MEGÁLLAPODÁS. amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a

6724 Szeged, Huszár u. 1. (6701 Szeged, Pf.:485) Tel.: (62) 561-961 Fax: (62) 561-962 E-mail: [email protected] Web: www.ngsz.hu Adószám: 15484990-2-06 RAIFFEISEN BANK ZRt: 12067008-00103129-00100005

iktatószám: NGSZ/4450-1/2015/I001

MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a

Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (6724 Szeged, Huszár u. 1., , adószám: 15484990-2-06, képviselő: dr. Ruzsity Krisztina műszaki igazgató) (a továbbiakban: NGSZ) – másrészről a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése vonatkozó határozatával az NGSZ-hez rendelt, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő: Szent-Györgyi Albert Agóra (6722 Szeged, Kálvária sgt. 23., adószám: 15484701-2-06, képviselő:Orbán Hedvig igazgató), Kövér Béla Bábszínház (6720 Szeged, Tisza Lajos krt. 50., adószám: 15485056-2-06, képviselő: Kövér László igazgató) (a továbbiakban együttesen: Intézmény) között, az alulírott helyen és időben. Szerződő felek az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet rendelkezésének megfelelően az NGSZ és az Intézmény közötti munkamegosztást, illetve a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait ebben a megállapodásban rögzítik – továbbiakban MEGÁLLAPODÁS. Szerződő felek költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellá tása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történhet, függetlenül attól, hogy az esetleges jogszabály-módosítás, vagy változás (ide értve a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése – továbbiakban Közgyűlés – rendeleteit is) e megállapodásban átvezetésre került-e, vagy sem. A felek az együttműködésük során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások és a belső szabályzataik szerint járnak el, amelyek nem teljes körűen, de nevesítetten: 1)

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény,

2)

az államháztartásról szóló (jelenleg a 2011. évi CXCV.) törvény (Áht.),

3)

az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrende let (Ávr.),

4)

a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló (je lenleg az 1997. évi CXL.) törvény,

5)

Magyarország mindenkori központi költségvetéséről szóló törvény,

6)

a számvitelről szóló (jelenleg a 2000. évi C.) törvény, a közbeszerzésekről szóló (jelenleg a 2011. évi CVIII.) törvény (Kbt.),

7)

a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt)

8)

a közalkalmazottak jogállásáról szóló (jelenleg az 1992. évi XXXIII.) törvény (Kjt.),

9)

a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény

Megállapodás tervezet Agóra Bábszínház.docMegállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc  1/32 oldal 

10) az államháztartás számviteléről szóló jelenleg a 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet, 11) az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet, 12) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, 13) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetésről szóló hatályos rendelete, 14) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), 15) a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló (jelenleg a 25/2003. (VI. 27.) Kgy. rendelete, 16) a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata és a hozzárendelt Intézmények min denkor hatályos szabályzatai és azok mellékletei. a) Számlarendje, b) Számviteli Politikája, c) Pénzkezelési Szabályzata, d) Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, e) Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, f) Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének Szabályzata, g) Önköltség-számítási és árképzési Szabályzata, h) Gépkocsi üzemeltetési szabályzat, i) Kiküldetési szabályzat, j) Beszerzési Szabályzata, k) Belső Ellenőrzési Kézikönyve, l) Iratkezelési és irattározási szabályzata, m) Számítástechnikai védelmi szabályzata, n) Munkavédelmi szabályzata, o) Tűzvédelmi szabályzata, p) Vagyonvédelmi szabályzata, q) Műszaki munkák bonyolításának szabályzata. A MEGÁLLAPODÁS-t, jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, megrendelőket, munkaügyi okmányokat, vagy ezt helyettesítő iratokat – az elektronikus aláírás rendszerbe állításáig – hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni. Felek a tudomásukra jutó és saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésüket érintő dolgokról – különös tekintettel a jogszabály-változásokra – egymást haladéktalanul tájékoztatják.

1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Általános megállapítások: a) A költségvetés tervezése és végrehajtása, a beszámolók elkészítése az NGSZ, és minden Intézmény számára egyaránt elérhető Internet alapú TITÁN rendszer ETRIUSZ, KASZPER, KATI, KINGA, SAMU, PAPIRUSZ 2009 elnevezésű számítógépes moduljainak kötelező és kizárólagos felhasználásával történik. b) Az ETRIUSZ modul foglalkozik a költségvetési koncepció, a költségvetés tervezés, költségvetés, beszámoló, az évközi adatszolgáltatások (költségvetési jelentés – INFO, a mérleg), egyéb táblázatok (pályázatok, szer -

Megállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc

 2/32 oldal 

c)

d)

e) f)

g)

h)

ződések, finanszírozás ütemezése) és az előirányzat módosítási kérelmek nyilvántartásával és feldolgozásá val. A KASZPER modul végzi a kötelezettségvállalások, a kimenő és bejövő számlák, az utalványrendeletek, az utalványozások, érvényesítések és ellenjegyzések, a bruttó és nettó bérek a bank- és pénztárfeldolgozást, a könyvelési tételek kontírozását, főkönyvi kivonat és áfa analitika készítését. A KATI modul tartja nyilván a nagy és kis értékű tárgyi eszközöket, a csak mennyiségben nyilvántartott eszközöket, anyagokat, illetve azok mennyiségben és értékben történő mozgásait költséghelyenként, értékcsökkenést számol és leltárfelvételi ívet nyomtat. A KINGA modul végzi az ingatlanelemek (telek, épület, egyéb építmény) nyilvántartását mennyiségben, értékben és naturális mutatókkal. A SAMU modul biztosítja a személyzeti nyilvántartást, a rendszeres személyi juttatások, az engedélyezett létszámok és a megbízási szerződések nyilvántartását, illetve a költségvetés tervezéséhez biztosítja a fedezetszámítást, valamint általa lehet a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos mindennemű szerződést, változást elkészíteni. A PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására. Az NGSZ saját működésével kapcsolatos igazgatási, gazdasági, műszaki és beszerzési feladatai megegyeznek az Intézményi feladatokkal. A MEGÁLLAPODÁS-ban az NGSZ feladatai alatt az Intézmények és NGSZ által együttesen ellátandó feladatok közül az NGSZ által ellátandó feladatokat kell érteni.

1.1.1

Az Intézmény az ETRIUSZ modulban az e célra kifejlesztett elektronikus tervező táblázatok kitöltésével, illetve a rendelkezésére bocsátott formanyomtatványokon teljesíti a körlevélben megadott határidőre a kiemelt előirányzatokra lebontott tételes költségvetési tervét a költségvetési rendelet elkészítéséhez.

1.1.1

Az Intézmény a tárgyévi költségvetési rendelet alapján tételesen felosztja az önkormányzati támogatásból fedezett kiadásait, megtervezi saját bevételeit és az ebből fedezett kiadásait. Tételes költségvetést alakít ki a kötött felhasználású céltámogatásaira, a normatív kötött felhasználású támogatásaira és egyedi céltámogatásaira vonatkozóan. Az elemi költségvetés készítésekor nem térhet el a Közgyűlés által jóváhagyott kiemelt előirányzati keretétől, valamint a felügyeleti szerv által megadott tervezési irányelvektől.

1.1.2

Az Intézmény elkészíti költségvetése szöveges indoklását a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. Az elektronikus környezetben (Word, Excel,) készülő szöveges értékelésben ki kell mutatni a céltámogatások soronkénti részletes adatait és a kiadásokat forrásonként.

1.1.3

Az Intézmény a kötelező nyomtatvány-garnitúra és mellékletei elektronikus kitöltésével elkészíti a tárgyévi elemi költségvetését, az NGSZ által meghatározott formanyomtatványon elkészíti, és határidőre megküldi az NGSZ-nek.

1.1.4

Az Intézmény az elemi költségvetés elkészítését követően megküldi az előirányzatok telephelyek, források és részletező kódok szerinti lebontását az NGSZ-nek.

1.2.1

Az NGSZ a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatszolgáltatásokat tartalmilag és számszakilag ellenőrzi, majd előírt határidőre továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának – a továbbiakban Közgazdasági Iroda. Hiba esetén egyeztetést kezdeményez az Intézménnyel.

1.2.2

Az NGSZ a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározott keretszámok alapján intézményi bontásban elkészíti a rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok elemi költségvetését.

1.2.3

Az NGSZ az ETRIUSZ modulban számszakilag és tartalmilag felülvizsgálja az Intézmény elemi költségvetését. Amennyiben a felülvizsgálat során eltérést észlel, egyeztet az Intézménnyel, illetve helyesbítést kezdeményez.

1.2.4

Az NGSZ a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és tartalommal, az Önkormányzat által megadott módon és meghatározott szempontok, keretszámok figyelembe vételével, az Intézmények által benyújtott elemi költségvetések és szöveges indoklások, értékelések


 3/32 oldal 

alapján elkészíti az (NGSZ és az Intézmény) összesített elemi költségvetését és annak dokumentációját, majd mindezt az előírt határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának. 1.2.5

Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált intézményi elemi költségvetés papíralapú dokumentációját továbbítja az Intézmény részére.

1.2.6

Az NGSZ az Intézmény által formanyomtatványon beküldött elemi költségvetés előirányzat lebontását egyezteti a Közgyűlési rendeletben jóváhagyott költségvetéshez, eltérés esetén egyeztet az Intézménnyel. Egyeztetés után a KASZPER modulban rögzíti és lekönyveli az eredeti előirányzatokat.

2. A KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZATOK FELHASZNÁLÁSA Általános megállapítások: a) Az Intézmény saját jogkörébe tartozó előirányzatai felett rendelkezik (kötelezettséget vállal, kifizetéseket és bevételeket utalványoz). b) Az Intézmény az elemi költségvetésében részletesen meghatározott saját rendelkezésű előirányzatainak felhasználásáról – a vonatkozó jogszabályok betartása mellett – szabadon dönt azzal a megszorítással, hogy amennyiben a kötelezettségvállalás a Közbeszerzési törvény, vagy a mindenkor hatályos Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), vagy a Beszerzési Szabályzat hatálya alá esik, akkor az eljárás lefolytatására az NGSZ az illetékes. A Közbeszerzési tör vény, a Beszerzési szabályzat, vagy a Vhr. hatálya alá nem tartozó esetben az Intézmény térítésmentesen megbízhatja az NGSZ műszaki és/vagy beszerzési osztályát a kis- vagy alacsonyösszegű beruházási, beszerzési és/vagy szolgáltatási feladatok, műszaki ellenőrzések, szakmai teljesítés-igazolások lebonyolításával. c) Az Intézmény az előirányzatainak felhasználásáért teljes körűen felel. A felhasználásra vonatkozó információt az NGSZ által – az Intézményi könyvelési adataiból – elkészített havi elektronikus költségvetési jelentés (INFO) és az ezt kiegészítő Intézményi gazdálkodást elemző táblázat együtt biztosítja. d) A kötelezettségvállalás KASZPER modulba történő Intézményi berögzítése (nyilvántartásba vétele), illetve a már ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványrendelet és számla együttese ellenjegyzési kérelmet jelent az NGSZ számára, így azt külön megismételni szükségtelen. e) Kimenő számla elsődlegesen csak a KASZPER modulban készíthető. Abban az esetben, ha kézi számla kerül kiállításra a számlát külső számlaként a KASZPER modulban utólag rögzíteni kell. f) Minden kötelezettségvállalás (kiadást, vagy bevételt eredményező gazdasági esemény) ellenjegyzésre kerül. Erre az NGSZ igazgatója, vagy az általa felhatalmazott személy(ek) jogosult(ak). Az Intézményi kötelezett ségvállalásokat pénzügyileg ellenjegyezni csak előirányzat-felhasználási terv és szabad előirányzat alapján lehet. g) Az ETRIUSZ és KASZPER modulban az Intézmény részére is elérhetőek az Önkormányzat részére nyújtott adatszolgáltatások (beszámoló garnitúra, INFO stb.), a főkönyvi kivonat (összevont, halmozott adatok listája), valamint a könyvelésre vonatkozó tételes főkönyvi lista, amely a költségvetési jelentés (INFO) egyeztetésének alapja. h) Az Intézmény az év során elért bevételi többleteit a tárgyévi Vhr-ben foglaltaknak megfelelően kizárólagos rendelkezési jogkörében használhatja fel kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és a (köz)beszerzésre vonatkozó szabályok betartása mellett. i) A támogatás, tárgyi eszköz ajándékozás, stb., egyszóval előny elfogadása olyan kötelezettségvállalásnak minősül, amelyhez NGSZ általi ellenjegyzés is szükséges.

2.1.1

Az Intézmény a kötelezettségvállaló hiteles aláírásával (engedélyezésével) egyidejűleg, azonnal berögzíti és előkontírozza a gazdasági eseményt a KASZPER modulba (kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele) A KASZPER modul által adott szigorú sorszámot – mint kötelezettségvállalás azonosító számot – felírja a kötelezettségvállalás okmányára és az okmányt – legalább két eredeti példányban – a kötelezettségvállalás aláírását (keltezé sét) követő 3 munkanapon belül ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek.

2.1.2

Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás – de nyilvántartásba kell venni ebben az esetben is – a bruttó 50.000 forintot el nem érő tandíjak, nevezési díjak, belépő jegyek, fénymásolási díjak, kis értékű vásárlások, szolgáltatások, egyéb kifizetésekhez. Azonban minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, a bruttó 50.000 forintot el nem érő kifizetések és bevételek beszedése során is, amennyiben a kötelezettségvállalás megbízási díjra, fellépő díjra, egyéb vállalkozói díjak, egyéb kiadások kifizetésére irányul, illetve a bérbeadások esetében minden esetben szükséges előzetes írásbeli követelés előírás. E szabály alkalmazhatósága érdekében tilos a gazdasági eseményt részekre bontani.


 4/32 oldal 

2.1.3

Az Intézmény a beérkezés napján dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a PAPIRUSZ 2009 modulba a beérkező számlát. A beérkező számla teljesülésének szakmai teljesítésigazolását követően a számlát a KASZPER modulban rögzíti, amelynek során a számlát a megalapozó kötelezettségvállaláshoz elektronikusan kapcsolja, megállapítja a fizetés határnapját a Vhr. aktuális szabályainak megfelelően, majd előkontírozza a végleges kötelezettségvállalást, és bizonylatot nyomtat. A számlához elkészített utalványrendeletet előkontírozza, kinyomtatja, majd az utalványozóval aláíratja. Az utalványrendelettel és a végleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének a bizonylatával felszerelt számlát legkésőbb a fizetési határidő lejártát megelőző 5 munkanappal érvényesítésre és ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre megküldi az NGSZ-nek.

2.1.4

Az Intézmény a nem teljesített szolgáltatásról, vagy a hiányosan leszállított áru beszerzéséről szóló számlát nem fogadhatja be, a postán érkezett számlát a kézhezvételt követően postafordultával vissza kell küldenie a feladónak. Az Intézmény csak azon szolgáltatások, valamint árubeszerzések számláit fogadhatja be, amelyek maradéktalanul és hiánytalanul teljesültek.

2.1.5

Az Intézmény az általa nyújtott szolgáltatás szakmai teljesítésigazolását követően a szerződésben, egyéb dokumentumban foglalt feltételek szerint a KASZPER modulban kiállítja és előkontírozza a kimenő számlát a hozzátartozó utalványrendelettel együtt, elektronikusan kapcsolja a kötelezettségvállaláshoz, aláíratja az utalványozóval, majd ellenjegyzésre és könyvelésre megküldi az NGSZ-nek a számla kiállítását követő 3 napon belül. A PAPIRUSZ 2009 modulban iktatott számla első példányát az Intézmény haladéktalanul megküldi a vevőjének.

2.1.6

Az Intézmény a költségvetési jelentés (INFO) és az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatás alapján havonta elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja saját gaz dálkodási tevékenységét.

2.1.7

Az Intézmény köteles a részére elektronikusan elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni, az intézményi analitikák könyveléshez kapcsolódó adatait folyamatosan vezetni és ellenőrizni.

2.1.8

Amennyiben az Intézmény a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, a megjelenést követő 10 munkanapon belül írásos feladást készít az eltérés rendezésére vonatkozóan, melyet az NGSZ – amennyiben jogosnak ítéli meg – a következő havi könyvelésében rendez. Ha a rendezéssel az NGSZ nem ért egyet, erről írásban értesíti az Intézményt, és javaslatot tesz a megoldásra. Amennyiben ezzel az Intézmény nem ért egyet, úgy haladéktalanul egyeztetést kezdeményez az NGSZ il letékes munkatársával, és közösen feltárják az eltérés okát, a javítást a törvényi előírásoknak megfelelően végrehajtják.

2.1.9

Az Intézménynek a saját bevételeit a feladatokkal összefüggő önköltség-számítással alátámasztott fenntartási és üzemeltetési kiadásokra (beleértve az energia kiadásokat is) kell for dítania.

2.2.1

Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat formájában is beérkező kötele zettségvállalásokat (kinevezés, átsorolás, megbízás, megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) alaki és formai szempontból ellenőrzi, meggyőződik a KASZPER modulban szereplő nyilvántartással történő egyezőségéről. Amennyiben teljesülnek a kötelezettségvállalás ellenjegyezhetőségének feltételei akkor az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi és az okmányokat az Intézménynek visszaküldi. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem ellenjegyezhető, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az okmá nyokat visszaküldi az Intézménynek.

2.2.2

Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat (számla és utalványrendelet) formájában beérkező – a kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt – utalványozott kifizetéseket, illetve követeléseket alaki, formai szempontból és a szakmai teljesítésigazolásnak a megtörténtét ellenőrzi és az elektronikus kötelezettségvállalással egyezteti. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, akkor érvényesíti, ellenjegyzi és teljesíti az utal-


 5/32 oldal 

ványrendeletben foglaltakat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor az ok megjelölésével 5 munkanapon belül az okmányokat visszaküldi az Intézménynek. 2.2.3

Az NGSZ a bevételi előirányzatok teljesüléséről és a kiadási előirányzatok felhasználásáról a Vhr-ban foglalt részletezettségű és adattartalmú költségvetési jelentést (INFO) készít a rendeletben meghatározott időpontokban az ETRIUSZ modulban. A költségvetési jelentés az Intézmény számára elektronikus úton érhető el.

2.2.4

Az NGSZ a bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítések alakulásáról havonta elkészíti az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatást, amely elektronikus úton kerül kiküldésre az Intézményeknek.

2.2.5

Az NGSZ – a költségvetési jelentés Intézmény által végzett ellenőrzése után – a hozzá be érkezett és általa jóváhagyott teljesítés átkönyvelésre vonatkozó kérelmeket a KASZPER modulban a következő költségvetési jelentés elkészültéig lekönyveli.

2.2.6

Az NGSZ a saját és az intézmények összesített költségvetési jelentését Vhr-ben foglalt határidőkre elkészíti és megküldi a Közgazdasági Irodának.

3. KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, PÓTELŐIRÁNYZAT Általános megállapítás: a) Az NGSZ előirányzat-módosítási kérelmet havonta- legkésőbb a költségvetési jelentés Vhr. szerinti elkészítési határideje előtt 5 nappal- fogad el, kivéve ha a költségvetési jelentés elkészítése közben előirányzat módosí tás válik szükségessé a hibátlan KGR-es INFÓ feladásához, ebben az esetben az intézménnyel egyeztetett előirányzat módosítás végrehajtása szükséges. b) Pótelőirányzatra vonatkozó igény csak akkor nyújtható be (akkor fogadható be), ha a kiemelt előirányzatokon mutatkozó megtakarításból, illetve saját forrásból a hiányzó fedezet sem részben, sem teljes mértékben átcsoportosítással nem biztosítható.

3.1.1

Az Intézmény az NGSZ-szel egyeztetett költségvetési jelentés (INFO) és az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatás alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét. Indokolt esetben saját, vagy felügyeleti hatáskörű előirányzatmódosítást kezdeményez – az Ávr-ben és a Vhr-ben az előirányzatokkal való gazdálkodásokra vonatkozó szabályok szerint – az NGSZ-nél az ETRIUSZ modulban, illetve teljesí tés-átkönyvelést a Word és Excel programok által készített kérelmek alapján.

3.1.2

Amennyiben előirányzat-módosításnál az Intézmény eltérést észlel a kérelméhez képest, 5 munkanapon belül személyes egyeztetést kezdeményez az NGSZ erre illetékes ügyintézőjénél a hiba kijavítása érdekében.

3.1.3

Amennyiben az Intézmény gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, az ez irányú kérelmet Vhr. előírásainak megfelelően kell elkészíteni és megküldeni a Közgazdasági Irodának.

3.2.1

Az NGSZ az intézményi saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosításokat a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül felülvizsgálja. Ha az egyeztetés során hibát talál, – erről rövid úton (telefonon, telefaxon, e-mailben) tájékoztatja az Intézményt és a hibás előirányzat módosítási kérelmet az ok megjelölésével, javításra visszaküldi.

3.2.2

Az NGSZ az Intézmény által beterjesztett 3.2.1. pontban jelzett, alakilag és tartalmilag hibátlan módosítási kérelmeket a beérkezéstől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi és a soron következő költségvetési jelentésig az Intézmény költségvetésében átvezeti és – a Vhr-ben meghatározott határidőre – megküldi a Közgazdasági Irodának.

3.2.3

Az Intézmény által kezdeményezett és Közgyűlés hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítási kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, az esetlegesen szükséges intézményi egyeztetés után véleményével ellátva a Közgazdasági Irodának megküldi.


 6/32 oldal 

3.2.4

A költségvetésről szóló Közgyűlési rendelet által jóváhagyott előirányzat-módosításokat és pótelőirányzatokat az NGSZ a KASZPER modulban lekönyveli, és a Közgazdasági Irodától kapott könyvelési értesítőt az Intézménynek 5 munkanapon belül továbbítja.

3.2.5

Az NGSZ az Intézmény által a Közgazdasági Irodára benyújtott pótelőirányzati igényét a Közgazdasági Iroda megkeresése alapján felülvizsgálja és véleményezi a pótelőirányzat szükségességét.

4. PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS Általános megállapítások: a) Az Intézmény alpénztára (ellátmánypénztára) bevételeiből készpénzes kiadást teljesíthetnek, de a hónap utolsó munkanapján kimutatott pénztáregyenlegüket kötelesek az intézményi fizetési számlára befizetni. Továbbá a fel nem használt bevételeket az Intézménynek be kell fizetnie a fizetési számlájára, amennyiben annak összege meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket. Az intézményi befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon, ha azzal egyidejűleg az Intézmény készpénzes ellátmányt vesz fel. b) Készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó a Vhr-ben rögzített értékhatár, mely szerint meghatározott öszszeg fölötti számla készpénzben nem rendezhető. Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. c) Az ellátmány intézményi összege a Pénzkezelési Szabályzat intézményi sajátosságait tartalmazó melléklete szerint kerül megállapításra. Az ellátmány összegét minden költségvetési év kezdetekor az előző évi ellát mány összege alapján állapítja meg az Intézmény, mely összeget az NGSZ a felülvizsgálatot követően jóváhagy. Az ellátmány keretösszegét indokolt esetben – az Intézmény írásbeli kérelme alapján – az NGSZ módosíthatja.

4.1.1

Az Intézmény a hatályos Pénzkezelési Szabályzat szerint – havi elszámolási kötelezettséggel – készpénzes ellátmányt igényelhet jogszabály szerinti kisösszeg alatti kifizetésekre. A kisösszeg feletti kifizetésekhez az NGSZ előzetes ellenjegyzése szükséges.

4.1.2

Az Intézmény írásos kérelmére az NGSZ – az ellátmány összegén felül – írásban megindokolt esetben készpénzelőleget biztosít, amellyel a felvételtől számított 8 munkanapon belül, köteles elszámolni. Ez alól kivételt képez az útielőleg, amely esetén az elszámolás határideje az utazás befejezését követő első munkanaptól számított 3 munkanap, de maximum 30 nap. Indokolt esetben az intézmény írásbeli kérelme alapján az elszámolás határideje módosít ható, de az előleg felvételétől számított 30 napot nem haladhatja meg. A készpénz előlegre vonatkozó írásos kérelmet legalább a felvétel napját megelőző 3 munkanappal korábban szükséges megküldeni az NGSZ részére.

4.1.3

Az Intézmény a felvett készpénzellátmánnyal, továbbá az eseti készpénz előleggel a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint számol el, az alábbiak figyelembe vételével: a)

a bevételekről és kiadásokról bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot állít ki kizárólag a KASZPER modulban,

b)

a bevételeket, illetve kiadásokat a KASZPER modulban az erre rendszeresített pénztárjelentésbe az előírt adattartalommal felvezeti,

c)

az alapbizonylatokon (számlák, kiküldetési rendelvények, stb.) és az utalványrendeleteken előkontírozza a főkönyvi számlaszámokat, a kiadás fedezetéül szolgáló forrást (saját bevétel, átvett pénzeszköz, önkormányzati támogatás) és a kapcsolódó részletező kódot, valamint a szakfeladat-számot vagy COFOG kódot és telephelykódot, szükség esetén tételenként.

4.1.4

Amennyiben a bevételi pénztár napi záró egyenlege meghaladja a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket, az Intézmény köteles a készpénzt a fizetési számlájá ra befizetni.

4.1.5

A bevételeket a hatályos ÁFA törvénynek megfelelően kiállított szigorú számadású nyom tatvány (nyugta, számla) kiállításával, illetve a KASZPER modulba történő rögzítéssel, feldolgozással kell érvényesíteni.


 7/32 oldal 

4.2.1

Az NGSZ a saját, és a hozzárendelt intézmények pénzeszközeit a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata számlavezető bankjánál nyitott bankszámlán kezeli más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére – amennyiben a támogatási szerződés, vagy pályázati kiírás ezt kötele zően előírja – az NGSZ az Intézmény fizetési számlája alá rendezett elkülönített banki al számlát nyit az Intézmény írásbeli kérelme alapján. Az NGSZ saját, és a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának kezelése a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott intézményenkénti fizetési számlákon történik. Az intézményi fizetési számlák és alszámlái fölött az Intézmény és a számlavezető bank között létrejött Fizetésiszámla-szerződés, valamint mellékleteiben meghatározottak szerint az NGSZ jogosult rendelkezni.

4.2.2

Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére a költségvetési év elején az NGSZ részére megküldött, és az NGSZ által jóváhagyott írásbeli igénylése alapján a havi készpénz-ellátmányt, mely összegről az NGSZ főpénztárában az Intézmény készpénz kifizetési bizonyla tot kap. Ezzel az Intézmény a számlavezető banknál készpénzben felveheti az ellátmány összegét. Az NGSZ főpénztára – a hatályos Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően – elvégzi az ellátmány elszámoltatását, melynek időpontjáról előzetesen tájékoztatást ad.

4.2.3

Az Intézmény azon feladatainak megvalósítására, melyekre vonatkozóan az Intézményt a kötelezettségvállalás és az utalványozás joga megilleti, az NGSZ havi finanszírozási keretet biztosít. Az Intézmény által utalványozott számlákat az NGSZ ellenjegyzés után kifize ti, átutalja, illetve az Intézmény fizetési számlájára érkező jóváírásokról az Intézményt írásban értesíti.

4.2.4

Az NGSZ – finanszírozási kerettől függetlenül – elkülönítetten kezeli az intézményi fizetési számlák forgalmát. Az elkülönített alszámlák banki kivonatának eredeti példányát az Intézmény részére 5 munkanapon belül megküldi.

5. SZÁMVITELI FELADATOK 5.1.1

Az Intézmény a dátumbélyegzővel érkeztetett és a PAPIRUSZ 2009 modulba iktatott beérkező számláit, illetve az általa kiállított számlákat a telephely-kód megadása mellett elő kontírozza. A hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a KASZPER modulban konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli, szakmai teljesítésigazolással látja el, megállapítja a tárgyévi Vhr. szerinti fizetési határidőt, utalványrendeletet készít, melyet az utalványo zásra jogosult hiteles aláírása után érvényesítésre, ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítés re és könyvelésre a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal megküld az NGSZ-nek.

5.1.2

Az Intézmény a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően: a) A SAMU modulban az Intézménynél foglalkoztatott közalkalmazottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása, b) A Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) által biztosított formanyomtatványon a túlóra nyilvántartása, a műszakpótlék nyilvántartása, az ügyelet nyilvántartása, a rendkívüli munkavégzés nyilvántartása, a helyettesítések nyilvántartása, valamint a szabadság, és a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása, c) Word és Excel programok segítségével, illetve kézi karton felhasználásával vezeti:      

a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása, pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása, a fizetési előlegek nyilvántartása, az ellátmány-elszámolások nyilvántartása, az előleg elszámolások nyilvántartása, szabadság-nyilvántartás,


 8/32 oldal 



   

a kötött felhasználású és egyedi kiemelt céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, amelyekről az év végi költségvetési beszámoló részeként a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a céltámogatások elszámolásának keretében elszámol, helyiségbérletek analitikus nyilvántartása, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása, (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása, sajátos elszámolások – azonosítás alatt álló tételek – analitikája.

5.1.3

Az Intézmény végzi a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszközök, idegen tulaj donú eszközök mennyiségbeli és értékbeli nyilvántartásához az eszközök rögzítését, az NGSZ előzetes iránymutatása (útmutató) alapján illetve az alleltár(ak) szerinti kis és nagy értékű tárgyi eszközök költséghelyenkénti listázását.

5.1.4

Az Intézmény negyedévente egyeztetést kezdeményez az NGSZ-szel a sajátos elszámolások – azonosítás alatt álló tételek – analitikájának egyeztetésére.

5.1.5

Az Intézmény köteles vezetni a pályázat céljára elkülönített alszámláinak pénzforgalmi analitikáját, melyet szükséges esetben egyeztet az NGSZ-szel, amelyet tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve megküld az NGSZ részé re.

5.1.6

Az Intézmény tárgyévet követő január 31-ig írásban nyilatkozik, hogy az általa vezetett analitikus nyilvántartások tárgyév december 31-i záró állománya megegyezik az NGSZ által végzett főkönyvi könyvelés adataival. Amennyiben eltérés van, akkor az NGSZ útmuta tása alapján közösen megkeresik a hiba okát és megszüntetik azt.

5.2.1

Az NGSZ ellátja az Intézmény és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti az 5.1.2 pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen az:  immateriális javak,  nagy értékű tárgyi eszközök: földterület, telkek, épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések, járművek,  a kis értékű és éven belül elhasználódó tárgyi eszközök,  idegen tulajdonú eszközök,  követelések és  kötelezettségek analitikus nyilvántartása.

5.2.2

Az NGSZ az Intézmény által előkontírozott kötelezettségvállalások, követelések, számlák és utalványrendeletek kontírozását felülvizsgálja, ellenőrzi, majd véglegesíti illetve számvitelileg igazolja. A NGSZ végzi a bér, a pénzforgalom nélküli tételek, az előirányzatok, valamint a könyvelési helyesbítések kontírozását.

5.2.3

Az NGSZ ellenőrzi, majd véglegesíti a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszkö zök, éven belül elhasználódó eszközök, valamint az idegen tulajdonú eszközök mennyiségbeli és értékbeli nyilvántartását az intézmény előzetes rögzítése alapján.

5.2.4

Az NGSZ végzi a KATI modulban a költséghelyek, főkönyvi számok, mozgás típusok és az eszköz kategóriák karbantartását.

5.2.5

Az NGSZ a KASZPER modulban folyamatosan vezeti és nyilvántartja az Intézmény követelés- és tartozás-állományának alakulását, a kötelezettségvállalásokról és követelés-szerzésekről szóló dokumentációkkal összevetve ellenőrzi azok megalapozottságát Az NGSZ negyedévente írásban tájékoztatja az Intézmény vezetőjét és felhívja a figyelmét az eltérések írásbeli indokolására, valamint a követelések kiszámlázására.

5.2.6

Az NGSZ az Intézménnyel történő negyedéves egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli az azonosítás alatt álló tételeket. Év végi zárást megelőzően az NGSZ kiküldi sajátos elszámolások – azonosítás alatt álló tételek – és az időbeli elhatárolások főkönyvi számlák tárgyévi záró egyenlegeinek részletezéséről készült táblázatot.


 9/32 oldal 

6. LÉTSZÁM- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az Intézmény a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik (teljes jogkörrel rendelke zik előirányzatai felett, felelős a felhasználásért, az adatok SAMU modulban történő felviteléért), figyeli az engedélyezett álláshelyek betöltöttségét, a havi illetménykeret alakulását (rendszeres kifizetések). b) Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt, illetve természetes személy részére szóló megbízási szerződést kiállítani csak a SAMU modulban szabad. A gép által kinyomtatott okmányokba utólagosan kéz zel belejavítani, beleírni tilos. Csak rendkívül indokolt esetben ellenjegyezhető azon munkaügyi dokumentum – kivéve az Mt. hatálya alá tartozó (közfoglalkoztatási) jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszűnésével kapcsolatos okmány –, megbízási szerződés, amelyet nem a SAMU modulban készítettek el, vagy kézi javítást, kiegészítést tartalmaz. Ilyen esetben a szabálytól való eltérés okáról igazoló jelentést kell mellékelni a szerződéshez, amelyen a javítást mindkét félnek aláírásával igazolni kell. c) A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség ezekre a dokumentumokra is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kötelezettség vállalás érvénytelen. d) Az Intézmény a MÁK részére az NGSZ-en keresztül adja meg a szükséges adatokat. Az Intézmény a munka erő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül az NGSZ-szel áll kapcsolatban, tőle kapja meg a szükséges tájékoztatást, segítséget.

6.1.1

Az Intézmény a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat, a SAMU modulban elkészíti és kiadja a köz alkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat (kinevezés, besorolás, adatfelvételi lap, számlanyitás bejelentő, kinevezés módosítás, átsorolás, elszámoló lap, közalkalmazotti igazolás, közalkalmazotti jogviszony megszüntető irat) és a munkáltatói minőségében szerzett adatokat az NGSZ-nek átadja további adatkezelés céljából.

6.1.2

Az Intézmény a munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkavállaló és a munkáltató részéről aláírt okmányok legalább három (munkavállalói, munkáltatói és MÁK) példányát 3 munkanapon belül MÁK kísérőjegyzékkel ellátva – a tervezett hatálybalépés előtt legalább 3 munkanappal korábban – ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. Az NGSZ az ellenjegyzés céljából megküldött munkaügyi okmányok (kinevezés, kinevezés módosítása, átsorolás, értesítés illetményváltozásról, közalkalmazotti jogviszony megszüntetése, vezetői megbízás stb.) adatait a SAMU modulban egyezteti, ellenőrzi.

6.1.3

A bérjellegű, nem rendszeres kifizetések (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, célfeladat ellenértéke, túlóradíj, minőségi pótlék, kereset-kiegészítés, jubileumi jutalom, stb.) esetén: a) Az Intézmény a KASZPER modulban korábban már ellenjegyzett és mellékletekkel felszerelt megbízási szerződést, alapbizonylatot, stb. továbbítja az NGSZ részére. A bérkifizetésről szóló rendelkezésen feltünteti a kifizetés pontos jogcímét, és a terhelt előirányzatot (önkormányzati támogatási előirányzat, saját bevétel, vagy átvett pénzeszköz). b) Az Intézmény tárgyhót követő 5-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a munkából való távolmaradást (betegszabadság, GYED, GYES, táppénzes ellátások). c) Az Intézmény tárgyhót követő 10-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a túlórát, műszakpótlékot, ügyeletet, rendkívüli munkavégzést, helyettesítést és a szabadság feladást.

6.1.4

Az Intézmény nem rendszeres bérkifizetés esetén, minden egyes kifizetésről szóló rendelkezéskor írásban tájékoztatja az NGSZ-t a dolgozó kifizetését terhelő egyéb levonás ös zszegéről, jogcíméről és kedvezményezettjéről. Ennek elmulasztásából eredő károk, kamatok és bírságok az Intézményt terhelik.


 10/32 oldal 

6.1.5

Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint Megbízó és a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatósága (MÁK) jogelődjeként a BM Csongrád Megyei Területi Államháztartási és Közigazgatási Információs Szolgálat, mint Megbízott között létrejött, 1999. január 1-től hatályos Együttműködési Megállapodás 4. f) pontja szerint az Intézmény feladata – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartása mellett – a MÁK által üzemeltetett „eadat” rendszeren keresztül elérhető bérfizetési jegyzékek letöltése és kinyomtatás után 1 példány átadása a munkavállaló részére.

6.1.6

Az Intézmény feladata a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetésről készült bérjegyzékek, a kifizetési jegyzékek, valamint a könyvelési bizonylatok „eadat” rendszerről való letöltése és egyeztetése, ellenőrzése. A téves számfejtés, vagy kifizetés, elmaradt feladás elsősorban az Intézmény felelőssége, mivel a rendelkezésére álló bizonylatokat azonnal köteles egyeztetni. Eltérés esetén írásban 3 munkanapon belül a szükséges lépésekről tájékoztatja az NGSZ-t. A letöltött könyvelési bizonylatokat elektronikus úton megküldi az NGSZ-nek a bérfelhasználás lekönyveléséhez.

6.1.7

Az Intézmény a Vhr. alapján minden negyedévet követő hónap 5-ig köteles elkészíteni és megküldeni a SAMU modulban a létszám és illetmény záró adatairól készített kimutatást, amit az NGSZ felülvizsgálat után tárgyhónap 10-ig a Közgazdasági Irodára továbbít.

6.1.8

Az Intézmény minden negyedévet követő hónap 5-ig kitölti és az NGSZ-nek megküldi a KSH által kiadott „Jelentés az üres álláshelyek számáról” elnevezésű űrlapot, melyet az NGSZ az internet alapú KIR3 rendszerben dolgoz fel.

6.1.9

Az Intézmény a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről (pl.: étkezési hozzájárulás, napidíj, kiküldetés, stb.) telephely szerinti bontásban feladást teljesít minden hónap 25-ig az NGSZ-nek. A nemleges kifizetésekről is írásban kell nyilatkozni. Az utazási költségtérítés feladását a kifizetést megelőzően teljesíteni kell.

6.2.1

Az NGSZ az Intézménytől beérkező MÁK kísérőjegyzékkel ellátott közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányokat – a személyes adatok védelméről szóló törvény rendelkezéseinek betartása mellett – alaki, formai és tartalmi ellenőrzés után – amennyiben az el lenjegyezhetőség feltételei fennállnak – 3 munkanapon belül ellenjegyzi, egy példányát továbbítja a MÁK-nak, a fennmaradó példányokat visszaküldi az Intézménynek. Amennyi ben nem ellenjegyezhető az okmány, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az iratok összes példányát visszaküldi az Intézménynek.

6.2.2

Az NGSZ az Intézmény által beküldött feladási bizonylatokat (a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság feladás) ellenőrzi, a Központosított Illetményszámfejtő Rendszerbe (KIR3) berögzíti és a MÁK által megadott határidőben, tárgyhóban elektronikusan továbbítja a MÁK-nak.

6.2.3

A bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetéseknél az NGSZ végzi a számfejtést a MÁK által biztosított KIR3 rendszerben az intézmény által elkészített és NGSZ részére megküldött rendelkezés bruttó bérről bizonylat alapján. A számfejtés eredményét utalványrendelet formájában rögzíti a KASZPER modulban. A kifizetés végrehajtásának NGSZ általi utalványozását és ellenjegyzését követően az NGSZ gondoskodik a nettó összeg jogo sult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról.

6.2.4

Az NGSZ számfejtés után az Intézménynek ellenőrzésre és tájékoztatásul havonta megküldi a jogosultak és kedvezményezettek kifizetési jegyzékét és a könyvelési bizonylatokat.

6.2.5

Az NGSZ a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetési jegyzékek és könyvelési bizonylatok intézményi ellenőrzése és észrevételezése alapján havonta intézkedik a személyi jutta tásokkal kapcsolatos sajátos elszámolások és előlegek rendezéséről a könyvelésben.

6.2.6

Az NGSZ rögzíti és a MÁK-nak az általa megadott határidőre elektronikusan megküldi a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről szóló feladásokat a KIR3 rendszeren keresztül.


 11/32 oldal 

6.2.7

A munkabérek és egyéb személyi jellegű bérek készpénzes kifizetéseire vonatkozóan a hatályos Pénzkezelési szabályzat idevonatkozó szabályai az irányadók.

,

7. SELEJTEZÉS – LELTÁROZÁS, VAGYONKATASZTER 7.1.1

Az Intézmény az NGSZ által rendelkezésére bocsátott és az Intézmény által is hatályba léptetett Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján elvégzi a rá háruló feladatokat.

7.1.2

Az Intézmény a Leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott, előzetesen egyeztetett ütemterv által kijelölt időpontban elkészíti a szabályzatban előírt intézményi leltározási ütemtervet, megbízólevélben kijelöli a leltározási bizottság tagjait, leltárellenőrt kér az NGSZ-től.

7.1.3

Az Intézmény a leltározás megkezdésekor jegyzőkönyvet készít, az egyedi leltárutasításban meghatározottak szerint elvégzi a helyszíni leltározást (ideértve az idegen tulajdonú eszközök leltározását is), az NGSZ leltárkiértékelése alapján – amennyiben szükséges – elvégzi a leltáreltérések vizsgálatát, illetve felelősségre vonást alkalmaz. Erről a leltározás befejezésekor készített záró jegyzőkönyv, a leltárbizonylatok, és a felelősségre vonásról szóló határozat megküldésével tájékoztatja a NGSZ-t.

7.1.4

Az Intézmény a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában meghatározottak szerint a feleslegessé vált eszközöket jegyzékbe foglalja, és egy pél dányát az NGSZ részére megküldi, a Selejtezési Bizottságba NGSZ képviselő delegálását kéri, beszerzi a szükséges szakértői véleményeket, javíthatatlansági nyilatkozatokat, határozatban kijelöli a Selejtezési Bizottság tagjait és vezetőjét. Előzetesen egyeztetett időpontban biztosítja a jegyzékben szereplő eszközök megtekintését az NGSZ ellenőre számára. A selejtezés lezárását követően a Selejtezési jegyzőkönyv egy példányát megküldi az NGSZnek, amely alapján az eszközökben bekövetkezett változásokat az NGSZ a nyilvántartásokon átvezeti.

7.1.5

Az Intézmény feladata az a) adatszolgáltatás az NGSZ-nek a vagyonkataszter mennyiségi, értékbeli és természetbeni adataiban történt változásokról, b) az általa az NGSZ számára szolgáltatott adatok, tények és jogok aktualizálása, az ezt alátámasztó iratok átadása a NGSZ-nek.

7.1.6

Az Intézmény feladata az ingatlanok kataszteri leltározása a hatályos Ingatlanvagyonkataszter szabályzat valamint az NGSZ Leltárkészítési és leltározási szabályzatban foglal tak szerint. A leltározás végrehajtása – az NGSZ ellenőrzése mellett – az Intézmény feladata.

7.2.1

Az NGSZ elvégzi a Leltárkészítési és leltározási, illetve a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában rögzített ráeső feladatokat.

7.2.2

A NGSZ – az Intézménnyel történő egyeztetés után – megbízólevélben kijelöli a leltárellenőrt, kiadja a leltárfelvételi ívet, elvégzi a szabályzatban, illetve a megbízólevélben előírt ellenőrzést és a kiértékelést, az állományváltozásokat átvezeti a könyvviteli nyilvántartás ban, gondoskodik a leltárbizonylatok, iratok megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről.

7.2.3

Az NGSZ a selejtezéshez megbízólevélben kijelöli a selejtezés ellenőrét, és határozatban delegál egy bizottsági tagot, végrehajtja az eszközök állományból történő kivezetését, gondoskodik a selejtezési dokumentációk megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről.


 12/32 oldal 

7.2.4

Az NGSZ a leltározás szúrópróbaszerű, illetve a feleslegessé vált, selejtezésre előkészített eszközök tételes ellenőrzése után az észrevételeiről jelentést küld az Intézménynek.

7.2.5

Az NGSZ feladata az intézményi ingatlanvagyon-kataszter a) aktualizálásához szükséges alapbizonylatok vagyonhasznosító költségére történő beszerzése, kezelése és őrzése, b) a KINGA modul vezetése, c) a kataszterben szereplő adatok, valamint a számviteli egyezőségéről történő gondoskodás, d) adatszolgáltatás az Intézmény által rendelkezésére bocsátott bizonylatok és a KINGA modul adatai alapján az önkormányzati ingatlan-kataszter vezetője részére.

8. BESZÁMOLÁS, ADATSZOLGÁLTATÁS 8.1.1

Az Intézmény az éves költségvetési beszámoló egyes részeihez (a költségvetési jelentés, maradvány kimutatás és előirányzat maradvány, személyi juttatások alakulása), valamint az év közben felmerülő egyéb, az intézmény-hálózatot érintő, egységes felmérések, jelentések, műszaki adattár, döntési javaslatok elkészítéséhez az Önkormányzat és/vagy a NGSZ által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít.

8.1.2

Az Intézmény a beszámolójához elkészíti a szöveges értékelést, amennyiben az Önkormányzat ezt előírja. Szöveges indokolással adatot szolgáltat a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a költségvetési bevételek és kiadások maradványának alakulásáról, a rendelkezésére álló források felhasználásáról, a céltámogatás felhasználásáról, a feladatmutatók alakulásáról.

8.1.3

Az Intézmény részt vesz az NGSZ által szervezett, előre meghirdetett továbbképzéseken, oktatásokon, szakmai megbeszéléseken, tájékoztatókon, bemutatókon. Kérés esetén a kapcsolódó témában adatszolgáltatást teljesít.

8.1.4

Az Intézmény elkészíti a szakmai jellegű az államháztartással és egyéb hatóságokkal szem beni adatszolgáltatási feladatokat, amelyekről az NGSZ-nek tájékoztatást küld. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja a negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést, az éves energiafelhasználási beszámolót.

8.2.1

Az NGSZ jogszabályokban, illetve az Önkormányzat által előírt határidőre és adattartalommal, a könyvelési adatok, az Intézmény adatszolgáltatása és szöveges értékelése alapján elkészíti az Intézmény éves beszámolóját és ezek dokumentációit.

8.2.2

Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a költségvetési jelentést. Az évközi és éves költségvetési jelentést megküldi a Közgazdasági Iroda részére.

8.2.3

Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a negyedéves mérlegjelentést és megküldi a Közgazdasági Iroda részére.

8.2.4

Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált, a zárszámadás alapját jelentő beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére.

8.2.5

Az NGSZ az éves beszámoló részeként az Intézményi adatszolgáltatással kiegészítve a könyvelési adatokból elkészíti a céltámogatások elszámolását. Az Intézmény feladata az ETRIUSZ modulban elkészített céltámogatás felhasználás kimutatások összevetése az Intézmény által vezetett céltámogatás analitikával és esetleges eltérések esetén a határidők betartása mellett a módosítás kezdeményezése. A feltárás alapján gondoskodik a végrehajtható módosítási kérelmek figyelembe vételéről.

8.2.6

Az NGSZ elkészíti az Intézmény maradvány-kimutatását és előirányzatmaradvány-elszámolását, amelyhez az Intézmény előzetesen adatot szolgáltatott.


 13/32 oldal 

8.2.7

Az NGSZ ellátja – az Intézmény adatszolgáltatása alapján – az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja az a) b) c) d) e) f)

az áfa bevallást, a rehabilitációs hozzájárulás elszámolását, a cégautó adó bevallását, a telefon magáncélú használatának bevallását, a közbeszerzési éves statisztikai összegezést, és egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat,

Az áfa a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat az NGSZ rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást. 8.2.8

Az NGSZ a jogszabályban előírtaknak megfelelően, az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal az Intézmény tartozásállomá nyáról havi rendszerességgel, a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére.

8.2.9

Az NGSZ a Vhr-ben előírtaknak megfelelően az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal elkészíti az intézmények összesített finanszírozási ütemtervét (az Intézmény tárgyhót megelőző hó 15-ig elkészített tervei alapján) havi rendszerességgel, a tárgyhónapot megelőző hónap 20. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére.

9. ENGEDÉLYEZÉSI ELJÁRÁS (Kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés-igazolás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés) Általános megállapítások: a) Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok terhére, illetve saját bevétel megszerzése érdekében kötelezettséget vállal, utalványoz. Költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (a továbbiakban kötelezettségvállalás) a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy (a továbbiakban kötelezettségvállaló/utalványozó) jogosult. Ugyanez vonatkozik a kiadás teljesítésének, illetve a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére, azaz az utalványozásra is. b) Utalványozni csak a KASZPER modul külön írásbeli rendelkezésével (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. c) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás módjáról és az azt végző személy(ek) kijelöléséről a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban köteles rendelkezni. A szakmai teljesítésigazolásnak az okmányon (számlán) feltüntetett gazdasági esemény megtörténtét kell igazolni és magára az okmányra (számlára) kell felvezetni. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. d) Az ellenjegyzésre jogosultnak az okmányt – ha nem felel meg az ellenjegyzés feltételeinek – akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az ellenjegyző az okmányt „az ellenjegyzés utasításra történt” záradékkal köteles ellátni, s erről a Polgármestert 3 munkanapon belül értesíteni köteles. Az ellenjegyző utasítás ellenére is megtagadhatja az ellenjegyzést, ha ezzel bűn cselekményt valósítana meg. e) Érvényesítést csak az NGSZ igazgatója által ezzel írásban megbízott, a jogszabály szerinti iskolai végzettséggel rendelkező NGSZ dolgozó végezhet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. f) Ott ahol az aláírás alakisága cégszerű aláíráshoz kötött, a cégszerű aláírás a kötelezettségvállalásra és az el lenjegyzésre feljogosított személyek együttes, első- és másodhelyi aláírásával jön létre. g) A kötelezettségvállalás minden egyes példányán szerepelni kell a pénzügyi ellenjegyzésnek, azaz a kötelezettségvállalást legalább 2 példányban (vevő-szállító) kell ellenjegyzésre küldeni. h) A kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítést igazoló, az utalványozó, az érvényesítő és az ellenjegyző aláírásá nak hitelesnek kell lennie. Akkor hiteles az aláírás, ha azt az arra jogosult személy saját kezűleg írja alá, és aláírása mellett szerepel az Intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata. i) Kizárólag csak eredeti sajátkezű aláírások fogadhatók el hiteles aláírásként. A másolt (nyomtatott, faxolt, bélyegzett) aláírás nem hiteles. j) Másolat csak hitelesítés után ellenjegyezhető (másolt számla nem hitelesíthető). Másolatot hitelesíteni a „Hiteles, az eredetivel mindenben megegyezik” bélyegzőlenyomat melletti dátum és eredeti hiteles aláírással le Megállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc

 14/32 oldal 

het. Másolat hitelesítésére csak a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult sze mély jogosult. k) Amennyiben a hitelesített másolatok között nincs egyetlen eredeti aláírású okmány sem, akkor ennek okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, a jegyzőkönyvet a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult személyek mindegyikének alá kell írni, és a jegyzőkönyvet csatolni kell a hitelesített másolatokhoz.

9.1.1

Az Intézmény a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint készpénz felvételre jogosultak névsorát, munkakörét és aláírás-mintáját, a hatálybalépés időpontját 3 munkanappal megelőzően írásban, (az NGSZ nyomtatványán – amelyet a TITÁN rendszer/Jogi dokumentumok/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai menüből letölthet), 2 példányban megküldi a NGSZ-nek, amelynek 1 eredeti példányát az NGSZ leigazolva az Intézmény részére visszaküld. Az Intézmény köteles az aláírási rendben bekövetkező változást haladéktalanul jelenteni.

9.1.2

Az Intézménynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött jogcím szerinti előirányzata biztosítja-e a fedezetet (keretfigyelés). A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia, és az Intézmény kötelezettségvállalásaival összhangban köteles biztosítani, hogy a szükséges költségvetési és saját forrásai a jogcím szerinti előirányzatnak megfelelően rendelkezésre álljon.

9.1.3

Az Intézmény kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt elkészíti az utalványrendeletet a KASZPER modulban. Feltünteti, hogy a rajta szereplő összeget saját bevételéből, az átvett pénzeszközei terhére, vállalkozási bevételből vagy a részére jóváhagyott önkormányzati támogatási előirányzat terhére rendeli kifizetni, illetve bevételként utalványozni, valamint szerepeltetni kell a megfelelő rovatrendet is.

9.1.4

Az intézményi utalványozó – az ellenjegyzőhöz hasonlóan – az utalványozás előtt meggyő ződik arról, hogy a bizonylat szabályszerűen van-e kiállítva, aláírva, a szakmai teljesítés igazolás jogszerűen történt-e meg a hiteles és ellenjegyzett kötelezettségvállalás, eszközbeszerzés esetén az állományba vételi bizonylat csatolva van-e, van-e fedezet a kifizetésre, a Beszerzési szabályzat, a mindenkori Közbeszerzési eljárásokról szóló törvény, ezen MEGÁLLAPODÁS és az Intézmény vonatkozó szabályzatai be lettek-e tartva, illetve, hogy a kedvezményezett jogosult-e az átvételre.

9.2.1

Az NGSZ igazgatói határozatban felhatalmazott dolgozójának joga és a jogszabályi feltételek fennállása esetén kötelessége az Intézményi kötelezettségvállalások és utalványrendeletek ellenjegyzése. Az NGSZ ellenjegyzése nélkül a kötelezettségvállalás érvénytelen, a kiadás nem teljesíthető, a bevétel nem szedhető be. Az Intézménytől beérkező okmányokat az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi, vagy elutasítja az ellenjegyzést. Érvénytelen kötelezettségvállalás a szerződő félnek nem adható át.

9.2.2

Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, a kötelezettségvállalás sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, különösen sérti, ha nem felel meg a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség kritériumainak, ha túllépi a létszám és kiadási előirányzatot, fedezet nélküli a kötelezettségvállalás, aránytalan a szolgáltatás-ellenszolgáltatás, feltűnően alacsony, vagy magas ár alkalmazása, jóváhagyatlan előirányzat maradvány felhasználás történne.

9.2.3

Az NGSZ igazgatói határozatban kijelölt dolgozója (az érvényesítő) a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrzi azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e a hatályos Pénzkezelési szabályzatnak megfelelően.

9.2.4

Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatása alapján a NGSZ nyilvántartja az Intézménynél arra írásban kijelölt kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint készpénzfelvételre jogosultak névsorát, aláírás-mintáját, a jogosultság mértékét és hatályba lépés időpontját. Az el-


 15/32 oldal 

lenjegyzés gyakorlása során ellenőrzi a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó illetékességét. 9.2.5

Az ellenjegyzett okmány összes példányát az NGSZ 5 munkanapon belül az Intézménynek az ügyfélszolgálaton, illetve a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül visszajuttatja.

9.2.6

A rendkívüli káresemények, illetve azonnali beavatkozást igénylő balesetveszélyes helyzetek közvetlen következményeinek – NGSZ egyidejű értesítése mellett történő – elhárításával kapcsolatos, a kárveszély nagyságával arányban álló azonnali Intézményi kötelezettségvállalást az NGSZ utólagosan – már amennyiben utólag teljesülnek az ellenjegyzés feltételei – ellenjegyezi.

10. VERSENYEZTETÉSI ELJÁRÁSOK Általános megállapítások: a) A költségvetési szerveknek a Közbeszerzési törvény és a Beszerzési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni az árubeszerzési, szolgáltatás igénybevétele és építési beruházási (karbantartási, felújítási) ügyekben. b) A (köz)beszerzési műszaki leírás azoknak a műszaki előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a (köz)beszerzés tárgya tekintetében megkövetelt jellemzőket, amelyek alapján a (köz)beszerzés tárgya oly módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek. c) A műszaki leírás tartalmazza a minőségre, a teljesítményre, a termék rendeltetésére, a környezetvédelmi teljesítésre, a biztonságra és a méretekre vonatkozó jellemzők meghatározását, ideértve a (köz)beszerzés tárgyára alkalmazandó, a terminológiára, a jelekre, a vizsgálatra és vizsgálati módszerekre, a csomagolás ra, a jelölésre, a címkézésre, a használati utasításra, a gyártási folyamatokra és módszerekre vonatkozó kö vetelményeket. d) Építési beruházás vagy szolgáltatás (karbantartás) megrendelése esetében továbbá tartalmaznia kell a minőségbiztosításra, tervezésre és költségekre vonatkozó szabályokat, a munkák vizsgálati, ellenőrzési és átvételi feltételeit, az építési eljárásokat vagy technológiákat, valamint minden olyan egyéb műszaki feltételt, amelyet az ajánlatkérőnek módjában áll általános vagy különös rendelkezésekkel előírni az elkészült munka és azon anyagok vagy alkatrészek tekintetében, amelyeket az magában foglal. e) A (köz)beszerzési eljárás ajánlatkérési/ajánlati, vagy ajánlattételi felhívása kötelezettségvállalásnak minősül, ezért a jogszabályi előírásnak megfelelően az eljárás indításakor kötelezettségvállalásként rögzíteni kell, illetve annak ellenjegyzése kötelező. f) Az ajánlatkérő (Intézmény) közbeszerzési eljárások esetében csak abban az esetben mentesül a szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően – általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében – beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes. A közbeszerzésekről szóló törvényben meghatározott értéket el nem érő versenyeztetési eljárás során az ajánlatkérőnek (Intézmény) nincs szerződéskötési kötelezettsége.

10.1.1 Az Intézmény saját előirányzata terhére történő beszerzése, szolgáltatás igénybevétele (épület-karbantartás, stb.), épület-felújítás, beruházás (továbbiakban beszerzés) az NGSZ Beszerzési Szabályzatban megjelölt értékhatárt meghaladó, de a hatályos Közbeszerzési törvényben meghatározott értékhatárt el nem érő összegű beszerzése többajánlatos eljárás eredményeként valósulhat meg a Beszerzési szabályzat előírásainak betartása mellett. 10.1.2 Az Intézmény a többajánlatos eljárások lebonyolításával, valamint a Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzései, szolgáltatás igénybevételei, karbantartásai, felújításai és beruházásai lebonyolításával (teljes körű ügyintézésével), a (köz)beszerzési eljárások lefolytatásával a beszerzés tárgyától függetlenül az NGSZ-t – konzorciumi beszerzés esetén az NGSZ-t, vagy az Önkormányzatot – köteles írásban megbízni. 10.1.3 Az Intézmény a várható jövő évi előirányzatai alapján valószínűsíti a következő költségvetési évre vonatkozó árucsoportonkénti beszerzési, karbantartási (felújítási, beruházási) és egyéb szolgáltatási igényeit, meghatározza azok 12 havi becsült értékét. A becsült értékek alapján elkészíti az Intézmény előzetes közbeszerzési tervét, melyet szeptember 25-ig felülvizsgálatra és nyilvántartásba vételre megküld az NGSZ-nek. 10.1.4 Az Intézmény a jóváhagyott költségvetése ismeretében a közbeszerzésekről szóló törvény rendelkezése alapján véglegesíti a közbeszerzési tervét és felülvizsgálat, illetve nyilvántartásba vétel miatt tárgyév március 20-ig megküldi a NGSZ-nek. 10.1.5 Az Intézmény a közbeszerzési tervét, valamint annak módosítását a saját honlapján köteles közzétenni. A Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban való közzétételért az NGSZ közbeszerzési referense a felelős.


 16/32 oldal 

10.1.6 Az Intézmény feladata a közbeszerzési eljárás törvényben, a többajánlatos eljárás Beszerzési szabályzatban meghatározottak szerinti – határidőre történő – előkészítése, így különösen az adott (köz)beszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a (köz)beszerzés becsült értékének felmérése és megállapítása, az – NGSZ által elkészítendő ajánlati, vagy ajánlattételi felhíváshoz, ajánlatkéréshez kapcsolódó – dokumentáció előkészítése, tartalmi meghatározása, a beszerzés tárgyának elégséges specifikálása. Amennyiben az itt felsoroltak hiányossága, hibája miatt kerül sor bírság megfizetésére, arra az Intézmény köteles. 10.1.7 Az Intézmény az NGSZ-nek írásban megküldi a)

A többajánlatos eljárás kiírásához szükséges adatokat, amelyek az alábbiak:  a becsült érték (nettó forint),  a pénzügyi fedezet összegének és finanszírozási forrásának megjelölése (pl.: év/önkormányzati támogatás, pályázat pontos megnevezése, év/céltámogatás stb.),  a beszerzés mennyisége,  a beszerzendő mennyiséget plusz vagy mínusz mennyiségi eltéréssel kell meghatározni annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló pénzügyi fedezethez képest magasabb vagy alacsonyabb összegű nyertesnek javasolt ajánlat ne eredményezze az eljárás eredménytelenségét.  szállítási (teljesítési) cím(ek),  szállítási (teljesítési) határidő,  az intézmény által – intézményvezetői megbízással delegált – szakmaiságot képviselő Bírálóbizottsági tag megnevezése és az intézményen belüli beosztása,  a beszerzés tárgya:  az áru részletes műszaki leírása (adott esetben ETALON termék megjelölése, a legfontosabb paraméterek kiemelésével) és darabszáma,  az ETALON termék megnevezése, azaz a beszerezni kívánt áru pontos típus meghatározása kizárólag csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történhet oly módon, hogy az ajánlatkérő intézménynek biztosítania kell az egyenértékű termékre történő ajánlattétel lehetőségét is. Az ETALON terméket tartalmazó ajánlat a bírálat során nem élvezhet elsőbbséget egy kedvezőbb áru, de egyenértékű terméket tartalmazó ajánlattal szemben.  a szolgáltatás pontos meghatározása,  az építési beruházás esetén a tervezett munka részletezése, az NGSZ műszaki és üzemeltetési osztályvezetőjével együttműködve,  az intézmény által – az ajánlatkérés tárgya szerinti beszerzésre – az eljárásba meghívni javasolt szervezetek megnevezése és elérhetőségei (postacím, telefonszám, faxszám és e-mail cím),  az ajánlatkérő intézmény által az eljárásban egyéb fontosnak ítélt további elvárások.

b)

a közbeszerzési eljárás kiírásához szükséges adatokat, amelyek az alábbiak:  az ajánlatkérő neve, címe, telefon- és telefax-száma (e-mail),  becsült érték (nettó forint),  a pénzügyi fedezet összegének és finanszírozási forrásának megjelölése (pl.: év/önkormányzati támogatás, pályázat pontos megnevezése, év/céltámogatás stb.),  a közbeszerzés tárgya, illetőleg mennyisége – amennyiben a beszerzés tárgyának a természetéből adódóan részajánlattételi lehetőség biztosítható és nem ellentétes a gazdasági ésszerűséggel, lehetővé kell azt tenni.  a beszerzendő mennyiséget plusz vagy mínusz mennyiségi eltéréssel kell meghatározni annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló pénzügyi fedezethez képest magasabb vagy alacsonyabb összegű nyertesnek javasolt ajánlat ne eredményezze az eljárás eredménytelenségét.  a dokumentáció elkészítéséhez szükséges műszaki leírás,  az összeállított anyag tartalmáért az intézményi érdekkörbe tartozó esetekben az Intézmény vezetője a felelős, az NGSZ vonatkozásában a dokumentáció tartalmáért a


 17/32 oldal 

beszerzés tárgyától függően a beszerzési osztályvezető, illetve a műszaki és üzemel tetési osztályvezető a felelős;  építési beruházás esetén a műszaki dokumentáció elkészítése a műszaki és üzemeltetési osztály feladata, melyet a beszerzési osztályvezető és a közbeszerzési referens felülvizsgál. Amennyiben az összeállításban hiányosságot vagy esetleges hibát tapasztal, az anyagot javításra a műszaki és üzemeltetési osztályvezetőnek visszaküldi.  a közbeszerzési műszaki leírás azoknak a műszaki előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a közbeszerzés tárgya tekintetében megkövetelt jellemzőket, amelyek alapján a közbeszerzés tárgya oly módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek;  az ajánlatkérő a közbeszerzési műszaki leírást nem határozhatja meg oly módon, hogy egyes ajánlattevőket, illetőleg árukat az eljárásból kizár, vagy más módon indokolatlan és hátrányos vagy előnyös megkülönböztetésüket eredményezi;  ha a közbeszerzés tárgyának egyértelmű és közérthető meghatározása szükségessé tesz meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, illetőleg szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozást, a leírásnak tartalmaznia kell, hogy a megnevezés csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt, és a megnevezés mellett a „vagy azzal egyenértékű” kifejezést kell szerepeltetni; (A dokumentációnak az ajánlattételi határidő lejártáig – magyar nyelven – történő ren delkezésre állásáról a közbeszerzési referens köteles gondoskodni.)  a szerződés időtartama vagy a teljesítés határideje,  a teljesítés helye,  az ajánlatok bírálati szempontja (legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás vagy összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása), az összességében legelőnyösebb ajánlat megítéléséhez szükséges részszempontok. A részszempontok között mindig meg kell adni az ellenszolgáltatás mértékének részszempontját. A részszempontoknak mennyiségi vagy más módon értékelhető tényezőkön kell alapulniuk, a közbeszerzés tárgyával, illetőleg a szerződés lényeges feltételeivel kell kapcsolatban állniuk (az ellenszolgáltatáson kívül pl.: funkcionális tulajdonságok, környezetvédelmi tulajdonságok, működési költségek, gazdaságosság, költséghatékonyság, vevőszolgálat és műszaki segítségnyújtás, pótalkatrészek biztosítása, készletbiztonság, a teljesítés időpontja),  Bírálóbizottságba delegált szakmaiságot képviselő tag megjelölése,  az eljárás előkészítésébe (pl. helyzet- és piacfelmérésbe) bevont személyek neve. A dokumentumok elkészítéséhez az Intézmény kérheti az NGSZ közbeszerzési referensének szakmai tanácsadó közreműködését. 10.1.8 A 10.1.7 pont szerint összeállított anyag tartalmáért az előirányzat felett rendelkezni jogosult Intézmény – továbbiakban ajánlatkérő Intézmény – vezetője a felelős. Építési beruházás, vagy építési szolgáltatás esetén a műszaki dokumentáció elkészítése az NGSZ Műszaki és üzemeltetési osztályának a feladata, ennek tartalmáért az NGSZ műszaki és üzemeltetési osztályvezetője, üzemeltetési igazgatója és általános intézményvezetői minőségében pedig az NGSZ igazgatója felelős ebben a csökkenő sorrendben. 10.1.9 Az ajánlatkérő Intézmény vezetője határozatban köteles kijelölni a (köz)beszerzés tárgyával kapcsolatban szakmai tapasztalattal rendelkező (megbízott) személyt, aki az Intézmény képviselőjeként – mint a Bírálóbizottság tagja – közreműködik az ajánlatok elbírálására létrehozott Bírálóbizottság munkájában. Az ajánlatkérő Intézmény vezetője – mint döntéshozó – a Bírálóbizottság írásbeli javaslata alapján saját, egyszemélyi felelősséggel dönt a (köz)beszerzési eljárás nyerteséről. Döntését írásban rögzíti. Az eljárás nyertes ajánlattevőjével az ajánlati (ajánlattételi) felhívásban megjelölt napon köteles szerződést kötni. 10.1.10 Amennyiben a (köz)beszerzési eljárásban az ajánlatkérő Intézmény hibájából, mulasztásából vagy a tartalmi meghatározás pontatlanságából eredő törvénysértés miatt, vagy a Bírálóbizottságnak a közbeszerzés tárgya szerint szakértelemmel rendelkező tagjának nem Megállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc

 18/32 oldal 

szakszerű álláspontja miatt bírság kiszabására kerül sor, és nem képes bizonyítani, hogy az adott ügyben úgy járt el, ahogyan az tőle szakmailag elvárható volt, úgy a bírság összege az ajánlatkérő Intézmény költségvetését terheli. Amennyiben a jogsértés bizonyíthatóan a bonyolítást végző NGSZ hibájából történt, ilyenek különösen az alaki, formai és eljárási hibák, akkor a felmerülő bírság az NGSZ-t terheli. 10.1.11 Az ajánlatkérő Intézmény a közbeszerzési eljárás nyilvánosságát szem előtt tartva köteles eljárni, a Közbeszerzési törvényben és a Beszerzési szabályzatban megjelölt adatokat (szerződést), információkat, hirdetményeket honlapján – 5 munkanapon belül – köteles közzé- és bárki számára elérhetővé tenni. E szabály megsértése miatt fizetendő bírság az ajánlatkérő Intézményt terheli. 10.1.12 Az Intézmény az éves közbeszerzéseiről külön jogszabályban és a Beszerzési szabályzatban meghatározott minta szerinti éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet tárgyévet követő év április 30-ig az NGSZ-nek meg kell küldenie. 10.1.13 A statisztikai összegezés Közbeszerzési Hatóságnak határidőre történő megküldéséért, a Közbeszerzési Adatbázisban való közzétételért az NGSZ közbeszerzési referense a felelős. A statisztikai összegezés Intézményi honlapra történő felkerüléséért az Intézmény Vezetője a felelős. 10.2.1 A Közbeszerzési törvény, a Vhr., illetve a Beszerzési Szabályzat előírása szerinti kötelezően, vagy önkéntes választás alapján lefolytatandó versenyeztetési eljárás lebonyolítására az NGSZ a jogosult, az ajánlatkérő Intézmény írásbeli megbízása esetén pedig köteles le folytatni a (köz)beszerzési eljárást. Az NGSZ ezt a jogát, illetve kötelezettségét az Önkormányzat által szervezett konzorcium tagjaként is gyakorolhatja. 10.2.2 Az NGSZ az általa bonyolított valamennyi – versenyeztetésen alapuló – beszerzési eljárás eredményeként kötött szerződést a Beszerzési Szabályzat előírása szerinti tartalommal a saját honlapján köteles nyilvánosságra hozni. 10.2.3 Az NGSZ a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően a Beszerzési Szabályzatban határozza meg a (köz)beszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét. 10.2.4 Az NGSZ biztosítja az ajánlatkérő Intézmény által konkrétan és körültekintően megfo galmazott, megfelelően dokumentált igények (tartalom) alapján az ajánlatkérés, a közbeszerzési ajánlati, ajánlattételi felhívás és a szerződéstervezet elkészítését, kibocsátását, fogadja a beérkező ajánlatokat, gondoskodik azok szakszerű kezeléséről. Az NGSZ dokumentálja a (köz)beszerzési eljárást. Az NGSZ felelős a (köz)beszerzési eljárás alaki, formai és eljárási szabályainak betartásáért, az ebbéli szabálytalanságból eredő bírság az NGSZ-t terheli. 10.2.5 Az NGSZ a 10.1.7. pont szerinti ajánlattételre meghívandók körét kiegészíti a korábbi időszak leggyakrabban, és legnagyobb értékben győztes – amennyiben ilyen létezik – ajánlattevői közül kiválasztott egy, vagy több ajánlattevővel. 10.2.6 Az NGSZ igazgatója a (köz)beszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok elbírálására –igazgatói határozattal – legalább háromtagú Bírálóbizottságot hoz létre, amelybe az ajánlatkérő Intézmény vezetője legalább egy fő, szakmaiságot képviselő tagot köteles delegálni szintén igazgatói határozattal. 10.2.7 A Bírálóbizottság tagjai írásban értékelik az ajánlatokat, és ezt követően alakítják ki a közös álláspontot, amit szintén írásban dokumentálva a döntéshozónak (ajánlatkérő Intézmény igazgatójának) átadnak. 10.2.8 A döntéshozó által nyertesnek nyilvánított ajánlattevőre vonatkozó – az ajánlati, vagy az ajánlattételi felhívás részét képező – szerződéstervezetet az NGSZ a nyertes ajánlattevőre vonatkozó adatokkal véglegesíti, és aláírásra megküldi az ajánlatkérő Intézménynek.


 19/32 oldal 

11. BESZERZÉS ÉS SZÁLLÍTÁS Általános megállapítások: a) Az intézményi éves saját beszerzési igény bruttó összege nem lehet több mint az intézményi elemi költségve tés vonatkozó sorainak együttes összege. b) Az NGSZ – az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatokra vonatkozóan is – közbeszerzési el járással elnyert beszerzés esetében lebonyolítóként, minden más esetben az Intézmény írásos megbízása alapján – a megbízásban meghatározottak szerint – lebonyolítóként térítésmentesen vesz részt.

11.1.1 Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználására vonatkozólag szállítói megrendelések, szállítói szerződések megkötéséről dönt (kötelezettségvállalás) a jogszabályokban, illetve a Beszerzési Szabályzatban előírt versenyeztetési eljárás eredménye alapján. 11.1.2 Az Intézmény az NGSZ céltámogatás terhére történő beszerzési igényét az NGSZ idevo natkozó körlevelében jelzett időintervallumra vonatkozóan, határidőre, cikkelem mélységben és mennyiségben írásban adja meg a Beszerzési Szabályzat előírásainak megfelelően. 11.1.3 Az Intézmény a beszerzési igényét vagy szerződésben, vagy eseti jelleggel MEGRENDELŐ űrlapok kitöltésével, cikkelem mélységben határozza meg a vevő (Intézmény) telephelyére szállítva. 11.1.4 Az Intézmény a beszerzési igényét tartalmazó kötelezettségvállalást – a KASZPER modulban történő berögzítést követően – ellenjegyzésre a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül – a tervezett beszerzést megelőző 5 munkanappal korábban – megküldi az NGSZ beszerzési osztályának. 11.1.5 Az Intézmény a beszerzést az ellenjegyzett kötelezettségvállalás (megrendelő, vagy szer ződés) szállító felé történő elküldésével (lehet faxon is) kezdeményezi. Nem szabad ellenjegyzés nélküli kötelezettségvállalást kibocsátani, az ebből eredő esetleges károkozásért az Intézmény köteles helytállni. 11.1.6 A megrendelő Intézmény az árubeszerzés teljesítésekor gondoskodik a megrendelt és leszállított termékek átvételéről. Az átvétel általában mennyiségi és minőségi átvételt jelent, de ha az adott dolog átvétele speciális ismeretet igényel, a minőségi átvételben az NGSZ – az Intézmény írásbeli kérelmére – közreműködik. Ez utóbbi esetben az időpontról az Intézmény köteles az NGSZ-t értesíteni. 11.1.7 A szállítás az Intézménnyel egyeztetett időpontban szállítólevéllel, vagy számlával történik. A NGSZ által közvetített megrendeléseknél is az Intézmény a szállítások teljesítésének helye. Az átvételre jogosult intézményi kijelölt dolgozó a hiánytalan átvétel tényét a számlán, vagy szállítólevélen leigazolja, illetőleg jelzi az esetleges észrevételeit. Az NGSZ jogosult a szállításoknál a helyszínen ellenőrizni az okmányok valóság tartalmát. 11.1.8 A megrendelő Intézmény feladata a beérkező számla érkeztető bélyegzővel történő ellátása, PAPIRUSZ 2009 modulban történő iktatása, saját rendelkezésű előirányzat terhére történő beszerzésénél a beszerzés szakmai teljesítés igazolása az utalványrendelet KASZPER modulban történő kiállítása, utalványozása, számlához csatolása, tárgyi eszköz beszerzése esetén az állományba vételi bizonylat kiállítása és csatolása, a fizetési határidő megállapítása és a fizetési határidő előtt legalább 5 munkanappal az NGSZ-be történő beküldése. 11.1.9 Az Intézmény nem rendszeres, eseti szállítási feladatait elsősorban az NGSZ erre a célra fenntartott gépkocsijával köteles megoldani, amennyiben nem rendelkezik saját szállítókapacitással. Az Intézmény térítésmentesen igényelheti olyan szállítási feladat ellátását, amelyik az NGSZ zárt, kis tehergépkocsijával szabály- és célszerűen lehetséges. A szállítás pontos idejét, tárgyát és viszonylatát a gépkocsivezetővel – a tervezett időpont előtt 3 mun kanappal korábban, közvetlenül telefonon megbeszélni, vidéki szállítás esetén e-mailen, vagy levélben meg kell küldeni az NGSZ Beszerzési osztályának. A 20 kg-nál nagyobb tömegű, vagy egy személy által méreténél, veszélyességénél fogva nem mozgatható áruk mozgatásához rakodómunkás szükséges, mely segítséget az NGSZ üzemeltetési csoportja biztosítja. 11.1.10 A szállítás teljesítésének leigazolása a menetlevélen a szolgáltatást igénybe vevő Intézmény képviselőjének aláírásával történik.


 20/32 oldal 

11.1.11 Amennyiben az NGSZ bármilyen jogszerűen indokolható ok (túlsúlyos, túlméretes, veszélyes anyagot tartalmazó áru, korábban jelzett szállítási feladat, műszaki meghibásodás, gépkocsivezető, vagy rakodómunkás hiánya, stb.) miatt nem tudja teljesíteni az igényelt szállítási feladatot, halaszthatatlan esetben az Intézmény saját költségvetése terhére bérfuvarozással oldhatja meg. 11.2.1 Az NGSZ az Intézménytől a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül beérkezett – a KASZPER modulban nyilvántartásba vett – beszerzésre vonatkozó kötelezettségvállalás (szállítási szerződés, vagy egyszerű kézi beszerzés esetén, illetve szállítási keretszerződés eseti ren delése esetén – az NGSZ által rendszeresített űrlapon levő – megrendelés) nyilvántartásba vételét követően 5 munkanapon belül ellenjegyzi és intézményi előirányzat terhére történő beszerzésnél visszajuttatja az Intézménynek, aki az ellenjegyzett példányt továbbítja a szállítónak. Az NGSZ céltámogatás terhére történő beszerzésnél az NGSZ küldi meg a szállítónak a Beszerzési szabályzat előírásainak megfelelően. 11.2.2 A NGSZ a szállító számláját – Intézményi előirányzat terhére történő beszerzés esetén az Intézmény által leigazolt szállítólevél és a számla szakmai teljesítésigazolása, NGSZ céltámogatás terhére történő beszerzés esetén az átvétel tényét a számlán, vagy szállítólevélen történő igazolás alapján, de az NGSZ szakmai teljesítés igazolása mellett – az utalványrendelet ellenőrzése, érvényesítése és ellenjegyzése után – kiegyenlíti. A késedelmes számlakiegyenlítés miatt felmerülő költségeket a késedelemért – a határidők be nem tartásáért – felelős viseli. 11.2.3 Az NGSZ a rendelkezésére álló szállítókapacitás erejéig térítésmentesen kielégíti az Intézmény nem rendszeres, eseti, kisebb teherszállítási igényét. A térítésmentes szállítás nem vonatkozik az Intézmény rendszeres szállítási igényére, a személyszállításra, az árubeszerzésre (a szállító feladata kell legyen az áru vevő Intézmény telephelyére történő leszállí tása), ha az Intézmény költségvetésében szállításra elkülönített pénzeszköz került betervezésre, vagy saját szállító kapacitással rendelkezik, továbbá ha a szállítás az Intézmény bevételszerzéséhez kapcsolódik. 11.2.4 Az NGSZ az írásban beérkezett szállítási igényeket a beérkezés sorrendjében, az ésszerű és költségtakarékos fuvarszervezés szempontjait szem előtt tartva teljesíti. Időpont ütközés esetén az NGSZ felajánlja a két ütköző Intézménynek az egyeztetés lehetőségét. Sikertelen egyeztetés esetén az igénybejelentés NGSZ-be érkezésének időpontja a döntő.

12. ÉPÜLET-FELÚJÍTÁS ÉS KARBANTARTÁS Általános megállapítások: a) Beruházás: a tárgyi eszköz beszerzése, létesítése, saját vállalkozásban történő előállítása, a beszerzett tárgyi eszköz üzembe helyezése, ide tartozik mindaz a tevékenység, amely a tárgyi eszköz beszerzéséhez hozzákapcsolható, ideértve a tervezést, az előkészítést, a lebonyolítást is. Beruházás a meglévő tárgyi eszköz bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának, teljesítőképességének közvetlen növelését eredményező tevékenység is. b) Felújítás: az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga helyreállítását szolgáló tevékenység, amely azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége visszaáll. Az előállított termékek minősége vagy az eszköz használata javul, felújítás a korszerűsítés is, ha az eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával vagy kicserélésével az üzembiztonságát, teljesítőképességét, növeli. c) Karbantartás: a használatban lévő tárgyi eszköz folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítási, karbantartási tevékenység, ideértve a tervszerű megelőző karbantartást, a hosszabb időszakonként, de rendszeresen visszatérő nagyjavítást, és mindazon javítási, karbantartási tevékenységet, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében el kell végezni, amely a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi. d) Műszaki ellenőr: az Intézmény által az építési szerelési munka szakszerűségének ellenőrzésével, illetőleg helyszíni képviselete ellátásával megbízott szakember, aki bejegyzett, nyilvántartási számmal rendelkező személy, aki az építésügyi és az építésüggyel összefüggő szakmagyakorlási tevékenységekről szóló 266/2013. (VII. 11.) Korm. rendelet előírásai szerint láthatja el a műszaki ellenőrzést. Az NGSZ műszaki ellenőre a karbantartás, felújítás, beruházás megvalósítására irányuló építési, szerelési munka teljes folyamatában elősegíti és ellenőrzi a vonatkozó jogszabályok, hatósági előírások, szabványok, szerződések, valamint az építésügyi- műszaki hatóság, illetve az építmény létesítését engedélyező hatóság által jóváhagyott építészeti műsza -


 21/32 oldal 

e) f)

g)

h) i)

ki terv betartását. Épület-karbantartási, felújítási és beruházási munka szakmai-teljesítésigazolását kizárólag csak a műszaki ellenőrök névjegyzékében szereplő műszaki ellenőr végezheti. Az Intézmény éves saját karbantartási igény bruttó összege nem lehet több, mint az intézményi elemi költ ségvetés vonatkozó sorainak együttes összege. Az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználására irányuló megrendelések, szerződések (kötelezettségvállalások) ellenjegyzésére, teljesítésére csak a megfelelő fedezet rendelkezésre állásakor kerülhet sor. Az NGSZ – az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatokra vonatkozóan is – (köz)beszerzési eljárással elnyert munka esetében lebonyolítóként, minden más esetben az Intézmény írásos megbízása alap ján – a megbízásban meghatározottak szerint – lebonyolítóként (teljes körű ügyintézés), vagy műszaki ellenőrként térítésmentesen vesz részt a karbantartási, felújítási és beruházási munkákban. A lebonyolítási tevékenység (teljes körű ügyintézés) és szakmai teljesítés-igazolás részletes szabályait a Mű szaki munkák bonyolításának szabályzata tartalmazza. Az NGSZ a karbantartási, felújítási, beruházási munkákkal összefüggő számlákat a kiállított utalványrendelet, a számla szakmai teljesítésigazolására írásban felhatalmazott – a műszaki ellenőrök névjegyzékében szereplő – műszaki ellenőr aláírása, az utalványozás, a számla érvényesítése és ellenjegyzése után egyenlíti ki.

12.1.1 Az Intézmény szeptember 25. napjáig elkészíti és az NGSZ-nek megküldi a tárgyévet követő évre vonatkozó teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényét a munkák rangsorolásával a költségbecslések feltüntetésével. 12.1.2

Az Intézmény a váratlan, előre nem látható meghibásodásokat, különös tekintettel a hirtelen bekövetkező élet- vagy balesetveszélyt okozó meghibásodásokra rövid úton – telefon, fax útján – jelenti az NGSZ Műszaki és üzemeltetési osztályvezetőjének, amelyet utólag 3 munkanapon belül írásban is megerősít. A hiba elhárítását elsősorban az Intézmény saját költségvetésének terhére kell megoldani, amennyiben erre nincs lehetőség akkor az NGSZ intervenciós keretéből, vagy az NGSZ javaslata alapján az Önkormányzat intervenciós alapjának terhére.

12.1.3 Az Intézmény a saját rendelkezésébe tartozó előirányzat terhére megvalósítandó – a Közbeszerzési törvény és a többajánlatos eljárás hatálya alá nem tartozó – munkák esetében egyezteti az NGSZ-szel a karbantartási feladatok ütemezését, kezdeményezi a karbantartási és egyéb munkák indítását. Az Intézmény írásbeli megbízása alapján az NGSZ – a Műszaki munkák bonyolításának szabályzata előírásai alapján – köteles ezen munkák lebonyolítását (teljes körű ügyintézését), műszaki ellenőrzését, garanciális jogok érvényesítését, valamint a számla szakmai teljesítésigazolását ellátni. Függetlenül attól, hogy a műszaki beavatkozást ki bonyolította, a műszaki ellenőrzés és a szakmai teljesítés igazolás joga és kötelezettsége az NGSZ, illetve a Városüzemeltetési Iroda műszaki ellenőrét illeti meg, illetve terheli. 12.1.4 Az Intézmény a saját rendelkezésébe tartozó előirányzat terhére megvalósítandó – a Közbeszerzési törvény és a többajánlatos eljárás hatálya alá tartozó – munkák esetében a Beszerzési szabályzat és a Műszaki munkák bonyolításának szabályzata előírásai szerint jár el, azzal, hogy a munka lebonyolítását (teljes körű ügyintézését), műszaki ellenőrzését, garanciális jogok érvényesítését, valamint a számla szakmai teljesítésigazolását az NGSZ, vagy a Városüzemeltetési Iroda jogosult, illetve köteles ellátni. 12.1.5 Az Intézmény a felújítási, karbantartási munka végzéséhez szükséges munkaterületre a bejárást a kivitelező és a műszaki ellenőr részére a munkavégzés ideje alatt folyamatosan biztosítja. 12.1.6 Az Intézmény saját költségvetési előirányzata terhére igénybevett átalánydíjas karbantartásra vonatkozó szolgáltatást a NGSZ által ellenjegyzett szerződés alapján – az NGSZ műszaki ellenőrzése és szakmai teljesítés igazolása mellett – végeztetheti. Az Intézmény a munka elvégzését az átalánydíjas szolgáltatás igénybevétele esetén a szolgáltató munkalapján igazolja. 12.1.7 Tekintettel arra, hogy az Intézmény használatában lévő ingatlanok Szeged Megyei Jogú Város tulajdonában vannak, ezért minden ezen ingatlanokat érintő alapítvány, vagy magánszemély, vagy gazdálkodó szervezet felajánlásából történő építési tevékenység esetén az Intézménynek kötelező építési műszaki ellenőrt bevonni, továbbá az építési tevékenységet a két fél (támogató és a felajánlást fogadó Intézmény) között létrejött NGSZ által ellenjegyzett Megállapodás alapján lehetséges végezni. Megállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc

 22/32 oldal 

12.1.8 Az Intézmények karbantartási, javítási igényeiket saját költségvetésük terhére külső vállalkozó bevonásával NGSZ műszaki ellenőrzése mellett végeztetik, vagy a kisebb karbantartási, javítási igényeiket az NGSZ üzemeltetési csoportjára bejelentve megrendelhetik a munkát, ez utóbbi esetben, amennyiben az NGSZ karbantartói végzik el a kívánt munkát az Intézményt csak az anyagköltség terheli. 12.1.9 Az Intézmény köteles az általa használt ingatlan vonatkozásában történt hatósági ellenőrzésekről (népegészségügyi, tűzoltósági, katasztrófavédelmi, munkavédelmi stb.) nyilvántartást vezetni és a készült jegyzőkönyvet másolatban az NGSZ műszaki és üzemeltetési osztály részére haladéktalanul megküldeni. 12.2.1 Az NGSZ az Intézménytől kapott – tárgyévet követő évre vonatkozó – teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényeket összesíti és október 31-ig benyújtja a Polgármesteri Hivatal Városüzemeltetési Irodájának. 12.2.2 Az NGSZ – megbecsülve a reális jövő évi pénzügyi költségvetési lehetőséget – figyelemmel az Intézmény teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényére és az épületek műszaki állapotára, összeállítja az Előzetesen javasolt épület-felújítási, karbantartási munkák dokumentumot. A képekkel is illusztrált előzetes javaslatot október 31-ig átadja a Közgazdasági Irodának, a Humán Közszolgáltatási Irodának, valamint a Polgármesteri Hivatal Városüzemeltetési Irodájának. 12.2.3 A tárgyévi költségvetési rendelet ismeretében az NGSZ a rendelkezésre álló céltámogatás erejéig újrasorolja az előzetes igényekben szereplő, illetve az időközben ismertté vált munkákat. Az éves épület-felújítási, karbantartási munkák előterjesztésben gondoskodni kell az előre nem látható – előre nem nevesíthető – meghibásodások, balesetveszélyes helyzetek elhárítására szolgáló NGSZ intervenciós keret biztosításáról. 12.2.4 Ezen megállapodás, vagy az Intézmény megbízása alapján az NGSZ a Műszaki munkák bonyolításának szabályzatban, illetve a Beszerzési szabályzatban foglaltak szerint lebonyolítja az egyedi céltámogatásként a jóváhagyott költségvetésben nevesített, illetve az előirányzat fölött rendelkezni jogosult Intézmény költségvetésében szereplő szabad előirányzat terhére – az Intézmény karbantartási, felújítási, beruházási feladatának végrehajtását, ellátja annak műszaki ellenőri, szakmai teljesítés igazolói feladatát, és ha szükséges érvényesíti a garanciális jogokat. 12.2.5 Az NGSZ költségvetésébe tervezett, intézményi karbantartási (felújítási, beruházási) feladatok bonyolítása és műszaki ellenőrzése a NGSZ hatásköre, de a munkálatok időpontjáról egyeztetni köteles az érintett Intézmény vezetőjével. 12.2.6 Az NGSZ költségvetésébe tervezett NGSZ intervenciós kerettel az NGSZ gazdálkodik, oly módon, hogy az előre nem látható, nem tervezhető, de azonnal elhárítandó kisebb meghibásodásokra lehetőleg az egész év során fedezet legyen. A nagyobb költségkihatású hibaelhárításokat – az NGSZ javaslata alapján – a Városüzemeltetési Iroda által kezelt Intervenciós Alap terhére kell megoldani. 12.2.7 Az NGSZ minden év november 30-ig elkészíti az Ilyen volt – Ilyen lett képekkel illusztrált dokumentumot, a honlapján mindenki által elérhetővé teszi, tájékoztatja az Intézmények vezetőit, a Humán Közszolgáltatási Iroda nevelés-oktatás tárgykörben illetékes munkatársát, a Közgazdasági Iroda és a Városüzemeltetési Iroda Vezetőjét a költségvetési évben ál tala bonyolított munkákról. 12.2.8 Az illetékes szakiroda – pénzügyi forrást is megjelölő – írásbeli megbízása esetén az NGSZ bonyolítóként és/vagy műszaki ellenőrként közreműködhet más intézmény-felújítási, beruházási program végrehajtásában is. 12.2.9 Azon feladatokat, amelyek elvégzéséhez nincs megfelelő eszköz, szakmai ismeret, illetve a szükséges létszám nem biztosított, azon munkák elvégzése külső vállalkozó bevonásával történik, amennyiben az NGSZ költségvetésében a fedezet rendelkezésére áll.


 23/32 oldal 

13. VAGYONHASZNOSÍTÁS 13.1.1 Az Intézmény a használatában lévő önkormányzati vagyon felett a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározottak szerint rendelkezik, és vezeti az előírt nyilvántartásokat. Ennek értelmében az Intézmény – mint az önkormányzati vagyon térítésmentes használója – a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyontárgyat birtokolja, használja és a hasznosításából származó hasznot beszedi. 13.1.2 Az Intézmény köteles gondoskodni: a) a használatába átadott vagyontárgy értékének megőrzéséről, ennek keretében viseli a vagyontárgy fenntartásával, felújításával, karbantartásával, őrzésével, vagyonvédelmével kapcsolatos terheket és közterheket, b) köteles gondoskodni a használatában lévő, de birtokából kikerült (pl. bérbe adott-, ideiglenesen átadott eszközök) vagyon használatának, hasznosításának ellenőrzéséről. 13.1.3 Az Intézmény vezetője felelős az Intézmény használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáért annak érdekében, hogy az alapító okiratában előírt tevékenységeit a jogszabályi előírásoknak megfelelően lássa el. 13.1.4 Az Intézmény vezetője írásban köteles jelezni az NGSZ-nek és a tulajdonos képviselőjének, amennyiben a használatába adott vagyon feladatai ellátásához nem szükséges. 13.1.5 Az Intézmény az ingatlanhasznosítás (bérbeadás) során az egyedi szerződéseket az NGSZ által készített helyiségbérleti blanketta-szerződések (éven belüli és éven túli) alapján készíti el, oly módon, hogy a szerződésben meghatározott bérbeadói jogok nem szűkíthetők, a kötelezettségek nem bővíthetők. 13.1.6 Az intézményi büfé bérleti szerződések megkötése során, amennyiben a büfé üzemeltetője nem kizárólag csomagolt árut értékesít a büfében vagy a működéshez különböző elektromos gépeket használ (pl. hűtő, kávéfőző, sütő stb.), akkor az Intézménynek köteleznie kell az üzemeltetőt, hogy saját költségére elektromos áram és víz almérő felszerelésére kerüljön sor. Minden más esetben is, amikor almérő kerül felszerelésre a bérlő által az almérő gyári száma és induló óraállása a szerződés kötelező tartalmi eleme kell, hogy legyen. Az almérőket a két félnek együttesen kell leolvasni minden hónap utolsó munkanapján és erről a két fél jegyzőkönyvet vesz fel, ugyanezt az eljárás kell alkalmazni a szerződés megszűnésekor is. Az almérőkön leolvasott értékek alapján havi gyakorisággal az esedékes bérleti díjjal együtt bérleti díj jogcímen kell kiszámlázni a közüzemi költségeket. 13.1.7 A magánszemély szerződő partner esetében az alábbi adatokat kell feltüntetni a szerződésekben: név, lakcím, személyi igazolvány szám, tartózkodási hely (amennyiben eltér a lakcímtől), adószám (amennyiben van, azonban az adószám nem egyenlő az adóazonosító jellel), bankszámlaszám, illetve telefonos elérhetőség, egyéni vállalkozó esetében a vállalkozói igazolvány szám, gazdálkodó szervezet esetében: név, székhely, cégjegyzékszám, adószám, bankszámlaszám, képviselő neve. Amennyiben a szerződő partner gazdálkodó szervezet, abban az esetben a bérbeadónak a fizetőképesség ellenőrzése érdekében meg kell győződnie arról a www.e-cegjegyzek.hu oldalon, hogy a bérlő nem áll-e csődeljárás, végelszámolás vagy felszámolás alatt, nincs-e vele szemben végrehajtás. 13.1.8 A bérleti szerződésekben a bérleti díjak megállapítása az Intézmény hatályos Önköltség- és árképzési szabályzata figyelembevételével történik, a bérleti díj megfizetése a szolgáltatás igénybevételét megelőzően esedékes, ettől eltérni csak rendkívüli és írásban indokolt eset ben lehetséges. 13.1.9 Az Intézmény az éven túli bérleti szerződések esetében – a szerződésben is – gondoskodik a bérleti díj megemeléséről, oly módon, hogy minden évben a tárgyév első napjára visszamenőleg minimum a KSH által a szolgáltatásokra és az energiaárakra vonatkozóan közzétett inflációs ráta figyelembevételével korrigálja. 13.1.10 A több hónapos bérleti jogviszony esetében, amennyiben a bérlő bérleti díj tartozása az 1 hónapot eléri, a bérbeadó Intézmény haladéktalanul írásban tértivevényes levél formájában felszólítja bérlőt a tartozás kiegyenlítésére, amennyiben a fizetési felszólítás eredményteMegállapodás tervezet Agóra Bábszínház.doc

 24/32 oldal 

len, úgy a bérbeadó Intézmény a rendkívüli felmondás jogával élve felmondja a bérleti szerződést, gondoskodva a követelés behajtásáról. 13.1.11 Az Intézmény ellenőrizni köteles, hogy a használatában, vagy hasznosításában levő ingatlant a bérlő a bérleti szerződésben foglaltaknak megfelelően használja-e. Amennyiben nem, akkor tértivevényes levélben írásban köteles felszólítani a szerződésszerű használatra. Ha ez sem vezet eredményre a megadott határidőre, az Intézmény köteles felmondani a szerződést.

14. VAGYONVÉDELEM, BIZTOSÍTÁS ÉS KÁRESEMÉNY Általános megállapítások: a) Az Intézmény vagyonbiztosítására vonatkozó biztosítási szerződést az Önkormányzat oly módon kötötte meg a biztosítóval, hogy annak hatálya kiterjed az NGSZ-re és a hozzárendelt intézményekre is. b) A biztosítási szerződés kiterjed az elemi - és egyéb vagyontárgyak kárai, az üvegkárokra, a betörés, lopás, rablásból eredő károkra, a vandalizmus (grafiti) által okozott károkra, felelősségi károkra (más személyek nek okozott károk, üzemi balesetek, stb.), tűz-, víz-, árvíz és földrengés okozta károkra, gépjármű károkra (Casco is).

14.1.1 Elektronikus és távfelügyelt vagyonvédelmi rendszer kiépítéséről, javításáról, működtetéséről, karbantartásáról a tűzoltó-készülékek, tűzcsapok beszerzéséről, javításáról, karbantartásáról saját költségvetése terhére a kötelezettségvállalásra vonatkozó egyéb szabályok betartása mellett az Intézmény gondoskodik. 14.1.2 Tűzkár esetén az Intézmény a tűzoltóság közreműködése nélkül eloltott, illetve emberi beavatkozás nélkül megszűnt tüzet is jelenteni köteles a területileg illetékes tűzoltóságnak. 14.1.3 Az Intézmény feladata a biztosítási esemény (káresemény, illetve azon felelősségi károk, amelynek következtében az Intézmény felé kárigényt nyújthatnak be) azonnali bejelentése telefonon az NGSZ Műszaki és üzemeltetési osztályának, amelyet 3 munkanapon belül írásban is meg kell erősíteni. Betörés, rablás, lopás, graffiti és vandalizmus esetén az Intézmény haladéktalanul írásban feljelentést tesz a rendőrségen is. A jegyzőkönyv egy másolati példányát 3 munkanapon belül meg kell küldeni az NGSZ-nek. 14.1.4 Az Intézmény a káresemény során köteles minden elérhető és rendelkezésére álló eszközzel a kárenyhítést megkezdeni. A bekövetkezett konkrét kárral, illetve a felmerült veszélyekkel kapcsolatos, kárenyhítés érdekében megtett halaszthatatlan intézkedésekről a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb a kárveszély elhárítását követő munkanapon értesíteni köteles az NGSZ-t. 14.1.5 Az Intézmény a bekövetkezett biztosítási eseményt írásban jelenti, és a kárelhárításhoz szükséges munka indításához előzetesen a megrendelőt, vagy a szerződést ellenjegyzésre benyújtja a NGSZ-nek. 14.1.6 Amennyiben a kárenyhítés azonnali munkavégzést tesz indokolttá, úgy arra az Intézmény haladéktalanul intézkedik. A megrendelést, a kötelezettségvállalást – utólag – de a lehető legrövidebb időn belül ellenjegyzésre eljuttatja az NGSZ-hez. 14.1.7 A biztosított vagyontárgyak körében beálló lényeges (10.000.000,- Ft-ot elérő) kumulált változást az Intézmény 10 munkanapon belül köteles írásban jelezni az NGSZ műszaki és üzemeltetési osztályvezetőjének. 14.1.8 Az Intézmény a meglévő biztosítási szerződésen felül új biztosítási szerződést kizárólag az Önkormányzattal szerződéses kapcsolatban álló biztosítási alkusz közreműködésével köthet. 14.2.1 Az NGSZ az Önkormányzat által megkötött – az intézményekre is kiterjedő hatályú – biz tosítási szerződésben foglaltaknak megfelelően a tudomásszerzést követően teljes körűen intézi az Intézménynél bekövetkezett káresemény rendezését. Kapcsolatot tart az Intézmény és a biztosítási bróker cég között.


 25/32 oldal 

14.2.2 Az NGSZ illetékes műszaki ellenőre a kár nagyságának pontos megállapítása érdekében a káreseménnyel kapcsolatban műszaki felmérést végez. 14.2.3 Az NGSZ írásban értesíti az Intézményt a biztosító által megfizetett károk pénzügyi teljesüléséről. 14.2.4 Az NGSZ biztosítási ügyintézője az NGSZ saját, illetve az Intézmény biztosított vagyontárgyai körében beálló változásokat az Intézmények jelentései alapján összesíti és továbbít ja az Önkormányzat által megbízott biztosítási brókercégnek, aki – eljárva az Önkormányzatnál és a biztosítónál – gondoskodik a vagyontárgyak biztosításba vonásáról. A brókercégtől, vagy a biztosítótól kapott biztosításba vonásról szóló értesítést az NGSZ az Intéz ménynek 5 munkanapon belül megküldi.

15. ÜGYIRAT-NYILVÁNTARTÁS ÉS BIZONYLATKEZELÉS Általános megállapítások: a) A TITÁN rendszeren belül működő PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására is. b) Az NGSZ és az intézmények közötti iratok átadása-átvétele kizárólag a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül történik. c) Az irat rögzítésekor minden esetben meg kell nevezni az irat tárgyát, az irat típusát, a mellékletek számát. d) A KASZPER és SAMU modulban készített iratok a PAPIRUSZ 2009 modulba automatikusan átemelődnek, ezért azokat szükségtelen újból rögzíteni. e) A PAPIRUSZ 2009 modulban a főszámos (-alszámos) iktatás történik.

15.1.1 Az Intézmény megszervezi a gazdasági eseményt eredményező ügyiratok (bizonylatok) –és minden más ügyirat – érkeztetését és kiadmányozását, a PAPIRUSZ 2009 modulban történő iktatását, gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titok-védelemről, illetve a vonatkozó szabályzatokban meghatározott eredeti iratok PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül történő NGSZ-hez továbbításáról az Iratkezelési és Irattározási szabályzat előírásai szerint. 15.1.2 Az Intézmény azon okmányait is – külön figyelemfelhívás mellett – az NGSZ-nek adja át, amelyek polgármesteri, bizottsági (fenntartói) jóváhagyást igényelnek. A jóváhagyás megszerzése után ezen ügyiratokat az Intézmény az NGSZ-től kapja vissza. A jóváhagyás időszükségletével az NGSZ ügyintézési határideje automatikusan meghosszabbodik. 15.1.3 Az Intézmény tudomással bír arról, hogy az NGSZ által ellenjegyzett kötelezettségvállalásokból az NGSZ-nél nem marad példány. Az eredeti, vagy hitelesített másolatú kötelezettségvállalás az utalványrendelettel felszerelt számlához csatolva kerül vissza az NGSZ-be, majd pénzügyi teljesítés után az NGSZ irattárába. 15.2.1 Az NGSZ az Intézmény kötelezettségvállalásait (ideértve a követelést eredményező szerződéseket, valamint a személyi jellegű kifizetést eredményező szerződéseket is, pl. megbízási szerződések, közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő dokumentumok, stb.), számláit és utalványrendeleteit, eszközök állományba vételi bizonylatait és minden más ügyiratot az Iratkezelési és Irattározási Szabályzat előírásainak megfelelően a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül igazoltan átveszi, illetve átadja az Intézménynek. Az NGSZ gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titokvédelemről. 15.2.2 Az NGSZ a kötelezettségvállalásokról és azok teljesüléséről a vonatkozó szabályokban előírt elektronikus nyilvántartást vezet a PAPIRUSZ 2009, a KASZPER, a SAMU, az ENIKŐ modulokban. 15.2.3 Az NGSZ ellenjegyzés után – azon okmányok esetében, amelyeknél az Intézmény jelezte – hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri (fenntartói) jóváhagyás megszerzéséről, majd az iratokat az Intézmény rendelkezésére bocsátja. Ilyen esetben a szükséges ügyintézési idő a jóváhagyás megszerzésének időtartamával kibővül.


 26/32 oldal 

15.2.4 Amennyiben a PAPIRUSZ 2009 modul nem működik (pl. áramszünet, a rendszer meghibásodása, stb.) az iratok átadása és átvétele az NGSZ és az Intézmény között erre az esetre rendszeresített átadás-átvételi jegyzőkönyvön keresztül történik. A PAPIRUSZ 2009 modul elindulása után a jegyzőkönyv tartalmát – erre utaló megjegyzéssel – utólag a rendszerbe be kell rögzíteni. 15.2.5 A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó bizonylatok kezelésének részletes szabályait az NGSZ mindenkor hatályos Számlarendje tartalmazza.

16. PÁLYÁZATOK 16.1.1 Az Intézmény feladata a pályázati kiírás kiválasztásán és a konkrét pályázat elkészítésén túlmenően a benyújtandó pályázattal kapcsolatos szakhatósági hozzájárulások beszerzése, majd a pályázat beadása. 16.1.2 Az Intézmény pályázatával kapcsolatos NGSZ feladatok – banki felhatalmazás, nyilvántartásba vétel, adatszolgáltatás, értesítés stb. – ellátása érdekében, az Intézmény a Pályázatok nyilvántartó adatlapját – amelyet a TITÁN/Jogi dokumentumok modul/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai pontban letölthet – kitöltve megküldi a NGSZ-nek, legkésőbb a pályázat nyilvántartásba vétele céljából történő benyújtásakor. 16.1.3 A KASZPER modulban csak nyertes pályázat esetén megköttetett támogatási szerződés kerül rögzítésre (követelések nyilvántartása), tehát a pályázat benyújtásakor a Pályázatok nyilvántartó adatlapjának adatai követelésként nem kerülnek rögzítése. 16.1.4 Amennyiben a pályázati kiírás előírja Felhatalmazó levél benyújtását a pályázattal érintett fizetési számlára, az Intézmény köteles legalább 5 munkanappal a pályázat beadásának határidejét megelőzően a Felhatalmazást legalább 3 eredeti példányban (a bank 1 eredeti példányt elvesz), minden adatát kitöltve (számlavezető pénzintézet adatai, számlatulajdonos adatai, bankszámlaszám, jogosult adatai, pályázati azonosító, stb.) az intézményvezető aláírásával és bélyegző nélkül az NGSZ részére megküldeni. A Felhatalmazás az NGSZ aláírását (banknál bejelentett módon) követően a bank részére továbbításra kerül. 16.1.5 Az Intézmény köteles az általa beadott felhatalmazásokról nyilvántartást vezetni, illetve az egyes pályázati elszámolásokat követően (vagy esetlegesen nem nyertes pályázatok esetén) a beadott Felhatalmazások visszavonásáról haladéktalanul gondoskodni (a Felhatalmazáson feltüntetett feltételeknek megfelelően – pl. jogosult írásbeli hozzájárulásával). 16.1.6 Az Intézmény a pályázatának elbírálását követően, a tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül – a pályázat eredményétől függetlenül – a Kiegészítő adatlapon (TITÁN/Jogi dokumentumok modul/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai) tájékoztatja a döntésről az NGSZ-t. 16.1.7 Az Intézmény naprakész analitikus nyilvántartást vezet az elő- és utófinanszírozott pályá zatainak – az önrész és a támogatás összegének megbontásával – pillanatnyi pénzügyi helyzetéről. 16.1.8 Az Intézmény köteles a TITÁN rendszer megfelelő menüpontjába (TITÁN/ETRIUSZ V3.0/65 – Pályázatok) az Uniós pályázatait felvezetni és folyamatosan aktualizálni. 16.2.1 Az NGSZ feladata a pályázat nyilvántartásba vétele, a nyilvántartásba vételhez szükséges Pályázatok nyilvántartó adatlapja, valamint a Kiegészítő adatlapja alapján, és az Intézmény értesítése a támogatási összeg számlára történő megérkezéséről. 16.2.2 Az NGSZ feladata továbbá a pályázathoz esetlegesen szükséges Felhatalmazás beszedési megbízás alkalmazására bankhoz történő megküldése, majd a bank által nyilvántartásba vett Felhatalmazás Intézmény részére történő továbbítása. 16.2.3 Az NGSZ a pályázati anyag beérkezését követő – 10 munkanapon belül – teljesíti a pályá zattal összefüggő feladatait, és igény szerinti időszakonként összesített adatszolgáltatást


 27/32 oldal 

teljesít a Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztálya részére (amennyiben szükséges).

17. JOGI SEGÍTSÉGNYÚJTÁS, TÁJÉKOZTATÁS 17.1.1 Az Intézmény abban az esetben jogosult az NGSZ jogi tanácsadását igénybe venni, ha nem áll jogi tanácsadásra szerződött ügyvéddel kapcsolatban/nincs saját jogász végzettségű alkalmazottja. Jogi tanácsadásra, szerződések, megállapodások előkészítése céljából a vele szerződéses kapcsolatban lévő ügyvéd közreműködését/jogász végzettségű alkalmazottja szakmai munkáját köteles igénybe venni. 17.2.1 Az NGSZ figyelemmel kíséri az Intézmények működésével kapcsolatos nem szakmai jogszabályokat és rendelkezéseket, ezek változásáról szóló figyelemfelhívást, szükség esetén magyarázatot a Jogi dokumentumokon keresztül elérhetővé teszi az Intézmények számára. 17.2.2 Az NGSZ felelős a Jogi dokumentumok közzétételéért, folyamatos hozzáférhetőségéért, hitelességéért és az adatok frissítéséért. 17.2.3 Az NGSZ feladata és felelőssége az általa az Intézmény nevében lebonyolított (köz)beszer zési eljárások szerződéseinek aláírásra történő előkészítése. 17.2.4 Az NGSZ az Intézmény által kötendő, ellenjegyzés céljából benyújtott kötelezettségvállalásait, munkaügyi okmányait jogi szempontból felülvizsgálja, láttamozza. Amennyiben a kötelezettségvállalás jogi szempontból nem megfelelő, aggályos, vagy nem felel meg a hatékonyság, eredményesség és gazdaságosság hármas követelményének észrevételezve, javításra visszaküldi az Intézménynek. 17.2.5 Az NGSZ nem biztosítja az Intézmények részére a jogi képviseletet, jogi beadvány (kere setlevél, viszontkereset stb.) elkészítését.

18. MUNKAVÉDELEM, TŰZVÉDELEM 18.1.1 Az Intézmény gondoskodik a Munkavédelmi szabályzat és a Tűzvédelmi szabályzat kiadásáról, illetve a szabályzatokban foglaltak betartásáról és betartatásáról. 18.1.2 Az Intézmény feladata a létesítmények és az építmények megvalósításával, üzemeltetésé vel, fejlesztésével összhangban, a jogszabályokban és kötelezően alkalmazandó szabványokban meghatározott tűzvédelmi követelmények megtartása a hatályos Tűzvédelmi szabályzatban foglaltak szerint. 18.1.3 Az Intézmény – mint munkáltató – gondoskodik az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzéssel kapcsolatos feladatok megszervezéséről (pl. oktatás, munkabaleset kivizsgáltatása, üzembe helyezések stb.) és ellenőrzéséről – a külső Szolgáltató szakembereinek közreműködésével – a hatályos Munkavédelmi Szabályzatban meghatározottak szerint. 18.1.4 Az Intézmény a szakértő Szolgáltató tűz-és munkavédelmi helyzetre vonatkozó minősítése alapján Intézkedési Tervet köteles készíteni, majd előírásait megvalósítani. 18.2.1 Az NGSZ – egyedi céltámogatás terhére – külső szakértő Szolgáltató szervezettel kötött szerződés alapján biztosítja az Intézmény részére a munka- és tűzvédelmi szolgáltatói feladatok ellátását, a hatályos jogszabályoknak megfelelő Tűz- és Munkavédelmi Szabályzat elkészíttetését, aktualizálását, a rendkívüli események (tűzesetek, balesetek) kivizsgálását, a megfelelő okmányok elkészítését. 18.2.2 Az NGSZ az Intézmény munka- és tűzvédelmi helyzetére vonatkozó Intézkedési tervében foglalt feladatok elvégzését ellenőrzi a Szolgáltató munkabiztonsági szakemberének közre-


 28/32 oldal 

működésével. Mulasztás esetén írásbeli figyelemfelhívással fordul az Intézmény vezetőjéhez.

19. SZABÁLYZATOK Általános megállapítás: a megállapodó felek együttműködési és kölcsönös tájékoztatási kötelezettségüknek megfelelően gondoskodnak arról, hogy az egymás rendelkezésére bocsátott szabályzatok, utasítások és információk őr zése, kezelése a titokvédelemre vonatkozó előírásoknak megfeleljen.

19.1.1 Az Intézmény feladata elkészíteni a jogszabályoknak megfelelő szabályzatait, gondoskodni azok folyamatos aktualizálásáról (karbantartásáról), hatályba léptetéséről. Az Intézmény e feladatát ezen fejezetben leírtak szerint hajtja végre.

19.1.2 Az Intézmény a saját Szervezeti és Működési Szabályzata és az Intézményre vonatkozó szakmai szabályzatok kivételével átveszi, és saját szabályzataként kiadja, azaz hatályba léptető záradékkal látja el az NGSZ meghatározott szabályzatait.

19.1.3 A módosítás nélkül alkalmazandó szabályzatok: Számlarend, Számvitel politika, Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata, Beszerzési Szabályzat, Műszaki munkák bonyolításának szabályzata, Belső ellenőrzési kézikönyv.

19.1.4 A szabályzatok másik csoportját az Intézményre adaptálni kell, azaz az Intézményre vonatkozó helyi speciális szabályokat meg kell határozni és a szabályzathoz mellékletként kell csatolni.

19.1.5 Az átvétel (adaptáció) során a helyi sajátosságok miatt kiegészítéssel, vagy módosítással alkalmazandó szabályzatok: Pénzkezelési szabályzat, Kiküldetési szabályzat, Önköltségszámítási és árképzési szabályzat, Iratkezelési és irattározási szabályzat, Számítástechnikai védelmi szabályzat, Gépjármű üzemeltetési szabályzat, Munkavédelmi szabályzat, Tűzvédelmi szabályzat, Vagyonvédelmi szabályzat. A felsorolt szabályzatok egyes rendelkezései az adaptáció következtében nem lehetnek ellentétesek az NGSZ szabályzatával

19.1.6 A szabályzatok harmadik csoportját az Intézmény által önállóan elkészítendő szabályzatok alkotják, ilyenek: a Szervezeti és Működési Szabályzat, Belső kontrollrendszer szabályzat, Közalkalmazotti szabályzat, Ügyrend, stb.

19.1.7 Az Intézmény a részéről is hatályba léptetett szabályzat hitelesen aláírt hatályba léptető záradékát két példányban papíron, adaptálandó szabályzat esetében a szabályzat intézményi kiegészítést tartalmazó mellékletét is két példányban aláírva megküldi az NGSZ igazgatási csoportjának felülvizsgálat és nyilvántartásba vétel céljából a hatályba léptetést követő 5 munkanapon belül.

19.1.8 Az Intézmény a jogszabályi változásokat folyamatosan átvezeti a szabályzatain. Amennyiben az NGSZ szabályzatát vette át, úgy csak a módosításokat, illetve az általa beépített kivételeket kell figyelemmel kísérnie, és a szükséges módosítást végrehajtania. A szabályzatok módosítása, aktualizálása során is ugyanúgy kell eljárni, mint az új szabályzatok kiadásánál.

19.1.9 Az Intézmény az előző évi beszámolója ismeretében az Önköltség-számítási és Árképzési Szabályzata szerint elkészített önköltség-számítását és árképzését évente köteles felülvizsgálni, módosítani (a beszámolójában szereplő tényadatok és piaci árak szerint) és a tárgyév március 31. napjáig felülvizsgálat és nyilvántartás céljából megküldeni az NGSZ-nek. 19.2.1 Az NGSZ elkészíti a Szervezeti és Működési Szabályzatában felsorolt szabályzatokat, illetve a jogszabályokban előírt számviteli szabályzatokat. Az egyes szabályzat-tervezeteket észrevételezésre e-mailben megküldi az Intézménynek, akinek erre 5 munkanap áll rendelkezésére. Az e-mailben érkezett észrevételeket – a jogszabályi lehetőségekkel összhangban – az NGSZ a szabályzat-tervezetben átvezeti.


 29/32 oldal 

19.2.2 Az NGSZ igazgatója az illetékes testületek, vagy személy(ek) jóváhagyása után – az NGSZ-re vonatkozóan – hatályba lépteteti a szabályzatot, majd egy hiteles aláírással ellátott példányát – intézményi hatálybaléptetésre – az Intézménynek megküld. A szabályzatok aktualizálására, módosítására is ugyanezen szabály vonatkozik. 19.2.3 Az NGSZ az Intézménytől visszakapott szabályzat hatályba léptető záradékát – és kiegészítő mellékletét felülvizsgálja – nyilvántartásba veszi, a szabályzat digitális változatához hozzászerkeszti és módosítás ellen védett pdf formátumban az Intézménynek e-mailben 10 munkanapon belül megküldi. A nyilvántartásba vétel tényét tartalmazó papír alapú hatályba léptető záradék és a kiegészítő melléklet egy példányát az NGSZ az Intézménynek 10 munkanapon belül visszaküldi. A szabályzatok módosítására is ugyanezen szabály vonatkozik. 19.2.4 A NGSZ folyamatosan biztosítja az általa kibocsátott szabályzatok törvényi előírásoknak való megfelelőségét, a folyamatos aktualizálást, és az aktualizált szabályzatok megküldését az Intézménynek. Az NGSZ körlevélben rendszeresen tájékoztatja az Intézményt a bekövetkezett változásokról.

20. BELSŐ ELLENŐRZÉS Általános megállapítások: a) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok:  a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre,  az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és  megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és a nem rendeltetésszerű használattól. b) A belső kontrollrendszer és ezen belül a belső ellenőrzés létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős. Az NGSZ szervezetén belül olyan függetlenített belső ellenőri szervezet került kialakításra, amelyik a szerződő felek jelen megállapodása alapján a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően ellátja az NGSZ, valamint a hozzárendelt intézményeknél a függetlenített belső ellenőri feladatokat. c) A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött Intézmény működését fejlessze, és eredményességét növelje. d) A belső ellenőrzési rendszer: egy belső, az Intézmény és/vagy az NGSZ önálló, illetve együttes működését ellenőrző, javaslattevő „szervezet”, amelynek funkciója az adott intézmény vezetőjének segítése a vezetői feladatok ellátásában, működtetése kötelező. e) Az Intézmény az éves ellenőrzési terv összeállításához a tárgyévet megelőző év szeptember 20-ig megküldi az írásban rögzített okszerű kockázatelemzésen alapuló tárgyévi vizsgálatra vonatkozó ellenőrzési javaslatát az NGSZ Belső Ellenőrzésének.

20.1.1 Az Intézmény vezetője indokolt esetben, soron kívüli ellenőrzést igényelhet – bűncselekmény gyanúja esetén köteles igényelni – az NGSZ Igazgatójához címzett levélben, az ellenőrzés témájának, időszükségletének és a kérés indokának megjelölésével, a kockázatelemzés csatolásával. 20.1.2 Az Intézmény vezetője a gazdálkodás folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni Belső kontrollrendszert és ezen belül a Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét. 20.1.3 Az Intézmény vezetője köteles elkészíteni az Intézmény ellenőrzési nyomvonalát (a folyamatos működés, a tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatok szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását). 20.1.4 Az Intézmény biztosítja a Belső kontrollrendszer szabályzatában és a belső ellenőrzési tervben, illetve a megbízólevélben foglalt ellenőrzési feladat ellátásához szükséges feltételeket (helyiség, közreműködő munkatársak, bizonylatok, stb.). 20.1.5 Az Intézmény vezetője együttműködik az NGSZ igazgatójával a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok, hibák, szabálytalanságok megszüntetésére és biztosítja az NGSZ Igazgatója által elrendelt, úgynevezett átnyúló – NGSZ-t és egy, vagy több intézményt egyidejűleg érintő – ellenőrzéseknél az Intézmény részéről a személyi, technikai feltételeket. 20.1.6 Az Intézmény vezetője a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásai szerint köteles eljárni.


 30/32 oldal 

20.2.1 Az NGSZ biztosítja a belső ellenőrzési rendszer (belső ellenőrzési rendszer: az Intézmény és az NGSZ önálló, illetve együttes működését ellenőrző, javaslattevő „szervezet”, amelynek funkciója az adott intézmény vezetőjének segítése a vezetői feladatok ellátásában) megfelelő működtetését, az ütemezett vizsgálatok végrehajtását a jóváhagyott éves belső ellenőrzési terv alapján. 20.2.2 A belső ellenőrzési szervezetet az NGSZ igazgatója által a belső ellenőrök közül megbí zott, megfelelő végzettséggel és munkatapasztalattal rendelkező Belső Ellenőrzési Vezető irányítja. A belső ellenőrzés a szerződő felek jelen megállapodása alapján a vonatkozó jog szabályoknak megfelelően ellátja az NGSZ, valamint a hozzárendelt intézményeknél a függetlenített belső ellenőri feladatokat. Az ellenőrök munkájukat a vonatkozó jogszabályok és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásai szerint végzik. 20.2.3 A Belső Ellenőrzési Kézikönyvet – az Intézmény Vezetője által megküldött észrevételek, javaslatok figyelembe vételével – az NGSZ SZMSZ mellékleteként az NGSZ Igazgatója adja ki. 20.2.4 Az NGSZ gondoskodik az Alapító okiratában, a Szervezeti és Működési Szabályzatában, a Belső kontrollrendszer szabályzatában, illetve a MEGÁLLAPODÁS-ban foglalt keretek között az úgynevezett átnyúló ellenőrzések (az adott témában az Intézmény és az NGSZ is érintett – teljes folyamat ellenőrzés) szabályszerű lefolytatásáról. 20.2.5 Az éves ellenőrzési terv összeállítása az Intézményvezető által megküldött javaslatok és az NGSZ-nél felmerülő feladatok, valamint kockázatok rangsorolásával és az igények figyelembe vételével, a Belső Kontrollrendszer Szabályzat előírásainak megfelelően történik. Az összesített igények alapján elkészített ellenőrzési munkatervet az NGSZ Igazgatója hagyja jóvá. 20.2.6 Az NGSZ a bejelentett, de kapacitáshiány, vagy más objektív ok miatt nem teljesíthető el lenőrzési igényekről az érintett Intézmény vezetőjét tájékoztatja. 20.2.7 Az NGSZ igazgatója az NGSZ gazdálkodásának és saját működésének folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a belső kontroll és belső ellenőrzés rendszerét. 20.2.8 A belső ellenőrzések eredményét a belső ellenőrök jelentés formájában foglalják össze. A vizsgált Intézmény és az NGSZ, a belső ellenőri jelentést észrevétel, tudomásulvétel és intézkedés céljából egy - egy hiteles aláírással ellátott példányban kapja meg. 20.2.9 Az NGSZ tárgyévet követően a szabályzat és az e tárgyban hatályos előírás szerint határidőre elkészíti az éves belső ellenőrzési jelentést, melyet egy-egy példányban megküld az Intézménynek, a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztályának, a Közgazdasági Irodának és a Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályának.

21. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 21.1.1 Felek megállapodnak abban, hogy gazdálkodási tevékenységük, működésük során a vonatkozó jogszabályok, és a jelen Megállapodás szerint járnak el. Kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen szerződésben rögzített feladatok és határidők betartásáért felelősséggel tartoznak. 21.1.2 Megállapodnak abban is, hogy az Intézmény saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználásakor, amennyiben bonyolítóként nem az NGSZ-t bízza meg, a beszerzett termék, vagy szolgáltatás igénybevételének gazdaságosságáért és minőségéért az Intézményt, ha az NGSZ a lebonyolító, úgy az NGSZ-t terheli a felelősség. 21.1.3 Felek megállapodnak abban, hogy ezen MEGÁLLAPODÁS végrehajtását és értelmezését segítendően az együttműködésük során általánosan érvényesülő legfontosabb szabályokat az NGSZ jogosult a megállapodás végrehajtására kiadott szabályzatban megállapítani.


 31/32 oldal 

21.1.4 Felek törekszenek a teljes körű együttműködésre, eljárásuk során kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen Megállapodás tartalmaz-e külön eljárási szabályt vagy sem. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól, illetve esetleges vitás ügyeiket tárgyalásos úton rendezik. 21.1.5 Ezen megállapodás a Közgyűlés jóváhagyását követően, 2015. április 1. napjával lép hatályba. Szeged, 2015. 03. 31.

Orbán Hedvig igazgató Szent-Györgyi Albert Agóra

Kövér László igazgató Kövér Béla Bábszínház

dr. Ruzsity Krisztina műszaki igazgató Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata


 32/32 oldal 

MEGÁLLAPODÁS. amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a

Recommend Documents