Mattic Software B.V. Adres Chatelainestraat SC Almere. Telefoon , Mattic Software B.V

Mattic Software B.V. Adres

Chatelainestraat 35 1336 SC Almere

Telefoon E-mail

036 52 17 392 [email protected]

© 2008, Mattic Software B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mattic Software B.V. Alle in dit document voorkomende voorbeelden zijn gebaseerd op fictieve persoonsgegevens. Iedere mogelijke overeenkomst met werkelijke personen berust op toeval. Hoewel deze uitgave met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaard Mattic Software B.V. geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze uitgave. Cover foto s: © Sunrise Medical. Met dank aan Sunrise Medical voor het ter beschikking stellen van het fotomateriaal van de Sopur Spirit 470.

TWIS

Inhoudsopgave Kennismaking..................................................................................................................................3 Een manier van denken....................................................................................................................9 Rondleiding ...................................................................................................................................15 Extra mogelijkheden......................................................................................................................23 Managementinformatie..................................................................................................................25 Marktontwikkeling en productinnovatie .......................................................................................29 De implementatie...........................................................................................................................33 Appendix: Technische informatie .................................................................................................39

© 2008, Mattic Software B.V.

1 / 43

TWIS

2 / 43


TWIS

Kennismaking TWIS is een informatiesysteem dat specifiek ontwikkeld is voor leveranciers van medische- en revalidatiehulpmiddelen. Van aanvraag, via passing en selectie, tot en met aanpassing, aflevering, service en retour halen. TWIS kent alle stappen, verdeelt taken over medewerkers en bewaakt gemaakte afspraken. De meeste automatiseringssystemen zijn in feite niet veel meer dan een luxueuze vorm van de ouderwetse kaartenbak: men registreert informatie. Bij de wat meer geavanceerde systemen is het mogelijk om aan de hand van managementinformatie delen van het traject achteraf te evalueren. Bij de ontwikkeling van TWIS, een systeem dat Workflow Management, ERP- en CRM-functionaliteit combineert, zijn we een aantal stappen verder gegaan. TWIS registreert niet alleen. TWIS kent de processen van uw bedrijf tot in de details van de werkinstructies. Hierdoor kan het totale proces niet alleen pro-actief worden bewaakt, maar zelfs worden aangestuurd. In TWIS staan beide klanten voorop: zowel de gebruiker van het hulpmiddel als de formele verstrekker van het hulpmiddel. Het stelt u in staat om de controle te houden over alle afspraken die u als "spin in het hulpmiddelen-web" maakt. Afspraken met klanten, thuiszorginstellingen, gemeenten en zorgverzekeraars, maar ook met leveranciers, indicatie-adviseurs, CIZ s en natuurlijk niet te vergeten uw medewerkers. Door managementinformatie op de werkplek kunnen medewerkers en management continu de status van de lopende aanvragen zien. Hoeveel tijd is er nog? Wat moet er nog gebeuren? Is de leverancier op tijd? Welke afspraken zijn er gemaakt? TWIS weet het antwoord, zowel voor de individuele klant als voor de aanvragen in zijn totaliteit. De basis van het systeem wordt gevormd door de contractuele afspraken met de opdrachtgevers. Zowel de financiële als de operationele kant van de gemaakte afspraken worden in het systeem vastgelegd. TWIS heeft per contract informatie over deadlines, assortimenten, standaardconfiguraties, prijslijsten en rekenmodellen. TWIS biedt u daarbij een keur aan constructies en rekenmodellen om de contracten zo flexibel mogelijk in te richten. Daarmee heeft u de zekerheid dat u met maatwerkconstructies adequaat kunt inspelen op ontwikkelingen in de markt. Het systeem zorgt ervoor dat alle informatie voor uw medewerkers zo simpel en uniform mogelijk wordt gepresenteerd.


3 / 43

TWIS

De modulen van TWIS De eerste versies van TWIS zijn al sinds 1998 in gebruik. Sindsdien is het systeem voortdurend uitgebreid en vernieuwd.

TWIS kent nu een vijftal hoofdmodulen: TWIS Uitleen TWIS Retail (Winkels en webwinkels) TWIS Zorgverzekeraar TWIS WMO (Voorheen WVG) TWIS Maatwerk (Maatwerk voor particulieren en instellingen)

Hoog

Hoog

Laag

Laag

Uitleen

Retail

Zorgverzekeraar

Product complexiteit

WVG

Maatwerk

Logistieke complexiteit

Schematische weergave van product versus logistieke complexiteit.

Iedere module heeft haar eigen karakteristieken. Zo ligt bij de uitleen de nadruk vooral op de logistieke kant omdat het proces relatief eenvoudig is. Bij de WMO ligt de nadruk meer op advisering en orderverwerking; de complexiteit van de hulpmiddelen en aanvragen is daar immers hoger.

4 / 43


TWIS

TWIS Uitleen Ten opzichte van de overige modulen is het assortiment bij de uitleen het kleinst. Er is geen sprake van maatwerk. Maar omdat iedere burger in aanmerking kan komen, gaat het wel om veel verstrekkingen. Binnen deze module van TWIS draait alles dan ook om het voorraadbeheer en de logistieke afhandeling. Het systeem is zowel ontwikkeld voor de centrale registratie van orders via een callcenter als voor decentrale registratie via uitleenpunten of winkels. Een indruk van de mogelijkheden: Registratie van uitleningen, borg, verlengingen, innamen, helpdeskmeldingen, service opdrachten et cetera. Bewaking van uitleentermijnen met o.a. gefaseerde herinneringen. Automatisch gegenereerde bevoorradingsschema s voor de uitleenpunten. Uitlevering vanuit een centraal depot direct naar de klant. Levering van op naam gereserveerde hulpmiddelen aan uitleenpunten. Koppeling met routeplanningssoftware1 voor optimale planning van de routes. Belangrijk aspect van de uitleenmodule is de absolute controle over de vloot van hulpmiddelen en de kosten daarvan. TWIS levert daarom een compleet pakket van managementinformatie conform de registratie richtlijnen van de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg. Deze informatie is niet alleen cruciaal voor de kostenbeheersing van de uitleen, maar vormt op landelijk niveau tevens een belangrijke factor om tot komen tot een reëel CTG-tarief. TWIS Retail (Winkels en webwinkels) De retailmodule lijkt qua complexiteit en afhandeling het meest op de uitleenmodule. Ook hier kunnen de orders centraal of decentraal ingevoerd worden. De financiële afhandeling van de order kan een kas- of pintransactie zijn, maar ook geregeld worden via acceptgiro s of een automatische incasso. Naast het verkopen van hulpmiddelen is het ook mogelijk om hulpmiddelen te verhuren. De winkel wordt uitgerust met een point-of-sale systeem: de optimale combinatie van een kassa en een computersysteem. Via dit systeem kunnen verkopen, verhuren en uitleningen worden ingevoerd.

1

Dit soort programma s zijn specifiek gemaakt om grote hoeveelheden transporten te plannen. De planningen kunnen geoptimaliseerd worden op factoren zoals lease kosten, uurloon, beladingsgraad et cetera.


5 / 43

TWIS

Ook is het mogelijk om deze module aan uw webwinkel te koppelen. De orders die geplaatst worden op de website, gaan direct door naar het centrale systeem om daar afgehandeld te worden. De logistieke afhandeling van dit soort orders kan indien gewenst apart gerouteerd worden. Hierdoor is het mogelijk om deze via postverzending of een externe distributeur te laten plaatsvinden.2

TWIS Zorgverzekeraar Het leveren van voorzieningen in het kader van de AWBZ namens een zorgverzekeraar, kent een geheel eigen problematiek. De omvang van het assortiment en het aantal leveringen houdt vaak qua omvang het midden tussen de WMO en de uitleen. Een beperkt aantal artikelen kan op maat geleverd worden, maar de aard van de aanpassingen is over het algemeen minder complex dan die bij de WMO. TWIS houdt de mogelijkheden voor u open. Nieuwe verstrekkingen, depot verstrekkingen, eigendom van de klant, eigendom van de zorgverzekeraar, in bruikleen, huur voor een bepaalde periode, handelingsvergoedingen... u zegt het maar. Ook wat betreft de declaraties zit u goed. TWIS was als eerste in staat om de declaraties voor de levering van hulpmiddelen aan te leveren volgens de Elektronische Integratie-standaard zoals deze gedefinieerd is door Vektis3.

TWIS WMO Het leveren van voorzieningen in het kader van de Wet Voorziening Gehandicapten is niet eenvoudig. U sluit als thuiszorgwinkel contracten af met diverse gemeenten. Iedere gemeente heeft haar eigen specifieke wensen. Dit resulteert in specifieke afspraken over levertijden, prijzen, assortimenten, passingen et cetera. Prima te doen bij een enkele gemeente, maar bij diverse contracten een lastige opgave. De unieke contractenmodule zorgt ervoor dat alle afspraken op een duidelijke manier worden vastgelegd. TWIS bewaakt vervolgens zelf het grootste gedeelte van deze afspraken. Hierdoor blijft het proces ook voor uw medewerkers beheersbaar en inzichtelijk. Zij kunnen zich concentreren op de belangrijke dingen: het zo snel en goed mogelijk verstrekken van hulpmiddelen.

2

De module voorziet niet in een kant en klare webwinkel.

3

Zie voor meer informatie www.vektis.nl.

6 / 43


TWIS

Omdat binnen de WMO contracten erg veel verschillende calculatiemodellen worden gehanteerd, beschikt TWIS over een krachtige en zeer flexibele calculatiemodule. Hierin kunnen complexe financiële constructies, die vaak een mengeling zijn van huur, koop, servicekosten, CPI-correcties enzovoort worden ondergebracht.

TWIS Maatwerk De maatwerkmodule is vrijwel identiek aan de WMO module. Ook hier gaat het om relatief complexe aanvragen. Het grootste verschil is dat deze module minder dwingend is. Het is mogelijk om een aanvraag te plaatsen binnen een raamovereenkomst, maar dat hoeft niet. De module is hierdoor zowel geschikt voor contracten met bijvoorbeeld een intramurale instelling als met particulieren.


7 / 43

TWIS

8 / 43


TWIS

Een manier van denken Binnen Mattic Software realiseren we ons terdege dat een bedrijf wordt gemaakt door de mensen; dat kwaliteit wordt gemaakt door de mensen. Om te zorgen dat uw mensen hun werk zo goed en snel mogelijk kunnen doen, is het noodzakelijk dat ze kunnen vertrouwen en terugvallen op duidelijke instructies. De meeste bedrijven leggen deze instructies vast in een kwaliteitshandboek. Dit handboek vormt vaak de basis voor een eventueel ISO-certificaat.

Procedures Werkinstructies Automatisering Controle- / stuurinformatie

Voor TWIS is een kwaliteitshandboek onmisbaar. We zijn daarin eigenlijk nog veel strenger dan de NEN-EN-ISO 9002:1994 norm. Menig bedrijf is instaat een ISO-certificaat te verkrijgen en te behouden op basis van vrij globale procesbeschrijvingen. Bij de implementatie van TWIS is dat absoluut niet voldoende. Het handboek moet niet alleen voorzien in procesdiagrammen die de hoofdlijnen beschrijven, maar ook in zeer concrete werkinstructies die stap voor stap vertellen wat op welk moment gedaan moet worden en door wie.

De procesdiagrammen en de stapvoor-stap werkinstructies zijn volledig geïntegreerd in TWIS.

Het kwaliteitssysteem is niet alleen de ruggengraat van TWIS, maar ook van uw bedrijf. Voor alle activiteiten vormen de processen en werkinstructies het uitgangspunt. Bij de opleiding en de dagelijkse activiteiten van uw medewerkers is het de belangrijkste bron van informatie. Voor het


9 / 43

TWIS

management vormt het een ideaal middel om prestaties te kunnen definiëren en te kunnen meten. Voor de financiële administratie geeft het duidelijkheid over de totstandkoming en de kwaliteit van de informatie die nodig is voor een correcte financiële afhandeling. Door TWIS komt het kwaliteitssysteem tot leven. TWIS kent uw organisatie tot in de details van de werkinstructies. Enkele voorbeelden:

Logboek Een geavanceerd logboek per verstrekt hulpmiddel geeft snel en duidelijk inzage in zowel de actuele status als het verleden. De ondernomen stappen, gepleegde telefoontjes en zelfs verzonden documenten zijn in één oogopslag te bekijken.

De status en voortgang van de aanvraag kan snel afgelezen worden.

Het logboek biedt direct en eenvoudig toegang tot de documenten in het digitaal archief.

Door de beknopte weergave is snel te zien wanneer de acties zijn uitgevoerd en door wie.

10 / 43


TWIS

Wizards Medewerkers worden tijdens het werken begeleid in de uit te voeren stappen. Dit wordt gedaan met behulp van zogenaamde Wizards; schermen die stap voor stap door een taak heen lopen. Eén druk op de knop opent een helpscherm met uitleg over de bediening, de huidige pagina en de relevante werkinstructies uit het kwaliteitshandboek.

Het relevante deel van de werkinstructie is opgenomen als onderdeel van het scherm.

Werkdruk- en statusoverzicht Doordat iedere stap uit het traject wordt geregistreerd (van aanvraag tot aflevering, service en retour halen), vormt TWIS een enorme bron van informatie voor het management. De organisatie kan hiermee op ieder moment adequaat worden aangestuurd.

De werkdruk is voor medewerkers en management op ieder moment goed inzichtelijk. De grafiek geeft voor iedere stap aan hoeveel aanvragen afgehandeld moeten worden. Eventuele pieken in de verwerking kunnen hierdoor goed opgevangen worden. Door kleurgebruik is direct zichtbaar waar eventuele problemen optreden.


11 / 43

TWIS

Elektronische postbakjes De interne communicatie verloopt uitsluitend nog elektronisch. Mensen lopen niet langer met papieren dossiers. Zodra een handeling is verricht, kan direct verder gegaan worden met de volgende handeling uit de lijst. TWIS zorgt ervoor dat de aanvraag automatisch in het volgende elektronische postbakje komt te liggen.

Door gebruik te maken van kleuren is direct duidelijk wat de status van een bepaalde actie is.

Voorbeeld van een elektronisch postbakje (ook wel actielijst of statusoverzicht genoemd).

Het voordeel van elektronische postbakjes is de mogelijkheid om automatisch de opdrachten op prioriteit te sorteren en deze prioriteit of eventuele vertraging visueel inzichtelijk te maken. Een lastige aanvraag kan hierdoor niet uit het oog verloren worden, of per ongeluk onder in een bakje belanden. Erg praktisch, zeker ook voor de meer complexe trajecten. Een ander voordeel van elektronische postbakjes is dat opdrachten niet aan een persoon, maar aan een functie gekoppeld kunnen worden. Hierdoor is ook bij bijvoorbeeld ziekte van een medewerker de voortgang verzekerd, omdat een collega direct bij de informatie kan. Tot slot is het mogelijk om iedere stap uit het proces een eigen deadline te geven. In veel systemen constateert men achteraf dat de deadline niet is gehaald. In TWIS wordt een eventuele vertraging al bij de eerste stappen zichtbaar, ook al is de eigenlijke deadline nog (lang) niet in zicht.

12 / 43


TWIS

Drill-down Vanuit het management kan, door de elektronische registratie, alles goed worden overzien. Met behulp van de workflow-grafiek heeft men snel inzage in eventuele knelpunten en piekbelastingen. Het wordt hierdoor mogelijk de bezetting goed af te stemmen op de hoeveelheid (te verwachten) werk. Door vanuit de grafiek in te zoomen op de onderliggende elektronische postbakjes en vandaar uit op regelniveau naar de bijbehorende aanvraag, zijn probleemgevallen snel te traceren en op te lossen.

Met behulp van de zogenaamde drill-down functionaliteit is het zeer eenvoudig om in twee stappen vanuit de workflow grafiek in te zoomen op een specifieke aanvraag.


13 / 43

TWIS

Een bedrijf met en zonder TWIS

Zonder TWIS

Met TWIS

Er komt een aanvraag binnen.

Er komt een aanvraag binnen.

De aanvraag wordt geregistreerd. (In een dossier of in de computer)

De aanvraag wordt met behulp van een Wizard (Stap-voor-stap scherm) geregistreerd in TWIS.

De aanvraag wordt in het bakje gelegd van de volgende persoon die iets met de aanvraag moet doen.

TWIS stuurt de aanvraag automatisch door naar de volgende persoon.

Deze persoon plant bijvoorbeeld een afspraak met een technisch adviseur. Maakt een kopie van de aanvraag en legt de aanvraag in het bakje van de technisch adviseur en in het bakje van het magazijn.

Deze persoon plant bijvoorbeeld een afspraak met een technisch adviseur. TWIS stuurt de aanvraag nu door naar de technisch adviseur en naar het magazijn.

Uiteraard lijken de twee trajecten sterk op elkaar, het zijn immers dezelfde bedrijven met dezelfde processen. Toch zijn er bij het gebruik van TWIS een aantal belangrijke verschillen: De medewerker kan direct verder met de volgende aanvraag. Kopiëren en bezorgen bij de collega is overbodig. De aanvraag is door TWIS goed gecontroleerd en begeleid. Dit leidt tot veel minder fouten of onduidelijkheden in het vervolgtraject. Ook de volgende persoon kan direct verder. De aanvraag wordt immers zonder vertraging doorgestuurd. Bij het doorsturen komt de aanvraag in het elektronische postbakje. In dit postbakje worden aanvragen automatisch gesorteerd op prioriteit. Geen stapels op stapels, geen papieren die even apart gelegd zijn en vervolgens zoek raken, of die ongelukkigerwijs onder op de stapel belanden. Elektronische postbakjes zijn niet persoonsgebonden. Hierdoor ligt het proces niet stil bij ziekte van een medewerker. Bij vragen kunnen medewerkers terugvallen op: - De informatie die in iedere stap van de wizard boven in het scherm wordt aangeboden; - De hulpschermen van de wizard; - De werkinstructie waar de wizard een onderdeel van is. Iedereen kan op ieder moment in het systeem kijken om te zien wat er met een aanvraag is gebeurd en wat er nog moet gebeuren. Als u naar de tabel kijkt lijkt het verschil klein en dat is misschien maar goed ook. Het maakt het systeem voor uw medewerkers daardoor goed herkenbaar. Toch is duidelijk dat zelfs in dit eenvoudige voorbeeld de kleine verschillen al tot grote voordelen leiden.

14 / 43


TWIS

Rondleiding We bewandelen bij deze rondleiding de volledige route, van uitleen tot WMO. U krijgt hierdoor een goede indruk van de mogelijkheden van TWIS. Zowel de afhandeling van complexe aanvragen als de complexiteit van de logistiek komt aan bod.

Verwerking van aanvragen Centraal of decentraal De manier waarop de aanvragen in de praktijk verwerkt worden is afhankelijk van de hoofdmodule. Bij de uitleen worden de aanvragen of centraal via een call-center verwerkt en/of decentraal vanuit de winkels en uitleenpunten. Bij zorgverzekeraars en gemeenten is het gebruikelijk dat de verwerking van de aanvragen centraal plaats. Voor TWIS is het allemaal geen probleem, door de snelle opmars van internet technologie4 is het mogelijk om tegen steeds acceptabeler kosten de verwerking van aanvragen te decentraliseren. Controle In alle gevallen worden de aanvragen ingevoerd met behulp van een wizard. Deze laat de aanvraag niet eerder toe dan dat alle noodzakelijke gegevens bekend en correct zijn. Dit voorkomt vervelende verrassingen in de vorm van vertragingen of misverstanden. Detailniveau Bij de WMO zien we een verandering optreden in het detailniveau waarop de aanvraag wordt aangeleverd. Steeds meer aanbestedingen zijn ingericht rond clusters (KBOH) en niet langer rond concrete producten. Dit maakt het mogelijk dat TWIS op zoek gaat naar een geschikt hulpmiddel in de aangegeven cluster/categorie. De keuze mogelijkheden worden hierdoor sterk vergroot en dat is zeer positief voor de herverstrekbaarheid van de hulpmiddelen uit het depot. Voor de klant blijft de kwaliteit perfect, de geleverde voorziening voldoet immers aan alle gestelde eisen. Bij de uitleen wordt een soortgelijke technologie door TWIS toegepast. Veel bedrijven hebben inmiddels meerdere merken voorzieningen in hun depot die qua onderdelen niet uitwisselbaar zijn, maar qua functionaliteit wel. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de hoog/laag-bedden met hun bijbehorende accessoires.

4

Een steeds meer gebruikte technologie: (A)DSL verbindingen in combinatie met encrypted VPN verbindingen beschermd door hardwarematige firewalls.


15 / 43

TWIS

De uitleenmodule maakt het mogelijk dat er bij de aanvraag gevraagd wordt om een hoog/laag bed zonder het exacte merk en type te vermelden. TWIS zorgt dat er een merk gekozen wordt dat voorradig is en dat eventuele onderdelen zoals een bedheffer of onrusthekken passen bij het gekozen merk en type. Spoedtrajecten TWIS is volledig ingericht op de afhandeling en bewaking van spoedtrajecten. Bij de uitleen en de zorgverzekeraar krijgen de spoedaanvragen niet alleen een duidelijke kleur zodat ze direct opvallen in het systeem, ze krijgen ook bij de verwerking door TWIS een voorkeursbehandeling. Bij de WMO is het zelfs mogelijk om te leveren voordat de gemeente een formele beschikking heeft afgegeven. Daar waar de gemeente een spoedeisend karakter aangeeft en er noodzakelijkerwijze afgeweken moet worden van de bestaande schriftelijke procedure, geeft TWIS u de mogelijkheid om uiterst scherpe levertijden te kunnen realiseren. Bij dergelijke spoedtrajecten worden de administratieve zaken zoals de offerte en de formele beschikking vaak na de levering geregeld. Ook in dat geval wordt het volledige traject door TWIS aangestuurd, zodat de kwaliteit absoluut gewaarborgd blijft. Elektronisch aanvragen Een groeiend aantal partijen levert haar aanvragen op elektronische wijze aan. We verwachten dat deze manier van aanleveren in de toekomst een steeds grotere rol zal gaan spelen. TWIS kan in dit soort gevallen ook voor de aanvrager een toegevoegde waarde leveren door advies en instructie bij de indiening van de aanvraag. (Het elektronisch koppelen van processen van diverse partijen is beter bekend onder de naam Electronic Data Interchange, kortweg EDI). Overgang naar andere regelingen Voor bedrijven die actief zijn op meerdere gebieden maakt TWIS het mogelijk om de overgang tussen de AWBZ en WMO eenvoudig te realiseren.

Advisering en passing De planning Een geslaagde passing begint bij een correcte planning. Ook hier speelt TWIS weer een grote rol. De planner heeft snel inzicht in de elektronische agenda s van de technisch adviseurs en kan hierdoor de klant zo goed mogelijk van dienst zijn. Mocht een klant niet bereikbaar zijn, dan bewaakt TWIS hoe vaak gebeld is en verstuurt na enkele pogingen automatisch een brief. Het resultaat? Dingen blijven niet per ongeluk liggen, de bal blijft altijd rollen. Zodra de passing gepland is, verzorgt TWIS automatisch een schriftelijke bevestiging naar de klant en eventuele betrokken externen. Indien de passing op een van de paslocaties plaats vindt, wordt ook direct het regionale taxibedrijf door TWIS geïnformeerd over de gemaakte afspraak.

16 / 43


TWIS

Pasvoorzieningen TWIS helpt u bij het selecteren van de juiste pasvoorziening uit het depot. Mocht u misgrijpen dan stuurt TWIS een aanvraag naar de betrokken leverancier om te zorgen dat er zo snel mogelijk een voorziening beschikbaar is. Het advies Voor de passing zelf kan de adviseur gebruik maken van een laptop waarop de aanvraag in TWIS wordt verwerkt. Met behulp van mobiele communicatie is het advies direct beschikbaar voor de hele organisatie en kan er snel worden gehandeld. De laptop geeft ook live inzage in het depot. Door geavanceerde zoeken selectiefuncties assisteert TWIS de adviseur bij het zoeken van een adequate (liefst gebruikte) voorziening. Het gevolg is dat de klant zo snel mogelijk over een adequaat hulpmiddel kan beschikken. En uiteraard niet onbelangrijk: een significante verhoging van het aantal herverstrekkingen. Dit mobiele kantoor maakt het uitstekend mogelijk om ook bij de klant thuis of op het werk de passingen uit te voeren.

Selectie en herverstrekking Informatie over voorzieningen Tijdens de invoering start een proces waarbij alle voorzieningen van een uniek nummer voorzien worden (middels een barcode of rfid-chip). Om te beginnen zal het depot goed beschreven moeten worden. In de loop van de tijd, als voorzieningen rouleren, zal er meer en meer informatie over de specificaties bekend zijn5. Hierdoor wordt het mogelijk dat TWIS, aan de hand van de barcode of chip, bij iedere voorziening precies kan vertellen wat de exacte specificaties zijn, of de voorziening beschikbaar is, wie de huidige gebruiker is, waar in het magazijn de voorziening momenteel staat, op welke acties de voorziening wacht et cetera. Volledige tracking en tracing van de vloot voorzieningen is hierdoor mogelijk. Selectie aan de hand van het pasrapport Het adviesrapport van de pasadviseur wordt direct in TWIS verwerkt en aangeboden aan de selectieafdeling. Aan de hand van gegevens zoals de categorie, maatvoering, kleur en zelfs specifieke aanpassingen, gaat TWIS op zoek in het depot. Binnen een seconde is er een volledig

5

Waar mogelijk worden zoveel mogelijk gegevens uit het oude systeem overgenomen naar TWIS.


17 / 43

TWIS

overzicht geproduceerd van alle voorzieningen die voldoen. Hierbij is precies aangegeven welke voorziening het meest adequaat is. Dit voorkomt onnodige aanpassingen van bestaande voorzieningen en verhoogt daardoor de snelheid van levering en zeker ook de herverstrekbaarheid. Om de herverstrekbaarheid te maximaliseren kan TWIS bij de selectie zelfs rekening houden met voorzieningen die op korte termijn retour zullen komen. Kernassortiment Voor de snel lopende voorzieningen uit het kernassortiment houdt TWIS de minimale voorraad in de gaten en geeft tijdig een besteladvies. (Indien gewenst is het zelfs mogelijk om automatisch te bestellen).

Offreren Het pasrapport en de selectie uit het depot leveren de informatie die nodig is voor het opstellen van de offerte. Doordat u in TWIS de assortimenten en de standaardconfiguraties van de diverse leveranciers kunt opnemen, kan razend snel een perfecte offerte worden geproduceerd. Door de informatie over de voorzieningen over te nemen van de leverancier zijn de offertes altijd duidelijk, correct en actueel. TWIS is bij iedere gemeente en zorgverzekeraar op de hoogte van de prijsafspraken, assortimenten en berekeningsmethoden. Hierdoor is het mogelijk om op basis van de specificaties uit het pasrapport alle calculaties automatisch te doen. U heeft daardoor de zekerheid dat de offertes altijd voldoen aan de contractuele afspraken.

Bestellen Doordat de offerte is gebaseerd op de gegevens van de leveranciers, is de bestelling een directe afspiegeling van de offerte. Wel wordt bij de WMO altijd nog even gecontroleerd of de dure onderdelen misschien aanwezig zijn in het depot. Hierdoor wordt herverstrekking ook mogelijk op het niveau van aanpassingen en onderdelen. Mocht de beschikking door omstandigheden onverhoopt een keer wat langer op zich laten wachten, dan controleert TWIS voor de zekerheid nogmaals de aanwezigheid van een eventuele depotvoorziening.

18 / 43


TWIS

Zodra de bestelling gecontroleerd is door een van de medewerkers van de afdeling orderverwerking, wordt deze direct en automatisch naar de leverancier verzonden. Afspraken over levertijden worden vastgelegd en door TWIS streng bewaakt. Nog voordat een levering te laat is, geeft TWIS al een signaal dat er actie ondernomen moet worden. Mocht een dergelijke situatie zich herhalen bij dezelfde leverancier, dan blijkt dit direct uit de management rapportages, zodat stappen ondernomen kunnen worden.

Assemblage en keuring TWIS ondersteunt de werkplaats door de opdrachten te sorteren op prioriteit en de administratieve verwerking van werkplaatsopdrachten soepeler te laten verlopen. Op den duur ontstaat uit de werkplaatsopdrachten een goed beeld over de kosten en de tijdsduur van montages en reparaties. Ook kan TWIS ondersteunen bij de keuring. Verwerking van keuringsformulieren kan automatisch of zelfs helemaal elektronisch. Voor de zekerheid eist TWIS dat keuring en montage door verschillende medewerkers wordt uitgevoerd.

Planning en logistiek Planning Na de afleveringskeuring wordt de voorziening klaar gemaakt voor aflevering. Met de klant wordt een afspraak gemaakt waar en wanneer de voorziening kan worden afgeleverd. Mocht een klant niet bereikbaar zijn, dan kan automatisch een brief gestuurd worden. Bij de berekening van de levertijd wordt met dit soort vertragingen rekening gehouden. Hierdoor meet u de zuivere levertijd zonder eventuele vertragingen door de gebruiker of opdrachtgever. Met de toenemende hoeveelheid boete-clausules in de aanbestedingen is dit een bijna noodzakelijke optie geworden. Het plannen van de route kunt u zelf doen of uitbesteden aan een programma zoals Ritplan. In het geval dat u de route zelf bepaalt kan TWIS groeperingen maken op regio om u bij het inplannen van dienst te zijn. Vanuit TWIS kunt u eenvoudig alle mogelijke transporten en bezoeken exporteren naar het planningspakket. Afleveringen, bevoorradingen, retouren, serviceopdrachten en zelfs passingen kunnen op deze manier gepland worden. Na het inplannen leest TWIS de planningsgegevens in zodat ook de geplande informatie bewaakt wordt.


19 / 43

TWIS

Logistiek Bij de modulen waarbij de logistieke complexiteit hoog is, worden nu eerst paklijsten gemaakt per bus of route. Zodra de paklijst in TWIS is afgemeld kunnen de afleverdocumenten worden gemaakt. Het is vanuit TWIS mogelijk om de volgende informatie te printen: Routelijsten voor chauffeurs; Bevoorradingslijsten die per winkel/uitleenpunt vertellen welke goederen moeten worden afgeleverd; Aflever-, retouren servicebonnen; Contracten; Gebruikshandleidingen; Overige brochures; Het pakket wordt zo uitgeprint dat verdere sortering niet nodig is. De documenten liggen op de volgorde van de geplande route en kunnen zo worden meegegeven aan de chauffeurs. Ook binnen het magazijn en bij het afleveren wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van hoog technologische oplossingen zoals draadloze miniterminals. Hierdoor is de hoeveelheid papierwerk in het magazijn en zelfs bij de klant te verminderen. De kwaliteit gaat omhoog en de verwerking gaat sneller.

Helpdesk De helpdesk vormt een belangrijke schakel tussen de servicedienst en de klant. Aan de telefoon wordt met behulp van een wizard samen met de klant een duidelijke probleemomschrijving opgesteld. Indien mogelijk wordt het probleem direct verholpen. In andere gevallen zorgt de helpdesk met behulp van TWIS voor een efficiënte aansturing van de servicedienst. Door TWIS te koppelen aan de moderne telefooncentrales wordt het mogelijk om bij het overgaan van de telefoon TWIS al vast het dossier van de klant te laten zoeken. Bij reparaties is de helpdesk het centrale punt van waaruit alle activiteiten gecoördineerd worden. Het regelen van een vervangende voorziening, het bestellen van specifieke onderdelen, het aansturen van de werkplaats, de keuring, de aflevering, de inname van de tijdelijke voorziening . alles wordt met behulp van TWIS zo snel mogelijk gerealiseerd. Door alleen de acties die direct aandacht nodig hebben in beeld te brengen, blijft het coördineren van al deze activiteiten toch overzichtelijk.

20 / 43


TWIS

Servicedienst Uitgerust met een laptop heeft de servicemonteur direct (live) inzage in de gegevens van de klant en in de historie van de voorziening. Met behulp van de historische gegevens is het mogelijk om overmatige slijtage of oneigenlijk gebruik van de voorziening snel te signaleren en te rapporteren. Ook de afschrijvingswaarde van de voorziening kan zichtbaar gemaakt worden, aan de hand hiervan kan de monteur bepalen of reparatie nog zinvol is. Bij reparaties is goed aan te geven welke materialen en werkzaamheden wel en niet in rekening gebracht moeten worden en aan wie. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat alle kosten correct worden doorbelast. Registratie Door registratie van alle gegevens over de storingen ontstaat een gedetailleerd beeld over de betrouwbaarheid en de onderhoudskosten van merken en modellen. Periodieke evaluatie hiervan leidt tot een continue verbetering van het optimale productassortiment en daardoor tot de beste producten met een lange levensduur. Dit laatste is uiteraard van groot belang voor de herverstrekbaarheid. Preventief onderhoud Naast correctief onderhoud ondersteunt TWIS ook preventief onderhoud. Per artikelcategorie is aan te geven met welke frequentie dit onderhoud moet plaatsvinden. Per hulpmiddel wordt bijgehouden wanneer het onderhoud voor het laatst heeft plaats gevonden. Op basis van deze informatie kan ook het preventief onderhoud in de planningen meelopen. Het is hierbij mogelijk om aan preventief onderhoud een lagere prioriteit te geven zodat dit bijvoorkeur uitgevoerd wordt op de minder drukke dagen. Ook eventuele checklists voor het preventief onderhoud zijn onder te brengen in TWIS.


21 / 43

TWIS

22 / 43


TWIS

Extra mogelijkheden

Relatiebeheer De basis van TWIS wordt gevormd door een relatiebeheersysteem, aan dit systeem worden alle dossiers rond de verstrekkingen gekoppeld. In dit relatiebeheersysteem kunnen niet alleen klanten worden opgenomen, maar ook leveranciers, opdrachtgevers, medewerkers en andere relaties. Hierdoor kunt u relatiegegevens centraliseren en daardoor uniformeren. Bij iedere relatie is een logboek beschikbaar, in dit logboek is te zien welke brieven zijn verstuurd, wanneer en met wie contact is geweest en staan eventuele opmerkingen. Vanuit het logboek kan eenvoudig een standaard brief of fax worden gemaakt. Er zijn hiervoor diverse opties: Eenvoudige brieven kunnen worden gemaakt in TWIS zelf. Standaard teksten kunnen zelfs vooraf worden ingevoerd en eenvoudig worden opgeroepen. Bij deze optie wordt, na het printen van de brief, automatisch een digitale kopie van de brief in het dossier van de relatie opgenomen. Een andere optie is de aansturing van Ms Word. Bij deze optie start Word met een brief die volledig is opgemaakt en voorzien van naam en adres van de relatie, van een kenmerk en van de naam en functie van de medewerker die de brief verzend. Het in TWIS ingebouwde systeem voor brieven en faxen blijkt voor de operationele correspondentie uitstekend te voldoen. Het zorgt ervoor dat voor veel mensen in uw bedrijf Ms Office niet langer noodzakelijk is. Klachtenregistratie Helaas heeft vrijwel ieder bedrijf er mee te maken: klachten. Om de afhandeling zo goed mogelijk te laten verlopen, is het mogelijk om klachten vanuit iedere werkplek in TWIS te registreren. Door de procedure vast te leggen, kan TWIS ook bij de naleving van de afhandeling assisteren. Bijvoorbeeld door standaard brieven, of door mensen te informeren.

Klant tevredenheidsonderzoek Steeds meer bedrijven voeren op regelmatige basis een klant tevredenheidsonderzoek uit. TWIS kan periodiek een a selecte steekproef nemen uit de recente contacten met klanten zodat deze door een onderzoeksbureau benaderd kunnen worden.


23 / 43

TWIS

Kwaliteitssysteem De in TWIS opgenomen instructies en processen dekken het grootste gedeelte van de beschrijving van uw organisatie af en vormen hiermee een perfect uitgangspunt voor een eventuele ISO-certificering. Normaal gesproken zal een kwaliteitshandboek ook nog onderdelen bevatten die gaan over zaken als opleiding, interne verbetering et cetera. Deze onderdelen kunnen naar keuze in of buiten TWIS ondergebracht worden. Duidelijk is dat TWIS ook door organisaties als BVQI als een belangrijke investering in de kwaliteit van de organisatie gezien wordt.

24 / 43


TWIS

Managementinformatie

Bestandsvergelijking Veel opdrachtgevers hebben behoefte aan een periodiek overzicht waarin alle aanvragen, retouren en soms ook de uitstaande voorzieningen zijn aangegeven. Met behulp van een dergelijk overzicht kan gecontroleerd worden of uw gegevens overeenkomen met de gegevens in de administratie van de opdrachtgever. In de meeste gevallen wordt dit overzicht maandelijks verstrekt als onderdeel van de factuur. Maar het komt ook voor dat het overzicht los van de factuur of op incidentele basis wordt verstrekt. De gegevens zijn zonder uitzondering afkomstig uit TWIS. Informatie over de aanvraag, de facturatie, de vaste activa administratie, alles is geregistreerd in TWIS waar dit soort gegevens op een uitzonderlijk hoog detailniveau worden vastgelegd. Hierdoor is vergelijking van gegevens vanuit diverse invalshoeken en detailniveau s mogelijk. De informatie kan niet alleen op papier worden aangereikt, maar ook elektronisch. TWIS heeft de mogelijkheid om gegevens aan te leveren in de volgende formaten: Excel, Word, dBase, ASCII (Comma-separated value, Fixed length) en XML. Mocht u de informatie in een bijzonder formaat nodig hebben, dan kan dit op verzoek worden gerealiseerd.

Management informatie Naast de informatie voor pure bestandsvergelijking kunnen ook allerlei meer statistische rapportages worden verstrekt. Een indruk van de informatie die geboden kan worden: Gegevens van klanten zoals personalia, sofinummer, adressen en telefoonnummers. Gegevens over de verschillende momenten in het traject: aanvraag, passing, offerte, beschikking, aflevering, storingen, aanvraag retour, retour. Gegevens over de voorzieningen: artikel, categorie, configuratie, huidige maatvoering, standaard en individuele aanpassingen, bouwjaar, uniek nummer, verzekering etc. Gegevens over de verstrekking: fabrieksprijs, aanschafprijs, maandelijkse huur, kosten van standaard en individuele aanpassingen. Voor zover van toepassing kunnen deze gegevens op talloze manieren gegroepeerd, gesorteerd en geaggregeerd6 worden.

6

Een aggregatie is een statistische bewerking, zoals het tellen van een aantal, sommanges, minima en maxima, een gemiddelde, de mediaan, de standaard deviatie et cetera.


25 / 43

TWIS

Vooral de informatie die betrekking heeft op de samenstelling van de vloot, tendenswaarnemingen, groeicijfers en gebruikersinformatie kunnen zeer zinvol zijn bij beleidsbepaling op korte en lange termijn. Een greep uit veel gestelde vragen: Uitstaande voorzieningen: - totaal; - per productcategorie; - per product. Groeicalculaties over bepaalde perioden: - totaal; - per productcategorie; - per product. Financiële groeicalculaties. Percentage afwijzingen op offertes ten opzichte van het totaal aantal offertes. Overzichten die inzicht geven in totale trajectduur vanaf aanvraag tot levering.

Voorbeelden van rapportages.

Draaitabellen in Excel In het voorbeeld op de volgende pagina is door TWIS een zogenaamde draaitabel gegenereerd. Dit is een bijzonder soort werkblad in Excel. Met behulp van dit soort werkbladen is het mogelijk om razend snel statistische overzichten te produceren.

26 / 43


TWIS

Zo is in dit voorbeeld, met fictieve data, bekeken of er een bepaalde samenhang is tussen de complexiteit van een voorziening en de categorie indeling. Hiertoe zijn per soort complexiteit, per categorie de aantallen vermeld over een bepaalde periode. Door in Excel op het volgende tabblad te klikken, verschijnt automatisch een grafiek op basis van de tabel. Als de vraagstelling helder is, is een overzicht zoals hierboven of hieronder getoond, binnen vijf seconden te maken.

Histogram van de leeftijdsopbouw. Klein: over alle klanten - Groot: uitgesplitst per soort hulpmiddel.


27 / 43

TWIS

28 / 43


TWIS

Marktontwikkeling en productinnovatie

Marktontwikkeling Sinds 1997 zijn we actief in de markt van de hulpmiddelen leveranciers. We kunnen dus rustig stellen dat we al enige jaren meedraaien en daardoor weten hoe veranderlijk de markt is. Op allerlei fronten worden er meer eisen gesteld en veranderen er dingen. Levertijden en prijzen staan sterk onder druk. Toenemende vergrijzing, grote tekorten in de zorg, onzekerheid op het politieke vlak: een markt die voortdurend in beweging is. Een markt waarin TWIS een bijzondere plaats heeft ingenomen. TWIS is niet alleen meegegroeid met de ontwikkelingen, maar heeft ook vele nieuwe mogelijkheden gecreëerd die een aantal jaren geleden nog ondenkbaar waren. In veel gevallen loopt TWIS voor op de organisaties en komt Mattic Software met nieuwe mogelijkheden om de dingen verder te verbeteren. Enkele voorbeelden: TWIS was het eerste pakket dat de Vektis standaard ondersteunde voor de declaratie van hulpmiddelen. TWIS is het eerste pakket dat een compleet pakket van managementinformatie levert conform de registratie richtlijnen van de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg. TWIS is uniek in haar aanpak om het kwaliteitshandboek en de automatisering te integreren, om pro-actief te bewaken en zelfs het proces te besturen. TWIS is het enige pakket dat echt púúr en alleen voor de thuiszorgwinkel en revalidatie branche geschreven is. Productinnovatie Technologie Verandering is de enige constante . Iets wat we bij Mattic Software al jaren ondervinden en waar we op ingericht zijn. We hebben dan ook bewezen om snel te kunnen schakelen, zowel op eigen initiatief als naar aanleiding van externe factoren. Al sinds 1993 zijn we bezig met de ontwikkeling van informatiesystemen7. We hebben dat altijd gedaan vanuit een duidelijke visie op software ontwerp en ontwikkeling.

7

Sinds 1998 doen we dat onder de naam Mattic Software.


29 / 43

TWIS

Dat heeft in samenwerking met andere partijen geleid tot een unieke methode voor het ontwerp van systemen. Een methode die vandaag de dag op meer dan 14 hogescholen, 2 universiteiten en zelfs diverse middelbare scholen wordt gedoceerd en al sinds 1994 wordt ondersteund door ons software product Infagon®8. Sinds 1997 zijn we actief bezig met een methode waarmee, op basis van een ontwerp van de software, razend snel kan worden gebouwd. Dit heeft geleid tot het product Cathedron®9. Met behulp van Cathedron zijn we instaat geweest om TWIS te bouwen en voortdurend te innoveren. Cathedron neemt grote delen van de bouw van de software voor zijn rekening. Dit zorgt niet alleen voor snelheid maar ook voor een enorme verhoging van de kwaliteit. Een ander voordeel van Cathedron is dat het - feitelijk net zo als TWIS - een streng pakket is. Een goed ontwerp wordt beloond en een snelle adhoc oplossing pakt al snel verkeerd uit. Dat garandeert software die écht goed is, niet alleen van buiten, maar ook onder de motorkap. Hoewel het idee voor deze manier van software ontwikkeling al enkele jaren bestaat zijn er maar weinig producten die het ook echt goed mogelijk maken. Door de bewezen praktische inzetbaarheid van Cathedron, de vormgeving van de software, de verhoging van zowel kwaliteit als snelheid en het verbeteren van het onderhoud zijn al meerdere (grote) IT bedrijven sterk onder de indruk geraakt. Dit wordt nog eens onderstreept door onze publicaties in vakbladen. Mattic Software heeft er voor gekozen om echt een specifiek product te maken voor de medische- en revalidatiehulpmiddelen branche. Dit heeft grote voordelen voor de onderhoudbaarheid. Veel leveranciers kiezen er voor om alle opties van alle klanten onder te brengen in één algemeen pakket voor diverse branches. Iets dat goed gaat voor een paar klanten, maar zodra de klanten uit verschillende branches komen of meer uiteenlopende wensen krijgen, wordt de software steeds slechter onderhoudbaar. Bij TWIS kiezen we voor één branche. Daarmee houden we het aantal varianten beperkt. Hierdoor is het wél goed mogelijk om alle individuele varianten als opties in één pakket onder te brengen. Iedere wijziging die in het pakket gemaakt wordt, komt daarmee ten goede aan alle gebruikers.

Voorbeelden van nieuwe ontwikkelingen Om een indruk te geven van de vernieuwingen in TWIS volgt hier een opsomming van de meest recente toevoegingen en wijzigingen aan TWIS. De hoofdmodule TWIS Retail (Winkels en webwinkels) . De hoofdmodule TWIS Maatwerk (Maatwerk voor particulieren en instellingen) .

8

www.infagon.com.

9

www.cathedron.com.

30 / 43


TWIS

Managementinformatie conform de registratie richtlijnen van de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg. Inzet van hoog technologische oplossingen zoals draadloze miniterminals. De technologie wordt ingezet bij pasadviseurs, chauffeurs, servicemonteurs, de werkplaats en het magazijn. De hoeveelheid papierwerk vermindert, de kwaliteit gaat omhoog en de verwerking gaat sneller. Uitbreidingen aan de relatiebeheermodule voor het maken van standaard brieven. Klachtenmodule voor registratie en afhandeling van klachten. Centraal agendasysteem als onderdeel van TWIS. (Vergelijkbaar met Outlook). Generatie van draaitabellen in Excel. Het blijkt dat belangrijke suggesties voor verbetering vaak van de medewerkers zelf komen. Na de gebruikelijke gewenningsperiode ontstaat overzicht en daardoor inzicht. Door het intensieve contact dat Mattic Software met de medewerkers onderhoudt, kan de vertaalslag gemaakt worden naar slimmere oplossingen. De module: TWIS Opdrachtgever Er zijn plannen voor de ontwikkeling van een opdrachtgevermodule . Dit wordt het kleine broertje van TWIS. In het systeem wordt een deel van de informatie uit uw systeem gepresenteerd aan de opdrachtgever. Met deze informatie kan de opdrachtgever de zaken eenvoudig controleren. De informatie in het programma wordt automatisch en periodiek geactualiseerd aan de hand van de gegevens uit het hoofdsysteem. Ook wordt het via deze satelliet van TWIS mogelijk om aanvragen elektronisch in te dienen. TWIS begeleidt de opdrachtgever in dat geval bij het invoeren van de aanvraag, zodat deze snel en zonder fouten opgenomen wordt. Tot slot beschikt het programma over de mogelijkheid om zelf snel en eenvoudig statistische rapportages te maken.


31 / 43

TWIS

Innovatie van úw dienstverlening De combinatie van een goed kwaliteitshandboek en TWIS vormt de perfecte basis voor innovatie van uw eigen dienstverlening: Procedures

Automatiseren Verbeteren

Meten Evalueren

De basis voor innovatie is duidelijkheid over de dagelijkse gang van zaken. Duidelijkheid in de vorm van het kwaliteitshandboek. Dit handboek biedt inzicht op globaal niveau in de vorm van procesdiagrammen en beschrijvingen. Maar ook op detailniveau, in de vorm van werkinstructies. Deze informatie is nodig als referentiekader voor het huidige werk, maar ook voor meting van verbeteringen. De volgende stap is het automatiseren van handelingen. TWIS neemt het grootste gedeelte van de automatisering voor haar rekening. Meten is onmisbaar bij innovatie. Meting is nodig om te bepalen of de investeringen effectief waren en of ze voldoende zijn. Het meten geschiedt met behulp van de managementinformatie uit TWIS. De logische vervolgstap is evaluatie. De metingen worden besproken en vertaald in concrete verbeteringen. De laatste stap is het uitwerken van de verbeteringen. De uitwerking wordt goed doordacht en gecontroleerd geïmplementeerd.

32 / 43


TWIS

De implementatie Hoe gek het misschien ook mag klinken na alle verhalen over de mogelijkheden van TWIS: het is slechts een hulpmiddel. Natuurlijk staan we voor de volle 100% achter het hulpmiddel en zijn we er echt trots op. Maar dat is niet genoeg. Het blijft mensenwerk. Mensen moeten willen innoveren, zijn cruciaal in de acceptatie van het systeem, zoeken wegen om het systeem heen of zien juist de winst. Uiteindelijk vormen zij en niet wij de basis voor het succes. Omdat TWIS naast een softwarepakket vooral een manier van denken is, betekent het implementeren van TWIS vaak ook een stuk reorganisatie. De impact van TWIS hangt erg af van uw huidige situatie. Beschikt u al over een handboek en/of ISO-certificaat? Worden de vastgelegde procedures al streng gecontroleerd? Hoe formeler de zaken nu gaan, hoe makkelijker de overgang naar TWIS zal zijn. Bij de overgang naar TWIS gaan dingen veel meer gecontroleerd en gestructureerd. Voor sommige mensen is deze controle bedreigend, voor anderen bevrijdend. Even snel tussen de procedures piepen blijkt nog wel te kunnen, maar levert in een later stadium zoveel extra werk op dat men het snel afleert. Zeker als men beseft wat men had gewonnen door het vanaf het begin goed te doen. De implementatie van een pakket als TWIS moet dan ook met zorg gebeuren. Liefst begeleid door een partij die veel ervaring heeft met ICT gerelateerde organisatieveranderingen en die - gecoached door Mattic Software - voor en met u de zaken in goede banen leidt. Het schema op de volgende pagina geeft u een indruk van het implementatie traject. Uiteraard is dit een algemeen schema dat wordt aangepast aan de situatie van uw bedrijf.


33 / 43

TWIS

Implementatie schema

QuickScan

Vooronderzoek Stamgegevens

Aanpassen

Conversie

verzamelen en

TWIS

voorbereiden

invoeren

Testen van aanpassingen en conversie

Motivatie- /

Trainingen

gewenningsspel

Installatie van het systeem

Nul telling

Conversie

Invoering en nazorg

34 / 43


TWIS

Hieronder wordt per onderdeel uit de fasering een beschrijving gegeven: Fase Werkzaamheden

QuickScan Bepalen op welk detailniveau en met welke volledigheid de huidige manier van werken is beschreven. Is goed bekend op welke punten men de huidige werkwijze zou willen verbeteren? Eerste globale vergelijking van gewenste werkwijze met werkwijze geïmplementeerd in TWIS. Is de bestaande hardware/software toereikend om TWIS te kunnen gebruiken? Peilen van de acceptatiegraad/bereidheid tot automatiseren bij medewerkers.

Resultaten

Advies rapport met daarin een antwoord op bovenstaande vragen. Dus Is de beschrijving van de werkwijze voldoende om tijdens het vooronderzoek te kunnen bepalen op welke wijze TWIS exact aangepast moet worden? Sluit TWIS voldoende aan bij de werkwijze? (Globaal). Welke hardware/software uitbreidingen zijn nodig? Zijn er acties nodig om mensen te motiveren of onzekerheid weg te nemen? Welke zaken moeten tijdens het vooronderzoek beter beschreven worden?

Duur

C.a. 5 dagen. Uitgangspunt is dat er in deze fase informatie wordt beoordeeld en niet wordt verzameld. Een conclusie kan uiteraard zijn dat informatie ontbreekt en dat deze in het vooronderzoek eerst naar boven moet komen.

Opmerkingen

Mattic beschikt over een duidelijke norm t.a.v. het niveau waar de beschrijving van de werkwijze aan moet voldoen.

Fase

Vooronderzoek

Werkzaamheden

Indien onvoldoende gebleken bij de QuickScan: Beschrijven van de huidige werkzaamheden en verbeteringen daarop. Beschrijven van noodzakelijke investeringen in hardware/software. Verdere werkzaamheden: Gedetailleerde vergelijking van gewenste werkwijze met werkwijze geïmplementeerd in TWIS. Testsessies per afdeling op basis van de huidige software. Bepaling van functie veranderingen/verschuivingen. Bepalen mogelijkheid/omvang conversie.

Resultaten

Rapport met te realiseren aanpassingen. Offerte voor aanpassingen. Offerte voor conversie van gegevens. Beschrijving van veranderingen in de organisatie op functie niveau.


35 / 43

TWIS

Extra beschrijving van evt. aanpassingen van hardware / sofware. Uitgewerkte implementatie planning. Duur

Schatting: Analyse WMO: 2-4 weken. Analyse Zorgverzekeraar: 2-3 weken. Analyse Uitleen: 1-2 weken. Conversie bepaling: 1 week. Uitwerken: 1-3 weken.

Fase

Stamgegevens verzamelen en invoeren

Werkzaamheden

Op basis van de door Mattic Software verstrekte structuren zullen er allerlei gegevens verzameld worden. Denk hierbij aan artikel informatie, gegevens over contracten e.d.

Resultaten

Stamgegevens.

Duur

Doorlooptijd 4 tot 8 weken.

Fase

Aanpassen TWIS

Werkzaamheden

Aanpassen TWIS conform de specificaties uit het vooronderzoek.

Resultaten

Versie op maat.

Duur

? afhankelijk van de wijzigingen

Fase

Conversie voorbereiden

Werkzaamheden

Op basis van bestanden van de klant, de conversie procedure schrijven.

Resultaten

Geautomatiseerde conversie.

Duur

? afhankelijk van de bestanden van de klant.

Fase

Testen aanpassingen en conversie

Werkzaamheden

Uitvoeren van een test conversie. Testen van de functionaliteit van het systeem. Testen van geconverteerde gegevens.

36 / 43

Resultaten

Akkoord voor invoering / Te realiseren aanpassingen.

Duur

? afhankelijk van de hoeveelheid aanpassingen.

Opmerkingen

Mattic Software is altijd ter plaatse om kleine wijzigingen direct door te kunnen voeren. Dit scheelt in de praktijk diverse test rondes.


TWIS

Fase Werkzaamheden

Trainingen Inrichting van een trainingsopstelling. Per afdeling trainen van de mensen. Tevens kan het mogelijk zijn om mensen op basis van trainingen in computergebruik te sturen.

Resultaten Duur

Medewerkers zijn voorbereid op de invoering. WMO: 2-3 weken Zorgverzekeraar: 2 weken Uitleen: 1-2 weken.

Opmerkingen

Bij gelijktijdige invoering van meerdere modulen is veel tijdwinst te boeken door gecombineerde trainingen.

Fase

Motivatie/Gewenningsspel

Werkzaamheden

Om mensen te laten wennen aan het idee kan een training in de vorm van een spel aangeboden worden. In dit spel wordt duidelijk gemaakt wat de essentie van de nieuwe manier van werken is.

Resultaten

Motivatie bij grootste groep van het personeel. Wennen aan elkaar, het vertrouwen winnen. Inzicht voor partijen in de groep mensen waar we bij de implementatie mee te maken krijgen (ook erg boeiend voor management/directie).

Duur

1 dag.

Opmerkingen

Het is verstandig om dit vlak voor de invoering te doen. Als projectteam hebben we dan een goed inzicht in de sociale verhoudingen in het bedrijf. In het verleden bleek dit erg waardevol te zijn voor een geslaagde implementatie.

Fase

Installatie systeem

Werkzaamheden

Installatie + technische test van het systeem.

Resultaten

Systeem kan draaien naast het bestaande systeem.

Duur

1-2 dagen.

Fase

Nul telling

Werkzaamheden

Telling van alle voorraden

Resultaten

Volledig correcte voorraad

Duur

1-2 dagen, bijvoorkeur in het weekend.

Opmerkingen

Ook belangrijk als motivatie om het vanaf nu echt goed te willen doen.


37 / 43

TWIS

Fase Werkzaamheden

Conversie Converteren van alle gegevens van het oude systeem. Maken van veiligheidskopie van het systeem.

Resultaten

Systeem gereed voor gebruik.

Duur

1-2 dagen, bijvoorkeur in het weekend.

Fase

Invoering en nazorg

Werkzaamheden

Begeleiding van invoering. Nemen van beslissingen bij problemen. Direct maken van aanpassingen bij evt. fouten.

Resultaten Duur

In gebruik genomen systeem. 2-3 weken intensief op locatie. 2-4 weken nazorg op afstand.

38 / 43


TWIS

Appendix: Technische informatie

Performance en systeembelasting De configuratie van de machine is vooral afhankelijk van het gebruikte operating system en de gebruikte office pakketten. TWIS stelt geen bijzondere eisen aan opslagruimte of processor. Natuurlijk is het altijd prettiger werken wanneer het geheugen aan de ruime kant is en de processor niet al te traag is. Voor een aantal functies binnen TWIS is een 1024x768 resolutie op een 17" monitor aan te bevelen. Voor de overige functies kan gebruik gemaakt worden van een resolutie van 800x600. Het minimum kan gesteld worden op een Pentium I machine met 32MB geheugen. Vanaf een Pentium II 350Mhz met 64MB geheugen vinden de meeste mensen het systeem prettig werken.

Netwerk omgeving De gebruikte netwerkomgeving: Windows NT, 2000 of 2003 servers, Windows 95/98/ME/2000/XP of Vista clients, verbonden middels TCP/IP. Windows 2000, XP en Vista hebben duidelijk de voorkeur als client vanwege de stabiliteit van het operatingsystem.

Koppeling met externe systemen I.v.m. de koppeling van het informatiesysteem met externe systemen kan gebruik gemaakt worden van alle technieken die door Borland Delphi ondersteund worden. De volgende koppelingsmogelijkheden zijn reeds in het pakket verwerkt: Ms Word 97 en hoger. Ms Excel 95 en hoger. dBase 3 en hoger. Gestructureerde tekstbestanden (ASCII). Uitbreidbaarheid Door de modulaire opbouw en de zorgvuldig gemodelleerde database en functie architectuur is het mogelijk om de applicatie relatief eenvoudig uit te breiden. De modules zijn zodanig opgezet dat subsystemen minimaal gekoppeld zijn, als gevolg hiervan hebben uitbreidingen zo min mogelijk impact op de reeds geïmplementeerde systeemonderdelen.


39 / 43

TWIS

Beheersaspecten Ten behoeve van het beheer van het systeem zijn diverse functies ingebouwd die uitgevoerd kunnen worden door een systeembeheerder zonder tussenkomst van Mattic Software. Hierbij valt te denken aan: Beheer van toegangscodes en gebruikersinstellingen. Beheer van autorisatie van gebruikers en groepen gebruikers. Beheer van clusters van werkstations en printers. Aanmaken en aanpassen van eenvoudige rapportages. Beheer van stamgegevens. (Contracten, artikelen, assortimenten, formules et cetera) Beveiliging Autorisatie tot de verschillende systeemonderdelen kan geconfigureerd worden op functie niveau en op individueel niveau. Aan gebruikers van het systeem kan een functie toegewezen worden, op basis van deze functie verkrijgt de gebruiker toegang tot de noodzakelijke systeemonderdelen. Het systeem wordt door de inzet van kwalitatief hoogwaardige datacommunicatie apparatuur en software beveiligd tegen ongewenste toegang van buitenaf. Deze beveiliging voldoet aan de moderne beveiligingsnormen.

Database Als database wordt gebruik gemaakt van Borland InterBase of Firebird. Enkele kenmerken: Krachtige en betrouwbare op ANSI SQL gebaseerde database server. Vergeleken met Oracle en Ms SQL Server extreem weinig storingen. Voorzien van zogenaamde guardian software om een permanente beschikbaarheid te creëren. Eenvoudige installatie, nagenoeg geen onderhoud, automatische tuning van de database. Databaseontwerp De basis van het informatiesysteem wordt gevormd door een kwalitatief hoogwaardig informatiemodel. Voor de modellering wordt gebruik gemaakt van de FCO-IM methode. Deze methode garandeert een database ontwerp in Optimal Normal Form (ONF is een verbeterde variant van BNF).

40 / 43


TWIS

Ontwikkelomgeving en programma bibliotheken TWIS is ontwikkeld met behulp van Cathedron (www.matdev.com) en Borland Delphi Enterprise. Borland Delphi Enterprise is aangevuld met diverse programmabibliotheken en templates voor versnelde ontwikkeling. Er wordt alleen gebruik gemaakt van programmabibliotheken waarbij de broncode meegeleverd wordt.

Technische kwaliteit van de programmatuur Cathedron is een Model-based Application Development tool. Bij een dergelijke ontwikkelomgeving wordt er zo min mogelijk geprogrammeerd en zo veel mogelijk gespecificeerd. Met behulp van zeer krachtige scherm generatoren worden de schermen gemaakt en onderhouden. Voor de bijzondere schermen en specifieke functionaliteit wordt gebruik gemaakt van Borland Delphi. De architectuur van Cathedron is gelaagd en modulair opgezet. Zo is de interface altijd gescheiden van de applicatie logica (bedrijfsregels). (Conform de door ANSI-Sparc voorgeschreven drie lagen architectuur: Conceptueel model, extern model en intern model). Door het werken met Catehdron ontstaan o.a. de volgende voordelen: Zo min mogelijk klant specifieke code. Hierdoor neemt de complexiteit van de software af. Dit komt de onderhoudbaarheid en de overdraagbaarheid zeer ten goede. Een bugvrije generator genereert bugvrije schermen. Lagere ontwikkelingskosten door snellere ontwikkeling. Conversies naar toekomstige platformen zijn eenvoudiger doordat de generator (na conversie) het meeste werk doet. Kleine wijzigingen zijn vaak te maken zonder een nieuwe versie van het systeem uit te hoeven brengen. Naast het gebruik van Cathedron wordt er binnen Mattic Software gewerkt conform een handboek met daarin de standaards voor softwareontwikkeling. Dit handboek beschrijft o.a. de volgende zaken: conventies voor naamgeving binnen programmacode conventies voor aanbrengen van commentaar conventies voor ontwerp van gebruiksinterfaces (GUI) conventies voor layout van programmacode conventies voor naamgeving van bestanden


41 / 43

Mattic Software B.V. Adres Chatelainestraat SC Almere. Telefoon , Mattic Software B.V

Recommend Documents