N E T S E E F N E EN
FUIV
Meer informatie: Jeugdcentrum Togenblik - Gravenplein 1, 9120 Beveren tel. 03 750 10 30 - fax 03 750 10 40
[email protected] - www.togenblik.be Weekdagen: 8.30 tot 12.30 u – 13.30 tot 17.00 u Zaterdag: 9.00 – 12.00 u (niet op feestdagen & in zomervakantie)
INHOUDSTAFEL 1.
ALGEMENE INFO Beschrijving van de zaal 2. DRANKEN 3. MATERIAAL Audiovisueel materiaal: Disco-bar Geluidsinstallatie Lichtinstallatie Bediening licht Projectiescherm Projector Materiaal in de berging 4. OPKUIS EN AFSLUITEN ZAAL Opkuis Afsluiten zaal 5. VERANTWOORDELIJKE HUURDER 6. VERGUNNINGEN - AANVRAGEN - AANSPRAKELIJKHEID Aanvraagformulier fuiven - nachtvergunning Security - Fuifstewards Verzekering Aansprakelijkheid – meerderjarigheid organisator Billijke vergoeding Auteursrechten Vergunning sterke dranken Eetkramen 7. AFSPRAKEN EN HUURREGLEMENT Huurreglement Ten strengste verboden Aandachtspunten tijdens fuif Rookverbod 8. SANCTIES/SCHORSING 9. TARIEVEN 10. WAARBORG EN CONTRACT Waarborg Betalingstermijn Annulatie Voorrangsregels Supplement voor huurders van buiten Beveren
2
4 4 6 7 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 13 13 13 13 14 15 15 15 15 15 15
Beste huurder, Fijn dat je interesse hebt in het huren van onze zaal. Lees deze brochure zeker eens grondig door. Het is eigenlijk een volledige praktische handleiding om te weten wat het huren van onze fuifzaal allemaal met zich meebrengt. In deze brochure vind je niet alleen de informatie die je nodig hebt om een reservatie te doen, er staan ook heel belangrijke dingen in die je moet weten om je evenement (fuif, optreden, feest …) op een correcte manier te laten verlopen. Er wordt immers heel wat van een organisator verwacht. Om discussies achteraf te vermijden is het zeer belangrijk dat je weet welke regels er gelden, dat je goede afspraken maakt met de verantwoordelijke zaalverhuurder en dat je deze afspraken ook brieft aan je medewerkers zodat ze nageleefd worden. Als er iets niet duidelijk is, hou je dan zeker niet in om langs te komen of te bellen. Wij helpen je graag verder en wensen je veel succes bij de organisatie van een geslaagd evenement. Lees deze brochure dus heel aandachtig door! De jeugddienst
3
1. ALGEMENE INFO Beschrijving van de zaal: 1. Inkomhal + sas 2. Zaal gelijkvloers (15 x 10 meter) 3. Zaal balkon (3 x 10 meter) 4. Onbewaakte vestiaire 5. Toog 6. Drankenberging 7. Sanitair 8. Podium (7 x 10 meter) 9. Laad- en loskade met poort 10. Bergruimte (tafels en stoelen) 11. Nooduitgang 12. Backstage ruimte artiesten (wordt enkel verhuurd bij optredens of voorstellingen) De oppervlakte voor het publiek toegankelijk is (zaal + balkon) 180 m². Er mogen maximaal 500 mensen toegelaten worden volgens het brandpreventieverslag. Als je met voorverkoop werkt, kan je best niet meer dan 400 kaarten op voorhand verkopen. Zo kan je de avond zelf ook nog mensen toelaten.
4
5
1
1
3
6
5
2
7
4
11
12
8
10
9
2. DRANKEN Je mag enkel dranken schenken die geleverd worden door het Jeugdcentrum. Uitzonderingen hierop zijn (schuim)wijnen en aanverwanten (zoals martini, sherry, porto, sangria …) en warme dranken (koffie, thee …). Deze dranken moet je zelf voorzien. Je mag ook geen eigen drank meebrengen die je gratis hebt gekregen via sponsoring. Er is een algemeen verbod voor het schenken van sterke dranken in de gebouwen van vzw Jeugdcentra Beveren. Dat wil zeggen: alle dranken mét of op basis van GEDISTILLEERDE ALCOHOL (dus ook cocktails en alcoholpops). Wie deze regel overtreedt verliest de toestemming om nog langer activiteiten te organiseren in een gebouw van vzw Jeugdcentra Beveren. • Bij het begin en het einde van de verhuurperiode wordt de stock geteld van alle ongeopende flessen en vaten. Het verschil wordt afgerekend. De factuur wordt een tweetal weken na de activiteit opgestuurd. • Alle geopende vaten en flessen worden aangerekend. Ze worden niet teruggenomen en mogen evenmin meegenomen worden wanneer ze niet leeg zijn. • Plastic bekertjes zijn in voorraad en worden per (geopende) pak aangerekend. • Als je drank uit glazen wilt schenken moet je dit twee weken op voorhand doorgeven. Na gebruik dienen glazen afgewassen en afgedroogd te worden en opnieuw in de aanwezige bakken of dozen teruggezet. Gebruik van glazen is gratis, maar kapotte glazen worden aangerekend! • Als je andere dranken wilt schenken dan uit de standaardvoorraad (vb. duvel, trappisten, bepaalde frisdranken …) dan verwittig je de verhuurder twee weken voor de activiteit.
Drankprijzen van de dranken in de standaardvoorraad:
6
Maes fles 25 cl
0,85 EUR
Chaudfontaine bruis fles 1 l
1,20 EUR
Maes vat 30l Maes vat 50l Brugs witbier fles 25 cl
85,00 EUR 140,00 EUR 0,90 EUR
Chaudfontaine plat fles 1 l Cola fles 1 l Cola light fles 1 l
1,20 EUR 2,10 EUR 2,10 EUR
Mort subite kriek fles 25 cl
1,25 EUR
Fanta fles 1 l
1,70 EUR
Mort subite kriek 20l Palm (Speciale) 33 cl Desperados
95,00 EUR 0,90 EUR 2,00 EUR
Red Bull (per blikje) Plastiek beker per stuk
1,50 EUR 0,04 EUR
3. MATERIAAL Audiovisueel materiaal: Disco-bar: 2 cd-spelers PIONEER “CDJ-1000 MK3” Mengpaneel PIONEER “DJM-800” 1 monitor “EON 15G2” * (optie) 1 extra Monitor “EON 15G2” Opmerking: De discobar moet altijd op het podium blijven staan.
Geluidsinstallatie: Podium: 4 baskasten “NEXO Alpha B1-18” 4 topkasten “NEXO Alpha E-M” versterker “CROWN Macro-Tech MA-3600VZ” versterker “CROWN Macro-Tech MA-5002VZ” NEXO Digital TD Controller NX241 Zaal: Versterker MASTER TP-1500 Vast tegen muur: 6 luidsprekers Master onder trap: baskast MASTER Opmerking: Deze geluidsinstallatie moet verplicht gebruikt worden door de huurder. Het systeem wordt door een professionele geluidsbegrenzer gelimiteerd op 95 db(A). Het is verboden om een extra installatie bij te plaatsen. De begrenzer zal bij herhaaldelijk overschrijden van deze norm de installatie volledig uitschakelen. Bij overtreding krijg je geen toelating meer om nog fuiven te geven in Togenblik. Lichtinstallatie: 16 pars 300W 32 pars 500W
7
Bediening licht: Flightcase DAP Audio Patchpaneel 10-kanaals 2 x Showtec Lite 8 DMX Dimming Chaser voor optredens en voorstellingen is er op aanvraag een grotere lichttafel (showmaster) Projectiescherm: “tijdelijk buiten gebruik” Projector: * (optie) Sanyo PLC-XT16 - 3300 ansi lumen * niet inbegrepen in de standaardprijs. Deze toestellen zijn apart bij te betalen (zie tarievenlijst - punt 9).
Materiaal in de berging 150 klapstoelen + 3 transportkarren 20 klaptafels (120 x 80) + 2 transportkarren 6 hoge statafels 5 podiumelementen (100 x 200) + transportkar (mogen niet als danspodia gebruikt worden!) 1 grote ladder voor in zaal 1 grote ladder voor op podium 4 genummerde rolbare kapstokken (voor 304 jassen). Enkel te gebruiken in geval van bemande vestiaire! Genummerde bonnekes door organisator zelf te voorzien. Er is een basisuitrusting van tafels en stoelen aanwezig in de zaal. De rest van dit materiaal staat achter een gesloten hek. Gebruik moet op voorhand besproken worden met de verantwoordelijke voor zaalverhuur (aanduiden op bijlage bij contract).
8
4. OPKUIS EN AFSLUITEN ZAAL Opkuis De gebruiker zal na afloop de lokalen achterlaten in de staat waarin hij ze heeft gekregen. Indien dit niet het geval is, zal de waarborg worden ingehouden plus eventuele extra kosten worden aangerekend. De huurder krijgt al het nodige kuismateriaal ter beschikking: bezems, schuurborstels, aftrekkers, emmers, vuilblikken etc. Er wordt de huurder ook een kuisbox overhandigd met: 2 dweilen, bruine zeep, allesreiniger (voor toog, tafels en stoelen) en vuilniszakken. Er zit ook een extra pakket bij de kuisbox met een schuursponsje, schotelvod en een handdoek. Wanneer je dit pakket gebruikt betaal je 5 euro (de inhoud mag je houden). Er is een extra voorraad toiletpapier en papieren handdoekservetten. De huurder zorgt ervoor dat na afloop van de activiteit: • de zaal, toogruimte, inkomhal, toiletten en vestiaire opgeruimd, geschuurd en gedweild zijn; • balkon en podium geveegd en gedweild zijn (niet schuren!); • tafels en stoelen afgekuist en terug in de berging op de karren gestapeld zijn; • de frigo’s leeggemaakt (na gebruik afzetten en deuren openlaten) en de dranken gesorteerd zijn in de daarvoor bestemde bakken (volle flessen per soort, leeggoed apart); • het afval gesorteerd is: vuilniszakken in groene container (naast het jeugdcentrum), ander afval zoals, glas, karton, papier en decoratiemateriaal moet je zelf meenemen; • buiten alle bekertjes, lege flessen, gebroken glas, ed. opgeruimd zijn. Er hangt een overzicht van deze takenlijst aan de koelkast in de zaal.
Afsluiten zaal Denk bij het afsluiten aan volgende dingen: lichten doven; toestellen uitzetten; deuren sluiten; de koelkast mag je afzetten, maar de koeling van de tap moet je zeker altijd laten opstaan!
9
5. VERANTWOORDELIJKE HUURDER De huurder krijgt pas toegang tot de zaal op de dag van het evenement (vrijdag vanaf 14 uur, zaterdag om 11 u -denk eraan: de jeugddienst sluit om 12 u!-, zondag te bespreken). Bij aankomst wordt door de verhuurder de drankenstock geteld, een rondleiding en toelichting over het materiaal gegeven en aandachtspunten in verband met de opkuis en het verloop van de fuif overlopen. Dit neemt wel wat tijd in beslag dus de huurder wordt verzocht het tijdstip van afspraak stipt na te leven. Het is dus niet enkel een kwestie van “de sleutel op te halen of terug te brengen”. Degene die de sleutel komt halen en de rondleiding krijgt, is dé of een verantwoordelijke voor de organisatie. Dezelfde persoon is de dag nadien ook op de afspraak voor de zaalcontrole. Hij/zij dient toe te zien op het nakomen van de gemaakte afspraken tijdens het evenement en zijn medewerkers hierover te briefen. Het ophalen/terugbrengen van de sleutel en de zaalcontrole kan niet gebeuren door iemand die niet of in geringe mate betrokken is bij het evenement (moeder, vader, familie, vriend, vriendin …). Wanneer dit toch gebeurt kan de waarborg worden ingehouden.
6. VERGUNNINGEN - AANVRAGEN AANSPRAKELIJKHEID Aanvraagformulier fuiven - nachtvergunning Het “aanvraagformulier fuiven” wordt samen opgestuurd met het contract. Hierin kan je alle nodige meldingen en aanvragen doen om met alles in orde te zijn voor je evenement. Dit formulier moet twee maanden voor de fuif ingevuld teruggestuurd worden. Je kan hiermee ook een toelating voor afwijking op het sluitingsuur (tot 05 uur) verkrijgen. Hiervoor wordt een gemeentetaks van 30 euro aangerekend. Als je die niet betaalt, krijg je geen nachtvergunning! Verenigingen kunnen vrijstelling aanvragen. Voor jeugdverenigingen geldt altijd een vrijstelling.
Security - Fuifstewards Er wordt verwacht dat je stewards voorziet tijdens een fuif (1 per 100 bezoekers): dit zijn mensen van de eigen organisatie die duidelijk herkenbaar zijn en toezien op een ordelijk verloop van de fuif. Professionele security wordt sterk aangeraden wanneer je veel volk (vanaf 300 personen) verwacht. Op basis van het aanvraagformulier, kan de politie oordelen dat je evenement een verhoogd risico heeft op problemen (veel volk, vandalisme, vechtpartijen, drugs etc …).
10
Zij kan het inhuren van een professionele securityfirma opleggen als voorwaarde om het evenement te laten doorgaan. Wanneer het om een evenement van een vereniging gaat (aangesloten bij een Beverse adviesraad), bestaat de mogelijkheid om een tussenkomst te krijgen van het gemeentebestuur (voor meer info, check het reglement “tussenkomst security” op www.jonginbeveren.be onder “digitaal loket”).
Verzekering Het jeugdcentrum beschikt over een brandverzekering waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Dat wil zeggen dat de organisatoren ook automatisch verzekerd zijn tegen brand.
Aansprakelijkheid – meerderjarigheid organisator De organisator moet 18 jaar zijn om de zaal te kunnen huren. Hij moet ook een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen indien de verhuurder of de politie dit nodig acht. De huurder is volledig aansprakelijk voor alle gebeurlijke ongevallen, overlast, schade door derden, incidenten … die zich voordoen gedurende de verhuurperiode. Bij het begin en aan het einde van de verhuurperiode zullen huurder en verhuurder samen de staat van de te gebruiken eigendommen van vzw Jeugdcentrum Beveren nakijken en noteren. De vastgestelde schade of verlies zal volledig vergoed worden door de huurder. Wij raden de organisator aan om zich hiervoor in te dekken via een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid (inclusief vandalisme). Sommige verzekeringskantoren hebben hiervoor een speciale evenementenverzekering.
Billijke vergoeding Het jeugdcentrum betaalt de billijke vergoeding. De organisator dient dus geen aparte aanvraag in te dienen.
Auteursrechten De huurder vraagt zelf “Sabam” aan. Aanvraagformulier moet je terugsturen naar Sabam, Residentie “Osbroek”, Parklaan 48 E/bus1, 9300 Aalst, tel. 053 21 32 41 – fax 053 21 26 72. Formulieren vind je op www.sabam.be. De oppervlakte van de zaal die je moet invullen op het formulier bedraagt 180 m2.
11
Vergunning sterke dranken Er geldt een algemeen verbod op het schenken van sterke dranken in het jeugdcentrum (zie punt 2). Enkel voor privéfeesten voor volwassenen (op uitnodiging) kan hiervoor een uitzondering gegeven worden. Uitzonderingsaanvragen moeten schriftelijk gericht worden aan de burgemeester, Stationsstraat 2, Beveren.
Eetkramen Enkel kramen (hamburgers, hotdogs, pita, pannenkoeken, wafels …) bemand door de organisatie zelf kunnen toegelaten worden. Bovendien moet de opbrengst uitsluitend bestemd zijn voor eigen kas. Let op: de toelating moet op voorhand besproken worden met de verantwoordelijke van de jeugddienst (aanduiden op bijlage contract). Het kraam mag enkel geplaatst worden op een door de verhuurder aangeduide plaats en mag er niet langer staan dan de huurperiode van de zaal. Het mag niet vroeger geplaatst worden en moet meteen verwijderd worden na de activiteit! Commerciële eetkramen (ingehuurd of aangesproken door de organisator), worden in geen enkel geval toegelaten. Binnen zijn enkel een elektrische kookplaat en een microgolfoven toegestaan. Een bakplaat op gas mag binnen niet gebruikt worden. Er mag geen frietkraam worden geplaatst (noch buiten, noch een friteuse binnen).
7. AFSPRAKEN EN HUURREGLEMENT Huurreglement In bijlage met het contract krijg je het volledige huurreglement mee gestuurd. Lees dit aandachtig door. Bij ondertekening van het contract verklaar je jezelf hiermee akkoord. Je wordt als organisator dus verondersteld te weten wat mag en wat niet.
12
Ten strengste verboden Volgende dingen zijn ten strengste verboden: • all-in fuiven • speciale fuiven met confetti, schuim, CO2, helium... • eigen drank meebrengen • roken • alcohol schenken aan -16 jarigen • sterke drank, alcoholpops en cocktails (met gedistilleerde alcohol) • drugs (soft- en harddrugs). Gebruik toelaten is ook strafbaar! • frietkraam plaatsen (niet buiten en ook geen friteuse binnen) • commerciële eetkramen (enkel zelfbemand, voor eigen kas) • bakplaat op gas binnen (binnen mag enkel een elektrische kookplaat). • geluidsinstallatie bijplaatsen • meer dan 500 bezoekers binnen laten in de zaal • toegang verlenen aan -16 jarigen op een commerciële fuif • punaises, plakband en decoratie aan de muren hangen • glas, karton en decoratiemateriaal in de vuilcontainer dumpen (je moet dit zelf meenemen naar huis)
Aandachtspunten tijdens fuif Fuifbezoekers mogen niet toelaten worden op podium, loskade of in de bergruimte. Binnen- en buitendeuren moeten gesloten gehouden worden om geluidsoverlast tegen te gaan. Hang niets op aan de muren. Enkel het gebruik van plakband op de deuren en op de metalen traanplaten in de inkomsas is toegestaan.
Rookverbod Alle gebouwen van vzw Jeugdcentra Beveren zijn openbare gebouwen waar een algemeen rookverbod geldt. De organisatoren van activiteiten in deze gebouwen moeten erop toezien dat dit rookverbod gerespecteerd wordt.
8. SANCTIES/SCHORSING Bij overtreding van de regels, onverantwoord gedrag, beschadigingen, wanbetaling, negeren van afspraken of bij ernstige tekortkoming van de organisatie kan door de voorzitter van vzw Jeugdcentra Beveren een sanctie worden opgelegd. Dit kan gaan van inhouden van de waarborg of aanrekenen van extra kosten tot tijdelijk of permanent verbod om de zaal of andere infrastructuur van Jeugdcentra Beveren te huren. In zeer ernstige gevallen kan de toegang tot alle gebouwen van Jeugdcentra Beveren ontzegd worden.
13
14 € 10,00
Cursus, lessenreeks enkel podium- en zaalgebruik € 15,00
€ 75,00
€ 25,00
€ 50,00
Voorstelling ( voor toneel, film) surround & belichting incl.
€ 85,00
Extra Monitor
€ 60,00
Receptie surroundgeluid incl.
€ 100,00
€ 20,00
€ 70,00
Optreden
€ 135,00
Videoprojector + scherm
€ 90,00
Kinderfuif – 15 j frontgeluid & belichting incl.
€ 150,00
€ 120,00
€ 100,00
Fuif
Verenigingen
Discobar+ belichting
Jeugdvereniging
Activiteit
€ 15,00
€ 75,00
€ 85,00
€ 100,00
€ 135,00
€ 25,00
€ 100,00
€ 110,00
€ 150,00
€ 135,00
€ 200,00
€ 50,00
€ 125,00
€ 145,00
€ 175,00
n.v.t.
€ 250,00
€ 25,00
€ 50,00
€ 200,00
€ 30,00
€ 100,00
€ 120,00
€ 125,00
n.v.t.
€ 175,00
Jongeren Volwassenen
Jongeren Volwassenen € 150,00
Commercieel
Privé
9. TARIEVEN
10. WAARBORG EN CONTRACT Waarborg Als waarborgsom wordt de huurprijs gevraagd. De reservatie is bevestigd wanneer de waarborg werd gestort én het contract ondertekend werd teruggestuurd.
Betalingstermijn De waarborg moet ten laatste tien dagen na ontvangst van het contract worden overgeschreven. Wanneer deze termijn werd overschreden heeft de verhuurder het recht om de reservatie te verwijderen.
Annulatie Bij annulatie van een reservatie door de huurder minder dan twee maand voor het evenement wordt de helft van de waarborg ingehouden. Bij annulatie minder dan een maand vooraf wordt de waarborg volledig ingehouden.
Voorrangsregels Wij hanteren als jeugdcentrum een voorrangsbeleid voor jeugdverenigingen en jongeren. Iedereen kan een jaar op voorhand een optie nemen. Jeugdverenigingen en jongeren krijgen bevestiging zes maanden voor datum, volwassenen slechts drie maand op voorhand. Eigen activiteiten van het jeugdhuis hebben voorrang op iedereen (wanneer het om een optie gaat). We proberen uiteraard eerst een oplossing te vinden die niemand schaadt.
Supplement voor huurders van buiten Beveren Personen en verenigingen van buiten Beveren betalen 50 % supplement op de huurprijs van de lokalen én het audiovisueel materiaal.
15
16
