Maritieme Toegang Cel havens en districten Schelde Tel. 03 575 05 06 - Fax 03 575 03 50
[email protected]
Verslag DIGA 28 vergaderdatum voorzitter verslaggever aanwezig
10 januari 2011
Wilssens William (WWI) Demets Katy (KDM) Buffel Frederik (FBU); Debruyne Els (EDB); De Cock Wim (WDC); De Kerpel Didier (DDK); Devos Kristof (KDV); Dockx Joris (JDO); Gregoir Tim (TGR); Ouifak Noureddine (NOU); Reyns Murielle (MRE); Rosseeuw Stefaan (SRO); Schippers Eveline (ESC); Sieckelinck Roger (RSI); Van Deun Veerle (VVD); Van Esbroeck Maarten (MVE); Vercauteren Walther (WVC); Verdoodt Frank (FVD); Verhelst David (DVH); Verheyen Wim (WVH).
Verontschuldigd
Agenda 1. Goedkeuring vorig verslag + actiepunten 2. Praktische afspraken 3. Document- en archiefbeheer 4. Cel M&I 5. Samenwerkingsovereenkomst TOD-AWV-MT 6. TO (Technische Ondersteuning) 7. Projectteam 8. Personeel 9. Te behandelen dossiers 10. Varia 11. Rondvraag
www.vlaanderen.be
2
1. Goedkeuring vorig verslag Geen opmerkingen. Verslag vorige vergadering wordt goedgekeurd. 2. . Praktische afspraken Geen opmerkingen.
3. Document- en archiefbeheer William had een voorstel uitgewerkt om in de Excel-tabel met classificatiecode enerzijds het kerndossier toe te voegen voor de statische fase en anderzijds de volledige nieuwe projectboom voor in de dynamische fase. Aangezien sommigen vonden dat dit een overbelasting zou betekenen voor deze tabel, werd besloten de beslissing hieromtrent uit te stellen tot meer duidelijkheid is over de semi-statische fase. William overloopt nog eens de problematiek van de verschillende fasen.
AP 01
• Semi-statische fase Gezien de Financiële en Technische dossiers voor de cel vanaf 1/1/2002 (oprichting AMT) niet op dezelfde locatie zitten en daarenboven op verschillende manieren geklasseerd zijn (Kallo: hangklassement, Sint-Niklaas: kaften) dient beslist hoe de samenvoeging dient te gebeuren. De lokalen van BC en SB, die op het 1ste verdiep vrijkomen na verhuis in april van deze diensten naar het 4de verdiep, zullen ingericht worden voor semi-statische fase. William heeft Wim van deze problematiek ingelicht. Wim zal dit hiervoor een voorstel formuleren. Naargelang het voorstel zal Wim nagaan of het beschikbare meubilair volstaat of er dient bijgeleverd. •
Statische fase
Voor elk dossier moet het blad “kerndossier” opgemaakt worden, dat in het bundel bewaard wordt. Er worden 3 kolommen toegevoegd: A(Aanwezig), NA (Niet Aanwezig), NVT (Niet Van Toepassing) In de kolom A wordt ofwel G (Gedeeltelijk aanwezig) ingevuld of V (volledig) In de kolommen NA en NVT kruist men aan wat van toepassing is. AP 02
Luc is begonnen met het klasseren. Zolang echter er geen goedgekeurd archiefbeheersplan is, kan/mag geen enkel document worden vernietigd. Een goedgekeurd plan is dan ook noodzakelijk. Wim activeert het archiefbeheersplan.
• Dynamische fase Om nodeloos werk te vermijden kan de dynamische fase pas aangepast worden volgens de nieuwe classificatiecode, nadat de semi-statische fase is afgesplitst. De aanpak van de semi-statische fase is dus dringend uit te voeren, nadat de lokalen vrij zijn. 4. Cel M&I Thematisch overleg projecten
• Tim overloopt de uitgedeelde lijst en geeft de stand van zaken. • Voor de toekomst zal de tabel zo opgevat worden dat de eerste vermelding behouden blijft en dus steeds de eerste verwachting zal blijven weergeven. De tweede vermelding van een project duidt de huidige stavaza aan. 5. Samenwerkingsovereenkomst TOD-AWV-MT Aangezien de overeenkomst niet werd meegestuurd voor nazicht aan de diverse cellen ter voorbereiding van het overleg van 30/11/11 met TOD-AWV, werden geen opmerkingen geformuleerd. Gezien het belang van de overeenkomst, wordt AP 03
3
alsnog de mogelijkheid gegeven opmerkingen te formuleren. Iedereen kan opmerkingen, opgelijst per artikel, nog doorgeven aan Katy die ze dan zal overmaken aan William om mee te nemen naar het D-team. De vergadering waarop de overeenkomst zal besproken worden vindt plaats op 25 januari 2011 te Gent. Het zou beter zijn indien in de toekomst de celhoofden ook aan deze vergadering kunnen deelnemen omdat zij de zaken inhoudelijk kennen. 6. TO (Technische Ondersteuning) a) Planning AP 04
• •
De planning zal tegen het einde van de maand opgesteld zijn. De deadlines moeten opgenomen worden in de gedetailleerde planning. David zal de lijst actualiseren.
b) Organisatie
•
• AP 05
De “trein” (plotter-scan-plooimachine) en de meubelen worden de laatste week van januari verwacht. TO zal pas verhuizen naar de 3e verdieping als alles geleverd en geplaatst is. Ingrid Van den Poel zal daarna de polyvalente ruimte op de 1e verdieping inrichten. De zaal zal zowel gebruikt worden als vast infopunt strategisch plan R-LO, als tijdelijke tentoonstellingzaal, als onderdeel van de begeleide toer van de Beverse gidsen, als receptieruime en als vergaderzaal. Wim Verheyen zal haar vragen vanaf wanneer ze de zaal nodig heeft.
7. Projectteams •
Projectteam 2de sluis
- De eerste vergadering vond plaats op 7 december 2010. - De bestekposten werden door de boekhouding in Oostende ingevoerd in Delta. Er werden afspraken gemaakt met AMS. Voor de toezichters moet er nog een planning opgemaakt worden. Het aantal en het al of niet werken in shiften moet nog bekeken worden. - De tweede vergadering vindt volgende week plaats. - De aanbesteding gaat door op 2 februari 2011. •
Projectteam basisinfrastructuur
- Het team is van start gegaan. Op de eerste vergadering werd gediscussieerd over het feit dat, gezien de tijdsbesteding voor de grote projecten er weinig of geen tijd overblijft voor de patrimoniummanagers om de bestekken van de normale MJP zelf te trekken. William meent dat we eerst het noodzakelijke personeel in kaart moeten brengen dat we nodig hebben om de MJP uit te voeren en hiervoor moeten putten uit het beschikbare personeel. Het overige tekort dient dan in beeld gebracht voor de grote projecten. Deze tijdelijke flow-over voor grote projecten dient niet noodzakelijk ingevuld met overheidspersoneel, omdat nadien met een overbezetting dient afgerekend. - De begroting zal voortaan besproken en behandeld worden in dit team i.p.v. op DIGA. Er zal wel altijd een terugkoppeling naar DIGA zijn. - Inspecties zullen vanuit dit team gestuurd worden. - Er moet geen apart dossier aangelegd worden voor bouw en exploitatie anders creëert men een dubbel klassement. Het bouwdossier bestaat in uit aanleg en instandhouding en het exploitatiedossier uit onderhoud en inspecties.
4
• AP 06
Projectteam patrimonium
- Binnen dit projectteam werd een oplijsting gemaakt voor alle mogelijke overdrachten. Eveline plant een vergadering met FIM om deze verschillende dossiers te bespreken. 8. Personeel • Evaluatielijnen De evaluatielijnen die vorige keer werden rondgedeeld werden enkel gewijzigd voor Katy, Karine, Laury, Luc en Eddy. Hun 1ste evaluator is IVDP en 2de is WVH. • Fietsvergoeding bij gebruik van dienstwagen Als men een dienstwagen ter beschikking heeft, kan men geen fietsvergoeding aanvragen. • Tabel met taakverdeling ifv MJP Frederik werkt aan een tabel met taakverdeling projectirs., werfings., toezichters.
AP 07
AP 08
AP 09
• Tewerkstelling van toezichters op grote projecten. Wim Verheyen zal nagaan onder welke voorwaarden toezichters ingeschakeld kunnen worden in een eventueel “shiftensysteem”. • Toezichters 2de zeesluis Wim De Cock zal in overleg met Nourredine, Murielle, Roger een voorstel formuleren voor de bezetting van toezichtspersoneel. • Bijkomend personeel voor grote projecten. Wim Verheyen deelt mede dat hij in opdracht van Freddy een nota voor de secretarisgeneraal voorbereidt met de motivatie waarom en welk personeel er nodig is. Frederik zal de input vanuit de cel zo snel mogelijk aanleveren.
9. Te behandelen dossiers De lijst uit Robin & Marianne met de nog te behandelen dossiers wordt uitgedeeld op naam.
10. Varia
AP 10
AP 11
• Nota openbaarheid van bestuur bij overheidsopdrachten. Guy Pauwels heeft een mail gestuurd (5 en 6/1/2011) om te vragen een scan te sturen naar DO van de brief waarbij de sluiting van de overheidsopdracht een feit wordt. De vraag bleek niet zo duidelijk omdat deze brief door DO zelf wordt opgesteld. Wim zal dit bekijken met Guy. 11. Rondvraag • Alle data voor de evaluatie- en planningsgesprekken werden vastgelegd in de agenda’s. • Joris zal het inspectiedossier baggerportiek AMORAS klaarmaken en voorleggen aan het projectteam Basisinfrastructuur
5
Actiepunten
Volgnr. 09.06.05-02 10.01.11-03
10.06.14-08 10.10.11-01 10.11.08-01 10.11.08-02 10.12.13-06 10.12.13-13 10.12.13-14 10.12.13-15 11.01.10-01 11.01.10-02 11.01.10-03 11.01.10-04 11.01.10-05 11.01.10-06 11.01.10-07 11.01.10-08 11.01.10-09 11.01.10-10 11.01.10-11
Omschrijving Wie doet wat lijst aan iedereen overmaken + vragen of er wijzigingen zijn Vorming: toelichting over Delta is nodig voor toezichters en secretariaat. Wim zal Yves Catherin contacteren. Nieuwe bestekken worden opgemaakt in e-Delta. Taakverdeling : tabel samenstellen met uitvoeringstermijn v/d werken en de voorbereiding
Eigenaar WWI WVH
WWI+ FBU
CMK 2003 : Yi Bin zal opleiding geven aan toezichters Yi-Bin + RSI Wat waar klasseren op TO (as built) FBU+RSI+DVH As built plans van de laatste 10 jaar zoeken DVH Documentflow van subsidiedossiers uittekenen WVH Uitzoeken welke bij verzekeringen een WVH aansprakelijkheidsverzekering kan afgesloten worden + of dit gezamenlijk kan Tom Van Beveren contacteren i.v.m. PBM WVH SSK laten maken door Geotechniek, EMT, Gebouwen en WWI Metaalstructuren Hasselt – op d-team bespreken Wim formuleert een voorstel voor semi-statische fase WVH Wim activeert archiefbeheersplan WVH Opmerkingen op bijlage 5 v/d samenwerkingsovereenkomst MTIedereen AWV doorgeven aan Katy Planning TO : deadlines opnemen op de lijst DVH Vragen vanaf wanneer IVDP de polyvalente zaal nodig heeft WVH Eveline plant overleg met FIM om overdrachtdossiers te bespreken ESC Wim zal nagaan onder welke voorwaarden toezichters ingeschakeld WVH kunnen worden in een “shiftensysteem”. Bekijken hoeveel toezichters en ander personeel nodig is op de 2e WDC+MRE+NOU sluis +RSC Frederik geeft input aan Wim over bezetting voor recurrente MJP FBU Wim zal Guy uitleg vragen over zijn mail “Nota openbaarheid…” WVH Inspectiedossier baggerportiek AMORAS voorleggen aan JDO projectteam Basisinfrastructuur
