Mberkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan

KATA PENGANTAR

M

odul Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ini telah berhasil disusun berkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan

Kemitraan Jakarta. Modul ini ditujukan untuk memberikan pemahaman awal mengenai konsep monitoring dan evaluasi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga bisa dikatakan materi yang ada didalamnya masih sangatlah umum. Modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu adanya saran dan masukan akan sangat membantu dalam menyempurnakan isi dari modul ini. Saran dan masukan tersebut dapat dialamatkan ke [email protected] dan atas segala masukannya, kami sampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 6 Februari 2012 Tim Penulis Modul CPPR

DAFTAR ISI 1

MODUL MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB I GAMBARAN UMUM MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

1

A. Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2

B. Pengertian Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

5 6

C. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah D. Fungsi dan Peran Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

10

B. Pihak-Pihak dalam Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

18

BAB III RUANG LINGKUP MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

18

A. Penyusunan Program Kerja Monitoring & Evaluasi

27

B. Pembuatan Indikator Pencapaian Program Monitoring & Evaluasi

34

C. Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi

36

D. Evaluasi Program Monitoring dan Evaluasi

7

E. Manfaat Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

40

8

BAB II RUANG LINGKUP MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB IV STRATEGI PENGEMBANGAN MONITORING DAN EVALUASI

40

A. Isu-Isu Terkini Monitoring dan Evaluasi

42

B. Program Pengadaan Proaktif

42

C. Penanganan Kompleksitas dalam Pengadaan

8

A. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

DAFTAR ISI

MODUL MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

60

BAB V E-MONEV PENGADAAN

60

A. Pengertian E-Monev

61

B. Tujuan dan Manfaat E-Monev

62

C. Prinsip-Prinsip E-Monev

63

D. Prosedur Kerja E-Monev

65

E. Penutup

MODUL 1

MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

2

BAB 1

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah terdapat prinsip-prinsip yang tidak tercakup dalam pengadaan barang/jasa di sektor swasta yang biasanya hanya menekankan pada sisi efisiensi dan efektifitas. Menurut Perpres 54/2010, prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:

Gambaran Umum Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah B A

1

Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah relatif berbeda dengan swasta. Perbedaan yang paling mendasar adalah dalam hal pembiayaannya. Seluruh pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai oleh APBN/APBD, baik sebagian ataupun keseluruhan, harus mengacu pada Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 yang berlaku mulai 1 Januari 2011. Menurut Peraturan Presiden tersebut, pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Tujuan pengadaan barang atau jasa adalah untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efisien, menurut ketentuan dan proses yang berlaku atau dengan kata lain memperoleh barang dengan memenuhi kriteria 6 T yaitu : tepat kualitas, tepat waktu, tepat harga, tepat prosedur, tepat jenis, tepat jumlah.

1 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

1

Efisien

2

Efektif

3

Transparan

4

Terbuka

5

Bersaing

6

Adil/Tidak diskriminatif

7

Akuntabel

Pengertian Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Filosofi dan Tujuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1

Pengertian Monitoring Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Secara umum dapat diartikan sebagai fungsi manajemen yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung mencakup aspek-aspek antara lain: 1 penelusuran pelaksanaan kegiatan dan keluarannya (fokus pada input, proses, dan output) pelaporan tentang kemajuan identifikasi masalah-masalah pengelolaan dan pelaksanaan Monitoring dapat juga diartikan sebagai proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yang ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program itu selanjutnya.2

Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com) 2 Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat (www.perencanaan.depsos.go.id)

1

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

2

MODUL 1


Latihan (Kasus): Melakukan penjaminan kualitas terhadap suatu produk (barang/jasa) biasanya mudah dilakukan, namun tidak demikian jika produk yang dimaksud adalah hasil-hasil pengawasan (monitoring). Menurut Anda, apa yang dimaksud dengan pernyataan tersebut?

3

Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Tabel 1: Perbedaan Monitoring & Evaluasi 3 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Aspek

Monitoring

Evaluasi

2

2

Pengertian Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) mendefinisikan evaluasi sebagai: 3

Tujuan

Menilai kemajuan pelaksanaan Memberikan gambaran pada program yang sedang berjalan

mengenai suatu program Fokus

·

proses menentukan nilai atau pentingnya suatu kegiatan, kebijakan, atau program ·

sebuah penilaian yang obyektif dan sistematik terhadap sebuah intervensi yang direncanakan, sedang berlangsung ataupun yang telah diselesaikan Evaluasi dapat juga dijelaskan sebagai proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program.4

suatu waktu tertentu

·

Akuntabilitas

·

Akuntabilitas

penyampaian input

penggunaan

program

daya

Dasar untuk aksi

·

sumber

Pembelajaran tentang

perbaikan

hal-hal yang dapat

Penilaian keberlanjutan

dilakukan lebih baik di

program

masa yang akan datang

Cakupan

·

Latihan (Kasus): Proses evaluasi terhadap kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah jika dilaksanakan secara tepat dapat melahirkan rekomendasi-rekomendasi yang bermanfaat untuk pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi. Dengan banyaknya pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan, bagaimanakah tumpang tindih monitoring &2 evaluasi bisa diminimalkan? Mengapa tumpang tindih monitoring & evaluasi sulit dihilangkan?

·

Apakah pelaksanaan

·

Relevansi

sesuai dengan

·

Keberhasilan

rencana?

·

Efektifitas biaya

Apakah terdapat

·

Pembelajaran

penyimpangan? ·

Apakah penyimpangan tersebut dapat dibenarkan?

Waktu

Dilaksanakan terus menerus

Umumnya dilaksanakan pada

Pelaksanaan

atau secara berkala selama

pertengahan atau akhir

pelaksanaan program

program

Sumber: www.dadang-solihin.blogspot.com

Disarikan dari www.oecd.org/ yang dikutip dalam www.dadang-solihin.blogspot.com Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat (www.perencanaan.depsos.go.id)

3

4



4

MODUL 1

C


Merancang pembagian keuangan dan sumber daya manusia secara lebih efektif dan efisien untuk tiap-tiap program, baik yang baru direncanakan maupun yang telah berjalan (tujuan manajerial)

Tujuan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 1

Tujuan Umum Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Tujuan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan melalui pengidentifikasian halhal sebagai berikut: 5 Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi

Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan

D

Fungsi dan Peran Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Monitoring dan evaluasi dapat digunakan sebagai pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan, dengan memfokuskan 6 pada: Efisiensi: menggambarkan bahwa pemanfaatan input telah sesuai dengan output yang dihasilkan

Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan program

2

Efektifitas: ada ukuran apakah suatu kegiatan telah mencapai tujuan yang diterapkan Impact: menggambarkan apakah yang telah dilakukan memberikan perbedaan terhadap masalah yang ingin diselesaikan

Tujuan Khusus Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Modul ini disusun untuk memenuhi materi pembelajaran pada workshop monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa pemerintah. Secara spesifik, tujuan monitoring dan evaluasi sejak tahap perencanaan sampai penyerahan barang/jasa untuk para pihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung adalah sebagai berikut: Membantu penanggung jawab program untuk dapat membuat laporan pertanggungjawaban dengan lebih baik, informatif, dan beretika (tujuan etis)

Mendidik dan memotivasi penanggung jawab program dan mitra kerja melalui pemahaman terhadap proses dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (tujuan pendidikan dan motivasi)

Berikut adalah gambar model aplikasi dari peran sistem monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut. FAKTOR EKSTERNAL

KONDISI AWAL (PREEXISTING CONDITIONS)

Sebagai dasar informasi untuk pembuatan keputusan, apakah program layak untuk dilanjutkan, perlu direvisi ataupun dihentikan (tujuan keputusan)

KOMPONEN PROYEK MASUKAN AKTIVITAS

KELUARAN (OUTPUTS)

MANFAAT (OUTCOMES)

DAMPAK (IMPACTS ) +/-

FAKTOR INTERNAL

UMPAN BALIK

Sumber: www.perencanaan.depsos.go.id

Gambar 1: Model Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)

5


Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)

6


6

MODUL 1

E


Manfaat Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 1

Bagi penanggung jawab program Sebagai salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan

2

Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya

Bagi pengelola program Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi program

BAB II Ruang Lingkup Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah A

Ruang Lingkup Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 7

1

Tahap Perencanaan (ex-ante)

Pengendalian kualitas pengadaan semestinya sudah dilakukan sejak tahap perencanaan yang dilakukan oleh PA/KPA, khususnya terkait dengan kualitas dalam pemilihan/penentuan: pelaksana pengadaan (PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) pemenang pelelangan/seleksi tim juri/ahli untuk pengadaan melalui sayembara/kontes Hal ini dilakukan untuk memastikan kualitas barang/jasa sejak dini melalui pemilihan pihak dan strategi pengadaan yang tepat. Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)

7



8

MODUL 1 2


Tahap Pelaksanaan (on-going)

Tahap ini dilaksanakan pada saat pengadaan dimulai hingga penyerahan barang/jasa tersebut. Terdapat beberapa pihak yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan secara langsung, yaitu PPK, ULP/Pejabat Pengadaan, dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Dalam melaksanakan tugasnya, ULP/Pejabat Pengadaan dibantu oleh LPSE untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik. Pada tahap ini, monitoring dan evaluasi akan difokuskan pada kinerja keempat pihak tersebut.

3

Tahap Pasca-Pelaksanaan (ex-post)

Monitoring dan evaluasi pada tahap ini dilaksanakan setelah barang/jasa diserahkan, untuk melihat apakah output tersebut menghasilkan dampak (outcome) sesuai yang diharapkan. Terdapat tiga hal yang akan dinilai pada tahap ini, yaitu: efisiensi (keluaran dan hasil dibandingkan masukan), efektifitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun manfaat (dampak terhadap kebutuhan) dari suatu program

Dalam tahap ini, outcome di bidang pengadaan bukan lagi menjadi tanggung jawab pihak pelaksana pengadaan, karena tanggung jawab pelaksana pengadaan hanya sampai saat output diserahkan. Pelaksana pengadaan tidak bertanggung jawab atas keluhan atau penolakan yang muncul dari masyarakat atas suatu proyek pengadaan yang mungkin tidak terlalu dibutuhkan oleh masyarakat ketika monitoring dan evaluasi dilakukan. Disinilah peran APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah) dalam menjembatani hubungan antara pihak pelaksana pengadaan dengan masyarakat untuk memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan memang ditujukan untuk kepentingan publik.

B

Pihak-pihak dalam Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 1

Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP)

Menurut Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008, Aparat Pengawasan Intern Pemerintah merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan. Dalam Permenpan tersebut juga diatur mengenai dua (2) tugas dan tanggung jawab utama oleh APIP terkait dengan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu fungsi pemantauan dan evaluasi. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara, evaluasi merupakan rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Berikut adalah sekilas tugas dan tanggung jawab dari keempat lembaga fungsional APIP tersebut.

a

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden

Sesuai dengan Pasal 52, 53 dan 54 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas Pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berikut adalah tugas pokok dan fungsi dari BPKP terkait dengan proses monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah: Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dulu Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi dalam program monitoring & evaluasi Melaksanakan program monitoring & evaluasi dengan menyertakan dokumentasi dan laporan hasil monitoring & evaluasi



10

MODUL 1


Melaksanakan pengendalian atas monitoring & evaluasi yang telah dilakukan dengan melakukan pemantauan secara berkala terhadap tindak lanjut atas rekomendasi yang telah diberikan Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah Menyelenggarakan pengawasan intern terhadap akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola kepemerintahan yang baik dan bebas KKN

b

Mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang keuangan melalui pengujian dan konsultasi; Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi, koordinasi, de-bottlenecking, dan perbaikan kebijakan (policy recommendation); Mendorong terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan akuntansi dan pelaporan keuangan;

Membina penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Mengawal reformasi birokrasi melalui monitoring dan evaluasi;

Mengembangkan kapasitas pengawasan intern pemerintah yang profesional dan kompeten

Mengawal disfunctional behavior aparat Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi;

Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yang andal bagi presiden/pemerintah

Mempromosikan Good Governance dan Clean Government di jajaran Kementerian Keuangan

Inspektorat Jenderal (Itjen)/Inspektorat Utama (Ittama)/ Inspektorat yang bertanggung jawab kepada Menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND)

Tugas dan fungsi itjen bervariasi antar kementerian. Namun pada umumnya, inspektorat jenderal menyelenggarakan fungsi pengawasan dan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan administrasi umum, keuangan, dan kinerja; pelaporan hasil pengawasan dan pemeriksaan, serta pemberian usulan tindak lanjut temuan pengawasan dan pemeriksaan; pemantauan dan evaluasi atas tindak lanjut temuan pengawasan dan pemeriksaan; serta pengembangan dan penyempurnaan sistem pengawasan. Pengawasan tersebut dilakukan terhadap semua pelaksanaan tugas unsur kementerian agar dapat berjalan sesuai dengan rencana dan berdasarkan kebijakan menteri dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik yang bersifat rutin maupun tugas pembangunan. Berikut adalah fungsi dan peran inspektorat jenderal secara umum dalam monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:


Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait Pemantauan pelaksanaan tindak lanjut hasil audit Inspektorat Jenderal Kementerian terkait Evaluasi laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) di lingkungan kementerian terkait Evaluasi sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) di lingkungan kementerian terkait


12

MODUL 1


c

Inspektorat Pemerintah Provinsi yang bertanggung jawab kepada Gubernur

pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan

Inspektorat pemerintah provinsi mempunyai tugas pokok membantu Gubernur dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007, Inspektorat provinsi mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah provinsi, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota dan pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota. Dalam permendagri tersebut, disebutkan pula bahwa Inspektorat provinsi juga menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

Meningkatkan kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan. Meningkat partisipatif Aparatur dalam penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan.

perencanaan program pengawasan

Meningkatkan Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan.

perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan

Meningkatkan kualitas sistem Pengawasan.

pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan mendorong terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN; mendorong Terwujudnya Pelayanan Publik yang Prima; menunjang Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah

d

Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan Pemerintah Daerah.

Inspektorat Pemerintah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota

Inspektorat pemerintah kabupaten/kota mempunyai tugas pokok membantu Bupati/Walikota dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintah Daerah/Kota. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007, Inspektorat Daerah/Kota mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan desa dan pelaksanaan urusan pemerintahan desa. Sama seperti Inspektorat Provinsi, dalam permendagri tersebut juga disebutkan bahwa Inspektorat kabupaten/kota juga menyelenggarakan fungsi-fungsi berupa: perencanaan program pengawasan perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan


2

Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran

PA (Pengguna Anggaran) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. Sementara KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD. Menurut Perpres 54/2010, PA memiliki tugas dan kewenangan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, sebagai berikut: Menetapkan Rencana Umum Pengadaan Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I Menetapkan PPK Menetapkan Pejabat Pengadaan Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan; Menetapkan: 1 pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada

Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

14

MODUL 1


Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan

2 pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan

Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah). Mengawasi pelaksanaan anggaran Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/ Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

3

Pejabat Pembuat Komitmen

PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagai berikut: Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1 spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2 Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3 rancangan Kontrak

Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

4

Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan

ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Sementara Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas pokok dan kewenangan ULP/Pejabat Pengadaan meliputi: Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa Menetapkan Dokumen Pengadaan Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi

Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Menandatangani Kontrak

Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk

Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa

Khusus untuk ULP:

Mengendalikan pelaksanaan Kontrak Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

1 Menjawab sanggahan; 2 Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: a

Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan


Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

16

MODUL 1


b

Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);

3 Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa kepada PPK; 4 Menyimpan dokumen asli pemilihan

Penyedia Barang/Jasa; khusus Pejabat Pengadaan:

BAB III Strategi Program Kerja Monitoring & Evaluasi

1 Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: a

Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau

b

Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);

2 Menyerahkan dokumen asli pemilihan

Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA; Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi; dan Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

5

Panitia /Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan mempunyai tugas pokok dan kewenangan untuk: 1 Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan

Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak 2 Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa

setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan


3

Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

Strategi merupakan pola atau rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang menghubungkan tujuan utama, kebijakan dan semua tindakan organisasi untuk memastikan bahwa organisasi dapat mencapainya melalui pelaksanaan yang tepat sesuai dengan alokasi sumber daya yang ada oleh organisasi. Dengan demikian strategi program kerja monitoring dan evaluasi dimaksudkan untuk menyusun langkah-langkah atau pola kerja yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dalam proses pengadaan barang adan atau jasa. Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa hal yang berkaitan dengan strategi program kerja monitoring dan evaluasi. Penjelasan pada bagian ini bertujuan untuk memberikan gambaran pentingnya lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa menyusun langkahlangkah strategis untuk penguatan kelembagaan agar terjaga indepedensi, khususnya dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa.

A

Penyusunan Program Kerja Monitoring dan Evaluasi Pengadaan 7

1

Langkah-langkah Penyusunan Program Kerja Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Pengadaan barang dan jasa publik merupakan aktivitas yang dilakukan organisasi pengadaan dengan menggunakan dana pemerintah. Pengertiaan pengadaan barang dan atau jasa dapat disimpulkan kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Sedangkan penanggung jawab pengadaan adalah Pengguna Anggaran dan yang melaksanakan pengadaan adalah Panitia pengadaan yaitu tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap mampu untuk membuat kinerja lembaga pengadaan lebih baik dari sebelumnya. Tahap-tahap atau langkah-langkah monitoring dan evaluasi pengadaan seharusnya disesuaikan dengan tahapan pengadaan yaitu: CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

18

MODUL 1


a

b

Procurement Planning (perencanaan pengadaan) yaitu suatu proses untuk menentukan apa dan kapan melakukan pengadaan atau pembelian serta sumber pendanaan yang akan digunakan. Dengan demikian pada bagian ini diperlukan suatu rencana yang tepat atas berbagai pilihan pengadaan barang dan atau jasa yang akan dipilih, biaya, waktu, manfaat dan cara mendapatkannya. Dengan demikian perencanaan pengadaan tidak hanya penting untuk memutuskan tentang produk atau barang dan atau jasa yang akan diadakan tetapi juga mempertimbangkan beberapa keputusan strategis seperti penunjukkan langsung, pengadaan langsung ataukah harus melalui tender. Solicitation Planning (permintaan pengadaan) yaitu mendokumentasikan kebutuhan produk atau barang dan atau jasa dan mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial. Pada bagian ini lembaga pengadaan seharusnya mempertimbangkan sisi lain dari proses pengadaan yaitu cost and benefit (biaya dan manfaat) dari suatu pengadaan yang berimplikasi value added (nilai tambah) bagi masyarakat. Pertimbangan ini mengindikasikan bahwa pengadaan bukan perencanaan dari atas ke bawah melainkan menggali potensi-potensi kebutuhan dan sumber daya yang ada untuk menentukan pengadaan yang memberi manfaat lebih bagi masyarakat. Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak. Spesifikasi pengadaan perlu direncanakan dengan baik. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak dapat ditekan atau dengan kata lain mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada. Sebaiknya dihindari spesifikasi tunggal karena dapat memicu monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi. Perlu disadari adalah bahwa tidak ada desain yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang lebih baik dan lebih kompetitif. Langkah terbaik adalah mencari informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun memiliki harga yang lebih kompetitif. Selain itu hal perlu dipersiapkan adalah skema cashflow atau aliran kas untuk alur pembayaran bagi penyedia yang disesuaikan alur masuk dana pengadaan dari kas negara. Hal lain yang juga menjadi perhatian pada bagian ini adalah mengusahakan waktu pelaksanaan yang optimal. Monitoring dan evaluasi diperlukan pada bagian ini untuk


memastikan bahwa proses pengadaan barang dan atau jasa yang akan diajukan dalam proses pelelangan telah memenuhi unsurunsur di atas.

c

Solicitation merupakan perolehan penawaran, bids, atau proposal sesuai keperluan. Setelah melakukan perencanaan pengadaan dan permintaan pengadaan, lembaga pengadaan melakukan proses penawaran kepada para supplier. Proses ini dapat dilakukan melalui lembaga pengadaan yang independen seperti LPSE dengan menggunakan SPSE. Penggunaan lembaga indepeden diharapkan dapat menjaga kejujuran dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan kompetisi yang sehat diantara beberapa supplier atau penyedia yang berniat mengikuti tender layanan. Mengingat bagian pengadaan akan menerima banyak permohonan atau penawaran terkait pengumuman yang dilakukan untuk itu monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan rasionalitas penawaran dari supplier dan juga mengidentifikasi potensi-potensi kerancuan penawaran seperti terbatasnya limit waktu pengumuman, kelengkapan spesifikasi pengadaan barang dan atau jasa, network/ jaringan komputer yang tidak terganggu, bandwidth yang memadai, dll sehingga indepedensi pengadaan tetap terjaga.

d

Source Selection yaitu memilih rekanan dari beberapa yang potensial. Pemilihan rekanan merupakan hal yang tidak mudah karena terkadang tidak terdapat rekanan atau supplier yang benarbenar memenuhi kriteria yang ditentukan. Untuk itu panitia pengadaan atau layanan pengadaan perlu memper-timbangkan dengan teliti kategorikal pemenang agar tidak berdampak kasus hukum dikemudian hari. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan pada bagian ini untuk memastikan bahwa pemilihan pada rekanan murni karena kemampuannya dan kesesuainnya dengan spesifikasi yang ditentukan sehingga barang dan jasa yang diadakan memiliki kualitas yang memadai.

e

Contract Administration yaitu bagaimana mengelola relasi dengan rekanan agar mereka mampu menghasilkan atau menyelesaikan kontrak kerja yang sudah dimenangkan. Para supplier atau konraktor harus bisa mengkomunikasikan berbagai kendala yang dialami dalam proses pengadaan agar bisa dicarikan jalan keluarnya tanpa keluar dari spesifikasi pengadaan yang telah ditanda tangani kecuali dalam keadaan darurat seperti CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

20

MODUL 1


menghadapi bencana alam. Pada bagian ini unit layanan pengadaan bisa menjamin kelancaran atau cash flow pembayaran dari setiap detail perjanjian yang disetujui nanti. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kontrak yang dibuat tidak akan merugikan salah satu pihak apakah itu bagian pengadaan ataukah pihak penyedia barang dan atau jasa.

f

Contract Closeout merupakan penyelesaian dan penutupan kontrak. Strategi mengatasi kerugian atas pengadaan barang dan atau jasa atau ketidaksesuaian atas pengadaan dalam procurement adalah bukan hanya ada dalam proses perencanaan tapi juga pada tahap execution process. Sebagian besar strategi ini berorientasi pada usaha untuk mendapatkan supplier yang tepat, mendapatkan harga yang paling kompetitif dan langkah untuk menghindari konflik maupun klaim. Sehingga pada bagian ini tujuan monitoring dan evaluasi adalah untuk memastikan bahwa pengadaan barang dan atau jasa telah dilakukan oleh supplier yang tepat dengan harga yang paling kompetitif dan dipastikan diserahkan tepat waktu dengan spesifikasi yang telah ditentukan serta berupaya menghindari terjadi klaim atau proses hukum dikemudian hari. Langkah-langkah di atas diharapkan dapat memberi inspirasi untuk menyusun program kerja monitoring dan evaluasi di masingmasing lembaga pengadaan (wilayah/daerah), mengingat kompleksitas, kondisi dan situasi di masing-masing tempat lembaga pengadaan tetunya berbeda sehingga setiap program kerja yang disusun harus disesuaikan dengan lingkungan kerja masing-masing. Acuan di atas diharapkan dapat memberikan gambaran tentang bagaimana seharusnya setiap lembaga pengadaan menyusun program kerja monitoring dan evaluasi yang menambah nilai bagi lembaga tersebut untuk menjaga independensi, transparansi dan responsibilitas.

Latihan (Kasus): Pada saat proses pengadaan barang dan atau jasa, diperlukan penetapan supplier yang akan melaksanakan pengadaan. Agar terjadi proses pemilihan supplier yang tepat untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas dan dengan harga yang kompetitif, bagaimanakah anda menentukan pemilihan atas pemenang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa? (diskusikan jawaban saudara)


2

Identifikasi kebutuhan dasar dari Program Kerja Monitoring & Pengadaan

Mengapa perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dasar program kerja monitoring dan evaluasi pengadaan? Pertanyaan ini begitu penting karena setiap lembaga perlu kenyamanan pada saat melakukan pekerjaan termasuk pada saat melakukan monitroing dan evaluasi. Berikut ini beberapa hal yang seharusnya disiapkan dalam proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengadaan, antara lain: a Regulasi (dasar hukum) b Ketersediaan Data/Informasi (semua data pengadaan) c Ketersediaan sistem monitoring dan evaluasi d Kompetensi Sumber daya manusia e Indepedensi monitoring dan evaluasi f

Pendanaan

g Program Kerja h Tupoksi

i

Disiplin dan Komitmen

Kesiapan payung hukum dalam proses monitoring dan evaluasi merupakan hal penting sebelum proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Regulasi membuat proses monitoring dan evaluasi bisa dilakukan sesuai dengan aturan-aturan yang sudah ditentukan sehingga tidak menimbulkan konflik pada saat monitoring dan evaluasi baik pada pihak yang dikontrol maupun yang mengontrol. Data dalam bentuk apapun merupakan sumber informasi yang sangat penting pada saat melakukan monitoring dan evaluasi. Dengan data seluruh aktivitas pengadaan barang dan atau jasa yang ingin diawasi dapat dilakukan. Semakin lengkap data yang tersedia menunjukkan semakin baik proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara terstruktur. Untuk melakukan monitoring dan evaluasi perlu disiapkan perangkat kerja tidak hanya prosedur tetapi juga sistem monitoring dan evaluasi. Sistem monitoring dan evaluasi yang tepat akan berdampak positif karena menghasilkan monitoring dan evaluasi yang berdaya guna dan berhasil guna dan menghindari tumpang tindih dalam pengawasan. CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

22

MODUL 1


Kesiapan sumber daya manusia sangat diperlukan. Sumber daya manusia dalam proses monitoring dan evaluasi harus memiliki kompetensi keilmuan dan kompetensi etika. Selain kedua kompetensi tersebut independensi dalam proses monitoring dan evaluasi mutlak diperlukan dan saling melengkapi satu dengan yang lainnya untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan di antara yang diawasi dan yang mengawasi. Setiap tahapan dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya memerlukan anggaran dalam proses pelaksanaannya. Dukungan anggaran dan sumber pendanaan yang jelas akan mempermudah proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa. Selain beberapa dukungan di atas diperlukan juga program kerja yang matang terkait dengan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan. Tanpa program yang baik dan matang proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi akan berjalan lamban dan tidak sesuai tujuan yang akan dicapai. Tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing pelaksana monitoring dan evaluasi dalam setiap tahapan pengadaan barang dan jasa harus jelas dan terinci sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam proses monitoring dan evalausi, misalnya pada tahap ex-ante (perencanaan) siapa yang melakukan monev, apa yang di monev dan siapa yang bertanggung jawab dalam proses monev tersebut. Komitmen dan disiplin pimpinan sangat diperlukan untuk mendukung seluruh proses di atas. Konsistensi monitoring dan evaluasi karena disiplin dan komitmen dari pimpinan akan berdampak pada proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa sehingga berdampak pada transparansi dan mengurangi terjadi indikasi korupsi.

3

dengan kepentingannya selanjutnya akan diproses dan dianalisa sehingga memiliki nilai tambah yang disebut informasi. Informasi yang didasarkan pada data yang akurat akan memberikan nilai dan manfaat jika diolah dan dianalisis dengan cara yang benar. Hasil olah data atau informasi akan memberikan leverage pengetahuan dalam proses pembuatan keputusan. Informasi dalam bentuk data/dokumen/arsip yang tersedia dapat membantu pihak-pihak yang melakukan monitoring untuk membuat kebijakan dan memutuskan langkah-langkah berikutnya atas temuan atau hasil monitoring dan evaluasi sehingga setiap proses monitoring tidak hanya berhenti pada tahap evaluasi melainkan juga sampai pada tahap tindak lanjut sesudah evaluasi dilakukan. Untuk itu eksistensi data/dokumen/arsip perlu disimpan dalam tempat yang aman (tidak mudah hilang dan rusak). Peran ketersediaan informasi berupa dokumen atau data antara lain untuk: a

Mengidentifikasi temuan antara yang direncanakan dengan yang sudah diimplementasi

b

Memastikan bahwa semua dokumen sudah sesuai dengan dokumen lelang yang ditetapkan oleh UU

c

Memastikan bahwa syarat-syarat khusus yang berkaitan dengan kontrak tidak merugikan salah satu pihak

d

Mengidentifikasi bahwa pelaksanaan semua pengadaan dilakukan tepat waktu begitu pula dengan proses penyerahan barang dan jasa tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan

e

Menguji kualitas proses pengadaan

f

Melakukan review analitis untuk monitoring dan evaluasi proses pengadaan

Pentingnya ketersediaan Dokumen fisik dalam proses monitoring dan evaluasi

Informasi merupakan salah satu komponen penting dalam suatu organisasi begitu pula bagi pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi. Informasi dapat berupa dokumen atau data atau arsip yang dapat dijadikan dasar atau alat bukti dalam proses monitoring dan evaluasi. Dokumen atau data atau juga disebut arsip ada dua macam bentuknya bisa berbentuk hardcopy dan softcopy. Hardcopy bisa berupa lembaran-lembaran kertas ataupun bukubuku. Sedangkan softcopy berupa file yang disimpan di media penyimpan elektronik seperti diskette, harddisk, flashdisk maupun CD. Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data akan menjadi bermakna jika dianalisis lebih lanjut agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan keputusan. Tanpa data yang memadai monitoring dan evaluasi tidak dapat dilakukan secara maksimal. Mengapa data/dokumen/arsip menjadi begitu penting bagi suatu organisasi? karena data/dokumen/arsip yang telah disiapkan dan terorganisasi sesuai


4

Peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan

Tidak dapat dipungkiri bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah (PB/JP) merupakan lahan subur terjadinya korupsi. Berdasarkan data dari Komisi Pemberantasan Korupsi, sekitar 80% kasus yang mereka tangani merupakan kasus dalam PB/JP. Salah satu upaya untuk mencegah korupsi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah adalah dengan diterbitkannya Peraturan Presiden no. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh Lembaga kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Dalam pasal 111 Perpres no 54 tahun 2010 mengatur pembentukan LPSE untuk CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

24

MODUL 1


memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) dalam melaksanakan PB/JP. (LKPP November 2011). Pemaparan di atas menunjukkan bahwa upaya pemerintah untuk segera mengimplementasikan SPSE merupakan langkah tepat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik. Penerapan e-procurement sangat membantu mengurangi berbagai indikasi korupsi dalam proses pengadaan barang dan jasa serta menciptakan transparansi dalam proses tersebut. Peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa publik sebagai berikut: a

Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan

b

Meningkatkan daya saing dan effisiensi serta efektifitas

c

Membuat proses interaksi pihak-pihak yang melakukan monitoring lebih terbuka, transparan dan akuntabel

d

Menghemat biaya dan waktu monitoring dan evaluasi

e

Meningkatkan peran masyarakat dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan

f

Mengoptimalkan kerja monitoring dan evaluasi

g

Mengoptimalkan database pengadaan sehingga mempermudah pengawasan internal baik oleh atasan langsung maupun pimpinan tertinggi dalam lembaga layanan pengadaan.

Walaupun peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa sangatlah penting, namun dalam penerapannya e-procurement dalam monitoring dan evaluasi juga memiliki beberapa kendala seperti: a

Technical complexity

b

Anggaran yang cukup besar

c

Payung Hukum yang belum memadai

d

Terbatasnya sumber daya manusia terutama berkaitan dengan tenaga pengadaan di wilayah tertentu


e

Terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi untuk mengakses perubahan yang terjadi terkait pengadaan barang dan atau jasa (seperti: perubahan undang-undang, sistem, aturan, pengetahuan dll) yang terjadi.

Memperkuat lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa publik merupakan langkah tepat sebagai salah satu bentuk reformasi birokrasi. Ditinjau dari sisi pengawasan dan akuntabilitas e-procurement merupakan inisiatif yang dapat menyentuh seluruh aspek reformasi birokrasi, dengan e-procurement pengawasan tidak saja mempermudah pengawasan dan evaluasi dikalangan internal lembaga-lembaga yang melakukan layananan pengadaan barang dan atau jasa tetapi juga sampai pada pengawasan eksternal yang menjangkau ke seluruh lapisan masyarakat. E-procurement mempermudah proses monitoring dan evaluasi karena keberadaan e-procurement dapat menjembatani seluruh kepentingan stakeholder tanpa memihak kepada stakeholder tertentu selain itu juga dapat mengurangi korupsi dan kolusi diantara pihak-pihak yang terkait dalam proses pengadaan barang dan atau jasa. Di sisi lain e-procurement juga memberikan manfaat yang luar biasa dalam penyediaan data pengadaan. Hal ini disebabkan seluruh proses pengadaan dimulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang tercatat dalam sistem sehingga setiap kegiatan memiliki rekam aktivitas yang mencerminkan semua kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut sehingga mempermudah monitroing dan evaluasi. E-procurement dapat membantu pimpinan (seperti pimpinan langsung atau Pejabat Pembuat Komitmen atau kepala ULP/LPSE) untuk langsung memantau jumlah kegiatan yang telah dilaksanakan, yang sedang dalam proses pelaksanaan, maupun yang akan dilaksanakan, sehingga dari seluruh proses ini pimpinan dapat melihat kinerja organisasi dan dapat membuat keputusan atau tindak lanjut dari setiap temuan dari hasil monitoring dan evaluasi. Dengan demikian e-procurement dapat mempercepat proses penyediaan informasi untuk kepentingan monitoring dan evaluasi sehingga mempermudah proses pembuatan keputusan dan tindak lanjut ke tahapan pengembangan organisasi.

5

Pentingnya Regulasi dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan

Regulasi pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dalam melayani berbagai pemangku kepentingan. Hadirnya UU No.25 tahun 2009 tentang pelayanan publik semakin menegaskan pentingnya menghasilkan produk pengadaan publik yang berkualitas. Payung hukum yang jelas dalam proses monitoring dan evaluasi bagi pihak-pihak penyelenggara juga seharusnya menjadi prioritas perhatian pemerintah. Tersedianya payung hukum CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

26

MODUL 1


yang jelas dapat mempermudah pihak-pihak yang terkait melakukan pekerjaannya tanpa kekhawatiran atas setiap kebijakan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut yang dibuatnya. Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan yang penting untuk melihat kinerja pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik, sayangnya belum ada regulasi yang khusus mengatur monitoring dan evaluasi internal di antara lembaga-lembaga pengadaan. UU No.25 tahun 2009 lebih menitikberatkan pada pentingnya menghadirkan pelayanan publik yang berkualitas serta menyebutkan masyarakat berhak ikut mengawasi dan mengadukan hal-hal yang ditemui di lapangan berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa publik. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik (UU ITE) menguatkan peran pengawasan berbasis teknologi informasi namun lebih banyak mencurahkan perhatian pada sistem pengawasan eksternal dibandingkan internal. Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.

B

Pembuatan Indikator Pencapaian Program Monitoring & Evaluasi 1

7

bertanggungjawab untuk mengawasi proses pengadaan barang dan jasa (seperti pimpinan langsung, Pengguna Anggaran atau pihak-pihak lain yang ditunjuk dan dianggap memiliki kemampuan untuk melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa). Langkah-langkah monitoring dan evaluasi dalam melakukan pengawasan terhadap proses pengadaan barang dan atau jasa adalah: Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. a

Menganalisis tingkat kewajaran proyek. Kewajaran proyek dapat dilihat antara kesesuaian harga dan kualitas produk, keseimbangan diantara keduanya menunjukkan akan kelayakan pengadaan yang diadakan.

b

Menetapkan strategi (model dan teknis) monitoring dan koordinasi dengan pihak lain yang dianggap tepat.

c

Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring

d

Pembagian kerja tim pelaksana monitoring, pembagian kerja diantara tim monitoring sangatlah penting dalam setiap proses pemantauan sehingga terhindar dari tumpang tindih proses pemantauan.

e

Pelaksanaan monitoring

f

Analisis hasil monitoring

g

Advokasi dan publikasi hasil monitoring, hasil monitoring sebaiknya tidak sekedar laporan atau hanya dalam bentuk catatan evaluasi tetapi sebaiknya dipublikasi dan diberi tindak lanjut atas semua temuan baik positif (temuan value added) maupun yang negatif (non value added) agar proses monitoring dan evaluasi lebih bermanfaat.

h

Pelaporan hasil monitoring

Penyusunan kriteria keberhasilan pelaksanaan monitoring dan Evaluasi

Program kerja dianggap berhasil jika memiliki ukuran-ukuran keberhasilan, begitu juga dalam proses monitoring dan evaluasi. Indikator keberhasilan monitoring dan evaluasi tidak hanya dapat dilihat jumlah temuan atau indikasi yang kemudian berdampak pada penilian akhir dari evaluasi. Jika indikator monitoring hanya dilihat dari jumlah temuan kesalahan maka setiap upaya dalam proses monitoring akan diarahkan hanya untuk menemukan kesalahan dari yang diawasi atau jika monitoring dan evaluasi hanya dianggap berhasil jika berupaya mendapatkan penghematan anggaran maka proses pengadaan barang dan jasa bisa saja mendapat kualitas barang yang tidak maksimal asalkan bisa melakukan penghematan anggaran, untuk itu diperlukan beberapa indikator yang saling melengkapi agar tujuan monitoring dan evaluasi dapat tercapai. Monitoring dan evaluasi harus dilakukan oleh yang pihak-pihak yang ditunjuk



28

MODUL 1


Dari langkah-langkah monitoring di atas maka perlu disusun indikator untuk mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Penyusunan indikator ini tidak hanya didasarkan pada ukuran finansial semata seperti penghematan anggaran atau efisiensi dan efektifitas pengadaan tetapi juga didasarkan pada ukuran-ukuran non-finansial seperti kendali kualitas, transparansi, akuntabilitas dan responsibilitas, dll. Berikut ini beberapa ukuran kriteria keberhasilan pelaksanaan monitroing dan evaluasi yang dapat disimpulkan dari hasil need assesment research di lima wilayah di Indonesia (Surabaya, Makasar, Bandung, Medan dan Yogyakarta). Indikator yang dapat dilihat dari: a

Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan

b

Jumlah penghematan anggaran

c

Temuan yang dapat ditindaklanjuti

d

Perbaikan berkelanjutan

e

Kendali kualitas

f

Tercapainya Transparansi, Akuntabilitas dan Responsibilitas

g

Kerjasama Tim

h

Kepuasaan publik (berkurangnya sanggahan)

i

Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik

j

Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Ukuran-ukuran atau indikator di atas tidaklah berdiri sendiri tetapi saling melengkapi antara satu dengan lainnya. Multi indikator yang dibuat ini akan lebih mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan melakukan monitoring dan evaluasi untuk memastikan pencapaian program kerja karena dengan multi indikator membuat proses monitoring lebih fleksibel dan dinamis terutama dalam proses penilaian. Penentuan standar dari setiap indikator tidaklah mudah karena setiap daerah atau wilayah dimana setiap lembaga layanan pengadaan berada memiliki karakteristik yang berbeda-beda sehingga diperlukan penetapan standar minimum dari setiap kriteria yang ditetapkan agar penilaian kinerja lebih optimal dan tidak berpihak.


2

Penetapan standar penilaian pencapaian program Monitoring dan Evaluasi

Seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu tentang multi indikator untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proses monitroing dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa, maka berikut ini merupakan upaya untuk menetapkan standar minimal yang harus dicapai dari masing-masing indikator. Pentingnya menetapkan standar minimal agar disetiap lembaga layanan pengadaan memiliki acuan standar yang jelas dan terarah serta bisa dicapai karena penetapan standar yang terlalu tinggi akan berdampak bukan pada penilaian kinerja tetapi malah sebaliknya akan menurunkan kinerja apalagi tidak dibarengi sistem reward dan punishment yang jelas. Penyusunan indikator penilaian keberhasilan monitoring ini didasarkan pada sistem penilaian berbasis balanced scorecard (BSC). BSC merupakan konsep manajemen strategik meliputi pola pengelolaan strategi organisasi jangka pendek dan jangka panjang secara komprehensif. BSC terdiri dari 4 (empat) langkah utama dalam menciptakan masa depan organisasi. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut: 1

Perencanaan jangka panjang: a

Perumusan strategi

b

Perencanaan strategi

c

Penyusunan program

2

Perencanaan jangka pendek

3

Implementasi

4

Pemantauan (monitoring dan evaluasi)

Konsep BSC merubah fokus perspektif perencanaan dari sekedar hanya berfokus pada finansial (anggaran tahunan) dan berjangka pendek menjdai perpektif perencanaan komprehensif yang mencakup seluruh aspek finansial dan non-finansial sampai pada pertumbuhan dan pembelajaran. Berikut ini merupakan indikator monitoring dan evaluasi lembaga pengadaan barang dan atau jasa publik.


30

MODUL 1


Tabel 3: Indikator Monitoring dan Evaluasi No

1.

2.

Indikator

Komitmen Pimpinan


Perspektif pengukuran

Sasaran strategis

Ukuran strategis

Pelaksanaan pengumuman pengadaan yang sesuai perpres maupun UU lainnya yg terkait Jumlah efisiensi & Efektivitas waktu dalam proses penyelenggaraan pengadaan

Semakin banyak proses pengadaan yang transparan dan akuntantabel

Jumlah pengumuman berbasis elektronik

3.

Penghematan anggaran

Nilai rupiah penghematan

4.

Temuan yang dapat ditindaklanjuti Perbaikan berkelanjutan

Jumlah temuan yang dapat ditindaklanjuti

Kendali kualitas

Kemampuan untuk menghasilkan layanan pengadaan yang berkualitas

5.

6.

Kemampuan untuk memperbaiki diri


Penghematan dalam lini pengadaan dimulai dengan menyusun semua aktivitas berbasis value added dan menghilangkan aktivitas yang non value added Penghematan anggaran dari seluruh proses pengadaan Perbaikan proses berikutnya

Kemampuan organisasi untuk memperbaiki value chain process pengadaan ke arah lebih baik Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan

% efisiensi dan jumlah pemborosan waktu yang dapat dihindari

Nilai penghematan

Jumlah temuan

Standar (% pencapaian ) 5-10%

6.

Kendali kualitas


7.

Transparansi , Akuntanbilitas & responsibilitas

Kemampuan untuk mengoptimalkan adanya Transparansi, Akuntanbilitas & responsibilitas dalam layanan pengadaan

8.

Kerjasama Tim

9.

Kepuasan publik

Kerjasama diantara tim layanan pengadaan untuk menghadirkan bentuk layanan pengadaan publik yang berkualitas Berkurangnya komplain Masyarakat atas layanan pengadaan yang diberikan

10

Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik

5%-10%

10%-15%

3%-5%

Jumlah chain yang diperbaiki

3%-5%

Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik

5%-10%

Banyaknya jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan Kemampuan organisasi mengeskplore data/dokumen/arsi p sbg dukungan untuk organisasi mengoptimalkan transparansi, akuntabilitas dan responsisbitas Kemampuan organisasi untuk mengurangi konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik Kelengkapan data/dokumen /arsip dan kemudahan untuk mengaksesnya

5%-10%

Berkurangnya konflik kepentingan di antara sesama tim kerja layanan pengadaan

3%- 5%

Kemampuan organisasi untuk memberikan fasilitas layanan pengadaan sesuai standar yang ditetapkan serta membuat pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat Kemampuan organisasi untuk mengumumkan pengadaan berbasis elektronik

Berkurangnya komplain dari masyarakat

5%-10%

Jumlah pengadaan dan nilai pengadaan yang bertambah

5%-10%

10%- 15%


32

MODUL 1 11



Banyaknya dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik

Kemampuan organisasi untuk menyiapkan dokumen-dokumen pengadaan berbasis elektronik

Jumlah dan jenis dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik sesuai dengan UU yang berlaku

dan dapat menjadi leverage dalam proses pelaksanaan dan pencapaiannya.

5%-10%

Perlu pemikiran yang matang, rasional dan komprehensif dalam menetapkan standar kerja dalam proses monitoring dan evaluasi. Implikasi terhadap standar adalah adanya perubahan sebagai jawaban dari adanya harapan di masa datang dan kondisi riil organisasi saat ini. Implikasi standar juga memberi suatu gambaran terhadap langkah organisasi dari satu titik ke titik yang lain sehingga organisasi mampu melakukan perubahan berkelanjutan. Inilah yang merupakan kunci implikasi standar dalam program kerja monitoring dan evaluasi.

Sumber: disari dari hasil Need Asessment research (perlu diuji sebelum diterapkan)

3

Implikasi standar dalam program monitoring dan evaluasi pengadaan

Penerapan standar yang telah ditetapkan dalam program monitoring dan evaluasi pengadaan bukan merupakan suatu langkah mudah. Membuat perubahan atas sesuatu yang sudah lama berjalan merupakan suatu upaya yang harus dilakukan secara berkesinambungan dan membutuhkan komitmen yang tinggi dari pimpinan. Keberhasilan implikasi standar hanya bisa tercapai jika komitmen pimpinan diikuti dengan kebersediaan para pelaku dalam lembaga layanan pengadaan mau melakukan perubahan dan tidak melakukan resisten terhadap perubahan. Pimpinan tidak mampu sendirian untuk menerapkan standar dalam lembaga atau organisasi atau unit yang dipimpinnya. Pimpinan hanya mampu menerapkan standar jika orang-orang di organisasi mengetahui, memahami dan berupaya untuk mau mencapai standar. Standar yang ditetapkan akan menjadi sinergi bagi karyawan jika dikomunikasikan secara holistik dimana semua unit atau lini organisasi yang terlibat di dalamnya harus diaktifkan. Cara demikian akan membuat semua karyawan dalam setiap unit yang terlibat akan mengkontribusikan semua kemampuannya untuk mencapai standar tersebut. Pertemuan rutin antara pimpinan dan semua staf maupun karyawannya dalam mengevaluasi setiap pencapaian standar dan selanjutnya memprogresnya untuk setiap kemajuan yang akan dicapai berikutnya merupakan langkah tepat dalam implementasi suatu standar. Monitoring dan evaluasi akan menjadi mudah jika organisasi memiliki standar kerja yang harus dicapai karena setiap varians atau penyimpangan dapat segera diantisipasi dan selanjutnya dievaluasi dan ditindaklanjuti. Standar bisa berdampak pada perubahan tetapi juga bisa sebaliknya. Untuk itu penetapan standar harus disertai kesepakatan terhadap standar itu sendiri diantara para pelaku organisasi. Hal ini disebabkan penetapan standar yang terlalu tinggi dapat berdampak negatif sehingga standar harus dibuat rasional


C

Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi Penerapan program monitoring dan evaluasi internal membutuhkan komitmen dari pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam departemen pengadaan. Berikut ini adalah pihak-pihak yang seharusnya melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap penyelenggaraan pengadaan seperti: a

Kepala kantor/satuan kerja adalah pejabat struktural departemen/lembaga yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja rutin APBN. (Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/pejabat yang diberi kuasa yang bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN)

b

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang diangkat oleh PA atau KPA yang diberi kuasa bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN

c

Pengguna Anggaran Daerah, adalah pejabat di lingkungan pemerintah propinsi/kabupaten/kota yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja APBD.

Pihak-pihak di atas seharusnya menjadi orang yang bertanggung jawab terhadap proses layanan pengadaan barang dan jasa publik di wilayah kerja masing-masing sehingga perlu melakukan upaya-upaya perbaikan setelah proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Salah satu upaya adalah upaya untuk CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

34

MODUL 1


meningkatkan kualitas aparatur dalam pengadaan barang dan atau jasa publik, seperti: a

Menfasilitasi ujian sertifikasi ahli pengadaan

b

Peningkatan layanan sistem ujian sertifikasi ahli pengadaan

c

Peningkatan sistem pangkalan data (database) ahli pengadaan

d

Menfasilitasi peningkatan pengetahuan dan profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan pengadaan barang dan jasa

e

f

Memperbaiki standars operating procedures (SOP) seperti bimbingan teknis, advokasi, pengaduan dan sanggah serta bantuan hukum

a

Mampu melakukan analisis value added chain dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan

b

Mampu menganalisis nilai (harga) dari setiap pengadaan sehingga bisa mendapatkan harga yang wajar dan rasional serta bisa mendapat target harga yang kompetitif


Mampu menginventarisir dan menyeleksi supplier-supplier potensial agar pelaksanaan pengadaan setelah kontrak disepakati tidak terdapat kendala. Analisis bisa berupa kemampuan supplier dari segi pengalaman pengadaan dari jenis pengadaan yang di adakan, kemampuan finansial, kemampuan delivery pengadaan sehingga pengadaan dapat diselesaikan tepat waktu, juga rating supplier atas jenis pengadaan yang diadakan

d

Memiliki kemampuan untuk melakukan pengendalian atas persediaan pengadaan yang telah diterima

e

Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan

Penerapan program monitoring dan evaluasi tentu bukan tanpa masalah mengingat setiap proses penyelenggaraan dihadapkan pada keterbatasan yang dimiliki. Masalah-masalah yang dihadapai dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya dimulai dari proses perencanaan hingga pengumuman pemenang dan penyerahan barang dan atau jasa. Permasalahan yang paling sering ditemui adalah kurangnya konsistensi, koordinasi dan keterkaitan antar pelaku penagadaan yaitu antara perencanaan, penganggaran pelaksana, pengawasan dan evaluasi serta penggunaan kapasitas sumber daya yang terbatas.

Menyediakan bantuan hukum jika para penyelenggara menghadapi klaim atau sanggahan.

Di sisi lain penguatan lembaga pengadaan tidak hanya membutuhkan komitmen dari pimpinan juga dari pihak penyelenggara pengadaan seperti panitia pengadaan (tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa) atau Pejabat pengadan (personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu) serta lembaga penyelenggara pengadaan elektronik (LPSE). Kemampuan lembaga penyelenggaran merupakan salah satu kunci keberhasilan peningkatan layanan pengadaan dan juga menjadi kunci keberhasilan proses monitoring dan evaluasi karena memiliki kemampuan untuk menyediakan dokumen/arsip/ data yang dibutuhkan pada saat monitoring. Panitia pengadaan harus mampu:

c

D

Evaluasi program Monitoring dan Evaluasi 1

Pentingnya evaluasi terhadap program monitoring dan evaluasi

Evaluasi lanjutan dari program monitoring dan evaluasi merupakan bagian penting dari proses pengadaan. Tanpa evaluasi tindak lanjut maka setiap temuan dari penyelenggaran program kerja monitoring dan evaluasi hanya berhenti sebatas temuan tanpa ada tindak lanjutnya. Tujuan diadakan evaluasi lanjutan adalah untuk memberikan arah kebijakan yang jelas atas setiap temuan pada saat monitoring dan evaluasi pengadaan dilakukan. Evaluasi lanjutan merupakan komunikasi dan koordinasasi antar lembaga pengadaan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan atas setiap permasalahan yang dihadapi. Tindak lanjut dalam proses monitoring dan evaluasi membantu organisasi untuk melakukan evaluasi kinerja lembaga. Proses pencapaian kinerja suatu organisasi bukan hal yang mudah sehingga setiap hasil yang dicapai perlu mendapatkan reward yang setimpal begitu juga sebaliknya bagi organisasi atau lembaga pengadaan tidak dapat menunjukkan kinerja maksimal dan cenderung CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

36

MODUL 1


menurun perlu mendapat peringatan dan punishment. Proses evaluasi tindak lanjut membutuhkan perencanaan yang tepat atas setiap temuan yang yang harus ditindaklanjuti. Untuk itu evaluasi tindak lanjut membutuhkan langkah keputusan yang tepat atas setiap kebijakan yang diambil. Evaluasi tindak lanjut tidak hanya pada temuan-temuan yang berindikasi negatif tetapi juga yang memiliki indikasi positif (perbaikan kinerja). Lembaga atau pihak-pihak yang melakukan evaluasi tindak lanjut seharusnya independen dan tidak berpihak agar tujuan evaluasi tindak lanjut dapat tercapai. Evaluasi tindak lanjut dalam monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa merupakan langkah penting karena setiap proses tindak lanjut dapat mencerminkan dan menginterpretasikan umpan balik atas kinerja aktual dari setiap lini organisasi yang dimonitoring dan dievaluasi. Pengalaman yang ada, banyak organisasi sering meremehkan manfaat dari hasil monitoring dan berhenti pada proses evaluasi. Kegagalan menuju perubahan berkelanjutan terjadi karena organisasi mengabaikan proses evaluasi tindak lanjut dan berhenti pada proses evaluasi semata. Padahal proses tindak lanjut dari setiap evaluasi dapat memberi perubahan bagi karyawan dan organisasi karena keduanya akan mendapatkan penghargaan atas apa yang dikerjakannya.

2

Peran monitoring dan evaluasi dalam pembenahan proses pengadaan

Peran monitoring adalah untuk mengidentifikasi kesuksesan ataupun kegagalan secara nyata atau potensial sedini mungkin dan sewaktu-waktu. Dengan demikian monitoring memainkan peran yang penting dalam analisis kebijakan. Setiap permasalahan yang muncul dari proses monitoring akan memerlukan kebijakan untuk menyelesaikan masalah tersebut sehingga setiap proses dalam monitoring dan evaluasi merupakan mata rantai yang tak terpisahkan untuk membenahi setiap lini organisasi yang domonitor dan dievaluasi. Peran monitoring dan evaluasi dapat dilihat dari kebijakan yang diambil, ada yang bersifat internal yaitu kebijakan untuk pembenahan penguatan kelembagaan secara internal dan bersifat eksternal (output) yaitu kebijakan yang memberi dampak eksternal. Keluaran kebijakan Keluaran adalah barang, layanan, atau sumber daya yang diterima oleh kelompok sasaran atau kolompok penerima (beneficiaries). Sebaliknya dampak kebijakan merupakan perubahan nyata pada tingkah laku atau sikap yang dihasilkan oleh keluaran kebijakan tersebut. Dalam memantau keluaran serta dampak kebijakan harus diingat bahwa kelompok sasaran tidak selalu merupakan kelompok penerima. Kelompok sasaran (target group) merupakan individu, masyarakat atau organisasi yang hendak dipengaruhi oleh suatu kebijkan dan program. Sedangkan penerima (beneficiaries) adalah kelompok yang menerima manfaat atau nilai dari kebijakan tersebut.


Pelaksanaan monitoring yang bersifat ex post facto atau pasca penerapan kebijakan ini dapat disebut sebagai prinsip evaluasi. Bedanya dalam monitoring yang intinya analis hanya mengumpulkan informasi seputar pelaksanaan kebijakan, baik berupa data objektif maupun subjektif, berdasarkan indikatorindikator yang telah dipilih. Sedangkan dalam evaluasi, analis memasukkan penilaiannya terhadap informasi yang telah dikumpulkan dalam proses monitoring tersebut. Jadi dari suatu hasil evaluasi analis dapat menilai apakah suatu proses atau keluaran kebijakan berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan pembuat kebijakan atau tidak, sedangkan dalam monitoring hal tersebut tidak dapat dilakukan. Bagaimanapun seharusnya kegiatan monitoring dan evaluasi tidak dapat dipisahkan dan mampu berjalan seiring dengan diterapkannya suatu kebijakan publik. Pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa peran monitoring dan evaluasi sangat penting dalam melakukan pembenahan proses pengadaan baik pembenahan internal maupun eksternal. Pembenahan internal dapat dilihat dari adanya konsekuensi perubahan karena adanya monitoring dan evaluasi terutama dari segi produktiftas kerja sedangkan pembenahan eksternal dapat dilihat dari tingkat kemandirian baik intelektual maupun indepensi kelembagaan.

3

Dampak evaluasi terhadap kinerja monitoring dan evaluasi pengadaan

Evaluasi merupakan penilaian berkala terhadap relevansi, penampilan dan efisiensi dan memberi dampak pada proyek/pengadaan – tentang waktu, daerah atau populasi (banyaknya pengadaan). Evaluasi dapat dilakukan baik oleh orang di dalam maupun di luar lembaga untuk membantu berbagai pihak terkait dengan pembuatan keputusan sehingga evaluasi berfokus khusus pada dampak dan sustainibilitas. Dampak evaluasi terhadap kinerja monitoring dan evaluasi pengadaan dapat dilihat dari adanya perubahan paradigma maupun perubahan berkelanjutan yang dibuat untuk meningkatkan kinerja lembaga-lembaga pengadaan. Evaluasi dapat dilakukan pada saat (lihat halaman 8): a

Perencanaan (Ex-ante Evaluation)

b

Program/kegiatan sedang berjalan (on-going Evaluation)

c

Program/kegiatan selesai dibangun (terminal Evaluation)

d

Program/kegiatan sudah berfungsi (Ex-post Evaluation)


38

MODUL 1


Evaluasi terhadap perencanaan dapat dilihat dari terlaksananya semua program pengadaan yang telah disusun, tapi yang lebih penting adalah semua item program pengadaan yang disusun merupakan kebutuhan utama masyarakat bukan didasarkan pada kepentingan tertentu. Evaluasi terhadap program/kegiatan sedang berjalan dapat dilakukan melalui tahapan pemantauan atau observasi untuk memastikan bahwa penyedia benarbenar melakukan penyelenggaran program pengadaan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan terutama pengadaan yang bersifat lapangan seperti konstruksi. Evaluasi terhadap kegiatan atau program yang selesai adalah evaluasi pada saat penyerahan barang atau jasa yang dilakukan penyedia. Hasil monitoring dan evaluasi harus memastikan bahwa semua proses pengadaan sampai penyerahan barang telah sesuai dengan standat kerja yang telah ditetapkan. Barang dan atau jasa yang diserahkan telah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak kerja dan diserhakan tepat waktu. Kegiatan evaluasi sesudah penyerahan barang dan atau jasa publik yang paling penting adalah memastikan bahwa semua fungsi dan cara kerja dari setiap item pengadaan berjalan sempurna dan tak terkendala apapun, masa atau rentang uji coba atau jaminan dari setiap item/program pengadaan perlu menjadi perhatian ketika pada saat monitoring dan evaluasi dilakukan terutama untuk memastikan kualitas dari setiap pengadaan yang diadakan. Pemaparan di atas menunjukkan bahwa evaluasi merupakan aktivitas yang lebih luas dari pada monitoring karena evaluasi memerlukan sumber informasi yang lebih komplit begitu juga tindak lanjut dibandingkan monitoring. Namun evaluasi hanya dapat dilakukan jika organisasi telah melakukan monitoring. Fokus evaluasi relatif spesifik kepada pertanyaan mengenai efektif dan efisiensi serta dampak dari setiap pengadaan yang dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki pelayanan publik dan menyusun program yang lebih baik di masa.


BAB IV Strategi Pengembangan Monitoring & Evaluasi Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana mengembangkan dan pemberdayaan lembaga monitoring dan evaluasi. Pengembangan dan pemberdayaan dari lembaga monitoring bertujuan untuk lebih memberi peran yang maksimal dalam menjaga indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut-berikut hal-hal yang disampaikan:

A

Isu-isu terkini Monitoring & Evaluasi 1

7

Mengantisipasi isu terbaru berkaitan dengan monitoring dan evaluasi dari lembaga-lembaga pengadaan (aturan, sistem, jaringan pengadaan, dll)

Pergeseran dan perubahan sangat besar terjadi dalam lingkungan eksternal maupun internal organisasi. Kompetisi dalam berbagai bidang tidak hanya berlaku bagi organisasi bisnis melainkan juga organisasi publik. Kondisi persaingan yang begitu ketat sangat menguntungkan lembaga layanan pengadaan barang dan atau jasa karena dengan kompetisi yang semakin meningkat setiap proses pengadaan seharusnya akan mendapatkan yang terbaik dari kualitas maupun harga barang yang ajukan dalam pengadaan termasuk menentukan pilihan yang tepat terhadap penyedia (supplier). Perubahan paradigma terhadap pengelolan organisasi mengindikasikan operasional organisasi menjadi kompleks. Oragnisasi harus mampu melakukan “penciptaan nilai” melalui berbagai upaya kinerja organisasi tetap terjaga. Pergeseran paradigma ini juga seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi. Proses monitoring dan evaluasi seharusnya memahmi dengan baik perubahan-perubahan yang terjadi untuk menopang kinerja layanan pengadaan seperti perubahan aturan, perkembangan sistem, perubahan undang-undang, termasuk kemajuan pesat yang dialami lembaga penyedia seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang melakukan monitoring. CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

40

MODUL 1


Antisipasi perubahan akan memberi dampak positif dalam proses monitoring dan evaluasi. Pihak-pihak yang melakukan monitoring pelaksanaan pengadaan dapat memperbaiki ukuran-ukuran atau standar yang digunakan untuk mengukur hasil monitoring maupun untuk kepentingan evaluasi. Perubahan ukuran-ukuran ini dengan sendirinya akan berdampak positif juga terhadap pihak-pihak yang diawasi dan dievaluasi, mereka akan bekerja maksimal dan berupaya untuk melakukan yang terbaik untuk mendapatkan pengadaan yang berkualitas. Menciptakan hubungan dan komunikasi yang baik diantara para lembaga layanan pengadaan akan membuat mereka bekerja dengan maksimal. Setiap perubahan yang terjadi dapat menjadi leverage dalam proses monitoring dan evaluasi jika dapat diantisipasi sejak awal dan senantiasa digunakan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sebaliknya bisa menjadi ancaman jika setiap perubahan hanya dilihat sebagai perubahan tanpa diserta upaya untuk melakukan perubahan apapaun. Salah satu contohnya adanya dukungan regulasi atau aturan yang bisa menaungi kecepatan perubahan itu sendiri. Keterlambatan payung hukum yang dapat digunakan untuk melindungi proses kerja pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan berdampak pada ketidakjelasan dalam proses pembuatan keputusan dan akhirnya memperlambat proses tindak lanjut dari hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan. Kecepatan kemajuan teknologi juga harus diantisipasi dalam proses monitoring dan evaluasi, kemajuan teknologi dapat mempermudah pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengakses data atau informasi apapun untuk kelancaran pekerjaan monitoring dan evaluasi. Data ataupun informasi yang diperoleh dapat dijadikan alat atau rujukan untuk melakukan evaluasi terhadap program-program pengadaan dan selanjutnya dapat digunakan untuk proses tindak lanjut berikutnya.

2

dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa. Monitoring dan evaluasi tidak hanya mengejar “efisiensi” tetapi juga sumber data serta database yang aman karena ini merupakan hal penting dalam menunjang seluruh proses verifikasi monitoring dan evaluasi. Perkembangan sistem teknologi informasi pengadaan tentunya sangat membantu proses monitoring dan evaluasi sebagai upaya untuk membuat seluruh proses pengadaan bersih dari proses kolusi dan korupsi. Bentuk evaluasi tindak lanjut tentunya sangat memerlukan kecepatan proses kerja hasil monitoring dan evaluasi. Setiap telaah ulang berfokus khusus pada keefektifan dan dampak langsung dari setiap kegiatan pengadaan yang dilaksanakan. Kesesuaian rencana dangan dampak keluaran merupakan tujuan yang hendak dicapai. Evaluasi tindak lanjut merupakan langkah penting dalam proses monitoring dan evaluasi. Telaah kaji tindak berfokus pada keefektifan dan dampak langsung dari setiap kegiatan pengadaan. Setiap keluaran akan dinilai tingkat berdasarkan kesesuaian dengan rencana. Proses evaluasi tindak lanjut membutuhkan kinerja monitoring dan evaluasi, semakin baik kinerja monitoring dan evaluasi semakin cepat pula evaluasi tindak lanjut dilakukan. Keamanan Sumber data dan data base pengadaan merupakan salah satu kunci pelaksanaan evaluasi tindak lanjut yang lebih cepat dan rasional. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa terdapat dampak positif maupun negatif dengan adanya perkembangan sistem informasi pengadaan. Untuk mengantisipasi dampak negatif, setiap layanan pengadaan harus mampu mengantisipasi kemajuan sistem teknologi agar mampu mengamankan setiap aktivitas gangguan teknologi informasi seperti kehilangan database dan sumber data karena virus, atau adanya penganggu eksternal yang menyerang sistem (seperti hacker), rusaknya jaringan, dll. sedangkan antisipasi dampak positif bagi kepentingan seluruh proses pengadaan termasuk proses monitoring, evaluasi dan tindak lanjut seperti kemudahan mengakses informasi, data base yang tersimpan dengan aman, transparansi proses pengadaan dan monitoring serta evaluasi, serta kecepatan dan luasnya jangkuan pengumuman, dll merupakan pekerjaan penting bagi semua lembaga layanan pengadaan.

Mengantisipasi perkembangan sistem pengadaan

Kesuksesan program-program pengadaan dapat dilihat dari varians yang terjadi antara perencanaan dengan apa yang dihasilkan. Varians berindikasi positif jika terdapat kesesuaian antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan dan sebaliknya berindikasi negatif jika apa yang direncanakan tidak sesuai dengan apa yang dihasilkan. Untuk mendapatkan hasil yang positif, seluruh bagian yang terlibat dalam proses pengadaan seharunya mengantisipasi perkembangan teknologi. Upaya pemerintah untuk melakukan proses pengadaan yang jujur dan dan transparansi melalui e-procurement seharusnya disertai dengan upaya-upaya melakukan perbaikan sistem pengadaan. Perbaikan jaringan, memperluas bandwidth, memperbaiki sistem dan mengantisipasi risiko-risiko kehilangan database seharusnya menjadi pertimbangan utama dalam proses monitoring


B

Program pengadaan proaktif Customer satisfaction merupakan tujuan akhir dari suatu proses pengadaan, masyarakat dapat menikmati seluruh program pengadaan tanpa keluhan maupun komplain menunjukkan kinerja lembaga layanan pengadaan. Peran pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan menunjukkan bahwa proses pengadaan berjalan sebagaimana mestinya karena setiap kecurangan dalam proses pengadaan dapat dianitisipasi sejak awal sehingga CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

42

MODUL 1


masyarakat tidak akan mendapatkan barang dan atau jasa yang tidak berkualitas. Monitoring bertujuan untuk menunjukkan bahwa seluruh proses kerja telah berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, seluruh barang dan atau jasa yang diadakan merupakan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan publik, serta memastikan bahwa seluruh informasi yang disampaikan benar adanya. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam proses pengadaan barang dan atau jasa, semua kalangan masyarakat harus terlibat tidak hanya pemerintah. Lembaga-lembaga masyarakat seharusnya dapat membantu pemerintah dalam hal ini lembaga layanan pengadaan terutama dalam hal:

a

Menginventarisir kebutuhan publik Masyarakat dapat membantu pemerintah dengan menyediakan informasi atau data kebutuhan mereka baik barang dan atau jasa jangka panjang maupun pendek.

b

Mengidentifikasi kebutuhan publik Masyarakat selanjutnya dapat membantu pemerintah untuk mengidentifikasi berbagai kebutuhan publik yang memiliki skala prioritas tertinggi hingga terendah. Hal ini perlu dilakukan karena sumber daya pemerintah yang terbatas baik keuangan maupun sumber daya manusia. Selain itu masyarakat yang lebih tahu yang paling penting bagi mereka saat ini atau diwaktu kemudian. Proses ini perlu dilakukan dengan tujuan untuk menghindari adanya intervensi pengadaan atas program-program pengadaan yang tidak penting bagi masyarakat.

Identifikasi berbagai kebutuhan pengadaan proaktif perlu menjadi perhatian karena tercapainya pengadaan yang berorientasi pada kepentingan publik hanya dapat tercapai jika pihak-pihak yang melakukan layanan pengadaan baik pelaksana maupun pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi mampu mengidentifikasi berbagai kebutuhan dasar yang berorientasi pada kepentingan publik. Beberapa hal yang perlu diidentifikasi dalam proses pengadaan kebutuhan publik, antara lain: a

Skala prioritas pengadaan publik

b

Sumber pendanaan

c

Waktu pelaksanaan

d

Penentuan supply chain

e

Penentuan pemenang

f

Payung hukum bagi temuan laporan masyarakat

Selain mengidentifikasi berbabagai kebutuhan pengadaan barang dan jasa publik, seluruh komponen yang bertanggung-jawab perlu menyusun standar/ukuran kepatuhan pengadaan. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan pada saat menyusun ukuran kepatuhan dalan proses pengadaan barang dan jasa publik bertujuan untuk menjaga konistensi dan responsibilitas dalam proses pengadaan sehingga risiko-risiko pengadaan baik yang berkaitan dengan risiko hukum maupun risiko kegagalan atas pengadaan barang dan jasa publik. a

Kesesuaian antara pengadaan dengan skala prioritas pengadaan

b

Kualitas spesifikasi yang diajukan

c

HPS untuk penghematan bukan untuk mendapatkan barang yang murah

c

Melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan Program monitoring dan evaluasi dengan keterlibatan publik merupakan salah satu cara untuk mendapatkan objektifitas penilaian antara penyelenggara dan penyedia. Masyarakat dapat membantu melakukan monitoring dan evaluasi terutama pada saat proses pelaksanaan program pengadaan oleh penyedia yang ditunjuk. Dengan keterlibatan masyarakat, proses pengerjaan pengadaan dapat terjaga kualitasnya mengingat keterbatasan sumber daya monitoring dan evaluasi. Masyarakat dapat terjun langsung melihat proses pengerjaan dan selanjutnya melaporkan setiap temuan kepada penyelenggara.


d

Indepedensi dan transparansi

e

Daya tahan (waktu jaminan)

f

Kepercayaan


44


MODUL 1

C

Penanganan kompleksitas dalam pengadaan 1

7

Identifkasi berbagai masalah dalam pengadaan barang dan jasa

Proses pengadaan barang dan jasa publik bukanlah suatu proses yang mudah dan tanpa risiko, setiap tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa mulai dari tahap perencanaan hingga penyerahan barang dan jasa selalu memiliki permasalahan sendiri. Kompleksitas yang ada dalam proses pengadaan barang perlu diantisipasi seperti: a

Intervensi pihak-pihak tertentu

b

Sarana dan prasarana yang masih belum maksimal di wilayah tertentu

c

Penetapan pemenang

d

Keterbatasan sumber daya (sertifikasi panitia lelang, keahlian, dll)

e

Keterbatasan sistem

f

Risiko kontrak

g

Regulasi

Pemerintah dalam bidang pengadaan barang dan jasa telah melakukan beberapa langkah guna mengantisipasi kompleksitas permasalahan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Pengadaan berbasis e-procurement dengan SPSE ditujukan untuk mengurangi intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pngadaan barang dan jasa, walau tidak dapat menghilangkan semua bentuk intervensi namun dengan SPSE bentuk intervensi minimal dapat dikurangi Penggunaan e-procurement juga memiliki kendala tersendiri misalnya kondisi wilayah geografis yang berbeda di antara wilayah-wilayah yang ada di Indonesia membuat penanganan terhadap masalah sarana dan prasarana menjadi berbeda di setiap wilayah. Kompleksitas penentuan pemenang tender atau pemenang proyek dapat dihilangkan dengan cara membuat kompetisi terbuka melalaui pengadaan berbasis elektronik, walaupun demikian bukan berarti tidak terdapat sanggahan dan banding dari peserta tender. Pemerintah juga berupaya meningkatkan kemampuan profesionalisme aparatur dalam bidang pengadaan barang dan atau jasa seperti memfasilitasi kemampuan aparatur barang dan jasa melalui pendidikan dan pelatihan termasuk juga memfasilitas ujian sertifikasi ahli pengadaan, hal ini dilakukan agar tujuan peningkatan pelayanan publik dapat tercapai. Peningkatan sistem pangakalan data base, memperluas atau meningkatkan bandwith serta meningkatkan keahlian sumber daya manusia dalam bidang pengadaan barang dan jasa berbasis IT terus ditingkatkan. Hal ini dimaksudkan


agar mempermudah akses bagi para pengguna layanan untuk mengakses informasi aapun terkait proses pengadaan barang dan atau jasa. Keterbatasan regulasi yang berkaitan dalam proses pengadaan barang dan atau jasa merupakan salah satu kendala tersendiri, untuk itu proses perbaikan regulasi sebagai payung hukum senantiasa menjadi perhatian. Penguatan regulasi pengadaan dilakukan melalui penyusunan naskah akademis dan draft rancangan undang-undang pengadaan/jasa pemerintah serta peningkatan. Kontrak adalah perjanjian antar beberapa pihak (lebih dari satu pihak). Dalam proyek pengadaan barang dan atau jasa, kontrak perjanjian merupakan kesepakatan kerja sama antara Pemberi Tugas (penyelenggara pengadaan) dan Penyedia Jasa (supplier). Risiko kontrak terjadi jika salah satu pihak berada pada kondisi posisi bargaining position yang lemah dalam menyepakati isi kontrak. Monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada pihak dirugikan dalam klausul kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak. Penanganan berbabagai masalah dalam proses pengadaan barang dan atau jasa dapat dilakukan dengan cara meningkatkan monitoring dan evaluasi pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, pengembangan sistem pengadaan berbasis teknologi informasi sampai dengan penyerahan barang dan atau jasa publik. Kendala lain yang dihadapi dalam proses pengadaan barang dan jasa adalah pada proses monitoring dan evaluasi seperti: a

Intervensi pihak-pihak tertentu

b

Regulasi yang belum memadai

c

Tidak semua personal/unit mau di monitor

d

Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi

e

Sistem penilaian kinerja yang belum memadai

f

Rendahnya reward atau ketidakjelasan standar punishment yang diterima dibandingkan pencapaian hasil yang diperoleh.

2

Strategi penanganan kendala-kendala dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan

Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa monitoring dan evaluasi merupakan hal penting dalam memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. Untuk pihak-pihak yang melakukan monitoring perlu mempersiapkan strategi yang tepat untuk mengatasi kendalakendala yang ada dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik. Untuk mengantisipasi adanya intervensi dalam proses pengadaan maka proses pengadaan harus dilakukan oleh lembaga-lembaga pengadaan yang independen. Unit layanan pengadaan dan lembaga layanan pengadaan secara elektronik maupun pihak-pihak lain yang berada dalam kedua lembaga CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

46

MODUL 1


pengadaan tersebut seperti panitia pengadaan harus secara struktural dibuat independen. Indepedensi lembaga pengadaan diharapkan dapat mengurangi intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pengadaan barang dan atau jasa seperti mempengaruhi penentuan spesifikasi produk agar mengarah pada supplier/penyedia tertentu, dll. Proses pengadaan yang bersih dan akuntabel hanya dapat dilakukan jika didukung dengan regulasi yang jelas dan rinci agar proses pelaksanaan sesuai dengan standar pengadaan yang benar. Misalnya kejelasan mengenai sistem paket pengadaan harus dibuat lebih rinci agar tidak bias pada saat proses pengadaan dilakukan, dll Kendala lain yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah tidak semua pihak mau di monitoring dan dievaluasi karena sistem monitoring dan evaluasi yang dilakukan seperti saat ini hanya bersifat untuk mendapatkan temuan bukan memberi solusi atau tindak lanjut dan penghargaan yang memadai jika memperoleh prestasi kinerja yang maksimal. Untuk strategi yang harus disiapkan adalah harus ada payung hukum yang jelas yang mengatur sanksi bagi unit-unit layanan pengadaan yang tidak memberi respon yang baik dalam proses monitoring terutama dalam menyediakan informasi yang lengkap. Sebaliknya dalam regulasi tersebut harus juga diatur tentang reward yang diterima jika unit-unit layanan pengadaan tersebut melakukan proses pengadaan sesuai standar yang memberi nilai tambah bagi masyarakat. Proses monitoring dan evaluasi harus menyiapkan tindak lanjut atas setiap temuan baik positif maupun negatif. Untuk itu setiap monitoring dan evaluasi seharusnya menghasilkan penilaian kinerja bagi setiap unit layanan pengadaan yang diawasi dan evaluasi sehingga tidak hanya berhenti untuk penilaian benar dan salah. Setiap temuan baik positif maupun negatif dipastikan harus memperoleh tindak lanjut untuk perbaikan proses layanan di masa datang.

3

Potensi dan Antisipasi risiko dalam monitoring dan evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah, melibatkan sumber daya keuangan pemerintah untuk capital expenditures ini sangat berpotensi terjadi penyimpangan yang tidak jarang menimbulkan kerugian yang cukup signifikan. Oleh karena itu, para pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah, diharapkan mampu untuk mendeteksi risiko yang mungkin muncul dalam pengadaan, sehingga mampu untuk mengidentifikasi apa saja strategi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan program monitoring & evaluasi yang reliable. Risiko sendiri secara umum dapat diartikan sebagai suatu kejadian/kondisi yang berkaitan dengan hambatan dalam pencapaian tujuan. Pengertian risiko sangat erat hubungannya dengan adanya “tujuan”, sehingga apabila tidak ada tujuan maka tidak ada pula risiko yang dihadapi. Dengan mengenali risiko, pihak-pihak


yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah akan mampu meminimalisir dampak dengan adanya risiko tersebut. Berikut ini adalah potensi risiko dalam monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah: Ketidaksesuaian data dengan standar/peraturan yang berlaku Data yang kurang informatif Pengelolaan risiko ini dilakukan dengan membangun pengendalian intern. Dengan kata lain, pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mengelola risiko, seperti yang dimandatkan dalam PP No. 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Terdapat banyak risiko pada proses pengadaan barang dan jasa. Masing-masing pihak baik penyelenggara pengadaan maupun supplier/penyedia memiliki kemampuan dan sumberdaya dalam mengantisipasi dan mengatasi risiko pengadaan. Sesuai dengan posisi dan porsinya, penyelenggara pengadaan mampu mengatasi sebagian risiko pengadaan, dan supplier mampu untuk mengatasi sebagian yang lainnya. Contoh risiko dimana penyelenggara pengadaan lebih mampu untuk mengatasinya adalah risiko financial. Seperti yang kita ketahui bahwa pada saat pengadaan dimulai, pendanaan pengadaan haruslah sudah tersedia. Sedangkan risiko, dimana supplier lebih mampu untuk mengatasinya adalah risiko kesalahan metode pelaksanaan. Hal ini disebabkan Supplier adalah pihak yang menguasa metode setiap pekerjaan pengadaan. Pengalihan risiko yang salah hanya akan menyebabkan terjadinya konflik yang akan berujung pada kegagalan pengadaan dan kerugian kedua belah pihak. Untuk itu penting bagi kedua pihak untuk menggunakan kontrak yang telah ada untuk saling mengikat dan bertanggungjawab atas kewajiban dan hak masingmasing. Pemahaman konrak harus dibicarakan kedua pihak secata terbuka agar tidak terjadi bias informasi saat kontrak selesai dibuat dan masing-masing pihak kemudian saling menyalahkan. Kenyataan dalam pelaksanaan pengadaan, Supplier atau penyedia lebih sering memiliki bargaining position yang lemah dalam negosiasi klausul kontrak. Supplier/penyedia pada dunia pengadaan di Indonesia terkadang diposisikan sebagai pihak yang lemah. Ditambah dengan alasan kompetitif, maka unbalanced contract akhirnya sering dijumpai dan menjadi masalah dalam pelaksanaan pengadaan di Indonesia, kadang supplier harus memenuhi beberapa kewajibannya diluar kontrak yang disepakati. Peran monitoring harus ditingkatkan dalam rangka memberikan jaminan bahwa penyelenggara pengadaan tidak dapat melakukan kontrak-kontrak yang merugikan salah satu pihak. Pengalihan risiko pada kontrak sebaiknya dihindari karena akan berujung pada kerugian semua pihak yang terlibat dan bahkan kegagalan pengadaan. Berikut ini adalah risiko pengadaan yang sering terjadi baik untuk pihak penyedia maupun pihak pengadaan.


48

MODUL 1


a

Penyediaan jasa tidak dapat melakukan klaim biaya, hal ini terjadi pada keadaan-keadaan dimana negara mengalami tingkat inflasi yang tinggi setelah kontrak ditandatangani.

b

Kontrak yang merugikan salah satu pihak, ini terjadi jika pihak penyelenggara ingin mendapatkan keuntungan pribadi, walaupun sistem pengadaan telah berbasis elektronik namun tak dapat dipungkiri terkadang ada kewajiban-kewajiban supplier yang tidak tertera dikontrak tapi harus dilaksanakan oleh supplier/penyedia.

c d

Terkadang dalam kondisi tertentu pihak supllier/penyedia tidak dapat memenuhi target skedul yang telah ditentukan sehingga penyedia/supplier dikenakan sanksi/ denda. Ketika terjadi keterlambatan pembayaran dari pihak penyelenggara pengadaan, pihak supplier/penyedia tidak memiliki kekuatan apapun untuk memberi sanksi atau meminta pihak penyelenggara membayar denda atau bunga atas keterlambatan tersebut.

organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan koordinasi setiap orang yang ada dalam organisasi dapat dikendalikan untuk mencapai tujuan organisasi dan menghindari ruang gerak yang terpisah dari orang-orang tersebut untuk melakukan tindakan-tindakan yang dapat merugikan organisasi. Koordinasi harus memenuhi beberapa unsur yaitu: Kordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya. Koordinasi harus menggunakan pendekatan

e

Terkadang kerterlambatan pembayaran dana pengadaan dari penyelenggara berdampak pada supplier/penyedia mengalami kesulitan modal kerja dalam menyelesaikan pekerjaan pengadaan.

Atas berbagai kejadian di atas sebaiknya pihak penyedia maupun penyelenggara mempelajari secara bersama-sama klausul-klausul kontrak agar tidak berdampak pada merugikan salah satu pihak

4

Komunikasi dan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait

4.1 Pengertian dan fungsi komunikasi dan koordinasi Komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu atau lebih orang yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik. Dengan demikian komunikasi melibatkan tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi begitu juga dengan ruang dan waktu. Koordinasi merupakan proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan terpisah dalam suatu


multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain. Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa komunikasi dan koordinasi mutlak diperlukan dalam proses pengadaan barang dan atau jasa sehingga hal-hal yang akan merugikan proses pengadaan barang dan jasa dapat dihindari, seperti konflik kepentingan, pemborosan waktu, aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah, dll. dengan demikian pekerjaan Procurement Management menjadi berat jika komunikasi dan koordinasi diantara lembaga-lembaga pengadaan tidak bisa dilakukan. Tujuan departemen pengadaan adalah adalah memastikan bahwa semua proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yg dibutuhkan publik bisa diperoleh di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga yg tepat. Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut untuk sejalan dengan strategi organisasi dan rencana organisasi, untuk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai organisasi, maka komunikasi dan koordinasi harus tetap terjaga. Masing-masing unit harus memiliki tupoksi dan arah kebijakan yang searah dengan tujuan organisasi sehingga proses CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

50

MODUL 1


pengadaan yang dilakukan dapat memilki nilai tambah bagi masyarakat.

4.2 Fungsi dan peran lembaga monitoring dan evaluasi Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan Lembaga. Fungsi dari lembaga monitoring pengadaan adalah: Memastikan bahwa tindakan dari para penyelenggara pengadaan telah mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan (kepatuhan); Menentukan bahwa seluruh sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi masyarakat telah sampai tepat waktu dengan spesifikasi yang sesuai dengan kontrak yang disepakati; Menghasilkan informasi yang dapat membantu menjelaskan hal-hal yang terkait dengan kebijakan yang telah dibuat terkait perencanaan dan pelaksanaan pengadaan; Menyediakan informasi yang menunjukkan adanya perubahan sosial di masyarakat terkait dengan kebijakan yang telah diambil pada waktu sebelumnya; Memastikan bahwa barang dan atau jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat secara tepat. Keberhasilan pelaksanaan monitoring dapat dilihat dari semua fungsi-fungsi monitoring di atas berhasil dilakukan. Selanjutnya temuan-temuan monitoring dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut untuk perubahan di waktu berikutnya. Monitoring dapat menjadi alat pengendali yang baik dalam seluruh proses implementasi pengadaan karena dengan dengan monitoring setiap kecurangan dapat diantisipasi sejak awal, begitu juga dengan hambatan atau kendala dalam proses pelaksanaannya.


5

Kerjasama di antara lembaga montoring dan evaluasi

Kerja sama antara lembaga-lembaga (Procurement Department) mutlak diperlukan mengingat keberhasilan untuk mendapatkan layanan publik dan supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara lembaga pengadaan dengan supplier-suppliernya terutama untuk mendapatkan supplier-supplier yang potensial. Pengadaan dengan basis e-procurement memungkinkan tercapainya collaboration and partnership mengingat dengan e-procurement semua penyedia akan berkompetisi memberikan yang terbaik bukan sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier (seperti dalam sistem konvensional). Koordinasi yang terarah antara sesama komponen yang ada dalam departemen pengadaan memungkinkan proses monitoring dan evaluasi menjadi lebih mudah. Kerjasama lainnya yang diperlukan dari lembaga-lembaga pengadaan adalah menghindari tumpang tindih diantara sesama pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan karena adanya beban kepentingan tertentu (interest personal atau kelompok). Kerjasama yang baik diantara pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan berdampak pada proses kerja yang maksimal dari pihak-pihak penyelenggaran layanan pengadaan karena berkurangnya intervensi dan terjaminnya independensi. Kemajuan teknologi juga turut menunjang percepatan proses monitoring dan evaluasi karena akses informasi yang lebih mudah tentunya dapat mempercepat diperolehnya data atau informasi yang diperlukan dalam proses monitoring dan evaluasi.

6

Pemilihan Supplier yang tepat

Untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas dengan harga yang bersaing tentunya tergantung pada pemilihan supplier (penyedia) yang tepat. Pertimbangan penawaran dengan harga yang terendah bukan merupakan solusi yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa atau sebaliknya memilih supplier hanya dengan pertimbangan usulan dengan spesifikasi yang sesuai juga bukan merupakan pilihan yang tepat. Pemilihan supplier (penyedia) bukanlah hal yang mudah karena kesalahan dalam proses penentuan penyedia dapat berdampak tidak hanya pada pengadaan yang tidak tepat juga bisa berdampak pada masalah hukum (beberapa kasus pengadaan terkait dengan penentuan supplier yang salah seperti: kasus buku ajar (Sleman), kasus pengadaan mobil pemadam kebakaran, kasus wisma atlet, dll merupakan contoh penentuan supplier yang berdampak hukum). CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

52

MODUL 1


Berikut ini terdapat 9 (sembilan) masalah yang berkaitan dengan proses 8 penentuan supplier (penyedia yang perlu diantisipasi) : Waktu yang singkat untuk menginvestigasi

Untuk mengantisipasi terjadinya ke sembilan kemungkinan masalah berkenaan dengan penentuan supplier (penyedia), maka berikut ini hal-hal yang harus dilakukan dalam proses penentuan supplier yang tepat adalah dengan melakukan Prescreening Potensial Supplier, melalui: 9

sumber-sumber penyedia potensial dan negosiasi

1

Requirment (certification), untuk menentukan supplier yang tepat dalam proses pengadaan maka setiap penyedia (supplier) yang ingin mengikuti proses lelang pengadaan barang dan atau jasa harus memiliki sertifikat atau ijin usaha yang berkaitan dengan jenis pengadaan yang akan diikuti.

2

Management and Ownership (experience, education, philosophy and fit or mutually agreeable). Kemampuan dari segi pengalaman, pendidikan kemampuan manajemen, visi, misi dan kepemilikan perusahaan yang jelas seharusnya terlihat dalam curiculum vitae dari setiap penyedia yang akan mengikuti lelang pengadaan barang dan atau jasa.

3

Financial strength. Laporan keuangan dari setiap penyedia yang menggambarkan kemampuan keuangan perusahaan penyedia seharusnya ikut dilampirkan untuk melihat kemampuan penyedia dalam melaksanakan kegiatan pengadaan jika ditetapkan sebagai pemenang atau pelaksana pengadaan.

4

Production capacity. Setiap penyedia harus menyampaikan semacam garansi atau perjanjian bahwa penyedia memiliki kemampuan untuk menyelesaikan pengadaan tepat waktu.

5

Experience with the product, material, service. Penyedia seharusnya memiliki pengalaman dalam setiap pengadaan produk, material atau jasa terkait kualitas produk/material/jasa, harga, tempat dimana seharusnya mendapatkan maupun pengalaman untuk mengakses sumber-sumber pengadaan tersebut.

6

Quality control and Assurance. Perusahaan/organisasi penyedia seharusnya memiliki kemampuan untuk melakukan langkah-langkah untuk menilai kualitas dari produk/jasa yang adakan termasuk memiliki komptensi untuk melakukan jaminan atas pengadaan produk/ jasa yang adakan.

Membuat persyaratan-persyaratan yang mengarah pada penyedia tertentu Sedikit perhatian pada penyaringan calon penyedia Kebiasaan membeli dari supplier-supplier saat ini tetapi penyedianya sedikit Kegagalan mengambil keuntungan penuh pada proses pengadaan dari sumber-sumber pengadaan global Kecenderungan untuk membeli dari pembeli-pembeli yang dapat dipanggil Underuse of competitive bidding as asource selection process in the private sector and it overuse in the public sector. In addition, only formal negotiation can be used for complicated buys requiring extensive information exchange between buyer and seller Pembelian melalui pintu belakang oleh para pemakai Kecenderungan untuk menentukan urutan supplier tanpa melakukan investigasi

Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive Procurement, pg 107

8


Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive Procurement, pg 107

9


54

MODUL 1


7

Research and Development Ability. Penyedia juga seharusnya memiliki kemampuan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan untuk tetap mempertahankan kinerja dan kualitas kerja usahanya melalui riset dan pengembangan.

8

On-time Delivery. Tepat waktu hanya dapat dicapai jika penyedia mampu menyusun jadwal kerja yang memberi ruang untuk menyediakan produk/jasa pengadaan tepat waktu agar terhindar dari pinalti pengadaan.

9

Purchasing Expertise. Penyedia juga harus memiliki kemampuan untuk mendapatkan produk/jasa pengadaan dengan harga yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaannya dengan berupaya mendapatkan produsen-produsen yang memberikan harga yang kompetitif dan menguntungkan.

10

Price/cost control and documentation. Penyedia seharusnya mampu mendokumentasikan semua informasi dan melakukan kontrol atas harga/biaya dari produk/jasa pengadaan terutama mengantisipasi tingkat ketidakpastian bisnis yang berkembang saat ini.

Selain beberapa pertimbangan di atas, pemakai (users) juga perlu mempertimbangkan berapa banyak jumlah supplier yang dibutuhkan, asal supplier (lokal atau nasional atau internasional), begitu juga dalam proses penunjukkan supplier apakah dilakukan secara langsung atau tidak langsung (melalui penawaran/tender).

Latihan Anda diminta untuk menguraikan proses penentuan supplier dalam proses pengadaan barang dan atau jasa dilingkungan dimana anda bertugas

7

Perencanaan dan pengendalian kualitas pengadaan

7.1 Pengertian perencanan, pengendalian dan kualitas Perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan organisasi secara keseluruhan yang disusun untuk jangka waktu tertentu yang sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi. Pengedalian merupakan serangkaian kegiatan pemantauan, pengawasan dan tindak lanjut yang dilakukan untuk menjamin pelaksanaan pembangunan yang direncanakan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan dan memastikan bahwa dana yang digunakan sesuai dengan tujuan program.

55 3 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

Pemantauan atau observasi serta pengawasan merupakan kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul. Sedangkan tindak lanjut merupakan kegiatan atau langkah-langkah operasional yang perlu ditempuh berdasarkan hasil pemantauan dan pengawasan seperti koreksi atas penyimpangan atau deviasi atas penyelenggaraan kegiatan, akselerasi atas setiap keterlambatan yang terjadi, serta klarifikasi atas setiap bentuk ketidakjelasan, dll. yang tujuannya adalah untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan atau jasa publik. Pengendalian merupakan tindakan yang yang menjamin bahwa semua aktivtas yang dilakukan memberikan nilai tambah (tidak bernilai tambah) bagi organisasi. Pengendalian dapat juga dilakukan untuk mendapatkan hasil akhir yang yang sesuai standar atau mencegah terjadinya varians atau deviasi negatif. Untuk mendapatkan hasil akhir dari suatu pengendalian, pimpinan membutuhkan informasi yang akurat baik itu informasi formal (data/informasi/dokumen seperti task control information, budget report, SOP,dll) yang dihasilkan dari proses monitoring dan evaluasi atau informasi informal (laporan masyarakat, pihak ketiga lainnya yang dapat dipertimbangkan dan dipertanggungjawabkan). Seluruh informasi tersebut dpat digunakan untuk penilaian kinerja pengadaan. Perencanaan yang tepat dan pengendalian yang maksimal dapat menunjang terciptanya peningkatan kualitas pengadaan, karena setiap penyimpangan dapat diantisipasi sejak awal yaitu pada saat monitoring. Monitoring sebaiknya dilakukan secara berkala atau rutin dengan jarak waktu yang pendek (1 bulan atau per 2 mingguan) tujuannya adalah untuk mendapatkan penyimpangan atau ketimpangan proses lebih awal sehingga setiap kecurangan dapat diantisipasi sejak awal.

8

Indikator kualitas Pengadaan

Menetapkan indikator kualitas pengadaan bukan merupakan langkah mudah, karena lembaga layanan pengadaan yang memiliki karakteristik yang berbeda serta berada dalam cakupan wilayah yang berbeda. Namun kualitas pengadaan dapat dilihat dari dua sisi yaitu eksternal dan internal. Kualitas pengadaan dari sisi eksternal dapat dilihat dari sifat pengadaan yang proaktif pada kepentingan publik serta berkurangnya komplain atau klaim masyarakat terhadap proses pengadaan. Sedangkan dari sisi internal, kualitas pengadaan dapat dilihat dari tidak adanya deviasi antara rencana dan keluaran atau kesesuaian pengadaan antara yang direncanakan dan yang diserahkan. Dari pemaparan di atas dapatlah dikatakan bahwa perlu ditetapkan ukuran atau indikator yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik. Kebutuhan untuk menyusun indikator kualitas pengadaan memunculkan beberapa pertanyaan antara lain: CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

56 4

MODUL 1


1

Apakah setiap pengadaan yang berkualitas identik dengan harus sesuai HPS.

2

Competence memberikan arti bahwa organisasi seharusnya memiliki kemampuan, ketrampilan juga pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan terkait dengan pengadaan agar kualitas pelayanan pada publik dapat tercapai.

4

Access yaitu kemudahan untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan pengadaan barang dan atau jasa bagi pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tidak terjadi bias kepentingan.

5

Courtesy berkaitan dengan etika dalam proses pengadaan seperti menjaga setiap proses layanan sesuai standar dan prosedur yang telah ditetapkan, bersikap sopan santun, respect serta perhatian, siap membantu terutama harus dimiliki oleh mereka yang ditunjuk sebagai public relation.

6

Communication kemampuan untuk menyampaikan pesan agar informasi yang disampaikan kepada supplier/penyedia atau masyarakat dapat dipahami.

7

Credibility seluruh komponen yang terkait dengan layanan pengadaan memiliki sikap jujur dan dapat dipercaya serta memegang janji.

8

Understanding atau knowing the custumer, yaitu usaha untuk selalu menyusun program-program pengadaan yang berpihak pada kepentingan publik dan memiliki kemampuan untuk menginventarisir kebutuhan publik.

9

Tangibles merupakan produk/barang dan atau jasa yang diserahkan pada masyarakat yang sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dalam klausul kontrak.

Apakah setiap pengadaan yang berkualitas harus sesuai spesifikasi.

3

3

Apakah semua produk pengadaan yang berkualitas memerlukan tambahan spesifikasi terutama produk-produk pengadaan yang tidak ramah lingkungan.

4

Apakah perlu dilakukan uji Realibilitas terhadap proses pengadaan.

Untuk menjawab pertanyaan di atas tentunya membutuhkan acuan tentang faktor-faktor apa saja yang digunakan untuk mengukur kualitas. Pada dasarnya pengadaan yang berkualitas tidak identik dengan HPS jika HPS yang dibuat tidak menjamin kualitas pengadaan, untuk itu proses penentuan HPS menjadi sangat penting, suatu pengadaan yang memiliki nilai HPS yang kredibel tentu menjamin akan berdampak pada pengadaan berkualitas. Pengadaan yang memiliki potensi risiko terhadap lingkungan sebaiknya diberikan tambahan persyaratan yang berkaitan dengan upaya pencegahan dan penanggulangan terhadap risiko lingkungan yang harus dipenuhi oleh pihak penyedia. Uji realibilitas terhadap proses pengadaan perlu dilakukan terutama untuk pengadaan-pengadaan yang membutuhkan capital expenditure yang besar. Berikut ini terdapat 10 faktor yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas yaitu:

1

2

Realibility, mencakup 2 (dua) hal pokok, yaitu konsistensi kerja (performance) dan kemampuan untuk dapat dipercaya (dependability). Hal ini dapat diartikan bahwa organisasi seharusnya mampu memberikan jasanya secara tepat pada saat diperlukan. Responsiveness yaitu keinginan dan kesiapan para pelaku pengadaan untuk memberikan maksimal apa yang dinginkan oleh publik.


9

Evaluasi pengadaan

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui bahwa perencanaan yang diimplementasikan sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai yang diterima serta memberikan deskripsi tentang manfaat dari suatu kebijakan. Evaluasi pengadaan untuk memastikan bahwa seluruh temuan dari hasil monitoring mendapatkan penilaian bahwa ada dampak atas proses pengadaan baik itu positif maupun negatif. Evaluasi pengadaan juga untuk memberikan umpan balik atas setiap tingkat kesalahan yang terjadi dalam proses pengadaan. Dengan evaluasi setiap CPPR-MEP UGM -- Kemitraan

58

MODUL 1


transaksi pengadaan dapat perbaiki dari hari ke hari menuju kesempurnaan. Evaluasi pengadaan juga dapat mengurangi kesalahan persepsi pada saat klausul kontrak dibuat dan ditandatangani terutama mengurangi kemungkinan peluang kesalahan atas klausul kontrak yang disepakati sehingga mengurangi risiko kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Evaluasi pengadaan juga bermanfaat untuk menghindari adanya kesalahankesalahan dalam penetapan harga atau item-item produk/barang dalam katalog telah usang atau sudah tidak diproduksi lagi. Evaluasi pengadaan juga dapat mengurangi komplain atau sanggahan berkaitan dengan proses pengadaan barang dan atau jasa. Kemajuan teknologi informasi membntu sistem evaluasi yang tepat akan mempermudah para pembuat kebijakan dapat mengambil langkah-langkah antisipasi lebih awal serta dapat membuat kebijakan yang akurat dan tepat waktu.

BAB V Monev Pengadaan Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana peran e-monev dalam proses pengadaan barang dan jasa. Penggunan e-monev bertujuan untuk lebih memberi peran yang maksimal dalam menjaga indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa serta mempermudah melakukan upaya monitoring dan evaluasi sejak awal sehingga indikasi negatif dalam proses pengadaan barang dan atau jasa dapat diminimalisasi sejak dini. Berikut-berikut hal-hal yang disampaikan:

A

Pengertian E-Monev

7

E-monev merupakan salah satu bentuk upaya pemerintah untuk memperkuat lembaga Monitoring dan evaluasi (monev). E-monev merupakan salah satu aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan. E-monev dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui bahwa seluruh program telah berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan berbasis sistem teknologi informasi. Tahun 2010 juga telah dikembangkan Aplikasi Monev Online oleh Direktorat Monitoring & Evaluasi LKPP. Sosialisasi juga telah dilakukan ke banyak instansi. Namun ternyata data yang masuk ke sistem masih sangat sedikit. Beberapa hal yang menyebabkannya antara lain:


1

Instansi tidak merasa membutuhkan sistem monev. Mengisi data di sana sama artinya dengan menambah pekerjaan.

2

Data-data yang dilaporkan ke LKPP merupakan laporan yang harus disusun dengan mengolah data-data pengadaan manual. Ini merupakaan pekerjaan yang tidak mudah. Idealnya, monev dimasukkan ke dalam sistem e-procurement sehingga menjadi satu kesatuan business process. Melalui sistem e-proc, panitia pengadaan akan dipaksa mengisi data ke sistem.


60

MODUL 1


3

Belum ada regulasi yang cukup kuat tentang monev. Pasal 115 ayat 2 Perpres 54/2010 hanya penyebutkan bahwa Pimpinan K/L/D/I wajib melaporkan secara berkala realisasi Pengadaan Barang/Jasa kepada LKPP.

f

Mendiskripsikan Value chain dari suatu proses pengadaan untuk mendukung pengadaan nasional mulai dari perencanaan kebutuhan pengadaan hingga pelaksanaannya di mana keseluruhan proses atau proses-proses tersebut

Penerapan E-monev masih diupayakan dan dilaksanakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap lembaga-lembaga pengadaan secara nasional. Diharapkan e-monev juga dapat digunakan dikalangan internal lembaga-lembaga pengadaan untuk melakukan monitoring dan evaluasi, mengingat pentingnya monitoring dan evaluasi dalam proses pengadaan barang dan atau jasa.

adalah untuk mencapai visi pengadaan nasional, yaitu Pengadaan Nasional yang Kredibel dan Mensejahterakan Bangsa. Sasaran strategis e-monev adalah: a

B

Tujuan dan Manfaat e-monev

pengadaan barang/jasa pemerintah;

Secara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi tujuan-tujuan monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk peningkatan kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu memberikan solusi. “Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi pendukung pengambil keputusan. Secara rinci tujuan e-monev adalah: a

Mengumpulkan database dan informasi dengan akses yang lebih cepat

b

Memberikan input yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan lanjutan atau pekerjaan berikutnya

c

b

Ketersediaan sistem E-Procurement nasional;

c

Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa pemerintah dalam pelaksanaan anggaran belanja pemerintah pusat.

C

Prinsip-prinsip e-monev Terdapat enam (6) prinsip e-monitoring dan evaluasi yaitu prinsip menyeluruh, prinsip berkesinambungan, prinsip objektif, prinsip sahih, prinsip penggunaan kritis dan prinsip manfaat dan kegunaan. Setiap prinsip seharusnya diimplementasikan dalam seluruh langkah-langkah monitoring dan evaluasi. Langkah-langkah monitoring adalah: Aktivitas monitoring

Memberikan umpan balik atas setiap penilaian dengan lebih akurat, tranparansi, dan independen

Terselenggaranya monitoring dan evaluasi pelaksanaan

e-monev

a. Menganalisis kewajaran nilai pengadaan Dapat dilakukan

b. Menetapkan strategi monitoring serta d

Memberikan deskripsi yang jelas terhadap suatu kegiatan

melakukan koordinasi dengan oihak-pihak

melalui elektronik

dan temuan dengan lebih tepat

terkait

sehingga tercipta

c. Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring e

Memberi advis terhadap proses serta metode dari suatu pelaksanaan kegiatan

efektifitas dan

d. Pembagian kerja tim pelaksana monitoring e. Pelaksanaan monitoring f.

efisiensi

Analisis hasil monitoring

g. Advokasi dan publikasi hasil monitoring h. Pelaporan proses monitoring.



62

MODUL 1


Kemajuan Teknologi Informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Hal inilah yang kemudian menjadi peluang untuk meningkatkan kemampuan monitoring dan evaluasi berbasis teknologi. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi baik nasional maupun internasional, terutama dalam transaksitransaksi yang berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa Dengan e-monev langkah-langkah monitoring dapat diperpendek dan hal ini akan berdampak pada efisiensi dan keefektifan proses pengadaan. Langkahlangkah yang dapat diefektifkan dan diefisiensikan adalah langkah a-e, karena dengan penggunaan teknologi informasi seluruh langkah tersebut dapat diakses langsung dari database yang disediakan, seluruh proses pengisian data dapat dilakukan secara online sehingga kecepatan proses monitoring dan evaluasi dapat tercapai. Namun upaya penggunaan e-monev serta merta menimbulkan kendala baru mengingat adanya keterbatasan sumber daya manusia dan sumber daya keuangan untuk pembiayaan pembangunan infrastruktur, sarana dan prasarana, tetapi besarnya nilai tambah dari e-monev dapat menghilangkan kendala-kendala tersebut jika pemerintah dan seluruh komponen yang terkait dengan proses pengadaan mau bersatu padu mengembangkan sistem ini menjadi beradayaguna bagi proses pengadaan Indonesia di masa datang. E-monev juga dapat meningkatkan pemantauan yang dilakukan oleh lembaga independen seperti lembaga kemasyarakatan yang peduli pada peningkatan kualitas layanan publik. Masyarakat dapat mendapatkan akses informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan pengadaan dengan lebih mudah dan cepat.

B D

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada masing-masing daerah. Harapannya sistem monitoring secara elektronik ini sebagai langkah awal untuk mendukung penerapan electronic government secara nasional. Berikut ini adalah sistem e-monev yang diprakarsai oleh LKPP untuk menunjang program monitoring berbasis elektronik

Prosedur kerja e-monev Sistem monitoring secara online (e-Monev) merupakan pengembangan dan terobosan dari sistem monitoring manual yang telah dimiliki LKPP sebelumnya. Melalui sistem ini, diharapkan kinerja proses pengadaan barang/jasa pemerintah akan meningkat. Secara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi tujuan-tujuan monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk peningkatan kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu memberikan solusi. Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi pendukung pengambil keputusan. e-Monev tidak hanya berisi informasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah saja, namun meliputi kesatuan bussines process. Kedepannya, sistem ini akan diberikan kepada Bagian Administrasi Pembangunan atau sejenisnya di daerah sehingga bagian ini menjadi lebih berbobot dan dapat diandalkan kepala daerah. Untuk tahap awal datanya sendiri akan diambil dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikelola



64

MODUL 1

B E


Penutup Penyusunan modul mengenai monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan untuk melengkapi dan menyempurnakan praktik pengadaan barang/jasa pemerintah. Ditinjau dari segi literatur, pengaturan mengenai monitoring dan evaluasi dalam pengadaan ini memang masih minim jumlahnya. Ditambah, praktik monitoring dan evaluasi pengadaan itu sendiri yang masih jauh dari harapan, menyebabkan diperlukannya pembahasan secara khusus dan mendalam mengenai monitoring dan evaluasi dalam pengadaan. Untuk itulah, diharapkan modul ini dapat menjadi titik tolak dan juga pemicu bagi perkembangan praktik monitoring dan evaluasi pengadaan yang kredibel dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.



66


TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PIHAK-PIHAK YANG MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG DAN JASA APIP (Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008) TERKAIT TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGAWASAN BPKP

INSPEKTORAT JENDERAL

- Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dahulu

- Mendorong ketaatan terhadap peraturan perundangundangan di bidang keuangan melalui pengujian dan konsultasi;

- Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi dalam program monitoring & evaluasi

- Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi, koordinasi, debottlenecking, dan perbaikan kebijakan (policy recommendation);

- Melaksanakan program monitoring & evaluasi dengan menyertakan dokumentasi dan laporan hasil monitoring & evaluasi - Melaksanakan pengendalian atas monitoring & evaluasi yang telah

dilakukan dengan melakukan pemantauan secara berkala terhadap tindak lanjut atas rekomendasi yang telah diberikan - Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah


- Menyelenggarakan pengawasan intern terhadap akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola kepemerintahan yang baik dan bebas KKN. - Membina penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. - Mengembangkan

- Mendorong terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan akuntansi dan

pelaporan keuangan; - Mengawal reformasi birokrasi melaui monitoring dan evaluasi; - Mengawal disfunctional behavior aparat Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi; - Mempromosikan Good Governance dan Clean Government di jajaran Kementerian Keuangan - Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait

INSPEKTORAT PEMERINTAH PROPINSI - Perencanaan program pengawasan

INSPEKTORAT PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA - Perencanaan program pengawasan

- Perumusan

- Perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan

- Kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan - Pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan - Mendorong terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN; - Mendorong Terwujudnya

Pelayanan Publik yang Prima; - Menunjang Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah.

- Pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan - Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan Pemerintah Daerah. - Meningkatkan kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan.

- Meningkatkan partisipatif Aparatur dalam penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan. - Meningkatkan Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan. - Meningkatkan kualitas sistem Pengawasan.

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN - Menetapkan Rencana Umum Pengadaan - Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I - Menetapkan PPK - Menetapkan Pejabat Pengadaan - Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan; - Menetapkan: 1) pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai di atas

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

PANITIA/ PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN

- Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) Spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) Rancangan Kontrak

Khusus untuk ULP: 1. Menjawab sanggahan; 2.Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:

A.Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak

- Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa - Menandatangani Kontrak - Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa - Mengendalikan pelaksanaan Kontrak

- Melaporkan pelaksanaan/penye-

Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau

lesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

2) Pemenang pada seleksi atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,0 0 (sepuluh miliar rupiah).

- Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan

- Mengawasi pelaksanaan anggaran

- Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan Anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan

- Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan - Menyimpan dan menjaga keutuhan perundangseluruh dokumen undangan Pelaksanaan Pengadaan - Menyelesaikan Barang/Jasa perselisihan antara PPK dengan ULP/ Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan - Mengawasi

A. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk Paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000 ,00 (seratus miliar rupiah); atau B. Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000, 00 (sepuluh miliar rupiah);

3. Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK; 4) Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa; Khusus Pejabat Pengadaan. 1.Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: A.Menunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau B.Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk

B.Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/penguji an; dan C.Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

68


kapasitas pengawasan intern pemerintah yang profesional dan kompeten. - Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yang andal bagi presiden/pemerintah

paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);

penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait

2.Menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA;

- Pemantauan pelaksanaan tindak lanjut hasil audit Inspektorat Jenderal Kementerian terkait

- Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi; dan

- Evaluasi laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) di lingkungan kementerian terkait

-Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

- Evaluasi sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) di lingkungan kementerian terkait

STRATEGI PROGRAM KERJA MONITORING DAN EVALUASI NO 1

LEMBAGA MONEV APIP (BPKP & INSPEKTORAT)

HAL-HAL YANG PERLU DISIAPKAN · Regulasi (dasar hukum) · Ketersediaan · Data/Informasi (semua data pengadaan) terkait monitoring dan evaluasi · Kompetensi Sumber daya manusia (kemampuan audit) · Independensi monitoring dan evaluasi · Pendanaan (sumber dana) · Program Kerja


· Tupoksi · Disiplin dan Komitmen

KENDALA DLM PELAKSANAAN TUGAS

POTENSI RISIKO

· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses monitoring dan evaluasi (di wilayah tertentu ada unsur politik yang ikut mempengaruhi proses monev)

- Ketidaksesuaian data dengan standar/peraturan yang berlaku

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas · Tidak semua personal/unit mau di monitor · Kendala alam pada saat monev (sulitnya daerah pemantauan yang akan di monev) · Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi · Sistem penilaian kinerja yang belum memadai

70

· Rendahnya reward dan ketidakjelasan standar punishment atas pekerjaan yang dilakukan

- Data yang kurang informatif pada saat monev - Risiko sulitnya daerah monev

JALAN KELUAR YANG DAPAT DILAKUKAN

ISU-ISU TERKINI

- Pertegas pemeriksaan

- Perubahan

- Membuat catatan temuan untuk ditindaklanjuti

undang-undang pengadaan barang dan jasa

- Antisipasi monev - Bekerjasama dengan pemerintah daerah agar dapat membantu memfasilitasi monitoring dan evaluasi di daerah yang sulit - Aktif melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan secara terstruktur dan kontinyu - Menentukan program kerja yang tepat dan capai sasaran

berbasis IT dengan peningkatan kualitas dan kemampuan SDM terutama dalam bidang IT

- Perubahan paradigma terkait monitoring dan evaluasi

- Keterlibatan pengawasan publik


2

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN

· Regulasi (dasar hukum) · Ketersediaan data/informasi untuk menentukan rencana umum pengadaan · Kompetensi sumber daya manusia (menentukan pengadaan yang menjadi skala prioritas dan merupakan kebutuhan publik) · Independensi dalam: - Menentukan rencana pengadaan sesuai kebutuhan publik, -Menetapkan PPK dan Pejabat pengadaan serta Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan - menetapkan pemenang · Pendanaan (sumber dana pengadaan) · Program Kerja · Tupoksi

· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam menentukan rencana pengadaan

- Menentukan jenis pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan publik

· Konflik interest dalam proses perencanaan pengadaan

- Sulitnya mendapatkan supplier yang sesuai dengan spesifikasi pengadaan

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan · Tidak semua personal/unit mau di monitor · Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi · Sistem penilaian kinerja yang belum memadai · Rendahnya reward atau ketidakjelasan standar punishment yang diterima dibandingkan pencapaian hasil yang diperoleh.

· Disiplin dan Komitmen

- Data yang kurang informatif terkait pengadaan - Waktu Investigasi supplier yang terbatas - Menentukan kriteria pemberian sanksi bagi penyedia yang tidak memenuhi kewajiban tepat waktu - Kecenderungan untuk menentukan supplier dari pembeli/supplier yang telah dikenal

- Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak

- Perubahan regulasi terkait pengadaan barang dan jasa - Perubahan paradigma pengadaan dan monitoring dan evaluasi

- Mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada

- Perubahan ukuran Customer satisfaction

- Menfasilitasi peningkatan pengetahuan dan profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan pengadaan barang dan jasa

- Keterlibatan pengawasan publik

- Mengidentifikasi kebutuhan publik - Menyusun Cash flow Schedule pembayaran yang sesuai kontrak - Koordinasi di antara lembaga-lembaga pengadaan

- Cash flow Schedule pembayaran tidak

-

sesuai kontrak

3

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

· Regulasi (dasar hukum) · Ketersediaan Data/Informasi (semua data terkait pengadaan: harga,spesifikasi, dll) · Kompetensi sumber daya manusia (sertifikasi)


· Independensi dalam: menentukan Penyedia, menetapkan besaran jaminan penawaran, menilai kualifikasi penyedia harga maupun seleksi penentuan pemenang · Pendanaan (sumber dana pengadaan) · Program Kerja · Menyiapkan Tupoksi · Disiplin dan Komitmen

· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pelaksanaan tugas · Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas pengadaan · Tidak semua personal/unit mau di monitor · Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi · Sistem penilaian kinerja yang belum memadai · Belum adanya kriteria/ukuran kualitas untuk pengadaan barang dan atau jasa

72

· Rendahnya reward dan ketidakjelasan standar punishment yang diterima atas pekerjaan

- Mengantisipasi skema pelaksanaan pekerjaan yang tidak tepat waktu - Waktu yang singkat untuk menentukan supplier yang tepat - Data yang kurang informatif terkait pengadaan - Belum adanya Kriteria pemberian sanksi bagi penyelenggaraan pengadaan yang tidak tepat waktu - Menentukan atau melakukan analisis harga yang tepat - Tidak adanya standar kualitas atas produk pengadaan dapat berakibat bisa mendapatkan barang yang tidak berkualitas - Mengantisipasi kemungkinan klaim

- Menentukan spesifikasi keahlian dari penyedia/ pemasok sesuai jenis pekerjaan sehingga menghemat waktu untuk menetukan supplier yang tepat - Menentukan kriteria pemberian sanksi bagi penyedia yang tidak memenuhi kewajiban tepat waktu - Memotong jalur supply agar harga dapat ditekan - Mampu melakukan analisis value added chain dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan - Mampu menganalisis nilai (harga) dari setiap pengadaan sehingga bisa mendapatkan harga yang wajar dan rasional serta bisa

- Cara memilih supplier yang tepat - Mengkaji trend perubahan harga agar penentuan harga lebih up to date dan rasional - Keterlibatan pengawasan publik


yang dilakukan

hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan

mencapai target harga yang kompetitif

-

- Menyusun ukuran/standard kualitas pengadaan barang dan atau jasa - Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan.

4

LPSE

· Regulasi (dasar hukum) · Ketersediaan Data/Informasi pengadaan berkaitan dengan pengumuman pengadaan · Kompetensi Sumber daya manusia (kemampuan IT) · Ketersediaan SDM yang sesuai lingkup dan tugas kerja. · Keterbukaan Publik atas informasi Pengadaan

informasi Pengadaan · Sarana dan Prasarana pendukung pengumuman berbasis IT · Pendanaan (sumber dana) · Program Kerja · Tupoksi · Disiplin dan Komitmen dari pimpinan dan semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan (terutama untuk operasional) · Keterbatasan kompetensi SDM dalam mengantisipasi kemajuan teknologi · Keterbatasan SDM di bidang IT (di wilayah tertentu) · Sistem penilaian kinerja

· Sistem penilaian kinerja yang belum memadai

- Resiko yang dapat diantisipasi: Cybercrime, termasuk virus, kerusakan, pencurian, spyware, dll - Lambannya proses pengajuan pengumuman pengadaan dari ULP - Mengantisipasi skema pengumuman pengadaan yang

tidak tepat waktu

· Keterbatasan/kendala sulitnya medan/daerah tertentu untuk akses jaringan IT

- Dukungan fasilitas/prasarana dan sarana yang belum memadai di wilayah tertentu

· Ketidakjelasan reward

- Resiko yang tidak

atas pencapaian hasil atau ketidakjelasan standar punishment yang diterima atas kesalahan yang dibuat.

dapat diantisipasi terkait resiko alam, banjir, gempa bumi, dll

- Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan. - Menambah fasilitas/kemampuan akses.

-

Antisipasi Kemajuan/perkem bangan teknologi informasi termasuk kemajuan dibidang risiko IT seperti hacker, virus, dll

-

Perubahan Paradigma terkait isu pengadaan barang dan jasa publik

-

Perubahan

- Melakukan sistem jemput bola dan dukungan komitmen pimpinan untuk proses pengumuman berbasis IT

- Melakukan backup data (tersimpan di tempat yang berbeda) - Peningkatan kemampuan sistem

pangkalan data (database) pengadaan - Melakukan simulasi antisipasi jika risiko terjadi.

paradigma terkait ukuran Customer satisfaction -

Perubahan aturan dan undangundang terkait pengadaan.

-

Keterlibatan pengawasan publik


74


INDIKATOR PENCAPAIAN MONITORING DAN EVALUASI No

Indikator

Lembaga Monitoring

Perspektif pengukuran Pelaksanaan pengumuman pengadaan yang sesuai perpres maupun UU lainnya yang terkait Jumlah efisiensi & Efektivitas waktu dalam proses penyelenggaraan pengadaan

Sasaran strategis

Ukuran strategis

Standar (% pencapaian) 5%-10%

Semakin banyak proses pengadaan yang transparan dan akuntantabel

Jumlah pengumuman berbasis elektronik

Penghematan dalam lini pengadaan dimulai dengan menyusun semua aktivitas berbasis value added dan menghilangkan aktivitas yang non value added Penghematan anggran dari seluruh proses pengadaan

% efisiensi dan jumlah pemborosan waktu yang dapat dihindari

5%-10%

Nilai penghematan

10%-15%

Jumlah temuan yang dapat ditindaklanjuti

Perbaikan proses berikutnya

Jumlah temuan

3% - 5%


1.

Komitmen Pimpinan

BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

2



3.

Penghematan anggaran

Nilai rupiah penghematan

4.

Temuan yang dapat ditindaklanjuti

5.


BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Kemampuan untuk memperbaiki diri

Kemampuan organisasi untuk memperbaiki value chain process monitoring dan evaluasi pengadaan ke arah lebih baik

Jumlah chain yang diperbaiki

3%- 5%

6.

Kendali kualitas



Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan

5%- 10%

7.

Transparansi, akuntabilitas & responsibilitas

BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP,LPSE

Kemampuan untuk mengoptimalkan adanya transparansi, akuntanbilitas & responsibilitas dalam layanan pengadaan

8.

Kerjasama tim


Kerjasama di antara tim layanan pengadaan untuk menghadirkan bentuk layanan pengadaan publik yang berkualitas

Kemampuan organisasi meng-eskplore data/dokumen/arsip sbagi dukungan untuk organisasi mengoptimalkan transparansi, akuntabilitas dan responsisbitas Kemampuan organisasi untuk mengurangi konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

Berkurangnya Sanggahan/klaim terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik /atau berkurangnya komplain publik terkait akses pengumuman pengadaan Kelengkapan data/dokumen /arsip dan kemudahan untuk mengaksesnya

Berkurangnya konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

10%- 15%

3%- 5%

76


9.

Kepuasan publik


Berkurangnya komplain masyarakat atas layanan pengadaan yang diberikan

Kemampuan organisasi untuk memberikan fasilitas layanan pengadaan sesuai standar yang ditetapkan serta membuat pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat

Berkurangnya komplain dari masyarakat

5% -10%

10

Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik

Kemampuan organisasi untuk mengumumkan pengadaan berbasis elektronik Kemampuan organisasi untuk menyiapkan dokumen-dokumen pengadaan berbasis elektronik

5% 10%


Banyaknya jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik Banyaknya dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik

Jumlah pengadaan dan nilai pengadaan yang bertambah

11

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Jumlah dan jenis dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik sesuai UU yang berlaku

5%-10%

STRATEGI PENGEMBANGAN LPSE No 1.

2.


3.

Indikator Komitmen Pimpinan

Risiko


Strategi Pengembangan Menjadi leverage meningkatnya jumlah pengumuman pengadaan berbasis IT

Antisipasi berbagai risiko yang mungkin terjadi sebagai akibat penggunaan IT seperti: - Risiko Cybercrime, Termasuk virus, kerusakan, pencurian, spyware, dll - Lambannya proses pengajuan pengumuman pengadaan dari ULP - Mengantisipasi skema pengumuman pengadaan yang tidak tepat waktu - Dukungan fasilitas/prasarana dan sarana yang belum memadai di wilayah tertentu - Resiko yang tidak dapat diantisipasi terkait resiko alam, banjir, gempa bumi, dll - Menetapkan standar kualitas pelayanan - Update/memperbaharui sarana dan prasarana

-

Dampak Transparansi, akuntanbilitas, dan responsibiltas Efisiensi dan efektivitas pengadaan Jumlah pengumuman pengadaan berbasis elektronik meningkat Penghematan anggaran Konsekuensi keuangan: menyiapkan anggaran (cost vs benefit) Konsekuensi administrasi: koordinasi diantara lembagalembaga pengadaan

-

-

Pencapaian kualitas pelayanan (ketepatan waktu dan ketepatan informasi) Customer satisfaction

Rekomendasi - Pimpinan dapat membuat aturan-aturan operasional terkait pengadaan berbasis IT

- Menyiapkan backup data, Menyiapkan dukungan fasilitas sarana dan prasarana yang memadai (termasuk peningkatan kapasitas jaringan) - Membangun kualitas kerjasama tim lembagalembaga pengadaan

78

- Menyiapkan backup data, - Meningkatkan kualitas fasilitas sarana dan prasarana yang memadai (termasuk peningkatan kapasitas jaringan)


4.

Sumber Daya Manusia

- Kapabilitas, kualitas dan kuantitas SDM berbasis IT

-

5.

Pengawasan Publik

-

6.

Ukuran Kinerja

- Memperluas akses - Mempercepat penyampaian informasi - Menyiapkan kotak informasi dari publik - Standar pencapaian kinerja (seperti: jumlah pengumuman pengadaan berbasis IT) - Standard Reward dan Punishment - Standard integritas

Mampu mengantisipasi berbagai kendala atau kompleksitas pengadaan berbasis IT Mengurangi keluhan publik atas pelayanan pengadaan

- Meningkatnya kualitas pelayanan - Meningkatnya integritas

- Pelatihan dan pendidikan

- Tindak lanjut laporan publik - Kontinuitas monitoring dan evaluasi

- Menyusun standard kinerja seperti menentukan target pencapaian pengumuman pengadaan berbasis IT dalam setiap semester/tahun - Menyusun standard reward yang rasional atas pencapaian hasil dan menentukan punishment atas pelanggaran yang dilakukan - Menyusun implementasi dari item-item integritas yang telah disepakati atau diatur dalam UU

CPPR

Center for Policy and Procurement Reform Magister Ekonomika Pembangunan Universitas Gadjah Mada Jl. Teknika Utara, Yogyakarta 55281

Kemitraan

Jl. Wolter Monginsidi No. 3, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12110

Mberkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan

Recommend Documents