MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN OBJECTIVE STRUCTURED CLINICAL EXAMINATION (OSCE)
JURUSAN KEDOKTERAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN OSCE JURUSAN KEDOKTERAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
00801 06000.03-14 0 24 Juni 2011 Anggota UJM
Dikendalikan oleh
Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD : Sekretaris Jurusan Kedokteran ttd
Disetujui oleh
Dr dra Sri Winarsih, Apt, MSi : Ketua Jurusan Kedokteran ttd Dr dra Sri Winarsih, Apt, MSi
2
1. TUJUAN
: Menjamin terlaksananya kegiatan pelaksanaan OSCE yang lancar, tertib dan baik sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku
2. RUANG LINGKUP
: Program S1 Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang
3. TANGGUNG JAWAB
: Jurusan, Subag Akademis, Koordintor Semester II-VI, PJB, PJMK, Dosen Pengampu.
4. DEFINISI
: 1. Ujian Objective Structured Clinical Examination (OSCE) adalah salah satu jenis ujian yang berbasis kinerja untuk mengukur kompetensi mahasiswa. Selama OSCE, mahasiswa diamati dan dievaluasi pada beberapa unit lokasi/station ketika mahasiswa melakukan wawancara (interview), pemeriksaan dan prosedur terapi/penatalaksanaan pasien baku/standard yang datang dengan beberapa karakteristik/tipe masalah kesehatan. 2. OSCE dilaksanakan padda akhir setiap blok dalam semester untuk mengukur kompetensi integrasi dari modul-modul pembelajaran. 3. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku 4. Ujian Ulangan adalah ujian OSCE bagi mahasiswa yang belum dapat lulus pada ujian OSCE kesempatan pertama, yang dilaksanakan pada hari yang sama segera/beruntun setelah OSCE kesempatan pertama tersebut.
5. REFERENSI
: Pedoman Pendidikan tahun akademik 2010/2011 di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang berlaku Standar Akademik GJM FK-UB
6. PROSEDUR 6.1
Berdasarkan Kalender Akademik yang berlaku, Kasubag Akademik menyusun Rancangan Jadwal OSCE dan menyerahkannya kepada Ketua Jurusan.
6.2
Ketua/Sekretaris Jurusan membicarakan Rancangan Ketua/Sekretaris Jadwal OSCE dengan Dekan, Kajur, Kabag TU dan Jurusan Ka.Subag Akademik, Koordinator Semester II-VI, PJB, PJMK untuk memperoleh persetujuan Dekan.
6.3
Jika disetujui, Jurusan menetapkan Rancangan Pembantu Dekan I Jadwal OSCE menjadi Jadwal OSCE dan menyerahkannya kepada Ka.Subag Akademik.
6.4
Koordinator Semester II-IV bekerja sama dengan Koordinator Semester
3
KaSubag Akademik Fakultas
PJB, PJMK dan Dosen Pembimbing menentukan II-IV, PJB, PJMK, Dosen jumlah, dan jenis station serta materi/soal dan formulir penilaian OSCE; Koordinator Sirkuit, Dosen Pengawas/Observer Petugas LayOut dan Petugas Administrasi OSCE; serta menyampaikan ke Subbag Akademik. 6.5
Ka.Subag Akademik mendokumentasikan Jadwal Ka.Subag Akademik OSCE (00801 08000.03-08-01), memperbanyak dan membagikannya kepada PD I, Kajur dan Kabag TU.
6.6
Dekan menerbitkan Surat Tugas untuk melaksanakan Dekan UTS/UAS kepada pihak-pihak yang mengerjakan pelaksanaan ujian tersebut (00801 08000.03-0802)
6.7
Kabag TU menyelenggarakan rapat koordinasi pelak- Kabag TU sanaan UTS/UAS dengan Ka.Subag terkait. Hasil rapat dituangkan dalam Notulen Rapat (00801 08000.03-08-03).
6.8
Ka.Subag Akademik (dibantu petugas yang ditunjuk): Ka.Subag Akademik a. Menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-04) berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah). b. Menyiapkan Surat Pemberitahuan Pelaksanaan OSCE dan Permohonan Soal OSCE (00801 08000.03-08-05) yang ditandatangani oleh Dekan/PD I kepada seluruh PJB, PJMK, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE, dan menyiapkan Daftar Penggunaan Ruang pelaksanaan sesuai jadwal OSCE. c. Menyiapkan Surat Permohonan Kesediaan Mengawas ujian kepada karyawan dan Undangan Koordinasi Pengawasan ujian dalam bentuk ST Dekan d. Menyiapkan dan mengumumkan pembagian/ penempatan Dosen Penguji/Observer, Koordinator Sirkuit, Petugas Administrasi OSCE dan Ruang Ujian berdasarkan Daftar Penggunaan Ruangan. e. Menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan OSCE, Formulir Checklist/Evaluasi OSCE, Pembagian Kelompok Mahasiswa yang mengikuti OSCE pada tiap station, sirkuit dan siklus/kesempatan. f. Mengadakan Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta OSCE.
4
6.9
6.10
6.11
6.12 6.13
6.14
Kurang lebih 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Ka.Subag terkait (00801 08000.03-08-06). KaSubag Akademik : a. Menyiapkan Daftar Koordinator OSCE, Observer, Petugas Administrasi, Petugas Layout OSCE yang ditandatangani oleh Kasubag Akademik b. Melakukan koordinasi dengan Subag Umum dan Petugas LayOut OSCE untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan PJMK/Dosen melaksanakan; a. Pembuatan soal soal ujian b. Penyiapan Pelengkap Ujian (alat, bahan dan pasien standard yang diperlukan dalam OSCE) c. Penggandaan soal-soal ujian (00801 07000.045) Petugas pengadaan menyerahkan soal ujian kepada Kasubag Akademik di ruang sekretariat Pelaksanaan Ujian Kasubag Akademik menyiapkan Daftar Hadir Peserta, Koordinator/Ketua Pelaksana OSCE, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi dan Pembantu Pengawas/Pengatur Pelaksanaan OSCE (00801 08000.03-08-07), Formulir checklist/Evaluasi OSCE, Daftar Nilai ujian (00801 09000.03-08-01), dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian (00801 09000.03-0802), (00801 08000.03-08-08) beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para Koordinator Sirkuit dan Dosen Penguji/Observer. Petugas subag akademik menyerahkan perangkat ujian (Daftar hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksanaan ujian) kepada para Petugas Layout OSCE untuk disiapkan di tiap station.
Kabag TU
KaSubag Akademik
- PJMK (Penanggung Jawab Mata Kuliah) - Dosen
KaSubag Akademik KaSubag Akademik
KaSubag Akademik
6.15 Lima belas menit sebelum ujian, Petugas LayOut dan Koordinator sirkuit memverifikasi kehadiran para mahasiswa peserta OSCE di ruang karantina, Dosen Pengawas/Observer dan perlengkapan OSCE di tiap station.
Koordinator Sirkuit
6.16 Sepuluh menit sebelum jadwal, para Dosen Penguji/Observer menempati station masing-masing sesuai yang telah ditetapkan dalam Tata Tertib OSCE.
Dosen Penguji/Observer
6.17 Petugas LayOut OSCE mempersilahkan para peserta Petugas LayOut dan OSCE kelompok Satu memasuki ruang ujian dan Koordinator Sirkuit menempati station sesuai Daftar peserta tiap siklus dan sirkuit.
5
6.18 Petugas LayOut memimpin persiapan pelaksanaan Petugas LayOut dan OSCE dengan simulasi arah perpindahan dari station Koordinator Sirkuit awal ke station berikutnya secara serempak sesuai sirkuit. 6.19 Pelaksanaan OSCE untuk Mahasiswa Kelompok Satu dilaksanakan dipimpim Petugas LayOut yang menandai setiap 7 menit mahasiswa harus sudah berpindah ke station OSCE berikutnya. Koordinator sirkuit mengawasi untuk menjamin kelancaran OSCE. Dosen Pengawas/Observer mengevaluasi mahasiswa pada setiap station masing-masing. Pada setiap akhir 7 menit, para Petugas Administrasi mengumpulkan Formulir Checklist/Evaluasi dari semua Dosen Pengawas/Observer dan mengkompilasi hasil OSCE.
Petugas LayOut, Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.20 Setelah OSCE untuk mahasiswa Kelompok Satu selesai dilaksanakan, maka OSCE untuk Mahasiswa kelompok berikutnya dimulai dengan cara yang sama (lihat butir 6.16-1.18)
Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.21 Hasil rekapitulasi nilai OSCE diumumkan segera, dan mahasiswa yang dinyatakan lulus diperkenankan meninggalkan ruang ujian, sedangkan yang belum lulus mendapat kesempatan Ujian Ulangan/Remidi OSCE pada station sesuai pengumuman hasil OSCE yang harus diulang.
Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.22 Petugas Administrasi dan Koordinator OSCE Petugas Administrasi, mengevaluasi seluruh hasil OSCE dan mengumumkan Koordinator Sirkuit dan nilai akhir OSCE, serta mengisi Berita Acara Koordinator OSCE Pelaksanaan OSCE dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang peserta OSCE. 6.23 Nilai hasil ujian OSCE (00801 08000.03-08-09) dibawa oleh Koordinator OSCE untuk dilaporkan ke Subbag. Akademik dalam waktu yang ditetapkan 1 minggu setelah pelaksanaan ujian. Apabila terlambat akan diberikan pemberitahuan tiap 3 hari, ditanda tangani oleh Kajur (00801 0800.03-08-10) 6.24 Ka.Subag Akademik berkoordinasi dengan Ka.Subag Ka.Subag Akademik Keuangan untuk memproses pembayaran biaya ujian OSCE seperti honorarium pengawasan, evaluasi, dan lain-lain. 6.25 Ka.Subag Akademik menyerahkan nilai ujian kepada Petugas Subag Akademik untuk diumumkan kepada Ka.Subag Akademik mahasiswa dan diproses dalam sistem informasi akademik (SIAKAD).
6
6.26 Diagram Alir Prosedur OSCE
Mulai KaSubag Akademik Fakultas Ketua/Sekretaris Jurusan, KaBag TU, KaSubbag Akademik, Dekan/PD1 KaSubag Akademik Fakultas PD1, Kalab, Ketua Jurusan, Kabag TU danKasubbag Akademik KaBag TU, KaSubag Akademik,Petugas LayOut dan Admin OSCE Fakultas KaBag TU, KaSubag Akademik,Petugas LayOut dan Admin OSCE Fakultas
Penyusunan Rancangan Jadwal OSCE
Rapat Perencanaan Jadwal Ujian
Rapat koordinasi: penetuan station, materi, kelopmpok dan petugas OSCE,
Materi, station OSCe, Daftar Kelompok Mahasiswa dan Petugas OSCE
Pembuatan Dan Distribusi Surat Tugas
Surat Tugas
Rapat Koordinasi Pelaksaan Ujian
Koordinator OSCE KaSubag Akademik KaSubag Akademik,
KaSubbag Keuangan
Notulen Rapat
Persiapan Pelaksanaan Ujian (Dokumen, Borang, Pelaksana)
KaBag TU, KaSubag Pelaksanaan OSCE: dan Ujian Akademik, Ulangan OSCE Koordinator OSCE, Pengisiian Berkas Acara Ujian (lanjutan diagram pada halaman berikutnya) sirkuit, Observer, Petugas LayOut dan Admin OSCE KaSubag Akademik,
Rencana Jadwal OSCE
Berkas Ujian,Nilai, Berkas Beirta Acara
Verifikasi Berkas OSCE dan Berkas Serah Terima
Pengumuman Hasil Ujian, SIAKAD
Pembayaran Biaya Ujian
Selesai
7
Nilai Akhir Ujian, Berkas Beirta Acara
6.27 Model LayOut Station Reme di 1
Reme di 3
Rem edi 5 Ruang Karanti na 2
Reme di 2
Rem edi 4
Rem edi 6
Statio n1
Stati on 3
Stati on 5
Statio n2
Stati on 4
Stati on 6
Ruang Karanti na 1
Petugas LayOut, Petugas Admin OSCE, Koordinator OSCE, Koordinator Sirkuit,
7.
DOKUMEN TERKAIT
1. Jadwal Ujian Asli (00801 08000.03-08-01) 2. Notulen Rapat (00801 08000.03-08-02) 3. ST Dekan tentang pelaksanaan ujian (00801 08000.03-08-03) 4. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan OSCE dan Permohonan Soal Ujian (00801 08000.0308-04) 5. Undangan Rapat Koordinasi Pengawasan ujian (00801 08000.03-08-05) 6. Daftar Hadir Peserta, Dosen dan Pengawas (00801 08000.03-08-06) 7. Daftar Nilai Ujian (00801 08000.03-08-07) 8. Berita Acara Pelaksanaan Ujian (00801 09000.03-08-01) 9. Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta ujian (00801 07000.016 & 017) 10. Daftar Koordinator Pengawas Ujian Harian (00801 08000.03-08-08) 11. Formulir Berita Acara Serah terima Berkas Ujian (00801 09000.03-08-02) 12. Formulir Tanda Terima nilai Ujian (00801 09000.03-08-03) 13. IK Pembuatan dan Penggandaan Soal (00801 07000.045) 14. IK Persyaratan mengikuti Ujian (00801 07000.47) 15. Nilai hasil ujian (00801 08000.03-0809) 16. Edaran Pemberitahuan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-10) 17. Edaran Peringatan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-11)
Tim UJM
1. dr Sudjari, DTM&H, MSi, SpParK. 2. Safrina Dewi Ratnaningrum Ssi, MSi. Med. 3. Dr. Tri Yudani MR, MAppSc.
8
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Dr. dr. Retty Ratnawati, MSc Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD dr. Nurul Hidayati, M.Sc. dr Cholid Tri Tjahjono, MKes, SpJP Rizal Rahmanda Akbar Alfian Wika Cahyono
9
