Manuál realizace vzdělávacího kurzu v rámci projektu „Cesta k uplatnění na trhu práce“
Manuál realizace vzdělávacího kurzu byl vytvořen v rámci projektu „Cesta k uplatnění na trhu práce“, registrační číslo CZ.03.1.48/0.0/0.0/15_123/0002762, který je spolufinancován z Evropského sociálního fondu, z Operačního programu Zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR Verze: 1.0 Účinnost od: 15. 8. 2016 Schválila: Mgr. Martina Vlasáková, gestor projektu Datum vydání: 15. 8. 2016
1
Obsah 1. Úvod .................................................................................................................................................... 4 2. Přehled základních pojmů ................................................................................................................... 5 3. Harmonogram kurzu ............................................................................................................................ 6 3.1 Obecná pravidla pro sestavení harmonogramu ............................................................................ 6 3.1.1 Směnný a víkendový provoz .................................................................................................. 7 3.2 Vyplnění harmonogramu v databázi SEP ..................................................................................... 8 4. Uzavření smluvního vztahu mezi zájemcem o kurz, poskytovatelem a FDV ...................................... 8 4.1 Podpis a odeslání Smlouvy o kurzu .............................................................................................. 9 5. Praktická část kurzu .......................................................................................................................... 10 5.1 Povinnosti poskytovatele a mentora v průběhu realizace praktické části kurzu ......................... 10 5.2 Povinnosti účastníka kurzu v průběhu realizace praktické části kurzu ....................................... 11 5.3 Evaluační dotazníky .................................................................................................................... 11 5.4 Docházka na praktickou část kurzu ............................................................................................. 12 5.4.1 Hlášení změn docházky na straně účastníka kurzu ............................................................. 12 5.4.2 Změny v docházce ze strany mentora ................................................................................. 13 5.4.3 Vyplnění deníku .................................................................................................................... 13 5.4.4 Ukončení praktické části kurzu ............................................................................................. 14 5.4.4.1 Předčasné ukončení praktické části kurzu – snížení hodinové dotace ......................... 15 5.4.4.2 Fakturace ....................................................................................................................... 15 6. Kurz měkkých kompetencí ................................................................................................................ 16 6.1 Absolvování kurzu měkkých kompetencí v databázi SEP .......................................................... 17 7. Poradenství........................................................................................................................................ 17 7.1 Absolvování poradenství v databázi SEP ................................................................................... 18 8. Certifikát............................................................................................................................................. 18 9. Kontroly.............................................................................................................................................. 19 9.1 Typy kontrol ................................................................................................................................. 19 9.1.1 Administrativní kontrola ........................................................................................................ 19 9.1.2 Kontrola na místě ................................................................................................................. 20 9.1.2.1 Průběh kontroly na místě............................................................................................... 20 9.2 Výsledky kontrol .......................................................................................................................... 21 10. Řádné ukončení vzdělávacího kurzu .............................................................................................. 21 Příloha č. 1 – Proplácení cestovného a ubytování účastníkům kurzu................................................... 23 1. Obecná pravidla pro předkládání dokladů za cestovné a ubytování ............................................ 23 2. Nároky na proplácení .................................................................................................................... 24 2.1 Nárok na proplácení cestovného ............................................................................................. 24 2.1.1 Veřejná doprava ................................................................................................................... 24
2
2.2 Nárok na proplácení ubytování................................................................................................ 25
3
1. Úvod Cílem Manuálu realizace vzdělávacího kurzu (dále jen „Manuál“) je seznámit účastníky kurzu a poskytovatele praktické části kurzu s realizací a pravidly projektu „Cesta k uplatnění na trhu práce“, registrační číslo CZ.03.1.48/0.0/0.0/15_123/0002762 (dále jen „projekt“), od základních pojmů a ustanovení přes samotnou realizaci kurzu až po jeho ukončení. Manuál dále obsahuje informace potřebné pro orientaci v databázi SEP („systém efektivního párování“), v jejímž prostředí probíhá komunikace mezi účastníky kurzu, poskytovateli praktické části kurzu a členy realizačního týmu projektu při realizaci vzdělávacího kurzu. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Projekt je realizován od 1. 4. 2016 do 31. 3. 2020 a je zaměřen na zvyšování zaměstnatelnosti, tj. konkurenceschopnosti mladých osob při jejich prvním vstupu na trh práce a následném pohybu na něm, a to prostřednictvím preventivních aktivit - absolvováním komplexního vzdělávacího kurzu. Vzdělávací kurz je složen ze tří částí:
z praktické části kurzu – v jejímž rámci účastník kurzu získává zkušenosti na předem zvolené pozici v reálném firemním prostředí u poskytovatele praktické části kurzu (dále jen „poskytovatel“); z kurzu měkkých kompetencí – ten je realizován formou e-learningu a zaměřený na rozvoj klíčových kompetencí, které jsou důležité pro vstup na trh práce (tuto část vzdělávacího kurzu zajišťuje FDV); z poradenství – zaměřeného na tvorbu životopisu a motivačního dopisu, sebeprezentaci na pracovním pohovoru a zpětnou vazbu k praktické části kurzu (tuto část vzdělávacího kurzu zajišťuje FDV).
Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, formuláře, metodiky apod.) jsou ze strany FDV průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a informace jsou vždy k dispozici na webových stránkách projektu (www.cestapromlade.cz). O zásadních změnách jsou uživatelům databáze SEP zasílány informace na jejich e-mailové adresy, které poskytli při registraci. Úplné a závazné informace o projektu jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.cestapromlade.cz nebo u zaměstnanců FDV. Ti komunikují s veřejností prostřednictvím e-mailové adresy
[email protected] či z jednotlivých e-mailových adres, které jsou vždy ve formátu
[email protected]. Informace o projektu podávané zaměstnanci FDV jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Účastníkům kurzu a poskytovatelům budou v průběhu projektu k dispozici také regionální kanceláře v krajských městech ČR. Podrobné a aktuální informace o regionálních kancelářích (adresy, konzultační hodiny) jsou dostupné na webových stránkách projektu www.cestapromlade.cz. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na infolince projektu1, na telefonním čísle +420 777 492 495, která je v provozu v pracovních dnech, a to od pondělí do čtvrtka od 09:00 do 15:00 hodin a v pátek od 09:00 do 14:30 hodin.
1
Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu telefonního operátora volajícího.
4
2. Přehled základních pojmů Smlouva o kurzu Smlouva o kurzu (dále jen „Smlouva“) stanovuje práva a povinnosti účastníka kurzu, poskytovatele a FDV při realizaci vzdělávacího kurzu. Přílohu Smlouvy tvoří harmonogram kurzu. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. FDV, poskytovatelem a účastníkem kurzu, případně jeho zákonným zástupcem).
Harmonogram kurzu Harmonogram kurzu (dále jen „harmonogram“) ohraničuje celý vzdělávací kurz, v jehož rámci je účastník kurzu povinen absolvovat praktickou část kurzu, kurz měkkých kompetencí a poradenství. Z největší části je harmonogram tvořen rozpisem hodin, kdy bude účastník kurzu docházet na praktickou část kurzu k poskytovateli. Hodinovou dotaci praktické části kurzu lze rozplánovat v rozmezí 80–240 hodin a celý kurz pak na 1 až 6 měsíců. Harmonogram dále obsahuje informace o mentorovi, místu realizace praktické části kurzu a garantovaném intervalu. Harmonogram tvoří přílohu č. 1 Smlouvy a je závazný. Zásadní změny harmonogramu (změna termínu ukončení kurzu, změna místa realizace praktické části kurzu, změna garantovaného intervalu apod.) je nutné provést vytvořením dodatků ke Smlouvě. Ke změnám harmonogramu, které neovlivní garantovaný interval či termín ukončení kurzu (tzv. změny docházky) není nutné vytvářet dodatky, ale lze je provést pouze nahlášením přidělenému konzultantovi FDV (viz kapitola 5.4).
Garantovaný interval Garantovaným intervalem jsou 3 hodiny souvislé docházky v každém dni, kdy podle harmonogramu probíhá praktická část kurzu. V tomto intervalu garantuje poskytovatel přítomnost účastníka kurzu v místě realizace praktické části kurzu. Účelem stanovení garantovaného intervalu je lepší kontrola realizace praktické části kurzu ze strany FDV. Garantovaný interval může být stejný pro všechny dny docházky na praktickou část kurzu, nebo ho lze definovat rozdílně pro každý den. Jakákoliv změna docházky, která zasahuje do garantovaného intervalu, případně samotná změna garantovaného intervalu, musí být hlášena ze strany mentora přidělenému konzultantovi FDV, a to nejpozději do 14:00 hodin předchozího pracovního dne (viz kapitola 5.4).
Místo realizace praktické části kurzu Místem realizace praktické části kurzu může být sídlo, provozovna nebo pobočka poskytovatele, uvedená v některém z veřejných rejstříků nebo v živnostenském rejstříku. FDV může ve výjimečných případech povolit, aby praktická část kurzu probíhala i na jiném místě, ale FDV si v tomto případě vyhrazuje právo vyžádat si od poskytovatele dokumenty, kterými doloží, že na daném místě skutečně vykonává činnosti relevantní pro praktickou část kurzu. Místem realizace praktické části kurzu nesmí být adresa trvalého pobytu účastníka kurzu či jeho kontaktní adresa – praktickou část kurzu tedy nelze vykonávat z domova, formou tzv. home office.
Výjezd Výjezd označuje takovou činnost v rámci praktické části kurzu, která je vykonávána na jiném místě, než je stanoveno v harmonogramu jako místo realizace praktické části kurzu, a zároveň tato činnost zasahuje do garantovaného intervalu. Účel výjezdu musí odpovídat rámci činností dle dané šablony kurzu. Výjezd musí být ze strany mentora předem nahlášen přidělenému konzultantovi FDV a může být realizován až poté, co ho konzultant FDV schválí. Výjezdy nesmí přesáhnout 50 % z celkové hodinové dotace praktické části kurzu. Výjezdy lze vykonávat jen v rámci České republiky.
5
Pochůzka Pochůzkou se rozumí krátkodobá činnost v rámci praktické části kurzu, která je vykonávána na jiném místě, než je stanoveno v harmonogramu jako místo realizace praktické části kurzu, ale zároveň tato činnost nezasahuje do garantovaného intervalu. Jedná se např. o návštěvu úřadu (finanční úřad, magistrát apod.), která je spojena s realizací praktické části kurzu, návštěva klienta poskytovatele apod. Tyto pochůzky nemusí být hlášeny konzultantovi FDV.
Deník Deník je formulář pro vyplňování docházky. Deník se vyplňuje online v databázi SEP, a to za všechny dny, kdy probíhala docházka na praktickou část kurzu. Účastník kurzu do deníku vyplňuje čas příchodu a odchodu, popis konkrétních činností, jimiž se v rámci praktické části kurzu v daný den zabýval a případně místo, kde absolvoval výjezd, a účel výjezdu. Účastník kurzu vyplňuje deník za každý odchozený kalendářní měsíc docházky. Deník nejprve schválí mentor, který ho poté odešle v elektronické formě ke schválení konzultantovi FDV. Originály deníků, podepsané mentorem a účastníkem kurzu, zasílá poskytovatel poštou na FDV až po ukončení docházky na praktickou část kurzu.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, který je účastníkovi kurzu a poskytovateli (resp. mentorovi) k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací souvisejících s daným kurzem. Konzultant FDV kontaktuje zájemce o kurz a mentora ve chvíli, kdy poskytovatel označí zájemce jako „vybrán na kurz“ a ujistí se na obou stranách o zájmu kurz realizovat. Od této chvíle je konzultant FDV oběma stranám k dispozici pro přípravu Smlouvy a během realizace celého kurzu. Základní pojmy jsou dále rozpracovány a používány v příslušných kapitolách tohoto Manuálu.
3. Harmonogram kurzu Vzdělávací kurz je složen ze tří částí – praktické části kurzu, kurzu měkkých kompetencí a poradenství. Harmonogram, který tvoří přílohu č. 1 Smlouvy, a který plánuje účastník kurzu spolu s mentorem, ohraničuje celý kurz. Mezi datem zahájení a ukončení kurzu, které je uvedeno v harmonogramu je tedy nutné ze strany účastníka kurzu absolvovat všechny tři části kurzu, přičemž kurz měkkých kompetencí a poradenství nelze absolvovat v rámci docházky na praktickou část kurzu. Poskytovatel je odpovědný za to, že účastník kurzu absolvuje praktickou část kurzu dle dohodnutého harmonogramu (případně dle schválených změn docházky, viz kapitola 5.4). Účastník kurzu absolvuje praktickou část kurzu dle dohodnutého harmonogramu (případně dle schválených změn docházky) a dále je povinen absolvovat kurz měkkých kompetencí a poradenství (viz kapitoly 6 a 7).
3.1 Obecná pravidla pro sestavení harmonogramu Harmonogram je zásadním dokumentem realizace kurzu, který tvoří přílohu č. 1 Smlouvy, a je tudíž závazný. Harmonogram společně naplánují mentor a účastník kurzu (s ohledem na časové možnosti obou) a mentor ho poté vyplní online, přímo v databázi SEP. Při sestavování harmonogramu je zapotřebí dodržet pravidla, která jsou uvedena dále. Oficiální zahájení kurzů je vždy buď k 1. nebo 15. dni v měsíci. Od tohoto data je účastníkovi kurzu zpřístupněn kurz měkkých kompetencí, nicméně docházka na praktickou část kurzu může začít i později
6
(např. 1. 12. je čtvrtek, což je oficiální datum zahájení kurzu, účastník kurzu a mentor se dohodnou, že první den docházky bude až pondělí 5. 12.). Kurz lze rozplánovat do 1 až 6 měsíců. Docházka na praktickou část kurzu musí být rozplánována na počet hodin, který si poskytovatel stanovil v kartě kurzu. Docházku je nutné naplánovat minimálně na 3 hodiny a maximálně na 8 hodin denně, a to vždy na celé hodiny. Počet hodin docházky na praktickou část kurzu nesmí překročit 40 hodin za týden. Obecně docházka na praktickou část kurzu probíhá pouze v pracovních dnech, a to vždy v rámci časového rozmezí od 06:00 do 20:00 hodin. Výjimkou je docházka u typových pozic, které dle šablony kurzu spadají do směnného nebo víkendového provozu. Tato informace je uvedena vždy přímo v šabloně kurzu, v sekci „docházka“. Pravidla pro sestavení harmonogramu pozic se směnným nebo víkendovým provozem jsou uvedena v kapitole 3.1.1. Poskytovatel je při realizaci praktické části kurzu povinen vzít v úvahu fyziologické a neuropsychické možnosti účastníka kurzu a také jeho věk (to platí především pro mladistvé účastníky kurzu) a s ohledem na výše uvedené mu umožnit přestávku ve vykonávaných činnostech. Praktická část kurzu může probíhat až na třech místech realizace praktické části kurzu. Adresu/y místa realizace praktické části kurzu uvádí poskytovatel přímo do harmonogramu. Při prvním sestavování harmonogramu je možné naplánovat i výjezdy, které ovšem nesmí přesáhnout 50 % z celkové docházky na praktickou část kurzu. Výjezdy je nutné plánovat s ohledem na danou typovou pozici a vždy až po konzultaci s přiděleným konzultantem FDV. Datum ukončení kurzu je stanoveno na 14. kalendářní den po posledním dni docházky na praktickou část kurzu dle harmonogramu. Tento tzv. „polštář“ slouží k náhradě docházky na praktickou část kurzu v případě, že v průběhu realizace nastaly neočekávané události, jako jsou např. nemoc, změna školního rozvrhu apod. a dále k absolvování poradenství (to lze absolvovat i dříve, ovšem za stanovených pravidel, která jsou uvedena v kapitole 7).
3.1.1 Směnný a víkendový provoz Směnný a víkendový provoz znamená to, že docházku na praktickou část kurzu lze naplánovat až na 12 hodin denně, a to i v sobotu a v neděli (ovšem stále platí podmínka, že celkový počet hodin docházky nesmí přesáhnout 40 hodin za týden). V tomto případě už ovšem neplatí, že docházka musí být naplánována v rozmezí 06:00–20:00 hodin, ale na praktickou část kurzu lze docházet i mimo tyto hodiny. Pokud je v sekci „docházka“ uvedeno, že docházka je možná i o víkendu, platí pro ni stejná pravidla, jako u pozic, kde je možná docházka jen v pracovních dnech (tedy maximálně 8 hodin denně, 40 hodin za týden, v rozmezí 06:00–20:00 hodin), ale je možné na praktickou část kurzu docházet i v sobotu a v neděli. V případě směnného nebo víkendového provozu dále platí, že součet počtu dní s nočními směnami či víkendy nesmí překročit 50 % počtu dní celkové docházky na praktickou část kurzu. Pokud jsou v harmonogramu dále naplánovány i výjezdy, nesmí součet počtu dní s výjezdy, nočními směnami či víkendy přesáhnout 50 % počtu dní celkové docházky na praktickou část kurzu. V praxi to znamená, že i u směnného či víkendového provozu musí minimálně 50 % dní docházky probíhat v předem stanoveném místě realizace praktické části kurzu v garantovaném intervalu, a to v pracovních dnech od 06:00 hodin do 20:00 hodin.
7
3.2 Vyplnění harmonogramu v databázi SEP Poté, co poskytovatel označí vybraného zájemce o kurz stavem „vybrán na kurz“, přidělí se danému kurzu identifikační číslo a v databázi SEP se vytvoří tzv. detail kurzu, což je rozhraní, kde bude probíhat veškerá administrace daného kurzu. Do detailu konkrétního kurzu má přístup s povolením editovat pouze účastník kurzu a mentor daného kurzu. 2 Ostatní osoby poskytovatele mohou detail kurzu vidět pouze ve stavu náhledu a nemohou tedy např. vyplňovat deník či hlásit změny v docházce. Vyplnění harmonogramu probíhá online v databázi SEP, a to přes levé menu a záložku „harmonogram“. Po kliknutí na tento odkaz se mentorovi objeví online formulář (dále jen „formulář“). Nejdříve je potřeba uvést, zda bude garantovaný interval jednotný po celou dobu docházky na praktickou část kurzu, nebo se bude v průběhu docházky měnit. Pokud bude jednotný, uvede ho mentor do políčka „garantovaný interval“ v horní části stránky. Pokud se bude garantovaný interval v průběhu docházky měnit, je nutné ho vyplnit ve formuláři pro každý den docházky zvlášť, a to do řádku s názvem „garantovaný interval“. Dále je potřeba ke každému dni, kdy bude probíhat docházka na praktickou část kurzu, uvést do řádku „počet hodin“ plánovaný počet hodin docházky. Po doplnění posledního dne docházky formulář automaticky dopočítá termín ukončení kurzu a doplní ho do příslušného pole v horní části stránky. Poslední údaj, který je potřeba do formuláře uvést, je místo realizace praktické části kurzu, a to do řádku „místo realizace PČK“. V případě, že je v hlavičce harmonogramu uvedeno pouze jedno místo realizace praktické části kurzu, doplní se automaticky ke všem dnům, kde bude vyplněn plánovaný počet hodin docházky. Pokud je míst realizace praktické části kurzu více, je nutné, aby ho mentor ručně doplnil ke každému dni, kdy bude probíhat docházka, a to ve tvaru A, B nebo C (takto budou označena v hlavičce harmonogramu). Ve formuláři je dále možné už dopředu naplánovat výjezdy (např. pokud mentor už při plánování harmonogramu ví, že s sebou vezme účastníka kurzu na nějaké školení, případně veletrh). Výjezd doplní mentor do řádku „místo realizace PČK“ ve tvaru X. V případě, že mentor doplní do formuláře výjezd, otevře se mu ve spodní části stránky pole, kam je povinen doplnit místo výjezdu a jeho účel. Harmonogram je možné kdykoliv „uložit jako koncept“. V případě, že je harmonogram vyplněný podle pravidel a mentor v něm již nechce nic měnit, je nutné ho „odeslat ke schválení“. Po odeslání ke schválení je harmonogram uzamčen pro jakékoliv další úpravy ze strany mentora i účastníka kurzu a jediný, kdo ho může editovat je konzultant FDV. Ten harmonogram zkontroluje a v případě, že je sestavený podle pravidel, bude připojen ke Smlouvě. V opačném případě konzultant FDV kontaktuje mentora a ve spolupráci s ním harmonogram opraví.
4. Uzavření smluvního vztahu mezi zájemcem o kurz, poskytovatelem a FDV Ve chvíli, kdy poskytovatel označí zájemce o kurz stavem „vybrán na kurz“, začíná proces přípravy Smlouvy. Poskytovatel musí zájemce o kurz vybrat nejpozději 12 pracovních dní před oficiálním datem zahájení kurzu. V případě, že poskytovatel nestihne tento termín dodržet, má FDV právo posunout zahájení kurzu k následujícímu termínu. Konzultant FDV nejprve kontaktuje telefonicky mentora a zájemce o kurz a ujistí se, že obě strany mají zájem kurz realizovat. Pokud obě strany souhlasí, přepne konzultant FDV stav karty kurzu na „kurz schválen“ a zašle mentorovi a zájemci o kurz e-mail s klíčovými informacemi o dalším postupu.
Mentor obdrží své přístupové údaje do databáze SEP poté, co je přidán jako osoba poskytovatele do profilu poskytovatele. Přístupové údaje mu jsou zaslány na e-mail, který je uveden u jeho osoby v databázi SEP. 2
8
Zásadním krokem pro přípravu Smlouvy je vyplnění harmonogramu v databázi SEP a jeho odeslání ke schválení konzultantovi FDV. Mentor se domluví se zájemcem o kurz na docházce na praktickou část kurzu a poté postupuje způsobem uvedeným v kap. 3 tohoto Manuálu. K přípravě Smlouvy je dále nutné, aby poskytovatel doplnil ve svém profilu v databázi SEP do sekce „další údaje pro smlouvu“ chybějící údaje. Zájemce o kurz doplní do záložky „moje dokumenty“ do svého profilu v databázi SEP oboustranný sken občanského průkazu. Tento sken zájemce o kurz dodává z důvodu kontroly jména a příjmení, rodného čísla a adresy trvalého pobytu ze strany FDV. Všechny ostatní údaje si může zájemce o kurz před skenováním začernit tak, aby nebyly viditelné. Pokud má zájemce o kurz zájem o proplácení výdajů za cestovné nebo ubytování (případně obojího) a nezvolil tuto možnost již při vyplňování přihlášky ke kartě kurzu, oznámí to konzultantovi FDV nyní, a to spolu s adresou ubytování a číslem svého bankovního účtu. Konzultant FDV tyto informace doplní do databáze SEP. Proplácení výdajů se řídí přílohou č. 1 tohoto Manuálu. Zájemce o kurz spolu s informačním e-mailem obdrží také formulář potvrzení o studiu, které vyplní a nechá si ho potvrdit ve škole. Tento formulář je zájemce o kurz povinen vyplnit pouze v případě, že ke své přihlášce doložil potvrzení o studiu, které neobsahovalo všechny požadované náležitosti (viz dokument „Jak se přihlásit ke kartě kurzu“). Po doplnění všech nezbytných údajů do databáze SEP ze strany poskytovatele a zájemce o kurz a schválení harmonogramu vyhotoví konzultant FDV Smlouvu. Tu pak zasílá e-mailem ve formátu PDF mentorovi a zájemci o kurz. Nejzazší termín, pro doložení požadovaných dokumentů a doplnění údajů do databáze SEP ze strany poskytovatele (resp. mentora) a zájemce o kurz je 8 pracovních dní před datem oficiálního zahájení kurzu. Při neposkytnutí součinnosti ze strany poskytovatele (resp. mentora) nebo zájemce o kurz si FDV vyhrazuje právo posunout termín zahájení kurzu nebo kurz vůbec nerealizovat.
4.1 Podpis a odeslání Smlouvy o kurzu Smlouvu podepisuje oprávněná osoba jednající za poskytovatele (případně jí pověřená osoba), zájemce o kurz3 a příslušná osoba za FDV. Smlouva se podepisuje ve třech originálech a jako poslední smluvní strana připojí podpis FDV. Smlouva tedy nabývá platnosti a stává se účinnou až dnem podpisu ze strany FDV. Poté, co mentor obdrží Smlouvu e-mailem, uvědomí poskytovatele a ten přizve zájemce o kurz k podpisu Smlouvy. Tu poskytovatel vytiskne ve třech vyhotoveních. Poskytovatel a zájemce o kurz podepíší všechny tři výtisky, mentor podepisuje u všech tří vyhotovení harmonogram. Zájemce o kurz zároveň předá poskytovateli vyplněné potvrzení o studiu. Poskytovatel poté zasílá Smlouvu v obálce označené nápisem „Cesta k uplatnění na trhu práce – kurz číslo: xxx“ doporučeně poštou na adresu FDV (Na Maninách 876/7, 170 00 Praha 7). Zásilka bude tedy obsahovat:
3
tři podepsané originály Smlouvy spolu s mentorem podepsanou přílohou č. 1 – Harmonogramem; vyplněné potvrzení o studiu, které předal zájemce o kurz poskytovateli;
Pokud je zájemce o kurz nezletilý, Smlouvu podepisuje také jeho zákonný zástupce.
9
originál čestného prohlášení poskytovatele praktické části kurzu k podpoře malého rozsahu – de minimis (dále jen „čestné prohlášení k de minimis“), jehož sken poskytovatel doložil ke kartě kurzu do databáze SEP4.
Splňuje-li Smlouva, potvrzení o studiu a čestné prohlášení k de minimis všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy příslušnou osobou za FDV, zanesení přiznané výše podpory do Centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis) a odeslání podepsané Smlouvy poskytovateli a nyní již účastníkovi kurzu.
5. Praktická část kurzu Praktická část kurzu je zaměřena na získávání praktických zkušeností v reálném firemním prostředí. Náplň praktické části kurzu je vymezena rámcem vykonávaných činností, který je definován v šabloně kurzu pro každou typovou pozici. Praktická část kurzu musí probíhat v souladu se Smlouvou.
5.1 Povinnosti poskytovatele a mentora v průběhu realizace praktické části kurzu Poskytovatel i mentor mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace praktické části kurzu a dodržovat pokyny a termíny stanovené Smlouvou, projektovými dokumenty a konzultantem FDV. Poskytovatel, resp. mentor je dále povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV následující skutečnosti:
změnu harmonogramu, což zahrnuje především změnu termínu ukončení kurzu, změnu místa realizace praktické části kurzu (v těchto případech je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě) a změnu docházky na praktickou část kurzu (o způsobu hlášení změn v docházce viz kapitola 5.4); změnu mentora; změnu skutečností, které mění podmínky Smlouvy na straně poskytovatele (např. změnu sídla, změnu oprávněné osoby, změnu bankovního spojení apod.); jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy.
Mentor je povinen seznámit účastníka kurzu s celým rámcem vykonávaných činností daných šablonou kurzu a poskytovatel je povinen zajistit účastníkovi kurzu odpovídající prostředí pro výkon praktické části kurzu (tj. musí splnit materiálně-technické požadavky dané šablonou kurzu). Mentor jakožto osoba zodpovědná za metodické vedení účastníka kurzu vykonává v průběhu realizace praktické části kurzu především následující činnosti:
řídí a kontroluje účastníka kurzu při vykonávání činností daných šablonou kurzu a vytváří podmínky pro zvyšování odborné úrovně účastníka kurzu; vede účastníka kurzu tak, aby v rámci realizace praktické části kurzu vykonal všechny činnosti dané šablonou kurzu; kontroluje a potvrzuje docházku účastníka kurzu (deník);
V případě, že poskytovatel čestné prohlášení k de minimis již nemá k dispozici či se situace na jeho straně ohledně čerpání podpory de minimis změnila, je nutné ho vyplnit znovu. Formulář je k dispozici v záložce „formuláře“ v databázi SEP. 4
10
hlásí konzultantovi FDV změny docházky účastníka kurzu, které mění nebo zasahují do garantovaného intervalu nebo mění celkovou měsíční hodinovou dotaci praktické části kurzu (viz kapitola 5.4); vyplňuje vstupní evaluační dotazník, dotazník o poskytovateli a závěrečný evaluační dotazník; poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu při kontrole na místě a dále poskytuje součinnost s ohledem na kontrolu kvality praktické části kurzu, dodávání požadovaných dokumentů a řešení případných problémů vzniklých v průběhu realizace praktické části kurzu; vede účastníka kurzu k absolvování kurzu měkkých kompetencí a poradenství.
5.2 Povinnosti účastníka kurzu v průběhu realizace praktické části kurzu Účastník kurzu má povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace praktické části kurzu a dodržovat pokyny a termíny stanovené Smlouvou, projektovými dokumenty a konzultantem FDV. Účastník kurzu je dále povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV následující skutečnosti:
změnu skutečností, které mění podmínky Smlouvy na straně účastníka kurzu (např. změnu adresy trvalého pobytu, změnu kontaktní adresy, změnu telefonního čísla, změnu adresy ubytování apod.); jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy.
Účastník kurzu vykonává v průběhu realizace praktické části kurzu především následující činnosti:
dodržuje oprávněné pokyny mentora při vykonávání činností daných šablonou kurzu; hlásí změny v docházce oproti harmonogramu mentorovi; průběžně vyplňuje deník a za každý odchozený kalendářní měsíc ho zasílá ke schválení mentorovi; vyplňuje vstupní a závěrečný evaluační dotazník; poskytuje členům realizačního týmu projektu součinnost při kontrole na místě a dále při dodávání požadovaných dokumentů a řešení případných problémů vzniklých v průběhu realizace praktické části kurzu.
5.3 Evaluační dotazníky Evaluační dotazníky slouží k efektivnímu nastavení praktické části kurzu. Jejich smyslem je především získat informace o skutečném průběhu jak praktické části kurzu (u poskytovatele a účastníka kurzu), tak i kurzu měkkých kompetencí a poradenství (u účastníka kurzu). V den oficiálního zahájení kurzu se mentorovi v databázi SEP zpřístupní „dotazník o poskytovateli“. V případě, že poskytovatel bude realizovat více kurzů, není nutné dotazník vyplňovat znovu, stačí jej pouze aktualizovat, došlo-li ke změnám. Po 10 kalendářních dnech od zahájení kurzu se mentorovi i účastníkovi kurzu v databázi SEP zpřístupní vstupní evaluační dotazník (dále jen „VED“). VED je nutné vyplnit do 7 kalendářních dnů od jeho zpřístupnění. Závěrečný evaluační dotazník (dále jen „ZED“) se mentorovi a účastníkovi kurzu zpřístupní až po splnění dále uvedených podmínek. Mentorovi se ZED zpřístupní po zkontrolování deníku za poslední kalendářní měsíc docházky a jeho odeslání ke schválení konzultantovi FDV. Účastníkovi kurzu se ZED zpřístupní ve chvíli, kdy je mentorem odeslán deník za poslední kalendářní měsíc docházky ke schválení konzultantovi FDV a zároveň má účastník kurzu splněno poradenství. ZED je opět nutné vyplnit do 7 kalendářních dnů od jeho zpřístupnění.
11
5.4 Docházka na praktickou část kurzu Účastník kurzu dochází na praktickou část kurzu dle předem dohodnutého harmonogramu, tzn. ve dnech a měsících, které jsou uvedeny v harmonogramu, a dle předem naplánované časové dotace. Jelikož se harmonogram plánuje až na 6 měsíců dopředu, může docházet ke změnám oproti harmonogramu (např. nemoc, návštěva lékaře, změna školního rozvrhu, dovolená mentora apod.), a proto je možné docházku na praktickou část kurzu operativně měnit. Obecně platí toto pravidlo – změny v docházce na praktickou část kurzu, které mění nebo zasahují do garantovaného intervalu nebo mění celkovou hodinovou dotaci praktické části kurzu za daný kalendářní měsíc, je nutné hlásit konzultantovi FDV předem a tyto změny hlásí vždy mentor. Změny, které nezasahují do garantovaného intervalu a pouze přesouvají hodinovou dotaci mezi již rozplánovanými dny, aniž se změní celková hodinová dotace za daný kalendářní měsíc, se nemusí hlásit konzultantovi FDV předem a zohlední se až při vyplňování deníku. Změnu na straně účastníka kurzu hlásí účastník kurzu vždy mentorovi, který ji ohlašuje konzultantovi FDV. Změnu na straně mentora hlásí mentor jak účastníkovi kurzu, tak konzultantovi FDV.
5.4.1 Hlášení změn docházky na straně účastníka kurzu Změny docházky, které je nutné hlásit předem, se hlásí prostřednictvím databáze SEP. Tyto změny je nutné nahlásit nejpozději do 14:00 hodin předchozího pracovního dne. Změny v docházce je možné plánovat pouze s ohledem na dodržení obecných pravidel uvedených v kapitole 3.1 tohoto Manuálu. Hlášení změn docházky v databázi SEP je zpřístupněno pouze mentorovi, a to přes detail kurzu a záložku „hlášení změn docházky“ v levém menu. Po kliknutí na tento odkaz se mentorovi zobrazí stránka s původním harmonogramem, ve kterém může nyní provádět změny jako je přesouvání docházky mezi dny, změnu garantovaného intervalu, změnu místa realizace praktické části kurzu (to lze změnit, pouze pokud je již od počátku v harmonogramu uvedeno více míst realizace praktické části kurzu) a plánování výjezdů. Mentor musí uvést důvod výše uvedených změn pouze v případě výjezdů – do tabulky ve spodní části obrazovky uvede termín, místo konání a účel výjezdu a klikne na tlačítko „uložit“. Ve chvíli, kdy jsou ze strany mentora uskutečněny všechny změny, klikne mentor na tlačítko „odeslat změnu“. Informace o uskutečněných změnách se tak dostanou ke konzultantovi FDV, který je zpracuje. Změny docházky, které je nutné hlásit předem, lze realizovat až po schválení ze strany FDV (tyto změny jsou po schválení ze strany FDV závazné a musí být uskutečněny a dále být zohledněny v deníku). Mentor se může v případě nejasností vždy obrátit na konzultanta FDV a potvrdit si, že informaci o odeslaných změnách obdržel a bude se jejich schválení věnovat v takovém časovém horizontu, aby mohly být uskutečněny. V případě náhlých změn v docházce (takových, které nemohou být z objektivních důvodů nahlášeny do 14:00 hodiny předchozího pracovního dne) je mentor povinen kontaktovat konzultanta FDV (případně vedoucího pracovníka FDV, který je uveden ve Smlouvě) jakoukoliv formou (e-mailem, telefonicky, textovou zprávou) a změnu ohlásit, a to ihned po jejím zjištění. V tomto případě není žádoucí, aby změnu zaznamenával nejdříve do databáze SEP, protože se tato informace může ke konzultantovi FDV dostat až se zpožděním (na což by v případě nehlášené kontroly na místě nebyl brán zřetel). Ohlášenou náhlou změnu zaznamená do databáze SEP konzultant FDV.
12
5.4.2 Změny v docházce ze strany mentora Mentor je povinen věnovat se účastníkovi kurzu tak, aby docházelo ke zvyšování odborné úrovně účastníka kurzu a k efektivnímu předávání zkušeností na dané pozici. Z tohoto důvodu je nutné, aby byl mentor fyzicky přítomen při realizaci praktické části kurzu, a to minimálně v takovém rozsahu, který definuje příslušná šablona kurzu v sekci „procentuální zapojení mentora“. Ve zbytku času by měl být mentor účastníkovi kurzu k dispozici alespoň na telefonu či e-mailu. V případě, že mentor není fyzicky přítomen v místě realizace praktické části kurzu, je nutné, aby ho zastupoval tzv. specialista, neboli osoba, která může mentora v rámci zvyšování odborné úrovně účastníka kurzu na dané pozici dočasně nahradit (absenci mentora je poskytovatel povinen nahlásit konzultantovi FDV). Specialista dočasně přebírá následující povinnosti mentora:
řídí a kontroluje účastníka kurzu při vykonávání činností daných šablonou kurzu a vytváří podmínky pro zvyšování odborné úrovně účastníka kurzu; hlásí konzultantovi FDV telefonicky nebo e-mailem změny docházky účastníka kurzu, které mění nebo zasahují do garantovaného intervalu nebo mění celkovou měsíční hodinovou dotaci praktické části kurzu; poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu při dodávání požadovaných dokumentů.
Specialista nepracuje s databází SEP, a proto přes ni nehlásí změny docházky, ani nevyplňuje evaluační dotazníky či neschvaluje deník. Tyto povinnosti zůstávají i nadále mentorovi. Z tohoto důvodu je zřejmé, že souvislá nepřítomnost mentora při realizaci praktické části kurzu a jeho náhrada specialistou je možná pouze v omezené míře, a to nejvýše v délce 5 pracovních dní. Pokud dojde k absenci mentora delší než 5 pracovních dní, je nutné realizaci praktické části kurzu přerušit, a to až do doby, než bude mentor opět schopen zajišťovat metodické vedení účastníka kurzu. Pokud se jedná o trvalou absenci mentora (např. dlouhodobá nemoc, ukončení pracovně právního vztahu mezi mentorem a poskytovatelem), existují dvě možnosti, jak nastalou situaci řešit:
Změna mentora V případě, že poskytovatel disponuje jiným odborníkem, který splňuje obecné požadavky na mentora a požadavky kladené na něj příslušnou šablonou kurzu, může dojít ke změně mentora. V takovém případě poskytovatel bez zbytečného odkladu kontaktuje konzultanta FDV a účastníka kurzu a informuje je o případné změně mentora. Nový mentor podléhá schválení ze strany FDV. Bude-li schválen, vyhotoví konzultant FDV dodatek ke Smlouvě, který musí podepsat všechny tři smluvní strany. Docházka na praktickou část kurzu s novým mentorem může být obnovena až po podpisu dodatku poslední smluvní stranou, tedy FDV. Předčasné ukončení realizace praktické části kurzu Pokud poskytovatel nedisponuje jinou osobou, která by splňovala obecné požadavky na mentora a požadavky kladené na něj příslušnou šablonou kurzu, je nutné praktickou část kurzu předčasně ukončit a vypořádat vzniklé závazky (viz kapitola 5.4.4.1).
5.4.3 Vyplnění deníku Účastník kurzu je povinen během docházky na praktickou část kurzu průběžně vyplňovat deník, a to za každý kalendářní měsíc docházky zvlášť. V deníku bude uvádět následující údaje:
datum;
13
čas příchodu a odchodu uvedený ve formátu hh:mm (počet odchozených hodin v rámci jednoho dne se vypočítá automaticky podle zadaného příchodu a odchodu); popis konkrétních činností, kterými se v daný den zabýval; písmeno označující činnost dle šablony kurzu (za každý den přiřadí ke konkrétním činnostem jednu nebo více činností uvedených v sekci „rámec vykonávaných činností“ v příslušné šabloně kurzu); místo a účel výjezdu, pokud nějaký výjezd daný měsíc absolvoval.
Deník vyplňuje účastník kurzu v databázi SEP, ke kterému se dostane přes detail kurzu, levé menu a záložku „deník“. Účastník kurzu deník vyplňuje průběžně a vyplněné údaje vždy uloží přes tlačítko „uložit jako koncept“. Celkový počet odchozených hodin za daný měsíc se vypočítá automaticky na celé hodiny a zaokrouhluje se směrem dolů. Po posledním dni docházky v daném kalendářním měsíci účastník kurzu zkontroluje, že vyplnil všechny požadované údaje ve všech dnech, kdy docházka probíhala, a že zohlednil všechny uskutečněné změny v docházce. Toto lze zkontrolovat v horní části stránky, kde je k dispozici náhled aktuálního harmonogramu včetně schválených změn docházky. K náhledu je zde i rámec vykonávaných činností z příslušné šablony kurzu, který slouží k tomu, aby měl účastník kurzu přehled o již absolvovaných činnostech. Poté, co účastník kurzu deník vyplní a zkontroluje ho, klikne na „uložit jako koncept“ a informuje mentora, že deník může zkontrolovat. Mentor se k deníku dostane ze svého profilu v databázi SEP, přes detail kurzu a záložku „deník“ v levém menu. Když mentor deník zkontroluje, buď ho může vrátit účastníkovi kurzu k dopracování (pouze jej informuje o tom, že je potřeba do deníku něco doplnit a účastník kurzu připomínky zapracuje) nebo ho v případě, že je deník v pořádku, odešle konzultantovi FDV ke schválení (přes tlačítko „odeslat ke schválení“). Od této chvíle již nemůže účastník kurzu ani mentor deník editovat. Mentor odesílá deník ke schválení konzultantovi FDV nejpozději do 5. kalendářního dne následujícího měsíce. Konzultant FDV deník zkontroluje a do sloupce „počet schválených hodin“ uvede za každý den, kdy probíhala docházka, počet hodin schválených ze strany FDV. Pokud je deník vyplněn správně včetně všech změn v docházce, bude se počet schválených hodin shodovat s počtem hodin vyplněných účastníkem kurzu. V případě, že dojde k neschválení některých hodin (např. protože docházka proběhla v den, kdy podle harmonogramu ani schválených změn docházky proběhnout neměla), bude o tom účastník kurzu a mentor informován konzultantem FDV a bude nutné si neschválené hodiny nahradit tak, aby byla splněna celková hodinová dotace praktické části kurzu. V případě, že bude nutné do deníku cokoliv doplnit (např. více konkretizovat vykonávané činnosti), zpřístupní konzultant FDV deník pro editaci a po úpravě ze strany účastníka kurzu bude opět nutné, aby mentor deník odeslal ke schválení. Deník za každý kalendářní měsíc, kdy probíhala praktická část kurzu, schválený konzultantem FDV je nutné vytisknout a podepsat jak účastníkem kurzu, tak mentorem. Podepsané originály deníků za všechny kalendářní měsíce praktické části kurzu si mentor uchovává a zašle je najednou na FDV po ukončení docházky (viz kapitola 5.4.4).
5.4.4 Ukončení praktické části kurzu Praktická část kurzu je považována za řádně ukončenou, pokud je splněna celková hodinová dotace uvedená ve Smlouvě a účastník kurzu absolvoval všechny činnosti dané rámcem vykonávaných činností definované příslušnou šablonou kurzu. Účastník kurzu vyplní deník za poslední měsíc docházky a mentor ho odešle konzultantovi FDV ke schválení, a to nejpozději do 5. kalendářního dne od ukončení docházky na praktickou část
14
kurzu. Konzultant FDV deník zkontroluje a schválí 5 (případně kontaktuje mentora a účastníka kurzu, pokud bude potřeba něco doplnit). Mentor vytiskne poslední schválený deník, spolu s účastníkem kurzu ho podepíše a poté zašle podepsané originály deníků za všechny odchozené měsíce doporučeně poštou na adresu FDV svému konzultantovi FDV, který následně zkontroluje tyto skutečnosti:
zaslané deníky obsahují všechny náležitosti; mentor vyplnil všechny evaluační dotazníky (dotazník o poskytovateli, VED a ZED).
V případě splnění obou výše uvedených podmínek vyzve konzultant FDV poskytovatele k fakturaci.
5.4.4.1 Předčasné ukončení praktické části kurzu – snížení hodinové dotace V případě, že dojde na straně účastníka kurzu nebo poskytovatele ke změně objektivních okolností, které svou povahou neumožňují řádné dokončení praktické části kurzu v rozsahu definovaném Smlouvou, vyhotoví konzultant FDV dodatek ke Smlouvě, kde bude uvedeno poměrné vyčíslení nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu a jehož přílohou bude nový harmonogram se sníženou hodinovou dotací. Termín oficiálního ukončení kurzu se nemění. Po vyhotovení dodatku ho konzultant zašle e-mailem mentorovi, který dodatek vytiskne ve třech vyhotoveních, zajistí podpis účastníka kurzu a poskytovatele a on sám podepíše nový harmonogram. Všechna podepsaná vyhotovení poté zašle na adresu FDV, kde se jako poslední připojí podpis FDV. K předčasnému ukončení praktické části kurzu může dojít také v případě, že se účastník kurzu či poskytovatel dopustí neodstranitelného pochybení dle Smlouvy. V takovém případě je kurz ukončen Odstoupením FDV od Smlouvy o kurzu (dále jen „Odstoupení“, blíže viz kapitola 9). Pokud se neodstranitelného pochybení dopustí účastník kurzu, vzniká poskytovateli nárok na úhradu poměrné části nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu. Výše hrazené částky je uvedena v textu Odstoupení, které podepisuje pouze FDV. Pokud se neodstranitelného pochybení dopustí poskytovatel, nevzniká poskytovateli nárok na úhradu nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu, a to ani poměrných. K tomu, aby mohl být poskytovatel vyzván k fakturaci v případě předčasného ukončení (ať už při změně objektivních okolností nebo Odstoupením z důvodu neodstranitelného pochybení účastníka kurzu), je opět nutné dodat podepsané originály deníků za realizované měsíce docházky a vyplnit evaluační dotazníky.
5.4.4.2 Fakturace Poskytovatel je povinen vyčkat výzvy k fakturaci od konzultanta FDV (faktury vystavené dříve než v den vyzvání nebudou ze strany FDV akceptovány). Dle Smlouvy vystaví poskytovatel fakturu na účastníka kurzu, který je na faktuře uveden jako osoba odběratele, a to nejpozději do 10 pracovních dnů od výzvy k fakturaci. Den vyzvání k vystavení faktury ze strany FDV lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Přesná výše částky nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu uvedená na faktuře je dána Smlouvou a uvádí se s DPH. Splatnost faktury je 40 kalendářních dní od data jejího vystavení. Ve chvíli, kdy je ze strany FDV schválen poslední deník, si poskytovatel v případě zájmu může vypsat další kartu kurzu. 5
15
Nedojde-li k doručení faktury na FDV do 10 dnů ode dne jejího vystavení, prodlužuje se splatnost faktury dle předchozí věty o takový počet dní, o kolik doručení přesáhne 10 denní lhůtu ode dne vystavení faktury. Povinnými náležitostmi faktury jsou:
označení „Faktura“ u poskytovatele, který není plátcem DPH / označení „Faktura – daňový doklad“ u poskytovatele, který je plátcem DPH; evidenční číslo dokladu; jméno/název a adresa poskytovatele včetně IČO a DIČ (pouze v případě plátce DPH); jméno a adresa účastníka kurzu; zmínka o zápisu poskytovatele ve veřejných rejstřících dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů, či v jiné evidenci; datum vystavení a datum splatnosti faktury; položka faktury – na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnutou praktickou část kurzu realizovanou na základě Smlouvy o kurzu číslo: xx6“; fakturovaná peněžní částka (tato částka musí odpovídat částce uvedené ve Smlouvě); podpis osoby pověřené poskytovatelem k vystavení faktury, příp. podpis poskytovatele.
Je-li poskytovatelem plátce DPH, bude faktura obsahovat navíc tyto náležitosti:
datum uskutečnění zdanitelného plnění; základ daně v Kč (výše nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu je částkou včetně DPH); informace o sazbě DPH (aktuálně 21%); částka DPH v Kč.
Poskytovatel vyhotoví fakturu a jednu prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) a obratem je zašle účastníkovi kurzu (případně je předá osobně). K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu nákladů souvisejících s realizací praktické části kurzu“ (dále jen „Žádost“), který je dostupný v záložce „formuláře“ v databázi SEP. Účastník kurzu vyplní Žádost a spolu s kopií faktury ji zašle poštou na vlastní náklady konzultantovi FDV (alternativně může zásilku odeslat sám poskytovatel, pokud zajistí vyplnění a podepsání Žádosti účastníkem kurzu ve svých prostorách). Originál faktury si účastník kurzu ponechá. Kopie faktury spolu s Žádostí musí být doručena na FDV nejpozději 30 kalendářních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV za účastníka kurzu náklady související s realizací praktické části kurzu na bankovní účet poskytovatele, který je uvedený ve Smlouvě. V opačném případě (není-li kopie faktury spolu s Žádostí doručena na FDV nejpozději 30 kalendářních dní před datem splatnosti faktury, popř. vykazuje-li faktura či Žádost nedostatky) si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury, resp. se splatnost prodlužuje výše uvedeným způsobem. Nedodržení splatnosti faktury dle předchozí věty se pak nepovažuje za prodlení.
6. Kurz měkkých kompetencí Kurz měkkých kompetencí realizovaný formou e-learningu (dále také „e-learning“) je zaměřen na rozvoj klíčových kompetencí, potřebných pro vstup na trh práce. E-learning je rozdělen do čtyř následujících modulů: 6
komunikační dovednosti; stress management; time management;
Bude doplněno dle konkrétní Smlouvy.
16
práce s informacemi.
Každý z těchto modulů je pak dále rozdělen na dvě úrovně pro žáky střední školy a studenty vysoké školy (do této úrovně spadají i studenti jednoletých kurzů cizích jazyků s denní výukou a studenti vyšších odborných škol) a účastník kurzu má povinnost absolvovat minimálně dva podle vlastního výběru. E-learning je možné absolvovat buď formou tzv. virtuálního kurzu, což je výukové video k danému tématu v délce cca 30-45 minut, nebo formou webináře, neboli interaktivní prezentace daného tématu lektorem, která se odehrává v reálném čase. Ke každému modulu jsou také vytvořeny pracovní sešity s výukovým textem a otázkami z praxe. Bonusovým materiálem, který je v rámci e-learningu účastníkům kurzu k dispozici, je dokument „Co mě čeká po škole“, který slouží účastníkům kurzu jako průvodce situacemi, se kterými se mohou po ukončení formálního vzdělávání setkat (např. jaké podstoupit kroky po úspěšném složení závěrečné zkoušky, kdy se přihlásit na zdravotní pojišťovnu, jaké možnosti využít pro získání práce v zahraničí apod.).
6.1 Absolvování kurzu měkkých kompetencí v databázi SEP Absolvování e-learningu je jednou z povinností účastníka kurzu. E-learning se účastníkovi kurzu zpřístupní v den zahájení kurzu a je třeba ho absolvovat nejpozději 14 dní před termínem ukončení kurzu. Absolvování e-learningu je povinným krokem k tomu, aby se mohl účastník kurzu přihlásit na poradenství. E-learning je nutné absolvovat mimo naplánovanou docházku na praktickou část kurzu. K e-learningu se účastník kurzu dostane přes levé menu v detailu kurzu, po kliknutí na záložku „elearning“. Na této stránce se bude účastník kurzu moci přihlásit k jednotlivým modulům, a to přes tlačítko „přihlásit se“, které bude k dispozici u každého modulu zvlášť. Po přihlášení si bude účastník kurzu moci zvolit, zda e-learning absolvuje prostřednictvím virtuálního kurzu (videa), který bude k dispozici nepřetržitě nebo webináře, který bude možné absolvovat jen ve vypsaných termínech (ty se zobrazí v přiloženém kalendáři). U každého modulu si účastník kurzu stáhne také pracovní sešit, který slouží jako podklad pro videa či webináře. Pro úspěšné absolvování e-learningu je účastník kurzu povinen zodpovědět několik kontrolních otázek k danému tématu. Jejich zodpovězením dojde ke změně stavu u vybraného modulu z „přihlásit se“ na „absolvováno“. Jak již bylo uvedeno výše, účastník kurzu je povinen absolvovat minimálně dva moduly dle svého výběru, nicméně v případě zájmu může absolvovat všechny čtyři.
7. Poradenství Poradenství je koncipováno formou individuálního pohovoru s lektorem, který má zvýšit připravenost účastníka kurzu pro vstup na trh práce a zároveň slouží jako zpětná vazba k absolvované praktické části kurzu. Individuální pohovor je zaměřený na první vstup na trh práce, práci s kompetencemi, přípravu na pracovní pohovory a výběrová řízení, dále na tvorbu životopisu a psaní motivačních dopisů, a to vše s ohledem na zkušenosti nabyté v rámci praktické části kurzu u konkrétního poskytovatele. Účastník kurzu obdrží podkladový dokument „Jak úspěšně vstoupit na trh práce“, který mu bude k dispozici pro další využití při přípravě pro vstup na trh práce i po ukončení kurzu. Výstupem z pohovoru bude nově sestavený životopis účastníka kurzu.
17
Individuální pohovor s lektorem trvá cca 90 minut a lze ho absolvovat online nebo osobně buď v sídle FDV (Na Maninách 876/7, 170 00, Praha 7) či v regionálních kancelářích FDV. Přihlašování k poradenskému pohovoru probíhá opět v databázi SEP.
7.1 Absolvování poradenství v databázi SEP Absolvování poradenství je jednou z povinností účastníka kurzu. Poradenství je nutné absolvovat mimo naplánovanou docházku na praktickou část kurzu. Záložka „poradenství“, dostupná v levém menu v detailu kurzu, je pro účastníka kurzu přístupná ode dne zahájení kurzu. V této záložce si účastník kurzu může ode dne zahájení kurzu stáhnout výše zmíněný dokument „Jak úspěšně vstoupit na trh práce“ a prohlížet si medailonky lektorů, ze kterých si poté vybere, u koho pohovor absolvuje. V této záložce je k dispozici také kalendář s termíny, které vypisují jednotliví lektoři. U každého termínu je dále informace, zda se jedná o osobní pohovor (a kde se koná), nebo zda jde o online variantu. Tento kalendář se účastníkovi kurzu zpřístupní až po splnění následujících podmínek:
účastník kurzu absolvoval kurz měkkých kompetencí; účastník kurzu vložil do záložky „poradenství“ své aktuální CV; kalendář lektorů se zpřístupní nejdříve čtyři týdny před datem oficiálního ukončení kurzu (jednou z hlavních součástí pohovoru je zpětná vazba k praktické části kurzu, a proto je žádoucí, aby pohovor proběhl až po ukončení praktické části kurzu, případně po absolvování většiny z hodinové dotace praktické části kurzu).
Účastník kurzu je povinen přihlásit se na poradenství nejpozději poslední den docházky na praktickou část kurzu a absolvovat ho nejpozději v den oficiálního ukončení kurzu. Po zpřístupnění kalendáře s termíny lektorů si účastník kurzu závazně vybere termín poradenského pohovoru. Změna termínu je možná pouze ze závažných a objektivních důvodů (např. nemoc, změna školního rozvrhu apod.). Žádost o změnu termínu spolu s odůvodněním zasílá účastník kurzu koordinátorovi poradenství a kurzu měkkých kompetencí na e-mailovou adresu, uvedenou v záložce „poradenství“ v databázi SEP. Výstupem z poradenství je nově sestavený životopis, který účastník kurzu opět povinně nahrává do záložky „poradenství“ v databázi SEP, a to nejpozději do 24 hodin po absolvování pohovoru (nedodání aktualizovaného životopisu znamená nesplnění poradenství). Nový životopis zkontroluje lektor, se kterým měl účastník kurzu pohovor. V případě, že životopis bude vykazovat hrubé nedostatky, se s účastníkem kurzu spojí koordinátor poradenství a kurzu měkkých kompetencí a upozorní ho, že je nutné životopis přepracovat (nedodání přepracovaného životopisu znamená nesplnění poradenství).
8. Certifikát Certifikát je doklad o absolvování komplexního vzdělávacího kurzu, na který má účastník kurzu nárok po splnění níže uvedených povinností:
řádné absolvování praktické části kurzu včetně doložení všech deníků; absolvování kurzu měkkých kompetencí; absolvování poradenství; vyplnění vstupního a závěrečného evaluačního dotazníku; doložení faktury a Žádosti se všemi náležitostmi na FDV.
18
Poté, co účastník kurzu splní všechny výše popsané povinnosti, bude ze strany FDV informován emailem o možnosti vygenerovat si Certifikát. Tento bude ke stažení v levém menu v detailu kurzu v záložce „certifikát“. Certifikát obsahuje informace o tom, že účastník kurzu absolvoval vzdělávací kurz složený ze tří částí, přičemž u praktické části kurzu bude dále vydefinováno, na jaké pozici, v jaké hodinové dotaci a v neposlední řadě i to, jaké činnosti účastník kurzu absolvoval. V záložce „formuláře“ je účastníkovi kurzu po celou dobu trvání kurzu k dispozici ke stažení Příloha Certifikátu – reference, kterou může v případě zájmu dát k potvrzení mentorovi a ten zde může uvést slovní hodnocení účastníka kurzu. Příloha certifikátu je platná pouze ve spojení s Certifikátem a podepisuje ji mentor.
9. Kontroly Cílem kontroly realizace vzdělávacího kurzu je ověřit, zda realizace vzdělávacího kurzu probíhá jak v souladu s ustanoveními Smlouvy, tak i v souladu s aktuálním zněním projektových dokumentů, případně včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit jeho řádnou realizaci. Na základě vyhodnocení výsledků kontroly realizace vzdělávacího kurzu jsou hrazeny výdaje účastníka kurzu za cestovné a ubytování a na základě vyhodnocení výsledků realizace praktické části kurzu jsou pak hrazeny náklady poskytovatele spojené s realizací praktické části kurzu.
9.1 Typy kontrol Před zahájením realizace vzdělávacího kurzu a v jeho průběhu jsou prováděny dva typy kontrol: administrativní kontrola a kontrola na místě. Administrativní kontrola může probíhat i po ukončení vzdělávacího kurzu. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol: •
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy a vychází z vyhodnocení dokumentů předkládaných poskytovatelem a zájemcem o kurz při vypisování karty kurzu a přihlašování se ke kartě kurzu;
•
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy v průběhu realizace vzdělávacího kurzu;
•
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace vzdělávacího kurzu zejména na základě doložených dokumentů (např. faktury) apod.
9.1.1 Administrativní kontrola Administrativní kontrola spočívá ve vyhodnocování dokumentace předkládané zájemcem o kurz / účastníkem kurzu a poskytovatelem. Základním zdrojem informací jsou údaje a dokumenty nahrávané zájemcem o kurz / účastníkem kurzu a poskytovatelem do databáze SEP nebo zasílané konzultantovi FDV e-mailem či poštou. Tento typ kontroly je součástí celkového vyhodnocení vzdělávacího kurzu a má vliv na účast v projektu (jak ze strany zájemce o kurz, tak ze strany poskytovatele), proplácení výdajů účastníka kurzu na cestovné a ubytování a úhradu nákladů poskytovatele souvisejících s realizací praktické části kurzu.
19
9.1.2 Kontrola na místě Kontrolou na místě je ověřováno, zda je praktická část kurzu realizována v souladu se Smlouvou (zejména pak v souladu s čl. I odst. 6 Smlouvy, který definuje rámec vykonávaných činností, a přílohou č. 1 Smlouvy – Harmonogramem kurzu) a aktuálním zněním projektových dokumentů. Kontrolu na místě provádějí pověření zástupci FDV. Kontrola na místě může být hlášená i nehlášená. Hlášená kontrola je poskytovateli, resp. mentorovi a účastníkovi kurzu oznámena písemně předem, a to minimálně 5 kalendářních dní před jejím vykonáním. Nehlášená kontrola může být vykonána kdykoliv v průběhu realizace praktické části kurzu, a to bez předchozího oznámení poskytovateli, resp. mentorovi a účastníkovi kurzu. Kontrola na místě probíhá v místě realizace praktické části kurzu, případně na adrese ubytování, která je uvedena v databázi SEP. Při kontrole na místě se porovnává skutečný stav se stavem deklarovaným, přičemž tato kontrola obsahuje i kontrolu dokladů nezbytných k realizaci praktické části kurzu (např. deníků, e-mailové komunikace související s realizací praktické části kurzu apod.). Kontrola na místě může být u jednoho poskytovatele i u jedné praktické části kurzu provedena opakovaně. Při kontrole na místě jsou mentor a účastník kurzu povinni umožnit pověřeným zástupcům FDV přístup do místa realizace praktické části kurzu, případně na adresu ubytování, prokázat se pověřeným zástupcům FDV identifikačním průkazem s fotografií a na vyžádání předložit dokumentaci, která se vztahuje k realizaci praktické části kurzu. Předmětem kontroly na místě může být také dokumentace prokazující hlavní pracovní poměr mentora a dobu jeho trvání.
9.1.2.1 Průběh kontroly na místě Pověření zástupci FDV (vedoucí kontroly a kontrolující, případně třetí pověřená osoba) se dostaví na adresu místa realizace praktické části kurzu, která je uvedena ve Smlouvě. Poskytovateli je doporučeno jednoznačně specifikovat místo realizace praktické části kurzu (např. adresu, a navíc také informaci o tom, že praktická část kurzu probíhá např. ve 4. patře, pokud se jedná o rozlehlou administrativní budovu) a vhodným způsobem místo realizace praktické části kurzu označit. Po příchodu do místa realizace praktické části kurzu kontaktují pověření zástupci FDV poskytovatele dostupným způsobem (např. prostřednictvím zvonku či recepce). Není-li to možné, kontaktují pověření zástupci FDV mentora a účastníka kurzu na telefonních číslech uvedených ve Smlouvě. Z telefonických hovorů mohou být ze strany FDV pořizovány záznamy. Pověření zástupci FDV se na úvod kontroly prokážou Pověřením FDV ke kontrolám na místě 7 a identifikačními průkazy s fotografií. Mentor a účastník kurzu (případně oprávněná osoba jednající za poskytovatele, je-li přítomna) jsou povinni předložit pověřeným zástupcům FDV identifikační průkazy s fotografií. Pověření zástupci FDV poté seznámí kontrolované osoby s průběhem kontroly na místě a předají jim Poučení o právech a povinnostech kontrolujících a kontrolovaných osob v souvislosti s prováděním kontrol realizace praktické části kurzu v rámci projektu Cesta k uplatnění na trhu práce (dále jen „Poučení“). Kontrola na místě dále probíhá formou oddělených pohovorů s mentorem a účastníkem kurzu. Z pohovorů mohou být vyhotoveny Záznamy z pohovoru, které podepisuje mentor, účastník kurzu a všichni přítomní pověření zástupci FDV. K ukončení kontroly na místě je nutné, aby proběhl pohovor jak s účastníkem kurzu, tak s mentorem.
Pověření FDV ke kontrolám na místě obsahuje jméno a příjmení zaměstnance FDV včetně čísla jeho občanského průkazu. 7
20
Výstupem z kontroly na místě je Protokol z kontroly na místě, se kterým jsou účastník kurzu, mentor a oprávněná osoba jednající za poskytovatele (je-li přítomna) seznámeni v závěru kontroly. Protokol z kontroly na místě obsahuje vždy Část I, v případech, kdy při kontrole na místě došlo ke zjištění závažných pochybení na straně poskytovatele, účastníka kurzu či obou, obsahuje i Část II, kterou vypracují pověření zástupci FDV, a to obvykle do 10 pracovních dnů ode dne kontroly na místě.
9.2 Výsledky kontrol V případě kontroly na místě bez zjištění jsou o jejím ukončení účastník kurzu a mentor, případně oprávněná osoba jednající za poskytovatele, informováni ihned v závěru kontroly, v ostatních případech jsou informováni písemně Oznámením o ukončení kontroly (dále jen „Oznámení“), které je zasláno účastníkovi kurzu a poskytovateli na adresy uvedené ve Smlouvě (v případě kontroly na místě), případně e-mailem na e-mailové adresy registrované v databázi SEP (v případě administrativní kontroly). V případě kontroly na místě je přílohou Oznámení kopie Protokolu z kontroly na místě (Část I). V případě zjištění závažných pochybení na straně účastníka kurzu, poskytovatele či obou při kontrole realizace kurzu (administrativní kontrole či kontrole na místě) může být ze strany FDV přerušena docházka na praktickou část kurzu a administrace celého kurzu (dále také „přerušení realizace kurzu“), a to následujícím způsobem:
při zjištění závažného pochybení na straně poskytovatele je přerušena docházka na praktickou část kurzu, mentorovi je znepřístupněn detail kurzu v databázi SEP, je pozastavena činnost poskytovatele v rámci projektu (nejsou schvalovány další karty kurzu, není umožněno zahájení nového kurzu apod.) i v rámci dalších projektů realizovaných FDV; při zjištění závažného pochybení na straně účastníka kurzu je přerušena docházka na praktickou část kurzu, účastníkovi kurzu je znepřístupněn detail kurzu v databázi SEP, účastník kurzu nemůže absolvovat e-learning ani poradenství, je pozastaveno proplácení výdajů účastníka kurzu za cestovné a ubytování; při zjištění závažného pochybení na straně obou jde o kombinaci obou předchozích možností.
Přerušení realizace kurzu je vždy oznámeno smluvním stranám písemně (e-mailem) a trvá až do řádného vypořádání kontroly, tj. do doručení Oznámení všem smluvním stranám. V případě, že se zjištěná pochybení nepotvrdí, je poskytovateli a účastníkovi kurzu umožněno v realizaci kurzu pokračovat. Pokud se ovšem zjištěná pochybení potvrdí, má FDV právo odstoupit od Smlouvy a neuhradit poskytovateli náklady související s realizací praktické části kurzu (v případě neodstranitelného pochybení na straně poskytovatele), a to ani poměrně, nebo výdaje účastníka kurzu za cestovné a ubytování (v případě neodstranitelného pochybení na straně účastníka kurzu), a to veškeré výdaje, které nebyly proplaceny do dne přerušení realizace kurzu. V tomto případě zasílá FDV Odstoupení od Smlouvy o kurzu, které je účinné ke dni doručení všem smluvním stranám. Odstoupení od Smlouvy o kurzu podepisuje pouze FDV.
10. Řádné ukončení vzdělávacího kurzu Řádné ukončení vzdělávacího kurzu na straně poskytovatele pro účely Smlouvy znamená splnění následujících povinností:
realizace celkové hodinové dotace praktické části kurzu, která je uvedena ve Smlouvě; seznámení účastníka kurzu se všemi činnostmi definovanými rámcem vykonávaných činností v šabloně kurzu;
21
vyplnění dotazníku o poskytovateli, vstupního evaluačního dotazníku a závěrečného evaluačního dotazníku ze strany mentora; doložení podepsaných deníků na FDV za všechny měsíce, kdy byla realizována praktická část kurzu a tyto deníky musí být schválené ze strany FDV; vystavení faktury dle pokynů FDV a její zaslání (či osobní předání) účastníkovi kurzu (originál faktury + kopie faktury + nevyplněná Žádost).
Řádné ukončení vzdělávacího kurzu na straně účastníka kurzu pro účely Smlouvy znamená splnění následujících povinností:
absolvování celkové hodinové dotace praktické části kurzu, která je uvedena ve Smlouvě; vyplnění vstupního evaluačního dotazníku a závěrečného evaluačního dotazníku; vyplnění deníků za všechny měsíce, kdy byla realizována praktická část kurzu, jejich předání mentorovi ke schválení a následné podepsání schválených vytištěných originálů; absolvování kurzu měkkých kompetencí; absolvování poradenství; zaslání faktury (kopie faktury + vyplněné Žádosti) na FDV.
Všechny výše uvedené povinnosti musí být splněny v termínech stanovených tímto Manuálem či dle pokynů FDV.
22
Příloha č. 1 – Proplácení cestovného a ubytování účastníkům kurzu Účastník kurzu uvádí informaci o tom, zda bude nárokovat proplácení cestovného nebo ubytování (případně obojího) již při vyplňování přihlášky ke kartě kurzu. Pokud u přihlášky tuto informaci neuvede a rozhodne se proplácení výdajů dle předchozí věty nárokovat, musí to oznámit zodpovědnému konzultantovi FDV ve fázi přípravy Smlouvy. Účastník kurzu může o proplácení cestovného a ubytování zažádat také až po podpisu Smlouvy, ovšem pouze v případě, že na jeho straně dojde ke změně okolností s tím souvisejících8. Účastník kurzu má nárok na proplácení těchto výdajů vždy až po podpisu Smlouvy, nejdříve však od prvního dne docházky na praktickou část kurzu a v případě splnění všech podmínek, které vyplývají ze Smlouvy a z tohoto Manuálu. Pro uznání nároku na cestovné a ubytování je zásadní kontaktní adresa účastníka kurzu, která je uvedena ve Smlouvě. Neuvede-li účastník kurzu kontaktní adresu, je za ni považována adresa jeho trvalého pobytu. Kontaktní adresa účastníka kurzu musí být na území České republiky. Výdaje na cestovné a ubytování jsou účastníkovi kurzu hrazeny převodem na bankovní účet, který je uveden ve Smlouvě.
1. Obecná pravidla pro předkládání dokladů za cestovné a ubytování Doklady za cestovné a ubytování, které budou účastníkovi kurzu ze strany FDV proplaceny, musí být vždy originály a částka na nich musí být uvedena v Kč. Účastník kurzu může v průběhu realizace kurzu předkládat také kopie dokladů (pokud vlastní např. čtvrtletní kupon na hromadnou dopravu a originál potřebuje k cestování), čímž vyjádří svůj zájem o úhradu výdajů. V takovém případě bude účastník kurzu informován ze strany konzultanta FDV o dalším postupu. Doklady za výdaje na cestovné a ubytování předkládá účastník kurzu za každý ukončený kalendářní měsíc, kdy probíhala docházka na praktickou část kurzu. Tyto doklady zasílá účastník kurzu nejpozději do 10. kalendářního dne následujícího měsíce 9. V případě posledního měsíce docházky na praktickou část kurzu může účastník kurzu doložit doklady za cestovné a ubytování spolu s originály deníků, které zasílá poskytovatel (účastník kurzu mu tedy musí doklady za cestovné a ubytování předat), nebo je může doložit sám v termínu, který mu stanoví konzultant FDV. Cestovní doklady a doklady za ubytování účastník kurzu předkládá spolu s tabulkou cestovních dokladů a účetních dokladů za ubytování (dále jen „tabulka“). Tento dokument je k dispozici v sekci „dokumenty“ v databázi SEP. Účastník kurzu vyplní hlavičku tabulky a připevní doklady tak, aby byly seřazeny chronologicky a aby se nepřekrývaly. V průběhu kontroly dokladů ze strany FDV může být účastník kurzu kontaktován konzultantem FDV k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech. Pokud konzultant zjistí nesoulad mezi doklady a docházkou na praktickou část kurzu, vyhrazuje si FDV právo takové doklady neproplatit. Ten samý princip platí i v případě, že účastník kurzu předloží doklady za dny, kdy docházka na praktickou část kurzu podle harmonogramu nebo schválených změn docházky neprobíhala.
V tomto případě se výdaje za cestovné a ubytování stanou uznatelné až následující den po dni, kdy to účastník kurzu písemně (e-mailem) oznámil zodpovědnému konzultantovi FDV. 9 V odůvodněných případech budou ze strany FDV akceptovány i doklady, které byly zaslány později. 8
23
V případě přerušení docházky na praktickou část kurzu z důvodu administrativní kontroly či kontroly na místě, je ke dni přerušení docházky pozastaveno i proplácení výdajů za cestovné a ubytování, a to až do vypořádání kontroly. FDV si všechny doklady, předložené účastníky kurzu, nechává a archivuje je. Případné změny adresy ubytování, kontaktní adresy i adresy trvalého pobytu v průběhu realizace kurzu je účastník kurzu povinen neprodleně oznámit konzultantovi FDV. Účastník kurzu obdrží finanční prostředky (uhrazení výdajů za cestovné a ubytování) na bankovní účet obvykle do 30 pracovních dní od doručení dokladů na adresu FDV.
2. Nároky na proplácení 2.1 Nárok na proplácení cestovného FDV proplácí výdaje na cestovné veřejnou dopravou, spojené s počáteční a zpáteční cestou do/z místa realizace praktické části kurzu (případné cestovní výdaje vzniklé v průběhu přestávky, nebo přejezdy mezi jednotlivými místy realizace praktické části kurzu propláceny nejsou), a to pouze ve dnech, kdy probíhá docházka na praktickou část kurzu dle harmonogramu a schválených změn v docházce. Pokud je v harmonogramu uvedeno více míst realizace praktické části kurzu (maximálně však 3), proplácí FDV výdaje na cestovné spojené s počáteční a zpáteční cestou do/z všech těchto míst (podle doložených jízdenek). Výjezdy/pochůzky, realizované v rámci praktické části kurzu nejsou propláceny ze strany FDV, ale na základě dohody mezi účastníkem kurzu a poskytovatelem (např. pokud poskytovatel vyšle účastníka kurzu na veletrh či školení, je na poskytovateli, zda výdaje za cestovné účastníkovi kurzu proplatí). Účastníkovi kurzu jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně adresy trvalého pobytu, je-li tato adresa stejná), které je uvedeno ve Smlouvě. Nárokuje-li účastník kurzu také výdaje na ubytování, mohou mu být proplaceny také výdaje za cestovné z místa ubytování do místa realizace praktické části kurzu.
2.1.1 Veřejná doprava Cestuje-li účastník kurzu veřejnou dopravou, jsou mu propláceny jízdenky, které musí být označeny a musí z nich být patrné datum a čas platnosti (pro kontrolu souladu časových údajů na jízdenkách s docházkou na praktickou část kurzu uvedenou v deníku). FDV proplácí pouze jízdenky v ceně jízdného 2. třídy. V případě, že účastník kurzu předloží jízdenku 1. třídy, je ze strany FDV proplacena pouze částka do výše ceny jízdenky 2. třídy. Místenky jsou účastníkovi kurzu proplaceny pouze v případě, že nelze zakoupit jízdenku bez místenky. Časové jízdenky / kupony (např. Opencard) jsou účastníkovi kurzu propláceny poměrně dle počtu dnů docházky na praktickou část kurzu (konkrétně se tato částka vypočítá jako cena kuponu / počet dní platnosti kuponu × počet dní skutečné docházky na praktickou část kurzu v příslušném měsíci). Příklad: Účastník kurzu vlastní 10měsíční / 300 denní časovou jízdenku na veřejnou dopravu v Praze, která stojí 2 400,- Kč. V září docházel na praktickou část kurzu celkem 12 dní, což doloží vyplněným deníkem. V tomto případě dostane proplaceno 2 400 / 300 × 12, tedy 96 Kč.
24
Časové jízdenky / kupony jsou propláceny s ohledem na následující pravidla:
účastník kurzu může doložit originál dokladu o zaplacení časové jízdenky / kuponu místo originálu samotné časové jízdenky/kuponu; účastník kurzu doloží současně s časovými jízdenkami / kupony také kopii průkazu/karty, k němuž/níž se jízdenka/kupon váže, pokud takový průkaz či karta existují – jedná se o tzv. personifikované cestovní doklady; z předkládaných personifikovaných cestovních dokladů musí být vždy patrné, na koho je jízdenka/kupon vystavena (tj. ID kuponu se musí shodovat s ID průkazu apod.).
2.2 Nárok na proplácení ubytování Nárok na proplácení ubytování vzniká účastníkovi kurzu v tom případě, pokud je město či obec, ve kterém probíhá praktická část kurzu, jiné, než město či obec, ve kterém má účastník kontaktní adresu. Za vhodné ubytování je považováno ubytování na kolejích, internátech, v hostelech apod. v blízkosti místa realizace praktické části kurzu. Propláceno není ubytování v nájmu a podnájmu. Adresu ubytování účastník kurzu vyplní do databáze SEP před podpisem Smlouvy. Ubytování je propláceno do maximální výše 500 Kč vč. DPH / osobu / noc. Stojí-li ubytování méně než 500 Kč / osobu / noc, proplatí FDV toto ubytování jen do výše skutečné ceny ubytování. Počet nocí ubytování je dán rozvržením docházky na praktickou část kurzu. Pokud tedy účastník kurzu dochází na praktickou část kurzu např. od pondělí do pátku, pak mu budou proplaceny výdaje za ubytování na 4 noci. V případě, že účastník kurzu využívá ubytování i mimo dny, kdy dochází na praktickou část kurzu, budou mu proplaceny výdaje za ubytování pouze v poměrné výši (např. pokud účastník kurzu dochází na praktickou část kurzu v pondělí, úterý a ve čtvrtek, pak mu bude proplacena jen noc z pondělí na úterý). Z tohoto důvodu je doporučeno, aby si účastník kurzu naplánoval docházku tak, aby na sebe dny docházky na praktickou část kurzu navazovaly. Účetní doklad za ubytování musí splňovat níže uvedené náležitosti:
doklad musí být vždy vystaven na jméno účastníka kurzu a musí obsahovat přesné datum ubytování (tj. vypsané jednotlivé dny, kdy byl účastník kurzu ubytován); musí z něj být zřejmé skutečné uhrazení výdaje za ubytování účastníkem (tj. k faktuře za ubytování, která nebyla uhrazena v hotovosti, je tedy nutné doložit i originál např. paragonu / pokladního dokladu / stvrzenky z platebního terminálu či výpis z bankovního účtu – stačí kopie, např. printscreen).
25
