 Üzleti folyamatok – Integrált Vállalatirányítási Rendszer................................................................. 3 Szakszemélyzet, tárgyi eszközök, pénzügyi feltétel......................................................................... 3 Kiszervezett tevékenységek, támogató funkciók ............................................................................. 3 A Társaság működése – döntéshozatali eljárások........................................................................... 3 Magatartási szabályok ....................................................................................................................... 4 Oktatási rendszer............................................................................................................................... 4 Ügyfélkapcsolat-kezelés.................................................................................................................... 4 Önálló arculat..................................................................................................................................... 4 Szerződéskötési eljárás..................................................................................................................... 4 Adatkezelés ........................................................................................................................................ 4 Ellenőrzés és felügyelet..................................................................................................................... 4 Tájékoztatás a megfelelési programról............................................................................................. 4 Az Akcióterv alapján a 2011. évben megvalósított akciók ............................................................... 4

Adatkezelési eljárás ........................................................................................................................... 7 2011. év során alkalmazott informatikai rendszerek ........................................................................ 7

A 2012. évre tervezett, a tevékenységek szétválasztásával kapcsolatos intézkedések ........................................................................................................................................ 8 7.1. 7.2. 7.3.

Oktatás ............................................................................................................................................... 8 Ellenőrzés........................................................................................................................................... 8 Tanulmány készítése ......................................................................................................................... 8

8. 9.

A megfelelési programtól való eltérés és annak indokolása ....................................... 8 A tevékenységek szétválasztásához kapcsolódó peres és egyéb vitás ügyek bemutatása, részletezve a hálózathoz való hozzáférés és az információkezelés vitás eseteit............................................................................................................................. 8 10. A támogató és a kiszervezett tevékenységek végzésének részletes értékelése, kiemelve a piaci alapú árazás kialakítását, valamint a minőségi követelmények felügyeletét .................................................................................................................... 9 10.1. Támogató funkciók ............................................................................................................................ 9 10.2. Kiszervezett tevékenységek .............................................................................................................. 9

11. Az önálló vállalati arculat, a vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozástól független kommunikáció és márkajelzések, valamint a függetlenség folyamatos biztosítására tett intézkedések .................................................................. 9


2


1. Előzmények A villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény (a továbbiakban „Vet.”) 101. § (1) f) pontja alapján „az elosztó megfelelési programot dolgoz ki, amelyben bemutatja azokat az intézkedéseket és feltételeket, amelyek biztosítják a megkülönböztetésmentes, független működést. A megfelelési program megvalósításáról, a feltárt eredményekről és a hiányosságokról az elosztó évente megfelelési jelentést készít.”, továbbá a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 273/2007. (X. 19.) Korm. Rendelet (a továbbiakban „Vhr.”) 95. § értelmében „(1) A megfelelési ellenőr a megfelelési jelentést naptári évenként készíti el, és azt az adott naptári évet követő év március 1-jéig jóváhagyásra benyújtja a Hivatalnak.” A fent leírt előírásoknak megfelelően az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1., cégjegyzékszám:06-09-010805) (a továbbiakban „Társaság”) jelen dokumentumban elkészítette a 2011. évre vonatkozó megfelelési jelentését.

2. A tevékenységek szétválasztására vonatkozó megfelelési program végrehajtásának éves tapasztalatai és értékelése a megfelelési program kötelezően előírt és egyéb tartalmi elemeit követve 2.1.

Jogi szétválasztás

A Társaság fennállása óta mindennapi üzleti tevékenysége során olyan működés kialakítására törekedett, amely megfelelt egyfelől a legkisebb költség Vet-ben megfogalmazott követelményének, másfelől a szervezeti és döntéshozatali szétválasztás megvalósítása révén biztosította a befolyásmentes és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelő működést. A Társaság – mint a megfelelési program készítésére és megvalósítására kötelezett engedélyes – annak érdekében, hogy az új működési modellhez kapcsolódó szabályok által támasztott kihívásokat teljesíteni tudja, másrészt pedig azért, hogy a Társaság megfelelési programjában rögzített feladatok megvalósítása, illetve a már megvalósított feladatok értékelése megtörténjen, a 2006-os megfelelési jelentésében Akcióterv kidolgozását vállalta. Az Akcióterv előkészítésének érdekében interjúk készültek. Az Akcióterv az interjúkon elhangzottak figyelembe vételével 2007. év őszén készült el, 2011. évi megvalósulását a 2.14. pont mutatja be.

2.2.

Üzleti folyamatok – Integrált Vállalatirányítási Rendszer

A Társaság ISO 9001, ISO 14001 és OHSAS 18001 szabványok szerinti integrált irányítási rendszerét 2008. évben, majd 2011ben auditáltatta, a tanúsító auditok közötti időben évente felügyeleti audit alá is veti. A tanúsítások 2014. április 30-ig érvényesek. A szervezeti működés hatékonyságának fejlesztése érdekében a Társaság 2008. óta használja az EFQM önértékelési módszert, mely a TQM filozófiájának szerves része. 2010. év során sikeresen pályázott az EFQM Recognised for Excellence díjára, amelynek során 4* minősítést ért el.

2.3.

Szakszemélyzet, tárgyi eszközök, pénzügyi feltétel

A Társaság rendelkezett a független működéséhez szükséges szakszemélyzettel, tárgyi eszközökkel valamint pénzügyi feltételekkel.

2.4.

Kiszervezett tevékenységek, támogató funkciók

A Társaság az engedélyében meghatározottak alapján vett igénybe engedélyköteles tevékenységei ellátásához szükséges szolgáltatásokat, ide értve: klasszikus támogató tevékenységek (pénzügy, controlling, humánpolitika, informatikai szolgáltatások, logisztika), közös szolgáltatások (call center, ügyfélszolgálat, számlázás, behajtás), hálózati eszközeinek üzemeltetése és karbantartása, építése és javítása és az elszámolás alapját képező fogyasztásmérők leolvasása. A támogató funkciók és a kiszervezett tevékenységek végzésének részletes értékelését, különös tekintettel a piaci alapú árazás kialakítására, valamint a minőségi követelmények felügyeletére a 10. pont ismerteti részletesen.

2.5.

A Társaság működése – döntéshozatali eljárások

A Társaság alapítója az EDF DÉMÁSZ Zrt. tiszteletben tartotta a befolyásmentesség és az egyenlő bánásmód követelményét és működése során nem járt el olyan módon, illetve nem hozott olyan döntést, amely megakadályozta vagy befolyásolta az elosztói tevékenységgel kapcsolatos döntések függetlenségét. A Társaság ügyvezetőjének megbízási szerződésében foglalt jogai és kötelezettségei, valamint munkavégzésének feltételei oly módon vannak meghatározva, hogy a Társaság működését befolyásoló döntések meghozatala során az ügyvezető a befolyásmentesség és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően járjon el. 2011. év során nem történt olyan esemény, amely az ügyvezető visszahívására adott volna okot. Az elosztói tevékenység vezetéséért felelős személy díjazásának elemei: A Társaság ügyvezetőjének bére, illetve díjazása oly módon lett meghatározva, hogy azt az alapító EDF DÉMÁSZ Zrt. semmilyen esetben sem tehette az EDF DÉMÁSZ Csoport nem elosztói tevékenységet végző szervezeti egységeinek tevékenységétől, illetve azok tevékenységének eredményességétől függővé, illetve nem határozhatta meg az alapján.


3


2.6.

Magatartási szabályok

Az EDF DÉMÁSZ Csoport a Vet-ben előírt követelményeknek megfelelően még 2006. során átalakította Etikai Kódexét. Az Etikai Kódex tartalmának bemutatására 2006. év során került sor a DÉMÁSZ Csoport minden munkavállalója részére (5 munkanapon és 9 helyszínen). Az Etikai Kódex megújítása folyamatban van. A Társaság az Etikai Kódex mellett a munkavállalók bevonásával megalkotta Ügyfélkódexét is, melyet a munkavállalók a 2011. február 23-i Szakmai Napon aláírásukkal is hitelesítettek. A magatartási szabályok megszegésére 2011. év során nem került sor.

2.7.

Oktatási rendszer

Ld. 5. pontban leírtak.

2.8.

Ügyfélkapcsolat-kezelés

A Társaság a minél magasabb színvonalú szolgáltatás-nyújtás érdekében valamennyi ügyfelével közvetlen kapcsolatot tartott fenn saját szervezetén és az EDF DÉMÁSZ Zrt. által nyújtott ügyfélszolgálaton keresztül is, annak érdekében, hogy a felmerülő problémákkal illetve kérdésekkel kapcsolatban a Társaság ügyfelei széles körű és megalapozott tájékoztatást kapjanak. Az ügyfélkapcsolatok minőségének javítása érdekében minden egyes munkavállaló ügyfélorientáltság-növelő képzést kapott. Az ügyfélkapcsolatok fejlesztésének további lépéseként szervezetét is átalakította, hangsúlyosabbá téve az ügyfelekkel történő kommunikációt és az elosztói marketing tevékenységet.

2.9.

Önálló arculat

Ld. 11. pontban leírtak.

2.10. Szerződéskötési eljárás A Társaság a megfelelési programban leírtak szerint szerződéskötései során a Vet., a Vhr., a polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény, valamint a Szerződéskötési Ügyrendjének rendelkezéseit alkalmazta.

2.11. Adatkezelés A Társaság kiemelt hangsúlyt fektetett a Vet., valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény betartására mindennapi működése során. Az elosztással összefüggő érzékeny adatok kezelésére folyamatosan kiemelt figyelmet fordít.

2.12. Ellenőrzés és felügyelet A Társaság 2011. év során is a középvezetői munkavállalók éves ellenőrzési tervébe beépítette a megfelelési programban foglaltak ellenőrzését. Az ellenőrzések nem tártak fel ez irányú hiányosságokat. A 2009. évi ellenőrzés keretében megvizsgálták, hogy a kiszervezett tevékenységet végző vállalkozások (üzemeltetés, leolvasás, hálózatépítés) hogyan tartják be a szerződésekben foglaltakat, kiemelt figyelmet fordítva az alvállalkozói tilalommal kapcsolatos előírásokra. Az ellenőrzés az üzemeltetés és a hálózatépítés területén tárt fel kisebb problémákat, amelyek a Társaság által közvetlenül szerződött nem szakipari alvállalkozók (árokásás) által végezhető tevékenységek rossz értelmezésére vezethetők vissza. Az ellenőrzések után megtörtént a hibák beazonosítása és az elvárások egyértelműsítése. A 2011. évi visszaellenőrzések nem tártak fel problémákat.

2.13. Tájékoztatás a megfelelési programról A megfelelési program a Társaság minden dolgozója részére Lotus Notes felületen megküldésre került, valamint az 5. pontban leírtak szerint a Társaság minden dolgozója a programmal kapcsolatos oktatáson is részt vett. A megfelelési program elektronikus formában Társaság szabályozási dokumentumai között megtalálható, azt a dolgozók bármikor elolvashatják. Megfelelési programban foglalt működés támogatása: 2011. év során sem munkavállalótól, sem ügyféltől nem érkezett panasz a megfelelési programban foglalt rendelkezések megsértésével kapcsolatban. Kapcsolt vállalkozások tájékoztatása: A Társaság a 2008. május 19-én megszervezett vezetői fórumon adott tájékoztatást a Társaságcsoport tagjainak ügyvezetői részére a megfelelési programjának tartalmáról, majd pedig évente a célirányos, munkavállalókat megcélzó oktatási terv keretében a vállalkozások vezetővel átbeszéli a megfelelési alapelveket.

2.14. Az Akcióterv alapján a 2011. évben megvalósított akciók Minőségbiztosítási rendszer: Akció: Tekintettel arra, hogy a minőségi elemek nagy hangsúllyal szerepelnek a hálózati elosztó által nyújtott szolgáltatások illetve a hálózati elosztó részére nyújtott támogató szolgáltatások vonatkozásában, teljesítve az elválasztásból fakadó szigorú követelményeket, a minőségbiztosítási rendszer bevezetésének tényét illetve annak legfőbb tartalmi elemeit rögzítjük a megfelelési programban illetve a megfelelési jelentésben.


4


A Társaság ISO 9001, ISO 14001 és OHSAS 18001 szabványok szerinti integrált irányítási rendszerét a Bureau Veritas Certification a 2011. év áprilisában tanúsító audit keretében ellenőrizte és megfelelőnek találta. A tanúsítások 2014. április 30-ig érvényesek. Függetlenség, összeférhetetlenség: Akció: Évente ellenőrizni szükséges, hogy a Társaság ügyvezetője nem rendelkezik a Vhr.-ben tiltott társasági részesedéssel, illetve tiltott tevékenységet nem végez. Ezek alapján elvégezzük évente annak ellenőrzését, hogy az ügyvezető a szükséges nyilatkozatot az összeférhetetlenségi és függetlenségi szabályok megvalósulásáról megtette-e. A szükséges nyilatkozatot az összeférhetetlenségi és függetlenségi szabályok megvalósulásáról a Társaság ügyvezetője megtette 2011. évre vonatkozóan. A nyilatkozat ezen megfelelési jelentés 3. számú mellékletét képezi. Oktatás: Akció: Mivel a jogi szétválasztással érintett, nemcsak a Társaságnál foglalkoztatott munkavállalók oktatása, a követelmények folyamatos ismertetése és ismétlése rendkívüli jelentőségű a munkavállalók elkötelezettségének fenntartása és javítása érdekében, szükséges az EDF DÉMÁSZ Csoport minden érintett vezetője és egyéb munkavállalója rendszeres oktatást tartani. 2011. évre vonatkozóan az oktatások az 5 pontban leírtak alapján megtörténtek. Kérdésfeltevés: Akció: Mivel sem 2006. év, sem 2007. év során nem volt munkavállalói kérdés a megfelelési biztos irányába, ennek megoldására hasznos eszköz, ha a munkavállalóknak lehetőséget biztosítunk arra, hogy e-mailben problémáikkal megkeressék a megfelelési biztost. 2008. év első felében a Társaság létrehozta a [email protected] e-mail címet, és a dolgozókat tájékoztatta erről a lehetőségről. Az e-mail cím 2009. december 31. napján [email protected] címre változott, a régi e-mail cím az újjal párhuzamosan fél évig még működött. 2011. év során 1 észrevétel érkezett az adott e-mail címre a Társaságcsoporti kereskedő e-számla akciójával kapcsolatosan. Ügyfélszolgálat: Akció: A Társaság a megfelelési programot és a megfelelési jelentést a Társaság honlapján és ügyfélforgalom számára nyitva álló helyiségeiben is az ügyfelek részére hozzáférhetővé kell, hogy tegye. Minden évben legalább egyszer ellenőrizni szükséges, hogy a megfelelési program és a megfelelési jelentés a Társaság valamennyi ügyfélszolgálati helyiségében hozzáférhető-e. A Társaság minden évben tájékoztatja az ügyfélszolgálatért felelős munkavállalókat erről a kötelezettségről és megküldi részükre a megfelelési programot, illetve a megfelelési jelentést. A megfelelési biztos az összes ügyfélszolgálati irodában személyesen is meggyőződött az átadott dokumentumok ügyfelek számára történő elérhetőségéről. Adatcsere könyvtárak Akció: Tekintettel a szétválasztásból eredő informatikai követelmények teljesítésére, azaz az adatfile-ok megosztására, bizonyos információkhoz csak megadott személyeknek van hozzáférési lehetősége. Előfordul azonban, hogy bizonyos adatokra nemcsak a Társaság, hanem az EDF DÉMÁSZ Csoport munkavállalóinak is szüksége van feladatuk teljesítéséhez. Ennek érdekében ún. adatcsere könyvtárakat hoznak létre, melyben a megosztani szükséges információk találhatók. Rendszeres időközönként ellenőrizni szükséges, hogy az adatcsere könyvárakban milyen információk találhatóak. 2011. év folyamán is a megfelelési biztos szúrópróbaszerűen ellenőrizte az adatcsere könyvtárak tartalmát, s abban egyetlen alkalommal sem talált oda nem való információt.

3. A jóváhagyott megfelelési programhoz képest bekövetkezett változások leírása és indokolása, kiemelve az üzleti folyamatokat, a szervezeti felépítést, a hatásköröket, valamint az információáramlási és beszámolási útvonalakat A Társaság a hatályos VET és Vhr. rendelkezéseinek megfelelően 2011. év folyamán aktualizálta megfelelési programját, melyet a Hivatalnak megküldött jóváhagyásra. A jóváhagyási eljárás – tényállás tisztázására vonatkozó kiegészítések megküldése után – a megfelelési jelentés elkészítésének időpontjáig még nem fejeződött be, ill. a Társaság erről hivatalos értesítést nem kapott. Az aktualizált megfelelési program részletesen bemutatja az üzleti folyamatokat, a szervezeti felépítést, a hatásköröket, valamint az információáramlási és beszámolási útvonalakat. A bekövetkezett változásokat az ügyfelek magasabb szintű kielégítésének igénye, valamint az elszámolás alapjául szolgáló mérések még hangsúlyosabb kezelése, a decentralizált termelésből adódó új mérési kihívásoknak való megfelelés, valamint az okos mérések, okos hálózatok bevezetésére való felkészülés indukálta.

4. A Társaság vezetésében bekövetkezett változások és azok indoklása A Társaság korábbi ügyvezetőjének határozott idejű megbízatása 2011. október. hó 16-án lejárt, munkáját Franciaországban folytatja tovább. Az új ügyvezető kinevezésére 2011. október 17-én került sor.


5


5. A megfelelési program alapján végrehajtott oktatások 2011. február 23-án, a Társaság egész napos Szakmai Napján került sor a megfelelési programmal kapcsolatos legfontosabb kifejezések (szervezeti és döntéshozatali függetlenség, diszkrimináció-mentesség, transzparencia, objektivitás, kereskedelmileg érzékeny adatok bizalmas kezelése) és azok jelentésének ismételt, ismeretfelfrissítő jellegű bemutatása a Társaság minden egyes dolgozója számára. A megfelelési program elektronikus formában Társaság szabályozási dokumentumai között megtalálható, azt a dolgozók bármikor elolvashatják. Annak érdekében, hogy az EDF DÉMÁSZ cégcsoport minden munkavállalója tisztában legyen a megfelelési programban megfogalmazottakkal, az egyes szervezeti egységeket a megfelelési programhoz „fűződő kapcsolatuk” alapján a Társaság a következő módon kategorizálta, hogy ennek megfelelően eltérő, „személyre szabott” oktatást szervezzen részükre:

● Üzemeltetés, ● Leolvasás, ● Hálózatépítés, ● Ügyfélszolgálat, ● Informatika ● Kereskedelem ● Egyéb támogató tevékenység. A megfelelési biztos a megfelelési alapelveket a szakterületek vezetőivel és/vagy IVR vezetőivel közösen tekintette át, majd meghatározták azokat a speciális kérdéseket, pontokat, amelyeknek a munkavállalók részére történő átadása, kihangsúlyozása különös figyelmet érdemel. Az így összeállított oktatási anyagot a szakterületi vezetők 2011. és 2012. év folyamán ismertették és ismertetni fogják kollégáikkal. 2011. év folyamán kiemelt oktatásban részesültek a Társaság új munkavállalói, különös tekintettel azokra a szervezeti egységekre, amelyek korábban a cégcsoport más tagjához tartoztak, mint a korábban az EDF DÉMÁSZ Partner Kft. szervezeténél dolgozó Hálózati Adatbázis Menedzsment Iroda és a Csatlakozó létesítési csoport munkavállalói.

6. A megfelelési program alapján végrehajtott informatikai és ügyvitelszervezési változások 2006. év során, a jogi szétválasztás megvalósítása érdekében a következő globális elv és szempontrendszerek mentén dolgozott az EDF DÉMÁSZ Csoport:

● A szervezeti átalakulás előtt kezelt adatok (archív rendszerek) kivételt képeznek a kereskedelmi és elosztói tevékenység szétválasztása következményeként kezelendő adatok körétől. A pénzügyi szabályok előírásai alapján fenntartott archív rendszerekben nyilvántartott ügyfél adatok egyrészt nagyságrendekkel növelnék az átalakítás költségeit, másrészt az archív rendszerekben nyilvántartott ügyfél adatok a rendszer archívvé alakításának állapotát tükrözik.

● Az ügyfél adatok jogosultság szintű szétválasztása. A jelenleg működő stratégiai alkalmazások lehetővé teszik, hogy a rendszerekben nyilvántartott ügyfél adatok hozzáférési jogosultságai több szempont rendszer szerint kategorizálva alakíthatóak legyenek, így lehetőség van szervezetenkénti megbontásban a hozzáférési jogosultságok kezelésére. Nem szükséges párhuzamosan több rendszer működtetése és fenntartása.

● A felhasználói felelősségek adminisztratív szabályozásokkal. Az informatikai hozzáférési jogosultságokkal szeparált kereskedői és elosztói ügyfél adatok kezelésen túl, szükséges a felhasználók folyamatos képzése, az adatbiztonsági elvek oktatása.

● Adat és információ védelem biztosítása, adminisztratív szabályozás. A Társaság az EDF DÉMÁSZ Csoport IT irányelveinek megfelelő adat és információ kezelése, valamint strukturális szabályozása biztosítja azt, hogy a Társaság az elosztói tevékenysége során a tudomására jutott, nem nyilvános adatokat az adatvédelemre vonatkozó szabályoknak megfelelően kezelje.

● Egyenlő bánásmód és diszkrimináció-mentesség. A Társaság az üzleti és ügyfél adatait az egyenlő bánásmód követelményeinek megfelelően, diszkrimináció-mentesen és a jogszabályi rendelkezéseket betartva bocsátja a piaci szereplők rendelkezésére.

● A cél elérése a költség minimum elv alapján. A kereskedelmi és elosztói tevékenységek működése a jórészt azonos ügyfél adatokra épül, ezért az informatikai megoldások során fontos szempont, hogy ne az adatok duplikálásával valósuljon meg az adatok szétválasztása. Így elkerülhető a párhuzamos rendszerek fenntartása és üzemeltetése, ami magasabb költséggel valósítható meg. 2009. év folyamán a számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer (SAP ISU) folyamatos fejlesztésére került sor, amelyet a jogszabályok változásai és az ügyfél-kiszolgálás minőségi javítása ösztönöztek. A jogszabályi indíttatású fejlesztések közül külön kiemelendő a védendő ügyfelekkel és a szerződések újrakötésével kapcsolatos módosítások. A Társaság 2011. év során a fenti globális elv és szempontrendszert alkalmazva megfelelt a megfelelési programban leírtaknak.


6


6.1.

Adatkezelési eljárás

A Társaság 2011. év során is olyan adatkezelési eljárással rendelkezett, amely megfelel a jogszabályokban, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatokban foglalt előírásoknak; továbbá biztosítja, hogy az engedélyköteles tevékenységgel kapcsolatos információk és adatok kezelése, továbbítása, és más módon hozzáférhetővé tétele, valamint nyilvánosságra hozatala megfelel a jogszerűség és az egyenlő bánásmód követelményének. A Társaság adatkezelése kiterjed az alkalmazott technológiától függetlenül az adatokon végzett bármely műveletre vagy műveletek összességére (gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, módosítás, feldolgozás, továbbítás, publikálás, törlés, megsemmisítés). Adatok független kezelése A Társaság 2011. év során rendelkezett minden olyan eszközzel, berendezéssel és szaktudással, amely az elosztói tevékenységekhez kapcsolódó adatok független kezeléséhez szükséges. Az informatikai szabályok és kötelezettségek, valamint a Megfelelési Szabályzat betartását biztosító folyamatokat az alábbi dokumentumok tartalmazzák:

● Adat- és Titokvédelmi Szabályzat ● Informatikai Biztonsági Kézikönyve ● Informatikai Biztonsági Szabályzat ● Informatikai rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságok, eszközök kiosztása és igénylése című szabályzat. Vezetők és munkavállalók titoktartási kötelezettsége A Társaság minden munkavállalója, aki bármely informatikai rendszerhez jogosultságot kap, titokvédelmi nyilatkozattételre kötelezett. A nyilatkozat tartalmazza az üzleti, ügyfél és személyes adatok kezelésére vonatkozó irányelveket, kötelezettségeket valamint az informatikai rendszerek belépési és használati jelszó szabályokat. A titokvédelmi nyilatkozat megfelel a megfelelési program elvárásainak. Jogosultság kezelés, jogosultság igénylés és jóváhagyás menete Az informatikai rendszerhez történő jogosultságszerzést minden esetben jóváhagyás előzte meg. A jogosultság nyilvántartás alapján követhető és visszakereshető a hozzáfért adatok köre. Külső partnerek hozzáférés kezelése (fejlesztés, karbantartás) A Társaság 2011. évben hatályos szerződései tartalmazták az adatvédelemmel kapcsolatos eljárást. Ha a szerződés teljesítéséhez ügyféladatot tartalmazó rendszerhez történő hozzáférésre volt szükség, az eljárás a jogosultság igénylési folyamat alapján történt. Ügyfelenkénti adatok elkülönítésének vizsgálata és rendszermódosítások 2011. év során a Társaságcsoport vállalkozásai és a Társaság között szolgáltatási megállapodások (SLA) kerültek aláírásra az adatok feldolgozásának módjáról. Adatgazdai elvárások kerültek meghatározása e megállapodásokban. A megállapodások tartalmazzák a működési feltételeket (a rendszer elérésének időtartama, biztonsági mentések, hibakezelés és elhárítás, jogosultsági hozzáférések), szolgáltatási paramétereket, a felhasználókkal és a Társaság egyes szakterületeivel történő kapcsolattartás módját, és a megállapodás időtartamát. Az alábbi, felhasználói hozzáférések szabályozásának irányelvei valósultak meg 2007. év során, amelyeket 2011. év folyamán is alkalmaztak:

● Az információhoz és az üzleti folyamatokhoz történő hozzáférést az üzleti és biztonsági követelményeknek megfelelően szabályozottak.

● A hozzáférési eljárás a felhasználói hozzáférés teljes életciklusára van kialakítva, az új felhasználók kezdeti regisztrációjától kezdve, a végső hozzáférés visszavonásig.

● A felhasználókkal tudatosítva van, hogy felelősek az IT szolgáltatások biztonságos használatáért (Titokvédelmi nyilatkozat, oktatások).

● A jelszószabályok a védelmi igényeknek megfelelően kerültek kialakításra. ● Külön szabályozott a távolról történő munkavégzés, és a hordozható számítógépes eszközök használata. 6.2.

2011. év során alkalmazott informatikai rendszerek

Az alábbi informatikai rendszerek működtetését az EDF DÉMÁSZ Zrt-től veszi igénybe a Társaság. SAP CORE, HR vállalat-irányítási rendszer A rendszerben a vállalatok „vállalatkódok” használatával kerültek szétválasztásra. Ezen vállalat kódok beállításai tükrözik az aktuális szervezeti – külön elosztói és kereskedelmi – struktúrát. Ezen vállalatkódok alapján az adatok teljes elkülönítése megvalósításra került, a vállalatkód–felhasználó hozzárendeléssel. SAP ISU – SAP CRM számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer Az EDF DÉMÁSZ Csoporton belüli jogosultság szabályozás alkalmas az ügyfél adatok hozzáférési szabályainak kezelésére is. Az ISU rendszeren belül szétválasztott az elosztói és kereskedelmi adatok köre, biztosítva ezzel a Társaság adatainak elkülönülését az EDF DÉMÁSZ Csoport kereskedelmi engedélyekkel rendelkező leányvállalatainak adataitól.


7


2009. év folyamán az ügyfélkezelés kiegészült a SAP CRM modullal, amely rugalmasabb felületet biztosít az ügyfélkezelés számára, de az ügyfél adatok továbbra is maradtak a SAP ISU rendszerben, a meglévő jogosultsági rendszerrel együtt. 2010. év folyamán komplex tanulmány készült a számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer továbbfejlesztési lehetőségeiről. Levelezési rendszer A levelezési rendszerben már a korábbi működés során minden felhasználónak egyedi, csak számára hozzáférhető postafiókok kerültek alkalmazásra, az üzleti bizalmas adatok megbízható kezelése, valamint az adatvédelmi törvény által szabályozott dolgozói személyes adatok kezelése végett. A Társaság belső szabályozása megengedi a dolgozói magánlevelezést az informatikai biztonsági kézikönyvben szabályozott módon). Így a levelezési rendszerben, ha a felhasználók továbbítanak a Társaságon belől üzleti és ügyfél adatokat, azok csak a címzettek számára érhetők el. Hálózati fájlkezelő rendszer A hálózati fájlrendszerben a jogosultság hozzáférési struktúra követte a Társaság szervezeti hierarchiáját. Minden szinten „közös” könyvtárak kerültek létrehozásra, így egy munkavállaló a szervezeti hierarchiában a saját könyvtárához, a csoport közös könyvtárához, az osztály közös könyvárához rendelkezik jogosultsággal. A közös munkákra, projektekre létrehozott könyvárak és jogosultságok egyedi elbírálások alapján kerültek kialakításra a jogosultságok igénylése és kiosztása szabályozás alapján. Fogyasztási- és mérő adatokat gyűjtő rendszer A fogyasztásra vonatkozó terhelési statisztikákat és előrejelzéseket a fogyasztási és mérő adatokat gyűjtő rendszerek kezelik. A rendszer használata saját jogosultsági rendszere kapcsán biztosította az adatok védelmét. Dokumentumkezelési rendszer A Társaság iratainak, hivatalos kimenő és beérkező dokumentumainak kezelését a Dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerben valósítottuk meg. A munkavállalók a rendszerben tárolt adatokhoz elkülönített jogosultság hozzáférési struktúrával szabályozott módon férhettek hozzá. Ennek megfelelően biztosított, hogy a Társaság ügyviteli iratai, dokumentumai a szervezeteken belől csak az arra illetékes munkavállalók számára volt hozzáférhető.

7. A 2012. évre tervezett, a tevékenységek szétválasztásával kapcsolatos intézkedések 2012. év során a Társaság egyrészt a meglevő tudás elmélyítését tűzi ki céljául, másrészt az EU 3. csomagjának jogszabályokban történő implementálásából adódó kötelezettségeknek kíván eleget tenni.

7.1.

Oktatás

2012. év során a Társaság az 5. pontban bemutatott szervezeti egységekre szabott oktatási anyag minden munkavállalóval megismertetését kívánja megvalósítani. Saját munkavállalói számára az évente megszokott szakmai nap keretében már február 22-án megtartotta a megfelelési alapelvek felfrissítését. A számítógépes hozzáféréssel rendelkező cégcsoporti munkavállalókat „személyre szabott”, elektronikus üzenetekkel kívánják tájékoztatni a fontosabb megfelelési alapelvekről.

7.2.

Ellenőrzés

2012. évben a már megszokott, vezetői ellenőrzési folyamatba épített ellenőrzéseken túl a 2010. évben feltárt problémák ismételt visszaellenőrzését tervezik, ill. megfelelési szempontú kockázatelemzést végeznek minden folyamatunkra.

7.3.

Tanulmány készítése

A Társaság 2012. év folyamán felülvizsgálja a hálózatüzemeltetési tevékenység kiszervezési modelljét, figyelembe véve a jogszabályokból következő szükségtelen bürokráciát, a munkabiztonság növelését és a felhasználóknak nyújtott minőségi szolgáltatás növelését.

8. A megfelelési programtól való eltérés és annak indokolása A megfelelési programtól nem történt eltérés a Társaságnál.

9. A tevékenységek szétválasztásához kapcsolódó peres és egyéb vitás ügyek bemutatása, részletezve a hálózathoz való hozzáférés és az információkezelés vitás eseteit 2011. év folyamán a Társaságnak nem volt olyan vitás vagy peres ügye, amely a tevékenységek szétválasztására vezethető vissza.


8


10. A támogató és a kiszervezett tevékenységek végzésének részletes értékelése, kiemelve a piaci alapú árazás kialakítását, valamint a minőségi követelmények felügyeletét 10.1. Támogató funkciók A támogató szolgáltatásokat az EDF DÉMÁSZ Csoporton belül a leányvállalatok, így a Társaság részére is az EDF DÉMÁSZ Zrt. nyújtja, tekintettel arra, hogy e szolgáltatások megtöbbszörözése jelentősen növelné a költségeket, anélkül, hogy megfelelő többletelőnyt biztosítana. 2011. év során a Társaság a támogató szolgáltatásokat az EDF DÉMÁSZ Zrt.-vel kötött szerződésben foglaltak szerint vette igénybe, a szolgáltatás nyújtó részéről a szerződésben leírt kötelezettségek be nem tartására nem került sor, a szerződésben leírt minőségi követelmények teljesültek, mely a Társaságra meghatározott minőségi mutatók kedvező alakulásában is visszatükröződik. A támogató szolgáltatások árképzéséről az EDF DÉMÁSZ Csoporton belül külön utasítás rendelkezik. Minden évben a könyvvizsgálat során az utasításra épülő leányvállalatokkal kötött támogató szolgáltatások szerződései, így a Társaságra vonatkozó szerződések is átadásra kerülnek a könyvvizsgáló részére. A 2011. évre vonatkozó könyvvizsgálat során a könyvvizsgáló ellenőrizte az utasításban leírt rendelkezések érvényesülését a Társaság szerződéseiben, s eltérést nem állapított meg.

10.2. Kiszervezett tevékenységek A Társaság 2011. év során is biztosította, hogy a kiszervezett tevékenységek végzése a Vet. és a végrehajtására kiadott jogszabályok, az alkalmazandó egyéb jogszabályok, a villamosenergia-ellátási szabályzatok, az elosztói működési engedély, a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzata, a Társaság elosztói üzletszabályzata és a MEH Társaságra vonatkozó határozatai rendelkezéseivel összhangban történjen. Tekintettel arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenység egyes elemeit végző más személy tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga végezte volna, ezért a Társaság Megfelelési Programjának rendelkezései a kiszervezett tevékenységet végzőkre, valamint azok munkavállalóira is megfelelően irányadók. A Társaság a kiszervezett tevékenységre vonatkozó jogviszony tekintetében a következő feltételeket érvényesítette:

● A létrejött jogviszonyt a szolgáltatást nyújtó és a megrendelő társaság között írásbeli szerződésben szabályozta. ● A szolgáltatást nyújtó társaság tevékenységi körében az illetékes cégbíróság által bejegyezve szerepel a cég által a létrejött jogviszony keretében végzendő tevékenység.

● A szolgáltatást nyújtó társaság a szerződésben szereplő kiszervezett tevékenységet legalább ugyanolyan minőségi színvonalon volt köteles végezni, mint ami a Társaságra vonatkozik. Ennek biztosítására az írásbeli szerződésben külön rész rendelkezik a szolgáltatások minőségi színvonalára, valamint azok be nem tartása esetén a szankciók alkalmazására.

● A szolgáltatást nyújtó társaság a Megfelelési Programban foglalt adatkezelési szabályokat és eljárásokat volt köteles alkalmazni.

● A kiválasztás mechanizmusa összhangban állt a vonatkozó jogszabályokkal és a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzatával. Ennek megfelelően már 2008. év során Társaságunk eleget tett a 794/2006 MEH határozatban előírt pályáztatási kötelezettségeinek, mely során a kiemelt prioritást élvezett a minőség és az ár. A pályáztatás során kialakult versenyárak visszaigazolták a korábban alkalmazott szerződéses árak piaci alapú képzésének helyességét. A Társaság szolgáltatás-minőségi mutatóinak folyamatos javulása jól tükrözik a minőségi követelmények hatékony felügyeletét.

11. Az önálló vállalati arculat, a vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozástól független kommunikáció és márkajelzések, valamint a függetlenség folyamatos biztosítására tett intézkedések A Társaság 2007. év során meghatározta akcióként, hogy 2008. év során önálló honlapot kíván létrehozni. Ezt kötelezettségként megfogalmazta a 793/2006. számú határozattal kiadott villamos energia elosztói működési engedély 2. számú módosítása is. 2008. januárban a Társaság megkezdte az előkészületeket és 2008. július 1-jére elkészült az önálló honlap. Az önálló honlap 2009. december 31-ig www.dhe.hu volt elérhető, utána www.edfdemaszhalozat.hu címen érhető el. A honlap a 2010-es év folyamán a Társaság arculatváltozását követve formájában és tartalmában is megújult. A Társaság a 2011. év folyamán kiemelt akciójaként ügyfél-kommunikációs kampányt indított az alábbi célokkal:

● A Társaság ismertségének növelése az ügyfelek körében ● A Társaság ügyfélszolgálati csatornáinak népszerűsítése ● A Társaság tevékenységeinek és felelősségi körének megismertetése az ügyfelek részére ● Az elosztó és a kereskedő kommunikációjának a szétválasztása ● A Társaság ügyfélközpontú imázsának az erősítése ● Ügyfelek „tanítása” Az ügyfél-kommunikációs kampány eredményeként:

● A Társaságcsoport e-vonalának hangmenü rendszerét az elosztói feladatok kiemelésével átalakította


9


● A telefonos hibabejelentő üdvözlőszövegét a Társaságra történő egyértelmű utalással módosította ● Az áramszüneti értesítő plakátokon a Társaság felelősségét hangsúlyozta ● Ügyfélértesítő lapot vezetett be a felhasználási helyen történő sikertelen elosztói megjelenésről és sikeres leolvasásról ● Csatlakozó létesítő és fagallyazó alvállalkozók megjelenését egységes logó alkalmazásával szabályozta ● Társaság mottóját tartalmazó plakátokat készített ● Saját lakossági hírlevelet készített ● Ügyfél-tájékoztató füzeteket készített ● A Társaság nyomtatott sajtóban való megjelenését fokozta ● Nyílt média napokat szervezett a Társaság és tevékenysége bemutatására.


dr. Szél Irisz megfelelési ellenőr


10

EDF DÉMÁSZ Hálózati Kft. 2011. évi Megfelelési Jelentése 1. melléklet

NYILATKOZAT Az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. megfelelési ellenőreként kijelentem, hogy az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. 2011. évre vonatkozó Megfelelési Jelentésében foglaltak a valóságnak megfelelnek.


dr. Szél Irisz megfelelési ellenőr



NYILATKOZAT Alulírott, Michel Cochet az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. (székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1., cégjegyzékszám: 06-09-010805, adószám: 13792679-2-06) ügyvezetője kijelentem, hogy az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. más gazdasági társaságban részesedéssel nem rendelkezik. Jelen nyilatkozatot az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. 2011. évi Megfelelési Jelentéséhez kapcsolódóan tettem.


Michel Cochet ügyvezető



NYILATKOZAT Alulírott, Michel Cochet az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. (székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1., cégjegyzékszám: 06-09-010805, adószám: 13792679-2-06) ügyvezetője a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény 101. §-ának valamint a végrehajtásáról szóló 273/2007. (X.19.) Korm. r. 99. §-ának megfelelően az összeférhetetlenségi szabályok betartásával összefüggésben kijelentem, hogy nincs társasági részesedésem az elosztó hálózati engedélyesi tevékenységet ellátó gazdasági társaságon kívül e törvény szerint engedélyköteles villamosenergia-ipari tevékenységet folytató gazdasági társaságban, annak magyarországi kapcsolt vállalkozásában, nem vagyok ilyen gazdasági társaság vezető tisztségviselője, továbbá nem létesítettem ilyen gazdasági társasággal munkaviszonyt vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt. Jelen nyilatkozatot az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. 2010. évi Megfelelési Jelentéséhez kapcsolódóan tettem.

Szeged, 2012. február 29

Michel Cochet ügyvezető


MEGFELELÉSI JELENTÉS ÉV

Recommend Documents