MANUAL BOOK APLIKASI CUSTOMER COMPLAINT
Dipersiapkan Oleh : Divisi Teknik dan Manajemen Risiko PT PP (Persero) Tbk
Manual Book - Customer Complaint
Customer Complaint
Halaman Login
Halaman Login
Aplikasi Customer complaint diakses melalui PP Online. Pada halaman ini pengguna harus memasukan User ID dan Password yang sudah diberikan oleh admin. Untuk masuk ke dalam aplikasi : 1. Masukan User ID dan Password 2. Klik tombol LOGIN untuk masuk ke dalam aplikasi 3. Saat pengguna salah memasukan User ID dan Password, maka pengguna tidak bisa masuk ke aplikasi dan kotak input User ID dan Password akan kembali kosong. 2/9
Manual Book - Customer Complaint
HALAMAN PP ONLINE
Apabila pengguna berhasil login ke PP Online, maka akan muncul tampilan seperti di atas. 1. Pada Daftar menu di sebelah kiri, pilih menu “Operasi” 2. Kemudian pilih menu “QSHE Management” 3. Maka akan muncul menu-menu QSHE Management, Pilih menu CUSTOMER COMPLAINT.
3/9
Manual Book - Customer Complaint
Halaman Muka Customer Complaint
Halaman Muka Customer Complaint
Gambar di atas adalah halaman muka dari aplikasi Customer Complaint. Terdapat menu QSHE Management yang memiliki submenu “Customer Complaint” dan “Customer Survey”. Serta menu “Administrator” yang memberikan akses kepada pengguna untuk dapat mengubah passwordnya. Berikut ini yang dapat mengakses Customer Survey adalah : - Proyek oleh SEM. - Cabang oleh QCO. - UKP oleh Corsec /MAO/MAP.
4/9
Manual Book - Customer Complaint
Prosedur Memasukan Surat Complaint 1. Buka Form input customer complaint (QSHE Management Customer Complaint Form)
2. Untuk memasukan complaint baru, klik tombol input ( akan muncul form new data seperti berikut ini :
), Maka
5/9
Manual Book - Customer Complaint
No Surat
: Masukan Nomor surat dari surat complaint yang
ingin dimasukan Tanggal : Masukan tanggal dari surat complaint yang ingin dimasukan dengan klik icon kalender ( Icon
)
bermaksud field tersebut WAJIB diisi
Pengirim : Masukan nama pengirim dari surat complaint tersebut Proyek
: Masukan proyek yang menjadi sasaran dari surat
complaint tsb. Cara memasukan proyek bisa dengan ketik kode proyek atau ketik nama proyeknya pada kotak inputan, maka system akan mensortir sesuai dengan inputan yang dimasukan. Rincian Non Conformance o Kategori Klik
: Masukan kategori dari masing-masing complaint.
dropdown
untuk
memilih
jenis
kategori
(Biaya,
K3,
Lingkungan, Mutu, Waktu dan Lain-lain). o Deskripsi
: Masukan penjelasan complaint sesuai dengan
kategori yang dipilih. Tersedia 5 kotak inputan untuk memasukan isi complaint. Apabila isi complaint di surat lebih dari 5 maka kotak inputan bisa ditambah denga klik tombol Apabila dalam memasukan complaint terjadi kesalahan, maka untuk menghapus klik tombol Klik “Save” untuk menyimpan data, atau klik “CLOSE” untuk membatalkan.
6/9
Manual Book - Customer Complaint
PROSEDUR MENGUBAH KETERANGAN DAN ISI COMPLAINT
1. Pada form customer complaint, pilih complaint yang akan diubah 2. Klik tombol “UBAH” 3. Maka akan muncul form Edit Data 4. Silahkan ubah data yang ingin dirubah, kemudian klik “SAVE” untuk menyimpan atau “CLOSE” untuk membatalkan. Note : Ubah data hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang menginput complaint tersebut.
PROSEDUR MENGHAPUS KETERANGAN DAN ISI COMPLAINT Pada aplikasi customer complaint, pengguna TIDAK BISA menghapus surat complaint yang telah dibuat. Pengguna hanya bisa menghapus isi complaint apabila terjadi kesalahan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan yaitu penghapusan complaint karena dinilai terlalu banyak. 7/9
Manual Book - Customer Complaint
PROSEDUR MELIHAT REPORT CUSTOMER COMPLAINT 1. Buka halaman report ( QSHE Management Customer Complaint Report) 2. Klik tombol “SEARCH”, apabila ingin menampilkan semua complaint.
3. Terdapat beberapa filterisasi yang berfungsi untuk mensortir complaint sesuai dengan yang diinginkan atau yang dibutuhkan. Pada report pengguna dapat mensortir report berdasarkan Lokasi, Kategori,
Bulan,
Tahun
dan
Status.
Filterisasi
ini
juga
dapat
dikombinasikan.
8/9
Manual Book - Customer Complaint
Contoh 1 : Pengguna ingin mensortir surat complaint yang memiliki kategori WAKTU. Maka pengguna pilih filter status = WAKTU, klik “SEARCH” Contoh 2 : Pengguna ingin mensortir surat complaint yang memiliki kategori MUTU dibulan Mei 2012. Maka pengguna pilih filter Kategori = MUTU, Bulan = MEI, Tahun = 2012
9/9
