Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
P ŘÍLOH A Č. 2 VNITŘNÍHO P ŘE DP IS U Č. 0003/2015
MANUÁL PROJEKTOVÉHO MANAŽERA MĚSTSKÉHO ÚŘADU P OS TUP ŘÍZE NÍ JE DNODUCHÉ HO P ROJE KTU Městský úřad Moravská Třebová
1
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
OBSAH
A.
ÚVOD
A.1.1. A.1.2. A.1.3.
B. B.1.
3
Účel manuálu Definice pojmů Závaznost manuálu
3 3 3
ORGANIZACE PROJEKTOVÝCH PRACÍ Role v procesech řízení projektu
B.2. Komunikace B.2.1. Informační kanály B.2.2. Plán eskalace B.2.3. Projektové SW nástroje
C.
4 4 4 4 5 6
PROCES ŘÍZENÍ JEDNODUCHÉHO PROJEKTU
7
2
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
A. Úvod A.1.1. Účel manuálu Manuál projektového manažera městského úřadu (dále jen „manuál“) uvádí popisy jednotlivých kroků v řízení jednoduchého projektu na MěÚ Moravská Třebová od přípravy a nastavení projektu,k realizaci postupu projektu až po jeho uzavření. Manuál je přílohou č.2 Směrnice pro řízení projektů města Moravská Třebová a je zpracován v rámci projektu „ Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MěÚ Moravská Třebová“ registrovaném pod číslem CZ.1.04/4.1.01/89.00116. Manuál: -
neřeší postupy a metody výběru projektů k realizaci. neřeší optimalizaci práce s aplikací Lotus Notes a její případný rozvoj
A.1.2. Definice pojmů Definice pojmů je uvedena v příloze 5 směrnice „Slovník pojmů a procesní role projektového řízení“
A.1.3. Závaznost manuálu Manuál je doporučený pro všechny odbory MěÚ. Postupy v něm uvedenými se budou řídit určené projekty MěÚ na základě rozhodnutí Porady vedení města (dále PVM). Dohodou v PVM je možné stanovit, že bude v rámci konkrétního projektu použita pouze část zde uvedených postupů, a to na návrh Projektového manažera. Toto rozhodnutí však musí padnout vždy před zahájením projektu.
3
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
B. Organizace projektových prací B.1. Role v procesech řízení projektu Obrázek níže vymezuje role v procesech řízení projektu a jejich vzájemné vztahy:
Popis rolí je uveden v příloze 5 směrnice „Slovník pojmů a procesní role projektového řízení“.
B.2. Komunikace B.2.1. Informační kanály V tabulce jsou definovány informační kanály, kterými proudí informace. Informace je možné předávat: 4
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
-
VPDodavatele
PMMěÚ
PVM PVM
ANO
PMMěÚ
Člen projektového týmu
Odesílatel / příjemce
ANO
_ ANO
ANO
_ ANO
VPDodavatele
_
ANO
Člen projektového týmu
_
ANO
ANO
Garant projektu
_
ANO
ANO
ANO
Projektový dohled
_
ANO
ANO
ANO
ANO ANO
Projektový dohled
-
písemně ústně zápisem z jednání telefonicky mailem Veškeré podstatné informace a zápisy z jednání budou zakládány v aplikaci Aktivity Lotus Notes Maily budou vždy zasílány v kopii Projektovému manažerovi (PM MěÚ) Informace, které byly předány ústně nebo telefonicky musí být potvrzeny písemně nebo mailem Frekvence zasílání je dle potřeby
Garant projektu
-
_ ANO
ANO
ANO
ANO
ANO ANO
ANO
B.2.2. Plán eskalace Slouží k řešení problémů, které se vyskytnou v rámci řízení projektu. Je definováno, jakým postupem a v jakém pořadí budou předávány připomínky a rozpory k řešení Pro MěÚ se stanoví eskalační postup v pořadí: -
člen projektového týmu Projektový manažer Garant projektu PVM Rada města (RM)Zastupitelstvo města (ZM)
5
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
B.2.3. Projektové SW nástroje Následující SW nástroje mohou být použity v průběhu projektových prací.
Software
Projektový manažer (PM)
Člen PT
Microsoft Word
ANO
ANO
Microsoft Excel
ANO
ANO
Microsoft PowerPoint
ANO
ANO
Adobe AcrobatReader
ANO
ANO
Microsoft Project
ANO
Není nutné (je možné nahradit exportem z MS Project do jiného formátu)
Lotus Notes
ANO
ANO
6
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
C. Proces Řízení Jednoduchých projektů (JP)
Zpracování Plánu projektu a přiřazení zdrojů - 2.a Vstup: - Strategický rámec projektu (SRP) Výstup: - Plán projektu (harmonogram, rozpočet) Vykonává: - Projektová kancelář - Projektový manažér Popis: Vybraný projekt ze zásobníku projektů je vyhodnocen jako jednoduchý projekt a proto je řízen volněji - dle navrženého procesu řízení jednotlivého projektu. V tomto kroku vedoucí projektu dle rozsahu projektu připraví plán projektu, zajistí všechny potřebné zdroje (lidské, finanční a materiální) k realizaci projektu a případné další nezbytné dokumenty
Řízení a kontrola realizace projektu - 2.b Vstup: - Plán projektu (harmonogram, rozpočet) Výstup: - Předávací/akceptační protokol (Návrh) Vykonává: - Projektový manažer Popis: Na základě plánu projektu a dalších dokumentů (objednávka, smlouva, harmonogram, etc.) je projekt realizován a realizované práce jsou koordinovány a přebírány Projektovým manažerem.
7
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
Hodnocení rizik - změnová řízení - 2.c Vstup: - Registr rizik - Rozhodnutí o zásadní změně projektu - Hlášení otevřeného bodu/problému - Hlášení změny rizika (nové/změna) Výstup: - Registr rizik - Návrh zásadní změny projektu - Plán projektu (harmonogram, rozpočet) Vykonává: - Projektový manažer - Projektová kancelář Popis: Po dobu realizace projektu probíhá řízení rizik. PM zaznamenává rizika do Registru rizik. Preventivní a nápravná opatření realizuje v rámci své pravomoci sám. Samostatně postupuje PM i při řešení problémů otevřených bodů. Dle rozsahu své pravomoci konzultuje s Garantem projektu nebo Projektovou kanceláří. V případě nutnosti zásadní změny projektu navrhuje PM řešení a předkládá Garantovi projektu.
Rozhodování o zásadních změnách v projektu - 2.d Vstup: - Návrh zásadní změny projektu Výstup: - Rozhodnutí o zásadní změně projektu - Rozhodnutí o předčasném ukončení projektu Vykonává: - Garant projektu Akceptace produktů projektu - 2.e Vstup: - Předávací/akceptační protokol (Návrh) Výstup: - Závěrečný akceptační protokol Vykonává: - Projektový manažer - Projektová kancelář Popis: 8
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/89.00116
PM akceptuje výstupy (dodávky) projektu. Po převzetí všech dílčích dodávek prověří celkovou funkčnost výstupů projektu a zpracuje Závěrečný akceptační protokol. Uzavření projektu - 2.f Vstup: - Závěrečný akceptační protokol - Rozhodnutí o předčasném ukončení projektu Výstup: - Dokumenty Vyhodnocení realizace projektu Vykonává: - Projektový manažer - Projektová kancelář Popis: Po závěrečné akceptaci zpracuje PM příslušné dokumenty uzavření projektu.
9
CZ.1.04/4.1.01/89.00116 TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ
