Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
MANUAL APLIKASI PENGGUNA ANGGARAN Aplikasi eProcurement Nasional / SPSE yang telah diimplementasikan di Pemerintah Kota Surabaya mulai bulan Mei tahun 2012, mengalami beberapa pengembangan dan penyesuaian dengan regulasi yang ada, dengan versi 3.5. tetapi dalam aplikasi update terbaru ini tetap melibatkan beberapa pihak di Unit Kerja selain di ULP sebagai pelaksana pekerjaan. Di jajaran satuan kerja, keterlibatan proses pengadaan barang/jasa ini dimulai dari Pengguna Anggaran / PA. Sehingga untuk PA telah ada menu aplikasi tersendiri dalam rangka menunjang kelancaran proses pengadaan barang/jasa. PA mendapatkan akses login (username dan default password) dari admin agency (sub unit administrasi umum) LPSE Kota Surabaya. Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka PA membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari admin agency LPSE,
Kemudian klik (
), sehingga akan muncul menu utama PA,
Pada menu utama PA, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu : 1. Home Pada menu ini, PA dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
2. Daftar Paket Untuk melakukan pendaftaran paket pekerjaan yang telah dilakukan “siap realisasi” pada aplikasi eproject, maka PA mengakses menu ( ),
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh PA untuk dilakukan lelang, baik yang sudah disetujui maupun yang belum disetujui. Cara untuk dapat memilih pekerjaan yang telah di siap realisasi dari eproject, adalah dengan klik ( ),sehingga akan muncul paket – paket yang siap untuk dipilih,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
Kemudian PA memilih kode paket yang akan dilelang,
sehingga otomatis akan muncul nama paket pekerjaan , tanggal rencana pengadaan serta nilai pagu paket sesuai dengan yang telah dipaketkan di eproject, kemudian PA mengisikan lokasi pekerjaan, detail lokasi, memilih PPKm yang nantinya akan bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut, SPSE 3.5 Surabaya
Page 4
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
mengisikan nomor surat rencana pelaksanaan, selanjutnya ( ), sehingga paket akan masuk menjadi draft lelang.
Setelah paket menjadi draft, pekerjaan, dengan cara klik (
selanjutnya )
PA
menyetujui
klik
paket
kemudian muncul dialog box,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
agar selanjutnya dapat diproses oleh PPKm yang telah dipilih untuk bertanggungjawab terhadap paket pekerjaan tersebut, maka PA melakukan persetujuan ( )
sehingga akan muncul keterangan bahwa paket pekerjaan telah disetujui, dan tanda setujui ( ) akan hilang dari menu daftar paket.
Jika proses lelang sudah berjalan, maka PA dapat memantau proses dan hasil lelang (pemenang), melalui menu daftar paket,
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 6
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
sehingga PA dapat melihat tahapan lelang, hasil evaluasi, sanggahan sampai dengan pemenang lelang.
3. Pegawai Melalui menu pegawai ini, PA melakukan setting nama – nama PPKm yang akan bertanggungjawab pada proses lelang di dalam satuan kerjanya, dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 7
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
kemudian klik (
),
mengisikan data PPKm sesuai yang diminta, dan klik ( ), sehingga data PPKm yang diisikan akan masuk dalam daftar pegawai dan dapat dipilih sebagai penanggungjawab paket pekerjaan yang akan dilelang.
4. Penyedia Menu penyedia pada PA ini berkaitan dengan penetapan penyedia yang diusulkan masuk daftar hitam oleh PPKm atau Pokja. Melalui menu ini, PA SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
melakukan penetapan dengan klik “Penyedia”, kemudian pilih filter penyedia diusulkan masuk daftar hitam ( ),
kemudian klik nama perusahaan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 9
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
melakukan kroscek terhadap usulan daftar hitam yang telah disetting oleh PPKm atau Pokja, dan jika data sudah benar, selanjutnya PA klik ( ), sehingga akan muncul konfirmasi persetujuan,
selanjutnya PA klik (
), sebagai bentuk persetujuan penetapan
daftar hitam, dan penyedia yang telah ditetapkan dalam hitam otomatis tidak akan bisa login di https://lpse.surabaya.go.id selama periode blacklist. Selain melakukan penetapan daftar hitam melalui portal SPSE, PA juga harus membuat surat keputusan pengenaan sanksi daftar hitam terhadap penyedia barang/jasa. 5. Log Akses Melalui menu ini, PA dapat melihat aktivitas user PA dilakukan kapan dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang PA merasa tidak melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses. SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
6. Ganti Password Password default yang didapatkan PA dari admin agency LPSE, dapat diubah setelah PA login pertama kali, dengan melalui menu (
),
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki, mengulang isian password baru, dan klik ( ), sehingga untuk proses selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, PA menggunakan password yang baru.
7. Buat Paket Non eProject Jika pada sebuat SKPD ada paket lelang yang anggarannya bukan dari APBD, maka dapat dilakukan proses pembuatan paket pekerjaan non eproject dari menu, melalui menu “daftar paket”,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 11
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
kemudian klik (
),
mengisikan data secara manual dengan lengkap, kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
)
Page 12
Manual Aplikasi Pengguna Anggaran / PA
dan agar selanjutnya paket dapat diproses oleh PPKm, maka PA klik (
).
Peran serta PA selain mengisikan data awal lelang, juga dapat melakukan pemantauan proses pelelangan sampai dengan lelang selesai (ada pemenang).
SPSE 3.5 Surabaya
Page 13
