Materieelgezien. Nummer 1 februari Assortimentsmanagement: één manager, één aanspreekpunt Welkom IVENT!

Materieelgezien

Nummer 1 | februari 2012

Assortimentsmanagement: één manager, één aanspreekpunt Welkom IVENT!

2

Materieelgezien nummer 1 | februari 2012

Inhoud

Column

3

4.De kracht van assortimentsmanagement

Tot voor kort werden binnen Defensie op verschillende plekken dezelfde goederen en diensten gekocht en beheerd. Dat kan doelmatiger. De oplossing staat omschreven in het voorschrift Assortiments‑ management. Deze wijze van managen raakt steeds verder ingebed binnen de DMO.

10. IVENT ondergebracht bij DMO

4

De DMO-familie heeft gezinsuitbreiding gekregen. Met de overgang van de CDC-bedrijfsgroep IVENT is onze organisatie in één klap zo’n 3.000 medewerkers rijker. Een nadere kennismaking is op zijn plaats. Commandant IVENT Adriaan Blankenstein stelt de jongste DMO-telg voor.

Nieuwe DMO op gang

14. ROND als spin in ’t web

10

Defensie zet een extra ‘wapen’ in om er voor te zorgen dat de reorganisatie succesvol verloopt. Onder de naam Reorganisatie Ondersteuningsteam Defensie (ROND) is een speciale projectorganisatie opgericht, die als spin in ’t web fungeert tussen de defensieonderdelen en de centraal coördinerend projectleider Reorganisatie Defensie.

En verder Reorganisatieupdate De werkplek van… In ’t kort Integriteitgezien Op locatie

14 Cover: De centrale voorraad van brand- en bedrijfsstoffen is opgeslagen in speciaal uitgeruste opslagruimtes op het magazijnencomplex (MC) Bathmen. Foto: Frank van Biemen

Toen we na het - natte - kerstreces weer aan het werk zijn gegaan, werd in mijn omgeving onmiddellijk duidelijk dat 2012 echt anders gaat worden. Dat bleek al snel door het terugkerende thema ‘reorganisatie' in de DMO-Raad, maar ook uit de nieuwe deelnemers aan dit forum. Zoals commandant IVENT, Adriaan Blankenstein en kwartierma‑ ker JIVC, commodore Dré Kraak. Omdat u over de reorganisatie via speciale nieuwsbrieven wordt geïnfor‑ meerd, zal ik het daarover in deze column niet teveel hebben. Ons personeelsblad, Materieelgezien, verandert mee dit jaar. Dit is het eerste nummer van een nieuwe reeks van tien stuks. Vaker uitkomend dus, maar wel wat dunner om de kosten in de hand te houden. En altijd voorzien van informatie over de twee belangrijkste aandachtspunten de komende tijd: reorganiseren en laten zien dat de DMO gewoon open blijft tijdens de verbouwing.

en op moderne leest geschoeid blijft. En of dat nu is met een mobiele telefoon, een applicatie op uw computer of in de ondersteuning van meer operationele zaken, IVENT is van vele markten thuis. Wat ze allemaal doen, leest u in het artikel met commandant IVENT. Om IVENT beter te leren kennen en de DMO bij hen te introduceren, ga ik de komende periode, samen met de stafadjudant Hessel Faber, op werkbezoek bij IVENTonderdelen. Het doet mij goed dat we met IVENT ook al op andere vlakken aansluiting hebben gevonden. Verheugend was bijvoorbeeld de grote opkomst bij de nieuwjaarsrecep‑ tie op de Frederikkazerne. Ook is de samenstelling van de DMC DMO inmiddels aangepast met vertegenwoordigers van IVENT en verliep de eerste overlegvergadering in een goede sfeer. Op sportief vlak heeft men elkaar al gevonden en zijn IVENT-collega’s in het DMO Roparun-team 2012 opgenomen en in de DMO businessteams van de CPC-loop in Den Haag. Heel mooi!!!!

In deze eerste editie van 2012 leest u daar de voorbeelden van, de komst van IVENT en het DMO breed invulling geven aan assortimentsgewijs werken. Dit laatste past ook helemaal in de opdracht die we hebben om defensie weer op orde te krijgen. Voor ons betekent dat bijvoorbeeld dat we komende jaren het kledingniveau weer op orde brengen, de munitievoorraden op peil zijn en er voldoen‑ de onderdelen zijn om het materieel inzetbaar te houden. Dit zijn slechts een paar voorbeelden, want er zijn natuurlijk meer zaken die vallen onder het kopje ‘Krijgsmacht op orde’.

Een laatste punt dat ik hier graag wil aanhalen, is onze bijdrage aan de Open Dagen van de krijgsmachtdelen. Dit jaar de marine (6/7/8 juli) en de landmacht (12/13 mei). Begin februari heb ik de eerste vergadering geopend van het DMO-brede projectteam dat dit gaat organiseren. Ook daar heb ik gemerkt dat we gezamenlijk in dezelfde richting denken en werken aan een aangepaste DMObijdrage. Kleiner, maar wel goed zichtbaar, met de juiste uitstraling en gewenste kwaliteit. Prima zo, dit begin van 2012.

Inmiddels werken we al goed samen met onze nieuwe loot aan de stam: de van het CDC overgekomen Bedrijfsgroep IVENT. Een welkome nieuwe organisatie, met duizenden collega’s die er samen gemotiveerd voor zorgen dat de informatie- en communicatievoorziening goed verloopt

Directeur DMO Lex Hendrichs

4


5

Inzicht Assortimentsmanagement... wat is dat precies? “Assortimentsmanagement houdt in dat je goederen en diensten die door heel Defensie worden gebruikt en ingekocht indeelt in unieke assortimenten en subassorti‑ menten. Door goederen en diensten overzichtelijk in te delen kunnen ze defensiebreed en dus goedkoper worden ingekocht en gemanaged. Ieder assortiment krijgt een zogenaamde assortimentsmanager. Die vormt een belangrijke spil in de ondersteuning. De manager bepaalt niet alleen welke producten worden gekocht, maar ook op welke wijze en hoe er binnen Defensie mee om moet worden gegaan. Hij maakt programma’s van eisen, ATB’s (Aanvragen tot Behoeftestelling) en assortimentsinstruc‑ ties en zorgt ervoor dat de artikelgegevens in de adminis‑ tratieve systemen worden geplaatst. Hij bewaakt ook of de leveringen worden uitgevoerd zoals afgesproken.”

Albert Attema: “Assortimentsmanagement komt dienstverlening ten goede.”

DMO legt zich toe op assortimentsmanagement

Overzichtelijk en kostenbesparend Tot voor kort werden binnen Defensie op verschillende plekken in de organisatie dezelfde goederen en diensten gekocht en beheerd. Dat kan doelmatiger. De oplossing staat omschreven in het voorschrift Assortimentsmanagement. Hoe‑ wel Defensie en ook de DMO momenteel roerige tijden beleven, raakt deze wijze van managen steeds verder ingebed in onze organisatie. Volgens Albert Attema, senior beleidsmedewerker Bevoorrading, “een overgang met een goed vooruit‑ zicht”. Hij licht de kracht van het assortimentmanagement toe.

Tekst: tweede luitenant Nadèsch Kuipers Foto´s: Frank van Biemen en Maurits van Hout (AVDD)

Waarom is assortimentsmanagement zo belangrijk binnen Defensie? “In het verleden had ieder krijgsmachtdeel een eigen Directie Materieel. Allen schaften afzonderlijk naar behoefte hun benodigdheden aan. Maar goederen en diensten vanuit één organisatie - bijvoorbeeld de DMO of het CDC - inkopen en managen, is efficiënter en effectiever voor heel Defensie. Door de verantwoordelijkheden voor een product of dienst bij één manager te beleggen, wordt de levering, verwerving en het beheer overzichtelijker en dus beter beheersbaar. Dat drukt de kosten. Ook SAP draag zijn steentje bij. Met het materieellogistieke systeem hebben we defensiebreed één assortimentsindeling waarmee we materiaal en diensten paars beheersen. Naast

kostenbesparing door centrale verwerving, helpt SAP op deze manier ook doublures in het assortiment te voorkomen.” Wat is voor de klant het grote verschil? “Voor de afnemer van een goed of dienst wordt straks ook alles duidelijker, overzichtelijker en inzichtelijker. Elk assortiment heeft namelijk straks één aanspreekpunt, de assortimentsmanager. Het is dus in één oogopslag duidelijk waar de klant moet zijn, hoe er met de goederen of diensten moet worden omgegaan en hoe ze er zo snel mogelijk over kunnen beschikken. Zo is het Defensie Munitiebedrijf bijvoorbeeld hét loket als het gaat om de afwikkeling van munitiebehoeftestellingen. De dienstver‑ lening wordt dus alleen maar beter, de lijnen korter.” De defensiebrede invoering van assortimentsmanagement is in volle gang. Hebben de bezuinigingen invloed op het invoerproces? “Ja. Enerzijds zijn er door de bezuinigingen minder mensen beschikbaar voor de belangrijke rol van assorti‑ mentsmanager. Daarnaast moet iedereen wennen aan de nieuwe inrichting van de organisatie en de nieuwe taak- en rolverdeling van de managers. Dat maakt het er niet makkelijker op. Anderzijds hebben blauwdrukken en studies aangetoond dat assortimentsmanagement één van de mogelijkheden is om de kosten te drukken. Het assortimentsmanagement moet daarom zo snel mogelijk worden ingevoerd. Defensiebreed leidt deze wijze van managen nou eenmaal tot efficiënter werken en dat is toch wat we met z’n allen nastreven.” >>

Om goederen en diensten zo effectief en efficiënt mogelijk te leveren en in stand te houden, zijn ze onderverdeeld in de volgende assortimenten: Goederen - Houdbare en verse voeding, water in flessen - Non-food artikelen voor secundaire levensbehoeften - Zee-(Wapen-)systemen en -installaties alsmede (wapen-)systeem- en installatiegebonden gebonden specifieke artikelen/ reservedelen - Land-(Wapen-)systemen en (wapen-) systeemgebonden specifieke artikelen/ reservedelen - Lucht-(Wapen-)systemen en (wapen-) systeemgebonden specifieke artikelen/ reservedelen - (Wapen-)systeemgebonden algemene artikelen/reservedelen

- Militaire artikelen/uitrustingen - Operationele inframiddelen - Niet (wapen-)systeemgebonden artikelen en niet-militaire uitrustingen - Restaurantgerelateerde artikelen - Kantoorgerelateerde artikelen (inclusief ICT-middelen) - Boekwerken, drukwerk en formulieren - Geneeskundige dienst goederen - Infragerelateerde goederen - Nutsvoorzieningen - Brandstof, Smeermiddelen, Chemicaliën en Onderhoudsmiddelen (BOSCO) - Excercitie-en instructiemunitie - Oefen- en operationele munitie

Diensten - (Wapen-)systeemgerelateerde diensten - Overige materieelgerelateerde diensten - Onderhoud en beheer gebouwen, installaties en terreinen - Facilitaire diensten - ICT - Catering - Personeelsgerelateerde diensten - Vervoersdiensten - Geneeskundige diensten en opleidingen - Adviseurs en flexibele arbeid - Afvoer afvalstoffen - Inkoopdienstverlening


6

7

Inzicht

Assortiment uitgebreid De laatste fase van de doorontwikkeling binnen de DMO heeft het Defensie Bedrijfsstoffen Bedrijf (DBB) verantwoordelijk gemaakt voor alle brand- en bedrijfsstoffen (assortiment 017, red.) bij Defensie. Naast handelsdiesel zijn ook andere brandstoffen zoals vliegtuigbrandstof en scheepsdiesel toegevoegd aan het assortiment van het bedrijf. Een uitbreiding die het DBB de positie geeft om als centrale spil op te treden tussen leveranciers en de interne klanten, de gebruikers bij Defensie. Het DBB vervult daarbij een rol in de planning van de behoefte en geeft instructies op logistiek gebied. De regie over deze logistieke keten voert de afdeling Assortimentsmanagement. Deze afdeling ondersteunt, met kennis over het assortiment en de klanten, de afnemers bij het bepalen van de behoefte en het effectief en efficiënt uitleveren van artikelen. Een

andere belangrijke taak is adviseren over (nieuwe) producten, de sectie techniek is daarin de centrale spil. Actueel inventariseert de afdeling Assortimentsmanagement de behoefte aan bulkproducten, zoals huisbrandolie en propaangas en ook actueel is het schrijven van instructies over producten zoals HADEX (ter vervanging van chloorkalk). Kenmerkend voor assortiment 017 is dat het gevaarlijke stoffen betreft. Omdat Defensie nauwelijks meer een beroep kan doen op de uitzonde‑ ringspositie, is de centrale voorraad opgeslagen in speciaal uitgeruste opslagruimtes op het magazijnencomplex (MC) Bathmen bij Deventer en in het Opslag- en Bevoorradingscentrum (OBC) Smeerenburg in Den Helder. Het DBB vervult daarmee een ‘portiersfunctie’ om de risico’s voor Defensie te beperken.

Alle disciplines in huis Het Defensie Munitiebedrijf (DMunB) is naar aanleiding van de doorontwikkeling van de DMO sinds 31 oktober 2011 verzelfstandigd. Het Munitiebedrijf valt daardoor, net als het KPU-bedrijf en het Defensie Bedrijfsstoffen Bedrijf (DBB), direct onder de directie Logistieke Bedrijven, waarbij assortimentsmanagement zichtbaar in de organisatie is belegd. Bij het Munitiebedrijf is assortimentsmanage‑ ment de combinatie van behoefte bepalen, techniek, verwerving en ketenregie. Activiteiten die elk zijn ondergebracht in een aparte sectie van de afdeling Ketenlogistiek. Daarmee heeft het Munitiebedrijf alle disciplines in huis om op de juiste wijze haar taken te verrichten. Taken die uiteindelijk bijdragen aan het doel dat het Munitiebedrijf nastreeft; het veilig en tijdig leveren van veilige munitie aan de klant. De veranderingen die door de invoering van assortimentsmanagement ontstaan zullen niet alleen merkbaar zijn voor de klant, ook voor het Munitiebedrijf zelf biedt de nieuwe wijze van managen veel voordelen.

Een belangrijk voorbeeld is dat er kortere lijnen ontstaan in de besluitvorming, onder andere voor wat betreft de aanschaf van munitie. Hierdoor kan het Munitiebedrijf meer invloed uitoefenen op het proces van voorraadaanvulling. Het uiteindelijke plan is om het gehele munitiepakket onder één regie te beheersen. Op 1 januari 2012 zijn de taken met betrekking tot het munitie-luchtpakket van de luchtmacht dan ook overgenomen van het Logistiek Centrum Woensdrecht (LCW). Het overnemen van alle activiteiten die met munitie te maken hebben, is een ontwikkeling die zich in de toekomst verder zal voortzetten. Zo worden uiteindelijk alle soorten munitie ondergebracht bij de juiste assortimentsmanager en worden bijkomende activiteiten, zoals instandhouden en voorzien in, samengevoegd. >>


8

9

Inzicht

Draagvlak creëren Het KPU-bedrijf werkt al jaren assortimentsgewijs. Door het unieke karakter viel al meer dan 95 procent van de artikelen onder het KPU-assortiment. De overige vijf procent betrof het uitrustingspakket van het Korps Mariniers, dat in de nieuwe situatie is ingedeeld bij het KPU-bedrijf. Omdat de invoering van assortimentsmanagement dus geen grote veranderingen plaatsvinden, richt het KPU-bedrijf zich vooral op het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Door het aanstellen van een assortimentsmanager in mei 2011 en onder andere het geven van presentaties wil het bedrijf assortimentsmanagement intern onder de aandacht brengen en houden. In 2009 is gestart met het indelen van artikelen in subassortimenten (zoals sportkleding, gevechtskleding, schoenen) en het afsluiten van contracten. Het KPU-bedrijf kent interne defensiebrede contracten en externe contracten, waarbij de leverancier zelf contact onderhoudt met de klant, bijvoorbeeld in het geval van motorkleding en het brandweerpakket.

Nog veel werk te verzetten De goederen en diensten die het nieuwe DMO-onderdeel IVENT in haar takenpakket heeft, zijn globaal onder te verdelen in drie groepen. Onder de IV- en ICT-dienstverlening vallen bijvoorbeeld de Mulanwerkplekken, de helpdesk en het beschikbaar stellen van applicaties, zoals SAP. Het tweede deel omvat de (niet-militaire) ICT-middelen die enerzijds voor de IV- en ICT-dienstverlening nodig zijn (bijvoorbeeld blackberry’s, desktops, laptops en servers) en anderzijds door de defensieonderdelen in eigen beheer worden gebruikt. Het derde deel bevat middelen voor documentaire informatievoorziening zoals drukwerk en publicaties. Het assortimentsgewijs werken bij IVENT moet op 1 januari 2013 zijn ingevoerd. Voor die tijd is er nog veel werk te verzetten. Momenteel zijn een aantal assortimentsmanagers aangesteld en wordt bekeken of en welke delen bij het nieuw op te richten JIVC kunnen worden ondergebracht. Met name de relatie tussen JIVC en het te outsourcen deel van IVENT speelt hierbij een belangrijke rol.

Als dienstverlenende organisatie voert IVENT al een aantal taken voor assortimentsmanagement onder een andere noemer uit. Zo is er de Producten- en Dienstencatalogus, zijn er klantcontactmanagers en is er het defensiebrede IV-jaarplan. Omdat IVENT door de gehele organisatie is verweven, is het lastig er een afgebakend geheel van te maken. De scope zal daarom moeten worden verbreed, zodat ook de middelen die de defensieonderdelen in eigen beheer gebruiken, onder het regiem van assortimentsmanagement gaan vallen. Een concreet voorbeeld van een verandering door assortimentsma‑ nagement is dat Verwerving niet meer rechtstreeks door de klanten wordt aangestuurd. Het contact zal lopen via de assortimentsmana‑ gers. Zij kunnen door het afsluiten van raamcontracten met een beperkt aantal leveranciers, bijvoorbeeld de wildgroei aan ICTmiddelen beteugelen.

Door de reorganisatie wordt de rol die assortimentsmanagement binnen de organisatie speelt, steeds duidelijker. Zo is de rol van assortimentsmanager binnen het KPU-bedrijf net iets anders belegd dan binnen de andere bedrijven van de DMO. Zo zal de accountmana‑ ger zich binnen het kleding- en uitrustingbedrijf blijven richten op de behoeftestellingen en is de assortimentsmanager verantwoordelijk voor de verdere taken zoals voorraadbeheer en -inrichting. Het KPU-bedrijf gaat er vanuit dat het komende jaar een slag wordt gemaakt met het overdragen van assortimenten, het opzetten van een intern overlegorgaan en het maken van assortimentsinstructies. Dit alles moet binnen twee jaar resulteren in een organisatie waar assortimentsmanagement is ingevoerd en waar de resultaten zichtbaar zijn. <

10


11

Interview Eerste stap naar alles-in-1 IV-pakket

Jongste DMO-telg heet IVENT De DMO-familie heeft gezinsuitbreiding gekregen. Met de overgang in januari 2012 van de bedrijfsgroep IVENT naar de DMO is onze materieelorganisatie in één klap zo’n 3.000 medewerkers rijker. Een nadere kennismaking is dan op zijn plaats. Wat doen ze eigenlijk precies binnen Defensie, hoe passen ze binnen de DMO en wat brengt de toekomst? Pater Familias Adriaan Blankenstein, comman‑ dant bedrijfsgroep IVENT, stelt de jongste DMO-telg voor. Tekst: Leo de Rooij Foto’s: Maurits van Hout en AVDD

IVENT staat voor InformatieVoorziening EN –Technologie. Het is een samenvoeging van het vroegere DTO, DICTU en JCG. Adriaan: “IVENT levert informatievoorziening, ICT en documentaire informatie voor Defensie en overige ministeries, ketenpartners van Defensie. Dat doen we met een budget van bijna een half miljard euro, dus dat is best een forse post op de defensiebegroting. Een groot deel daarvan gaat naar de werkplekdiensten Defensie, waar iedereen ons ook het beste van kent. Heb je een probleem met je computer, dan bel je ons en wij lossen het voor je op. Altijd!”

Innovatief Maar het takenpakket van IVENT is veel breder dan alleen die kantoorcomputers. “Denk aan het beheren van systemen, het ontwikkelen en bouwen van nieuwe applicaties, het beheren van de netwerken en datacenters, telefonie (vaste lijnen, GSM’s, blackberries), alle militaire verbindingen, waaronder satellietcommunicatie. Verder staan er innovatieve ontwikkelingen op stapel als het Nieuwe Werken (output gericht), de invoering van de telestick, het gebruik van tablets, gebruiksvriendelijke applicaties, ketenintegratie (samenwerken met andere departementen in het domein van openbare orde en veiligheid, en in de buitenlandketen) en het concept thin cliënt (werkstations die werken zonder veel eigen reken‑ kracht maar die leunen op het datacenter).

‘De wereld verandert snel, dan moet je zelf ook durven veranderen’

Adriaan Blankenstein: “Ik garandeer dat tijdens het hele reorganisatieproces zorgvuldigheid en openheid voorop staan.”

Een steeds belangrijkere taak is daarnaast documentaire informatie. “Ofwel: hoe zorgen we ervoor dat alles wat schriftelijk of in digitale informatiesystemen wordt vastgelegd, ook zó bewaard wordt dat we het altijd kunnen terugvinden. Denk aan stukken die nodig zijn voor het werk van de Tweede Kamer, of ten behoeve van onder‑ zoekscommissies. Elektronisch archiveren is een groei‑ ende uitdaging bij de overheid”, weet Adriaan.>>


12

13

Actueel

Reorganisatie DMO op koers

Bij IVENT werken (nu nog) zo’n 3.000 mensen, waarvan circa 550 een militair pak dragen. “Veelal HBO of acade‑ misch opgeleid”, schetst Adriaan zijn personeel, “met veel vakkennis. Traditioneel zit men hier ook best lang op functie. Echte techneuten, die gedreven zijn hun werk goed te doen en pas weg gaan als alles werkt. Wij doen dan ook regelmatig ergens het licht uit; we gaan net zo lang door tot het werkt. Competente vaklui, die vakmanschap leveren, zo zou ik ons personeel willen kwalificeren. Om dat vakmanschap op peil te houden, steken we enorm veel tijd en effort in opleidingen. Door de vele innovaties in onze tak van sport moet je veel opleiden om bij te blijven. Veelal volgens het principe van train-de-trainer, zodat we vergaarde kennis uitdragen binnen ons hele bedrijf.” Samensmelting Met de overgang van IVENT naar de Defensie Materieel Organisatie is een eerste, belangrijke stap gezet naar de samensmelting van alle IV- en ICT-diensten bij Defensie. “Dit jaar wordt het nieuwe Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) in de steigers gezet en dat komt onder de DMO te vallen. IVENT is - als grootste deelnemer in dat toekomstige JIVC - dus alvast onder de DMO opgehangen. Betekent wel dat we fors kleiner gaan worden. Het gehele JIVC gaat op termijn 1.000-1.200 VTE’en tellen, we gaan steeds meer uitbesteden naar de markt.”

Joint IV Commando IVENT beheert de ruim vijftigduizend werkplekken bij Defensie en draagt zorg voor de onderliggende ICT-infrastructuur en applicaties, de zogenaamde ‘witte’ (kantoor)-IV. De militair-operationele IVactiviteiten (groene IV) worden deels uitgevoerd door het ressort Command, Control, Communications, Computers & Information (C4I-systemen) dat onder de DMO valt, en deels door IVENT. In de loop van 2012 en 2013 gaan IVENT en C4I-systemen samen met SPEER het nieuwe Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) vormen, met circa 1.000-1.200 medewerkers. Daarmee worden ontwikkeling én beheer van alle ICT binnen Defensie volledig geïntegreerd en efficiënter ingericht. In het kader van de reorganisatie om te komen tot het DMO/JIVC zal ook de documentaire informatie binnen Defensie worden gecentraliseerd. Het huidige Dienstencentrum Documentaire Informatie (DCDI) krijgt dus een uitbreiding van de werkzaamheden en ontvangt de daarbij behorende capaciteit. Deze VTE-aanvulling komt dus vanuit de gehele defensieorganisatie en wordt geconcentreerd binnen het JIVC.

De DMO ondergaat het komende jaar stevige veranderingen als gevolg van de Beleidsbrief van de minister. Sommigen daarvan zijn al duidelijk zichtbaar geworden, zoals de overdracht van de systeemlogistieke bedrijven naar de operationele commando’s, andere veranderingen nog niet. Het Beleidsvoornemen is na enkele rondes in de DMO-Raad begin februari getekend door directeur DMO, evenals de instellingsbeschikkingen van de drie TRMC’n (Tij‑ delijke Reorganisatie Medezeggenschapscommissie). Commandant Blankenstein realiseert zich dat deze nieuwe ontwikkelingen onrust teweeg brengen bij zijn personeel. “Iedereen is uit zijn comfortzone gehaald, alles staat op scherp. Logisch ook, men heeft veel vragen: wat gebeurt er straks met mijn functie? Werk ik straks nog wel voor Defensie of voor een marktpartij? En waar zal dat dan zijn? Helaas kan ik nu nog niemand zekerheid geven, maar ik garandeer wel dat tijdens het hele proces zorgvuldigheid en openheid voorop zullen staan.”

Foto: sergeant Sjoerd Hilckmann (AVDD)

Een deel van de reorganisatie van de DMO wordt uitge‑ voerd onder regie van generaal-majoor Peter Dohmen en zijn twee deelprojectleiders. Andere verantwoordelijken, zoals de kwartiermaker JIVC en projectleider Sourcing, rapporteren direct aan directeur DMO. Zie daarvoor ook het artikel in Materieelgezien van december vorig jaar en de nieuwsbrief Reorganisatie DMO van 3 januari 2012. De (deel)projectleiders hebben inmiddels werkgroepen ingericht om een reorganisatieplan uit te werken. Daarnaast is er een overkoepelende coördinatiegroep Reorganisatie DMO, die periodiek bij elkaar komt om de procesgang te beoordelen en knelpunten tijdig te inventariseren.

De commandant denkt dat voor goede IV- en ICT-mensen altijd wel werk is. “Het belang van IV en ICT groeit alleen maar. Ook binnen Defensie, want overal waar bezuinigd moet worden, kijkt men in eerste instantie naar oplossin‑ gen in de IT-sfeer. Voor onze mensen geldt wel dat ook zij zich moeten willen aanpassen aan de eisen van deze tijd. Daarom een tip: houd je kennis en vaardigheden op peil, dat vergroot je kansen op de arbeidsmarkt.” Durf te veranderen Zeker in de wereld van de ICT is het zaak aan te sluiten bij de marktontwikkelingen, stelt de IVENT-commandant. “De wereld verandert snel, dan moet je zelf ook durven veranderen. In deze tijd van bezuinigen kun je niet meer groeien, maar daarnaast komen er steeds meer nieuwe uitdagingen op ons af. Dat houdt in dat het toekomstige JIVC zich gaat focussen op strategie, op vraag- en aanbod‑ management, op hoog gerubriceerde zaken en op bijvoorbeeld assistentie bij de eerste opzet van missies in de deployment-fase. Al het andere werk kan de markt doen, waarbij de prijs een belangrijke factor zal zijn. Denk aan werkpleklogistiek, netwerkbeheer, het runnen van een datacenter; allemaal taken die je best aan een externe marktpartij kunt overlaten. Outsourcing dus. Op dat traject gaan we ons met grote zorgvuldigheid focussen. Eerst dient het nieuwe JIVC operationeel te zijn. Onze grootste uitdaging de komende tijd wordt om die nieuwe organisa‑ tie in de steigers te zetten, de outsourcing zorgvuldig en vlot te realiseren en tegelijkertijd de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Dat kan alleen als we zorgen voor een goede onderlinge afstemming tussen alle betrokkenen.”<

Directeur DMO draagt het DBGS over aan de landmacht.

Drie delen De reorganisatie valt, kort gezegd, te verdelen in drie grote brokken: de reorganisatie van de staf DMO, de reorganisa‑ tie van de huidige DMO, inclusief de ketenlogistieke bedrijven en de oprichting van het JIVC. Het personeel van

de DMO zal in algemene zin geïnformeerd worden over de reorganisatie met speciale nieuwsbrieven, de intranetbe‑ richtgeving en Materieelgezien. Het magazine verschijnt daarom ook iedere maand. Ook het overleg (DMC DMO) heeft nu een vaste rubriek gekregen in Materieelgezien. Zij zullen vanuit hun optiek beschrijven wat ze van de reorganisatie vinden en waar zij staan. Communicatie en informatie die meer specifiek is geënt op de drie deelreor‑ ganisaties, zal worden gegeven vanuit de projectleiders en lijnverantwoordelijken. Voor het zomerverlof zal de nieuwe organisatie van de DMO worden uitgewerkt in een zogenaamd Voorstel tot Reorganisatieplan (VRP). Na het zomerverlof volgt formeel overleg met de medezeggenschap en het sector overleg Defensie (de bonden). Vanaf het derde kwartaal zal gestart worden met personeelsvullingsplannen. Afstemming Er wordt geprobeerd om de soort informatie over de reorganisatie afgestemd op de soort doelgroep en hun leesomgeving te brengen. Zo zal in de maandelijkse nieuwsbrief Reorganisatie DMO over het algemeen vrij zakelijk geschreven worden over de voortgang, genomen beslissingen en eventuele veranderingen. Daarentegen zal in Materieelgezien meer geschreven worden vanuit de menselijke optiek. Dus daarin veel meer inhoudelijke onderwerpen zoals de gewenste cultuurverandering of andere gerelateerde ontwikkelingen. In deze Materieelgezien vindt u op pagina 14 en 15 een bijdrage vanuit de Task Force P&O over de externe ondersteuning vanuit Reorganisatie Ondersteuningsteam Defensie (ROND) en de volgende keer meer uitleg over het onder‑ werp cultuurveranderingen.


14

15

Inzicht

ROND: advies binnen handbereik

Voortgang bewaken

Defensie zet een extra ‘wapen’ in om er voor te zorgen dat de huidige defensiebrede reorganisatie succesvol verloopt. Onder de naam Reorganisatie Ondersteuningsteam Defensie (ROND) is een projectorganisatie opgericht onder de Hoofddirectie Personeel (HDP). ROND is de spreekwoordelijke spin in ’t web tussen de afzonderlijke defensieonderdelen en de centraal coördinerend projectleider Reorganisatie Defensie (CPL), generaal-majoor Jan Broeks. Tekst: Robert den Hartog

Twee voormalig P&O-ers van de DMO, Floriska Corsten en Kirsten Lansbergen, werken bij ROND. In hun rol als accountmanager richten zij zich op de reorganisatie bij de DMO. Floriska: “Wij ondersteunen de CPL, maar ook de projectleiding Reorganisatie DMO in het reorganisatietra‑ ject binnen de DMO. We letten erop dat bijvoorbeeld mijlpaalproducten als VRP´s, DRP´s en rapporten tijdig en juist door de DMO worden aangeleverd. Voorts apprecië‑ ren en adviseren wij de CPL over reorganisatietrajecten en rapportages die daaruit voorkomen.” Daarnaast ondersteunen, adviseren en fungeren wij als vraagbaak voor P&O DMO en de (deel)projectleiders bij de DMO voor reorganisatieonderwerpen. “Zij kunnen met allerlei kwesties bij ons terecht. De onderwerpen variëren van het omgaan met functiebeschrijvingen tot het betrekken van de medezeggenschap en de bonden in het reorganisatietraject. Ook adviseren en ondersteunen wij bij de uitvoering van het Sociaal Beleidskader en de producten van de Uitvoering Reorganisatie Defensie (URD) zoals de functievergelijkingstabellen.”

Opbouw ROND ROND bestaat uit drie bureaus: - Begeleiding- en Bemiddeling Organisatie i.o. (BBO) draagt zorg en is verantwoordelijk voor de externe herplaatsingsinspanningen, het begeleiden van werk naar werk; - Bureau P&O: gericht op formatie en organisatievraagstukken, maar ook de knelpuntcategorieën, schaarste categorieën en P-maatregelen; - Bureau Reorganisatie en Rapportage richt zich op het ondersteunen van de defensieonderdelen bij allerlei reorganisatievraagstukken.

Om de voortgang van het reorganisatietraject te bewaken en om op juiste wijze advies en ondersteuning te kunnen geven bij de uitvoering van de reorganisatie DMO schuift het ROND-duo aan bij verschillende DMO-overlegfora. In het coördinatieoverleg DMO staat de voorbereiding en de realisatie op de agenda en in het Kernteam DMO-deel de dagelijkse gang van zaken. Ook nemen Floriska en Kirsten deel aan de werkgroepen VRP Stafelementen (inrichting Stafdeel) en VRP Matlog (inrichting Matlogdeel) en ondersteunen zij de projectgroep JIVC (inrichting JIVC). Daarnaast nemen zij deel aan het overleg met de TRMC’n (i.o.).

‘We letten erop dat mijlpaalproducten tijdig en juist door de DMO worden aangeleverd’

Toegevoegde waarde De huidige reorganisatie bij Defensie is er een van immense omvang en de beschikbare tijd is beperkt. “Daar zit onze toegevoegde waarde in”, vinden Floriska en Kirsten. “Wij hebben de juiste ingangen bij de Bestuursstaf, kennen de mensen en weten bij wie we welk vraagstuk kunnen neerleggen. Voordeel is ook dat wij iedere week aan tafel zitten met onze counterparts - de accountmanagers bij de andere defensieonderdelen - en dus ook een overzicht hebben van de eventuele knelpun‑ ten die zich bij andere defensieonderdelen voordoen. Bovendien ontlasten we daarmee voor een deel de transitiemanager en projectleiders van de DMOreorganisatie. Op die manier kunnen we er alles aan doen om onnodige vertraging van het reorganisatietraject te voorkomen.” De reorganisatie houdt niet op bij het wijzigen van de organisatiestructuur. Tijdens het oplopen van de nieuwe DMO wordt ook expliciet aandacht besteed aan verandermanagement om de cultuur, integriteit en gedragsverandering te borgen. Over dit proces leest u meer in de volgende editie van Materieelgezien.


16

17

Werkplekgezien

1

Voor de rubriek 'Werkplekgezien' wordt iedere maand een werkplek van een DMOcollega bezocht. Het 'materiaal' op zijn werkplek vormt de basis voor het gesprek.

2 Naam: sergeant-1 Patrick Delmeer Leeftijd: 31 Functie: Materieelbeheerder Hobby: Pistoolschieten

3

Het Kenniscentrum Wapens en Munitie van het Defensie Munitiebedrijf test alle wapens en munitie. Patrick zorgt vanaf zijn werkplek op de Legerplaats bij Oldebroek in ’t Harde voor de logistieke ondersteuning. Hij geeft alle goederen uit die zijn collega’s nodig hebben voor het testen van wapens en munitie. Dit zijn bijvoorbeeld wapenonderdelen, radio’s, boutjes en moertjes. Ook is hij verantwoordelijk voor het op peil houden van de voorraden. Daarnaast neemt hij ook de inname van (defecte) goederen voor zijn rekening. Patrick heeft als hobby pistoolschieten (vuur en lucht). In 2011 werd hij in tien verschillende disciplines Nederlands kampioen. In totaal deed hij vorig jaar mee aan 75 wedstrijden en behaalde hij 65 keer een podiumplaats . Hij voegde twee Nederlandse records (Individueel 5-schots snelvuur en Team Olympisch Snelvuur pistool 25 meter) aan zijn erelijst toe en is nu in zes disciplines ’s Nederlands recordhouder. Patricks doel is om zich te kwalificeren voor de Olympische Spelen in 2016 en met het militair schietteam deel te nemen aan de Militaire Wereldspelen in 2015.

6

4

7

5 8 1 Een mooi resultaat! | 2 Avondeten. Na het werk ga ik meteen naar mijn schietclub om te trainen. | 3 Eerste prijs Nederlands kampioenschap in de categorie Snelvuur Luchtpistool 2011. | 4 Mijn cluppie! | 5 Het trekkersysteem van een HK417, het nieuwe middellange afstandswapen van Defensie, is één van de wapenonderdelen die ik aan mijn collega’s verstrek. | 6 De derde prijs brigadekampioenschappen OOCL 2010. De editie van 2011 hebben we met het ISTAR-bataljon gewonnen. | 7 Scanner voor het wapenregistratiesysteem: Wie heeft welk wapen en waar is het. | 8 Een bestelling van een klant.


18

19

In 't kort Specialisten ronden opleiding NH90 af

Contract Panzerfaust dringt tekort terug

Bijna dertig technisch specialisten van de DMO-secties Maintenance Engineering Maritieme Luchtvaartuigen en Typemanagement Maritieme Luchtvaartuigen hebben een specifieke ‘engineer-opleiding’voor de NH90-helikopter afgerond.

De DMO heeft een raamovereenkomst getekend met de Duitse firma Dynamit Nobel Defence voor de levering van het complete assortiment munitie voor het Short Range Anti Tank (SRAT)-wapensysteem, ook bekend als de ‘Panzerfaust’.

Instructeurs van de Agusta Westland Training Academy gaven de opleiding op het Maritiem Vliegkamp De Kooy (MVVK). De opleiding duurde vier weken en was toegespitst op mechanical- of avionica-syste‑ men. Theorie en praktijk op de NH90 werden in een goede verhouding afgewisseld. De NH90 is gestationeerd op het MVVK in Den Helder binnen het Defensie Helikopter Commando van het Commando Luchtstrijdkrachten. De helikopter wordt materieellogistiek onder‑ steund door de afdeling Helikopters van het Logistiek Centrum Woensdrecht.

De gesloten overeenkomst maakt het mogelijk om snel munitie te bestellen tegen vaste prijzen en afleveringstermijnen. Opslag bij de leverancier behoort ook tot de mogelijkheden. De eerste leveringen vinden dit jaar en volgend jaar plaats.

Zakboek voor leidinggevenden beschikbaar Voor alle leidinggevenden van de DMO is een zakboek ontwikkeld. Het zakboek Leidinggeven bevat een aantal essentiële leiderschapsonderwerpen en zit in een handzame map. 2012 wordt een lastig jaar voor leidinggevenden binnen de defensieor‑ ganisatie. Er moeten moeilijke besluiten worden genomen. Goed leiderschap is in deze tijden dan ook extra van belang. Het zakboek Leidinggeven kan een handig hulpmiddel zijn om nadere informatie over leiderschap te verkrijgen. De eerste boeken zijn door plaatsvervangend directeur DMO, schoutbij-nacht Klaas Visser, overhandigd aan een aantal leidinggevenden van de DMO. Hij onderschrijft de noodzaak van goed leiderschap binnen de DMO en is erg tevreden met dit middel om leidinggevenden in hun werk te ondersteunen.

Het contract voor de nieuwe munitie draagt, net als het eerder afgesloten contract voor de levering van midden- en groot kaliber munitie, bij aan het terugdringen van de huidige munitietekorten dankzij korte levertermijnen.

In Materieelgezien wordt vanaf deze maand een begin gemaakt met een vaste rubriek die verschillende aspecten van integriteit zal beschrijven. En dat zijn er nogal wat. Dat kan gaan over persoonlijke kwesties rond ongewenste omgangsvormen, tot aan meer zakelijke aangelegenheden, zoals het omgaan met leveranciers of het gebruik van bedrijfsmiddelen. Maar ook ‘hoe gaat de organisatie met haar personeel om?’, kan aan de orde komen. Deze rubriek zal worden verzorgd door de drie mensen die bij de DMO werkzaam zijn op dit gebied. Dat zijn Joke van Bodegom, Coördinator Vertrouwenspersonen DMO, Derek Suchard, Centraal Adviseur Integriteit Defensie en Hans Commu, Functionaris Integriteitzorg. Zij ondersteunen lijnverantwoordelijken, individuele personeelsleden en de directeur DMO bij de behandeling van integriteitskwesties.

Voordat we in de volgende uitgave inhoudelijk van start gaan, wil ik graag in het kort iets zeggen over wat we binnen Defensie onder ‘integriteit’ verstaan. Integriteit betekent bij Defensie: ‘het recht doen aan alle betrokkenen zowel de betrokken personen als de organisatie(onderdelen) zelf - met aandacht voor hun rechten, belangen en wensen.’ Dat lijkt eenvoudig, maar schijn bedriegt. Het is immers niet mogelijk om een soort vaste order te maken die voor elke situatie kan gelden. Er moet iedere keer een aparte afweging worden gemaakt voor elke afzonderlijke ethische keuze of dilemma. En dat kan soms best lastig zijn. Het handhaven en bevorderen van integriteit is een verantwoordelijkheid van de lijn, van de leidinggevenden dus. Verschillende adviseurs, maar ook de vertrouwenspersonen en coördinatoren ondersteunen de leidinggevenden en bieden ondersteuning en advies voor het personeel.

In deze rubriek zullen wij diverse onderwerpen de revue laten passeren die hopelijk herkenbaar zijn en waarmee integriteitkwesties beter bespreekbaar worden. Maar ook u kunt daaraan een bijdrage leveren door vragen, opmerkingen, suggesties voor onderwerpen en dilemma’s in te sturen. Dat kan naar: dj.suchard@ mindef.nl Tot volgende maand. Derek Suchard Centraal Adviseur Integriteit Defensie

Waar zitten we nu in het reorganisatietraject en wat doet de MC nu? Om de reorganisatie op gang te krijgen zijn de drie projectleiders, vooruitlopend op de goedkeuring van het beleidsvoornemen Reorganisatie DMO, aan de slag gegaan met het opstellen van de drie concept Voorlopig Reorganisatieplannen (cVRP). Zij hebben leden van medezeggenschapscommissies uitgenodigd hierbij te participeren. Zodra het beleidsvoornemen zal zijn vastgesteld zal er voor ieder cVRP (staf DMO/Matlog/JIVC) een Tijdelijke Reorganisatie Medezeggenschapscommissie (TRMC) worden geïnstalleerd. In de conceptfase van dit proces zullen deze TRMC’s dit begeleiden als toehoorder en adviseur. Als medio dit jaar de VRP’en zijn vastgesteld, worden zij uitgenodigd voor het geven van een formeel advies over de VRP’en. Het reorganisatieproces mag pas verder gaan als er overeenstemming is tussen medezeg‑ genschap en dienstleiding. Rol van de DMC DMO In ieder cVRP zal sprake zijn van raakvlakken/koppelvlakken met de andere cVRP’en en met de plannen van de andere defensieon‑ derdelen. Met directeur DMO is afgesproken, dat de VRP overstijgende aspecten, zoals de koppelvlakken met de DMC zullen worden afgestemd.

De landmacht en marine gebruiken de ‘Panzerfaust’ voor de bestrijding van doelen op relatief korte afstand, circa 600 meter. Dit kunnen tanks, (pantser)voertuigen en bunkers zijn, maar bijvoorbeeld ook ommuur‑ de Afghaanse woningen, zogenoemde quala’s.

Integriteitgezien

Vanuit de MC

Collega’s ronden studie AMC af Twee DMO-collega´s zijn afgestudeerd aan de opleiding Asset Management Control. Iryna Khrystova en Arie Schaap hebben beiden met succes hun eindscriptie gepresenteerd en verdedigd. Iryna Khrystova heeft met haar onderzoek in ´Commercial Off The Shelf (COTS) policy at DMO: consequences of implementing COTS products and components in naval military assets´ aangetoond de benodigde kennis en vaardigheden te bezitten. Iryna Khrystova is hiermee de eerste vrouwelijke student die afstudeert aan de studie MSc Asset Management Control. Kapitein-luitenant ter zee Arie Schaap heeft de opleiding afgerond met een eindscriptie en presentatie met als onderwerp ‘Improving the acquisition process of maritime assets within the frame of the DMP’. De opleiding MSc Asset Management Control wordt mede mogelijk gemaakt door het AMC Centre en is een internationaal erkende academische opleiding. De DMO werkt al lange tijd samen met het AMC Centre. Een goed voorbeeld van deze samenwerking is het jaarlijkse AMC Seminar dat het AMC Centre samen met de directie Wapensystemen van de DMO organiseert. Het aankomende AMC Seminar zal op 7 en 8 november 2012 plaatsvinden.

Vertegenwoordigers van de TRMC’s zijn uitgenodigd te participe‑ ren in het coördinatieteam Reorganisaties. Dit team, onder leiding van de generaal-majoor Peter Dohmen, bewaakt het proces en signaleert tijdig eventuele knelpunten. Dit team met daarin de leden van de DMC zal participeren in de DMO-Raad als daar reorganisatieaspecten aan de orde zijn. Dus de medezeggen‑ schap is in alle geledingen betrokken bij de reorganisatie van de DMO. Wat doet het overleg? De initiële insteek van de medezeggenschap is zorg te dragen voor zorgvuldigheid, vooral waar het de personele belangen betreft. Zorgvuldigheid wordt het best betracht door het goed toepassen van de regelgeving over reorganisaties en vooral ook door het deelnemen aan het proces van functievergelijking. Dit proces zorgt voor de belangrijkste bouwsteen voor het personele vullingproces door het toekennen van een ‘transitiecode’. De komende reorganisatie zal voor velen van ons gevolgen hebben. Ongetwijfeld zal er sprake zijn van grootschalige overtolligheid, waardoor het label van ‘herplaatsingskandidaat’ vaak zal moeten worden toebedeeld. De medezeggenschap zal dit niet kunnen voorkomen. Wel zullen we ons inzetten voor het zoveel mogelijk eerlijk toebedelen van de resterende functies en het toezien op een goede begeleiding van de mensen waarvoor geen plaats meer is bij Defensie.

Op locatie

Richard Hart is hoofd Kustwachtsystemen. Hij werkt voor DMO/IVENT bij het Kustwachtcentrum in Den Helder “Ik maak samen met vier collega’s deel uit van de Joint CIS (Communicatie- en Informatiesystemen)-Groep. Binnen het Kustwachtcentrum zijn wij verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van specifieke kustwachtsystemen, zoals Vision, Radio Medische Dienst en het Veiligheid Berichten Systeem. De kustwacht moet 24 uur per dag en zeven dagen per week haar taken kunnen uitvoeren. Deze binnen Defensie unieke communicatie- en informatie systemen moeten daarom altijd werken. Het draaien van storingsdiensten maakt dus ook deel uit van ons werk. Wij geven telefonische ondersteuning aan de luchtwaarne‑ mers die op Schiphol werken. Zij vliegen mee in de Dorniers van de kustwacht. Ook ondersteunen wij de opstappers/controleurs die meevaren op de boten op zee, zoals de Zeearend en Visarend. Zij rapporteren hun bevindingen, via ‘onze’ inbelvoorzieningen, rechtstreeks

aan de collega’s van het Kustwachtcentrum en het Maritiem Informatie Knooppunt (MIK) in Den Helder. Binnen het MIK werken verschillende handhavingsdien‑ sten zoals de douane, KMar, KLPD en de marine samen op het gebied van scheepvaart. Zij ondersteunen de kust‑ wacht, maar houden zich ook bezig met handhavings- en opsporingstaken. Onze uitdaging is dat de verschillende diensten snel informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Als ik naar de toekomst kijk, zal de kustwacht zich steeds verder blijven ontwikkelen. Informatie en snelle informa‑ tiedeling met (handhavings)partners, maar ook hulpverle‑ nende instanties zal steeds belangrijker worden. De beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de verschillende ICT-systemen, die wij daarvoor beheren, zullen daarom altijd een belangrijke rol spelen.”

Colofon - Jaargang 9, nummer 1, februari 2012 Materieelgezien is een uitgave van de Defensie Materieel Organisatie, geproduceerd door het Dienstencentrum Defensiemedia. Hoofdredactie: Hans Kuijper Eindredactie: Robert den Hartog Vormgeving: Grafische Dienst | AVDD Den Haag Druk: Zalsman bv, Zwolle Oplage: 5.700

Redactieadres: (niet voor adreswijzigingen en vragen over verzending) DMO/sectie Communicatie Postbus 90822 MPC 58A 2509 LV Den Haag Telnr.: 070-3162238 DSN 546 62238

E-mail: [email protected] bij geen gehoor: Dienstencentrum Defensiemedia 070-3397806 Redactieraad: Marc Bijsterbosch (DMunB), Regina Bree-van Rijn (IVENT), Marjolein Hof-Kok (DBB), Henny Kooi (KPU-bedrijf ), majoor Patrick Jurcka (DP&V), majoor Jan Mensink (DWS), Iris Portier (IVENT), luitenant-kolonel Koos Sol (Staf ), Amanda Vissers (Staf ) en Manfred de Wit (IVENT).

Overname van artikelen en foto’s is toegestaan na overleg met de redactie en onder bronvermelding. Aan artikelen kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud van Materieelgezien weerspiegelt niet noodzakelijkerwijs de mening van het ministerie van Defensie.

Materieelgezien. Nummer 1 februari Assortimentsmanagement: één manager, één aanspreekpunt Welkom IVENT!

Recommend Documents