MANDÁT NÍ Mandant à Sídlo: IČ: Bank. spojení: Zapsaný: Zastoupený:
SML O UVA
Společenství vlastníků domu čp. 1305, Hurbanova ul., Praha 4 Hurbanova 1305/11, 142 00 Praha 4 27238181 210637114/0300 u ČSOB V rejstříku společenství vlastníků jednotek u Městského soudu v Praze, oddíl S, vložka 5717 Ing. Igorem Szántó, CSc. – předsedou výboru společenství vlastníků Alfredem Nahodilem – místopředsedou výboru společenství vlastníků
(dále jen „mandant“) a Mandatář à Sídlo: IČ: DIČ: Bank. spojení: Zapsaný: Zastoupený:
Stavební bytové družstvo STAVBAŘ, družstvo Křesomyslova 3 čp. 229, 140 00 Praha 4 00033251 CZ00033251 747315/0300 u ČSOB V obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl Dr XCIX, vložka 827, dne 14. 3. 1966 Ing. Františkem Sojkou – předsedou družstva Ladislavem Novákem – členem představenstva
(dále jen „mandatář“) uzavírají podle příslušných ustanovení obchodního zákoníku, zejména ustanovení § 566 a 575 a ve smyslu zákona č. 72/1994 Sb. v platném znění (dále jen „zákon“) a v souladu se stanovami společenství tuto smlouvu o zajišťování správy společných částí domu v Praze 4, katastrální území Krč, ulice Hurbanova, č. p. 1305 zapsaného na LV č. 2124, vedeného u Katastrálního úřadu pro Prahu město. Čl. I. Úvodní ustanovení 1. Předmětem smlouvy je zajišťování správy v části ekonomické oblasti (dále jen „správa“) a stanovení některých práv, povinností a výkonů činností včetně jejich rozsahu, vyplývajících ze vztahů vlastníků, společenství vlastníků a mandatáře. 2. Mandatář se zavazuje vykonávat činnosti podle této smlouvy jménem společenství a na jeho účet s potřebnou péčí v souladu se zájmy společenství a právními předpisy. Pro účely této smlouvy platí vymezení pojmů podle § 2 zákona č. 72/1994 Sb. Čl. II. Předmět smlouvy 1. Mandatář v základní odměně dle čl. V. této smlouvy zajišťuje: a) Vedení podvojného účetnictví a výkaznictví mandanta jako právnické osoby v souladu s platnými právními předpisy, zejména zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, na základě: aa) bankovních dokladů získaných od banky nebo mandanta, ab) faktur a jiných dokladů předaných mandatáři mandantem, ac) faktur a jiných dokladů došlých na adresu mandatáře a schválených mandantem. Za úplnost a věcnou správnost dokladů předávaných mandantem mandatářovi odpovídá mandant. Za správnost zaúčtování zodpovídá mandatář.
-1-
b) Mandant jednou nebo dvakrát ročně vypracuje v souladu s příslušnými obecně závaznými právními předpisy, stanovami mandanta a shromážděním schválenými zásadami hospodaření mandanta změnu předpisu příspěvku vlastníka pro jednotlivé byty a předá ji mandatáři nejpozději do 30 dnů před prvním dnem kalendářního měsíce, od něhož je změna platná. Variabilní symboly předpisu příspěvku vlastníka mají tvar 20300BBBXY, kde BBB je číslo bytu a XY bezvýznamná dvojice cifer a může být libovolná. Mandatář celkové měsíční částky připadající na jednotlivé byty zaúčtuje jako pohledávky společenství vůči vlastníkům bytů tak, aby mohl sledovat správnost a přesnost plateb vlastníků bytů a vyčíslovat případný úrok z prodlení ve výši dle písemného pokynu mandanta, podle něhož je mandatář povinen postupovat do doby než mandant předá mandatáři nový písemný pokyn. Nepředá-li mandant jiný písemný pokyn dle předchozí věty, činí úrok z prodlení 2,5 promile z dlužné částky za každý den prodlení. c) Na základě roční účetní závěrky, výsledovky k 31. 12. předchozího roku a popřípadě dalších písemných pokynů mandanta, předaných mandatáři do 31. 3., sestaví mandatář podklad pro rozúčtování nákladů na jednotlivé byty za jednotlivé služby za předchozí zúčtovací období. Tento podklad (zpracovaný pod názvem Kontrolní sestava za služby po objektech) předá mandantovi do 31. 4. běžného roku. Rozúčtování nákladů na jednotlivé byty provede mandant. Variabilní symboly vyúčtování dle předchozí věty mají tvar 4620300BBB, kde BBB je číslo bytu. Mandatář celkové částky připadající na jednotlivé byty zaúčtuje jako závazky resp. pohledávky společenství vůči vlastníkům bytů tak, aby mohl sledovat správnost a přesnost plateb vlastníků bytů a vyčíslovat případný úrok z prodlení dle písemného pokynu mandanta, který bude obsahovat výši úroku z prodlení a den, od něhož má být úrok počítán. Nepředá-li mandant jiný písemný pokyn dle předchozí věty, činí úrok z prodlení 2,5 promile z dlužné částky za každý den prodlení a počítá se od 31. 7. běžného roku. d) Sestavení daňového přiznání včetně podkladů k případné platbě daní, rozdělení zisku po roční závěrce na základě písemných pokynů mandanta, zpracování roční účetní závěrky a příslušných výkazů. Tyto podklady a výkazy předává mandantovi v termínu do čtrnácti dnů před lhůtou stanovenou příslušným právním předpisem. e) Sledování plateb vlastníků bytů na základě bankovních výpisů. O případných dluzích (včetně úroku z prodlení ve výši dle písemného pokynu mandanta dle písm. b) a c) tohoto odstavce) resp. přeplatcích jednotlivých vlastníků mandatář informuje mandanta do čtrnácti dnů po skončení čtvrtletí. f) Čtvrtletní vystavování upomínek vlastníkům na neuhrazené platby včetně výpočtu aktuálních úroků z prodlení dle písemných pokynů mandanta dle písm. b) a c) tohoto odstavce a předání upomínek mandantovi do čtrnácti dnů po skončení každého čtvrtletí. V případě existujících závazků společenství vůči dlužníkům (např. přeplatek z ročního vyúčtování), provede mandatář zápočet dluhů po splatnosti vůči těmto závazkům. Pokud mandant písemně nestanoví jinak, přednostně se započítávají dluhy na vyúčtování zúčtovacího období, potom dluhy na předpisu příspěvku vlastníka, nakonec ostatní dluhy. Pořadí je od nejstaršího dluhu k nejmladšímu. Variabilní symboly platby na základě upomínky mají tvar 4220300BBB, kde BBB je číslo bytu. g) Po dobu trvání této smlouvy provádí archivaci účetních dokladů mandatář, jejich skartaci může provést pouze mandant. 2. V základní odměně dle čl. V. této smlouvy mandatář dále zajišťuje: a) na základě mandantem mandatáři doručených smluv o nájmu nebytových prostor či smluv o nájmu ostatních společných částí domu a bankovních výpisů sledování platby nájemného a úhrad za služby, b) informaci mandantovi o případných dluzích jednotlivých nájemců do čtrnácti dnů po skončení čtvrtletí a předává mu vypracované upomínky na nezaplacené předepsané platby určené pro dlužníky, c) rozúčtování zdanitelných příjmů z pronájmů nebytových a společných částí domu za příslušné zúčtovací období (kalendářní rok) dle spoluvlastnických podílů na jednotlivé vlastníky a předání mandantovi do 15. 3. po skončení zúčtovacího období. -2-
3. Mimo základní odměnu dle článku V. této smlouvy zajišťuje mandatář pro mandanta vedení personální a mzdové agendy, a to za odměnu 200,- Kč za zpracování podkladů pro jednu osobu k výplatě mzdy nebo odměny. Tato odměna je zvýšena o částku určenou příslušnou sazbou DPH. 4. Za zvláštní úplatu provádí další nadstandardní služby, na kterých se obě smluvní strany dohodnou. Seznam nadstandardních služeb včetně jejich ocenění je uveden v příloze 1 této smlouvy. Dohoda o zajišťování nadstandardních služeb podle tohoto odstavce musí mít písemnou formu, musí obsahovat specifikaci úkonů, jakož i odměnu za tyto úkony a termín její úhrady. Čl. III. Práva a povinnosti mandatáře 1. Mandatář je povinen: a) Umožnit výboru společenství nahlédnout do účetních knih a dokladů, činit výpisy a opisy. b) Jednou ročně, nejpozději do 31. 5., předložit mandantovi zprávu o tom, jak byla zajišťována ekonomická oblast podle této smlouvy s uvedením případné problematiky, kterou bude vhodné mezi mandantem a mandatářem projednat za účelem zkvalitnění plnění sjednaných vzájemných závazků. Zjistí-li mandatář, že mu v plnění jeho povinností dle této smlouvy brání nějaká překážka, je povinen o tom bezodkladně informovat mandanta a žádat dohodu, kdo a za jakých okolností překážku odstraní. Pokud mandatář toto nesplní, má se za to, že překážka dle předchozí věty neexistuje. c) Při zajišťování činností popsaných v této smlouvě je mandatář povinen postupovat v souladu se zájmy mandanta tak, aby nezpůsobil mandantovi škodu. Za škodu způsobenou poručením svých povinností mandatář mandantovi odpovídá. d) Pojistit se na svoji činnost a předložit pojistnou smlouvu k nahlédnutí. e) Nakládat s osobními údaji vlastníků v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. v platném znění, jsouli mandatáři takové údaje poskytnuty f) Mandatář je povinen, v případě že o to bude mandantem požádán a povaha sdělovaných informací to umožňuje, komunikovat přednostně elektronickou poštou. Dotaz mandanta, položený elektronickou poštou, se mandatář zavazuje vyřídit do tří pracovních dnů. Pokud si zodpovězení dotazu vyžádá delší časové období, do tří pracovních dnů alespoň potvrdí příjem dotazu a určí čas, ve kterém daný dotaz zodpoví. Čl. IV. Práva a povinnosti mandanta 1. Mandant je povinen poskytovat mandatáři součinnost, která je nutná k řádnému plnění této smlouvy, bezodkladně oznamovat mandatáři všechny skutečnosti rozhodné pro plnění předmětu této smlouvy. 2. Mandant je majitelem běžného účtu 210637114/0300 vedeného u ČSOB. Na tento účet budou přijímány veškeré platby ve prospěch mandanta. Mandant provádí úhrady veškerých plateb spojených s chodem společenství z tohoto účtu. Mandatář do 3 pracovních dnů po obdržení faktury opatří její kopii (včetně případných příloh) a spolu s originálem dá do přihrádky určené pro mandanta v sídle mandatáře v budově Křesomyslova 3 čp. 229, Praha 4. Mandant bude dle potřeby tuto přihrádku spolu se zástupcem mandatáře v jeho pracovní době vybírat za účelem kontroly a proplacení. Mandant potvrdí převzetí kopie faktury včetně případných příloh a potvrzený originál faktury na místě vrátí. Mandant se zavazuje umožnit pasivní přístup ke svému účtu 210637114/0300 přes webové rozhraní za účelem monitorování pohybu na účtu a za účelem pořízení výpisů z účtu pro potřeby účetnictví. Mandatář neodpovídá za případné sankce (penále, poplatky, pokuty apod.), které by mohly vzniknout v příčinné souvislosti s pozdním předáním dokladů v držení mandanta, s včasným doručením převodních příkazů bance, případně s nedostatkem finančních prostředků na účtu mandanta. 3. Mandant vede pokladní knihu pro výběry z bankomatu a platby v hotovosti a je povinen ji předat včetně příslušných daňových dokladů do pěti pracovních dnů po skončení měsíce mandatáři
-3-
k zúčtování. V případě, že počet těchto daňových dokladů nepřevýší 20 kusů, má mandant právo odložit povinnost dle předchozí věty na další měsíc. Má však povinnost všechny tyto daňové doklady za ukončené zúčtovací období předat mandatáři ve lhůtě do 30 dnů po ukončení zúčtovacího období. 4. Mandant je povinen nejpozději k poslednímu dni kalendářního měsíce předat podklady pro zpracování mezd zaměstnanců mandanta mandatáři. Rovněž je povinen předat mandatáři případné podklady pro výplatu odměn z dohod o provedení práce, z dohod o pracovní činnosti a podklady pro výplatu odměn funkcionářů. 5. Zjistí-li mandant, že mu v plnění jeho povinností dle této smlouvy brání nějaká překážka, je povinen o tom bezodkladně informovat mandatáře a žádat dohodu, kdo a za jakých okolností překážku odstraní. Pokud mandant toto nesplní, má se za to, že překážka dle předchozí věty neexistuje. Čl. V. Dohodnutá odměna 1. Smluvní strany se dohodly, že mandant bude hradit mandatáři za plnění předmětu této smlouvy měsíční odměnu ve výši 16.000,- Kč. Krácení (snížení) odměny je možné v případě, že mandatář provede činnost podle této smlouvy chybně nebo s prodlením. Jestliže chybu nebo prodlení napraví mandatář, aniž by jej k nápravě vyzval mandant, činí snížení odměny 10 %, pokud mandatář chybu nebo prodlení napraví až po upozornění mandatáře, činí snížení odměny 20 %. Odměna bude snížena podle pravidel sjednaných v tomto odstavci za měsíc, kdy mandatář chybu či prodlení zjistil, resp. za měsíc, kdy mandant mandatáře na chybu či prodlení upozornil. Snížením odměny není dotčeno právo mandanta na náhradu škody, kterou mandantovi mandatář způsobí porušením svých povinností. 2. Odměna je splatná na účet mandatáře na základě vystavené faktury s čtrnáctidenní splatností, počítané ode dne doručení faktury mandantovi, nejdříve však dnem, kdy mandatář napravil všechny chyby nebo prodlení, na které byl mandantem dle předchozího odstavce dříve upozorněn. Pozdržení splatnosti faktury se týká jen faktury za měsíc, ve kterém mandant mandatáře na chybu upozornil. Faktury za ostatní měsíce jsou splatné do 14 dnů ode dne doručení faktur mandantovi. 3. Mandatář je oprávněn navýšit cenu svých služeb (tedy své odměny) o částku určenou příslušnou sazbou DPH. 4. Mandatář je oprávněn odměnu dohodnutou v článku V. odst. 1. této smlouvy, v článku II. odst. 3. a 4. této smlouvy každoročně zvýšit bez souhlasu mandanta o částku odpovídající míře inflace za uplynulý rok, vyhlašované Českým statistickým úřadem, a to vždy od 1. 7. roku následujícího za kalendářním rokem, kterého se vyhlášení míry inflace týkalo, ale jen za podmínek dále uvedených v tomto odstavci. Bez souhlasu mandanta může mandatář provést zvýšení odměny o míru inflace, která není vyšší než 2 %. Pokud převýší míra inflace 2 %, mandatář projedná a odsouhlasí zvýšení odměny s mandantem. Nebude-li mandant souhlasit se zvýšením odměny dle skutečné míry inflace vyšší než 2 %, má mandatář nárok provést zvýšení odměny jen o 2 %. Čl. VI. Výpověď 1. Smluvní strany mohou tuto smlouvu vypovědět bez uvedení důvodů, a to písemnou formou. Výpovědní lhůta činí 3 měsíce a začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi. Mandant má právo od smlouvy okamžitě odstoupit, pokud v důsledku závažného nebo dlouhodobého porušení této smlouvy ze strany mandatáře je ohroženo hospodaření mandanta, zdraví či majetek osob. Mandatář má právo od smlouvy okamžitě odstoupit, pokud není mandantem uhrazena faktura, vystavená na úhradu sjednané měsíční odměny včetně DPH dohodnutém termínu. Mandatář je však povinen před odstoupením mandanta k úhradě vyzvat a stanovit mu náhradní termín plnění, a to 7 pracovních dnů. 2. Mandatář je povinen učinit všechna opatření, která jsou nutná k odvrácení škody v důsledku skončení činnosti mandatáře ve prospěch mandanta. 3. Do skončení výpovědní lhůty je mandatář povinen postupovat podle této smlouvy. Nejpozději v den skončení výkonu správy je mandatář povinen předložit mandantovi zprávu o své činnosti a předat -4-
písemné materiály, které měl v souvislosti s touto činností k dispozici, jakož i věcné prostředky, které mu byly svěřeny. Čl. VII. Společná a závěrečná ustanovení 1. Mandant zplnomocňuje mandatáře podpisem této smlouvy k právním úkonům v rozsahu zabezpečení povinností mandatáře podle této smlouvy a mandatář takto udělenou plnou moc přijímá, a to dnem podpisu této smlouvy, případně dnem podpisu mandanta na této smlouvě, bude-li podpis mandanta učiněn po datu, kdy tuto smlouvu podepíše mandatář. Bude-li to v plnění této smlouvy nezbytné, udělí mandant mandatářovi zvláštní plnou moc k úkonům, k nimž je potřebná. 2. Mandant zmocňuje mandatáře k podpisu účetních dokladů jako osoby odpovědné za účetní případ. Mandatář tuto plnou moc přijímá. Přijetí se uskutečňuje za stejných podmínek, jak je uvedeno v odst. 1. tohoto článku. 3. Doručováním písemností pro účely této smlouvy se rozumí doručení osobně nebo poštou. Osobně je písemnost doručena, jestliže adresát převzetí písemnosti písemně potvrdí. Doručení písemností poštou je splněno, jakmile pošta písemnost doručí nebo jakmile ji vrátí odesílateli z poslední známé adresy adresáta jako nedoručitelnou. Účinky doručení nastanou i tehdy, jestliže pošta písemnost vrátí odesílateli jako nedoručitelnou a adresát svým jednáním doručení zmařil nebo jestliže adresát doručení písemnosti odmítl. 4. Veškeré změny nebo dodatky této smlouvy je možno provádět pouze písemnou formou. 5. Nedílnou součástí smlouvy je příloha 1: Nabídka nadstandardních služeb poskytovaných nad rámec základní odměny za správu domu. 6. Smlouva je vyhotovená ve 2 výtiscích, z nichž 1 obdrží mandant a 1 mandatář. 7. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2010.
V Praze dne ___________________________
V Praze dne ___________________________
Mandant
Mandatář
-5-
Příloha č. 1 Nabídka nadstandardních služeb nad rámec základní odměny za správu domu 1.
PROVOZNÍ OBLAST
1.1. Investorská a inženýrská činnost u akcí zaměřených na opravy vad panelové výstavby (opravy střech, obvodových plášťů, lodžií, výměny oken apod.) s finančním objemem nad 100.000,- Kč bez DPH spojená se stanovením záměru sanace, zajištěním výchozích podkladů, zajištěním projektové dokumentace vč. výkonu autorského dozoru, zajištěním stavebního řízení, uzavřením smlouvy o dílo s vybraným zhotovitelem, přebíráním řádně ukončeného díla, zajištěním kolaudačního řízení vč. odstranění kolaudačních vad, vedením příp. reklamačních řízení: 1,0 % z konečné smluvní ceny díla bez DPH. 1.2. Výkon funkce technického dozoru investora u všech akcí s finančním objemem nad 100.000,- Kč bez DPH realizovaných při opravách, údržbě, rekonstrukcích a modernizacích spravovaného domu. Ceník zpracovaný na základě sazebníku UNIKA pro navrhování nabídkových cen projektových a inženýrských činností. Ceny jsou bez DPH, pokud je dodavatel (zhotovitel) TDI plátce DPH připočítává k ceně za výkon TDI příslušnou sazbu daně. Náklady (N) akce v Kč Cena za výkon TDI Náklady (N) akce v Kč Cena za výkon TDI OD DO v% zN OD DO v% zN 100 001 500 000 1,500 14 000 001 15 000 000 0,990 500 001 1 000 000 1,500 15 000 001 16 000 000 0,970 1 000 001 2 000 000 1,500 16 000 001 17 000 000 0,960 2 000 001 3 000 000 1,500 17 000 001 18 000 000 0,945 3 000 001 4 000 000 1,400 18 000 001 19 000 000 0,930 4 000 001 5 000 000 1,320 19 000 001 20 000 000 0,920 5 000 001 6 000 000 1,250 20 000 001 22 000 000 0,900 6 000 001 7 000 000 1,200 22 000 001 24 000 000 0,880 7 000 001 8 000 000 1,160 24 000 001 26 000 000 0,860 8 000 001 9 000 000 1,130 26 000 001 28 000 000 0,850 9 000 001 10 000 000 1,100 28 000 001 30 000 000 08,40 10 000 001 11 000 000 1,070 30 000 001 32 000 000 0,830 11 000 001 12 000 000 1,050 32 000 001 34 000 000 0,820 12 000 001 13 000 000 1,030 34 000 001 36 000 000 0,810 13 000 001 14 000 000 1,010 36 000 001 38 000 000 0,800
1.3. Práce spojené s přípravou a zpracováním podkladů pro podání žádosti o dotaci na opravy bytového fondu postaveného panelovou technologií v rámci tzv. „havarijního programu“, zpracováním návrhu finančního krytí akce a uplatněním žádosti: 10.000,- Kč/akce – 1 podání, 5.000,- Kč/akce – opakované podání. l.4. Práce spojené s převzetím dotace poskytnuté v rámci tzv. „havarijního programu“, zajištěním jejího účelového využití, čerpáním a finálním vyúčtováním ve smyslu obecně platných předpisů: 10.000,-- Kč/akce. 1.5. Práce spojené se zajištěním státních dotací v rámci tzv. „dlouhodobého programu“: 1,0 % z konečné smluvní ceny díla bez DPH, pro jehož realizaci byla dotace zajištěna. 1.6. Práce spojené s provedením výběrového řízení u každé zakázky s finančním objemem nad 100.000,- Kč podle podmínek daných objednatelem a za účasti jeho zástupců: 4.000,- Kč/akce. 1.7. Práce spojené se svoláním shromáždění společenství vlastníků více než 1x ročně na základě požadavku objednatele a s účastí družstva jakožto správce na tomto shromáždění: 4.000,- Kč/akce + poštovné. 2.
PRÁVNÍ OBLAST Sporová agenda - zejména vymáhání dluhů od vlastníků vč. zajištění příp. zastupování před soudem, žaloby, návrhy na prodej jednotek, exekuce jednotek. Zajištění úkonů spojených se změnou prohlášení vlastníka. Odměna se řídí platnými předpisy o odměňování advokátů.
Částky nadstandardních služeb neobsahují DPH. -6-
